Audit Des Cycle De L'ese.pdf

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Audit Financier et Comptable

SOMMAIRE

Introduction…………………………….……………….1 1ère partie : Généralités I.

Définition de l’actif immobilisé…………….6

II.

Distinction

entre

charges

et

immobilisations……………………………………….9 III.

Méthodes d’évaluation…………………….12

2ème partie : Audit du cycle immobilisation I.

Objectifs

généraux

du

cycle

immobilisation……………………………………….23 II.

Procédures……………………..…………24

III.

Questionnaire……………………………..43

Conclusion……………………………………………...48 ENCG-Settat

1

Audit des immobilisations

Audit Financier et Comptable

INTRODUCTION Avant de percer dans l’exploration d’un champ vaste tel que l’audit, il et important d’en connaître la source. Celle ci et belle et bien explicitée dans « le code général de normalisation comptable » par la définition de « la norme générale comptable ». Extrait du code général de normalisation comptable : « La comptabilité telle qu'elle résulte des dispositions de la norme générale

comptable

porte

le

nom

de

« comptabilité

normalisée »

Par facilité d'expression, les entités économiques soumises à la Norme sont désignées par le texte par le terme générique « Entreprise » ». Il est donc utile de décortiquer les caractères fondamentaux de cette norme : celle-ci est conçue de façon à satisfaire les deux objectifs primordiaux de la normalisation comptable qui sont : de servir de base à l'information et la gestion de l'entreprise ; de fournir une image aussi fidèle que possible de ce que représente l' entreprise à tous les utilisateurs des comptes, privés ou publics. Cette fonction d'information interne et d'information externe vise évidemment une grande diversité de destinataires : l'entreprise elle-même, ses partenaires directs, tels les fournisseurs, clients, salariés, banquiers et prêteurs, associés et actionnaires, et les Pouvoirs Publics tant au niveau fiscal qu'au niveau économique (comptabilité nationale) et financier (contrôle du crédit). Le champ d'application de la Norme Générale Comptable est très vaste puisqu'il concerne a priori la majorité des agents économiques quelle que soit leur taille (des petites et moyennes aux plus grandes entreprises, leur secteur (public ou privé), leur objet (agricole, industriel, commercial ...) et leur forme juridique (Etat, établissement public, entreprise individuelle, société, association...).

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Audit des immobilisations

Audit Financier et Comptable Cette très grande diversité d'utilisateurs et d'assujettis implique la définition d'un modèle d'analyse et d'un langage communs à tous et qui doivent constituer, s'ils sont pertinents et fiables, l'outil privilégié du dialogue économique et

social..

L’objectif d'information : Une

analyse

économique

et

financière

pertinente

et

fiable

La Norme doit présenter un ensemble d'informations pertinentes et fiables et qui traduisent de façon fidèle la vie économique et financière de l'entreprise. La comptabilité pourrait être une forme banale de l'illusion ou du mensonge si les informations qu'elle présente n'étaient ni pertinentes, ni fiables. a - La pertinence des informations tient à l'adéquation existant entre leur

contenu et leur objet : une information pertinente doit représenter convenablement, fidèlement, les faits ou les concepts qu'elle énonce ; elle est donc signifiante ce qui suppose que toutes les précautions ont été prises pour en définir clairement et sans ambiguïté le contenu, le contour, les limites. La Norme Générale s'est attachée à dégager de telles informations, qui puissent convenir à l' ensemble des utilisateurs. Un exemple peut être fourni par le " chiffre d'affaires ", dont les éléments doivent être parfaitement définis si l’on veut que son montant présente de l' intérêt pour les comparaisons dans le temps comme dans l' espace. D'autres exemples, plus significatifs, parce que recouvrant des réalités plus complexes, peuvent être fournis par les principaux soldes caractéristiques de gestion, tel le " résultat courant ". L’objectif

étant :

de ne pas se tromper ; de ne pas tromper les tiers. La norme Générale s'est donc attachée à dégager des informations pertinentes, présentant une signification précise pour tous les utilisateurs, donc constituant des outils d'analyse sérieux et efficaces.

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Audit des immobilisations

Audit Financier et Comptable b - La fiabilité des informations tient, elle, davantage à leur caractère

quantitatif ; les montants qui apparaissent dans les comptes ou dans les états de synthèse doivent être sûrs, ce qui implique tant une très bonne définition des méthodes d'évaluation qu'une parfaite maîtrise des faits comptables et de la chaîne des traitements qui aboutissent aux comptes et aux états de synthèse. Ainsi, ce sont des règles de fond et des règles de forme de la Norme Générale qui garantissent à la comptabilité normalisée la pertinence et la fiabilité de son apport informationnel. Il va de soi que cette garantie ne pourra être pleinement obtenue que par l'intervention constante de professionnels comptables qualifiés tant en amont des états de synthèse (conception du système

comptable)

qu'en

aval

(contrôle).

L’objectif d'image fidèle Une finalité est assignée à la comptabilité normalisée : les états de synthèse doivent donner une image fidèle du patrimoine, de la situation financière

et

des

résultats

de

l'

entreprise.

Cet objectif d'image fidèle, est à l' instar de l' obligation de "true and fair view" ou de "fair présentation" existant dans les comptabilités anglo-saxonnes universellement admis et largement adopté par les pays européens à économie libérale. L’image fidèle apparaît ainsi non comme un principe comptable fondamental supplémentaire, mais comme la convergence des principes retenus. L’originalité du concept d'image fidèle tient à la fois à son absence de définition et aussi au fait qu'il convient, dans des cas exceptionnels, de déroger aux dispositions de la Norme, pour tenter d'atteindre cette fidélité. Le plus souvent néanmoins, il suffira de fournir dans l' ETIC des informations complémentaires ; si celles-ci ne sont pas suffisantes à l’obtention d'une image fidèle, alors il faudra déroger aux dispositions de la Norme (donc à des règles et procédures, voire à des principes telle la permanence des méthodes). A ce niveau ce sont les écritures mêmes, donc les postes des états de synthèse qui

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Audit des immobilisations

Audit Financier et Comptable sont modifiés. De tels cas de dérogations devraient être tout à fait exceptionnels. La Norme est en effet conçue de telle sorte que l’application de ses règles conduise et suffise a priori pour l' obtention d'une image fidèle. A travers ce qui vient d’être cité, il est clair qu’une mission d’audit et complexe, il est donc nécessaire à l’auditeur d’utiliser une panoplie d’outils et de procédures afin de veiller à la bonne pratique des principes nommés précédemment. Dans ce rapport nous allons traiter une partie de ces procédures en l’adaptons au cycle des immobilisations qui représente le corps de notre sujet.

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Audit des immobilisations

Audit Financier et Comptable

1 Partie : Généralités ère

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Audit des immobilisations

Audit Financier et Comptable I. Définition de l’ACTIF IMMOBILISE : Le rôle de l’auditeur est principalement de se prononcer sur la régularité, la sincérité et la fiabilité des méthodes qu’emploie une entreprise pour évaluer son patrimoine. Il est donc nécessaire pour lui de se prémunir d’une base solide quand aux modes d’évaluation et de comptabilisation, c’est pour cela qu’une première partie de notre rapport va porter sur des définitions et des éclaircissements de ces domaines. Tout d’abord définissons ce que sont des « immobilisations » : Une entreprise est une entité de production déployant ses emplois afin de financer ces ressources, ainsi par définition ces dernières comportent des actifs dont notre actif immobilisé, ce dernier est constitué de biens dont l’entreprise est propriétaire et qui sont destinés à rester de façon durable sous la même forme dans l’entreprise, et à servir son activité. Le plan comptable marocain classe ces éléments au niveau de la masse 2 qui se présente comme suit : CLASSE 2 :

COMPTES D’ACTIF IMMOBILISE

21 IMMOBILISATION EN NON-VALEURS 211 Frais préliminaires 212 Charges a repartir sur plusieurs exercices 213 Primes de remboursement des obligations Ces immobilisations sont des frais revêtant une importance significative et qui ne sont pas directement comptabilisés dans les comptes de charges du fait qu’ils ne sont pas répétitifs, qu’ils ne peuvent être rapportés à des productions déterminées ou qu’ils peuvent bénéficier à plusieurs exercices et que l’entreprise décide d’étaler sur une durée fiscale ne dépassant pas cinq ans. 22

IMMOBILISATIONS 221 Immobilisation 222 Brevets,

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en

Marques,

7

INCORPORELLES Recherche

et

Droits

Valeurs

et

Développement, similaires,

Audit des immobilisations

Audit Financier et Comptable 223 Fonds

Commercial,

228 Autres Immobilisations Incorporelles, Ce sont des biens qui n’ont pas de consistance physique. 23 IMMOBILISATIONS CORPORELLES 231 Terrains, 232 Constructions, 233 Installations

techniques,

234 Matériel

Matériel

et

Outillage,

de

Transport,

235 Mobilier, Matériel de bureau et Aménagements 238 Autres

Immobilisations

divers,

Corporelles,

239 Immobilisations corporelles en Cours, Contrairement à celles qui les précèdent ceux sont de biens ayant une consistance matérielle 24/25

IMMOBILISATIONS

FINANCIERES

241 Prêts

Immobilises,

248 Autres

Créances

251 Titres

Financières,

de

Participation,

258 Autres Titres Immobilises (Droits de Propriété), Il s’agit de créances immobilisées (prêts) et des titres immobilisés (titres de participation qui sont des titres conférant à l’entreprise des droits de propriété dans d’autres entités) 27

ECARTS

DE

271 Diminution

CONVERSION Des

Créances

-

ACTIF

Immobilisées,

272 Augmentation Des Dettes De Financement, 28

AMORTISSEMENTS DES IMMOBILISATIONS

281 Amortissements 282 Amortissements

des des

non-valeurs,

Immobilisations

Incorporelles,

283 Amortissements des Immobilisations Corporelles,

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Audit des immobilisations

Audit Financier et Comptable 29 PROVISIONS IMMOBILISATIONS

292 Provisions

POUR

DEPRECIATION

DES

pour

Dépréciation

des

Immobilisations

293 Provisions

pour

Dépréciation

des

Immobilisations

294/5 Provisions

pour

Dépréciation

des

Immobilisations

Incorporelles, Corporelles, Financières, Les deux derniers postes sont inscrits en actif immobilisés puisqu’à travers leur biais il nous est possible de constater la dépréciation ou la diminution de la valeurs des quatre premiers types d’immobilisation.

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Audit des immobilisations

Audit Financier et Comptable II.

Distinction

entre

CHARGES

et

IMMOBILISATIONS : Par exception quelques charges sont inscrites à l’actif conformément aux articles cités ci-dessous : Les dépenses engagées à l'occasion d'opérations qui conditionnent l'existence ou le développement de l'entité mais dont le montant ne peut pas être rapporté à des productions de biens ou services déterminés peuvent être inscrits en immobilisations incorporelles, au poste frais d'établissement. A titre exceptionnel, les frais de recherche appliquée et de développement peuvent être inscrits en immobilisations incorporelles à la condition de se rapporter à des projets nettement individualisés ayant de sérieuses chances de réussite technique et de rentabilité commerciale et dont le coût peut être distinctement établi. L'inscription en immobilisations incorporelles des frais de recherche appliquée et de développement, constitutive d'un changement de méthode, n'est ouverte qu'aux nouveaux projets. Les frais d'établissement ainsi que les frais de recherche appliquée et de développement, inscrits en immobilisations incorporelles sont amortis selon un plan et dans un délai maximal de cinq ans. A titre exceptionnel et pour des projets particuliers, les frais de recherche appliquée et de développement peuvent être amortis sur une période plus longue qui n'excède pas la durée d'utilisation de ces actifs. En cas d'échec des projets, les frais de recherche appliquée et de développement correspondants font immédiatement l'objet d'un amortissement exceptionnel. Des charges enregistrées au cours d'un exercice peuvent être différées lorsqu'elles se rapportent à des opérations spécifiques à venir ayant de sérieuses chances de rentabilité globale. Le montant des primes de remboursement d'emprunt est amorti systématiquement sur la durée de l'emprunt soit au prorata des intérêts courus,

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Audit des immobilisations

Audit Financier et Comptable soit par fractions égales. Toutefois, les primes afférentes à la fraction d'emprunt remboursée sont toujours amorties. Les frais d'émission d'emprunt peuvent être répartis sur la durée de l'emprunt d'une manière appropriée aux modalités de remboursement de l'emprunt. Néanmoins, il est possible de recourir à une répartition linéaire lorsque les résultats obtenus ne sont pas sensiblement différents de la méthode précédente. Les droits de mutation, honoraires ou commissions et frais d'actes sont exclus du coût d'acquisition des immobilisations et peuvent être étalés sur plusieurs exercices.

TYPOLOGIE DES IMMOBILISATIONS EN NON VALEURS Compte 201 frais préliminaires

Éléments constitutifs Frais de constitution, frais préalable au démarrage, frais prospection, frais d'augmentation de capital…

212 charges à répartir sur plusieurs exercices

Frais d’acquisition des immobilisations, frais d’émission des emprunts.

TYPOLOGIE DES IMMOBILISATIONS INCORPORELLES 221 immobilisations en

le coût d'une immobilisation incorporelle reflète les dépenses de

recherche et développement

Recherche et de Développement (R&D).

222 Brevets, marques, droits Dépenses faites pour l'avantage que constitue la protection et valeurs similaires

accordée sous certaines conditions à l'inventeur, à l'auteur ou au bénéficiaire du droit d'exploitation d'un brevet, d'une licence, d'une marque, d'un procédé, de droits de propriété littéraire et artistique ou au titulaire d'une concession.

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Audit des immobilisations

Audit Financier et Comptable Acquisition ou achat de création de logiciel. 203 Fonds commercial

Valeur des éléments incorporels qui ne font pas l'objet d'une évaluation et d'une comptabilisation séparée au bilan et qui concourent au maintien et au développement du potentiel de développement de l'entreprise.

En résumé : clientèle, achalandage, droit au bail ne faisant pas l'objet d'une évaluation séparée.

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Audit Financier et Comptable III. Méthodes d’évaluation et leurs modalités d’application : 1. Evaluation des immobilisations en non-valeur : L’immobilisation en non-valeurs de certains coûts comme : Frais préliminaires, Charges à répartir sur plusieurs exercices, Primes de remboursements des obligations.

A. Valeur d’entrée : Elle est constitué par : La somme des charges dont l’étalement sur plusieurs exercices est opéré en vertu de leur caractère propre « le cas des frais préliminaires », Ou bien en vertu d’une décision exceptionnel de gestion « le cas des charges à répartir », Aussi par le montant total des primes de remboursements des obligations.

B. L’amortissement : L’amortissement de ces éléments constitue l’étalement par report sur plusieurs exercices (dont le premier) d’une charge déjà subie ou consommée. C’est étalement par amortissement doit être effectué selon un plan préétablit sur un maximum de 5 exercices.

C. La valeur actuelle : La valeur actuelle d’une immobilisation en non-valeurs est, par prudence, présumée nulle, bien qu’elle puisse dans certains cas ne pas l’être dans le cadre du principe de continuité d’exploitation. Ces éléments ne peuvent, en conséquence donner lieu à constatation « de provisions pour dépréciation ».

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Audit Financier et Comptable 2. Evaluation des immobilisations incorporelles et corporelles : Les évaluations constituent le coeur même de l'information comptable puisque la comptabilité est une "projection de l'entreprise" sur le plan des valeurs et qu'elle s'exprime en montants monétaires. Pendant

longtemps,

dans

les

comptabilités

traditionnelles,

les

évaluations ont été négligées au bénéfice du respect de dispositions purement formelles sans véritable intérêt. La Norme Générale donne aux évaluations une place privilégiée, en précisant les différents modes d'évaluation à retenir en toutes circonstances que ce soit à l'entrée des éléments dans le patrimoine (valeurs d'entrée), à une date quelconque (valeurs actuelles) et dans le bilan (valeurs comptables nettes). On pourrait s'étonner, en une période qui connaît d'inévitables tensions inflationnistes, plus ou moins marquées en fonction de la conjoncture mondiale, que ces évaluations soient fondées sur le principe du coût historique ; c'est que ce principe reste la référence internationale ; de surcroît son utilisation évite sans doute d'amplifier lesdites tensions et procure une plus grande fiabilité et comparabilité aux comptabilités normalisées. Le lecteur des états de synthèse doit évidemment avoir présente à l'esprit cette convention. Malgré les vertus du "coût direct" pour le suivi et le contrôle de gestion, la Norme a retenu le concept du coût complet conformément aux normes internationales pour la détermination des coûts d'acquisition et de production. Toutefois ce coût complet est expurgé d'un certain nombre d'éléments qu'il faut, sauf cas exceptionnels, traiter comme charges consommées tels les frais financiers, les frais d'administration générale et les charges de sous activité.

Quant aux biens fongibles, ils ne font normalement l'objet que de deux méthodes de valorisation = premier entré - premier sorti et coût moyen pondéré.

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Audit des immobilisations

Audit Financier et Comptable La valeur d'un élément revêt trois formes distinctes : la valeur d'entrée dans le patrimoine ; la valeur actuelle à une date quelconque et notamment à la date de l' inventaire ; la valeur comptable nette figurant au bilan.

A . Valeur d’entrée : cas général Les immobilisations incorporelles et corporelles sont inscrites à : leur coût d’acquisition pour les immobilisations acquises à titre onéreux ; leur coût de production pour celles qui sont produites par l’entreprise pour elle-même. le coût d’acquisition est formé :

du prix d’achat augmenté des droits de douane et autres impôts et taxes non récupérables et diminué des réductions commerciales obtenues et des taxes légalement récupérables ; des charges accessoires d’achat y afférentes, tels que : transports, frais de transit, frais de réception, assurances- transport… À l’exclusion des taxes légalement récupérables. Sont cependant à exclure des charges accessoires d’achat des immobilisations les ‘frais d’acquisition d’immobilisations’ qui consistent en : droits de mutation (enregistrement) ; honoraires et commissions ;

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Audit des immobilisations

Audit Financier et Comptable frais d’actes. Ces frais sont à inscrire en « charges à répartir sur plusieurs exercices » et à amortir sur cinq exercices au maximum. des charges d’installation qui sont nécessaires pour mettre le bien en état d’utilisation à l’exclusion des frais d’essais et de mise au point qui sont à classer dans les charges de l’exercice ou, le cas échéant, susceptibles d’être répartis sur plusieurs exercices. Les frais généraux et les charges financières engagés pour l’acquisition d’immobilisations sont exclus du coût d’acquisition de ces immobilisations. Toutefois, dans le cas exceptionnel d’un délai d’acquisition supérieur à un an, les frais financiers spécifiques de préfinancement se rapportant à cette période peuvent être inclus dans le coût d’acquisition de ces immobilisations ; avec mention expresse dans l’ETIC (A1). le cout de production des immobilisations est formé de la somme :

du coût d’acquisition des matières et fournitures utilisées pour la production de l’élément ; des charges directes de production tels les charges de personnel, les services extérieurs, les amortissements ; des charges indirectes de production dans la mesure où elles peuvent être raisonnablement rattachées à la production de l’immobilisation. Toutefois, ce coût de production réel et complet ne comprend pas, sauf conditions spécifiques de l’activité à justifier dans l’ETIC (A1) : les frais d’administration générale de l’entreprise ; les frais de stockage ; les frais de recherche et de développement ; les charges financières.

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Audit Financier et Comptable Néanmoins le coût de production des immobilisations peut comprendre le montant des intérêts relatifs aux dettes contractées pour le financement de cette production depuis le « préfinancement » spécifique jusqu’à la date normale d’achèvement de l’immobilisation ou de sa mise en service si elle est exceptionnellement antérieure à cette date. Mention doit être faite dans l’ETIC de cette inclusion de charges financières.

Valeur d’entrée : cas particuliers 1. immobilisations acquises par voie d’échange : Les immobilisations sont comptabilisées à la valeur actuelle du bien cédé, présumée égale à celle du bien acquis. Toutefois, lorsque l’une de ces deux valeurs actuelles est difficilement déterminable, est retenue comme valeur d’entrée la valeur actuelle dont l’estimation est la plus sûre.

2. immobilisations acquises À titre gratuit : La valeur d’entrée est égale à la

valeur actuelle, « valeur estimée » à la

date de l’entrée en fonction du marché et de l’utilité économique du bien pour l’entreprise.

3. immobilisations acquises à titre d’apport : La valeur d’entrée est égale au montant stipulé dans l’acte d’apport.

4. immobilisations acquises au moyen de subventions d’investissement : Ces immobilisations sont à enregistrer à leur coût d’acquisition ou à leur coût de production, sans déduction de la subvention (portée au passif du bilan dans la rubrique « capitaux propres assimilés »).

5. paiement à terme : La valeur d’entrée des biens, fondée sur le prix convenu, est indépendante des modalités futures de règlement en cas de paiement différé.

6. clauses d’indexation de la dette :

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Audit Financier et Comptable En cas de règlement différé avec indexation de la dette, les variations de l’indice retenu restent sans influence sur la valeur d’entrée.

7. clauses de révision de la dette : Lorsque le prix n’est pas définitivement fixé à la date d’entrée de l’immobilisation, la valeur d’entrée est modifiée, en hausse ou en baisse, en fonction des stipulations du contrat, jusqu’à fixation du prix définitif.

8. immobilisations acquises par voie d’échange : Ces biens n’entrant pas dans le patrimoine de l’entreprise ne peuvent figurer à l’actif de son bilan aussi longtemps que n’est pas levée « l’option d’achat ». En cas de levée de cette option, le bien est inscrit en « immobilisations » pour le prix résiduel fixé dans le contrat.

9. ensembles immobiliers : La valeur d’entrée d’un ensemble immobilier, tel un terrain construit ou un immeuble acheté, doit être ventilée entre ces deux éléments constitutifs : la valeur d’entrée des terrains, la valeur d’entrée de la construction.

B. Valeur actuelle des immobilisations : Conformément aux méthodes d’évaluation, La valeur actuelle d’une immobilisation incorporelle ou corporelle est déterminée à partir: Du marché, De l’utilité du bien pour l’entreprise, La référence du marché est normalement : La valeur actuelle = Le prix actuel d’achat de l’immobilisation + les charges accessoires d’achat et d’installation Ou

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Audit Financier et Comptable Le coût actuel de production (pour les immobilisations produites par l’entreprise pour elle même) L’utilité du bien : L’utilité du bien pour l’entreprise doit être prise en considération car l’immobilisation doit être évaluée dans l’état et le lieu où elle se trouve en fonction de son utilisation future par l’entreprise.

C. Valeur au bilan: valeur comptable nette La VNC devant figurer au bilan est: La valeur d’entrée (immobilisations non amortissables) la valeur nette d’amortissements (immobilisations amortissables) La valeur actuelle dans le cas où celle-ci est notablement inférieure à la valeur d’entrée.

3. Evaluation des immobilisations financières : L’évaluation des immobilisations financières concerne : les créances immobilisés ; les titres de participations ; les autres titres immobilisés et les valeurs mobilières de placement.

A. Les créances immobilisés : Les dispositions régissant l’évaluation des créances de l’actif circulant s’appliquent également aux créances immobilisées. De ce fait, et en vertu du principe du coût historique, les créances sont inscrites en comptabilité pour leur montant nominal.

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Audit des immobilisations

Audit Financier et Comptable B. Les titres de participation et autres titres immobilisés : Cas général :

A la date d'entrée des titres de participation dans le patrimoine de l'entreprise, le montant porté en comptabilité est le prix pour lequel ils ont été acquis ou la valeur déterminée par les termes du contrat d'acquisition. Les frais d'acquisition en sont exclus, ils sont inscrits directement dans les charges de l'exercice.

A toute autre date, que les titres soient cotés ou non, la valeur d'une participation est ce qu'un chef d'entreprise prudent et avisé accepterait alors de décaisser pour obtenir cette participation s'il avait à l'acquérir, c'est-à-dire sa valeur d'usage, laquelle est fonction de l'utilité que la participation présente pour l'entreprise. A condition que leur évolution ne résulte pas de circonstances accidentelles, les éléments suivants peuvent notamment être pris en considération pour cette estimation

:

cours

de

bourse,

rentabilité

et

perspectives de rentabilité, capitaux propres, perspectives de réalisation, conjoncture économique….. , ainsi que les motifs d'appréciation sur lesquels repose la transaction d'origine. La comparaison entre le montant comptabilisé à l'entrée dans le patrimoine et la valeur actuelle telle qu'elle est définie aux points présentés cidessus peut faire apparaître des plus-values ou des moins-values. Les plus-values ou moins-values dont il s'agit sont des plus-values ou des moins-values globales par catégories de titres de même nature et conférant les même droits. Seules les moins-values affectent les résultats de l'exercice et doivent être comptabilisées sous forme d'une provision pour dépréciation. Aucune compensation n'est, en principe, pratiquée avec les plus-values des titres en hausse.

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Audit des immobilisations

Audit Financier et Comptable Lorsqu'une cession porte sur la fraction d'un ensemble de titres de même nature, conférant les mêmes droits, la valeur d'entrée de la fraction cédée est estimée au « prix d'achat moyen pondéré » ou à défaut, selon la méthode du « premier entré premier sorti » (FIFO). Lorsque la fraction vendue fait perdre aux assemblées générales soit la majorité des voix, soit la minorité de blocage, la valeur de la fraction conservée doit être corrigée en conséquence. Cas particuliers :

Actions gratuites : L’obtention d’actions dites juridiquement « gratuites » est sans influence sur la valeur globale d’entrée des titres correspondants détenus dont le coût unitaire moyen se trouve diminué.

Droits de souscription ou d’attribution : La cession des droits de souscription ou des droits d’attribution réduit la valeur globale d’entrée du montant du prix de cession et réduit en conséquence le coût unitaire moyen d’achat des titres correspondants.

Titres de même nature : Lorsque des « sorties » de titres ont été opérées (à la suite de cession notamment), portant sur des ensembles de titres de même nature conférant les mêmes droits, la valeur d’entrée des titres restant est déterminé par la méthode du « coût d'achat moyen pondéré » après chaque entrée ou, à défaut, par la méthode du « premier entré premier sorti » (FIFO).

C. Évaluation des autres titres immobilisés : A la date d'entrée des titres immobilisés dans le patrimoine de l'entreprise, le montant porté en comptabilité est le prix pour lequel ils ont été acquis ou la valeur déterminée par les termes du contrat d'acquisition. Les frais d'acquisition en sont exclus; ils sont inscrits directement dans les charges de l'exercice.

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Audit des immobilisations

Audit Financier et Comptable A la clôture de chaque exercice, il est procédé pour ces titres à une estimation de valeur à l'inventaire : les titres cotés sont évalués au cours moyen du dernier mois, les titres non cotés sont estimés à leur valeur probable de négociation (valeur actuelle). Toutefois, en cas de baisse anormale de certains titres cotés apparaissant comme momentanée, l'entreprise a, sous la responsabilité de ses dirigeants, la faculté de ne pas comprendre dans la provision tout ou partie de la moinsvalue constatée sur ces titres, mais seulement dans la limite des plus-values normales constatées sur d'autres titres. La comparaison entre le montant comptabilisé à l'entrée dans le patrimoine et la valeur d'inventaire telle qu'elle est définie ci-dessus peut faire apparaître des plus-values ou des moins-values. Les plus-values ou moins-values dont il s'agit sont des plus-values ou des moins-values globales par catégories de titres de même nature et conférant les mêmes droits. Seules les moins-values affectent les résultats de l'exercice et doivent être comptabilisées sous forme d'une provision pour dépréciation. Aucune compensation n'est, en principe, pratiquée entre les moinsvalues et les plus-values des titres en portefeuille.

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Audit des immobilisations

Audit Financier et Comptable

2ème Partie : Audit du cycle Immobilisation

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Audit des immobilisations

Audit Financier et Comptable

I. Objectifs généraux du contrôle interne : OBJECTIFS D'AUDIT

RISQUE POTENTIEL

1&2. Réalité : ß Toutes les ß immobilisations sont réelles, appartiennent à l’entreprise et sont correctement protégées ß

3. Toutes les ß immobilisées sont enregistrées

PROCÉDURES ENVISAGEABLES POUR SE PRÉMUNIR CONTRE CES RISQUES

Actif fictif Risque de perte

ß Existence de procès-verbaux de réception. ß Suivi régulier du budget d'investissements. ß Rapprochement régulier du fichier des

immobilisations avec les existants physiques. ß Contrôle régulier et confirmation des immobilisations détenues par des tiers. ß Couverture d'assurance. ß Analyse régulière des biens totalement amortis pour décider ou non de leur mise au rebut.

Surévaluation de la taxe professionnelle Appréciation non exhaustive des mouvements

Mauvaise identification des charges et produits

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ß Mise en place d'une procédure de suivi comptable à

l'aide de documents prénumérotés : - des cessions d'immobilisations, - des productions d'immobilisations réalisées par l'entreprise pour elle-même, - des acquisitions d'immobilisations et de leur mise en service. ß Suivi de la séquence, par le service comptable, des documents prénumérotés en liaison avec l'historique des mouvements du fichier des immobilisations. ß Rapprochement du fichier des immobilisations avec la comptabilité générale. ß Identification et suivi individualisé des charges et

produits annexes (locations, redevances...).

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Audit des immobilisations

Audit Financier et Comptable 5. Les mouvements ß d’immobilisations sont correctement imputés, totalisés, centralisés

6. Toutes les immobilisations ainsi que les charges et produits annexes sont correctement évaluées

Mauvaise distinction des charges et des immobilisations : Æ risque fiscal Æ irrégularité comptable

ß Existence de règles écrites précises en matière

d'imputation des dépenses en charges et en immobilisations. ß Revue périodique des comptes de charges "sensibles" (risque de confusion entre immobilisations et charges d'exploitation) ß Contrôle indépendant des imputations : - en comptabilité générale, - en comptabilité analytique, - en budget d'investissement. ß Contrôle des imputations aux postes d'immobilisations par nature.

Irrégularité comptable ß Existence de règles précises en matière d'éléments et risque fiscal constitutifs de coût d'acquisition : - immobilisations acquises, - immobilisations produites. ß Justification de la politique d'amortissement Mauvais recensement retenue. des engagements ß Suivi spécifique des immobilisations acquises par voie de crédit-bail. ß Procédure de suivi des nantissements, hypothèques.

II. Procédures : 1. Les procédures d’audit de l’immobilisation en non valeur et des immobilisations incorporelles : Des immobilisations autres que les immobilisations corporelles et les immobilisations financières. Elles sont définies comme étant des actifs non monétaires identifiables sans substance physique.

A.

Immobilisation

En

Non-Valeurs :

Immobilisation regroupant, à la clôture de l' exercice, des charges qui ont concouru à l' établissement ou au développement de l' entreprise et qui doivent profiter normalement aux exercices futurs mais qui n'ont en principe aucune valeur de revente à des tiers en tant que telles.

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Audit des immobilisations

Audit Financier et Comptable B.

Immobilisations

Incorporelles :

Immobilisations regroupant des dépenses constitutives de moyens d'activité générateurs de revenus futurs et susceptibles d'avoir une valeur de revente à des tiers en tant que tels. A ce type d’immobilisations convient des modalités de traitement comptable spécifique, l’auditeur se doit de vérifier ces traitements d’une part, et d’insister sur la distinction entre charges et immobilisations incorporelles d’autre part. Trois objectifs primordiaux jaillissent de ce contrôle : S’assurer de la bonne comptabilisation des frais engagés relatifs aux comptes de ces postes, S’assurer que les amortissements des éléments susceptibles d’être amortis est calculé de façon constante, S’assurer qu’il n’existe aucune perte latente par rapport aux VNC des immobilisations incorporelles.

Quels sont donc les contrôles que l’auditeur doit effectués? Voici une liste non exhaustive que peut utiliser un auditeur lors de sa mission : 1.

Vérifier les soldes d’ouverture avec les comptes de l’exercice

précédent, 2.

Prendre en considération l’étendue et les travaux effectués sur les

procédures de contrôle interne pour déterminer l ’étendue des travaux à effectuer à la date à laquelle elles devront être, 3.

S’assurer du caractère réel de l’immobilisation incorporelle : à

savoir qu’elle n’a pas le caractère de charge, 4.

Passer en revue les comptes de charges et confirmer qu’aucun

élément, qui aurait dû être comptabilisé en immobilisations incorporelles n’a été passé en charges,

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Audit des immobilisations

Audit Financier et Comptable 5.

Obtenir le tableau des mouvements (brut, amortissements et

provisions) des immobilisations incorporelles, 6.

Rapprocher les mouvements de l’exercice avec les pièces

justificatives correspondantes, 7.

Vérifier que les acquisitions en fond de commerce, toutes les

redevances de brevets, de licences et autres actifs incorporels…ont été dûment enregistrés et comptabilisées en profit sur la bonne période, 8.

Si les frais en recherche et développement ont donnés lieu à un

brevet, vérifier que la valeur pour laquelle il a été comptabilisé est bien inférieur ou égale à la valeur nette d’amortissement des immobilisations en R&D lui ont donné naissance, 9.

Si l’entreprise a acquis un brevet, s’assurer que la durée de son

amortissement est inférieur à 20 ans, délai à partir duquel il tombe dans le champs du domaine public, 10. Vérifier que les amortissements ont été calculés de manière constante et sur une durée compatible avec la nature de chaque catégorie, 11. Vérifier que les provisions constituées, les amortissements exceptionnels constatés remplissent les conditions prévues par la loi: naissance du risque, caractère véritable de ce risque, évaluation suffisante de la dépréciation , 12. En cas de cession en cours d’exercice, vérifier le calcul des plus values ou moins values et leur traitement fiscal, 13. Se rapporter au programme de vérifications des engagements hors bilan et faire les travaux concernant les immobilisations, 14. Vérifier que les informations figurant dans l ’annexe sont complètes et conformes aux chiffres précédemment vérifiés, A partir de toutes ces vérifications, l’auditeur est donc amené à porter

un jugement sur les postes principaux suivants :

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Audit Financier et Comptable BILAN 221: Immobilisations en recherche et développement, 222 : Brevets, marques, droits et valeurs similaires, 223 : Fonds commercial, 228 : Autres immobilisations incorporelles, 282 : Amortissements des immobilisations incorporelles, 292 : Provisions pour dépréciation des immobilisations incorporelles,

COMPTE DE RESULTATS Comptes de charges : 6512 : VNA des immobilisations incorporelles cédées, 6192

:

Dotations

d’exploitation

aux

amortissements

des

immobilisations incorporelles , 61942 : D.E. aux provisions pour dépréciation des immobilisations incorporelles, 65912 : D.A. exceptionnelles des immobilisations incorporelles,

Comptes de produits : 7126 : Redevances pour B, M, D et VS, 7192 : Reprises/ amortissement des immobilisations incorporelles, 7194 : Reprises/ provisions pour dépréciations des immobilisations incorporelles, 7512 : Produits de cessions des immobilisations incorporelles, 75912 : Reprises d’amortissements exceptionnels des immobilisations incorporelles,

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Audit des immobilisations

Audit Financier et Comptable 2. Procédure corporelles :

d’audit

d es

immobilisations

A. Généralités : CONTROLE SPECIFIQUES :

Réalités des existants : Vérifier l’existence physique des actifs importants, procéder par sondage pour les autres au siège. Identifier physiquement les existants et vérifier leur inscription au fichier. Rapprocher le fichier des immobilisations et les comptes d’immobilisations.

