Assignment Gerko(power Point)

Tajuk 3 : Sist em Fail dan Su r at-me nyu r at 3.2 F or mat Hasil O Miki I,R leh, oslan T,Nazly KPLI-S S & So ains,A nny S O mbilan jun 20 09

SURAT RASMI Setiap kali kita ingin menulis surat rasmi, pasti kita akan berfikir untuk mencari ayat yang sesuai bagi menyampaikan maksud atau tujuan kita dan dalam masa yang sama tidak menyingung perasaan mana-mana pihak.

i.Surat menyurat yang dihantar oleh jabatan kerajaan, persatuan induk dan sebagainya kepada persatuan atau sebaliknya ii.Surat panggilan mesyuarat dan minit mesyuarat iii.Memohon jawatan

iv.Memohon ceramah

x.Atau apa-apa yang melibatkan urusan rasmi

ix.Meminta kebenaran

Tujuan surat rasmi

v.Memohon lawatan

viii.Menempah barangan

vii.Membuat rayuan

vi.Membuat aduan, bantahan atau cadangan

Surat Rasmi terbahagi kepada 3 bahagian: 1.Permulaan 2.Pertengahan, dan 3.Penutup surat

Prosedur menulis surat Format Umum dan perkara asas dalam surat rasmi: 1.Logo, nama dan alamat persatuan (logo jika kepala surat dicetak khusus) 2.Nama jawatankuasa tertinggi persatuan 3.Nombor fail(Rujukan kami dan rujukan Tuan) 4.Tarikh 5.Alamat penerima 6.Menghadap atau pembukaan surat 7.Perkara(Tujuan surat rasmi diitulis) 8.Kandungan surat(Seringkas mungkin) 9.Ucapan terima kasih dan Penghargaan 10.Cogan kata(Jika perlu) 11.Yang menurut perintah, menjalankan tugas 12.Tandatangan

Menulis dan menyediakan surat rasmi 1.Kepala surat bercetak

2.Nombor rujukan 4.Alamat Penerima

3.Tarik h

5.Melal ui 6.Menghadap atau pembukaan surat

7.Tajuk surat 8.Pembukaan dan kandungan surat 9.Cogan 10.Tandatangan, nama dan gelaran jawatan 11.Surat-surat salinan 12.Kependekan nama penulis dan jurutaip

Pelbagai Frasa dan Ayat untuk Permulaan Surat   Berikut merupakan contoh-contoh frasa dan ayat yang sesuai digunakan pada permulaan surat rasmi.   Anda…  Anda merupakan salah seorang yang bertuah untuk menerima salah satu daripada hadiah utama kami.  Anda telah menerima dua pucuk surat berhubung dengan…  Anda merupakan pembekal kami yang terbaru…  Anda merupakan pelanggan kami yang bertuah untuk… Dengan ini,...  Dengan ini, saya mengesahkan bahawa kami telah menghantar sebut harga kami untuk…melalui faks.  Dengan ini, saya mengesahkan bahawa kuota kami bagi…  Dengan ini, saya mengesahkan bahawa bermula pada hari ini, kami akan meminda terma bagi kontrak…tuan/ puan.  Dengan ini, saya mengesahkan bahawa kami telah mempertimbangkan permohonan tuan/puan bagi…

Dengan merujuk kepada... Dengan merujuk kepada perbualan telefon kita baru-baru ini,… Dengan merujuk kepada perbualan telefon kita, saya berbesar hati memperkenalkan… Dengan merujuk kepada perkara di atas, kami telah menerima… Dengan merujuk kepada perkara di atas, kami sertakan…   Di sini saya lampirkan/sertakan… Di sini saya lampirkan salinan… Di sini saya lampirkan senarai pesanan untuk… Di sini saya sertakan cek bernilai… Di sini saya lampirkan keterangan bayaran yang perlu dijelaskan oleh tuan/puan selewat-lewatnya pada 31 Julai ini.

Kami… Kami merupakan syarikat kecil yang berkepakaran dalam… Cek tuan/puan bernilai RM… bagi… telah pun kami terima. Kami bercadang untuk menjalinkan hubungan perniagaan dengan… Kami berminat dalam… Kami ingin memaklumkan bahawa janji temu… Kami mendapati bahawa hutang belum berbayar syarikat tuan/puan… Kami telah memutuskan untuk mengubah polisi syarikat bagi… Kami baru sahaja menerima laporan daripada pihak tuan/puan berkaitan… Kami merujuk kepada perubahan harga bagi keluaran kami untuk 12 bulan akan datang. Kami mendapati bahawa tuan/puan gagal memberikan maklum balas kepada kami berhubung dengan…

Kecewa… Saya berasa kecewa kerana tuan/puan tidak memberikan sebarang maklum balas tentang kiriman faks saya yang bertarikh... Saya kecewa kerana tuan/puan tidak membalas surat saya yang bertarikh…. Lanjutan kepada… Lanjutan kepada perbincangan kita, saya lampirkan di sini… Lanjutan kepada perbualan telefon kita, saya lampirkan di sini… Lanjutan kepada perbualan telefon kita, saya ingin memperkenalkan kepada tuan/puan… Lanjutan kepada kiriman faks tuan/puan pagi ini, saya begitu kesal dengan… Lanjutan kepada perbincangan tuan/puan dengan… Lanjutan kepada permintaan tuan/puan untuk…

Memohon maaf… Terlebih dahulu saya ingin memohon maaf atas kelewatan membalas faks yang tuan/puan kirimkan berhubung dengan… Terlebih dahulu saya memohon maaf kerana tidak memberikan sebarang maklum balas atas permintaan tuan/puan berhubung dengan… Terlebih dahulu saya meminta maaf bagi pihak syarikat kerana tuan/puan terpaksa menunggu lama untuk… Saya memohon maaf jika perkhidmatan yang diberikan tidak seperti yang diharapkan oleh tuan/puan selama ini. Saya memohon maaf jika tuan/puan merasakan bahawa harga… Saya memohon maaf kerana tuan/puan terpaksa

