Arkheion 2001 - 2

2#2001 F O R • M E L D I N G S B L A D

Arkheion

IKA ROGALAND, IKA HORDALAND, IKA KONGSBERG, AUST-AGDER-ARKIVET, IKA VEST-AGDER, IKA MØRE OG ROMSDAL, IKA TRØNDELAG, IKA TROMS, IKA FINNMARK

Digitale informasjonssystemer • OPNARE OFFENTLEG FORVALTNING MED INTERNETT - s. 3 • DEN DIGITALE DANSKE - s. 8

LES OGSÅ OM: • PROVENIENS OG DEPOTANSVAR - s.11 • BRANN- OG VANNSKADE - s. 18

INTERNETT SOM GRUNNLAG FOR EI OPNARE OFFENTLEG FORVALTNING . . . . . . . . . . . . . . . .s. 3 - 4

IKAF PÅ INTERNETT, HELT ENKELT

. . . .s. 5

KARTLEGGINGSRAPPORT FRA IKA ROGALAND . . . . . . . . . .s. 6 - 7

DEN DIGITALE DANSKE . . . . . . . . .s. 8 - 9

PROVENIENS OG DEPOTANSVAR s. 10 - 11

KURSTORGET . . . . . . . . . . . . . . . . . . .s. 13

INTERVJUET . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .s. 14

SMÅSTOFF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .S. 15

NYTT RÅDHUS - FULLT AV VANN . . . .s. 16

IKA FINNMARK - PRESENTASJON . . .s. 17

BRANN- OG VANNSKADE . . . . s. 18 - 19

IKA ROGALAND ER 25 ÅR . . . . s. 20 - 21

IKA ROGALAND . . . . . . . . . . . . . . . .s. 22 IKA HORDALAND . . . . . . . . . . . . . . .s. 23 IKA KONGSBERG

. . . . . . . . . . . . . . .s. 24

IKA VEST-AGDER . . . . . . . . . . . . . . . .s. 25 AUST-AGDER-ARKIVET

. . . . . . . . . . .s. 26

IKA MØRE OG ROMSDAL . . . . . . . . s. 27

LEDER

INNHOLD

"Kongens nye klær" er et kjent eventyr av H.C. Andersen. Denne gangen er det Arkheion som opptrer i nye klær. Vi har tatt i bruk profesjonell hjelp til oppsett og trykking og håper med dette å fremstå som et attraktivt arkivtidsskrift. I tillegg har vi fått 3 nye medeiere ved at IKA Trøndelag, IKA Troms og IKA Finnmark har blitt med i samarbeidet. Vi kan derfor snart kalle oss et landsdekkende tidsskrift. I kjølvannet av arkivloven har vi nå havnet midt inne i en stim av høringer og en større kartlegging, alle med frister omtrent i disse tider. Først ute var utkast til "Normalinstruks for avlevering og overføring av arkivmateriale i kommunal forvaltning". Høringsfristen var 15.10.2000 – men, på grunn av mange innsigelser, har det kommet et nytt utkast med høringsfrist 01.10.2001. Vi har også hatt en høring om "Bestemmelser om elektronisk arkivering av saksdokumenter", "Arkiv av blandet proveniens", og nå sist om "Retningslinjer for arbeidet med privatarkiver". Det gledelige i denne prosessen er ikke først og fremst at de kommunale institusjonene får være med på høringsrundene. Erfaringen fra "normalinstruksen" viser at vi også blir hørt! Jeg håper at vi her har fått en varig tilstand av faglig respekt mellom arkivinstitusjonene i statlig og kommunal sektor. Kartleggingen av arkivrom i kommunene er en naturlig følge av kravene i arkivlovens forskrifter om sikring av de offentlige arkiver. Det er gitt et pålegg om å komme med en plan for sikringsarbeidet innen utgangen av 2001. Etter det gis det 5 til 10 år for å gjennomføre planen. Problemet blir å få kommunene til å ta dette alvorlig. Til det trenges en kontrollinstans til å gå ut i kommunene. Dette skulle være statsarkivenes oppgave, men er de villige til å påta seg det? I skrivende stund er det pent, lettskyet vær mens Rogaland drukner i vann! I vårt langstrakte land er vi utsatt for mye vær. Selv magasinrom i nye bygg kan få flom når det regner som verst. Det har vi lokale eksempler på, og vi får høre nærmere om rådhuset i Farsund. Lenger nord brant det. Hvem sier at vi ikke har en sikringsjobb å gjøre med de kommunale arkiver? Det digitale spøkelset henger over oss, men sakte og sikkert blir det gjort noe. Vi får glede oss over de fremganger som skjer og lære av de erfaringer som blir gjort. For det er jo samarbeid mellom arkivinstitusjoner det handler om, ikke sant? God lesning! Red

IKA TRØNDELAG . . . . . . . . . . . . . . . .s. 28 IKA TROMS

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .s. 29

IKA FINNMARK . . . . . . . . . . . . . . . . . s. 30

Arkheion Meldingsblad for: Interkommunalt arkiv i Rogaland (IKAR) Interkommunalt arkiv i Hordaland (IKAH) IKA Kongsberg (IKAK) Aust-Agder-Arkivet (AAA) Interkommunalt arkiv i Vest-Agder (IKAVA) Interkommunalt arkiv Møre og Romsdal IKS IKA Trøndelag Iks Interkommunalt arkiv Troms (IKAT) Interkommunalt arkiv Finnmark (IKAF)

Ansvarlig redaktør: Steinar Marvik (IKAK) Adr.: Kirketorget 6, 3616 Kongsberg Tlf.: 32 86 63 79 Telefaks: 32 72 49 54 E-post: [email protected]

Berit Stie (AAA) Kjetil Reithaug (IKAVA) Arnt Ola Fidjestøl (IKA M&R) Kari Remseth (IKA Trøndelag) Harald H.Lindbach (IKAT) Bjarne Lein (IKAF)

Redaksjonskomite: Sigve Espeland (IKAR) Åse Eikemo Strømme (IKAH)

Grafisk formgivning: Karin Wiwe Trykket av: Reprografen

I K A M Ø R E O G R O M S DA L TEKST: ARNT OLA FIDJESTØL

INTERNETT SOM GRUNNLAG FOR EI OPNARE OFFENTLEG FORVALTNING Ei undersøking gjort for Norsk Gallup i august i år viser at over halvparten av det norske folk har tilgang til Internett. Sett i lys av at det ikkje er lenger enn 10 år sidan Internett vart opna for kommersielt bruk må ein kunne fastslå at den verdsomspennande informasjonskanalen har hatt ein formidabel vekst i desse åra. Etterkvart som bruken av Internett har auka, ser ein også at offentleg forvaltning i stadig større grad gjer seg bruk av Internett for å nå ut til folket. Kommunane har sidan dei vart oppretta i 1837 hatt som hovudfunksjon å yte tenester og ivareta dei demokratiske rettane på lokalt nivå. Det er dermed gjennom kommuneforvaltninga at folk flest har kontakt med det offentlege. Ein kan i forlenginga av det seie at det vil vere kommuneforvaltninga som har mest igjen for å nytte Internett aktivt som formidlar av informasjon og tenester.

I dei 38 kommunane i Møre og Romsdal er det pr. i dag elleve som har lagt ut postlista si på Internett, medan det er femten som har lagt ut møtebøkene sine. Den kommunen som har gått lengst i å gje innsyn i fylket er Haram. Her ligg inn- og utgåande dokument i fulltekstformat og kommunestyremøta vert videooverført via heimesida. Det er imidlertid i Hedmark og Hordaland ein finn dei to kommunane som har gått lengst i å praktisere innsyn. Ringsaker og Ølen har lagt ut samtlege offentlege saker, dokument og møter som vert registrert i deira sakshandsamingssystem. På deira heimesider har ein søkefelt som gjer at ein ekstern brukar har nesten like god tilgang som den interne brukar på dokumentasjonen i sakshandsamingssystemet. Stort lenger kan ein nesten ikkje kome i å gje innsyn i den administrative- og den politiske forvaltninga.

FRÅ INFORMASJON TIL INNSYN

DØGNOPEN FORVALTNING

Frå den tida då dei første kommunane la ut sine kommunale heimesider og fram til i dag har sidene hatt eit informasjonspreg. Informasjonen på desse sidene er i regelen avgrensa til opplysningar om organisasjonen, organisasjonsstruktur, dei tilsette i administrasjonen og dei folkevalde. I den seinare tid er informasjon blitt supplert med innsyn. Det vil seie at ein gjev offentlegheita høve til å "kikke forvaltninga i korta". Dette samsvarar bra med intensjonane i kommunelova § 4. Der står følgjande:

Graden av innsyn som vert praktisert av dei einskilde kommunane i Norge er i dag svært varierande, og i dei fleste tilfelle er det heilt fråverande. Hovudårsaka er nok at bruken av Internett ikkje har vore noko satsingsområde hjå dei sentrale styresmaktene. Dette igjen skuldast nok at Internett framleis må seiast å vere eit nytt medium som ein har lite erfaring med.Det overordna nasjonale fokus på Internett som formidlingsmedium i offentleg forvaltning har ein imidlertid fått i haust. Arbeids- og administrasjonsdepartementet la i august fram rapporten Strategi og tiltak for døgnåpen forvaltning.Døgnåpen forvaltning er ei av ni reformer i Regjeringa sitt Program for fornyelse av offentlig sektor. I rapporten står det at den døgnopne forvaltninga skal vere mest mogelegtilgjengeleg for brukarane. Det står vidare at det skal leggast til rette for innsyn frå brukarane si side og "stimulere til demokratisk deltakelse". Alle offentlege dokument skal vere tilgjengelege. Dette skal styrkeden demokratiske deltakinga. >>>

Kommuner og fylkeskommuner skal drive aktiv informasjon om sin virksomhet. Forholdene skal legges best mulig til rette for offentlig innsyn i den kommunale og fylkeskommunale forvaltning. Den vanlegaste praktiseringa av innsyn på dei kommunale heimesidene er utlegging av postlister og møtebøker med sakliste ei tid i førevegen.

@

www.home.c2i.net/ikamr Arkheion - 2#2001

3

>>>

Av visjonane for dei næraste 2 til 3 åra står mellom anna: Alle offentlige virksomheter skal ha lagt ut postjournalen på Internett og de som har fullt ut utviklet systemer for elektronisk saksbehandling skal ha gjort de fleste saksdokumenter, som ikke er unntatt offentlighet, elektronisk tilgjengelig. Av visjonane for 5 til 8 år står mellom anna: Alle arkiver er elektroniske og i prinsippet tilgjengelig for brukerne. Brukerne har elektronisk tilgang til alle saker og saksmapper som omhandler en selv, og annen informasjon i den grad dette ikke kommer i konflikt med hensynet til personvernet eller andre bestemmelser for å unnta informasjonen offentlighet.

Vi står med andre ord framfor ein revolusjon på området. Sidan dette går inn som ein del av ein fornyingsprosess i offentleg sektor, vert innsyn knytta nært opp til etableringa av offentlege servicekontor (OSK). Det er i den samanhengen lagt stor vekt på tverrsektorielt samarbeid. For kommunane sin del tyder dette at ein ynskjer å fremje organisasjonen som ei tenesteytande eining, og i størst mogeleg grad tone ned spesialiseringa. Det vert i rapporten vist erfaringar frå kommunale servicetorg der opp til 80 % av publikum sine henvendingar kan løysast av ein generalist, dvs ein sakshandsamar som er gjeve mynde og har kompetanse til å gje informasjon og handsame saker for fleire etatar. Litt på spissen kan ein altså seie at ein ynskjer seg ei utvikling frå der nokon kan mykje om lite, til at mange skal kunne litt om alt. ARKIVFAGLEGE KONSEKVENSAR Ei utvikling i retning av auka tverrsektorielt samarbeid og at stadig meir av den offentlege sakshandsaminga vert tilgjengeleggjort for ålmenta, må sjølvsagt få arkivfaglege konsekvensar. Først og fremst vil det stille krav til kvar enkelt sakshandsamar sin arkivkunnskap. Når ein har gått over til elektronisk sakshandsaming og elektroniske arkiv, vil det ikkje lenger vere

arkivpersonalet som hentar saksmappene fram. Dette må sakshandsamar gjere sjølv. Det gjer at dei må ha ein arkivfagleg kompetanse som ein ikkje trong i tida med manuelle arkiv. Særleg på to område vil dette vere aktuelt, og det er i bruk av arkivnøkkel og arkivsaksomgrepet. Skal sakshandsamar kunne vere i stand til å yte den servicen det vert lagt opp til i departementet sitt program, må dei sjølve kunne legge inn- og hente ut informasjon i sakshandsamingssystema. Ein konsekvent bruk av saksomgrepet og arkivnøkkelen vil då vere dei viktigaste reiskapane for framfinning. Eit døme på at feil bruk av arkivsaksomgrepet også kan føre til at ikkje-offentlege opplysningar vert kompromitterte kunne ein lese om i Telemark Arbeiderblad 4. oktober. Avisa hadde oppdaga at ein ved å følgje saksnummera på postlistene til Statens Helsetilsyn, kunne "finne navn på leger som har mistet jobben, sykepleiere som misbruker medikamenter og foreldre som søker om narkotiske medisiner til sin sønn". Feilen Statens Helsetilsyn har gjort er å setje likskapsteikn mellom saksnummer og arkivkode. I kva grad dette skuldast sakshandsamarfeil eller dårlege rutinar går ikkje fram av artikkelen. For å unngå at slike feil er det særleg to ting som er viktige. Det eine er at det offentlege organet har ein arkivplan som fortel kva arkiv som finst og kva rutinar som er knytta til bruken av desse arkiva. Det andre er at arkivarane i større grad enn i dag må ha ein kvalitetssikrarfunksjon. Dei må både kunne følgje opp enkeltpersonar innan organisasjonen samstundes som dei ser til at rutinane er uproblematiske for sakshandsaminga og stettar dei juridiske krava. Det er ingen tvil om at desse to føresetnadane er naudsynte for at offentlege organ skal kunne handtere styresmaktene sine målsetjingar om ei opnare forvaltning. Det vil difor også vere naturleg og absolutt naudsynt at dei interkommunale arkivinstitusjonane har styresmaktene sin strategi og målsetjing som utgangspunkt for det arkivdanningsarbeidet i kommunane i åra framover.

