An1 Office Xp-instrumente Birotice

MARIUS DANIEL MAREŞ (coordonator) DOINA FUSARU GABRIEL MIHAI

OFFICE XP INSTRUMENTE BIROTICE

1

Descrierea CIP a Bibliotecii Naţionale a României MAREŞ, MARIUS DANIEL Office XP. Instrumente birotice/ Marius Daniel Mareş - Bucureşti, Editura Fundaţiei România de Mâine, 2004 208p.; 20,5 cm ISBN 973-725-155-5 I. Fusaru, Doina II. Mhai, Gabriel 004.42 Office X-P

© Editura Fundaţiei România de Mâine, 2004

Redactor: Octavian CHEŢAN Tehnoredactori: Gabriel MIHAI Maria ANDRONIE Coperta: Marius Daniel MAREŞ Bun de tipar: 14.12. 2004; Coli tipar: 13 Format: 16/61×86 Splaiul Independenţei, Nr. 313, Bucureşti, S. 6, O. P. 83 Tel./Fax.: 410 43 80; www.spiruharet.ro e-mail: [email protected] 2

UNIVERSITATEA SPIRU HARET FACULTATEA DE MANAGEMENT FINANCIAR-CONTABIL

MARIUS DANIEL MAREŞ (coordonator) DOINA FUSARU GABRIEL MIHAI

OFFICE XP INSTRUMENTE BIROTICE

EDITURA FUNDAŢIEI ROMÂNIA DE MÂINE Bucureşti, 2004 3

4

CUPRINS

Cuvânt înainte ………………………………………………………

9

1. Implicaţiile managementului strategic în birotică ……………

11

1.1. Managementul strategic şi deservirea acestuia prin instrumente birotice ………………………………………... 1.2. Clasificarea informaţiei ……………………………………... 1.3. Procese informaţionale …………………………………….. 1.4. Funcţiile generale ale unui sistem informatic de birou …… 1.5. Impactul tehnicii de calcul şi a telecomunicaţiilor asupra strategiei firmei ……………………………………... 1.6. Sfera de cuprindere şi efectele tehnologice informaţionale …. 1.7 Intranet şi Internet …………………………………………. 1.7.1. Conceptul Intranet ……………………………………. 1.7.2. Aplicaţiile Intranet-ului în economie.................................. 1.7.2.1. Aplicaţii pentru departamentul vânzări şi marketing ............................................................. 1.7.2.2. Aplicaţii ale sectorului dezvoltarea produsului ...... 1.7.2.3. Aplicaţii pentru departamentul de sprijin şi servicii acordate clienţilor.................................... 1.7.2.4. Aplicaţiile departamentului resurse umane ............ 1.7.2.5. Aplicaţiile departamentului finanţe ........................ 1.7.3. Conceptul Internet .............................................................. 1.7.4. Internetul şi comerţul electronic, factori ai relansării creşterii economice în România .......................................... 1.7.4.1. E-commerce - comerţul electronic ......................... 1.7.4.2. E-banking - operaţii bancare realizate prin tehnica de calcul.............................................. 1.7.4.3. E-demand - dinamizarea canalelor de legătură între consumatori şi organizaţie.............................. 1.7.4.4. E-business - afaceri derulate prin Internet..............

12 15 17 20 22 24 27 27 29 29 30 31 31 32 33 35 39 41 43 44 5

1.8. Sistemul de management al relaţiilor cu clienţii …………... 1.9. Teste de autoevaluare ……………………………………..

47 51

2. Editarea şi procesarea textelor şi a imaginilor...............................

52

2.1. Funcţiile unui procesor de texte 2.2. Procesorul de texte Microsoft Word 2.2.1. Crearea, salvarea şi restaurarea unui document................. 2.2.2. Formatarea caracterelor 2.2.3. Formatarea paragrafelor .................................................... 2.2.4. Imprimarea unui document ............................................... 2.2.5. Verificarea unui document ................................................ 2.2.6. Realizarea antetului şi a subsolului de pagină................... 2.2.7. Numerotarea paginilor unui document.............................. 2.2.8. Editarea unui document pe coloane................................... 2.2.9. Realizarea conturărilor şi a umbrelor ................................ 2.2.10. Utilizarea cadrelor ........................................................... 2.2.11. Prelucrarea imaginilor ..................................................... 2.2.12. Utilizarea componentei WordArt .................................... 2.2.13. Realizarea graficelor ....................................................... 2.2.14. Utilitarul de desen Microsoft Draw................................. 2.2.15. Tabele Word.................................................................... 2.2.16. Editorul de ecuaţii integrat în Word ................................ 2.2.17. Utilizarea glosarului ........................................................ 2.3. Fuzionarea documentelor Word …………………………….. 2.4. Ierarhizarea documentelor Word ………………………….. 2.5. Organizarea unui document Word ………………………….. 2.5.1. Cuprinsul sau tabela de materii ......................................... 2.5.2. Crearea legendei................................................................ 2.5.3. Crearea de indecşi ............................................................. 2.5.4. Referinţe încrucişate.......................................................... 2.5.5. Crearea tabelei de figuri .................................................... 2.6. Comunicarea între aplicaţiile Windows …………………... 2.7. Tehnica Clipboard şi Ole …………………………………. 2.8. Teste de autoevaluare ……………………………………...

52 53 59 63 67 68 71 76 77 78 80 82 84 85 86 88 89 92 95 96 100 102 102 103 104 106 107 108 109 111

3. Procesorul de tabele Excel ………………………………………

112

3.1. Structura foii de calcul Excel ……………………………….. 3.2. Fereastra document ………………………………………….

113 115

6

3.3. Operaţii de bază cu foaia de calcul Excel 3.3.1. Selectarea datelor din foaia de calcul ................................ 3.3.2. Introducerea şi editarea datelor ......................................... 3.3.2.1. Introducerea textelor ............................................ 3.3.2.2. Introducerea numerelor ........................................ 3.3.2.3. Introducerea datelor calendaristice, oră, minut secundă................................................................. 3.3.2.4. Introducerea formulelor ....................................... 3.3.2.5. Utilizarea facilităţii AutoFill ................................ 3.3.3. Modificarea conţinutului unei celule................................. 3.4. Lucrul cu serii de date sub procesorul de tabele Excel 3.4.1. Crearea unei serii de date .................................................. 3.4.2. Crearea, modificarea şi ştergerea unei serii de date particularizate.................................................................... 3.4.3. Realizarea unor calcule pe bază de formule matematice... 3.4.4. Efectele operaţiunii de copiere asupra adreselor relative şi absolute ale celulelor foi de calcul................................. 3.4.5. Înlocuirea unei formule matematice cu valoarea ei calculată ............................................................................ 3.5. Utilizarea formulelor matriciale în foaia de calcul Excel 3.5.1. Introducerea unei formule matriciale ................................ 3.5.2. Utilizarea constantelor matriciale...................................... 3.6. Funcţii predefinite ale procesorului de tabele Excel 3.6.1. Funcţii matematice şi trigonometrice ................................ 3.6.2. Funcţii statistice ................................................................ 3.6.3. Funcţii de informare .......................................................... 3.6.4. Funcţii logice..................................................................... 3.6.5. Funcţii bază de date........................................................... 3.6.6. Funcţii de căutare şi consultare ......................................... 3.6.7. Funcţii de tip dată calendaristică şi oră ............................. 3.6.8. Funcţiile text sau şir de caractere ...................................... 3.6.9. Funcţii financiare .............................................................. 3.7. Reprezentări grafice ale seriilor de date din foaia de calcul Excel 3.7.1. Organizarea datelor într-un grafic ..................................... 3.7.2. Tipuri de grafice................................................................

118 118 119 121 122 122 123 126 127 131 131 132 134 136 136 137 137 138 138 139 142 145 147 148 150 151 152 153 155 155 157

7

3.8. Instrumente de previziune …………………………………. 3.8.1. Funcţii statistice predefinite .............................................. 3.8.2. Procedură rapidă de autoumplere a celulelor cu rezultatele prognozei ......................................................... 3.8.3. Grafice............................................................................... 3.9. Teste de autoevaluare ……………………………………...

162 163 166 166 166

4. Realizarea prezentărilor cu ajutorul instrumentului PowerPoint....... 167 4.1. Caracterizarea instrumentului PowerPoint …………………. 4.2. Realizarea automată a unei prezentări ……………………… 4.3. Obţinerea unei serii de slide-uri prin folosirea instrumentelor de lucru specifice PowerPoint ……………………………… 4.4. Modalităţi de sporire a atractivităţii prezentării …………... . 4.5. Execuţia unei prezentări şi portarea acesteia ……………… 4.6. PowerPoint - combinaţii de taste …………………………. 4.7. Teste de autoevaluare ……………………………………..

173 178 185 186 187

Terminologie .......................................................................................... Încheiere................................................................................................. Lista figurilor ......................................................................................... Bibliografie ………………………………………………………...

188 202 203 207

8

167 168

Cuvânt introductiv

Implicarea managementului strategic în luarea deciziilor este determinată de condiţiile impuse de complexitatea problemelor economiei de piaţă, reprezentând suportul pe care se pot dezvolta aplicaţii birotice. Informatica şi, ca urmare, birotica au pătruns în mod nemijlocit în viaţa unităţilor economice, rezolvând principalele probleme de gestiune a informaţiei financiar-contabile. Din aceste motive, prezenta lucrare oferă cititorului un bogat material referitor la editoarele de texte, la produsele orientate şi dedicate lucrului cu foi de calcul, sub cel mai răspândit şi utilizat pachet de programe Microsoft Office XP. Cartea se adresează studenţilor de la facultăţile economice, precum şi tuturor persoanelor care doresc să se iniţieze şi specializeze în ceea ce priveşte posibilitatea utilizării avizate a produselor program Word, Excel şi PowerPoint. Primul capitol cuprinde o prezentare a principalelor elemente teoretice referitoare la managementul strategic deservit de instrumente birotice, cu exemplificări asupra structurii organizatorice şi de personal ale societăţilor comerciale. Cel de al doilea capitol prezintă, în detaliu, cel mai utilizat produs program ca editor şi procesor de texte, şi anume, Word XP, facilităţile oferite, precum şi un set complet de exemple concludente pentru fiecare funcţie a acestuia. Capitolul al treilea este destinat produsului Excel XP care permite, simultan, lucrul cu mai multe pachete de foi de calcul, util pentru realizarea lucrărilor de gestiune contabilă, şi nu numai. Acest produs este prezentat pe larg, împreună cu un set complet de exemple strict necesare edificării şi obişnuirii cititorului cu modelele economice, care pot fi transpuse şi rezolvate cu ajutorul Excel. 9

Ultimul capitol trece în revistă principalele aspecte practice care trebuie avute în vedere de utilizatorul unui PC atunci când doreşte a realiza, cu forţe proprii, prezentări animate ale unei anumite lucrări. Pentru aceasta se detaliază utilizarea programului PowerPoint XP, componentă a pachetului Microsoft Office. La finele fiecărui capitol sunt introduse teste de autoevaluare, pe baza cărora cititorul poate verifica nivelul de cunoştinţe acumulat. Lucrarea valorifică cercetările întreprinse de colectivul de autori în domeniul biroticii şi, în special, în utilizarea şi proiectarea unor diferite produse-program aplicative realizate. Evident, prezenta lucrare nu îşi poate propune abordarea exhaustivă şi, cu atât mai puţin, epuizarea problematicii informaticii, dorind să constituie punctul de pornire într-un necesar studiu, permanent al evoluţiei disciplinei. Din această perspectivă, autorii solicită cititorilor, mai ales cadrelor didactice şi specialiştilor, să comunice în scris observaţiile pe adresa Universităţii Spiru Haret, Catedra „Informatică de gestiune şi statistică” sau pe adresa de e-mail [email protected]. Ţinem să mulţumim şi pe această cale tuturor celor fără al căror ajutor această lucrare n-ar fi putut vedea lumina tiparului. Autorii

10

1. IMPLICAŢIILE MANAGEMENTULUI STRATEGIC ÎN BIROTICĂ

Birotica constituie un ansamblu de tehnici pentru gestionarea informaţiei şi a comunicaţiilor între organizaţii. Acestea fac apel la tehnicile informaticii şi ale comunicaţiilor de date şi, prin intermediul mijloacelor electronice, asigură realizarea unor funcţii specifice. Dintre acestea, amintim: funcţia de ordonare a informaţiei; organizarea în pagină a textelor; pregătirea documentelor şi a corespondenţei; simularea şi analiza diferitelor situaţii posibile; vizualizarea şi interogarea documentelor realizate; gestiunea bazelor de date. Birotica reprezintă un nou mod de utilizare a sistemelor electronice de calcul, care, prin accesibilitatea utilizării şi prin costul lor relativ redus, au pătruns şi s-au stabilizat ca mijloace care permit sporirea productivităţii şi a calităţii activităţilor de birou. Termenul de birotică a fost introdus în Franţa de P. Berger şi L. Nauges, după Convenţia Informatică din anul 1976, pentru a găsi un echivalent al expresiei din limba engleză Office Automation. Din etimologia cuvântului rezultă că domeniul principal de activitate îl constituie biroul, iar obiectivul său este automatizarea acestuia, prin utilizarea tehnicii electronice şi informatice de prelucrare, memorare şi transmitere a informaţiei. Conceptul de birotică este definit de o serie de particularităţi: ♦ Predominanţa proceselor informaţionale şi decizionale, ceea ce presupune că materia primă a oricărei activităţi de birou este informaţia, care, prin procese de analiză şi prelucrare, oferă suportul deciziei manageriale în orice sistem sau organizaţie economicosocială; ♦ Ponderea mare a comunicării de informaţii şi decizii, comunicare care se poate realiza în două moduri: orală şi scrisă. Comunicarea 11

orală se realizează prin dialog direct, convorbiri la distanţă mediate de reţelele de telecomunicaţii sau convorbiri între birourile aceleiaşi organizaţii, mediate de reţele de comunicaţie interfonice sau telefonice. Comunicarea scrisă este dependentă de suportul fizic al acesteia (documente clasice, legislaţie, acte decizionale ale conducerii, cereri, solicitări, sesizări, contracte, documente de plan, sistemul de documente de evidenţă contabilă, fiscală sau socială, schiţe, planuri). Creşterea ponderii activităţilor cu conţinut informaţional şi de birou în raport cu activităţile tehnic-industriale produce în societăţile puternic informatizate reducerea diferenţelor între activitatea fizică şi cea intelectuală. Informatizarea muncii de birou facilitează comunicarea orală şi scrisă din activitatea de birou, procesarea informaţiei orale şi scrise, memorarea şi arhivarea acesteia, cu următoarele efecte economice şi sociale: ♦ Eliminarea efortului fizic sau diminuarea acestuia; ♦ Eliminarea efortului fizic şi intelectual datorat scrierii şi transcrierii manuale a informaţiilor; ♦ Reducerea timpului de recepţie, prelucrare şi transmitere a informaţiei orale sau scrise din activitatea administrativă; ♦ Creşterea exactităţii proceselor informaţionale, a capacităţii de memorare şi a vitezei de regăsire a informaţiei; ♦ Creşterea calităţii şi productivităţii muncii administrative; ♦ Scăderea costului informaţiei şi a deciziei pe care aceasta se fundamentează.

1.1. Managementul strategic şi deservirea acestuia prin instrumente birotice Relaţiile economice, sociale, politice, legislative şi etice ale mediului unei firme determină influenţa pe care societatea omenească o are asupra evoluţiei firmei. Echipa managerială responsabilă de destinele unei firme are ca sarcină prioritară corelarea deciziilor strategice cu condiţiile mediului extern, asigurând realizarea unor strategii care să permită îmbunătăţirea imaginii companiei, concomitent cu creşterea performanţelor. Unul dintre factorii care deţin cea mai puternică influenţă în procesul de stabilire a strategiei este cultura firmei. Prin cultura firmei se 12

înţelege ansamblul valorilor promovate, a tradiţiilor, a simbolurilor, modelelor de atitudine şi a comportamentului, specifice politicilor adoptate, dar şi a modului de efectuare a sarcinilor. Calităţile distinctive ale unei firme, în raport cu celelalte societăţi, sunt: gradul de identificare a membrilor firmei cu aceasta; importanţa acordată factorului uman şi coeziunea colectivelor; măsura în care este promovat lucrul în echipă; atenuarea şi minimizarea apariţiei conflictelor în cadrul societăţii; definirea corectă şi concretă a criteriilor de recompensare pentru munca prestată. Rolul strategiei în definirea direcţiei de acţiune a firmei se divide pe două planuri: al strategului şi al planului strategic. Rolul strategului se poate compara cu cel al unui navigator, iar planul strategic poate fi comparat cu harta aflată la baza stabilirii direcţiei de urmat, cuantificând gradul în care societatea respectivă progresează. Direcţionarea (nu este totul),ea este însă, cu siguranţă, crucială, deoarece, odată stabilită direcţia, managerul poate adopta decizii consecvente cu strategia. După fixarea direcţiei, personalul firmei, având cunoscută calea pe care trebuie să o urmeze, poate să-şi concentreze eforturile în mod corespunzător. Concentrarea eforturilor reprezintă un al doilea scop al strategiei, valabilă fiind pentru milioane de decizii, adoptate zilnic de membrii aflaţi pe diferite paliere ale organizaţiei, referitoare la sarcini şi obiective de lucru. Asigurarea consecvenţei membrilor organizaţiei reprezintă al treilea scop al unei strategii, permiţând concentrarea şi aplicarea pe termen lung a deciziilor strategice care determină modul de alocare a timpului, efortului şi a entuziasmului personalului. Alături de consecvenţă trebuie asigurată şi flexibilitatea direcţiei de orientare a resurselor firmei, toate acestea reprezentând cheia prosperităţii pe termen lung. Strategia trebuie să stabilească direcţia şi să concentreze eforturile şi acţiunile, asigurând, în acelaşi timp, flexibilitatea organizaţională. Managementul strategic reprezintă procesul prin care managerii stabilesc direcţia pe termen lung a firmei, fixează obiectivele de performanţă specifice, elaborează strategiile necesare atingerii acestor obiective şi urmăresc executarea planului de acţiune ales. Managementul strategic solicită calităţi antreprenoriale superioare, dar şi implementarea şi execuţia consecventă şi completă a strategiei, care să conducă la performanţe organizaţionale superioare pe termen lung. Un plan strategic bun, dacă nu 13

este executat în mod corespunzător, are un rezultat caracterizat prin slabe performanţe. Un plan necorespunzător, executat ireproşabil, rareori conduce la rezultate bune. Situaţia optimă este aceea în care o strategie elevată este urmată de o implementare şi de o execuţie ireproşabile. Implementarea şi execuţia strategiei reprezintă punerea sa în aplicare şi determinarea tuturor persoanelor implicate în realizarea sa. Execuţia fiecărei părţi din planul strategic care revine unui salariat, reprezintă, în esenţă, o sarcină administrativă. Pentru manager, aceasta înseamnă: elaborarea unor programe şi bugete care să sprijine execuţia strategiei; corelarea motivaţiilor şi a recompenselor cu gradul de îndeplinire a rezultatelor urmărite; dezvoltarea unui sistem informaţional care să permită urmărirea şi controlul proceselor necesare implementării strategiei; întărirea parteneriatului intern necesar coordonării acţiunilor de implementare a strategiei şi perfecţionarea continuă a modului de execuţie al acesteia. Modelul procesului de management strategic se impune a fi realizat pentru evaluarea situaţiei de fapt şi adoptarea unei decizii în vederea continuării acţiunilor începute sau ajustării acestora, deoarece toate deciziile strategice sunt susceptibile de o modificare în viitor. Variaţia performanţelor financiare ale organizaţiei, precum şi schimbările survenite constituie principalele elemente care impun luarea unor decizii de ajustare a strategiei. O altă problemă abordată de manager este reprezentată de analiza strategică ce are în vedere evaluarea resurselor interne ale firmei, analizarea caracteristicilor mediului extern şi stabilirea oportunităţilor care trebuie exploatate. Prin intermediul instrumentelor de asistare a deciziei oferite de birotică, managerul poate decide, în timp real, ce soluţie va adopta, ce rezultate se pot obţine şi cu ce eforturi. Strategia defineşte obiectivele de dezvoltare, de menţinere sau chiar de reducere a dimensiunii organizaţiei. Indiferent de orientarea strategiei, adoptarea oricărei decizii impune realizarea în prealabil a unei analize minuţioase a mediului extern societăţii. Analiza strategică este desfăşurată în următoarele etape: determinarea viziunii firmei; analiza mediului extern; studierea şi analizarea mediului concurenţial; analiza internă a societăţii şi fundamentarea strategiei organizaţiei. 14

Viziunea firmei se realizează pe termen lung şi foarte lung, conceptualizând imaginea a ceea ce doresc managerii să devină organizaţia. Mediul extern este infinit şi de aceea managerul va analiza doar informaţiile clare, cheie, evenimentele previzibile, precum şi condiţiile care prezintă un interes deosebit asupra activităţii. În această etapă, birotica, prin instrumentele sale specifice, permite realizarea memorării-regăsirii informaţiilor înmagazinate anterior. O analiză obiectivă va reliefa nu numai aspectele pentru organizaţie, ci şi pe cele care nu prezintă avantaje pentru aceasta. Studiul mediului concurenţial demarează prin stabilirea firmelor concurente, incluzând organizaţiile care intenţionează să pătrundă pe piaţă şi producătorii de produse substitute. Analiza internă a organizaţiei, prin implicarea funcţiei birotice de prelucrare şi comandă-control, permite managerului să cunoască punctele forte, dar şi cele slabe ale firmei, elemente care influenţează puterea competitivă a organizaţiei. Pentru analiza internă se utilizează auditul financiar, care permite analizarea exhaustivă a aspectelor pozitive şi negative specifice fiecărei funcţii majore. Fundamentarea strategiei permite managerului să adopte soluţii de dezvoltare a activităţii firmei, să o menţină la acelaşi nivel, sau să o restrângă. În cazul în care firma acţionează pe mai multe pieţe, cu mai multe unităţi de afaceri, managerul poate adopta soluţii pentru dezvoltarea anumitor unităţi, segmente de piaţă, menţinerea la nivelul actual sau lichidarea celorlalte.

1.2. Clasificarea informaţiei Din multitudinea de criterii posibile pentru clasificarea informaţiei, alegem forma informaţiei, conţinutul, suportul pe care se află stocată, precum şi gradul de prelucrare a acesteia. Având în vedere forma concretă pe care o poate lua informaţia în momentul stocării pe un suport tehnic, aceasta se poate afla sub formă analogică şi digitală. Forma analogică a informaţiei presupune reprezentarea fenomenelor fizice, imagini fixe, sunete şi imagini în mişcare, aşa cum sunt ele percepute de dispozitivele tehnice de înregistrare, fără a fi necesară o 15

conversie sau codificare a acestora, înainte de transmitere sau memorare pe suporturile tehnice de date. Forma digitală se obţine pornind de la fenomenul real sau de la forma analogică a acestuia, în ambele cazuri având loc o codificare numerică, o evaluare cantitativă, o cuantificare a fenomenului care face obiectul reprezentării. Pe suportul tehnic, informaţia se prezintă ca o succesiune de valori binare (0 şi 1), ordonate după un sistem de reguli (cod). Informaţia introdusă în sistemele de calcul, prin folosirea tastaturii sau a altor dispozitive de introducere manuală sau umană (masă de desen, voce), se transmite şi se memorează direct în momentul perceperii acesteia, fără o conversie prealabilă a ei. Pentru procesarea informaţiei analogice este necesară conversia ei în formă digitală, cu ajutorul unor dispozitive specializate de conversie din analogic şi digital, acestea putând fi folosite independent sau introduse în configuraţia unui sistem informatic de birou. Din punct de vedere al conţinutului informaţiei, se pot identifica următoarele clase: ♦ Sub formă de date numerice, alfabetice sau alfanumerice; ♦ Sub formă de texte, care sunt organizate în documente, pagini de texte, paragrafe, fraze şi cuvinte; ♦ Sub formă de documente grafice (imagini fixe), care sunt percepute prin afişarea pe monitorul calculatorului, prin scrierea lor la imprimantă sau la dispozitivul de realizat desene (plotter); ♦ Sub formă de secvenţe audio generate de vocea umană, fenomene din realitate sau sintetizatoare electronice, de voce şi acustice; ♦ Sub formă de secvenţe video de natură animată sau film, percepute de dispozitive specializate de tipul camerei de luat vederi sau generate de programe de grafică bi sau tridimensională. Din punct de vedere al suportului informaţiei, distingem o gamă largă de suporturi fizice, cum ar fi: 1. Informaţia aflată pe suporturi tehnice, clasificate, la rândul lor, în: ♦ Suporturi magnetice, ca, de exemplu, caseta magnetică, discul magnetic, banda magnetică, discul flexibil etc.; ♦ Suporturi cu lectură optică a informaţiei, cum sunt discurile optice de mare capacitate a căror informaţie digitalizată este citită optic cu dispozitive laser. 16

Informaţia memorată pe suporturile tehnice este înregistrată şi poate fi citită numai cu ajutorul unor dispozitive tehnice de citire/scriere. 2. Informaţia aflată pe suporturi grafice, care pot fi: ♦ suporturi opace, cum sunt documentele clasice, documente obţinute la imprimantă sau realizate cu ajutorul mesei de desen de tip plotter; ♦ suporturi transparente realizate din peliculă fotografică, peliculă film, microfilm, celită. Acest tip de suport este destinat lecturii numai după operaţia de mărire a imaginii înregistrate. În funcţie de gradul de prelucrare, informaţiile se împart în: 1. primare (de bază) – sunt acele informaţii care anterior nu au suferit un proces de prelucrare informaţională, având un pronunţat caracter informativ. Acest gen de informaţii sunt cele mai răspândite la nivelul executanţilor. 2. intermediare – sunt acele informaţii care se află în diferite faze de prelucrare informaţională, fiind răspândite la nivelul personalului funcţional şi al şefilor de compartimente. 3. finale – sunt acele informaţii care au parcurs întregul şir de prelucrări informaţionale prevăzute, având un caracter sintetic, complex şi decizional. Acest tip de informaţii se adresează, de regulă, managerilor.

1.3. Procese informaţionale Existenţa unei largi game de prelucrări electronice a informaţiei a generat o tipologie a acestor procese informaţionale. În raport cu natura sa specifică, informaţia se prelucrează diferit, prin următoarele forme de procesare: Procesarea datelor permite tratarea informaţiei numerice după reguli matematice şi logice. De obicei, datele se organizează în colecţii sub formă de fişiere prelucrabile, cu ajutorul unor programe de firmă denumite interpretoare sau compilatoare, care diferă în funcţie de limbajul de programare utilizat. Datele organizate în baze de date sunt exploatate cu ajutorul unor pachete de programe denumite sisteme de gestiune a bazelor de date (SGBD), din care enumerăm FoxPro; Paradox; Visual Basic; Access. Datele organizate în foi de calcul se prelucrează utilizând pachete soft specializate în procesoare de tabele (Excel, Quatro, Lotus 1-2-3) sau folosind 17

funcţiile de procesare a tabelelor din sistemele Works, FrameWork, OpenAccess; Procesarea textelor reprezintă un ansamblu de operaţii specifice lucrului cu textele. Textul structurat în pagini, paragrafe, fraze şi cuvinte este supus unor operaţii pentru determinarea formei caracterelor şi a mărimii acestora, forma şi mărimea paginii, modul de aşezare a textului în pagină. Procesarea textelor presupune şi operaţii lingvistice, cum sunt: despărţirea în silabe, controlul gramatical, lexical şi ortografic al textului analizat. Rezultatul acestor operaţii constă într-un document de tip text care poate fi consultat prin afişarea pe ecran, imprimat pe hârtie sau microfilm. Procesarea textelor se realizează cu programe specializate, cum sunt procesoarele de texte: WordStar, WordPerfect, Word sau cu componente pentru tratare de text, aparţinând unor sisteme de programe Procesarea documentelor grafice reprezintă un mod de utilizare eficientă a tehnicilor informatice şi electronice pentru receptarea, memorarea şi prelucrarea grafică a imaginilor introduse anterior în documente. Procedarea informaţiei vizuale se realizează cu programe specializate pentru procesarea documentelor (Ventura, PageMaker, CorelDraw) sau de către funcţii specializate ale procesoarelor de texte sau tabele (Word, Excel, WordPerfect, Works, Lotus 1-2-30. Documentele procesate în acest fel se memorează pe suporturi tehnice de date, care au o anumită organizare pentru a putea fi uşor regăsite, consultate la terminal, imprimate pe hârtie sau microfilm, comunicate la distanţă, sau introduse într-un nou proces de prelucrare grafică. Procesarea sunetelor se referă la forme variate care merg de la vocea umană (mesaje, convorbiri telefonice etc.) până la sunete obţinute prin sinteză electronică, sunete naturale sau muzicale. Acest tip de informaţie este perceput analogic şi convertit ulterior în formă digitală. Prelucrarea acestor informaţii se face cu ajutorul unor echipamente şi programe specializate în tratarea informaţiei sonore, cum este sistemul SoundBlaster, care poate funcţiona cuplat la orice calculator personal. Se realizează astfel o interfaţă acustică a sistemului informatic cu sistemele audio analogice (casetofon, magnetofon, compact disc etc.), precum şi cu dispozitivele de comunicaţie acustică (telefon, interfon). Procesarea de imagini constituie una din realizările moderne ale electronicii şi informaticii. Informaţia vizuală dinamică se realizează prin 18

afişarea şi perceperea unui număr de imagini succesive pe unitatea de timp (minim 25 de imagini pe secundă), generând factorului uman senzaţia vizuală de mişcare. Informaţia video este obţinută cu tehnica de filmat (cameră de filmat alb-negru sau color), imagini transmise prin sistemele de comunicaţie video de natură profesională realizate pe calculator, cu ajutorul unor dispozitive fizice şi logice. În mod curent, prelucrarea informaţiei vizuale este însoţită şi de prelucrarea informaţiei sonore, după cum imaginea este însoţită de sunete sau voce umană. Procesarea documentelor grafice, a sunetelor, a imaginilor şi a textelor constituie principalul obiect de activitate al biroticii. Realizarea prelucrării este executată cu ajutorul sistemelor electronice de calcul din ce în ce mai performante şi bineînţeles din ce în ce mai costisitoare. Pe lângă componenta hardware, utilizatorul trebuie să aibă în vedere şi software-ul. Trebuie să ne reamintim că software-ul este compus din sistemul de operare, fără de care calculatorul nu funcţionează şi din pachete de programe suplimentare instalate de utilizator, elemente care asigură procesări complete şi rapide ale informaţiilor utilizatorului. Compania Microsoft a realizat pachetul de programe Office care prin structură răspunde cerinţelor utilizatorului legate de procesarea datelor organizate în foi de calcul cu ajutorul componente Excel, a textelor şi a documentelor grafice prin intermediul programului Word, a imaginilor prin Photo Editor şi crearea unor prezentări profesionale asistaţi de PowerPoint. În evoluţie structura şi performanţele setului de programe Office a cunoscut modificări majore care s-au reflectat la nivelul utilizatorului printr-o ofertă din ce în ce mai „tentantă”. Una din problemele majore a utilizatorilor români, ridicată de corecta şi deplina folosire a acestui pachet de programe, constă în obligativitatea cunoaşterii limbii engleze. Această problemă a fost rezolvată prin localizarea pachetului de programe Office, respectiv apariţia şi existenţa software-ului care foloseşte limba română. Localizarea este parţială în cazul Office’98, îmbunătăţindu-se odată cu apariţia pachetului Office’2000. Autorii în dorinţa ca această lucrare să fie utilă persoanelor care folosesc pachete localizate în România, au realizat şi prezentat la finele expunerii un Glosar de termeni. 19

În primăvara anului 2001, Microsoft a aplicat produselor sale program tehnologia anti-criminalitate Product Activation, pentru început în pachetul de programe Office’XP şi care ulterior va fi prezentă şi în sistemul de operare Windows XP, o tehnologie de protecţie a drepturilor de proprietate intelectuală incorporată în produsele Microsoft din generaţia XP care previne, la nivel de utilizator, copierea neautorizată a produselor program distribuite. Această tehnologie a fost testată timp de doi ani în şapte ţări pilot. În cazul Office’XP, după a 50-a lansare a unei aplicaţii incluse în pachetul de programe neactivat, se declanşează un proces de reducere a funcţiilor, respectiv nu se mai pot crea noi documente, salva etc. Pentru activarea acestor produse program utilizatorul are două posibilităţi: prin contactarea telefonică a Microsoft Infocenter, sau direct pe web la adresa indicată în ecranul de activare. Activarea se realizează pe baza unui Installation ID care este generat automat, pornind de la codul unic Product Key. O dată ce Installation ID ajunge în server-ele Microsoft, utilizatorul primeşte un cod de confirmare, Confirmation ID, cu care îşi activează produsul. Din acest moment nu i se va mai solicita activarea produsului. Procedura de activare durează în medie 2-4 minute. În cazul în care utilizatorul realizează un up-grade minor hardware, tehnologia va recunoaşte că este vorba despre un up-grade de sistem şi nu-i va solicita reactivarea produsului Microsoft. Un dezavantaj major este reprezentat de faptul că respectivul produs nu poate fi instalat decât individual, pe un singur sistem de calcul, deoarece în situaţia în care Installation ID-ul expediat către baza de date Microsoft figurează că a mai fost folosit anterior, validarea este refuzată.

1.4. Funcţiile generale ale unui sistem informatic de birou Indiferent de conţinutul concret al activităţii, un sistem informatic de birou îndeplineşte următoarele funcţii generale: ♦ funcţia de introducere a informaţiei în sistem; ♦ funcţia de memorare şi regăsire a informaţiei; ♦ funcţia de prelucrare a informaţiei; ♦ funcţia de ieşire a informaţiei din sistem; ♦ funcţia de comandă-control a sistemului. Funcţia de introducere a informaţiei în sistem se realizează prin: 20

•

Preluarea informaţiei provenite din reţelele de comunicaţii naţionale sau internaţionale, publice sau private; • Prelucrarea informaţiei provenite din reţeaua locală de date; • Introducerea manuală a datelor şi textelor sau înregistrarea cu echipament adecvat a convorbirilor, imaginii şi sunetului. Informaţia introdusă în sistem se prelucrează imediat, în timp real, sau se memorează pentru prelucrări ulterioare. Există posibilitatea ca informaţia să fie transferată la ieşire, fără a fi memorată sau prelucrată de sistem. Funcţia de memorare şi regăsire a informaţiei are un rol important în funcţionarea unui sistem birotic, capacitatea de stocare a informaţiei şi viteza de acces la date constituind criterii fundamentale de apreciere a performanţelor unui sistem informatic de birou, în raport cu durata şi volumul informaţiei memorate. Informaţia se poate păstra în memoria internă, pentru datele în curs de prelucrare, în memoria externă datele care se consultă periodic şi în arhiva electronică, pentru informaţii care sunt consultate foarte rar. Funcţia de prelucrare se referă la următoarele operaţii şi procese: ♦ Conversia informaţiei din formă analogică în digitală, pentru memorarea şi procesarea ei cu mijloace informatice, precum şi operaţia de conversie din digital în analogic, pentru a o face compatibilă cu echipamentele de tip analogic, pentru redarea, înregistrarea sau transferul de informaţie audio şi vizuală; ♦ Transferul informaţiei de pe un tip de suport (magnetic, optic) pe altul se numeşte conversie de suport; ♦ Copierea informaţiei pe acelaşi tip de suport, denumită operaţie de reproducere a informaţiei şi a documentelor; ♦ Crearea şi încărcarea bazei informaţionale a sistemului birotic presupun un set de proceduri, prin care se generează structura şi modul de organizare a informaţiei pe suportul tehnic, încărcarea bazelor de date; ♦ Actualizarea bazei informaţionale, prin eliminarea informaţiilor inutile, introducerea de informaţii noi, modificarea valorilor existente; 21

♦ Tratarea informaţiei care constă în efectuarea de operaţii care privesc fie forma documentelor şi a imaginilor, fie conţinutul lor; ♦ Consultarea în timp real a informaţiei se realizează prin intermediul unor programe care permit căutarea, selectarea şi transmiterea informaţiei solicitate la un dispozitiv periferic de ieşire (monitor, imprimantă, echipament de comunicaţie în reţea etc.); ♦ Punerea în formă a informaţiei solicitate la ieşire constă în prelucrarea datelor pentru obţinerea de rapoarte şi situaţii complexe, care vor fi transferate la dispozitivele de ieşire, în vederea imprimării lor, afişării la terminal sau a comunicării locale, ori la distanţă, prin intermediul reţelelor de date. Funcţia de ieşire a informaţiei din sistem trebuie să satisfacă anumite cerinţe, corespunzător mai multor aspecte, după cum ar fi: ♦ Natura informaţiei transferate la ieşire: date, texte, secvenţe sonore sau vizuale, combinaţii ale acestora; ♦ Conţinutul efectiv al informaţiilor solicitate la ieşire; ♦ Natura suportului tehnic sau grafic, pe care urmează să fie transferată informaţia la ieşire; ♦ Forma digitală sau analogică a informaţiei transmise; ♦ Destinatarul şi mijlocul de comunicare adecvat, comunicare care poate fi în interiorul sistemului, către memoria externă şi arhiva electronică a sistemului birotic, în afara sistemului către parteneri de afaceri, instituţii de stat, acţionari, public. Funcţia de comandă-control a sistemului birotic este reprezentată de totalitatea atributelor necesare pentru dirijarea şi reglarea funcţionării întregului sistem, a tuturor funcţiilor sale. Alocarea optimă a resurselor sistemului se referă la echipament, memorie internă, baza de programe şi baza informaţională, controlul proceselor de intrare, prelucrarea şi ieşirea informaţiei în funcţie de natura ei.

