Artigo - Wbs

Gerenciar projetos não é uma tarefa fácil... Hoje trabalhamos com projetos que requerem a participação simultânea de profissionais das mais diversas áreas e departamentos de várias origens e com habilidades diferenciadas. É natural que balancear esta demanda muitas vezes de natureza conflitante é uma tarefa que demanda muita habilidade para alcançar e manter a motivação da equipe e fazer com que o projeto seja cumprido dentro do prazo, custo e tempo inicialmente acordado. Um dos grandes segredos está em como DEFINIR o que cada um vai fazer no projeto, e para ajudá-lo nesta árdua tarefa, abaixo detalho uma técnica de decomposição das atividades do projeto. Boa Leitura !!! Um Fraternal e Forte Abraço, Genare

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WBS – Work Breakdown Structure (Estrutura Analítica do Projeto) O objetivo de uma WBS é identificar elementos terminais (os itens reais a serem feitos em um projeto ) Em Gerência de projetos, uma Estrutura Analítica de Projetos (EAP), breakdown structure (WBS) é uma ferramenta de decomposição projeto em partes manejáveis. É estrutura em árvore exaustiva, mais geral para mais específica) de entregáveis (deliverables) precisam ser feitas para completar um projeto.

do Inglês, Work do trabalho do hierárquica (de e tarefas que

A WBS não é criada apenas para o gerente do projeto, mas para toda a equipe de execução do projeto. Uma WBS é uma representação gráfica e detalhada do Escopo do Projeto. É o agrupamento de produtos que organiza a definição total do produto do projeto denominada “ESCOPO” O Trabalho que NÃO ESTÁ descrito na WBS NÃO DEVE ser feito. Construir uma WBS ( Work Breakdown Structure ) é uma técnica fundamental no planejamento de um projeto e servirá de base para o detalhamento do escopo, não escopo, bem como a definição do cronograma, da matriz de responsabilidades, da avaliação de riscos e dos demais processos que integram o gerenciamento de projetos

A WBS tem como objetivo apresentar de forma gráfica (como organograma – Forma de uma árvore ) ou como tabela (Lista identada - Item 6.6), a Estrutura Analítica do Projeto, identificando as macro-atividades ou frentes de trabalho a serem desenvolvidas na condução do projeto. Cada uma dessas frentes, quando aplicável, esta deve ser detalhada até um nível que possibilite o adequado acompanhamento e controle do projeto ( cada atividade deverá ser detalhada em tarefas com as respectivas durações e datas de execução / conclusão ). Lembre-se, A WBS deve ser orientada a um dos estilos: WBS orientada a PROCESSO – Tem como objetivo, o foco nas atividades. Resultado.........: Apresenta a seqüência de atividades que devem ser executadas Níveis...............: O Primeiro nível identifica o nome do projeto O segundo nível identifica os principais elementos de trabalho Work Package....: Tarefa dimensionada para 1 a 2 pessoas e duração de 1 a 2 semanas. WBS orientada a PRODUTO – Tem como objetivo, o foco nos produtos das tarefas Resultado ........: Apresenta o conjunto de partes constituintes do produto ( Sub-Produtos ) Níveis...............: O Primeiro nível identifica o nome do projeto O segundo nível identifica os componentes: hardware, software, dados, qualquer entregável Work Package....: Tarefa dimensionada para 1 a 2 pessoas e duração de 1 a 2 semanas. WBS orientada a PRODUTO por Ciclo de Vida – Tem como objetivo, o foco nos produtos das tarefas de Desenvolvimento de Softwate Resultado ........: Apresenta o conjunto de partes constituintes do produto e Sub-Produtos Níveis...............: O Primeiro nível identifica o nome do projeto O segundo nível identifica os componentes constituintes do ciclo de vida adotado para o desenvolvimento do software, bem como de qualquer entregável. Work Package....: de 1 a 2 semanas.