Alle offentlige virksomheter skal ha lagt ut postjournalen på Internett og de som har fullt ut utviklet systemer for elektronisk saksbehandling skal ha gjort de fleste saksdokumenter, som ikke er unntatt offentlighet, elektronisk tilgjengelig.

@ 4

Arkheion - 2#2001

IKA FINNMARK TEKST: BJARNE LEIN

IKAF PÅ INTERNETT, HELT ENKELT! IKAF har siden starten i 1998 hatt egen hjemmeside på internett. Internettabonnementet vårt hos Tele2 inkluderer plass til 10mb hjemmesider og vi har benyttet oss av dette. Sidene ble etablert uten noen langsiktig strategi eller som noe erklært satsningsområde fra IKAFs ledelse og styre. Sidene ble etablert som et tillegg til vår ordinære drift, noe som ikke skal ta for mye tid eller gi oss ekstra kostnader, men kunne fungere som en alternativ informasjonskanal overfor våre medlemskommuner og andre om vår virksomhet. Vi har også tenkt slik at litt informasjon på internett er bedre enn ingen informasjon, og sidene utvikles også litt etter litt. Internettsidene er hjemmesnekret av daglig leder, og de kan vel neppe gjøres stort enklere i produksjon og design. Vi har benyttet standard Microsoft programvare som følger med de fleste moderne pc'er. Sidene lages i FrontPage Express, en "lightutgave" av FrontPage som følger med Internet Explorer. Ved behov justeres html-koden direkte i en tekstbehandler, f.eks til noen mouseover-effekter (tekst på statuslinjen når musepeker er over en lenke). Grafikken er egenprodusert og delvis med basis i egne fotografier og malerier. Innholdet på sidene er firmaopplysninger og materiale vi produserer i vår ordinære virksomhet, bl.a. arkivkataloger som legges ut i fulltekst. Det er enkelt å bare konvertere allerede produserte arkivkataloger fra Word til html og så legge dette ut på nettsidene våre. Vi har forsøkt å lage alle sidene slik at de skal være oversiktlige, funksjonelle og raske å laste ned for publikum.

Ikke for store tekstfiler eller mye og tung grafikk. Stort sett er dette oppnådd, unntatt for noen av arkivkatalogene som er blitt ganske store, opp til 290 kb. Her vil løsningen bli å dele de opp til en mer håndterlig filstørrelse etterhvert som katalogene suppleres under det stadig pågående ordningsarbeidet. Vi har sett at andre arkivinstitusjoner har publisert arkivinformasjon som søkbare databaser. Dette gir klare fordeler for publikum som kan søke opp nøyaktig den informasjon som er av interesse, fremfor som hos oss å måtte laste ned en hel arkivkatalog. På den annen side kan det av og til være greit å se en samlet katalog om man kanskje ikke er helt sikker på hva man kan finne i et arkiv og ikke helt vet hva man eventuelt kan søke etter i en database. Det arbeides nå med ulike portalløsninger ved andre Interkommunale arkiver. Med tiden kan dette også kanskje bli noe IKAF kan slutte seg til eller satse på, men så lenge våre nettsider bare er et biprodukt til den øvrige virksomhet vil det neppe være aktuelt med det første. Det har også vært et poeng for oss å kunne administrere og produsere hjemmesidene våre selv, og det legger nok noen begrensninger på hvor teknisk avanserte sidene kan være. Men selv om de er enkle er vi ganske fornøyd med resultatet og vet også at medlemskommunene av og til er innom på besøk. Og da er i grunnen målet nådd.

Besøk oss gjerne du også!

http://home.c2i.net/ika.finnmark/

Hjemmesiden til IKA Finnmark er mye mindre kaotisk enn dette velkjente synet av fysisk arkiv fra Finnmark.

Arkheion - 2#2001

5

IKA ROGALAND T E K S T: V I G D I S B E R G S TA D

SITUASJONEN FOR DE ELEKTRONISKE ARKIVENE I ROGALANDS-KOMMUNENE:

KARTLEGGINGSRAPPORT FRA IKA ROGALAND Et fellesprosjekt ved IKA Rogaland har i perioden 2000 – 2001 bl.a. resultert i en rapport som vil fungere som et arbeidsredskap i det videre vernearbeidet av de elektroniske arkivene. Dette fordi den: •

•

•

•

Synliggjør problemer knyttet til databaser og edb-systemer i kommunal forvaltning i Rogaland, spesielt med vekt på langtidslagring. Gir en oversikt over hvilke systemer som finnes i kommunal forvaltning i Rogaland, både avsluttede og aktive (som jo på sikt også vil avsluttes eller periodiseres). Får fram arkivfaglig viktige sider ved slike systemer med tanke på vernearbeid og utvikling av arkivplan for den enkelte kommune i Rogaland som er knyttet opp mot IKA. Danner et grunnlag for prioritering er i et systematisk vernearbeid av avsluttet elektronisk arkivmateriale på kort og lang sikt, slik at IKA kan utvikles som et arkivdepot for edb-basert arkivmateriale.

Rapporten sier altså noe om status og problemløsing knyttet til elektronisk arkivmateriale i kommunal sektor. En naturlig målgruppe for rapporten vil derfor være arkivansvarlige og IT-ledere i kommuner. Men vi håper også at kolleger ved andre interkommunale og kommunale arkivinstitusjoner rundtom i Norge finner rapporten nyttig selv om den viser forholdene i Rogaland. For den kan absolutt gi ideer om hvilke systemer det kan forventes å finne i andre deler av landet.

6

Arkheion - 2#2001

Det er en kjensgjerning at IT vil bli tatt i bruk og erstatte tradisjonelle papirarkiv på stadig flere områder i kommunal forvaltning. I dag er det faktisk slik at bort i mot 1/3 av alle databasene/elektroniske arkivsystemene som brukes i Rogaland inneholder informasjon som helt eller delvis aldri blir skrevet ut og oppbevart på papir. IT betyr ikke at behovet for langtidslagring av informasjon forsvinner fordi de papirene som skulle til arkivdepot forsvinner. Bruken av IT fører bare til en arkivfaglig og teknisk omlegging av arkivdepotfunksjonen. For informasjon vil fortsatt gå ut av administrativ bruk. Kartleggings-rapporten inngår i arbeidet med å få til en fungerende ordning for langtidslagring av databaser og edb-baserte system som må defineres som elektroniske arkiv for kommunene og fylkeskommunen i Rogaland.

Alle kommunene rapporterer om bruk av elektroniske systemer, mellom 1 og 59 systemer er registrert på den enkelte kommune. Kun 27 systemer er oppgitt å være avsluttede. Det burde trolig vært flere, disse er mest sannsynlig konvertert på en eller annen måte. Dette viser at det er på tide å starte et bevaringsarbeid for å oppfylle arkivlovens forskrifter §§ 3-16 og 3-17. Rapporten viser altså at det er på høy tid at kommunene i Rogaland også setter fokus på behandling og bevaring av avsluttede databaser og elektroniske arkivsystem, og ikke bare ha fokus på anskaffelse av ny teknologi. Rapporten gjennomgår funn fra kartleggingen, og den presenterer også hva IKA som depotinstitusjon kan bidra med for å avhjelpe kommunenes depotbehov. KORT OM NOEN HOVEDFUNN

IKA tok i bruk informanter i 22 kommuner i Rogaland, som med stor velvillighet og imøtekommenhet bisto i innhenting av grunnlagsmaterialet for rapporten. Arbeidet var meget tidkrevende, da det gjensto mye bearbeiding av opplysningene etter at de var innhentet. Det er registrert i alt 388 databaser og elektroniske arkivsystem i de 22 kommunene som er med i kartleggingen. Disse spenner over både aktive og avsluttede sak/arkivsystemer og fagsystemer.

For de aktive systemene, viser registreringene at mange av disse bærer i seg konverterte data fra eldre systemer som trolig er gått tapt. Særlig for sak/arkivsystemer er en slik konvertering i strid med arkivforskriftens § 3-13, hvor det heter at det skal lages en låst søkbar historisk database av det avsluttede systemet. Også for fagsystemer vil dette i noen tilfeller være et krav. Denne problemstillingen blir grundigere drøftet i avsnitt 5 i rapporten.

Nesten 1/3 av alle de registrerte databasene/elektroniske arkivsystemene inneholder informasjon som ikke finnes på papir. Data fra disse systemene vil bli utilgjengelige om kort tid dersom det ikke settes i verk tiltak som kan bevare denne informasjonen. Flere kommuner benytter såkalte fellesløsninger, hvor kommunen er koblet opp mot en sentral database som ligger i et statlig forvaltningsorgan eller en større privat bedrift. Denne løsningen viste seg å være svært utbredt i rogalandskommunene, og det vil utvilsomt være en viss fare for at data samlet i disse fellesløsningene ikke blir ivaretatt på betryggende måte med tanke på langtidslag ringen. Det er kommunenes ansvar at deres data i slike fellesløsninger blir bevart, og IKA har en informasjonsoppgave å utføre på dette området. HVA KAN IKA SOM DEPOTINSTITUSJON GJØRE FOR Å AVHJELPE SITUASJONEN I KOMMUNENE?

Vi bør for det første ha en operativ og utprøvd depotfunksjon for avsluttede databaser og elektroniske arkivsystemer, og den bør være på plass så snart som mulig. Depotfunksjonen må fungere innenfor arkivforskriftens rammer (bl.a. §§ 3-16 og 3-17) og bestemmelsene i Normalinstruks for avlevering og overføring av arkivmateriale i kommunal forvaltning.

Arkheion - 2#2001

7

IKA KONGSBERG TEKST: STEINAR MARVIK

DEN DIGITALE DANSKE Den 6.mai gikk en gruppe på 28 forventningsfulle arkivarer om bord i danskebåten med kurs mot Danmark. Det var jubileumstur i forbindelse med at Opplandsarkivet fyller 20 år i 2001. På programmet sto besøk i "Stadsarkiverne" i Aalborg, Kolding, Veile og Esbjerg. For å si det med det samme, Stadsarkiv har lite med de norske Statsarkiv å gjøre! Her snakker vi om by(stad)-arkiv kombinert med lokalhistoriske samlinger. Rør inn en dæsj forskning og litt registreringsarbeid så begynner vi å nærme oss det danske arkivkonseptet. Det hele er egentlig velkjent, men likevel så annerledes enn hva vi kjenner til her hjemme. I utgangspunktet er Danmark bygget opp av kommuner og fylker akkurat slik som hos oss. Den store forskjellen kommer fram når vi ser nærmere på arkivene og ansvaret for disse. De fylkeskommunale arkivene havner etter hvert i Landsarkivene som tilsvarer våre Statsarkiv. Det finnes altså ingen fylkeskommunale arkivinstitusjoner. Noe liknende skjer også med de kommunale arkivene. De blir også avlevert til et Landsarkiv. I kjølvannet av en oppblomstrende interesse for lokalhistoriske arkiver har så enkelte kommuner fattet interesse for sine egne arkiver. Disse måtte, imidlertid, delvis hentes ut av Landsarkivene. Det var en prosess som ikke bare var enkel. Først med den nåværende riksarkivar har det blitt fart i sakene. De lokale arkivinstitusjonene har altså sine røtter i en levende historie- og formidlingsinteresse. At den er stor kan eksempel fra Ribe amt vise. Det er der ca.50 lokalhistoriske arkiver. Esbjerg Byhistoriske Arkiv får en årlig pengesum fra amtet for å være faglig støttekontakt for alle disse. De små arkivene har vel sikkert mange av de samme problemene i Danmark som i Norge. Små midler gjør at man må basere seg mye på frivillig arbeid og kanskje en deltidsstilling. Dette kan ofte være litt lite å bygge et faglig miljø på. De fire "Stadsarkiverne" vi besøkte var på hver sin måte ganske imponerende institusjoner. Ut fra sin danske tradisjon driver de formidling av historie i stor stil. Det mer tradisjo-

8

Arkheion - 2#2001

nelle er drift av lesesal der vi finner kataloger, kopier av kirkebøker etc. Men, ved siden av det, går arkivinstitusjonene også ut på en langt mer aktiv måte. De driver kursvirksomhet rettet mot publikum, de arrangerer utflukter og de deltar i forskjellige prosjekter. Utgivelse av lokalhistoriske bøker, postkort og kalendre synes å være en naturlig del av arkivenes virksomhet. En viktig, og ikke rent liten del av virksomheten, er å ta vare på fotografier. I Aalborg hevdet de å ha 5.000.000 fotografier. De store mengdene kommer fra fotografer og aviser. Disse krever teknikker både på registrering, oppbevaring og behandling, som er svært forskjellig fra papirarkiver. Den moderne måten å tenke fotografier på er formidling via internett. Flere av de arkivinstitusjonene vi besøkte hadde store og omfattende prosjekter på skanning og registrering av sine fotosamlinger. En fotograf i Aalborg hadde alene avlevert ca.250.000 negativer. Disse er da en blanding av glassplater (tungt og skjørt), nitratfilm (nedbrytbart, eksplosjonsfarlig) og mer moderne sikkerhetsfilm. De forskjellige institusjoner hadde selvsagt en noe forskjellig strategi på hvordan de ønsker å gjøre jobben. Noen ville bare skanne papirkopier, mens andre også skanner negativer. En typisk oppløsning ved skanningene var 400 dpi noe som gir fabelaktige utskrifter ved bruk av en laser-fargeskriver. Vi så eksempel på utskrift i A0-format der kvaliteten fremdeles var helt topp. De fire institusjonene vi besøkte var i det hele svært opptatt av de muligheter til formidling som ligger i internettet. Ved siden av utlegging av fotografier arbeides det også med formidling av arkivkilder.