Acquisition de l’exercice : Se faire présenter la liste des acquisitions de l’exercice. Rapprocher les réalisations et prévisions (budget). Rapprocher les totaux des listes des mouvements de l’exercice des comptes du grand-livre. Examiner les pièces justificatives des acquisitions de l’exercice d’une valeur supérieure à une certaine somme ; faire des sondages pour les montants inférieurs à cette somme. Vérifier que la valeur brute immobilisée correspond aux prix d’achat y compris les frais accessoires et n’inclut pas la T.V.A. récupérable. Si la pièce justificative n’est pas probante. S’assurer que la T.V.A. n’a pas été récupérée indûment sur des biens exclus du droit à déduction (véhicule de tourisme).

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Audit Financier et Comptable Au cas où il y a eu production d’immobilisations par l’entreprise, s’assurer que les coûts imputés sont corrects.

Cessions : Vérifier les principales cessions de l’exercice avec les documents justificatifs( acte notarié, facture, autorisation, encaissement du prix, certificat de destruction…). Vérifier que la valeur brute et les amortissements ont été sortis des comptes et du fichier. Au cas où il y a eu des cessions d’immobilisations, s’assurer que les plus ou moins-values dégagées sont comptabilisées correctement. En cas de cession d’un bien immobilisé, vérifier le reversement de T.V.A.

Soldes à la clôture : Vérifier les additions des tableaux de mouvements. Rapprocher les soldes à la clôture avec les comptes de la balance.

Distinction charges et immobilisations : S’assurer que n’ont pas été comptabilisées au compte d’immobilisations des sommes concernant les comptes d’entretien ou de réparation.

B. Terrains agencements et aménagements de terrains : CONTROLES SPECIFIQUES :

Vérification de la propriété. Demander les certificats de non-hypothèque pour l’ensemble des terrains. Demander les titres fonciers.

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Audit Financier et Comptable Comptabilisation. Vérifier la ventilation des coûts entre terrains et aménagements.

C. Constructions : CONTROLES SPECIFIQUES :

Se faire présenter un état des immeubles. Pour les locaux qui sont la propriété de l’entreprise, contrôler les actes d’acquisition. Demander le certificat de non hypothèque. Pour les constructions nouvelles : Pointer les factures, les devis, les mémoires, les situations…concernant chacune des constructions nouvelles ; S’assurer que ces documents ont été vérifiés par l’architecte. Vérifier que les honoraires d’architecte sont imputés au prix de revient. En cas d’achat global, vérifier la ventilation du prix entre terrains et constructions.

D. Autres : Existant : Demander les cartes grises. Distinguer les véhicules utilitaires et ceux de tourisme. Demander la liste des véhicules accidentés et en cours de réparation, et examiner éventuellement la liste de déclaration de sinistre.

Valeur :

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Audit des immobilisations

Audit Financier et Comptable Comparer les valeurs nettes comptables et le prix de cession avec la valeur d’approximation en cas de cession.

Contrôles relatifs à certaines dispositions fiscales : Vérifier l’enregistrement de la T.V.A. Vérifier si la fraction de l’amortissement non déductible a été intégrée au bénéfice taxable, sauf dérogation (entreprise de transport et de location de véhicules).

3. Procédure de contrôle des immobilisations financières : Diverses sont les méthodes de procéder au contrôle des immobilisations financières, mais toutes ces méthodes veillent à faire certaines vérifications même si la procédure varie d’une méthode à une autres. Parmi les contrôles à faire : Obtenir le tableau des mouvements de titres (en nombre et en valeur) et de comptes courants depuis l’exercice précédent. S’assurer par examen des mouvements qu’aucune variation anormale n’est intervenue depuis l’appréciation du contrôle interne et qui pourrait remettre en cause les conclusions de cette étape. Vérifier le tableau des renseignements concernant les filiales et les participations, joint en annexe au bilan. Pour plus de précisions, la procédure de contrôle des immobilisations financières sera détaillée selon le poste en question.

A. Titres et comptes courants : L’évaluation de ce poste doit donc commencer comme suit :

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Audit des immobilisations

Audit Financier et Comptable Obtenir ou préparer le tableau des mouvements de titres (en nombre, valeur brute et valeur nette) pour chacune des catégories ainsi que le détail des comptes courants.

Contrôle de l'existence et de la propriété : Vérifier l'existence des titres et procéder à une demande de confirmation directe, si des titres importants sont détenus par des tiers. Prendre connaissance des documents sociaux et obtenir les extraits certifiés par les dirigeants afin de s'assurer de l'existence des titres. En faisant ce contrôle s'assurer que les titres sont au nom de la société et ne font l'objet d'aucune aliénation. S'assurer de leur libération. Pour les achats, vérifier la note de débit de l'agent de change ou de la banque, le paiement et les écritures comptables d'entrée.

Contrôle de la validité des enregistrements comptables : Vérifier que la classification est conforme au Plan Comptable. Obtenir le détail des opérations passées en comptes courants par nature , Analyser les opérations et obtenir les justifications appropriées. Comparer les marges avec celles relatives à des opérations similaires effectuées avec les tiers. Considérer le problème des conventions réglementées (Art. 101 et suivant Loi 24.07.1966). S'assurer que tous les rapprochements de comptes ont été effectués et que les écritures de rapprochement ont été correctement comptabilisées. Obtenir des confirmations directes de tous les soldes débiteurs et créditeurs.

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Audit des immobilisations

Audit Financier et Comptable En cas de relations avec des filiales ou des sociétés dépendantes sises à l'étranger, contrôler le taux des rémunérations des prestations de service et, d'une manière générale, le montant des prix de transfert. Un contrôle identique est à opérer en ce qui concerne les relations commerciales entre sociétés du groupe implantées sur le territoire national. En particulier, il convient d'être très attentif lorsque certaines sociétés sont en situation de déficit fiscal et d'autres en position bénéficiaire.

Contrôle de l'évaluation : Vérifier la valeur d'origine d'achat ou d'apport des titres par l'examen des notes de débit des agents de change ou de la banque, les rapports des commissaires aux apports et tout autre justificatif : s'assurer que les frais accessoires ne sont pas compris dans cette valeur. Se renseigner sur les principes retenus pour l'évaluation des titres et des comptes courants à la clôture de l'exercice ; examiner les bilans certifiés et les documents présentés aux dernières assemblées et estimer la valeur mathématique des titres. Pour les titres cotés, examiner les cours de la Bourse du dernier mois, ainsi que les cours dans la période postérieure. S'assurer que l'évaluation : n'a pas été faite par titre, mais par catégorie groupant les titres émis par une même société et conférant les mêmes droits à leur détenteur. tient compte des comptes courants et/ou autres créances. Apprécier la justification des provisions pour dépréciation constituées : si la provision a été constituée par rapport à la valeur mathématique des titres, s'assurer que cette valeur a été corrigée, s'il y a lieu pour tenir compte des sur ou sous-évaluations des actifs ou passifs de la société émettrice des titres.

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Audit des immobilisations

Audit Financier et Comptable si la provision a été constituée par rapport au cours de la Bourse, s'assurer que les titres font l'objet d'un marché significatif, et qu'il n'y a pas eu des variations anormales du cours en fin d'exercice. Si la valeur mathématique de fin d'exercice ou le cours moyen de la Bourse du dernier mois font apparaître une diminution de la valeur par rapport à la valeur d'origine, et si une provision pour constater cette diminution n'est pas constituée en raison d'une valeur estimée (valeur de négociation éventuelle ou valeur d'usage), s'assurer des informations fournies à ce titre dans l'annexe. Apprécier avec prudence cette valeur estimée, en examinant la base et le calcul : s'assurer que les droits de préemption, s'il en existe, ont été pris en compte. Si la valeur mathématique des titres est négative, envisager la constitution d'une provision pour risques en fonction des engagements accordés à la société dans laquelle la participation est détenue. S'assurer du respect des règles particulières aux amortissements prévus par des législations spéciales (sociétés immobilières, sociétés conventionnées, etc...). Rechercher les titres relatifs à des sociétés ou groupement dont les membres encourent une responsabilité non limitée à la mise en capital. Apprécier s'il y a lieu de constituer une provision pour risque. Vérifier que les montants à payer ou à recevoir en devises étrangères ont été convertis au taux approprié et respectent les règles du contrôle des changes. Si des titres ont été vendus après la clôture de l'exercice, comparer le prix de cession à la valeur nette dans les livres à la clôture.

Réévaluation : S'assurer que la valeur des titres réévalués ne s'est pas dépréciée.

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Audit des immobilisations

Audit Financier et Comptable Vérifier que la méthode utilisée par l'entreprise pour déterminer la valeur d'inventaire des titres est fondée sur les mêmes critères que ceux utilisés pour la réévaluation. Est-ce que ces critères sont toujours appropriés ? Existe-t-il des éléments qui permettent de penser que la valeur d'utilité des titres a pu se déprécier : transactions récentes sur les titres à un prix inférieur à la valeur réévaluée ? cession ayant dégagé des moins-values comptables ? changement d'activité de la filiale ? S'assurer que les revenus comptabilisés au cours de l'exercice se rattachent à l'exercice : rapprocher ces revenus des dividendes déclarés par les sociétés émettrices des titres. Vérifier l'encaissement des revenus. Pour les cessions, vérifier l'encaissement du prix de vente, les calculs

des

plus

ou

moins-values,

la

réintégration

des

provisions

antérieurement constituées, ainsi que les écritures comptables de sortie. Rapprocher les montants figurant au compte de résultat : du grand livre, des montants figurant sur le tableau des mouvements de titres. Rapprocher les dotations et reprises de provisions pour dépréciation des comptes courants avec les mouvements au bilan.

Contrôle du respect des règles relatives aux filiales et participations : Relever les participations nouvelles dont il doit être fait mention dans les rapports du conseil d'administration ou du directoire.

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Audit des immobilisations

Audit Financier et Comptable A cet effet, procéder à un examen du compte "titres de participation" ainsi que du compte "titres de placement" en raison de la confusion qui s'établit fréquemment entre ces deux comptes. Vérifier le tableau des renseignements concernant les filiales et les participations, joint en annexe au bilan. Vérifier si les participations ont dépassé au cours de l'exercice 10 % du capital d'une société, et si un avis a été donné à la société en cause. S'assurer qu'il n'y a pas de participations croisées directes ou indirectes (réciproques, triangulaires, etc...) Vérifier qu'en cas de participation réciproque interdite par la loi, la régularisation de la situation a été opérée dans les délais prévus. En cas d'existence de participations croisées, évaluer les conséquences : sur le plan légal et sur la conception d'image fidèle. Dans le cas de franchissement de seuil (10 %, 33,33 %, 50 %) s'assurer que les dispositions de la loi du 12 juillet 1985 relative aux participations détenues dans les sociétés par actions sont respectées.

B. Titres de participations : L’évaluation des titres de participation suit généralement les étapes suivantes :

Existants et propriété : Vérifier l’existence physique des titres ou procéder à une demande de confirmation directe, si des titres importants sont détenus par des tiers. En faisant ce contrôle s’assurer que les titres sont au nom de l’entreprise et ne portent aucune mention d’aliénation.

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Audit des immobilisations

Audit Financier et Comptable Revenus : Vérifier que les revenus de titres de participations inscrits au compte de résultat concernent bien l’exercice. Rapprocher ces revenus des dividendes déclarés par les sociétés émettrices des titres. Vérifier l’encaissement de ces revenus. Prendre copie de l’attestation de détention des titres pour ne pas taxer les dividendes. Rapprocher les revenus enregistrés des décisions d’assemblée. Rapprocher les revenus enregistrés avec les contrats de rémunération des comptes courants. Pour les produits en provenance de l’étranger, vérifier le traitement des retenues à la source déjà payées. S’assurer que les produits financiers enregistrés comprennent les revenus de parts de sociétés soumis au régime des sociétés de personnes, même en l’absence de répartition. Rapprocher le montant des revenus des titres du calcul de la quote-part pour frais et charges du régime fiscal des sociétés mères dans le résultat fiscal. Vérifier que les revenus des titres de participation imposés selon le régime fiscal des sociétés mères remplissent les conditions prévues par la loi et notamment : la forme nominative des titres ou leur dépôt, le pourcentage minimum de la participation, les modalités de souscription ou engagements de conservation des titres, la nature des obligations souscrites.

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Audit Financier et Comptable C. Autres immobilisations financières : Pour ce qui est de l’évaluation des Autres immobilisations financières, on distingue entre l’évaluation des dépôts et cautionnements versés et de celle des autres immobilisations financières.

Dépôts et cautionnements versés : Vérifier le solde du compte avec les pièces de base; Vérifier les mouvements de l’exercice : en particulier vérifier l’encaissement réel des remboursements; Se faire justifier les cautionnements fournis, s’assurer qu’ils sont conformes à l’objet social; Pour les loyers payés d’avance, se référer aux stipulations des baux.

Autres immobilisations financières : Comparer les soldes figurant au bilan avec les montants de l'exercice précédent : lorsque les postes concernés sont peu importants, l'explication des variations peut être suffisante pour atteindre l'objectif recherché. Pointer les montants inscrits au bilan avec les comptes du GrandLivre. Lorsqu'il existe des balances nominatives, les pointer avec les comptes individuels et vérifier le solde avec le compte collectif. Obtenir des confirmations directes pour les soldes importants. Analyser les soldes et vérifier les documents justificatifs pour s'assurer du caractère normal et/ou régulier (1 % construction) des prêts consentis. Vérifier l'enregistrement comptable :

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Audit des immobilisations

Audit Financier et Comptable du principal ; des intérêts échus ; des intérêts comptabilisés d'avance ; des intérêts courus. Vérifier le respect de la périodicité et des dates d'encaissement. Effectuer un rapprochement avec le compte "Intérêts des prêts" Vérifier le respect des règles légales en matière de taux d'intérêt. Vérifier qu'il n'y a aucune convention interdite. S'enquérir des conventions réglementées. NB : Ce contrôle est à rattacher aux contrôles relatifs aux obligations des Articles 101 et suivants de la loi du 24 juillet 1966. Examiner les garanties données par les bénéficiaires des prêts et s'assurer qu'elles figurent dans les engagements hors-bilan. Vérifier les encaissements après la date de clôture. Vérifier

que

les

dépôts

de

garantie

et

cautionnements

correspondent toujours à un service rendu. S'assurer que les montants sont correctement répartis entre le long terme et le court terme. Vérifier les montants enregistrés en charges et produits en fonction des contrats. Obtenir les détails des mouvements des provisions pour dépréciation : examiner les justifications des mouvements de l'exercice ; juger du solde à la fin de l'exercice ; vérifier les critères fiscaux utilisés pour la déductibilité.

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Audit Financier et Comptable La procédure d’évaluation présentée ci-dessus reste un simple modèle d’évaluation puisqu’il en existe d’autres. Il faut également signaler que chaque cabinet d’audit ou d’expertise est libre d’élaborer sa propre procédure dans la mesure où celle-ci évalue correctement et exactement les actifs financiers immobilisés de l’entreprise auditée. De ce fait on propose dans ce qui suit les procédures d’évaluation des immobilisations financières du cabinet KPMG :

Obj.

Procédures Revoir les procès verbaux et les interprétations de la direction.

2

Vérifier les principes comptables, s'assurer de la permanence des méthodes et de l'adéquation avec les normes comptables applicables dans le cadre de notre audit.

2

Vérifier la reprise des à nouveaux.

1

S'assurer par sondage que les pièces justificatives relatives à ces à nouveaux figurent au dossier permanent (DP).

1

Etablir une ventilation par nature des immobilisations incorporelles.

1

Procéder le cas échéant à une circularisation.

1

Circulariser les tiers détenant des investissements au nom de la société.

1

Pour les créances rattachées à des participations, vérifier avec les comptes correspondants dans la comptabilité des sociétés filiales ou de la société mère.

1

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Fait par

Ref

Audit des immobilisations

Audit Financier et Comptable Rapprocher la valeur unitaire des créances des informations externes publiées, notamment le cours à la date de la clôture et le dernier cours connu.

2

Vérifier le calcul des intérêts.

3

Prêts au personnel: se faire communiquer le détail du poste.

1

Rapprocher par sondage le solde avec les pièces justificatives (contrats).

1

Se procurer un état des mouvements de l'exercice et le recouper avec le bilan.

1

Rapprocher les mouvements comptables des pièces justificatives. Vérifier les dates, quantités, prix, parties, désignations. Recalculer les plus ou moins values. Vérifier la détermination de la valeur nette comptable. Vérifier l'encaissement du prix de vente.

1

Vérifier par sondage les opérations d'acquisitions et de cessions de fin d'exercice; rapprocher avec les pièces justificatives (avis d'opéré, actes, contrats...).

1,3

Apprécier le bien fondé des provisions constituées, leur caractère suffisant en fonction des bilans certifiés des filiales, de leur situation financière, économique, commerciale et de tout autre élément jugé nécessaire.

2

Procédures

Obj.

Rechercher les éventuelles provisions qui n'auraient pas été constituées.

2

Analyser les prévisions de recouvrement et rechercher ceux dont la date de recouvrement prévue est dépassée.

2

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Fait par

Audit des immobilisations

Ref

Audit Financier et Comptable Contrôler les comptes de charges et de produits liés aux immobilisations financières, (exhaustivité, coupure des enregistrements, réalité...). Vérifier leur traitement fiscal.

3

Prêts au personnel : apprécier leur caractère de recouvrabilité.

2

S'assurer qu'aucun événement intervenu après la clôture et ayant un lien de causalité avec des opérations de l'exercice n'est susceptible de remettre en cause la valeur comptable des immobilisations financières.

2

Contrôler l'application correcte des taux de change pour les montants exprimés en monnaie étrangère.

1

Contrôler le traitement fiscal et comptable des écarts de conversion.

2

Commentaire des principales variations Rapprochement entre le suivi extracomptable comptable des avances au personnel

et

suivi

Vérification des retenues sur les bulletins de paie.

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Audit Financier et Comptable III. QUESTIONNAIRE : A. S‘ assurer que les séparations des fonctions sont suffisantes : Fonctions 1. Approbation des budgets 2. Approbation des dépassements par apport aux budgets 3. Emission des commandes d’achat 4. Approbation finale des factures 5. Tenue des fiches individuelles d’immobilisations 6. Rapprochement des fiches avec la comptabilité 7. Inventaire physique 8. Responsabilité du matériel 9. Rapprochement des fiches avec l‘inventaire physique 10. Approbation des ajustements des comptes après inventaire

Personnel concerné

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Audit Financier et Comptable

B- S’assurer que toutes les immobilisations ainsi que les charges et revenus connexes sont enregistrés (exhaustivité):

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Audit Financier et Comptable C- s’assurer que les immobilisations ainsi que les charges et revenus correspondants sont réels et appartiennent à l’entreprise. Référence programme de Commentaires vérification de procédure

Questions

1. les réceptions d’immobilisations font elles l’objet de procès verbaux ? 2. Les imputations en immobilisations sont elles contrôlées par une personne indépendante 3. Ce contrôle porte il sur l’imputation : a- en comptabilité générale b- en comptabilité analytique c- en budget d’investissement 4. Le fichier des immobilisations est il régulièrement rapproché des existants physiques 5. Les cessions et mises en rebut d’immobilisations sont elles accompagnées de factures de vente ou d’avis de destruction 6. Les immobilisations détenues par des tiers sont elles a- régulièrement contrôlées ? b- confirmés par des tiers qui les détiennent ? 7. L’accès aux actifs qui peuvent être facilement déplacés est il suffisamment contrôlé ? 8. Les titres de propriété sont ils a- tous au nom de la société ? b- concerv2s dans un coffre ?

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Audit Financier et Comptable D- s’assurer que les immobilisations ainsi que les charges et produits correspondants sont correctement évalués :

Référence programme de Commentaires vérification de procédure

Questions

1. les éléments constitutifs du prix de revient des immobilisations acquises à l’extérieur sont ils vérifiés par une personne indépendante? 2. Les règles d’évaluations des immobilisations produites par l’entreprises sont elles : a- conformes aux principes ? b- vérifiés par une personne indépendante ? 3. Les immobilisations acquises en crédit bail, font elles l’objet d’un suivi suffisant pour permettre l’évaluation des engagements hors bilan 4. les immobilisations complètement amorties sont elles : a- maintenues au bilan ? b- périodiquement analysés pour vérifier qu’elles sont encore utilisées ? 5. existe-t-il une procédure suffisante pour permettre le suivi des nantissements, hypothèques…et autres engagement limitant la propriété des immobilisations ? 6. la politique d’amortissement est elles fondée sur une estimation réaliste de la durée normale d’utilisation des immobilisations ? 7. le système comptable utilisé permet il l’identification des amortissement dérogatoires ?

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Audit Financier et Comptable

CONCLUSION A travers ces méthodes l’auditeur est amenés à se prononcer sur le respect des différents principes comptables fondamentaux et qui nombre

de

sont au

sept

:

le principe de continuité d'exploitation, le principe de permanence des méthodes, le principe du coût historique, le principe de spécialisation des exercices, le principe de prudence, le principe de clarté, le principe d'importance significative,

L' organisation de la comptabilité normalisée est destinée à garantir la fiabilité des informations fournies et leur disponibilité en temps opportun.

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Audit Financier et Comptable

BIBLIOGRAPHIE

Le Plan Comptable Marocain Annoté et commenté par :

Mohamed ABDELADIM Abdelaziz TALBI Les procédures d’audit du cabinet KPMG.

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Résumé de "L'audit "L'audit des stocks" I.

STOCKS

:

DEFINITION,

HIERARCHIE

ET

POLITIQUE

D’ APPROVISIONNEMENT 1. DEFINITION DES STOCKS : Stocker, c'est engager des dépenses pour acquérir des biens qui ne produiront des revenus qu'ultérieurement. La norme comptable définit les stocks comme l’ ensemble des biens ou des services qui interviennent dans le cycle d’ exploitation de l’ entreprise pour être : •

Soit vendus en l’ état ou au terme du processus de production à venir ou encours.

•

Soit consommés en premier usage.

Ils sont composés de marchandises, matières premières et matières consommables, produits intermédiaires, produits résiduels, produits en-cours, emballages… qui sont la propriété de l’ entreprise. •

Est considérée comme marchandise au sens de la norme, tout ce que l’ entreprise achète pour Le revendre en l’ état.

•

Les matières premières sont des objets et des substances plus ou moins élaborés, ils sont destinés à entrer dans la composition des produits traités ou fabriqués.

•

Les matières et fournitures consommables sont constituées par tous produits, matières, substances ou fournitures acquis par l’ entreprise, qui concourent par leur consommation à la fabrication, au traitement ou à l’ exploitation sans entrer dans la composition des produits traités ou fabriqués.

•

Les emballages sont des objets destinés à contenir les produits ou marchandises et livrés à la clientèle en même temps que leur contenu.

Les emballages en stocks comprennent : •

les emballages non récupérables (emballages perdus),

•

les emballages susceptibles d’ être provisoirement conservés par les tiers et que l’ entreprise

qui les livre s’ engage à les reprendre dans des conditions déterminées à condition que ces emballages ne soient pas commodément identifiable unité par unité. Dans le cas contraire, ces emballages constituent des immobilisations (compte 2333) •

Les produits en-cours sont des biens ou services non achevé à la date de clôture de l’ exercice.

•

Les produits intermédiaires sont ceux ayant atteint un stade d’ achèvement mais destinés normalement à entrer dans une nouvelle phase du cycle de production.

1

Résumé de "L'audit "L'audit des stocks" Les produits résiduels, comprennent les déchets et rebuts de fabrication et par extension,

•

les produits finis et les produits intermédiaires invendable ou inutilisables en tant que tel. Les produits finis correspondent aux biens et services qui ont atteint un stade

•

d’ achèvement définitif dans le cycle de production. 2. HIERARCHIE DES PRODUITS Il existe une hiérarchie des produits nécessaires à l'activité, une classification en fonction de leur prix, des quantités utilisées, de leur fréquence d'utilisation, des quantités minimales d'achat, des délais, etc. Une classification commode est la classification ABC, basée sur le principe de la loi des 20/80 de Pareto. Par exemple ; •

Classe A : produits très chers, rares, délais longs…

•

Classe B : produits moyennement chers, disponibilité aléatoire sur le marché…

•

Classe C : produits courants, peu chers

Il est clair qu'en fonction de sa classe, chaque produit aura un mode de gestion spécifique. 3. POLITIQUE DE REAPPROVISIONNEMENT Définir une politique de réapprovisionnement consiste essentiellement à répondre à trois questions : •

QUOI (quel produit) faut-il réapprovisionner ?

•

QUAND faut-il réapprovisionner ?

•

COMBIEN faut-il réapprovisionner ?

En fonction du QUOI ? Les choix suivants se présentent : •

Date ou quantité FIXE.

•

Date ou quantité VARIABLE.

Suivant les combinaisons des réponses, il est donc possible de définir quatre politiques de base pour réapprovisionnement du stock 1 - Réapprovisionnement à Date et Quantité fixes Dite aussi méthode "calendaire", les livraisons de pièces se font à dates fixes. Les quantités livrées sont égales et peuvent se rapprocher de la "quantité économique" ou correspondre à une livraison partielle d'un contrat annuel.

2

Résumé de "L'audit "L'audit des stocks" 2 - Réapprovisionnement à Date fixe et Quantité variable Egalement appelée méthode de recomplètement, pour chaque produit un niveau optimum de stock est défini. A période fixe, le magasinier analyse son stock et commande la quantité permettant de recompléter au niveau requis. Il est possible de faire des périodes d'inventaire ou d'analyse, différentes suivant les catégories de produits. 3 - Réapprovisionnement à Date variable et Quantité fixe Plus connue sous le nom de méthode du point de commande, celle-ci consiste à définir, dans un concept de flux tiré et de juste à temps, le niveau de stock qui déclenche l'ordre d'achat, de façon à être livré juste au moment de l'utilisation de la dernière pièce. Ce niveau de stock (point de commande) doit permettre de satisfaire les besoins durant le délai allant

de

la

date

de

déclenchement

de

commande

à

la

date

de

livraison.

4 - Réapprovisionnement à Date et Quantité variables Cette méthode est principalement utilisée pour les articles de classe A dont les prix de revient varient fortement ou dont la disponibilité n'est pas permanente. Exemple : Métaux précieux, bois exotiques... L'achat se fait sur estimation en fonction des opportunités du marché. Dans les estimations, il faudra prévoir les besoins pour les commandes spécifiques, les fabrications de l'entreprise, les aléas de fabrication... Résumé Combinaisons de politiques

Date Fixe

Date Variable

Quantité Fixe

Approvisionnements

Point de commande

"automatiques" Quantité Variable

Méthode de recomplètement

Achats opportunistes

II. L’ EVALUATION DES STOCKS : 1. LA VALEUR D’ ENTREE : 1.1. CAS GENERAL Les stocks sont enregistrés •

à leur coût d’ acquisition pour les biens acquis à titre onéreux ;

•

à leur coût de production pour les biens produits par l’ entreprise.

Le coût d’ acquisition des biens en stocks est leur coût réel d’ achat formé :

3

Résumé de "L'audit "L'audit des stocks" ♦ Du prix d’ achat facturé augmenté des droits de douane et autres impôts et taxes non récupérables et diminués des taxes légalement récupérables ainsi que des réductions commerciales obtenues (rabais, remises, ristournes) dès lors que ces réductions peuvent être rattachées à chaque catégorie d’ achat et qu’ elles sont significatives. ♦ Des charges accessoires d’ achat engagées jusqu'à l’ entrée en magasin de stockage, il s’ agit essentiellement des charges directes sur achat et approvisionnement (Transport, frais de transit, commissions et courtages, frais de réception (déchargement, manutention… ), assurances, transport… à l’ exclusion des taxes légalement récupérables). ♦

Toutefois l’ entreprise peut inclure dans le coût d’ acquisition la fraction des charges indirectes susceptibles d’ être raisonnablement rattachées à l’ opération d’ achat et d’ approvisionnement.

Le coût de production des biens en stocks est formé de la somme : ♦

Des coûts d’ acquisition des matières et fournitures utilisées pour la production de

l’ élément. ♦

Des charges directes de production telles les charges de personnel, les services

extérieurs, les amortissements… ♦

Des charges indirectes de production, dans la mesure où il est possible de les rattacher

raisonnablement à la production de l’ élément qui ont été engagées pour amener les produits à l’ endroit et dans l’ état où ils se trouvent. 1.2. CAS PARTICULIERS • Stocks acquis par voie d’ échange : la valeur d’ entrée du bien acquis est en principe égale à la valeur actuelle du bien cédé ; toutefois, si cette valeur actuelle n’ est pas significativement différente de la valeur comptable nette du bien cédé, cette dernière est retenue comme valeur d’ entrée du bien acquis. • Stocks acquis à titre gratuit : la valeur d’ entrée des biens est égale à la valeur actuelle, « valeur estimée », à la date d’ entrée, en fonction du marché et de l’ utilité économique du bien pour l’ entreprise. • Stocks acquis à titre d’ apport : la valeur d’ entrée est égale au montant stipulé dans l’ acte d’ apport. • Stocks acquis conjointement ou produits conjointement : la valeur d’ entrée de ces biens est déterminée à partir de leur coût global d’ achat ou de production, proportionnellement à la valeur relative qui peut être attachée à chacun de ces biens dès qu’ ils peuvent être individualisés. 4

Résumé de "L'audit "L'audit des stocks" • Produits résiduels : sont à inscrire en stock pour leur valeur probable de réalisation (cours du marché s’ il en existe un) sous déduction des charges de distribution à engager. • cas exceptionnels : Dans les cas exceptionnels, où il n’ est pas possible de calculer le coût d’ achat ou le coût de production, la valeur d’ entrée est déterminé : comme égale au coût d’ achat ou au coût de production dans l’ entreprise des biens équivalents constaté ou estimé à une date aussi proche que possible de la date d’ entrée, à défauts, comme égale aux prix de vente estimé à la date du bilan sous déduction d’ une marge normale sur coût d’ acquisition ou sur coût de production. • Stocks détenus à l’ étranger et destinés à y être vendus et dont le coût est exprimé en devises : Ces stocks font l’ objet d’ une conversion en dirhams par catégories de marchandises ou de produits sur la base du cours moyen de change à leur date d’ achat ou d’ entrée (moyenne pondéré des cours de change pendant la période d’ achat ou d’ entrée) ou sur la base d’ un cours estimé aussi proche que possible de ce cours moyen. 1.3. STOCKS DE BIENS INTERCHANGEABLES : Pour les articles, objets ou catégories individualisés et identifiables, le coût d’ entrée est déterminé par article, objet ou catégorie. En revanche, pour les articles ou objets interchangeables, et non identifiés par unité, après leur entrée en stock, le coût d’ entrée du stock observé à une date quelconque et notamment à l’ inventaire, est obtenu selon l’ une des deux méthodes suivantes : X Méthodes du coût moyen pondé ré : Le coût moyen pondé ré aprè s chaque entré e :

CMPU après chaque entrée = Valeur du stock précédent + valeur de l’ entrée (achat ou production) Quantité en stock + quantité entrée (achetée ou produite) Le coût moyen pondé ré de pé riode de stockage : Le coût unitaire d’ entrée du stock à la date de l’ inventaire est égal à la moyenne des derniers coûts unitaires d’ entrée observée sur la durée moyenne d’ écoulement du dit stock, cette moyenne des derniers coûts étant pondérée par les quantités entrées. Exemple L’ entreprise a consommé dans l’ année 450 unités, son stock moyen est de : Stock initial + stock final = (300 +300)/2 = 300 unités; 2

5

Résumé de "L'audit "L'audit des stocks" La durée moyenne de stockage est de : (300 x 12 mois)/450 = 8 mois (en moyenne une unité entrée demeure 8 mois en stock avant d’ être consommée). On retient donc le coût moyen des entrées des 8 derniers mois pour évaluer le stock final. Le C.M.P des entrées des 8 mois derniers mois est de : (150x135+200x120)/(150+200) = 44.250/350= 126,43 DH. La valeur du stock final est donc égale à : 300x126, 43 DH = 37.929 DH La méthode du premier entré e, premier sorti (FIFO) Toute sortie est valorisé au coût d’ entrée le plus ancien, dés lors le stock final est évalué aux coûts X

d’ entrées les plus récents, les quantités étant regroupées par lots homogènes quand à leur date d’ entré et à leur valeur. 2. LA VALEUR ACTUELLE A LA DATE D’ INVENTAIRE La valeur actuelle des biens en stock est déterminée à partir du marché et de l’ utilité du bien pour l’ entreprise : La référence au marché s’ effectue à partir des informations les mieux adaptées à la nature du bien (prix du marché, barèmes, mercuriales… ) et en utilisant des techniques adéquates (indices spécifiques, décotes… ); •

Pour les matières premières et les fournitures, la référence au marché correspond le plus souvent au prix actuel d’ achat, majoré des charges actuelles accessoires d’ achat.

•

Pour les produits finis et les marchandises, la référence au marché correspond généralement à leur prix de vente probable, diminué du total des charges restant à engager pour réaliser la vente (charges de distribution y compris les charges postérieures à la vente telles celles relatives au coût des garanties… )

•

Pour les produits en cours, leur prix de vente probable (à l’ état de produit fini) doit être diminué des charges de distribution mais aussi des coûts de production restant à engager (coût d’ achèvement).