Tarefa dimensionada para 1 a 2 pessoas e duração

WBS Híbrida – Tem como objetivo ser uma mistura dos estilos PROCESSO x PRODUTO ( ou Produto por Ciclo de Vida ) Começa com produtos e acrescenta os processos ou vice-versa. É utilizada para determinar custo e prazo para cada produto. As atividades que não estejam diretamente ligados a um produto são colocadas como processos autônomos. Exemplos: gerência do projeto, controle de qualidade, Infra-Estrutura, Suporte Operacional. Definição dos Níveis de detalhe de um WBS 1º. Nível – Programa ( Opcional caso este Nível seja suprimido da WBS, o primeiro nível fica definido como o PROJETO ) 2º. Nível - Projeto 3º. Nível - Tarefa 4º. Nível - Subtarefa 5º. Nível - Pacote de trabalho (“work packages”) Qual o nível de detalhe de um WBS ? Quanto mais detalhado.... Mais informações teremos sobre o projeto; Maior precisão teremos sobre o prazo de término; Mais tempo gastaremos no plano; Mais tempo será gasto no acompanhamento; O Que são Work packages ? ( pacotes de Trabalho ): São as atividades concretas onde são efetivamente alocados os recursos. Consideradas as unidades de contabilização do projeto que podem ser associadas a entradas do plano de contas. Como em um plano de projeto em miniatura, um pacote de trabalho ou work package é um subconjunto de um projeto que pode ser designado para uma parte especifica da execução. Devido a esta similaridade, pacotes de trabalho são frequentemente confundidos com projetos. Similar a uma WBS, um pacote de trabalho é parte de uma Estrutura analítica do produto, representando um coleção de trabalhos necessário para criar um resultado específico. O Pacote de trabalho é definido por breves enunciados de: Descrição das atividades Atividades dos recursos por habilidade. Programação de atividades, Riscos das atividades. Ornamentação das atividades. Os pacotes de trabalho são designados por uma autorização de trabalho ou liberação de controle. Como construir uma WBS ? Processo de criação Requer julgamento, experiência, avaliação de alternativas e iteração. Para cada componente da WBS deve-se usar o conceito CONSUMIDOR / FORNECEDOR, ou seja, o que será produzido será consumido, ou terá alguma utilidade ? O Principal requisitos para a construção da WBS é orientar o raciocínio do construtor para adoção de um dos estilos ( Produto, Processo ou Híbrido ). É aconselhável a utilização do “PENSAMENTO INVERSO”, ou seja, Pensar ao contrário. Para quebrar este paradigma deve-se visualizar o produto do projeto, e fazer a

seguinte pergunta....: “Para que o (PRODUTO) seja construído, eu necessito (Ação )” A resposta será um componente da WBS.

Um dos mais importantes princípios para o projeto de uma WBS é conhecido como a regra dos 100%. O Practice Standard for Work Breakdown Structures (Second Edition), publicado pelo Project Management Institute (PMI) define a regra 100% da forma como se segue: A Regra 100%... estabelece que a WBS incluem 100% do trabalho definido pelo escopo do projeto e captura todas as entregas – internas, externas, intermediarias – de forma ao trabalho estar completo, incluído o gerenciamento do projeto. A regra dos 100% é um dos mais importantes princípios que guia o desenvolvimento, decomposição e avaliação da WBS. A aplicação desta regra vale todos os níveis na hierarquia: a soma de todos o trabalho dos níveis "filhos" de ser igual a 100% do trabalho representado pelo "pai" e a WBS não deve incluir qualquer trabalho que saia do escopo existente do projeto, isto é, ele não pode incluir mais do que 100% do trabalho... É importante lembrar-se que a regra do 100% também se aplica ao nível de atividades. O trabalho representado pelas atividades de cada pacote deve produzir 100 % do trabalho necessário para completar o trabalho do pacote. ATENÇÃO !!!!! Planeje as entregas, evite planejar as ações Se o projetista da WBS tenta a capturar qualquer detalhe orientado a ação na WBS, ele ira incluir ou ações de mais ou de menos. Ações demais ira exceder 100% do escopo do pai e ações de menos ira cair abaixo dos 100% do escopo do pai. A melhor forma de ser aderente a Regra do 100% é definir os elementos da WBS em termos das entregas ou resultados. Isto também assegura que a WBS não exagere na visão dos métodos, permitindo idéias mais criativas e inovadoras por parte dos participantes do projeto. Para projeto de desenvolvimento de novos produtos, a técnica mais comum para assegurar a orientação para a saída da WBS é o uso de uma estrutura de quebra do produto. Desenvolvimento orientado aspectos utiliza-se de uma técnica similar qual é emprega uma estrutura de decomposição de aspectos. Quando um projeto prove serviços profissionais, uma técnica comum é capturar todos as entregas planejadas para criar uma WBS orientada a entrega. WBS que subdividem o trabalho em fases do projeto (por exemplo: Fase Projeto Preliminar, Fase projeto Critico) devem assegurar que as fases sejam claramente separadas para uma entrega (por exemplo: um documento de revisão de projeto preliminar, ou um documento aprovação da revisão projeto critico) Nível de detalhe (granularidade) e elaboração progressiva Uma questão a ser respondida no projeto de qualquer WBS é quando parar de quebrá-la em elementos menores. Se os elementos finais da WBS são definidos de forma muito abrangente, não deve ser possível rastrear eficientemente a performance do projeto. Se os elementos finais da WBS são muito detalhados, será ineficiente manter um rastreamento de um numero exagerado de elementos terminais, especialmente se o plano de trabalho é para um futuro distante. Um meio termo satisfatório pode ser encontrado no conceito de elaboração progressiva o qual permite que os detalhes da WBS seja progressivamente refinado antes trabalho ser iniciado. Uma forma de elaboração progressiva em grandes projetos é chamada de planejamento ondas girantes o qual estabelece um