I Danmark har de et arkivregistreringssystem som heter Arkibas. Opplysninger fra slke registreringer av private arkiver er i ferd med å legges ut på nettet i et system de kaller DANPA (Danmarks Nationale Privatarkivdatabase). Dette er en parallell til den norske samkatalogen, men inneholder mange flere opplysninger. En av forskjellene er innlegging av søkestikkord som skaper tilgjengelighet til arkivene også for folk uten kunnskap om arkivstruktur og proveniens. Man definerer hva man er ute etter og systemet finner frem til hvilke arkiver som inneholder slike opplysninger. På den måten fjernes en del brukerterskler og arkivene kan nå ut til nye brukergrupper. Uten den moderne internett-tilknytningen ville vi kanskje aldri kunne nå ut til den oppvoksende ungdommen. Disse er i dag vant til å "være på nettet" med alle sine gjøremål i en helt annen grad enn oss noe eldre. Det er ikke bare fotografier og kataloger vi kan finne elektronisk. Det arbeides også med transkripsjon av arkivkilder på den etter hvert klassiske måten. Noen sitter og leser protokoller og skriver det hele inn i databaser som senere er søkbare for publikum. Det hele er til dels svært omfattende. En by som kanskje bare er litt større enn Porsgrunn eller Larvik har et byhistorisk arkiv med et budsjett som er høyere enn hele IKA Kongsberg. Da regner vi ikke med gratis husleie. I tillegg har de tilgang på prosjektmidler og personer plassert på arbeidsmarkedstiltak. Det var også eksempler på frivillig virksomhet. Totalt sett kunne kanskje 30-50 personer være tilknyttet et slikt arkiv, og sånt blir det resultater av! Men, det skal jo noe til å skanne 5.000.000 fotografier, da.

Hva med det som vi her oppe i nord har vært mer opptatt av, nemlig magasiner, arkivordning og arkivdanning? Tja, noen drev jo litt med arkivdanning og vi fikk se et journalføringsprogram utviklet i Kolding. Som land har ikke Danmark noen felles mal for hvordan dette skal gjøres. De har tanker rundt det elektroniske arkiv som ligner mye på det som tenkes her i landet. Problemene er de samme, og det er løsningene også. Arkivformat og CD-rom med beskrivelse av felter og struktur synes å være løsningen for å kunne ha sine data med seg inn i fremtiden. Av magasiner så vi et begrenset utvalg. Det som er noe usikkert er om vi så det vi så fordi disse magasinene var i fysisk nær tilknytning til arkivlokalene, eller om de var det beste de hadde å vise frem. Vi vil tro det første. For oss virket lokalene trange, uoversiktlige og små. Hyller og arkivsaker var dårlig merket uten noen standard etikett. Vi fikk følelse av fra det vi så at arkivserier og arkivhelthet var brutt opp og de viktigste arkivsakene tatt ut av sin sammenheng. Det såkalte byggesaksarkivet for Kolding sto inne i et lite kott på loftet. Det må da ha vært større (?) I en kjeller observerte vi 70% relativ fuktighet. Etter tre dager på vandring i danske "Stadsarkiver" er det vesentlige inntrykk at vi er skapt inn i forskjellige tradisjoner og med svært forskjellig verdigrunnlag. Dette gjør det hele litt fremmed, samtidig som det kan være utrolig mye å lære i begge retninger. Inspirasjonen ligger der, men hvordan å inspirere kommunale pengebinger til å satse på en slik kulturskapende strategi? Her er det vel ingen gode svar, men ved vårt arbeid med arkivdanning via velordnede arkiver og gode depoter vil vi før eller siden ende opp i liknende formidlingsproblematikker innen norske kommunale arkiver også. Da spørs det om vi kanskje ikke ha begynt i så gal ende allikevel.

Kolding Stadsarkiv Foto: Anne Aune

Arkheion - 2#2001

9

AU S T- AG D E R - A R K I V E T T E K S T : K J E L L - O L AV M A S DA L E N

PROVENIENS OG DEPOTANSVAR Staten overtar ansvaret for driften av sykehusene fra og med 1. januar 2002. Men hvem overtar ansvaret for arkivene sykehusene har skapt fram til dette tidspunktet? Det er mange forhold som kan påvirke svaret på dette spørsmålet. Arkivforskriftenes § 5-3 inneholder bestemmelser om avlevering av avslutta arkiv, dvs. om depotansvar for slike arkiv; når et offentlig organ skal legges ned, og når et offentlig organ skifter forvaltningstilhørighet. I tilfellet sykehusene, så er det skiftet i forvaltningtilhørighet som er den aktuelle problemstillingen, dvs. skifte fra det fylkeskommunale/kommunale forvaltningsnivå til det statlige forvaltningsnivå. Det er da 2. ledd i forskriftenes § 5-3 som kommer til anvendelse. Men prosedyren for behandling av avslutta arkiv er her tilsvarende som for offentlige organ som blir lagt ned: Avslutta arkiv skal klargjøres for avlevering til arkivdepot eller for overføring til organ som overtar saksområdet. I vårt tilfelle vil det enten si at avslutta arkiv skal overføres til fylkeskommunalt/kommunalt depot, eller forbli ved sykehuset. Arkivforskriftene sier imidlertid intet om i hvilke tilfeller det skal avleveres og i hvilke tilfeller det skal overføres. Men så vel loven som forskriftene knytter arkivansvaret (og depotansvaret) til arkivskaperen. Når et organ nedlegges eller saksfeltet overtas av et annet organ, så må utgangspunktet være at arkivskaper har depotansvaret for arkivet dette organet har skapt. Arkivlovens § 9, bokstav a, sier at uten i samsvar med forskrifter gitt i medhold av § 12 i loven eller etter særskilt samtykke av Riksarkivaren, kan ikke arkivmateriale avhendes. I Ot.prp. nr. 77 til loven sies det at forbudet mot avhending selvsagt ikke skal "blokkera eller skapa vanskar for naudsynt overføring av arkivalia som følgje av omorganisering innanfor offentleg sektor". "Naudsynt overføring" må forstås som overføring av arkivmateriale for å ivareta organets forvaltningsmessige og administrative behov, dvs. arkivmateriale som er nødvendig for at organet skal kunne utføre sine oppgaver. Det er uklart om slik overføring av arkivmateriale er å anse som varig eller midlertidig, men den logiske konsekvensen av

det ovenforstående tilsier at overføringen må anses som midlertidig, dvs. så lenge som organet har administrativt behov for det. Et grovt overslag viser at sykehusene i dag til sammen forvalter minst 100 000 hyllemeter arkivmateriale (kanskje så mye som 150 000 hm), hvorav ca. 90% er pasientjournaler. Vi snakker med andre ord om et masseproblem. En måte å løse dette masseproblemet på kan være å definere sykehusene som offentlige organ etter arkivlovens § 2 og tillegge dem depotansvar. Man oppnår da to ting, i alle fall på kort sikt; man letter presset på depotinstitusjonene, og man unngår problemer knyttet til arkiv som skifter proveniens; oppsplitting av arkiv og hvem som skal ha depotansvaret for arkivene. Man etablerer med andre ord en funksjonsproveniens, dvs. at arkivansvaret følger funksjonen, eller oppgaveløsningen. Det vil igjen si at arkivene etter en funksjon følger funksjonsutøveren ut over forvaltningsnivåene. Funksjonsutøver blir depotinstitusjon. Dermed har man etablert en helt ny praksis, eller nesten helt ny praksis i Arkiv-Norge. Fra før er det bare Stortinget, Riksrevisjonen, Stortingets ombudsmann for forvaltningen og andre organ for Stortinget som ikke er avleveringspliktige til Arkivverket eller kommunalt/fylkeskommunalt arkivdepot. Tar man utgangspunkt i proveniensprinsippets primære hensikt; dvs. å sikre arkivmaterialets informasjonspotensiale ved å bevare arkivdokumentenes tilknytning til opphavssituasjonen, dvs. den administrative og saksmessige sammenheng de ble skapt i, så er vektleggingen av funksjonstilknytningen en bedre vei å gå enn vektleggingen av forvaltningstilknytningen. Spørsmålet blir imidlertid om man er tjent med å spesialbehandle sykehusarkivene på denne måten.

Aust-Agder og Arendals sykehus bygget i Jugendstil i 1920. Revet i 2000 for å gi plass til ny fløy på sentralsykehuset.

10

Arkheion - 2#2001

Løser man derved det egentlige problemet? Eller blir det bare et "god dag mann økseskaft". Med andre ord, så lenge en særbehandling av sykehusenes arkiver ikke er prinsipielt begrunnet, men bare praktisk begrunnet, så har man ikke løst problemet som oppstår ved organisering av depotfunksjonen i forvaltningsnivåer. Det er vanskelig å forestille seg at sykehusene på sikt vil bli "gode" forvaltere av sine arkiver etter Arkivlovens § 1 og arkivforskriftenes bestemmelser, særlig når det gjelder publikums rett til tilgang til arkivmaterialet (arkivforskriftenes § 5-6). I praksis vil sykehusene før eller siden måtte avlevere sine arkiver til ansvarlig depotinstitusjon. Som statlige institusjoner vil da sykehusene måtte avlevere sine arkiv til statsarkivene. Da har man i realiteten bare gått en omvei, om enn, pr. i dag, kanskje en nødvendig omvei. Man har imidlertid ingen garanti for at sykehusene i all framtid vil forbli statlige institusjoner. De kan bli tilbakeført til fylkeskommunene, eller til større bykommuner, ja, de kan endog bli privatisert. Da er vi i realiteten kommet like langt, eller kanskje til og med kortere enn pr. i dag. Funksjonsproveniensens budskap er at det er funksjonsutøveren som har ansvaret for arkivet funksjonen skaper. Dette er brakt inn som et element for å løse dilemmaet rundt hvem som skal ha ansvaret for

sykehusarkivene etter at staten har overtatt forvaltningsansvaret fra 1. januar 2002. Dette er en god tanke, som, så vidt jeg kan se, er i overensstemmelse med lovens intensjon "å tryggja arkiv som har monaleg kulturelt eller forskningsmessig verde". Og den gode tanken kan med fordel overføres på andre arkiv av skiftende proveniens, og de blir det mange av etter hvert. Men spørsmålet blir om den "gode tanke" kan fungere godt i et rammeverk av lov og forskrifter og en ansvarsfordeling som bygger på det gamle arkivregimet? Det kan være et spørsmål om utøvelse av funksjonsproveniens er i tråd med lovens bokstav og forskriftenes bestemmelser? Lovens bokstav og forskriftenes bestemmelser bygger på et forvaltningsapparat som er inndelt i forvaltningsnivåer, der man ikke har greid å løse problemene knyttet til arkiv av skiftende proveniens (og heller ikke for arkiv av blandet proveniens). Arkivregimet bygger på inndeling av oppgaveløsningen (funksjonene) i forvaltningsnivåer. Dersom man innfører funksjonsproveniens som et overordnet ansvars- og depotprinsipp (dvs. fjerner tilknytningen til forvaltningsnivåene), må konsekvensen bli at det gamle arkivregimet innretter seg etter det, dvs. fjerner seg fra forvaltningstilhørigheten og definerer seg som nasjonalt. Da er man kommet dit man bør være; forvaltere av nasjonens kildemateriale, ikke av forvaltningsnivåenes arkivmateriale.

b Arkheion - 2#2001

11

KURSTORGET FØLGENDE KURS KAN TILBYS:

IKA FINNMARK ORIENTERER OM ULIKE ARKIVFAGLIGE EMNER PÅ FORESPØRSEL. IKA TRØNDELAG IKS KAN TILBY FØLGENDE KURS:

• Grunnkurs (1 dag) • K-kodekurs (1 dag) • Lover som styrer arkivarbeidet • Arkivplankurs • Bevaring- og kassasjon • Arkivkurs for skoler- og barnehager • Arkivkurs for helse- og sosial • Noark-4 (elektronisk arkiv) • Periodedeling/avlevering til depot • K-kodekurs (1 dag) avholdes for alle medlemskommuner i Stjørdal kommune 15. okt. • Arkivplan - Verdal kommune 19. okt. • Arkivplan - Frosta kommune 9. nov. • Personarkiver - seminar 1. februar 2002 (invitasjon følger senere) AUST-AGDER-ARKIVET:

Kursene nevnt nedenfor kjøres på bestilling fra medlemskommunene og vil vanligvis kjøres i kommunen som bestiller kurset. I noen grad samarbeider medlemskommunene om felles kurs: • Arkiv grunnkurs - 2 dager • Arkivrutiner - 1 dag (kurset tilpasses den enkelte kommunes behov og ønsker) • Arkivnøkkel-kurs, K-koder - 1 dag • Arkivplan kurs, 1 - 2 dager • Arkivkurs for saksbehandlere - 4 timer • Arkivloven m/forskrifter og NOARK 4 om edb-baserte arkiv og registre 1 dag • Avlevering av konsesjonspliktige personregistre som er ute av aktivt bruk - 4 timer

Arkivlederkurset (i alt 6 samlinger à 2 dager) som ble arrangert sammen med Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder, vinteren 2000/2001 er nå avsluttet. Det er foreløpig ikke planer om å sette opp tilsvarende kurs kommende høst og vinter. Kurset kan imidlertid bli satt opp igjen ved et senere tidspunkt dersom det melder seg nok interesserte.

langtidslagring av disse • Dessuten 5 dagers kurspakke "Arkivopplæring og arkivledelse"

IKA VEST-AGDER:

IKA TROMS:

• K-kodekurs (1 dag) • Grunnkurs • Periodisering av arkiv og sanering av databaser • Arkivplankurs • Arkivbegrensing (og kassasjon) • Arkivlederkurs • Arkivloven med forskrifter

• Grunnkurs i arkiv (2 dager), holdes i kommunen • Kortversjon grunnkurs (1 dag), holdes i kommunen • Periodisering og bortsetting (1 dag), holdes i kommunen for et begrenset antall deltakere • Arkivloven og arkivforskriften (1 dag) • Behandling av personalarkiv (1 dag) • Innsyn og tilgjengelighet kommunale arkiv (1 dag) • Behandling av personregistre (1 dag) • Orientering om arkivplanlegging (1 time) • Hospitering under ordningsarbeid (1-3 dager), hos IKAT

IKA KONGSBERG :

• Arkivkunnskap • Moderne arkiv • K-koder • Personarkiver • Arkivbegrensning og bortsetting • Elektroniske arkiver IKA ROGALAND:

• Grunnleggende arkivkunnskap • Arkivsystemer • Det offentlige regelverk for arkiv • Arkivorganisering • Reglement for arkivarbeid - bl.a. rutineutvikling • Journalføring: elektronisk og manuell • Arkivbegrensning og kassasjon • Periodisering av arkiv • Oppsett og innhold i spesialarkiver • Arkivplan - utarbeiding og bruk • Elektroniske arkiv (NOARK 4) og

IKA MØRE OG ROMSDAL HAR DISSE DAGSKURSENE:

• K-kodekurs • Arkivavgrensing- og kassasjon • Arkivplankurs

Ellers arrangeres kurs/veiledninger i ulike emner for enkeltkommuner og sektorer etter nærmere avtale (for eksempel behandling av prosjektarkiv og andre spesialarkiver).