Mengikut… Mengikut perbincangan kita pada pagi ini, sukacita saya maklumkan bahawa pesanan tuan/puan… Mengikut perbualan telefon kita… Mengikut hasil mesyuarat kakitangan pagi ini, saya mengesahkan bahawa… Mengikut tuntutan pihak tuan/puan berhubung dengan…

Format Surat Rasmi Alamat Penulis ______________ ______________ ______________ ____________________( garisan panjang )__________________________ Jawatan / penerima Alamat (pejabat, sekolah, dsb)                 Tarikh : (selari dengan nama negeri) Tuan / Puan, Tajuk /Perkara / Hal (Permulaan Perkataan Huruf Besar Dan Gariskan) Menyatakan tujuan ( perenggan tiada nombor dan rapat di sebelah kiri) 2.       ( Menyatakan isi -isi atau hal-hal lain yang berkaitan dengan tajuk cuba sampaikan sekurang-kurangnya tiga isi penting yang berkaitan antara satu sama lain) 3.       ( Menyatakan hal-hal lain yang ada hubungannya dengan hal yang kita kemukakan , misalnya alasan yang boleh memungkinkan permohonan kita dipertimbangkan.) (Penutup)

Contoh Surat Rasmi 1 Pasukan Bola Jaring, Sek. Keb. Seri Kenangan Darau, 22000 Jerteh, Terengganu. ________________________________________________________________________________ Encik Musa Bin Hassan, Setiausaha Sukan, Sek. Keb. Seri Kenangan Darau, 22000 Jerteh, Terengganu.                                                                               1998.        

           24 APRIL

Tuan, Memohon Sebiji Bola Baru Bagi Menggantikan Bola Lama   Saya sebagai Ketua Pasukan, Pasukan Bola Jaring Sek. Keb. Seri Kenangan Darau ingin memohon sebiji bola yang baru bagi menggantikan yang lama. 2.       Bola yang sedia ada itu telah rosak dan tidak dapat digunakan lagi. Kami memohon bola baru itu melicinkan lagi latihan yang sedang kami jalankan sebagai persediaan untuk menghadapi perlawanan yang akan datang. 3.       Kami berharap permohonan kami ini akan segera diluluskan. Dengan ini latihan yang kami adakan setiap hari itu tidak tergendala. 4.       Untuk pengetahuan tuan, kami hanya mempunyai masa dua minggu lagi untuk berlatih sebelum turun ke padang untuk menghadapi perlawanan. Sekian, terima kasih Yang benar, Widyawati …………………

Format Surat Rasmi Logo dan Alamat Persatuan No.Telefon (Jika ada) Ruj. Tuan : Ruj. Kami : Tarikh : Alamat Penerima Melalui (jika ada) Menghadap dan pembukaan surat Tajuk /Perkara / Hal (Permulaan Perkataan Huruf Besar Dan Gariskan) Pembuka surat atau menyatakan tujuan ( perenggan tiada nombor dan rapat di sebelah kiri) 2.

Kandungan surat (ada perenggan dan nombor)

Sekian, terima kasih Cogan kata Saya yang menurut perintah ................................................... Tandatangan__________ Nama Penuh pengirim Jawatan/pangkat

Contoh Surat Rasmi 2 UNIT KPLI(SR)-SAINS INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA KAMPUS TAWAU BEG BERKUNCI 27, 91009 TAWAU, SABAH Ruj. Tuan : Ruj. Kami :06/09/001/ (01) Tarikh :13 Julai 2009

Tuan Pengurus Syarikat Borneo Samudera Raya No.1000,Jalan Alam Fantasia 91009 Tawau, Sabah Melalui: Tuan pengarah Institut Pendidikan Guru Malaysia Kampus Tawau, beg berkunci 27 91009 Tawau, Sabah Tuan, Permohonan Membuat Lawatan Ke Kilang Kelapa Sawit Borneo Samudera Raya Dengan segala hormatnya, dimaklumkan kami unit KPLI(SR) Sains bercadang untuk mengadakan lawatan ke kilang syarikat tuan. Cadangan lawatan tersebut adalah seperti berikut: 1.1 Tarikh : 02 Ogos 2009 1.2 Hari : Sabtu 1.3 Masa : 9.00 Pagi 1.4 Bil. Pelajar : 22 orang (termasuk pensyarah) 2.

Diharap tuan dapat mempertimbangkan permohonan ini dan memberi jawapan kepada kami dengan kadar yang segera. Atas kerjasama dan pertimbangan tuan, Terlebih dahulu diucapkan ribuan terima kasih. “BERKHIDMAT KEPADA NEGARA” Sekian, terima kasih Yang menjalankan tugas, .......................................... MIKI IMBARAN Setiausaha Unit KPLI(SR)-Sains IPGM, Kampus Tawau

BIBILIOGRAFI Ab.Alim Abdul Rahim. 1999. Pengurusan Kokurikulum dan Badan Beruniform: Pentadbiran dan Pengendalian Mesyuarat 5: 91-104. Penerbit Fajar Bakti Sdn. Bhd. Ab.Alim Abdul Rahim. 2004. Pengurusan Gerak kerja Kokurikulum: Prosedur menulis surat rasmi 3.3: 33-37. Oxford Fajar Sdn.Bhd.

INTERNET http://tatabahasabm.tripod.com/tulisan/ksurtrasmi.htm

SEKIAN... TERIMA KASIH