Arkheion 2004 - 1

1#2004

Arkheion

Ø S T F O L D I K A S • F Y L K E S A R K I V E T I O P P L A N D • I K A K O N G S B E R G • A U S T- A G D E R - A R K I V E T • I K A V E S T- A G D E R • I K A R O G A L A N D • I K A H O R D A L A N D • B E R G E N B YA R K I V • F Y L K E S A R K I V E T I S O G N O G F J O R D A N E • I K A M Ø R E O G R O M S D A L • I K A T R Ø N D E L A G • A R K I V I N O R D L A N D • I K A T R O M S • I K A F I N N M A R K

I SKYGGEN AV

MATTILSYNET HVEM

EIER

ARKIVENE

SIDE

8

-9

LES OGSÅ OM: KOMMUNALE GRÅSONEARKIVER SIDE 5 BARNEVERN OG RUSOMSORG SIDE 10 SKATTEOPPKREVEREN SIDE 18 KONSERVERINGSBEHOV SIDE 21 BERGEN BYARKIV SIDE 24

PROVENIENS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3 KOMMUNALE GRÅSONEARKIVER . . . . .5 I SKYGGEN AV MATTILSYNET . . . . . . . . .8 BARNEVERN OG RUSOMSORG TIL STATEN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10 HVA ER EN SAMKOMMUNE . . . . . . . . .14 INTERVJUET: SOLFRID KJÆRRAN . . . . .16 ARKIVPROBLEMATIKK PÅ KOMMUNEKASSA . . . . . . . . . . . . . . . . .18 BERGEN KOMMUNE HISTORISK ELEKTRONISK ARKIV . . . . . .20 KONSERVERINGSBEHOV . . . . . . . . . . .21 BERGEN BYARKIV . . . . . . . . . . . . . . . . .24

INTERNSIDER: ØSTFOLD IKAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .25 FYLKESARKIVET I OPPLAND . . . . . . . . .25 IKA KONGSBERG . . . . . . . . . . . . . . . . .26 AUST-AGDER-ARKIVET . . . . . . . . . . . . .26 IKA VEST-AGDER . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 IKA ROGALAND . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 IKA HORDALAND . . . . . . . . . . . . . . . . 28 BERGEN BYARKIV . . . . . . . . . . . . . . . . .28 IKA TRØNDELAG . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 IKA MØRE OG ROMSDAL . . . . . . . . . 29 FYLKESARKIVET I S & F . . . . . . . . . . . . .30 ARKIV I NORDLAND . . . . . . . . . . . . . . .30 IKA TROMS

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

IKA FINNMARK . . . . . . . . . . . . . . . . . . .31

ISSN 0809 -1145 Arkheion er medlemsblad for de interkommunale arkivene i Norge. Vi er 14 medeiere som representerer 15 av landets fylker. Bladet tar sikte på å være fagtidsskrift for den kommunale arkivsektor i landet.

Deltakere: Interkommunalt arkiv i Finnmark (IKAF) Interkommunalt arkiv i Troms (IKAT) Arkiv i Nordland (AiN) IKA Trøndelag Iks (IKATrø) Interkommunalt arkiv Møre og Romdal IKS Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane Bergen Byarkiv (BB) Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS (IKAH) Interkommunalt arkiv i Rogaland IKS (IKAR) Interkommunalt arkiv i Vest-Agder (IKAVA) Aust-Agder-Arkivet (AAA) IKA Kongsberg (IKAK) Fylkesarkivet i Oppland (FiO) Østfold Interkommunale Arkivselskap (ØIKAS)

LEDER

INNHOLD

RIKSARKIVET T E K S T : AV D . D I R . T O R B R E I V I K

Nok en gang kan vi ønske nye medeiere velkomne til Arkheion-samarbeidet. Fra dette nummer vil vi ha med oss Bergen Byarkiv og Fylkesarkivet i Oppland. Bergen kommune er alene like stor som et IKA og Fylkesarkivet i Oppland representerer i tillegg til fylkeskommunen også mange kommuner i sitt fylke. Fra og med kommuneloven 1992 har viljen og lysten til omstilling og omorganisering i kommunene vært formidabel. Den gamle etablerte fag- og utvalgsstrukturen vi kjenner fra de eldre kommunearkivene er praktisk talt helt borte og erstattet av strukturer som varierer fra kommune til kommune. De senere år har vi også fått et vedvarende økonomisk press mot kommunene fra statens side. Jeg skal ikke her bli politisk, men resultatet er at kommunene har svart med en rekke forskjellige kreative løsninger. Disse omfatter diverse former for samarbeid samt konkurranseutsetting og privatisering. Hva med arkivene oppi alt dette? Omorganiseringer er teoretisk ganske greit (men kan gi mye bry i praksis), men hva med samarbeidsordninger, interkommunale selskaper, konkurranseutsetting og privatisering? Hvem eier arkivene? Dette er en nøtt som kan gi mye hodebry og/eller krangel senere. Jeg er redd for at de fleste kommuner som setter i gang slike prosjekter glemmer å tenke på arkivene. Hva vil da skje med disse hvis ordningen en dag opphører? Det burde her være en selvsagt ting at forhold rundt arkivene må være med i planleggingen før omorganisering. Disse forholdene må bli innbakt i selskapsavtaler, samarbeidsavtaler og kontrakter med private firmaer. Vi vil i dette nummer av Arkheion presentere noen problemstillinger. Elektronisk arkivplan er nå ferdig og er et resultat av et interkommunalt samarbeid mellom alle de store arkivinstitusjonene på arkivsektoren i Norge. Dette er et flott eksempel på styrken ved samarbeid i saker der ressursbehovet er større enn hva hver enkelt av oss kan makte. Resultatet går tilbake til kommunene i form av et rimlig produkt som vi tror alle kan ha stor glede av i fremtiden. I løpet av vinteren og våren er arkivene fra oppvekstsektoren vurdert etter Rapport fra Bevaringsutvalget 2002. Det er meningen at prosjektet skal fortsette med de andre delene av kommunene. På den måten vil vi få en grundig vurdering av kassasjon i hele den kommunale arkivmasse. Jeg vil her beklage en glipp fra forrige nummer der jeg koplet ABM-utvikling til Bevaringsutvalget. Det er selvsagt Riksarkivaren som står bak Bevaringsutvalget og videreføringen av det arbeidet. Red

Arkheion Fast redaktør: Steinar Marvik (IKAK) Nansensgate 1 3616 Kongsberg Tlf.: 32 86 63 79 Telefaks: 32 72 49 54 E-post: [email protected]

Redaksjonskomite: Ole Stian Hovland (FS&F) nestred. Hege Sætrum Kenny (IKAF) Harald Lindbach (IKAT) Nansy Schulzki (AiN) Jens Rønning (IKATrø) Mads Langnes (IKAM&R) Karin Gjelsten (BB) Åse Eikemo Strømme (IKAH)

Sigve Espeland (IKAR) Bjørn Tore Rosendahl (IKAVA) Bård Raustøl og Berit Stie (AAA) Steinar Marvik (IKAK) Tormod Holbrekken (FiO) Lene-Kari Bjerketvedt (ØIKAS) Stort forsidefoto: OFG Grafisk formgivning: Karin Wiwe

PROVENIENS – ET PROBLEM I KOMMUNALE ARKIVER? Proveniensprinsippet har av og til vært brukt som argument i diskusjoner om hvor bestemte arkiver bør oppbevares, eller når det gjelder hvem som skal bære kostnadene med langtidsoppbevaring av materialet.

Særlig synes dette å ha vært tilfellet når det gjelder grensedragning mellom kommune og fylkeskommune på den ene siden og staten på den andre siden. Men også i mer kommuneinterne betraktninger kan man se/høre denne infallsvinkelen brukt for å støtte opp under standpunkter, eventuelt svekke synspunkter. Det kan derfor være hensiktsmessig å se nærmere på hva dette begrepet bærer i seg av betydningsinnhold. Proveniensprinsippet er internasjonalt anerkjent som det sentrale ordningsprinsippet for arkiv. Den internasjonale definisjonen av begrepet proveniens finner vi i ICA Dictionary of Archival Terminology. Fritt oversatt til norsk blir den slik: "Organ, institusjon, organsisasjon eller person som har skapt arkiver i sammenheng med sin virksomhet, forut for avlevering til depotinstitusjon." Dette har også gitt opphavet til begrepet "functional provenance" som defineres som "den oppfatning at når et ansvarsområde overføres fra et organ til et annet organ, som følge av politisk eller administrativ endring, kan relevant arkivmateriale også overføres, for å sikre administrativ kontinuitet". Videre er også avledet begrepet "territorial provenance", dvs. "den oppfatning at arkiver bør oppbevares hos eller tilbakeføres til den depotinstitusjonen som har jurisdiksjon innenfor det geografiske området hvor de ble skapt". "Indre proveniens" er etter dette ikke en del av ICAs proveniensbegrep, men det er vanlig å ta dette med som andre ledd i en definisjon av proveniens, jf. for eksempel J. H. Marthinsen: Arkivdanning, Oslo 1991, s. 320. I utgangspunktet skulle ikke ovenstående definisjoner representere større utfordringer innenfor kommunal sektor enn hvor som helst ellers - definisjonene er nøytrale i forhold til administrative nivåer. Vi ser også at administrativ tilknytning eller forvaltningsnivå i seg selv ikke er et provenienskriterium. Det nærmeste man kommer dette, er dersom man tar med sidebegrepet geografisk proveniens (territorial provenance), og vil hevde at arkiv skal oppbevares innenfor det geografiske området hvor det er skapt. Men dette er etter denne forfatterens oppfatning mer et pertinensprinsipp enn et proveniensprinsipp.

I forhold til proveniensbegrepet blir spørsmålet om hvem som har hatt arbeidsgiveransvaret for leder eller person som har ivaretatt en sekretariatsfunksjon for et organ i seg selv uten betydning. (Men i en administrasjonshistorisk redegjørelse for arkivets opphavssituasjon vil dette naturligvis ha sin rettmessige plass.) Særlig hvis vi legger vekt på arkivets indre sammenheng, indre proveniens, ser vi at det vil være lite hensiktsmessig å legge vekt på eventuelle endringer i administrativ tilknytning for det arkivskapende organet som sådan, dets leder eller dets sekretariat. Det er altså arkivskaperen i seg selv og arkivets indre sammenheng som utgjør den egentlige proveniens, eventuell overbygning er i denne sammenheng uten større interesse. Når det noen ganger har oppstått diskusjon om et arkivs egentlige proveniens, har det ofte hatt sammenheng med spørsmålet om valg av depotinstitusjon for oppbevaring av eldre og avsluttet arkiv. Til en viss grad har det da vært brukt argumenter som refererer til geografisk proveniens, uten at begrepet som sådan har vært brukt i større utstrekning. Bakgrunnen for disse diskusjonene har ofte vært det faktum at løsningen når det gjelder depotinstitusjon for eldre og avsluttede arkiver er forskjellig, avhengig av hvilket forvaltningsnivå vi snakker om. Det er også et faktum at nettet av gode depotinstitusjoner for forvaltningsnivåene kommune og fylkeskommune har vært lite utbygget, og for noen distrikter er det fremdeles slik. I forskrift 11.12.1998 nr. 1193 om offentlige arkiv § 5-1 tredje ledd er kommuner og fylkeskommuner pålagt å opprette egne ordninger for arkivdepot. I den forbindelse vil det naturligvis være nødvendig å avklare om det er kommunen, fylkeskommunen eller staten som skal ha ansvaret for et bestemt arkiv. Eventuelle uklarheter oppstår ikke som følge av at vi befinner oss på kommunalt eller fylkeskommunalt forvaltningsnivå. Diskusjonene oppstår fordi en del administrative oppgaver har vandret fram og tilbake mellom de forskjellige forvaltningsnivåene, inkludert statlig nivå, til dels også med hybride løsninger når det gjelder administrativ tilknytning. For denne forfatteren står det imidlertid klart at

Arkheion - 1#2004

>>> 3

I K A M Ø R E O G R O M S DA L TEKST: MADS LANGNES

>>>

dette egentlig ikke dreier seg om proveniensproblemer, men mer er spørsmål om hensiktsmessighet når det gjelder hvor arkivene skal oppbevares. Dette er en økonomisk problemstilling, med islett av lokalpatriotisme (ære være den!), og ikke en prinsipiell diskusjon om forståelsen av proveniensbegrepet. Vi må passe oss for å la en slik teoretisk skinndiskusjon komme i veien for de gode praktiske løsningene. Men arkiver med såkalt "blandet proveniens" eller "sekundær proveniens" finnes. Etter det som er sagt ovenfor må definisjonen på et arkiv med blandet proveniens bli "en arkivmengde som inneholder materiale fra flere arkivskapere". Det følger av begrepet "functional provenance" at det at en oppgave overføres fra et organ til et annet organ, også kan medføre overføring av arkivmateriale. Men dette behøver ikke nødvendigvis bety at det oppstår en ny proveniens. Dersom overføringen er nødvendig for den administrative sammenhengen, kan dette like godt sees som en fortsettelse av den opprinnelige proveniens. Begrepet sekundær proveniens kan da reserveres for situasjoner der materiale hentes ut av et arkiv for å inngå i en helt ny sammenheng i et annet arkiv, og arkiver med blandet proveniens blir da arkiver som inneholder materiale med både primær og sekundær proveniens. Dagens regelverk for offentlige

arkiver har blant annet som siktemål å forhindre at slike arkiver oppstår i framtiden. I hvert fall skal man holde de enkelte delene atskilt fra hverandre. Omorganiseringer i kommunal/fylkeskommunal sektor og overføring av oppgaver mellom våre tre forvaltningsnivåer, skal altså ikke behøve å representere prinsipielle problemer i forhold til proveniensprinsippet. Problemene kan med fordel reduseres til praktiske spørsmål, der det gjelder å finne gode løsninger. Det samme må gjelde for arkiver som i dag er avsluttet. Ansvaret for oppbevaringen må plasseres, men det er ikke et proveniensspørsmål. Så kommer i tillegg spørsmålene om arkivene som skapes i forbindelse med konkurranseutsetting av offentlige oppgaver, offentlig eide selskapskonstruksjoner av forskjellig slag og løsning av oppgaver i fellesskap og/eller på tvers av forvaltningsnivåer. Men dette er heller ikke spørsmål om proveniens. Hovedproblemet er som regel også her heller hvilket regelverk som skal gjelde. Skapes det for eksempel offentlige eller private arkiver? Og i noen tilfeller må det bare ganske enkelt treffes et valg hvorvidt det er staten, fylkeskommunen, eller kommunen, eventuelt hvilken fylkeskommune eller kommune, som skal ha ansvaret for det arkivet som skapes. •

KOMMUNALE GRÅSONEARKIVER Mange som arbeider med arkiv opplever at det kan vere problemstillingar knytte til arkivmateriale av blanda eller skiftande proveniens. I denne artikkelen skal me sjå at dette ikkje er nye utfordringar i våre dagar, men har vore aktuelle spørsmål også i tidlegare tider. GRÅSONEARKIV

Me kan aller først gjere oss kjente med kva slags arkivmateriale som er tema for denne artikkelen. Då kan det vere greitt å ty til Arkivlova, som kan gje oss nokre innleiande stikkord i så måte. § 19 tek for seg privatarkiv med offentleg tilknyting, og me kan lese at Riksarkivaren har mynde til å fastsetje at arkivmaterialet etter private rettssubjekt som mottek faste offentlege tilskot skal følgje føresegnene som gjeld offentlege arkiv. Vidare er det interessant å sjå på § 20. Der kan me lese at Riksarkivaren kan fastsetje at eit arkiv heilt eller delvis skal følgje dei reglane som gjeld for tidlegare status, om eit arkivskapande organ skiftar status frå statleg til kommunalt, eller frå offentleg til privat. Når ein skal tolke desse paragrafane, forstår ein at ein kan kome over i ei "gråsone" for enkelte arkiv, der det kan vere problematisk å fastsetje status og arkivansvar. Likeeins forstår me at dette heller ikkje kan ha vore eit ukjent problem tidlegare. I fagmiljøa har ein gjeve arkiv av ein blanda proveniens namnet gråsonearkiv, og Riksarkivet (RA) sette også ned ei arbeidsgruppe for å arbeide med spørsmål knytte til proveniensen for slikt arkivmateriale. RAs arbeidsgruppe definerer arkiv av blanda proveniens, eller såkalla gråsonearkiv, som arkiv der det er vanskeleg å avgjere kva forvaltningsnivå som skal ha depotansvar. Dei skriv vidare at arkiv av blanda proveniens oppstår når kommunal, fylkeskommunal og statlig verksemd (og ev. privat) har vakse fram i eit forvaltingsmessig/administrativt samspel om oppgåveløysingane. Arkivproblematikken er vidare at arkivdokumenta som er skapte i denne samanheng ikkje er skilde i eigne kommunale, fylkeskommunale eller statlige seriar. Det kan også vere vanskeleg å avgjere kva status arkivskaparen har hatt i den aktuelle verksemda. Når det gjeld arkiv av blanda proveniens skriv RAs

arbeidsgruppe at dei er skapte fordi eit administrativt fellesskap av arkivskaparar, som utfører oppgåver med ulik forvaltningsmessig tilknyting parallelt i tid, har danna felles arkivseriar. Arkiv av skiftande proveniens er i motsetnad til dette skapte av ulike arkivskaparar i ei tidsrekkjefølgje. EI GAMAL PROBLEMSTILLING

Problematikken kring "gråsonearkiv" er på ingen måte ny i den kommunale sektoren, då kommunane heilt frå dei vart oppretta etter formannskapslovene av 1837 har teke opp i seg og skild ut frå seg ulike arkivskaparar. Eit døme her kan vere fattig- og skulekommisjonane som hadde røter attende til 1700-talet, men som vart ein del av den kommunale oppgåveløysinga frå 1837. Skule- og fattigsakene vart etter 1837 handsama av dei såkalla kombinerte formannskapa, der det sat medlemar frå skule- og /eller fattigkommisjonane saman med det ordinære formannskapet, og med soknepresten som lovpålagt ordførar. Arkivsaker som gjeld skule- og fattigvesen vil difor vere å finne i kommunearkiva. Likevel vil det ofte vise seg at ikkje "alt" er der, då desse arkivsakene dels kan reknast som gråsonearkiv dei første tiåra etter formannskapslovene. Prestanes leiande organisatoriske rolle i så vel skule- som fattigkommisjon innebar at dei mest var å rekne både som formenn, sekretær og rekneskapsførar. Når det gjeld forhandlingsprotokollane, er dei førte for seg sjølve og vil i utgangspunktet vere å finne i dei kommunale arkiva. Men når det gjeld korrespondanse med tilhøyrande journalar og kopibøker, vart dei ofte førte saman med prestens øvrige korrespondanse. Ein manglar difor ofte desse arkivsakene for skule- og fattigkommisjonane i kommunearkiva, medan dei er å finne samanvevde med prestens embetsarkiv som ligg på Statsarkiva.