KURSTORGET Arkheion - 2#2001

13

AU S T- AG D E R - A R K I V E T TEKST: BERIT STIE

ARKIVLEDER I BIRKENES KOMMUNE Kari Heia har vært ansatt i Birkenes kommune i to perioder fra 1967 – 1974, og fra 1990 til d.d. I 1999 ble hun utpekt som ansvarlig for arkivtjenesten i kommunen – Hva er din offisielle tittel? Jeg har tittel arkivleder. – Hvilke fullmakter har du som leder av arkivtjenesten? Jeg har alle fullmakter i forhold til det arkivfaglige arbeidet i kommunen. Det vil si arkivfaglige fullmakter i henhold til bestemmelsene som er nedfelt i arkivloven m/forskrifter. – Hva slags arbeidsoppgaver hadde du før du ble arkivleder? I min første periode som ansatt i Birkenes kommune fra 1967 - 1974 jobbet jeg hos kommunekassereren. Fra og med 1990 ble jeg ansatt på teknisk etat i ekspedisjonen med oppgaver som journalføring, arkivering, fakturering, sentralbord m.m. Etter omorganiseringen ble jeg flyttet over til rådmannskontoret hvor jeg i starten hadde oppgaver tilsvarende hva jeg hadde på teknisk etat. Arkivleder hadde den gang ikke full stilling. Da den tidligere arkivlederen gikk av med pensjon i 1999, overtok jeg denne jobben. – Er du pr i dag tillagt andre ansvarsområder? Nei, men det hender jeg må vikariere ved ferier/fravær i felleskontoret. – Var kommunen medlem av AustAgder-Arkivet da du ble arkivleder? Ja, kommunen har vært medlem av den interkommunale ordningen i AustAgder-Arkivet siden starten i 1995.

Hva fikk du vite om medlemsordningen? Jeg fikk vite at vi var medlem, men ikke hva dette innebar. Medlemsordningen i Aust-Agder-Arkivet har vært til svært god hjelp. De har bred og god kompetanse. Jeg ser det som en trygghet å være medlem, "de passer på oss" når det kommer nye lover, retningslinjer og pålegg. – Var arkivoppgavene et stort tema da du tok over? Arbeidsoppgavene var et stort tema da jeg tok over, men jeg var nok ikke klar over hvor stort det var. – Vil dette arbeidet fortsatt være et stort tema framover? Ja, arkivarbeidet vil være et stort og viktig tema framover. – Har arkivjobben utviklet seg mye siden du tok over? Ja, arkivjobben er blitt mer synlig. Personlig har jeg lært en del, vært på kurs og konferanser. Bl.a. har jeg sist vinter og vår gått Arkivlederkurs. Kurset bestod av i alt 6 samlinger. Kurset ble arrangert av Aust-Agder-Arkivet i samarbeid med Interkommunalt Arkiv i VestAgder. Internt i kommunen har jeg fått god kontakt med saksbehandlerne på tvers av etatene. Saksbehandlerne er blitt flinkere, og har i større grad fått forståelse for arkivarbeidet, selv om det fortsatt er slik at vi alle kan bli flinkere. – Kommunen er omorganisert siden du

INTERVJUET Navn: Kommune: Fylke: Innbyggertall: Antall årsverk: 14

Arkheion - 2#2001

Kari Heia Birkenes Aust-Agder 4360 246

tok over som arkivleder, hva har det betydd for deg og ditt arbeide? Omorganiseringen har betydd en del. Jeg har bl.a. flyttet ut fra ekspedisjonen og fått eget kontor. Dagligarkivet er plassert på mitt kontor. Dette synes jeg er en stor forbedring både med hensyn til sikkerhet, tilgang til arkivet og utlån av arkivmapper. – Etter ca 2 års erfaring med sentralisert sakarkiv, er det ting du kunne ønske deg annerledes? Det er litt for tidlig med ønsker enda… – Hva savner du eller ville du blitt glad for å få i arbeidet ditt? Godkjente arkivlokaler. – Birkenes kommune har deponert konsesjonspliktige personregistre som er ute av aktivt bruk og arkiv eldre enn 1963 i Aust-Agder-Arkivet i Arendal. Det er ca 5,5 mil mellom Birkenes og Arendal. Har den fysiske avstanden til kommunens eldre arkivmateriale bydd på problemer? Nei. – Til slutt: Hva er det beste med å være arkivleder i kommunen din? Egentlig liker jeg godt "å holde saksbehandlerne i ørene". Men på tross av det er jeg nok ikke streng nok. Men jeg har som målsetting å bli strengere!

Intet nytt under solen... I arkivet til Hedrum kommune fant jeg for en tid siden dette rundskrivet. Det kunne vært første utkast til arkivforskriften, men mange arkivet har likevel forsvunnet siden da.

Til formannskapet i ……………………… De lokale arkiver inneholder en mengde viktige opplysninger om bygdenes liv og utvikling, særlig i forrige aarhundrede, ofte ogsaa fra 1700-aarene.For den bygdehistoriske forskning er disse arkiver uundværlige kilder, og uerstattlige kulturværdier gaar tapt naar de helt eller delvis ødelegges. Men en systematisk opordning av ethvert arkiv er nødvendig, ellers kan ikke kildestoffet nyttiggjøres. Et arkiv i kaos er for forskningen dødt, ubrukbart kildemateriale.Undersøkelser har vist at som regel er bygdenes arkiver i mindre god orden, og de blir heller ikke opbevaret slik ar de er sikret mot ødeleggelse ved ild eller fuktighet. Det gjelder først og fremst kommunearkivene. De flyttet i eldre tid rundt med ordførerhvervet, og partier blev da ofte liggende igjen hos fratredende ordførere; en del havnet ellers hos lensmann og forlikskommissærer, en del i prestegaardene. Meget arkivstoff er utvilsomt allerede gaatt tapt, men det som endnu er i behold bør snarest mulig samles og ordnes. Ved opordningen maa protokollene forsynes med ryggetiketter og paaskrift, mens alle løse papirsaker som lister, hefter, dokumenter, skrivelser etc. skilles i grupper efter innholdet (kommunevesen, skolevesen, fattigvesen, forliksvesen etc.). Innen hver gruppe ordnes derefter sistnevnte arkivsaker kronologisk i passende pakker som nummereres og paasettes greie etiketter. Tilslutt settes op en ikke for knap avfattet innholdsfortegnelse over hele arkivet.Dernest maa kommunearkivet skaffes baade brandsikkert og tørt opbevaringsrum, enten i et litet særskilt hus eller i et dertil innrettet rum i en av kommunens bygninger. Hertil bør selvfølgelig altid tas fornøden hensyn ved utarbeidelsen av planer for nye kommunelokaler, men i bygder med eldre kommunelokaler uten arkivrom maa slike kunne innbygges.Arkivrummene maa ikke alene være brandsikre, men ogsaa tørre. Fuktighet har i tidens løp vistnokk ødelagt likesaa meget arkivstoff som ilden.Med hensyn til prestearkivene trenger som regel ogsaa disse en bedre ordning, og der mangler ofte en oversiktlig og paalidelig innholdsfortegnelse.- Heller ikke prestearkivene er tilbørlig sikret mot ildsfare, de opbevares jo gjerne i almindelige rum i trebygninger. Paa hver prestegaard burde derfor ogsaa innrettes et brandsikkert arkivrum.Tønsberg den 5. november 1921

For mye negativt om Karlsøy – Det skrives altfor mye negativt om Karlsøy kommune. Og ærlig talt, er det verdt trykksverten å skrive om arkivrot i kommunen? Hvilken kommune har ikke arkivrot? Jeg tror den negative fokuseringen har en negativ signaleffekt på ungdommen. Det er uheldig for ungdommer som søker en identitet. T.P.

SAKSET FRA ”BYRUNDEN” I AVISA ”TROMSØ” 14.10.93

AVISKLIPP

Fra Fylkesmannen i Vestfold

TROMSØ

SMÅSTOFF Arkheion - 2#2001

15

I K A V E S T- AG D E R T E K S T: K J E T I L R E I T H AU G

NYTT RÅDHUS – FULLT AV VANN De ansatte i arkivtjenesten i Farsund kommune opplevde nylig noe som ligger nært opp til et mareritt for en samvittighetsfull arkivmedarbeider. Kjelleren i det nye rådhuset sto full av vann, og en stor del eldre arkivmateriale var blitt grundig vætet.

Farsund kommune har nesten 10.000 innbyggerer og ligger idyllisk til med nærhet til hav og sandstrender. Det gamle og flotte "Husan" ligger på en høyde i byen og brukes til rådhus. For en stund siden ble det klart at det var for lite til å dekke plassbehovet for kommunen. Det har derfor blitt gjort plass for en utvidelse i rådhuset "hage". I denne nye delen av rådhuset har man plassert eldre arkivmateriale i kjelleren, i et rom som kommunen skal ha forsøkt å bygge etter forskriftene – herunder Arkivforskriften. Kjelleren i det nye bygget er stor nok til at man kan leie deler av den ut til likningskontoret i kommunen, slik at også det har tilgang til gode og sikre lokaler for sine "eldre og avsluttede arkiver". Den første søndagen i september ødela for denne tilsynelatende idyllen. Et innløpsrør for vann fra gata til bygget sprakk. Røret var bygd inn i gulvet og vanntrykket som oppsto gjorde kort prosess med betonggulvet. Gulvet ble presset opp og store mengder vann strømmet inn. Vannet rant som vann renner og trengte seg frem der det kom til, gjennom dører og over terskler – for det var store mengder vann som kom på avveie. Enkelte steder sto vannet en halv meter opp på veggen. Vannet trengte altså inn i arkivrommet både til kommunen og likningskontoret. Her var det uheldigvis materiale som var plassert på gulvet og ikke satt opp i hyllene slik det selvfølgelig burde har vært. Det er likevel klart at mengden med vann var så stor at mye materialet ville blitt skadet selv om det hadde blitt satt opp i nederste hylle i arkivreolene. Store mengder arkivmateriale ble bokstavelig talt vasstrukkent og ble derfor sporenstreks sendt av gårde til frysetørring. Et stort og dyrt arbeide venter. For kommunen blir dette en forsikringssak – spørsmålet er altså om hvorfor vannrøret sprakk og om det var riktig dimensjonert. Statsarkivet i Kristiansand var i hvert fall interessert i å finne ut hva som

16

Arkheion - 2#2001

hadde skjedd og hvordan dette hadde påvirket arkivmaterialet. De var blitt informert av kommunens arkivleder om at noe hadde skjedd og sendte ut en av sine medarbeidere for å undersøke og inspisere. Han kunne lite gjøre på stedet annet enn å kikke på skadene og gi tips om videre arbeid. Han kom til stedet etter at pumpene var satt inn og arkivmaterialet var sendt til frysetørring, og han og representantene for kommunen og fylkesskattekontoret kunne derfor gå tørrskodd gjennom lokalet. I forbindelse med lekkasjen og det som ble diskutert i kommunen har statsarkivet i Kristiansand sendt kommunen et brev der de blant annet understreker at selv om arkivmaterialet blir frysetørret, så er arbeidet med å redde det ikke nødvendigvis fullført. Materialet må undersøkes på nytt når det kommer tilbake fra frysetørring for å få klarlagt eventuell videre behandlingsmåte og kostnad. Det må være bittert for kommunen som sier de har hatt som et av kravene til nybygget at det skal oppfylle arkivforskriften, at arkivmaterialet likevel blir ødelagt av vann. Kommunen ser altså på dette som en forsikringssak og forventer vel at forsikringsselskapet trer støttende til når regningen skal betales. Vi får håpe at kommunen har sitt på det tørre når det gjelder å ha fulgt forskriftene, slik at de slipper å måtte utbedre arkivlokalene sine i altfor stor grad. Det man uansett kan trekke ut som lærdom av dette, er at selv om man bygger arkivlokaler som oppfyller kravene i arkivforskriften, blant annet med plassering slik at det ikke er flomutsatt, så kan man ikke sikre seg mot alle slags uheldige omstendigheter. Denne gangen kan det for eksempel ha vært slurv under byggingen, det kan ha vært fabrikasjonsfeil på vannrøret eller misforståelser mellom utbygger og entreprenør. Alle fornuftige hensyn kan være tatt, men likevel får man problemer – vi får håpe for andre kommuner sin skyld at dette var et uheldig engangstilfelle.

INTERKOMMUNALT ARKIV FINNMARK (IKAF) - KORT PRESENTASJON IKAF, verdens nordligste interkommunale arkiv, ble opprettet 8. desember 1997 og kom i drift fra og med 15. september 1998. IKAF er lokalisert til Lakselv, administrasjonssenteret i Porsanger kommune. Her har vi to kontorer, ordningsrom og depotlokale i det gamle rådhuset, en murbygning fra 1955. Depotlokalet har plass til om lag 350 hyllemeter og er praktisk innredet med kompaktreoler. Eget klimaanlegg sørger for riktig temperatur og luftfuktighet i depot.

