Final Findings Presentation
Dufry Brasil – Duty Free Shop July/11, 2008 SCAMPI C Standard CMMI Appraisal Method for Process Improvement (SCAMPISM ) Crest Consulting SM
SCAMPI is a service mark of Carnegie Mellon University Page 1
Presentation Topics Objectives of Appraisal Overview of Appraisal Appraisal Activities Scope of Appraisal Capability Maturity Model® Integration Findings
® Capability Maturity Model, Capability Maturity Modeling, and CMM are registered in the U.S. Patent & Trademark Office. Page 2
Objectives of Appraisal •
SPI Objectives – Process improvements – Quality improvements
•
SCAMPI Objectives
– Appraise the organization’s processes against the CMMI v1.2, Maturity Level 2 Process Areas using Staged Representation, and provide detailed findings of the results. – Report on the findings of the Appraisal including Strengths and Weaknesses. – Supply recommendations for process improvement.
Page 3
Overview of Appraisal Organization Undergoing Appraisal Dufry Brasil – Duty Free Shop Sponsor of the Appraisal: Ricardo Alves Point-of-Contact of the Appraisal:
Flavio Vivacqua Three (3) Projects will be appraised 1. TBD-1 2. TBD-2 3. TBD-3 Page 4
Appraisal Team Team Role
Team Leader
Team Member
Primary PA assignment
Appraisal Team PA Assignment Antonio Braga
PP, PMC, PPQA, CM, REQM, SAM, MA
Page 5
Appraisal Participants FAR Group
Name
Roles
PAs
Sr Manager
Ricardo Alves
SR Manager
Manager
Salvio Domingues
PM
PP, PMC, REQM
Manager
Francisco Piragibe
PM
PP, PMC, REQM
Org, Support
Marco Alvarez
Gerencia de Configuracao
CM
Org. Support
Tatiane Maria
Gerencia de Configuracao
CM
Manager
Janos Balogh
PM
PP, PMC, REQM, SAM
Manager
Fernando Fernandes
PM
PP, PMC, REQM
Manager
Flavio Vivacqua
PM/SEPG
PP, PMC, PPQA, REQM, MA
Page 6
Scope of Appraisal (Model) Maturity Level: 2 - Requirements Management - Project Planning - Project Monitoring and Control - Measurement and Analysis - Supplier Agreement Management -Process and Product Quality Assurance - Configuration Management
Page 7
CMMI Overview - Staged Level 5 Optimizing 4 Quantitatively Managed
3 Defined
2 Managed
Focus
Process Areas
Continuous Process Improvement
Organizational Innovation and Deployment Causal Analysis and Resolution
Quantitative Management
Organizational Process Performance Quantitative Project Management
Process Standardization
Basic Project Management
Requirements Development Technical Solution Product Integration Verification Validation Organizational Process Focus Organizational Process Definition +IPPD Organizational Training Integrated Project Management +IPPD Risk Management Decision Analysis and Resolution
Requirements Management Project Planning Project Monitoring and Control Supplier Agreement Management Measurement and Analysis Process and Product Quality Assurance Configuration Management Risk Rework
1 Initial Page 8
Source of Information Document Review
Interviews
Compliance Matrix
Draft Findings Briefing Presentations
Appraisal Team
Page 9
Types of Findings Strength – exemplary or noteworthy implementation of a CMMI model practice. Compliant – indicates in the team judgment an effective implementation of a component of the reference model. Weakness – indicates in the team judgment an ineffective implementation of a component of the reference model or one that is not institutionalized. Recommendation – suggestion for improvement.
Page 10
Findings Summary Maturity Level 2 Process Areas Process Areas Generic Practices
Page 11
Generic Practices GP 2.1 Establish an Organizational Policy Ha um politica organizacional documentada no SiteScape, entretanto nao ha evidencias que o usuario siga esta politica. Sugerimos que ela seja alterada para abranger os processos de TI que estao sendo desenvolvidos. Sugerimos uma maior divulgacao da politica entre os stakeholders
Page 12
Generic Practices GP 2.2 Plan the Process A maioria dos processos utilizados na organizacao nao estao documentados. Catequizar as áreas usuárias para ter um processo de desenvolvimento, estabelecendo claramente o papel e responsabilidades de cada um. Formalizar o modelo de relacionamento entre o usuário e a TI.
Page 13
Generic Practices GP 2.3 Provide Resources Sugerimos definir os recursos necessarios a execucao de cada processo, ou de cada atividade de cada processo.