planejamento de tempo regular para elaboração progressiva. Na realidade, um limite efetivo da granularidade da WBS pode ser alcançado quando ela não é maior do que é possível para se gerar saídas planejáveis, e os únicos detalhes remanescentes são as ações. A não ser que estas ações possam se definidas para aderir a regra dos 100%, a WBS não pode ser mais subdividida. Esquema para codificação WBS É comum para elementos WBS serem numerados sequencialmente para revelar a estrutura hierárquica. Por exemplo 1.3.2 Pneu Traseiro identifica este item como o 3 elemento da WBS, desde que existe o numero 3 separado um ponto decimal. Um esquema de codificação também ajuda os elementos WBS serem reconhecidos em qualquer contexto escrito. Métodos a ser utilizado Entende-se por Método a seqüência lógica de procedimentos ou operações para se realizar determinada tarefa ou atingir determinado objetivo. Neste caso em particular, os métodos que podem ser adotados para a definição de uma WBS são: Heurísticas = Refinamentos sucessivos, ou seja, do geral para o particular Uma regra, simplificação, ou aproximação que reduz ou limita a busca por soluções em domínios que são difíceis e pouco compreendidos.Deste modo para um problema que não se conhece qual é o melhor caminho em busca de uma solução, define-se uma função heurística que acredita-se levara a esta solução. Rolling wave = Como uma onda que segue para frente no tempo. Refletem a evolução do escopo do projeto conforme ele se torna mais detalhado, até chegar ao nível de pacote de trabalho. O planejamento em ondas sucessivas é uma forma de planejamento de elaboração progressiva em que o trabalho que será realizado á curto prazo é planejado em detalhes em um nível baixo da EAP, enquanto o trabalho distante no futuro é planejado para os componentes da EAP que estão em um nível relativamente alto da EAP. O trabalho a ser realizado dentro de um ou dois períodos de relatório no futuro próximo é planejado em detalhes conforme o trabalho está sendo terminado durante o período atual. Portanto, as atividades do cronograma podem existir em vários níveis de detalhes no ciclo de vida do projeto. Durante o planejamento estratégico inicial, quando as informações estão menos definidas, as atividades podem ser mantidas no nível de marcos. Forma da decomposição 1-)Identificar os componentes mais importantes do projeto. 2-)Para cada componente: se estimativas adequadas de custo e duração podem ser feitas nesta etapa então vá para 4 senão vá para 3. 3-)Identifique os elementos tangíveis constituintes deste componente. Repita o passo 2 para cada elemento. 4-)Verifique a correção da decomposição. Tarefas de suporte Não esquecer das tarefas de suporte. Muitas tarefas do WBS não são diretamente ligadas ao produto principal como a gerência do projeto, demonstrações, entrega do produto, más são considerados produtos do projeto e necessários para que o projeto seja concluído. Como verificar uma WBS Processo de verificação da correção: 1- Os itens de nível mais baixo são necessários e suficientes para a conclusão do componente? 2- Cada um dos itens está completamente definido?

Ao final do planejamento verificar para cada componente da WBS tem as seguintes definições de data, prazo, orçamento e responsável associado. WBS e Incerteza WBS determinista Representamos as tarefas que temos certeza que deverão ser efetuadas. No mundo real, isto raramente acontece. WBS não-determinista Representar aquelas tarefas que tem uma probabilidade de serem executadas. Exemplos : 1-O sistema entregue pode ser rejeitado pelo cliente, obrigando a uma certa quantidade de retrabalho. 2-O novo pacote é muito mais difícil de ser aprendido do que o esperado, obrigando os técnicos a fazerem um curso no exterior

EM RESUMO, Para facilitar a criação da WBS, responda as seguintes perguntas para cada item da WBS. - Quem faz o que ? - Quando ? - De que forma ? - Com que Freqüência ? - Quais são as dependências ? ( Premissas e Restrições ) - Quais os Riscos envolvidos ? - O que será feito para mitigar os riscos ?

Danilo GENARE Denis é Program Manager Officer da Firsteam. Nesta função, o PrgMO é responsável pelo desenvolvimento e implantação de escritório de projetos, criação de indicadores de desempenho, padronização de documentação para a condução de projetos integrada à metodologia ASAP. Genare também coordena equipes para o levantamento de informações, identificação de requisitos, modelagem de processos, correção e incremento de processos operacionais voltados à condução e ao cumprimento das atividades em projetos executados pela Firsteam. Com mais de 18 anos de experiência profissional, Genare já ocupou diversas posições em empresas nacionais e multinacionais, desde programador, analista de sistemas, desenvolvedor, líder de projetos, coordenador de projetos, gerente de projetos, além de PMO.

Ao longo de sua carreira em tecnologia, o profissional esteve à frente de projetos críticos em empresas como Banco Rabobank International Brasil, COMGAS, Editora Abril, AES Eletropaulo, Companhia Vale do Rio Doce, UNIBANCO, Santander, entre outros. Seu histórico profissional ainda inclui a EMBRAER, por cinco anos, onde desenvolveu e implantou um centro de informações sobre gestão de projetos e desempenhou outras atividades nesta área. Genare é membro do Conselho de Orientação do PMI Chapter - São Paulo desde 2005, e já atuou como professor de graduação, pós-graduação e cursos específicos em várias instituições de ensino, como ITA, FAAP, IBTA, UNIVAP, Fundação Vanzolini – USP, Faculdade de Medicina da Universidade de São Paulo em Ribeirão Preto, além da Universidade Estácio de Sá em Florianópolis.