Analisis

NOCIONES DE ADMINISTRACIÓN DE ORGANIZACIONES

UNIVERSIDAD DE NARIÑO – PROGRAMA DE INGENIERÍA CIVIL CURSO DE ADMINISTRACIÓN

NOCIONES DE ADMINISTRACIÓN DE ORGANIZACIONES

1 QUÉ ES LA ADMINISTRACIÓN Se puede analizar la administración como disciplina, como proceso o como sinónimo de staff directivo. Como disciplina es un cuerpo acumulado de conocimientos que incluye principios, teorías y conceptos. Mucho se ha discutido sobre el carácter de la administración como disciplina: si es una ciencia, una técnica o un arte, sin que los tratadistas de la materia lleguen a un criterio unificado. Seguramente, desde particulares puntos de vista, tiene algo de las tres cosas. La administración como disciplina podría ser concebida como una ciencia que estudia a las empresas y las organizaciones con fines descriptivos, para comprender su funcionamiento, evolución, crecimiento y conducta. Esta actividad se desarrolla en las universidades. Es indispensable la existencia de un administrador, o una administración, usada aquí la palabra como sinónimo de staff o equipo administrador. Idalberto Chiavenato plantea que “la tarea de la administración consiste en interpretar los objetivos de la empresa y transformarlos en acción empresarial”, y añade: “el administrador, ya sea director de empresa, gerente de departamento, jefe, o incluso líder de equipo, se convirtió en una figura indispensable en todas las clases posibles de organizaciones humanas durante los últimos años. Para Carlos Ocaña “la administración utiliza y aplica los conocimientos administrativos para hacer que la organización funcione”. Alrededor de la tarea del administrador se ha desarrollado el concepto de proceso administrativo, compuesto por cuatro funciones que van a agrupar de manera sistémica todas las labores que ejecutan los administradores: planeación, organización, dirección y control. De manera que la administración como proceso comprende las funciones y las actividades que los administradores deben llevar a cabo para lograr los objetivos de la organización. En este sentido, se podría decir que “La administración es la conducción racional de actividades, esfuerzos y recursos de una organización, resultándole algo imprescindible para su supervivencia y crecimiento”.

DEFINICIÓN DE ADMINISTRACIÓN Dar una definición de algo que además de tener contextos diferentes es bastante complejo, resulta muy difícil, y de hecho en todos los textos de consulta se encuentra invariablemente una colección de definiciones que muestran distintos enfoques, distintas tendencias y distintos sesgos, dependiendo de las orientaciones e intereses de los definidores. PÁGINA 2 de 35

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Para Henry Sisk y Mario Everdlik es “la coordinación de todos los recursos a través del proceso de planeación, dirección y control, a fin de lograr objetivos establecidos”. Harold Koontz y Cyril O’Donnell definen la administración como “la dirección de un organismo social y su efectividad en alcanzar sus objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes”. Carlos Ocaña1 nos dice que “la administración es el conjunto de conocimientos científicos y técnicos que se aplican a los recursos disponibles en una organización para lograr, en forma óptima, los objetivos preestablecidos”. La American Management Association la define como “la actividad por la cual se obtienen determinados resultados a través del esfuerzo y la cooperación de otros”. Para José Fernández Arena “es una ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos institucionales por medio de una estructura y a través del esfuerzo humano coordinado”. Para Idalberto Chiavenato “administración es el proceso de planear, organizar (estructurar), dirigir y controlar el empleo de los recursos organizacionales para conseguir determinados objetivos con eficiencia y eficacia”. Münch y García la definen como “el esfuerzo coordinado de un grupo social para obtener un fin con la mayor eficacia y el menor esfuerzo posibles”. Finalmente George R. Ferry dice que consiste en lograr un objetivo predeterminado mediante el esfuerzo ajeno. Elementos comunes en las definiciones Implícita o explícitamente todas estas definiciones tienen elementos comunes que de alguna forma clarifican la naturaleza de la administración como tarea y como disciplina. Entre estos elementos están: La administración es ciencia y técnica La administración es una disciplina que tiene por finalidad dar una explicación acerca del comportamiento de las organizaciones, además de referirse al proceso de conducción de las mismas. Münch y García, y otros autores se ocupan del tema y presentan algunas definiciones de ciencia, técnica y arte. CIENCIA: conjunto de conocimientos ordenados y sistematizados, de validez universal, fundamentados en una teoría referente a verdades generales. Ciencia es comprensión, explicación y análisis dinámico de la realidad (investiga y explica). Carlos Hernando Ocaña Jurado. Ingeniero Electricista de la Universidad Nacional de Colombia. Magister en Administración de la Universidad del Valle. Es el FUNDADOR de la Facultad de Ingeniería de la Universidad de Nariño, y fue su Decano en varias ocasiones. 1

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TÉCNICA: conjunto de instrumentos, reglas, procedimientos y conocimientos, cuyo objeto es la aplicación utilitaria. La técnica opera los objetos según procedimientos y reglas que normalizan la operación y los transforman. Transforma la realidad (opera la realidad). La técnica completa a la ciencia. ARTE: conjunto de técnicas y teorías cuyo objeto es causar un placer estético a través de los sentidos. También se dice de la virtud, habilidad o disposición para hacer bien una cosa. El arte se realiza en forma individual, subjetiva y vivencial. Es el desarrollo que el objeto puede motivar en el ser humano. Sin la técnica las explicaciones de la ciencia quedan a escala teórica, no pueden ser instrumentadas ni puede operarse sobre los objetos de la misma. La técnica es el vehículo natural de instrumentación de los descubrimientos de la ciencia. La técnica realimenta a la ciencia al determinar la necesidad de mayor investigación y profundización de ciertas áreas. Pero si la técnica actuara sin el conocimiento de lo que está sucediendo, se estaría ante un ensayo empírico, actuando en forma no científica. Hermida, Serra y Kastika sostienen en "Administración y estrategia, Teoría y práctica" (Ediciones Macchi, 1993), que " resulta imposible considerar a la administración como un arte, dado que en ella no caben las vivencias ni las interpretaciones subjetivas de la realidad". Para Carlos Ocaña es ciencia porque se sustenta en conocimientos organizados que pueden experimentarse y analizarse; es técnica porque pone en práctica el cuerpo de conocimientos, principios y teorías; y es arte porque se requieren destrezas y creatividad para su aplicación. La administración es una ciencia fáctica, que tiene un objeto real: las organizaciones. La técnica de la administración implica aceptar la existencia de unos medios específicos utilizables en la búsqueda del funcionamiento eficaz y eficiente de las organizaciones. Incluye principios, normas y procedimientos para la conducción racional de las organizaciones. La administración no solo busca explicar el comportamiento de las organizaciones, sino que comprende un conjunto de reglas, normas y procedimientos para operar y transformar esa realidad que son las organizaciones. La administración ha sido una necesidad natural, obvia y latente de todo tipo de organización humana. Desde siempre, cada tipo de organización ha requerido de control de actividades (contables, financieras o de marketing) y de toma de decisiones acertadas para alcanzar sus objetivos -cualesquiera que sean estos- de manera eficiente, y es por esto que han creado estrategias y métodos que lo permitan. La administración debe manejar unos recursos

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Por lo general los recursos son escasos y por eso deben ser administrados. Son los elementos que le permiten a la organización transformar los insumos en productos (bienes o servicios), y son de distintos tipos: -

Recursos materiales: bienes tangibles de propiedad de la empresa. o Edificios, terrenos, maquinaria o Materias primas, productos en proceso, productos terminados, etc.

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Recursos técnicos: sirven como herramientas e instrumentos auxiliares para la utilización y coordinación de los otros recursos. Son principalmente recursos de conocimiento tecnológico o administrativo. o Sistemas de producción, de ventas, de finanzas o Fórmulas y patentes

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Recursos financieros: constituidos por el patrimonio de la empresa y el capital propio o ajeno. o Dinero en caja o Aportes de socios o Utilidades o Créditos bancarios y extrabancarios o Créditos de proveedores o Títulos valores emitidos Recursos humanos: el más importante recurso de cualquier organización. o o o o o o o

Directivos Ejecutivos Asesores Profesionales Empleados Trabajadores Obreros

La administración requiere una organización Esto quiere decir que la administración actúa dentro de una organización o grupo social. Aquí la palabra organización se refiere a una unidad socio-técnica conformada por unos recursos, materiales, técnicos, financieros y humanos, relacionados entre sí a través de una estructura establecida y orientados hacia el cumplimiento de una misión y la consecución de unos objetivos específicos. La organización se conoce también como empresa, entidad o institución. Para Münch y García la organización (empresa) es un grupo social en el que, a través de la administración del capital y el trabajo, se producen bienes o servicios tendientes a la satisfacción de las necesidades de la comunidad. Para Idalberto Chiavenato “nuestra moderna sociedad industrializada se caracteriza por estar compuesta de organizaciones; el hombre moderno pasa la mayor parte de su tiempo en las PÁGINA 5 de 35

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organizaciones, de las cuales depende para nacer, vivir, aprender, trabajar, cuidar su salud, obtener todos los productos y servicios que necesita, etc.”. La administración busca el logro de objetivos preestablecidos Son los bienes y servicios que la organización debe producir de acuerdo con la causa de su creación; producirlos en forma óptima significa que sea en el menor tiempo, en la forma más económica y con la mejor calidad posible. En otras palabras, cumplir los objetivos con eficacia y eficiencia. La eficacia consiste en lograr los objetivos, satisfaciendo los requisitos de calidad y tiempo; la eficiencia es la relación entre los resultados que se obtienen y los recursos que se emplean para su logro. Una medida de la eficiencia es la productividad. También se usa la palabra efectividad para indicar el cumplimiento de los objetivos con eficacia y eficiencia integradas.

