Automatizacion

Ejercicios 19 Pág. 198 1. El significado de información denota un proceso de reducción de la incertidumbre, en lenguaje común poseer información es el tener el conocimiento disponible para uso inmediato que permite guiar la acción al reducir la incertidumbre. La importancia de la disponibilidad de información amplia y variada es proporcional a la complejidad del ambiente en que se requiera. Esta información no puede ser solamente de manera escrita puede ser una señal o un dato, etc. Debe existir un emisor y un receptor (este debe de serle de utilidad). En general existe un proceso en donde el dato se convierte en información para el receptor. La información es de utilidad para el receptor y le ayuda a tomar una decisión es decir esta puede modificar la acción del receptor. 2. Procesamiento: se preparan los datos en forma adecuada para que al final del proceso se obtenga información objetiva y oportuna. Generalmente involucra un ordenamiento de los datos y una selección de los mismos. Distribución: para ello se utilizan diversos medios que pueden ser: un fax, un correo normal. Utilización: es la culminación de todo el proceso y el objetivo por el cual se ha realizado. Se analiza la información y se toma decisiones en base a ello. 3. Poseer información es tener el conocimiento disponible para uso inmediato que permite guiar la acción al reducir la incertidumbre. Un dato es un registro, anotación o en muchos casos un medio respecto a un determinado hecho que sirve o es un paso para llegar a completar una información.

4.

Exacta: se mide en porcentaje de información correcta con relación al total de información generada. Se refiere a errores de cálculo y de presentación de datos. Oportuna: debe estar disponible en el momento justo. Integra: que sea completa es decir que además de ser exacta y oportuna no debe olvidarse ningún aspecto que se requiera. Concisa: breve y al grano es decir sin rodeos o sin adornos, sino presentando los aspectos relevantes de la información. Confidencial: es importante velar por la confidencialidad de la información que solo las personas que tienen que saberla puedan tener acceso a ella.

5.

Entrada: los datos necesarios para producir el articulo o el producto, un ejemplo el material para crear un libro. Proceso: se tomaron las partes del libro o entrevista q parecieron más apropiadas para el objetivo a cumplir. Salida: el articulo mismo ya impreso y listo para ser leído y para su venta.

6. Nivel de oficina: están aquellas personas que se dedican a tareas repetitivas y al manejo en si de las transacciones en este nivel de información, es manipulada y trabajada en detalle. Ejemplo: trabajar con todos los pagos recibidos. Nivel operativo: se tienen las tareas bien definidas y de corta duración, la información que se requiere es resumida para efectuar controles. Ejemplo: resumen de ventas diarias por vendedor. Nivel Táctico: se concentra en metas y objetivos a lograr, se requiere información periódica que permita evaluar el logro de metas, así como proyectos y evaluar situaciones. Ejemplo: un reporte por sector. Nivel Estratégico: es en el cual la información resumida y agrupada se requiere evaluar situaciones hipotéticas para tener un mejor panorama. Ejemplo: un reporte de ventas durante los cinco años con porcentajes de variación entre cada año.

7. Para que ocurra la comunicación es indispensable que Exista un propósito expresado como un mensaje a transmitir. Este mensaje se transmite de una fuente hacia un destino, previo a que lo reciba destino, el mensaje es codificado por un transmisor y a través de algún medio o canal. El resultado es la transferencia de significado de una persona a otra, existe la retroalimentación que es la verificación del mensaje por parte del destino, el mensaje puede ser distorsionado en cualquiera de estas etapas. Es decir que el mensaje original no es el que llega al receptor. a) Se prepara el mensaje. b) Se codifica el mensaje el mensaje y el medio. c) Recepción. d) Recodificación e) Retroalimentación. 8. La comunicación es uno de los facilitadores mas importantes de las actividades administrativas. Toda la actividad realizada por un administrador implica el uso de la comunicación. El objetivo de la comunicación es la comprensión, el ser humano es propenso a la comunicación, ya que es un ser social que necesita comunicarse. El simple encuentro con otra persona estimula la comunicación. Esta capacita a toda persona a desempeñarse mejor siendo un medio no un fin. Si la comunicación es ineficaz dentro de una organización es muy probable para el administrador y por ende para la organización. 9. a) Oral b) Escrita c) No verbal d) Medios electrónicos.