1.5. Impactul tehnicii de calcul şi a telecomunicaţiilor asupra strategiei firmei În etapa actuală, dezideratul major al dezvoltării economice îl constituie oprirea procesului de adâncire a decalajelor care despart România 22

de ţările dezvoltate sau chiar faţă de unele economii mediu dezvoltate. De aceea, se pune cu acuitate întrebarea: care sunt resursele care în ultimele decenii au avut o influenţă benefică în procesul creşterii economice şi ameliorării condiţiilor de viaţă ale oamenilor? Aceste resurse se regăsesc în schimbarea strategiei firmei în economia de piaţă funcţională. Tot mai multe firme îşi vând produsele şi serviciile pe Internet, canalele tradiţionale de distribuţie sunt pe cale de a fi desfiinţate. Totodată se constată o reducere substanţială a şomajului, iar educaţia este într-o permanentă creştere. Noile tehnologii informaţionale constituie elementele majore ale unei forţe de schimbare în infrastructura economiei. În ultimii 25 de ani se constă o adevărată „explozie de noi idei”, „noi aplicaţii” şi apariţia (formarea) de noi oameni în domeniul economic. Deşi industria de calculatoare este tânără în comparaţie cu alte industrii (de exemplu, construcţia de automobile şi transportul aerian), domeniul calculatoarelor a cunoscut un progres spectaculos într-un timp scurt. În primele decenii de existenţă sistemele de calcul erau foarte centralizate, de obicei în interiorul unei singure încăperi. O companie de mărime mijlocie sau o universitate ar fi putut avea unul sau două calculatoare, în timp ce instituţiile mari aveau cel mult câteva zeci. Ideea că în mai puţin de 20 de ani calculatoare la fel de puternice, mai mici decât un timbru poştal, vor fi produse pe scară largă în milioane de exemplare părea desprinsă dintr-un scenariu ştiinţifico-fantastic. Astfel, consumatorul final, firma sau persoana privată, se aprovizionează prin Internet în sistem „piaţă virtuală”, neavând importanţă locul unde este situat magazinul de unde se cumpără. Utilizând sistemul Internet se poate comanda un produs personalizat, după dorinţă în sistemul la comanda clientului. Preţul plătit pentru produsul comandat va fi cu 10 – 20% mai mic decât într-un magazin obişnuit. Ca atare, considerăm că sunt necesare explicaţii referitoare la tehnologiile informaţiei şi de comunicaţii care stau la baza acestor noi resurse de dezvoltare şi creştere economică. Telecomunicaţiile sunt definite ca fiind o comunicare la distanţă. Avansul rapid al transformărilor spre noi parametrii ai tehnologiilor, multiplicarea funcţiunilor unei tehnologii şi scăderea costurilor determină ca „telecomunicaţiile” să devină atractive pentru economie. 23

Un sistem de telecomunicaţii se referă la mediul de transmisie, tipul informaţiei transmise şi direcţia fluxului de comunicare. Mediul de transmisie se caracterizează prin: undele radio, impulsuri electronice vehiculate în liniile de transmisii şi prin semnale fotonice în fibrele optice. Tipul informaţiei, respectiv a semnalului transmis poate fi: admis, video şi date de semnal. Direcţia fluxului de comunicare (direction flow) are importanţă primordială în economie. Aceasta poate fi: • Simplex (one-way), în mod obişnuit emisiile simplex (unidirecţionale de la emiţător la receptor) sunt denumite comunicaţii topdown. Semnalele pot fi transmise pe unde electromagnetice către receptor sau prin sateliţi. Procedeul are direcţia caracterizată prin expresia „de la un punct la multipuncte (point-to-multi-point). Emisiunile obişnuite de televiziune constituie un exemplu sugestiv de conumicare simplex (oneway). • Duplex (two-way). Punctul central de emisie este legat cu alte numeroase puncte într-o reţea în care procedura bottom-up de conexiuni este completată cu aşa-numita „comunicare laterală”. În situaţia de mai sus este posibilă realizarea în timp real a interacţiunii între indivizi aflaţi în două sau mai multe puncte diferite de poziţia emiţătorului. Acest tip de comunicare (interactivă) se adresează direct de regulă unei audienţe specifice sub formula „de la punct la punct” (point-to-point).

1.6. Sfera de cuprindere şi efectele tehnologice informaţionale Creşterea în ritm deosebit de rapid a procesului de formare a reţelelor electronice de date, îndeosebi dezvoltarea Internet-ului ca „reţea de reţele” (network of networks) au condus la extinderea volumului şi structurii de servicii electronice, deschizându-se noi oportunităţi pentru comerţul şi diviziunea internaţională a muncii, în direcţia reducerii costurilor tranzacţionale şi a creşterii eficienţei economice, mai ales pe seama economiei de timp şi a realizării unei mai bune concordanţe dintre cerere şi oferta de bunuri şi servicii, pe plan naţional şi transnaţional. Cererea unui cadru legal şi instituţional adecvat tehnologiilor informaţionale (TI) oferă guvernelor şi agenţilor economici posibilitatea de a-şi exercita influenţa asupra naturii şi dezvoltării comerţului electronic, chiar 24

dacă o serie de probleme rămân insuficient sau deloc soluţionate (siguranţa juridică, impozitarea, protecţia şi securitatea datelor etc.). Internet-ul s-a dezvoltat iniţial în SUA, în anii 60, ca o reţea de calculatoare între birourile guvernamentale, laboratoarele de cercetare şi instituţiile academice. De la crearea în 1993 a World Wide Web (WWW), Internet-ul s-a transformat rapid într-un mijloc global pentru telecomunicaţii şi schimb de informaţii în spaţiu. Prin caracterul său, Internet-ul este un bun public, deoarece nu există un proprietar care să ceară licenţe sau să impună taxe pentru utilizarea sa. Un avantaj competitiv decisiv al Internet-ului, faţă de toate celelalte reţele de servicii oferite de proprietari distincţi, rezidă tocmai în caracterul său de nonproprietate. Reţelele electronice schimbă modalităţile folosite în transmiterea informaţiei, în contextul comerţului cu bunuri şi servicii, necesitând infrastructuri (hard şi software) şi calificări profesionale tot mai performante şi superioare şi reprezentând totodată o adevărată „revoluţie” în schimbul mondial de bunuri şi servicii. Spre deosebire de canalele tradiţionale de comunicaţii, care presupun oferta de informaţii prin cataloage şi comenzi, scrisori, telefon sau fax, prin Internet se realizează o interacţiune directă sui generis între vânzător şi cumpărător, economia de timp şi alte cheltuieli materiale fiind considerabil mai mare. Aceasta va crea, desigur, un potenţial substanţial pentru afaceri comandate prin poşta electronică, agenţii de intermediere şi alte servicii similare, contribuind la creşterea gradului de diversificare a ofertei şi rafinarea exigenţelor cererii, combinarea optimă a factorilor de producţie, la nivel zonal, naţional, regional şi internaţional. Programele pe calculator se pot schimba în forma digitalizată via Internet, ceea ce le conferă un grad ridicat de flexibilitate, adaptabilitate şi inovaţie în deplin consens cu frontul nelimitat al creativităţii umane şi nevoia de a soluţiona probleme la niveluri individuale, sectoriale şi globale. Internet-ul reprezintă un potenţial semnificativ pentru serviciile oferite de către bănci (activităţi bancare electronice, comerţul cu obligaţiuni, numerar electronic) şi societăţile de asigurare pentru servicii de consultanţă (auditori, consultanţi de management, contabili, programe de software, telemedicină), ca şi pentru tranzacţiile cu instituţiile publice. 25

În opinia specialiştilor, comerţul electronic constituie o inovare a cărei importanţă economică are efecte complexe pe termen lung, încă insuficient cercetate. Eforturile şi costurile de identificare a partenerilor şi de informare, (de exemplu, analizele de piaţă) vor fi reduse simţitor, pieţele, în general, se vor extinde şi intensitatea concurenţei va creşte, în paralel cu deschiderea de noi oportunităţi de cooperare. Vor fi create noi posibilităţi pentru diviziunea „intranaţională.”, „supranaţională” şi „internaţională” a muncii, ceea ce, la rândul său, va conduce la o creştere substanţială a productivităţii muncii, va promova dezvoltarea de noi produse şi servicii, concomitent cu schimbarea raporturilor dintre factorii de creştere şi a structurilor de producţie. Teoria comerţului internaţional bazată pe scheme şi jocuri strategice cu sumă nulă şi pozitivă va dobândi noi sfere de cercetare, inclusiv în ceea ce priveşte relaţiile economico-financiare şi comerciale dintre ţările dezvoltate şi cele în curs de dezvoltare. Prin vocaţia sa globală, comerţul internaţional va oferi şanse sporite ţărilor slab dezvoltate de a accede mai rapid pe pieţele internaţionale, deschise cel puţin din punct de vedere informaţional. Noi fronturi pentru cercetarea ştiinţifică din domeniul economiei vor fi deschise mai ales pentru disciplinele care analizează impactul progresului tehnologic, elaborarea de previziuni şi modelarea riscului. Folosirea tehnologiilor informaţionale, potrivit unui studiu al OECD, va conduce la o rată mai înaltă a creşterii productivităţii macroeconomice totale a factorilor de producţie, pe termen lung, într-un ritm mediu anual de peste 0,5 puncte procentuale. După cum se ştie, productivitatea totală a factorilor măsoară nivelul tehnologic al dezvoltării unei economii care nu poate fi atribuit unor factori de producţie individuali. Acest indicator este definit ca o relaţie între indicii output-urilor şi inputurilor. În forma sa cea mai frecvent uzitată, pe care se bazează şi studiul OECD, indicele creşterii reale a valorii adăugate brute este indicele outputului, iar cel al inputurilor este reprezentat de suma cheltuielilor cu munca şi capitalul, ţinând seama de ponderile valorii adăugate nominale ale acestora.

1.7. Intranet şi Internet

26

Tehnologiile informatice şi de comunicaţii au impus în limbajul tehnic şi economic o multitudine de termeni dintre care Intranet-ul şi Internet-ul caracterizează însăşi esenţa revoluţiei informatice. 1.7.1. Conceptul Intranet Pentru conceptul de Intranet sunt mai multe definiţii: • tehnologia Intranet utilizată într-o organizaţie pentru a facilita comunicarea şi accesul la informaţii; • un mecanism integrat pentru utilizatori, procese şi informaţii din cadrul unei întreprinderi; • corporaţia „reţeaua informaţiei”. Intranet-ul permite comunicarea între utilizatori şi departamente printr-o interfaţă comună tuturor platformelor şi anume browserul. Utilizatorii de obicei sunt grupaţi în trei categorii: cei care introduc şi prelucrează informaţiile (authors), cei care utilizează informaţia (users) şi furnizorii de informaţii (providers). Necesitatea Intranet-ului rezidă din volumul imens al datelor şi informaţiilor care, altfel, ar îngreuna rezolvarea problemelor din cadrul marilor companii. Soluţia schimbului de documente în format electronic pare să fie singura soluţie de a ieşi din impas. Intranet-ul asigură calea cea mai sigură şi mai rapidă de utilizat pentru comunicarea inter-departamentală deoarece accesul la orice tip de informaţie se realizează printr-o interfaţă comună oricăror platforme soft şi hard şi anume browser-ul. Actualmente, aproximativ 2/3 din totalul companiilor americane deţin un Intranet şi, într-un timp relativ scurt va fi extins şi utilizat peste tot. Dimensiunea Intranet-ului variază de la o firmă la alta în funcţie de numărul de utilizatori, de politica de proiectare şi implementare peste vechile sisteme, de orientările firmei. O dată ce documentele sunt într-un format accesibil prin Web, firma poate rămâne cu personal minim care să prelucreze aceste informaţii. Intranet-ul poate fi considerat ca un sistem sigur de diseminare a informaţiei în cadrul unei firme, sistem care este conceput pe baza unei reţele de calculatoare, a tehnologiilor Internet şi a lucrului în cooperare. Componentele sale sunt următoarele: 27

−

o reţea de calculatoare care conţine: • mediul fizic de comunicare între diversele sisteme de calcul ale firmei; • echipamente de interconectare ale subreţelelor; • suitele de protocoale care asigură comunicarea între entităţile reţelei. − programele care implementează serviciile de bază Internet; − aplicaţii pentru implementarea serviciilor Intranet; − aplicaţii destinate lucrului în cooperare. − Intranet-ul se individualizează prin serviciile oferite, iar simpla lor enumerare justifică complexitatea unui asemenea tip de reţea. Sunt cel puţin 50 de activităţi de interes într-o reţea de tip Intranet, dintre care enumerăm câteva mai importante: 1. Crearea unor interfeţe standard, universale pentru toate bazele de date ale firmei pe mai multe platforme (Windows NT, Mac sau Unix) şi posibilitatea accesului angajaţilor la toate datele de la aceeaşi staţie de lucru. 2. Crearea de formulare bazate pe web pentru colectarea foilor de pontaj ale angajaţilor. 3. Plasarea on-line a manualelor pentru resurse umane şi de personal. 4. Crearea unor sisteme centralizate de urmărire şi raportare a vânzărilor. 5. Crearea unor bănci şi sisteme de afişare pentru slujbele şi serviciile interne. 6. Crearea unor depozite pentru formularele companiei şi sisteme de distribuţie. 7. Crearea unor calendare cu evenimentele companiei. 8. Crearea unor sisteme centralizate pentru urmărirea cererilor de cumpărare. 9. Circuitul ştirilor companiei. 10. Afişarea cataloagelor cu furnizorii şi produsele aprobate la un moment dat. Deşi sunt de o mare varietate, serviciile Intranet se pot grupa pe activităţi fundamentate în cadrul fiecărei companii şi anume: marketing şi vânzări; resurse umane; planificare şi organizare; educare, pregătire; securitate. 28

Se remarcă în asigurarea acestor servicii rolul bazelor de date prin care se asigură informaţiile necesare implementării. De asemenea, sunt indispensabile suitele de programe de conversie, atât pentru elementele de grafică, cât şi pentru text. 1.7.2. Aplicaţiile Intranet-ului în economie Companii din diverse ramuri ale economiei, fiind convinse de avantajele Intranetului, şi-au implementat un astfel de sistem şi au obţinut importante economii la costurile operaţiilor şi la îmbunătăţirea productivităţii personalului. Aplicaţiile Intranet se încadrează în una din următoarele categorii: − comunicarea se desfăşoară pe principiul unul către mai mulţi, între echipe, departamente sau la nivelul întregii companii prin punerea informaţiilor în pagini Web, reducând volumul documentelor scrise pe hârtie. Astfel se recuperează cheltuielile, reducându-se costurile producerii, listării şi distribuirii informaţiilor firmei; − colaborarea reprezintă interacţiuni de la mai mulţi către mai mulţi. Această categorie include grupul de ştiri care facilitează schimburile directe de informaţii între membrii, informaţiile fiind astfel făcute disponibile într-o „bază de cunoştinţe a companiei”. Aceste tipuri de aplicaţii Intranet îmbunătăţesc comunicarea şi productivitatea în toate zonele unei întreprinderi. Marile companii folosesc Intranet-ul pentru a rezolva comunicarea în departamente cu vânzări şi marketing, dezvoltarea produselor, etc. 1.7.2.1. Aplicaţii pentru departamentul vânzări şi marketing O schimbare de esenţă a vânzărilor şi a departamentelor de vânzări şi marketing o constituie distribuirea informaţiilor de referinţă, actualizate, unui grup de oameni distribuit din punct de vedere geografic. Informaţia corectă dată la momentul potrivit, înseamnă de cele mai multe ori reuşita unei vânzări. În acest sens, un Intranet poate oferi un acces imediat la informaţii cum sunt: descrierea produselor; grafice care reprezintă preţurile; produsele cu cele mai mari vânzări; informaţii competitive obţinute din 29

paginile www ale companiei; liste cu analiza câştiguri-pierderi; calendareprogram pentru documentarea privind activităţile de marketing şi previziunile vânzărilor; materiale pentru training online; prezentări ale vânzărilor. Aplicaţiile de tip tranzacţii din cadrul unui client Web browser, care se asociază cu o bază de date de un standard industrial ajută departamentele de marketing să întreţină şi să acceseze o bază de date care cuprinde clienţiicheie şi referinţe. Personalul care se ocupă de vânzări poate utiliza aplicaţiile pentru a formula cereri către furnizori, pentru a verifica starea unei cereri şi pentru a completa documentele asociate unei vânzări. De exemplu, compania Cadence Design Systems, în trei luni, şi-a constituit un Intranet destinat activităţii de marketing, care conţine o bază de date dinamică privind vânzările. Sistemul evidenţiază pas cu pas ciclul de vânzări în legătură cu resursele privind vânzările, utilizează formularele Netscape pentru comunicarea cu centrele, permite folosirea conturilor pentru a distribui informaţiile în mod cert, pune la dispoziţie un depozit cu instrumente de vânzări şi materiale de referinţă într-o varietate de formaturi ale documentelor, are legături către site-urile Internet şi accesează şi distribuie un grup de Ştiri zilnice despre industrie. Grupurile de Ştiri au ca obiective: − probleme legate de contractele profitabile, adică punctele slabe ale concurenţei, contra-argumente şi ultimele tactici ale competitorilor pe care le-a semnalat personalul de vânzări pe teren; − reacţii şi discuţii asupra unor programe diverse de marketing, soluţii de lucru şi sugestii pentru îmbunătăţiri; − discuţii despre probleme care pot ajuta reprezentanţii cu vânzările să schimbe informaţii despre un anumit segment de piaţă. 1.7.2.2. Aplicaţii ale sectorului dezvoltarea produsului Echipele ce activează în cadrul dezvoltării produselor au nevoie de informaţii la zi pentru a-şi desfăşura activitatea în mod eficient. Aceasta se axează pe managementul proiectului, iar membrii echipelor actualizează programul proiectului şi oferă informaţii despre progresul dezvoltării sau reacţiile clienţilor.

30

În acest sector aplicaţiile Intranet-ului pot include: descrierea produselor, design-uri, planificări şi schimbări; lista membrilor echipei şi responsabilităţi; probleme ale clienţilor; caracteristicile produselor competitive. Aplicaţiile Intranet în acest domeniu, folosite împreună cu o bază de date, permit membrilor echipei a se loga şi căuta rezultatele testelor aplicate produselor. Astfel de aplicaţii pot fi utilizate la obţinerea patentului unei cercetări recente şi a trimite formularele necesare cât şi informaţiile în mod direct către departamentul legal al firmei. Aplicaţiile de colaborare facilitează discuţiile şi schimburile de idei ca de exemplu: expertiza pe probleme legate de elaborarea produsului; forumuri pentru brainstorming şi pentru criticarea abordării propuse; răspunsul clienţilor în cazul vânzărilor, marketingului şi a serviciilor cu clienţii. 1.7.2.3. Aplicaţii pentru departamentul de sprijin şi servicii acordate clienţilor Aplicaţiile pentru publicare şi pentru tranzacţii ajută departamentul de sprijin şi servicii acordate clienţilor să reflecte asupra reacţiilor clienţilor creând un sistem coordonat de sprijin. Acest gen de aplicaţii intranet dau posibilitatea membrilor echipei să distribuie rapoarte asupra problemelor care să ajute echipei să poată răspunde la întrebările clienţilor; să obţină informaţii actualizate despre stadiul comenzilor clienţilor; să aibă informaţii pertinente în legătură cu schimbările majore referitoare la ofertele speciale; să facă training on-line pentru a răspunde cât mai competent clienţilor. Grupurile de ştiri oferă un forum pentru discuţii ample despre problemele repetate ale clienţilor şi discuţii deschise despre ce soluţii au reuşit sau nu până în acel moment. 1.7.2.4. Aplicaţiile departamentului resurse umane Departamentul resurse umane trebuie să-şi ţină angajaţii într-o permanentă informare în legătură cu problemele de bază ale companiei şi detalii asupra stării de sănătate şi a stării sociale a personalului. Prin implementarea unui Intranet pentru publicarea acestor informaţii, departamentul de resurse umane scutesc personalul de a răspunde la întrebări de rutină şi de a face o muncă de rutină. 31

Astfel de informaţii sunt: − informaţii despre beneficii şi angajări; − politicile companiei; − baze de date de căutare conţinând numere de telefon; − raportul anual; − pagini personale şi departamentale; − informaţii confidenţiale despre vânzări; − fişe medicale. Aplicaţiile client-server elimină din birocraţia zilnică cu care departamentul de resurse umane lucrează, oferind angajaţilor acces imediat la informaţii personale. Aplicaţiile sigure pot face posibile: − înscrierea angajaţilor în diferite programe; − sondarea angajaţilor; − opţiunea privind concediile; − introducerea on-line a formularelor de schimbare a statutului angajaţilor de către manageri. Grupul de ştiri din cadrul departamentului resurse umane simplifică sarcina de a informa angajaţii despre schimbările survenite în politica companiei, schimbări care-l afectează. 1.7.2.5. Aplicaţiile departamentului finanţe Monitorizarea indicatorilor financiari ajută o companie să stabilească clar obiectivele pentru managerii săi. Prin intermediul aplicaţiilor intranet, departamentul de finanţe poate oferi informaţii managerilor prin introducerea datelor financiare ale companiei sau prin căutarea cu ajutorul formularelor. Pentru achiziţionare se pot folosi aplicaţii intranet, reuşind prin folosirea aceloraşi produse care stau la baza „magaziilor cibernetice” de pe internetul public, să simplifice distribuţia electronică de software, încasarea plăţilor şi achiziţionarea mărfurilor, creând un magazin virtual intern bazat pe Web, care oferă produsele care au acordul companiei. Numeroase departamente ale companiei, cum sunt grupurile ce se ocupă cu documente legale, folosind în mod curent formulare pe hârtie, pot avea beneficiile aplicaţiilor de tranzacţie disponibile cu ajutorul Intranet-ului. 32

Intranet-ul automatizează procesarea cererilor şi elimină pierderea rapoartelor pe hârtie, dar şi şterge complet costurile asociate cu listarea hârtiei şi distribuţia. Poate o schimbare şi mai profundă produsă de Intranet companiilor va fi cea culturală, nu cea tehnologică, pe măsură ce se obţin instrumente noi care reconfirmă influenţa accesului la informaţii în cadrul unei societăţi comerciale privite ca un întreg. 1.7.3. Conceptul Internet Internet-ul este un ansamblu de calculatoare conectate în reţea, creat în jurul lumii, în scopul transmiterii de mesaje. Este compus din reţele legate între ele, utilizatorii putând să schimbe între ei mesaje, în format electronic. De asemenea, se pot trimite fişiere de la orice calculator la oricare altul, pot să găsească informaţii şi să folosească calculatorul altcuiva, dacă dispune de parola corespunzătoare. Pentru conducere, nu există un management centralizat al Internetului, dar există mii de reţele individuale şi organizaţii care, fiecare, îşi plătesc costurile proprii. Fiecare reţea cooperează cu alte reţele pentru dirijarea traficului Internet, astfel că informaţia circulă între ele. Pentru ca reţelele şi calculatoarele să coopereze, trebuie să existe un acord general privind procedurile Internet standardele pentru protocol. O conexiune tipică de internet este compusă, în principal, din 4 elemente: − Calculatorul clientului sau un echipament similar, la un capăt al conexiunii; − Furnizorul de servicii pentru accesul la Internet; − Reţelele de comunicaţie, care leagă împreună celelalte componente; − Calculatorul gazdă sau server, la celălalt capăt al conexiunii. Una din principalele forme de comunicare pe internet este sistemul e-mail (poşta electronică). Prin e-mail se realizează, folosind calculatorul, transmiterea de mesaje de, la o persoană la alta. Mesajele sunt salvate şi păstrate până când destinatarul se hotărăşte să le citească. Trimiterea de mesaje prin e-mail este mult mai convenabilă decât trimiterea lor prin poşta convenţională sau telefon, pentru că acestea ajung imediat, nu necesită ca destinatarul să fie prezent şi nici nu-l întrerupe pe acesta din ceea ce face la un moment dat. Mesajele pot fi uşor tipărite, salvate pe disc sau trimise către altcineva, tot prin sistemul e-mail. Toţi utilizatorii de e-mail trebuie să ştie că 33

urmează să-şi păstreze copii ale mesajelor pe disc sau benzi şi că o confidenţialitate perfectă nu poate exista. Prin intermediul internetului, persoane din întreaga lume pot lua parte la discuţii pe marginea a mii de subiecte din cele mai diverse arii de interes, formând aşa numitele newsgroups. Toţi utilizatorii reţelei pot afişa mesaje şi fiecare poate citi mesajele celorlalţi membrii ai grupului care au fost afişate. World Wide Web a fost cel care a permis transferul şi vizualizarea documentelor între clienţi şi servere, în mod transparent, utilizând aproximativ orice tip de calculator şi protocoale standard implementate în multe platforme hard şi soft. Integrarea serverelor Web cu bazele de date şi cu aplicaţii distribuite pe platforme independente a creat premisele realizării reţelelor de tip Intranet. Cercetările efectuate de firma Zona Research au concluzionat o creştere de patru ori a cheltuielilor cu software-ul pentru Intranet în comparaţie cu Internet. Asemănările dintre Intranet şi Internet se pot rezuma la următoarele: − ambele funcţionează pe baza arhitecturii client-server; − arhitecturi asemănătoare; − ambele se bazează pe WWW. Deosebirile sunt: − la Intranet, rolul staţiilor de lucru este diminuat, o parte din datele procesate migrează de pe staţiile de lucru pe servere; − la Intranet, controlul aplicaţiilor şi al mediilor de operare se face mai mult prin servere decât prin staţiile de lucru, ambele comunicând în reţea prin protocoale standard; − la Intranet, utilizatorii au acces flexibil la date, deşi aplicaţiile, interfeţele utilizator şi datele sunt sub controlul departamentului IT; − Internetul este zona informaţiilor publice, iar Intranetul zona informaţiilor private; − securitatea Internet-ului este mai restrictivă în sensul că este bazat pe parole sau alte modalităţi de autentificare; − Intranet-ul permite difuzarea şi partajarea, lucrul în echipă; − Intranet-ul este mai rapid decât Internet-ul, pentru că operează local la 10-100 Mbs, iar la distanţă prin linii telefonice la viteza de 56 K sau 256 K. În comparaţie cu el, Internet-ul permite o operare doar între 14.400-28,8 Kbps; 34

−

Pentru Intranet relaţia cu bazele de date este mai operaţională decât la Internet, datorită existenţei celor două tipuri de utilizatori. Trecerea, însă, de la societatea industrială la cea informaţională este stimulată de Internet, care este de fapt un sistem de reţele de calculatoare interconectate ce oferă servicii de comunicare a datelor şi acces la informaţie, cum ar fi: poşta electronică, transferul de fişiere, conectarea la distanţă a utilizatorilor, grupuri de ştiri, web – care este un serviciu internet complex. Conceptul iniţial al Web-ului care include hiper-media, deci grafica, sunete, animaţie, permite utilizatorului să poată „naviga” prin multitudinea informaţiilor stocate în Internet. Dar Internet-ul este utilizat frecvent în domeniul economic, ducând la apariţia Intranet-ului, adică reţele proiectate pentru nevoile interne ale unor organizaţii sau întreprinderi, cu condiţia că folosesc aceleaşi protocoale, servicii, echipamente şi software ca şi Internetul. Intranet îşi lărgeşte aplicabilitatea prin deschiderea selectivă pentru furnizori, clienţi, laboratoare de cercetare, devenind astfel un extranet. Dacă o întreprindere foloseşte în organizarea ei un Intranet sau extranet acestea duc la cheltuieli de investiţii ridicate, dar care se recuperează rapid. Intranetul reprezintă în domeniul economic „sistemul nervos digital” al întreprinderii. Necesităţile de comunicare ale organizaţiilor şi întreprinderilor (firmelor) includ tipuri diverse şi complexe de informaţii şi cunoştinţe, care nu pot fi transmise eficient prin mijloacele clasice (poştă, fax, telefon). 1.7.4. Internetul şi comerţul electronic factori ai relansării creşterii economice în România Deşi actorii pieţei au o importanţă majoră în crearea şi funcţionarea sectorului TIC, rolul statului nu este de neglijat în sprijinirea acestui sector: a) guvernul are datoria să stabilească, în mod clar, obiectivele dezvoltării economice sociale, ţinând seama de tendinţele pe plan mondial, în perimetrul cărora dezvoltarea „noii economii electronice” ocupă un loc deosebit; b) sistemul de legi şi reglementări favorabile dezvoltării TIC poate avea un impact cu mult mai benefic asupra progresului economic şi social comparativ cu sprijinirea financiară din partea guvernului; înlăturarea obstacolelor din structurile învechite de reglementare deschide calea pentru noi agenţi economici care vor să intre pe piaţă – ceea ce prin intensificarea 35

competenţei reduce costul de casare a serviciilor şi îmbunătăţeşte calitatea acestora; c) guvernul poate avea un rol activ ca factor de sprijinire a mecanismelor pieţei prin culegerea şi prelucrarea de informaţii şi date publice care pot fi oferite beneficiarilor la un preţ rezonabil. Sistemele TIC oferă cea mai bună cale de a servi în mod eficient cetăţenii, rapid şi cu datele necesare; d) guvernul acţionează ca promotor al legilor în acele domenii în care iniţiativele de piaţă nu funcţionează eficient (educaţie, cercetare, studiul continuu); e) societatea informaţională nu are graniţe, ceea ce impune responsabilităţi pentru guvern în ceea ce priveşte organizarea cooperării internaţionale la nivelul considerentelor ştiinţifice majore, măsuri de reglementare şi sprijinire a întreprinzătorilor pentru a funcţiona în mod confidenţial pe pieţele globale. Eliminarea obstacolelor din faţa dezvoltării comerţului electronic, în prezent şi în perspectivă, se referă la următoarele aspecte: • adoptarea unor măsuri legale care să ajute la întărirea încrederii între partener mai ales în cazul consumatorilor; • promovarea unei concurenţe reale de piaţă în scopul diminuării costului serviciilor telecomunicaţiilor şi Internet-ului; • sprijinirea şi crearea unui sistem educaţional pentru învăţarea continuă, ceea ce asigură alfabetizarea digitală pentru toţi; • asigurarea unei legislaţii coerente şi stimulative pentru TIC; • asigurarea dezvoltării unui comerţ electronic antrenant din punct de vedere social; • luarea de măsuri pentru creşterea disponibilităţii capitalului de risc în domeniul TIC; • accelerarea utilizării sistemului TIC în activitatea administraţiei publice. România cheltuie anual pentru TIC circa 60-80 USD/locuitor, faţă de media europeană de 2400 USD. Menţinerea monopolului în economie conduce la obstrucţionarea Internet-ului şi comerţului electronic spre deosebire de ţări în care acestea au fost liberalizate, ştiut fiind că societatea informaţională este unul din mijloacele de accelerare a integrării în U.E. 36