>>>

GRÅSONEARKIVER 4

Arkheion - 1#2004

Arkheion - 1#2004

5

>>>

DØME FRÅ ROMSDAL

Ein kan også møte på andre proveniensproblem, der eit døme kan hentast frå indre Romsdal. Grytten prestegjeld utgjorde eit prestegjeld og eit formannskapsdistrikt frå 1837, men allereie i 1840 vart Eid og Voll sokn utskild som eit eige formannskapsdistrikt. Skule- og fattigstellet var likevel sams for heile Grytten prestegjeld fram til 1860-talet. Ein vil difor ikkje finne arkivsaker etter skule og fattigkommisjonane i Eid og Voll formannskapsdistrikt frå perioden 1840 til 1863 om ein ser i arkivmaterialet etter kommunen, sjølv om dette var ein sjølvstendig kommune i denne perioden. Ein vil derimot finne skule- og fattigsaker som gjeld også for Eid og Voll i arkivsakene etter dåverande Grytten formannskapsdistrikt. Ein hadde altså det ein mest kan kalle eit "interkommunal" skule- og fattigteneste for dei to herada i perioden 1840 til 1860, der arkivsakene vart verande hjå Grytten formannskapsdistrikt, som jo Eid og Voll hadde vorte skild ut i frå i 1840. Desse arkivsakene går forresten også attende til 1700-talet, altså fleire tiår før formannskapslovene. Dømet kan føre oss over på ei anna gråsone når det gjeld arkivproveniens: nemleg dei interkommunale selskapa. Interkommunale selskap av ymse slag kan i dag by på problem når det kjem til arkivhandteringa, men dette er ikkje noko nytt. Allereie tidleg fekk ein ymse interkommunale selskap. Mellom anna har eg sett arkivsaker frå 1930-talet der Ottadalen-Gerianger-Stryn interkommunale bilselskap er nemnt, som attpåtil femner om tre fylke. Korleis arkivansvaret vart løyst her kjenner eg dessverre ikkje til. KOMMUNAL NÆRINGSVERKSEMD

Gjennom tidene har kommunane også vore involverte i ymse næringsdrift. Kjente døme ein finn i mange kommunar, kan vere kornmagasin og elektrisitetsverk. Ein har også andre verksemder som formelt sett ikkje har vore kommunale, men som kommunane i praksis har fått arkivansvaret for, då dei var nært samanknytte. Når det gjeld lovgjevinga, var ikkje bestemmingar om kommunal næringsdrift direkte handsama i formannskapslovene av 1837. I mange kommunearkiv finn me materiale etter kornmagasina, eller bygdemagasina som dei også vart kalla. Kornmagasina fungerte som ein mellomting mellom bank og forsikringsselskap, der folk kunne setje inn og ta ut korn.

6

Arkheion - 1#2004

Lån skulle betalast attende med renter, til dømes ei skjeppe pr. tynne. I mange bygder vart kornmagasina oppretta på slutten av 1700-talet av bygdas leiande menn. Etter formannskapslovene av 1837 vart kornmagasina lagt under det kommunale styret, men i løpet av 1830- og 1840-talet byrja ein i dei fleste kommunar å realisere verdiane i kornmagasina. Nye tider med større innslag av pengeøkonomi og betre handelssamband ut i verda, gjorde det unødvendig å ha kornmagasin kring om i bygdene. Kornmagasin kunne altså ha vore i drift i fleire tiår før dei vart lagde under kommunalt styre. Men sjølv om dei berre låg under kommunane i nokre få år før dei vart nedlagde, ser me oftast at arkivmaterialet deira er å finne i kommunearkiva. Av erfaring veit ein også at det ikkje er uvanleg å finne arkivmateriale etter kornmagasina i hendene til museum og historielag. Materialet høyrer heime i kommunearkiva, men bør verkelig ikkje stuvast vekk, då desse protokollane er ei viktig og interessant kulturhistorisk kjelde. I møtebøkene og rekneskapsprotokollane etter kornmagasina kan ein både finne opplysingar om gode kornår og reine svoltår, samt anna interessant jordbruks- og kulturhistorisk stoff. Annleis var det med sparebankane som vart oppretta i mange landkommunar frå 1840 og utetter. Det var gjerne dei realiserte midlane frå kornmagasina som vart nytta til grunnfond for sparebankane der det var kommunestyra som oppretta bankane. Eit døme her kan hentast frå Herøy formannskapsdistrikt på Sunnmøre. Der vart det skipa kornmagasin i 1815, men utetter 1830-åra vart dette mindre brukt og meir og meir en Torn i de Flestes Øine, som det heiter seg i forhandlingsprotokollen til formannskapet. I 1841 vart det difor avvikla, og kommunestyret kom overeins med parthavarane om å bruke midlane etter kornmagasinet til skiping av ein sparebank. Men medan kornmagasina rettsleg sett var kommunale, galdt ikkje dette for sparebankane. Ein vil difor ikkje finne arkivmateriale frå sparebankane i dei kommunale arkiva, anna enn som eit særsyn. Eit anna gråsonetilfelle mellom kommunalt/privat kan vere branntrygdelaga frå same tida. Også her kunne kommunestyret vere skipar av verksemda, men utan at det var lovfesta. Ein finn likevel ikkje så rett sjeldan arkivmateriale frå branntrygdelaga i saman med det kommunale arkivmaterialet. Arkivmaterialet er formelt sett ikkje kommunalt, og kan like godt høyre heime på museum eller i annan arkivinstitusjon.

Til dømes har det gjennom åra vore noko usemje om kvar kommisjonsarkiva (til dømes skulekommisjonen og fattigkommisjonen) skulle deponerast. I praksis har det vel ikkje vore noko eins politikk på dette området, men ein har heller nærma seg dei einskilde sakene med ei pragmatisk instilling. Gnissingane som har oppstått i så måte, er til dømes når Arkivverket har bede om overføring til statleg depot av kommisjonsarkiv. Dette har dels vorte oppfatta som eit trugsmål mot kommunanes eige arkivansvar, deira historiske dokumentasjon og identitetsskapande arkivmateriale som dei gjerne har lagt ned mykje arbeide i å sikre. Me kan avslutte med å sjå på kva tilrådingar RAs arbeidsgruppe har å kome med for arkivmateriale av blanda proveniens. Arbeidsgruppa ser pragmatisk på utfordringa, og meiner ein i første omgang må ta omsyn til i kva grad kommunar og fylkeskommunar ivartek depotfunksjonane i dei einskilde fylke. Gråsonearkiv bør vidare i utgangspunktet definerast som kommunale, om dei er skapte som eit resultat av oppgåveløysing i eit kommunalt fellesskap, der depot-

ansvaret bør takast hand om kommunalt/fylkeskommunalt/interkommunalt. Men der det har gått føre seg ei kommunal oppgåveløysing som ikkje kan skiljast frå ei samanrøring med ei statleg oppgåveløysing, meiner arbeidsgruppa at Arkivverket skal ta hand om arkivmaterialet, om det ikkje strir mot sentrale arkivfaglege prinsipp. For arkiv av skiftande proveniens er det i utgangspunktet enklare å avgjere depotansvar, då det skal tilleggast det forvaltningsnivå som hadde ansvaret for oppgåveløysinga fram til den tida då organet vart nedlagt eller overført til eit anna forvaltingsnivå. Her må likevel innvendast at dette berre er i utgangspunktet – då det også her er ein god del men inne i biletet. Det får derimot bli omtala ved neste høve. •

Kjelder: Mykland og Masdalen: Administrasjonshistorie og arkivkunnskap. Kommunane. 1987. Arkivlova med forskrifter. Riksarkivet: Arkiv av blandet proveniens. Høring.

AVSLUTTING

Spørsmål kring ansvaret for arkivmateriale av blanda eller skiftande proveniens har lenge vore aktuelle. For gråsonearkiv av nyare dato, der arkivskaparar til dømes har skifta frå kommunal/fylkeskommunal til statleg status, viser det seg frå seinare år at det kan oppstå tvistar og usemje kring arkivansvaret. Ut av denne artikkelen, ser ein at slike spørsmål både er og har vore aktuelle også for det eldre arkivmaterialet.

Arkheion - 1#2004

7

IKA KONGSBERG TEKST:

STEINAR MARVIK

I SKYGGEN AV MATTILSYNET Hvem eier interkommunale arkiver? Ved kgl.res.20.12.2002 ble Mattilsynet opprettet som eget forvaltningsorgan administrativt underlagt Landbruksdepartementet med virkning fra 01.01.2003. Med dette vedtaket kom en av de største administrative omveltningene i det offentlige de siste årene. Det nye tilsynet skulle ha ansvaret for oppgavene til Statens næringsmiddeltilsyn, de kommunale næringsmiddeltilsynene, Fiskeridirektoratets sjømatkontroll, Statens dyrehelsetilsyn og Statens landbrukstilsyn. I alt 1300 arbeidsplasser ble samlet i en organisasjon med virkning fra 01.01.2004. Det som er interessant for oss i saken er selvsagt at de kommunale næringsmiddeltilsynene da sluttet å eksistere og vi fikk en ny statlig organisasjon med til dels helt ny regionoppdeling. Det vil si; noen oppgaver ble ikke overtatt av Staten. Dette gjelder laboratoriedelen og miljøverndelen av de tidligere næringsmiddeltilsynene. En slik stor omorganisering gjør noe med statusen til arkivene! I løpet av våren 2003 ble det derfor satt i gang et arbeide i regi av konsulentfirmaet Brodd for å ta tak i denne problemstillingen. Midt i mai 2003 ble jeg gjort oppmerksom på at Brodd varslet om en større innsats på arkivsiden. Ved skriv 12.05.2003 ser vi at næringsmiddeltilsynene ble bedt om å kartlegge alle sine arkiver. Videre står det: "Til høsten eller neste vår skal arkivene klargjøres for avlevering til kommunearkivet/byarkivet eller interkommunalt arkiv. Klargjøring vil si å rense, ordne, merke og pakke arkivmaterialet på foreskreven måte, samt

8

Arkheion - 1#2004

lage avleveringsliste. Dette er en faglig oppgave som du ikke skal gjøre selv. Det er foreløpig ikke bestemt hvem som skal utføre jobben med klargjøring av arkivene. Det vil bli foretatt en offentlig utlysing i Doffin-basen i juni om dette. Dersom kommunen ønsker å gjøre klargjøringsarbeidet for deg, og få betalt for det, må de gi tilbud i konkurranse med andre firmaer. Hvis det inngås avtaler nå, er det kommunene selv som må betale. Gi i så fall tilbakemelding til Brodd!" Næringsmiddeltilsynene ble også bedt om å ta kontakt med vertskommunene for å høre med dem om deponering. Det ble her lagt opp til et storstilt prosjekt med ordning av alle næringsmiddeltilsynenes arkiver betalt av Staten(?) for senere deponering i vertskommunen. Dette var for så vidt greit nok, men noe uklart i detaljene. Vi ved IKA Kongsberg informerte våre medlemskommuner om situasjonene og ba dem ta stilling til problematikken rundt depot og vertskommuner. Vi fikk til svar at de fleste vertskommunene kunne ta på seg ansvaret mot en fordeling av kostnadene. Utlysningen av "Klargjøring av arkiv for avlevering eller overføring til arkivdepot" er datert 03.07.2003, og nå gikk det unna! Kartleggingen av 90 kommunale og interkommunale næringsmiddeltilsyn viste en total arkivmengde på 2330 hm. Anbyderne skulle innen 15.08.2003 lage spesifiserte tilbud på ordning av hele eller deler av dette med ferdigdato 31.05.2004, altså ordning av 2330 hm arkiv på 9 måneder! Intensjonen for de ferdig ordnede arkivene var at de skulle overføres til kommu-

nale/interkommunale depot eller til Mattilsynet. I denne prosessen ble IKA Kongsberg forespurt om vi kunne/ville ta imot arkivmateriale på vegne av vertskommunene. Vi ble også forespurt om vi kunne påta oss en del av ordningen. Begge deler ble besvart positivt, men vi sendte ikke inn et formelt anbud. Den 17.09.2003 kom meldingen vi delvis hadde ventet på: Mattilsynet hadde bedt om at prosjektet med klargjøring av arkiv utsettes på gunn av endrede økonomiske betingelser. De økonomiske realitetene hadde tydligvis begynt å sige innover de impliserte parter. Det endelige nådeskuddet fra Mattilsynet er datert 27.10.2003. Hele anbudskonkurransen ble da avlyst. Men hvordan gikk det med arkivene oppi alt dette? På henvendelse til Mattilsynet fikk vi som svar at de arbeidet med retningslinjer for arkivene for hver enkelt fusjonspartner. Denne fikk form av to interne notater sendt ut til arkivpersonale, og til saksbehandlere og ledere den 24.11.2003. Det ble der tatt behørig hensyn til proveniensprinsippet med skarpt periodeskille og bortsetting av "historisk arkiv". Det nye Mattilsynet vil ha sentralt, fullelektronisk arkiv i Brummunddal. Blir dette notatet fulgt, skulle det ikke være noen umiddelbar fare for arkivene. Når det gjelder depotspørsmålet har det kommet en uttalelse fra Riksarkivet. Bodø kommune skrev 17.10.2003 til Brodd at de ikke så det som sitt ansvar å være depot for Næringsmiddeltilsynet i Salten. En måned senere skrev Riksarkivet til Brodd at etter Lov om samordnet næringsmiddelkontroll av 17.mars 1978 og §27 i kommuneloven av 25.sept.1992 er næringsmiddelkontrollen et klart kommunalt ansvar. Om oppbevaringen av arkivene sa Riksarkivet: "Kommuner som har oppfylt kravet om næringsmiddeltilsyn gjennom en felles kontrollordning, vil måtte samarbeide om å løse denne siste oppgaven for det organet man har opprettet". Det prinsippielle grunnlaget burde derfor være fastslått. Denne saken viser tydelig hvor dårlig det står til med arkivene våre selv i 2003. Det ble gjort forsøk på planlegging, men på et nivå uten klar ekspertise eller myndighet. Hvor var Riksarkivet i denne prosessen? Burde ikke de, i samarbeid med kommunesektoren, vært i en posisjon der de kunne gi faglig støtte og veiledning til de rette instanser? En avklaring av ansvarsforhold og en faglig god instruks i god tid før 01.01.2004 ville har fjernet noe av grunnlaget for denne artikkelen, og

gitt en overgang fra kommunale næringsmiddeltilsyn til statlig mattilsyn uten dramatikk. Det burde i forkant vært slått fast at arkivene etter næringsmiddeltilsynene er kommunale og skal til kommunale arkivdepoter. Eventuelle faglige behov for arkiv hos Mattilsynet kan ordnes med kopiering eller utlån. De fleste av næringsmiddeltilsynene var interkommunale. Det burde vært fastslått at vertskommunene/hovedkommunen har et ansvar her, men med rett til økonomisk kompensasjon fra de andre deltakerkommunene. Den faglige avslutningen av arkivene skulle det heller ikke vært så vanskelig å lage med skarpt periodeskille og opprettelse av nytt elektronisk arkiv hos Mattilsynet. Ser vi litt bak de faktiske hendelsene finner vi at saken også handler om arkiver med interkommunalt opphav. Hvem eier egentlig slike arkiver? Rent formelt er eierne de kommunene som deltar i det interkommunale samarbeidet, men de kan jo ikke ta med seg hver sin bit om selskapet skulle bli oppløst/nedlagt. Det ble sagt noe om vertskommunens ansvar underveis i denne saken, men kan de alltid opptre på vegne av et interkommunalt selskap? IKA Kongsberg har Kongsberg kommune som "vertskommune", men de deltar ikke i samarbeidet! Det ville være meningsløst om de skulle få et depotansvar for våre arkiver om vi skulle bli oppløst. Løsningen må være å få en bestemmelse om arkivet inn i selskapsavtalene. Denne må si noe om hvem som skal ha ansvaret for arkivene og også noe om fremtidig økonomisk ansvar. Dette gjelder ikke bare ved nedleggelse, men er også aktuelt ved bortsetting til arkivdepot som etter arkivlovens forskrifter skal skje etter 25-30 år. Lærdommen her må være at det er viktig med organisasjoner som kan ta seg av det arkivfaglige ved omorganiseringer. Vi trenger ikke gå lenger enn til enkeltkommuner for å se behovet. Jeg vil tro at arkivlederne ofte kan har problemer med å bli hørt når ledelsen lager nye organisasjoner. Men, på riksplan kan det være like vanskelig. La oss håpe Riksarkivet står mer sentralt neste gang det skjer en slik omorganisering. •

Fotos: Opplysningskontoret for frukt og grønnsaker/Kim Holthe

Arkheion - 1#2004

9

FYLKESARKIVET I OPPLAND TEKST: SVEIN AMBLIE

BARNEVERN OG RUSOMSORG TIL STATEN Fylkeskommunens ansvarsområde er de siste to åra blitt sterkt redusert som følge av flere statlige reformer. Og som alltid har dette store konsekvenser for arkivene. I denne artikkelen vil det bli redegjort litt om bakgrunnen for reformene innen barnevern og rusomsorgen, de arkivmessige konsekvensene, og hvordan prosessen forløp fram til staten overtok ansvaret 1.1. 2004. Bakgrunnen for at departementet igangsatte en utredning av fremtidig organisering av de oppgavene fylkeskommunen fram til nylig har hatt ansvaret for innen barnevern-, familievernområdet og rusomsorgen, var bl.a. at andre omfattende reformer hadde endret rammebetingelsene for disse tjenestene. Ansvaret for spesialisthelsetjenesten, herunder barne- og ungdomspsykiatrien og deler av rusmiddelomsorgen, ble med virkning fra 1. januar 2002 overført fra fylkeskommunen til statlig eide helseforetak. BARNEVERN OG FAMILIEVERN

Inntil 2002 var fylkeskommunens ansvar og oppgaver på barnevernområdet i hovedsak de samme som ved inngangen til 1980-tallet. Da gjeldende barnevernlov ble forberedt og senere vedtatt i 1992, var det ingen uenighet om at barneverninstitusjonene skulle være et fylkeskommunalt ansvar. Det var heller ingen uenighet om fylkeskommunens ansvar for rekruttering og formidling av fosterhjem. Familievernet derimot hadde bare vært et lovfestet fylkeskommunalt ansvar siden 1998. I lovens forarbeider (Ot prp. nr. 6, 1996-97) ble det vist til at det var ett til seks familievernkontorer i hvert fylke, og at dette gjorde tjenesten velegnet for fylkeskommunal forvaltning. En annen årsak til at departementet igangsatte utredning om en ny organisering av fylkeskommunens oppgaver på barnevernområdet, var de problemer som er knyttet til en del av de oppgavene fylkeskommunen har ansvaret for etter

dagens barnevernlov. Disse problemene var nært knyttet til fylkeskommunens ansvar for barneverninstitusjonene. I mange fylker ble tilbudet sett på som mangelfullt, både med hensyn til antallet institusjonsplasser og til kvaliteten på tilbudet. Under Stortingets behandling av innstillingen om oppgavefordelingen mellom kommune, fylke og stat (St. meld. nr. 31, 2000-2001), ble fylkeskommunens fremtidige rolle inngående diskutert. Det sentrale spørsmålet i vurderingen av fremtidig organisering har, ifølge departementet, vært hvilket forvaltningsnivå som har de beste forutsetninger for å virkeliggjøre de målene som er satt for virksomheten. Blant annet å etablere et likeverdig og godt tiltaksapparat i hele landet. Regjeringen og Stortinget har på sin side utalt at de ønsker å øke kvaliteten i alle ledd av barnevernet og familievernet. Helsereformen med innføring av helseforetak fra 1. januar 2002, la altså avgjørende føringer for organiseringen av barnevernet og familievernet. Dette ble forsterket i oktober 2002 da Regjeringa la fram en odelstingsproposisjon som innebar overføring av fylkeskommunens ansvar for spesialiserte tjenester for rusmiddelmisbrukere som systematisk hører inn under spesialisthelsetjenesten, samt eieransvaret for institusjonene, til de statlige regionale helseforetakene, Jf. Ot.prp.nr 3 (2002-2003) Om lov om endringer i lov 13. desember 1991 nr. 81 om sosiale tjenester m.v. og i enkelte andre lover. Hensynet til barnevernets og familievernets samarbeidsbehov med tjenester som er lagt til helseforetakene, talte mot fortsatt fylkeskommunal organisering av disse tjenestene, het det. 11. februar 2003 ble en merkedag for barnevernet og familievernet. Da vedtok et enstemmig Storting endringer i barnevernloven og familievernkontorloven. Og 1. januar 2004 var dagen da staten overtok ansvaret fra fylkeskommunene mht. drift av familievernkontorene, barneverninstitusjonene og viktige deler av fosterhjemsarbeidet.