Det er i dag to stillinger ved IKAF. Daglig leder og arkivkonsulent. På sikt vil man forsøke å utvide dette med én stilling. Samlet medlemskontingent er i år ca. kr. 750.000,- og 12 av 19 kommuner er medlemmer i IKAF. Medlemskommunene er Berlevåg, Båtsfjord, Gamvik, Hammerfest, Karasjok, Loppa, Måsøy, Nordkapp, Porsanger, Nesseby, Vadsø og Vardø. Virksomheten ved IKAF har siden starten hovedsakelig vært konsentrert om ordning av eldre arkiv, innhenting og oppbevaring av personregistermateriale, samt arbeid med arkivplaner i medlemskommunene. Vi er også akkurat ferdig med å ordne og avlevere til Statsarkivet i Tromsø alle arkivene fra distriktsleger og helseråd fra våre medlemskommuner. IKAF har et stort og variert distrikt. Finnmark er Norges største fylke i areal og Norges minste i folketall og er møteplass for samisk, finsk/kvensk og norsk kultur. Lakselv ligger geografisk sentralt i Finnmark og det er om lag 70 mils kjøring mellom ytterpunktene i distriktet, medlemskommunene Loppa i Vest og Vardø i øst. Offentlige kommunikasjoner finnes, men egen bil er som regel det beste alternativet. Reisevirksomhet i Finnmark kan vinterstid by på utfordringer og det er store klimatiske variasjoner fra kyst til vidde. Nattestengte veier, kolonnekjøring og temperaturer godt under 30 kuldegrader er faktorer å regne med og møteavtaler gjøres med værforbehold. Lite trafikk og langt til folk mange steder gjør at man må være utstyrt for å klare seg en vinterdag, så å si, om nødstopp skulle inntreffe. Men sommerstid, med evig sol, er kulde og vintermørket glemt og reiser i distriktet en fornøyelse. Spesielt for Finnmark er svært store tap av arkiv som følge av krigshandlinger høsten 1944/1945 med evakuering og systematisk brenning av landsdelen. Mange kommuner tapte så godt

som hele arkivet, mens andre klarte å berge noe - dels ved evakuering dels ved tilfeldigheter. I Porsanger reddet man det som ble flyttet til tårnet i Kistrand kirke, som ikke ble brent. Vadsø kommune berget arkivene de lot være igjen i byen, men tapte det man ville redde ved evakuering til Tana. I Hammerfest tapte man arkivene som ble flyttet til kirken da denne brant sammen med byen, men berget det som ble evakuert til Harstad. Og selv om man ville redde arkivet var det nok ikke så enkelt å gjennomføre i praksis. Fylkesmannen i Finnmark ønsket våren 1945 en orientering om arkivsituasjonen. Fra Alta svares at: "Vi hadde planer om å ta det viktigste av kommunens arkiv med. Det var dog flere røster som gjorde gjellende at vi ikke kom til å få nogen bruk for dette. Bl.a. forespurte vi herr. fylkesmann Bekeng da han var på gjennomreise. Han mente at hvis vi kunne ta det med kunne vi det, men det spilte ingen rolle om det ble igjen. Vi forsøkte dog å få stillet transportmidler til rådighet for dette øiemed, men det gikk ikke. Da vi så brakte i erfaring at det fra Sorenskriverkontoret ikke ble tatt med annet enn grunnbøkerne, kunne vi ikke godt la det sparsomme vi kunne få med av våre private eiendele i stikken for å ta med arkivet. Arkivet ble derfor både for herredskassererens og kommunekontorets vedkommende stående på de resp. kontorer som jeg avlåste og leverte samtlige nøkler på lensmannskontoret." Ved ordningsarbeidet har vi prioritert de eldste arkivene for å få en oversikt over hva som faktisk finnes av materiale før 1945. I tillegg har vi arbeidet med muligheter for å kunne tilby depottjeneste for eldre og avsluttet arkiv og håper dette kan la seg gjøre om ikke alt for lenge. Som bildet viser er behovet tilstede.

Kommunehuset i Porsanger der IKA Finnmark holder til. Foto: Bjarne Lein 2000

Arkheion - 2#2001

17

T R O M S Ø M U S E U M , K U LT U R H I S TO R I S K L A B . T E K S T: CA M I L L A C E L I N E N O R D B Y

FRYSETØRRING AV VANNSKADET ARKIVMATERIALE NEDFRYSING

FRYSETØRRING AV VANNSKADDE BØKER

Arkivmateriale som blir utsatt for vannskader i forbindelse med oversvømmelse eller brannslukking vil kreve spesiell behandling umiddelbart for å oppnå best mulig resultat og begrense omfanget av skaden. Det er derfor svært avgjørende at arkivmateriale som har vært utsatt for vannskade fryses ned så fort som mulig. Dette er viktig for å unngå at blekket flyter utover samt at limet i bøkene løser seg opp. I tillegg unngår man også muggdannelser, noe som er av stor betydning ettersom mugg ikke bare gjør skade på arkivmateriale, men også er farlig for mennesker.

Frysetørringsmetoden har gjennom de siste 25-30 år vunnet stor utbredelse og blir benyttet i museumssammenheng til konservering av arkeologisk vanntrukkent organisk materiale som tre, lær, tekstil og bein. Frysetørring går i prinsippet ut på å fjerne vann ved sublimasjon. Det vil si at et stoff (vann) kan fordampe direkte fra dets faste form (is) uten først å gå over i væskefase. Selve frysetørringsmaskinen består av et vakuumkammer hvor materialet blir plassert, en eller to iskondensatorer, et nedkjølingsanlegg og en vakuumpumpe. Etter at bøkene er frosset ned på forhånd plasseres de i vakuumkammeret. Ved starten av prosessen stilles temperaturen i kammeret på ÷ 25 °C. Temperaturen i iskondensatoren vil stilles på ÷50 °C. Trykket i vakuumkammeret vil deretter bli redusert. Det er strengt tatt ikke nødvendig å bruke vakuum under frysetørringsprosessen, men det har vist seg at diffusjonen av vanndamp er mye mer effektiv under redusert trykk. Så lenge temperaturen i selve vakuumkammeret er høyere enn temperaturen i iskondensatoren vil is fra de nedfrosne bøkene fordampe og samles opp i iskondensatoren hvor den blir isolert, smeltet og fjernet. I løpet av tørkingsprosessen vil hastigheten på tørkingen synke og mindre og mindre is vil bli dannet til prosessen går mot slutten.

PAKKING

Den største faren for arkivmateriale som har vært utsatt for vannskade er fysisk skade i form av svekkelse av papiret fordi cellulosefibrene sveller, samt sammenklistring av sidene. Papir bør ikke brettes i våt tilstand for så å fryses ned siden fibrene lett vil knekke og skaden vil være uopprettelig. Dersom det lar seg gjøre, bør man pakke bøker, permer og arkivmapper enkeltvis i tynne plastposer for å unngå sammenfrysing. Arkivmaterialet bør også grovsorteres i type materiale og antatt skadeomfang før nedfrysing. De bør også pakkes flatt (horisontalt) for å gi best mulig støtte, fordi vått/fuktig papir lett kan ødelegges. Det er mest hensiktsmessig å fryse ned arkivmateriale i enheter ikke høyere enn 10-15 cm, fordi man oppnår en større overflate slik at selve frysetørringsprosessen går raskere. Både papir og papp er materialer som er svært tette og som derfor isolerer svært godt. Dersom arkivmateriale fryses ned i store enheter vil det forlenge tørketiden i frysetørringsprosessen.

18

Arkheion - 2#2001

EN EFFEKTIV METODE

Frysetørring er en relativt rask og rimelig tørkemetode, og forsøk har vist at den egner seg godt for behandling av vannskadet arkivmateriale. Etter endt frysetørring kan materialet imidlertid virke litt tørt. Det bør derfor legges utover i et rom som holder 45-55% relativ luftfuktighet for å trekke til seg noe fuktighet. Bøker og papirer som har blitt utsatt for høyt vannopptak vil ofte være bulket. Ved frysetørring vil de fikseres i denne tilstanden og derfor også være bulket etter tørkeprosessen. Dette kan imidlertid til dels løses ved å legge bøkene forsiktig i press i noen uker etter frysetørringsprosessen. ULIKE MATERIALER

Bøker er sammensatt av flere ulike materialer som papp, papir, plast, lær, pergament, tekstil og ulike typer lim. Selv om materialene kan frysetørres hver for seg med godt resultat, kan det oppstå problemer dersom disse frysetørres sammen. Årsaken er at ulike materialer reagerer forskjellige

på endret fuktinnhold. Ved enkelte anledninger vil det derfor være ønskelig med demontering for å tørke de ulike materialene hver for seg for å oppnå et bedre resultat. HELE PROSESSEN ER VIKTIG

Frysetørring er kun første steget i en prosess for å konservere vannskadet arkivmateriale. Ved bruk av frysetørring kan man ikke rette opp fysisk skade på arkivmateriale som allerede har funnet sted og man kan heller ikke fjerne flekker eller misfarging. Fordelene ved frysetørring er imidlertid at man unngår muggdannelse i tillegg til de skader som ville oppstå ved lufttørking av våte og lite robuste materialer. En av de store fordelene ved frysetørring er at bøker kan frysetørres i lukket tilstand uten at de enkelte sidene klistres sammen etter tørking. Man må imidlertid ha i bakhodet at en suksessfull frysetørring av arkivmateriale i stor grad avhenger av hvor fort og med hvilken omhu materialet blir pakket og frosset ned etter at ulykken har funnet sted.

LITTERATUR: Andersen, Lars Møller (1993), Frysetørring af arekæologisk træ og andre våde organiske materialer. Konservatorskolen. Det kongelige Danske Kunstakademi. København. Skinner, T (2000), "Freeze-drying flood-damaged books and documents from Perth Museum & Art Gallery", s. 10-11. I Perth flood seminar: Every cloud has a silver lining. Scottish Society of Conservation and Restoration. Edinburgh. Sæterhaug, R (1987), "Frysetørring av vannskadde bøker", s. 19-20. Meddelelser om konservering. 1. hefte 1987. Nordisk Konservatorforbund. Oslo Sæterhaug, R. (1990), "Når brann og vann truer kulturgjenstander", s. 26. I Spor –fortidsnytt fra midt-Norge, nr 1. Vitenskapsmuseet, Universitetet i Trondheim. Trondheim.

IKA TROMS

T E K S T: H A R A L D H . L I N D BAC H

Brann og vannskade – Hva gjør man? 2. juni i fjor brant det i kommunehuset i Lyngen i Troms. Som et resultat av slokningsarbeidet ble det materialet som ikke brant opp svært vannskadet. Det var i denne situasjonen at Interkommunalt Arkiv Troms kom inn i bildet. I dag ser det ut til at vi er i stand til å berge det meste av kommunens arkiv. Dette skyldes ikke minst at kommunens medarbeidere satte mye inn på å følge de rådene vi ga til punkt og prikke. Slik unngikk man tap av arkivmateriale, og at soppog muggutbrudd fikk skape unødvendige problemer. Å si at IKA Troms var forberedt på brann i en av våre medlemskom-

muner vil mildt sagt være å overdrive. Takket være god hjelp - ikke minst fra Arne Skivenes ved Byarkivet i Bergen – ble vi imidlertid i stand til å yte Lyngen Kommune nødvendig hjelp når krisen rammet. Kulturhistorisk Lab. ved Tromsø Museum tok på seg det krevende arbeidet med å stå for frysetørring av arkivmaterialet. Camilla C. Nordby, som har hatt det daglige ansvaret for konserveringen, har i artikkelen over gitt en innføring i frysetørring, og hva som bør gjøres i forbindelse med vannskade på arkiv.