Principalele obiective specifice ale dezvoltării comerţului electronic în România vizează: − Conştientizarea factorilor de decizie începând cu factorul politic privind importanţa de excepţie a domeniului pentru compatibilizarea cu procesele globalizării pieţelor; − Asigurarea transparenţei, comunicării conectivităţii şi cooperări; − Crearea infrastructurii societăţii TIC; − Asigurarea legislaţiei şi a cadrului instituţional; − Abordarea sistemică între e-Commerce, e-Business, e-Banking etc; − Promovare cercetărilor în domeniul e-Commerce; − Sprijinirea sistemului de informare profesională, în ştiinţă şi cultură în domeniul TIC. Datorită progresului tehnologic rapid, aceste domenii converg în ritm alert, iar diferenţele între colectarea, transportul, stocarea şi prelucrarea informaţiei dispar pe zi ce trece. Organizaţii cu sute de birouri răspândite pe o arie geografică largă se aşteaptă în mod curent să poată examina printr-o simplă apăsare de buton chiar şi echipamentele lor cele mai îndepărtate. Pe măsură ce posibilităţile noastre de a colecta, prelucra şi distribui informaţia cresc tot mai mult, cererea pentru o prelucrare şi mai sofisticată a informaţiei creşte şi mai rapid. Deşi industria de calculatoare este tânără în comparaţie cu alte industrii (de exemplu, construcţia de automobile şi transportul aerian), domeniul calculatoarelor a cunoscut un progres spectaculos într-un timp scurt. Multe organizaţii dispun de un număr semnificativ de calculatoare, aflate deseori la distanţă unul de altul. De exemplu, o firmă cu mai multe fabrici poate avea în fiecare unitate de producţie câte un calculator pe care se ţine evidenţa inventarului, se monitorizează productivitatea şi se calculează salariile angajaţilor. La început, fiecare din aceste calculatoare putea lucra izolat de celelalte, dar la un moment dat managerii au decis să le conecteze între ele pentru a putea extrage şi corela informaţii despre întreaga firmă. În termeni mai generali, subiectul se referă la împărţirea resurselor, iar scopul este de a face toate programele, echipamentele şi, în special, datele să fie disponibile pentru oricine din reţea, indiferent de localizarea fizică a resursei şi a utilizatorului. Cu alte cuvinte, simplul fapt că 37

un utilizator se întâmplă să fie la 1000 km distanţă de datele sale nu trebuie să îl împiedice să folosească respectivele date ca şi cum ele ar fi locale. Acest obiectiv poate fi sintetizat, spunând că reprezintă o încercare de a distruge ,,tirania geografiei”. Un al doilea scop este asigurarea unei fiabilităţi mari prin accesul la mai multe echipamente de stocare alternative. De exemplu, fişierele pot fi copiate pe două sau trei maşini, astfel încât, dacă una din ele nu este disponibilă (datorită unei defecţiuni hardware), pot fi utilizate celelalte copii. În plus, prezenţa mai multor procesoare înseamnă că dacă un procesor se defectează, celelalte pot să preia şi să ducă la bun sfârşit, fie şi cu performanţe reduse, activitatea respectivului procesor. Pentru domeniile militar şi bancar, controlul traficului aerian, siguranţa reactoarelor nucleare şi multe alte asemenea aplicaţii, posibilitatea de a nu întrerupe operarea unor echipamente în eventualitatea unor probleme hardware este de maximă importanţă. Un alt scop este economisirea banilor. Calculatoarele mici au un raport preţ/calitate mult mai bun decât cele mari. Sistemele mari de calcul (calculatoare de mărimea unei camere) sunt cam de zece ori mai rapide decât calculatoarele personale, dar costă de o mie de ori mai mult. Acest dezechilibru i-a determinat pe mulţi proiectanţi să construiască sisteme formate din calculatoare personale, câte unul pentru fiecare utilizator, datele din reţea fiind păstrate pe unul sau mai multe servere de fişiere partajate. În modelul client-server comunicarea ia în general forma unui mesaj de cerere, prin care clientul solicită serverului executarea unei anumite acţiuni. Serverul execută cererea, trimite răspunsul înapoi clientului. În mod uzual există un număr mare de clienţi şi un număr mic de servere. Un alt scop al conectării în reţele este scalabilitatea: posibilitatea ca o dată cu volumul de muncă să crească treptat şi performanţa sistemului prin adăugarea de noi procesoare. În cazul sistemelor mari de calcul centralizate, atunci când sistemul este încărcat el trebuie înlocuit cu un sistem mai mare, operaţie ce presupune de obicei costuri mari şi multe neplăceri pentru utilizatori. În modelul client-server pot fi adăugaţi clienţi şi servere noi pe măsură ce este nevoie de ei. În sfârşit, punerea în funcţiune a unei reţele de calculatoare serveşte şi unui scop care nu are de-a face aproape deloc cu tehnologia. O reţea de calculatoare poate furniza un mediu de comunicare puternic între angajaţii 38

aflaţi la mare depărtare unii de alţii. Folosind o reţea, este uşor ca două sau mai multe persoane care trăiesc în locuri diferite să scrie împreună un raport. Când un angajat schimbă ceva într-un document din reţea, ceilalţi pot vedea schimbarea imediat, fără a mai aştepta câteva zile o scrisoare în acest scop. Cooperarea între grupuri de oameni aflaţi la distanţe mari unii faţă de alţii – un lucru imposibil înainte – devine în acest fel simplă. Pe termen lung, utilizarea reţelelor pentru a asigura comunicarea inter-umană se va dovedi probabil mai importantă decât scopurile tehnice de genul creşterii fiabilităţii. O dată cu apariţia Internetului au apărut o mulţime de servicii şi aplicaţii noi. Pe lângă serviciile dedicate publicului larg, cum ar fi poşta electronică (e-mail), serviciul de ştiri (usenet) şi World Wide Web, au apărut şi servicii dedicate în special firmelor. Astfel au apărut conceptele de ecommerce, e-demand, e-business, e-banking. 1.7.4.1. E-commerce – comerţul electronic Acestea sunt zilele în care fiecare firmă încearcă să vândă ceva prin Internet. Dar în spatele creşterii explozive a comerţului electronic se află o muncă asiduă depusă pentru rezolvarea modalităţilor de plată on-line. Pentru a înţelege acest proces de plată trebuie să gândim ca un adevărat bancher. Fiecare afacere are nevoie de un cont bancar comercial, sau de un cont care să poată accepta de la cumpărători plata prin carte de credit. În trecut, aceasta era greu de realizat pentru afacerile care se derulau prin Internet, deoarece majoritatea băncilor cerea cel puţin doi ani de existenţă a firmei pe piaţă. Acum, o dată cu înfiinţarea unor firme specializate este mult mai uşor să se deschidă conturi comerciale, liderul în domeniu fiind AuthorizeNet.com. Când un client plăteşte ceva printr-o cartelă de credit, există două etape diferite în cadrul tranzacţiei: autorizarea şi vizualizarea. Autorizarea se referă la verificarea numărului de cont pentru a se vedea dacă cartela mai este validă, are suficient credit, sau dacă nu a fost raportată ca fiind furată. Vizualizarea se referă la aprobarea şi afişarea tranzacţiei, precum şi la confirmarea expedierii bunului. Aceasta se poate întâmpla pe una din cele două căi existente: on line sau în timpul autorizării cu reţeaua bancară, acesta însemnând că tranzacţia „trece” la ambele bănci (banca ce a emis cartela de credit a cumpărătorului şi banca la care are deschis contul comercial firma 39

vânzătoare). Într-o etapă separată, după efectuarea autorizaţiei are loc actualizarea datelor referitoare la aceea cartelă de credit. În această scurtă istorie a tehnologiei de plăţi prin Internet, s-au conturat totuşi o serie de lipsuri. Cea mai mare controversă a fost acceptarea unui singur standard care să lege banca şi lumea Internetului. Problemele care apar aici sunt legate de faptul că banca intră în contact cu o mulţime de utilizatori şi proprietari de site-uri specializate pe comerţul electronic. În aceste condiţii, banca doreşte o securitate de fier, chiar dacă aceasta duce la cheltuieli suplimentare, dar să nu uităm că această securitate duce la o reducere a problemelor (privind riscurile) din partea managerilor băncii. Un bun exemplu a desfăşurării acestei lupte în procesul standardizării a fost neacceptarea de către operatorii de Internet a standardului de securitate în cazul tranzacţiilor electronice (SET-secure electronic tranzaction). La început acest standard fost propus de un consorţiu de bănci şi firma IBM. SET a fost un răspuns la necesitatea de a ţine numerele cartelelor de credit departe de hard discurile comercianţilor prin Internet – o cale esenţială pentru comercianţi de a verifica conturile clienţilor. Mai târziu SET a fost transformat într-un nou standard numit limbaj şablon pentru comerţul electronic (ECML). Acesta încearcă să structureze datele cerute de la cumpărători, într-un singur standard coerent, adăugând SET-ului câteva noi standarde cum ar fi XML pentru structurarea datelor şi X.509 un standard de criptare a proceselor. Din nou IBM şi multe bănci se află în spatele realizării acestui standard. În ciuda atâtor eforturi, instituţiile financiare au încă probleme cu Internetul. Încercarea unor bănci ca Citybank şi American Express de a scoate pe piaţă cartele de credit care pot fi folosite doar în cazul cumpărăturilor efectuate prin Internet, nu a fost foarte bună. De acum cumpărătorii sunt obişnuiţi să folosească cărţi de credit obişnuite când fac cumpărături prin Internet sau companiile mari folosesc pentru lansarea unor comenzi de aprovizionare site-urile business-to-business. În timp ce presa continuă să scrie despre cumpărători cărora le este frică dea numărul cărţii lor de credit, totuşi cumpărăturile prin Web înfloresc. Dar să vedem, în continuare, cum se realizează identificarea cumpărătorului în cadrul unei tranzacţii. Ultimele inovaţii în plata electronică au legătură cu înfiinţarea unor portaluri şi a unor noi căi de identificare a cumpărătorilor. Aceste portaluri implică companii ca ShopNow.com, 40

iGive.com şi eBates.com care oferă cumpărătorilor un mecanism de reduceri dacă aceştia sunt membri ai reţelei respective. Beneficiul pentru proprietari este acela de a se face cunoscuţi pe piaţă şi de a da acces la produsele lor. Pentru utilizatori beneficiul este dat de reducerile obţinute în urma frecventelor cumpărări în cadrul reţelei. O metodă de identificare este aceea de a folosi direct baza de date de la logare. Aceasta înseamnă că utilizatorii trebuie să introducă codul lor de identificare şi parola înainte de a putea face cumpărăturile. O altă metodă este de a folosi criptarea. Metoda criptării este dificilă deoarece, mai întâi, trebuie stabilită o infrastructură de chei publice şi private, iar acestea trebuie, atribuite şi trimise cumpărătorilor. În teorie lucrurile stau bine, dar în practică este mult mai dificil de realizat, deoarece această metodă cere o configurare complexă a aplicaţiilor. 1.7.4.2. E-banking – operaţii bancare realizate prin tehnica de calcul Internetul a dat putere şi libertate consumatorilor de servicii financiare de a-şi lărgii alegerile lor la nivel global. Aşezarea geografică nu mai este aşa importantă cum era odată. Restricţiile geografiei nu mai permit industriei de servicii financiare să atragă oamenii şi să-i ţină ostatici, gândindu-se între timp că acei clienţi ai lor sunt loiali. Crearea unei prezenţe pe Internet aduce valoare pentru serviciile financiare, dar aceasta cere mai mult decât posibilităţi tehnologice. Cum a fost în cazul migrării clienţilor de la ghişeele băncilor la automatele bancare, clienţii începând să efectueze operaţiile bancare mai mult on-line. Deja 62% dintre americani şi 53% dintre canadieni folosesc Internetul, şi un alt număr impresionant plănuiesc să-şi efectueze operaţiunile bancare on-line. În timp ce în mintea multor furnizori de servicii financiare aceasta creează viziunea unui serviciu cu costuri reduse şi implicit a creşterii profiturilor, realitatea nu este tocmai bună. În Statele Unite ale Americi, 76% dintre cei intervievaţi au declarat că au o instituţie financiară principală, iar în Canada procentul a fost de 85%. Aceasta se transformă într-o imensă participare la afacere – americanii dau 80% din serviciile financiare către banca centrală sau către furnizorul de 41

servicii financiare, în timp ce canadienii dau 85%. Aceasta indică fie un simţ istoric al loialităţii, fie este un rezultat al inerţiei, fie că nu sunt capabili să găsească alternative atrăgătoare. Această situaţie se schimbă rapid în urma folosirii Internetului. Dar de ce sunt consumatorii nord-americani aşa de apropiaţi faţă de instituţiile financiare? Migrarea cu succes a consumatorilor spre Internet se află în transformarea relaţiilor off-line, în relaţii on-line. Aceasta cere o strategie clară pentru o înţelegere a naturii relaţiei cu clienţii şi o apropriere faţă de arhitectura Web-ului. Absenţa loialităţii şi ataşamentul emoţional a băncii în mediul activ, pune industria bancară în pericol de a deveni un bun de larg consum. Multe bănci tradiţionale au transferat informaţiile şi serviciile pe care le oferă pe Web site-urile lor. Ceea ce nu au reuşit ei să transfere este loialitatea şi ataşamentul emoţional formulat de interacţiunea oamenilor atunci când se întâlnesc faţă în faţă. Lipsa acestei interacţiuni fizice duce la absenţa loialităţii şi a ataşamentelor emoţionale care ameninţă să transforme serviciile financiare în bunuri de larg consum. Construind şi menţinând o relaţie sănătoasă cu clienţii reprezintă punctul cheie al diferenţei. Clar, transformând relaţiile cu clienţii, în relaţii on-line, cere mai mult decât să fie apt să scrie un cod HTML. Strategia de bază on-line trebuie să reflecte angajamentul băncii pentru o relaţie veritabilă, nu tehnologică. Băncile trebuie de asemenea să-şi dea seama că relaţiile cu clienţii ţinute strict numai on-line nu sunt aşa de puternice ca relaţiile on-line. Instituţiile financiare trebuie să-şi construiască Web site-urile împreună cu clienţii, având în minte în special relaţia lor cu aceşti clienţii şi de asemenea să nu permită ca dezvoltarea site-ului să fie condusă de tehnologie. Instituţiile de servicii financiare trebuie să recunoască că majoritatea clienţilor caută atât funcţionalul cât şi satisfacţia emoţională. Cererile funcţionale sunt uşor de atins, furnizând informaţiile pe care clientul le caută şi realizând un site uşor de folosit şi de consultat. Nevoile emoţionale sunt direct legate de percepţia clienţilor asupra valorii pe care le-o acordă banca. 1.7.4.3. E-demand – dinamizarea canalelor de legătură între consumatori şi organizaţie Folosind tehnologia în anii „e”, organizaţiile încearcă să se apropie de consumatori. Mulţi vorbesc de realizarea unor relaţii de unu la unu în obiectivele lor. Realitatea este că tehnologia poate să apropie firmele de clienţi în multe feluri. Întrebarea pe care şi-o pun departamentele de 42

marketing din cadrul multor organizaţii este: cum poţi cu adevărat să cunoşti acei consumatori care pot devenii clienţi pentru produsele şi serviciile pe care firma le poate oferii? Teoria marketingului ne spune că trebuie să producem ceea ce consumatorii doresc, astfel ei ne vor deveni clienţi. Un număr mare de studii au arătat că acele organizaţii care adoptă o orientare spre piaţă (se concentrează pe consumatori) devin mult mai profitabile. Atunci una din căile majore pe care o organizaţie o are la îndemână, este aceea de a începe să înţeleagă consumatorii. Organizaţiile au colectat date despre consumatori timp de mulţi ani, fie pe hârtii, fie în format digital. Numai recent mulţi au realizat valoarea acestor date, date care duc la înţelegerea valorii consumatorului şi a nevoilor lui. Aceasta a dus în ultimul timp la o accentuare a activităţii de culegere a datelor despre consumatori. O dată ce aceste date au fost transformate în informaţii, acestea devin un bun poate mai valoros decât alte bunuri din cadrul firmei. De aici apare şi termenul de „bunuri digitale”, care se referă, pe de o parte, la informaţiile despre consumator, şi cunoştinţa acumulată (ca un capital intelectual) pe de cealaltă parte. Aceste bunuri trebuie să fie manageriate şi utilizate pentru a îmbunătăţii abilităţile competitive ale organizaţiei. Unul din primii paşi care trebuie făcuţi pe această cale de a înţelege valoarea consumatorului este să putem oferi pentru ei. Valoarea reală poate exista numai când folosim sau când deţinem un produs. Percepem că un produs are o valoare particulară pentru noi, înainte de a-l cumpăra, dar putem să-l simţim numai când el este pus la treabă. De exemplu, o poliţă de asigurări poate fi privită ca un mijloc de a rezolva o problemă, sau ca o investiţie. Singurul caz în care noi vom sesiza valoarea ei este atunci când o vom folosi sau când vom încasa banii pe ea. Vechea idee că nu cumpărăm o lopată că este o lopată, ci o cumpărăm pentru că avem nevoie de ea pentru a face o groapă este adevărată. Dar noi putem să mergem mai departe, şi putem spune că motivul pentru care cumpărăm o lopata nu este acela de a face o groapă ci, de exemplu, pentru a construi o casă. Prin urmare putem privi valoarea ca o parte a unui sistem ierarhic de nevoi care face ca unii consumatori să achiziţioneze acel obiect. Dacă analizăm reţeaua Web în contextul valorii consumatorului, atunci aceste tranzacţii de vânzare/cumpărare sunt determinate de anumite niveluri de încredere. Pentru a se realiza o tranzacţie, cumpărătorii trebuie să aibă încredere în valoarea site-ului. 43

Site-ul Amazon.com a devenit poate cel mai de încredere site prin permanenţa ofertei şi a unei game largi, de primă clasă, a serviciilor existente pentru consumatori. Costurile pe care Amazon şi alte organizaţii le-au antrenat în atragerea de cumpărători trebuie acum transformate în e-loialitate (e-loyalty). 1.7.4.4. E-business – afaceri derulate prin Internet Soluţiile e-business cuprind multe şi diferite aplicaţii care permit companiilor să opereze mai mult timp on-line. Noţiunea de e-business ca nou intrată în teoria economică şi afacerile tradiţionale se întrec între ele, organizaţiile sunt forţate să reinventeze sisteme şi procese noi. Dar care ar fi factorii de succes? Cum să evităm revizuirea pe scară largă a tehnologiei la fiecare 5 ani? Cum putem maximiza profitul? Cum putem furniza produse complexe către piaţă reducând timpul de fabricaţie? Economia mondială se află în mijlocul dezbaterilor, iar strategiile majorităţii companiilor caută să-şi protejeze sau să-şi dezvolte propriile pieţe. Atât organizaţiile noi, cât şi cele vechi încearcă să creeze modele inovative de afaceri bazate pe o relaţie electronică, formată împreună cu clienţii, partenerii şi furnizorii lor. Prospectările sunt imense, promiţând o reducere în costuri a operaţiilor, precum şi posibilitatea generării de noi venituri. Noile modele s-au maturizat şi au ocupat un loc important în economia mondială. Pieţele (ca locuri fizice), licitaţiile publice au doar câteva oportunităţi dintre cele care răsar din noul mediu comercial. Companiile de succes vor fi acelea care vor avea agilitatea să răspundă rapid la dinamica pieţei. Ca un stil de viaţă modern piaţa reuşeşte să crească cererile oamenilor, orice afacere trebuie să fie disponibilă oriunde este solicitată de consumator. Mai mult, chiar când cineva doreşte să facă o afacere cu tine, el nu doreşte să aştepte la coadă. Orice propunere e-business trebuie să conţină şi să suporte un grad ridicat de disponibilitate pentru informaţii şi servicii. Fiecărui consumator îi place să se simtă valoros indiferent de unde ar cumpăra, fie că achiziţionează dintr-un magazin scump, fie că el face cumpărături pe Internet. Când un client intră într-un magazin el doreşte recunoaştere, primire personală şi o confirmare că respectivul magazin a înţeles nevoile specifice lui. Pentru a oferi un serviciu personalizat este necesar să fii apt de a identifica cumpărătorul şi apoi să-i prezinţi informaţii şi servicii într-o manieră care să-l satisfacă. Fără o dezvoltare adecvată a proceselor şi tehnologiei, păstrarea profilului clienţilor poate genera probleme importante de ordin administrativ o 44

dată ce numărul clienţilor depăşeşte masa critică. Orice e-business trebuie să delege cât mai mult cu putinţă din aceste treburi administrative către consumatorii înşişi, respectând în acelaşi timp confidenţialitatea fiecărei persoane. Afacerile se construiesc pe reputaţie şi încredere. Dacă consumatorii nu au încredere în posibilităţile organizaţiei de a-şi ţine promisiunile, ei vor alege să nu cumpere. Oricum, este important ca o dată ce organizaţia a încheiat o înţelegere sau un contract cu un cumpărător, partener sau un furnizor, aceasta trebuie să-şi îndeplinească responsabilităţile. Consumatorii aleg să cumpere prin Internet pentru a culege beneficiile reducerii costurilor, a uşurinţei în folosinţă şi a eficienţei acestei metode. Eşecul sau succesul parţial nu sunt nişte opţiuni în cazul acestui tip de economie. Ordinele şi înţelegerile trebuie să aibă prioritate şi să fie monitorizate de-a lungul derulării lor, asigurându-ne, încă o dată, că aşteptările au fost atinse. Soluţiile e-business trebuie integrate în sistemul informaţional al organizaţiei, folosind o configuraţie şi un limbaj de dialog care este simplu pentru toţi cei interesaţi. Atâta timp cât tehnologii ca EDI (Electronic Data Interchange) sunt şi vor rămâne metode standard de comunicare în lumea oamenilor de afaceri, organizaţiile trebuie să continue să dezvolte propunerile lor de afaceri pentru a potrivi dialogul şi a fi capabile de a concura cu noile modele de afaceri. În figura nr. 1.1. este prezentată o infrastructură tipică e-business.

45

Figura 1.1. Reprezentare grafică a infrastructurii e-business

În acest exemplu, organizaţia este capabilă să opereze pe patru canale distincte, dar foloseşte aceleaşi servicii şi acelaşi sistem informaţional pentru toate cele patru canale. Fiecare canal este servit prompt de un C.R.M. Hub (Sistem de management al relaţiilor cu clienţii – Customer Relationship Management) – o grupare logică a tehnologiilor integrate, a produselor şi a 46

bazei de date. Inima acestui C.R.M. Hub este o bază de date centralizată ce priveşte clienţii şi care este disponibilă la nivelul întregii organizaţii, oferind o singură imagine consistentă asupra consumatorului. De la C.R.M. Hub, datele sunt extrase pentru organizaţie cu autorul unui software. Acest punct central deţine toate regulile necesare afacerii pentru a asigura o livrare de calitate pentru toate canalele. Aceasta lasă la latitudinea consumatorilor să aleagă cum vor dori să intre în legătură cu organizaţia.

1.8. Sistemul de management al relaţiilor cu clienţii Managementul Relaţiilor cu Clienţii presupune dezvoltarea unei modalităţi de a identifica, extinde, sprijinii şi reţine clienţii cei mai valoroşi. Putem definii CRM ca fiind abilitatea unei firme de a obţine un avantaj competitiv de durată, precum şi sporirea profitabilităţii pe termen lung, prin concentrarea eforturilor firmei de a satisface nevoile celor mai importanţi clienţi ai firmei. Ca disciplină a managementului, CRM se preocupă de modalităţile în care organizaţiile îşi pot creşte abilitatea de a identifica şi reţine cei mai profitabili clienţi, concomitent cu reducerea costurilor şi creşterea gradului de interacţiune, rezultând astfel o creştere a profitului. Dezvoltarea rapidă a Internetului oferă companiilor noi oportunităţi în obţinerea unui avantaj competitiv, prin implementarea unei strategii eCRM. Acest gen de strategie poate exploata instrumentele interactive oferite de Web pentru a sprijinii şi dezvolta relaţiile cu clienţii, în special cu cei mai valoroşi dintre aceştia. Oportunităţi majore există pentru integrarea marketing-ului, vânzărilor, e-commerce-ului şi serviciilor oferite consumatorilor într-un singur Web site, site ce recunoaşte vizitatorii on-line şi personalizează informaţiile pe care le conţine în concordanţă cu vizitatorul. Mulţi consideră că un e-CRM va trebui să fie forţa principală, de bază, apărută în urma aplicării unei strategii e-business. Beneficiile majore vor trebui să includă: o concentrare a eforturilor asupra celor mai valoroşi clienţi; obţinerea unor informaţii asupra nevoilor consumatorilor prin stabilirea unor relaţii; îmbunătăţirea livrărilor către clienţi, prin adoptarea unui marketing eficient; câştigarea sau îmbunătăţirea loialităţii clienţilor; achiziţia de noi clienţi; creşterea profitabilităţii clienţilor. 47

Adoptarea unui CRM apropiat unei strategii e-business va trebui să aibă implicaţii majore asupra Web-site-ului prin: construcţie, conţinut, funcţionalitate, interactivitate, personalizare, precum şi prin suportarea unei strategii care să permită comunicarea electronică (e-mail, list-serv, groups etc.) O implementare totală a unei strategii e-CRM se realizează într-un timp relativ lung. Această implementare va schimba fundamental gândirea angajaţilor, precum şi modul în care este organizată compania. Construcţia unui Web-site reprezintă doar o parte a acestui proces. Scopul principal va trebui să fie transformarea companiei într-un lider de piaţă, care să maximizeze întregul potenţial al e-business-ului; precum şi facilitarea apariţiei unor noi tehnologii care să suporte şi să dezvolte relaţiile cu clienţii. Când aceste schimbări radicale se vor întinde pe un termen mediu sau lung, acestea nu vor trebui să distragă atenţia de la faptul că pot apare beneficii imediate derivate din implementarea unor măsuri referitoare la e-CRM. Ceea ce trebuie să evite compania este blocarea organizaţională, datorată îngrijorării care poate apare asupra scopului activităţilor pe care firma le are de realizat sau asupra complexităţii acestora. În această perioadă se identifică o serie de probleme de rezolvat pe termen lung, firma concentrându-se asupra modului în care o strategie e-CRM va fi dezvoltată. Obiectivele imediate vor trebui să asigure o acceptare generală a conceptelor e-CRM la toate nivelurile organizaţionale ale firmei şi, în acest fel, e-CRM va deveni forţa principală care se va afla la baza dezvoltărilor ulterioare a unei strategii e-business. O dată ce conceptele e-CRM au fost acceptate, vom fi siguri că deciziile luate de acum încolo vor fi compatibile cu obiectivele pe termen lung. Priorităţile imediate ale firmei vor trebui să fie orientate pe pregătirea activităţilor de bază care să permită construirea unei fundaţii pentru implementarea unei strategii e-CRM. Aceasta va trebui să concentreze atenţia asupra a cinci domenii principale: a) Inducerea unei mentalităţi de învingător, de reuşită la nivelul fiecărui angajat – pentru a asigura un succes deplin a implementării unei strategii e-CRM şi pentru a diminua sau evita rezistenţa la schimbare din partea angajaţilor. Această modificare a mentalităţilor trebuie să se producă la toate nivelurile organizaţionale. Schimbarea mentalităţii angajaţilor trebuie începută de la nivelul decizional şi va trebui extinsă într-un timp foarte scurt la toate nivelurile 48

organizaţionale ale firmei. Este important ca toţi angajaţii să înţeleagă conceptele e-CRM; necesitatea introducerii la nivel de firmă a unei structuri CRM; implicarea tuturor angajaţilor în construcţia Web-site-ului, în optimizarea funcţionalităţii şi a îmbunătăţirii interacţiunii acestuia; precum şi impactul pe care îl va avea introducerea unor astfel de schimbări asupra metodelor de muncă tradiţionale. Obiectivele specifice care trebuie atinse sunt: • câştigarea încrederii angajaţilor pentru introducerea conceptelor e-CRM; • asigurarea că e-CRM se întemeiază ca o viziune pentru companie şi pentru Web-site • perceperea corectă de către angajaţi a necesităţii introducerii eCRM urmată de apariţia beneficiilor pentru afacere. b) Identificarea şi segmentarea clienţilor pe grupuri de interese pentru a putea adopta şi orienta livrările către un serviciu de 1÷1. Baza unei bune strategii e-CRM este de a stabilii o relaţie 1÷1, personalizată cu clienţii, în special cu cei mai valoroşi dintre ei, tratând diverşii consumatori în ordine preferenţială pentru a creşte loialitatea acestora. Organizaţia trebuie să îşi dea seama că Internet-ul nu este o piaţă imensă cu 250 milioane de consumatori, ci reprezintă 250 de milioane de pieţe constituite dintr-o singură persoană, fiecare având nevoi şi cerinţe unice. Una dintre cele mai puternice aplicaţii ale tehnologiei Internet-ului o reprezintă abilitatea de a regla şi personaliza conţinutul Web-site-ului cu costuri scăzute. Construcţia unei bune strategii e-business se bazează pe înţelegerea clară a nevoilor şi cerinţelor clienţilor, precum şi pe satisfacerea deplină a acestora prin utilizarea Intenet-ului. O clasificare generică a clienţilor pe grupuri de interese este în general prea largă; nevoile clientului individual trebuie evaluate şi apreciate corect. O dată ce e-CRM a fost acceptat ca fiind forţa conducătoare a unei strategii e-business, va trebui realizată o analiză detaliată a clientului. Paşii care trebuie parcurşi sunt următorii: • Identificarea clientului – în special a celor mai valoroşi; 49

• Diferenţierea clienţilor – segmentarea acestor pe grupuri corespunzând unor criterii, cum ar fi valoarea lor pentru companie; • Interacţiunea cu clienţii – stabilirea unei relaţii cu aceştia, oferind informaţii de bază asupra nevoilor şi cerinţelor acestora. Unul dintre obiectivele principale ale procesului de implementare a strategiei e-business este reprezentat de identificarea clienţilor majori şi transformarea lor în e-clienţi. Organizaţia va trebui să se ocupe la începutul implementării de clienţii cei mai profitabili, cu toate că tentaţia va fi de a satisface imediat nevoile tuturor grupurilor. O bună strategie e-business va trebui concentrată pe termen scurt în satisfacerea nevoilor grupurilor importante. c) Localizarea clienţilor – conturarea nevoilor şi a cerinţelor diferitelor grupuri de clienţi, precum şi găsirea unor modalităţi care să permită o mai bună satisfacere a cerinţelor utilizând tehnologiile Internet. Localizarea clienţilor implică stabilirea unui profil detaliat al nevoilor şi cerinţelor diferitelor grupuri, precum şi cum pot fi acestea deservite prin intermediul Internet-ului. Localizarea reprezintă un pas critic în determinarea unui conţinut potrivit al Web-site-ului, a unei interactivităţi şi a unei funcţionalităţi optime. Procesul de localizare a clienţilor cere „o ascultare” activă a acestora prin intermediul chestionarelor, dezvoltate şi focalizate pe discuţii de grup, asigurându-ne că în procesul de formare a strategiei e-business sunt cu siguranţă implicaţi clienţii-cheie. Majoritatea companiilor îşi dezvoltă strategiile e-business în funcţie de ceea ce întreprind ceilalţi competitori. O apropiere de conceptele e-CRM cere ca strategiile e-business să fie bazate mai de grabă pe ceea ce caută clienţii, decât pe ceea ce managementul firmei consideră că vor acei clienţi. d) cuantificarea performanţei – măsurarea performanţelor Website-ului în termenii obiectivelor e-CRM. e) realizarea unui plan – pregătirea şi realizarea unui plan strategic detaliat pentru construcţia web-site-ului, din care să reiasă şi schimbările organizaţionale care vor fi suportates de firmă.

1.9. Teste de autoevaluare 1. Ce se înţelege prin termenul de birotică? 50

2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Care este relaţia dintre birotică, informatică şi telecomunicaţii? Clasificaţi informaţia. Care sunt tipurile de procesare? Prezentaţi şi caracterizaţi funcţiile unui sistem informatic de birou. Definiţi e-CRM şi prezentaţi structura unei strategii e-business. Definiţi structura unui sistem informatic de birou. Precizaţi care sunt perifericele de intrare. Ce reprezintă Internet-ul pentru un agent economic? Care sunt asemănările între Internet şi Intranet?

51

2. EDITAREA ŞI PROCESAREA TEXTELOR ŞI A IMAGINILOR

Tehnoredactarea reprezintă „pregătirea tehnică şi grafică a unui manuscris înainte de a fi începută operaţiunea de tipărire”. Asupra unui document sunt aplicate o serie de operaţii de prelucrare pentru obţinerea unui document cu calităţi grafice superioare, lizibilitate, aspect plăcut, adaptarea formei de prezentare la conţinut. Tehnoredactarea computerizată presupune existenţa unui calculator, a unor dispozitive periferice, dar şi existenţa unui sistem logic de prelucrare, reprezentat prin programul specializat în operaţii de tehnoredactare, numit „procesor” sau „editor de texte”.

2.1. Funcţiile unui procesor de texte Un procesor sau editor de texte trebuie să asigure realizarea unor funcţii elementare pentru prelucrarea textelor, cum ar fi alinierea automată a textului, stabilirea diferitelor tipuri de caractere sau stiluri de afişare, aranjarea textului în pagină. Procesorul sau editorul de texte operează cu documente, care reprezintă ansambluri de texte, imagini, tabele, grafice, care aparţin aceleiaşi lucrări, elemente procesate unitar. Iniţial procesoarele de texte au fost orientate spre lucrul la nivel de caracter, realizând alinierea şi încadrarea textului în pagină, despărţirea în silabe, utilizarea unui singur set de caractere, cu o singură dimensiune, datorate capacităţii limitate de prelucrare existente la acel moment. O dată cu creşterea puterii de calcul a devenit posibilă realizarea de coloane, anteturi, subsoluri de pagină, utilizarea unui număr foarte mare de seturi de caractere, de dimensiuni, de stiluri de afişare, calculatorul devenind un mijloc de prelucrare a textelor. Operaţiunea de tehnoredactare computerizată se realizează pe trei niveluri, la nivel de document, la nivel de paragraf şi la nivel de caracter. La nivel de document se stabilesc caracteristicile de ansamblu ale 52

documentului, formatul de pagină, marginile acesteia, anteturi sau subsoluri de pagină. La nivelul de paragraf se stabilesc caracteristicile fiecărui paragraf, tipurile de caractere, dimensiunea acestora, modul de aliniere a paragrafelor. La nivel de caracter se execută o prelucrare a grupurilor de caractere din interiorul paragrafelor, pentru realizarea unor efecte de scoatere în evidenţă a unor nume, cuvinte cheie, citate, prin operaţii de subliniere, îngroşare, înclinare, schimbare de dimensiune a caracterului.

2.2. Procesorul de texte Microsoft Word Microsoft Word este cel mai răspândit şi apreciat procesor de texte utilizat în mediul Windows. Interfaţa procesorului este deosebit de agreabilă şi prietenoasă, încadrându-se perfect în pachetul Microsoft Office XP, putând fi configurată la cerere, după preferinţele utilizatorului, prin adăugarea sau înlăturarea unor elemente ca linii de utilitare, rigle, butoane etc. Microsoft Word oferă posibilitatea ca utilizatorul să dispună printrun singur produs de posibilitatea creării, plecând de la un text simplu şi până la un raport (document) complicat de 800 pagini. Există posibilitatea creării de desene (draw), grafice (graph), editării de ecuaţii, creării unor baze de date (database), creării de formulare (forms) etc. În continuare, ne propunem să prezentăm procesorul Word XP, ca exponent al familiei de procesoare de texte. Fereastra procesorului de texte Word este prezentată în figura 2.1. Zona de lucru a fost ocupată aproape în întregime cu opt linii de instrumente suplimentare, introduse în dorinţa de a prezenta cât mai multe dintre opţiunile posibile ale utilizatorului. Fiecare linie de instrumente cuprinde butoane (grupate pe anumite funcţiuni) care realizează anumite comenzi, care sunt executate rapid, prin acţionarea butonului mouse-ului. Word va afişa, prin simpla alunecare a mouse-ului, prin dreptul unui buton, într-un dreptunghi colorat, funcţia acestuia.

53

Figura 2.1. Fereastra procesorului de texte Word

54

În linia de instrumente există şi spaţii în care utilizatorul poate să-şi creeze propriile butoane pe baza unor macrocomenzi. Pentru a mări spaţiul de editare, se poate renunţa (afişa), după caz, la unele linii (View Toolbars), activând sau dezactivând grupele butoanelor de validare prezentate în figura 2.2. Activitatea de redactare a unui document se poate realiza având ca zonă de editare activă întreaga suprafaţă a ecranului.(View Full Screen), eliminându-se liniile de titlu, de meniuri, de instrumente, linia de stare şi cursoarele de deplasare. Revenirea la modalitatea standard de afişare se obţine prin acţionarea butonului Close Full Screen, prezent pe ecran.

Figura 2.2. Prezentarea gupelor de butoane activate şi a celor dezactivate

Între butoane, meniuri, taste şi combinaţii de taste există o corespondenţă, astfel încât să se poată realiza aceleaşi funcţii şi cu ajutorul tastaturii. Linia de instrumente (butoane) prezintă, în mod obişnuit, următoarele reprezentări:

55

Buton

Mesaj calculator New blank document Open ...

Save E-mail Recipient

Print Print Preview Spelling and Grammar Cut Copy Paste Format painter Undo Typing Can’t Redo Hyperlink... Tables and Borders

Insert Table... Insert Excel Columns... Drawing Document map Show All Zoom Word Help

56

Semnificaţie

Combinaţie taste Ctrl + N

File

Crtl + O

File

Ctrl + S

File

Tipărire document Vizualizare document Verificare ortografică

Ctrl + P

File File

F7

Tools

Decupare text

Ctrl + X

Edit

Ctrl + C Ctrl + V Ctrl+ Shift + C

Edit Edit

Deschiderea unui nou document Deschidere document creat anterior Salvare document Creare mesaj poştă electronică

Copiere text Readucere text Repetă formatarea Anulare tastare Amână anularea Legătură multiplă Tabele şi contururi Introducere tabel Introducere foaie de calcul Scriere pe coloane Desen Structurare document Afişează caracterele neimprimabile Procent afişare Apelare program de asistenţă

Ctrl + K

Meniu

Edit Edit Insert Table

Format View Ctrl + *

F1

View Help

Programul de asistenţă al procesorului de texte poate fi activ şi afişat în permanenţă pe ecran, prin intermediul unui asistent animat, selectat de utilizator. Linia de stiluri are în componenţă următoarele butoane: Buton

Mesaj produs de calculator Style Font Size Bold Italic Underline Align Left Center Align Right Justify Numbering Bullets Highlight Font Color Borders

Semnificaţie Stil, model Tip caracter Dimensiune caracter Îngroşare Înclinare Subliniere Aliniere stânga Aliniere centru Aliniere dreapta Aliniere stânga-dreapta Numerotare

Combinaţie taste

Ctrl + B Ctrl + I Ctrl + U Ctrl + L Ctrl + E Ctrl + R Ctrl + J

Simbol de enumerare Afişare luminoasă Culoare caracter Contururi

Rigla conţine diviziunile în centimetri sau inch, pe lăţimea paginii având specificate şi marcatorii sau tabulatorii . Linia de stare cuprinde: săgeţile de deplasare orizontală (stânga/dreapta) şi ascensorul de deplasare rapidă . Pentru facilităţi suplimentare şi legături cu alte produse din pachetul Microsoft Office, pot să fie afişate linii de butoane pentru: • baze de date (Database). În tabelul următor sunt prezentate butoanele, mesajul emis de calculator, precum şi semnificaţia fiecăruia. 57

Buton

Mesaj calculator Data Form Manage Fields Add Record Sort Ascending Sort Descending Database Update Fields Find in Field Main Document

Semnificaţie Creare formă Gestionar de câmpuri Adaugă o înregistrare Ordonare crescătoare Ordonare descrescătoare Adaugă o bază de date Actualizează câmpul Localizează o înregistrare Fuzionează cu un document

• crearea de formate (şabloane, formulare) Forms. În tabelul următor sunt prezentate butoanele, mesajul calculatorului şi semnificaţia fiecărei reprezentări grafice. Buton

•

Mesaj calculator Edit Box Check Box Combo Box Properties Draw Table Insert Table Insert Frame Protect Form

Semnificaţie Casetă de text Casetă de validare Casetă tip combo Proprietăţi Realizează un tabel Adaugă un tabel Introducere format Protejează un format

butoane care permit navigarea în interiorul documentului, dar şi pe Internet Web. În tabelul următor sunt prezentate butoanele, mesajul calculatorului şi semnificaţia fiecărei reprezentări grafice.