STATLIG OPPNEVNT ARBEIDSGRUPPE

Det nye organet som ble opprettet som følge av den statlige overtagelsen fikk navnet Statens barnevern og familievern (SBF). Dette er organisert som et forvaltningsorgan underlagt Barne- og familiedepartementet. SBF er, foruten hovedkontoret, inndelt i fem regionkontorer. Hvert regionkontor har videre ansvaret for et visst antall driftsenheter, fagteam m.m. Lenge før Stortinget formelt vedtok overføring av ansvaret fra fylkeskommunen til staten, hadde planleggingen foregått i departementet. Flere arbeidsgrupper ble tidlig oppnevnt for at overtagelsen skulle skje mest mulig problemfritt. Også når det gjaldt arkiv ble det nedsatt ei arbeidsgruppe etter initiativ fra Riksarkivaren. Her var Riksarkivaren representert fra starten av i 2002. Ellers hadde gruppa følgende sammensetning: Leder: Bjørg Torgersen, BFD, medlem: Tom Oddby, Dorothy Engeseth (arkivleder Fylkesbarnevernet i Vest-Agder, Inger Håkestad (økonomileder Fylkesbarnevernet i Nordland), Ninnie Bjørnland (nestleder inntak Fylkesbarnevernet i Buskerud), Kristin Breda (leder Familievernkontoret i Fredrikstad) og Kåre Olsen (RA). 1) 1) I tillegg var noen av BFD sine prosjektfolk med fra tid til annen. Kåre Olsen møtte bare på det første møtet, og ble deretter kun holdt orientert om gruppas arbeid. Martin Bould møtte på gruppas siste møte, som representant for RA når temaet var elektronisk arkiv.

Gruppa hadde fått følgende mandat: 1. Utarbeide felles arkivnøkkel for SBF sine fagsaker (klasse 3 og 4), 2. utvikling av arkiv- og saksbehandlingssystemet (Ephorte ble valgt), 3. felles arkivrutiner for SBF, 4. retningslinjer for overføring av arkivmateriale fra fylkeskommunene til SBF, 5. generell rådgivning til fylkeskommunene, 6. og opplæring av ansatte i SBF. I denne sammenhengen er det punkt 4 vi skal se nærmere på. Gruppa drøftet igjennom ulike arkivteoretiske problemstillinger i forbindelse med overføringen av arkivmateriale (jfr arkivforskriften §3-23) fra fylkeskommunen til det nyopprettede statlige organet, for derigjennom å legge fram konkrete forslag til løsninger. Sentrale problemstillinger var: • Hensynet knyttet til proveniensprinsippet. • Hvilket materiale skulle overføres, og hva skulle forbli i fylkeskommunen og avleveres til depot? • Av det overførte materialet, skal noe eventuelt tilbakeføres til fylkeskommunen? • Hvordan sette skille ved de saker som ikke skal overføres, men forbli i fylkeskommunen? I et brev fra BFD til landets fylkeskommuner, datert 3. september 2003, ble følgende anbefaling for håndtering av de papirbaserte arkivene gitt: • Barnevernmapper. Mapper vedrørende personer som fyller 20 år i 2003, og for eldre avslutta mapper, beholdes i fylkeskommunen. Alle andre skal overføres til SBF. • Familievernjournaler. Journaler for klientsaker avsluttet t.m. 31.12. 2000 beholdes i fylkeskommunen. Alle andre overføres SBF. • Personalmapper. Personalmapper for ansatte som overføres, lånes ut til SBF for en periode på 3 mndr. Disse skal tilbake føres til fylkeskommunen innen 31.3. 2004. • Fosterhjemsmapper. Mapper som ikke lenger er aktuelle beholdes i fylkeskommunen. Alle andre overføres til SBF fra 1.1. 2004. • Sakarkiv. Beholdes i fylkeskommunen for foregående periode. Inneværende periode overføres til SBF fra 1.1.2004.

>>>

10

Arkheion - 1#2004

Foto øverst: Lillehammer barnehjem ble offisielt åpnet i 1925. Mange i samtiden ga høylydt uttrykk for at dette var alt for stort og dyrt for byen. Barnehjemmet ga rom for om lag 15 barn. Enkelte plasser ble fylt opp av barn fra andre byer.

Barnehjemmet på Lillehammer var under okkupasjonen hjem også for barn av ’’Lebensborn’’. Den tyske grunntanken bak Lebensborn var å produsere det renrasete individ av arisk/germansk rase. I Norge ble det etter press fra tyske myndigheter bestemt at hvert barn, der en okkupasjonssoldat var far, skulle gis et Lebensborn-nummer og innordnes Lebensbornorganisasjonen. De aller fleste norske barn med tysk far, som ble født under krigen hadde derfor et slikt nummer.

11

>>>

Denne måten å løse håndteringen av arkivene var altså et anbefalt forslag, med unntak av personalmappene. Her hadde Riksarkivaren gitt klare føringer på at disse skulle leveres tilbake til fylkeskommunen. Særlig når det gjelder sakarkivet er det nok valgt ulike løsninger. Enkelte har nok valgt å periodisere arkivene ved nyttår, for dermed å beholde de saksdokumentene som er skapt i fylkeskommunen. Det største problemet for mange er at prinsippet om faste arkivperioder med periodisering ikke har vært fulgt. Å snakke om forrige periode blir dermed lite relevant. Rent prinsipielt skal arkiver skapt i fylkeskommunen forbli i fylkeskommunen, slik at arkiver som er overført av praktiske grunner, bør tilbakeføres om 25-30 år når de skal avleveres til depot. Arbeidsgruppa argumenterer imidlertid for en varig overføring og viser til at dette er mest hensiktsmessig. På dette grunnlaget søkte BFD Riksarkivaren om en permanent overføring av fylkeskommunalt skapt arkivmateriale. I Riksarkivarens svar til BFD av 21.8.2003 presiseres det at slik overføring i praksis som oftest skjer på permanent basis. På grunnlag av dette ga Riksarkivaren BFD full støtte til en permanent overføring, da med unntak av personalmappene. For å kunne bevare den indre proveniens støttet Riksarkivaren arbeidsgruppas forslag om at fylkeskommunalt skapte arkiver holdes adskilt fra det som er skapes i SBF. De anbefalte løsninger, samt konklusjonen om en permanent overføring vil neppe ha full tilslutning i alle arkivmiljøer, men det positive er at reformen ble grundig forberedt rent arkivmessig, og at de ulike berørte parter sammen kom fram til et anbefalt forslag. Det er allikevel en klar svakhet at det ikke ble gitt tilsvarende anbefalinger med hensyn til håndteringen av de elektroniske arkivene. Nærmere bestemt gjelder dette først og fremst de elektroniske fagsystemene IDA og ODA. Arbeidsgruppa har imidlertid jobbet videre med problemstillinger knyttet til elektroniske arkiver. I nærmeste framtid vil gruppa overfor de berørte komme med konkrete anbefalte løsninger.

Hva så med Rusreformen, som langt på vei foregikk parallelt? Hvordan ble de arkivmessige utfordringene ivaretatt.? Var det en tilsvarende prosess som ved overføringen av ansvaret for barne- og familievern?

RUSREFORM I OG II

Produktion av alkohol gjeng fyre seg paa den maaten at ei væte, som der er alkohol i, vert høveleg oppvermd soleis, at vatnet som er i væta, ikkje kokar, medan alkoholen kokar og dermed eimar upp. Heile løyndommen er her den, at alkoholen hev eit laagare kokepunkt (78,4ºC)." Norske folkeskrifter. Alkoholen og helsa, Oslo 1904.

Inntil januar 2003 var oppgavefordelingen knyttet til tjenester overfor rusmisbrukere tredelt: Kommunen, som den primære velferdsprodusenten, hadde det gjennomgående ansvaret for å yte bistand til rusmiddelmisbrukere. Fylkeskommunen hadde ansvaret for etablering og drift av institusjoner for rusmiddelmisbrukere. Herunder spesialiserte helsetjenester, spesialiserte sosiale tjenester og omsorgsinstitusjoner Staten, etter etableringen av de regionale helseforetakene, hadde ansvaret for spesialisthelsetjenesten for rusmiddelmisbrukere.

Rusreform II, vedtatt i Stortinget 20.11.2003, innebar at også dette ansvaret skulle overført til staten. (Ot. Prp. 54 20022003) Argumentene bak var igjen ønsket om å samle alle typer institusjoner for rusmiddelmisbrukere på samme forvaltningsnivå. Noe som i prinsippet gir samme løsning som før sykehusreformen. Sett i sammenheng innebar reformene I og II at fylkeskommunens ansvar for alle sider ved rusbehandling og -omsorg opphørte fra 1. januar 2004. I likhet med barnevern og familievern, hadde de enkelte fylkeskommuner betydelige mengder arkivmateriale knyttet til de enkelte institusjonene. Både klientarkiver, personalarkiver og sakarkiver. Felles for begge var at arkivene i stor grad var sensitive, underlagt lovbestemt taushetsplikt. Enkelte fylkeskommuner forventet derfor at Riksarkivaren skulle ta initiativ til at det ble nedsatt ei arkivgruppe slik det var gjort i forbindelse med reformen i barneog familievernet. Enkelte fylkeskommuner, som f.eks. Akershus, etterlyste sågar et slikt initiativ overfor Riksarkivaren i juni 2003. Så sent som 17. september 2003 sendte Riksarkivaren et brev til Helsedepartementet. Her ble omfanget og konsekvensene for arkivene påpekt. Riksarkivaren anmodet i etterkant av dette at det burde nedsettes ei arbeidsgruppe som skulle sørge for at de "arkivfaglige forholdene kommer på plass". I sitt svar på denne henvendelsen opplyste Helsedepartementet i brev av 21.11. 2003 at de var tilstrekkelig kjent med regelverket gjennom de erfaringane overtagelsen av sykehusene hadde gitt. Helsedepartementet ville følgelig selv informere de berørte om de arkivmessige konsekvensene?!

Rusreform I Stortinget vedtok 28. januar 2003 forslagene i Ot.prp. nr. 3 (2002-2003) endringer i lov 13. desember 1991 nr. 81 om sosiale tjenester m.v. og i enkelte andre lover. Vedtaket innebar at ansvaret for spesialiserte helsetjenester og ansvaret for institusjoner og tiltak som yter slike tjenester til rusmiddelmisbrukere, skulle overføres til staten, mao. de regionale helseforetakene. Lovendringen trådte i kraft 1. januar 2004.

På bakgrunn av den manglende klargjøringa, og det faktum at det ikke var satt ned ei arbeidsgruppe tilsvarende reformen i barne- og familievernet, hadde de fleste fylkeskommuner forholdt seg til dette, og mange hadde utarbeidet egne rutiner, gjerne basert på rutiner utarbeidet av arbeidsgruppa under BFD. 20. november 2003 mottok landets fylkeskommuner brev fra Helsedepartementet der man i detalj beskrev hvordan arkivene skulle håndteres. En ting var at dette kom lovlig seint, med tanke på at reformen skulle tre i kraft vel en måned senere. Det som vakte størst oppsikt var alikevel at dette ’’pålegget" kom fra Helsedepartementet, og ikke fra Riksarkivaren. Reaksjonene lot da heller ikke vente på seg. I brev fra Oslo byarkiv til Helsedepartementet datert 26. november 2003 ber byarkivet departementet klargjøre om Oslo kommune sin løsning 2) var å oppfatte som et vedtak kommunen var pålagt å følge, og i så fall hvilken hjemmel som lå til grunn for et slikt vedtak. (Vel vitende om at en slik hjemmel ikke fantes). I sitt svarbrev til Oslo byarkiv, datert 18.12.2003 kommenterte Helsedepartementet overhode ikke spørsmålet stilt av Oslo byarkiv. Derimot poengterer departementet at de, i utarbeidelsen av rutiner, hadde hatt følgende utgangspunkt: "Overføringen av arkiv mellom to forvaltningsnivå bør etter vårt syn skje slik at institusjonene ikke trenger å be om utlån av saker fra depot"!!??. Videre begrunnet de sin framgangsmåte i at reformen først ble vedtatt 20. 11. 2003. En tilsvarende prosess som den som ble gjennomført i Barne- og familiedepartementet var defror ikke mulig. Til det er det vel å si at departementet neppe var avhengig av et vedtak i Stortinget for å kunne forberede de arkivmessige konsekvensene i god tid, i samarbeid med de berørte partene. Det som i ettertid blir interessant er å se hvordan reformene gjennomføres og følges opp i de enkelte fylkeskommunene. For vi er på ingen måte i mål, selv om det i skrivende stund er gått vel to måneder siden reformen trådte i kraft. Særlig når det gjelder de elektroniske arkivene er mye uavklart og ugjort. Men dersom den nedsatte gruppa i forbindelse med barnevernreformen følger opp arbeidet helt til mål, i tett samarbeid med Riksarkivet, vil erfaringane kunne danne et mønster andre kan ha stor nytte av. Så får erfaringane med rusreformen og Helsedepartementets bidrag stå som et eksempel på de motsatte. • Oslo kommune var fritatt for barnevernsreformen, for Oslo sin del gjaldt kun familievernreformen.

2)

Rusreform II Det som etter Rusreform I var igjen av fylkeskommunens opprinnelige ansvar overfor rusmisbrukere, var ansvaret for etablering og drift av institusjoner som tilbyr spesialiserte sosiale tjenester for rusmiddelmisbrukere og døgninstitusjoner for omsorg for rusmiddelmisbrukere.

12

Arkheion - 1#2004

Hedmark fylkeskommune overførte sine barnevernsarkiver til deponering ved Fylkesarkivet i Oppland i februar 2004.

På 1800-tallet, før Vinsamlaget regulerte salget av vin og brennevin, florerte det med brennevinsutsalg og kneiper. Selv i en liten by som Lillehammer, som på den tida hadde under 2000 innbyggere, var det om lag 10 steder med bevilgning for omsetning av vin og brennevin. Bildet er fra "Finstadsjappa" like ved brygga der Skibladner da som nå legger til kai.

Arkheion - 1#2004

13

I K A T R Ø N D E L AG TEKST: JENS RØNNING

HVA ER EN SAMKOMMUNE? Helt innledningsvis kan det være på sin plass å definere hva vi mener med en samkommune. Begrepet kommer egentlig fra finsk forvaltning og betegner et forpliktende samarbeide innenfor definerte tjenesteområder mellom flere kommuner. Den viktigste prinsipielle forskjellen mellom samkommunen og "vanlig" interkommunalt samarbeid er at en samkommune vil ha det hele og fulle ansvar for de oppgaver den skal løse. Vanlige interkommunale løsninger betyr at oppgaver delegeres, mens det formelle ansvaret for oppgaveløsningen beholdes av kommunestyrene. I samkommunemodellen overføres både oppgavene og ansvaret i det omfang de samarbeidende kommuner bestemmer, En samkommune har følgende viktige kjennetegn: • Den har et geografisk nedslagsfelt som er større enn én kommune. • Den har et eget politisk styringsorgan som er indirekte valgt fra kommune styrene. • Den har ansvar for å løse flere oppgaver og er tillagt beslutningsmyndighet over egne oppgaver. • Den har selvstendig økonomi og er indirekte finansiert fra medlemskommunene. • Den er en egen juridisk enhet med ubegrenset deltakeransvar. • Den har en egen administrasjon. BAKGRUNN

Kommunene Levanger (18.000 innb.), Verdal (14.000 innb.) og Frosta (2300 innb.) har som nabokommuner lang tradisjon for ordinært interkommunalt samarbeid. Imidlertid krevde en stadig trangere kommuneøkonomi utradisjonell tenking for å sikre et framtidig tilstrekkelig tjenestetilbud og et økonomisk hand-

14

Arkheion - 1#2004

lingsrom. Fellesmøter mellom formannskapene og lederne våren 2001 pekte ut over 60 områder og tjenester som kunne være "målgivende" i denne sammenheng, men fortsatt basert på IKS eller kommunesammenslutning som organiseringsmodell. I prosessen som fulgte ble kommunenes erfaringene med tradisjonelt interkommunalt samarbeid vurdert som: • lite effektivt • leder til lite handling og dårlig framdrift som følge av mangel på felles arenaer • er ofte kjennetegnet av svak politisk styring som følge av mye selskapsorganisering og egne styrer

• Bedre tjenester innenfor eksisterende økonomiske rammer • Beredskap til å møte nye utfordringer • FLV skal være en drivkraft i utviklingen av samarbeidet i Innherredsregionen • FLV skal være tyngdepunkt for regional utvikling/kulturbasert forretningsutvikling • Skape et positivt bilde/image av regionen • Reduserte driftsutgifter på sikt

Samkommune-modellen kom først på banen høsten 2002, på bakgrunn av en gjennomgang av mulige samarbeidsformer for de tre kommunene. Det kanskje viktigste argumentet er at samkommunen er et forpliktende og vedtaksdyktig politisk organ med egne oppgaver og beslutningsmyndighet. Dette ble raskt sett på som en mulig vei ut av det økonomiske uføret og et alternativ til kommunesammenslutning, samtidig som det kunne gi regionene et felles og tungtveiende utviklingspotensiale. De 3 kommunene ble nå benevnt som FLV-kommunene

Høsten 2002 ble den første søknad om godkjenning av forsøket sendt KRD. Positiv tilbakemelding resulterte i felles søknad fra de 3 kommunestyrene høsten 2003 om forsøk iht. forsøksloven innenfor en lang rekke kommunale områder og tjenester og tilhørende lovverk, gjort gjeldende fra 01.01.04: • Landbruk • Miljøvern • Plan- og byggesaksadministrasjon • Kart og oppmåling • Næringsutvikling og markedsføring av regionen • Skatteoppkreving • IKT • Økonomifunksjon • Lønn- og personal • Kommunehelsetjenesten/legevakttje nesten, men med unntak av institusjons- og hjemmebaserte tjenester.