Le prix de vente probable doit tenir compte, dans le respect du principe de prudence, des perspectives de vente et notamment : -

du prix « du marché » s’ il en existe un à son niveau actuel (date de l’ inventaire) ou futur (en cas d’ évolution à la baisse) ;

-

des particularités des produits ou marchandises en stock et notamment de leur inadaptation aux conditions nouvelles du marché (cas des articles démodés ou obsolètes… ) ou de leur état (articles défraî chis ou abî més… )

6

Résumé de "L'audit "L'audit des stocks" 3. LA VALEUR AU BILAN (VALEUR COMPTABLE NETTE) Cas général En application du principe de prudence est retenue comme valeur comptable nette, dans le bilan, la valeur d’ entrée ou si elle lui est inférieure la valeur actuelle. Si la valeur actuelle est inférieure à la valeur d’ entrée, il est appliqué à cette dernière une correction en diminution sous forme d’ une provision pour dépréciation. Valeur d’ entrée > Valeur actuelle

provision pour dépréciation = Valeur d’ entrée – Valeur actuelle VCN = Valeur d’ entrée – provision pour dépréciation = valeur actuelle

Le bilan devant toujours faire apparaî tre distinctement les trois valeurs suivantes : §

La valeur d’ entrée (maintenue en écritures en tant que valeur brute).

§

La provision pour dépréciation (en diminution)

§

La valeur comptable nette (par différence)

Cas particulier des « contrats de vente ferme » Lorsque le prix de vente stipulé est considéré comme sûr, couvre tout à la fois les coûts déjà engagés sous forme de produits finis, produits en cours ou matières premières, fournitures ou marchandises et ceux restant à supporter jusqu’ à exécution totale du contrat, le coût d’ entrée de ces biens est conservé comme valeur du bilan sans que soit constatée une provision pour dépréciation.

III. LES ECRITURES COMPTABLES DE REGULARISATION DES STOCKS 1. Inventaire intermittent Dans cette organisation comptable, c'est seulement en fin de période que sont inscrits dans les comptes de la comptabilité générale les existants chiffrés en valeur. Comptabilisation des variations de stocks : 1. Annulation des stocks initiaux 2. Constatation des stocks finals Comptabilisation des provisions pour dépréciation des stocks 1. Annulation des provisions/stocks initiaux 2. Constatation des provisions/stocks finals N.B Une autre méthode de régularisation des provisions consiste à comparer, pour chaque catégorie de stock, la provision sur le stock final et celui sur le stock initial, afin d'enregistrer la différence (dotation ou reprise) 7

Résumé de "L'audit "L'audit des stocks"

Variation des stocks=stock final-stock initial La variation des stocks est : - positive en cas d'augmentation des stocks (SF>SI) - négative en cas de diminution de stocks (SF<SI) C'est la nature du solde du compte de variation de stocks qui permet de déterminer le signe (+ ou -) de la variation NB : -les variations de stocks sont calculées sur les valeurs d'entrée -les stocks qui figurent dans la balance avant inventaire sont les stocks initiaux

L'inventaire comptable permanent C'est l'organisation des comptes, qui, par l'enregistrement des mouvements (entrées, sorties) permet de connaî tre de façon constante, en cours d'exercice, les existants chiffrés en quantité et en valeurs, la méthode s'applique particulièrement aux stocks. Les entreprises peuvent, tenir l'inventaire permanent dans les comptes de stocks correspondants de la classe 3 suivant les modalités définies ci-après : - En ce qui concerne les stocks acquis par l'entreprise à l'exté rieur : les achats des marchandises, matières et fournitures les comptes 6111 et suivants (sauf 6114 variation des stocks de marchandises). 6121 et suivants (sauf 6124 variation des stocks de variation de stocks de marchandises). 6121 et suivants (sauf 6124 variation des stocks de matières et fournitures) sont débités par le crédit des comptes intéressés des classes 4et 5 : •

En cours d'exercice les comptes de stocks fonctionnent comme des comptes de magasin :

* Ils sont débités des entrées consécutives aux achats par le crédit des comptes 6114 et 6124 : * Ils sont crédités des sorties valorisées en coûts par le débit des ces mêmes comptes : •

En fin d'exercice, les soldes des comptes issus des postes 611 et 612 représentant respectivement le montant des achats revendus de marchandises (achats de l'exercice corrigés de la variation de stock) et le montant des achats consommés de matières et de fournitures (achats de l'exercice corrigés de la variation de stocks);

- En ce qui concerne les stocks produits par l'entreprise elle-mê me: •

En cours d'exercice les comptes de stocks fonctionnent comme des comptes de magasin :

8

Résumé de "L'audit "L'audit des stocks" * Ils sont débités des entrées valorisées en coûts de production par le crédit du compte 7132 variations de stocks de biens produits ; * Ils sont crédités des sorties, selon, un coût calculé conformément aux méthodes d'évaluation utilisées par l'entreprise, par le débit du compte 7132 : •

En fin d'exercice, le solde du compte 7132 représente la variation des stocks des produits au cours de l'exercice :

- En ce qui concerne les produits en cours : Comptabilisation des mouvements de stocks : • Stocks acquis par l'entreprise à l'extérieur :

6121 34552 4411

258750 51750

Achats de matières premières Etat TVA récupérables / charges Fournisseurs

310750

Matières premières Variation des stocks de matières et fou.cons

3121 6124

258750 258750

Entrée en magasin 6124 3121

Variation de stocks de matières et fou.cons Matières premières

261100

Sortie du magasin 6587 3121

261100 298.4

Autres charges non courantes de l'exercice Matières premières Constatation de la différence d'inventaire Mali

6124 Variation des stocks de matières et four. cons

3121 Matières premières 21000 258750

298.4

261100 298,40

261100 258750 6121 Achats de matières premières

S .D. 18351 .60 258750

S .D. 2350

S .D. 258750 •

Stocks produits par l’ entreprise

9

Résumé de "L'audit "L'audit des stocks" Courant 2001 3151 7132

Produits finis Variation des stocks de bien produits

3421 7121

Entrée en magasin de produits finis D° Clients Ventes de biens produits au Maroc (5050*200DH) Etat T.V.A facturée

4555

727500

1212000

727500

1010000 202000

Fn°… … …

d° Variation des stocks de biens produits Produits finis

7136 3151

757500

757500

Sortie du magasin de produits finis 31/12/95 3151 7587

Produits finis

750

Autres produits non Courants de l’ exercice

Constatation de la différence d’ inventaire (boni)

3151 Produits finis 75000 727500 750

7132 variation des stocks de biens produits

757500

757500

S.D : 45750(S.F.réel)

727500

S.D : 30000

10

750

Résumé de "L'audit "L'audit des stocks" •

Stocks de produits en cours :

3131 7131

7131 3131

31/12/95 Biens en cours Variation des stocks de produits en cours

3500

Constatation des produits en cours de l’ exercice d° Variation des stocks de produits Biens en cours

3500

5000 5000

Annulation des produits en cours de l’ exercice précédent 3131 Biens en cours (5000)

7131 variations des stocks De produits en cours

5000

5000

3500

3500 S.D : 3500(S.F)

S.D : 1500

Les contrats à long terme On appelle les contrats à long terme, un contrat dans lequel la date de démarrage des opérations et la date d'achèvement se situent dans deux exercices différents. Ils peuvent poser des problèmes d'homogénéité des comptes de résultat puisque les bénéfices enregistrés sur ces contrats n'apparaissent qu'épisodiquement, à l'achèvement de la production. Trois procédures sont possibles pour traiter ces contrats : * La méthode de l'achèvement * La méthode de l'avancement * La méthode des produits nets partiels Les contrats qui risquent d'entraî ner une perte subissent un traitement particulier conduisant à créer des provisions. Traitement des contrats bé né ficiaires 1. La méthode de l'achèvement C’ est la méthode utilisée pour toute production : les charges engagées sont des éléments du coût de production et mènent à une valorisation des en-cours en fin de période. Ces stocks d'en-cours sont éliminés à la fin de l'exercice suivant. A l'achèvement du contrat, le produit global est comptabilisé en ventes, travaux ou prestations de services.

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Résumé de "L'audit "L'audit des stocks" 2. La méthode de l'avancement : Cette méthode est réservée aux entreprises de B.T.P et d'ingénierie : les en-cours ne sont pas enregistré en inventaire. Par contre, en fin de chaque exercice, on inscrit directement en compte de vente le CA prévu multiplié par le coefficient d'avancement des travaux, par le débit du sous compte "34271 Clients –Facture à établir". 3. La méthode des produits nets partiels : Pouvoir constater des produits nets partiels, plusieurs conditions doivent être réunies : * L'opération doit être acceptée par le co-contractant * L'évaluation des en-cours doit être possible * Il doit exister des documents révisionnels permettant de chiffrer les charges à engager et les produits à recevoir; * le bénéfice de l'opération doit pouvoir être apprécié avec une sécurité suffisante, Ce qui suppose que : . Le prix de vente doit être connu avec suffisamment de certitude, . L'avancement des travaux doit être suffisant pour que des prévisions puissent être faites sur la totalité des coûts à venir, . Aucun risque ne doit exister quant à l'aptitude de l'entreprise et du client à remplir leurs obligations . Le produit net est obtenu en fin d'exercice par le calcul suivant :

Coût des travaux réalisés à la clôture de l'exercice

Produit net partiel = Bénéfice prévisionnel *

Coût total estimé du produit ou du service

* Le produit net partiel st constaté par l'écriture : A la clôture de l'exercice : 34272 Créances sur travaux non encore facturables 7124(4) Produits nets partiels sur opérations en -cours * les en-cours sont constatés dans les conditions habituelles A l'achèvement des travaux : F Le produit global facturé est enregistré en vente, travaux ou prestation de services F Les en-cours sont annulés (en fin d'exercice)

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Résumé de "L'audit "L'audit des stocks" F Les produits nets partiels constatés précédemment sont annulés par l'écriture : 71243 Vente de prestations de services 34272 Créances sur travaux non encore facturables Traitement des contrats déficitaires : En cas de déficit probable sur un contrat à Long Terme, une provision, calculée sur la totalité de perte prévisible doit être constituée : Provision = coût total du contrat - prix de vente Avec : coût total du contrat = Charges directes et indirectes de production + Coût hors production (y compris les charges de commercialisation) Une distinction est faite entre : * Les contrats "MARGINAUX" (lorsque les marges dégagées sur les autres contrats en-cours couvrent les frais généraux) pour lesquels la provision est limitée à la perte probable calculée cidessus. * Les contrats "NON MARGINAUX" (qui risquent d'affecter sérieusement la rentabilité de l'entreprise) pour lesquels le coût calculé ci-dessus est majoré d'une quote-part de frais généraux à supporter par le contrat et qui ne pourront pas être couvert par les autres produits. - La provision est divisée en deux éléments : F Une provision pour dépréciation des travaux en cours correspondant à la perte constatée à la clôture de l'exercice (= perte totale * pourcentage d'avancement des travaux) F Une provision pour risque pour le complément de (perte totale – provision pour dépréciation) LE SAVOIR FAIRE T La détermination des coût de production des en-cours est soumises aux même règles que celles utilisées pour la valorisation des produits finis, en particulier pour l'inclusion des charges financières et des frais de recherche et développement et pour l'exclusion des coût de la sous activité. T Avant toute comptabilisation, il faut s'assurer si le contrat est potentiellement bénéficiaire ou déficitaire. Dès lors qu'une provision est constituée aucun produit net partiel ne peut être constaté. T Le pourcentage d'avancement des travaux se calcule toujours à partir des coûts de production. PARTIE II : L’ AUDIT DES STOCKS Les principaux Objectifs de l’ audit des stocks :

13

Résumé de "L'audit "L'audit des stocks" •

Tous les mouvements de stock sont saisis et enregistrés

•

Tous les stocks enregistrés sont protégés et appartiennent à l’ entreprise

•

Les stocks sont correctement évalués

Les étapes fondamentales de la mission d’ audit des stocks : 1. l’ ordre de mission L’ ordre de la mission est l’ acte de naissance de la mission d’ audit. Il peut s’ agir d’ une « lettre de mission » qui est un document contractuel échangé entre une entreprise et un intervenant extérieur, ou d’ un mandat donné par la Direction Générale à l’ Audit Interne et répond à trois principes essentiels : 1. Premier princ ipe : l’ Audit interne ne peut se saisir lui-même de ses missions. Il est là pour réaliser les missions qui lui sont confiées et dont la décision ne lui appartient pas 2. Deuxième princ ipe : l’ ordre de mission doit émaner d’ une autorité compétente, c’ est Le plus souvent la Direction Générale ou le Comité d’ Audit s’ il en existe un 3. Troisième princ ipe : l’ ordre de mission permet l’ information à tous les responsables Concernés 2. la phase de la préparation Exige des auditeurs une capacité importante de lecture, d’ attention et d’ apprentissage, et une bonne connaissance de l’ entreprise car il faut savoir où trouver la bonne information et à qui la demander. Elle peut se définir comme la période au cours de laquelle vont être réalisés tous les travaux préparatoires avant de passer à l’ action. i. La prise de c onnaissanc e : Sans connaî tre nécessairement le métier de l’ entité à auditer, l’ auditeur doit au moins en avoir la culture pour être en mesure de comprendre les explications qu’ il va chercher et solliciter, plus généralement, pour se faire admettre aisément. L’ auditeur va donc planifier sa prise de connaissance en ayant soin de prévoir le ou les moyens les plus appropriés pour acquérir le savoir nécessaire à la réalisation de sa mission. Ces moyens sont : 1. Questionnaire de prise de connaissance : Il est élaboré à partir les dossiers d’ audits, rapports d’ audits antérieurs, notes de services, les documents à jour sur les méthodes et procédures de travail, les rapports et comptes rendus de service à auditer, les notes relatives à des modifications récentes ou à venir dans l’ organisation, les responsabilités ou les méthodes de travail. 2. Les interviews : 14

Résumé de "L'audit "L'audit des stocks" Elles sont tout à la fois un moyen de connaî tre et un moyen de se faire connaî tre. 3. Les grilles d’ analyse des tâches pour bien comprendre les principaux acteurs 4. Flow Charts pour analyser le circuit des documents essentiels 5. Rapprochements statistiques divers En matière d’ audit des stocks, l’ auditeur doit avoir une connaissance de : 6. La nature des produits stockés 7. Les instructions de prise d’ inventaire 8. La nature des systèmes comptable et de contrôle interne utilisés en matière de stocks ; 9. Méthode d’ évaluation et de valorisation des stocks ii. évaluation des risques Il s’ agit d’ une « identification des zones à risques », on identifie les endroits où les risques les plus dommageables sont susceptibles de se produire, plutôt que d’ analyser les risques eux-mêmes. Le but est de construire de façon modulée un programme en fonction non seulement des menaces mais également de ce qui a pu être mis en place pour y faire face. -Il existe deux pratiques pour identifier les risques : - La première consiste à faire une impasse sur cet aspect en pensant avoir une bonne connaissance du sujet, définissant aussitôt leur programme d’ audit. C’ est approuvable tant que le sujet est simple, dans le cas contraire, certaines entraves peuvent se présenter tels que : a. L’ omission de certaines zones de risques essentiels, b. Une importance exagérée accordée aux questions accessoires. - La seconde se focalise sur l’ identification des forces et des faiblesses en analysant en détail les conséquences, en calculant le degré de confiance, en assortissant le tout de commentaires. C’ est certes du bon audit, mais un peu trop excessif à ce stade car on analyse l’ audit avant de l’ avoir commencé. Ces deux pratiques correspondent à deux types d’ analyse, elles ont des incidences directes sur le contenu des phases ultérieures de la mission : •

Une approche « in abstracto » :

Qui consiste à définir les risques potentiels à partir de considérations générales, ou de la connaissance préalable que l’ on peut avoir de la situation au sein de l’ entreprise. Par exemple : Risque de perte ultérieure dû à une mauvaise évaluation des stocks ou un risque fiscal

15

Résumé de "L'audit "L'audit des stocks" suite à une mauvaise valorisation de stock. Cette approche va entraî ner, des observations réalisées sur le terrain en grande quantité et de façon approfondie ; il y aura donc une phase de réalisation d’ autant plus importante que la phase préparatoire aura été brève. Une approche « in concreto »

•

Qui consiste à définir les risques réels en appliquant en sorte un audit avant audit à travers des prises de contact, des observations. Cette approche va donc transformer la phase de réalisation en une validation rapide sur le terrain des observations antérieures. 3. La phase de réalisation Fait appel aux capacités d’ observation, de dialogue et de communication. C’ est à ce stade que l’ auditeur va procéder aux observations et constats qui vont lui permettre d’ élaborer la thérapeutique. Certains aspects de contrôle interne étant couverts dans les cycles achats ou ventes, nous n'examinerons ici que : 1. le contrôle comptable, 2. l'identification et la protection des stocks, 3. l'imputation des coûts de production, 4. la valorisation, 5. les contrôles globaux de vraisemblance. 3.1. Contrôle comptable Généralement, un contrôle interne sera caractérisé par : •

L'utilisation et le contrôle de pièces prénumérotées et approuvées pour mouvementer les stocks (bons de réception, bons de livraison, bons de sortie de production...),

•

L'existence d'inventaire permanent ou de fiches de stock, de préférence tenus par d'autres personnes que les gardiens des marchandises (qui souvent tiennent pour euxmêmes un cahier des entrées et sorties ou des fiches de magasin),

•

L'utilisation de pièces comptables prénumérotées et approuvées pour mouvementer les inventaires permanents comptables (généralement les doubles des documents décrits plus haut),

•

L'enregistrement correct des stocks à l'extérieur (tenue de fiches séparées par article, lieu d'entreposage...), 16

Résumé de "L'audit "L'audit des stocks" •

L'enregistrement correct des stocks n'appartenant pas à l'entreprise (consignation, dépôt, prêts...) par la tenue de fiches par article et par bénéficiaire,

•

Les contrôles réciproques entre services (Réception, Expédition, Magasin) et une analyse des écarts,

•

Un contrôle adéquat des mouvements par les services de production, d'expédition et les gestionnaires de stocks et une analyse des écarts.

3.2. Identification et protection des stocks Les éléments suivants sont en général indicatifs d'un bon contrôle en la matière : •

La responsabilité des stocks est confiée à une personne bien précise,

•

Les stocks sont physiquement protégés des risques naturels (assurances, bâtiment...) et des vols ou détériorations (endroits clos, gardiens, extincteurs...),

•

Des comptages physiques réguliers et un contrôle sont assurés par une personne n'ayant pas la garde des stocks,

•

Des procédures d'inventaire physique adéquates permettant des comptages exacts ainsi que la description et l'identification des stocks endommagés ou en quantité excessive,

•

Un rapprochement entre quantités physiques et quantités théoriques est opéré et une recherche des écarts est réalisée,

•

Des feuilles de comptages prénumérotées sont utilisées,

•

Un contrôle réciproque entre services (Réception, Expédition, Magasin) est effectué,

•

Il existe un contrôle adéquat des mouvements par la production, l'expédition et les gestionnaires de stocks,

•

Des procédures de séparation d'exercice appropriées sont définies, tant pour les achats et les ventes que pour la production.

3.3. Imputation des coûts de production Les principaux aspects positifs d'un bon contrôle interne à ce niveau sont les suivants : •

Existence d'une comptabilité analytique rapprochée de la comptabilité générale et comprenant entre autres :

* Une analyse correcte des consommations de matières grâce à des bons de production, fiches suiveuses, etc, et l'émission d'un document pour tout mouvement physique des magasins vers la chaî ne, à l'intérieur de la chaî ne, et de la chaî ne vers les magasins de produits finis, * Une prise en compte des pertes et déchets et leur contrôle,

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Résumé de "L'audit "L'audit des stocks" * Un traitement correct des temps morts, arrêts de production, etc, * Une imputation correcte des frais généraux de production, * La prise en compte de la sous-activité (à l'exclusion de la valorisation des stocks), * Analyse de l'importance des écarts permettant de juger du caractère raisonnable du système de coûts dans le cas où un système de coûts standard est utilisé. 3.4. Valorisation Un contrôle interne satisfaisant à ce niveau doit permettre : •

De justifier à tout moment la décomposition des coûts de revient et permettre leur rapprochement avec les coûts réels dans le cas d'utilisation de coûts standards,

•

L'existence d'un inventaire permanent ou de fiches de stocks tenues en quantité et en valeur,

•

L'existence de procédures permettant de déterminer le prix du marché ou le prix de réalisation nette,

•

Une revue régulière des stocks obsolètes endommagés ou à faible rotation et la constitution de provisions adéquates.

3.5. Contrôles globaux de vraisemblance On citera entre autres : •

La comparaison de prix unitaires entre exercices,

•

La comparaison des marges brutes et taux de rotation,

•

Les statistiques comparées de production, consommation, déchets, etc,

•

La revue finale des stocks et de leur valorisation par un responsable élevé dans la hiérarchie. 4. La phase de conclusion

Cette phase exige une grande faculté de synthèse et une aptitude certaine à la rédaction. L’ auditeur va élaborer et présenter son produit après avoir rassemblé les éléments de sa récolte. Dans cette phase, l’ auditeur informe l’ entreprise des erreurs et les corrections éventuelles de ces erreurs, il peut également proposer des améliorations. Vu l’ importance de la prise de l’ inventaire dans la mission d’ audit des stocks, on a jugé utile de présenter en détail son déroulement.

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Résumé de "L'audit "L'audit des stocks" METHODOLOGIE D’ AUDIT DE L’ INVENTAIRE PAR OBSERVATION PHYSIQUE L’ auditeur intervient : •

Avant l’ inventaire physique

•

Au cours de l’ inventaire

•

Après l’ inventaire

Intervention avant la prise d inventaire : a. c onnaissanc e préalable de : 1. Stocks, lieux de stockage et processus de production ; 2. Le système de contrôle interne de fonction achat, vente, production (existence de bons d’ entrée, de sortie, de transfert, de production pré numérotés ou non, séparation des tâches) ; 3. La gestion des stocks (existence de fiches de stocks, d’ un inventaire permanent informatisés ou non… ); 4. Instructions de prise d’ inventaire ; ii. Evaluation des instruc tions L’ auditeur s’ assure que les instructions comportent les informations nécessaires pour permettre la fiabilité de la saisie des quantités et des autres informations, il peut utiliser pour cette évaluation : 1. la liste aide mémoire des principales procédures d’ inventaire physique 2. le questionnaire d’ inventaire physique L’ auditeur obtient des informations précises sur les points suivants : 3. les dates et heures de début et de fin de la prise d’ inventaire 4. les modalités de la prise d’ inventaire (inventaire complet, partiel, tournant,… ) 5. les lieux de stockage et les produits qui seront inventoriés 6. les modalités de saisie et de recoupement des travaux en cours 7. l’ existence de stock en dépôt ou en consignation dans l’ entreprise et appartenant à des tiers ou de stocks appartenant a l’ entreprise et se trouvant chez des tiers Il est important d’ obtenir les procédures et de procéder à leur évaluation suffisamment à l’ avance, afin que l’ entreprise puisse effectuer les modifications qui s’ imposent, pour assurer la fiabilité des comptages et de leur centralisation. iii.

Visite préalable sur les lieux

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Résumé de "L'audit "L'audit des stocks" Une visite des lieux de stockage avant l’ inventaire permet à l’ auditeur de s’ assurer que les articles sont correctement rangés pour pouvoir être recensés dans de bonnes conditions iv. Prog ramme et planning Les informations recueillies permettent à l’ auditeur : De planifier son intervention 1. dans le temps, en fonction des dates prévues 2. dans l’ espace, en fonction des lieux où se déroule l’ inventaire De préparer un programme de travail adapté tenant compte des particularités de l’ entreprise : 3. domaines sensibles 4. nature et volume des sondages et contrôles à effectuer 5. natures des informations à collecter De prévoir les collaborateurs nécessaires compte tenu des travaux planifiés Intervention pendant l inventaire a.

Applic ation des instruc tions de l inventaire

Les contrôles portent essentiellement sur : La façon dont la prise d’ inventaire est effectuée par le personnel de l’ entreprise et par conséquent sur la façon dont les procédures sont appliquées Il est important d’ assister au début et à la fin de l’ inventaire. au dé but pour s assurer que :

• •

L’ inventaire va se dérouler dans de bonnes conditions

•

Les instructions ont été bien comprises et sont correctement suivies à la fin pour :

• •

Contrôler la procédure de centralisation des fiches et feuilles de comptage

•

Pour prendre une copie de la feuille de suivi des fiches

L’ auditeur doit s’ assurer au moyen de sondages que : •

Les unités de comptage sont correctement utilisées

•

Les appareils de mesure ou de comptage sont fiables

•

Le contenu des cartons ou autre conteneurs correspond bien aux articles relevés

•

Les piles ne comportent pas de manquants

•

Toutes les zones où peuvent se trouver des stocks sont biens repérées

•

Les fiches de comptage sont correctement remplies par les équipes de comptage

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Résumé de "L'audit "L'audit des stocks" b.

Sondag es sur les quantités

L’ auditeur effectue un certain nombre de comptage qu’ il consigne dans les dossiers pour contrôle ultérieur avec l’ inventaire définitif : •

Désignation, référence et localisation de l’ article

•

Unité de comptage

•

Quantité comptée par l’ auditeur, par le personnel de l’ entreprise, et celle figurant éventuellement sur les fiches de stocks de l’ inventaire permanent

Le volume de ces sondages est fixé par l’ auditeur en fonction : •

De sa connaissance de l’ entreprise

•

Du contrôle interne de la fonction stocks

•

De la qualité de la procédure de prise d’ inventaire

•

De la qualité de l’ application de cette procédure

L’ auditeur organise ces contrôles pour s’ assurer que : •

Tout élément existant physiquement est correctement recensé

•

Tout élément recensé existe physiquement

Pour ce faire, il sélectionne des éléments : •

Sur les aires de stockages, et s’ assure qu’ ils sont ou seront correctement saisies sur les fiches de comptage

•

Sur les fiches de comptage de l’ entreprise et s’ assure qu’ il existe bien physiquement.

Les sondages effectués, relevés sur ses feuilles de travail, lui permettront de s’ assurer que les fiches n’ ont pas été modifiées Il peut également faire un relevé ou des copie d’ un certain nombre de fiches établis par le personnel de l’ entreprise. c.

Indépendanc e des exerc ic es

Les informations relevées dépendent du système prévu par l’ entreprise, elles consistent à relever : •

•

Lorsqu’ il existe des documents pré numérotés : •

Les derniers numéros des documents utilisés jusqu’ à la date d’ inventaire

•

Bon de réception et de retours des clients

•

Bon de livraison et de retours aux fournisseurs

Lorsqu’ il existe un inventaire permanent : •

Les bons de transfert entre magasins ou du stock de matières premier vers les encours,

•

Les derniers bons de production. 21

Résumé de "L'audit "L'audit des stocks" Intervention après l inventaire a.

Contrôle de la c entralisation des quantités

Après la prise d’ inventaire, l’ auditeur doit s’ assurer que : •

Les comptages effectués par le personnel sont correctement centralisés

•

Que les quantités dont l’ existence physique a été démontrée sont bien celles qui sont utilisées pour valoriser l’ inventaire

Il s’ assure également : •

Du report de toutes les fiches sur l’ état des stocks, par sondage à partir des fiches, ou par contrôle des séquences numériques

•

Que seules les fiches d’ inventaire ont été reprises sur l’ état des stocks, par sondage à partir de l’ état des stocks, ou par contrôle des séquences numériques

•

Que les récapitulations sont arithmétiquement exactes, par des sondages sur les calculs effectués manuellement ou au moyen d’ outils informatique d’ aide à l’ audit

•

Que les informations éventuelles relatives à la dépréciation des stocks relevées lors de l’ inventaire sont prises en compte b.

Suivi des sondag es et informations relevées

Ce suivi est effectués grâce au : •

Recoupement du résultat des sondages effectués lors de l’ inventaire physique par l’ auditeur, et des informations collectées avec l’ état d’ inventaire utilisé pour la valorisation

•

Pointage des fiches de comptages photocopiées avec l’ état d’ inventaire valorisé

•

Pointage des numéros et des fiches de comptage avec les fiches rendues utilisées par les équipes et notées sur la feuille de suivi des fiches c.

Séparation des exerc ic es

A partir des informations relevées lors de l’ inventaire physique, les contrôles suivants sont effectués : Pé riode qui pré cè de l inventaire : •

Comparaison des bons de réception dont les numéros sont antérieurs au dernier numéro relevé lors de l’ inventaire avec les factures d’ achat correspondantes, en s’ assurant qu’ elles ont été comptabilisées avant la date d’ inventaire.

22

Résumé de "L'audit "L'audit des stocks" •

Comparaison des bons d’ expédition dont les numéros sont antérieurs au dernier avec les factures de ventes correspondantes, en s’ assurant qu’ elles ont été comptabilisées avant la date d’ inventaire.

Pé riode posté rieure à l inventaire (à l inverse) •

Les bons d’ expédition, dont les numéros sont postérieurs au dernier ne doivent pas avoir donné lieu à l’ enregistrement d’ une facture de vente ou d’ un avoir au client avant la date d’ inventaire

•

Les bons de réception dont les numéros sont postérieurs au dernier numéro ne doivent pas donner lieu à l’ enregistrement d’ une facture d’ achat avant la date d’ inventaire

CAS PARTICULIERS Lieux de stoc kag e multiples Lorsque l'inventaire se déroule en plusieurs endroits, l'auditeur doit déterminer à quel endroit il doit se rendre, compte tenu de l'importance relative des stocks et de l'évaluation du risque de non contrôle en ces différents endroits. Inventaires tournants Lorsque les quantités en stocks doivent être déterminées à l'issue d'un inventaire physique auquel assiste l'auditeur ou lorsque l'entité procède par inventaire tournant et que celui-ci y assiste une ou plusieurs fois au cours de l'année, l'auditeur doit, en règle générale, observer les procédures d'inventaire et effectuer des tests de comptage. Lorsque l'entité procède par inventaire tournant pour déterminer le stock de fin d'exercice, l'auditeur doit, à travers la mise en oeuvre de procédures appropriées, apprécier si les raisons à l'origine des écarts importants entre le comptage physique et les registres d'inventaire sont bien comprises et si les enregistrements sont correctement ajustés. Stoc ks détenus par des tiers Lorsque les stocks sont sous la garde et le contrôle d'un tiers, l'auditeur doit, en règle générale, obtenir confirmation directe de ce tiers quant aux quantités et à la qualité des stocks détenus pour le compte de l'entité. L'auditeur doit envisager : •

Tout défaut apparent d'intégrité et d'indépendance du tiers concerné ;

23

Résumé de "L'audit "L'audit des stocks" •

D'assister lui-même, ou de s'arranger pour qu'un confrère puisse assister à l'inventaire physique des stocks ;

•

D'obtenir le rapport du confrère sur le caractère adéquat des contrôles internes en place chez le tiers afin de s'assurer que les stocks sont correctement comptés et suffisamment protégés ;

•

D'examiner la documentation relative aux stocks détenus par des tiers (par exemple, si des bons de réception en magasin sont donnés en nantissement).

Estimation des quantités physiques : Lorsque l'entité a recours à des procédures d'estimation de quantités physiques (pour évaluer un stock de charbon, par exemple) l'auditeur doit s'assurer du caractère raisonnable de ces procédures.

Inventaire réalisé à une autre date que c elle de c lôture Pour des raisons pratiques et lorsque le contrôle interne est jugé suffisant, l'inventaire physique des stocks peut avoir lieu à une date différente de la date de clôture de l'exercice. Dans de tels cas, l'auditeur doit, à travers la mise en oeuvre de procédure appropriées, apprécier si les variations de stocks intervenus entre ces dates sont correctement enregistrées.

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Résumé de "L'audit "L'audit des stocks"

Bibliographie

•

La comptabilité générale entreprises marocaines, Tome II :les enregistrements comptables en fin d’ exercice, de FOUGUIG Brahim et FECHTALI Abderrazak, édition Edit Consulting.

•

Bordas Management, les techniques de gestion des stocks, de L.KILLEEN, traduit par F.GUILLON, assistant à HEC.

•

La conduite d’ une mission d’ audit interne, d’ Olivier LEMANT de l’ Institut Français des Auditeurs Consultants Internes, édition Clet et Dunod.

•

Code Général de Normalisation Comptable.

•

La gestion des approvisionnements et des matières, de LEENDERS, FEARON, NOLLET, édition Gaëtan & Morin.

•

Théories et pratique d’ audit interne, édition des organisations.

•

www.google.fr

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Résumé de "L'audit "L'audit des stocks"

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PLAN 1. Rôle de la fonction achats 2. Aspect comptable 3. Audit du cycle achats fournisseurs o Contrôle interne des achats Questionnaire type du circuit des achats Description du circuit des achats Contrôle des phases du cycle achats Evaluation du système des achats recommandations 4. Audit du compte fournisseurs et comptes rattaches Objectif d audit du compte Les contrôles à effectuer sur les comptes fournisseurs Exemple 5. Cas pratique

INTRODUCTION

« MIEUX ACHETER POUR MIEUX VENDRE », mieux acheter suppose une parfaite maîtrise du processus d’approvisionnement par l’entreprise afin de disposer de la meilleure matière première et/ou marchandises résultante d’une sélection antérieure des fournisseurs.

De ce fait, le cycle achat fournisseurs revêt un caractère vital pour l’entreprise sans lequel une estimation exacte de ses besoin ne peut être faite ! L’entreprise ne peut maîtriser son activité en amont et en aval qu’avec une meilleure prospection de son marché, une bonne sélection de ses fournisseurs avec un planning scrupuleusement établit permettant de canaliser l’ensemble des informations dont elle dispose vers l’étude, l’analyse et la schématisation de ces dernières pour une utilisation fiable et simplifiée.

I- Rôle de la fonction achats Au cours des trois dernières décennies, on est progressivement passé d'une

économie de production à une économie de marché. En économie de production, le prix de vente d'un produit est la somme des coûts de l’entreprise, augmentée d'une marge bénéficiaire. En économie de marché, le prix de vente est dicté par la loi du marché, le prix de revient le plus bas devient donc l'objectif à atteindre. En économie de marché, l'offre est bien souvent supérieure à la demande et il ne suffit plus de produire pour vendre, ni même de savoir vendre pour réussir. Le succès de l'entreprise dépend donc de sa capacité à : ¾ Adapter son offre à la demande ¾ Maîtriser ses conditions internes d'exploitation. ƒ Les achats ont un rôle stratégique Les entreprises consacrent 68 % de leur chiffre d'affaires aux achats. La fonction achats se présente donc comme stratégique dans l’entreprise. Elle est le garant de la qualité des produits achetés et elle constitue un centre de profit pour l'entreprise. L’achat, est devenu un processus complexe, à caractère collectif. Une cascade de prescriptions et de contraintes est imposée par un ensemble de personnes aux fonctions différentes, concernées à un moment donné par l'achat. Dans une même entreprise, toutes ces contraintes et prescriptions proviennent d'un grand nombre d'acteurs et il revient tout naturellement à l'acheteur d'en assurer la coordination.