Page 14
Generic Practices GP 2.4 Assign Responsibility Definir claramente os responsaveis pela execucao de cada processo.
Page 15
Generic Practices GP 2.5 Train People Sugerimos treinar o pessoal na execucao dos processos e nas ferramentas utilizadas pelos processos.
Page 16
Generic Practices GP 2.6 Manage Configurations O processo de Gerencia de Mudancas, que inclui gerencia de configuracao, esta sendo desenvolvido e ira especificar os artefatos gerados pelos processos que serao colocados sob gerencia de configuracao.
Page 17
Generic Practices GP 2.7 Identify and Involve Relevant Stakeholders Nao esta definido formalmente o envolvimento dos stakeholders nas diversas atividades dos processos.
Page 18
Generic Practices GP 2.8 Monitor and Control the Process Sugerimos estabelecer quem sera o responsavel pelo monitoramente e controle da execucao dos processos.
Page 19
Generic Practices GP 2.9 Objectively Evaluate Adherence A avaliacao da execucao dos processos e da conformidade dos artefatos gerados nao é realizada atualmente. Sugerimos a criacao de uma area de QA com esta funcao.
Page 20
Generic Practices GP 2.10 Review Status with Higher Level Management Semanalmente é realizada reuniao de revisao dos projetos, revendo Progresso, Planejamento e Pendencias. Nesta reuniao os problemas e acoes corretivas são discutidos e documentadas atraves do Relatorio 3Ps. Sugerimos incluir nesta reuniao a verificacao se os processos estao sendo seguidos.
Page 21
Findings Summary Maturity Level 2 Process Areas Process Areas Specific Practices
Page 22
Requirements Management Description: The purpose of Requirements Management is to manage the requirements of the project's products and product components and to identify inconsistencies between those requirements and the project's plans and work products. SG 1 Manage Requirements
Page 23
Requirements Management 1-O entendimento dos requisitos é realizado pela equipe do projeto. Os requisitos sao validados pelo usuario. Os requisitos sao gerenciados e havendo uma necessidade de mudancas seu impacto é avaliado (principalmente prazo) e eventualmente aprovado pelo usuario. 2-Sugerimos formalizar a aprovacao de requisitos. 3-Sugerimos formalizar o processo de solicitacao de mudancas evitando as solicitações informais dos usuários (telefone, elevador, email, etc), pedir que sempre o usuário solicite através de RNs. 4-Nao ha uma ferramenta que auxilie a analise do impacto de uma solicitacao de mudanca. 5-Nao ha um processo formal para identificar inconsistências entre os requisitos e os produtos de trabalho. Page 24
Project Planning Description: The purpose of Project Planning is to establish and maintain plans that define project activities. SG 1 Establish Estimates SG 2 Develop a Project Plan SG 3 Obtain Commitment to the Plan
Page 25
Project Planning 1-Nao identificamos um processo formalizado para a definicao de escopo do projeto. 2- O escopo é definido atraves de entrevistas com os usuarios. 3-Nao ha um processo formalizado para a estimativa de esforco para a criacao dos produtos de trabalho e execucao das suas tarefas. 4-Os ciclos de vida sao seguidos de acordo com as experiencias de cada profissional, entretando eles nao sao documentados. 5-A estimativa de esforco para o desenvolvimento dos projetos é realizada atraves da experiencia dos profissionais. Nao ha um processo formal que utilize uma tecnica para apoiar o calculo do esforco. O custo é calculado somente para projetos envolvendo terceiros. Page 26
Project Planning 6-Os projetos tem cronograma e aqueles que envolvem terceiros trabalham com orcamento. 7-Identifica-se riscos de negocio relacionados a nao existencia do projeto. Entretanto nao se analisa riscos na sua execucao que possam impactar seus objetivos. 8-Nao identificamos um Plano de Documentacao de projeto. 9-Nao ha um planejamento formal de recursos necessario para a execucao do projeto. 10-Nao ha um planejamento formal de conhecimentos e capacidades necessarias para a execucao do projeto.
Page 27
Project Planning 11-Nao identificamos um plano formal de envolvimento dos stakeholders. 12-Nao ha um plano formal do projeto. 13-O cronograma é atualizado em funcao das alteracoes que sao aprovadas para o projeto. 14-Ha uma reconciliação informal do trabalho previsto com os recursos existentes.