58

Buton

Mesaj calculator Back Forward Stop Current Jump Refresh Current Page Start page Search the Web Favorites

Go Show Only Web Toolbar

Semnificaţie

Deplasare înapoi Web Deplasare înainte Web Oprire salt Împrospătează informaţiile Pagină de început Localizează pe Web Pagini Web favorite Deplasare la .... Afişează doar butoanele Web de navigare

Linia de stare prezintă informaţii referitoare la: ♦ pagina şi secţiunea curentă (exemplu Page 4 Sec 1); ♦ numărul paginii curente din total pagini ale documentului (exemplu 1/10, respectiv, pagina numărul 1 din totalul de 10); ♦ distanţa faţă de margini (exemplu At 8 cm.); ♦ linia şi coloana curentă (exemplu Ln 33 Col 48); ♦ ora sistemului (exemplu 4:22 PM); ♦ modul de inserare sau suprascriere (exemplu OVR); ♦ limba utilizată la redactarea documentului (exemplu Romanian); ♦ verificare ortografică a documentului (dezactivarea se prezintă grafic astfel:

).

2.2.1. Crearea, salvarea şi restaurarea unui document Atunci când se deschide un document, Word îl copiază de pe disc şi îl afişează pe ecran, iar modificările care se fac ulterior sunt memorate temporar în memoria calculatorului. Pentru a le memora, trebuie salvat documentul pe disc şi, eventual, se realizează copii de siguranţă pentru documentele mai importante. Pentru a salva un document, se execută următoarele operaţii. 59

Din meniul File alegeţi comanda Save sau Save As…, dacă doriţi schimbarea specificatorului de fişier sau din bara de instrumente standard, . prin acţionarea butonului Save Pentru a salva un document nou nedenumit, fie se alege din meniul File comanda Save sau Save As… fie provocând deschiderea casetei de dialog corespunzătoare. În rubrica Save in se selectează discul pe care se va depune fişierul, iar în rubrica File Name are loc introducerea numelui propriu-zis al fişierului. Pentru a specifica atât tipul fişierului, cât şi pentru compatibilitate cu alte procesoare sau versiuni anterioare se completează rubrica Save as type, apoi se validează prin acţionarea butonului OK. Dacă doriţi salvarea automată a documentului, în timpul lucrului se alege din meniul Tools comanda Options şi se selectează indexul Save, în care se va marca Save Autorecover info every, precizându-se intervalul de timp în minute în caseta Minutes (intervalul este cuprins de la 1-120 minute), iar apoi se validează cu OK. Realizarea copiilor de siguranţă se face cu ajutorul rubricii Always create backup copy, prin care Word salvează versiunea anterioară a documentului ca o copie de rezervă, având acelaşi nume, însă cu extensia .BAK. Furnizarea de către Word a acestor două opţiuni (de salvare automată şi de crearea unor copii de siguranţă ale fişierului) permite restaurarea documentului în cazul unei căderi de tensiune sau oricărei alte probleme. Atunci când se creează o copie de rezervă şi s-a realizat salvarea fişierului de mai multe ori, puteţi deschide documentul de rezervă care este, de fapt, penultima versiune. Word furnizează câteva moduri de restricţionare a modificării documentelor. Astfel, unui document i se poate asocia o parolă, pentru a preveni deschiderea de către alţi utilizatori a documentului sau pentru a nu permite altor utilizatori salvarea unor eventuale modificări în respectivul document. Pentru a asocia o parolă unui document, alegeţi din caseta Save As… butonul Options (sau din meniul Tools alegeţi Options, după care selectaţi rubrica Security). În continuare, se precizează parola aleasă în caseta Password to open (parola de protecţie la citire) sau în Password to modify (parolă de protejare la scriere). Fereastra corespunzătoare acestei acţiuni este prezentată în figura 2.3.

60

O parolă poate conţine până la 15 caractere (litere, numere, spaţii – diferenţiindu-se literele mari de cele mici), iar în timpul tastării parolei, pentru fiecare caracter, Word va afişa câte un asterisc. Pentru a modifica sau şterge o parolă asociată unui document, se procedează astfel: ♦ se deschide documentul respectiv; ♦ din meniul File se alege Save As… şi se acţionează butonul Options; ♦ în rubrica Protection Password sau Write Reservation Password se selectează asteriscurile care reprezintă parola, după care se tastează noua parolă sau se şterge prin acţionarea tastei DEL.

Figura 2.3. Fereastra corespunzătoare definirii parolei unui document

O altă posibilitate de a proteja conţinutul unui document este cea prin , prin care se care în caseta Read-Only Recommended se introduce caracterul permite vizualizarea conţinutului documentului, dar nu şi modificarea acestuia. 61

În Word există posibilitatea de a localiza un document, folosind toate informaţiile pe care vi le puteţi aminti despre acesta. Se poate găsi un document pe baza numelui acestuia, pe baza datei de creare sau data ultimei modificări, ori, dacă se includ la salvare informaţii sumare, pentru a căuta după acestea, ca, de exemplu numele autorului, titlul descriptiv ori după cuvintele cheie. Pentru identificarea unui document, alegeţi din meniul File- OpenTools–Search. Această fereastră este prezentată în figura 2.4. În caseta Results se vor afişa, automat informaţii privitoare la rezultatul localizării. Pentru a demara acest proces, utilizatorul va completa în caseta Property numele documentului dorit a fi localizat.

Figura 2.4. Fereastra de localizare a unui fişier, cunoscând o parte din conţinutul acestuia

În rubrica Search in se precizează unitatea de disc sau structura de directoare în care se va realiza căutarea. Pentru introducerea unor criterii suplimentare de căutare se completează, cu informaţiile cunoscute, casetele corespunzătoare (exemplu: Value, cu secvenţa de text cunoscută “codul de procedură fiscală”). 62

2.2.2. Formatarea caracterelor Caracterele sunt reprezentate prin litere, numere, simboluri, semne de punctuaţie şi spaţii, având anumite caracteristici prezentate în continuare: ♦ tipul caracterului (fontului); ♦ stilul de afişare (normal, îngroşat, înclinat); ♦ dimensiunea caracterelor; ♦ aspectul fontului (subliniat, tăiat, scriere ca exponent, scriere ca indice, scriere cu majuscule, scriere ascunsă etc.); ♦ culoarea de afişare; ♦ spaţiul dintre caractere; ♦ poziţionarea pe verticală a textului în cadrul liniei. În Word aceste caracteristici se stabilesc din meniul Format comanda Font. Fereastra corespunzătoare acestei acţiuni poate fi studiată în figura 2.5.

Figura 2.5. Fereastra care permite definirea caracteristicilor caracterelor 63

Fontul reprezintă acea caracteristică a unui fragment de text prin care se determină mulţimea de caractere ( de la 0 la 255 în codul ASCII) care se pot afişa, precum şi aspectul grafic extern. Stilul de afişare reprezintă aspectul grafic al caracterelor în scopul obţinerii unor efecte speciale: Normal, Bold (îngroşat) Italic (înclinat). Atributele unui text se referă la o serie de prelucrări, transformări şi combinări, care scot un fragment de text în evidenţă: ♦ subliniere (Underline): cu o linie, cu două linii, cu linie punctată sau sublinierea doar a cuvintelor; ♦ tăierea cu o linie (Strikethrough); ♦ scrierea la exponent sau ca indice (Superscript sau Subscript); ♦ scrierea textului cu MAJUSCULE REDUSE (Small Caps); ♦ scrierea textului cu MAJUSCULE (All Caps); ♦ ascunderea textului (Hidden). Există o serie de prelucrări care se pot aplica asupra unui bloc de text, selectat în prealabil, care sunt disponibile din meniul Format, opţiunea Change Case. În acest moment, pe ecran se va afişa fereastra Change Case, prezentată în figura 2.6.

Figura 2.6. Fereastra Change Case

64

Sentence case – va avea drept efect afişarea primei litere a fiecărei propoziţii cu majusculă; Lowercase – va face toate literele blocului selectat, cu litere mici; UPPERCASE – toate literele sunt trecute la majuscule; Title Case – fiecare cuvânt va avea prima literă mare, iar următoarele vor fi litere mici; tOGGLE cASE – reprezintă inversul lui Title Case, unde fiecare cuvânt va avea prima literă mică. Combinaţia de taste Shift+F3 va trece prin toate aceste forme. Pentru a vizualiza un text ascuns în afişarea normală sau pagină se acţionează butonul Show/Hide de pe bara standard de instrumente sau se alege meniul Tools comanda Options şi se alege Hidden Text. Textul ascuns este afişat cu o linie de subliniere care nu apare la imprimare. Dimensiunea caracterelor reprezintă mărimea în puncte (un punct 1/72”) a unui caracter şi se stabileşte în rubrica Size. Atât dimensiunea, fontul, cât şi aspectul caracterelor pot fi rapid alese din baza de instrumente prezentată în continuare.

Culoarea de afişare a textului poate fi specificată prin intermediul listei ascunse aferente casetei Color. Pentru stabilirea spaţierii dintre caractere, se acţionează fişa index Character Spacing, din caseta Font, element prezentat în figura 2.7.

65

Figura 2.7. Fişa index Character Spacing

Opţiunea Expanded creează o distanţă majorată între caractere, iar Condensed realizează scrierea textului condensat sau chiar suprapus. Există posibilitatea de a ajusta poziţia verticală a oricărui caracter prin opţiunea Position. În cazul titlurilor care, în general, sunt afişate cu o dimensiune mare a caracterelor, se poate aplica efectul Kerning, care constă în umplerea uniformă a spaţiului afectat textului respectiv, prin apropierea sau depărtarea caracterelor, în funcţie de forma acestora. Word poate realiza uşor copierea stilurilor de scriere cu ajutorul butonului Format Painter (descriptor de formate), de pe bara de instrumente standard, caz în care mouse-ul se schimbă într-o pensulă. Modificarea formatelor implicite se realizează din meniul Format opţiunea Font, alegând, după dorinţă, în caseta de dialog, Font, iar apoi butonul Default…, urmând ca Word să solicite confirmarea modificării.

66

2.2.3. Formatarea paragrafelor În Word, paragraful este o unitate de formatare, iar operaţiunea este utilă atunci când se doreşte: alinierea paragrafelor; crearea identărilor pentru liste marcate sau liste numerotate; alinierea coloanelor de text; interspaţierea liniilor din cadrul paragrafului etc. Word oferă câteva tehnici alternative de formatare: fie din meniul Format – Paragraph; fie cu ajutorul butoanelor din bara de instrumente; sau cu ajutorul combinaţiilor de taste. În Figura 2.8. sunt prezentate cele două tehnici de formatare. Cu ajutorul combinaţiilor de taste, se pot realiza următoarele acţiuni: CTRL+L, pentru a alinia textul la stânga; CTRL+E, pentru a centra textul; CTRL+R, pentru a alinia textul la dreapta; CTRL+J, pentru a alinia textul proporţional şi la stânga şi la dreapta. Prin acţionarea opţiunilor din meniul Format Paragraph, se oferă posibilităţi multiple de combinare a formatării paragrafelor, alegând corespunzător în caseta de dialog. Repetarea formatării paragrafelor se realizează prin „moştenirea” formatării de la un paragraf alăturat la altul, în timpul creării textului.

Figura 2.8. Prezentarea grafică a tehnicilor de formatare a paragrafelor 67

O altă cale de a repeta formatarea este alegerea din meniul Edit Repeat… sau cu ajutorul instrumentului paragrafelor se pot aplica operaţii de conturare.

. Asupra

2.2.4. Imprimarea unui document Word oferă posibilităţi multiple de ieşire pentru un document: imprimare; transmitere prin fax; tipărire document într-un fişier; transmitere fişiere prin poşta electronică unui membru al grupului de lucru. Înaintea imprimării se oferă posibilitatea vizualizării documentului , fie fie din meniul File – Print Preview sau cu ajutorul butonului alegând modul de vizualizare pagină (View-Page). Astfel dacă nu este realizată încadrarea dorită, utilizatorul poate face referire la specificarea paginii, a marginilor hârtiei, a sursei hârtiei din meniul File – Page Setup. În figura 2.9. se prezintă această fereastră.

Figura 2.9. Stabilirea formatului paginii şi încadrarea textului 68

Implicit, procesorul de texte Word utilizează anumiţi parametrii pentru delimitarea corpului de text faţă de marginile fizice ale paginii, aplicaţi fie întregului document, fie asupra unor anumite părţi ale acestuia. În acest moment se stabileşte spaţiul alocat pentru antet/subsol de pagină. O dată cu alterarea parametrilor standard în zona de vizualizare Preview se prezintă sub o formă schematică utilizatorului modul în care va apare la imprimare documentul. Fişa index Paper permite definirea tipului de hârtie pe care se va obţine documentul, cunoscut fiind faptul că există mai multe tipuri predefinite (standard), fiecare având anumite dimensiuni exprimate în centimetrii sau în inch. În figura 2.10. este prezentată fişa index Paper.

Figura 2.10. Fişa index Paper

Spre exemplificare, redăm cele mai utilizate formate sunt următoarele: Letter 21,59/27,94; Legal 21,59/35,56; Executive 18,41/26,67; A4 21/29,70; No. 10 10,48/24,13; DL 11/22. În cazul în care se utilizează un alt format, se va alege Custom Size, definind după aceea dimensiunile efective ale suportului (lăţime/lungime). Tot prin intermediul acestei fişe se alege modul de orientare al documentului (Whole document) sau al unei părţi al acestuia (Selected 69

Text) în pagină, respectiv, poziţionare normală Portrait sau peisaj Landscape prezentate în figura 2.11.

Figura 2.11. Poziţionarea normală şi peisaj a textului

În cazul în care se doreşte realizarea imprimării, este indicată alegerea în prealabil a tipului de imprimantă, prin caseta Printer name (mai ales în cazul în care sunt conectate mai multe asemenea dispozitive periferice) şi a caracteristicilor de imprimare (caracteristicile imprimantei Properties, numărul de exemplare Copies, paginile care se vor imprima Page Range, ordinea de imprimare etc.) din meniul File – Print. În figura 2.12. este prezentată fereastra Print, care permite definirea tipului de imprimantă.

70

Figura 2.12. Fereastra Print

Prin acţionarea butonului Properties, se stabileşte din zona PrintOut, opţiunea , atunci când se doreşte obţinerea unei calităţi foarte bune a rezultatului imprimării, documentul conţinând în această

se situaţie un corp de text, dar şi imagini, grafice, desene. Butonul acţionează atunci când documentul conţine doar corpuri de text, iar sunt acţionate atunci când avem de imprimat color butoanele grafice, fotografii sau imagini scanate. În cazul în care se doreşte obţinerea unui document imprimat, folosind doar tonuri de gri, utilizatorul va acţiona butonul

.

2.2.5. Verificarea unui document Verificarea documentelor reprezintă ultima operaţie care se realizează asupra unui document tastat într-o limbă străină sau în limba autohtonă. Verificarea documentelor se realizează, din punct de vedere ortografic, gramatical, al dicţionarelor de sinonime, precum şi al separării cuvintelor în silabe. Pachetul de programe Office XP a fost parţial localizat pentru România. Localizarea constă într-un meniu de ajutor (Help), corector ortografic, dicţionar românesc de sinonime. Fereastra corespunzătoare acestui accesoriu este prezentată în figura 2.13.

71

Figura 2.13. Fereastra de localizare a corectorului ortografic

Meniul de ajutor general şi meniurile specifice aferente procesorului de texte Word şi procesorului de tabele Excel sunt afişate în limba română, celelalte componente având meniurile de ajutor în limba engleză. Corectorul ortografic în limba română este activat în Word numai prin indicarea limbii utilizate în realizarea documentului, prin activarea din linia de meniuri a meniului Tools, Language, Set Language. În căsuţa de dialog care va apărea pe ecran utilizatorul va avea de ales, din lista afişată, limba în care se introduce textul. În cazul în care nu există menţionată limba respectivă, se va selecta primul element (No Proofing). Confirmarea corectitudinii acţiunii utilizatorului va rezulta din activarea butonului OK sau Default. Butonul Default va acorda posibilitatea stabilirii ca limbă folosită curent, implicită a selecţiei realizate anterior, iar butonul OK va permite doar utilizarea în acele momente a limbii selectate. Pentru a beneficia de corectare instantanee (textul se corectează pe măsură ce este introdus), se va selecta din linia de meniuri, meniul Tools, Options, unde în fişa index Spelling & Grammar se va activa opţiunea Check Spelling As You Type. Toate erorile gramaticale sau cuvintele care nu sunt localizate în dicţionarul aferent limbii selectate vor fi marcate cu o linie ondulată de culoare roşie. Corectarea acestor erori semnalate se realizează prin acţionarea butonului dreapta al mouse-ului, poziţionat fiind pe respectivul cuvânt. 72

Această situaţie este prezentată în figura 2.14., în care s-a produs o eroare de tastare.

Figura 2.14. Exemplificarea corectării erorilor gramaticale specifice unei anumite limbi

Din meniul apărut se selectează cuvântul corect, sugerat de corector. În cazul în care cuvântul marcat ca eronat nu se află în dicţionar şi se doreşte îmbogăţirea acestuia cu noi elemente, utilizatorul selectează opţiunea Add. Dicţionarul de sinonime este apelat prin selectarea cuvântului dorit şi executarea secvenţei Tools, Language, Thesaurus, iar pentru activarea utilitarului de despărţire în silabe a unui cuvânt se execută aceeaşi secvenţă, dar cu poziţionarea pe Hyphernation, situaţie prezentată în figura 2.15.

Figura 2.15. Apelarea dicţionarului de sinonime şi realizarera 73

despărţirii în silabe a cuvântului secvenţe

Verificarea ortografiei se realizează pe baza unui dicţionar standard şi unul sau mai multe dicţionare personale (de specialitate). Se poate verifica tot textul începând cu poziţia curentă a cursorului sau numai o parte, care se selectează în prealabil. Pentru verificarea ortografică a cuvintelor se alege Tools Spelling, prezentată în figura 2.16. În cazul în care un cuvânt nu este găsit în dicţionar/dicţionare, acesta este afişat în caseta de dialog, urmând a se alege între mai multe posibilităţi: corecţia erorii; ignorarea acesteia; adăugarea cuvântului într-un dicţionar personal; suprimarea repetiţiilor; suprimarea cuvântului eronat; anularea corecţiilor precedente.

Figura 2.16. Verificarea ortografică a cuvintelor

Dacă înaintea verificării cursorul a fost plasat în interiorul documentului, se va solicita confirmarea operaţiei de verificare, dar şi lansarea acesteia. Verificarea ortografiei poate fi întreruptă prin CRTL+TAB sau execuţia unui „clic” în fereastra documentului, după care se realizează eventualele corecţii. Pentru a selecta opţiunile de verificare ortografică se procedează astfel: se alege Tools-Options şi se selectează categoria Spelling sau în 74

caseta de dialog a ortografului se activează butonul Options, fereastră prezentată în figura 2.17. Verificarea gramaticală permite depistarea frazelor susceptibile de erori gramaticale şi de stil, precum şi eventualele soluţii de corectare a acestora. Pentru verificarea gramaticală, Word foloseşte stiluri predefinite, care includ toate regulile gramaticale specifice unui domeniu. Pentru realizarea verificării gramaticale, se alege Tools – Language.

Figura 2.17. Selectarea opţiunii de verificare ortografică a unui document

Dacă este găsită o frază suspectă de erori gramaticale, se va afişa o casetă de dialog, urmând ca utilizatorul să aleagă una din variante (corectarea erorii pe baza unei soluţii propuse de Word, corectarea erorii direct în document, ignorarea erorii, trecerea la o nouă frază, solicitarea unei explicaţii privind regulile gramaticale aplicate, modificarea regulilor gramaticale etc.). Înainte de a lansa verificarea gramaticală a unui document sau a unei părţi a acestuia se pot modifica opţiunile prin: Tools – Options categoria Grammar. 75

2.2.6. Realizarea antetului şi a subsolului de pagină Antetul reprezintă textul situat în partea de sus a fiecărei pagini, repetându-se pe fiecare pagină. Antetele se află în mod normal în afara suprafeţei utile a paginii şi pot fi diferite faţă de prima pagină a documentului, pot fi diferite pe paginile pare, faţă de cele impare şi/sau pot fi diferite, pentru unele secţiuni ale documentului. Crearea antetului sau a subsolului de pagină se realizează prin specificarea modului de afişare Normal, din meniul VIEW alegându-se din meniul View opţiunea Header / Footer, iar din grupa de butoane (figura 2.18.) apărută se alege butonul de antet, de subsol, sau butonul care permite inserarea de câmpuri speciale (numărul de pagină, dată, oră).

Figura 2.18. Semnificaţia butoanelor din grupa antet-subsol

Pentru a realiza inserarea unor câmpuri în antetul sau subsolul paginilor, în , se poate afara posibilităţilor oferite cu ajutorul butoanelor plasa cursorul acolo unde se doreşte să se insereze respectivul câmp şi se acţionează combinaţia de taste CTRL+F9, pentru realizarea afişării caracterelor {}. În continuare, introduceţi codul câmpului, exemplu author – numele autorului, title – titlul documentului , file name – numele fişierului. O altă modalitate este următoarea: din meniul Insert / Field şi din lista de câmpuri se alege câmpul dorit. Există posibilitatea definirii de antete/subsoluri diferite pe prima pagină de celelalte sau pe pagini pare de cele impare, alegând din caseta de dialog rubrica Different First Page sau Different Odd and Even. Aceste elemente pot fi studiate în figura 2.19. 76

Figura 2.19. Fereastra Section Start aferentă definirii de antete şi subsoluri de pagină

2.2.7. Numerotarea paginilor unui document Numerotarea paginilor se realizează în două moduri: standard sau o dată cu crearea antet /subsol de pagină. Pentru numerotarea standard (numerotarea tuturor paginilor cu excepţia primei) se plasează cursorul la începutul documentului, se alege din linia de meniuri Insert/Page Numbers şi apoi se selecţionează poziţia (antet sau subsol de pagină), precum şi modul de aliniere al acestora. Aceste elemente sunt prezentate în figura 2.20. În cazul în care se doreşte numerotarea paginilor începând cu un anumit număr, cursorul este plasat la începutul documentului; se alege din linia de meniuri Insert / Page Numbers, se acţionează butonul Format şi apoi se completează caseta corespunzătoare (Start at) cu respectivul număr.

Figura 2.20. Ferestrele corespunzătoare acţiunii de numerotare a paginilor unui document 77

2.2.8. Editarea unui document pe coloane În mod normal, editarea unui text se face prin introducerea paragrafelor unul după altul, pe întreaga lăţime utilă a paginii. S-a dovedit că pentru a uşura cititul, textul poate fi plasat în coloane paralele, care împart pagina pe verticală. Introducerea textului se face considerându-se suprafaţa utilă a paginii ca fiind o singură coloană. Suprafaţa utilă a paginii poate fi împărţită în coloane paralele, care vor avea fiecare aceeaşi lăţime şi aceeaşi distanţă între ele. Lăţimea coloanelor va fi determinată automat de editor, în funcţie de lăţimea utilă a paginii. Pentru a se afişa fereastra care permite definirea numărului de coloane care se doreşte a fi obţinut, din linia de meniuri se alege opţiunea Format – Columns. Fereastra este prezentată în figura 2.21.

Figura 2.21. Fereastra corespunzătoare editării pe coloane a unui text

Formatarea textului sub formă de coloane poate fi aplicată întregului document sau numai unei părţi din el, divizându-se documentul în secţiuni. În mod implicit, coloanele sunt aplicate întregului document, dacă acesta nu conţine diferite secţiuni; astfel se aplică doar secţiunii curente sau 78

secţiunilor selectate. Coloanele pot fi aplicate şi din poziţia în care se află cursorul în document până la sfârşit, caz în care se creează automat o secţiune. În cazul în care este selectată doar o porţiune de text, coloanele sunt aplicate numai textului selectat, care, în mod automat, va fi definit ca secţiune distinctă. Procedura care permite crearea coloanelor se poate realiza fie cu ajutorul meniului Format, fie cu ajutorul casetei de dialog în care se specifică: − forma coloanelor (Presets); − numărul de coloane (Number of Columns) ; − mărimea coloanelor (Width and Spacing); − dacă separarea coloanelor să se facă cu o linie verticală (Line Between); − modalitatea în care vor fi aplicate coloanele (Apply To) asupra întregului document; (Whole Document) asupra secţiunii selectate (This Section); asupra textului selectat (Select Text); asupra secţiunilor selectate (Select Sections) sau asupra textului de la cursor până la sfârşit (This Point Foward). Dacă utilizatorul doreşte obţinerea unor coloane care să aibă aceeaşi mărime, se selectează opţiunea (Equal Column Width); − se acţionează butonul OK. Dimensiunea coloanelor poate fi ulterior modificată, cu ajutorul marcajelor din riglă sau cu ajutorul meniului Format. Uniformizarea lungimii coloanelor se realizează prin următoarea procedură: • se poziţionează cursorul la sfârşitul textului; • se alege din meniul Insert comanda Break; • se selectează opţiunea Continuous; • se acţionează butonul OK. În continuare, introducerea şi editarea textului în coloane se realizează în mod obişnuit. Există câteva elemente care pot uşura editarea, dintre care menţionăm: • pentru deplasarea la începutul coloanei următoare (precedente), se poate utiliza combinaţia de taste Alt + săgeată jos (săgeată sus); 79

• pentru a forţa ca un paragraf de text să înceapă întotdeauna în

prima linie a unei coloane, se foloseşte combinaţia de taste Ctrl + Shift + Enter sau se procedează astfel: 1. se alege din meniul Insert opţiunea Break; 2. se alege din caseta de dialog rubrica Column Break; 3. se validează prin acţionarea butonului OK. O altă modalitate de a forţa trecerea la o coloană nouă a textului este aceea prin care se inserează o nouă secţiune şi se selectează opţiunea Start New Column din caseta de dialog, obţinută prin comanda Format / Columns. Dacă se doreşte ca o coloană să înceapă pe o pagină nouă, se poate insera, înaintea primului paragraf din coloană, un salt la pagină, prin combinaţia de taste Ctrl + Enter sau alegeţi din meniul Insert opţiunea Break / Page Break. 2.2.9. Realizarea conturărilor şi a umbrelor Încadrarea sau conturarea se aplică unui paragraf, grafic, tabel, realizându-se, prin selectarea acestuia, activarea opţiunii Format Borders and Shading sau prin acţionarea butonului care va dezvolta o listă de butoane. Din aceasta se alege una dintre modalităţile active de conturare, prezentate în figura 2.22.

Figura 2.22. Modalităţi active de conturare

Din caseta de dialog dezvoltată de meniul Format Borders and Shading, se alege modalitatea de încadrare None (fără contur), Box (contur exterior), Shadow (produce stabilirea unui contur al şirului selectat în prealabil), 3-D (permite realizarea unui contur în trei dimensiuni). Modalitatea de conturare Custom permite stabilirea de către utilizator a marginilor care se doresc a fi realizate; Style defineşte tipul de linie şi Width stabileşte grosimea acesteia; distanţa faţă de text; culoarea de conturare 80

Color. În figura 2.23. se pot observa opţiunile prezentate anterior pentru realizarea conturării unui şir de caractere. Fişa index Shading permite stabilirea modului de umbrire a fundalului sau a „prim planului”.

Figura 2.23. Fereastra corespunzătoare opţiunii de conturare a unui şir de caractere

Anularea încadrării realizate anterior se obţine prin selectarea prealabilă a elementului a cărui încadrare trebuie anulată, urmată de activarea meniului Format, opţiunea Borders and Shading sau acţionarea butonului .

2.2.10. Utilizarea cadrelor Cadrele permit poziţionarea adecvată în pagină a textului sau a graficelor. Un cadru este în mod implicit conturat. Dacă nu se doreşte 81

afişarea încadrării, aceasta trebuie anulată. Prelucrarea cadrelor se face întotdeauna în modul de afişare Page Layout. Utilizatorul poate opta pentru una din cele două posibilităţi de inserare a unui cadru: 1. în jurul unui text sau grafism existent; 2. iniţial se introduce un cadru gol, în care urmează a se insera textul sau grafismul dorit. În cazul în care utilizatorul doreşte introducerea unui cadru se . Se delimitează acţionează butonul Frame din linia de instrumente conturul cadrului (prompterul de mouse devenind cruciuliţă) şi apoi se introduce elementele dorite. În mod automat, dimensiunile cadrului se adaptează la dimensiunea elementului inserat. Un cadru poate fi redimensionat sau deplasat cu mouseul, după ce în prealabil a fost selectat, prin acţionarea asupra punctelor de reper ale cadrului. Utilizatorul poate opta pentru atribuirea unor anumite dimensiuni ale cadrului (Size) şi pentru alinierea acestuia din meniul conjunctural se alege Format Frame. În figura 2.24. este prezentată caseta Frame, putându-se observa opţiunile de plasare a unui cadru faţă de corpul de text (Text Wrapping None sau Around).

82

Figura 2.24. Caseta de formatare a cadrelor (Frame)

Alinierea cadrelor se poate realiza pe orizontală sau pe verticală, prin specificarea poziţiei dorite, în raport cu un punct de referinţă (de exemplu: marginile paginii, a coloanelor de text etc.). În continuare, în figura 2.25. vă prezentăm un exemplu în care a fost introdus un cadru în care se află inserat un desen.

Figura 2.25. Introducerea unui cadru în corpul de text 83

Cadrul este poziţionat în interiorul corpului de text, fiind aliniat faţă de marginea din stânga al acestuia. Se poate observa că textul conturează cadrul, delimitându-se prin spaţiu cele două elemente supuse prelucrării. 2.2.11. Prelucrarea imaginilor În interiorul unui cadru poate fi importată o imagine alegând din meniul Insert opţiunea Picture. În figura 2.26. se pot observa opţiunile utilizatorului pentru importarea unei imagini.

Figura 2.26. Opţiuni de import imagine

Utilizatorul va selecta un element din lista derulantă, respectiv Clip Art, dacă doreşte preluarea unei imagini din galeria standard a procesorului de texte; From file, în cazul în care desenul sau graficul a fost creat anterior şi acum se doreşte introducerea acestuia; Auto Shapes, pentru situaţia în care se doreşte realizarea unei reprezentări schematice a derulării unui proces, WordArt utilizat pentru obţinerea rapidă a unor sigle; From Scaner or Camera, în cazul în care se doreşte importul unor imagini realizate cu ajutorul scaner-ului sau al unui aparat fotografic şi Chart, pentru introducerea unei reprezentări grafice a unei serii de valori numerice.

84

Figura 2.27. Galeria standard de imagini Clip Art

Galeria standard de imagini Clip Art conţine o listă de categorii de imagini grupate automat pe domeniul reprezentat. Fiecare categorie la rândul ei poate conţine o suită de imagini reprezentative. În figura 2.27. se prezintă o parte din principalele categorii de imagini care pot fi apelate de utilizator. 2.2.12. Utilizarea componentei WordArt WordArt reprezintă un program care vă permite să transformaţi câteva cuvinte în desene atractive, cu o varietate de forme. WordArt, la fel ca şi Draw sau Graph, este legat de Word prin tehnica OLE (Object Linking and Embedding). Obiectele realizate cu acest program şi inserate în documente conţin toate informaţiile necesare pentru o editare ulterioară. WordArt permite îmbunătăţirea imaginii documentului pe care îl elaboraţi, folosind cuvinte sau scurte texte transformate în imagini grafice pentru diferite scopuri (de exemplu, pentru crearea unei broşuri, a unui afiş, un raport, un pliant publicitar etc.). WordArt reprezintă un program de sine stătător, el putând fi lansat doar din WORD sau din alt program care utilizează tehnica OLE. Utilizatorul nu poate crea un fişier separat, care să conţină imaginea, deoarece aceasta face parte integrantă din documentul creat în WORD. O imagine creată cu ajutorul WordArt este similară unui 85

desen, putându-se aplica tehnicile existente în Word pentru modificarea desenului. WordArt se lansează pentru a insera un obiect sau pentru a modifica un obiect existent. Se procedează astfel: ♦ se alege din meniul Insert opţiunea Object; ♦ din caseta de dialog se alege MS WordArt şi se validează cu OK. Pe ecran apare fereastra utilitarului care prezintă o linie de butoane speciale pentru scrierea artistică. ♦ se creează imaginea (obiectul), utilizând facilităţile WordArt în caseta Enter Your Text Here. Inserarea obiectului în document se face, de obicei, în locul corespunzător. În figura 2.28. se prezintă linia de butoane şi caseta specifică acestui program.

Figura 2.28. Linia de butoane şi caseta specifică WordArt

2.2.13. Realizarea graficelor Word oferă utilizatorului numeroase facilităţi de prelucrare şi formatare, dar unele date numerice pot fi prezentate sugestiv doar prin intermediul unor reprezentări grafice sau diagrame. Prezentarea într-o asemenea formă oferă importante avantaje precum condensarea informaţiei, lizibilitate, sugestivitate. Pentru construirea unor grafice pe baza unor date numerice obţinute în urma unor prelucrări matematice este indicat, folosirea unor programe specializate de calcul tabelar, precum EXCEL sau LOTUS. Construirea graficelor se realizează având la bază o aplicaţie specială Microsoft Graph, care funcţionează ca server, respectiv, graficele generate pot fi incluse sub formă de obiecte (procesorul de texte este 86

considerat client), folosind mecanismul OLE. Lansarea în execuţie a aplicaţiei Microsoft Graph este semnalată pe ecran, prin apariţia unui meniu şi a unei bare utilitare, a unui tabel şi a unei reprezentări grafice. Pentru crearea unui grafic, se va parcurge următoarea procedură: ♦ se selectează datele de reprezentat introduse în tabel (eventual tot tabelul; cu mouse-ul Table se alege Select Table sau cu ajutorul tastaturii); ; ♦ se alege butonul Graph din bara de meniuri ♦ din meniul Insert se selectează opţiunea Object... de unde din lista derulantă afişată, se alege Microsoft Graph. Pe ecran va fi afişat un grafic implicit, prezentat în figura 2.29.; ♦ se şterge graficul implicit (selectând tabelul Datasheet şi apoi se acţionează tasta DEL); ♦ se aduce tabelul a cărui reprezentare se doreşte (meniul Insert opţiunea Paste) sau se tastează datele de reprezentat. Se pot şterge liniile sau coloanele a căror reprezentare nu se doreşte.