ƒ L'organisation des achats L'acheteur doit être placé dans une organisation permettant : ¾ de s'intégrer dans une chaîne dont l'objectif est la satisfaction du client final ; ¾ d'optimiser l'interaction des fonctions de l'entreprise. Ce résultat ne peut être obtenu qu'à partir d'une plus grande rationalisation des achats. Il est fréquent de constater que le frein majeur à l'évolution de la fonction en centre du profit est la confusion entre achats et approvisionnements. Ainsi, la fonction achats se décompose en trois sous fonctions majeures : les

approvisionnements,

les

achats

et

le

marketing

achats.

Très globalement, nous pouvons donner une première définition de ces trois sousfonctions

L'approvisionnement

:

• C’est une fonction d'exécution tournée vers l'intérieur de l'entreprise. • La relation fournisseur est à court terme.

L'achat

• C’est une fonction d'acquisition de ressources matérielles

de

l'entreprise

tournée

vers

l'extérieur. • La relation fournisseur est à moyen terme. Le marketing achats

• C’est une fonction de gestion des ressources matérielles de l'entreprise à long terme.

ƒ Missions de la fonction Approvisionnements :

™ exploitation du calcul des besoins ™ traitement des demandes d'achats ™ passation des commandes de réapprovisionnement ™ passation des commandes de dépannage ™ suivi des contrats ™ relance des livraisons ™ suivi des litiges ™ contrôle des performances des fournisseurs ™ gestion des stocks ™ gestion de la sous-traitance de charges ™ etc. ƒ Mission de la fonction Achats :

™ élaboration d'une politique d'achats ™ élaboration du budget achats ™ détermination des objectifs ™ évaluation des fournisseurs et consultation ™ négociation des marchés ™ rédaction des accords ™ etc.

ƒ L’acheteur et son pouvoir La puissance du donneur d'ordres sur l'offreur ou inversement détermine inévitablement un rapport de forces qui pèse lourdement sur les stratégies à adopter. Cette inégalité de pouvoir est liée à la nature même des échanges commerciaux, de distribution et industriels qui ne se font que rarement entre entreprises de taille identique. En revanche, l'interdépendance du demandeur et de l'offreur n’est pas nécessairement liée à la taille des entreprises en présence.

ƒ La relation de l’acheteur avec le marché L'interdépendance du demandeur et de l'offreur peut être illustrée à travers quelques exemples. 1. Cas de la sous-traitance avec un petit fournisseur Pour l'acheteur, sous-traiter c'est établir une relation de dépendance forte avec un fournisseur car le produit n'existe qu'après une relation aussi bien d'ordre technique que commercial entre les deux parties. D'une manière générale, la décision de sous-traiter est prise : a) pour réduire les risques de sous charges, c'est la sous-traitance de capacité (ou conjoncturelle). L'entreprise acheteuse ne se donne comme moyens propres en hommes et machines que ceux qu'elle est certaine de rentabiliser par une charge constante et elle fait réaliser par un sous-traitant les suractivités ponctuelles. Il est évident que, dans ce cas, le rapport de forces est favorable à l'acheteur car dans les périodes de récession, l'entreprise acheteuse réintégrera ses fabrications.

b) pour éviter un investissement ne correspondant pas à la compétence de l'entreprise, c'est la sous-traitance de spécialité (ou structurelle). Le recours à ce type de sous-traitance est impératif quand le produit à fabriquer par l'entreprise acheteuse est un système intégrant de nombreuses pièces de technologie différentes (mécanique, transport, électronique, informatique, etc.). Dans certains cas, pour des raisons de savoir-faire ou de « prix à payer », si l'on veut disposer de plusieurs sous-traitants pour un même produit (mise en œuvre d'outillages, de développements d'études, etc.), le rapport de forces peut être favorable aux soustraitants. En revanche, travailler avec un petit sous-traitant procure l'avantage de discuter directement avec le chef d'entreprise ; les temps de communication se trouvent ainsi diminués. Comme nous le verrons tout au long de ce module, une action de marketing achats auprès de petits sous-traitants permet d'établir une relation à long terme qui sécurise les deux parties. En effet, en contrepartie de son investissement, le soustraitant a l'assurance d'une charge de travail de durée plus importante que celle obtenue dans un système achat / vente ponctuel. 2. Cas de l'approvisionnement auprès d'entreprises importantes Pour l'acheteur, « traiter » avec une entreprise de taille importante est nécessaire chaque fois qu'il doit trouver un maître d’œuvre ou un coopérant capable de réaliser un ensemble complexe s'intégrant et participant au fonctionnement du produit final. C'est le cas par exemple de systèmes montés sur avions ou automobiles (équipements de bord, trains d'atterrissage, parties de moteurs, etc.). La relation de dépendance est très forte et souvent le rapport de forces est favorable au fournisseur. En effet, après une période de développement commun, les deux parties sont

liées à long terme et un changement de fournisseur est difficilement envisageable financièrement. Cette relation de long terme peut être une lourde contrainte pour l'acheteur qui doit acheter des composants en grande quantité et sur une longue période. La démarche consiste alors, pour l'acheteur, à convaincre le fabricant de traiter directement, sans passer par les intermédiaires habituels. Il peut aussi effectuer une étude make or buy, ce qui revient au premier cas, c'est- dire trouver un maître d’œuvre potentiel.

II- Aspect comptables : 61. CHARGES D’EXPLOITATION

La rubrique 61 regroupe les postes suivants : 611 : Achats revendus de marchandises 612 : Achats consommés de matières et fournitures 613 / 614 : Autres charges externes 616 : Impôts et taxes 617 : Frais de personnel 618 : Autres charges d’exploitation 619 : Dotations d’exploitation 6121. Achats de matières premières 6122. Achats non stockés de matières et fournitures consommables

Sont débités du prix d’achat net des taxes légalement récupérables par le crédit d’un compte de tiers ou de trésorerie. La TVA déductible correspondante est comptabilisée au débit du compte “EtatTVA récupérable”

6123. Achats d’emballages

Ce compte enregistre les achats d’emballages qui peuvent soit être gardés par l’entreprise, soit restitués à son fournisseur, soit avoir un usage à la convenance du client. 6124. Variation des stocks de matières et fournitures

Ces comptes enregistrent à leur débit les entrées en stocks et à leur crédit les sorties. Les soldes de ces comptes représentent la variation de la valeur des inventaires entre le début et la fin de l’exercice et sont utilisés comme des comptes correcteurs des comptes d’achat pour déterminer la valeur des achats consommés qui représentent les charges réelles de l’exercice. 6125. Achats non stockés de matières et de fournitures

Ce compte regroupe tous les achats non stockés (eau, électricité...) ou ne transitant pas par une unité de stockage de l’entreprise, tels que ceux afférents à des fournitures dont les existants en fin d’exercice, sont inscrits en tant que charges constatées d’avance au débit du compte 3491. 6126. Achats de travaux, études et prestations de services

Ce compte regroupe les achats HT des travaux, études et prestations soustraités pour le compte de l’entreprise par des tiers. Il est subdivisé par nature de prestations.

6128. Achats de matières et de fournitures des exercices antérieurs

Ce compte enregistre les achats de matières et fournitures afférents aux exercices antérieurs. 6129. R.R.R.O sur achats consommés de matières et fournitures

Les R.R.R. dont bénéficie l’entreprise auprès de ses fournisseurs sont comptabilisés au cours de l’exercice au crédit du compte avec le débit du compte de tiers concerné

441. FOURNISSEURS ET COMPTES RATTACHES Le compte 4411 « Fournisseurs » est crédité du montant des factures d’achats de biens ou de services par le débit : Des comptes concernés de la classe 6 pour le montant hors taxes récupérables pour les charges de fonctionnement ; Des comptes du poste 3413 pour les éléments constitutifs du coût de production des opérations en maîtrise d’ouvrage directe pour le montant hors taxes récupérables ; Du compte 3455 « Etat, TVA récupérable » pour le montant des taxes récupérables ; Du compte 3471 « Immeubles en cours mandants » pour les éléments

constitutifs du coût de production pour les opérations en maîtrise d’ouvrage déléguée.

Le compte 4411. « fournisseurs » Ce même compte est débité par le crédit : D’un compte de trésorerie lors des règlements des factures aux fournisseurs ; Du compte 4415 « Fournisseurs – effets à payer » en cas d’acceptation d’une lettre de change ou de l’émission d’un billet à ordre par l’entreprise ; du compte de stocks ou 6119, 6129 ou 6149 « Rabais, remises et ristournes obtenus » pour le montant des réductions obtenues hors factures ; du compte 3411 « Fournisseurs, avances et acomptes versés sur commandes d’exploitation » pour solde de ce compte, le cas échéant.

Le compte 4413. « Fournisseurs, retenues de garantie » Reçoit à son crédit, par le débit du compte fournisseur intéressé, le montant des retenues effectuées sur le prix convenu jusqu’à l’échéance du terme de garantie prévue. Ce compte peut être scindé entre les opérations propres, les opérations MOD et le fonctionnement. Le compte 4415 est crédité par le débit du compte « Fournisseurs » lors de l’acceptation d’un effet ou de l’émission d’un billet à ordre par l’entreprise.

Le compte 4417. « Fournisseurs – factures non parvenues » C’est un compte de régularisation (Transitoire) rattaché au compte fournisseur concerné, il convient alors, pour ne pas fausser les résultats, de débiter le compte de charges concerné par le crédit du compte 4417. Le compte ci-dessus est crédité du montant de la dette, toutes taxes comprises, par le débit des comptes de la classe 3 ou de la classe 6 concernés et du compte de TVA récupérable. L’entreprise peut aussi opter pour la comptabilisation hors taxes de cette opération. A l’ouverture de l’exercice suivant, cette écriture est contre-passée. Les entreprises qui le jugent opportun, peuvent faire jouer le compte 4417 à la fin de chaque période comptable et non pas uniquement à la clôture de l’exercice. Le compte 4418 « Autres fournisseurs et comptes rattachés » Il est destiné à enregistrer les autres opérations avec les fournisseurs non spécifiées.

III- Le contrôle interne des achats : A) Le questionnaire type du circuit des achats : Le circuit achats- fournisseurs est l’un des circuits qui traite des données répétitives qui nécessitent une bonne compréhension. L’objectif de la phase de compréhension et d’évaluation des données répétitives est d’obtenir suffisamment d’informations pour être en mesure d’évaluer la probabilité d’erreurs importantes pour l’audit dans les informations comptables issues des traitements des données répétitives. Cette évaluation du risque est la base de la détermination de la nature et de l’étendue des tests de validité nécessaire sur les soldes des comptes concernés pour détecter la présence possible de telles erreurs. 1. Objectifs du contrôle interne : L’analyse du système du contrôle interne de la fonction achats- fournisseurs doit permettre de s’assurer que : ™ Les séparations de fonctions sont suffisantes. ™ Tous les achats de l’entreprise sont correctement autorisés et comptabilisés. ™ Les achats comptabilisés correspondent à des dépenses réelles de l’entreprise. ™ Ces dépenses sont faites dans l’intérêt de l’entreprise et conformément à son objet. ™ Tous les achats enregistrés sont correctement évalués. ™ Tous les avoirs à obtenir sont enregistrés.

™ Toutes les dettes concernent les marchandises et services reçus sont enregistrées dans la bonne période. ™ Les engagements pris par l’entreprise et devant figurer dans l’annexe sont correctement suivis. 2. Séparation de fonctions : Apprécier la séparation des fonctions en ce qui concerne : ™ Emission de demandes d’achats. ™ Etablissement des commandes. ™ Autorisation des commandes. ™ Réception des marchandises et services. ™ Comparaison quantitative et qualitative des marchandises et services reçus avec les commandes. ™ Comparaison bon de réception/commande/facture. ™ Imputation comptable. ™ Vérification de l’imputation comptable. ™ Contrôle des factures. ™ Suivi des avoirs à recevoir. ™ Bon à payer. ™ Tenue du journal d’achats. ™ Tenue de l’inventaire permanent. ™ Tenue des comptes individuels fournisseurs. ™ Rapprochement des relevés fournisseurs avec les comptes. ™ Rapprochement du compte collectif fournisseurs avec la balance fournisseurs. ™ Centralisation du journal d’achats. ™ Signature des chèques. ™ Envoi des chèques.

™ Acceptation des traites. ™ Tenue du journal des effets à payer. ™ Tenue du journal de trésorerie. ™ Annulation des pièces justificatives. ™ Approbation des opérations diverses relatives aux achats et comptes fournisseurs- créditeurs divers. ™ Accès à la comptabilité générale. 3. Commandes : ™ Existe-t-il un système de déclenchement automatique des commandes lorsque les stocks arrivent à une quantité minimum ? ™ Si oui, les quantités minimales sont elles revues régulièrement en fonction des besoins réels de la fabrication ? ™ Les commandes de biens et de services ne sont elles passées que sur la base de demandes d’achats établies par des personnes habilitées ? ™ Chaque service demandeur dispose-t-il d’un budget de dépenses prévisionnelles ? ™ Si oui, la consommation de ces budgets est-elle suivie régulièrement pour éviter les dépassements ? ™ Ce suivi tient-il compte des commandes engagées mais non encore facturées ? ™ Des bons de commandes sont ils établis systématiquement ? ™ Si oui, sont-ils : 9 Pré Numérotés ? 9 Etablis en quantité et en valeur ? 9 Signés par un responsable, au vu de la demande d’achat ?

™ Existe-il une liste des fournisseurs autorisés pour les achats courants ? ™ Si oui, est-elle: 9 Approuvée par un responsable ? 9 Régulièrement mise à jour ? ™ Les prix proposés sont-ils comparés avec le marché ? ™ Les autres achats font-ils l’objet d’appels d’offres, au moins au dessus d’un certain montant ? ™ Existe-il une procédure permettant d’éviter les commandes excessives ? ™ Si des bons de commandes pré numérotés sont utilisés, leur séquence numérique est-elle utilisée pour : 9 Enregistrer les engagements pris par l’entreprise ? 9 Identifier les retards d’exécution ? ™ Existe-il une procédure de relance des fournisseurs en retard de livraison ? ces fournisseurs sont-ils soumis à des pénalités ? ™ Un exemplaire des bons de commandes est-il communiqué : 9 Au service réception 9 A la comptabilité ™ Si oui, ces services s’assurent-ils qu’ils les reçoivent tous ? ™ La société exerce-t-elle un contrôle sur les cadeaux et autres avantages accordés aux acheteurs par les fournisseurs ? ™ Les procédures de contrôle des achats sont-elles revues périodiquement par les auditeurs internes ou autres personnes indépendantes du service achat pour s’assurer que la politique de la société est bien appliquée ? 4. Réception des marchandises et services. ™ Existe-il un service de réception ?

™ Les marchandises reçues sont-elles rapprochées des bons de commande en ce qui concerne : 9 Les quantités. 9 La qualité. ™ Des bons de réception sont-ils établis systématiquement, même pour les livraisons sur des chantiers extérieurs ou chez des clients, des dépositaires ? 9 Si oui, sont-ils pré numérotés ? 9 Signés par le réceptionnaire ? 9 Datés ? ™ La pré numérotation des bons est-elle utilisée pour contrôler : 9 L’exhaustivité des bons transmis à la comptabilité, par centre de réception ? 9 L’enregistrement des mouvements de stocks ? ™ Existe-il un système équivalent au bon de réception en matière de service ? ™ Les anomalies en matière de quantité et qualité constatées font-elles l’objet d’un bon de retour ? ™ Si oui, ces bons sont-ils : 9 Pré Numérotés ? 9 Transmis à une personne chargée d’obtenir les avoirs ? 5. Contrôle des factures : ™ Les factures et avoirs sont-ils transmis directement par le service courrier à la comptabilité ? ™ Le service comptable attribue-t-il un numéro d’ordre chronologique aux

factures et avoirs reçus avant de les transmettre aux personnes chargées de les vérifier ? ™ Si oui, garde t-il une trace de ces numéros pour suivre le retour des factures et relancer le service concerné ? ™ Les doubles des factures et avoirs sont-ils annulés, par apposition d’un tampon « duplicata » ?

B) La description du circuit des achats Dans le cas d’absence du manuel de procédures, il est important d’établir le narratif des procédures concernant le cycle d’achat ; afin d’acquérir le maximum d’informations pour une meilleure compréhension des circuits de traitement d’informations. Ceci se peut par des entretiens avec l’ensemble des intervenants dans le circuit afin d’avoir une vue plus détaillée du circuit. L’ensemble des constatations exprimés par les responsables donne lieu à : 1- Emission des demandes d’achat „ La direction des travaux concernés „ Le service achat „ Le service gestion „ Le service du projet L’émission des demandes d’achats est obligatoire pour toutes les commandes supérieures à 1000 dhs. Après avoir détecter les besoins des différents services. Les informations suivantes doivent figurer sur la DA lors de l’émission : „ La numérotation „ Imputation „ Délai et lieu de livraison

„ Désignation des articles 2- circuit des demandes d’achat „ Procédure exceptionnelle Pour l’achat d’une fourniture revêtant un caractère d’urgence, la commande pourra se faire directement par téléphone entre la direction du projet et le service achat „ Imprimés de diffusion C’est l’organisation administrative de la circulation des imprimés des DA Exemplaire conservé par le client, conservé par la direction des travaux, conservé par le service achat,original pour archivage, et un autre transmis pour le service magasin pour le contrôle des livraisons. 3- Etablissement des bons de commande „ Emission des bons de commande Le bon de commande reprend l’intégralité des informations portées sur la demande d’achat : Numéro de la commande Service traiteur : achat Référence : centre d’imputation, code analytique Désignation du fournisseur Condition des paiements Dates et lieu de livraison Date et visa du responsable achat „ Circuit du bon de commande „ Imprimé de diffusion Original envoyé au fournisseur est sera conservé par lui Exemplaire envoyé au fournisseur et retourné impérativement à l’entreprise. 4-Réception de la marchandise 5- traitement et circuit des factures

„ Réception de la facture Facture fournisseur Facture établie sur contrat „ Présentation type d’une facture „ Enregistrement de la facture 1. Circuit L’émetteur : la comptabilité Le service de gestion:contrôle des imputations analytiques Le service travaux:accord pour paiement La direction du projet: accord pour paiement 2. classement Mission des services „ Contrôler et viser dans les plus brefs délais les documents „ Retourner le facture et autorisation de paiement au service comptabilité 6- Règlement des factures fournisseurs „ Il existe deux moyens de règlement: ™ Le chèque ™ Effet de commerce

C) CONTROLE DES PHASES DU CYCLE ACHATS Les principales phases du cycle peuvent se présenter comme suit : ™ déclenchement de la commande, ™ acceptation et traitement des livraisons, ™ enregistrement des dettes,

™ paiement des factures.

I- Déclenchement de la commande 1. Objectifs du contrôle interne Le contrôle interne sur les opérations relatives aux achats et aux charges doit donner l'assurance que les commandes de marchandises ou de biens et services sont faites en fonction des besoins de l'entreprise, pour des quantités optimales et par des personnes autorisées à le faire. En ce qui concerne les achats de matières et de marchandises ces objectifs sont indissociables des problèmes de gestion des stocks. Les procédures mises en place doivent donc permettre de répondre de manière satisfaisante aux questions suivantes : 9 qui peut déclencher la commande ? 9 quand passer la commande ? 9 quelle quantité faut-il commander ? 9 à quel fournisseur doit-on s'adresser ? 2. Organisation correspondant à ces objectifs Les éléments suivants constituent, en général, les bases d'une organisation satisfaisante :

9 une demande d'achat est établie par les services utilisateurs et transmise au service "Achats", 9 un bon de commande est systématiquement établi, si possible sur des exemplaires standards et prénumérotés, à partir des demandes d'achat par le service "Achats", 9 les fonctions ayant trait aux commandes doivent être distinctes de celles de réception, de stockage, d'expédition, de tenue de l'inventaire permanent, de l'enregistrement comptable et du règlement des factures, 9 les personnes autorisées à émettre des bons de commande sont désignées par écrit et un montant maximum autorisé est défini, 9 les quantités à commander sont déterminées en fonction des besoins de l'entreprise. Les besoins de réapprovisionnement peuvent, par exemple, être déterminés par les magasiniers en fonction d'un niveau minimal de stocks par produit déterminé à l'avance, ou par le service "Approvisionnement" en fonction des besoins de production. La date de passation de la commande et les quantités à commander dépendent essentiellement des quantités en stock, des consommations et des délais de livraison. Une procédure particulière doit être envisagée afin de procéder à la relance des marchandises non livrées à la date prévue. Le non-respect de telles procédures peut conduire : 9 soit à des achats excessifs par rapport aux besoins normaux, pouvant se traduire par des frais financiers ou des coûts de stockage trop élevés, ainsi que par des pertes dues au vieillissement ou à la détérioration des produits.

La signature des personnes autorisées doit apparaître clairement sur le bon de commande; ce qui suppose que cette signature soit connue de la personne chargée de vérifier le bon de commande avant son envoi. Dans les sociétés importantes, il est recommandé qu'un cahier de signatures reproduise un fac-similé des signatures autorisées. 9 soit à des achats insuffisants ou à contretemps, pouvant se traduire par des retards de production, des pertes de vente, des frais excessifs de réapprovisionnement et des conditions moins avantageuses quant aux prix. Le choix du fournisseur doit permettre d'obtenir, par comparaison des possibilités offertes, le meilleur prix eu égard à la qualité exigée. Généralement, il existe une liste de fournisseurs agréés pour les différents produits ou services achats comprenant les prix obtenus et leurs délais de livraison ; cette liste fait l'objet d'une remise en cause et d'une mise à jour périodiques. Il doit y avoir une procédure d'appels d'offres dûment documentée et une justification, au cas où le fournisseur le moins disant n'a pas été retenu. II- Acceptation et traitement des livraisons (ou des services reçus) 1) Objectifs du contrôle interne Il faut en ce domaine garantir que : 9 les délais de livraison prévus sont respectés, 9 les livraisons (ou les services reçus) ne peuvent être acceptés que s'ils correspondent à une demande, 9 les livraisons sont faites selon les spécifications de la commande.

2) Organisation correspondante Les éléments suivants constituent, en général, les bases d'une organisation satisfaisante : 9 un bon d'entrée (ou de réception) est établi pour chaque réception. Il est particulièrement utile que ces bons soient pré numérotés. Dans les petites entreprises, un double du bon de commande peut servir de bon de réception. On pourra même admettre dans certains cas l'utilisation du bon de livraison du fournisseur, mais à la condition que celui-ci soit numéroté dès son arrivée. 9 un contrôle des réceptions est prévu. Les livraisons ne doivent être acceptées que dans la mesure où la réception correspond à un bon de commande de l'entreprise. Pratiquement, il est nécessaire que le service chargé de la réception possède une copie de l'ordre d'achat l'autorisant à effectuer une entrée de marchandises. Sur cette copie, il est souhaitable que les quantités soient omises. Un certain nombre de vérifications doivent être effectuées ; elles sont généralement faites en deux temps : 9 contrôle de spécification et de quantité par rapprochement entre le bon de commande et le bon de réception, 9 contrôle de qualité de la marchandise reçue ; il ne peut être fait que par une personne compétente (en général un technicien) qui procédera soit de manière exhaustive, soit par sondages.

Les vérifications de qualité et de quantité doivent être matérialisées sur le bon de réception. III- Enregistrement des dettes 1) Objectifs du contrôle interne Le contrôle interne doit garantir que : 9 les dettes sont constatées au fur et à mesure de la réception des fournitures et des services, 9 la comptabilité est correctement organisée pour traiter ces opérations. 2) Organisation correspondant à ces objectifs La comptabilité doit être en mesure de détecter les marchandises reçues pour lesquelles aucune facture n'est encore parvenue. A cet égard, une bonne procédure (parmi d'autres possibles) consiste à transmettre systématiquement à la comptabilité les doubles des bons de commande et des bons de réception. Ceci permet à cette dernière, d'une part, d'effectuer le regroupement en liasse du bon de commande, du bon de réception et de la facture ; d'autre part de pouvoir connaître à tous moments l'ensemble des réceptions effectuées pour lesquelles la facture n'a pas encore été reçue. Il est nécessaire que la comptabilité soit organisée de manière que soient évités : 9 la perte ou simplement l'absence de suivi des factures fournisseurs. Dans cet esprit, il est indispensable que les factures soient centralisées dès réception par la comptabilité. Celle-ci peut alors sans risque les transmettre aux différents services qui peuvent avoir à les utiliser (par exemple au service "Achats" pour vérification des prix facturés). De plus, les délais de circulation dans les

différents services et les litiges éventuels ne doivent pas faire obstacle à la récupération de la T.V.A. dans les délais normaux, 9 les confusions dans la tenue des comptes fournisseurs qui peuvent donner lieu à des litiges et détériorer l'image de marque de l'entreprise, 9 les retards de règlement qui peuvent se traduire par le versement d'indemnités, 9 l'enregistrement incorrect des charges nées de ces opérations A cet égard, on peut mentionner les procédures suivantes : ¾ dès leur réception, les factures sont numérotées, afin de permettre leur identification et datées afin de mémoriser leur date d'arrivée, ¾ les doubles doivent être oblitérés d'un tampon "Duplicata - Ne pas enregistrer", ¾ avant d'être vérifiées, elles doivent être classées en attente (il convient de noter que l'ensemble des factures classées en attente devra être examiné avec soin en fin d'exercice, au moment de l'établissement du bilan), ¾ un certain nombre d'opérations est effectué avant l'enregistrement de la facture : ƒ un rapprochement de la facture, du bon de réception et du bon de commande en vue de s'assurer que la facture correspond à une réception effective, acceptée et légitime, ƒ vérification de la facture : additions, multiplications, prix unitaire, calcul des taxes, ƒ affectation comptable des montants figurant sur la facture ; comptes de charges, de T.V.A., fournisseurs et éventuellement imputations analytiques,

ƒ concernant le problème particulier de la T.V.A. à récupérer, des instructions écrites précises sont données aux comptables chargés des imputations en mentionnant les cas où la récupération est possible, les cas où elle ne l'est pas, l'application éventuelle de pourcentage de récupération, etc..., ƒ approbation de la facture, par une personne responsable, ƒ une fois enregistrée, la facture doit être classée dans un échéancier jusqu'à ce qu'elle soit payée. Certains cas particuliers sont susceptibles de se produire et la comptabilité doit être en mesure de les suivre, par exemple : ƒ en cas de retour des marchandises après un premier usage qui n'a pas donné satisfaction, il convient d'obtenir du fournisseur un avis de réception et il faut demander au fournisseur d'établir un avoir. Ce genre de situation se traduit en général par diverses négociations qui se prolongent dans le temps (parfois même par un contentieux). Dans tous les cas, il est indispensable que l'ensemble des réclamations soit suivi par un responsable. Les factures en suspens doivent faire l'objet d'un contrôle constant et plus particulièrement à l'occasion de l'établissement des comptes de fin d'exercice, ƒ en cas de livraison incomplète, des précautions doivent être prises quant aux modalités de règlement, ƒ si des avances sont versées au fournisseur, une procédure doit être mise en place pour qu'elles viennent en déduction du règlement définitif, ƒ si les ristournes constituent une habitude de la profession (grands magasins par exemple), une procédure particulière doit être mise en oeuvre pour les suivre. IV- Paiement des factures 1) Objectifs du contrôle interne

Outre les objectifs relatifs aux trois phases précédentes, les objectifs spécifiques à la mise en paiement sont les suivants : 9 les factures sont contrôlées avant mise en paiement, 9 la mise en paiement est dûment autorisée, 9 les factures ne sont pas payées plusieurs fois. 2) Organisation correspondant à ces objectifs Les procédures suivantes sont généralement considérées comme satisfaisantes au regard du contrôle interne : ƒ le service comptable compare les éléments figurant sur la facture (prix, qualité, quantités) avec une copie des bons de réception et les bons de commande, ƒ la mention "bon à payer" n'est portée sur la facture qu'après comparaison de celle-ci avec les bons de réception et de commande correspondants. Le bon à payer est porté uniquement sur l'original, afin d'éviter de le donner plusieurs fois pour la même facture. A cette fin, lorsque la facture est reçue en plusieurs exemplaires, la mention "duplicata" est indiquée dès la réception, sur les exemplaires autres que l'original. Les factures comptabilisées portent la référence de l'enregistrement afin d'éviter les doubles comptabilisations ; les factures payées sont annulées par la mention "payé" pour éviter un double usage et portent la référence du paiement.

IV- Audit du compte fournisseurs et comptes rattachés 1. Objectifs • Toutes les dettes fournisseurs figurant sur le bilan correspondent à des dettes réelles dues aux fournisseurs ou autres créditeurs de l’entreprise.

• Toutes les dettes fournisseurs à la clôture sont comptabilisées au bilan • Les comptes fournisseurs et comptes rattachés reflètent les sommes dues à la date de clôture

2. Les principaux comptes concernés • Dans le Bilan : • Avances et acomptes reçus sur commandes en cours • Fournisseurs • Fournisseurs effets à payer • Fournisseurs factures non parvenues • Dans le compte de résultat : • Achats • Autres charges externes

3. Les contrôles à effectuer sur le compte fournisseurs Procédures d’examen analytique : • Comparer la balance des comptes individuels avec celle des exercices précédents et enquêter sur les changements inattendus • Comparer le ratio de rotation de l’exercice avec celui des exercices précédents Procédure de base • Examiner les rapprochements bancaires de l’entreprise afin de vérifier le délai d’encaissement et de décaissement • Vérifier la séparation des exercices en examinant le journal des achats; les bons de réception; les factures de fournisseurs sur des périodes précédant immédiatement et suivant immédiatement les dates de clôtures et vérifier que les opérations ont été comptabilisées sur le bon exercice

• Effectuer une recherche des passifs non enregistrés à la date de l’inventaire physique ou celle de clôture; les factures fournisseurs reçues et non enregistrées et les bons de réception émis avant la clôture et non rapprochés des factures • Procéder à une confirmation directe des soldes fournisseurs et effets à payer Procédures générales • Comparer les natures des produits achetés avec les intitulés des comptes • Pointer le solde du compte fournisseurs et comptes rattachés avec le grand livre et

les comptes annuels • Ponter le solde des comptes fournisseurs et effets à payer avec la balance

fournisseurs ou éventuellement avec le total de l’échéancier des effets é payer • Vérifier que les comptes fournisseurs débiteurs correspondent à des avances et

acomptes versés et sont classés à l’actif du bilan • S’assurer que les dettes en devises sont converties au taux de clôture que la

différence de change figure dans le compte « écart de conversion actif ou passif » • Revoir les principaux contrats signés avec les fournisseurs afin de s’assurer qu’il

n’existe pas d’engagement d’achats avec des prix excédents leurs valeurs probable de réalisation

4. Les erreurs possibles • Les produits et les prestations reçus des fournisseurs ne sont pas comptabilisés • Les crédits aux comptes fournisseurs ne correspondent pas à des réceptions de

produits ou de prestations • Les dettes fournisseurs ne sont pas calculées correctement • Les charges de l’exercice sont comptabilisées dans l’exercice suivant • Des achats effectuées après la date de clôture sont comptabilisées dans l’exercice

• Les montants dus aux fournisseurs ne correspondent pas à des dettes fournisseurs • Des achats effectués la date de clôture sont comptabilisés dans l’exercice • Les montants dus aux fournisseurs ne correspondent à des dettes fournisseurs • Le journal des achats n’est pas correctement totalisé • Les montants du journal des achats ne sont pas correctement centralisés au niveau

du grand livre • Les factures fournisseurs ne sont pas correctement enregistrées dans le journal des

achats • Des décaissements concernant des fournisseurs et des effets à payer ne sont pas

comptabilisés

5. Exemple : • Il faut d’abord déterminer un seuil de signification • Le SS est définit comme le montant à partir duquel des omissions ou inexactitudes

isolées ou cumulées auraient pour effet de modifier ou influencer les jugements d’une personne raisonnable se fiant aux états financiers • Dans notre cas il est de 1800000 DH • L’échantillon de fournisseurs à contrôler est de 14 • Le montant global de la population est de 88334 KDH • Après avoir sélectionner les soldes des fournisseurs >=2000000 DH nous procédons à une sélection au hasard des 14 comptes en utilisant une méthode aléatoire.

Extrait de la balance fournisseurs au 31/12/N Nom du fournisseur

Solde au 31/12/N

A

6500000

B

2500000

C

1800000

D

4000000

E

3700000

F

2650000

G

5800000

H

3600000

I

1300000

J

3900000

K

1450000

L

2600000

M

3000000

N

2050000

O

2850000

P

2700000

Q

1000000

R

4100000

S

32834000

TOTAL

88334000

Tableau récapitulatif des réponses des Frs Nom du

Solde au

Solde

Frs.