Ejercicios 8. Pág. 192 1. Es el proceso de diseñar y mantener un entorno en el que trabajando en grupos, para que los individuos cumplan eficientemente los objetivos específicos. 2. Eficiencia: se refiere a medir el uso de los recursos en el proceso. Eficacia: es la mejor combinación para alcanzar los objetivos en forma eficiente; es decir hacer el mejor uso de los recursos para el logro de los resultados. 3. Tienen a su cargo la toma de decisiones y el control de la empresa. Toman las decisiones relevantes, en todos los niveles de la empresa, se encargan de la manipulación de información, de la contratación del recurso humano así como de la comunicación. 4.

Automatizar: realizar algo en forma automática, es decir con la minima intervención humana. Mecanizar: Es cuando se necesita de todo el recurso humano para poder realizar determinada tareas administrativas.

5. a)La planeación: establece la visión, misión y los objetivos de la organización. b)La organización: es desarrollar una organización para llevar los planes a feliz plano. c) La ejecución (La dirección): significa poner en acción y esta acción administrativa trata de proporcionar poder estimulante al equipo que llevara a cabo el plan. d) El control (fiscalización): permite garantizar que se esta caminando en la dirección correcta y que se lograran los objetivos propuestos.

6. a) Capacidad: las condiciones en la oficina en cuanto a capacidades y volúmenes han cambiado o bien se requiere un acceso mas rápido a la información. b) Control: se requiere mayor exactitud y consistencia en la información que se produce. c) Comunicación: indudablemente si se requieren mejoras en la comunicación. d) Costo: si se desea realizar una supervisión y reducción de costo se logra através de la información que se genera al determinar si el costo ha sido el esperado. e) Competitividad: en el marco de la competencia puede ayudar en la atracción de clientes ya que mejora los servicios que son proporcionados también para disminuir las posibilidades a los competidores con el uso apropiado de la información. 7. Las actividades administrativas no es lo mismo que una tarea administrativa. Actividades administrativas se clasifican en: Técnicas, Comerciales, financieras, de seguridad, Contables y Administrativas. 8. Se debe contar con conocimientos acerca de cómo organizar un proceso de automatización, se requiere conocimientos mínimos en equipos existentes y en la sistematización de la misma. Se debe realizar un presupuesto y un balance de los gastos q se realizaran. 9. Para ahorrar tiempo y ser mas eficaz a la hora de determinar alguna tarea o a la hora de brindar alguna información, de esta manera puede ser un dato mas oportuno, exacto y veraz. 10. Es una forma de medir la eficiencia con que se utilizan los recursos disponibles para generar un determinado nivel de producción. 11. 12. El proceso de la productividad se puede dividir en 4 etapas: a) medición b) planeación

c) evaluación d) mejoramiento Lo importante al medir la productividad es comprender su significado y la formula fundamental es: Productividad = resultados/recursos utilizados= salidas/ insumos a) Se debe establecer el periodo de tiempo una semana, un mes, etc. b) Los resultados generalmente se miden en unidades producidas que tienen que ser homogéneas. c) Se establecen los insumos o recursos necesarios para lograr dicha producción. Cuando se habla de recursos se incluye: capital, mano de obra, recursos humanos, materia prima, suministros, energía y tiempo. d) Al tener definidos los insumos a medir se debe de llevar un registro como de los insumos utilizados durante el periodo estipulado. e) Al finalizar el periodo se calcula la productividad al utilizar la formula. 13. Es cuando las acciones que se realizan como parte de la automatización son realizadas aisladamente, no se garantiza su éxito y de ninguna manera pueden catalogarse como proceso de automatización de oficina. 14. El hecho de visualizar a la empresa como un sistema y estandarizar los procedimientos y métodos de trabajo que en ella se realizan para que toda persona que ingrese a laborar pueda fácilmente incorporarse y entender como llevar a cabo el trabajo que se le va a asignar. 15. a) Interpersonal (representante): cumplir con los deberes ceremoniales rutinarios tanto sociales como legales. Actúa como líder simbólico, el líder es el responsable de la motivación y activación de subordinados. El líder debe de mantener un enlace este establece y mantiene contactos principalmente con el