Figura 2.29. Fereastra implicită a editorului de grafice

Pentru a realiza titlul graficului, etichete, legende, adăugarea unor săgeţi, care să permită indicarea valorilor maxime minime etc., se aleg 87

opţiunile corespunzătoare din meniul conjunctural (activat prin acţionarea butonului drept al mouse-ului); pentru formatarea caracterelor textului, formatul numerelor se aleg opţiuni respective din meniului Format; iar pentru a schimba forma graficului se alege forma dorită, prin acţionarea . Graficul este plasat într-un cadru (frame). butonului de diagrame După definitivarea formei graficului, se revine în documentul Word. 2.2.14. Utilitarul de desen Microsoft Draw Acest program permite crearea unor desene, dar şi modificarea aflat în linia acestora. Apelarea se realizează prin acţionarea butonului de butoane. La acest moment, pe ecran va apărea în partea inferioară o serie de instrumente specializate care permit realizarea desenelor. În tabelul următor sunt prezentate butoanele care apar pe ecran. Buton

Mesaj calculator Select objects Free Rotate

Acţiune Selectare obiect desenat Rotirea obiectului în spaţiu

Line Arrow Rectangle Oval Text Box Word Art ... Clip Art ... Line Color

Realizarea unei linii Realizarea unei săgeţi Realizarea unui paralelogram Desenarea unei forme circulare Introducerea unei casete de text Realizarea unui obiect WordArt Inserarea unei imagini din galeria existentă Definirea culorii utilizate pentru linii

Font Color Line Style

Stabilirea culorii fontului Stabilirea stilului de linie

Cu ajutorul acestui program utilitar se pot modifica desene realizate anterior, prin utilizarea altor utilitare de desenare. De asemenea, se pot importa desene standard, alegând din meniul INSERT opţiunea 88

PICTURE..., completându-se în rubrica FILE NAME discul şi calea în care se găseşte WORD-ul instalat, subdirectorul CLIPART, unde se găsesc fişiere cu extensia .WMF, care conţin desene care pot fi folosite ca atare sau modificate. Revenirea în documentul WORD se face prin acţionarea butonului mouse-ului în exteriorul imaginii oriunde în document. 2.2.15. Tabele Word Celula, componenta de bază a unui tabel, reprezintă unitatea structurală din cadrul tabelului. În interiorul celulelor se pot scrie: • texte (cu toate opţiunile de formatare); • formule (folosind adresele celulelor de forma: RiCj sau Ak); • desene, obiecte etc. În interiorul unui document, utilizatorul poate introduce un tabel, respectând următoarele proceduri: din linia de meniuri şi apoi se selectează ♦ Se acţionează butonul cu ajutorul mouse-ului numărul de linii şi de coloane (tabelul va fi afişat sub forma unei matrici); ♦ Din linia de meniuri se selectează Table, alegând opţiunea Insert Table..., unde se pot defini atât numărul de coloane şi numărul de linii ale tabelului, cât şi mărimea acestora. La momentul creării, celulele tabelului sunt delimitate pe ecran în mod punctat (dacă opţiunea Gridlines este activată). Pentru a imprima liniile despărţitoare ale tabelului, este necesar a se realiza conturarea tabelului. Modificarea tabelelor are în vedere: alterarea conţinutului tabelului; modificarea structurii tabelului; modificarea dimensiunilor coloanelor; unirea (fuzionarea) celulelor; scindarea (divizarea) tabelului. Modificarea de conţinut se referă la conţinutul celulelor tabelului care poate fi şters (prin selectare şi apoi acţionarea tastei DEL, sau cu ajutorul tastei Backspace). Modificarea structurii tabelului vizează inserarea, ştergerea de linii sau coloane, procedându-se astfel: • se plasează cursorul în tabel în locul unde se doreşte a se insera / şterge; 89

• se alege, după caz, din meniul Table opţiunea Insert Cells.../ Delete Cells.... Pentru ştergere se poate selecta o celulă şi apoi se alege din meniul Table opţiunea Delete Cells..., precizându-se că se va şterge (o linie întreagă, o coloană ori o celulă). Pentru a insera o linie vidă la sfârşitul tabelului (menţinând aceleaşi caracteristici de formatare ca şi linia anterioară), fiind poziţionaţi pe ultima linie, ultima coloană, se acţionează tasta TAB. Modificarea mărimii coloanelor se realizează astfel: • se poziţionează mouse-ul pe latura de modificat până când prompter-ul de mouse se transformă în săgeată cu dublu sens şi se menţine butonul apăsat până în poziţia dorită; • sau se deplasează mouse-ul în riglă şi se deplasează tabulatorul de coloană până în poziţia finală. Unirea celulelor se realizează astfel: • se selectează celulele dorite a fi concatenate; • se alege din linia de meniuri Table opţiunea Merge Cells. Scindarea tabelului se realizează astfel: • se plasează cursorul în locul unde se doreşte scindarea; • se alege din meniul Table opţiunea Split Cells. Utilizatorul poate folosi o facilitate oferită de Word, care permite transformarea unui text într-un tabel, procedând astfel: • se selectează textul de transformat; • se alege din meniul Table opţiunea Convert Text to Table, după care se selectează mijlocul de separare a textului în celule şi apoi se acţionează butonul OK. Conturarea unui tabel, în vederea imprimării liniaturii tabelului se realizează astfel: • se selectează tabelul (prin activarea opţiunii Select Table din meniul Table sau cu mouse-ul, ori cu ajutorul tastaturii); • se alege din meniul Format opţiunea Border, după care se precizează modalitatea de încadrare (Box sau Grid), conturul liniilor, eventual culoarea. În interiorul unui tabel se pot efectua calcule între celule, prin aplicarea următoarei proceduri: • cu ajutorul opţiunii Formula din meniul Table; 90

• pe baza funcţiilor şi câmpurilor, folosind adresele de celule; • folosind expresii aritmetice cu indicatoare sau mărci. În cazul în care utilizatorul alege a efectua operaţii de calcul pe baza opţiunii din meniul Table, se vor parcurge următorii paşi: • se alege opţiunea Formula din meniul Table, pe ecran fiind afişată fereastra prezentată în figura 2.30; • se execută clic în rubrica Formula şi se tastează funcţia ori se aduce funcţia din rubrica Paste Function, iar ca argumente sunt menţionate adresele celulelor; • se validează opţiunea, prin acţionarea tastei Enter sau a butonului OK.

Figura 2.30. Fereastra Formula

• • •

Pe baza funcţiilor şi câmpurilor, folosind adresele de celule: se plasează cursorul în celula în care se doreşte să apară rezultatul; se alege din linia de meniuri Insert opţiunea Field; în rubrica Field Code se precizează expresia aritmetică cu ajutorul adreselor de celule (de ex. =SUM(C2:C4), pentru a realiza operaţia de adunare; =PRODUCT(C2:C5), pentru a înmulţi celulele cuprinse între linia 2 coloana 3 şi linia 5, coloana 3; =MIN(C2:C5), pentru calculul minimului pe coloana 3, între rândurile 2 şi 5; 91

=MAX(C2:C5), pentru calculul maximului pe coloana 3, între rândurile 2 şi 5. Pentru delimitarea unei plaje de valori, între adresele de câmpuri se pun două puncte pe verticală, iar pentru adrese izolate acestea se delimitează prin punct şi virgulă (exemplu = MIN(C2;C5) ). Pentru actualizare, se acţionează tasta funcţională F9, iar pentru inserarea unui câmp cu ajutorul tastelor, mai întâi se tastează concomitent CTRL+F9, pentru generarea parantezelor acolade, între care se introduce numele câmpului. Calculele pe baza de indicatoare (semne de carte, mărci – Bookmark) se realizează astfel: • se declară conţinutul celulelor drept indicatoare (de exemplu, celula cu adresa C3 se va chema cant1, iar celula C4 se va numi pret1); • se plasează cursorul în celula în care se doreşte afişarea rezultatului; • se alege meniul Insert, opţiunea Field..., iar în rubrica Field Code se precizează expresia aritmetică cu ajutorul indicatoarelor (de exemplu = cant1*pret1). 2.2.16. Editorul de ecuaţii integrat în Word Editorul Word este înzestrat cu un puternic şi deosebit de util editor pentru ecuaţii şi formule matematice. Ecuaţiile astfel create sunt inserate în document la fel ca toate celelalte obiecte: desene, grafice, tabele etc. Editorul de ecuaţii acţionează ca o componentă de sine stătătoare, dar poate fi activat pentru crearea sau modificarea ecuaţiilor, direct din Word. Crearea unei ecuaţii se realizează astfel: • poziţionarea cursorului în locul în care dorim să inserăm ecuaţia; • selectarea din linia de meniuri Insert / Object; • din lista de opţiuni apărută pe ecran în interiorul ferestrei Object prezentată în figura 2.31. se alege Equation, apoi se acţionează pe butonul OK; • se creează ecuaţia dorită, folosind simbolurile din bara de simboluri;

92

• se selectează File Exit pentru a închide editorul şi revenire în

document sau se selectează comanda File Update, pentru a insera ecuaţia editată în document, fără a părăsi editorul.

Figura 2.31. Fereastra Object care permite apelarea editorului de ecuaţii

Ecuaţia inserată în document poate fi mărită, micşorată sau deplasată, la fel ca orice alt obiect inserat în document, folosind marcajele aflate pe cadrul ce o delimitează, atunci când este selectată. Orice ecuaţie este compusă din mai multe casete (slots), care sunt marcate prin dreptunghiuri punctate. Majoritatea simbolurilor matematice se pot introduce acţionând unul din butoanele aflate în linia afişată în partea inferioară a meniului de comenzi, prezentată în figura 2.32.

93

Figura 2.32. Linia de butoane care permite introducerea ecuaţiilor

Butonul se menţine apăsat, iar apoi este tras pentru a selecta din lista care apare simbolul dorit. Literele şi numerele se introduc în caseta ce apare la selectarea simbolului matematic. Trecerea de la o casetă la alta se face utilizând tastele săgeţi sau tasta TAB. Introducerea unui text în interiorul unei ecuaţii se realizează în casete, similar cu editarea obişnuită, cu deosebirea că nu se pot introduce spaţii decât la selectarea opţiunii Text Style din meniul Style. În funcţie de simbolul matematic selectat, se adaugă casete noi şi spaţii între simboluri. Editorul permite editarea oricărei ecuaţii (matrice, radicali, exponenţi, indici, sume, integrale, fracţii, vectori etc.). Spaţierea simbolurilor ecuaţiei se face utilizând Format Spacing şi din caseta de dialog care apare se alege spaţierea dorită introducându-se noua dimensiune. Unitatea de măsură implicită este punctul de imagine, numit şi pixel (alte unităţi fiind centimetri, milimetri, puncte. inch, pici), apoi se apasă Apply. Acţionând acest buton, fereastra de dialog nu se închide, permiţând alte modificări. Alinierea ecuaţiilor este făcută automat de editor, dar poate fi modificată. Se selectează mai întâi fragmentul de ecuaţie dorit, apoi se folosesc următoarele combinaţii de taste pentru a muta fragmentul câte un pixel:

Combinaţie taste CRTL+săgeată stânga CTRL+săgeată dreapta CTRL+săgeată jos 94

Efect Un pixel stânga Un pixel dreapta Un pixel în jos

Combinaţie taste CTRL+săgeată sus

Efect Un pixel în sus

Spre exemplificare, se doreşte introducerea în text a unei ecuaţii care să prezinte calculul adaosului comercial procentual, cunoscându-se volumul cheltuielilor totale, profitul şi preţul de cumpărare al bunurilor.

2.2.17. Utilizarea glosarului Glosarul serveşte la stocarea textelor sau desenelor care sunt adesea folosite, astfel încât să poată fi rapid inserate în document (de exemplu, numele şi adresa firmei, anumite formule standard de încheiere a scrisorilor, termeni de specialitate cu frecvenţă mare, adrese poştale, clauze standard incluse în contracte, texte cu paginaţie particulară, semnături, figuri sigle etc.). Fiecărui element înregistrat în glosar (text, reprezentare grafică sau o combinaţie a lor) i se atribuie un nume format din maxim 31 caractere, prin care este invocat ulterior. Inserarea elementelor se poate face în: 1. glosarul global care este ataşat implicit modelului NORMAL, iar elementele din acest glosar sunt disponibile pentru toate documentele; 2. glosarul specific unui model (spre exemplu, într-un model de scrisoare comercială). În acest caz, elementele glosarului sunt disponibile numai pentru documente bazate pe modelul respectiv. Crearea unui glosar se realizează astfel: • se selectează textul sau reprezentarea grafică dorită; • se activează din linia de meniuri Edit / AutoText; • se tastează numele de apel al elementului în zona Name; • se selectează opţiunea ADD. Ştergerea unui element aflat în glosar se realizează astfel: 95

• se activează Edit / Autotext şi se selectează numele elementului de şters; • se selectează opţiunea Delete. Pentru inserarea într-un text a unui element din glosar, se procedează astfel: • se poziţionează cursorul în locul dorit; • se activează Edit Autotext şi se selectează sau se tastează numele elementului de inserat; • se activează opţiunea Insert. Modificarea glosarului vizează două aspecte: modificarea conţinutului şi modificarea numelui (redenumire). Modificarea conţinutului unui element din glosar se face astfel: • se inserează în text elementul dorit şi se produc modificările dorite; • în continuare, se introduce în glosar elementul astfel modificat, păstrându-se numele pe care-l avea anterior. Modificarea numelui atribuit unui element din glosar se face astfel: • elementul se inserează în glosar cu un nou nume; • se selectează elementul prin invocarea denumirii vechi şi se cere ştergerea sa din glosar. Imprimarea conţinutului glosarului se poate realiza prin activarea opţiunilor File / Print / Autotext.

2.3. Fuzionarea documentelor Word Fuzionarea reprezintă operaţia de unire a două documente, unul principal (care conţine textul comun) şi altul secundar, sursă sau bază de date. Etapele în elaborarea fuzionării sunt următoarele: 1. Se procesează documentul principal, în mod obişnuit. Documentul principal poate beneficia de atribute de formatare text sau de obiecte legate şi incluse. Poziţiile în care vor apare elementele variabile vor fi marcate temporar cu spaţii sau pur şi simplu nu se va ţine cont de acestea. 96

Documentul va fi declarat principal, cu ajutorul opţiunii Mail Merge, din meniul Tools, opţiune prezentată în figura 2.33.

Figura 2.33. Fereastra Mail Merge care permite declararea documentului principal

Rubrica Main Document va fi activată prin acţionarea butonului Create, iar din lista de opţiuni se va alege From Letters... Pentru ca documentul creat anterior să fie interpretat ca fiind principal, se va alege butonul Active Windows, iar prin acţionarea butonului Create Main Document se va propune crearea unui nou document principal. 2. Se creează fişierul de date (sau baza de date), cu ajutorul meniului Tools, opţiunea Mail Merge, rubrica Data Source, butonul Get Data, alegându-se din lista afişată Create Data Source..., dacă se doreşte realizarea unei noi baze de date, imagine prezentată în figura 2.34.

97

Figura 2.34. Fereastra Create Data Source

Dacă utilizatorul doreşte deschiderea unei baze de date, creată anterior, se va poziţiona pe opţiunea Open Data Source. Se declară, în continuare, structura bazei de date, precizând câmpurile dorite în rubrica Field Name, din caseta Create Data Source. Implicit Word propune mai multe câmpuri predefinite (afişate în engleză) în rubrica Field Name In Header Row (Title, First Name, Last Name, Job Title, Company, Adress1 etc.). Aceste câmpuri predefinite pot fi păstrate sau anulate, în ultima situaţie, prin apăsarea succesivă a butonului Remove Field Name, până la eliminarea completă a respectivelor câmpuri. Noile câmpuri se vor înscrie în rubrica Field Name, validându-se apoi fiecare dintre acestea, prin acţionarea butonului Add Field Name. După ce toate câmpurile au fost declarate, se va apăsa butonul OK. Automat, se va propune salvarea pe disc a structurii bazei de date, deci se vor specifica: numele fişierului, calea şi discul, după care se va confirma operaţiunea, apăsând butonul Edit Data Source, după care se poate trece la încărcarea bazei de date (popularea cu înregistrări). Această operaţiune se face prin caseta de culegere Data Form (prin completarea diverselor rubrici). Trecerea de la o rubrică la alta de face printr-un TAB sau prin deplasarea 98

mouse-ului. Validarea înregistrării se face prin butonul OK – atunci când se doreşte încheierea operaţiunii de culegere a datelor – sau prin butonul Add New, când se doreşte adăugarea înregistrării la baza de date. În caseta de culegere se pot face căutări, pe baza valorilor înregistrate într-un câmp sau altul, prin apăsarea butonului Find. Înregistrarea curentă poate fi ştearsă prin acţionarea butonului Delete. Parcurgerea înregistrărilor se poate realiza prin activarea butoanelor de deplasare în baza de date, butoane (Record) aflate în partea inferioară a casetei. Un alt mod de culegere de date este aferent principiului tabelar de ordonare a datelor, acest lucru fiind posibil prin butonul View Source. La acest nivel, printr-o nouă bară de butoane se poate modifica structura bazei de date, prin inserarea unui alt câmp (Manage Fields), care dă posibilitatea de sortare crescătoare a bazei (Sort Ascending) sau descrescător (Sort Descending) se pot localiza anumite înregistrări (Find Records), înainte de a ajunge la documentul principal (Mail Merge Main Document). 3. Se ajunge la documentul principal (butonul OK aferent casetei Data Form sau butonul-pictogramă Mail Merge Main Document din grila de culegere tabelară) şi se inserează câmpurile de fuziune, numite şi Merge Field. Acest lucru se face prin poziţionarea pe textul unde se doreşte a fi inserat câmpul variabil, se apasă pe butonul Insert Merge Field, după care se alege din lista respectivul câmp. Pe ecran aceste câmpuri apar identificate prin încadrarea lor între semnele << >>. Se continuă, până când toate câmpurile „de fuziune” au fost inserate. 4. Documentele sunt fuzionate prin acţionarea butonului Merge to New Document, afişat în linia de butoane de fuzionare. O altă variantă este reprezentată de alegerea butonului Merge, aferent rubricii Merge the Data to the Document; din caseta Mail Merge Helper, aferentă opţiunii Mail Merge, din meniul principal Tools. Ultima variantă presupune alegerea şi validarea butonului Merge, din caseta cu acelaşi nume. Fuziunea poate fi verificată, dacă nu conţine erori şi poate fi simulată, prin acţionarea butonului din linia de fuziune. În urma fuziunii documentelor, se produce un document nou (From Letters1). Documentul principal poate conţine structuri condiţionale de tip IF şi structuri interactive de tip ASK. Aceste structuri pot fi inserate prin 99

selecţionare din listă, în urma apăsării butonului Insert Word Field. Casetele de dialog specifice conduc la crearea acestor structuri speciale. Sintactic, o structură condiţională de tip If...Then...Else este de forma: {IF{MERGEFIELD câmp_fuziune} = constantă „text inserat, în cazul când condiţia este adevărată” „text inserat, în cazul în care condiţia nu este adevărată”}, respectiv, dacă condiţie, atunci text adevărat, altfel text fals. Pentru a restricţiona fuziunea, conform unor criterii stabilite, se pot aplica filtre care selectează înregistrările, înainte de a fi fuzionate. Acest lucru este posibil prin meniul Tools, opţiunea Mail Merge şi butonul Query Options din caseta Mail Merge Helper. La acest nivel (caseta Query Options) se precizează câmpul pe baza căruia se filtrează înregistrările (Field) a operatorului de comparaţie (Comparaison) şi a valorii cu care câmpul în cauză se compară (Compare To). Caseta de interogare poate permite şi formularea unor criterii compuse prin completarea mai multor rânduri de restricţii înlănţuite de operatorii logici And / Or.

2.4. Ierarhizarea documentelor Word Vizualizarea ierarhizată oferă un mod diferit de trecere în revistă a unui document. Utilizând vizualizarea ierarhizată, se obţine mărirea vitezei de reacţie referitoare le defilarea, deplasarea textului şi schimbarea ierarhiei termenilor. Pentru a privi în ansamblu un document, se poate restrânge ierarhia încât să fie afişate numai titlurile principale şi, eventual, câte o linie de text, putând extinde ierarhia la cerere. Comutarea în vizualizarea ierarhizată se realizează alegând din linia de meniuri View opţiunea Outlines. Pentru a realiza ierarhizarea, se procedează astfel: ♦ se tastează, în mod clasic, conţinutul documentului; ♦ se ierarhizează, desemnează titlurile, comparativ cu corpul de text. Ierarhizarea cuprinde detalierea titlurilor, prin promovare (Promote) sau retrogradare (Demote); Linia de butoane aferentă operaţiei de ierarhizare are în conţinut următoarele elemente:

100

Buton

Mesaj calculator Promote

Acţiune Promovare titlu pas cu pas

Demote

Retrogradare titlu pas cu pas

Demote to Body Text Move Up

Retrogradare titlu la nivel corp de text Deplasare înainte (în sus) a titlului

Move Down

Deplasare înapoi (în jos) a titlului

Expand /Collapse

Afişare / restrângere subdocumente

Show Heading 1, 2..

Afişare titlu 1, 2, ...

Show All Headings

Afişarea tuturor categoriilor de titluri

Show First Line Only

Afişarea primei linii

Pentru formatarea ierarhiei, utilizatorul va proceda la alegerea din meniului Format a opţiunii Style. În acest moment, se va afişa pe ecran fereastra prezentată în figura 2.35.

Figura 2.35. Fereastra Style care permite stabilirea ierarhiei 101

Butonul New permite definirea unui nou stil specific utilizatorului; Modify permite alterarea proprietăţilor (tip de caracter, dimensiune etc.), aferente unui stil existent, iar Delete va produce prin acţionare eliminarea stilului selectat. Confirmarea opţiunilor utilizatorului se va realiza prin acţionarea butonului Apply.

2.5. Organizarea unui document Word Organizarea unui document Word constă în crearea cuprinsului sau a tablei de materii, legendelor, indecşilor, a referinţelor încrucişate şi a tabelei sau a listei de figuri. 2.5.1. Cuprinsul sau tabela de materii Tabela de materii permite afişarea titlurilor de capitole, subcapitole în ordinea în care acestea apar, în documentul creat anterior. Înainte de generarea cuprinsului, utilizatorul va avea în vedere verificarea stilurilor (Heading 1 – Titlul 1 până la Heading 9 – Titlul 9), utilizate la realizarea documentului Word. Procedura care trebuie urmată, pentru realizarea automată a cuprinsului, trebuie să fie respectată, aceasta conţinând următoarele etape: ♦ utilizatorul va poziţiona prompter-ul mouse-ului în zona de document, de unde se doreşte a se demara inserarea; ♦ din linia de meniuri va alege următoarea succesiune de opţiuni Insert / Index and Tables; ♦ în fereastra care apare pe ecran, prezentată în figura 2.36., va selecta fişa index Table of Contents;

102

Figura 2.36. Fereastra Index and Tables

♦ se selectează un format din cadrul celor disponibile (Template, Clasic, Fancy etc) şi sunt menţionate nivelele stilurilor utilizate la realizarea documentului (Show Levels, în exemplu nostru au fost utilizate 7 stiluri); ♦ se acţionează butonul OK. În cadrul fişei index anterioare, utilizatorul decide dacă doreşte sau nu să se afişeze numărul paginii de unde începe fiecare stil (Show Page Number), în parte, dacă să se ordoneze automat sau nu alinierea numerelor de pagină în partea dreaptă a fiecărui stil (Right Align Page Numbers). 2.5.2. Crearea legendei Introducerea legendelor într-un document Word se realizează cu ajutorul comenzii Insert, opţiunea Caption, pe ecran făcându-şi apariţia fereastra prezentată în figura 2.37. 103

Figura 2.37. Fereastra Caption

Utilizatorul va selecta din caseta Label una din etichetele implicite (Figure, Tabel, Equation), care vor fi numerotate automat. În cazul în care se doreşte definirea unei alte etichete, specifice utilizatorului, prin poziţionarea şi acţionarea butonului New Label se va deschide o fereastră de introducere, care permite crearea unei noi etichete. Ştergerea etichetelor de care utilizatorul nu mai are nevoie se realizează prin acţionarea butonului Delete Label. O ultimă opţiune disponibilă în fereastra Caption este reprezentată, modalitatea de plasare a etichetei faţă de imagine. Poziţionarea poate fi realizată în partea de sus a imaginii (Above selected item) sau faţă de cea de jos (Below selected item). Operaţiunea de creare a unei legende se finalizează prin acţionarea butonului OK. 2.5.3. Crearea de indecşi Un index oferă utilizatorilor informaţia care priveşte numerele de pagină pentru elementele dorite a fi parcurse într-un document imprimat. Introducerea şi crearea indexului se realizează astfel: ♦ se poziţionează cursorul unde se doreşte a fi inserat indexul; ♦ se activează opţiunea Index and Tables, aferentă meniului Insert; ♦ se acţionează fişa index Index, prezentată în figura 2.38.;

104

Figura 2.38. Activarea opţiunii Index and Tables

♦ se alege butonul Mark Entry, iar apoi din caseta Mark Index Entry, figura 2.39., se acţionează pentru a marca o intrare asupra butonului Mark; ♦ se selectează cuvântul care se doreşte a constitui intrare în index, repetându-se operaţia până la momentul în care nu mai sunt intrări în index; ♦ se închide caseta Mark Index Entry cu Close, controlul fiind dat casetei Index and Tables; ♦ se validează acţiunea de indexare cu butonul OK. Indecşii se pot actualiza prin selectarea textului şi acţionarea tastei funcţionale F9.

105

Figura 2.39. Fereastra care permite constituirea indecşilor

2.5.4. Referinţe încrucişate Referinţele încrucişate reprezintă apelul efectuat la un element aflat la o altă locaţie în acelaşi document. Se procedează astfel: ♦ lângă cuvântul care va fi referit încrucişat se tastează $$ vezi şi “ (inclusiv ghilimelele); ♦ se alege Cross reference din meniul Insert şi se selectează informaţia pentru referinţa încrucişată. Această fereastră afişată pe ecran este prezentată în figura 2.40.

Figura 2.40. Fereastra Cross-Reference 106

Informaţia pe care doriţi ca Word să o insereze şi să o actualizeze poate consta în titluri (Heading text), numere de pagină sau identificări de titluri. ♦ Ultima fază este selectarea elementului specific la care doriţi să faceţi referinţă. 2.5.5. Crearea tabelei de figuri Un tabel de figuri afişează elementele cu legende în ordinea în care acestea apar în document. Dacă aţi folosit comanda Caption din meniul Insert şi aţi creat legende, puteţi construi un cuprins al figurilor sau tabelelor cu care aţi lucrat. Se procedează astfel: ♦ poziţionare punct de inserare, acolo unde se doreşte inserarea cuprinsului figurilor; ♦ din meniul Insert se alege comanda Index and Tables; ♦ în fişa index Table of Figure se selectează tipul de legendă (figură, tabel, ecuaţie), iar apoi se alege un format, Word afişând formatul selectat. Această fereastră este prezentată spre studiu în figura 2.41.; ♦ validarea acţiunii prin activarea butonului OK.

Figura 2.41. Fereastra Index and Tables–Tables of Figure 107

2.6. Comunicarea între aplicaţiile Windows Interfaţa grafică Windows oferă avantajul incontestabil de a face ca datele din diverse aplicaţii să fie portabile. Windows foloseşte pentru transferul datelor o zonă de memorie internă, pentru stocarea temporară a acestora. Această zonă de memorie (buffer) este gestionată de un program numit Clipboard Viewer care se găseşte în grupul de aplicaţii Main. După selectarea unui grup de date, acestea se pot depune în memoria tampon ( cu comenzile Edit – Cut sau Edit – Copy), iar de acolo datele se pot transfera în zona desemnată de utilizator ca destinaţie (prin comenzile Edit – Paste sau Edit – PasteSpecial). Conţinutul zonei Clipboard se poate salva pe disc într-un fişier cu extensia . CLP. Tehnologia OLE (Object Linking and/or Embedding) reprezintă conceptul de la care au plecat realizatorii produsului program în dorinţa utilizatorului de a obţine un document complex. Un document complex reprezintă un document special, care conţine mai multe tipuri de informaţii: texte, desene, grafice, imagini, secvenţe audio etc. Un exemplu edificator este un document realizat cu un procesor de texte (de exemplu Word), care conţine elemente integrate de tipul unor desene (realizate cu Paintbrush, MS-Draw sau cu PowerPoint), tabele (realizate cu ajutorul procesorului de tabele Lotus sau Excel), grafice (realizate cu MS-Graph). Alte exemple se pot referi la tabele, baze de date sau aplicaţii multimedia care să folosească câmpuri de tip OLE. OLE reprezintă facilitatea prin care mai multe aplicaţii pot comunica, schimbând informaţii între ele. Rezultă că OLE reprezintă un set extensibil de protocoale de comunicaţie între aplicaţii. Aceste protocoale permit unei aplicaţii să folosească servicii oferite de alte aplicaţii. Protocoalele OLE sunt implementate prin biblioteci de tip DLL, partajabile cu alte programe care rulează sun Windows. OLE este un acronim folosit pentru a desemna un „obiect legat şi inclus”. Un obiect reprezintă o entitate software distinctă, creată de o aplicaţie sursă sau server şi folosită de una sau mai multe aplicaţii destinaţie sau client. Un obiect încapsulează informaţii referitoare la aplicaţia care l-a creat, informaţii native – utile aplicaţiei server şi informaţii de prezentare – utile aplicaţiei client. 108

Aplicaţiile server sau sursă sunt acelea care creează, editează diferite tipuri de obiecte pentru aplicaţiile client. Aplicaţiile client sau destinaţie sunt acelea care primesc, stochează şi prezintă obiectele realizate de aplicaţiile server într-un document complex. Informaţiile native sunt informaţiile necesare pentru a recrea un obiect, numai aplicaţia server putând să interpreteze şi să manipuleze aceste informaţii. Informaţiile de prezentare sunt cele de care are nevoie aplicaţia client, pentru a prezenta sau afişa un obiect. Fiecare aplicaţie server se înregistrează într-o bază de date, în momentul instalării în sistem. Informaţiile din baza de date se referă la numele şi adresa aplicaţiei server, clasele de obiecte pe care aplicaţia le poate crea, precum şi operaţiile pe care aplicaţia le poate efectua asupra obiectelor respective. Un document care foloseşte obiecte legate şi / sau obiecte incluse şi care conţine mai multe tipuri de informaţii se numeşte document complex. Un astfel de document complex foloseşte facilităţile unor aplicaţii OLE diferite, pentru a manipula diferitele tipuri de date. Utilizatorul care lucrează cu document complex nu are nevoie să-şi pună problema compatibilităţii între datele pe care le foloseşte, sau să găsească şi să demareze aplicaţia care a creat tipul respectiv de dată. Ori de câte ori utilizatorul decide să lucreze cu o parte a documentului complex, care conţine tipul de date diferite, aplicaţia responsabilă cu aceste tipuri de date va fi pornită automat (la un dublu click) . Când aplicaţia server este apelată într-o aplicaţie client, fereastra este, de obicei, dimensionată astfel încât obiectul corespunzător să fie vizibil (facilităţi OLE 1). Când utilizatorul a efectuat un dublu click pe un obiect legat, întreg fişierul legat este încărcat, iar porţiunea legată din fişier va fi selectată automat. Pentru un obiect legat, orice modificare care se face asupra elementelor lui în documentul server, poate genera actualizarea sa în obiectul legat. Pentru un obiect inclus, clientul apelează aplicaţia server ori de câte ori utilizatorul doreşte să modifice conţinutul obiectului inclus.

2.7. Tehnica Clipboard şi Ole O aplicaţie OLE implementează, în mod normal, următoarele comenzi ca parte a meniului EDIT şi INSERT. 109

Comenzile de transfer a informaţiilor sunt prezentate în tabelul următor: Comanda Copy Cut Paste PasteLink Link

Insert Object Paste Special

Descriere Copiază un obiect dintr-un document în Clipboard Înlătură un obiect dintr-un document şi îl plasează în Clipboard Copiază un obiect din Clipboard în document Inserează o legătură (link) între un document şi fişierul care conţine un obiect Face posibilă schimbarea opţiunilor de actualizare a legăturilor, actualizarea obiectelor legate, anularea legăturilor, repararea legăturilor rupte şi activarea verbelor asociate cu obiectele legate Startează aplicaţia server aleasă de utilizator dintr-o casetă de dialog şi include într-un document obiectul produs de server. Această comandă este opţională Transferă un obiect din Clipboard într-un document sau inserează o legătură la un obiect, folosind formatul datelor ales de utilizator dintr-o casetă de dialog. Această comandă este opţională.

Facilitatea OLE 1 permite comutarea automată la momentul apelării aplicaţiei originare a obiectului. Un obiect integrat cu facilitatea OLE 2 va putea fi prelucrat în cadrul documentului unde a fost introdus (meniurile documentului se personalizează în raport cu aplicaţia server demarată), fără a fi lansat programul din care provine. Avantajele abordării OLE sunt: ♦ utilizatorul apelează în cadrul documentului pe care-l elaborează la alte aplicaţii care permit să creeze şi să integreze şi alte tipuri de informaţii; ♦ aplicaţiile fie ele client sau server se pot specializa (grafice, desene, scriere artistică, editare de ecuaţii); ♦ fişierele document devin compacte (folosind mecanismul de linking), păstrându-se numai informaţiile de legătură şi de prezentare referitoare la un obiect; ♦ actualizarea unui obiect legat (linked object) se poate face imediat; 110

♦ obiectele incluse (embedding objects) pot fi transferate uşor altor utilizatori care pot edita obiectul, fără a cunoaşte unde se află informaţia originală.

2.8. Teste de autoevaluare 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Care sunt funcţiile unui procesor de texte? Cum se creează un document Word? Ce reprezintă formatarea caracterelor şi a paragrafelor? Cum se realizează un antet şi un subsol de pagină? Prezentaţi şi caracterizaţi tabelele care pot fi realizate în Word. Crearea cuprinsului, legendei şi a tabelei de indecşi. Cum se realizează comunicarea între aplicaţiile Windows? Caracterizaţi tehnica OLE.

111

3. PROCESORUL DE TABELE EXCEL

În practică se recurge frecvent la întocmirea de lucrări având o formă tabelară, într-o mare diversitate de structuri: bugete, balanţe de verificare, bilanţ, analize, facturi etc. Un program de calcul electronic, aşa cum este Excel, prezintă, în agenda de lucru care apare pe ecran în momentul lansării programului numite Book1, 16 foi de calcul libere. Fiecare foaie de calcul conţine o reţea de linii care împarte foaia în coloane şi linii, în care se pot introduce informaţii de tip numeric sau text. Această constatare a stat la baza conceperii procesoarelor de tabele. Un procesor de tabele reprezintă o aplicaţie informatică care permite lucrul cu foi de calcul divizate în linii şi coloane. O asemenea foaie seamănă foarte mult cu un tabel întocmit pe hârtie, având însă multiple avantaje faţă de acesta. Primul procesor de tabele, VisiCalc, a fost lansat în 1978, fiind exploatat pe calculatoare de tip Apple II. Performanţele acestei categorii de produse informatice au cunoscut o extindere continuă, astfel încât ele oferă actualmente, alături de funcţiile de procesare de tabele, facilităţi de generare de reprezentări grafice şi de gestiune simplificată de baze de date. Datorită succesului de care s-au bucurat încă din momentul apariţiei, pe piaţă există mai multe procesoare de tabele dezvoltate de diverse firme de software. Analizând procesoarele de tabele pentru Windows, se constată plasarea pe primul loc a produsului EXCEL al firmei Microsoft, considerat a fi cel mai bine adaptat lucrărilor de birotică individuală, de analiză şi de modelare, urmat de Quattro Pro 5.0 al firmei Borland, considerat a fi cel mai bun pentru lucrul în grup şi de Lotus 1-2-3, al firmei Lotus, care este produsul cu cea mai mare răspândire.