31/12

confirmé

A

6500000

6500000

B

2500000

2500000

D

4000000

3600000

E

3700000

3700000

F

2650000

2950000

300000

G

5800000

6000000

200000

H

3600000

3600000

J

3900000

L

2600000

2600000

M

3000000

3400000

N

2050000

O

2850000

2850000

P

2700000

2900000

R

4100000

4100000

S

32834000

Total

82784000

Écart

Soldes non confirmés

-400000

3900000 400000 2050000

44700000

200000

700000

5950000

Conclusion sur le compte Fournisseurs Valeur A=total Frs et comptes rattachés

88334

B=total confirmé

49950

B/A=%de confirmations effectuées

57%

C=réponses reçues en accord

25850

C/B=% de confirmations reçues en accord

52%

C/A=% de soldes confirmés et en accord

30%

D= réponses en désaccord et montant en désaccord

18850

D/B=% de confirmations reçues en désaccord

38%

D/A=% de confirmation en désaccord sur le total Frs

21%

E= confirmation sans réponse mais vérifiées par autres

5950

procédures E/B=% des confirmations sans réponses mais vérifiées

12%

Ce tableau nous permet de constater que : o

Le pourcentage de confirmations reçues en accord est de 52%; celui des confirmations reçues en désaccords est de 38% tandis que celui des confirmations sans réponse mais vérifiées par d’autres procédures n’est que de 12%.

o

Cette observation nous permet de confirmer que le compte Frs contient des erreurs. Ces erreurs ont pour origine : o

Des oublis de comptabilisation de certaines factures

o

De double comptabilisation de factures

o

Des règlements Frs non comptabilisées

o

Des règlements Frs intervenus après la date de clôture sont comptabilisés dans l’exercice N

6. Recommandations sur le compte Frs et compte rattachés • Améliorer le système de comptabilisation des factures par apposition de tampon

« enregistré » pour marquer que la facture a été comptabilisée • Respecter la séparation des exercices en matière de décaissements; seuls les

décaissements intervenus avant la clôture doivent être portés au compte Frs. • Imputer correctement les règlements Frs

V- CAS PRATIQUE

PARTIE I : PRISE DE CONNAISSANCE GENERALE DE LA SOCIETE

I-

HISTORIQUE ET FICHE TECHNIQUE

II-

LA DESCRIPTION DE L’Activité

III- L’ORGANIGRAMME

PARTIE I : PRISE DE CONNAISSANCE DE L’ENTREPRISE I- Historique et fiche technique Fondée en 1992 à Casablanca, première ville industrielle du Maroc, la société LINA NEGOCE compte maintenant plus de 20 personnes réparties en plusieurs activités : maintenance, réparation, installation réseaux locaux et à distance, formation, génie software, administration, prépresse, comptabilité marketing direction commerciale et service abonnement internet. La société a connu une progression phénoménale en quelques années grâce à son service après vente qualifié et répondant à la demande incessante de la clientèle qui a conduit la société à créer en 1999 une deuxième société « CH PLUS « pour mieux gérer le parc informatique installé dans tout le Maroc par ses techniciens qualifiés. Depuis sa création, la société a eu beaucoup d’affection en tant que revendeur à Casa par les principaux importateurs de matériel informatique au Maroc et a réussi à avoir le label « revendeur exclusif Fujitsu Siemens Computers à Casa et au sud du Maroc grâce au chiffre d’affaire important qu’elle réalise chaque année, puis « agence Internet agréée 3S Global net » se chargeant des abonnements Internet à Casa, grâce à son expérience dans ce domaine. Le secret de cette réussite réside dans la puissance du service commercial qui a su avoir la confiance et le respect de sa clientèle fidèle en lui proposant un service de qualité. En 1998, devant un marché consommateur s’orientant de plus en plus vers la publicité et les supports marketing et se basant sur l’expérience de Computer Design dans le domaine de communication, LINA NEGOCE décida d’implanter le premier service prépresse pour Mac et PC à Casa, en choisissant la meilleure technologie de flashage avec une première flasheuse de format 54*75 cm adapté à plus de 90% des imprimeurs, puis un scanner professionnel de format 34*53 cm en 1999 pour la numérisation précise de Dias, photos, tramés etc. Le succès était tellement immense, ce qui a conduit la société à acquérir une seconde flasheuse de format 81*112 cm répondant ainsi aux formats de toutes les d’offsets existantes au Maroc. Le service devint alors le plus compétent et le plus rapide à Casa. Ne s’arrêtant pas à ce stade la société est en phase de clôture de sa chaîne prépresse en recherchant un système d’épreuvage fidèle et conforme à

l’impression offset finale. Pour cette raison trois visites à druppa 2000 à Düsseldorf en mois de mai, Intergraphic à Paris en mois de janvier 2001 et TPG à Paris en mois de mai 2001, ont été nécessaires pour choisir judicieusement la meilleure technologie répondant aux besoins des imprimeurs en tunisie.

II- La description de l’activité ¾

Activité principale : l’activité principale réside dans la vente de matériels

informatiques. Vue la nature de l’activité de l’entreprise son cycle d’exploitation comprend deux étapes fondamentales : l’approvisionnement et la commercialisation.

¾ L’approvisionnement : ce dernier se fait de deux manières et ceci selon la marque du matériels. Par exemple pour Fujitsu Siemens, l’approvisionnement se fait selon des clauses du contrat établi entre les deux sociétés. Par contre l’approvisionnement des autres marques se fait selon la demande et la commande du client.

¾ La commercialisation : la commercialisation est caractérisée par son service après vente reposant sur la qualité et la rapidité de la livraison. La société offre également une garantie d’un an avec droit à une réparation gratuite.

¾ Moyens : informaticiens qualifiés, transporteurs aimables, stocks équipés, locaux aménagés…….

¾ Perspectives d’avenir : Afin d’être plus présent sur le marché, la société prévit de contracter des concessions avec des marques réputées telles que IBM…….

III- L’organigramme

DIRECTEUR TECHNIQUE

Directeur technique

Service secrétariat

Directeur adjoint

Service comptable

Service commercial

Partie II :

La description des systèmes

I- Système achats/fournisseurs

PARTIE II : LA DESCRIPTION DES SYSTEMES Dans toute démarche d’audit, il importe, dans un premier temps, de recueillir un maximum d’informations sur la société et son environnement afin de nous permettre de déterminer les risques généraux liés à la société. L’objectif à ce stade, n’est pas de contrôler et de vérifier le bien-fondé des informations mais, de les collecter en s’assurant toute fois qu’elles ne semblent pas incohérentes. Ces données sont recueillies essentiellement à l’aide d’entretiens avec les différentes personnes susceptibles de fournir une information appropriée.

I- Système achats/fournisseurs Il s’agit de la description du circuit « achat/fournisseurs » qui recouvre l’organisation du groupe dans ses relations avec les fournisseurs de biens et de services. Il consiste à décrire les différentes étapes que doivent suivre les documents servant de base aux opérations relatives aux achats et aux dettes d’exploitation. Ainsi on distingue quatre étapes principales : la commande, la réception, la comptabilisation et le règlement. Moyens : la description s’est faite à l’aide d’entretiens réalisés auprès du personnel concerné de la société, à savoir : -

responsable des achats ( Mr Faycel )

-

comptables ( Brahim et Abderrahim )

-

magasinier ( Saïd )

Etape n° 1 : La commande Cette étape concerne le processus de détermination des besoins et d’autorisation d’achat, de recherche et de sélection des fournisseurs, de classement et de suivi de la commande.

Au niveau de la détermination des besoins, il y a lieu de relever une procédure toute particulière pour les produits d’entretiens et de fournitures dont les besoins sont déterminés annuellement par les gérants des différents exploitations et leur consommation suivant les stades, un état mensuel est envoyé au responsable pour suivre l’évolution de l’utilisation de certains produits, les besoins, les stocks et les quantités à commander pour le mois suivant. Pour obtenir les meilleurs conditions d’achats combinant les facteurs tels que : le prix, la qualité le délai de livraison et les conditions de règlement, le responsable d’achats dispose d’une liste détaillée de ses principaux fournisseurs par type d’achat. Les bons de commande sont établis aussi bien pour les produits d’entretiens et de fournitures que pour le matériel informatique. Ils sont signés par le responsable des achats après avoir examiné le bien fondé des commandes. Les B.C sont établis en 3 exemplaires dont un envoyé au service comptable afin de permettre le suivi de la commande ( relance de fournisseur ). -

un destiné au magasinier

-

un classé dans le dossier fournisseur

Etape n° 2 : La réception Cette étape concerne le processus de réception des biens à partir de la livraison fournisseur. Dès la livraison du bien ou de service, le magasinier vérifie que la livraison correspond correctement (références, quantités, qualités) à la commande passé, et réceptionne les biens reçus en créant un bon de réception B.R qui reprend les éléments effectivement livrés. Les B.R sont établis en quatre exemplaires prénumérotés dont : -

un exemplaire est conservé par le gardien

-

un exemplaire est conservé par le magasinier

-

un exemplaire est envoyé à la direction

-

un exemplaire est adressé au service comptabilité

La réception des factures : dès la réception du courrier, la secrétaire procède à son ouverture et à l’enregistrement des factures dans un registre tout en donnant un numéro d’ordre interne avant qu’elles ne soient transmises aux autres services. Ceci afin d’éviter une perte d’informations. Le service comptable procède à un double classement (chronologique et par type de fournisseur) : -

classement dans un dossier fournisseur

-

classement dans un classeur fournisseur

Etape n° 3 : La comptabilisation Cette phase concerne le processus de vérification et de comptabilisation de la facture fournisseur en vue de son règlement. L’opération effectuée par la comptabilité fournisseur consiste à vérifier les éléments de la facture (référence de produits ou services, quantités, prix, conditions de règlement) avec les documents qui lui ont été transmis : -

bon de commande

-

bon de livraison

-

bon de réception

Une fois ce rapprochement réalisé, on procède à la comptabilisation de la facture dans les temps appropriés. Le temps comptabilisé est porté sur la facture pour éviter un double enregistrement.

Etape n° 4 : Le règlement Cette étape est la finalisation du processus d’achat. Elle met en relation la comptabilité fournisseur et la direction. Le responsable des chèques (ou traites) propose le chèque (ou la traite) à faire signer par le directeur. Ce dernier adjoint au chèque tous les documents justificatifs : bon de commande, bon de réception et la facture. Après la signature, la facture est annulée par l’apposition d’un tampon « payé «. L’ensemble des documents est retourné à la comptabilité pour mise à jour du dossier fournisseur et archivage.

Partie III : Le contrôle des systèmes

I-Système achats/fournisseurs

Partie III : Contrôle des systèmes

Système achats/fournisseurs L’audit du contrôle interne « achat/fournisseurs » consiste à analyser les risques inhérents à la procédure telle qu’elle est décrite par la société mais également telle qu’elle existe sur le terrain. 1-1

Objectifs de la révision

L’objectif principal de la révision des achats est de s’assurer que les transactions cidessous sont exécutées suite à des autorisations préalables de la direction. -

achats de marchandises

-

la réception

-

la quantité achetée

-

le choix des fournisseurs

-

le paiement aux fournisseurs

De même, les achats sont convenablement imputés aux comptes stocks et fournisseurs afin de permettre une préparation seine des états financiers dans les délais raisonnables. Moyens : test d’acheminement ( ou de conformité ) afin de s’assurer que les descriptions du système achats fournisseurs sont exactes, programme de révision, test de permanence qui a pour objectif de s’assurer que la procédure décrite est effectivement appliquée et conclusion.

1-2

Test de fonctionnement :

Fournisseurs : PC LIBELLES

INDEX

Bon de commande

40.1

Bon de livraison

40.2

Bon de réception

40.3

Facture

40.4

Journal des achats

40.5

Autres : résultats du test

40.6

40.5 : Journal des achats Désignation

Code produit

TTC

TVA

6122

HDS : 3140

70190

2163

345

1818

40.6 : Résultats du test d’acheminement

VU

LIBELLES

Résultat du test

BR bleu classé numériquement dans le dossier fournisseur

Moyen

avec le bon de la commande (BC) VU

Classement des factures en instance de règlement

Supérieur

VU

Classement des talents de chèques

Supérieur

VU

Classement des liasses de documents par ordre numérique

Supérieur

dans le dossier fournisseur

1-3 Programme de révision : Il s’agit de s’assurer de la fiabilité des informations contenues dans la description narrative du système achats/fournisseurs. A partir des relevés « Fermes « constatant les entrées de Marchandises. On a procédé aux vérifications suivantes :

Vérifications effectuées

Fiabilité apparente des vérification

Vérification de l’existence de la facture du fournisseur, qui do être établie en due et bonne forme Vérification du rapprochement de la facture avec commande, le bon de réception et le

le bon de

bon de livraison.

Vérification de l’autorisation des : bons de commandes, demandes d’achats Vérifier que le bon de réception a été signé par magasinier

le

Supérieure, force du système

Supérieure, force du système

Supérieure, force du système

Supérieure, force du système

Vérifier la facture avec le relevé du fournisseur Vérifier que le service comptabilité a contrôlé le calcul arithmétique des factures, des bons de livraison et d réception

Faible, faiblesse du système

Faible, faiblesse du système

Signer les dits documents pour les avoir contrôlées

Supérieur, force du système

Pointer les achats aux fiches de stocks

Faible, faiblesse du système

Noter s’il existe des fiches techniques permettant de déterminer le prix de chaque bon

Faible, faiblesse du système

1-4 Test de permanence : Il consiste à sélectionner un certain nombre de transactions ou d’opérations et à vérifier que le point de contrôle prévu a bien été appliqué. La technique la plus utilisée est celle du sondage. A ce niveau, on a procédé à la sélection de 15 bons de réception et aux vérifications suivantes : Vérifications effectuées

Fiabilité apparente des vérification

Sélectionner 15 BR (échantillon aléatoire), vérifier que : - les détails ont été correctement reproduits sur les facture relatives

Supérieure, force du système

- les prix sont corrects - les factures ont été correctement enregistrées dans le journal des achats - l’enregistrement dans le registre de service comptabilité

Supérieure Supérieure

fournisseur est correct

Supérieure

- les factures sont enregistrées séquentiellement au journal des achats et contrôlés 2 séquences de 20 factures Supérieure - les additions du journal des achats (1 mois) Supérieure

1-5 Conclusion : A l’issu du contrôle du circuit « achat/fournisseurs », il apparaît que les différentes phases de cette procédure sont minutieusement contrôlées par la direction. Ce qui constitue une force de ce système. Ainsi, à titre d’exemple, les bons de réception prénumérotés permettent au service comptabilité : - de s’assurer d’avoir enregistré toutes les réceptions en charges à payer. - d’étendre le contrôle sur les factures reçues le début d’exercice et les bons de réception correspondants. - de lister en fin d’année les numéros de bon de réception non encore facturés. Par contre, il y a lieu de citer les faiblesses suivantes : - les achats sont trop importants par rapport aux besoins normaux, ce qui occasionne des frais financiers, des coûts de stockage ainsi que des pertes dues à la détérioration des produits - l’absence des fiches techniques permettant de déterminer le prix de chaque bien. Donc, il est particulièrement utile de mettre en place des procédures permettant de détecter sans retard certains éléments des stocks, à savoir :

-

les stocks à rotation lente ;

-

les stocks périmés ;

-

les stocks dont l’utilisation est aléatoire.

Conclusion La fonction achat devient de plus en plus importante dans l’entreprise d’aujourd’hui du fat des changements économiques qu’a connu cette fin du siècle et qu a crée une concurrence non seulement sur les produits finis mas aussi sur l’allocation des ressources. La nouvelle perception de l’entreprise prétend que l’avantage concurrentiel peut être crée sur toute les partes de la chaîne de valeur de l’entreprise elles ben sur la fonction achat.

Audit comptable et financier

Pré paré par :

Meryem SAMSAME Meryem SLAOUI Meryem HAMMOUCH Sahar TOLAIMATE Salma ZAHRAOUI Hamza ELFASSI

Encadré par :

A4302 1220 1188 A4310 1192 A4305

Mr GHANDARI

Audit financier et comptable

ENCG

1- importance significative du cycle vente-clients ; 2- Description du cycle vente-clients ;

Partie I : 3-Les principales donné es significatives : 4- les objectifs du contrô le interne ; 5- é valuation des forces et faiblesses ; 6-

Exemple de guide standard d’ é valuation du cycle

ventes/clients ; 7-Questionnaire d'appré ciation du contrô le interne du cycle Ventes – clients,

Partie II : 1 - les objectifs du contrô le des comptes 2 - Les comptes concerné s par le contrô le 3 - Procé dure gé né rale de contrô le des comptes du cycle 4 – Questionnaires d’ é valuation du cycle

Partie II : Cas pratique

Cycle ventes clients

2

Audit financier et comptable

Quelles

que

ENCG

soient

les

l’ accroissement des risques,

diligences

de

l'auditeur,

la monté e des exigences de la

clientè le et des forces concurrentielles

celui-ci est 'obligé à

mettre à jour continuellement la dé marche qu'il adopte pour é valuer n’ importe quel systè me de contrô le interne. L’ objectif, qu’ il poursuit en appré ciant les forces et les faiblesses, est de dé terminer dans quelle mesure il pourra s’ appuyer sur ce contrô le interne pour dé finir la nature, l’ é tendue et le calendrier des travaux. Tout au long des travaux qu’ il ré alisera dans le cadre de l’ appré ciation du contrô le interne, l’ auditeur ne devra pas perdre de vue cet aspect dé cisionnel et dé terminant qu'est la phase du contrô le des comptes. On doit de prime abord identifier le systè me de contrô le interne lié au cycle ventes - clients. Il s'agit de recenser et formaliser

toutes

les

procé dures

qui

caracté risent

le

dé roulement des opé rations relatives à ce cycle.

Cycle ventes clients

3

Audit financier et comptable

Cycle ventes clients

ENCG

4

Audit financier et comptable

ENCG

1- Importance du cycle Ventes/Clients pour l'entreprise: La Fonction ventes, fonction carrefour au service des autres fonctions internes, est l’ une des plus importantes sources de valeur ajouté e pour toute entreprise. Appréhendée dans un contexte global de l'entreprise, la fonction ventes occupe une place prépondérante dans la structure générale puisqu'elle exprime l'aboutissement d'un processus plus ou moins complexe

de

fabrication

d'un

produit

final

de

qualité

pour

le

commercialiser ensuite auprè s des clients. Ceci lui confère un rôle moteur dans le fonctionnement général et la bonne marche de l’ organisation. Les

responsabilité s

des

vendeurs

/

clients

consistent

principalement à s'assurer que le produit et/ou service vendu soit conforme aux exigences spécifiées. Ceci implique, entre autres, les actions suivantes : §

Comprendre le besoin externe et adapter l'offre à la demande

§

Identifier et maî triser les risques de vente

§

Fidéliser ses clients

§

Etablir de bonnes relations avec les clients : usuelles (court,

moyen terme), partenariales (moyen, long terme) §

Associer les services techniques à toute idée ou action

pouvant contribuer à l’ amélioration des performances des produits ou services vendus. §

Promouvoir

l'esprit

d'innovation

et

de

compétitivité

en

amé liorant constamment la qualité des services rendus et des produits vendus et en restant ouvert sur l'environnement et sur l'offre des concurrents. Dans

son

fonctionnement

quotidien,

le

système

Ventes - Clients a pour principale mission de répondre aux besoins et exigences externes en offrant les produits demandés au meilleur prix, avec la qualité requise et dans les dé lais convenus. Pour ce faire, les auditeurs sont appelé s à dérouler leurs missions dans le respect des normes de la profession d’ audit, du code dé ontologique et à procéder aux contrôles

Cycle ventes clients

5

Audit financier et comptable

ENCG

né cessaires conformé ment aux programmes de vérification comptable. L’ auditeur doit acquérir une connaissance générale des opérations du cycle. Ce n’ est qu’ à cette condition qu’ il pourra analyser de manière pertinente les opérations intervenues durant l’ exercice, pour ce faire il devra prendre connaissance si possible d’ un certain nombre de données statistiques, appelées données significatives, concernant ce cycle.

2-La description du cycle ventes /clients : Pour émettre une opinion sur la régularité et la sincérité des comptes correspondant au cycle ventes /clients, l’ auditeur va dérouler une dé marche composée de trois étapes essentielles lui permettant de : §

Assimiler

les

particularités

du

cycle

ventes/clients

de

l’ entreprise auditée cette étape de prise de connaissance et d’ orientation des travaux ; §

Comprendre et évaluer son système d’ organisation administrative et des sécurités qui y sont rattachées : c’ est l’ étape de l’ évaluation du contrôle interne ;

§

Valider et examiner directement les comptes et les documents financiers correspondants à ce cycle ; c’ est l’ étape du contrôle des comptes Les diffé rents services intervenant dans la mise en

uvre des

procé dures sont identifiés ainsi pour le cycle ventes/clients :

§

Service : « Administration des ventes » : il est essentiellement

chargé du traitement et du suivi de l’ exécution de la commande clients §

Service « Approbation des cré dits » : il a pour rôle, pour les

ventes autres qu’ au dé tail, de donner son approbation avant le traitement

de

la

commande.

L’ activité

de

contentieux

lui

est

gé né ralement rattachée.

Cycle ventes clients

6

Audit financier et comptable §

Service «

ENCG

expé dition » : il doit s’ assurer qu’ aucune marchandise

n’ est livré e sans autorisation correspondante (ordre de livraison, ordre de travail) §

Service «

facturation » : rattaché généralement au service

comptable, il prend en charge l’ établissement des factures à partir d’ informations communiquées par les autres services. §

Service « comptes clients » : il enregistre les factures ventes et

doit s’ assurer que le total enregistré correspond bien aux éléments transmis par le service « facturation » . Le cycle peut ê tre dé composé en étapes à la réalisation desquelles participent divers intervenants de l’ entreprise : L’ acceptation, le traitement et l’ exécution de la commande La facturation L’ enregistrement des factures Le suivi des comptes clients Le suivi des encaissements Le suivi des retours Dè s lors l’ analyse du cycle passe par une description des é tapes – soit de façon rédactionnelle, soit par des diagramme de flux- et de l’ organisation des services concernés.

3-Les principales donné es significatives : La premiè re approche de tout cycle, comme de tout travail d’ audit, passe par la réunion des principales données significatives : §

Le nombre de clients

§

Le chiffre d’ affaires annuel

§

La valeur du poste des créances clients, comprenant les

factures à établir §

Le ratio de crédit clients, exprimant les délais de règlement des

clients en jours de chiffre d’ affaires §

Les devises utilisées pour la facturation et l’ encaissement

§

Le nombre de factures émises par mois et leur valeur moyenne

Cycle ventes clients

7

Audit financier et comptable

ENCG

§

Le nombre annuel des avoirs émis

§

Les modes de règlement habituels (chè ques, cartes de crédit,

numéraire, effets de commerce) Ces premiers éléments permettent une orientation sur ce cycle, vers les zones à priori sensible propres à l’ entreprise examiné e du point de vue du contrôle interne. Il apparaî t évidemment que les degrés de satisfaction des ré sultats

du

contrôle

interne

de

ce

cycle

diffèrent

selon

les

caractéristiques du suivi clients (leur classement en catégories, leur relance, les modes de rè glement) , ainsi que l’ existence de procédures rigoureuses de suivi des commandes, facturations, livraisons…

4- Objectifs du contrôle interne : Pour le cycle ventes/clients, l’ auditeur identifie les endroits dans le flux des opérations où les objets de contrôle pourraient ne pas être atteints ; c’ est-à-dire qu’ il identifie les risques d’ erreurs dans le flux de traitement. Ces endroits sont ceux où des contrôles sont nécessaires. Il peut les identifier dans le cycle, en posant une série de questions permettant de déterminer si chacun des sept objectifs de contrôle est atteint, ou encore d’ utiliser des affirmations. Ces questions ou affirmations sont formulées en liaison avec le flux des données décrit dans le diagramme de circulation ou dans le narratif, et se concentrent sur les endroits, dans le flux des opérations, où les données sont gé né rées, transférées ou modifiées. Le flux de traitement dans un cycle ventes/clients comprend habituellement la prise des commandes, l’ approbation du crédit, l’ é mission des bons de commande l’ expédition des produits, la facturation au client et la comptabilisation dans les comptes ventes et clients. Dans un cycle vente classique, les sept objectifs et les exemples de questions qui aident à déterminer les endroits où des contrôles sont né cessaires et s’ il existe des contrôles pertinents sont les suivants :

Cycle ventes clients

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Objectif d exhaustivité des enregistrements des ventes : Il existe des procédures pour empê cher ou dé tecter la non comptabilisation des ventes dans les livres. Pour atteindre cet objectif, un certain nombre de questions est posé , à savoir : Quelles sont les procédures manuelles et informatiques mises en place par la société pour s’ assurer que : ü Un bon d’ expédition est émis pour toute expédition de marchandises ; ü Toute prestation de services facturables rendue par le personnel de la société est enregistrée ; ü Le service de facturation est informé de toute expédition de marchandises ou de toute prestation de services ; ü Des factures sont émises ou que le client est informé pour tout produit expédié ou toute prestation de services rendue facturable ; ü Toutes les factures de ventes sont comptabilisées dans le journal des ventes et en comptabilité auxiliaire clients ; ü Un bon de ré ception est émis pour tout retour de marchandises par le client ; ü Les retours de marchandises pour émission d’ avoirs sont distingués des autres retours, tels que ceux pour réparation ; ü Les services concernés sont avisés chaque fois qu’ un avoir est à consentir pour retour de marchandises ou pour d’ autres raisons appropriées ; ü Des avoirs sont é mis chaque fois qu’ un crédit est à consentir pour retour de marchandises ou pour d’ autres raisons appropriées ; ü Tous les avoirs sont comptabilisé s dans le journal des avoirs et en comptabilité auxiliaire clients.

Objectif de ré alité des enregistrements Les questions à poser, pour s’ assurer que des ventes ou avoirs fictifs ne sont pas comptabilisés dans les livres ou encore qu’ une même opé ration n’ est pas comptabilisée plusieurs fois, sont les suivantes : Quelles sont les mesures prises par la société pour s’ assurer que :

Cycle ventes clients

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ENCG

ü Les marchandises sont expédiées au bon client ; ü Le service expé ditions n’ émet pas de bons d’ expédition pour des produits non expédiés ; ü Les factures de ventes ne comportent pas d’ erreurs de quantités de marchandises expédiées ou de prestations effectuées ; ü Des factures (ou d’ autres moyens d’ informations du client) ne sont pas émises et des ventes ne sont pas comptabilisées pour des marchandises non expé diées ou des prestations de services non effectuées ; ü Il n’ y a pas de double facturation de la mê me vente ou de double comptabilisation de la même facture ; ü Les bons de réception ne sont émis que pour des marchandises retournées par le client pour avoirs ; ü Les avoirs ne comportent pas d’ erreurs de quantités pour les marchandises retournées ; ü Des avoirs ne sont pas émis et que des retours de marchandises et des rabais ne sont pas comptabilisé s, quand les marchandises n’ ont pas é té retournées pour avoirs ou quand des cré dits n’ ont pas été accordés pour d’ autres raisons ; ü Il n’ y a pas de double émission ou comptabilisation d’ avoirs pour un même retour sur ventes ou un même rabais accordé ;

Objectif de l é valuation correcte des enregistrements : Il existe des procédures pour vérifier que les ventes et avoirs ne sont pas valorisés à des montants erronés. A ce niveau, on peut poser les questions suivantes : Quelles sont les procédures mises en place pour garantir que : ü Les bons prix unitaires de vente sont utilisés sur les factures ; ü Les multiplications des quantité s par les prix unitaires sont exactes ; ü Il n’ existe pas d’ erreurs de calculs dans les autres éléments monétaires figurant sur les factures des ventes ou sur les relevés mensuels, tels que les escomptes pour paiement comptant, la

Cycle ventes clients

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Audit financier et comptable

ENCG

TVA et la dé duction des avances ou des dépôts versés par les clients ; ü Il n’ y a pas d’ erreurs d’ additions dans les factures de vente ou les avoirs ; ü Les bons prix sont utilisés pour les avoirs ;

Objectif de spé cialisation des exercices Pour s’ assurer que les avoirs et ventes ne sont pas comptabilisés dans la mauvaise pé riode, un certain nombre de question est posé , à savoir : Que prévoit la société pour vérifier que : ü La facturation est faite sans délai chaque fois que des marchandises sont expé diées ou des prestations de services rendues ; ü Les bons d’ expédition et les factures de ventes reflètent les dates réelles des opérations ; ü Les factures de vente sont comptabilisées sans délai dans le journal des ventes ; ü Les informations relatives à la séparation des exercices sont obtenues et utilisées ; ü La comptabilité est informé e rapidement de tout retour de marchandises pour avoir ou de tout crédit accordé pour d’ autres raisons appropriées ; ü Les avoirs et les fichiers de donné es mentionnent les dates réelles d’ opérations ; ü Les avoirs sont comptabilisé s sans dé lai dans le journal des avoirs.

Objectif de l imputation correcte des enregistrements Des procé dures sont instaurées pour vé rifier que les avoirs et ventes sont dé bités et cré dités aux bons comptes du grand-livre et de la comptabilité auxiliaire.

Cycle ventes clients

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ENCG

Les questions suivantes sont posées à cet effet : Quelles sont les procé dures mises en place par la société pour s’ assurer que : ü Il n’ y a pas sur les factures de ventes des erreurs sur le nom ou le code client, ainsi que sur la description des marchandises expédiées ou des prestations de services rendues ; ü Il n’ y a pas d’ erreurs de codification des ventes pour imputation aux comptes du grand-livre, tels que ventes, TVA à payer et clients; ü Il n’ y a pas d’ erreurs de codification des ventes ou avoirs pour imputation aux comptes de comptabilité auxiliaire ou analytique, tels que branche ou filiale, type de produit et client ; ü Il n’ y a pas dans les avoirs d’ erreurs sur le nom et le code client, ainsi que sur la description des marchandises retournées ;

Objectif de totalisation correcte des enregistrements Une question est posé e pour s’ assurer que les débits et cré dits dans les journaux liés aux ventes et avoirs sont correctement additionnés : ü Quelles sont les procé dures manuelles et informatiques mises en place par la société pour s’ assurer qu’ il n’ y a pas d’ erreurs de totalisation des ventes et des avoirs (par exemple dans les soustotaux et les totaux des journaux de ventes ou d’ avoirs) ;

Objectif d enregistrement et de centralisation corrects des ventes et avoirs comptabilisé s Il existe des contrôles pour s’ assurer que les totaux des fichiers de ventes et d’ avoirs sont correctement reportés dans les grands livres. Pour atteindre cet objectif, un certain nombre de questions est posé , à savoir : Quelles sont les procédures mises en place pour s’ assurer que : ü Il n’ y a pas d’ erreurs de centralisation des totaux des journaux de ventes ou d’ avoirs aux grands livres ; ü Il n’ y a pas de double enregistrement ou centralisation dans le grand livre ou en comptabilité auxiliaire

Cycle ventes clients

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ENCG

5- L é valuation des points forts et des faiblesses : Il s’ agit pour l’ auditeur de mettre en évidence les points forts du cycle é tudié afin d’ orienter la nature et l’ étendue du contrôle quantitatifs a mettre en

uvre, mais aussi de déceler les points faibles, en précisant la

nature du risque ainsi engendré, et ses implications comptables. Afin de faciliter le travail des auditeurs, des guides d’ évaluation de contrôle interne, accompagné s de questionnaires, permettent de travailler avec un aide mémoire mé thodologique. Pour reprendre l’ exemple pré cé dent, entre autre procédures envisageables permettant de s’ assurer de la correcte recouvrabilité des créances, on relève : •

L’ existence d’ un service indépendant, chargé du suivi et de la gestion du risque clients, avec des procédures d’ octroi de crédit, l’ é tablissement d’ une « liste noire »

(liste des clients jugés

indésirables compte tenu de leur insolvabilité probable) et de fiches de renseignement par client ; •

Un blocage automatique des commandes, en cas de liste noire ou de dé passement du plafond du credit d’ un nouveau client ;

•

L’ approbation ou la validation systé matique des commandes avant l’ expédition des marchandises ;

Cet aide mémoire ne sert cependant que de support, et ne peut remplacer le regard critique de l’ auditeur. En effet chaque entreprise a ses particularités et, s’ il est vrai que certaines procédures semblent être des points forts évidents, il faut être capable d’ analyser chaque situation. Par exemple, la revue des factures d’ achat importantes par le Directeur gé néral, dans une petite structure, peut ê tre considé rée comme un point fort. Pourtant, cette revue ne peut être efficace et fiable que si elle s’ applique aux factures d’ achat supérieures à un certain montant. En effet on se doute qu’ un Directeur général n’ a pas le temps maté riel de passer de passer en revue la totalité des factures d’ achat. Le

Cycle ventes clients

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Audit financier et comptable

ENCG

risque, en l’ occurrence, est que sa revue ne soit pas un point de contrôle ré el, mais une simple formalité. La qualité du contrôle interne repose sur

certains principes de

base : •

La séparation des foncions permet le contrôle réciproque dans l’ exécution, des taches et évite qu’ une même personne puisse commettre une erreur ou une inté gralité , en ayant la possibilité de la dissimuler.

•

La matérialisation des taches assure leur réalisation et leur unicité ; un exemple simple est la comptabilisation des factures : il n’ est indispensable que toutes les factures soient comptabilisés. la matérialisation de la comptabilisation, par opposition d’ un tampon, des dates et signatures, permet de suivre le chemin comptable et d’ identifier la personne susceptible de fournir des éléments d’ informations sur la facture concernée.

•

La pré numérotation des documents papier permet, si leur suivi sé quentiel peut être assuré et donc si elle est effectivement exploitée, de vé rifier leur correct enregistrement, à savoir le respect des principes d’ unicité et d’ exhaustivité (exemples : factures client numérotées à leur émission, factures fournisseurs enregistrées et numérotées dè s leur ré ception, bons de ré ception et d’ expédition, bon de commande).

•

La mise en place de contrôles particuliers pour les situations exceptionnelles .Par exemple : ventes au comptant pour la plupart des entreprises, demandes d’ avoir et notamment des avoirs sans retour), ventes à tarifs exceptionnellement bas, octroi de délais de rè glement anormalement long. Aprè s cette description du cycle, l’ auditeur a une vision transversale

des procé dures appliqué es par les différents services. Cela lui permet é ventuellement de remettre en question ce qui peut être considé ré s comme un point fort par un service mais est perverti par la pratique quotidienne.