CARACTERÍSTICAS DE LA ADMINISTRACIÓN La administración posee ciertas características inherentes que la diferencian de otras disciplinas: 1. Universalidad: Existe en cualquier grupo social y es susceptible de aplicarse lo mismo en una empresa industrial, el ejército, un hospital, una escuela, etc. 2. Valor Instrumental: Dado que su finalidad es eminentemente práctica, la administración resulta ser un medio para lograr un fin y no un fin en sí misma: mediante ésta se busca obtener un resultado. 3. Unidad Temporal: Aunque para fines didácticos se distingan diversas fases y etapas en el proceso administrativo, esto no significa que existan aisladamente. Todas las partes del proceso administrativo existen simultáneamente. 4. Amplitud de ejercicio: Se aplica en todos los niveles o subsistemas de una organización formal. 5. Especificidad: Aunque la administración se auxilie de otras ciencias y técnicas, tiene características propias que le proporcionan su carácter específico. 6. Interdisciplinariedad: La administración es afín a todas aquellas ciencias y técnicas relacionadas con la eficiencia en el trabajo. 7. Flexibilidad: los principios administrativos se adaptan a las necesidades propias de cada grupo social en donde se aplican. La rigidez en la administración es inoperante

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IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN Después de haber estudiado sus características, resulta innegable la trascendencia que tiene la administración en la vida del hombre. Por lo que es necesario mencionar algunos de los argumentos más relevantes que fundamenta la importancia de esta disciplina: 1. Universalidad: Con la universalidad de la administración se demuestra que ésta es imprescindible para el adecuando funcionamiento de cualquier organismo social. 2. Simplificación del Trabajo: Simplifica el trabajo al establecer principios, métodos y procedimientos, para lograr mayor rapidez y efectividad. 3. Productividad y Eficiencia: La productividad y eficiencia de cualquier empresa están en relación directa con la aplicación de una buena administración. 4. Bien común: A través de los principios de administración se contribuye al bienestar de la comunidad, ya que proporciona lineamientos para optimizar el aprovechamiento de los recursos, para mejorar las relaciones humanas y generar empleos.

RELACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN CON LAS CIENCIAS La administración al ser interdisciplinaria, se fundamenta y relaciona con diversas ciencias y técnicas. Como es lógico, todas las disciplinas necesitan unas de otras para poder desarrollarse. La administración necesita de las siguientes materias para poder desenvolverse como tal y en pleno. a) Ciencias Sociales: -

Sociología: ciencia que trata de la constitución y de las sociedades humanas.

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Psicología: ciencia que trata del alma, de los fenómenos de la conciencia. Carácter, modo de ser.

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Derecho: estudio del conjunto de leyes y disposiciones a las cuales está sometida toda sociedad civil.

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Economía: ciencia que se encarga del estudio de los mecanismos que regulan la producción, repartición y consumo de las riquezas.

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Antropología: ciencia que trata del estudio del hombre.

b) Ciencias Exactas:

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Matemáticas: ciencia que se encarga del estudio de los sistemas abstractos (números, figuras geométricas, etc.)

c) Disciplinas Técnicas -

Ingeniería industrial: aplicación de los conocimientos científicos a la investigación, perfeccionamiento y utilización de la técnica industrial en todas sus ramas.

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Contabilidad: ciencia de llevar las cuentas.

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Ergonomía: conocida también como ingeniería humana, diseño de los instrumentos, equipo e instalaciones de trabajo, conforme a las características anatómicas humanas incluyendo los aspectos psicológicos.

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Cibernética: ciencia que estudia los mecanismos automáticos de las máquinas.

2 LAS ORGANIZACIONES Y LOS SISTEMAS En este curso se va a tratar de explicar la teoría de la administración analizando la empresa u organización como un sistema.

LA ORGANIZACIÓN La palabra “organización” es un sinónimo de compañía, institución, empresa, negocio, firma, etc.; todos estos términos nos dan idea de grupos de personas que realizan un trabajo conjunto para un propósito determinado. La organización se origina como un mecanismo social, creado por seres humanos, formado por seres humanos y dirigido por seres humanos, para la satisfacción de sus necesidades. Las organización utiliza diferentes tipos de insumos en su actividad: personas, materiales, maquinas, dinero, terrenos, edificios, tecnología, que son combinados y muchas veces transformados en bienes y/o servicios que utilizan otras personas, que en el lenguaje administrativo se les conoce como clientes o consumidores. La organización favorece el progreso humano, como finalidad principal, al permitir en su seno la autorrealización de sus integrantes y al influir directamente en el avance económico del medio social en el que actúa. Según esto la organización se puede definir como un grupo social en el que, a través de la administración del capital, el trabajo y los recursos humanos y materiales, se producen bienes y/o servicios tendientes a la satisfacción de las necesidades de la comunidad. PÁGINA 8 de 35

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Una organización es una unidad coordinada formada por un mínimo de dos personas que trabajan para alcanzar un conjunto de objetivos comunes; un grupo humano que lleva a cabo un proceso de transformación de insumos en bienes y/o servicios, que se origina como un mecanismo social, creado por seres humanos, para dar solución a las necesidades que no pueden satisfacer con la acción individual.

LOS SISTEMAS Un sistema es un todo unitario organizado, compuesto por varias partes o subsistemas interdependientes, delineado por límites identificables de su ambiente o supra-sistema que lo contiene. La teoría de sistemas permite explicar las partes en términos del todo, las interrelaciones y la integración de las partes o subsistemas en un todo funcional. Consta de seis elementos indispensables: 1. Una corriente de entrada conformada por los insumos que alimentan los procesos. 2. Un procesador productos.

que son los procedimientos de transformación de insumos en

3. Una corriente de salida consistente en el resultado de los procesos. 4. La información de retroalimentación la cual se genera en el análisis de los resultados y permite hacer ajustes en la corriente de entrada o en el procesador. 5. Un regulador que introduce controles y límites a la actividad del procesador. 6. El ambiente: lo exterior del sistema que lo puede afectar de cualquier manera. En cuanto a su naturaleza los sistemas pueden ser cerrados o abiertos. Los sistemas cerrados no presentan intercambio con el medio ambiente que los rodea, son herméticos a cualquier influencia ambiental, no reciben ningún recurso externo y nada producen que sea enviado hacia fuera. En rigor, no existen sistemas cerrados. Se da el nombre de sistema cerrado a aquellos sistemas cuyo comportamiento es determinístico y programado y que opera con muy poco intercambio de energía y materia con el ambiente. Se aplica el término a los sistemas completamente estructurados, donde los elementos y relaciones se combinan de una manera peculiar y rígida produciendo una salida invariable, como las máquinas. Los sistemas abiertos son aquellos que interactúan y establecen una relación dinámica con su ambiente, es decir, con el medio, con el supra-sistema que lo contiene; de él toma recursos -materiales, energía e información- que revitalizan sus procesos y le permiten contrarrestar el efecto de la entropía. Son adaptativos para sobrevivir; su estructura es óptima cuando el conjunto de elementos del sistema se organiza, aproximándose a una operación adaptativa; la adaptabilidad es un continuo proceso de aprendizaje y de auto-organización. PÁGINA 9 de 35

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Los sistemas abiertos se adaptan a los cambios del medio ambiente mediante el cambio de estructura y de los procesos de sus componentes internos, y logran un “estado estable” o de equilibrio dinámico, conocido como homeostasis, mientras conservan su capacidad de trabajo o de transformación de la energía, o sea el flujo continuo de transformación y producción. La entropía es la tendencia de los sistemas hacia la desorganización, el caos y la inmovilidad; hacia una situación estátic; a desgastarse, a desintegrarse, al relajamiento de los estándares y al aumento de la aleatoriedad. La entropía aumenta con el correr del tiempo. Si aumenta la información, disminuye la entropía, pues la información es la base de la configuración y del orden. De aquí nace la negentropía, o sea, la información como medio o instrumento de ordenación del sistema. La homeostasis es el equilibrio dinámico entre las partes del sistema. Los sistemas tienen una tendencia a adaptarse con el fin de alcanzar un equilibrio interno frente a los cambios externos del entorno. Los sistemas abiertos no pueden vivir aislados. Los sistemas cerrados, cumplen con el segundo principio de la termodinámica que dice que "una cierta cantidad llamada entropía, tiende a aumentar al máximo". Existe una tendencia general de los eventos en la naturaleza física en dirección a un estado de máximo desorden. Los sistemas abiertos evitan el aumento de la entropía y pueden desarrollarse en dirección a un estado de creciente orden y organización (entropía negativa). Los sistemas abiertos restauran su propia energía y reparan pérdidas en su propia organización. El concepto de sistema abierto se puede aplicar a diversos niveles de enfoque al nivel del individuo, del grupo, de la organización y de la sociedad. Un sistema social es un sistema abierto propio de las organizaciones humanas. Considera el contenido y significado de los mensajes; la naturaleza, el significado y la dimensión de los valores; la trascripción de imágenes con registros históricos; sutiles simbolizaciones artísticas; una compleja gama de emisiones humanas.