112

3.1. Structura foii de calcul Excel Foaia de calcul reprezintă documentul principal care se utilizează în EXCEL, pentru a stoca şi manipula date. O foaie de calcul este alcătuită din celule organizate în linii (16384) şi în coloane (256). Pe un monitor de 15” se pot afişa simultan 9 coloane şi 18 linii din foaia de calcul. Coloanele au o lăţime de 2,15 cm. Iar liniile o înălţime de 0,6 cm. Cele 9 coloane reprezintă 4% din lăţimea totală a foii de calcul, iar cele 18 linii reprezintă 0,1% din lungimea ei totală. Ea face parte întotdeauna dintr-un clasor. Alături de foile de calcul, dintr-un clasor mai pot face parte: foi grafice, foi pentru zone de dialog şi module Visual Basic, numărul lor nefiind limitat decât de memoria disponibilă a calculatorului. Coloanele sunt identificate prin una sau două litere (A,B,C, ...AA,AB, ...IV), iar liniile prin numere (de la 1 la 16384). O celulă este identificată prin referinţa sa, adică prin coordonatele coloanei şi liniei la care se găseşte (de exemplu, A8). Celulele pot fi grupate în câmpuri (blocuri rectangulare de celule). Un câmp (plajă de celule) este identificat prin coordonatele a două din colţurile opuse, delimitate prin caracterul ":" (de exemplu, C4:H12 defineşte câmpul format din 54 de celule, care începe de la celula C4 şi care se încheie cu celula H12). O celulă poate conţine informaţii (text, numere, date calendaristice) sau formule de calcul, elemente prezentate grafic în figura 3.1.

Figura 3.1. Posibilul conţinut al unei celule al foii de calcul Excel 113

Fereastra procesorului de tabele EXCEL prezentată în figura 3.2. este compusă din următoarele elemente:

Figura 3.2. Fereastra procesorului de tabele Excel

♦ Linia (bara) de titlu se numeşte astfel, deoarece aici se afişează numele programului care rulează în fereastră, în acest caz Microsoft Excel. Butoanele care apar în bara de titlu reprezintă meniul de control şi butoanele de dimensionare. Executând un click pe căsuţa meniului de control, se obţine accesul la comenzile acestui meniu, permiţând şi trecerea către o altă aplicaţie Windows în curs de execuţie sau executarea unui program utilitar ca, de exemplu, Control Panel. Butoanele de dimensionare sunt utilizate pentru redimensionarea ferestrei Excel. Dacă se acţionează cu mouse-ul butonul Minimize, fereastra programului Excel se va reduce la o pictogramă situată pe suprafaţa de lucru (Desktop) a programului Windows. Un click cu mouse-ul pe butonul Restore va determina ca fereastra programului Excel să ocupe o porţiune mai mică decât cea actuală, iar butonul Restore se transformă în butonul 114

♦ ♦

♦ ♦ ♦ ♦ ♦

Maximeze (folosit pentru a readuce fereastra la dimensiunea maximă); Linia de meniuri ale aplicaţiei conţine meniurile derulante ale programului Excel; Linia de instrumente standard are ca scop efectuarea rapidă a unora dintre operaţiile curente prin activarea cu mouse-ul. Conţine butoane care îndeplinesc anumite funcţii în momentul în acre este acţionat mouse-ul. Spre exemplu, primul instrument deschide o nouă agendă de lucru, al doilea instrument este pentru deschiderea unei agende de lucru deja existente, al treilea pentru a salva agenda de lucru curentă, iar al patrulea pentru a tipării agenda de lucru; Linia de formule: serveşte pentru introducerea datelor, vizualizarea şi modificarea conţinutului celulelor; Fereastra de document, aferentă foii de calcul curente (active); Linia derulantă a reprezentărilor foilor componente ale clasorului; Linia de stare: furnizează permanent informaţii legate de modul de lucru curent; Linia cu instrumente de aranjare în pagină. Sub linia de instrumente standard se află bara cu instrumente de aranjare în pagină, numită astfel întrucât butoanele ei sunt folosite, în principal, pentru aranjarea în pagină a celulelor foii de calcul.

3.2. Fereastra document Când se lansează programul sub bara de formule apare o nouă fereastră document care conţine o agendă de lucru liberă, care are propria căsuţă cu meniul de control, propria bară de titlu, propriile butoane de dimensionare şi afişează numărul foii de calcul ca nume temporar al agendei de lucru (Book1). La baza ferestrei document se află butoanele de derulare a etichetelor utilizate pentru activarea foilor de calcul ale agendei. În partea dreaptă a ferestrei Document se află o bară de derulare pe verticală pentru trecerea la liniile noi din foaia de calcul curentă. La intersecţia barei de derulare pe orizontală cu cea de derulare pe verticală, în colţul din dreapta jos, există o căsuţă de dimensionare care modifică dimensiunile şi forma ferestrei document. 115

Combinaţiile de taste pentru deplasarea indicatorului de celulă sunt prezentate în tabelul următor: Tasta → sau Tab ← sau Shift + Tab ↑ ↓ Home Ctrl + Home Ctrl + End sau End, Home Page Up Page Down Ctrl + → sau End, → Ctrl + ← sau End, ← Ctrl + ↑ sau End, ↑ Ctrl + ↓ sau End, ↓

Locul indicatorului de celulă O celulă spre dreapta O celulă spre stânga O celulă în sus O celulă în jos În celula din coloana A a liniei curente În prima celulă A1 a foii de calcul În colţul din dreapta jos a zonei active a foii de calcul În celula situată în aceeaşi coloană, cu un ecran mai sus În celula situată în aceeaşi coloană, cu un ecran mai jos Spre dreapta, pe aceeaşi linie, în prima celulă ocupată, care este precedată ori urmată de o celulă liberă Spre stânga, pe aceeaşi linie, în prima celulă ocupată, care este precedată ori urmată de o celulă liberă În sus, pe aceeaşi coloană, în prima celulă ocupată, care este precedată ori urmată de o celulă liberă În jos. pe aceeaşi coloană, în prima celulă ocupată, care este precedată ori urmată de o celulă liberă

Activarea unei comenzi din linia de meniuri, prezentată în figura 3.3., se poate realiza astfel: - cu ajutorul mouse-ului; - de la tastatură, tasta ALT şi apoi litera subliniată din meniu.

116

Figura 3.3. Modul de activare al unei comenzi din linia de meniuri Excel

Fiecare opţiune care figurează în linia de meniuri deschide, în momentul selecţiei sale, o listă de comenzi disponibile (exemplu: View). Comenzile afişate în gri nu sunt disponibile în momentul respectiv (exemplu: Comments). Punctele de suspensie care apar după anumite comenzi indică faptul că execuţia acestora va fi precedată de apariţia unei casete de dialog, prin care se vor solicita precizări suplimentare (exemplu: Header and Footer...). Tasta sau combinaţia de taste care este afişată după anumite comenzi permit realizarea comenzilor direct de la tastatură, fără a mai fi necesară deschiderea barei de meniuri. Triunghiul care apare in partea dreaptă a unor comenzi (de exemplu, Toolbars) indică faptul că respectiva comandă conţine opţiuni suplimentare. Pentru a obţine într-o celulă rezultatul unui calcul, trebuie să se plaseze în aceasta formula corespunzătoare operaţiei. O formulă trebuie sa înceapă cu semnul „=" şi este formată din cel puţin un operator şi un argument. Formula nu trebuie să includă spaţii sau virgule şi nu trebuie să conţină propria sa adresă. Un argument reprezintă un număr, o adresă de celulă, un nume de câmp sau o funcţie. 117

Operatorii de calcul disponibili în foaia de calcul sunt, în ordinea priorităţii de evaluare, următorii: % (procent) ^ (ridicare la putere) + (adunare) - (scădere) * (înmulţire) / (împărţire)

exemplu: 2% exemplu: 2^4 exemplu: 2 + 4 exemplu: 2 - 4 exemplu: 2 * 4 exemplu: 2 / 4

¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾

0,02 16 6 -2 8 0,5

3.3. Operaţii de bază cu foaia de calcul Excel 3.3.1. Selectarea datelor din foaia de calcul Înainte de a putea introduce date sau folosi majoritatea comenzilor în Microsoft Excel, trebuie selectate celulele/obiectele respective, figura 3.4., astfel:

Figura 3.4. Selectarea celulelor sau a obiectelor din foia de calcul

♦ selectarea unei celule se realizează prin clic pe celula respectivă; ♦ selectarea unei plaje de celule(adiacente) se realizează prin clic pe prima celulă şi apoi glisare (↓, →, Ì ), până la ultima celulă din câmp; ♦ selectarea de celule/plajă de celule neadiacente se realizează prin selectarea primei plaje/celule, după metoda prezentată mai sus, 118

acţionarea tastei CTRL, înainte de eliberarea butonului stâng al mouse-ului şi menţinerea tastei CTRL apăsate până se selectează, rând pe rând, şi celelalte celule / plaje; ♦ selectarea unui întreg rând: clic pe numărul (1, 2 ...) rândului; ♦ selectarea mai multor rânduri/coloane: clic pe numărul primului rând, apăsarea tastei CTRL, înainte de a elibera cursorul de mouse, menţinerea ei în această poziţie în timp ce se clichează succesiv, pentru selectarea celorlalte rânduri/coloane; ♦ selectarea unei întregi coloane: clic pe litera (A, B, C...) corespunzătoare coloanei; ♦ selectarea întregii foi: clic pe butonul de selecţie globală (echivalent cu comanda Edit; Select All). Utilizatorul trebuie să cunoască faptul că selectarea tuturor celulelor din foaia de calcul se aplică frecvent la stabilirea formatului global, de exemplu, modificarea tipului de caracter pentru întreaga foaie de calcul. 3.3.2. Introducerea şi editarea datelor La introducerea unei informaţii într-o nouă foaie de calcul, se selectează celulele în care această informaţie trebuie să apară. În momentul în care se începe tastarea, caracterele tastate apar atât în celulele selectate, cât şi în bara de formule de deasupra. Când se activează în acest mod bara de formule, Excel afişează casetele Cancel (anulare), Enter (introducere) şi Function Wizard (marcat cu fx), urmate de caracterele introduse şi de punctul de inserare (bara verticală clipitoare) în dreapta. Pe măsură ce se introduc caractere, Excel le afişează atât în bara de formule, cât şi în celula activă a foii de calcul. După ce s-a tastat informaţia dorită, pentru ca aceasta să rămână definitivă, în celula activă se execută click pe caseta Enter din bara de formule, sau se apasă tasta Enter, taste direcţionale. Când se introduce o informaţie într-o celulă, Excel verifică dacă ceea ce a fost introdus reprezintă o formulă care trebuie calculată. Această verificare este făcută pentru a clasifica data introdusă într-unul din cele trei tipuri de date: text, valoare sau formulă Într-o foaie de calcul se pot introduce două tipuri de date: 119

♦ valoare constantă, reprezentată printr-un text, valoare numerică, inclusiv o dată calendaristică, oră, fracţie sau o notaţie ştiinţifică; ♦ formulă, reprezentată printr-o secvenţă de valori, adrese de celule, funcţii sau operatori care produc o nouă valoare. Formulele, obligatoriu trebuie să înceapă cu semnul =. În timpul introducerii datelor, linia de formule este activă, afişând concomitent ceea ce se tastează în celulă. În figura 3.5. se poate observa procedura prezentată anterior.

Figura 3.5. Tastare în foaia de calcul a unor valori constante şi a formulelor

Validarea datelor introduse se execută prin apăsarea tastei ENTER, prin clic pe √, din linia de formule sau prin acţionarea tastelor direcţionale ↓,↑, →, ←.

120

3.3.2.1. Introducerea textelor Programul Excel consideră ca fiind text orice dată care nu are forma unei formule sau a unei valori. Majoritatea datelor de tip text (etichetelor) constau dintr-o combinaţie de litere şi semne de punctuaţie sau de litere şi numere, utilizate în foaia de calcul ca titluri şi denumiri. Procedura începe prin selectarea celulei, tastându-se apoi textul de maxim 255 caractere. Acesta este aliniat implicit la stânga, iar în cazul în care depăşeşte dimensiunea de afişare a celulei, el se va deplasa, virtual, în celulele libere aflate în partea dreaptă. Atunci când celula din dreapta conţine date, textul este afişat trunchiat. Pentru ca o celulă să poată afişa tot conţinutul, se poate recurge, fie la redimensionarea coloanei în care se află celula respectivă, fie la continuarea automată a textului pe rândul următor, dar în cadrul aceleiaşi celule. În acest caz se parcurge traseul Format, Cells..., Tab-ul Alignment, marcare prin click a casetei Wrap Text, figura 3.6., procedură care va produce continuarea automată a textului pe rândul următor).

Figura 3.6. Fişa index Alignment aferentă ferestrei Format Cells

Pentru a introduce un număr ca text, el trebuie precedat de un apostrof (de exemplu ‘34578). 121

3.3.2.2. Introducerea numerelor O valoare numerică se introduce selectând celula dorită şi tastând respectivul şir numeric. Pentru a introduce o valoare negativă, numărul va începe cu semnul -. Procedura corespunzătoare introducerii şirurilor de caractere numerice este următoarea: ♦ se selectează celula; ♦ se tastează numărul. Numerele pot include caracterele numerice de la 0 la 9 şi caractere speciale (+ - / ( ) , % E $ spaţiu). Exemplu: 1,25%; 2,1E+3 ; 3 3/5 Trebuie reţinut faptul că atunci când se introduc fracţii subunitare se va tasta ca parte întreagă cifra 0 (0 1/3); în caz contrar (tastare 1/3), fracţia va fi interpretată ca dată calendaristică, în celulă apărând următorul şir 3-Jan. 3.3.2.3. Introducerea datelor calendaristice, oră, minut, secundă Datele calendaristice se pot introduce sub formă de text, dar nu se vor putea utiliza în calcule efectuate folosind formule. De exemplu: dacă se introduc două date ca valori, se poate utiliza o formulă care să scadă data mai veche din cea mai recentă şi să furnizeze numărul de zile rezultat. Dacă cele două date sunt sub formă de text, programul nu va putea calcula diferenţa dintre ele cu formula. Datele calendaristice sunt memorate sub formă de numere, reprezentând numărul de zile care s-au scurs de la o dată de referinţă; orele sunt memorate sub formă de fracţii zecimale, reprezentând fracţiunea care sa scurs dintr-un interval de 24 de ore. Programul Excel determină dacă data sau ora introdusă reprezintă o valoare sau text, în funcţie de formatul de introducere. Excel recunoaşte următoarele formate pentru ore: 8:38 PM; 8:38:43 PM; 20:39; 20:39:30. Excel recunoaşte următoarele date pentru formatele calendaristice: July 4, 2004; 7/4/2004 sau Sunday, July 04, 2004; 2004-07-04; July 04; Jul-04. Procedura efectivă de introducere a datelor calendaristice este următoarea: ♦ se selectează celula; 122

♦ se tastează data/ora, utilizând, de regulă, formatul ll/ zz / aa, respectiv hh:mm:ss. Dacă se doreşte introducerea datei şi a orei în aceeaşi celulă, ele trebuie separate printr-un spaţiu. 3.3.2.4. Introducerea formulelor Formula începe cu semnul = pentru a avertiza programul că urmează o formulă şi nu un text sau o valoare. Cele mai simple formule sunt cele în care semnul egal este urmat de o funcţie încorporată, ca, de exemplu, SUM (însumare, adunare) sau AVERAGE (medie). Alte formule simple conţin valori sau adrese de celule care conţin valori separate de unul sau mai mulţi dintre următorii operatori matematici: + pentru operaţia de adunare; pentru operaţia de scădere; * pentru operaţia de înmulţire; / pentru operaţia de împărţire; ^ pentru operaţia de ridicare la putere.

Figura 3.7. Introducerea formulei de calcul pentru un produs între două celule

De exemplu, pentru a crea o formulă în celula C10, care să înmulţească valoarea introdusă în celula A10 cu valoarea introdusă în celula B10 se introduce în C10 = A10 * B10. În figura 3.7 se poate observa exemplul enunţat anterior. 123

Pentru a introduce formula în celula C10, se parcurg următoarele etape: 1. Se selectează celula C10; 2 Se tastează formula = A10 * B10. Rezultatul aplicării procedurii anterioare este afişat pe monitor, fiind prezentat în figura 3.8.

Figura 3.8. Rezultatul aplicării procedurii de realizare a produsului

După ce formula a fost introdusă în celula C10 a foii de calcul, programul Excel afişează rezultatul calculului, în funcţie de valorile existente în celulele A10 şi B10. Procedura generală de introducere a unei formule este următoarea: ♦ se selectează celula; ♦ se tastează semnul = ; ♦ linia de formule devine activă; ♦ se scrie formula de calcul. Formula tastată poate conţine constante, referinţe de celule/plaje de celule (relative, absolute, mixte, nominale), date calendaristice, texte, operatori, funcţii. Introducerea diferitelor tipuri de date într-o formulă se face respectând următoarele convenţii: - textul introdus este cuprins între apostrofuri (exemplu prezentat în figura 3.9, în celula B6 se introduce formula = “Unitate de 124

-

-

măsură”&”mii”&”lei”. Rezultatul va consta în afişarea în celulă a textului Unitate de măsură - mii lei (& realizează concatenarea şirurilor de caractere); introducerea unui număr într-o formulă se produce prin tastarea respectivului şir numeric. În celula B7 se introduce formula = SUM(G8:G16)+611. Rezultatul va consta în afişarea în celulă a numărului 800.611 deoarece suma valorilor din celulele G8-G16 este de 800.000; includerea datei calendaristice / orei impune scrierea acestora între ghilimele (în celula A5 formula introdusă este =”Editat astăzi”&”august-22-2004”). Formatul în acest exemplu este ll/zz/aa. Pentru rezolvarea unei astfel de formule, datele calendaristice sunt convertite în numere, după care se calculează diferenţa.

Figura 3.9. Exemplificare privind introducerea tipurilor de date într-o formulă

Erorile care sunt semnalate la tastarea sau execuţia unei formule sunt menţionate în tabelul următor. Eroare # DIV/01

Cauza apariţiei erorii Formula încearcă să împartă o valoare la o celulă care conţine 125

Eroare #NAME?

#NULL! #NUM! #REF! #VALUE!

Cauza apariţiei erorii valoarea zero sau conţine spaţii. Formula face referiri la un nume de domeniu care nu există în foaia de calcul. Acest cos apare când se introduce un nume de domeniu greşit sau când lipsesc ghilimelele la un text utilizat în formulă, drept pentru care el este considerat ca adresă a unui nume de domeniu. Apare la introducerea unui caracter spaţiu acolo unde ar trebui să existe o virgulă, pentru a separa adresele de celule utilizate ca argumente pentru funcţii. Apare când programul are probleme cu un număr dintr-o formulă, cum ar fi un argument de alt tip decât cel cerut de funcţie. Apare atunci când programul întâlneşte o adresă a unei celule invalide. Apare la utilizarea unui tip incorect de argument într-o funcţie, un tip incorect de operator sau când se încearcă efectuarea unei operaţii matematice cu celule care conţin date de tip text.

Pentru a include referinţe la celule / plaje de celule, în timp ce linia de formule este activă, se selectează celula / plaja respectivă. Referinţele incluse sunt relative. Pentru a transforma o referinţă relativă în absolută, se va acţiona tasta F4. Dacă se doreşte utilizarea referinţelor nominale, se tastează numele dorit sau se selectează acesta din lista referinţelor nominale. Pentru a include funcţii, se utilizează asistentul de funcţii procedura Insert; Function...

sau se urmează

3.3.2.5. Utilizarea facilităţii AutoFill Această facilitate este folosită în momentul în care în foaia de calcul trebuie introduse secvenţe de date calendaristice sau nume. Indicatorul AutoFill, numit şi cursor de umplere este de forma unei cruci negre  şi apare numai atunci când se poziţionează indicatorul mouse-ului pe colţul din dreapta jos al celulei curente sau al ultimei celule dintr-un bloc de celule selectate. Acelaşi efect îl are şi indicatorul de celulă în formă de cruce albă care este tras peste o selecţie de celule. 126

Când se creează o serie cu indicatorul de umplere, aceasta nu se poate deplasa simultan în ambele direcţii. De exemplu, se poate extinde seria spre stânga sau dreapta domeniului de celule care conţine valori iniţiale, sau se poate extinde deasupra sau dedesubtul domeniului de celule care conţine valorile iniţiale, dar nu se pot extinde seriile în două direcţii simultan. Când butonul mouse-ului este eliberat, după extinderea domeniului cu AutoFill, programul creează o serie (dacă cunoaşte valoarea iniţială a începutului de serie) în toate celulele selectate sau umple tot domeniul cu această valoare iniţială. În figura 3.10 pe rândul 10 se prezintă un exemplu de umplere automată a unei linii cu lunile anului 2004, iar pe rândul 11 cu umplerea automată a celulelor din coloanele B, C, D cu anii.

Figura 3.10. Exemplu de completare automată cu lunile anului 2004

3.3.3. Modificarea conţinutului unei celule Conţinutul unei celule se poate modifica prin două moduri: editarea în linia de formule sau editarea direct în celulă. Pentru a edita datele direct în celule, se acţionează dublu clic în celula respectivă; dacă aceasta conţine o formulă, ea va fi afişată în locul rezultatului, permiţând astfel modificarea. Editarea direct în celulă este permisă numai dacă este selectată caseta Edit Directly in Cell în meniul comenzii Tools; Options.... Indiferent de modul de editare, conţinutul celulei se modifică prin tehnicile de editare texte cunoscute. 127

Copierea conţinutului unei celule sau a unei plaje de celule Această operaţiune se poate realiza în două moduri, respectiv, prin intermediul liniei de meniuri şi a comenzilor specifice acesteia sau prin executarea unor anumite proceduri bazate pe utilizarea mouse-ului. Procedura de copiere a conţinutului unei celule cu ajutorul comenzilor presupune: • Selectarea celulei / celulelor de copiat (adiacente); • Se alege comanda Edit; Copy (sau se execută „clic” pe butonul corespunzător din bara de instrumente Standard), zona copiată fiind marcată cu un chenar mobil; • Se poziţionează cursorul în prima celulă a zonei destinaţie; • Se alege comanda Edit; Paste sau Edit; Paste Special..., ultima prezentând facilităţi pentru a realiza o transpunere selectivă a datelor copiate anterior. Copierea selectivă reprezintă memorarea conţinutului fiecărei celule, valoarea acesteia, formula pe care o conţine, formatul de afişare şi comentariile aferente. Comanda Paste Special din meniul Edit permite aducerea selectivă a acestor elemente, prin precizări făcute de utilizator, prin intermediul ferestrei de dialog Paste Special. În figura 3.11 este prezentată fereastra de dialog Paste Special. Opţiunea Paste Link solicită legarea celulelor destinaţie de celule sursă, astfel încât orice modificare din celulele sursă să fie preluată automat în celulele de destinaţie corespunzătoare.

128

Figura 3.11. Fereastra de dialog Paste Special

Copierea conţinutului unei celule sau a unei plaje de celule prin utilizarea mouse-ului se realizează în două moduri: 1) Se selectează celula / plaja respectivă: ♦ se poziţionează cursorul de mouse în punctul de copiere şi se glisează de-a lungul liniilor/coloanelor în care dorim să copiem conţinutul plajei selectate, ţinând apăsat butonul stâng al mouseului; ♦ se eliberează butonul de mouse. Această procedură este prezentată în figura 3.12. 2) Se selectează celula / plaja de copiat: ♦ se poziţionează cursorul de mouse pe zona selectată; ♦ se acţionează tasta CTRL şi se menţine în această poziţie; ♦ se acţionează butonul stâng al mouse-ului şi se glisează în noua poziţie; ♦ se eliberează butonul şi apoi tasta CTRL.

Figura 3.12. Procedura de copiere a conţinutului unei celule

Plaja de celule de copiat este C21-D25, fiind copiată în zona alăturată acesteia, respectiv E21-F25. Se poate uşor observa delimitarea celor două zone (sursă şi destinaţie) prin colorarea diferită a fiecăreia. Deplasarea sau mutarea conţinutului unei celule se realizează, fie cu ajutorul comenzilor din linia de meniuri, fie cu ajutorul mouse-ului. În cazul în care utilizatorul apelează la ajutorul comenzilor din linia de meniuri, se va respecta următoarea procedură: ♦ se selectează celula / plaja de celule de deplasat; ♦ se alege comanda Edit / Cut ( sau se acţionează butonul din linia de instrumente standard); 129

♦ se poziţionează cursorul în prima celulă a zonei destinaţie; ♦ se alege comanda Edit / Paste sau se acţionează butonul corespunzător din linia bara de instrumente standard. Atunci când se copiază (Copy) sau se decupează (Cut) conţinutul unei celule / plaje de celule, acesta este plasat într-o zonă de memorie, numită Clipboard, de unde este preluat ca urmare a comenzii Paste şi introdus în noua poziţie. Deplasarea conţinutului unei celule pe o altă locaţie prin utilizarea mouse-ului se realizează prin parcurgerea următoarelor etape: ♦ se selectează zona de mutat; ♦ se poziţionează cursorul de mouse pe marginea selecţiei, poziţionarea corectă fiind marcată de schimbarea formei cursorului de mouse în săgeată; ♦ se apasă butonul din stânga al mouse-ului şi se glisează pe noua poziţie; ♦ se eliberează butonul. Deoarece utilizatorul poate folosii atât tastatura, mouse-ul dar şi combinaţii de taste, considerăm utilă următoarea Pe măsură ce sunt executate diferite operaţii, prompterul de mouse îşi modifică stilul de afişare. Autorii prezintă în tabelul următor modul de afişare al prompterului corelat cu descrierea acţiunii desfăşurate.

Acţiune Prompter de selecţie Prompter de introducere Prompter normal

130

Mod de afişare

Descriere operaţie Se solicită selecţia unei celule, sau a unui grup de celule Se introduce în celulă un şir de caractere, sau o formulă. Se va acţiona asupra butonului de mouse pentru a se demara activitatea de introducere Se poate activa linia de meniuri, deplasa fereastra sau se modifică dimensiunile ferestrei

Prompter de completare

Se foloseşte prin alunecare pentru completarea automată a valorilor din celulă prin funcţia AutoFill

3.4. Lucrul cu serii de date sub procesorul de tabele Excel 3.4.1. Crearea unei serii de date Procesorul de tabele Excel pune la dispoziţia utilizatorului mai multe serii de date, predefinite, cum ar fi lunile anului, zilele săptămânii etc. şi permite generarea automată de serii numerice cu un anumit pas şi între anumite limite. Utilizatorul, la rândul lui, poate să definească noi serii de date. Pentru lucrul cu seriile de date, se utilizează opţiunile meniului contextual, afişat prin acţionarea butonului drept al mouse-ului poziţionat în prealabil în punctul de copiere (devenit astfel „punct de umplere”). Crearea unei serii crescătoare sau descrescătoare se realizează astfel: ♦ se selectează celula / plaja pe care dorim să o incrementăm; ♦ se poziţionează cursorul de mouse în punctul de umplere (+); ♦ se acţionează butonul drept şi cu el apăsat se glisează în direcţia dorită (↑,↓). Plaja astfel marcată este completată cu datele incrementate.

3.4.2. Crearea, modificarea şi ştergerea unei serii de date particularizate Crearea unei serii de date particularizate se poate realiza în două moduri: Modul 1: ♦ prin succesiunea de comenzi Tools / Options; fişa index Custom Lists acţionată din linia de meniuri a ferestrei. În figura 3.13 este prezentată fişa index Custom List, aferentă ferestrei Options. 131

Figura 3.13. Fereastra Options şi fişa index Custom Lists, aferentă acesteia

♦ în caseta List Entries se tastează elementele listei (de exemplu, Sunday, Monday, Tuesday....); ♦ se acţionează butonul Add şi apoi OK. Modul 2: ♦ se introduc respectivele datele în foaia de calcul Excel; ♦ se selectează plaja care le conţine; ♦ urmează succesiunea Tools; Options; tab-ul Custom Lists, iar în caseta Import List from Cells apar referinţele plajei selectate; ♦ se acţionează butonul IMPORT, ceea ce va face ca lista din foaia de calcul să fie inclusă în caseta Custom Lists, putând fi utilizată de câte ori se doreşte; ♦ se acţionează butonul OK. Utilizatorul la momentul în care doreşte crearea unei liste particularizate trebuie să ţină seama că fiecare listă poate conţine maxim 2.000 de caractere, fiecare element al listei poate avea maxim 80 de caractere şi că lista trebuie să înceapă cu un caracter alfabetic, şi nu numeric. Modificarea unei liste particularizate se realizează prin următoarea procedură: ♦ din linia de meniuri se realizează succesiunea Tools, Options, fişa index Custom Lists; ♦ se selectează elementul dorit a fi modificat şi se tastează modificările; 132

♦ se selectează elementul dorit şi se acţionează tasta Backspace. Pentru a şterge o listă, utilizatorul va parcurge următorii paşi: ♦ se selectează lista în caseta Custom Lists; ♦ se acţionează butonul Delete. Pentru a introduce o serie de valori într-o plajă de celule, se parcurg următoarele etape: ♦ se tastează primul element al seriei într-o celulă; ♦ se poziţionează cursorul de mouse în punctul de umplere (+); ♦ se apasă butonul drept şi se glisează în direcţia în care dorim să se execute umplerea; ♦ când se eliberează butonul mouse-ului, apare meniul contextual pentru umplere care conţine următoarele opţiuni: 1) Copy Cells 2) Fill Series 3) Fill Formats 4) Fill Values 5) Fill Days 6) Fill Week Days 7) Fill Months 8) Fill Years 9) Linear Trend 10) Growth Trend 11) Series ...

În cazul selectării ultimei opţiuni Series, selectarea acesteia determină apariţia unei casete de dialog, prezentate în figura 3.14.

133

Figura 3.14. Caseta de dialog Series

Prin intermediul acesteia, utilizatorul specifică anumiţi parametrii aferenţi seriei de valori cu care doreşte să umple plaja selectată în prealabil. Opţiunile Linear Trend şi Growth Trend permit crearea de previziuni şi tendinţe simple. 3.4.3. Realizarea unor calcule pe bază de formule matematice Atunci când se doreşte introducerea de valori calculate într-o foaie de calcul se utilizează formulele. O formulă începe întotdeauna cu semnul =1) şi poate conţine constante (literale sau numerice, date calendaristice), operatori (aritmetici, de comparare, de concatenare texte), referinţe de celule (absolute, relative, nominale), funcţii, paranteze necesare stabilirii ordinii de executare a calculelor. Modul de introducere/modificare a formulelor a fost prezentat anterior. O celulă care conţine o formulă afişează, în mod normal, pe foaia de calcul, valoarea rezultată. La selectarea unei celule care conţine o formulă, aceasta este întotdeauna afişată în linia de formule (celula selectată afişează rezultatul). Pentru a edita formula într-o celulă, se execută dublu clic în celula respectivă. Dacă se doreşte afişarea formulelor din foaia curentă, se urmează traseul Tools, Options..., fişa index View, iar în caseta Window Options se selectează Formulas după cum se poate observa în figura 3.15. 1

Se poate introduce o formulă tastând (+) sau (-) sau @. La validarea formulei, Excel convertite (+) / (-) în (=), iar funcţiile @ sunt convertite în funcţii Excel echivalente.

134

Figura 3.15. Fereastra Options şi fişa index View

Datorită mulţimii de operatori ce pot fi utilizaţi în formule, este oportună prezentarea în tabelul următor a ordinii de evaluare a operatorilor. Operator

% ^ * şi / + şi & =; <; <=; >=; >; <>

Descrierea operaţiei Negare (exemplu 7* -10) Procent Exponent Înmulţire şi împărţire Adunare şi scădere Concatenare texte Comparare

Atunci când trebuie deplasată o celulă / plajă de celule, valorile sau adresele pe care le conţin rămân neschimbate (nu se modifică în noua poziţie), dar sunt afectate formulele care conţin adresele din zona în care s-a făcut mutarea şi aceasta deoarece, practic, prin mutare au fost şterse celulele din vechea poziţie. De exemplu, conţinutul celulei C8: = Sum (C3:C7) iar D8: 300; se deplasează conţinutul celulei C8 în D8. În acest caz, celula C8 135

rămâne vidă, iar celula D8: = Sum (C3:C7). Rezultă că formula a rămas neschimbată, dar conţinutul anterior al celulei D8 (numărul 300) a fost şters. Dacă în foaia de calcul există o formulă care utilizează conţinutul celulei D8, de dinainte de mutare, aceasta va fi afectată, afişând valoarea de eroare # REF!. 3.4.4. Efectele operaţiunii de copiere asupra adreselor relative şi absolute ale celulelor foii de calcul Atunci când se copiază formulele, Excel ajustează automat adresele relative şi părţile relative ale adreselor mixte din zona în care se inserează celulele copiate. Dacă celula D9 conţine formula = SUM(D2:D8) prin copiere pe orizontală ea va deveni E9: = SUM(E2:E8), în F9: = SUM(F2;F8) ..., iar prin copiere pe verticală va fi D10: = SUM(D3:D9), D11: = SUM(D4:D10) ..... Prin utilizarea adreselor absolute, această ajustare nu mai are loc. Dacă D9 conţine = SUM($D$2 : $D$8), indiferent de direcţia de copiere, formula rămâne neschimbată, astfel E9, F9, ... ,,D10, D11, ... = = SUM ($D$2 : $D$8). Formulele pot fi mult simplificate prin utilizarea funcţiilor. În exemplul anterior, în locul introducerii succesiunii de operanzi şi operatori, pentru a se executa suma (D9 : = D2 + D3 + D4 + D5 + D6 + D7 + D8) a fost utilizată funcţia SUM şi astfel formula a fost mult simplificată. 3.4.5. Înlocuirea unei formule matematice cu valoarea ei calculată Pentru realizarea operaţiunii de înlocuire a unei formule cu valoarea calculată, sunt parcurşi următori paşi: ♦ se poziţionează cursorul în celula cu formula respectivă; ♦ se urmează traseul Edit/Copy; Edit/Paste Special, acţionându-se butonul opţiune Values. Această fereastră este prezentată în figura 3.16.

136

Figura 3.16. Înlocuirea unei formule cu valoarea corespunzătoare calculată

♦ se acţionează tasta Enter, formula fiind înlocuită cu valoarea calculată. Atunci când o formulă conţine, direct sau indirect, adresa propriei celule, aceasta este numită adresă circulară.

3.5. Utilizarea formulelor matriciale în foaia de calcul Excel Aceste formule pot produce mai mult de un rezultat, putând ocupa o plajă de celule. O formulă matrice se poate recunoaşte după acoladele care o includ şi pe care Excel le introduce automat. 3.5.1. Introducerea unei formule matriciale Pentru introducerea unei formule matriciale, utilizatorul trebuie să aibă în vedere parcurgerea următoarelor etape: ♦ se selectează celula sau plaja de celule unde urmează să fie depuse rezultatele; ♦ se introduce formula, utilizând tehnicile prezentate la introducerea de date; ♦ se validează formula, acţionând simultan tastele Ctrl + Shift + Enter. 137

Trebuie să remarcăm faptul că nu pot fi şterse sau modificate celule individuale din zona matricială, deoarece toate celulele rezultate partajează o singură formulă. 3.5.2. Utilizarea constantelor matriciale O matrice de valori se numeşte constantă matricială. Pentru a introduce în formula matricială o constantă matricială, se procedează astfel: ♦ se tastează valorile în formulă şi se închid între acolade; ♦ pentru a separa valorile din coloane diferite, se utilizează virgula; ♦ pentru a separa valorile din linii diferite, se utilizează punct şi virgulă (;). Exemplu: {= A2 : A5 * { 4 ; 3.75 ; 3.25 ; 2.5}} În formula matricială de mai sus constanta este reprezentată de un vector de 4 elemente : 4; 3.75; 3.25; 2.5 Valorile dintr-o constantă matrice trebuie să fie constante, nu formule matematice. Ele nu pot conţine caracterele $, %, sau ( ). Am considerat oportună prezentarea formulelor matriciale, deoarece acestea pot simplifica foaia de calcul, reducând numărul de formule, dar şi datorită faptului ca există numeroase funcţii Excel care lucrează cu matrici.