Cycle ventes clients

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Audit financier et comptable

ENCG

L’ appréciation du systè me du contrôle interne de la fonction « Client/Facturation /Recouvrement » permet à l’ auditeur de s’ assurer que :

•

Les séparations de fonctions sont suffisantes ;

•

Toutes les ventes sont facturées et enregistrées dans la bonne pé riode ;

•

La chaî ne de facturation est correctement maî trisée ;

•

L’ application de la législation en vigueur est correctement observée ;

•

Toutes les réclamations sont traitées avec diligence et comptabilisées sur la bonne période ;

•

Les créances sont recouvrées avec célérité et dans le respect des clauses contractuelles ; Il est à noter qu’ une attention particulière sera portée sur les points suivants :

•

Les préfinancements et les avances consenties par les clients ;

•

Les comptes des administrations et les établissement publics

Cycle ventes clients

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Audit financier et comptable

ENCG

6- Exemple de guide standard d é valuation du cycle ventes/clients : Objectifs d audit

Risque potentiel

Contrô les de procé dures envisageables

1- toutes les ventes

Sortie de marchandises - Sé paration des fonctions livraison et

sont saisis et

ou prestations ré alisé es facturation

enregistré es

non facturé es : risque

- Sé curité physique des stocks et lien

de perte

entre la sortie de stock et la facturation -Rapprochement des bons de livraison, des bons de sortie de stocks et mouvements d inventaire permanent des factures. - Pré numé rotation des bons de livraison, des bons de stocks, des factures et suivi ré gulier des sé quences - Suivi des commandes non facturé es par anté riorité de date de commande - Rapprochement des quantité s commandé es, livré es et facturé es - Suivi des livraisons partielles - Contrô le des ventes au comptant - Contrô le des conditions d annulation des ventes. •

Cycle ventes clients

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Audit financier et comptable

ENCG

Retours de

-Sé paration des fonctions stockage

marchandises n ayant

facturation

pas donné lieu à

-Suivi particulier des entré es en stock lié es

é mission d un avoir : aux retours - risque de

-Emission systé matique d un bon de

dé tournement de la

retour pré numé roté

marchandise,

-Pré numé rotation des avoirs et lien avec

- risque de non

les bons de retour

dé tection des avoirs à

-Lettrage des retours et des avoirs é mis

é tablir à la clô ture de exercice Non- comptabilisation

-Sé paration des fonctions facturation et

des factures et/ou des

comptabilisation

avoirs é mis :

-mouvements automatiques du journal

Risque de perte

des ventes lors de l é mission de la facture,

Risque de

sinon existence d un contrô le de sé quence

dé tournement

numé rique indé pendante

par

une

personne

s assurant

de

la

comptabilisation de l inté gralité

des

factures -Centralisation automatique du journal des ventes en comptabilité -Rapprochement des factures et des

2- toutes les ventes

Suré valuation du

enregistré es

chiffre d affaires ou de commandes

correspondent à des

la marge brute.

livraisons ou à des

-Rapprochement des factures et des sorties de stocks comptables

prestations effectives

Cycle ventes clients

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Audit financier et comptable

ENCG -Vé rification de l impossibilité d é mettre et de comptabiliser plusieurs factures pour une mê me expé dition -Expé dition directe des factures aux clients par le service facturation

Avoir non justifié s

-Procé dure d autorisation pré alable des demandes d avoirs -Sé paration de fonction entre autorisation et l é mission de l avoir -Rapprochement des avoirs é mis et des entré es en stock comptables avec la facture d origine -Analyse et justification par une personne indé pendante des avoirs sans retours (annulation de factures, rabais hors facture ) -Expé dition directe des avoirs aux clients par le service facturation.

3-les ventes (ou avoirs Chiffre d affaires

-Etablissement de tarifs approuvé s et

é mis sur retours

incorrect et risque de

ré guliè rement mis à jour

clients) enregistré es

perte ou de litiges avec

-Protection du fichier tarif

sont correctement

les clients

-Lien entre le prix commande,le prix facturé et le prix tarif

é valué s

-Suivi spé cifique des commandes et ventes ré alisé es à des prix diffé rents des prix tarifs -Suivi et contrô le des rabais, remises, ristournes accordé s sans facture.

Cycle ventes clients

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Audit financier et comptable

ENCG -Suivi des ventes au personnel et au comptant -Lien entre les avoirs é mis pour retours et la facture d origine. -Vé rification des taux de TVA utilisé s. -Les taux de change utilisé s doivent ê tre ré guliè rement transmis aux personnes chargé es de la comptabilisation. -Les montants en devises doivent ê tre facilement identifiables pour permettre actualisation des taux à la clô ture de exercice.

4-les ventes (ou

Mauvais rattachement

avoirs) sont

des charges et des

enregistré es sur la

produits

bonne pé riode

-Dispositif de clô ture et procé dures arrê té permettant un recensement exhaustif et ré el : des avoirs à é tablir des factures à é tablir - Traitements manuels ou informatiques permettant un lettrage : des retours et des entré es en stock avec les avoirs, des sorties de stock avec les factures. -Recensement des produits et charges divers rattaché s au cycle ventes/clients (ristournes de fin d anné e, commissions dues )

Cycle ventes clients

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Audit financier et comptable

ENCG

5- les ventes (ou

§ Litiges clients.

-Rè gles de mise à jour du fichier clients.

avoirs) enregistré es

§ Mauvaise analyse

-Vé rification des imputations porté es sur

sont correctement

des comptes :

imputé es, totalisé es,

risque de non

-Lettrage ré gulier des comptes clients.

centralisé es.

recouvrement ou

-Modalité s de dé tection et de traitement

de recouvrement

des erreurs d imputation.

tardif des cré ances.

-Rapprochement des journaux et

les factures.

balances auxiliaires avec la comptabilité gé né rale. -Envoi de relevé s mensuels aux clients.

6- les montants

Ventes effectué es à des - Existence d un service indé pendant

facturé s sont

clients non solvables :

chargé du suivi et de la gestion du risque

recouvrables.

risque de perte des

clients :

cré ances et des

-

procé dure d octroi de cré dits,

commandes en cours.

-

existence d une « liste noire »

-

fiche de renseignements par client.

-Blocage automatique des commandes en cas de « liste noire » dé passement du plafond de cré dit ou nouveau clients -Approbation ou validation systé matique des commandes avant l expé dition. Existence de factures

-Existence d une balance par anté riorité .

arrié ré es.

-Relance systé matique des arrié ré s. -Imputation rapide des impayé s.

Cycle ventes clients

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Audit financier et comptable

ENCG -Procé dure d autorisation, par une personne responsable et indé pendante du suivi clients, de l enregistrement des cré ances irré couvrables et des reports é ché ances. -Fixation d une politique claire pour enregistrement des cré ances en cré ances douteuses. -Rè gles pré cises de dé pré ciation des comptes clients

7- Les encaissements

Non enregistrement ou -Sé paration des fonctions encaissement et

sont correctement

enregistrement avec

enregistré s

retard des

suivi des comptes clients.

encaissements : -

risque de

-Rè gles de suivi des encaissements reç us

dé tournement ou comptabilisé s et imputé s aux comptes

-

de perte,

clients

non optimisation

-Suivi des ventes au comptant, contrô les

de la gestion de

de caisse

tré sorerie, cré dits -Autorisation des dé lais de rè glement clients anormaux accordé s aux clients en accord avec la politique gé né rale de cré dit de la socié té .

Cycle ventes clients

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Audit financier et comptable

ENCG

8- les flux de

Paiement de primes

Rapprochement entre les donné es

facturation et

injustifié es.

comptables et les bases de

Omission de

commissionnement.

encaissement

servant à calculer les comptabilisation de primes sont

primes dues sur le bon

correctement

exercice comptable.

appré hendé s

Cycle ventes clients

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Audit financier et comptable

ENCG

7-Questionnaire d'appré ciation du contrôle interne du cycle Ventes clients. 1. Prise de commande 1.Comment s'assure t- on que les prix et le montant de la vente sont corrects ? 2.Comment s'assure t- on que toutes les commandes ont bien é té saisies ?

3.Comment é limine t- on le risque de double saisie des ventes ? 4.Comment s'assure t- on que seules les personnes habilité es peuvent effectuer des prises de commandes ? 5.Quelle est la procé dure d'approbation des conditions et prix de vente ? 6.Comment la socié té dé tecte t- elle des ventes à des clients fictifs ? 7.Comment l'é tablissement et le respect des limites de cré dit par client sont-ils contrô lé s ? 2. Distribution et Expé dition 1.Comment s'assure t- on que les produits expé dié s correspondent aux produits commandé s

et

que

les

expé ditions

sont

correctement

enregistré es

comptablement? 2.Comment s'assure-t-on que les livraisons sont enregistré es sur le bon exercice ? 3.Comment s'assure t- on que les transactions de ventes sont enregistré es sur le bon exercice ? 4.Comment s'assure t- on que tout service rendu ou toute expé dition de biens effectué e a é té enregistré pour traitement ? 5.Comment s'assure t- on que les é critures d'enregistrement en au coût des ventes et / ou en stocks sont correctes ? 6.Comment s'assure t- on que seules les personnes habilité es peuvent dé clencher les livraisons de biens ?

Cycle ventes clients

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Audit financier et comptable

ENCG

les livraisons de biens ? 7.Comment

s'assure t- on que seuls les biens ayant fait l'objet d'une commande

sont livré s ? 3. Facturation 1.Comment s'assure t- on que les prix et le montant facturé s sont corrects ? 2.Comment s'assure t- on qu'une facture est é mise pour tout service rendu ou toute expé dition de bien ? 3.Comment s'assure t- on que les reports des ventes et comptes clients au grandlivre sont corrects ? 4.Comment s'assure t- on que seules les personnes habilité es peuvent é mettre des factures ? 5.Comment s'assure t- on que les facturations correspondent aux services ou biens effectivement rendus ou livré s ? 4. Encaissements 1.Comment contrô le t- on l'exactitude de l'enregistrement du montant des encaissements ? 2.Comment s'assure t- on que les encaissements sont justifié s par des ventes de biens ou de services, et qu'ils ont é té affecté s aux clients/factures adé quats ? 3.Quelles sont les procé dures de rapprochements bancaires ? 5. Ré gularisations et tenue des livres comptables : 1.Comment s'assure t- on que les ré gularisations sont correctement enregistré es ?

2.Comment s'assure t- on que les ré gularisations sont passé es dans les bons comptes clients ? 3.Comment s'assure t- on que les ré gularisations sont enregistré es sur le bon exercice ? 4.Quels sont les moyens pour dé tecter ou empê cher toute erreur d'enregistrement dans les comptes clients ? 5.Comment s'assure t- on que toutes les é critures de ré gularisations autorisé es sont enregistré es ?

Cycle ventes clients

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Audit financier et comptable

ENCG

sont enregistré es ? 6.Comment s'assure t- on que toutes les é critures

d'avoirs pour retours de

marchandises et de passage en pertes de cré ances irré couvrables sont enregistré es ? 7.Le rapprochement entre les comptes clients issus de la comptabilité générale et les comptes clients issus de la comptabilité auxiliaire est-il effectué et contrôlé ? 8.Comment s'assure t- on que seules les écritures de régularisations autorisées sont enregistrées ? 9.Comment s'assure t- on que seules les personnes habilitées peuvent enregistrer des écritures de régularisations ? 10.Comment les modifications (ajustements, régularisations) sur les comptes clients sont-elles autorisées ?

Cycle ventes clients

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Audit financier et comptable

Cycle ventes clients

ENCG

26

Audit financier et comptable

ENCG

1- Objectifs du contrôle des comptes En contrôlant les comptes de ce cycle l’ auditeur doit fixer clairement les objectifs à atteindre ou les éléments à vérifier à savoir : S'assurer que les produits et charges inscrits au compte de résultat et

provenant

des

l'enregistrement

opérations

inté gral

des

de

ventes

transactions

résultent ré alisées

uniquement dans

de

l'exercice

comptable considéré. S'assurer que les comptes de tiers inscrits au bilan et provenant des opé rations de ventes sont correctement évalués et bien classés.

2-Les comptes concerné s par le cycle : a- 342 Clients et comptes rattaché s (section A) : Les comptes clients : On enregistre dans ces comptes les achats de nos clients les montants qui y figurent sont TTC.

Le compte client

retenues de garantie :

Ce compte est utilisé pour les clients qui déposent des garanties avant le commencement des travaux ou de l’ établissement de la commande quand la somme est importante.

Les comptes clients douteux ou litigieux : Dans le cas ou une redevances client devient y recouvrables en totalité ou on constitue une provision à propos de cette créances le montant de cette dernière est transféré dans ce compte et le compte 3421 est cré dité

Clients - effets à recevoir : Lorsque l’ entreprise tire un effet sur le client le montant de la cré ance est immédiatement enregistré dans ce compte et le compte 3421 est cré dité.

Le compte Client facture à é tablir : Ce compte

est utilisé

essentiellement lors des écritures de

ré gularisations pour les travaux d’ inventaire lorsque la marchandise ou le

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travail a été livré et la facture n’ a pas encore été établi.

Cré ances sur travaux non encore facturables : Si les travaux d’ inventaire arrivent et que le travail à livrer n’ est pas encore terminé et que la créance concerne des travaux destinés à être livré s à un client on l’ enregistre dans ce compte.

Les comptes de Ré gularisation: Les charges comptabilisées pendant l'exercice qui concernent un exercice ultérieur doivent figurer à l'actif du bilan au poste "Charges constaté es d’ avance ".

b- 711les ventes : Vente de marchandises Montant des affaires ré alisées par l'entreprise avec les tiers (ré sidents ou étrangers) dans l'exercice de son activité professionnelle normale et courante.

C’ est une activité de revente commerciale sans

l’ intervention d’ aucun procédé industriel de transformation.

Ré ductions sur ventes (Rabais, remises et ristournes accordé s) Diminutions de prix pratiqué es hors factures ; elles comprennent les rabais, les remises et les ristournes hors factures. Rabais

: réductions pratiqué es exceptionnellement sur le prix de vente

pré alablement convenu pour tenir compte, par exemple, d'un défaut de qualité ou de conformité des objets vendus. Remises

: réductions pratiqué es habituellement sur le prix courant de

vente en considération, par exemple, de l'importance de la vente ou de la profession du client et généralement calculées par application d'un pourcentage au prix courant de vente. Ristournes

: réductions de prix calculées sur l'ensemble des opérations

faites avec le même tiers pour une période déterminée.

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Ventes de biens et services produits Il s’ agit ici du chiffre d’ affaires(avec des clients marocains ou é trangers) réalisé grâce à la vente de produits fabriqués par l’ entreprise grâce à un processus de transformation industriel, ou bien les prestations de services(qui comprennent travaux, études et différentes prestations de service) conçus par l’ entreprise pour ses clients. Ces é léments impliquent la cré ation de richesses au sein de l’ entreprise.

Revenus des diffé rentes redevances Il s’ agit des revenus que perçoit l’ entreprise pour l’ utilisation d’ un procédé, la vente d’ un brevet, la cession d’ une franchise qu’ elle concède aux tiers.

Ventes de produits accessoires (port facturé, locations reçues, commissions…)

3-Procé dure gé né rale d audit des comptes du cycle : a - Ventes : Contrôler l'é volution des ratios significatifs par rapport à l'année pré cé dente et au budget. Si l'entreprise tient des statistiques de ventes par produits, examiner leur é volution et déterminer les produits sur lesquels peut se poser un problè me de sur-stockage. Examiner les prévisions de ventes pour l'exercice suivant. Si les ristournes sont significatives vé rifier qu'elles ne remettent pas en cause la valeur de réalisation des stocks. Pour

les

ventes

à

des

sociétés

du

groupe

ou

ayant

des

administrateurs communs vérifier les conditions. Obtenir et vérifier le rapprochement entre le chiffre d'affaires tel qu'il apparaî t en comptabilité et le chiffre d'affaires déclaré pour le paiement de la TVA.

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Vé rifier que le montant total des ventes au journal des ventes correspond au chiffre d’ affaires comptabilisé. Vé rifier la centralisation du journal des ventes. Vé rifier l'origine des comptes clients créditeurs. Vé rifier le bien-fondé des avances reçues sur commandes en cours. S'assurer que les ristournes et commissions versées hors factures ont bien été déclarées sur l'état D.A.S. 2. Examiner

les

comptes

opé rations visées par les

des

socié tés

pouvant

enregistrer

les

Articles 101 de la loi du 24 juillet 1966 pour

s'assurer que les prix et conditions de

paiement

ré pondent

à

des

conditions normales, sauf si elles ont fait l'objet d'une autorisation pré alable du Conseil d'Administration. Vérifier qu'il est fait la mention dans l'annexe des é léments suivants lorsqu'ils ont un caractère significatif : ventilation du montant net du chiffre d'affaires par secteur d'activité et par marché géographique ; si certaines de ces indications sont omises en raison du préjudice grave qui pourrait résulter de leur divulgation, il est fait mention du caractère incomplet de cette information. Examiner la ventilation du chiffre d'affaires par mois et identifier les variations anormales (ex : accélération brutale et non justifiée des ventes de fin d'exercice). Vé rifier que les derniè res livraisons de l'exercice sont sorties des stocks et facturées (ou ont fait l'objet d'écritures de régularisation). Vé rifier que les premières livraisons de l'exercice suivant n'ont fait l'objet ni de sorties de stocks, ni de facturation anticipée. Procéder de même avec les retours de marchandises. Si la société tient un état de rapprochement entre les livraisons et les facturations, vérifier que les éléments qui apparaissent en écart ont bien fait l'objet d'écritures de régularisation. Vé rifier que les derniè res factures de l'exercice ont bien fait l'objet d'une sortie de stocks sur l'exercice. Vé rifier

que

les

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premières

factures

de

l'exercice

suivant

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correspondent à des sorties de stocks postérieurs à la date d'arrêté des comptes. Procéder de même avec les avoirs. Passer systématiquement en revue les avoirs

émis après la clôture et obtenir des explications avec les

é lé ments significatifs. Si la société a une politique de ristournes annuelles, vérifier que toutes les ristournes relatives au chiffre d'affaires de l'exercice ont été comptabilisées. Vé rifier que les autres charges calculé es en fonction du chiffre d'affaires (ex : commissions...) ont été comptabilisées.

b. Clients et comptes rattaché s Le contrôle de ces comptes consiste à : S'informer de la duré e normale du crédit consenti aux clients, et procé der à une comparaison des délais moyens réels de règlement des clients sur deux périodes identiques, et à un même moment de l’ année. Tout é cart sensible doit être analysé. Appliquer la procédure de confirmation directe. Si cette procédure est appliqué e avant la date d'arrê té des comptes (pas plus de 3 mois) elle doit ê tre complétée par : Une revue globale du compte collectif clients et notamment des dé bits (rapprocher au journal des ventes) et crédits (rapprocher au journal de tré sorerie) ; Une revue des nouveaux soldes importants apparus entre la date de confirmation et celle du bilan ; Un examen des créances importantes apparues entre la date de confirmation et celle du bilan. Lorsque la procé dure de confirmation directe ne peut pas être appliqué e (ou donne des résultats insuffisants) : Vé rifier que les soldes individuels sont correctement analysés. Vé rifier les paiements ultérieurs crédités sur ces comptes avec les avis bancaires. Pour les montants qui n'ont pas encore été payés depuis la date

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d'arrêté, examiner tout document pouvant justifier le montant inclus dans le solde (bons d'expédition, factures, correspondances). Vé rifier les additions de la balance clients. Vé rifier le rapprochement de la balance clients avec le compte collectif. Pointer la balance clients avec les comptes individuels. S'assurer que les clients créditeurs figurent au passif du bilan et qu'il n'existe pas de compensation entre soldes débiteurs et créditeurs. S'assurer que les soldes qui ne sont pas recouvrables avant 12 mois sont isolés. Vé rifier que les cré ances à un an au plus sont distingué es dans l'annexe lorsque ces éléments ont un caractère significatif.

c- Evaluation des cré ances : Vé rifier que les cré ances exprimées en devises ont été correctement comptabilisées. Pour les autres clients : Obtenir la balance par ancienneté des créances. Examiner les dossiers des créances anciennes (dont la durée excè de la norme indiquée par l'entreprise) pour lesquelles aucune provision n'a é té constituée et juger du bien fondé de cette absence de provision. Passer en revue les relevé s bancaires de l'exercice suivant et obtenir des explications pour tout impayé significatif. Analyser les reports d'échéances. S'il n'existe pas de balance par ancienneté , examiner un échantillon de comptes individuels selon les critères possibles (importance du solde, importance des transactions, France, Export, divers types de clients...). Pour les créances déjà identifiées comme douteuses par la société : Obtenir l'analyse de la variation de provisions d'un exercice à l'autre. Rapprocher ces mouvements avec les montants passés au compte de résultat.

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Examiner le bien-fondé des provisions constitué es en fonction de la politique de la société, du dossier... Vé rifier l'utilisation des provisions antérieurement constituées. Vé rifier l'annulation des provisions anté rieurement constitué es à raison des créances douteuses encaissées. Vé rifier le bien-fondé de la dé ductibilité fiscale (ou non) de la provision pour créances douteuses. Vé rifier que la restitution de la T.V.A. sur créances annulées ou impayé es s'est bien accompagné e de la rectification préalable des factures initiales.

d. Effets à recevoir En ce qui concerne les effets de commerce, il est indispensable de : Effectuer un examen physique à la date de clôture ; Rapprocher le montant par é chéance des effets remis à l'escompte avec les confirmations bancaires ; Rapprocher le montant de l'échéancier avec le grand-livre et s'assurer qu'il n'y a pas d'échéances anormales (au-delà de 3 mois). Évaluer s'il y a lieu de faire une provision pour les risques d'effets impayé s ou frais d'escompte et d'encaissement. (L'étude des risques clients doit toujours inclure les effets dont le sort n'est pas connu à la date des travaux).

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I - Prise de connaissance de l activité de l entreprise est une socié té anonyme de droit marocain qui a pour principal objet achat, la transformation, la vente de tous les engrais et produits destiné s à industrie et à l agriculture. Son activité de transformation, qui consiste essentiellement en l ensachage et le mé lange des engrais, est ré alisé e à travers 10 usines Elle commercialise les engrais de fonds utilisé s en pé riode de labour, et les engrais de couverture importé s et utilisé s en pé riode de tallage et levé e. Les principaux points de ventes sont au nombre de 21 : 10 usines ensachage et 11 dé pôts ré partis à travers le royaume, les revendeurs, clients agré é s par la socié té selon une procé dure pré é tablie, sont les principaux distributeurs des produits de la socié té . A ces principaux points de ventes ajoutent les « agences » mises à la disposition de la socié té par le ministè re de agriculture et de la mise en valeur agricole. La procé dure vente peut se ré sumer comme suit : Commande : est enregistré e à l usine ou au dé pôt, dans le cas des clients payant au comptant (revendeurs et privé s), elle est initié e au siè ge pour les clients payant à terme (clients é tatiques ) Livraison : la marchandise est enlevé e à l usine ou au dé pôt sur la base du bon de livraison é tabli par la cellule commerciale du site. Ce bon de livraison, é tabli manuellement ou informatiquement pour les usines, est envoyé au siè ge pour saisie et é dition des factures de vente Facturation et comptabilisation : la facturation est centralisé e au niveau du dé partement commercial du siè ge doté d une application commerciale en interface avec la comptabilité , ce dé partement se charge par la suite d envoyer les factures aux clients. Les autres prestations effectué es par la socié té , en l occurrence les cessions aux industriels et l ensachage pour le compte des tiers, n intè grent pas la chaî ne commerciale, mais elles font l objet d une facturation manuelle respectivement par

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les dé partements approvisionnement et production. Ces factures sont par la suite adressé es au dé partement financier pour comptabilisation. Encaissement et comptabilisation : le rè glement des factures a lieu à l usine ou au dé pôt, avant l enlè vement de la marchandise, pour les clients au comptant, et au siè ge pour les clients du siè ge. Les justificatifs de rè glement sont alors envoyé s au service comptabilité pour saisie au compte du client.

II - Evaluation du contrôle interne : Les observations relevé es ont é té axé es sur : •

le systè me de traitement de l information ;

•

le respect des procé dures ;

•

les aspects comptables ;

1- systè me de traitement de l information : Faiblesses relevé es : Le systè me de traitement de l information se caracté rise par : absence, au niveau des sites, d outils informatiques permettant l é dition des factures et la connexion avec le site central. De ce fait : •

la facturation est centralisé e au niveau du siè ge gé né rant des

retards assez importants de comptabilisation (ce retard peut atteindre trois mois en pé riode de campagne) •

tous les contrôles sont manuels (bouclage des ventes, mise à

jour des stocks, analyse des comptes rè glements à imputer ) •

Il existe des dé calages entre la situation des clients au niveau

des services commercial et comptable Une trop importante manipulation de documents au niveau des sites et du siè ge avec transferts physiques de documents Les limites du systè me à restituer certaines informations statistiques (tableaux de bords de ventes, ventes par mode de rè glement, ventes par mode de transport, tonnage par revendeurs pour le calcul des ristournes )

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Recommandations : •

Dé centralisation de la facturation au niveau des sites ;

•

Prise en charge par l application commerciale de l ensemble

des é tapes d une opé ration de vente à partir des usines et dé pôts (commande, expé dition, facturation, et encaissement) •

Mise en place d une interface entre l application commerciale

des usines/dé pôts et le siè ge qui assurera la gestion des fichiers maî tres (prix, remises, mode de rè glement, autorisation de cré dit ) •

Prise en charge par le systè me de l ensemble de la facturation

(y compris cessions aux industriels, prestations d ensachage, notes de dé bit ) •

Inté gration automatique en comptabilité de toutes les factures

et ce quotidiennement,

2-Appré ciation du respect des procé dures Les tests effectué s ont toutefois ré vé lé que certains points né cessitent cependant une attention particuliè re : Certains clients au comptant pré sentent un solde dé biteur alors que du point de vue commercial, un revendeur au comptant doit pré senter un solde nul. Ces soldes dé biteurs proviennent d erreur d imputation des factures et des rè glements dans les comptes clients correspondants. Le rapprochement de la situation commerciale des cré ances au solde comptable n a pu ê tre ré alisé car il existe plusieurs dé calages dans la saisie des encaissements. La socié té devrait instaurer ce contrôle qui doit ê tre mensuel et systé matique. La socié té devrait contrôler les prestations facturé es par un agent indé pendant du dé partement de la production de maniè re à limiter les risques lié s à l absence de sé paration des tâ ches.

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Aspects comptables

utilisation d un compte de rè glement à imputer pour enregistrer dans un premier temps les encaissements reç us dans l attente de leur imputation au bon compte client est de nature à alourdir les tâ ches comptables. Recommandations •

Il convient à partir de l é tat ré capitulatif des ventes ou à partir un module de saisie des encaissements d enregistrer directement

les encaissements dans le bon compte client •

Compte tenu de l efficacité des contrôles pré vus par les

procé dures en vigueur, et de leur correcte application au sein de la socié té , le dispositif de contrôle interne du cycle ventes/clients est jugé fiable et efficace. est en fonction de cette appré ciation du contrôle interne qu à é té dé terminé e la straté gie d audit pour le contrôle des comptes, de mê me que é tendue des tests de validité à mettre en uvre pour la validation des comptes clients et du chiffre d affaires. Contrôle des comptes : La revue des comptes clients fait ressortir les observations suivantes : • La situation comptable des cré ances clients n est pas rapproché e à la situation commerciale. Ce rapprochement permettrait de valider les soldes et identifier les é ventuelles ré gularisations à opé rer. Il est impé ratif de pré voir un rapprochement entre ces deux situations afin identifier les é carts é ventuels et de les redresser. •

Les clients cré diteurs qui pré sentent un solde global de 6892

KMAD ne sont pas tous exhaustivement analysé s et justifié s ; - Megzari : solde cré diteur de 111 KMAD, il s agit de rè glements est pas identifié e.

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- Agences : le solde cré diteur des agences sé lectionné es est de 806 KMAD. Ce solde correspond pour 464 KMAD à des rè glements dont les livraisons facturé es n ont pas é té comptabilisé es en 2001. - coopé ratives Sahb Lassal : Solde cré diteur de 119 KMAD, il s agit de rè glement intervenu en octobre 1994. La contrepartie de ce rè glement n est pas identifié e. - ORMVA : solde cré diteur de 364 KMAD. Les factures relatives à ces rè glements sont comptabilisé es dans les comptes des agences de la socié té X. Il convient d analyser la situation de tous les clients cré diteurs et d effectuer les ré gularisations qui s imposent. •

Effets impayé s :

La socié té a des effets impayé s sur des clients poursuivis en justice (client Outalha et Al Hajjari pour 209 KMAD et 104 KMAD). Dè s qu une action en justice est entamé e, les cré ances doivent faire l objet une provision.

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La gestion de tré sorerie a longtemps é té considé ré e comme une simple activité d’ exé cution du budget, sans enjeux particuliers. A partir des anné es quatre-vingt, le dé veloppement rapide de l’ environnement é conomique, lié à l’ apparition de nouveaux instruments financiers, a profondé ment modifié l’ approche de ce domaine qui est progressivement devenu une fonction financiè re à part entiè re. A l’ heure actuelle, la gestion de tré sorerie est devenue un facteur de compé titivité dynamique, largement impliqué dans la qualité des ré sultats tant des entreprises que des collectivité s publiques dont elle administre et contrô le les flux financiers. Parmi l’ ensemble des tâ ches relevant de la gestion financiè re, la gestion de tré sorerie est probablement l’ une des moins connues. Elle constitue un domaine essentiellement technique dans

lequel les enjeux politiques

n’ interviennent gé né ralement pas. Toutefois, une gestion de tré sorerie performante peut contribuer à la santé des entreprises. De bonnes techniques de pré vision des liquidité s, d’ emprunt et de placement permettent de limiter les coû ts de transaction, de ré duire le coût de la dette, d’ augmenter le rendement du patrimoine financier.

I- Importance de la gestion de tré sorerie dans entreprise La gestion de tré sorerie, domaine de la gestion financiè re, longtemps dé laissé , commence à prendre ses vé ritables dimensions. Ce phé nomè ne est dû à des facteurs endogè nes et exogè nes à l’ entreprise, dont les consé quences n’ ont pas é té envisagé es de faç on quantifiable, tant par les entreprises, que par les banquiers. Ces facteurs peuvent ê tre ré sumé s essentiellement dans les points suivants : •

La hausse gé né ralisé e des taux d inté rê t : au cours de ces derniè re

anné es, cette hausse se traduit par un gonflement des frais financiers qui rend plus é vident la né cessité d’ employer à bon escient les services bancaires. •

Les fluctuations é conomiques : ressenties par un grand nombre

d’ entreprise, ont rendu plus urgente la chasse au domaines de gestion susceptibles d’ ê tre amé lioré s. Ces phé nomè nes conjoncturels ont ainsi joué un rô le ré vé lateur de l’ importance de la gestion des liquidité s. L’ entreprise se meut dans un univers alé atoire dont tient compte sa politique financiè re. Elle est, de surcroî t, sensible aux cycles conjoncturels (expansion, inflation, ré cession) qui affectent sa tré sorerie. Les modifications de la conjoncture

sont donc susceptibles de provoquer une dé té rioration de la tré sorerie de l’ entreprise. •

insuffisance des fonds propres : le tré sorier est de plus en plus sollicité

pour pouvoir pré voir et gé rer sainement les flux financier de l’ entreprise, à anticiper et à garantir les risques financiers, et surtout, à assurer la liquidité et la solvabilité de l’ entreprise au moindre coût et ce, d’ une maniè re permanente. La conjoncture de ces facteurs a entraî né des consé quences trop lourdes au niveau des entreprises. En effet, la gestion financiè re est devenus un des axes straté giques de la politique gé né rale de l’ entreprise. Trois aspects ont appuyé cette « ré volution » : •

une ré volution technique, due à l’ apparition d’ une informatique

puissante et simple d’ utilisation permettant, grâ ce à

des logiciels

performants, de libé rer du temps pour la straté gie financiè re et la prise de dé cision (rapidité de calcul et d’ exé cution, accè s immé diat aux informations, complexification de l’ approche de gestion) ; •

une ré volution financiè re : on n’ é volue plus dans un univers ré glementé

mais dans un environnement de marché

ouvert, liquide, riche en

instruments et donc volatil. Cette volatilité touche principalement le systè me des taux de change flottants et le contrô le des marché s par les taux d’ inté rê ts, qui engendrent de nouveaux risques et de nouvelles opportunité s ; •

une ré volution « culturelle » , induisant un nouveau rapport à l’ argent. Le

profit est devenu un objectif naturel et indispensable, les profits d’ aujourd’ hui constituant les investissements de demain.

II- Notions de base Les flux de tré sorerie de l’ entreprise: lorsqu'une entreprise ré alise une vente,

c'est en ré alité une sé rie d'opé rations qui peuvent s'enchaî ner. L'entreprise facture, é met une traite accepté e par son client, escompte la traite auprè s de sa banque, puis le banquier facture des agios pour cet escompte. C'est l'ensemble de ces opé rations qui conditionne la formation de la tré sorerie. Le cycle d'exploitation se caracté rise par un dé calage entre les flux de tré sorerie positifs et les flux né gatifs du fait du rythme de production (variable selon l'activité ) et de la politique commerciale (cré dits clients et fournisseurs). Solde des flux des diffé rents cycles d'exploitation en cours, l'Excé dent de Tré sorerie d'Exploitation (ETE) repré sente les flux de tré sorerie sé cré té s par l'exploitation pour une pé riode donné e : il est la diffé rence (en rè gle gé né rale positive) entre les recettes d'exploitation et les dé penses d'exploitation. Lorsque les flux de tré sorerie disponibles sont né gatifs, il existe un besoin auquel l'entreprise fait face grâ ce à son cycle de financement : les capitaux propres et les ressources d'emprunt. Tré sorerie immé diate : Elle est constitué e des disponibilité s utilisables sur le champ. Tré sorerie à terme : Les disponibilité s immé diates + soldes des comptes de cré ances à court terme + soldes des comptes de dettes à court terme. Les inté rê ts dé biteurs : Se sont les agios que la banque facture sur les soldes dé biteurs de l'entreprise. Attention : ils sont pré levé s à chaque fois que la socié té apparaî t dé bitrice en date de valeur, mê me si son compte est cré diteur sur le papier !

