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AUDITORIA ADMINISTRATIVA

En este trabajo se describirá brevemente la importancia de la auditoria administrativa, la evaluación y el diagnóstico empresarial y, daremos gran apertura a detalles de los antecedentes históricos de la misma disciplina. La auditora administrativa nace de un proceso de cambio tomando en cuenta estrategias de transformación y crecimiento efectivo, mediante un análisis sistemático de todos los aspectos que la conforman para de esta manera poder agilizar la información y la comunicación de forma acertada y selecta, para poder tomar decisiones de calidad. Es por ello que la auditoria de gestión es una práctica inherente a la administración, pues ella penetra, asimila y comprende a esencia la realidad de una organización para transformarla en conocimiento y poder entender, en dónde está una organización, cómo llego hasta allí, de dónde partió y a dónde se pretende llegar. El marco histórico para el estudio de la auditoria administrativa es muy extenso, se dice que nace de mano de la administración misma, por ello, se realiza el recuento de las principales contribuciones que sustente el tema de estudio de dicha disciplina, por lo cual, en un primer momento citaremos a tres obras: Claude S. George Jr., Historia del Pensamiento Administrativo (Prentice-Hall Hispanoamericana, S. A. México, 1974 ), Prapid N. Khandwalla, The desing of organizations 8Harcour Brance Javanovich, Nueva York, 1977) y Clarence H., Haring The Spanish empire in America (Oxford University Press, EUA, 1947). A continuación se detallaran los incipientes conocimientos documentados en la materia:

2 AÑO

ÉPOCA

APORTACIÓN

5000 a.C.

Civilización sumeria

4000 a. C

Civilización egipcia

Reconocen necesidades de planear, organizar y regular.

1800 a. C

En Babilonia

Código Hammurabi, control del comercio.

1600 a.C

Civilización egipcia

Iniciativa de reorganización del gobierno y el control de los territorios que ejerce el gobierno central.

1994 a. C

Dinastía Hsia o Hia (China)

Incipiente empleo de técnicas administrativas de control en sus gobiernos.

1766 a. C

Dinastía Shang (China)

Da forma a aspectos administrativos y de control.

500 a. C

Dinastía Zhou(China)

618-917 d.c

Dinastía Tang (China)

Establecen estándares y sistemas para reestructurar los órganos de gobierno imperial y local. Código de leyes administrativas y penales.

1368-1644

Dinastía Ming (China)

Control e inspección por parte de un cuerpo central de censores.

1436

Venecia- Época Medieval

Se emplea controles contables, de inventarios, costos y de personal para manejar su flota nava.

1554

Mandato del segundo virrey, Don Luis de Velasco I

Se crea la Junta Superior de Hacienda, consejo de fianzas y la superintendencia de la Real Hacienda. Medio de control mediante la “visita”.

Prácticas de control administrativo

Elaborado por Cristina Echeverría

La tabla describe los primeros pasos por ejercer control en los sistemas administrativos de las incipientes civilizaciones, para de este modo tener un orden y una administración más adecuada y fiscalizada. A continuación en el año de 1799, Eli Whitney, desarrolló sistemas de control de costos y calidad. Para 1800, James Watt y Mathew Bolton, elabora una propuesta basada en estandarización y procedimientos de operación, el cual detalla la conveniencia de utilizar la auditoria como mecanismo de evaluación. Las investigaciones continuaron y se desarrollaron nuevas propuestas. En 1832, Charles Babbage con su obra La economía de las máquinas y la manufactura, destaca la importancia de la eficiencia operativa. En 1835 Marshall McLaughlin con su obra Business

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administration, contribuye al reconocimiento de las funciones administrativas. En 1850 James Mill corrobora su estudio en el campo del control. En 1856. Daneil C. mcCaallum plantea el uso de organigramas para estudiar las organizaciones. En 1886 Hnery Robinson Townw y Henry Metcalfe coinciden en el estudio de la administración como ciencia. Para los años de 1900 en adelante irrumpe de manera formal la administración científica, debido a lso trabajos de Frederick Winslow Taylor, quien propone un método científico para analizar el trabajo y elevar la eficiencia en las tareas e producción con su obra The principies of scientific managament. Este movimiento se fortalece a lo largo del tiempo con distintas aportaciones de estudios en el tema, aportando así distintas temáticas como la bonificación por tareas, las gráficas de control, etc. Este desarrollo paulatino y constante que ha desarrollado la auditoria y el proceso administrativo generaron nuevas formas de control y desarrollo de las funciones administrativas, con el valioso aporte de grandes investigadores como Henry Fayol, Alexander H Church, William H. Leffingwel, entre otros. La Auditoria administrativa es producto de una necesidad que ha venido tomando forma a lo largo de la historia de la administración. A continuación se presentan las generalidades más importantes de la Auditoria administrativa desde el año 1915 hasta 1961:

AÑO 1915

1915

19171918

AUTOR

OBRA DESTACADA

APORTACIÓN

Henry Fayol

Administración Industrial y general

Análisis de las funciones administrativas y sus principios

Alexander H. Church

The science and practice of administration

Análisis de las funciones orgánicas y leyes universales de esfuerzo

Alexander H. Church y William H Leffingwell

Scientific office management

Consolidan la idea de aplicar administración científica

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1924

Dogde, Roming y Shewhart

Investigacion en laboratorios de la Bell Telephone

Lyndall F Urwick

Studio de las funciones de la empresa

1933

1950

Controles para estimular la productividad de las empresas

James McKinsey

Expuso que la empresa debería hacer periódicamente una evaluación de la empresa en todos sus aspectos.

Instituto de

Proporciona los primeros escritos sobre lo que sería la auditoria de operaciones.

1935

1945

Consideran la aplicación del control estadístico de la calidad

Auditores Internos William R. Spriegel y Ernest Coulter

Principles of Business Organitation

Desarrolla uno de los primeros programas de Auditoria administrativa, un procedimiento de control directo y un sistema de evaluación Proponen la auditoria de control de desempeño.

Harold knootz y 1955 Ciryl O.Donell.

Integra una nueva propuesta para el empleo de la Auditoria Administrativa en las organizaciones.

T. G. Rose 1961

1961

William P. Leonard

.

Realizo un estudio completo sobre los conceptos fundamentales programas para su ejecución y lo que debería cubrir una Auditoria administrativa.

Elaborado por Belén Mejía

La Auditoria Administrativa “una evaluación de una empresa en todos sus aspectos, a la luz de su ambiente presente y futuro probable” (Franklin, 2013, pág. 6) BILLY E. GOETZ en este año el autor declara a la auditoria administrativa que es la más comprensiva y poderosa para detectar problemas, descubrir y corregir errores de administración. Se sintió la necesidad de contar ya con información acerca del manejo y registro de los bienes (Canseco, 2007 , pág. 46) nos explica que “así nace la Auditoría Contable, así mismo que alguien se responsable de las funciones de auditoria que revise operaciones y procedimientos relacionados con estos registros contables así nace la auditoria interna.”

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GEORGE R TERRY hace referencia a la necesidad de la planeación, organización, ejecución y control administrativo de la empresa u organización, considerándolo como el modelo éxito para una efectiva auditoria administrativa. (Franklin, 2013, pág. 6) La Auditoria Administrativa es producto de la necesidad (Canseco, 2007 , pág. 26) se refiere a que es una herramienta idónea para examinar el desempeño de la Administración dentro de la organización, y que ha formado parte de la historia de la Administración constantemente. GEORGE R TERRY Propone cuatro procedimientos para llevar a cabo la evaluación 1. Apreciación de conjunto 2. Apreciación informal 3. Apreciación por comparación 4. Enfoque ideal HAROLD KOONTZ y CIRYL O DONNELL presenta a la auditoria administrativa como el control del desempeño y está destinada a evaluar la posición de la empresa u organización. (Franklin, 2013, pág. 7). Lo que se precisaría, en este punto es el nivel de desempeño y las oportunidades de mejora que tendría nuestra organización según (Canseco, 2007 , pág. 29). (Canseco, 2007 , pág. 29) Nos dice que es la técnica de control administrativo que examina sistemáticamente e íntegramente el grado de eficiencia en la aplicación del proceso administrativo a las distintas funciones de la Entidad, así como esta eficiencia influye en las actividades de las mismas. En 1958 ALFRED KLEIN y NATHAN GRABINSKY da a conocer una guía de estudio para estudiar las causas de la baja de la productividad y establecer bases de mejora.