EL ENFOQUE SISTÉMICO EN LA ADMINISTRACIÓN CARACTERÍSTICAS DE UN SISTEMA ORGANIZACIONAL: el enfoque sistémico permite el análisis profundo de todos los fenómenos que se presentan en el interior de una organización y ayuda a entender las relaciones con otros elementos del sistema social; además crea un cuerpo de conocimiento y fundamentos para la práctica administrativa. A una organización la mira en términos de estructura, procesos y funciones, y trata de explicar las relaciones entre sus componentes, subrayando que cada elemento que lo compone es, a su vez, un sistema.

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Los propuestas tradicionales de la teoría administrativa, miraban las organizaciones como un sistema cerrado, por lo que se concentraban únicamente en su operación interna y adoptaban enfoques altamente racionales, tomados de los modelos de las ciencias físicas, de lo cual resultaban organizaciones independientes y autosuficientes, cuyos problemas eran analizados en términos de estructura interna, tareas y relaciones formales, pero nunca se tenía en cuenta el medio externo. Una propuesta actualizada es mirar a las organizaciones como sistemas abiertos, con cada una de sus partes ligada a todas las demás; como un sistema que recibe INSUMOS del medio externo, los transforma, y le entrega a ese medio los PRODUCTOS de la transformación. Los insumos son recursos materiales, energía e información. Los productos son bienes o servicios, los cuales nuevamente generan recursos e información de retroalimentación. Considerando los seis elementos de un sistema abierto, la organización empresarial se puede estudiar mediante los siguientes elementos: 1. La corriente de entrada: los insumos requeridos para alimentar los procesos, recursos humanos, capital, materias primas, información sobre las necesidades de la comunidad, intercambio de energía, la situación de la competencia, las características de los proveedores, etc. 2. El procesador: la tecnología, los procesos y procedimientos de transformación de insumos en productos y servicios; las relaciones humanas y el sistema de valores en el interior de la organización; el proceso administrativo. 3. La corriente de salida: bienes y servicios; calidad; satisfacción de necesidades de la comunidad; responsabilidad social. 4. La información de retroalimentación: basada fundamentalmente en el impacto de los resultados en el mercado y en la sociedad; satisfacción del cliente o el usuario del servicio; cumplimiento de objetivos y metas; satisfacción con la calidad; aceptación o rechazo de la comunidad. 5. El regulador: un gran regulador es el mismo mercado en cuanto a cantidades y calidades; leyes y normas; requisitos tecnológicos y sociales. 6. El ambiente: el medio en el que la organización ejecuta su tarea; lo que pase en el ambiente de tarea afecta de manera directa o indirecta a la organización e incide de manera importante en su supervivencia. La organización, como sistema abierto, interactúa en el medio que lo contiene, toma recursos materiales, información y energía que revitalizan los procesos y así contrarresta el proceso de entropía; se adapta a los cambios del medio ambiente mediante cambios en su estructura y en sus procesos y logra un estado de equilibro dinámico u homeostasis. Su supervivencia depende del flujo continuo de transformación-producción.

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Comprende un conjunto de actividades humanas alrededor de distintas tecnologías. Las tecnologías afectan el tipo de productos o resultados obtenidos y la estructura organizacional. Como sistema, la organización, o si se quiere, el sistema organizacional, tiene las siguientes características: 1. Es un sistema artificial, creado por los hombres 2. Tiene límites que lo identifican de su microsistema (ambiente de tarea) 3. Establece relaciones con su microsistema (algunos de sus componentes “cruzan” la frontera) 4. Sinergia: el resultado de sus actividades es mayor que la suma de los resultados individuales de sus componentes 5. Equifinalidad: los subsistemas tienen objetivos particulares que contribuyen a los objetivos generales del sistema 6. Jerarquización: tiene una estructura que presenta jerarquías (estratégico, funcional o coordinador y operativo) 7. Retroalimentación: productos (calidad, cantidad, precio) definidos por el mercado (sistema del control, sistemas de información) para cumplir. COMPONENTES DEL SISTEMA ORGANIZACIONAL: al interior del sistema organizacional (la empresa, la organización) coexisten un sistema técnico y un sistema social, coordinados por un sistema administrativo. El sistema técnico se ocupa de las tecnologías y la producción, y se puede considerar conformado por otros subsistemas: Subsistema tecnológico: compuesto por los conocimientos necesarios para el desarrollo de las tareas, la tecnología, las técnicas usadas para la transformación de insumos en productos, las técnicas y los procedimientos de compras y ventas, la especialización de los conocimientos, las habilidades requeridas, los tipos de maquinarias y equipos, las formas de distribución de bienes y servicios; la efectividad y la eficiencia en el uso de la tecnología. Subsistema estructural: la estructura se refiere a la manera en que están divididas (diferenciación) y coordinadas (integración) las tareas de la organización, y está determinada por la división del trabajo, las tareas, los cargos, la departamentalización de los cargos y el diseño organizacional; las jerarquías y las relaciones de subordinación; los patrones de autoridad y las modalidades de responsabilidad y comunicación. Es el soporte de las relaciones formales de la organización.

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Subsistema funcional: las tareas, lo que hace la gente en el interior de la organización para transformar los insumos en productos, se agrupan sistémicamente y forman elementos que se conocen como áreas funcionales, las cuales para toda organización son las siguientes: Producción: realiza las labores de transformación, combinación de recursos e insumos, mediante procesos técnicos y administrativos para producir bienes y/o servicios. Personal: llamada también recursos humanos o talento humano, se encarga de proveer y mantener el recurso humano necesario para el adecuado funcionamiento y desarrollo de la empresa, de su bienestar y desarrollo, de su evaluación y promoción. Finanzas: encargada de buscar y manejar el capital y el recurso económico, buscando un equilibrio entre la rentabilidad y la liquidez de la empresa, en el corto y el largo plazo. Mercadeo: detecta las necesidades por satisfacer, diseña bienes y servicios y los pone en manos de los clientes, a precios adecuados a sus ingresos. El sistema social se ocupa del factor humano, de los valores de la organización, la cultura y el clima organizacionales, temas que para su estudio también se pueden agrupar en subsistemas: Subsistema axiológico: es el sistema de las metas y los valores, de los propósitos y la misión. La organización toma valores del medio sociocultural; debe cumplir ciertos objetivos que son determinados por el sistema general; realiza una función social y debe conformarse a los requerimientos de la sociedad. También están aquí los valores de la organización como un ente social, los de sus directivos, las creencias, la responsabilidad social, las concepciones de hombre y sociedad, el respeto por la calidad y por la forma correcta de hacer las cosas. Subsistema conductual: compuesto por individuos y grupos en interacción; formado por la conducta individual, la motivación, las relaciones de roll y estatus, la dinámica de los grupos, las formas de influencia y afectado por sentimientos, valores, expectativas y aspiraciones de los miembros de la organización. Todo lo anterior constituye el CLIMA ORGANIZACIONAL dentro del cual los participantes humanos desarrollan sus actividades y sus papeles. La coordinación de los cinco subsistemas que se mencionaron la hace un sistema administrativo que involucra todas las relaciones de la organización con su medio, establece objetivos, diseña la estructura, establece procesos de control, desarrolla planes de integración, estrategias y operación. A lo largo de la formación del cuerpo de conocimientos de la administración se han dado distintos enfoques en los que priman unos u otros de los subsistemas que conforman la organización: PÁGINA 13 de 35