exterior para asegurarse de los privilegios e información para la organización. b) Informativo: monitoreo (receptor) se mantiene activo en la búsqueda de información para comprender la organización y su ambiente. Tenemos al diseminador (difusor) es el encargado de la transmisión de información en la organización. Portavoz (vocero): es el vocero ante el ambiente externo, comunica planes, políticas, etc. c) Decisional: empresario emprendedor. Investiga a la organización y su ambiente para comprenderla. Esta es manejada de problemas o perturbaciones, las acciones correctivas ante problemas importantes o inesperados. De igual manera tenemos al asignador de recursos que es el responsable de la asignación de recursos, el negociador: representa a la organización en las principales negociaciones y tratan con varias personas o grupo de ellas. 16. Técnicas: son todos aquellos conocimientos y destrezas necesarias para la correcta aplicación d métodos y procedimientos. Humana: su función es trabajar con individuos, conocen como integrar equipos, lograr sinergia entre sus miembros y trabajo cooperativo. Conceptualizacion: es la capacidad para percibir el panorama general dentro y fuera de la organización y visualizar las relaciones existentes y reconocer su importancia. Diseño: es tener la capacidad para resolver problemas en beneficio de la organización en forma eficaz. 17. Visión: es un enfoque aspiracional de lo que nos gustaría ser. Misión: es la razón misma de su existencia que la distingue de todos los demás. 18. Organigramas: es la representación grafica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas o unidades administrativas en la que se muestran las relaciones que guardan entre si los órganos que la componen son:

a) Por su alcance: generales (maestros). b) Específicos (suplementarios). c) Por su contenido integrales, funcionales, de puestos, plazas y unidades. d) Por su presentación: horizontal, mixtos, circulares y en bloque.

Ejercicio 1 Concepto de Automatización 1.a) Solicitud de crédito: que consta de análisis financieros, elaboración de expedientes y levantamiento de garantías. b) Formalización y entrega de crédito. Estas dos tareas no pueden ser automatizadas porque se requiere de la identificación y ubicación del cliente ya sea en su casa o lugar de negocio y para esto se necesita la presencia del cliente como la del asesor o ya sea el supervisor. 2.a) Pago de cuotas. b) Plan de pago. Se necesitan ser automatizadas ya que por medio de un sistema computarizado se controla el cumplimiento de pagos y a través de esto el sistema puede ser actualizado y dar un dato general de lo que es interés, comisión y fechas de pago para el seguimiento del pago de los clientes. 3.a) Estado resultado. b) Balance general. c) Flujo de efectivo. Esto se llevaba a cabo manualmente lo cual no proporcionaba un dato exacto y la cantidad de tiempo que se dedicaba era demasiada. Ahora se realiza mediante la ayuda del sistema y se hizo por medio de la ayuda de un experto en el caso y la materia.

Ejercicio 2 1.a) Selección de clientes. b) Levantamiento de información. c) Evaluación de la información. d) Investigación. e) Comité. 2. a) Selección de los recursos humanos. b) Capacitación de estos. c) Elaboración de contrato notarial. d) Seguimiento de clientes. e) Elaboración de expedientes. 3. a) Gerente de Sucursal b) Asistente de gerencia. c) Colaboradora de Grupos Solidarios. d) Colaboradora de Grupos Comunales. e) Colaboradora de Crédito individual.

Ejercicio 4 1.Asistente de gerencia: a) Asume las funciones de la empresa en ausencia del gerente. b) Atiende clientes c) Da información del sistema a clientes y colaboradores. d) Produce la administración del sistema financiero. Es decir Que Produce la parte automatizada de la empresa para mejores resultados. 2. Panadero: a) Elabora la masa. b) Enciende el horno. c) Ingresa el pan al horno. d) Ya sale el producto terminado. e) y lo prepara para su venta. 3.Futbolista: a) Defiende su puesto en el equipo. b) En el caso de ser portero cuida la portería. c) Da apoyo al equipo. d) y produce la defensa del equipo. 4. Periodista: a) Busca la noticia. b) Investiga para darla completa. c) Y la da a conocer. Mecanógrafa: a) Transcribe la documentación. b) Y su calidad se mide en la perfección del documento. Vendedor: a) Depende del producto de venta. b) Su producto se mide por el cumplimiento de metas ejemplo la venta de tarjetas.

a) La cantidad y calidad de maquinas. b) Cantidad y calidad de maquinas y programas. c) Calidad y venta de libros que produce. 4.

Nombre: Gabriela Karina Rosales Santamaría Carné: 08370039 Horario: Sabados. 9:00 a 10:00 Profesor: Jose Antonio Lucas. Aula: A-301