Arkheion - 2#2001

19

25 INTERKOMMUNALT ARKIV I ROGALAND ER 25 ÅR Som en del av markeringen av Interkommunalt Arkiv i Rogaland sitt 25 års jubileum, holdt statsarkivar, og initiativtaker til den interkommunale arkivbevegelse i Norge, Hans Eyvind Næss følgende tale under en jubileumslunsj: Kjære kolleger og arkivvenner. Interkommunalt i Rogaland er 25 år. Det bringer frem mange minner og foranlediger refleksjoner. Først litt om initiativet. Da jeg kom til Stavanger som statsarkivar i desember 1970 var min praktiske arkiverfaring basert på arbeid for Stavanger kommune siden 1967, på arbeid med kildeavskrivning ved statsarkivkontoret i Stavanger og på arbeid med eldre offentlig kildemateriale fra statsarkiv og riksarkiv i forbindelse med hovedfagsstudiet i Oslo. Med den kjennskap jeg hadde til det aktive og mangfoldige og tradisjonsrike lokalhistoriske miljøet i Rogaland falt det naturlig å se oppbyggingen av statsarkivet parallelt med utbygging og forbedring av tilstanden i de kommunale arkiv. Jeg hadde også en annen sterk drivkraft: Jeg kom tilbake fra Oslo med hovedstadens mange profesjonelle kultur- og kulturverninstitusjoner. Jeg kom tilbake til Stavanger med en sterk tro på at det var viktig etter evne å bidra til byggingen av kunnskapsfylket Rogaland. I Stavanger var jeg den første utdannende historiker som hadde jobb utenfor skoleverket. Kunsthistorikeren Jan Hendrich Lexow på Stavanger Museum og jeg utgjorde i 1970 den eneste kulturhistoriske formelle fagprofesjonalitet i byen. Det var sterkt behov for å gjøre noe med dette. For meg var det en selvsagt ting at det ikke ville kunne bli noe tilfredsstillende arkivvern eller mulighet for faghistorisk forskningsaktivitet uten at alle typer arkiver, statlige, kommunale og private ble tatt hånd om av profesjonelle arkivinstitusjoner. Det var naturlig at forsøkene på å endre Stavangers svake stilling som kunnskapsby ble initiert av det fåtallige miljø som fantes. Planene både om arkivinstitusjoner, utvikling av bibliotek og museer, organisert vern av verneverdige bymiljøer, etablering av en egen forskningsinstitusjon på Ullandhaug, igangsetting av byhistorieskriving, etablering av historie som fag på høgskolen m.m., alt dette gikk inn i initiativ som jeg hadde gleden av å

Arkivsjef Vigdis Bergstad får overrakt gave fra Statsarkivar Hans E. Næss Riksarkivar John Herstad

20

Arkheion - 2#2001

være med å virkeliggjøre, særlig i samarbeid med Lexow, Kjølv Egeland, sosialrådmann Torgils Våge, finansårdmann og fylkesmann Konrad B. Knutsen, ordfører Arne Rettedal m.fl.For meg ble utbyggingen av arkivinstitusjonene det aller viktigste. I 1972 aksepterte Stavanger kommune å investere i lokaler og stillinger for sitt eget arkiv, Byarkivet i Stavanger. I forbindelse med avslutningen av mitt engasjement for Stavanger kommune det året, føltes det som statsarkivar naturlig å ta spørsmålet om en mulig samarbeidsmodell for de øvrige Rogalandskommunene opp med de respektive kommuner og ordførere. Interkommunalt samarbeid var allerede under utprøving for andre tjenester, så det føltes naturlig å gjøre et fremstøt for å se på responsen i kommunene på et slikt opplegg. Det var helt på det rene at utfordringene for statsarkivet med statens egne arkiver var alt for omfattende til at en kunne anta at statsarkivet kunne utføre særlig mye arbeid for kommunene innefor rammen av egne ressurser. Planleggingsarbeidet tok til i 1972/1973 og tok ca. 3 år. Ikke uventet var det varierende reaksjoner i kommunene. Men det var stor nok interesse blant mange nok kommuner til at IKA til slutt kunne etableres fra 1.1.1976. Men det skjedde først etter mange samtaler med ordførere og rådmenn; og skjellsord over den sentralistiske statsarkivaren i Stavanger kom utvetydig frem både i presse og kringkasting. Særlig var reaksjonene sterke i nordfylket (Nord-Rogaland) der det var talsmenn som ønsket eget depot også for statlige arkiver. Når jeg offentlig brukte begrepet Sentralarkivet i Rogaland for et felles interkommunalt arkiv i samarbeid med statsarkivet var jeg naiv nok til å tro at ideen ville fremstå som nettopp den ambisjon som lå i initiativet, å bygge en

profesjonell institusjon i fylket vårt. Men her som i så mage andre sammenhenger er det vanskelig å få både personer og institusjoner til å samarbeide. Den individualistiske trang i Norge til både å være seg selv og være seg selv nok, er svært sterk. Så både jeg og mine medarbeidere gikk over til å bruke andre ord for å fremme IKAutviklingen. I denne prosessen som i så mange andre sammenhenger er det en god lærdom at det lønner seg å ha klart definerte mål og en sterk porsjon tålmodighet. Og misjoneringen av det gode samarbeidsbuskap har holdt frem til denne dag. Enkelte kommuner, som Sandnes, fikk mange misjonsbesøk av meg og flere kolleger, som fylkesrådmann Erik Tjemsland erfarte da han var rådmann i Sandnes kommune. Men IKA-ordningen ble etablert, utbygd og den har fungert. Det var mye prøving og feiling de første årene, både med arbeidsprioriteringer og organisasjonsstruktur; de første historiker-arkivarer ble f.eks. avløst av konsulent-arkivarer. Men den faglige rådgivning og utarbeidelse av kataloger over alle medlemskommunenes arkivsaker viste seg nyttig og ble satt pris på, det viste den økende oppslutning om medlemsskap i IKA. Og etter få år ble IKA tanken lansert andre steder og med nyetableringer. Men først 25 år etter at forslaget om et felles depot ble droppet grunnet motstand fra flertallet av kommunene, kan en nå slå fast at det likevel til slutt blir fellesdepot i samme hus som statsarkivet slik at all arkivservice i Rogaland både fra statlige, kommunale og private arkiver skjer i samme bygg, via samme telefonnummer og fra samme lesesal. Vi får to profesjonelle arkivinstitusjoner som kan fungere i et faglig samarbeid, i et gjensidig styrkende faglig miljø som kan evne å løse de mange utfordringer arkivarbeidet står overfor. En sterk arkivinstitusjon vil også spille en viktig rolle som samarbeidsinstitusjon og satellittinstitusjon for Høgskolen i Stavanger og for Universitetet i Rogaland som er på vei. Og det kommunale fellesdepot som ser dagens lys i løpet av det neste året, vil være et fundament for utvikling av ny og spennende historieforskning omkring lokalsamfunnets og regionens historie. Arkivene skal tjene forskningen, og med det sentralarkiv i form av en samarbeidsmodell mellom selvstendige institusjoner som er i ferd med å se dagens lys, vil Rogaland ha en funksjonell serviceinstitusjon vis-a-vis brukerne som kan bli en ny rogalandsmodell, slik det jubilerende IKA lenge har vært. Modellen har fungert. Og det er selvsagt tilfredsstillende at den nå er anbefalt av Riksarkivaren for kommuner og fylker i hele landet. Riksarkivaren har sogar anbefalt at denne type ordninger skal gis imperativ karakter i kommunesektoren ved lovpåbud. Jeg tror det er en rett vei å gå for å få likhet både med hensyn til kvalitet på arbeidet og på publikumsbetjeningen over hele landet. Dette området egner seg lite til for stor grad av frivillighet. Det viser både erfaring og de store ulikhetene som fremdeles hersker i det norske kommunale arkivlandskapet. Jeg legger ikke skjul på at det har vært et slit mange ganger. Ikke bare var det tungt og tok lang tid og stå-på-vilje til å få IKA

igang, men det var ikke bare støtte å hente i Arkivverket. Jeg husker ennå flir og ironiske kommentarer fra kolleger i Riksarkivet i 1970-årene. I dag forslår Riksakivaren at det skal gis penger for å stimulere oppbyggingen av IKA-ordninger andre steder i landet. Jeg er glad for dette. Men da mener jeg og samtidig at det må være rett å yte slike stimuleringsmidler til arkivinstitusjoner som tar initiativ til å virkeliggjøre viktige nye arkivtiltak, slik at en ikke lar pionerinstitusjonene få æren, og de som kommer i gang sist får tilgang til tilleggsressurser. På den annen side har Riksarkivarens nasjonale politikk og den strategiplan for etaten som legges frem i disse dager i seg klare ambisjoner om å styrke alle sider av arkivarbeidet i hele Norge på en dynamisk og funksjonell måte: det gjelder bl.a. arbeidet med kommunearkiv, privatarkiv og elektroniske arkiv og arbeidet med arkivformidling både via Internett og via kildepublikasjoner. Ikke minst har arkivloven av 1999 gjort det mulig å administrere og organisere arkivarbeidet med et klart og sterkt hjemmelsgrunnlag som gjør det mulig å stille like strenge kvalitetskrav til alle arkivskapere uavhengig av forvaltningssektor og arkiveier siden loven også omfatter private arkivskapere. Både ambisjoner og formalvirkemidler i Arkivetaten er slik sett på et høyt internasjonalt nivå. Så mens noen av oss mener at vi i beskjedenhet kan si "Look to Rogaland", kan Riksarkivaren med rette i mange sammenhenger si "Look to Norway". Det er svært hyggelig å gratulere IKA med dagen i dag. Jeg har kunnet følge institusjonen på nært hold. Det har vært viktig med det fagsosiale fellesskapet. Det har vært hyggelig å være nær IKAs ledere og medarbeidere i det daglige. Det har vært hyggelig å ha den miljøforøkelse i huset som IKA representerer. Og det er viktig at en innom hus kan diskutere prosjekter og ideer i et faglig fellesskap. Det er fruktbart og gjør det mange ganger mulig å finne løsninger i situasjoner der det ellers kanskje ikke ville blitt funnet løsninger. Nært faglig samarbeid er et nyttig mål i seg selv. Dessuten skaper samarbeid og samlokalisering bedre ressursutnyttelse for arkiveierne og mer effektiv service overfor brukerne. Skulle jeg ha noen ønsker for dagen, må det være at IKA i tillegg til sine mange fellesoppgaver for helheten av kommunal sektor i Rogaland også investerer i en forbedret konserveringstjeneste slik at arkivsakene overlever i fremtiden, at virksomheten bygges ut med faglige konsulenttjenester med enda større bredde enn i dag, at IKA satser sterkere på rådgivning og informasjonsformidling til skoleverket, høgskolen og til de lokalhistoriske miljøene og det brede interesserte publikum i sin alminnelighet, og at IKA går foran i faglig arbeide på det kommunale- og regionale område ved også å relaterer seg aktivt til faglige arbeid og deltakelse i det internasjonale arkivsamfunnets arbeid for de lokalhistoriske arkiver. Nye initiativ og perspektiver skal alltid være velkommen i arkivlandskapets rosehage som bidrag til å bygge kunnskaps-Norge og kunnskapsfylket Rogaland. Gratulerer med dagen.

1976–2001

Arkheion - 2#2001

21

I N T E R KO M M U N A LT A R K I V I

ROGALAND GENERELT

Adresse: Bergelandsgt. 30 4012 Stavanger Tlf: 51 50 12 83 Faks: 51 86 11 40 E-post: [email protected]

Arbeidsplanane har i år vore prega av arbeid med arkivplanar for dei fleste medlemskommunane. I tillegg har prosjektet med elektronisk langtidslagring vorte vidareført, der det m.a. er ferdigstilt ein omfattande rapport om tilhøva på dette området i kvar kommune. Fleire av arkiva etter dei tidlegare kommunale e-verka er også blitt ordna. I samband med IKA Rogaland sitt 25-års jubileum, laga vi ei utstilling med tema kommunale arkiv; kva fins , kvifor blir arkiva oppbevart og korleis kan dei brukast. Utstillinga har vandra rundt i IKA sine medlemskommunar i jubileumsåret. Dei fleste kommunane har ønska bistand frå IKA i samband med Arkivverket si kartlegging av arkivrom i kommunane.

Personale: Turid Holen arkivkonsulent Tlf: 51 50 12 89 Mob: 900 40 186

PERSONALSITUASJONEN Hallgeir Olsen arkivkonsulent Tlf: 51 50 12 84 Mob: 952 05 822

Det har vore utskifting blant arkivkonsulentane denne hausten. Anne-Lise Kirkerud, som har utført oppdrag for IKA tidlegare dette året, er no fast tilsett konsulent etter at Turid Holen sa opp si stilling i sommar.

Sigve Espeland arkivkonsulent Tlf: 51 50 12 81 Mob: 952 05 965

KURS

I løpet av 2001 har vi kjørt eit nytt og revidert kursopplegg for arkivtilsette i medlemskommunane: Arkivopplæring og arkivleiing. Kursa har erstatta dei tidlegare grunnkursa. Kurspakken (på 5 dagar) er tett knytt opp mot utarbeiding og bruk av arkivplan og fokuserer også meir på arkivorganisering og elektronisk arkiv enn tidlegare. Vi har arrangert 3 kursdagar i vår, som har hatt god oppslutning og som me har fått gode tilbakemeldingar på. I haust vil vi arrangera dei siste 2 kursdagane, med tema: Reglement og instruksar for arkivtenesta og Avslutning av arkiv.

Gerd Hertaas fullmektig Tlf: 51 50 12 83 Mob: 952 06 025 Torfinn Jåsund arkivmedarbeider Tlf: 51 50 12 82

PROSJEKT FOR ELEKTRONISK LANGTIDSLAGRING

Rapporten om langtidslagring av elektroniske arkiv i IKAs medlemskommunar er no ferdigstilt. Han gir oversikt over elektroniske arkiv som er i bruk eller har vore i bruk i dei ulike kommunane og er eit godt utgangspunkt for vidare arbeid med langtidslagring av elektroniske arkiv. Rapporten vart presentert for kommunane på eit eige informasjonsmøte, samt på Kommunearkivkonferansen i Bødø. Vi er no klare til å ta imot dei første elektroniske arkiva for konvertering til eigna lagringsformat og innhenta tilhøyrande fullgod dokumentasjon, slik at det elektroniske arkivmaterialet kan nyttast i framtida.

Medlemskommuner: Bjerkreim Bokn Eigersund Finnøy Forsand Gjesdal Hjelmeland Hå Klepp Kvitsøy Lund Randaberg Rennesøy Sandnes Sauda Sokndal Sola Suldal Time Tysvær Utsira Vindafjord Rogaland fylkeskommune

22

ROGALAND

Arkivsjef: Vigdis Bergstad Tlf: 51 50 12 80 Mob: 952 05 712

TILBOD OM DEPONERING I FELLESDEPOT

Kommunane i Rogaland har i desse dagar motteke tilbod om depotplass i fellesmagasin i Stavanger. IKA skal frå januar 2002 leiga magasin, og kan tilby hyllemeterleige til ein pris av kr. 230,- pr. hyllemeter, som inkluderer betjening.

OMORGANISERING

Det er laga forslag til ny selskapsavtale for IKA Rogaland IKS, som skal godkjennast av kvart kommunestyre i løpet av dei neste fem månadane, før representantskapet på neste årsmøte endeleg vedtek omorganiseringa.

I N T E R KO M M U N A LT A R K I V I

HORDALAND Adresse: Årstadveien 22, 5009 Bergen Tlf: 55 30 60 90 Faks: 55 30 60 95 E-post:

REVISJON AV ARKIVPLANAR

På grunn av omorganiseringar i kommuneadministrasjonen, etablering av fellesarkiv og innføring av ny teknologi har mange kommunar behov for å revidere arkivplanen. Interkommunalt arkiv i Hordaland er for tida engasjert i revisjonsarbeid i ni kommunar, og kapasiteten vår tilseier at vi neppe kan ta fatt på nye arkivplanprosjekt før våren 2002. Vi ber likevel kommunar som ønskjer bistand til revisjonsarbeidet, om å ta kontakt med Gudmund så snart som muleg.