Felles formannskap formulerte følgende felles visjon for FLV-samarbeidet: "Felles Livskvalitet og Vekst" (FLV). Visjonen ble konkretisert i følgende hovedmål:

Fra 01.04.04 skulle følgende tjenester overføres til samkommunen: • Barnevern • PP-tjeneste • Voksenopplæring

• Sosialtjenesten (herunder rus) Det var også aktuelt å utvide oppgavene for samkommunen i løpet av forsøksperioden. Bl.a. er følgende oppgaver aktuelle for vurdering i løpet av 2004: • Brannvern og beredskap • Vann- og avløpstjenester • Veg, park og parkering • Andre stabsfunksjoner I tillegg til selve hovedforsøket – samkommunens politiske og administrative styring, ble det for de enkelte områder etablert prosjekter for å tilrettelegge virksomheten og tjenesten i samkommunen. I perioden januar - oktober 2003 ble 16 prosjekter med involvering av over 70 personer gjennomført (i tillegg til at de ivaretok sine ordinære arbeidsoppgaver). Et av delprosjektene var arkivplan for Innherred samkommune. IKA Trøndelag var involvert i prosjektet. I realiteten var barnehager, skoler og pleie- og omsorgstjenester tilbake i kommunene. I løpet av høsten 2003 trakk Frosta kommune seg ut av forsøket, uten at dette innvirket på forsøkets innhold. VAR DET ENKELTE SAKSOMRÅDER SOM SKILTE SEG UT SOM SPESIELT EGNET FOR ET SAMARBEID?

I tillegg til de økonomiske grunner for nærmere samarbeid ble følgende samarbeidsområder fokusert i første omgang: Rusomsorg, Barnevern, Plan, landbruk og miljø, Samfunnsutvikling/regional planlegging og næringsutvikling Et samarbeidsprosjekt om rus var allerede i gang pga. det sterke politiske engasjementet og de store problemer rusmisbruket representerte i regionen. Det var derfor naturlig at dette gikk inn i forsøket. Tilsvarende gjaldt også for barnevernet. Plan- og utviklingsprosjektene var å betrakte som mer strategiske satsningsområder ut fra den omstillingssituasjon som både Levanger og Verdal var i. Blant annet innenfor områdene barnevern og rusomsorg var samarbeidet spesielt ønskelig for å kunne styrke den faglige kompetanse i ellers små fagmiljøer. Men også "stordriftsfordeler" ble vurdert mht. felles økonomi og IKT-tjenester.At samkommunetenkningen var ny i Norge var også en utfordring i forhold til de etablerte rutiner og tradisjo-

nelle løsningsmetoder i de samarbeidende kommuner. KAN DU SI NOE OM PROSESSEN SOM HAR FØRT FREM TIL SAMKOMMUNEN?

Forberedelsene til etableringen av samkommuneforsøket – fra tanken ble sådd til den skulle realiseres - var om lag et år. Det omfattet om lag 250 personer i de 2 kommunene, men berørte langt flere. Tjenestetilbudet for innbyggerne skulle bli bedre, det skulle utvikles bedre rutiner for å få effektiviseringsgevinst. Forskjeller i arbeidstid og avtaleverk skulle harmoniseres, kulturforskjeller skulle tilpasses, avtaler som regulerte forholdet mellom kommunenes økonomiske bidrag og diverse reglementer skulle utarbeides. Og ikke minst: Samkommunens administrasjon og resultatenheter skulle gis en hensiktsmessig organisasjon og geografisk lokalisering/tilhørighet. Innenfor de politiske miljøer sto kampen om den partipolitiske fordeling og omkamper om kommunene skulle være med på forsøket. Tiden fra januar til oktober/november 2003 ble en forholdsvis hektisk periode. Og det vil være usant å hevde at alt gikk som på skinner. For det første fantes ingen fasit. Dette var første gangen i norsk forvaltning at samkommunemodellen ble forsøkt, og tidsaspektet var meget komprimert. Uttrykket "Veien bygges mens vi går" ble endret til "Veien blir bedre etter at vi har gått den" og betegner egentlig både tenkningen og deler av prosessene. I ettertid kan en se at informasjon til ledere og medarbeidere, innbyggere og media var for spinkel, og det ble lagt for liten vekt på mulige konfliktområder nnenfor rolle og maktfordeling. På den annen side ga ikke tiden rom for prosesser utover de som ble initiert av forsøket. HVORDAN ER STATUS I DAG, ER DET SPESIELLE UTFORDRINGER OG UTVIKLINGSMULIGHETER DU VIL PEKE PÅ?

Kommunal- og regionaldepartementet har godkjente søknaden om forsøk med Innherred samkommune i perioden 01.02.04 til 31.12.07. Innherred samkommunestyre konstituerte seg 28.01.04 med 18 representanter, likt fordelt mellom medlemmer fra kommunestyrene i Levanger og

Verdal, og med ordfører fra Verdal. Administrasjonen er etablert med rådmannen i Levanger som administrasjonssjef. Ansvaret for de aktuelle områdene ble John Ragnar overdratt til Innherred Sætherer er samkommune pr. 01.02.04. hovedSamkommuneforsøket prosjektleder for Innherred er i seg selv en utfordring, Samkommune da denne form for organisom ble sering av kommunal virketablert 1. somhet er ny og uprøvd. februar i år. Behovet for fleksible og tilpasningsmulige modeller vil bli mere aktuelt også for kommunal sektor framover, og forsøket vil kunne avdekke om denne modellen er tjenelig i offentlig sammenheng. Her vil også lovverk og "gamle" forskrifter og bestemmelser få en mulighet til fornyelse. En viktig utfordring er å skape grunnlag for bedre styring, raskere handling og bedre framdrift i regionale saker, og som gir politikerne makt og beslutningsmyndighet over de regionale oppgaver. Etter hvert vil en også bli bedre i stand til å ta over fylkeskommunale/statlige oppgaver, og derved oppnå desentraliseringsgevinster for regionen. Sist men ikke minst vil samkommunen gi bedre forutsetninger for å oppnå kvalitet og effektivitet i tradisjonell administrasjon og tjenesteyting fordi det skapes bedre betingelser for å høste stordriftsfordeler og utvikle sterke fagmiljøer. Den bidrar også til å vitalisere og skape trykk i en regional utviklingsstrategi på nærregionnivå som er basert på kommunenes egenart og fortrinn. Av spesiell interesse er kanskje å få nærmere kunnskap om arkivorganisering av Innherred samkommune og de to eierkommunene Verdal og Levanger. Som det fremgår av arkivforskriften er Innherred samkommune å betrakte som eget organ. Hvert organ er egen arkivskaper med egne arkiver som gjenspeiler organets fag- og ansvarsområde. I forsøksperioden vil de tre organisasjonene/arkivskaperne med tilhørende arkiver og journalenheter etableres i en felles database og felles systemløsning. •

Arkheion - 1#2004

15

ARKIV I NORDLAND TEKST: NANSY M. SCHULZKI

KOMMUNEARKIVAREN I BODØ Solfrid Kjærran har vært kommunearkivar i Bodø kommune siden 1.juli 2001. Hun kom fra stillingen som arkivleder hos Fylkesmannen i Nordland, og før den tid har hun vært arkivleder ved Fylkeslandbrukskontoret og ved Høgskolen i Bodø. Hun har jobbet med arkiv i 19 år, derav 16 innenfor statlige arkiv. Selve utdanningen er Arkivakademiet fra 1996, og nå ønsker hun å ta påbygningsenheten for elektronisk arkiv. Langs veien har hun sittet i en rekke statlige utvalg for utarbeiding av arkivnøkler, vært med i prosjektgrupper for vurdering av sikkerhetsaspekter i Noark 4 og konsesjonsvilkår fra Datatilsynet. Hun har deltatt i prosjektgrupper for vurdering/utvelgelse av nye/elektroniske journalsystem og vært pilot i visse sammenhenger. I tre år var hun medlem av styret for fylkesmennenes sentrale arkivforum, to av årene som leder. – Det høres derfor spennende ut å ta steget inn i den kommunale sfære i en kommune som ikke tidligere har hatt kommunearkivar. Vi spør om hvordan hun har funnet sin nye plass i eksisterende organisasjon i Bodø kommune? – For meg var det tre ting som var særlig viktig. Å bli kjent med organisasjonen Bodø kommune, å markere og iverksette min faglige kunnskap, og ikke minst søke samarbeid med arkivarene som allerede jobbet i kommunen.

Det er viktig å lære en ny organisasjon å kjenne best mulig. Bodø kommune er en rimelig stor kommune med en desentralisert kommuneadministrasjon, og det vanskeliggjør den samlede arkivtjenesten som Arkivloven etterspør. Vi er likevel på god vei, ikke minst på grunn av alle de dyktige arkivmedarbeidere som kommunen allerede hadde i sin "arkivstall". Bodø kommune hadde erkjent et arkivfaglig behov og utviklingspotensiale rundt innføring av Noark4-system, og det var nok en av grunnene til at stillingen som kommunearkivar ble opprettet. Jeg kom derfor rett inn i prosessen med innføring av Noark4 system. Systemet Ephorte ble valgt, og alle som har deltatt i innføring av nytt sak/arkivsystem vet at det er etter systemvalg at selve jobben kommer! Det har vel vært noe ruskevær på denne ferden, men jeg tror at nå har systemet jobbet seg mer og mer inn i vår arbeidsdag, og vi ser at verktøyet dekker mange områder av våre saksbehandlingsbehov. Jeg nevnte også at det er viktig å søke samarbeid med eksisterende arkivarer i en organisasjon. Til tross for den før nevnte desentraliserte kommuneadministrasjonen har kommunen et godt arkivkorps som har tatt mange utfordringer på strak arm. Nå som min posisjon som kommunearkivar er etablert, vil jeg si at arkivfag-

lig utviklingsarbeid er et viktig arbeidsområde. Det er også svært viktig å skape positiv tenkning rundt omorganisering, omstrukturering og krav om effektivisering. Her skjer det mye hele tiden, og noen ganger virker det som det går temmelig fort i svingene. Arkivfaglige utfordringer blir kanskje ikke erkjent når nye strukturer skal innføres, og faren er da at man kommer hesblesende i etterkant... Da er det ei utfordring i å skape positiv tenkning rundt de nye taktene! Dette gjenkjennes nok i mange organisasjoner under omstilling. Det er derfor svært viktig at arkivorganisasjonens betydning i saksbehandlingen kommer sterkere fram. Jeg er uansett blitt tatt godt imot i Bodø kommune, og føler at jeg har funnet min plass i strukturen. – Du har jobbet 16 år i statlige arkiver. Hvilke tanker har du gjort deg på forskjellene på stat og kommune innfor arkiv? Prinsippene er jo mye det samme. Den største forskjellen er nok at statlige arkiv har tradisjon på å være regelstyrt og underlagt et overordnet Arkivverk, mens kommunene ikke har noen tradisjon på å være arkivfaglig underordnet et statlig organ. Arkivloven er rimelig ung, og kommunen skal fremdeles bestyre sitt hus i forhold til både moderne og eldre arkiver. Jeg er f.eks vant til å se på Arkivverket som min forlengede

INTERVJUET:

SOLFRID KJÆRRAN 16

Arkheion - 1#2004

arm og støtte, mens kommunen til nå kanskje har sett på disse som en forstyrrende faktor? Jeg bruker i dag IKAN omtrent som jeg tidligere støttet meg til Arkivverket. Jeg syns generelt at kommunene kunne vært flinkere med faglige nettverk. Fylkesmennene, og mange andre statsetater jeg kjenner til, hadde felles arkivforum der bl.a felles arkivnøkkel og journalsystem og bruken av dem ble bestemt. Et nettverk kunne f.eks bestå av kommuner med like sak/arkivsystem. I tillegg oppfatter jeg arkivorganiseringen i staten som enklere strukturert, man kjenner igjen arkivet fra enhet til enhet, mens kommunene har løst arkivspørsmål på ulike måter. – Bodø kommune har tatt steget inn i Noark4-verdenen, og tenker også fullelektroniske arkiv med tid og stunder. Hvilke andre prosjekt har denne prosessen født? Da jeg begynte å jobbe i kommunen, var som sagt prosessen rundt valg av s ystem i full gang. Etter spedbarnsstadiet med påfølgende barnesykdommer føler jeg at vi har fast grunn under føttene. Startvansker av dette slag er ikke spesielt for Bodø kommune, det er vanskelig å se alle ringvirkningene av en så omfattende omstilling, både i forhold til brukerne, eksisterende IT-materiell, tidligere arbeidsprosesser osv. Kommunen arbeider for et fullelektronisk arkiv. Vi har derfor pilotprosjekt på dette også i forhold til saksbehandling i uteenhetene skole/barnehager, 50 enheter. Og det er ei utfordring å skape gode nok rutiner i forhold til en såpass desentralisert struktur! Men vi har selvfølgelig enda papirarkivet deres, både i forhold til barnemapper, elevmapper og saksarkiv. Et samarbeidsprosjekt mellom Bodø og

Trondheim kommune setter oss i stand til å scanne hele eiendomsarkivet, fra tidenes morgen og til i dag. Dette peker frem mot døgnåpen forvaltning og lettere tilgang både for saksbehandlere og publikum. For ulike saksbehandlere skal dette gi best mulig grunnlag både for registrering i GAB, taksering av eiendommer og elektronisk saksbehandling av bygg/delingssaker. Vi håper dette på sikt bl.a. skal bidra både til forenklet og åpnere saksbehandling. Jeg har et ønske om å få mest mulig samlet i et og samme journalsystem. Det scannede saksarkivet er en ting, men systemet bør også kunne omfatte sensitive personarkiv. Bedret sikkerhet og større trygghet for langtidslagring gjennom hovedsystemet vil være en viktig gevinst. Men dette er vel ei stund til, og må selvfølgelig ikke forringe saksbehandlers arbeidssituasjon! Og samtidig skal er vi jo helt klar over at det her finnes en del sikkerhetsmessige utfordringer og krav i forhold til lovverket vårt. Det er et viktig mål å samle arkivorganisasjonen i Bodø kommune i et sentralarkiv. Med innføringen av Ephorte og Noark-4 standard åpnes mulighetene bedre, både elektronisk og fysisk. Kommunen er delt opp i tre "hovedhus" som ligger et stykke fra hverandre, og i et sentralarkiv må vi enda ta høyde for en del papirarkiv – så det er del forhold som enda er uklare. I tillegg har vi flere hundre meter eldre arkivmateriale å ta vare på – og i dag har vi ikke godkjente lokaler til dette materialet! I tillegg må jeg nevne at innføringa av Ephorte har skapt et enda mer aktivt arkivforum, og et internt Ephorteforum. Vi bruker mye energi på oppfølging av systemet, med egne Ephorte-instruktører som gjennomfører jevnlige oppfriskingskurs og kurs for nyansatte. Dette hjelper oss til å

opprettholde kvaliteten på journalsystemet. – Bodø kommune skal slås sammen med en mindre kommune neste år. Hvor er arkiv i denne prosessen? Ja, fra 01.01.05 innlemmes Skjerstad kommune i Bodø, og det er et stort prosjekt, ikke bare i forhold til arkiv. Jeg har vært med på å legge virksomheter sammen i staten, så selve prosessen kjenner jeg. Utfordringen er jo alltid å gjøre det mest mulig knirkefritt, den minste enheten må ikke bare føle seg "spist" av den største enheten. Daglige arkivrutiner i Skjerstad vil nok bli lagt om i forhold til hvilke system og rutiner vi har i Bodø. Men det historiske arkivet etter kommunen Skjerstad er et eget arkiv med sin egen identitet, og det må vi ta vare på. Også i dette spørsmålet ser jeg det som naturlig å samarbeide med IKAN. – (Ja, sånn sett – ) er det noen vits med et IKA i forhold til en bykommune med egen kommunearkivar…? Absolutt! Det linker jeg mye opp til det vi har snakket om å bruke Arkivverket som ressurs i statlige arkiv. Jeg føler det samme for IKAN, som en arkivfaglig støttespiller og en inngangsport til ulike faglige nettverk. Selv om jeg har svært flinke arkivarer i min stab, er det greitt å kunne diskutere faglige spørsmål som kommer i tillegg til "daglige arkivdriftspørsmål". Som kommunearkivar ønsker jeg i tillegg å se på muligheten til å utvide samarbeidet til å omfatte flere deponitjenester. Ellers diskuterer vi med jevne mellomrom, kasserer i arkiv og kikker på ymse arkivlokaler rundt om i kommunen, så jeg føler vi har et godt og konstruktivt samarbeid. Det er mye gjensidig lærdom å hente ut. Vi takker for en hyggelig prat, og møtes igjen ved neste arkivfaglige korsvei.