La commission sur plus fort dé couvert : est calculé e en appliquant un taux (le standard est actuellement de 0,50 %) au plus important solde dé biteur de chaque mois, toujours en valeur. L'é chelle d'inté rê ts : permet à l'entreprise de connaî tre (a posteriori) ses positions dé bitrices et cré ditrices en valeur du mois ou du trimestre pré cé dent. La banque est tenue de fournir cette é chelle si on la lui demande. La commission de mouvement : est pré levé e, en rè gle gé né rale, sur tous les mouvements qui interviennent au dé bit du compte bancaire pour les besoins d'exploitation de l'entreprise : chè ques é mis, ordres de virements, pré lè vements. Son taux standard est de 1/4 pour mille. De la tré sorerie en date d'opé ration à la tré sorerie en date de valeur. Le souci permanent du tré sorier est la « tré sorerie zé ro » , afin d’ é viter les erreurs d’ é quilibrage, de sur- ou de sous-mobilisation. Ces dé perditions ré sultent surtout de l’ absence ou de l’ imperfection d’ une gestion en dates de valeur. En effet, si les dé cisions courantes de tré sorerie (virements d’ é quilibrage des comptes, placements, cré dits, change, transferts) sont prises à partir de soldes inexacts, il y a né cessairement dé perditions de frais ou produits financiers. L’ objectif en tré sorerie est donc de parvenir à des soldes en valeur les plus proches possibles de zé ro, afin d’ é viter les soldes dé biteurs, plus coûteux que d’ autres moyens de financement (Poloniato et Voyenne, La nouvelle tré sorerie..., p. 119). Pour illustrer cette volonté de ne jamais laisser oisive l'encaisse de l'entreprise, rappelons l'une des principales innovations mises en place par les

tré soriers d'entreprise au dé but des anné es 1980 (remarquons au passage que cela coï ncide avec l'expansion informatique) : il s'agit de la gestion des liquidité s de l'entreprise en date de valeur et non plus en date d'opé ration qui constitue la norme en matiè re comptable. Une transaction se caracté rise par plusieurs types de dates : •

sa date d'opé ration,

•

sa date de valeur,

•

sa date d'é ché ance. Ces trois dates sont les principales dates qui caracté risent le cycle de vie

d'une transaction. La tré sorerie consiste en partie en la gestion des flux de rè glements (dé bit/cré dit) né s des diffé rents types de transaction de l'entreprise. Il est donc iné vitable que la gestion de tré sorerie soit devenue, par extension, l'art de gé rer les dates qui caracté risent ces transactions pour pré voir, de maniè re optimale, leurs impacts sur l'encaisse de l'entreprise. Ainsi, avant d'ê tre un problè me de montants, la gestion de tré sorerie s'est donc avé ré e ê tre un problè me de gestion de date et le fait que la gestion en date de valeur des transactions soit plus efficace que la gestion en date d'opé ration de ces mê mes transactions est dé sormais un fait reconnu. En effet, gé rer en date de valeur assure une vision exacte selon le calendrier des besoins ou au contraire des excé dents de tré sorerie que l'entreprise dé gage de par son activité .

Cette connaissance des flux attendus positionné s selon leur date de valeur permet: •

une meilleure anticipation des é quilibrages futurs entre comptes en date

de valeur ; •

un arbitrage a priori entre les diffé rents instruments de financement en

regard de leurs coû ts respectifs, ceci aussi bien sur le plan domestique que sur le plan international : dé couvert, escompte, ligne de cré dit, change à terme, achat comptant, swap de taux ou de devises, mobilisation de cré ances né es sur l'é tranger, utilisations si possible des nouveaux instruments financiers.

III- Les diffé rentes approches de la tré sorerie L’ objectif de cette partie est de dé finir ce que l’ on entend par le concept de tré sorerie. Dans l’ ensemble de la gestion financiè re, et selon les auteurs, nous distinguons trois approches : Certains auteurs dé finissent la tré sorerie de l’ entreprise comme une diffé rence :celle entre les valeurs ré alisables et disponibles d’ une part, et les dettes à court terme, d’ autre part ( approche bilantielle : statique). D’ autres, se basent sur les mê mes donné es, mais au lieu de porter leur diffé rences, en effectuant le rapport ; le rapport entre les valeurs ré alisables et disponibles et les dettes à court terme ( approche des ratios : statique). Enfin et contrairement au approches statiques, certains auteurs dé finissent la tré sorerie en terme de flux ( approche dynamique), c’ est-à -dire l’ é volution de la tré sorerie qui dé pend de deux facteurs, d’ une part l’ importance du solde de tous les flux financiers ( flux d’ exploitation, flux hors exploitation, flux avec les bailleurs de fonds, flux avec l’ Etat, etc.), et de la vitesse de transformation de ces flux pour les flux lié s à l’ exploitation.

Trois approches diffé rentes dans leur dé finition, mais trè s voisines dans leur contenu. En fait, ces trois approches n’ en forment qu’ une seule. Elles ré pondent à une mê me pré occupation, celle de dé terminer dans quelle mesure une entreprise est capable de faire face à ses é ché ances immé diates, c’ est-à -dire payer ses dettes, au fur et à mesure de leur exigibilité . 1-Approche bilantielle L’ analyse statique des bilans n’ est pas sans critique, mais elle permet de dé velopper les trois grandes masses du bilan, à savoir le fonds de roulement (FR), le besoin en fonds de roulement (BFR), et la tré sorerie (T), rappelons que ce tripode repré sente la structure de base de l’ analyse financiè re actuelle. Le concept de fonds de roulement Le fonds de roulement correspond au montant des disponibilité s né cessaires pour assurer la continuité des paiements courants auxquels l'entreprise doit faire face. Le fonds de roulement "brut" ou "total" correspond à l'actif circulant. Cependant, on corrige gé né ralement ce fonds de roulement "brut" pour obtenir le fonds de roulement "net" qui repré sente l'excé dent des actifs circulant sur les dettes à court terme. Fonds de roulement net (FRN)= Actif circulant – Dettes à court terme On peut repré senter le FRN à l'aide d'un sché ma de bilan simplifié . On est alors confronté à 3 cas possibles:

Cas 1: FRN=0

Actif Immobilisé

Capitaux Permanents

Cas 2: FRN>0

Actif Immobilisé

Cas 3: FRN<0

Capitaux Permanents

Actif Immobilisé

Capitaux Permanents

Actif Circulant

Dettes à Court terme

FRN FRN

Actif Circulant

Dettes à Court terme

Actif Circulant

Dettes à Court terme

Ces sché mas indiquent que l'on peut calculer le FRN de deux maniè res: FRN= Actif circulant – Dettes à court terme Ou :

FRN= Capitaux permanents – Actif Immobilisé

Enfin, si l'on dé duit les dettes à long et moyen terme du FRN, on obtient le fonds de roulement propre de la socié té , qui est un indicateur de son autonomie en terme de financement de ses investissements physiques, immaté riels et financiers.

Fonds de roulement propre = FRN – Dettes à long et moyen terme Toutefois, un FR estimé en valeur absolue, à relativement peu de signification é conomique. Il est souhaitable de le ramener au volume d’ activité de l’ entreprise, et à ses ventes. Fré quemment, on le mesure en nombre de jours ou de mois du chiffre d’ affaires Fonds de roulement*360 CA.TTC

Relation entre fonds de roulement, besoin en fonds de roulement et tré sorerie On a vu que le fonds de roulement correspondait au montant des disponibilité s né cessaires pour assurer la continuité des paiements courants auxquels l'entreprise doit faire face. Le besoin en fonds de roulement (BFR) repré sente le besoin de financement induit par le cycle d'exploitation de l'entreprise. En rè gle gé né rale toute exploitation né cessite des emplois cycliques (c'est à dire auxquels l'entreprise ne peut é chapper: stocks, cré dits clients…) et des ressources cycliques (cré dit des fournisseurs par exemple) Le BFR correspond à la diffé rence entre ces emplois et ces ressources: BFR= Emplois cycliques- Ressources cycliques Cette approche diffé rente, fondé e sur la mise en relief de l'activité de l'entreprise nous permet de repré senter le bilan de la maniè re suivante:

Actif

Passif

Actif Immobilisé

Capitaux permanents

Cette repré sentation du bilan va nous permettre de mettre en é vidence la relation entre tré sorerie, FR et BFR: On sait que Passif – Actif = 0 donc CP+RC+RT – AI – EC – ET =0 et CP – AI – (EC – RC) – (ET–RT) = 0 On reconnaî t les formules vues pré cé demment: CP – AI = FR, EC – RC = BFR. En outre ET – RT = Tré sorerie On a donc la relation: Tré sorerie= Fonds de Roulement

Besoin en fonds de

Roulement Cette relation importante permet de dé gager les conditions dans lesquelles se ré alise l'articulation entre les cycles financiers (T, BFR et FR) ré sultant de l'activité de l'entreprise. Cette relation permettra d'é tudier comment varient les 3 grandeurs concerné es et la faç on dont l'entreprise gè re son exploitation. Interpré tation é conomique du solde de la tré sorerie : L'analyse du solde de la tré sorerie permet de se faire une idé e sur la situation financiè re de l'entreprise.

Trois cas de figure peuvent se pré senter : •

La Tré sorerie nette de l'entreprise est positive : dans ce cas, les

ressources financiè res de l'entreprise sont suffisantes pour couvrir les besoins (soit Fond de roulement > besoin en Fonds de roulement), ce qui signifie que la situation financiè re de l'entreprise est saine est qu'elle est mê me en mesure de financer un surcroî t de dé penses sans recourir à un emprunt. •

La Tré sorerie nette de l'entreprise est nulle : dans ce cas, les ressources

financiè res de l'entreprise suffisent juste à satisfaire ses besoins (Fond de roulement = Besoin en Fonds de roulement). La situation financiè re de l'entreprise est é quilibré e mais celle-ci ne dispose d'aucunes ré serves pour financer un surplus de dé penses que ce soit en terme d'investissement ou de d'exploitation. •

La Tré sorerie nette de l'entreprise est né gative : dans ce cas, l'entreprise

ne dispose pas de suffisamment de ressources financiè res pour combler ses besoins. Elle doit donc recourir à des financements supplé mentaires à courts termes (dé couverts bancaires...) pour faire face à ses besoins de financement d'exploitation. Il y a donc un risque financier à court terme si l'entreprise ne parvient pas à

accroî tre rapidement ses ressources

financiè res à long terme, ou à limiter ses besoins d'exploitation à court terme. 2- Ratios de tré sorerie Les ratios sont des rapports mettant en relation deux grandeurs homogè nes lié es par une logique é conomique, afin d’ en tirer des indications de tendance. Selon les é lé ments comparé s, les ratios fournissent une information susceptible d’ informer l’ analyste financier sur de nombreux aspects de

l’ entreprise qu’ il souhaite mettre en valeur : rentabilité , liquidité , et structure financiè re. L’ objectif fondamental de la mé thode des ratios consiste à mieux connaî tre l’ entreprise et à é valuer pré cisé ment l’ importance de ses qualité s et de ces dé fauts. Une bonne connaissance du passé amé liorera la qualité des pré visions. Les ratios n’ auront souvent qu’ une valeur relative et servirons dans ce cas à é tablir des comparaisons : •

soit de l’ entreprise par rapport à son passé ,

•

soit de l’ entreprise par rapport à son secteur d’ activité ou à sa branche. L’ analyse des ratios financiers implique deux types de comparaisons. En

premier lieu, l’ analyste peut, dans le cadre d’ une mê me entreprise, comparer un ratio actuel à sa valeur passé e et à des ratios anticipé s pour l’ avenir. Le second type de comparaison suppose que l’ on confronte les ratios d’ une mê me entreprise aux mê mes ratios d’ entreprises appartenant à la mê me branche d’ activité au mê me moment. Une telle comparaison é claire la situation financiè re et les ré sultats relatifs à l’ entreprise. Enfin, les ratios ont un inté rê t é vident en matiè re de fixation des « normes » financiè res pré visionnelles.

Quelques ratios financiers Les ratios de tré sorerie ont pour objet de mesurer la solvabilité à court terme cette derniè re dé pend du volume du fond de roulement mais aussi de la composition des capitaux circulants et des dettes à court terme R1 ratio de tré sorerie relative

valeurs ré alisables et disponibles Dettes à court terme

Ce ratio se propose d’ appré cier l’ endettement de l’ entreprise nous avons coutume de dire qu’ il doit ê tre supé rieur ou é gal à 1 dans une telle optique , les stocks sont bien sur financé s par des capitaux permanents

R2 Ratio de tré sorerie immé diate

Disponibilité s Dettes à CT

Son usage est toutefois d’ une porté e limité e si l’ on dispose pas d’ une analyse dé taillé e des dettes à CT. Il est important de savoir pour appré cier ce ratio , si une opé ration d’ escompte n’ a pas é té ré alisé e

R3 Ratio de cré dits bancaire à CT

Capitaux propres Cré dits bancaires à CT

Ce ratio permet de faire une comparaison entre le montant de capitaux propres et le montant total des cré dits bancaires à court terme accordé s à l’ entreprise

R4 Ratio d’ autonomie financiè re

Capitaux propres Total des dettes

A l’ aide de ce ratio l’ entreprise peut dé finir son degré d’ indé pendance vis à vis de ses bailleurs de fonds

A titre d’ information, un ratio de 1 signifie que l’ ensemble du passif est constitué par les capitaux propres Un ratio de 0,5 qui repré sente une norme financiè re acceptable, veut dire que l’ entreprise a autant de ressources propres que de ressources emprunté es.

R5 Ratio d’ endettement total

Dettes totales * 360 CA TTC

Ce ratio exprime le nombre de jours du CA TTC né cessaire à couvrir la dette totale de l’ entreprise R6 Ratio de liquidité

Actif circulant Dettes à CT

Ce ratio permet d’ exprimer l’ importance des biens auxquels l’ entreprise peut faire appel pour faire face à ses engagements à CT Ce ratio est é videmment supé rieur à 1 si le FR et positif c'est-à -dire que la ré alisation des actifs circulants à concurrence d’ une fraction seulement de leur valeur comptable nette permettrait de faire face au remboursement des cré ances à court terme. En conclusion, il faut savoir qu’ une analyse par des ratios ne peut que fournir une meilleure compré hension de la situation de l’ entreprise mais ne peut dans la majorité des cas porter un jugement dé finitif sur la santé financiè re de l’ entreprise. Les ratios ne constituent qu’ une mé thode parmi d’ autres, il faut se garder de la privilé gier, é viter d’ utiliser de trè s nombreux

ratios et veiller à ce que les ratios utilisé s soient adapté s au contexte de l’ entreprise. Il est donc né cessaire d’ avoir une meilleure connaissance de l’ entreprise et notamment des flux financiers gé né ré s par son activité . 3- Approche des flux financiers L’ analyse financiè re par les ratios n’ est qu’ une mé thode relative, c’ est une approche statique qui trouve son origine dans les traditions bancaires. Il convient alors de complé ter cette analyse par une bonne connaissance du cycle d’ exploitation de l’ entreprise et des flux financiers qui y sont rattaché s. Cette approche permet d’ expliquer les variations dans le temps de l’ ensemble de la tré sorerie, elle pré sente l’ inté gralité des flux de fonds qui pendant une pé riode, marquent la vie financiè re d’ une entreprise. Elle sert é galement de cadre ou plan de financement, et dé crit la passage entre le cash flow gé né ré tô t ou tard de la tré sorerie. L’ approche des flux financiers permet d’ analyser la variation de la tré sorerie, en é tudiant les consé quences financiè res des dé cisions adopté es au niveau des politiques d’ investissement, du processus d’ exploitation et des autres opé rations financiè res. Tableau 1 Produits d’ exploitation Charges d’ exploitation = Excé dent brut d’ exploitation - Variation du BFR*

=Variation de la tré sorerie d’ exploitation - Investissement + Cessions d’ actifs +Produits Financiers -Impô ts -Dividendes +Augmentation du capital +Emprunt nouveau -Remboursement des dettes =Variation de la tré sorerie + tré sorerie de dé but de pé riode =tré sorerie de fin de pé riode *Il s’ agit du BFR fin pé riode diminué de celui du dé but de pé riode

III- La fonction du tré sorier Cette fonction est relativement ré cente, mê me dans les entreprises d’ une certaine dimension. Dans la majorité des entreprises, la fonction du tré sorier est confié e aux services comptables. Cette

situation

peut

ê tre

pré judiciable

à

l’ entreprise, car

les

pré occupations des services comptables diffé rent notablement de celles d’ un service financier. Le niveau de compé tence n’ est pas en cause, encore que la connaissance des opé rations bancaires et de leurs consé quences relè vent d’ une technique particuliè re. Le tré sorier doit avoir, non seulement, des qualité s de contact. Ses relations avec les services comptables sont importantes malgré l’ indé pendance

des fonctions, ses relations avec les banques partenaires, ses relations avec les fournisseurs et avec les clients de l’ entreprise. Le tré sorier doit, en outre, obtenir de tous les responsables de l’ entreprise la sû reté d’ ê tre pré venu de toute opé ration entraî nant une entré e ou nue sortie de fonds. L’ information du tré sorier repose né cessairement sur des ré seaux d’ informations organisé es. Pour situer mieux le personnage du tré sorier, nous pouvons affirmer que son comportement doit ê tre, constamment et entiè rement, dominé par la recherche de l’ é conomie des moyens de financement. Les fonctions du tré sorier, comme le montre le sché ma suivant, concernent essentiellement :

Sché ma Fonctions essentielles d’ un tré sorier

Relations/Négociation Avec les banque

Gestion de la position de trésorerie à CT

Tré sorier

Décisions d utiliser les crédits

Gestion des risques

Le tré sorier doit pré voir et gé rer les flux de l’ entreprise, anticiper les et garantir les risques financiers

Le tré sorier qui est le principal responsable de l’ utilisation des services bancaires, est tout naturellement dé signé pour la né gociation des conditions bancaires, placer les excé dents et surtout assurer la liquidité et solvabilité de l’ entreprise Le tré sorier doit commencer par gé rer son besoin total de tré sorerie, ensuite affecter ses flux sur ses banques puis affiner les positions par des virements d’ é quilibrage Dans l’ entreprise n’ ayant pas mis encore en place un systè me de gestion de la tré sorerie en date valeur, l’ activité tré sorerie comporte gé né ralement trois volets : •

Etablissement de la tré sorerie en date comptable

•

Etablissement d’ un budget de tré sorerie mensuel ou trimestriel

•

Né gociation avec ses banques Cette conception traditionnelle, la fonction « Tré sorerie » n’ est pas

reconnue en tant que telle. C’ est une tâ che du service comptable Cette conception pré sente des inconvé nients, notamment le rô le pré pondé rant des comptables dans la ré alisation des travaux de tré sorerie. En ce qui concerne la gestion des risques, il s’ agit essentiellement du risque de taux, risque de change, risque de contrepartie (souscription d’ un billet de tré sorerie). Le livre de B. POLINIATO et D. VOYENNE « La nouvelle tré sorerie de l’ entreprise » explique clairement la gestion du risque Risque de taux : Il ré sulte des changements, dans le temps, du niveau des taux d’ inté rê ts. Le risque de taux peut se traduire par des plus ou moins values et/ou une meilleure ou moindre ré muné ration d’ une cré ance ou d’ un placement, ainsi que par une augmentation ou une diminution du coût d’ une dette.

Risque de change : Le risque de change ré side dans les variations, dans le temps, des cours de devises dans lesquelles sont exprimé es les cré ances et les dettes de l’ entreprise, par rapport à la monnaie de compte que celle-ci utilise. L’ entreprise est exposé e au risque de change entre le moment où elle enregistre ses dettes et cré ances et le moment où elle les rè gle ou elle se les fait ré gler. Risque de contrepartie : Le risque de contrepartie ré sulte dans le non respect des engagements de la contrepartie, il s’ agit soit d’ un risque de livraison ou d’ un risque de rè glement.

IV-

environnement du tré sorier

La tré sorerie est souvent considé ré e comme le c ur de l’ entreprise, par lequel passent tous les flux financiers. Pour mieux gé ré e ces derniers, le tré sorier doit entretenir des relations aussi bien avec les entité s internes de l’ entreprise (comptabilité , contrô le de gestion, commercial, etc), qu’ externes (banques, intermé diaires financiers, marché financier, contexte é conomique, etc). Du point de vue pratique, le tré sorier doit coordonner ces diffé rentes actions selon le sché ma suivant :

Environnement interne

TRESORIER

1- Environnement interne de l entreprise

Environnement externe

Pour assumer parfaitement sa fonction, le tré sorier est conduit à favoriser le contact de la direction gé né rale avec tous les aspects de la tré sorerie, à sensibiliser à l’ esprit tré sorerie toutes les personnes concerné es, et à faciliter la mise en place des procé dures de gestion de tré sorerie performante. Comme le soulignaient B. POLINIATO et D. VOYENNE dans leur livre « la nouvelle tré sorerie de l’ entreprise » : « je suis tranquille, car personne ne comprend rien de ce que je fait, » dé clarent un certain nombre de la tré sorerie. Au sein de l’ entreprise, les principaux interlocuteurs du tré sorier se pré sentent comme suit : le comptable, le contrô leur de gestion, le commercial et le directeur gé né ral. •

Le comptable : Rappelons que le service de la comptabilité possè de des

documents indispensables au tré sorier pour é tablir des pré visions sûrement indispensables au tré sorier pour é tablir les pré visions sur un horizon de 1 à 3 mois, tel que les balances clients et fournisseurs. Gé né ralement, tous les paiements que doit effectuer l’ entreprise sont centralisé s au service de la comptabilité et sortent de l’ entreprise aprè s ê tre obligatoirement passer par le service tré sorerie. Un tel circuit assure au tré sorier une information fiable. Lui permet d’ agir en permanence sur les dé tails fournisseurs (retarder les dé caissements), lui donne la possibilité de choisir et de modifier les moyens de paiements. •

Le contrô leur de gestion : L’ é laboration des diffé rents budgets (budget

de fonctionnement, budget d’ é quipement, etc) par le contrô leur de gestion facilite grandement la pré paration la pré paration des pré visions de la tré sorerie. La fiabilité de la gestion provisionnelle de la tré sorerie repose sur celle du contrô le de gestion. A l’ inverse, la contribution de la tré sorerie au budget annuel du contrô le de gestion ré side dans la pré vision des charges et produits financiers.

•

Le commercial : Le tré sorier a besoin é galement d’ autres informations

notamment commerciales. Trop souvent, le responsable commercial d’ une entreprise engrange le chiffre d’ affaire, mais ne se soucie pas de des encaissements de ses clients. Or la CA n’ est ré el que s’ il est entiè rement payé sans retard. Moralité , il faut sensibiliser le commercial à l’ esprit de la tré sorerie. •

Le directeur gé né ral : Le tré sorier doit pré parer (une fois par semaine ou

mensuellement) un synthè se de la tré sorerie permettant au directeur gé né ral de comprendre et d’ analyser les opé rations financiè re remarquables. L’ absence de cette formalité est souvent due aux deux parties : le directeur gé né ral a tort de laisser se dé velopper des activité s qu’ il ne maî trise pas, le tré sorier a tort de ne pas faire du reporting permettant un é change de points de vue avec le directeur gé né ral. 2- Environnement externe de l entreprise •

Les banques : Le tré sorier fait appel chaque jour à son banquier auprè s

de ce dernier, le tré sorier recherche des moyens de financement ou de produits de placements des cours de change des produits de couverture de taux de change et des analyses ou des outils pour forger ses propres anticipations •

Le marché financier : Parallè lement à l’ information fournie par les

banquiers le tré sorier doit rester attentif aux diffé rentes analyses des é conomistes sur la conjoncture et aux sentiments des hommes de marché . A cela, le tré sorier ajoute son intuition ainsi que son expé rience

Le systè me de gestion de tré sorerie

Gestion des encaissements et des décaissements

Interne

Information

Organisation de la trésorerie

Décisions

Externe

Financement et Placement

Gestion des risques financiers

Lors de l’ é tude spé cifique des procé dures les services financiers ou la tré sorerie d’ une entreprise é taient loin d’ ê tre les seules fonctions concerné es par la tré sorerie. Les services de production, achats, ou mê me facturation, trouvent leur sanction en matiè re de tré sorerie.

Au dé but des anné es 70, il s’ est trouvé quelqu’ un, Monsieur N’ Guyen, qui a dit et é crit qu’ il é tait inutile de payer des inté rê ts sur des fonds dont on n’ avait pas besoin…C’ est tellement é vident que 20 ans aprè s cette notion n’ est toujours pas tout à fait assimilé e. Comme pour la baguette de pain, si on a besoin d’ une baguette on en achè te une seule et l’ entreprise n’ est pas plus riche ni plus solvable parce qu’ elle a mobilisé inutilement son portefeuille gé né rant ainsi des frais financiers inutiles. La solvabilité d’ une entreprise ne se mesure pas à son solde en banque mais à la capacité de mobiliser ses cré ances et d’ obtenir le cré dit elle a besoin. Bien é videmment, le point de dé part est la connaissance globale des recettes et des dé penses. Connaissance qui sera petit à petit affiné e pour permettre une gestion journaliè re optimale.

Budget annuel de trésorerie Un budget annuel de tré sorerie. Pré paré à l’ aide des é lé ments historiques comptables de l’ entreprise et surtout en fonction des hypothè ses de dé penses et de recettes de ses diffé rentes directions, il est conç u de faç on à permettre des simulations. Simulations et analyses de sensibilité afin de pouvoir é ventuellement ê tre corrigé ou modifié en cas de renversement de tendance. Ce budget annuel ne sort pas tout armé de la cervelle du tré sorier mais é laboré avec tout les services et s’ il y a des modifications en court d’ anné e chacun doit en ê tre pré vu. Le tré sorier est un homme de contact… 1-Pré vision de recettes Les recettes d’ exploitation. Elles proviennent d’ une hypothè se de chiffre d’ affaires. Sin en montant ces pré visions sont gé né ralement exactes, en revanche les dates de rè glement sont souvent difficiles à , appré hender. La

mé thode historique qui consiste à rechercher dans le passé le pourcentage des facturations du mois M ré glé à M+1, M+2, M+3, etc. Est une bonne mé thode. Particuliè rement inté ressante d’ ailleurs pour les entreprises ayant une activité cyclique. L’ autre inté rê t de cette mé thode est de permettre de faire varier les hypothè ses, en particulier de faire une hypothè se haute et une hypothè se basse. Attention, ces pré visions sont faites sur des facturations TTC et elles sont ré alisé es sur une seule banque fictive. Nous n’ en sommes pas à ré partir les mouvements entre banques, mais seulement à dé terminer ce qui sera la tré sorerie). Les recettes hors exploitation. Cession d’ actifs, primes, subventions, remboursements de TVA ; toutes trè s difficiles à pré voir et qui sont inté gré s à la tré sorerie en cours de parcours la plupart du temps. 2-Pré visions de dé penses Les dé penses d’ exploitation : comme pour les recette ces pré visions proviennent le plus souvent d’ é lé ments comptables historiques. En en gé né ral elle sont assez faciles à appré hender sauf : •

La TVA qui doit tenir compte des facturations ou encaissements.

•

Les impô ts.

•

Les frais financiers. Ces pré visions qui donnent le solde de tré sorerie en fin de pé riode doivent

ensuite ê tre affiné es et positionné es dans le compte.

Les pré visions regroupé es sous le titre « budget de tré sorerie » ne constituent pas un budget autonome. Ce budget est en quelque sorte le reflet de tous les autres budgets, car tous ses é lé ments en sont directement dé duits. Les maté riaux né cessaires à son é laboration proviennent de l’ ensemble des budgets

d’ exploitation

(approvisionnement,

production,

vente,

autres

charges), du budget d’ é quipement et du budget des opé rations financiè res. Le budget de tré sorerie mesure l’ é quilibre entre la liquidité des actifs est l’ exigibilité des dettes et donne des informations sur les conditions de maintien de la solvabilité de la firme. Il constitue un test de cohé rence de l’ ensemble des pré visions. Il joue un rô le de clignotant dans le tableau de bord. Ce budget joue un rô le important dans la dé termination du niveau minimum des liquidité s né cessaires pour ré aliser l’ ajustement des flux moné taires. Dans une optique budgé taire le Budget de Tré sorerie ré pond à deux impé ratifs: •

S’ assurer d’ un é quilibre mensuel entre encaissements et dé caissements

en vue de mettre en place pré ventivement, des moyens de financements né cessaires à court terme en cas de besoin de liquidité s pour un ou des mois donné s; •

Connaî tre le solde de fin de pé riode budgé taire des comptes des tiers et

de disponible, tels qu’ ils figureront dans le bilan pré visionnel. Le sché ma ci-dessous positionne le budget de tré sorerie par rapport aux autres budgets.

Budget des Ventes

Budget de Production

Budget des Frais Commerciaux

Budget des Approv

Budget des Ateliers de Fabrication

Budget des Services Fonctionnels

Budget de sous traitance Budget des investissements Ré alisé s

A faire

FOURNISSEURS CLIENTS Budget de Trésorerie Encaissements Décaissements

1-Les budgets d exploitation Pour exprimer la correspondance entre un flux ré el et un flux moné taire, on dit couramment qu’ aux charges correspondent des dé penses ou des dé caissements et qu’ aux produits correspondent des recettes ou des encaissement. Cette correspondance n’ est pas directe, mais peut ê tre dé calé e dans le temps. La vente d’ un produit peut donner lieu à la livraison puis la facturation et enfin au rè glement, mais ce dernier peut ê tre diffé ré par les procé dures de cré dit commercial. Pour é tablir le budget de tré sorerie-exploitation, on part du compte pré visionnel d’ exploitation é tabli mensuellement ; on note les dé caissements correspondants aux charges pré vues et les encaissements correspondant aux ventes pré visionnelles, compte tenu des cré dits obtenus des fournisseurs et des cré dits accordé s aux clients. •

Pré visions des encaissements :

Les encaissements relatifs à l’ exploitation proviennent essentiellement de la vente des biens ou des services produits par l’ entreprise. On distingue principalement deux grandes caté gories d’ entreprise : celles vendant des biens à partir de stocks pré alablement constitué s ou vendant des services et celles travaillant sur devis. o Cas de la vente sur stock : le cas le plus simple et celui des entreprises de distribution où les ventes sont gé né ralement faites au comptant et où le montant encaissements est é gal à celui des ventes. Dans le cas de vente à cré dit seulement, il y n’ a pas de correspondance entre les ventes et les encaissements. Les encaissements devrant ê tre ré partis suivant la duré e moyenne des cré dits accordé s tels qu’ elle ressort des statistiques relatives aux pé riodes anté rieures. Les pré visions des recettes sont estimé es à partir du chiffre d’ affaire pré vu par la direction commerciale auxquelles on pratique les clé s de ré partition calculé es à partir des anné es pré cé dentes. o Cas de la vente sur commande : cette forme de vente s’ accompagne gé né ralement d’ un contrat qui pré voit des clauses de paiement particuliè res. Les termes de paiement s’ é chelonnent normalement depuis la signature jusqu’ à la ré alisation du contrat et mê me audelà , en vertu de certaines clauses de garanties. •La pré vision est effectué e à deux niveaux. On pré voit tout d’ abord les termes probables de paiement en fonction des pré visions des services commerciaux. On en dé duit ensuite les encaissements effectifs. La pré vision des é ché ances sur des contrats dé jà passé s est simple. Il suffit de se reporter au planning de fabrication. Par contre, pour les commandes pré vues, il faut é tablir un é ché ancier thé orique. Le degré

d’ approximation est é videmment important et exige des ré visions relatives fré quentes. Par ailleurs, cet inconvé nient est d’ autant plus sensible que les commandes sont d’ un montant important mais en nombre limité . •Les autres recettes : les autres recettes d’ exploitation proviennent de sources diverses : la vente des dé chets, le produit des redevances et de commissions, les inté rê ts perç us, le remboursement des charges fiscales,… leur pré vision est difficile mais elle tolè re une certaine approximation en raison de l’ importance de ces recettes par rapport aux recettes totales. •

La pré vision des dé caissements Les dé caissements sont entraî né s par les dé penses que la comptabilité

porte au dé bit des divers comptes. La relation qui existe dans le temps entre la dé pense et le dé caissement varie suivant la nature de la dé pense. La pré vision des

dé caissements est plus dé licate que celle des

encaissements en raison de la trè s grande diversité des charges. La relation qui existe dans le temps entre l’ engagement d’ une dé pense et le dé caissement correspondant, est trè s variable et dé pend de la nature des charges. C’ est pourquoi il est pré fé rable d’ examiner les problè mes posé s par la pré vision des dé caissements à partir de la nature des charges. Les principales caté gories de charges sont dé terminé es : •par le degré d’ incertitude de la date de paiement, •par le degré qui sé pare l’ engagement de dé pense du rè glement proprement dit. Pour toutes les dé penses payables, soit au moment de leur inscription, soit dans un dé lai trè s court, la pré vision de dé caissement dé pend directement de la pré vision de la dé pense. Il en est ainsi des salaires, des appointements et

des charges correspondantes dont les pré visions ont é té é tudié es en leur temps, soit avec la main-d’

uvre, soit avec les frais gé né raux.