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El enfoque clásico realza los subsistemas estructural y administrativo y se preocupa por el desarrollo de principios administrativos de aplicación universal. El enfoque conductista destaca los subsistemas axiológico y conductual y concentra su atención en la motivación, la dinámica de grupos y otros factores relacionados. El enfoque de la ciencia administrativa hace hincapié en el subsistema tecnológico, y se ocupa de los métodos cuantitativos para toma de decisiones y en los procesos de control. El enfoque de sistemas considera todos los subsistemas y sus interrelaciones. ELEMENTOS CONSTITUTIVOS DE LA ORGANIZACIÓN COMO UN SISTEMA ABIERTO: la Organización es un sistema que tiene un sentido que se lo dan su misión, su visión y sus objetivos organizacionales. La misión Es la razón esencial de ser y existir de la organización y de su papel en la sociedad. La organización se crea para cumplir la finalidad de ofrecer un producto o un servicio a la sociedad. Le misión representa esta finalidad o propósito. La visión Mientras la misión se refiere a la filosofía básica de la organización, la visión sirve para mirar el futuro que se desea alcanzar. La visión es la imagen que la organización define respecto a su futuro, es decir, de lo que pretende ser. La visión indica cuáles son los objetivos que deben alcanzarse, para orientar en cuanto al futuro que se pretende transformar. Los objetivos empresariales Un objetivo es una situación deseada que la organización pretende alcanzar. Son los resultados finales deseados por la organización y la administración es un instrumento para su logro. El establecimiento de objetivos está influenciado por las fuerzas del medio ambiente (general y específico). La organización está obligada a modificar continuamente sus objetivos de acuerdo con su interacción con el medio. La naturaleza de esta interacción puede ser de: Competencia (por recursos y clientes) Negociación: (arreglos con otras organizaciones, p.e. sindicatos) Cooperación: (con elementos extra-organizacionales que intervienen) Coalición: (combinación de dos o más organizaciones para un propósito común) PÁGINA 14 de 35

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El proceso de establecimiento de metas y de objetivos es un proceso político de negociación entre diferentes grupos de presión, los cuales tienen intereses particulares en conflicto. Cada grupo trata de maximizar el disfrute de sus propios intereses. Por ejemplo, en relación con una organización encontramos:

Sindicato (trabajadores )

RECURSOS QUE OFRECE Fuerza de trabajo

Accionistas

Capital , tecnología

Comunidad (clientes, proveedores , gobierno)

Infraestructura socioeconómica

GRUPO

INTERESES PARTICULARES Bienestar, salario Dividendos, resultados económicos Bienes y servicios en calidad, cantidad y precios adecuados

Peter Drucker sugiere que los administradores deben establecer objetivos, cuantificados para facilitar su control, en las áreas críticas para la supervivencia de la organización. Estas áreas críticas y algunos posibles objetivo estratégicos son: 1- MERCADEO: posición en el mercado, participación en el mercado, relaciones producto-mercado. 2- INNOVACIÓN: de cualquier índole que beneficie a la organización; en los procesos productivos, en el sistema y los procesos administrativos; si una organización no cambia, su competencia si lo hace 3- PRODUCTIVIDAD: relación que existe entre el valor de los resultados y el costo de los insumos, o sea, el valor agregado en el proceso de producción; una medida de eficiencia. El objetivo siempre debe ser aumentar la productividad. 4- RENTABILIDAD: nivel de utilidades en relación con las inversiones; interesa especialmente a los propietarios o accionistas de la empresa. 5- CRECIMIENTO: pensar en el tamaño futuro de a organización y por lo tanto en los recursos físicos y financieros necesarios (plantas. equipos. dinero) y en las relaciones de adquisición y uso. 6- DESARROLLO: nuevos recursos administrativos para el futuro de la organización, capacitar a la gente para ocupar puestos de dirección. 7- RENDIMIENTO: y actitud del trabajador. Previsiones sobre incentivos al recurso más valioso de la organización. 8- RESPONSABILIDAD PÚBLICA: uso racional y económico de insumos, medio ambiente físico y social. RECURSOS DEL SISTEMA: son los insumos necesarios para llevar a cabo los procesos de transformación y mantenimiento que le permiten a la organización sobrevivir en el mercado, y sobre los cuales la organización puede ejercer algún tipo de PÁGINA 15 de 35

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control: dinero, equipos, trabajadores, sistemas de información; también prestigio e imagen corporativa, experiencia y fortaleza administrativa. En general son adquiridos en el medio social, en las condiciones que el mercado determine.

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3 EL SISTEMA ADMINISTRATIVO Detecta oportunidades y amenazas del medio y las analiza con base en fortalezas y debilidades de la organización para determinar objetivos, orientar los recursos y dirigirlos hacia el logro de esos objetivos, para lo cual lleva a cabo los procesos de planeación, organización, dirección y control en todo el sistema organizacional, relaciona y coordina los subsistemas funcionales y tiene que ver fundamentalmente con el proceso de toma de decisiones. Una forma de estudiar el subsistema administrativo es enfocarlo a través del proceso de toma de decisiones. El ser humano orienta sus actividades hacia objetivos conscientes o inconscientes, mediante la escogencia entre cursos de acción alternativos, comportamiento que termina con la elección de uno de ellos. NIVELES ADMINISTRATIVOS En la organización se pueden ver tres niveles de decisión: -

El nivel estratégico o alta gerencia que detecta los cambio en el entorno, pronostica sus efectos, adecua los recursos organizacionales y toma las decisiones que permitan responder adecuadamente a las condiciones cambiantes del entorno. Las decisiones en este nivel son estratégicas, afectan a toda la organización y son tomadas por la cúpula de la administración, o sea, gerente general, o juntas directivas.

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El nivel coordinador, o funcional, o gerencia media que convierte las decisiones estratégicas de la alta gerencia en planes operativos para las áreas funcionales; las decisiones son tomadas por vicepresidentes, gerentes de área, o jefes de división.

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El nivel operativo o gerencia operativa que se encarga de que se efectúen las tareas básicas de transformación de los insumas en bienes o servicios terminados. Las decisiones son tomadas por técnicos especializados, supervisores o jefes de grupos de trabajo.

EL MEDIO AMBIENTE En este punto el análisis debe considerar dos elementos: el MEDIO AMBIENTE INTERNO o clima organizacional, conformado por las condiciones y características propias de cada organización en lo referente a las interrelaciones entre sus miembros y al espacio donde se desarrollan las actividades; y el MEDIO AMBIENTE EXTERNO, compuesto por todo factor externo que afecte a la organización. Las empresas viven en un contexto caracterizado por multiplicidad de variables y fuerzas diversas que provocan cambios y turbulencias. En consecuencia, el comportamiento de las empresas es relativo y circunstancial, dependiendo de las variables y fuerzas que predominan en el contexto que denominamos ambiente. En su medio ambiente externo la organización encuentra: PÁGINA 17 de 35

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- Oportunidades, facilidades y ventajas que debe aprovechar - Amenazas, dificultades y coacciones que debe evitar o neutralizar - Contingencias que no puede prever pero que debe afrontar En su interior tiene: - Fortalezas - Debilidades A las variables externas del ambiente, que afectan a la organización, ésta debe responder con sus variables internas, dentro de las cuales unas son positivas (fortalezas) y otras negativas (debilidades). La incertidumbre que le genera el ambiente (falta de información o conocimiento respecto de algún elemento) le trae riesgos que debe afrontar mediante estrategias (opciones o elecciones para alcanzar sus objetivos). Las estrategias se formulan para: - Utilizar las fortalezas para aprovechar las oportunidades, neutralizar o disminuir las amenazas y afrontar las contingencias. - Valerse de las oportunidades externas para corregir las debilidades internas Mapas ambientales: El ambiente es extremadamente vasto y complejo, y es imposible abarcarlo y comprenderlo en su totalidad. La empresa precisa explorar en el ambiente y distinguir los elementos que necesita para reducir la incertidumbre. Esto es: elaborar mapas de su espacio ambiental. Percepción: Las empresas perciben subjetivamente su ambiente de acuerdo con sus experiencias, problemas, expectativas, convicciones y motivaciones. Un mismo ambiente puede ser percibido e interpretado de manera diferente por distintas empresas. La percepción ambiental es entonces el conjunto de informaciones seleccionadas y estructuradas en función de la experiencia anterior, de las necesidades y de las intenciones de la empresa en una situación dada. Selección ambiental: Las empresas seleccionan sus ambientes y visualizan su mundo exterior apenas en aquellas partes escogidas y seleccionadas del enorme conjunto de condiciones variables del ambiente. Solo una pequeña porción de todas las innumerables variables ambientales posibles participa del conocimiento y de la experiencia de la empresa. Consonancia y disonancia: Existe una enorme necesidad de consonancia y coherencia en la vida de las empresas. Decimos que hay consonancia cuando las suposiciones de la organización respecto a PÁGINA 18 de 35

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las influencias ambientales son confirmadas en la práctica y en lo cotidiano, lo cual refuerza las suposiciones y hace que la organización tenga un comportamiento coherente. La disonancia la dan las desviaciones grandes de las suposiciones respecto a la situación real. Produce desequilibrio y comportamiento incoherente, los cuales a su vez exigen la modificación de las suposiciones para reducir la disonancia. El proceso de reducción de la disonancia no es más que el intento por restablecer la consonancia: un ajuste continuo de las ideas y los pensamientos a lo que ocurre en el medio ambiente. EL MEDIO AMBIENTE INTERNO (M.A.I.) Como ya se dijo, el medio ambiente interno lo conforman las condiciones en las que se desarrollan las actividades de la organización y las interacciones entre sus miembros. El MAI es intangible pero existe y se siente, tiene influencia y afecta al personal. Es percibido por los miembros de la organización mediante ciertos aspectos como los siguientes: -

Grado de autonomía que se permite a las personas Grado de formalización de la organización Comportamientos que se consideran aceptables Forma de compensar los comportamientos aceptables Apoyo de los jefes al personal Grados de conflicto y cómo se administran Formas de interrelación Grado de participación del personal en el proceso de toma de decisiones