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Aquí podríamos decir que la Auditoria Administrativas involucra elementos importantes como la medición el control y la evaluación con el enfoque de mejora de productividad interna de la organización, tomando muy en cuenta que la directriz es la mejora interna, orientar esfuerzos para consolidar la mejora interna. Willan P Leonard incorpora y socializa fundamentos y programas de ejecución de la auditoria administrativa. En la ejecución tenemos la responsabilidad profesional (Canseco, 2007 , pág. 33) los explica que hay dos tipos de responsabilidades las personales y las externas en cuanto a las personales son circunstancias que recaen sobre el auditor vinculados con la organización., los externos relacionados con los factores que limitan al auditor, al tratar de llevar a cabo su función de manera puntual y objetiva. Dimitris N. Chorafas contempla las necesidad que las empresas tomen los elementos que tienden al desarrollo en función de la evolución y transformación, lo cual tiene a tener un adecuado control de sus acciones. Control al que deben estar destinados los esfuerzos para la aplicación de la auditoria y poder evaluar el comportamiento organizacional en relación con los estándares preestablecidos.

Desde el año 1965 hasta el año 1970, los temas que se fueron desarrollando con los aportes de diferentes autores se destacan por presentar de forma progresiva los cambios dados tanto en la forma como se estructura la unidad de auditoría, el alcance de la unidad además de los instrumentos que se van a utilizar para la operación de la unidad buscando siempre ejecutar sus tareas de una forma correcta y cumpliendo con las directrices establecidas.

De esta forma como primer punto se toma la definición de su estructura organizativa, se atenderán los principios de eficiencia en la asignación y utilización de los recursos públicos y de suficiencia, racionalidad y adecuación de los medios a los fines institucionales.

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Se desarrolla además la determinación de los aspectos básicos que configuran la estructura organizacional de la Unidad de Auditoría. También se establecen las características principales de las actividades que deben ser desarrolladas por dicha Unidad procurando un desempeño efectivo y eficiente de sus funciones.

Adicionalmente, se desarrollan aspectos relacionados con las áreas de responsabilidad que permiten asignar las actividades de la Unidad a los diferentes equipos de trabajo que la componen.

Desde el año 1971 de se elaboran las bases de autodiagnóstico en el que se busca una manera para que las empresas tengan la forma para determinar e identificar los factores que inciden en el desarrollo de sus actividades que van a recaer sobre la toma de decisiones. En el año 1974 es cuando definen al control como la última etapa del proceso administrativo buscando de esta forma definir el contenido funcional y estructural humano de la unidad de auditoría. Para el año de 1975 se desarrolla un marco metodológico que se utilizara en la unidad de auditoría, este es un aporte de Roy Lindberg, dos años después, para el año 1977 se busca encontrar la forma de llevar a la práctica estos procedimientos encontrando de esta forma lograr tener el control no solo contable sino también financiera parta alcanzar el desempeño adecuado.

En este punto se desarrollaron aspectos relacionados con las áreas de responsabilidad que permiten asignar las actividades de la Unidad a los diferentes equipos de trabajo que la componen optimizando la práctica de auditoría que está influenciada principalmente por diversos aspectos inherentes a la entidad como su tamaño, la centralización o descentralización de sus operaciones, la complejidad de sus operaciones, la competencia de sus recursos humanos, la tecnología de la información disponible, la efectividad de los

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controles implementados, la adecuación de la gestión de riesgos y aplicación de prácticas de buen gobierno institucional.

Principalmente constituye una unidad organizacional de control interno posterior y asesoramiento en materia de su competencia, dependiente de la Máxima Autoridad Ejecutiva de la entidad, que examina y evalúa los controles y las operaciones realizadas, a través de auditorías y exámenes especial es, con sujeción a las disposiciones legales, normas nacionales e internacionales correspondientes, generando informes con recomendaciones tendientes a mejorar la gestión de la entidad procurando el logro de los objetivos institucionales.

En el año 1979 se establece una metodología teórica práctica para aplicar la auditoria administrativa de tal forma que se sigan estas directrices para que puedan efectuar de manera adecuada las tareas de la unidad de Auditoria. Para 1981 se elabora la guía práctica de auditoría administrativa en donde se van a establecer las consideraciones generales y normativas para el ejercicio de la auditoria administrativa.

En 1984 Robert Thierauf introduce a esta unidad aspectos como el ambiente del trabajo y los sistemas de información tanto en la auditoria administrativa y en la base de preguntas para evaluar las funciones de la unidad de auditoría, de tal forma que estos instrumentos cooperan con la ejecución rápida de la acciones que realizan la unidades de auditoría.