S K AT T E O P P K R E V E R E N I E I K E R T E K S T : S K A T T E O P P K R E V E R J O H N DA N I E L S E N

KARTLEGGING OG NYE RUTINER

ARKIVPROBLEMATIKK PÅ KOMMUNEKASSA "Få kemner- og kommunekassererkontorer tilfredsstiller arkivlovens bestemmelser mht. journalføring og arkivsystem" Bakgrunn for artikkelen er egen erfaring fra arbeid ved flere kemner- og kommunekassererkontorer. Jeg har selv vært en av dem som ikke har sett nødvendigheten av å ha et tilfredsstillende arkiv- og journalsystem, og har arbeidet mot innblanding fra andre. De fleste av mine kollegaer rundt om i Norge ser fortsatt ikke nødvendigheten eller nytten av det og mener at arkivloven ikke kommer til anvendelse på skatteområdet. Som en følge av det har ikke kommunale arkivmedarbeidere klart å innlemme fagområdet i sine arkivplaner og retningslinjer. Poenget er ikke at kommunens arkivansvarlige nødvendigvis må eller skal utføre dette rent praktisk, men så lenge kommunekassa ikke selv kan stille med tilfredsstillende rutiner, må en finne seg i innblanding fra andre. Høsten 2001 bestemte rådmennene i kommunene Øvre og Nedre Eiker å igangsette et prosjekt på skatteområdet. Tidlig i prosjektfasen ble arkivproblematikk et tema som skulle gå igjen helt frem til etablering av nytt felles skatteoppkrever kontor. Fortsatt er dette et tema, men det synes at de fleste ansatte har forsonet seg med den nye arkivrutinen. Kontoret i Hokksund på 13,5 årsverk håndterer i dag en innbyggermasse på ca. 37.000 og ca. 1.400 foretak. Dette innebærer nødvendigvis store papirmengder og mye korrespondanse. I dag, etter et drøy års drift av et sammenslått skatteoppkreverkontor, har vi langt bedre oversikt over all dokumentproduksjon, så vel inngående som utgående. I tillegg til egen nytte ivaretar vi skattyters rettssikkerhet på en langt bedre måte enn tidligere. Gjennom den nye arkivrutinen sammen med nytt arkivskap, blir samtlige klientmapper merket og fargekodet og vi har til en hver tid full oversikt over inn- og utgående korrespondanse. MOTSTAND

Hvorfor er dette et stridstema i så mange kommuner? Jeg tror svaret er todelt. For det første ligger det faglige ansvaret for skatteoppkreveren hos staten ved Skattefogden. Selv om Skattedirektoratet har uttalt at skatteoppkreverkontorene skal

følge de kommunale retningslinjene, søker en å skjule seg bak de overordnede myndighetene. Skattedirektoratet har utarbeidet egen kassasjonsbestemmelse, som ikke må forveksles med journalføring og arkivering. For det andre er det iboende hos oss som driver med skatteinnfordring, at arkivrutiner er arbeidsoppgaver som ikke har noen faglige skjæringspunkter med kontorets øvrige arbeidsoppgaver. De blir derfor ansett som unødvendige oppgaver som stjeler mye tid og ressurser fra daglig drift. Med dette som utgangspunkt har det fremkommet mange typiske argumenter mot tilfredsstillende rutiner på arkivområdet: KARTLEGGING OG NYE RUTINER

Under vår prosjektperiode ble det nødvendig å kartlegge oppbevaring av dokumenter samt å kartlegge behandlingen av disse. Vi oppdaget relativt raskt store forskjeller på måten dokumenter ble håndtert på. Utfordringen ble å finne en felles arkivnøkkel og hvordan arkivene skulle sammenstilles. Status for skatteavdelingene i Øvre og Nedre Eiker før sammenslåingen 1. januar 2003 var: • Vi benytter eget fagsystem. • Vi passer godt på alle brev i egne skap. • Vi lagrer alle utgående brev i fagsystemet. • Vi har ikke tid til å journalføre. • Vi er faglig underlagt skatteetaten som kommunen ikke har noe med å gjøre. • Vi jobber med saker som er unntatt offentlighet. Dette er typiske argumenter som benyttes og som ble brukt i vår prosess. De vanligste fagsystemene på skatteområdet leveres av IBM og Ephorma. Ingen av disse leverandørene har systemer som tillater journalføring av inn- eller utgående dokumenter. Nytt felles system for alle landets kommuner utvikles i disse dager av Skattedirektoratet og skal lanseres om få år. Heller ikke her er arkivproblematikken noe tema.

Under vår prosjektperiode ble det nødvendig å kartlegge oppbevaring av dokumenter samt å kartlegge behandlingen av disse. Vi oppdaget relativt raskt store forskjeller på måten dokumenter ble håndtert på. Utfordringen ble å finne en felles arkivnøkkel og hvordan arkivene skulle sammenstilles. Status for skatteavdelingene i Øvre og Nedre Eiker før sammenslåingen 1. januar 2003 var: Journalføring: ØVRE EIKER Journalføring av inngående post Arkivsystem sporadisk i bruk Følte liten egennytte av journalføring Oppbevaring: ØVRE EIKER Saksbehandlere med egne arkivskap Arkivnøkkel; f.nr./org.nr. Maskinskrevne hengemapper Noen brannsikre skap

NEDRE EIKER Ingen journalføring Arkivsystem aldri i bruk Sterk motstand og uvilje

NEDRE EIKER Arkivskap i fellesområde Arkivnøkkel: Alfabetisk og emne Håndskrevne stående mapper Brannsikre skap

I tillegg til å sy sammen en ny rutine og nytt system, ble det gjennomført en omfattende ryddeprosess. Samtlige klientmapper ble gjennomgått for å vurdere om saken kunne avsluttes. Store mengder ble fjernarkivert som avsluttet og en annen andel fikk nye mapper og tatt med inn i det nye kontoret i Hokksund. Med bakgrunn i ovennevnte utfordringer dannet vi, sammen med arkivtjenesten i Øvre Eiker kommune, en ny rutine for journalføring og oppbevaring. I korthet går den ut på følgende: 1. Skatteoppkreveren i Eiker er en egen journalførende enhet med eget emnearkiv, dvs. egen postjournal og egen kopibok. 2. Alle saker vedr. skattytere føres på objekt serie, dvs. personlige skattytere og arbeidsgivere/ bedrifter. Disse arkivene er skilt på Øvre Eiker (ØEK) og Nedre Eiker (NEK). 3. Arkivkode: Løpenummer, dvs. fødsels- og personnummer og organisasjonsnummer. Kommunale krav føres på k-kode. 4. Inngående post åpnes og journalføres av sentralarkivet. 5. Saksomslag merkes med arkivkode, sakstittel, og saksnummer. Saksomslagene har hver sin fargekode, ØEK blått og NEK rødt. 6. Skatteoppkrever sjekker postlista og fordeler posten. 7. Posten behandles i eget fagsystem, men

journalføres i Forum Winsak. 8. Saksomslaget legges i egen mappe som er merket med løpe nummer, navn og fargegode. Etiketter skrives ut på fargeskriver. 9. Saksbehandler registrerer tilsvarende ved åpning av ny sak. Saksmappene står i felles arkivpaternoster, men står atskilt med visuelle skiller. På den måten kan en se feilarkiveringer samt skille kommunene fra hverandre. Skatteregnskapene for kommunene føres med egne bilagserier og holdes fysisk atskilt fra hverandre. Også her er alle permer og stempler farge- og tallkodet. Den største utfordringen er imidlertid å holde kommunene og tilhørende skattytere atskilt. Selv om skatteoppkreverfunksjonen for Øvre og Nedre Eiker er slått sammen, må det føres atskilte regnskaper. Dette gjelder også for øvrige saksbehandlersystemer. Gjennom den nye arkivrutinen tilfredsstiller vi dette behovet i tillegg til at skattyters rettssikkerhet blir ivaretatt på en tilfredsstillende måte. Før vi flyttet til Hokksund "rensket" begge kommunene arkivskapene og sendte det til fjernarkiv. Det er i fremtiden lagt opp til at depot skal ivaretas av Øvre Eiker kommune, vi ser det som naturlig at arkivtjenesten der har det formelle ansvaret. Skulle det oppstå en situasjon hvor kontoret blir delt igjen, vil det nok være naturlig at både aktive saker samt avsluttet materiale ble flyttet da det stadig er behov for å gjenoppta gamle/avsluttede saker. Min oppfordring er at kommunene må påser at skatteområdet tilfredsstiller arkivlovens bestemmelser slik at skattyters rettssikkerhet blir ivaretatt. På den måten slipper en ubehag knyttet til bortkomne brev, henvendelser fra Sivilombudsmannen og ettersyn fra Skattefogden. En kommune er en kompleks organisasjon hvor alle tjenestestedene er unike og benytter egne fagsystemer. Skatteoppkreverkontoret er i så måte ikke unik. •

Artikkelforfatteren John Danielsen til venstre og Skattefogden i Buskerud Bjørn Olsen til høyre.

18

Arkheion - 1#2004

Arkheion - 1#2004

19

B E R G E N B YA R K I V

IKA ROGALAND

TEKST: KARIN GJELSTEN

TEKST: ANNE LISE KIRKERUD OG SIGVE ESPELAND

BERGEN KOMMUNE OG PROSJEKTET HISTORISKE ELEKTRONISKE ARKIV

KONSERVERINGSBEHOV KNYTTET TIL KOMMUNALE ARKIVER

ARTIKKELEN BYGGER TIL DELS PÅ RAPPORT FRA WEBSTEP AS, AV KNUT ARILD ANDERSEN

Som arkivmyndighet for Bergen kommune, er Byarkivet også ansvarlig for kommunens elektroniske arkiv, på lik linje med de papirbaserte arkivene. I dette ligger at Byarkivet er ansvarlig for å sikre at all den informasjonen som i dag kun er lagret elektronisk, også er tilgjengelig i fremtiden, selv om maskinvare, programvare og operativsystemer skiftes ut. Riksarkivet anbefaler at en trekker de dataene som skal arkiveres ut fra de opprinnelige systemene (lagrene) og konverterer de til flate filer (ISO 8859-1). Videre at en oppbevarer dataene sammen med en dokumentasjon av det opprinnelige systemet. I tillegg skal det utarbeides en struktur- og innholdsbeskrivelse (metadata) av de konverterte dataene. Denne operasjonen eller migreringen, kan sammenlignes med å demontere et byggverk for så å lagre inventar og materialer sammen med arkitekttegningene. Dokumentasjonen eller metadataene er dermed nøkkelen til all senere gjenskaping og bruk av informasjonen. Ved avlevering til en depotinstitusjon må den være fullstendig og eksakt. Hvis ikke, vil de data som bevares være uhåndterlige og uten praktisk verdi.

gjelder dokumentasjon av de ansattes lønn, ansiennitet og pensjonsrettigheter i forhold til Bergen kommune. Sentralt lønnskontor gjør regelmessige oppslag i Royal lønn, blant annet i forbindelse med spørsmål om ansiennitet, attester og pensjonsrettigheter. Både kompetanse, dokumentasjon og det tekniske miljøet som Royal lønn går på er meget sårbart og i ferd med å gå tapt. Etter ønske fra sentralt lønnskontor har vi som del av prosjektet utviklet en løsning for tilgjengeliggjøring av data fra Royal lønn. Etter anbefaling fra Bergen kommune IT avdelingen, er data fra Royal lønn lagret i en Oacle database. Spørringer/skjermbilder er gjort tilgjengelig via Oracle Report. Ved å gjøre data tilgjengelig, har vi hatt mulighet til å teste datakvalitet og metode for deponering.

VERKTØY OG METODE

Før forprosjektet ble satt i gang hadde Byarkivet anskaffet Data Junction, med tanke på å benytte dette til bruk i deponeringsarbeidet. Data Junction er et dataverktøy/ program for å trekke ut, omforme og levere data på et annet format eller på en annen form enn det dataene opprinnelig befant seg på. Det ble gitt som føring at prosjektet skulle vurdere Data Junction og benytte dette verktøyet dersom det er hensiktsmessig. Den metoden vi anbefaler, er utviklet gjennom å deponere data fra systemet Royal lønn. Royal lønn ble benyttet som lønnssystem i Bergen kommune i perioden 1990 til 1999. Royal lønn inneholder svært mye informasjon som det er viktig å ta vare på som dokumentasjon for ettertiden: Dette

20

Arkheion - 1#2004

Fokus i dette oppdraget har vært rettet mot å utvikle en generell metode for deponering (uttrekk av data og etablering av metadata) og tilgjengeliggjøring av data. Den metoden som presenteres er utarbeidet med utgangspunkt i deponering av data fra Royal lønn. De øvrige arbeidsprosessene som inngår i en komplett deponering, er kommentert ut fra generell erfaring og de erfaringene som er gjort gjennom deponering og tilgjengeliggjøring av data fra Royal lønn. Neste steg vil være å bruke samme metode for å sikre informasjon som er produsert og lagret på andre måter: Nettverksbaserte systemer, énbrukerløsninger og enkle registre. Målet er å prøve ut så mange variasjoner som mulig innen 2004. •

1. BAKGRUNN

Etter et par år med planleggingsarbeider begynte Interkommunalt Arkiv i Rogaland (IKA) i 2002 å bygge opp en sentral arkivdepotfunksjon for sine medlemskommuner innen for de føringer som ligger i arkivforskriften (§ 5-1). Dette skjedde under samme tak som Statsarkivet i Stavanger og den 8. april 2003 ble "Arkivenes Hus" i Stavanger offisielt åpnet med pomp og prakt. "Arkivenes Hus" i Stavanger huser to arkivinstitusjoner som har samarbeidet lenge, men som nå har fått utvidet grunnlaget for samarbeidet sitt. Mesteparten av det kommunale arkivmaterialet i Rogaland eldre enn 1965 var ferdig ordnet og katalogisert til 150-årsjubileet for Formannskapslovene i 1987. Det var altså for det meste ferdig ordnet og katalogisert materiale og litt tilvekster vi begynte å ta inn til et sentralt arkivdepot i 2002. I alle de årene materialet har stått i kommunale bortsettingsarkiver har vi vært klar over at det har knyttet seg ulik grad av konserveringsbehov til en god del av dette arkivmaterialet, men pga. desentral oppbevaring har det vært vanskelig å danne seg et inntrykk av volumet. Samtidig visste vi at når vi fikk samlet våre medlemskommuners eldre og avsluttede arkivsaker i et felles arkivdepot, ville det være enklere å danne seg et bilde av størrelsen på konserveringsbehovet og de kostnader som vil følge av dette. For ikke å vanskeliggjøre planleggings- og etableringsprosessen av et interkommunalt arkivdepot for kommuner i Rogaland i årene før 2002, ble konserveringsbehovene holdt utenfor etableringsprosessen, men vi viste at de var der. Omtrent samtidig med at IKA begynte å bygge opp en arkivdepotfunksjon for sine medlemskommuner, begynte man i Arkivverket et arbeide med å sentralisere og omorganisere konserveringsressursene i etaten. En konsekvens av dette arbeidet vil bli en langsom avvikling av regional konserveringskompetanse. Et resultat av denne omorganiseringsprosessen har blitt at regionale konserveringsstillinger som har blitt og blir ledige etter pensjonering ikke blir utlyst som ledige. Dette vil bl.a. føre til en langsom avvikling av konserveringsmiljøet ved Statsarkivet i Stavanger etter hvert som personalet der går av med pensjon. Denne kompetansen ved Statsarkivet i Stavanger har IKA i en årrekke hatt tilgang til og en del kommunale arkivstykker er restaurert/konservert. Regningen for slikt arbeid har hittil blitt

sendt den kommunen som eier arkivstykket. Men dette konserveringsarbeidet har vært ad-hoc-preget, dvs. relativt lite og planløst. Det er fortsatt mange kommunale arkivstykker i Rogaland som har ulike skader og derav behov for en eller annen form for konservering. De ovenfor skisserte utviklingsprosesser reiser en del problemstillinger: Trenger IKA en konserveringstjeneste? Hvis svaret er ja, hvordan er da dette hjemlet i det offentlige regelverket? Hvor stort er volumet av kommunale arkivsaker i Rogaland som trenger konservering? Hvilken type arkivsaker er det? Hvordan skal vi på en enkel og representativ måte skaffe oss oversikt over dette materialet? Bak dette lurer det nok et spørsmål: Hva kan IKA gjøre for å beholde konserveringskompetanse i nærmiljøet samtidig som Arkivverket bygger ned den regionale kompetansen?

2. JURIDISK GRUNNLAG

I "Forskrift om offentlege arkiv" i § 5-6 heter det bl.a.: "Materiale som er under ordning eller konservering, eller som er i ein fysisk tilstand som gjer hyppig bruk utilrådeleg, kan mellombels sperrast for publikumsbruk". I "Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner" heter det videre i pkt. 3.2.4: "Materiale som er skadet på en slik måte at det kan være til hinder for framtidig bevaring og bruk, skal repareres før avlevering. Dette skal skje i samråd med arkivdepotet, som må påse at reparasjonene utføres faglig forsvarlig". Dette betyr at det er eierkommunen som i utgangspunktet er ansvarlig for bevaring og evt. konservering av sine eldre og avsluttede arkivsaker i samarbeid med sin faginstans på arkiv, som for eksempel kan være et interkommunalt arkiv. Når en kommune overfører arkivdepotoppgaver til et interkommunalt arkiv iht. arkivforskriften § 5-1 så betyr dette at det interkommunale arkivet også overtar konserveringsansvaret hvis dette da spesifikt ikke undras i deponeringsavtalen. Dette er forholdet hos oss. I vår standard deponeringskontrakt har vi ingen formuleringer som holder konservering utenfor. Saksfeltet fanges opp av følgende generelle formulering: IKA forplikter seg til " å oppbevara materialet i tråd med krava i Forskrift om offentlege arkiv av 11. des. 1998 nr. 1193", altså alle depotrelaterte bestemmelser i arkivforskrifta >>> og regelverk utledet av denne.

Boken øverst har mistet hele permen. Det er også skjolder etter vannskade. Ved fuktig oppbevaring over lengere tid kan det bli soppskader. Soppen bryter først og fremst ned limstoffene slik at limte flater faller fra hverandre og papiret mister sin styrke. I de verste tilfellene pulveriseres papiret helt. FOTO: STEINAR MARVIK

Arkheion - 1#2004

21

>>>

Dokumenter: Dokumentet "henger i hop" men er noe sprøtt, gulnet, har knekker og liknende på en slik måte at mye bruk av dokumentet vil bidra til å svekke det ytterligere.

3. ARKIVFAGLIGE FØRINGER – ASTA

I det databasebaserte katalogsystemet ASTA som brukes ved svært mange arkivdepot-institusjoner i Norge ligger følgende bruks-, bevarings- og konserveringskriterier innbakt på dokumentnivå i systemet: 1. Ok. kan brukes 2. Skader, men kan brukes 3. Dårlig, ikke brukes uten restaurering Disse pkt. harmonerer godt med de juridiske føringene som ligger i arkivforskriften og regelverket utledet av denne. Det forholdet at disse 3 pkt. ligger innbakt i et så sentralt arkivfaglig datasystem som ASTA gjør dem også arkivfaglig normerende når det gelder bevaring og konservering. Ved IKA har vi derfor valgt å nyansere pkt. 2 og 3 i vårt arbeid med å spesifisere tellingskriterier for å skaffe oss oversikt over konserveringsbehovet knyttet til kommunale arkiver i Rogaland.

3

Sterkt skadd, trenger konservering, skal ikke brukes.