Page 28
Project Monitoring and Control Description: The purpose of Project Monitoring and Control is to provide an understanding of the project’s progress so that appropriate corrective actions can be taken when the project’s performance deviates significantly from the plan. SG 1 Monitor Project Against Plan SG 2 Manage Corrective Action to Closure
Page 29
Project Monitoring and Control 1-Os projetos sao acompanhados diariamente e semanalmente atraves de reuniao especifica envolvendo as equipes do setor. É atualizado o Relatorio dos 3Ps. Nesta reuniao sao acompanhados os principais parametros de projeto, como cronograma e custo. Sao monitorados informalmente os envolvimentos dos stakeholders. 2-Sugerimos o acompanhamento de outros indicadores como CPI e SPI. 3-Sugerimos a analise dos riscos ativos e execucao de acao de mitigacao quando apropriado. 4-Na ocorrencia de problemas acoes corretivas sao tomadas e acompanhadas até a solucao do problema.
Page 30
Measurement and Analysis Description: The purpose of Measurement and Analysis is to develop and sustain a measurement capability that is used to support management information needs. SG 1 Align Measurement and Analysis Activities SG 2 Provide Measurement Results
Page 31
Measurement and Analysis 1-Não há um processo formal para a identificacao e priorizacao dos indicadores levando em consideracao os objetivos organizacionais. 2-Atualmente usa-se alguns indicadores como: - Performance de atendimento das RNs. - Analise da demanda por área. 3-Não esta formalizado a composicao de cada indicador, unidades, sugestoes de analise, local de armazenamento dos dados e das informacoes.
Page 32
Process and Product Quality Assurance Description: The purpose of Process and Product Quality Assurance is to provide staff and management with objective insight into processes and associated work products. SG 1 Objectively Evaluate Processes and Work Products SG 2 Provide Objective Insight
Page 33
Process and Product Quality Assurance 1-Nao ha um processo formal de Garantia da Qualidade. 2-Atualmente nao ha um grupo responsavel por executar as funcoes de QA, que envolvem auditar se os: - processos estao sendo seguidos - artefatos gerados seguem os padroes da organizacao.
Page 34
Configuration Management Description: The purpose of Configuration Management is to establish and maintain the integrity of work products using configuration identification, configuration control, configuration status accounting, and configuration audits. SG 1 Establish Baselines SG 2 Track and Control Changes SG 3 Establish Integrity
Page 35
Configuration Management 1-O processo de gerencia de configuração esta sendo desenvolvido. Sugerimos que será analisado este processo com respeito a aderência as praticas da PA CM.
Page 36
Supplier Agreement Management Description: The purpose of Supplier Agreement Management is to manage the acquisition of products from suppliers. SG 1 Establish Supplier Agreements SG 2 Satisfy Supplier Agreements
Page 37
Supplier Agreement Management 1-A organizacao trabalha com terceiros segundo dois tipos de contratacao: mao-de-obra e projetos. No caso de contratacao de projetos nao ha um processo definido para gerencia de fornecedores. Como a organizacao planeja contratar fornecedores para sistemas como e-commerce, recomendamos a criacao de um processo envolvendo: selecao de fornecedores, monitoracao de atividades criticas, avaliacao de produtos contratados, aceite de produtos e integracao com outras solucoes da organizacao.
Page 38
Beneficios na melhoria dos processos • Maior planejamento do trabalho • Padronizacao da forma de trabalho • Padronizacao do ambiente de trabalho (processos e ferramentas) • Aumento da precisao das estimativas • Criacao de produtos de maior qualidade • Melhora no relacionamento com o usuario final • Aumento da satisfacao dos usuarios • Facilidade na priorizacao das atividades • Aumento de produtividade da equipe • Aumento da satisfacao da equipe • Diminuicao do retrabalho • Diminuicao de custos • Facilidade de integracao de novos profissionais • Maior retencao de conhecimento pela organizacao Page 39
Strengths • Senioridade da equipe • Processos intrinsicos ajudam a garantir uma boa qualidade do trabalho gerado • Compromisso da equipe com a melhoria dos processos e produtos gerados • Compromisso da equipe com o sucesso da organizacao.
Page 40
Recomendacoes • Rever e documentar os processos • Analisar a aderencia dos processos que estao sendo documentados com os processos previstos pelo CMMI • Criar processos nas areas onde eles nao existem • Treinamento do pessoal nos processos • Incentivar a utilizacao dos processos • Monitorar e controlar a utilizacao dos processos • Criacao do SEPG • Criacao do QMB/MSC (Master Steering Committee) • Criar uma area de qualidade • Realizar o SCAMPI C no 4Q08 • Realizar o SCAMPI B no 1Q09
Page 41
Thanks to 1. Appraisal Participants 2. R.Alves 3. F.Vivacqua
Page 42