3.6. Funcţii predefinite ale procesorului de tabele Excel Excel dispune un număr de 232 de funcţii predefinite, grupate pe următoarele tipuri: 1. funcţii matematice şi trigonometrice (MATH & TRIG), care permit efectuarea calculelor matematice; 2. funcţii statistice (STATISTICAL), care permit efectuarea unor calcule statistice, utilizând serii de valorii; 3. funcţii de informare (INFORMATION), care afişează informaţii despre celule şi câmpuri; 4. funcţii logice (LOGICAL), care, corespunzător unei condiţii iniţiale, determină valoarea de adevăr sau fals; 5. funcţii bază de date (DATABASE), care efectuează, corespunzător unor criterii predefinite, calcule asupra unor informaţii dintr-o bază de date; 6. funcţii de căutare şi consultare (LOOKUP & REFERENCE), care permit localizarea punctuală a conţinutului unei celule dorite; 138

7. funcţii calendar sau dată calendaristică (DATE & TIME), care lucrează cu numere ce reprezintă date calendaristice sau intervale de timp; 8. funcţii text sau şir de caractere (TEXT) oferă informaţii referitoare la textul existent în celule şi permit operaţii cu etichete; 9. funcţii financiare (FINANCIAL), utilizate pentru calcule economico-financiare. 3.6.1. Funcţii matematice şi trigonometrice Acest tip de funcţii permite efectuarea de calcule de la cele mai simple la cele mai complexe, pentru a rezolva aplicaţii care necesită instrumente matematice şi trigonometrice uzuale. ♦ = SUM (listă) realizează suma a două sau mai multe valori, având următoarea sintaxă: SUM (number1,number2,...). De exemplu, dacă se doreşte adunarea pe coloană a valorilor existente în foaia de calcul în celulele D137 până la D140, rezultatul adunării trebuie să fie plasat în celula D136. Rezolvarea aferentă coloanei C este prezentată în figura 3.17.

Figura 3.17. Prezentarea realizării operaţiunii de însumare

Aceeaşi acţiune, ca şi tastarea funcţiei de însumare, se realizează prin acţionarea butonului AutoSumm Σ. Auto-însumarea operează pe linie sau pe coloană până la momentul în care întâlneşte primul semn de discontinuitate. ♦ = Product (listă) multiplică valorile conţinute într-o listă. De exemplu, prin analiza figurii 3.18. se poate observa modalitatea prin care se obţine exprimarea valorică în lei a cifrei de afaceri nete a unei societăţi comerciale. 139

Figura 3.18. Exemplu de multiplicare a valorilor conţinute într-o listă

♦ = SubTotal ( referinţă - tip; câmp de regrupat) are ca rezultat gruparea datelor pe un câmp ♦ = SummProduct (listă) multiplică valorile situate în celulele corespondente, aferente unor serii de câmpuri, iar apoi adună rezultatele obţinute. Dacă se doreşte calculul produsului doar pentru celulele B3–B6 şi C3–C6 rezultatul operaţiei este evidenţiat în figura 3.19.

Figura 3.19. Exemplu practic de aplicare a funcţiei SumProduct

♦ = SumIf (câmp de evaluat; criteriu; câmp de însumat) adună conţinutul celulelor, conform unui criteriu de selecţie dat. Se doreşte 140

evidenţierea acelor materiale a căror valoare depăşeşte suma de 1.000.000 lei. Rezolvarea problemei poate fi observată în figura 3.20.

Figura 3.20. Exemplu practic de aplicare a funcţiei SumIf

♦ =Roman (număr; format) converteşte numerele din format arab sub formă de text (format cifric roman). Formatul care are valori de la 0 la 4 reprezintă gradul de concizie al numărului roman general. Numărul arab trebuie să fie de tip întreg. În figura 3.21. se poate studia rezolvarea problemelor de conversie din format arab în roman.

141

Figura 3.21. Exemplu practic de aplicare a funcţiei Roman

3.6.2. Funcţii statistice Dintre aceste funcţii prezentăm: ♦ = Max (listă) returnează cea mai mare valoare din listă, valoare compusă din numere, formule numerice, adrese sau nume de câmpuri. De exemplu, se doreşte a se afişa în celula C20 cea mai mare valoare a cheltuielilor grupate în două zone (C12-C14 şi C16-C17). Rezolvarea acestei probleme poate fi studiată în figura 3.22.

142

Figura 3.22. Exemplu practic de aplicare a funcţiei Max

♦ = Min (listă) returnează valoarea minimă din listă. Pe baza exemplului anterior, se doreşte afişarea celei mai mici valori cantitative în celula C21. Rezolvarea este prezentată în figura 3.23.

Figura 3.23. Exemplu practic de aplicare a funcţiei Min

143

♦ = Average (listă) calculează valoarea medie din listă. Spre exemplificare, în figura 3.24. se rezolvă solicitarea de calcul a mediei cantităţilor pe total produse în celula C22.

Figura 3.24. Exemplu de calcul al unei valori medii

♦ = Count (listă) contorizează celulele ocupate dintr-o listă de câmpuri specificată. Se propune contorizarea celulelor ocupate în zona C10-D22. Rezultatul prezentat în figura 3.25. este 23, deoarece din totalul de 26 celule sunt ocupate cu valori numerice 23.

144

Figura 3.25. Exemplu de contorizare a celulelor ocupate

♦ = CountBlank (listă) contorizează celulele libere de valori numerice, şiruri de caractere dintr-o listă de câmpuri specificată. Se propune contorizarea celulelor libere în zona C10-D22. Rezultatul este prezentat în figura 3.26. având valoarea 3, deoarece din totalul de 26 celule sunt neocupate cu valori numerice 3.

Figura 3.26. Exemplu de numărare a celulelor libere sau neocupate

3.6.3. Funcţii de informare Aceste funcţii permit afişarea unor informaţii referitoare la celule şi câmpuri din foaia de calcul. ♦ = IsBlank (X) determină dacă X sau amplasamentul definit prin X este sau nu o celulă vidă. Funcţia returnează True (valoare logică de adevăr), dacă amplasamentul este o celulă vidă şi False (valoare logică de fals), în caz contrar. În figura 3.27. se prezintă un exemplu practic de aplicare al acestei funcţii cu aplicare asupra celulei D20 rezultatul fiind True. 145

Figura 3.27. Exemplu privitor la aplicarea funcţiei IsBlank

♦ = IsNumber (X) verifică dacă X conţine o valoare numerică. Dacă X conţine un număr, funcţia returnează valoarea True, în caz contrar, returnează valoarea False. ♦ = IsText (X) verifică dacă X conţine un şir de caractere, returnând, după caz, True sau False. Exemplificarea aplicării acestei funcţii se poate studia în figura 3.28.

146

Figura 3.28 Exemplu vizând aplicarea funcţiei IsText

3.6.4. Funcţii logice Acestea determină evaluarea unor expresii şi, în funcţie de acestea, furnizează acţiuni sau rezultate complexe, generând adevărat sau fals, corespunzător unor condiţii care pot fi înlănţuite cu operatorii logici AND, OR sau NOT. ♦ =If (condiţie; X; Y) are ca efect testarea argumentului condiţiei şi ca rezultat al evaluării logice generează X, dacă condiţia este adevărată, sau Y, dacă aceasta este falsă. Argumentele X şi Y pot fi valori, şiruri de caractere plasate între ghilimele, nume de câmpuri, adrese de celule sau câmpuri care conţin valori. Argumentele X şi Y se pot înlocui cu alte structuri condiţionale IF. În figura 3.29. poate fi studiat un exemplu privitor la această funcţie referitor la analiza evoluţiei cifrei de afaceri din exerciţiul curent faţă de cel precedent. Dacă cifra de afaceri aferentă anului trecut este mai mică faţă de cea curentă, mesajul care va fi afişat în celula C21 este „Atenţie !! A scăzut cifra de afaceri” iar în caz contrar se va afişa „Felicitări!!”.

Figura 3.29. Exemplu referitor la utilizarea funcţiei If

147

♦ = And (evaluare logică 1, evaluare logică 2, .....) returnează valoarea logică True, dacă toate argumentele sunt adevărate şi valoarea logică False, dacă unul sau mai multe argumente sunt false. ♦ = Or (evaluare logică 1, evaluare logică 2, .....) returnează valoarea logică True, dacă orice argument este adevărat şi valoarea logică False, dacă toate argumentele sunt false. ♦ = Not (evaluare logică) inversează valoarea argumentului, returnând, după caz, True sau False. Se exemplifică în figura 3.30. funcţiile logice, descrise anterior.

Figura 3.30. Exemplu complex privitor la utilizarea principalelor funcţii logice

3.6.5. Funcţii bază de date Funcţiile bază de date efectuează, conform unor criterii predefinite, calcule asupra unor informaţii dintr-o bază de date creată anterior. Acest tip de funcţii au, în mod invariabil, aceeaşi listă de argumente, şi anume: 148

♦ baza de date care este reprezentată de tabelul Excel, sub forma unui câmp de date de unde informaţia va fi consultată sau extrasă; ♦ rubrica are semnificaţia de atribut sau proprietate asupra căruia operează funcţia tip bază de date. Rubrica poate fi identificată prin numele său sau prin numărul de ordine al acesteia în cadrul bazei de date; ♦ câmp de criterii, care este format din unul sau mai multe câmpuri, în care se precizează restricţiile, regrupate în criteriile de selecţie la care trebuie să răspundă respectiva interogare; ♦ = Dsum (baza de date; rubrică / nr. rubrică; câmp de criterii) returnează suma valorilor unei rubrici aferentă unei baze de date, care răspunde unui criteriu de selecţie; ♦ = Dmax (baza de date; rubrică / nr. rubrică; câmp de criterii) returnează cea mai mare valoare dintr-o rubrică a bazei de date, corespunzător unui criteriu de selecţie; ♦ = Dmin (baza de date; rubrică / nr. rubrică; câmp de criterii) returnează cea mai mică valoare dintr-o rubrică, corespunzător unui criteriu de selecţie; ♦ = DAverage (baza de date; rubrică / nr. rubrică; câmp de criterii) calculează media valorilor dintr-o rubrică a unei tabele, potrivit criteriului de selecţie specificat; ♦ = DCount (baza de date; rubrică / nr. rubrică; câmp de criterii) numără celulele ocupate într-o tabelă bază de date, conform unor criterii specificate. În figura 3.31. se poate studia un exemplu complex referitor la utilizarea funcţiilor bază de date.

149

Figura 3.31. Exemplu complex referitor la utilizarea principalelor funcţii bază de date

3.6.6. Funcţii de căutare şi consultare Acestea au ca efect localizarea şi referirea conţinutului unei celule. ♦ =Choose (Index numeric; listă de valori) – are ca efect alegerea, dintr-o listă de valori, a uneia care urmează a fi activată sau executată, corespunzător unui index numeric şi pe care o returnează. Indexul numeric indică valoarea de tip text, numeric sau referinţă de celulă din lista de argumente care va fi selectată; acesta este un număr cuprins între 0 şi 29. ♦ =Column (referinţă celulară sau câmp) returnează numărul coloanei care corespunde referinţei celulare sau numărul primei coloane pentru câmpul specificat. ♦ =Row (referinţă celulară sau câmp) returnează numărul liniei care corespunde referinţei celulare sau numărul primei linii pentru câmpul specificat. ♦ =Areas (referinţă celulară) indică numărul de zone compacte dintr-un câmp. ♦ =Vlookup (cheie; câmp de consultare; coloană de recuperat) returnează conţinutul unei celule care face parte dintr-o coloană a unui tablou de consultare verticală. Argumentele acestei funcţii au următoarele semnificaţii: − cheia reprezintă valoarea după care are loc căutarea sau consultarea; − câmpul de consultare reprezintă zona pentru care are loc consultarea, ţinând cont de valoarea cheii precizate anterior; − coloana de recuperat reprezintă numărul de coloană (numerotarea începe cu 1), de unde va fi recuperată informaţia găsită în tabelul de consultare, corespunzător cheii de căutare. Pentru aplicarea acestei funcţii, tabelul de consultare va fi obligatoriu sortat crescător după coloana care conţine valorile cheii de consultare (comanda Data Sort), iar în rubrica Sort by se indică numărul sau numele coloanei după care se face sortarea. În figura 3.32. se poate studia o aplicaţie economică complexă, în care sunt aplicate funcţiile de consultare prezentate anterior. 150

Figura 3.32. Exemplu complex privitor la utilizarea principalelor funcţii de consultare

3.6.7. Funcţii de tip dată calendaristică şi oră Acest tip de funcţii, vehiculează şi operează calcule cu valori numerice care reprezintă date calendaristice sau timp. ♦ =Now () returnează un număr, corespunzător datei curente, zecimalele reprezentând ora. ♦ =Today () returnează un număr, corespunzător datei curente. ♦ =DateValue („şir de caractere”) calculează numărul / dată, corespunzător şirului de caractere în format dată calendaristică. ♦ =Date (an; lună; zi) calculează numărul – dată pentru data calendaristică specificată ca argument. ♦ =Year (număr – dată) returnează corespunzător anului un număr cuprins între 0 (1900) şi 199 (2099). ♦ =Mounth (număr – dată) returnează din numărul dată o valoare între 1 şi 12. În figura 3.33 este prezentat un exemplu care urmăreşte aplicarea funcţiilor de tip dată calendaristică şi oră.

151

Figura 3.33. Exemplu complex privind utilizarea principalelor funcţii de dată calendaristică

3.6.8. Funcţiile text sau şir de caractere Funcţiile de tip text (Text) oferă posibilitatea realizării operaţiilor cu şiruri de caractere şi furnizează informaţii referitoare la textul existent în celule. ♦ =Char(cod numeric ASCII) returnează caracterul corespunzător codului numeric ASCII, specificat ca argument. ♦ =Trim (text) afişează şirul de caractere specificat în argument, anulând toate spaţiile (excepţie fac cele care separă cuvintele textului). ♦ =Code (text) returnează codul numeric pentru primul caracter din textul specificat ca argument. ♦ =Concatenate (text 1; text 2; ...) concatenează mai multe şiruri de caractere specificate ca argumente, într-unul singur. ♦ =Exact (text 1; text 2) verifică dacă cele două şiruri de caractere sunt identice. Dacă DA funcţia returnează valoarea logică TRUE, iar dacă NU returnează valoarea logică FALSE. ♦ =Upper (text) afişează cu majuscule textul specificat ca argument. ♦ =Lower (text) afişează cu litere mici textul specificat ca argument. ♦ =Rept (text; număr de ori) are ca efect repetarea afişării textului de numărul de ori specificat în argument. În figura 3.34. este prezentat un exemplu complex privitor la funcţiile de tip text 152

Figura 3.34. Exemplu complex de utilizare a principalelor funcţii de tip text

3.6.9. Funcţii financiare Aceste funcţii sunt utilizate pentru calcule economico-financiare, furnizând prin valorile returnate informaţii referitoare la amortismente, rentabilitatea investiţiilor etc. ♦ =PV (rata dobânzii; număr de perioade; mărimea plăţii; [valoare viitoare; tipul] ) Această funcţie, exemplificată în figura 3.35., returnează valoarea actuală aferentă unei sume investite sau depozitate la bancă, prin plăţi periodice, în condiţiile în care rata dobânzii este constantă. Funcţia este utilizată pentru a se determina dacă valoarea de revenire a unei anumite investiţii este favorabilă sau nu, ţinând cont de valoarea iniţială a acesteia. Argumentele funcţiei au următoarea semnificaţie: - rata dobânzii reprezintă cota procentuală a dobânzii pentru o anumită perioadă; - numărul de perioade este numărul total de plăţi periodice; - mărimea plăţii reprezintă valoarea plăţii efectuată în fiecare perioadă; - valoarea viitoare semnifică suma totală care se doreşte a fi obţinută după ultima plată; - tipul este parametru care semnifică că plata se efectuează la începutul perioadei (valoarea 1) sau la sfârşitul acesteia (valoarea 0 care este implicită). 153

Dacă se omit ultimele două argumente, implicit, acestea au valori nule. Argumentele rata dobânzii şi numărul de perioade trebuie exprimate în aceeaşi unitate de timp (lună sau an).

Figura 3.35. Exemplu referitor la afişarea valorii actuale aferente unei sume investite

♦ =PMT (rata dobânzii; număr de perioade; valoare prezentă [;valoare viitoare; tip]) Această funcţie exemplificată în figura 3.36. permite calcularea valorii lunare sau anuale a plăţii pentru o investiţie sau un împrumut.

Figura 3.36. Exemplu privitor la afişarea valorii lunare aferente unui împrumut

♦ =Rate (număr de perioade; valoarea plăţii; valoarea prezentă) returnează rata dobânzii pe perioada unei anuităţi, pentru un împrumut sau o investiţie. În figura 3.37. se prezintă un exemplu practic, care solicită aplicarea funcţiei Rate.

154

Figura 3.37. Exemplu complex privind afişarea ratei dobânzii

3.7. Reprezentări grafice ale seriilor de date din foaia de calcul Excel Rolul unui grafic este de a ilustra mai concludent datele dintr-o foaie de calcul. Datele prezentate grafic sunt mai uşor de identificat datorită relaţiilor dintre ele. O reprezentare grafică este mai relevantă decât datele, deoarece aceasta facilitează compararea între valori, datorită ilustrării sub forme desenate (linii, bare, suprafeţe etc.). O particularitate a reprezentării grafice este aceea că aceasta este dinamică, ceea ce înseamnă că pe măsura modificării datelor care au stat la baza graficului, ea se actualizează automat. 3.7.1. Organizarea datelor într-un grafic Conţinutul foii de calcul are toate elementele necesare construirii unui grafic elementar. Să presupunem că un câmp conţine text şi numere, vezi figura 3.38.

Figura 3.38. Exemplu practic de organizare a datelor care vor fi reprezentate grafic 155

Pentru a construi automat un grafic, Excel localizează prima celulă care conţine o valoare, dar care nu este de natura dată calendaristică. În figura 3.39 este vorba de celula B4, şi de la această adresă sunt parcurse liniile şi coloanele care conţin valori. Datele numerice care urmează a fi reprezentate grafic pot fi interpretate ca fiind organizate pe linii sau pe coloane, de dispunerea lor depinzând organizarea şi aspectul graficului. Seriile de date care se pot reprezenta grafic pot fi definite, implicit, prin selecţia globală a câmpurilor, sau explicit, prin selecţia lor particulară. Seriile de date sunt identificate prin atribuire globală sau particulară de litere, de la A la W.

Figura 3.39. Exemplu complex privitor la afişarea valorii actuale aferente unei sume investite

156

Câmpul X corespunde etichetelor aflate sub formă de valori sau explicaţii afişate pe axa absciselor (OX). Interferenţa seriilor de date (A-W) cu câmpul X va genera reprezentarea grafică, în sensul că prima celulă a câmpului de date conţine valoarea Y asociată primei apariţii a câmpului X etc. De cele mai multe ori, datele sunt regrupate într-un tablou de analiză prezent în foaia de calcul, câmp care conţine seriile de date şi câmpul X. Datele care trebuie reprezentate grafic, ca şi câmpul X trebuie să fie contigue (învecinate). În figura 3.39. este prezentat un exemplu referitor la principiile seriilor de date organizate pe linii. Dacă câmpul selectat pentru a fi reprezentat grafic conţine mai multe coloane de date decât linii de date, sau acelaşi număr de linii şi coloane, Excel va genera o reprezentare grafică bazată pe serii de date organizate pe linii de valori. Astfel, prima linie aflată deasupra seriei de valori va fi interpretată ca fiind eticheta axei X-ilor, iar prima coloană care conţine text va fi automat considerată legenda graficului. Seriile de date vor fi reprezentate grafic pe linie. Similar acestei proceduri, datele pot fi organizate şi pe coloane. În acest caz, prima linie de deasupra seriei de valori va fi interpretată ca fiind text care va reprezenta legenda, iar prima coloană va conţine etichetele axei X. Schimbarea modului de reprezentare grafică de la organizarea pe linie la cea pe coloană sau invers, se face alegând din meniul contextual Chart, opţiunea Data range şi apoi Columns sau Row, în funcţie de orientarea linie sau coloană. 3.7.2. Tipuri de grafice Excel oferă facilităţi evoluate de reprezentări grafice performante, datele putând fi prezentate prin mai multe tipuri de grafice, care sunt posibil de realizat în două sau trei dimensiuni (3D). Graficele 3D sunt acelea în care liniile, suprafeţele, barele, sectoarele sunt reprezentate prin volume în trei dimensiuni: lăţime, înălţime şi profunzime. Sunt disponibile mai multe tipuri de grafice: ♦ Grafice lineare prezintă în două sau trei dimensiuni seriile de valori. Acest tip de grafic are o multitudine de variate prezentate în tabelul următor: 157

Reprezentare grafică

Denumire subtip Line

Explicaţie Afişează evoluţia în timp şi pe categorii

Stacked line

Afişează evoluţia în timp şi pe categorii, având în vedere aportul fiecărei valori

100% Stacked line

Afişează evoluţia în timp şi pe categorii, cu reprezentare procentuală

Line with markers

Afişează fiecare valoare

Stacked line with markers

Afişează fiecare valoare

100% Stacked line with markers

Afişează fiecare valoare

3-D Line

Grafic linear cu efecte vizuale 3-D

♦ Grafice coloană. Acest tip de grafic are o multitudine de variate prezentate sub formă de dreptunghi, con (Cone), cilindru 158

(Cylinder), piramidă (Pyramid). În tabelul următor sunt evidenţiate subtipurile de grafice coloană de tip dreptunghi, care se utilizează, în special, la rapoartele de afaceri. Reprezentare grafică

Denumire subtip

Explicaţie

Clustered column

Comparare valorică a mai multor serii

Stacked column

Reprezentare comparativă a aportului fiecărei valori la total categorie

100 % Stacked column

Reprezentare comparativă procentuală a aportului fiecărei valori la total categorie

Clustered column with 3-D

Reprezentare dimensiuni

Stacked column with 3-D

Efect vizual în 3-D

100 % Stacked column with 3-D

Reprezentare comparativă procentuală în 3-D

3-D column

Reprezentare pe categorii şi pe mai multe serii în 3-D

comparativă

în

trei

♦ Grafic de tip sectorial. Acest tip de grafic este utilizat atunci când se doreşte evidenţierea părţilor faţă de întreg. 159

Reprezentare grafică

Denumire subtip

Explicaţie

Pie

Afişează contribuţia fiecărei valori din serie faţă de total

Pie with 3-D

Efect vizual în 3-D

Exploded pie

Afişează contribuţia fiecărei valori din serie faţă de total cu individualizarea fiecărei valori

♦ Grafic de tip suprafaţă. Acesta permite reprezentarea grafică bi sau tridimensională realizată prin suprafeţe. Reprezentare grafică

Denumire subtip

Explicaţie

Area

Afişează evoluţia valorilor în timp şi pe categorii, dar în spaţiu

Area with 3-D

Afişează în 3-D

♦ Grafice de tip nor de puncte (XY- Scater). Acestea sunt reprezentări grafice lineare care permit punerea în evidenţă a variaţiei valorilor unele faţă de altele. 160

Reprezentare grafică

Denumire subtip

Explicaţie

Scater

Reprezentarea comparativă a valorilor

Scater with data points

Reprezentare prin puncte şi linii

♦ Grafice de tip radar (Radar). Sunt reprezentări lineare sau în suprafeţe care desenează poziţii faţă de un punct central. Reprezentare grafică

Denumire subtip Radar

Explicaţie Reprezentarea grafică a schimbărilor valorilor relative faţă de punctul de centru

În continuare, în figura 3.40. utilizând seriile de valori prezentate anterior,se evidenţiază folosirea graficelor de tip linear şi sectorial. Legenda graficului de tip linear se doreşte a fi plasată în partea dreaptă a graficului, iar în cazul celui sectorial legenda este plasată în partea inferioară a graficului. În cazul graficului de tip sectorial se solicită afişarea alăturată faţă de fiecare parte a etichetelor părţilor şi a cuantumului procentual reprezentat de fiecare parte faţă de întreg. În figura 3.40. se prezintă rezolvarea situaţiei propuse.

161

Figura 3.40. Exemplu complex de reprezentare grafică a unei serii de valori

3.8. Instrumente de previziune Excel pune la dispoziţia utilizatorului o serie de instrumente de previziune, care, aplicate seriilor de date, oferă tehnici avansate de analiză statistică, generează proiecţii despre evoluţia fenomenelor supuse studiului. Acest tip de previziuni se bazează pe tendinţele de evoluţie ale unor fenomene al căror trecut este cunoscut. Excel are posibilitatea de analiză a unui set de valori şi de determinare a unei tendinţe de evoluţie pentru respectiva serie de valori, utilizând analiza de regresie. Regresiile presupun stabilirea legăturii dintre o variabilă dependentă şi una sau mai multe variabile independente. În cazul în care avem o singură variabilă independentă apare o regresie simplă, în cazul în care sunt mai multe variabile independente avem regresie multiplă.

162

Modalităţile în care se pot executa previziunile sunt: 1. Funcţii statistice predefinite, cum ar fi: ♦ LINEST, TREND, FORECAST, în cazul regresiei lineare; ♦ LOGEST, GROWTH, pentru regresie exponenţială; ♦ LOGREG, pentru regresie logaritmică. 2. Procedură rapidă de autoumplere a celulelor cu rezultatele prognozei; 3. Grafice. 3.8.1. Funcţii statistice predefinite LINEST returnează un set de valori calculat prin metoda celor mai mici pătrate, care aproximează cel mai bine seria de date iniţială. Forma generală a acestei funcţii este prezentată în figura 3.41.

Figura 3.41. Forma generală a funcţiei statistice LINEST

Funcţia FORECAST calculează predicţia pentru valorile unei evoluţii viitoare, pe baza seriei de date existente, utilizând metoda lineară. Formatul general al acestei funcţii este prezentat în figura 3.42. 163

Figura 3.42. Formatul general al funcţiei statistice FORECAST

Funcţia statistică TREND furnizează, pe mai multe perioade, tendinţa lineară a unui fenomen studiat, plecând de la serii de date cunoscute. Această funcţie se poate calcula printr-o formulă matricială, care generează într-un câmp anterior selectat mai multe valori succesive. Forma generală este prezentată în figura 3.43.

Figura 3.43. Formatul general al funcţiei statistice TREND 164

Funcţia statistică LOGEST returnează o serie de valori exponenţiale care aproximează cel mai bine seria dată. Formatul general al acestei funcţii poate fi studiat în figura 3.44.

Figura 3.44. Formatul general al funcţiei statistice LOGEST

Funcţia statistică GROWTH calculează cu ajutorul exponenţialei evoluţia seriei date. Pe axa OY returnează valorile seriei rezultat, iar pe axa OX valorile seriei iniţiale. Formatul general al acestei funcţii este prezentat în figura 3.45.

Figura 3.45. Formatul general al funcţiei statistice GROWTH 165

3.8.2. Procedură rapidă de autoumplere a celulelor cu rezultatele prognozei Această metodă urmăreşte autoumplerea celulelor cu rezultatele prognozei. Rezultatele funcţiei de previziune, bazate pe regresia lineară şi exponenţială se generează automat prin selectarea datelor existente pe care se bazează prognoza şi glisarea către noul amplasament prin acţionarea butonului din dreapta al mouse-ului. În urma acestei operaţii, se afişează un meniu contextual, de unde se poate alege tipul tendinţei seriei de date pe care se construieşte prognoza: ♦ Tendinţă lineară (Linear Trend); ♦ Tendinţă exponenţială (Growth Trend). 3.8.3. Grafice Graficul (de tendinţă) se construieşte, în mod obişnuit, selectând seriile de date pe linie sau pe coloană. În selecţie se vor alege atât datele existente pe care se construieşte prognoza, cât şi câmpul care se va estima prin previziune. Pentru construirea graficului de tendinţă se selectează tipul de reprezentare grafică (numai linear sau histogramă), iar din meniul contextual Chart se alege opţiunea Add Trendline.

3.9. Teste de autoevaluare 1. Prezentaţi structura foii de calcul Excel. 2. Care sunt elementele unei ferestre Excel? 3. Care sunt principalele modalităţi care permit introducerea şi editarea datelor sub Excel? 4. Cum se realizează modificarea conţinutului şi formatul unei celule? 5. Cum sunt utilizate formulele matematice în Excel? 6. Prezentaţi şi caracterizaţi tipurile de funcţii ale Excel. 7. Care sunt principalele tipuri de grafice şi cum se utilizează? 8. Care sunt instrumentele de previziune puse la dispoziţia utilizatorului de Excel?

166

4. REALIZAREA PREZENTĂRILOR CU AJUTORUL INSTRUMENTULUI POWERPOINT

Realizarea prezentărilor multimedia pe calculator urmăreşte obţinerea unei succesiuni de imagini orientate ecran destinate captării rapide a atenţiei auditoriului prezent la conferinţe ştiinţifice, lansări de programe cu diferite teme de interes, prezentarea rezultatelor unei perioade de activitate, mandat electoral, etc. Capacitatea adaptivă a acestei componente permite ca utilizatorul să poată obţine maxim de efect prin utilizarea următoarelor căi de ieşire: filme fotografice de 35 mm; expediere directă către reţeaua Internet; valorificarea ecranului calculatorului şi inscripţionarea, obţinerea prezentărilor pe suporturi opace sau transparente. Prezentările automate nu solicită intervenţii de operare, sincronizare din partea persoanei care susţine materialul respectiv, dar suportă intervenţii umane concretizate prin derulări de imagini stabilite pe moment de utilizator. Un produs care permite realizarea acestor operaţii este cuprins în pachetul Microsoft Office XP, şi poartă numele de PowerPoint.

4.1. Caracterizarea instrumentului PowerPoint Pentru prezentările directe activitatea se poate realiza în mai multe moduri, în funcţie de dorinţele utilizatorului, şi anume: prezentări are au la bază sugestii standard de conţinut şi formă, prezentări bazate pe o formă constructivă predefinită, cele lăsate integral la latitudinea utilizatorului, prezentările în care se pleacă de la realizări din altă aplicaţie de birotică. Utilizatorul acestui generator trebuie să ţină seama de câteva „secrete” care asigură captarea atenţiei publicului care le vizionează. Dintre acestea menţionăm: • prezentarea nu este un „text” obişnuit, elaborat, sau care conţine explicaţii lungi şi inteligente; 167

• • • • • • • • •

•

diapozitivele (slide-uri) reprezintă un suport vizual strict necesar reţinerii atenţiei; rolul prezentării constă în menţinerea atenţiei auditorului; fiecare slide al grupajului trebuie să conţină obligatoriu un titlu, fapt care acordă o „osatură” expunerii; prezentaţi ideile principale, scurt şi la obiect, eliminând detaliile suplimentare pe care le veţi aborda doar verbal; nu aglomeraţi un slide cu „n” idei sau noţiuni, deoarece este posibil ca auditoriul să nu le reţină; străduiţi-vă ca numărul de rânduri al unui slide să nu depăşească valoarea 8; în cazul în care nu se poate expune într-un singur slide un subiect, repetaţi titlul pe cel mult 3-4 diapozitive; utilizaţi pe deplin elementele de procesare de text şi grafica, urmărind evidenţierea titlului prin dimensiunea fontului, stil şi culoare; atribuiţi principalelor idei pe care le transmiteţi o dimensiune a caracterelor care să permită o lecturare facilă, dar nu pierdeţi din vedere faptul că textul trebuie scris cu o dimensiune mai redusă faţă de titlu; nu utilizaţi excesiv paleta de culori, recomandându-se un număr maxim de 4. Riscaţi să generaţi o oboseală vizuală a auditoriului şi bineînţeles „pierderea” acestuia.

4.2. Realizarea automată a unei prezentări Pentru toate cazurile, în vederea obţinerii rapide a unei prezentări se poate utiliza un instrument de asistenţă (Wizard) din partea calculatorului, AutoContent Wizard, prin care se dispune de o serie de prezentări cu formă şi conţinut predefinit specifice domeniilor pentru prezentările cele mai des întâlnite. Apelarea programului de asistenţă se realizează din linia de meniuri prin succesiunea: File/New/Presentation. Acţionând asupra opţiunii From AutoContent Wizard (figura 4.1) controlul derulării operaţiei de creare este sub asistenţa programului „vrăjitor” care va ghida în permanenţă activitatea. 168

Figura 4.1. Apelarea programului de asistenţă

Etapele care vor fi parcurse constau în alegerea tipului prezentării, a stilului acesteia, precum şi în definirea opţiunilor utilizatorului. În figura 4.2. sunt prezentate principalele etape care vor fi parcurse (selectare tip de prezentare, stil şi definire opţiuni utilizator).

Figura 4.2. Fereastra AutoContent Wizard aferentă PowerPoint

Utilizatorul trebuie să urmărească cu atenţie mesajele care vor fi afişate, având la dispoziţie în permanenţă trei butoane active dintr-un grup de 4. Acţiunea acestora este următoarea: Cancel – se renunţă la execuţia 169

procedurii automate de creare a setului de diapozitive; Back – permite deplasarea înapoi la etapa parcursă; Next – trecerea la următoarea fază de realizare şi Finish care permite oprirea execuţiei procedurii automate la cererea utilizatorului cu salvarea elementelor parcurse anterior. Primul pas care este parcurs constă în alegerea unui anumit model (şablon) de prezentare dintr-o bibliotecă predefinită disponibilă. Colecţia de prezentări predefinite este structurată pe 6 criterii de organizare selectabile de utilizator. Din aceasta menţionăm: comunicarea unei anumite strategii de urmat; aducerea la cunoştinţă a unor elemente nu tocmai plăcute; prezentarea unui plan de afaceri ; realizarea unor modificări în structura firmei etc. Utilizatorul va selecta modelul pe care îl consideră cel mai reprezentativ pentru specificul problemei sale şi va confirma alegerea prin acţionarea butonului Next. În figura 4.3. este prezentată fereastra specifică acestui pas.

Figura 4.3. Definirea prin intermediul „vrăjitorului” a modelului prezentării

Etapa care trebuie parcursă în continuare este materializată prin stabilirea stilului sau a modului de valorificare a prezentării. Valorificarea succesiunii de diapozitive se poate realiza prin execuţia şi afişarea pe ecranul calculatorului propriu (On-screen presentation); utilizarea „on line” prin 170

intermediul reţelei Internet sau aplicaţiei Internet Explorer (Web presentation); realizarea unor diapozitive fotografice orientate alb-negru sau color (Black and white overheads, Color overheads); obţinerea unui film cinematografic de 35 mm (35 mm slides). În figura 4.4. se prezintă grafic această etapă şi opţiunile disponibile utilizatorului.

Figura 4.4. Stabilirea modului de valorificare

La final se solicită specificarea titlului expunerii (Presentation title), definirea unui mesaj care se doreşte a fi introdus în subsolul diapozitivelor (Item to include on each slide), a numărului slide-ului (Slide number) şi a datei, orei la care s-a generat expunerea sau ultima modificare de conţinut (Date last updated). În figura 4.5. se poate vizualiza această ultimă etapă.

171

Figura 4.5. Definirea elementelor specifice prezentării

Prin acţionarea butonului Next se constată că intervenţia programului de asistenţă se încheie, urmând ca utilizatorul să introducă prin tastare titlul fiecărui diapozitiv şi să insereze datele sale specifice privitoare la acţiunea urmărită.

Figura 4.6. Slide-ul de gardă obţinut prin programul de asistenţă 172

Prin studierea figurii 4.6. se poate identifica plasarea informaţiilor solicitate până în acest moment în la nivelul slide-ului de gardă. Implicit acesta este urmat de 11 diapozitive subordonate, utilizatorul putând intervenii pentru micşorarea sau mărirea numărului slide-urilor.

4.3. Obţinerea unei serii de slide-uri prin folosirea instrumentelor de lucru specifice PowerPoint Pentru realizarea prezentărilor se folosesc o serie de instrumente de lucru caracteristice produselor de procesare de texte, elemente prezentate în cadrul capitolului dedicat special acestui subiect, şi instrumente specifice realizării prezentărilor, cuprinse în casete speciale de meniuri care pot fi activate spre afişare sau nu, aşa cum se poate observa în figura 4.7.