Las principales actividades que realiza la unidad de auditoría es verificar el uso eficaz, económico y eficiente de los recursos, y el cumplimiento de los objetivos y metas incluidos en los planes, programas y presupuestos de la entidad, verificar que la información financiera y operativa que emita la entidad sea útil, válida, íntegra, oportuna y confiable, además de

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confirmar que las operaciones de la entidad se ejecutan de conformidad con las leyes, reglamentos y normas aplicables y comprobar las medidas de seguridad implementadas por la entidad para la protección física de sus recursos.

En el año de 1988 se da un acontecimiento muy importante en los estados unidos la contraloría prepara las Normas de Auditoria Gubernamental, las cuales van a servir para tomar como directrices para ejecutar cada una de las tareas y además la forma como se va a implantar y se dará seguimiento a los procesos de la unidad de auditoría.

Con las diferentes aportaciones se obtuvo elementos necesarios que apoyen el diagnóstico y análisis administrativo, sustentándose en conceptos, procedimientos y procesos que integren tecnologías al enfoque de la gestión empresarial. Además las entidades públicas no se encuentran fuera de este contexto, en los noventa se prepara y difunden normas, lineamientos y programas por parte del Gobierno Mexicano; pero al pasar el tiempo van perfeccionándose cada una las unidades de auditoría tanto interna como externa con la integración de diversos lineamientos y elementos básicos para la implementación de auditorías administrativas en las oficinas de los entes públicos como empresas privadas para contar con una visión integradora y un marco conceptual común, pero eso no es todo Francisco Gómez Rondón con su libro “Auditoría administrativa y calidad total” las relaciona para que de esta manera se optimice el funcionamiento de las organizaciones. En 1994 se incorpora un enfoque más profundo en cuanto a la evaluación surtiéndola de fases y metodologías para su implementación, a partir de aquí existen un feedback en el cual se perfeccionan y profundizan en conceptos ya existentes y el Gobierno participa en el diseño e implementación de programas, normas y lineamientos para apoyar a las instituciones públicas, por consiguiente encontraron nuevos mecanismos para la implementación de auditorías que

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faciliten su implementación, esto se lo realizo a través de la informática para crear un programa que maneje información verídica. Pero las auditorías cada vez atacaban o profundizaban más a las organizaciones para verificar sus componentes en cuanto a estructura organizacional y llevar a una simple respuesta es o no eficiente (llegar al objetivo) y eficaz (llegar al objetivo optimizando recursos) en el cumplimiento de sus funciones fundamentales. Poco a poco se suman nuevas publicaciones en las cuales los componentes, recursos humanos y mecanismos de enlace son el punto de partida para el diseño e implementación de una auditoría, y gracias a estos resultados se pueden identificar fortalezas y debilidades de una organización con el fin de proponer un plan de acción que nos ayude a mejorar su funcionamiento, además esto se torna un punto clave para dos fases del proceso administrativo, planeación y control, de esta manera se obtiene una visión integrada del comportamiento de la organización. Conclusiones En los antecedentes históricos podemos observar una nueva guía para el estudio de la administración y sus controles, así como los principios fundamentales considerando la aplicación que el control deberá tener. Un dato importante es mencionar que la auditoria generaliza ya que tiene parámetros para que todos puedan sustentarse en ellos para llevar a cabo el proceso administrativo. Es importante que las empresas en especial mantengan controles, ya que, con eso se puede analizar, manejar, evaluar y crear las bases fundamentales de la dirección en que vamos a enfocar para mejorar. Además cabe mencionar las características del servicio de auditor, donde queda establecido las consideraciones generales y normativas para la instrucción de la auditoria.

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Por lo tanto es trascendental afrontar de manera seria la auditoria administrativa bajo un enfoque científico sosteniendo los procesos administrativos ya establecidos.

REFERENCIAS Amador Sotomayor, A. (2008). Auditoría Administrativa (1ª Edición ed.). México, México: McGraw Hill.

Canseco, D. (Octubre de 2007 ). La auditoria Administrativa como mecanismo para la Evaluación y Control . Pachuca Hgo., Mexico

Franklin, E. B. (2013). Auditoria Administrativa .Evaluación y diagnóstico empresarial. (3ª Edición ed.). Mèxico : PEARSON EDUCACIÓN .