Protokoller: Omfattende skader i perm, rygg eller innbinding. Løse ark og legg i protokollen. Arkivstykket kan også være vannskadd, muggskadd eller skadd av parasitter/gnagere. Ark i protokollen kan også være så skadd at informasjon står i fare for å gå tapt Dokumenter: Sprøtt, gulnet, knekker og liknende på en slik måte at dokumentet "nesten ikke holder sammen" eller informasjon er eller holder på å gå tapt.

stor grad knyttet til tilstanden til de protokollene som IKA oppbevarer for sine medlemmer. Dette er en betydelig del av materialet. 5. FUNN OG KOMMENTARER

Denne artikkelen baserer seg altså på telling av deponert arkivmateriale hos IKA fra 12 av 22 kommuner. IKA har også planer om å telle materialet til de resterende 10 medlemskommunene som deponerer arkivmateriale hos oss. En oppsummering av grunnlagsmaterialet viser følgende konserveringsbehov: Kommune: Nr. 1 Bjerkreim

Med utgangspunkt i de ovenfor skisserte juridiske og arkivfaglige føringene har IKA sammen med konserveringspersonalet ved Statsarkivet i Stavanger satt opp følgende 3 tellingskriterier. Disse er som nevnt en nyansering av pkt. 2 og 3 i ASTA. Slike tellingskriterier representerer en metodikk som det implisitt ligger valg, definisjoner og begrensninger i. I det følgende skal vi derfor etter beste evne skissere denne og de avvik og forhold som den ikke fanger opp: Nr. Beskrivelse: 1 Noe/lett skadd kan brukes.

2

Skade som akselererer ved bruk, bør brukes lite.

Utdyping: Protokoller: Lette skader i rygg og/eller perm uten att dette går ut over stivhet eller funksjonalitet. Ingen løse ark. Dokumenter: Revner knekker eller liknende som er av en slik karakter at dokumentet fortsatt kan leses og brukes uten at skaden vil øke nevne verdig i omfang, men samtidig bør dokumentet behandles med en viss forsiktighet. Protokoller: Skader i perm, rygg eller innbinding. Løse ark og legg i protokollen. Skadene er av en slik karakter at en del bruk av arkivstykket vil øke skadens omfang.

Følgende forhold er verd å merke seg: • Tellingen er utført på store volumer. Noen arkivstykker med skader kan være oversett. • Tellingskriteriene ovenfor åpner for tolkinger. Muligheten for ulike tolkinger av et arkivstykkes tilstand øker med antall personer som deltar i tellingen. • Pr. 13.02.2004 er konserveringsbehovet talt opp i 12 av de 22 kommunene som IKA oppbevarer arkivsaker for. • Protokoller hvor det er limt inn materiale, ofte referater el. skrevet på maskin, er ikke talt. Slike er det en god del av fra 1950-tallet av og fram til omkring 1980. Dette er arkivsaker som normalinstruksen for arkivdepot i fylker og kommuner vier ekstra oppmerksomhet i pkt. 3.2.1. Her heter det: "Møtebøker, kopibøker, journaler og registre som er produsert i løsbladform, skal være bundet inn før avleverering, jf. arkivforskriften § 3-14 fjerde ledd og forskrift til arkivloven av 01.12.1999 nr. 1566, kapittel VII. Møtebøker der referatene er limt inn i protokoll, er ikke arkivholdbare. Av disse skal det derfor tas sikkerhetskopi som avleveres sammen med originalen". Slike protokoller som dette vil IKA få betydelige oppgaver med i framtiden. • Arkivbokser som inneholder dokumenter er det tatt relativt lett på i tellingen for disse inneholder i det alt vesentlige ordnet og katalogisert arkivmateriale i syrefri emballasje. Tilstanden på dette materialet er jevnt over god. Evt. skader på enkeltdokumenter er det altså i liten grad lett etter. • Tallmaterialet som framkommer i denne tellingen er derfor i

sopp i arkivet? 22

Arkheion - 1#2004

Nr. 3 Antall skadd

Derav skole

Totalt % rep./ antall konserv.

7

41

3

51

19/37,2%

566

9,01

Finnøy

12

42

4

58

26/44,8%

1023

5,67

Hå

10

70

11

91

46/50,5%

1803

5,05

4

50

0

54

17/31,4%

657

8,2

27

104

7

138

34/24,6%

4314

3,19

Suldal

7

105

2

113

71/62,8%

1431

7,89

Kvitsøy

7

7

3

17

519

3.3

Sola

32

10

13

55

538

10.2

Gjesdal

14

6

4

24

681

3,5

7. AVSLUTNING

Hjelmeland

54

-

-

54

889

6.1

Forsand

27

2

-

29

471

6.2

Konsekvensen av disse undersøkelsene i eget magasin er at IKA arbeider med å knytte til seg egen konserveringskompetanse som skal samarbeide med det konserveringsfaglige miljøet på Statsarkivet i Stavanger og bruke ledige arbeidsplasser og utstyr der til å arbeide med kommunalt arkivmateriale. Dette for at vernearbeidet knyttet til kommunalt arkivmateriale i Rogaland ikke skal bli svekket pga. den statlige sentraliseringen, vi ønsker faktisk heller å styrke dette arbeidet. •

Lund Sandnes

4. TELLINGSKRITERIER - METODE

Nr. 2

etter andre sektorer i kommunal forvaltning, skadeprosenten for disse vil da selvsagt ikke bli så høy. Ligningsarkiv og kommunekassearkiver har også en del skadd materiale. Dette er protokoller som har vært hyppige i bruk og har blitt ansett for å være et "redskap" snarere enn arkivalie. Dette ser også ut til å gjelde for hyppige brukte protokoller etter fattigvesenet. Møtebøker for kommunestyrene generelt ser ut til å være i svært god stand. Man kan her tydelig se at det svarer seg å investere i kvalitetsprotokoller, særlig har protokollene fra firmaet Beyer i Bergen vist seg å tåle tidens tann godt, protokoller fra Fredrikshald kommer som en god nummer to. Dess nærmere "sentralmakten" jo bedre bevarte protokoller ser så langt ut til å stemme. Men dette betyr ikke at det ikke er skader på protokoller etter kommunale formannskap. Inntrykket her er at mye av materialet er bra, men de aller eldste protokollene har ofte større slitasje og en del skader og derav behov for konservering. Slike bør derfor prioriteres tidlig i et konserveringsarbeide. Formannskapets møtebøker er jo en type arkivsaker som brukes mye – en sentral kilde til lokalhistorie.

Eigersund

94

18

-

112

1996

5.6

Sauda

40

10

4

54

1443

3.7

Sokndal

42

6

8

56

377

461

59

906

Sum:

26/46,4%

1057

5.2

17388

5,21

6. NOEN INNTRYKK BASERT PÅ GRUNNLAGSMATERIALET:

Skolesektoren ser ut til å være "overrepresentert" på konserveringsfronten. Enkelte skoleprotokoller ved mindre skoler har vært i bruk i flere decennier og har da vært særlige sårbare for slitasje. Eks. Sokndal: Av levert materiale til depot er det 166 arkivstykker som er skolemateriell, av disse må 26 konserveres (19 stk i kategori 1, 3 stk i kategori 2 og 4 stk i kategori 3) dvs. 15.6 % (skolematerialet utgjør 15.7 % av kommunens innleverte materiale totalt) mot 5.2 % av kommunens materiale samlet, som trenger konservering. Det er altså ofte skolearkiver som har det største volumet av arkivstykker som trenger konservering. Eksemplene fra tabellen viser at skolesektoren alene står for mellom 24,6% og 62,8% av hele det opptalte konserveringsbehov. Tallforhold som dette kan også settes opp for arkivsaker

Slitte og løse rygger er en av de vanligste problemene med eldre arkivsaker. FOTO: STEINAR MARVIK

Arkheion - 1#2004

23

B E R G E N B YA R K I V TEKST: ARNE SKIVENES

ØSTFOLD INTERKOMMUNALE ARKIVSELSKAP

BERGEN BYARKIV TIL NYE LOKALER Den lange tiden med drømmer, ønsker og planer er over. I mai starter Bergen Byarkiv innflyttingen i sine nye lokaler. Den nye adressen er Kalfarveien 76. Den tilhører et stort bygningskompleks som tidligere huset Hansa Bryggeri AS. Første virksomhet på plass i bygget er NITH – Norges Informasjonsteknologiske Høyskole, et nabolag vi setter stor pris på. Lokalhistorisk Arkiv i Bergen, som vi har et nært organisatorisk og lokalmessig fellesskap med, flytter også. Planløsningen kombinerer arbeids- og ekspedisjonslokaler i en tidligere lagerbygning med magasiner i fjellhaller umiddelbart bak bygningen. Hansa hadde der store deler av sitt produksjonsanlegg. Vi skal benytte de hallene som ligger nærmest inngangen. Alle lokaler blir totalrenovert. Lagerbygningen ligger mot en bratt fjellvegg, med vinduer kun på en vegg. Vi har derfor lagt alle arbeidsplasser mot denne veggen, og nærmagasiner ol langs bakveggen. Bygningen har 5 etasjer, og vi skal disponere de tre nederste. Alle rørledninger til og fra de de øverste etasjene føres utenom våre lokaler. I 1. etasje har vi plassert mottak av arkivsaker, ordningsrom og lokaler for bokbinding og konservering samt andre tekniske rom. I 2. etasje blir det publikumsarealer pluss en del kontorer og magasiner. Publikumsarealene omfatter vestibyle, ekspedisjonsareale/bokhandel, utstillingsområde, lesesal med arbeidsrom for grupper og en forskercelle, møterom/kursrom samt garderobe/toaletter. Dette blir spesielt tilrettelagt for handikappede, bl.a. med lese-TV for svaksynte. I denne etasjen blir det også kontorer for ansatte med arbeidsoppgaver i tilknytning til formidling og publikumsbetjening. Det blir også et ordningsrom, bokmagasin (i tilknytning til lesesalen) og nærmagasiner. De fleste kontorene, møterom, fotoatelier samt flere nærmagasin kommer i 3.etasje. Gjennom alle etasjene går ett høydemagasin som er 12 meter høyt. Her skal alle tegninger og kart i storformat oppbevares i en "dokumentheis" som er elektronisk betjent, en såkalt "Tornado". Den vil kunne betjenes fra 1. og 2. etasje og skal eliminere adskillig slitasje både på rygger og arkivmateriale. Prinsippet er velkjent fra lagerstyring, men er – så vidt vi vet – ikke tatt i bruk i arkivvirksomhet før nå.

Hovedmengdene av magasiner er plassert i fjellhallene, en stor og tre mellomstore over to etasjer og tre mindre over en etasje. I tillegg til reoler for "vanlige" arkivsaker vil det bli en del spesialmagasin. En hall skal inneholde to klimasoner, en for foto og en for mikrofilm og CD’er. En hall skal være for spesialformater og storformater: faner, lange kartruller, malerier, store modeller og plansjer. En annen hall skal ha reoler spesialdimensjonert for oppbevaring av flyttekartonger. To av hallene vil i denne omgang bli stående uinnredet. De øvrige vil få en total kapasitet tilsvarende over 30.000 hyllemeter. Reolene i de toetasjes magasinene er av typen med et messaningulv innebygget i selve reolkonstruksjonen. I det store magasinet er det to heiser mellom etasjene, i de mellomstore en. Det vil bli innredet arbeidsplasser i magasinene, og delvis lagt opp til et trådløst datasamband. Til sammen skal vi benytte vel 6000 kvm av anlegget, og vi har opsjon på ytterligere noen tusen kvm til senere bruk. Vi har en leiekontrakt på 20 år, med opsjon på videre leie eller evt kjøp etter den tid. Etter planen starter vi innflyttingen 10.mai. Da flytter vi først og fremst oss selv og kontorfunksjonene samt bokbinderverkstedet. Den 26. mai åpner vi for en provisorisk lesesalstjeneste i de nye lokalene. Innflytting av vanlige arkivalier til fjellhallene ikke kunne starte før i slutten av juli. I løpet av høsten vil vi tømme magasinene i Allehelgensgt pluss to andre. Vi regner med at flyttingen av arkiver vil være slutt utpå høsten 2005. Da har vi flyttet ca 16.000 hyllemeter arkiv og 1.000 hyllemeter litteratur. Siden januar 2003 har vi hatt en dobbel organisasjon ved byarkivet. I tillegg til driftsorganisasjonen har alle vært tilknyttet en flytteorganisering. Vi har en Romgruppe som har hånd om hvordan de nye lokalene skal se ut, være utstyrt osv, og vi har en Flyttegruppe som har hånd om å flytte alt på en ordnet måte. Vi er overbevist om at vi etter flyttingen vil ha arkivlokaler som fullt ut oppfyller Riksarkivarens krav og alle andre krav, samt legger til rette for gode arbeidsmiljø både for ansatte og brukere. Vi er overbeviste om at vi i fellesskap skal skape et bemerkelsesverdig godt nytt byarkiv for Bergens by og innbyggere. •

KURS I 2004 Vi kan tilby forskjellige kurs for våre medlemmer og deres utevirksomheter. Følgende kurs er utført i løpet av høsten 2003, grunnkurs i arkiv, elevmapper, personalmapper, klientmapper og periodisering. ARKIVLEDERFORUM På det siste møtet i Arkivlederforum viste vi frem noe av det vi kan tilby av kurs og fikk positive tilbakemeldinger på at dette ville være aktuelt for mange av medlemskommunene og deres ansatte. BESØKSRUNDE Vi vil også i år foreta en besøksrunde til alle våre medlemmer i løpet av våren. Besøksrundene ser vi på som meget nyttige, da vi både får gitt mye informasjon og mottar viktig informasjon fra våre medlemmer. Vi treffer også ledelsen i kommunen og vi får en oversikt over arkivene og deres tilstand. INNBINDING Vi mottar stadig nye innbindingsoppdrag og oppfordrer våre medlemmer til å fortsette med dette. ELEKTRONISK ARKIVPLAN Vi vil før sommeren prøve å få noen fra utviklingsgruppen til å komme til oss for å vise fram den elektroniske arkivplanen. På dette møtet må dere gjerne ta med IT personell slik at de kan få svar på eventuelle spørsmål rundt den elektroniske arkivplanen. Vi satser på å arrangere kurs i arkivplanarbeide til høsten.

FYLKESARKIVET I

OPPLAND Fylkesarkivet i Oppland er en fylkeskommunal depotinstitusjon. Arkivet ble opprettet i 1995 med hovedoppgave å være fylkeskommunens fjernarkiv og depot for arkivene etter Lillehammer- OL. Siden opprettelsen er aktivitetene utvidet og spredt over flere områder. Vi har inngått samarbeid med kommuner i Oppland og Hedmark. Dette har ført til at flere kommuner vurderer å overføre sine historiske arkiver til oss for ordning og oppbevaring. Også enkelte statlige organer leier depotplass hos oss. Som et resultat av dette, bygget vi nytt depot som sto ferdig i 2002. Totalt har vi nå ca 5000 hyllemeter depotplass hvorav i overkant av 2000 er disponert. I tillegg til ordningsoppdrag, inngår arkivfaglige tjenester ( konsulentoppdrag, innbinding, befaring, formidling, betjening osv…) som en naturlig del av driften , og hvert år arrangerer vi kurs i forskjellige arkivrelaterte emner. Opplandsarkivet er en viktig samarbeidspartner og sammen står vi for driften av Arkivnett Oppland (www.arkivnett.ol.no). Arkivenes dag inngår også som en del av dette samarbeidet. Ellers har vi utstrakt kontakt med andre arkivinstitusjoner og bibliotek/ museer. Siste tiden har vi også vært engasjert i et prosjekt omkring sikring og formidling av digitalt bildemateriale. Her er vi nå inne i sluttfasen og resultatet ser lovende ut. Når det gjelder andre former for elektronisk arkivmateriale har vi til nå kun mottatt uttrekk fra Oppland fylkeskommunes Noark-3 journal, men vi holder oss oppdatert og prøver å være forberedt på det som kommer.

Foreløpig fasadeskisse til nytt Byarkiv. Det vil bli bygget en glassheis med publikumsinngang helt til venstre.

24

Adresse: Postboks 220, 1702 Sarpsborg Besøksadresse: Fylkeshuset, Oscar Pedersensv. 39, 1706 Sarpsborg Tlf: 69 11 70 00 E-post: [email protected] Personale: Vigdis Bjørnstad, daglig leder Tlf: 69 11 73 36 Mobil: 906 414 89 E-post: [email protected] Lene-Kari Bjerketvedt, arkivfaglig kons. Tlf: 69 11 73 37 Mobil: 958 94 291 E-post: [email protected] Medlemskommuner: Aremark, Askim, Eidsberg, Hvaler, Marker, Rakkestad, Rygge, Rømskog, Råde, Sarpsborg, Skiptvet, Spydeberg, Trøgstad, Våler og Østfold fylkeskommune

Adresse: Fylkesarkivet i Oppland Vormstuguvegen 40, Fakkelgården 2624 Lillehammer Tlf. 61 25 79 68 Faks. 61258038 Epost: [email protected] Internett: www.farkiv.ol.no Personale: Svein Amblie, arkivleder ([email protected]) Kirsti Sletten, arkivar ([email protected]) Tormod Holdbrekken, arkivar ([email protected]) Rolf Anfinsen, arkivar ([email protected]) Reidar Sandin, bokbinder ([email protected]) Depotarkiv for : Oppland fylkeskommune.Hedmark fylkeskommune, Lillehammer kommune (Fåberg kommune), Gausdal kommune (Vestre Gausdal, Østre Gausdal), Åsnes kommune (Hoff kommune), Søndre Land kommune (Fluberg kommune) Statlige: Sykehuset innlandet HF Sykehuset Innlandet HF, Lillehammer Sykehuset innlandet HF, Reinsvol Habiliteringstj.e for voksne i Oppland Kringsjåtunet ungdomspsykiatrisk behandlingsenhet i Oppland Forsvaret (Utdannings- og kompetansesenter for hærens samband, SBUKS) Annet: Norsk fredssenter

Arkheion - 1#2004

25

Adresse: Nansensgate 1, 3616 Kongsberg Tlf.: 32 86 63 78 Faks: 32 72 49 54 E-post: [email protected] Personale: Wenche Risdal Osen, daglig leder Tlf.: 32 86 63 77 Mob.: 992 79 615 E-post: [email protected] Torleif Lind, rådgiver Tlf.: 32 86 63 78 Mob.: 992 79 635 E-post: [email protected] Ina Halle-Knutzen, rådgiver Tlf.: 32 86 63 86 Mob.: 481 75 837 E-post: [email protected] June Wahl, rådgiver Tlf.: 32 86 63 76 Mob.: 992 79 6 57 E-post: [email protected] Steinar Marvik, rådgiver Tlf.: 32 86 63 79 Mob.: 992 29 627 E-post: [email protected] Gunnar Aulesjord, prosjekt Tlf.: 32 86 63 78 E-post: [email protected] Torfinn Fønset, prosjekt Tlf.: 32 86 63 78 E-post: [email protected] Medlemskommuner: Flesberg, Flå, Gol, Hemsedal, Hole, Hurum, Krødsherad, Lier, Nedre Eiker, Nore og Uvdal, Ringerike, Rollag, Røyken, Sigdal, Øvre Eiker, Hof, Horten, Lardal, Larvik, Nøtterøy, Sande, Svelvik, Tjøme, Tønsberg, Fyresdal, Hjartdal, Nome, Notodden, Porsgrunn, Siljan, Tinn, Tokke, Vinje, Buskerud fylkeskommune