EL MEDIO AMBIENTE EXTERNO (M.A.E.) Se puede entender como todo lo externo a los límites de la organización. Para su estudio se lo divide en entorno específico llamado también entorno cercano o sector, y entorno general o macroentorno

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ACCIONISTAS/ ENTORNO O MICROENTORNO

CULTURAL

SOCIAL

PROVEEDORES PRODUCCIÓN Ejecucio, realización procesos de trnaformacion

MERCADO Detectar necesidades humanas por satisfacer

AMBIENTAL

GOBIERNO

C O N T R O L

FINANZAS Busca equilibrio entre la liquidez y la rentabilidad a largo plazo

PERSONAS Selección, inducir, capacitar, escuchar, asigar, salarios, seguridad industrial, actualización

O R G A N I Z A C I O N

TECNOLÓGICO

SINDICATO

DIRECCION POLITICO

ECONOMICO

CIENTES

COMPETENCIA ENTORNO LEJANO O MACROENTORNO

El entorno específico (sector), está formado por aquellos elementos externos con los cuales la organización se relaciona directamente por necesidades propias de su actividad económica, la influyen de una manera directa y fuerte, y la organización también puede ejercer sobre ellos algún tipo de influencia. El sector lo forman: la competencia (organizaciones con fines iguales o similares), los clientes, los proveedores, las entidades financieras, las organizaciones sindicales del sector, el gobierno, etc. El entorno general (macroentorno), compuesto por elementos que afectan de manera general, no solo a la organización, sino a todas las organizaciones sociales. Entre estos elementos están, el sistema económico, el sistema político, el sistema jurídico-legal, el sistema cultural, el sistema social, el sistema ecológico-ambiental, el sistema tecnológico. El ambiente de una organización está constituido por un conjunto de variables que ejercen fuerzas directas o indirectas que de alguna manera influyen en la organización y condicionan su actividad. Las fuerzas directas corresponden a un entorno cercano, se podría decir tangible, que interactúa directamente con la organización. Las fuerzas indirectas constituyen un entorno más lejano, más difuso, que afectan a todas las organizaciones de una región, un país, o el mundo, en el entorno global; la organización se adapta a estas fuerzas indirectas.

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Las fuerzas directas se estudian como el entorno específico y las indirectas como el entorno general. EL ENTORNO ESPECÍFICO Se conoce también como ambiente especifico, ambiente de tarea, entorno cercano o más comúnmente SECTOR. Es el contexto ambiental más próximo a la organización, el cual le proporciona las entradas o insumos, recursos e información, y le permite colocar y distribuir sus salidas y resultados. Está constituido por entidades o instituciones con las cuales la organización establece relaciones directas, de las cuales recibe influencias inmediatas y fuertes, y a las cuales puede también influir, o puede negociar con ellas, o en algunos casos condicionar. Los principales elementos componentes del sector son los siguientes: Los clientes Personas u otras organizaciones (consumidores o usuarios) que adquieren o están en posibilidad de adquirir los bienes o servicios que produce la organización para satisfacer sus necesidades, y que necesariamente determinan la supervivencia o no de la organización, tanto por el volumen de compras como por sus exigencias de calidad y nivel de precios. Los proveedores Empresas o personas que suministran los insumos necesarios para realimentar los procesos de la organización. De los proveedores se reciben: recursos materiales y materias primas (industrias de extracción y de producción de bienes terminados o semiterminados, distribuidores, comercializadores y negociantes), maquinaria y equipos (distribuidores especializados), capital y recursos financieros (bancos generales, banca especializada, corporaciones de ahorro y vivienda, banca de fomento, mercado financiero extrabancario), recursos humanos (normalmente la misma persona es la que suministra su fuerza de trabajo) , servicios especiales (aseo, publicidad, procesamiento de datos, etc) La competencia Organizaciones que producen y venden bienes o servicios similares o sustitutivos en el mismo mercado y que compiten por los usuarios y clientes; pero también las organizaciones que compran y usan los mismos insumos y que por consiguiente compiten por adquirir las mejores condiciones de los proveedores de recursos materiales, humanos y financieros. Los grupos reguladores Son organizaciones, instituciones o entidades que de alguna manera imponen controles, limitaciones o restricciones a las actividades de la empresa, ya sea

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especificando cómo deberán conducirse, cancelando algunas decisiones previas, fiscalizando o controlando sus actividades. Entre estos grupos reguladores están el gobierno, que regula las relaciones de las empresas con otras unidades económicas; los sindicatos, que busca contrarrestar el poder de los dueños del capital mediante la asociación de los trabajadores; las asociaciones empresariales y las asociaciones profesionales, que a la vez que buscan encausar el poder y la opinión de las organizaciones del sector frente a las fuerzas del entorno general para mejorar las condiciones de trabajo de sus asociados, también procuran influir en la regulación de las relaciones entre las mismas organizaciones del sector estableciendo códigos de ética y otras regulaciones al comportamiento empresarial; las asociaciones comunales y los grupos de opinión, que intentan contrarrestar el poder de las empresas frente a los intereses de la comunidad o en defensa del medio ambiente. EL ENTORNO GENERAL Llamado también ambiente general, macro-ambiente o macro-entorno, es común a todas las organizaciones, y está constituido por un conjunto amplio y complejo de condiciones y factores que influyen difusamente en todas las empresas. No es una entidad concreta con la cual la empresa pueda interactuar de manera directa, sino un conjunto de condiciones genéricas imprecisas, sobre las que la empresa no puede ejercer ningún tipo de control o influencia directa, que influyen de modo general en todo aquello que ocurre dentro de la empresa, de las estrategias adoptadas y en las consecuencias de las acciones empresariales. El ambiente o entorno general se considera compuesto por un conjunto de variables que se pueden agrupar para su estudio en los llamados entorno tecnológico, entorno económico, entorno político, entorno jurídico-legal, entorno social, entorno cultural, entorno ambiental, etc. Entorno tecnológico La tecnología es una de las variables más importantes para la organización y es exógena ya que en el ambiente general encuentra la organización los elementos tecnológicos que necesita para su operación, crecimiento y desarrollo, y es a la vez endógena ya que con ella cumple su objetivo de transformación de insumos en bienes y/o servicios. La tecnología comprende los conocimientos y habilidades necesarios para realizar una actividad, con o sin materiales, máquinas y otras ayudas, para obtener un determinado propósito. La escogencia de una tecnología depende de la rama de la industria a que pertenece la empresa u organización, de los bienes o servicios que produce y del tamaño de sus operaciones y su relación con el mercado de insumos y productos. Dentro de las variables tecnológicas que la organización debe analizar mencionamos las siguientes: PÁGINA 22 de 35

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-

Desarrollos tecnológicos dentro del sector de su actividad económica Desarrollos tecnológicos que pueden ayudar a ejecutar tareas Inventos y patentes Estado de la investigación y desarrollo en el sector Científicos, centros de investigación y universidades en la región Cambios de tecnología que utiliza la competencia Cursos, seminarios, exposiciones

Entorno económico Las fuerzas económicas se generan por la estabilidad o los cambios en el nivel o en la orientación de la actividad económica, internacional, nacional y regional, y se reflejan en el ambiente por indicadores de su actividad. Este entorno comprende variables tales como: -

La actividad económica del sector a que pertenece la organización El nivel de desarrollo económico de la región La distribución de la riqueza La disponibilidad de mano de obra y de materias primas El desempleo La competencia nacional e internacional La inflación Los tipos de cambio (devaluación, revaluación) La balanza de pagos Las tasas de interés del mercado financiero El comercio exterior del país La política fiscal del gobierno: gasto público, gastos de inversión, inversión social, impuestos La disponibilidad de divisas extranjeras Las fuentes de financiación

Entorno político Está formado por las fuerzas e influencia de poder y de gobierno, que de alguna manera afectan las actividades de la empresa. Entre ellas: -

Tendencias ideológicas de los gobiernos Estabilidad política del país Políticas económicas, plan de desarrollo del gobierno Políticas de fomento a la industria nacional Control de divisas extranjeras Nivel de tensión en la política internacional Relaciones del país con otros, tratados comerciales o políticos Política de otros países Partidos políticos PÁGINA 23 de 35

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Entorno jurídico-legal Se refiere al contexto de leyes y normas legales que regulan, controlan, incentivan o restringen determinados tipos de comportamiento empresarial. Es obvio que estas variables legales dependen tanto del contexto político, como del contexto económico y aún del contexto social; sin importar su origen, la legislación vigente -ya sea tributaria, laboral, civil, comercial, etc.- tiene enorme poder de influencia sobre el comportamiento de las empresas. Casi siempre la influencia del aparato jurídico es restrictiva e impositiva porque establece mucho más lo que no se puede hacer que lo que las empresas pueden hacer. -

Constitución política del país Normas del derecho laboral Normas del derecho civil Normas del derecho penal Sentencias de las altas cortes y del Consejo de Estado Normas y decisiones del sistema tributario Leyes, decretos y resoluciones de los poderes legislativo y ejecutivo en los niveles nacional, regional y local. Regulaciones en el ejercicio de las profesiones, códigos de ética, moral pública.