Pour les dé penses dites pé riodiques, telles que les loyers, assurances, impô ts, dont les montants pré visionnels ont é té dé jà é tudié s pour autant qu’ ils figurent dans les frais gé né raux, les dates de dé caissement doivent ê tre pré vues par les services spé cialisé s qui les transmettent au service de la tré sorerie. Il appartient de mê me aux services compé tents de fournir à la tré sorerie les renseignements correspondant aux dé penses provisionné es (risques, dé penses sous garantie). Enfin, il appartient au tré sorier d’ é tablir lui-mê me les pré visions de dé caissement correspondant aux acceptations d’ effets, aux remboursements des emprunts, des dettes de toute nature et des opé rations qui sont sous sa dé pendance directe et font partie de la gestion de la tré sorerie. 2- Le budget d é quipement Le tableau des dé penses relatives au budget d’ é quipement est le plus souvent é tabli directement à l’ occasion de la pré paration de ce budget. Il appartient aux services techniques de communiquer toutes les informations né cessaires aux services financiers. La tenue d’ une comptabilité d’ engagements dé taillé e par opé ration d’ investissement est trè s utile pour tenir à jour les pré visions, au fur et à mesure de l’ exé cution des travaux. En effet, des procé dures particuliè res de rè glement sont trè s souvent utilisé es : versement d’ un acompte à la commande, rè glement sur situation de travaux, retenues de garantie. Par ailleurs de nombreux litiges interviennent en cours de ré alisation. Ils peuvent entraî ner la facturation de supplé ment ou le rè glement d’ indemnité s par le constructeur. Tous ces incidents ont des consé quences

directes sur le montant des dé caissements pré vus. C’ est

pourquoi la mise à jour rigoureuse de ces pré visions est indispensable durant la pé riode de ré alisation d’ investissements importants. 3-Le budget des opé rations financiè re La pré vision des recettes consé cutives à la ré alisation des opé rations de financement doit ê tre faite avec prudence. Il ne faut pas sous estimer les dé lais entraî né s par les diffé rentes formalité s qui accompagnent la ré alisation de ces opé rations et les alé as que peuvent rencontrer les né gociations avec les organismes financiers. Il convient de souligner que le montant des dé penses dé pend de l’ utilisation des cré dits qui dé pend elle-mê me du dé ficit de la tré sorerie. Or, le dé ficit de tré sorerie est donné par le budget de tré sorerie et les diffé rents cré dits sont pré vus dans le cadre du plan de la tré sorerie. On ne pourra alors procé der que par approximations successives. On commencera par une pré vision de dé penses proches de l’ anné e pré cé dente pour pouvoir arrê ter le budget de tré sorerie et on rectifiera ensuite aprè s avoir sé lectionné les diffé rents modes de financement à court terme. 4- Le budget de tré sorerie La construction du budget de tré sorerie ré pond à un sché ma simple. Il se pré sente sous la forme d’ un tableau regroupant toutes les recettes et les dé penses pré vues. •

quelle que soit leur origine : exploitation, é quipement, opé rations

financiè re ; •

quelle que soit la pé riode à laquelle se rapportent les opé rations dont

elles sont issues : exercice en cours, exercice anté rieurs ou exercice à venir. Son objectif est de dé terminé l’ encaisse disponible ou le montant des besoins tré sorerie en fin de mois si l’ é ché ance est mensuelle ou à la date de

chaque é ché ance. Le choix de la pé riode de pré vision est dé licats problè mes que nous é voquerons avant d’ analyser le contenu du budget. •

La pé riode budgé taire Les flux moné taires sont d’ une trè s grande sensibilité . Ils peuvent subir

des variations importantes par suite de dé calages dans la ré alisation des opé rations qui leur donne naissance. Les pré visions de recettes et de dé penses ne peuvent ê tre rigoureuses qu’ à trè s court terme. C’ est la raison pour laquelle la pé riode sur laquelle porte les pré visions de tré sorerie doit ê tre infé rieure à la pé riode retenue pour le budget d’ exploitation et nettement infé rieure à celle du plan d’ investissement et de financement. Plus que toutes les autres pré visions, celles relatives à la tré sorerie ne peuvent ê tre improvisé es. C’ est pourquoi l’ é volution de la tré sorerie est contrô lé e de maniè re continue. Un premier budget, portant de pré fé rence sur une pé riode d’ un an, a pour objet de dé terminer les besoins de cré dit né cessaires au maintien de la solvabilité de la firme. C’ est le budget annuel de tré sorerie ; il est indispensable pour contrô ler la cohé rence de l’ ensemble des autres pré visions et la possibilité pour l’ entreprise d’ en entreprendre la ré alisation. Les ré sultats du budget de tré sorerie peuvent en effet conduire à la ré vision du plan. Ce budget sert en outre de support aux né gociations que l’ entreprise doit é ventuellement mener avec ses banquiers. Ce budget va é galement servir de ré fé rence aux comparaisons qui seront faites en cours d’ anné e. Mais dè s les premiè res ré alisations, la situation de la tré sorerie est modifié e car les mouvements de tré sorerie ont un effet cumulatif. Le budget donne une sé rie de soldes mensuels. Dè s que le premier mois est passé , il faut donc mettre à jour le budget. En mê me temps, il est indispensable de garder un horizon de pré vision du solde de la tré sorerie

suffisamment long, pour pré voir en temps utile les opé rations financiè res né cessaires au maintien de l’ é quilibre. Sur le plan pratique, on peut adopter un compromis consistant à procé der tous les mois à une mise à jour sommaire indispensable pour assurer la continuité des pré visions et à ré viser le budget tous les trimestres. •

Le contenu du budget Le budget de tré sorerie se pré sente sous la forme du tableau suivant : Libellé s

Montants

Solde dé but de pé riode I. opé rations d exploitations Recettes Dé penses Solde 1 II. opé rations

hors

exploitations Recettes Dé penses Solde2 III.solde

de

la

pé riode

(solde1+solde2) Solde fin de pé riode

Sa construction repose sur la distinction fondamentale entre les recettes et dé penses d’ une part, et les opé rations d’ exploitation et les opé rations hors exploitation d’ autre part (investissement et opé rations financiè res).

Le budget de tré sorerie a pour objet la mesure du stock de disponibilité s à la fin d’ une pé riode, compte tenu des pré visions d’ encaissements et de dé caissements de la pé riode. Le regroupement des é lé ments pré visionnels doit ré pondre à deux pré occupations essentielles : •

celles de n’ omettre aucune recette ni aucune dé pense ;

•

celle de mé nager toutes les possibilité s d’ un contrô le aisé . Ces pré occupations entraî nent la né cessité de relier é troitement les

rubriques de la tré sorerie aux rubriques comptables des budgets. On aura ainsi l’ assurance qu’ aucun des é lé ments pré visionnels de la tré sorerie n’ é chappera et l’ on trouvera dans les comptes les é lé ments de leur contrô le. Cette remarque nous amè nera à proposer une autre pré sentation du budget de tré sorerie en distinguant : •

la tré sorerie de l’ exploitation (recettes et dé penses principales)

•

celle des recettes et des dé penses diverses d’ exploitation ;

•

celles des investissements ;

•

celle des é lé ments é trangers à l’ exploitation ;

•

et enfin, les opé rations financiè res, qui sont pour une part la

consé quence des pré cé dentes.

Alors que les PME ne disposent souvent pas du temps et des moyens humains suffisants pour une gestion systé matique de leur tré sorerie, l’ é tablissement d’ un budget de tré sorerie mensuel ne suffisent pas pour une grande entreprise Les variations mensuelles permettent une gestion de tré sorerie longue adapté e à la saisonnalité mensuelle de l ‘ activité mais ne permet pas une optimisation complè te le budget de tré sorerie ne pré sente les besoins qu’ à la fin du mois. Or la tré sorerie peut ê tre bé né ficiaire le 30 du mois mais pré senter des dé ficits importants dans le courant du mois. Le budget de tré sorerie ne donne aucune indication sur les é ché ances difficiles à passer et donc sur la meilleure faç on de les né gocier. Le complé ment né cessaire à la gestion des besoins saisonniers est donc une gestion de tré sorerie au jour le jour parfois appelé e gestion de l’ encaisse. Cette gestion au jour le jour né cessite un,e bonne pré vision des dates de flux de tré sorerie (encaissements et dé caissements) au jour prè s et une bonne optimisation de l’ utilisation des cré dits en fonction de leur duré e. Trois problè mes viennent compliquer la gestion de tré sorerie au jour le jour :

Les pré visions sont par nature incertaines et les mouvements de caisse peuvent se maté rialiser avec plusieurs jours d’ é cart par rapport aux pré visions, entraî nant des pé nalisations financiè res importantes. Les jours à prendre en compte ne sont pas les dates d’ enregistrement comptable dans les livres de l’ entreprise mais les dates de valeur en banque, puisque les frais financiers sont calculé s sur les dates de valeur et non sur les dates d’ opé rations Les entreprises travaillent gé né ralement avec plusieurs banques. Si la ré partition de ses activité s gé ographiquement le justifie, elle disposera de plusieurs comptes courants auprè s de la mê me banque. Cette multitude de compte né cessite une gestion minutieuse et individuelle de ces comptes puisqu’ un excé dent de tré sorerie inutilisé sur un compte auprè s de la banque X ne permettra pas de compenser un solde dé biteur auprè s de la banque Y qui entraî nera le paiement d’ agios sur le dé couvert.

Traditionnellement, les excé dents de liquidité s é taient placé s auprè s d’ une banque sous forme de dé pô t ou compte à terme. On utilise parfois le terme de bon de caisse pour dé signer ces placements. Il s’ agit là d’ un prê t à la banque pour un terme fixe et ré muné ré à un taux fixé ; ce bon de caisse n’ est pas né gociable. Les conditions de ré muné ration de ce placement sont naturellement dé terminé es par rapport au Taux de Marché Moné taire lorsque la ré glementation permet de fixer librement le taux d’ inté rê t. Toutefois ces dé pô ts à terme sont gé né ralement trè s ré glementé s ; ainsi de 1981 à 1986, les dé pô ts à terme devaient ê tre ré muné ré s à un taux fixé artificiellement bas, sauf pour les dé pô ts de plus de 500000 F à plus de 6 mois. A partir de 1986, cette ré glementation a é té assouplie. Mais c’ est surtout le dé veloppement d’ autres instruments de placements qui a permis une gestion performante des excé dents de liquidité des entreprises (et des particuliers). Dé sormais, les entreprises peuvent acheter des titres né gociables type billet de tré sorerie é mis par d’ autres entreprises ou des certificats de dé pô t é mis par des banques, voire des bons du tré sor à condition que le montant unitaire de ces titres ne soit pas trop é levé . Elles peuvent é galement investir leurs liquidité s auprè s d’ une banque ou d’ un agent de change, mê me à trè s court terme, dans des instruments de gestion collective appelé s des SICAV ou FCP de tré sorerie. Il s’ agit de parts de socié té s de placement dont la valeur é volue en fonction de la

valeur des placements qu’ elles dé tiennent en portefeuille. Ces SICAV ou FCP de tré sorerie achè tent des bons ou des obligations à taux variable dont la valeur croî t ré guliè rement avec le temps ; ainsi une entreprise peut revendre ses parts de FCP ou SICAV de tré sorerie avec une plus value qui correspond à une ré muné ration du placement ainsi ré alisé . Par ailleurs, la fiscalité de ces placements peut ê tre plus attractive que celle des dé pô ts à terme. Pour des montants investis raisonnables, les coû ts d’ achat et de revente de ces parts (droit d’ entré e et de sortie) sont trè s faibles voire gé né ralement nuls. Il est ainsi possible de placer ses liquidité s à court terme avec une grande souplesse d’ usage. Il est toutefois important de bien connaî tre la possibilité d’ investissement de la SICAV ou FCP considé ré e afin de savoir si le cours de la part permettra de dé gager une ré muné ration assuré e sur le terme du placement considé ré . Pour les placements à trè s court terme on utilise gé né ralement des SICAV dites à ré mé ré qui se spé cialisent dans des financements d’ opé rations financiè res sans risque. Certaines entreprises choisissent d’ investir leurs liquidité s dans des placements plus rentables mais aussi plus risqué s ; ainsi les directions financiè res de certaines grandes entreprises entretiennent toute une é quipe de financiers spé cialisé s dans les placements à court terme et notamment sur les nouveaux marché s financiers (MATIF, options, swaps,…). Rapprochement bancaire Constatation Le compte "5141 Banque" tenu par une entreprise enregistre les mê mes opé rations que le compte de l'entreprise tenu par le banquier, mais en sens inverse. Il s'agit donc de comptabilité s ré ciproques.

Il ré sulte de cette dé finition que le rapprochement bancaire est l'action qui consiste à associer les opé rations dé jà enregistré es dans la socié té et à la banque afin de faire apparaî tre les é critures isolé es, c'est-à -dire enregistré e uniquement d'un cô té ou de l'autre. Le solde figurant sur son relevé de compte bancaire ne tient compte que des recettes effectivement mises à l'encaissement, et des rè glements pré senté s par le bé né ficiaire. Il peut donc exister un é cart entre le solde ré el du compte et le solde figurant sur le relevé de compte envoyé par la banque. Le rapprochement bancaire justifie l'é cart entre le solde comptable du compte bancaire et le solde du relevé de compte à la mê me date, en indiquant les composants. Cette justification est essentielle pour la cré dibilité du suivi de tré sorerie. Exemple Date

Nature

Encaissements

Solde du 31/12/2004

relevé de compte

2502,00

bancaire 31/12/2004

Remise à l'encaissement ne figurant pas encore sur le dernier relevé

12600,00

Dé caissements

ne figurant pas encore sur le dernier relevé Chè que 30/12/2004

658132 non

10654,00

encore pré senté Chè que

08/01/2004

658002 non

1235,43

encore pré senté

TOTAL

15102,00

11889,43

Solde 31/12/2004 comptable de

3512,57

la tré sorerie Naturellement, chacun des é lé ments qui constituent le rapprochement bancaire doit ê tre un é cart qui ne ré vè le pas au contraire une mauvaise saisie de la tré sorerie. Origine des diffé rences •

Dans la pratique, les soldes sont rarement é gaux car les opé rations ne

peuvent pas ê tre enregistré es simultané ment dans chaque comptabilité pour diverses raisons : •

les chè ques é mis par l'entreprise ne sont comptabilisé s par le banquier

qu'aprè s encaissement par le bé né ficiaire.

•

le banquier enregistre des virements (rè glements des clients par

virements) au bé né ficie de l'entreprise et informe celle-ci dans un deuxiè me temps. •

Le banquier procè de aux paiements de fournisseurs par pré lè vement

automatique sur le compte de l'entreprise et informe celle-ci dans un deuxiè me temps. •

des erreurs sur les sommes peuvent ê tre commises par l'entreprise ou

par la banque. La technique de l'é tat de rapprochement va permettre de justifier les diffé rences de soldes. Principe Pointer les opé rations qui figurent pour le mê me montant dans les deux comptes Rectification et rapprochement Enregistrement des nouvelles é critures dans le compte banque de l’ entreprise

Objectif 1 : exhaustivité des enregistrements 1-S’ assurer que toutes les recettes sont enregistré es et encaissé es À l’ ouverture du courrier les titres de paiement reç us doivent ê tre isolé s du reste du courrier, enregistré s et transmis directement au service tré sorerie Les

titres

de

paiement

reç us

doivent

ê tre

remis

en

banque

quotidiennement Le montant des titres de paiement remis à la banque ré guliè rement rapproché e du total enregistré et du total des rè glements enregistré s au cré dit des comptes clients Pour les recettes en espè ce, elles doivent ê tre :

•

enregistré es sur des piè ces de caisse standards et pré numé roté es

•

enregistré es au fur et à mesure dans le journal de caisse

•

rapproché es des espè ces en caisse Lorsque les encaissements sont effectué s par des repré sentants,

livreurs,…. Ces personnes sont tenues •

d’ é tablir des reç us pré numé roté s

•

de transmettre ces recettes immé diatement à la socié té ou à la banque Des contrô les doivent ê tre pé riodiquement ré alisé s pour s’ assurer que les

fonds collecté s en sont ré guliè rement remis à la banque 2- S’ assurer que les paiements sont saisis et comptabilisé s •

titres de paiement é mis pré numé roté s

•

liasse de titres de paiements enregistré s et rapproché s des journaux

•

titres de paiements comptabilisé s dans l’ ordre numé rique

•

sé quence numé rique des titres de paiement est vé rifié e

•

Les paiements en espè ces :

•

saisies sur des piè ces de caisse pré numé roté es

•

enregistré s dans l’ ordre de ces piè ces Pour les fournisseurs qui envoient des relevé s, les rè glements é mis

doivent ê tre rapproché s des relevé s Objectif 2 : Ré alité des enregistrements 1- S’ assurer que toutes les recettes enregistré es correspondent à des recettes ré elles Les avis de paiements annulé s aprè s comptabilisation pour é viter les enregistrements multiples Les rè glements enregistré s au cré dit des comptes clients rapproché s des montants affectivement encaissé s en banque

L’ é ché ancier des effets à recevoir doit ê tre : •

Ré guliè rement rapproché du montant passé au cré dit des comptes

clients •

Analysé pour identifier les dates d’ é ché ances anormales

•

Les effets retourné s impayé s doivent ê tre :

•

immé diatement redé bité s au compte client

•

soumis à un responsable 2- S’ assurer que les rè glements comptabilisé s correspondent à des

dé penses ré elles •

Les duplicata de titres de paiement systé matiquement annulé s pour

é viter les doubles comptabilisations •

Les piè ces justificatives des titres de paiement transmis au bé né ficiaire

directement par le signataire •

Les signataires s’ assurent au moins par sondage que les titres de

paiement correspondent aux piè ces justificatives jointes •

Les journaux de tré sorerie contrô lé s

•

Les soldes des comptes fournisseurs sont analysé s ré guliè rement Objectif 3 : spé cialisation des exercices 1- S’ assurer que toutes les recettes sont enregistré es dans la bonne

pé riode Les recettes sont elles enregistré es le jour le jour En fin de pé riode, la comptabilité s’ assure qu’ elle a enregistré : •

Tous les rè glements reç us à la pé riode

•

Uniquement ceux-la

Les recettes enregistré es par la banque et non par la socié té , dé celé es par les rapprochements de banque, sont enregistré es sur la pé riode Les reports d’ é ché ances sont : •

Autorisé par une personne indé pendante

•

Communiqué s à la comptabilité

•

Enregistré s sur l’ é ché ancier dè s qu’ ils sont accordé s 2-

assurer que tous les paiements ré alisé s sont enregistré s

sur la bonne pé riode : Les rapprochements de banque sont revus par un responsable La comptabilité vé rifie que toutes les piè ces de caisse de la pé riode ont é té saisies Les espè ces en caisse sont physiquement contrô lé es et rapproché es du livre caisse en fin de pé riode Les comptes bancaires sont cré dité s : •

Au jour de l’ é ché ance pour les effets

•

Au jour de leurs é mission pour les chè ques

Objectif 4 : Evaluation des recettes et dé penses 1- S’ assurer que les recettes enregistré es sont correctement é valué es Les é carts constaté s entre les rè glements reç us et les factures sont •

Analysé s

•

Corrigé s rapidement

•

Soumis à autorisation

Les rè glements en devises sont •

Rapproché s avec les montants encaissé s par la banque

•

Les diffé rences de charges immé diatement enregistré es 2-

assurer que les dé penses ré alisé es sont correctement

é valué es Les dé ductions effectué es lors du paiement sont •

Signalé s à la comptabilité

•

Comptabilisé es immé diatement

Les personnes chargé es d’ enregistrer les paiements en devises disposent de listes de taux de change à jour Les diffé rences de change sur rè glement sont ré guliè rement enregistré es Objectif 5 : Imputation, totalisation et centralisation des recettes et dé penses 1- S’ assurer que toutes les recettes sont correctement imputé es totalisé es et centralisé es •

Les listes des comptes clients sont ré guliè rement mises à jour

•

Les mises à jours sont transmises au personnel chargé des imputations

•

Le total des journaux de recettes est ré guliè rement vé rifié

•

La balance client est ré guliè rement rapproché e du grand livre

•

Les é carts é ventuels sont-ils immé diatement analysé s et corrigé s 2- S’ assurer que toutes les dé penses ré alisé es sont correctement imputé es,

totalisé es et centralisé es •

Les listes des comptes fournisseurs sont ré guliè rement mises au point

•

Les mises à jour sont transmises au personnel chargé des imputations

•

Les imputations porté es sur les paiements sont-elles vé rifié es ayant

enregistrement ?

•

Le total du journal des paiements est ré guliè rement vé rifié

•

La balance fournisseur est ré guliè rement rapproché e au grand livre

•

Les relevé s de compte reç us des fournisseurs sont rapproché s des

comptes individuels.

Audit de la paie

AUDIT de la PAIE

Audit financier et comptable

1

Audit de la paie

Introduction : La paye est une fonction extrêmement complexe en raison de la diversité des éléments qui la composent (Regroupés en rubriques de paie) et de la multiplicité des opérations à réaliser pour la mettre en uvre. Elle est un outil essentiel de gestion, et dans ce sens, elle doit répondre et respecter des règles de conformité et d efficacité. L audit est un moyen de détecter et de maîtriser les problèmes

et

risques

éventuels

(erreurs,

fraudes,

coûts

supplémentaires,

dysfonctionnement, etc.) liés àune dérive dans le fonctionnement de la fonction paie. Dans le cas d un audit externe, c est au cours du premier rendez-vous que sera défini, pour l auditeur, qui est le client, les raisons de l audit (35 H, l Euro, problèmes particuliers et réguliers). C est la phase de prise de contact.

Audit financier et comptable

2

Audit de la paie

Le processus de la paye : La paye est une fonction extrêmement complexe en raison de la diversité des éléments qui la composent (regroupés en rubriques de paie) et de la multiplicité des opérations àréaliser pour la mettre en France. Cependant, les diverses opérations de la paye peuvent être regroupées en trois grandes catégories : ordonnancement, paiement, comptabilisation. Le schéma suivant présente les principales étapes du processus de la paye :

ORDONNANCEMENT Fixation des bases de la rémunération

État des effectifs

Durée du travail

Éléments complémentaires

PAIEMENT

Salaires

Accessoires

COMPTABILISATION Comptabilise la charge et la dette

Audit financier et comptable

Comptabilise le paiement

3

Calculs et édition des documents

Audit de la paie

I-Aspect comptable : La composition de la rémunération: a) Le salaire de base : Le salaire est le nom donné à la rémunération versée au personnel. Toutefois on désigne par salaire les rémunérations des ouvriers et par appointement les rémunérations des employés et cadres. b) Les accessoires sur salaire: Le salaire brut est généralement composé: - du Salaire de base -Les heures supplémentaires : Ce sont des heures effectuées en dehors des heures de travail normal. Elle est payée en fonction d un taux majoréde 25% à100% selon le moment. §

25% pendant la journée

§

50% pendant la nuit

§

100% les jours fériés

-les primes : Ce sont des suppléments de rémunérations prévues soit par la loi, soit par le contrat de travail. Une prime est accordée lorsque certaines conditions se réalisent telles que les rendements ou l ancienneté. Seule la prime d anciennetéest obligatoire légalement. §

Prime d ancienneté (obligatoire)

§

Prime de rendement

-les indemnités : Elles sont destinées à dédommager ou à rembourser le salarier comme par exemple les frais de déplacement -les avantages en nature : Ce sont des compléments de salaire prévus dans le contrat de travail (logement, eau, électricité.) ensemble de ces éléments constitue le salaire brut.

Audit financier et comptable

4

Audit de la paie

Salaire Brut = Salaire de base + Heures supplémentaires + Primes d anciennetés +autres primes + Avantages et indemnités c) Les retenus sur salaire: Nous traiterons uniquement les retenus àtitre obligatoire. A l occasion de chaque paye, on retient au salarier : -

Les cotisations àla CNSS 4,29%

-

Les avances et acomptes

-

Les oppositions (saisies-arrêts)

-

IGR

d) Les Obligations de l employeur : - Les charges sur salaires payés par l employeur : Il s agit de sommes réglées à la CNSS et qui sont calculé par l application d un pourcentage soit àla masse salariale brut, soit au plafond uniquement qui est également actuellement à6000dhs -

Prestations sociales = masse salariale brut au taux de 8,6% plafonné a 6000dh/salariés

-

Allocations sociales= 9,1% de la masse salariale brut

-Tenu de livre et la fiche de paie: La loi prescrit tout d abord la tenue d un livre de paie obligatoirement quotté et paraphé et contenant diverses informations sur les salariés: -sa qualification -sa rémunération -les déductions effectuées Ce livre peut servir lors de contrôle par l inspecteur de la CNSS, ou des impôts.

Audit financier et comptable

5

Audit de la paie Par ailleurs le code de travail oblige l employeur à remettre aux salariés un bulletin de paye indiquant les rémunérations brutes et les retenues opérés. Ce bulletin ou fiche peut servir de pièce justificative.

La comptabilisation des charges de personnel : A- Les comptes utilisés : -les comptes de gestion 617 charges de personnel 6171 rémunérations du personnel 6174 charges sociales 61741 cotisations àla CNSS 61742 cotisations àcaisse de retraite 67143 cotisations àla mutuelle 6176 charges sociales diverses -Les comptes de bilan 443 personnels créditeurs 4432 rémunérations dues aux personnels 4433 dépôts du personnel créditeur 4434 oppositions sur salaire 444 organismes sociaux 4441 CNSS 4443 caisses de retraite 4445 mutuelles 4448 autres organismes sociaux 44525 État IGR 3431 avances et acomptes au personnel B- Comptabilisation en deux étapes: -On comptabilise tout d abord la charge et la dette - Ensuite on comptabilise le paiement Audit financier et comptable

6

Audit de la paie

II- AUDIT de la PAIE : Toute mission d audit impose une enquête préliminaire pour se familiariser avec entreprise et le problème àtraiter. Cette phase de préenquête suppose le rassemblement d informations contenues dans divers documents : organigrammes, bilan social, reporting et tableaux de bord sociaux du service paie et de la fonction RH. Cette enquête permet d adopter un programme de travail adapté en sélectionnant les points significatifs sur lesquels centrer la mission. Les objectifs de l audit paie, recensant les trois niveaux de la mission de l auditeur sont : · Vérifier la conformité des pratiques avec la législation et les procédures (audit de conformité) ; · Evaluer son efficacitéet s assurer de sa sécurité(audit d efficacité) ; · Examiner le caractère évolutif du système de paie pour vérifier s il répond bien aux caractéristiques et objectifs de l entreprise (audit stratégique). Pour recueillir les différentes informations nécessaires, l auditeur recourt à la technique dite de la « check-list » comportant une série de questions ou de points à vérifier. Cela permet de procéder àun examen systématique sans risque d oublis majeurs. est cette « check-list » que nous allons vous exposer, à travers les trois niveaux de la mission

Audit financier et comptable

de

7

l auditeur.

Audit de la paie

1

Audit de conformité

Mots clefs

Questions particuliè res

DISPOSITIO Etes-vous sû r NS de la ré gularité LEGALES des bulletins - Bulletins de paie

de paie ?

Pratiques d’ organisation communé ment adopté es Ré fé rentiel Normes

Risque

Il existe 16 mentions légales détail en annexe 1)

Pénalités Amendes Prud’ homm es

Les mentions lé gales sontelles respecté es ?

Audit financier et comptable

Documents utiliser

Fiche de paie Conventions collectives Code du travail

Revues périodiques spécialisées Lamy Social

8

à

Personnes à rencontrer

Outils et indicateurs

Gestionnaire de la paie Responsable paie Service juridique

Méthode d’ échantillonna ge par sondage sur les salaires de paie

Audit de la paie Indicateur permettant de recenser les erreurs :

Taux Les calculs et légaux URSSAF Taux é tats SMIC (en pré paratoires fonction de la de la paie sont branche et des ils conventions corrects et collectives) conformes ? Taux horaire (heures supplémentaires heures complé mentaire s, heures de nuit…) Indemnité s fin de contrat, licenciement, accident de travail, retraites) Calcul congés payés

Audit financier et comptable

Paies conformes Total de paie

non

Comparaison possible avec audit antérieur

9

Audit de la paie ⇒ Cotés et

- Autres documents

Est-ce que tous les autres documents lé gaux sont tenus à jour ? Tels que : _ Livre de paie _ Livre Entré es sorties _ Fichier du personnel

Audit financier et comptable

paraphés ⇒ Mises à jour de : Situation de famille, exemplaire contrat de travail, date d’ engagement, spécimen de signature, détail rémunération et retenues à effectuer, pensions et indemnités dues ⇒ Suivi de la situation légale des travailleurs étrangers ⇒ N° de Sécu

Erreurs Perte d’ informat ion Perte de justificati fs

10

DRH Assistant ressources humaines

Audit de la paie

⇒ Charges Les patronales dé clarations _ Les sont-elles en dé claration faites temps s et en heure ?

Y-a-t-il justification et autorisation Rembourse des dé placements ment notes de enregistré s en note de frais ? frais

Audit financier et comptable

Existence d’ une procédure de remboursement des frais professionnels Existence d’ un support standardisé Exhaustivité et contrô le des justificatifs, vérification arithmétique Existence d’ un visa de la hiérarchie Existence d’ un bon à payer Absence de carte de crédit société

Redressem ents La comptabilité

Engagemen t de dépenses Notes de non autorisées Frais Fraudes Risque de redresseme nt URSSAF _ Risque de double rembourse ment _ Risque de réintégrati on fiscale pour les salariés

11

Collaboration avec la comptabilité

Audit de la paie

Les documents relatifs à la paie sont-ils archivé s de faç on lé gale ?

Durée Accessibilité

_ Pénalités _ Pertes Archives Etudes d’ infos microfiches

Archivage

Audit financier et comptable

12

Développer l’ archivage Informatique, micro-fiches

Audit de la paie

2

Audit d efficacité :

Mots clefs

Questions particuliè res

PAYEMENT Le payement des ré muné rations est-il correct Y-a-t-il des doublons ? Y-a-t-il un suivi des erreurs et corrections ? Combien y-a-t-il de ré gularisation

Audit financier et comptable

Pratiques d’ organisation communé ment adopté es Ré fé rentiel Normes ⇒ Respect des

dates de virement ⇒ Contrô le des payements hors virement ⇒ Faire un suivi des erreurs repérées pour les corriger au plus vite

Risque

Risque de payement ou virement pur un montant erroné Trop perç u Retard paie

13

Documents utiliser

à

Etats existants : état des régularisations

Personnes rencontrer

Gestionnaire de la paie

à

Outils et indicateurs

Différencie r les régularisati ons normales (heures complé ment aires) et les régularisati ons

Audit de la paie dans le mois ? Chaque personne quitte-elle la société avec un solde tout compte ?

⇒ Existence

d’ une procédure pour le calcul du solde tout compte lors d’ un départ ou d’ un transfert

Mécontent ement des salariés : absentéis me Dégradati on du climat social

_ Toutes les

modifications en terme de renvoi, embauche et modification de salaire sont prises en compte par le

Audit financier et comptable

14

diffé rées erreur de saisie) Régularisati on anormale sur le total paie de l’ échantillon Questionnai re pour définir tous les types de régularisati on ou d’ erreur Incident critique pour comprendre tous les problèmes de payement

Audit de la paie service paie ?

_ Y-a-t-il une autorisation et un suivi des acomptes, des avances, des prêts et des saisies arrêt sur salaire ?

Audit financier et comptable

Liste des personnes autorisées à octroyer des avances, acompte et prêts Existence d’ une procédure de contrô le des remboursements Suivi des remboursements et imputation sur paie

Engageme nt de société vis à vis salariés par des personnes non autorisées

15

Documents formalisant l’ engagement du salarié prêts, acomptes, avances) Consulter l’ éché ancier de prêt

Transmissio n systématiqu e des information s à la comptabilité Tableau de suivi des avances et acomptes

Audit de la paie

ENREGIST REMENT COMPTABL E

L’ enregistrement comptable de la paie est-il fait correctement ?

⇒

Comptabili té générale erroné e Risque de non respect de la règle séparation des exercices

SECURITE & CONFIDENT IALITE DU SYSTEME DE PAIE

Est-on sû rs de la protection des informations relatives à la paie ?

Existence de codes d’ accès au fichier du personnel et au système d’ établissement de la paie

Perte de confidenti alité des informatio ns de paie Falsificati on des données de paiement

L’ accè s au

Conservation

Audit financier et comptable

Connaissances des imputations comptables ⇒ Délais d’ enregistrement conforme

16

Transmission des donné es paie / comptabilité

Collaboration avec la comptabilité

Rapprochem ent des DADS par rapport à la comptabilité

Hiérarchique qui attribue les accès Informaticiens s’ occupant de la sécurité du système

Check-list Nombre de pannes dans l’ année Nombre de fois où les paies ont été versées retard à cause d’ un problème informatiqu e nombre de jours

Audit de la paie

ré seau est-il suffisamment contrô lé ?

SECURITE & CONFIDENT IALITE DU SYSTEME DE PAIE

des informations lieu sû r Classement des documents

jours de retard

Qui a accè s au répondant aux besoins des fichier ? utilisateurs Dans quelles Les mots de limites ? passe sont-ils modifiés régulièrement

Est-ce qu’ il y a une é quipe spé cialisé e capable d’ intervenir n’ importe quand en cas de problè me sur le systè me de Audit financier et comptable

Antivirus Equipe interne Equipe externe ?

Blocage complet du système

Risque juridique Risque financier Risque de blocage 17

Audit de la paie

paie ?

Ce systè me est-il doté de mé canismes de contrô le susceptibles de faire foi en cas de litige ?

INCOHEREN CES

A-t-on é laboré des procé dures de test suffisamment importantes pour repé rer toutes les

Audit financier et comptable

blocage de toutes les paies des salariés

Grè ves Surcharge du service du personnel : sollicitatio ns téléphoniq ues Paie négative Doublons Risque financier Incident et interrupti on des 18

Listing des erreurs Surveiller paie négative Vérifier qu’ une personne ayant

Audit de la paie

anomalies ?

traitement s Dysfonctio nnements

Une heure récupérable = L’ utilisation des une heure rubriques de complé mentaire paie se fait- en taux horaire pour le elle uniformé ment ? gestionnaire c’ est la même chose au niveau de la rémunération Mais pour l’ auditeur ou le contrô leur de gestion, il y a diffé rence : l’ une est travaillée, l’ autre non travaillée Audit financier et comptable

169 heures soit à temps complet Erreur de saisies devant entraî ner des messages d’ erreur

Incidents critiques Chart-flow

19

Audit de la paie indicateurs demandés par l’ INSEE)

PERSONNEL ET ENVIRONNE MENT DE LA FONCTION PAIE

Le service paie se comporte-til comme une é quipe autonome ? (remplacements non planifié s dans le service)

Y-a-t-il fort Audit financier et comptable

Salariés de différents services et de différents niveaux hiérarchiques

Malaise social Démotivati o

Comment est perç u le service paie ?

Avoir 2 personnes minimum au sein du service Polyvalence Compétences

Risque de fraude Risque de blocage des paies Prud’ homm es

un

Nombre de réclamation s Nombre de sollicitation s té léphoniqu es

Listing des 20

Enquêtes auprès du personnel Sondages : méthode des quotas

Audit de la paie Entrées et Sorties

fort turn– over dans le service paie ?

Nombre de démissions

Y-a-t-il des possibilité s de promotion et d’ é volution de carriè re ?

Existe-t-il des guides de procé dure pour inté grer des nouveaux dans le service paie Existence d’ un ? organigramme Est-on sû r que Audit financier et comptable

Des dé finitions de fonction

Nombre de formations allouées aux personnes

Organigramme Perte d’ efficacit é 21

Promotions dans le service Motivation

Audit de la paie

les tâ ches et responsabilité s sont clairement dé finies au sein du service ?

LES UTILISAT EURS

Qui en dehors du service utilise les informations ?

Audit financier et comptable

claires Absence de tâ ches redondantes Séparation des tâ ches et liste des signatures autorisées

é Détourne ment au profit des salariés

Mauvaise utilisation de l’ informati on pouvant entraî ner des effectifs erroné s Et revendicat ions syndicales

22

Contrô le de gestion Contrô le de gestion sociale

Livret comportant le détail de chaque rubrique

Audit de la paie

3- Audit straté gique (conclusion) A la fin d une étude de ce genre, on va pouvoir se retrouver face à certains choix qui peuvent être en relation avec les causes de l élaboration de l audit. Par exemple, il peut s agir de commander un audit pour savoir s il est opportun de changer le système paye en raison d une cause précise : passage aux 35 heures, passage à l an 2000, L Euro , ou bien s il est plus judicieux de l externaliser à un cabinet. Dans ce cas, la comparaison du coût d un bulletin de paie entre l ancien, le nouveau système et le prix du marchévont conditionner le choix stratégique de la survie du service paie dans l entreprise.

Audit financier et comptable

23