Adresse: Ekspedisjon og lesesal på Langsæ: Postadr.: Parkveien 16, 4838 Arendal Tlf.:37073500, Faks: 37073501 E-post: [email protected] Nettsted: www.aa-arkivet.no Åpningstider: Ekspedisjon: Man-fre: 8-15 Lesesalen: 15.9-14.5 Ma,on,fr: 9-15, ti,to: 17-20 Lesesal 15.5.-14.9: ma-fr: 9-15. Personale: Kjell-Olav Masdalen, styrer Brit Østerud, bibl./leder formidl.avd. Ann Carol Endresen, sekr. Anne Møretrø, sekr. Kjell Knudsen, arkivar Anne Tone Aanby, arkivar (p.t. i bokprosj.) Berit Stie avd.leder depot og veiledn. Vidar Hauge, ikt-arkivar Tore Knutsen, fototgraf Bård Chr. Raustøl, arkivar Gro Stormoen Nilsen, registrator Claus Å. Gramm, bokbinder Ismail Rafieh, bokbinder Hanne Kaastrup, bokbinderlærling. Engasjementer: Anette Walmann, arkivar Jerry Aas, ekstrahjelp ordningsarbeid Gustav Sætra, bokprosjekt Medlemskommuner: Arendal, Birkenes, Bygland, Bykle, Evje og Hornes, Froland, Gjerstad, Grimstad, Iveland, Risør, Tvedestrand, Valle, Vegårshei, Åmli, Aust-Agder fylkeskommune

26

Arkheion - 1#2004

I N T E R KO M M U N A LT A R K I V F O R BUSKERUD, VESTFOLD OG TELEMARK IKS

IKA KONGSBERG NYTT ARKIVMAGASIN Den 1. mars overtok vi ca.400 m2 arkivlokale 3-4 minutter gangavstand fra våre kontorer. Vi har allerede hyllene på plass og var klare for å ta imot arkiver fra midten av mars. Med nye 1100 hm plass i første omgang vil vi nesten doble kapasiteten. Tilbud om deponering vil gå ut i nærmeste tid. ARKIVLEDERSEMINAR Vårens arkivlederseminar vil bli holdt på erverdige Dalen hotell i Tokke kommune 4.-5.mai. Temaet er bevaring og kassasjon med utgangspunkt i de resultater som har kommet gjennom bevaringsutvalgets arbeid og det prosjektet som er igangsatt. ARKIVLEDERKURS Det gjenstår i skrivende stund to moduler av arkivlederkursserien. 15. og 16. mars går modul 4 av stablen. Tema for kurset er vår elektroniske arkivhverdag. Kurset avsluttes i Risør den 2.-3. juni. Den avsluttende delen tar for seg arkivenes vei til og liv i depot.

I N T E R KO M M U N A LT A R K I V I INTERKOMMUNALT ARKIV

I

VEST-AGDER

VEST-AGDER

DEPOTSAKEN Styret i IKAVA IKS har kommet til å ville anbefale at et interkommunalt depot for kommunene i VestAgder blir samlokalisert med Statsarkivet i Kristiansand. Styret fikk i begynnelsen av 2003 i oppdrag fra kommunene å vurdere forskjellige plasseringsalternativer for et depot og har lagt vekt på både faglige og økonomiske kriterier ved valg av plassering. En samlokalisering vil gi faglige gevinster med hensyn til samarbeid om tilgjengeliggjøring og formidling og ikke minst kompetanseoppbygging, mens det økonomisk bør kunne gi besparelser med hensyn til lesesalsutbygging, møterom og andre fellesarealer. Kommunene er bedt om å gjøre forpliktende vedtak om deltakelse i depotet innen mai 2004. En lang prosess er i ferd med å gå over i en avgjørende fase: skal vi fortsette å arbeide for fellesløsning eller må vi sette vår lit til at kommunene realiserer lovverkets pålegg om depotordning hver for seg? ORDNINGSARBEID Vi har fremdeles tilgang på kvalifisert ordningspersonale og vi har fremdeles oppdrag som venter. Det er fortsatt mulighet for kommunene å kjøpe ordningstjenester slik at de får ordnet eldre og avsluttet arkiv, eller kanskje personregistrene som skal avleveres blir for mye for kommunene å greie selv?

Adresse: Märthas vei 1, 4633 Kristiansand Tlf: 38 14 55 91 Faks: 38 14 55 92 E-post: [email protected] Hjemmeside: www.ikava.no Personale: Kjetil Reithaug, arkivsjef E-post: [email protected] Bjørn Tore Rosendahl, rådgiver E-post: [email protected] Betty D.Stensgård, sekretær Medlemskommuner: Audnedal, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Kristiansand, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Songdalen, Søgne, Vennesla, Åseral, Vest-Agder fylkeskommune

KOMMUNEBESØK Vi har planlagt å gjennomføre besøk i alle våre komuner i løpet av året. Hensikten med besøket er å informere om vår virksomhet og planlegge videre vidre arbeid for kommunen. NY VEILEDNING Veiledning i personopplysningsloven er nå klar! Tanken bak denne veiledningen er å gi kommunene en kortfattet oversikt over de mest sentrale bestemmelsene i loven, og å gi tips til hva man må sette seg nærmere inn i for å oppfylle lovbestemmelsene. REPRESENTANTSKAPSMØTE Årets representantskapsmøte blir den 22. april. Statsarkivar Nils Johan Stoa vil etter avsluttet møte holde et foredrag om digitalarkivet.

IKA

AUST-AGDER-ARKIVET PERSONALNYTT Aust-Agder kulturhistoriske senter har vært en realitet fra og 1.9.2003. Fylkeskultursjef Per Norstrøm har fungert i stillingen som direktør, og det er han fram til15. mars 2004. Da tiltrer Liv Jorunn Ramskjær direktørstillingen ved Aust-Agder kulturhistoriske. Hun er i dag leder for seksjon for forskning og dokumentasjon ved Norsk Teknisk Museum i Oslo. EYDEHAVNPROSJEKTET Eydehavnportalen: "Industrihistorie gjennom 100 år" er et samarbeidsprosjekt mellom Aust-Agder kultur historiske senter (Aust-Agder-Museet, Aust-Agder museumtjeneste og Aust-Agder-Arkivet), Eydehavn Museet og Høgskolen i Agder. Eydehavnportalen skal bli en kunnkapsdatabase som bygger på arkivmateriale fra Stokken kommune, Arendal smelteverk, kraftverksarkivene, fotoarkiv fra smelteverket, intervjudatabase, gjenstandsdatabase og aktuell litteratur om industristedet Eydehavn. Prosjektet går over tre år og skal være ferdigstilt i 2006. Prosjektet støttes økonomisk av ABM-utvikling. PERIODISERINGSPROSESSEN Høsten 2003 har vært har vært preget av periodiseringsproblematikken gjennom kurs og møter. Mange av kommunene i Aust-Agder er i ferd med eller planlegger overgang til NOARK 4 systemer hva gjelder journal/sak/arkivsystemer. Ventelig vil dette skje i siste halvdel av 2004 eller ved årsskifte 2005. Disse kommunene har valgt å utsette periodiseringen til dette skjer. ARKIVPLANARBEID, KURS OG SEMINARER Arkivfaglig fylkesforum hadde møte 10.2.2004. Kurs, møter og andre aktiviteter ble diskutert. Det er foreløpig bestilt to kurs i K-koder. Revisjon av arkivplaner er tenkt startet i flere av kommunene i løpet av året. Foreløpig er det bare Froland som har valgt å ta i bruk det web-baserte programmet "Arkivplan.no" i dette arbeidet.

I N T E R KO M M U N A LT A R K I V I

ROGALAND IKS

MÅL FOR 2004 For året som er godt i gang allerede, vil det overordnede målet være å best mulig kunne bistå kommunene med oppstart av elektroniske arkivplaner. Den første kommunen er snart i mål (Hå), og de andre følger tett på i løpet av våren. Foruten dette, ser det ut til at opprettelsen av arkivdepotet har resultert i flere store ryddeprosjekter i kommunene i Rogaland. Vi har nemlig aldri tidligere fått så mange henvendelser om å bistå med ordningsarbeide som dette året! Flere store deponeringer er meldt, og også som en følge av depotet: De fleste kommuner ønsker Asta-kataloger over deponert arkivmateriale. KURS OG KONTAKTKONFERANSE Første felleskurs er allerede avholdt; det tok for seg offentlighetsloven (inkludert nytt lovutkast), forvaltningsloven og arkivloven. Vi hadde over 50 deltakere, noe som illustrerer det stadig tilbakevendende behovet for oppdatering på lovverket. De neste kursene vil ta for seg post- og ekspedisjonsrutiner, arkivplanlegging, og ett om spesialarkiver innen teknisk sektor. I tillegg skal vi arrangere kontaktkonferanse 4. og 5. mai 2004, der tema foreløpig er tiltenkt å ha følgende problemstillinger: "Når private aktører utfører tjenester for kommunen – hva da med arkivene?" og "Samarbeid om innkjøp av arkivsystemer: tips, råd og erfaringer". FORMIDLINGSARBEIDET Vi har utviklet en standard mal for omvisninger i Arkivenes Hus, dvs. i samarbeid med Statsarkivet i Stavanger. Malen er en oversikt over hva en omvisning i bygget skal inneholde og forslag til hva den kan inneholde. Vi har også et tett samarbeid med Varhaug ungdomskole, der vi bidrar med kilder og historiske opplysninger som skolen og elevene benytter av i sitt undervisningsopplegg. Dette arbeidet vil legge grunnlaget for annet formidlingsarbeid.

Adresse: Bergelandsgt. 30, 4012 Stavanger Tlf: 51 50 12 83 Faks: 51 86 11 40 E-post: [email protected] Internett: http://www.ikarogaland.no Personale: Anne-Lise Kirkerud, arkivkonsulent Tlf: 51 50 12 82 Mob: 917 74 397 E-post: [email protected] Vigdis Bergstad, arkivsjef Tlf: 51 50 12 80 Mob: 952 05 712 E-post: [email protected] Sigve Espeland, arkivkonsulent Tlf: 51 50 12 81 Mob: 952 02 965 E-post: [email protected] Gerd Hertaas, arkivsekretær Tlf: 51 50 12 83 Mob: 952 06 025 Hallgeir Olsen, arkivkonsulent Tlf: 51 50 12 84 Mob: 952 05 822 E-post: [email protected] Medlemskommuner: Bjerkreim, Bokn, Eigersund, Finnøy, Forsand, Gjesdal, Hjelmeland, Hå, Karmøy, Klepp, Kvitsøy, Lund, Randaberg, Rennesøy, Sandnes, Sauda, Sokndal, Sola,Suldal, Time, Tysvær, Utsira, Vindafjord, Ølen Interkommunale selskaper: Ryfylke Miljøverk IKS, Dalane Miljøverk IKS, Interkommunalt Vann-, Avløp- og Renovasjonsverk IVAR Faste abonnenter: Helse Stavanger og Helse Fonna

Arkheion - 1#2004

27

Adresse: Årstadveien 22, 5009 Bergen Tlf: 55 30 60 90 Faks: 55 30 60 95 E-post: [email protected] Heimeside: www.hordarkiv.hl.no Personale: Jorunn Dobbe, arkivsjef Tel. 55 30 60 91 E-post: [email protected] Jan Tore Helle, arkivar Tlf. 55 30 60 90 E-post: [email protected] Randi Krüger, arkivkonsulent Tlf. 55 30 60 97 E-post: [email protected] Åse Eikemo Strømme, arkivkonsulent Tlf. 55 30 60 93 E-post: [email protected] Medlemskommunar: Askøy, Austevoll, Austrheim, Bømlo, Eidfjord, Etne, Fedje, Fjell, Fitjar, Fusa, Granvin, Jondal, Kvam, Kvinnherad, Lindås, Masfjorden, Meland, Modalen, Odda, Os, Osterøy, Radøy, Samnanger, Stord, Sund, Sveio, Tysnes, Ullensvang, Ulvik, Vaksdal, Voss, Øygarden

I N T E R KO M M U N A LT A R K I V I

I N T E R KO M M U N A LT A R K I V I

HORDALAND IKS

TRØNDELAG IKS

REPRESENTANTSKAPSMØTE OG KONTAKTSEMINAR Kontaktseminaret i år går føre seg på Hotell Vøringfoss i Eidfjord 28.-29. april. Representantskapsmøtet blir same stad torsdag 29. april. ARKIVDEPOT IKA Hordaland har arbeidd lenge med å kunne tilby kommunane våre å vere depot for papirarkiv og for elektronisk arkiv. No nærmar vi oss og vi vil få ut depottilbodet til kommunane før påske. ARKIVPLAN Fleire kommunar er interesserte i å få utarbeidd arkivplan i år. IKAH er i ferd med å lage eit opplegg for å lage og presentere elektroniske arkivplan i kommunane. Dersom fleire av kommunane ønskjer å få laga arkivplan eller revidert den gamle i samarbeid med IKAH, så ta kontakt med oss. PERSONALNYTT Gudmund Valderhaug har sagt opp stillinga si som arkivsjef ved IKAH. Jorunn Dobbe blei på styremøte 24. februar 2004 tilsatt i stillinga etter han.

DEPOT ELETRONISKE ARKIVER Depot for mottak og testing av elektroniske arkiver er etablert. Kartleggingen av elektroniske fagsystemer er på det nærmeste ferdig, og vi har startet arbeidet med å ta imot elektroniske arkiver. DEPOT PAPIRBASERTE ARKIVER Bestanden av papirbaserte arkiver er nå kommet opp i omkring 1850 hyllemeter. I tillegg til arbeidet med formidling fra dette materialet, vil vi konsentrere ressursene om å hente inn resterende materiale som er modent for avlevering og fremdeles befinner seg i kommunene. Prosjektet med ordning av Hemne kommunes arkiver er godt i gang, og grovordning og listeføring av arkiver tilhørende Orkdal, Midtre Gauldal og Levanger utføres som del av det daglige arbeidet. KURS OG INFORMASJONSVIRKSOMHET I løpet av første kvartal avholdes temadager for medlemskommunene om webbasert arkivplan og elektroniske arkiver med mer. For kurstilbud og planer vises til våre hjemmesider. Kontaktseminaret avholdes 19. og 20. april i Trondheim. Tema er innsyn i arkiver, elektronisk kommunikasjon og elektroniske arkiver.

I N T E R KO M M U N A LT A R K I V I Adresser etter 10.mai; Kontoradresse: Kalfarveien 76, 5018 Bergen Telefon: 55 56 62 83 Telefax: 55 56 62 82 Epost: [email protected] Nettsider: http://www.bergen.kommune.no/byarkivet/ http://www.oppslagsverket.no Personale: Administrasjon: Arne Skivenes, byarkivar Bjørg Sørhage, konsulent Moderne arkiv: Karin Gjelsten, fagsjef Foto og digitalisering: Anne Louise Alver, rådgiver Formidling og publikumsbetjening: Mona Nielsen, arkivar Åsta Vadset. arkivar Marit Haugland, konsulent Depot og katalog: Knut Geelmuyden, arkivar Paul Lossius, bokbinder Per Meyer, typograf Bjørn Borlaug, saksbehandler Privatarkiver/LAB: Terje Haram, arkivar Birger Haugdal, arkivar Sivilarbeidere: Ivan Andre Paulsen, Odin Lekve Alsåker, Trond Solsvik Prosjektmedarbeidere: Rolf Braadland, Aslak Wiik, Ingfrid Bækken, Nora Sætersdal, Alexander Larsen, Roy Hovden

28

Arkheion - 1#2004

BERGEN BYARKIV ÅRET 2003 VED BERGEN BYARKIV Høsten 2002 ble det vedtatt at byarkivet skal leie nye lokaler hos Hansagårdene AS, med arbeidslokaler i Hansas gamle lagerbygg og magasiner i fjellhallene bakenfor. Byggearbeidene til det nye byarkivet startet i juni 2003, på høsten ble det forhandlet frem kontrakt på kjøp av reoler. Flytting starter sommeren 2004. Byarkivet har satt i verk en ny organisasjonsstruktur, basert på 5 enheter, for Moderne arkiv, Foto og digitalisering, Formidling, Depot, og Privatarkiver. Det er startet opp forprosjekt for arbeidet med å sikre historiske elektroniske arkiv i Bergen kommune. Som et resultat er system og data fra Dana-Lønn/Royal-Lønn nå sikret for ettertiden. Byarkivet deltar i et nasjonalt samarbeid for å utvikle en elektronisk arkivplan for kommunene, basert på web-løsninger. Det er holdt en betydelig aktivitet med arkivkurs og Arkivforum. Byarkivet har tatt på seg systemeierskap til kommunens nye arkivsystem for foto, Fotoweb. Det er også bygget opp rutiner og systemer for digitaliseringstjenester ved byarkivet. Det er stor pågang etter materiale fra byarkivet. Særlig merkbar har økning i etterspørsel etter dokumentasjon fra tidligere barnehjemsbarn vært. I april ble , det nye oppslagsverket for informasjon fra Byarkivet lansert (www.oppslagsverket.no) , sammen med en nyutgivelse av de regulære nettsidene. Byarkivet har deltatt i internettproduksjonen "Vegen til ABM-kildene" sammen med andre institusjoner i Bergen. Med støtte fra ABM-utvikling er det satt i gang et prosjekt for tilrettelegging av arkivinformasjon for funksjonshemmede. Arbeidet med å forberede flytting av 16000 hyllemeter arkivsaker til nye lokaler har startet. Det er mottatt ca 270 hyllemeter arkivsaker. Byrådet Strøm-Erichsen har avlevert sine interne drøftelser til Byarkivet, det er den første avlevering av byrådsarkiv i landet. Det er brukt adskillige ressurser på å ordne opp i arkivsituasjonen etter omorganiseringene i 1999 og 2000, men mye står ennå igjen.