Entorno sociocultural Comprende los factores sociales propios de un pueblo que lo distinguen de otros, por su situación demográfica y su tradición cultural. Entre las variables de este entorno están: -

Características de la población: tamaño de la población, su crecimiento, distribución geográfica, distribución por sexo y edad, razas. Tasas de natalidad y mortalidad. Morbilidad Población económicamente activa Creencias, valores y religión Idiomas Tradición cultural Concepto de gasto, comercio e inversión Actitud respecto al trabajo Actitud respecto al dinero Importancia relativa que se da a la familia Actitud respecto a la mujer Grado de escolarización de la población

Entorno ecológico-ambiental Lo ecológico se puede entender como la relación de los seres vivos, seres humanos, animales y plantas, con su medio natural de vida. A tener en cuenta: -

Regulaciones legales sobre el uso y manejo de materiales PÁGINA 24 de 35

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-

Regulaciones legales para la protección del medio ambiente, tierra y agua Relaciones del trabajo, el hombre y el medio ambiente Equilibrio ecológico y efecto de las actividades humanas en ese equilibrio Subproductos y residuos, sólidos, líquidos y gaseosos, generados por los procesos productivos de las industrias, su tratamiento y su disposición final. Contaminación ambiental Nivel de ruidos en los procesos industriales, o en la construcción y operación de obras de infraestructura

4.- ALGUNOS CONCEPTOS FUNDAMENTALES DE LA ADMINISTRACIÓN CONTEMPORÁNEA SUPUESTOS BÁSICOS 1. El cambio es una de las características más importantes de la sociedad contemporánea. 2. Nuestras instituciones y organizaciones parecen no tomar el ritmo de los cambios. 3. Lo anterior crea una sensación de vacío, proclive al conflicto. 4. En manos del administrador está el desarrollo, no solo de su organización sino de la sociedad. 5. El administrador debe ser: a. Sensible al momento b. Creativo c. Profundamente consciente de la naturaleza humana d. Consciente de que el hombre es el elemento más importante y que hacia él deben dirigirse todos los esfuerzos

CONCEPTOS IMPORTANTES VISION SISTÉMICA DE LA ORGANIZACIÓN  La integración hacia el todo es el elemento fundamental  La misión y los objetivos organizacionales deben primar sobre los intereses sectoriales o individuales  Las diferentes partes que conforman la organización y las decisiones y acciones, deben integrarse eficazmente en función de la misión y de los objetivos DEBE HABER SIEMPRE UNA MISIÓN DE DESARROLLO

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 La misión de las organizaciones modernas debe ser más integral, más humana y más social  La misión debe buscar el desarrollo de la sociedad, el de las personas que trabajan en la organización y el de la misma organización DEBE MANTENERSE UNA PERMANENTE, TOTAL Y PROFUNDA PLANEACIÓN  Los cambios suceden a diario, el futuro es incierto. La razón de ser de la planeación es evitar la incertidumbre y tener una gran claridad organizacional LA ORGANIZACIÓN DEBE MANTENERSE JOVEN, VITAL, FUERTE Y ÁGIL La organización debe contrarrestar el proceso entrópico; para esto debe:  

Importar energía de su entorno social Liberar toda la energía potencial positiva de los seres humanos que la conforman

LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ES UN MEDIO PARA LA CONSECUCIÓN DE LA MISIÓN Y LOS OBJETIVOS En consecuencia, la estructura debe:  

Facilitar la integración de individuos, grupos y recursos Mantenerse flexible y dinámica para poder adaptarse a las circunstancias

LA DIRECCIÓN CONSISTE EN GUIAR ADECUADAMENTE A LAS PERSONAS HACIA LA CONSECUCIÓN DE LA MISIÓN Y LOS OBJETIVOS ORGANIZACIONALES  Quien dirige a otros debe primero saber dirigirse a sí mismo  Debe tener un profundo conocimiento de las personas a su cargo, general y diferencial: conocimientos, experiencias, valores, anhelos, expectativas  La dirección es integral, individual y grupal  Las personas son más productivas cuando trabajan en el campo que más contribuye a su realización personal  Preocuparse porque las personas conozcan profundamente la organización, por generar un espíritu sinergético permanente, por mantener procesos de comunicación abiertos, dinámicos y oportunos, por fomentar la participación y la creatividad, por propiciar un mejoramiento permanente de la calidad de vida organizacional, por buscar la productividad, la satisfacción y el desarrollo. LA ADMINISTRACIÓN MODERNA PROMUEVE UNA EVALUACIÓN CONSTANTE Y TOTAL  El control tradicional es por resultados y correctivo  Frente a esto se propone la evaluación integral de todos los aspectos de la organización

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 Busca la cultura del desarrollo contra la cultura de la rutina, el conformismo, la alienación y la ineficacia LO MÁS IMPORTANTE PARA UNA ORGANIZACIÓN ES PODER ALCANZAR EFICAZMENTE SU MISIÓN Y OBJETIVOS 

Los administradores deben considerarse solo un medio para ello.

5.- EL ENTORNO DE LA EMPRESA DEL SIGLO XXI Las previsiones sobre tendencias dan algunas pistas sobre lo que será el entorno en el que tendrán que actuar las organizaciones. 1. La situación mundial al principio del Siglo XXI proyectada muestra que todavía hay una inestabilidad política a nivel global. Las estructuras de poder no están aún definidas, no hay claridad para el análisis de los acontecimientos que suceden en el mundo e impactan de manera fuerte e inmediata en todos los países, especialmente en la política y la economía. 2. En ciencia y tecnología hay tres sectores de especial importancia para nuestras organizaciones, que tendrán un desarrollo sobresaliente: la informática, las telecomunicaciones y la biotecnología, necesariamente inter-ligadas. El desarrollo de los sistemas de información y la mayor capacidad y difusión de los computadores apoyarán entonces la aparición de sistemas de inteligencia artificial y de herramientas computacionales para la toma de decisiones. La Biotecnología y la Ingeniería Genética estarán en capacidad de producir una revolución en la medicina, la farmacología, la agricultura y la ganadería. El crecimiento de las comunicaciones y la unión sinérgica de informática y telecomunicaciones favorece la aparición de una cultura mundial, que por un lado va a producir una estandarización de los satisfactores de las necesidades del hombre, pero en otro sentido va a producir un renacer de nacionalismos culturales en todo el mundo. 3. Es evidente ya la existencia de una preocupación mundial por los problemas ambientales. Tenemos tres catástrofes ambientales potenciales a escala mundial: a) la disminución de la capa de ozono, que posibilita el aumento de la radiación ultravioleta hacia la superficie de la tierra con consecuencias como el aumento del cáncer en la piel, cataratas, debilitamiento del sistema inmunológico humano y daños en la vida vegetal; b) el calentamiento producido por el efecto invernadero, fenómeno descubierto a partir de investigaciones sobre la superficie de Venus que llevaron a la conclusión de que si la emisión de dióxido de carbono continuase con hasta ahora la Tierra tendría un destino parecido al de Venus; c) el invierno nuclear; los peligros de la polución atmosférica, de los océanos, mares y lagos; la degradación de la fauna y flora mundial y la expansión de los desiertos en África y sur de Europa, nos fuerzan a tener una nueva mentalidad para buscar fuentes alternativas de energía no contaminantes y que no PÁGINA 27 de 35

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estén con sus reservas contadas, y a adaptar una tecnología, alternativa y no contaminante. 4. Todo cambio tecnológico, toda nueva aplicación técnica, todo descubrimiento científico, tiene necesariamente un fuerte impacto en lo humano y en el llamado campo social. La época del final del Siglo XX y principio del S. XXI nos trae incrementos en el pluralismo ideológico, político y religioso, y una exigencia por más democracia y participación. El cambio en los patrones sociales y de comportamiento va a generar la disminución de la tasa de natalidad y la alteración del patrón demográfico, una de cuyas consecuencias más importantes se dará en la transformación del papel de la mujer en la sociedad, cuyo aspecto más significativo será el aumento de su participación en el mercado laboral. 5. El papel del Estado siempre ha sido motivo de las más amplias y profundas discusiones, y causa de las más graves crisis. En los extremos de las propuestas encontramos, por un lado, el Estado propietario de los medios de producción y con una planificación central de la economía, fuertemente regulados de la vida económica y social de la comunidad; por el otro, un Estado pequeño que deja en manos de las fuerzas del mercado la regulación y el control de la actividad económica, impulsador de la iniciativa privada, que solo interviene para fomentar esa iniciativa y darle los medios estructurales para su desarrollo. Entre estos dos extremos se han presentado en la realidad como moviéndose en un péndulo períodos de mayor o menor intervención del Estado, de mayor o menos planificación central, de mayor o menor libertad de las fuerzas del mercado. La tendencia desde la década de los 90s en el siglo pasado ha sido la de dejar en manos de la iniciativa privada la mayor parte de las actividades económicas y productivas. Puede que ésto continúe en los primeros años del próximo siglo, quién sabe cuando comience el regreso del péndulo, por lo cual se puede pensar que continuarán los procesos de privatización, la construcción de grandes obras de infraestructura en cooperación entre el Estado y los particulares, y un gobierno promotor de la iniciativa privada. 6. Algo que los estudiosos del futuro advierten es la reestructuración de la economía, con un aumento relativo del sector servicios frente a los sectores primario y manufacturero; y la importancia del sector terciario va a ir en aumento, destacándose por lo que a nuestra región se refiere, el potencial auge del turismo, y en especial del turismo ecológico. En cuanto a la decadencia relativa de los sectores primario y secundario, Peter Drucker dice que ya ahora “no hay ningún país desarrollado en el que los agricultores constituyan más del 8% de la población”, y que “son pocas las empresas en las que los costos de mano de obra superan el 15%”. En esta economía primará el uso intensivo de conocimientos: “la ficha de semiconductores tiene un contenido de materias primas y energía inferior al 2%; la biotecnología tendrá un contenido similar de materias primas y energía, pero un contenido mucho más alto de conocimientos y prácticamente nada de mano de obra”.