[email protected]

Personale: Randi Krüger arkivkonsulent tlf. 55306090 E-post:

NETTVERSJON AV ARKIVPLANEN

Dei kommunane som no får revidert sine arkivplanar, vil få tilbod om elektroniske versjonar lagt til rette for presentasjon på kommunen sitt intranett. Den elektroniske versjonen skal gjere det enklare å bruke arkivplanen i det daglege, og vil ved hjelp av hyperlinkar og databaseverktøy gjere det enklare å finne fram til det ein er ute etter. Nettversjonen vil neppe vere klar før fram mot sommaren 2002.

[email protected]

Åse Eikemo Strømme arkivkonsulent tlf 5530 6093 E-post: [email protected]

REVISJON AV ARKIVRETTLEIINGAR

Interkommunalt arkiv i Hordaland har i løpet av dei siste åra utarbeida spesielle rettleiingar for arkiva i barnevernet, PPT-kontora, grunnskulen, barnehagane og pleie- og omsorgstenesta. Den nye lova om personopplysningar, som trådte i kraft frå årsskiftet, har innført nye krav som må innarbeidast i rettleiingane. Vi har difor (i samarbeid med Bergen byarkiv og Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane) sett i gang arbeidet med å revidere desse rettleiingane. I løpet av 2002 vil alle saman kome i ny versjon, med tillegg av ei ny rettleiing for sosialtenesta.

Gudmund Valderhaug arkivsjef tlf. 55306091 E-post: [email protected]

KARIN GJELSTEN

HORDALAND

har sagt opp si stilling som arkivar ved Interkommunalt arkiv i Hordaland, for å begynne i ny jobb ved Bergen byarkiv. Vi takkar henne for utmerka innsats gjennom fleire år!

Medlemskommuner: Askøy Austevoll Austrheim Bømlo Eidfjord Etne Fedje Fjell Fitjar Fusa Granvin Jondal Kvam Kvinnherad Lindås Masfjorden Meland Modalen Odda Os Osterøy Radøy Samnanger Stord Sund Sveio Tysnes Ullensvang Ullvik Vaksdal Voss Ølen Øygarden

23

I N T E R KO M M U N A LT A R K I V F O R VESTFOLD, TELEMARK OG BUSKERUD

KONGSBERG ÅRETS KONTAKTMØTE

Adresse: Kirketorget 6 3616 Kongsberg Tlf: 32 86 60 00 Faks: 32 72 49 54 E-post: [email protected]

Temaene som ble behandlet på kontaktmøtet 19.-20.september 2001 var omorganisering og de nye kassasjonsreglene. Det var ca.20 deltagere som bl.a. fikk en gjennomgang av administrasjonshistorien til kommunene ved Kjell-Olav Masdalen og erfaringer fra omorganisering i Borre kommune ved Toril Sveberg. På grunn av sykdom måtte Torleif Lind gå inn på kort varsel for å snakke om arkivorganisasjon og arkivplan. Karin Gjelsten fra Bergen byarkiv snakket om erfaringene med bruk av de nye kassasjonsprinsippene på skolearkiver.

Personale: June Wahl prosjekt Tlf: 32 86 63 76 Mob: 992 79 657

IKA-PORTALEN

En prototype på portalløsning for IKA Kongsberg er nå i gang for intern utprøving. Portalen ble presentert for arkivmiljøet på IKA-konferansen i Bodø i september.

Ina Halle-Knutzsen prosjekt Tlf: 32 86 63 76 Mob: 481 75 837

DEPOTORDNINGEN Wenche Risdal Osen daglig leder Tlf: 32 86 63 77 Mob: 992 79 615

I juni ble det inngått leiekontrakt på ca.200 m2 plass i et tidligere bankhvelv. I første omgang har vi fått innredet ca.430 hm i tillegg til de ca.250 hm vi hadde fra før. Disse er allerede i ferd med å fylles opp. Med de avtaler vi har pr. i dag vil hyllene trolig være fulle rett etter nyttår. Vi må derfor allerede nå tenke på å sette opp flere hyller. Ut fra tilgjengelig gulvplass skulle det være mulig å få inn ca.1000 hm i tillegg til det vi allerede har. Det skulle derfor være godt håp om å finne plass for alle de som ønsker å avlevere sine eldre arkiver i årene fremover.

Torleif Lind arkivkonsulent Tlf: 32 86 63 78 Mob: 992 79 635 Steinar Marvik arkivkonsulent Tlf: 32 86 63 79 Mob: 992 29 627

Buskerud fylkeskommune

24

Arkheion - 2#2001

Høstens arkivlederseminar ble arrangert på Statsarkivet i Kongsberg 17.oktober 2001. Alf Thorsen fra Stavanger kommune hadde faglig innledning om utfordringene til en moderne arkivleder. Det var ca.15 deltagere fra kommunene. KONSESJONSPLIKTIGE REGISTRE

KONGSBERG

Medlemskommuner: Flesberg Gol Hemsedal Hurum Krødsherrad Lier Nedre Eiker Nore og Uvdal Rollag Sigdal Øvre Eiker Hof Sande Borre Larvik Tjøme Tønsberg Svelvik Fyresdal Hjartdal Nome Porsgrunn Siljan Tinn Tokke Vinje

ARKIVLEDERSEMINAR

Den 26. september ble det holdt høringsmøte om retningslinjer for grunnskolen og PPT. Interessen var så enorm at det ble arrangert eget møte for Tønsberg kommune dagen etter, slik at flest mulig skulle få anledning til å delta. Tilbakemeldingene har vært mange, konstruktive og nesten udelt positive. Behovet for klare retningslinjer har vært et sterkt ønske fra våre medlemskommuner. Siste finpuss er gjort og retningslinjene foreligger nå endelig. Retningslinjene vil bli revidert ved overgang til 2003, som et resultat av bortfall av personregisterloven og konsesjoner.

I N T E R KO M M U N A LT A R K I V I

VEST-AGDER HJEMMESIDE PÅ INTERNETT Adresse: Märthas vei 1, 4633 Kristiansand Tlf: 38 14 55 91 Faks: 38 14 55 92 E-post: [email protected]

Vi har publisert en enkel, men forhåpentligvis nyttig hjemmeside på internett. Den skal først og fremst fungere som et bindeledd mellom arkivmedarbeidere i medlemskommunene og oss i IKAVA. Det er selvsagt fint dersom andre kan benytte seg av siden, men vi har konsentrert oss om å gjøre den til et redskap for medlemskommunene. På siden vil du finne nyheter fra vår lokale arkivverden, oversikt over kurs vi tilbyr, til dels reviderte utgaver av våre arkivveiledninger "Arkivguiden", en "spørsmål og svar-side" hvor du spør og vi svarer i tillegg til mange andre nyttige ting. Du vil også kunne finne lister over de eldre arkivene vi har ordnet i medlemskommunene. Det er mulig å melde seg på kursene via hjemmesiden og det er selvsagt også mulig å ta kontakt med oss via e-post. Du finner siden på www.ikava.no.

Personale: Kjetil Reithaug arkivsjef Tlf. 38 14 55 90 E-post: [email protected]

INTERKOMMUNALT DEPOT? Bjørn Tore Rosendahl arkivkonsulent Tlf: 38 14 55 91 E-post: [email protected]

Prosjektgruppen for depot leverte sin innstilling til IKAVAs styre 31.august 2001. Gruppen har blant annet forsøkt å beregnede økonomiske kostnadene ved et eventuelt interkommunalt depotarkiv i regi av IKAVA. Gruppen har og sett faglige fordeler ved en interkommunal ordning kontra en ordning med ordninger i den enkelte kommune. IKAVA styre ser på utredningen som et arkivfaglig godt grunnlag for videre arbeide. I løpet av høsten/tidlig vinter vil styret ta kontakt med de enkelte medlemskommunene for å legge frem et forslag til videre fremdrift.

Medlemskommuner: Audnedal Flekkefjord Hægebostad Kristiansand Kvinesdal Lindesnes Lyngdal Mandal Marnardal Sirdal Songdalen Søgne Vennesla Åseral

PERSONALE

Bjørn Tore Rosendahl har 50% omsorgspermisjon (tidskonto) ut året. Vi har brukt noe av lønnsmidlene til innleid hjelp for å ordne eldre arkiver for medlemskommunene slik at virkningene for kommunene ikke skal bli alt for store. PERSONOPPLYSNINGSLOVEN - MOTTAK AV MATERIALE

Tilbudet forutsetter at den enkelte kommune selv vedtar om dens underliggende virksomheter skal benytte seg av tilbudet eller ikke. Et slikt vedtak nedfelles i arkivplanen og er forpliktende for den virksomhet det gjelder. IKAVA har ennå ikke kapasitet til å la tilbudet gjelde elektroniske registre.

Vest-Agder fylkeskommune

VEST-AGDER

På bakgrunn av at Personopplysningsloven har trådt i kraft har IKAVAs styre har vedtatt å opprettholde tilbudet til medlemskommunene om mottak og oppbevaring av ømfintlig materiale. Tilbudet om oppbevaring skal kun gjelde følgende typer personregistre: • klientarkiv etter sosialtjenesteloven, • klientarkiv etter barnevernsloven, • arkiv over barn i barnehager, • elevarkiv/elevmapper til skoler, skoleetater eller PPT

Arkheion - 2#2001

25

AUST-AGDER-ARKIVET Føljetongen: Mens vi venter på "Regionalhistorisk senter på Langsæ" lever videre, men nå under nytt navn: "Aust-Agder kulturhistoriske senter". Senteret skal romme Aust-Agder Museet, museumstjenesten og Aust-Agder-Arkivet. Interkommunalt depot for papirbaserte og elektroniske arkiv vil antagelig få en plassering i dette senteret. I løpet av året /regner vi med å være kommet så langt at vi i neste omgang kan nedsette en byggekomite. I mellomtiden har vi som tidligere meldt, gjennom fylkeskommunale "straksmidler" fått utvidet vår magasinkapasitet. For å utnytte plassen best mulig har vi i løpet av siste halvår omorganisert noe på de allerede deponerte kommunale og fylkeskommunale arkiv og noen er flyttet til det nye magasinet i Barbu. Kommunenes ønsker om deponering av eldre og avsluttede arkiv strømmer på. Dette har selvfølgelig sammenheng med arkivforskriftens krav til arkivlokaler og planer for utbedring. Felles depotløsning i Aust-Agder-Arkivet er løsningen på forskriftenes krav til lokaler for eldre og avsluttede arkiv. Mange av kommunene ønsker å deponere arkiver som er yngre enn 20-25 år. De vil gjerne deponere disse så snart det lar seg gjøre, og vi prøver å innfri ønsker så langt det er mulig. Tilleggsmagasiner vi fikk i forbindelse med strakstiltakene er dermed på det nærmeste disponert. Iverksetting av det pågående depotplanarbeidet bør dermed komme i gang så snart som mulig. I vårt depotplanarbeid for Elektroniske arkiv er vi kommet et stykke videre. Det er avholdt informasjonsmøte om langtidslagring av elektroniske arkiv, og vi har fått inn en god del opplysninger om program som er og har vært i bruk i de enkelte kommunene og fylkeskommunen.

Adresse: Kontor, ekspedisjon og lesesal på Langsæ Postadr.: Parkveien 16 4838 Arendal Tlf: 37 07 35 00 Faks: 37 07 35 01 E-post: [email protected] www.aa-arkivet.no Bokbinderverksted: Tlf.: 37 07 35 33

Personale: Kjell-Olav Masdalen arkivstyrer Berit Østerud bibliotekar Ann Carol Endresen kontorfullmektig Anne Møretrø kontorleder Anne Tone Aanby arkivar/leder privatarkivavd. Tore Knutsen fotograf Berit Stie avd.leder kommunearkiv Kjell Knutsen arkivar Ismail Rafieh bokbinder Claus Åge Gramm bokbinder Vidar Hauge IT-konsulent Medlemskommuner: Arendal Birkenes Bygland Bykle Evje og Hornes Froland Gjerstad Grimstad Iveland Risør Tvedestrand Valle Vegårshei Åmli Aust-Agder fylkeskommune

26

AUST-AGDER-ARKIVET

Åpningstider: Ekspedisjon: Man-fre: 8-15 Lesesalen: 15.sept.-14.mai: ma,on,fr: 9-15, ti,to: 17-20 Lesesalen: 15.mai-14.sept.: ma-fr: 9-15

BETJENING AV DEPONERTE ARKIV

Deponering av flere kommunale arkiv i Aust-Agder-Arkivet betyr også mer ressursbruk på betjening av disse arkivene. Innsyn i eller gjenbruk av deponert arkivmateriale skjer i hovedsak gjennom skriftlig og telefonisk henvendelser. ORDNINGSARBEID

Arkivene etter Aust-Agder Kraftverk og Arendal Energiverk er nå ordnet og katalogisert. Arkivene utgjør etter ordning 320 hyllemeter. KURSVIRKSOMHET

Kursvirksomheten har i siste halvår i det vesentligste vært konsentrert om arkivplanarbeid. Arkivplanarbeid er i gang i 4 kommuner. ARKIVLOKALER

I siste halvår har vi i samarbeid med kommunenes arkivledere og brannsjef/teknisk sjef/vaktmestre vært behjelpelig med å kartlegge kommunenes arkivlokaler. Vi diskuterer også utbedringer og løsninger på kort og lang sikt slik at alle kommunens arkivlokaler innenfor 5-10 år tilferdsstiller kravene til arkivlokaler som er nedfelt i arkivforskriften .