Adresse: Interkommunalt arkiv Trøndelag iks Maskinistgata 1 (Varelevering kjørebro G) 7042 TRONDHEIM Tlf: 73 50 18 90 www.ika-trondelag.no Personale: Kari Remseth, daglig leder Tlf: 73 50 18 90/ 92 60 61 18 e-post: [email protected] Gro Merete Løkvoll, arkivkonsulent Tlf: 73 50 18 92/ 90 04 58 99 e-post: [email protected] Lin Øiesvold, konsulent/ prosjektmedarbeider Tlf: 73 50 18 92 e-post: [email protected] Ståle Prestøy, IKT-rådgiver Tlf: 73 50 18 91/ 90 05 57 08 e-post: [email protected] Jens Rønning, arkivar / rådgiver Tlf: 73 50 18 93/ 92 28 73 51 e-post: [email protected] Medlemskommuner: Bjugn, Frosta, Grong, Hemne, Hitra, Holtålen, Inderøy, Klæbu, Levanger, Lierne, Malvik, Melhus, Meråker, Midtre-Gauldal, Mosvik, Namsskogan, Oppdal, Orkdal, Røros, Røyrvik, Selbu, Skaun, Steinkjer, Stjørdal, Tydal, Verdal, Ørland

MØRE OG ROMSDAL IKS ARKIVDEPOT Arbeidet med nytt magasin på 3000 hyllemeter er ferdigstilt. 12 kommunar vil deponere både papir- og el-arkiv, medan 8 kommunar avleverer sine el-arkiv. ELEKTRONISK ARKIVPLAN OG BEVARING AV EL-ARKIV IKA Møre og Romsdal har hatt nasjonalt prosjektleiaransvar for utarbeiding av elektronisk arkivplan. Fleire kommunar er no i gang med å leggje inn informasjon i den elektroniske arkivplana. IKA Møre og Romsdal har også gjennomført uttrekk frå it-system i fleire kommunar det siste halvåret. AVLEVERINGSPROSJEKTET – PERSONARKIV Avleveringa av personarkiv til IKA Møre og Romsdal går kontinuerlig føre seg. KURS OG INFORMASJONSVERKSEMD I tillegg til kursverksemda me jamleg driv i kommunane, blir det i april arrangert ein kontaktkonferanse i Ålesund for alle medlemskommunane. PRIVATARKIVPROSJEKTET IKA Møre og Romsdal har vorte utpeika som koordinerande organ for privatarkiv i Møre og Romsdal, og vil i løpet av 2004 gjennomføre eit privatarkivprosjekt. ELDRE ARKIV Dei eldre protokollane i arkiva til kommunane Vanylven og Averøy har vorte ordna, og registrerte. HEIMESIDE PÅ INTERNETT Me har no lagt ut ei ny og betre heimeside med meir oppdatert og relevant informasjon. NYE MEDLEMSKOMMUNAR Frå nyttår har kommunane Frei og Hareid vorte medlemar av IKA Møre og Romsdal. PERSONALET Tonje Ramse Trædal er tilsett i eit halvt års engasjement frå byrjinga av mars og vil arbeide med ordning av eldre arkiv.

Adresse hovudkontor: Kirkegt. 10, Pb. 1073, 6001 Ålesund Tlf: 70 12 36 25 Faks: 70 12 36 26 e-post: [email protected] Heimeside: http://www.ikamr.no/ Adresse avdelingskontor: Rådhuset, Kaibakken 2, 6509 Kristiansund Tlf: 71 58 61 39 E-post: [email protected] Personale: Arnt Ola Fidjestøl, dagleg leiar Mob: 971 88 903 E-post: [email protected] Torun Segtnan Soknes, arkivkonsulent E-post: [email protected] Mads Langnes, arkivkonsulent E-post: [email protected] Rolf Petter Waage, IKT-arkivar E-post: [email protected] Tonje Ramse Trædal, arkivkonsulent, E-post: [email protected] Medlemskommunar: Aukra, Aure, Averøy, Frei, Giske, Gjemnes, Halsa, Haram, Hareid, Herøy, Kristiansund,Midsund, Nesset, Norddal, Rauma, Rindal, Sande, Sandøy, Skodje, Smøla, Stordal, Stranda, Sula, Sunndal, Surnadal, Sykkylven, Tingvoll, Tustna , Ulstein, Vanylven , Vestnes, Volda, Ørskog, Ørsta, Møre og Romsdal fylke

29

Adresse: Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane, Askedalen 2, 6863 Leikanger Tlf: 57656400 Faks: 57656101 E-post: [email protected] Tilsette: Gunnar Urtegaard, fylkesarkivar, tlf 57656401, e-post [email protected] Randi Melvær, sekretær/stadnamn, tlf: 57656400, e-post: [email protected] Oddvar Natvik, utvandring/pers.data/fotovern, tlf: 57656405, e-post: [email protected] Hermund Kleppa, Kulturhistorisk Atlas og Leksikon, møtebokregister, tlf: 57656402, e-post: [email protected] Øystein Åsnes, musikkarkivar, tlf 57656404 , e-post: [email protected] Snorre Øverbø, fagleiar og arkivar – fylkeskommunale arkiv, tlf: 57656403, e-post: [email protected] Karianne Schmidt Vindenes, arkivar - kommunale arkiv, tlf: 57656406, e-post: [email protected] Ole Stian Hovland, arkivar - kommunale arkiv, tlf: 57656409, e-post: [email protected] Gunnar Yttri, arkivar - fylkeskommunale arkiv, (permisjon ut 2005) Berit Selseng, registrator, tlf: 57656407, e-post: [email protected] Arild Reppen, fotograf/fotoarkivar, tlf: 57865124, e-post: [email protected] Kjerstin Risnes, ordningsarbeid, møtebokregister (engasjement), tlf: 57 65 64 00 e-post: [email protected] Medlemskomm. i kommunearkivorninga: Askvoll, Aurland, Balestrand, Bremanger, Eid, Fjaler, Flora, Førde, Gaular, Gloppen, Gulen, Hornindal, Hyllestad, Høyanger, Jølster, Leikanger, Luster, Lærdal, Naustdal, Selje, Sogndal, Solund, Stryn, Vik, Vågsøy, Årdal, Sogn og Fjordane fylkeskommune.

Adresse: Høgskolen i Bodø, 8049 BODØ E-post: [email protected] Hjemmeside: http://ain.hibo.no Ansatte Inge Strand, leder Ketil J. Alsos, privatarkivar Kari A. Kleve, kommunearkivar Nansy M. Schulzki, kommunearkivar Hege Sofie Bull, arkivar/it-ansvarlig Tone-Lise Fische, arkivar for fylkeskommunen Ellen Moland, stadnamnkonsulent/arkivar Finn Myrvang, prosjektleder stadnamnprosjektet Hanne O. Johansen, sekretær Medlemskommuner: Alstahaug, Ballangen, Bodø, Beiarn, Evenes, Fauske, Gildeskål, Grane, Hamarøy, Lurøy, Lødingen, Meløy, Nesna, Røst, Saltdal, Skjerstad, Steigen, Sørfold, Tjeldsund, Træna, Tysfjord, Værøy Interkommunalt selskap: Søndre Helgeland Miljøverk (SHMIL)

30

Arkheion - 1#2004

FYLKESARKIVET I

I N T E R KO M M U N A LT A R K I V I

SOGN OG FJORDANE

TROMS (IKAT)

Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane er ein fylkeskommunal kulturverninstitusjon som arbeidar med vern og formidling av arkiv og anna kjeldetilfang. Formidlingsverksemda til Fylkesarkivet skjer via internett, www.sffarkiv.no, føredrag, konferansar, artiklar i ulike fagblad og gjennom Fylkesarkivet sitt eige tidsskrift, Kjelda. Kommunearkivordninga er ein av fagavdelingane ved Fylkesarkivet, og arbeider med arkivfaglege tenester for fylkeskommunen og alle dei 26 kommunane i fylket. AKTUELT FRÅ KOMMUNEARKIVORDNINGA I vår vil kommunearkivordninga skipa til årets kontaktkonferanse for medlemskommunane. Denne går av stabelen 20. og 21. april på Hotell Alexandra i Loen. Temaet for årets konferanse er depot og depotenester. Arkivplan.no er eit sentralt arbeidsfelt i tida frametter. I alt 8 kommunar er peika ut som pilotkommunar, og desse har allereie vore med på kurs i verktyet. Det vert skipa til regionale kurs i avlevering av personregister i mai for alle kommunane. Kommunearkivordninga arbeider kontinuerleg med problemstillingar knytt til elektroniske arkiv, og i hovudsak avlevering av elektroniske arkiv. Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane er arrangør av årets KAI-konferanse. Dette er ein konferanse for alle kommunearkivinstitusjonane i landet. Konferansen vert halden 7. – 9. september på Kvikne`s hotell i Balestrand.

SKÅNLAND KOMMUNE ER MED I IKAT Fra 1.1.2004 gikk Skånland kommune inn som ny deltaker i IKAT. Vi ønsker kommunen velkommen, og vil gi den nye deltakeren en del ekstra oppmerksomhet i 2004. ARKIVDEPOT Deltakende kommuner kan nå bruke IKAT som arkivdepot for papirbaserte arkiver. Foreløpig har bare en kommune gjort vedtak i kommunestyret om å benytte seg av denne tjenesten, men flere har signalisert at de ønsker å ta i bruk ordningen. ORDNING AV ELDRE OG AVSLUTTET ARKIV Arkivmateriale fra Målselv, Trondenes/Harstad, Gáivuona/Kåfjord, Lyngen, Berg og Salangen er hentet inn til ordning. I løpet av året vil arkiver bli hentet fra Lavangen, Dyrøy og Storfjord.. ARBEID MED PERSONREGISTRE IKAT tar jevnlig imot avleveringer av kommunale personregistre, og ordningen fortsetter i samme spor. Det arbeides med å utvikle arkivfaglige rettledninger for alle kommunale arkivskapere som har personregistre. Rettledningene skal legges ut på våre nettsider. ARKIVPLANLEGGING IKAT er for tiden involvert i arkivplanprosjekt i 3 kommuner: Lenvik, Målselv og Kåfjord. Lavangen, Bjarkøy, Balsfjord og Sørreisa står på venteliste og vil få startet opp prosjekter så snart IKAT har ledig kapasitet. Systemet Elektronisk arkivplan vil bli prøvd ut i løpet av 2004.

ARKIV I

NORDLAND IKAN er en interkommunal samarbeidsordning, organisert etter § 27 i kommuneloven. IKAN ledes av et styre, valgt av representantskapet der alle medlemmene kan delta. Kommuner og interkommunale selskap kan bli medlem. I dag er 22 kommuner og ett selskap medlem i IKAN. IKAN har ingen ansatte. Alle tjenester kjøpes av Arkiv i Nordland (AiN) som er en driftsenhet ved kulturetaten i Nordland fylkeskommune. AiN yter i tillegg arkivfaglige tjenester til fylkeskommunen og privat sektor i Nordland, og rommer også Stadnamnprosjektet i Nordland. AiN har sete ved Høgskolen i Bodø hvor institusjonen disponerer kontorlokaler og to arkivmagasiner. Stadnamnprosjektet har sete i Bø i Vesterålen. AiN har til sammen åtte ansatte, og leder for AiN er også leder for IKAN. IKAN kjøper tjenester tilsvarende ca. to årsverk fra AiN og disponerer arkivmagasin etter behov. ABM – UTVIKLING I beste ABM-ånd har Nordland fylkesbibliotek, museumskonsulenten i Nordland fylkeskommune og Arkiv i Nordland inngått ett utvidet samarbeid. På et ABM-seminar i februar satte vi hverandre i stevne for å bli bedre kjent og finne naturlige samarbeidsområder. Samlingen var svært vellykket, og et konkret samarbeidsprosjekt som kom ut av seminaret er neste års markering av hundreårsjubileet for løsrivelsen fra Sverige. KONTAKTSEMINAR AiN avholder kontaktseminar 31.mars-1.april. Årets tema er "Langtidslagring av elektroniske arkiv", foredratt av Jan Tore Helle, og "Overgang fra Koark til Noark4" som Hallgeir Olsen gir oss innblikk i. I forbindelse med seminaret avholdes også representantskapsmøte i IKAN. PERSONALET Mangeårig fylkesarkivar ved AiN, Ketil J. Alsos, har gått over i stillingen som privatarkivar ved AiN. Stillingen som privatarkivar er et vikariat etter Inge Stand, som fungerer som leder ved AiN i Svein Fygles permisjon. Tone Lise Fische er ansatt i vikariatet som fylkesarkivar. Ellen Moland er engasjert som prosjektkonsulent i stadnamnprosjektet, der hun skal støtte prosjektleder i innsamlingen av stedsnavn i kommunene.

KURS OG OPPLÆRING Kontaktseminaret vil denne våren bli arrangert i månedsskiftet april/mai. Tema vil være Innføring av elektronisk arkiv i kommunen. De regional felleskursene til høsten vil ha antakelig ha behandling av personalarkiv eller bruk av k-koder som tema.

Adresse: c/o Statsarkivet i Tromsø 9293 Tromsø Tlf: 77 67 69 80 Faks: 77 67 65 20 E-post: [email protected] Hjemmeside: http://www.ikatroms.no Ansatte: Hilde E. Bjørnå (arkivsjef) Mobil: 90 13 75 35 E-post: [email protected] Harald H. Lindbach (arkivar) Mobil: 91 81 33 15 E-post: [email protected] Frøydis Antonsen (arkivkonsulent) Mobil: 91 81 06 49 E-post: [email protected] Medlemskommuner: Balsfjord, Bardu, Berg, Bjarkøy, Dyrøy, Gáivuona/Kåfjord, Gratangen, Harstad, Ibestad, Karlsøy, Kvænangen, Lavangen, Lenvik, Lyngen, Målselv, Nordreisa, Salangen, Skånland, Storfjord, Sørreisa, Torsken, Tranøy

I N T E R KO M M U N A LT A R K I V I

FINNMARK ARKIVOPPLÆRING Denne våren vil IKAF utarbeide og arrangere arkivkurs for Helse- og Sosialsektoren. ARKIVPLAN Vi håper å få startet utarbeidelse av elektronisk arkivplan som prøveprosjekt i ett par kommuner i løpet av våren. ARKIVDEPOTPROSJEKT IKAF kartlegger medlemskommunenes interesse for samarbeid om arkivdepot. På bakgrunn av tilbakemeldingen vi får fra kommunene vil vi jobbe videre med utredning av mulige lokaler og kostnader. PERSONALE Både daglig leder og arkivkonsulent er tatt opp på delemne i elektronisk arkiv ved Universitetet i Oslo denne våren. Dette er ledd i en nødvendig kompetanseheving av IKAFs ansatte. UTADRETTET VIRKSOMHET - NY HJEMMESIDE IKAF jobber for tiden med å utarbeide ny hjemmeside. Til dette arbeidet har vi fått assistanse fra Måsøy kommunes IT-konsulent, som lager siden for IKAF. Vi håper å ha hjemmesiden med innhold klar i løpet av våren. MEDLEMSVERVING Vi vil i løpet av våren kontakte de kommunene i Finnmark som ikke er medlemmer hos oss og tilby kommunebesøk for å orientere om medlemskap i IKAF.

Postadresse c/o Porsanger kommune, Rådhuset, 9712 Lakselv Kontoradresse Gamle herredshuset, Meierivn. 2, 9700 Lakselv Tlf. 78 46 46 60/ 78 46 30 60 Telefaks 78 46 47 55 E-post [email protected] http://home.c2i.net/ika.finnmark Personale Hege Sætrum Kenny, daglig leder Marion J. Sørensen, arkivkonsulent Medlemskommuner Berlevåg, Båtsfjord, Gamvik, Hammerfest, Kárásjohka - Karasjok, Kvalsund, Loppa, Måsøy, Nordkapp, Porsanger, Unjargga - Nesseby, Vadsø, Vardø

E T S A M A R B E I D M E L L O M N O R S K A R K I V R Å D O G R I K S A R K I VA R E N O M A R K I V U T D A N N I N G

A R K I VA K A D E M I E T S TA RT E R U N D E RV I S N I N G F O R N Y T T K U L L H Ø S T E N 2 0 0 4

SEMESTERENHET I ARKIV- OG INFORMASJONSFORVALTNING MÅLGRUPPE OG TEMA

Utdanningstilbudet er beregnet på personale som arbeider med arkiv i offentlig forvaltning og i private bedrifter og organisasjoner. Studiet konsentrerer seg om den administrative prosess hvor arkiver blir til, det vi til daglig kaller arkivdanning. Riksarkivaren har det fagligeansvaret for utdanningen. OPPLEGG OG TIDSPUNKT

Arkivakademiet omfatter 175 timers undervisning som gis konsentrert i 5 adskilte uker over 2 semestre fra september til juni. Pensum er på ca. 2000 sider. Undervisningen foregår i Oslo. Kurset avsluttes med skriftlig eksamen.

Kriteriene er trykt på baksiden av søknadsskjemaet. Det vil bli tatt opp 65 studenter. Tidligere søkere må søke på nytt. Søknadsfristen er 1. august 2004. KOSTNADER

Stiftelsen Arkivakademiet er selvfinansierende, og deltakeravgiften som er på kr. 30 000,dekker undervisning, pensumlitteratur, lunsj i kursukene og eksamen med vitnemål. INTERESSERT?

Søknadsskjema, studieplan og ytterligere opplysninger får du ved å kontakte: Arkivakademiet c/o Riksarkivet, postboks 4013 Ullevål Stadion, 0806 OSLO. Tlf.22022760, faks: 22237489

OPPTAK OG SØKNADSFRIST

Det stilles ikke spesielle kvalifikasjonskrav for å bli tatt opp som student, men søkerne rangeres etter opptakskriterier hvorav arkiverfaring er viktig.

ARKIVAKADEMIET PÅ INTERNETT:

http://www.arkivverket.no/arkivverket/utdanning/ arkivakademiet.html

E T S A M A R B E I D M E L L O M N O R S K A R K I V R Å D O G R I K S A R K I VA R E N

PÅBYGGINGSENHET I ELEKTRONISK ARKIV For dem som har gjennomført Arkivakademiet (Semesterenhet i arkiv- og informasjonsforvaltning), tilbys høsten 2004 en påbyggingsenhet tilsvarende femten studiepoeng. Undervisningen vil foregå i Oslo over to adskilte uker, en uke i høstsemesteret og en uke i vårsemesteret og behandler elektronisk arkiv arkivteoretisk, teknologisk, juridisk og praktisk arkivfaglig. Pensum blir på ca 1000 sider, hvorav noe er på engelsk. Eksamen holdes tre til fire uker etter siste kursuke. Deltakeravgiften er kr. 12.000,- som dekker undervisning, lunsj i kursukene og pensumlitteratur.

SØKNADSFRISTEN ER 1. AUGUST 2004. TIDLIGERE SØKERE KAN SØKE PÅ NYTT.

Søknadsskjema og ytterligere opplysninger får du ved å kontakte: Arkivakademiet c/o Riksarkivet, postboks 4013 Ullevål Stadion, 0806 OSLO, tlf: 22022760. ARKIVAKADEMIET PÅ INTERNETT:

http://www.arkivverket.no/arkivverket/utdanning/ arkivakademiet.html