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7. Casi que como una consecuencia directa de lo anterior, aclarando que todas estas tendencias están estrechamente ligadas y son interdependientes, está el énfasis que la sociedad pondrá en la educación. Para el individuo, su nivel de conocimientos y educación es la clave de acceso a un buen empleo. Para las organizaciones la educación es el factor de desarrollo más importante a largo plazo. Como las fronteras y la cantidad del conocimiento se amplían con enorme rapidez, los miembros de las organizaciones deberán adquirir y aplicar permanentemente su capacidad de aprender, y también de desaprender, como única opción para la innovación. 8. Quizás el punto más sensible del entorno para una organización, sea el nivel de la competencia. Ya hay pocas barreras artificiales y suficiente inestabilidad económica y financiera, además de impresionantes medios de información, que favorecen las tendencias mundiales de libre comercio y globalización de la actividad económica; las economías mundiales con cada vez más interdependientes, y esto acaba con el proteccionismo; la competencia mundial de empresas de cualquier tamaño es una realidad que las empresas están en obligación de aceptar, y producir los cambios que le permitan adaptarse a ella y tener éxito. Y la base de la mejora de la competitividad está en dos herramientas principales: la tecnología de la información y la tecnología de los procesos.

6.- LA RESPUESTA DE LA ORGANIZACIÓN CONDICIONES DEL ENTORNO FUTURO

A

LAS

Las claves de la respuesta de las organizaciones radican en las dos herramientas principales: la TENCOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN y la TECNOLOGÍA DE LOS PROCESOS. La tecnología de la información induce nuevos tipos de administración. La tendencia es hacia organizaciones más concentradas, con objetivos, metas y valores claramente definidos tanto para la organización como para el individuo, autodisciplina, feedback, motivación y reconocimiento sistemáticos, recursos adecuados y un sistema de comunicaciones sobre la base de información de abajo hacia arriba. Dice Drucker que las empresas que se han organizado en torno a la información han reducido el número de sus niveles en un 50 a 60 %. La tecnología de procesos apunta a la mejora de la competitividad mediante métodos más eficientes, reducción de costos, estandarización, mejora en la calidad del producto y mejora en la calidad del servicio postventa. La organización responde con productividad, calidad, capacidad de reacción e innovación, capacidad de asociación, concentración en áreas claves, y ética, responsabilidad social y responsabilidad ambiental. PRODUCTIVIDAD Los expertos destacan la necesidad de mejorar significativamente la productividad de los trabajadores del conocimiento y de servicios, enfatizando que esta productividad “determinará el desempeño competitivo de las compañías, la calidad de vida en cada país, y la verdadera estructura de la sociedad”. PÁGINA 29 de 35

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¿Cómo se mejora la productividad? En el pasado se hizo énfasis en el recorte de costos. Ahora se habla de una reestructuración en la base de costos haciendo énfasis en el mejoramiento del desempeño y la efectividad, produciendo transformaciones y reorganizaciones en los procesos de forma integral, o sea, en producción y administración. CALIDAD La calidad del producto y la calidad del servicio son cada vez más importantes; los consumidores de mañana serán cada vez más exigentes y querrán servicios convenientes y personalizados; el movimiento de calidad impacta las organizaciones. Es de tener en cuenta aquí, que los programas de calidad, concentrados antes en las operaciones de manufactura, actualmente tienen como foco el trabajo del conocimiento y los servicios. CAPACIDAD DE REACCIÓN E INNOVACIÓN Es necesario que la organización esté en capacidad de reaccionar con rapidez ante la competencia, las condiciones cambiantes del mercado y los nuevos patrones de comportamiento y consumo de los clientes. La capacidad de reacción e innovación requiere capacidad para deshacerse de lo obsoleto y ver el cambio como una oportunidad. CAPACIDAD DE ASOCIACIÓN Las tendencias a la globalización de la economía y el comercio, el fin de las barreras arancelarias y del proteccionismo, la competencia a nivel mundial y la necesidad de salir a competir al exterior, la explosión de las comunicaciones y los avances tecnológicos acelerados, exigen de las organizaciones una gran capacidad de asociación, con empresas nacionales y extranjeras, para poder adquirir o mantener un adecuado nivel tecnológico, ganar conocimiento y presencia en el mercado, y tener acceso a los recursos financieros, humanos y otros necesarios para competir. CONCENTRACIÓN EN ÁREAS CLAVES Las organizaciones se concentrarán en aquellas áreas para las cuales con competentes y les permiten generar valor agregado, y buscar apoyo externo para las actividades complementarias en las cuales no están especializadas, o sea en aquellas que distraen esfuerzos que son más productivos en las áreas claves. ÉTICA Y RESPONSABILIDAD SOCIAL Y AMBIENTAL Es claro, y en Colombia ya es un hecho, que las organizaciones se tendrán que mover dentro de un marco de fuertes restricciones de carácter ecológico, con reglamentos y leyes de protección ambiental, con cambios en los patrones de consumo y clara conciencia de los impactos ambientales. Los clientes desean adquirir bienes de aquellas organizaciones que sean éticas y ecológicas. PÁGINA 30 de 35

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7.- EL LIDER DEL FUTURO Un concepto de liderazgo: Una definición interesante de liderazgo es aquella que dice que “liderazgo es la capacidad de ejercer influencia sobre los individuos o sobre los grupos de una organización a través de la comunicación, guiándolos y motivándolos para el logro de metas específicas”. El poder es lo que le permite al líder ejercer su influencia, y en general puede ser de dos clases: poder formal, o legal, que proviene del cargo ocupado en la organización, y poder informal, o personal, que depende de la fuerza misma de la persona. La capacidad de liderazgo se sustenta más en el poder personal del líder, que es lo que hace que los resultados deseados se logren, y en el reconocimiento del grupo, que mantiene ese poder y compromete al líder a servir a sus seguidores. Pero el ejercicio del liderazgo/poder hay que entenderlo como negociación para el logro de objetivos comunes, adaptación a las condiciones cambiantes del entorno y de la organización, capacidad de interactuar con jefes y con subalternos, capacidad de trabajar con empleados y con personas por fuera de la organización, tales como clientes y proveedores, capacidad de auto-dirigirse y capacidad para trabajar en equipo. La administración moderna: Para administrar la organización moderna es preciso establecer unos principios fundamentales que aclaran el papel del administrador/líder. La organización debe estudiarse desde un punto de vista sistémico, lo cual significa que las diferentes partes que conforman la organización están interrelacionadas y se integran e interactúan en pos del logro del cumplimiento de la misión y los objetivos. La planeación permite darle claridad a las acciones y decisiones de la organización, disminuyendo la incertidumbre, y debe tener características tales como, flexibilidad, integralidad, profundidad y permanencia. La estructura organizacional es un medio para el logro de la misión y los objetivos, y en consecuencia debe facilitar la integración de individuos, grupos y recursos, y ser flexible y dinámica, capaz de adaptarse a las circunstancias. La dirección es la función por la cual el líder puede conducir a las personas hacia el logro de los objetivos organizacionales. Para guiar a otros es requisito indispensable saber hacia dónde se quiere ir, tener la capacidad para dirigirse a uno mismo, tener un conocimiento profundo de las personas a las que se pretende guiar y ser capaz de generar un espíritu sinergético en los grupos humanos. La evaluación permanente e integral, o sea, aplicada en todos los aspectos de la organización, es una función administrativa alternativa al control correctivo y por resultados, y busca implantar una cultura del desarrollo opuesta a la tradicional cultura de la rutina, el conformismo y la ineficacia.