I N T E R KO M M U N A LT A R K I V I

MØRE OG ROMSDAL Adresse hovudkontor: Kirkegt. 10 Pb. 1073 6001 Ålesund Tlf: 70 12 36 25 Faks: 70 12 36 26 E-post: [email protected] www.home.c2i.net/ikamr

GENERELT

IKA Møre og Romsdal flytta i mai i år inn i nye trivelige kontorlokale i Ålesund sentrum. Forutan kontorlandskapet har vi også innreidd eit arkivdepot på 140 kvm – tilsvarande 1100 hyllemeter. Depotet skal i første rekkje romme personsensitivt arkivmateriale. Etter oppstartsfasen har vi etablert eit kontaktnett i kommunane som grunnlag for aktiviteten vår. Hensikta er at dette nettverket skal fungere som ei open linje mellom oss og kommunane der alt frå enkle konkrete arkivspørsmål til større prosjekt kan presentarast og løysast. På denne måten er det eigarkommunane som set dagsorden for arbeidet vårt. Til no ser dette ut til å fungere godt og vi har god løpande kontakt med medlemskommunane om det daglege arbeidet.

Adresse avdelingskontor: Rådhuset Kaibakken 2 6509 Kristiansund Tlf: 71 58 61 39 E-post: [email protected]

Personale: Arnt Ola Fidjestøl dagleg leiar Mob: 971 88 903 E-post: [email protected]

ELDRE ARKIV

Vi arbeider for tida med ordning og registrering av eldre arkivmateriale i kommunane Giske, Aukra, Vestnes, Kristiansund, Tustna og Ørskog.

Jan Tore Helle spesialkonsulent E-post: [email protected]

ARKIVPLAN

Kommunane Norddal og Herøy er i siste fase av arkivplanprosessen. Norddal vil vere ferdig i høst medan Herøy avsluttar vinteren 2002. Vi har dessutan starta arkivplan arbeid i Kristiansund medan Stranda, Skodje, Gjemnes, Halsa og Tustna står for tur.

Arbeidet med innsamling av personarkiv er no i gang. Førebels har 25 av kommunane teikna seg på eit avleveringsprosjekt, og vi har halde innleiande kurs i 7 av desse. KURS OG INFORMASJONSVERKSEMD

Kursverksemda har i sommar og haust for ein stor del vore konsentrert om fylkeskommunen. I samband med at dei kjøper eit NOARK 4 arkivsystem skal dei også legge om til k-kodar. I vår arrangerte vi vår første kontaktkonferanse. Tema var todelt - elektroniske arkiv og personsensitivt arkivmateriale. Om lag 120 personar deltok. PROSJEKT

Elektroniske arkiv Saman med IKA Trøndelag har vi sett i gong eit prosjekt på samarbeid om langtidslagring av elektronisk arkivmateriale. Prosjektet vil avføde ein rapport. Eldre arkiv Vi har no kartlagt interessa og fått tilbakemelding på eit uforpliktande tilbod om sentralt depot for avlevering av arkivmateriale eldre enn 25 år. 19 av 33 kommunar har sagt seg interessert. Privatarkiv I samband med det pågåande ABM-prosjektet i Møre og Romsdal vil IKA Møre og Romsdal søke midlar til eit prosjekt som tek sikte på å få kartlagt situasjonen for privatarkiv og få utarbeidd ein innsamlings- og bevaringsplan for denne typen materiale.

[email protected]

MØRE OG ROMSDAL

PERSONSENSITIVT ARKIVMATERIALE

Torun Segtnan Soknes 1. konsulent E-post:

Medlemskommunar: Aukra Aure Averøy Giske Gjemnes Halsa Haram Herøy Kristiansund Midsund Nesset Norddal Rauma Rindal Sande Sandøy Skodje e Smøla Stordal Stranda Sula Sunndal Surnadal Sykkylven Tingvoll Tustna Ulstein Vanylven Vestnes Volda Ørskog Ørsta Møre og Romsdal fylkeskommune

27

I N T E R KO M M U N A LT A R K I V I

TRØNDELAG IKS NY MEDARBEIDER

Adresse: Postboks 2825 Elgesæter 7002 TRONDHEIM

I forbindelse med den forventede utvidelsen fra januar 2002, ble det opprettet en ny stilling som arkivkonsulent ved IKA Trøndelag. Den er besatt av Gro Merete Løkvoll. Gro er 28 år, født og oppvokst i Trondheim. Hun har seks års utdannelse fra universitetene i Tromsø og Trondheim og Høgskolen i Sør- Trøndelag. Fagkretsen består av historie, pedagogikk, statsvitenskap, psykologi og data. Hun har erfaring fra arkivarbeid i Sør- Trøndelag fylkeskommune.

Faks: 73 88 46 80 Personale: Kari Remseth daglig leder Tel. 73 88 46 83 Mob. 926 06 118 E-post:

ARKIVPLANLEGGING

[email protected]

Gro Merete Løkvoll arkivkonsulent Tel. 73 88 46 84

Arkivplanarbeidet er en kontinuerlig prosess og 8 av våre medlemskommuner har arkivplaner under arbeid. 3 kommuner utarbeider sin første arkivplan og for 5 kommuner er arkivplanen under revisjon. PERSONREGISTER

Kommunene avleverte første gang konsesjonspliktige registre i 1995. Vi er nå inne i en ny avleveringsfase. Stjørdal og Steinkjer kommuner har i inneværende uke til sammen avlevert 31 hyllemeter og vi venter flere avleveringer i løpet av høsten.

Medlemskommuner: Frosta Inderøy Levanger Malvik Meråker Midtre-Gauldal Skaun Steinkjer Stjørdal Verdal

ORDNING AV ARKIVER

Våre eldste medlemskommuner har alle fått ordnet og katalogisert eldre arkiver – dvs. fra tiden før kommunesammenslutningen i 60-åra. Arkivene er tilbakeført til kommunene. I ettertid er det dukket opp "etterslep" i slike arkiver. I løpet av året har vi ordnet og registrert "etterslep" fra skoler i Steinkjer kommune, samt helserådsarkiver fra Stjørdal kommune.

28

Arkheion - 2#2001

TRØNDELAG

DEPOT FOR PAPIRBASERTE OG ELEKTRONISKE ARKIVER

IKA har tidligere (1998) kartlagt elektroniske arkiver og utarbeidet en rapport. På representantskapsmøtet våren 2001 fikk styret fullmakt til å arbeide videre med planene. En ny kartlegging ble sendt til medlemmene i juni. Sammen med IKA Møre og Romsdal vil vi ha ferdig en rapport ved utgangen av året. Rapporten vil være et sentralt dokument i arbeidet med å tilby depot for IT-baserte arkiver til kommuner i Midt-Norge. På forespørsel til medlemskommunene tidligere i år om interessen for felles depot for historiske arkiver – svarte 8 av 10 at de ønsket et felles depot i regi av IKA. Representantskapet har vedtatt at institusjonens depot skal lokaliseres til Trondheimsområdet. Vi vil i nærmeste fremtid sende en henvendelse med pristilbud til våre medlemmer. KURS

Vi har tidligere i år arrangert arkivplankurs for spesielle kommuner og Noark-4 kurs for samtlige kommuner. 15. oktober arrangeres K-kode kurs for alle kommuner.

I N T E R KO M M U N A LT A R K I V I

TROMS (IKAT) Adresse: c/o Statsarkivet i Tromsø 9293 Tromsø Tlf: 77 67 69 80 Faks: 77 67 65 20 E-post: [email protected]

KOMMUNEBESØK

I løpet av oktober vil IKAT ha besøkt alle medlemmene, og gått igjennom arkivsituasjonen i forhold til arkivloven og arkivforskriften, Alle sjekklistene som er fylt ut vil danne grunnlag for videre samarbeid og gir nyttig informasjon om hvor tiltak bør settes inn i hver enkelt medlemskommune. Dette vil også være viktig grunnmateriale for den utredningen om fellesdepot som er under utarbeidelse. Hver enkelt kommune får en kortfattet rapport der hovedpunktene i kartleggingen oppsummeres. Alle skoler, barnehager, helseinstitusjoner og andre kommunale virksomheter er ikke blitt omfattet av kartleggingen i første omgang.

Ansatte: Hilde E. Bjørnå arkivsjef Mobil: 90 13 75 35 E-post: [email protected]

UTREDNING AV FELLESDEPOT FOR KOMMUNENE I TROMS

Harald H. Lindbach arkivar Mobil: 91 81 33 15 E-post: [email protected]

Det er satt ned et utvalg som skal ta stilling til forskjellige sider ved opprettelse av et felles arkivdepot for alle kommuner i Troms. I utvalget sitter styrets leder Asbjørg Jensvoll Strøm, Ass. rådmann i Lenvik kommune, styremedlem Odd Solberg, Ordfører i Lyngen kommune, Birgit Larsen, stipendiat ved Historisk institutt, Universitetet i Tromsø og fylkesbibliotekar Ellen Østgård. IKATs arkivsjef er sekretær for utvalget, som også skal se nærmere på mulighetene for økt ABM-samarbeid (arkiv, bibliotek, museum) i Troms fylke.

Medlemskommuner: Balsfjord Bardu Berg Bjarkøy Dyrøy Gáivuona/Kåfjord Gratangen Harstad Ibestad Karlsøy Kvænangen Lavangen Lenvik Lyngen Målselv Nordreisa Salangen Storfjord Sørreisa Torsken Tranøy

ARKIVORDNING

Eldre arkiv fra Bardu, Kvænangen, Målselv og Harstad kommuner er inne til ordning. Etter disse står Gáivuona/Kåfjord, Berg, Lavangen og Balsfjord for tur. ARBEIDET MED PERSONREGISTRE

IKAT tar jevnlig imot avleveringer av konsesjonspliktige personregistre, og ordningen vil fortsette som før fram til 1.1.2003. Da vil en ny ordning bli satt i verk. ARKIVKURS HØSTEN 2001

I tillegg til grunnkursene vi kjører i hver enkelt kommune, vil det i november bli holdt dagskurs i behandling av kommunale personregistre. Kurset vil bli holdt i Tromsø (21.nov.), Storslett (23. nov.), Finnsnes (27.nov.) og Harstad (28. nov.). ARKIVPLANLEGGING

IKAT er for tiden involvert i arkivplanprosjekt i Harstad og Målselv kommuner og arbeider også med en ny standardmal. Lenvik, Gáivuona/Kåfjord og Lavangen står på venteliste og vil få startet opp prosjekter så snart IKAT har ledig kapasitet.

På årsmøte i representantskapet ble det vedtatt en forhøyelse av medlemskontingenten med virkning fra 1.1.2002. Dette betyr at IKAT vil få midler til en tredje stilling. Stillingen vil bli utlyst i løpet av høsten og forhåpentligvis besatt fra årsskiftet. 10-ÅRS JUBILEUM I 2002

Til neste år er det 10 år siden IKAT ble etablert. En rekke forskjellige aktiviteter planlegges i forbindelse med kontaktseminar og årsmøte i april. Det kan også bli aktuelt med en arkivfaglig reise for arkivpersonale fra medlemskommunene. Gode ideer når det gjelder markering mottas gjerne fra medlemmene.

TROMS

UTLYSNING AV NY STILLING

Arkheion - 2#2001

29

I N T E R KO M M U N A LT A R K I V I

FINNMARK Postadresse c/o Porsanger kommune Rådhuset 9712 Lakselv

IKAF MED I ARKHEION!

IKAF er ny deltaker i Arkheion fra og med dette nummer og vi håper våre medlemskommuner tar vel i mot bladet som er et felles meldingsblad og forum for arkivfaglig formidling for nesten alle de interkommunale arkivinstitusjonene i Norge.

Kontoradresse Gamle herredshuset Meierivn. 2 9700 Lakselv

VIRKSOMHETEN VED IKAF

Statsarkivet i Tromsø innkalte våren 2000 alle arkiver fra distriktsleger og helseråd t.o.m. 1983. IKAF har nå ordnet og avlevert disse arkivene for våre medlemmer, samt utført betalt oppdrag for Kvalsund og Lebesby kommuner. Etter ett år med legearkiver fortsetter vi nå ordningsarbeidet med arkivene vi hentet inn tidligere, dvs. sentraladministrasjonen frem til ca. 1955.

Telefon 78 46 46 60 78 46 30 60 Telefaks 78 46 47 55 E-post [email protected] Internett http://home.c2i.net/ ika.finnmark

PERSONREGISTER

IKAF har hentet inn og ordnet en god del personregistermateriale allerede og vi har fremdeles et stort ordningsetterslep her. Men vi tar fremdeles i mot slike register fra de øvrige medlemskommuner som ønsker å deponerer dette hos oss. Dette er et tilbud som inngår i medlemskontingenten.

Personale Hege Sætrum Kenny daglig leder

ARKIVOPPLÆRING Marion J. Sørensen arkivkonsulent

Dette er noe IKAF vil satse mer på i tiden som kommer og tar sikte på å kunne tilby en grunnopplæring i arkiv fra 2002.

Medlemskommuner Berlevåg Båtsfjord Gamvik Hammerfest Kárásjohka - Karasjok Loppa Måsøy Nordkapp Porsanger Unjargga - Nesseby Vadsø Vardø

Arkheion - 2#2001

Daglig leder Bjarne Lein sluttet ved IKAF 15. november 2001. Som ny leder er tilsatt Hege Sætrum Kenny som tiltrer 17. januar 2002. I mellomtiden er Marion Sørensen konstituert som daglig leder.

FINNMARK

30

PERSONALNYTT

2#2001 F O R • M E L D I N G S B L A D

Arkheion

IKA ROGALAND, IKA HORDALAND, IKA KONGSBERG, AUST-AGDER-ARKIVET, IKA VEST-AGDER, IKA MØRE OG ROMSDAL, IKA TRØNDELAG, IKA TROMS, IKA FINNMARK

Digitale informasjonssystemer • OPNARE OFFENTLEG FORVALTNING MED INTERNETT - s. 3 • DEN DIGITALE DANSKE - s. 8

LES OGSÅ OM: • PROVENIENS OG DEPOTANSVAR - s.11 • BRANN- OG VANNSKADE - s. 18