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El proceso administrativo, entonces, impulsa a la organización a alcanzar eficazmente su misión y sus objetivos, los cuales buscan el desarrollo de la sociedad y de los individuos, y por lo tanto deben ser, más que antes, integrales, y enfocados al hombre y a lo social. Las características del líder: Existen muchas propuestas sobre cuáles deben ser las características que debe tener un líder, dadas las condiciones en las que se mueven las organizaciones y las exigencias de su administración. Lo siguiente es un conjunto de cualidades, habilidades, actitudes y aptitudes que se consideran deseables. El orden en que aparecen no implica nivel de importancia; al contrario, son complementarias e interrelacionadas: Capacidad para entender el entorno: las organizaciones son parte de una sociedad en la que el cambio es una de las características más importantes. La sensibilidad del líder a las condiciones del sitio y del momento es una cualidad que la permitirá adecuar la empresa al ritmo del cambio e impulsarla hacia su desarrollo. Capacidad para entender la naturaleza humana: algo en lo que parece estar de acuerdo todo el mundo es en que para la organización moderna, el hombre es el recurso estratégico más importante, y que hacia él se deben dirigir todos los esfuerzos. Es entonces importante para el líder la capacidad para entender al hombre y a los grupos humanos, saber qué los motiva, cuáles son sus necesidades y aspiraciones, cuáles son sus valores y los que espera de sus jefes y de su organización. Capacidad para trabajar en equipo: además de la constancia, tenacidad y disciplina que requiere todo trabajo, el trabajo en equipo precisa además de comunicación, armonía y cooperación entre todos sus miembros. Necesita también un líder que, además de ser técnicamente competente, guíe al grupo y lo enfoque en procedimientos de trabajo sinergéticos, que se integre con el grupo de trabajo como con una familia, y que sea capaz de aportar sus conocimientos y habilidades actuando en forma interdisciplinaria e interdependiente. Tener habilidad para usar recursos tecnológicos avanzados: el impacto del concepto y los movimientos de calidad y la certeza de la fuerte competencia que deben afrontar nuestras organizaciones, nos llevan al concepto de competitividad. La competitividad se basa en tecnología de procesos y en calidad: enfrentar la competencia requiere alto nivel tecnológico, y como éste está incrementándose constantemente, una de las habilidades del líder deberá ser la de poder permanecer él mismo, y en consecuencia su organización, actualizado tecnológicamente, y lo que es más importante, en capacidad de actualizarse al ritmo que avanza la tecnología, además de poder usar, para mantenerse al día, todos los recursos informáticos y computacionales, de inteligencia artificial, de manufactura automatizada y de control automatizado de procesos, y herramientas computacionales para la toma de decisiones.

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Tener conciencia ecológica: esta es una clara exigencia del entorno; en el futuro, y frente a los graves problemas de contaminación, desequilibrio de los ecosistemas, desaparición rápida de especies, huecos en la capa de ozono, efecto invernadero, etc., los consumidores solo obtendrán bienes de empresas que respeten efectivamente el medio ambiente. Por lo demás, las exigencias de mayores controles estatales son cosa ya del presente. Ser ético: la sociedad empieza a ser muy exigente con la responsabilidad social de la empresa, con su comportamiento ético hacia sus propios empleados y hacia los proveedores y los clientes, con su actitud hacia el entorno ecológico. Ante todo se exige un acogimiento y respeto riguroso de la ley. Ser demócrata: la sociedad del futuro será de pluralidad ideológica, libertad religiosa y mandato democrático. Los clientes internos y los clientes externos de las organizaciones serán cada vez más educados, capacitados y exigentes; los estilos de dirección autocráticos irán perdiendo vigencia aceleradamente. Hoy lo que se impone es lo democrático, la toma de decisiones por consenso, la participación activa en la vida de las organizaciones, la solución negociada de los conflictos. El líder debe saber otorgar poder. Estar en capacidad de aprender continuamente: el mundo cambia con mucha rapidez, los avances tecnológicos se producen con crecimientos de tipo logarítmico, la informática, la electrónica y las comunicaciones trabajan sinérgicamente al servicio de la difusión de la información, de tal manera que hoy es muy difícil mantenerse perfectamente actualizado en conocimientos. Los paradigmas científicos, tecnológicos y sociales cambian permanentemente, obligándonos a desaprender lo que ya sabemos y reorientar, renovar y actualizar saberes. El líder del futuro pedirá ideas y opiniones de clientes, proveedores y empleados de su empresa; de miembros de sus equipos de trabajo, de investigadores. Estará en capacidad de utilizar eficientemente redes de información y bases de datos. La misma organización será el principal centro de aprendizaje. Ser proactivo: tener capacidad de escoger la respuesta necesaria ante los cambios detectados en el entorno de la organización y en su interior. Es lo contrario a reaccionar cuando las circunstancias ya se han presentado; si bien es cierto que la empresa debe estar en capacidad de dar respuesta a cualquier situación que plantee el entorno, el líder debe procurar anticiparse a los hechos y actuar. Visión compartida: en primer lugar, el líder debe tener una visión de futuro, basada en valores. La visión y los valores deben ser coherentes con las aspiraciones de aquellos a los que se guía. Una de las preocupaciones del líder deberá ser mantener líneas de comunicación y participación que permitan a las personas conocer profundamente la organización, aceptar y compartir sus valores y sus sueños. Ser innovador y emprendedor: algo que se puede esperar de las tendencias para los primeros lustros del siglo es la posibilidad de un crecimiento extraordinario del sector privado, y economías con tasas de interés e inflación tendientes a bajar, aspectos estos que estimulan la acción de los empresarios. PÁGINA 33 de 35

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Ser innovador requiere estar en capacidad de desechar lo viejo, obsoleto y no productivo, ser sensible al cambio y verlo como una oportunidad que se puede explotar con innovaciones exitosas. Ser eficaz: o sea, tener capacidad para obtener resultados. Y ser eficiente, o sea, hacerlo con el uso óptimo de los recursos. Todo bajo altos estándares de calidad. Tener habilidad para trabajar cooperativamente con los clientes: una de las tendencias más interesantes es la de la atención personalizada a las necesidades de los clientes. Muchos predicen que en el futuro los ingenieros y los diseñadores estarán trabajando estrechamente con el cliente, incorporando en el producto las características que el consumidor desea y necesita. Tener gran habilidad para la comunicación: un líder debe lograr que todas las personas de su organización participen activamente en el logro de los objetivos organizacionales; definir una visión, una misión y objetivos, además de valores, que deben ser conocidos y compartidos. Esto exige saber comunicar, escuchar y ser escuchado, mantener los flujos de comunicación dentro de la organización y estar atento, no solo a la comunicación formal sino también a la informal. Tener una perspectiva global: la globalización de la economía exige una perspectiva global. El líder debe entender que para poder guiar su empresa en el camino de la competencia internacional, debe integrarse a la comunidad internacional, con viajes al exterior, con la asociación con organizaciones internacionales en el campo de los negocios y en el profesional, tratando de comprender las particularidades culturales, sabiendo comunicarse en varios idiomas. Finalmente me voy a permitir transcribir dos citas que hacen referencia a las cualidades del líder que nuestras organizaciones necesitan: “Además de las aptitudes tangibles, hay otras intangibles como integridad, honestidad, lealtad a principios, autoconfianza, autoestima, tenacidad, altos niveles de energía, tranquilidad en situaciones de tensión, aprovechar el potencial de otros y estimular su creatividad. Será necesario un trabajo arduo y sensibilidad, creer en el valor humano, estudiar incesantemente medios de agregar valor a su organización, a su personal y a todos los que busca servir”. (De una síntesis del libro “O Lider Do Futuro” elaborada por Edina de Paula Bom Sucesso). “CARACTERÍSTICAS DEL LIDER BASADO EN PRINCIPIOS: Está continuamente aprendiendo, escucha a los otros, es curioso y sabe preguntar. Está volcado al servicio, encarando la vida como misión y no como carrera, teniendo sentido de responsabilidad, de contribución. Irradia energía positiva, es optimista y muestra entusiasmo. Tiene sentido del humor y, en medio de la confusión, sabe armonizar, deshacer y revertir la defensividad y el negativismo. Cree en las personas; reconoce el error, la incompetencia y la fragilidad del otro, pero descubre el potencial escondido y encuentra maneras de desarrollarlo. Tiene vida equilibrada; se mantiene informado; se divierte; no es extremista; tiene actitudes moderadas, temperadas, sabias. Vive sensatamente el presente; planea cuidadosamente el futuro; se adapta con flexibilidad a las circunstancias. Encara la vida como una aventura; redescubre las personas cada vez PÁGINA 34 de 35

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que las encuentra, sin poner rótulos con base en éxitos o fracasos pasados. Es sinergético; catalizador de cambios; trabaja en forma ardua e inteligente. En grupo, cede, contribuye, recibe. Se ejercita para la auto-renovación, cuidando las dimensiones física, mental, emocional y espiritual de la vida. Mantiene actividad física regular; estudia; se esfuerza por ser paciente, adquiriendo autodisciplina”. (De una síntesis del libro “Lideranca Baseada em Principios” de Stephen Covey, elaborada por Edina de Paula Bom Sucesso).

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Van den BERGHE, Edgar. GESTIÓN GERENCIAL Y EMPRESARIAL Aplicadas al siglo XXI. ECOE Ediciones. Tercera Edición. Bogotá. 2016

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