Figura 4.7. Casete de activităţi specifice prezentărilor

Prezentările se pot realiza prin una sau mai multe pagini de prezentare, numite slide. Paginile fundamentale, principalele modele 173

predefinite se regăsesc la iniţierea unui slide nou, după cum se poate observa în figura 4.8. dintre aceste modele utilizatorul trebuie să selecteze unul. Variantele posibile cuprind: 1- pagini care conţin doar titlu, 2ecrane formate din titlu şi text, textul fiind amplasat pe una sau două coloane, 3- slide cu titlu, grafic, tabel, organigramă şi eventual secvenţă video amplasate pe coloane sau rânduri diferite, 4- titlu, grafic, 5- titlu şi organigramă, 6- pagini cu titlu în care textul este combinat cu o imagine, grafic sau secvenţă video. La acestea se adaugă şi pagina „blank” în care construcţia este lăsată integral la latitudinea utilizatorului.

Figura 4.8. Deschiderea unei pagini elementare (slide) de prezentare

Prezentările cu formate şi conţinuturi predefinite se pot selecta la definirea unei prezentări noi şi conţin, în majoritate, atât formele standard dar şi modelele utilizate în prezentările specifice internet-ului (numite „online”). 174

Pentru a putea face o alegere corespunzătoare dorinţei utilizatorului, la selectarea unei anumite forme de prezentare, în fereastra de selecţie se produce o vizualizare a prezentării selectate în zona Preview (figura 4.9.). Prezentările sunt grupate în pagini distincte, „Prezentation Designs” cuprinzând construcţii care se utilizează doar în prezentările directe, „Prezentation” în care se regăsesc atât forme standard cât şi corespondentele lor online şi „Web Pages” în care sunt cuprinse modele exemplificative.

Figura 4.9. Selectarea formei predefinite pentru o prezentare

Încă din momentul lansării în execuţie a programului PowerPoint se poate face o diferenţiere între începerea construcţiei unei prezentări noi (şi tipul acesteia) şi deschiderea unei prezentări existente (cu trecerea automată la operaţia de deschidere Open). Această diferenţiere este permisă prin deschiderea automată a unei ferestre de dialog (figura 4.10.) prin care utilizatorul trebuie să comunice acţiunea pe cere doreşte să o realizeze, 175

respectiv crearea unei prezentări noi sau încărcarea în memoria internă a unui set de slide-uri existent pe discul magnetic. Crearea unei noi prezentări se poate realiza în următoarele moduri: crearea automată a prezentării prin folosirea programului de asistenţă (AutoContent wizard), crearea unei prezentări pornind de la modele predefinite (Template) şi utilizarea unui slide „blank” (Blank presentation).

Figura 4.10. Crearea unei prezentări noi sau apelarea uneia creată anterior

Într-o prezentare, primul slide definit este numit slide principal. Pentru adăugarea unor slide-uri de continuare se inserează un slide nou în cadrul prezentării se va selecta din linia de meniuri Insert / New Slide. 176

În continuare vă supunem atenţiei o exemplificare referitoare la reţeaua Internet. Slide-ul principal conţine 2 obiecte: titlul prezentării şi o casetă de text (vezi figura 4.8. modelul 2) în care se tastează principalele repere anuale ale acesteia. Asupra celor două corpuri de text, după etapa de tastare utilizatorul aplică procedeele de formatare cunoscute din capitolul 2 referitor la Word (selectare tip de caracter, dimensiunea şi stilul fontului, culoare cu care are loc scrierea, alinierea şi spaţierea paragrafelor, etc.). În figura 4.11. este prezentat rezultatul prelucrării titlului şi a textului aferent.

Figura 4.11. Macheta slide-ului principal

Se introduc alte 14 slide-uri care vor permite acoperirea integrală a temei prezentării, fiecare dintre acestea cu titlu, casete de text, dar şi imagini. Inserarea imaginilor se produce prin succesiunea Insert / Picture selectată din linia de meniuri. Această procedură a fost prezentată detaliat în capitolul 2 referitor la procesorul Word. În figura 4.12. se prezintă rezultatul inserării de imagini în slide-ul 12. 177

Figura 4.12. Macheta slide-ului 12 care conţine şi 3 imagini

4.4. Modalităţi de sporire a atractivităţii prezentării O primă cale prin care utilizatorul poate potenţa valenţele expunerii sale constă în definirea şi utilizarea unui fundal cât mai expresiv şi atrăgător pentru privitori. Există posibilitatea de a selecta şi utiliza un fundal dintr-o listă disponibilă de astfel de elemente, modificarea şablonului sau crearea unui propriu model. Fereastra Background este prezentată în figura 4.13. În cazul în care se doreşte modificarea culorii fundalului, utilizatorul se avea posibilitatea de apelare la lista derulantă de culori disponibile. Pentru a îmbunătăţii aspectul prezentării, utilizatorul poate alege din opţiunea Slide Design folosirea unui anumit model predefinit al culorilor (Color Schemes) aplicate asupra textului, liniilor, graficelor, fundalului, sau 178

selectarea unui anumit tip de animaţie (Animations Schemes) care se va aplica prezentării realizate.

Figura 4.13. Fereastra care permite definirea fundalului

Bineînţeles că există şi posibilitatea creării unui model personal al culorilor sau al animaţiei. În figura 4.14. poate fi studiată caseta Slide Design, activă fiind opţiunea Color Schemes.

Figura 4.14. Caseta Color Schemes aferentă ferestrei Slide Design

Utilizatorul poate recurge la stabilirea unei animaţii prin succesiunea Slide Show / Animations Schemes. În figura 4.15. se poate studia o parte şabloanelor de animaţie disponibile prin fereastra Slide Show. 179

Figura 4.15. Lista de şabloane de animaţie disponibile utilizatorului

În cadrul vizualizării unei pagini, fiecare componentă descriptivă a ei poate suporta o operaţie de animaţie, adică de vizualizare prin mişcare. Caracteristicile efective pentru o componentă selectată privesc temporizarea animaţiei dar şi modul în care aceasta debutează, efectul de animaţie realizat (la introducerea animaţiei şi sunetului, după terminarea animaţiei la nivel de cuvânt sau la nivel de literă), efectele asupra componentelor grafice şi modul de intervenţie a redărilor de tip multimedia pe parcursul realizării animaţiei. Caracteristicile aferente efectelor de animaţie se stabilesc prin intermediul ferestrei prezentată în figura 4.16.

180

Figura 4.16. Stabilirea efectelor de animaţie aplicate slide-ului

Pentru a uşura activitatea utilizatorului şi a face cât mai atractivă prezentarea sunt puse la dispoziţie facilităţi sonore care constau în fructificarea unor secvenţe standard dar şi în înregistrarea şi redarea unor mesaje proprii ale utilizatorului. Din linia de meniuri prin succesiunea Slide Show / Record Narration se apelează la o componentă specializată în înregistrare, funcţională, bineânţeles doar în situaţia în care există conectat un microfon. În figura 4.17. este prezentată caseta de bază a înregistratorului, fiind vizibile funcţiile care permit reglarea şi stabilirea caracteristicilor microfonului, dar şi definirea sensibilităţii acestuia şi a calităţii înregistrării. La vizualizarea unei prezentări, ordinea în care sunt văzute paginile, precum şi modul de derulare a acestora pot fi stabilite prin succesiunea Slide Show / View Show / Set Up Show. Prezentarea poate fi făcută utilizând toate paginile, paginile dintr-un interval specificat, sau doar anumite pagini şi într-o ordine specificată de utilizator.

181

Figura 4.17. Caseta de bază a înregistratorului de secvenţe audio

Trecerea de la o pagină la alta se poate face automat după trecerea unui anumit timp, sau se poate face în mod manual. Pentru stabilirea acestor caracteristici de prezentare se foloseşte fereastra Set Up Show, redată în figura 4.18.

Figura 4.18. Stabilirea caracteristicilor de vizualizare a prezentării 182

Vizualizarea directă a unei prezentări este posibilă fie integral, fie într-un anumit interval de pagini, dar cu respectarea ordinii de definire a paginilor. Pentru a indica vizualizări care nu respectă ordinea paginilor se utilizează un instrument de definire a succesiunii paginilor dintr-o prezentare. Acest lucru se face din meniul Slide Show / Custom Shows. Pentru fiecare prezentare se pot defini mai multe forme de vizualizare, care pot fi gestionate prin intermediul operaţiei de creare, modificare, eliminare sau copiere, realizată prin intermediul ferestrei Custom Shows. Utilizatorul poate stabili modul de trecere de la un slide la următorul printr-o componentă a meniului Slide Show, submeniul Slide Transition. Pentru trecere se pot stabile trei tipuri de caracteristici, respectiv efectul prin care se realizează trecerea, sunetul de acompaniere a trecerii şi modul de avans. Pentru avansul între pagini se poate alege tranziţia manuală şi/sau automată. La tranziţia automată trebuie specificat şi timpul ce trebuie să treacă de la completarea unui slide şi începerea completării următorului slide din prezentare. În cazul tranziţiei manuale, în cadrul prezentării efective, în fiecare pagină este prezent şi un buton de navigare cu un meniu specific pentru realizarea acestei operaţii. Fereastra prin care se stabilesc caracteristicile transferului de la o pagină a prezentării la următoarea este Slide Transition este redată în figura 4.19. O componentă importantă în realizarea prezentărilor poate fi constituită din butoanele de acţiune prezente în cadrul paginilor prezentării. Aceste butoane se introduc la cererea utilizatorului prin intermediul meniului Slide Show / Actions Buttons, acţiune urmată de selectarea tipului de buton dorit dintr-o listă de disponibilităţi

183

Figura 4.19. Fereastra Slide Transition

Pot fi selectate butoane de acţiune pentru: acţiune utilizator, trecerea la pagina iniţială a prezentării (Home), solicitarea de asistenţă (Help), cererea de informaţii (Information), trecerea cu o pagină în spate (Back) sau în faţă (Next), transferul la prima pagină (Beginning) sau la ultima pagină (End) a prezentării, revenirea în prezentare (Return), transferul la un document (Document), redarea de sunete (Sound) sau de video clip (Movie). Acestea sunt prezentate în figura 4.20.

Figura 4.20. Butoane de acţiune

Selectarea unui buton din cele enumerate mai sus trebuie urmată de un click în pagina de prezentare, în locul unde dorim să introducem butonul, acesta urmând a fi vizibil în pagina respectivă. După introducerea butonului în pagina de prezentare se dă controlul la o fereastră de specificare a acţiunii 184

care urmează a fi luată fie la deplasarea cursorului deasupra butonului (Mouse Over), fie la acţionarea cu click asupra butonului (Mouse Click).

4.5. Execuţia unei prezentări şi portarea acesteia O prezentare construită poate fi executată pe calculatorul pe care a fost realizată sau poate fi transportată pe un alt sistem de calcul. Execuţia prezentării în mod „full screen” se realizează din linia de meniuri Slide Show / View Show sau prin acţionarea tastei funcţionale F5. Oprirea execuţiei se realizează prin acţionarea tastei Esc. În cazul în care expunerea realizată este lungă, devenind obositoare, prezentarea se poate opri temporar prin acţionarea tastei [.] „punct”. Atunci când se doreşte reluarea prezentării din locul de unde a fost întreruptă se va acţiona încă o dată tasta „punct”. Pentru a putea executa prezentarea pe un alt calculator este necesară realizarea unei operaţii specifice de „împachetare” care se activează din meniul File – Pack and Go. Împachetarea se poate realiza pe echipament magnetic sau direct pe un alt calculator dintr-o reţea de calculatoare. Acti-vitatea este asistată în sistemul „wizard” şi se realizează în mai multe etape prin intermediul ferestrei Pack and Go Wizard disponibilă prin figura 4.21.

Figura 4.21. Fereastra Pack and Go Wizard 185

Etapele de împachetare sunt următoarele: 1. Selectarea fişierelor supuse împachetării, date prin specificarea împachetării prezentării active curent sau a unei alte prezentări (implicit prezentarea activă curent); 2. Specificarea destinaţiei împachetării (implicit echipamentul de dischetă); 3. Specificarea includerii în împachetare a fişierelor legate de prezentarea împachetată şi/sau a fontelor folosite în prezentare; 4. Specificarea includerii în împachetarea a procesorului de vizualizare PowerPoint pentru cazul în care această aplicaţie Office nu este instalată pe calculatorul pe care urmează a fi transferată prezentarea; 5. Trecerea la comprimarea efectivă a prezentării. În cazul în care se realizează modificări asupra unei prezentări existente, operaţia de împachetare va trebui reluată pentru a include şi modificările realizate.

4.6. PowerPoint - combinaţii de taste Acţiune

Combinaţie Deschiderea unei prezentări creată anterior + Salvarea unei prezentări + <S> Imprimarea unei prezentări +

Închiderea prezentării + <W> Anularea ultimei modificări efectuate + Repetarea modificării anulate efectuate anterior + asupra slide-ului Introducerea unui nou slide Apelarea programului de asistenţă Trecerea la slide-ul anterior Trecerea la slide-ul următor Deplasarea la primul slide din prezentare

Deplasarea la ultimul slide din prezentare 186

+ <M> <Page Up> <Page Down> + + <End>

4.7. Teste de autoevaluare 1. Prezentaţi şi explicaţi 6 reguli care trebuie respectate la momentul în care se folosesc prezentări. 2. Ce este un „slide principal” şi care este rolul său? 3. Prezentaţi principalele operaţiuni care permit realizarea unei prezentări. 4. Ce înseamnă „efect de animaţie” şi care sunt acestea? 5. Prezentaţi procedura prin care se defineşte trecerea de la un diapozitiv la altul şi caracterizaţi modalităţile de trecere. 6. Care sunt principalele butoane de acţiune care pot fi inserate într-un slide şi care este procedura de inserare? 7. Explicaţi noţiunea „Pack and Go”. 8. Enumeraţi şi caracterizaţi etapele procesului de împachetare.

187

Terminologie Limba engleză

Limba română

Acţiune

Fişier

Meniul Fişier File

Nou

New

Deschidere

Open

Închidere

Close

Salvare

Save

Salvare ca

Save As

Salvare ca pagină Web

Save as Web Page

Salvează documentul într-un format tip pagină Web

Examinare pagină Web Iniţializare pagină

Web Page Preview

Examinarea documentului ca o pagină Web Stabileşte proprietăţile paginilor documentului înainte ca acestea să fie tipărite Vizualizează cum va arăta paginile unui document înainte ca acesta să fie tipărit Tipăreşte documentul activ

Page Setup

Examinare înaintea tipăririi

Print Preview

Imprimare

Print

Trimitere către

Sent To

Ieşire

Exit

188

Conţine comenzi sau submeniuri referitoare la activitatea cu fişierele Deschide un document nou Deschide un document deja creat şi care se află salvat pe un suport de stocare a datelor Închide documentul activ Salvează documentul pe un suport de stocare Salvează un document în care s-au făcut modificări, operaţia realizându-se sub un alt nume

Trimiterea documentului către diferite destinaţii Ieşire

Limba engleză

Limba română Destinatar corespondenţă (ca ataşare) Participant la întâlnirea interactivă Destinatar Fax

Mail recipient (for Review)

Microsoft Power Point

Microsoft Power Point

Online Meeting Participant Fax Recipient

Acţiune Trimite întregul document ca anexă a unui mesaj de poştă electronică Trimite întregul document către participanţii la o întâlnire interactivă Trimite întregul document spre un fax Deschide documentul activ în Microsoft Power Point

Meniul Editare Anulare

Undo

Anulează ultima comandă, sau ultima intrare tastată

Repetare

Repeat

Repetă ultima acţiune sau comandă

Decupare

Cut

Copiere

Copy

Elimină selecţia dintr-un document şi o plasează în clipboard Copiază selecţia în clipboard

Lipire

Paste

Lipeşte conţinutul clipboardului în punctul de selecţie

Lipire specială

Paste Special

Lipeşte conţinutul clipboardului în punctul de inserţie, într-un format pe care îl putem specifica

Lipire ca hyperlink Golire

Paste as Hyperlink Clear

Sterge selecţia fără a o plasa în clipboard

Selectare totală

Select All

Selectează toată fereastra activă 189

Limba română

Limba engleză

Acţiune

Găsire

Fiind

Caută textul sau obiectul specificat

Înlocuire

Replace

Caută şi înlocuieşte textul sau obiectul specificat

Salt la

Go To

Mută punctul de inserare la textul sau obiectul specificat

Legături

Links

Obiect

Object

Definire legături între documente Introducere obiect

Normal

Meniul Vizualizare Normal

Comută documentul activ în vizualizare normală Comută documentul activ în vizualizare cu aspect de pagină Web

Aspect pagină Web

Web Layout

Aspect pagină imprimată

Print Layout

Schiţă

Outline

Bare de instrumente

Toolbars

Conţine un submeniu care dă posibilitatea utilizatorului de a activa sau dezactiva diferite bare de instrumente

Riglă

Ruler

Plan document

Document Map

Afişează sau dezactivează rigla orizontală Activează sau dezactivează harta documentului, un panou vertical de-a lungul marginii din stânga a ferestrei documentului care schiţează structura documentului

190

Comută documentul activ în vizualizare cu aspect de pagină imprimată Comută în vizualizare schiţă

Limba română

Limba engleză

Acţiune

Antet şi subsol

Header and Footer

Adaugă sau modifică textul care apare în partea de sus sau de jos a fiecărei pagini

Note de subsol

Footnotes

Introducere note de subsol

Comentarii

Markup

Realizarea de comentarii

Ecran complet

Full Screen

Ascunde cele mai multe elemente ale ecranului astfel încât utilizatorul sa poată vizualiza cât mai bine documentul

Panoramare

Zoom

Controlează scara de afişare pe ecran a documentului

Întrerupere

Meniul Inserare Break

Inserează un sfârşit de pagină sau de coloană

Numere de pagină

Page Numbers

Introducere număr de pagină

Data şi ora

Date and Time

Inserează data şi ora curentă a sistemului

Auto Text

AutoText

Inserează sau creează o înregistrare auto text

Câmp

Field

Inserează un câmp în punctul de inserare

Simbol

Symbol

Inserează un simbol ASCII

Comentariu

Comment

Notă de subsol

Footnote

Inserează un comentariu al utilizatorului Introducere notă de subsol de pagină

191

Limba română

Limba engleză

Acţiune

Legendă

Caption

Referinţă încrucişată Index şi tabele

Cross-reference Index and Tables

Creează cuprins automat, indecşi, tabele de figuri, etc.

Imagine

Picture

Conţine un submeniu cu diferite comenzi pentru inserţia de obiecte

Miniatură

Clip Art

Din fişier

From File

Forme automate

AutoShapes

Deschide colecţia de miniaturi din care utilizatorul poate selecta miniatura dorită a fi inserată Inserează o imagine salvată într-un alt fişier Afişează categoriile de forme automate

Word Art Din Scanner sau Aparat foto

WordArt From Scanner or Camera

Creează efecte de text Încarcă o imagine dintr-un scanner sau aparat foto

Diagramă

Chart

Creează un grafic cu ajutorul programului Microsoft Chart

Casetă text Fişier

Text Box File

Obiect

Object

Inserează o casetă de text Inserează fişierul specificat, în documentul activ la punctul de inserţie Inserează un obiect cum ar fi o imagine sau o ecuaţie

Marcaj în document

Bookmark

Creează marcaje în document

Hyperlink

Hyperlink

Creează un hiperlink nou sau editează legătura selectată

192

Inserează legende pentru tabele, ecuaţii, figuri sau alte obiecte Inserează referinţo încrucişată

Limba română

Limba engleză

Acţiune

Meniul Format Font

Font

Modifică tipul de font şi spaţierea dintre fonturi

Paragraf

Paragraph

Modifică formatul paragrafului activ

Marcatori şi numerotare

Bullets and Numbering

Adaugă marcatori sau numere paragrafelor selectate şi modifică formatul marcatorilor şi a numerotării

Borduri şi umbrire Coloane

Borders and Shading

Tabulatori

Tabs

Majusculă încorporată

Drop Cap

Orientare text

Text Direction

Modificare după caz

Change Case

Adaugă contururi şi umbre textului Creează sau modifică numărul de coloane dintr-un document Stabileşte poziţia şi alinierea tabulatorilor Formatează o literă, un cuvânt sau un text selectat cu o majusculă iniţială Schimbă direcţia de afişare a textului selectat Modifică modul de ortografiere a textului selectat

Fundal

Background

Fără umplere

No Fill

Mai multe culori

More Colors

Columns

Conţine un submeniu cu comenzi referitoare la culorile fundalului Elimină culoarea de fundal Deschide caseta de dialog Culori din care utilizatorul poate alege sau crea o nuanţă de culori diferită 193

Limba română

Limba engleză

Efecte de umplere Temă

Fill Efects Theme

Cadre

Frames

Cuprins în cadru

Pagină cadre noi AutoFormatare

AutoFormat

Stil

Styles

Acţiune Deschide caseta de dialog Efecte de umplere Aplică o temă nouă într-un document. O temă reprezintă un set de elemente unificate de formă şi scheme de culoare pentru imagini, marcatori, fonturi, linii şi alte elemente de document Conţine un submeniu cu opţiunile Cuprins în cadru şi Pagină cadre noi Creează un cuprins utilizând titlurile din document şi îl plasează în cadrul din stânga Creează o nouă pagină de cadre Analizează conţinutul fişierului activ şi îl formatează automat Defineşte sau aplică selecţiei o combinaţie de formate numită stil

Meniul Instrumente Corectare ortografică şi gramaticală

Spelling and Grammar

Verifică documentul activ de posibile erori de ortografie şi gramaticale şi afişează sugestii pentru corectarea lor

Limbă

Language

Stabilire limbă

Set Language

Conţine un submeniu cu opţiunile Stabilire limbă, Lexicon, Despărţire în silabe Stabileşte limba în care va fi tehnoredactat textul

194

Limba română

Limba engleză

Lexicon

Thesaurus

Despărţire în silabe

Hypenation

Reparare text rupt

Fix Broken Text

Contor de cuvinte Rezumare automată

Word Count AutoSummarize

Acţiune Înlocuieşte un cuvânt cu un sinonim sau antonim Desparte un cuvânt ajuns la marginea din dreapta a documentului în silabe Lansează în execuţie un program inclus la cerere sau o macrocomandă particularizată Contorizează numărul de pagini, cuvinte sau caractere Creează automat un sumar din punctele cheie al documentului respectiv Corectarea automată a textului pe măsură ce utilizatorul îl introduce

AutoCorecţie

AutoCorrect

Urmărire modificări

Track Changes

Afişare submeniu cu diferite comenzi de evidenţiere şi urmărire a unor modificări

Evidenţiere modificări

Highlight Changes

Evidenţiază modificările conţinutului celulelor într-un registru de lucru partajat

Acceptare sau respingere modificări Comparare documente

Accept or Reject Changes

Localizează şi selectează fiecare modificare realizată anterior Compară cu originalul un document deschis, marchează diferenţele în documentul editat

Compare Documents

195

Limba română

Limba engleză

Acţiune

Îmbinare documente

Merge Documents

Îmbină modificările urmărite din documentul specificat în documentul activ

Protejare document Îmbinare corespondenţă

Protect Document

Previne modificarea documentului Produce machete de scrisori, etichete poştale şi alte tipuri de documente îmbinate

Mail Merge

Plicuri şi etichete

Envelopes and Labels

Expert scrisoare

Leter Wizard

Macro comandă

Macro

Şabloane şi componente incluse la cerere

Templates and Add-Ins

Particularizare

Customize

Opţiuni

Option

Meniul Tabel

196

Creează un plic sau o singură etichetă poştală Lansează expertul Scrisoare Deschide caseta de dialog Macrocomenzi în care se poate executa, edita sau şterge o macrocomandă Ataşează un şablon diferit documentului activ, încarcă componentele la cerere sau actualizează stilurile unui document Particularizează butoanele barei de instrumente, comenzile meniurilor şi atribuirile tastelor de comenzi rapide Modifică setările pentru programele Office, cum ar fi modul de afişare pe ecran, imprimarea, etc.

Limba română

Limba engleză

Acţiune

Desenare tabel

Draw Table

Are ca efect afişarea barei de instrumente Tabele şi borduri, concomitent cu schimbarea prompterului într-un creion. Se poate desena cadrul de la tabel, ulterior stabilindu-se contururile rândurilor şi coloanelor

Inserare

Insert

Afişare submeniu cu diferite comenzi de inserţie

Tabel

Table

Inserează un tabel cu un număr de linii şi coloane specificat de utilizator

Coloane la stânga

Columns to the Left

Coloane la dreapta

Columns to the Right

Rânduri deasupra

Rows Above

Rânduri dedesubt

Rows Below

Inserează într-un tabel o coloană la stânga punctului de inserţie Inserează într-un tabel o coloană la dreapta punctului de inserţie Inserează într-un tabel un rând deasupra punctului de inserţie Inserează într-un tabel un rând sub punctul de inserţie

Celule

Cells

Ştergere

Delete

Inserează într-un tabel celule începând de la punctul de inserţie Conţine un submeniu cu comenzi de ştergere a tabelului, coloanelor, rândurilor sau celulelor

197

Limba engleză

Limba română

Acţiune

Selectare

Select

Îmbinare celule

Merge Cells

Scindare celule

Split Cells

Împarte o celulă în rânduri şi coloane

Scindare tabel

Split Table

AutoFormatare în tabel

TableAutoFormat

Potrivire automată

AutoFit

Împarte un tabel în două tabele separate Se aplică automat diferite formate incluzând chenare şi umbre predefinite Conţine un submeniu cu diferite comenzi care ajustează sau redimensionează automat o coloană sau un rând al tabelului

Repetare rânduri titlu Conversie

Heading Rows Repeat

Sortare

Sort

Formulă

Formula

198

Convert

Conţine un submeniu cu comenzi de selectare a tabelului, coloanelor, rândurilor sau celulelor Îmbină conţinutul a două sau mai multe celule adiacente

Definirea rândului selectat cap de tabel Conţine un submeniu cu comenzi care convertesc un text selectat într-un tabel sau a unui tabel selectat într-un text Ordonează alfabetic sau numeric informaţiile conţinute de coloanele selectate Efectuează calcule matematice asupra numerelor

Limba engleză

Limba română Ascundere linii de grilă Proprietăţi tabel

Hide Gridlines Table Properties

Meniul Fereastră Fereastră nouă New Window

Acţiune Afişează sau ascunde liniile din grilă Stabileşte proprietăţi ale tabelului cum ar fi lăţimea coloanei sau înălţimea rândului. Deschide o fereastră nouă cu acelaşi conţinut ca şi fereastra activă.

Aranjare totală

Arrange All

Afişează toate fişierele deschise în ferestre distincte

Scindare

Split

Împarte fereastra activă în mai multe ferestre

Meniul Ajutor Ajutor pentru Microsoft Word Afişare Asistent Office Ce este aceasta?

Microsoft Word Help

Office pe Web

Office on the Web

Conectează utilizatorul la site-ul Microsoft Office de unde se prezintă sugestii referitoare la o anumită problemă

Ajutor pentru WordPerfect

WordPerfect Help

Ajutor pentru utilizatorii de Word Perfect

Detectare şi reparare

Detect and Repair

Găseşte şi repară automat greşelile şi erorile de program

Show the Office Assistant

Apelarea programului de asistenţă Afişează sau elimină asistentul Office

What, This?

199

Limba română Despre Microsoft Word

Limba engleză About Microsoft Word

Fereastra Stabilire Pagină Margini Margins

Acţiune Afişează versiunea de program precum şi drepturile de autor Opţiuni de stabilire a distanţelor dintre marginea paginii şi textul tipărit

Dimensiune hârtie

Paper Size

Sursă hârtie

Paper Source

Aspect

Layout

Definirea aspectului paginii

De la muchie

From edge

Stabileşte distanţa între marginea paginii şi marginea superioară a antetului sau marginea inferioară a subsolului

Margini în oglindă

Mirror margins

Ajustează marginile din stânga şi din dreapta astfel încât marginile interioare şi exterioare ale ambelor feţe tipărite să fie de aceiaşi lăţime

2 pagini per foaie

2 pagesper sheet

La imprimare se obţin pe o foaie de hârtie 2 pagini de text

Se aplică pentru

Apply to

Poziţie îndoire

Gutter position

Orientare

Orientation

200

Fişă ce conţine opţiuni de stabilire a dimensiunilor paginii Fişă ce conţine opţiunile de alimentare cu hârtie a imprimantei

Stabilirea locului de îndosariere Orientarea pagini la

Limba română

Limba engleză

Acţiune imprimare

Tip portret

Portrait

Tip vedere

Landscape

Imprimă documentul astfel încât latura mai scurtă a foii să fie în partea de sus a paginii Imprimă documentul astfel încât latura mai lungă a foii să fie în partea de sus a paginii

201

Încheiere

Materialul, care sperăm că a fost lecturat şi înţeles de către cititor, a urmărit explicarea unor principii şi elemente de bază ale activităţii standard de birou. Un prim punct de vedere pe care a fost structurată lucrarea l-a reprezentat raportul dintre activitatea managerială şi mediul economic de afaceri, urmărindu-se calitatea actului managerial în raport cu obiectivele firmei. Al doilea punct de vedere l-a reprezentat transmiterea de cunoştinţe pentru însuşirea de către utilizator a instrumentelor şi procedeelor specifice de lucru în activitatea curentă. În acest mod credem că am realizat o viziune unitară oferind întregii structuri organizatorice cunoştinţele teoretice şi aplicative necesare în buna desfăşurare a activităţii de birou. În structura lucrării am considerat necesară cuprinderea principiilor de bază ale tehnoredactării, utilizarea programelor de calcul tabelar, precum şi modalităţi de concepere şi realizare a prezentărilor interactive, care ajută la satisfacerea necesităţilor de redactare corectă, efectuarea unor calcule economice de rentabilitate bazate pe formule prestabilite, utilizarea PowerPoint-ului ca instrument de persuasiune a posibililor beneficiari. Sperăm că lucrarea de faţă va contribui la o mai bună desfăşurare a activităţii pe care absolvenţii noştri, precum şi toţi cei interesaţi în iniţierea în tematica abordată o vor desfăşura ca oameni de afaceri sau ca utilizatori ai unui calculator personal. Autorii,

202

LISTA FIGURILOR

Figura 1.1. Reprezentare grafică a infrastructurii e-business ............... Figura 2.1. Fereastra procesorului de texte Word ................................ Figura 2.2. Prezentarea gupelor de butoane activate şi a celor dezactivate ..................................................................................... Figura 2.3. Fereastra corespunzătoare definirii parolei unui document........................................................................................ Figura 2.4. Fereastra de localizare a unui fişier cunoscând o parte din conţinutul acestuia ................................................................... Figura 2.5. Fereastra care permite definirea caracteristicilor caracterelor .................................................................................... Figura 2.6. Fereastra Change Case ....................................................... Figura 2.7. Fişa index Character Spacing............................................. Figura 2.8. Prezentarea grafică a tehnicilor de formatare a paragrafelor.................................................................................... Figura 2.9. Stabilirea formatului paginii şi încadrarea textului ............ Figura 2.10. Fişa index Paper ............................................................... Figura 2.11. Poziţionarea normală şi peisaj a textului.......................... Figura 2.12. Fereastra Print .................................................................. Figura 2.13. Fereastra de localizare a corectorului ortografic .............. Figura 2.14. Exemplificarea corectării erorilor gramaticale specifice unei anumite limbi ......................................................................... Figura 2.15. Apelarea dicţionarului de sinonime şi realizarera despărţirii în silabe a cuvântului secvenţe...................................... Figura 2.16. Verificarea ortografică a cuvintelor ................................. Figura 2.17. Selectarea opţiunii de verificare ortografică a unui document........................................................................................ Figura 2.18. Semnificaţia butoanelor din grupa antet-subsol ............... Figura 2.19. Fereastra Section Start aferentă definirii de antete şi subsoluri de pagină ........................................................................ Figura 2.20. Ferestrele corespunzătoare acţiunii de numerotare a

46 54 55 61 62 63 64 66 67 68 69 70 70 72 73 73 74 75 76 77 203

paginilor unui document ................................................................ Figura 2.21. Fereastra corespunzătoare editării pe coloane a unui text ................................................................................................. Figura 2.22. Modalităţi active de conturare.......................................... Figura 2.23. Fereastra corespunzătoare opţiunii de conturare a unui şir de caractere ............................................................................... Figura 2.24. Caseta de formatare a cadrelor (Frame) ........................... Figura 2.25. Introducerea unui cadru în corpul de text ........................ Figura 2.26. Opţiuni de import imagine ............................................... Figura 2.27. Galeria standard de imagini Clip Art ............................... Figura 2.28. Linia de butoane şi caseta specifică WordArt .................. Figura 2.29. Fereastra implicită a editorului de grafice ........................ Figura 2.30. Fereastra Formula............................................................. Figura 2.31. Fereastra Object care permite apelarea editorului de ecuaţii............................................................................................. Figura 2.32. Linia de butoane care permite introducerea ecuaţiilor .... Figura 2.33. Fereastra Mail Merge care permite declararea documentului principal .................................................................. Figura 2.34. Fereastra Create Data Source ........................................... Figura 2.35. Fereastra Style care permite stabilirea ierarhiei ............... Figura 2.36. Fereastra Index and Tables............................................... Figura 2.37. Fereastra Caption ............................................................. Figura 2.38. Activarea opţiunii Index and Tables ................................ Figura 2.39. Fereastra care permite constituirea indecşilor .................. Figura 2.40. Fereastra Cross-Reference ............................................... Figura 2.41. Fereastra Index and Tables-Tables of Figure................... Figura 3.1. Posibilul conţinut al unei celule al foi de calcul Excel....... Figura 3.2. Fereastra procesorului de tabele Excel............................... Figura 3.3. Modul de activare al unei comenzi din linia de meniuri Excel .............................................................................................. Figura 3.4. Selectarea celulelor sau a obiectelor din foia de calcul...... Figura 3.5. Tastare în foaia de calcul a unor valori constante şi a formulelor ...................................................................................... Figura 3.6. Fişa index Alignment aferentă ferestrei Format Cells........ Figura 3.7. Introducerea formulei de calcul pentru un produs între două celule ..................................................................................... Figura 3.8. Rezultatul aplicării procedurii de realizare a produsului.... Figura 3.9. Exemplificare privind introducerea tipurilor de date într-o formulă................................................................................. Figura 3.10. Exemplu de completare automată cu lunile anului 204

77 78 80 81 83 83 84 85 86 87 91 93 94 97 98 101 103 104 105 106 106 107 113 114 117 118 120 121 123 124 125 127

2004 ............................................................................................... Figura 3.11. Fereastra de dialog Paste Special ..................................... Figura 3.12. Procedura de copiere a conţinutului unei celule............... Figura 3.13. Fereastra Options şi fişa index Custom Lists, aferentă acesteia........................................................................................... Figura 3.14. Caseta de dialog Series..................................................... Figura 3.15. Fereastra Options şi fişa index View................................ Figura 3.16. Înlocuirea unei formule cu valoarea corespunzătoare calculată ......................................................................................... Figura 3.17. Prezentarea realizării operaţiunii de însumare ................. Figura 3.18. Exemplu de multiplicare a valorilor conţinute într-o listă................................................................................................. Figura 3.19. Exemplu practic de aplicare a funcţiei SumProduct......... Figura 3.20. Exemplu practic de aplicare a funcţiei SumIf .................. Figura 3.21. Exemplu practic de aplicare a funcţiei Roman................. Figura 3.22. Exemplu practic de aplicare a funcţiei Max ..................... Figura 3.23. Exemplu practic de aplicare a funcţiei Min...................... Figura 3.24. Exemplu de calcul al unei valori medii ............................ Figura 3.25. Exemplu de contorizare a celulelor ocupate..................... Figura 3.26. Exemplu de numărare a celulelor libere sau neocupate ... Figura 3.27. Exemplu privitor la aplicarea funcţiei IsBlank................. Figura 3.28 Exemplu vizând aplicarea funcţiei IsText ......................... Figura 3.29. Exemplu referitor la utilizarea funcţiei If......................... Figura 3.30. Exemplu complex privitor la utilizarea principalelor funcţii logice .................................................................................. Figura 3.31. Exemplu complex referitor la utilizarea principalelor funcţii bază de date ........................................................................ Figura 3.32. Exemplu complex privitor la utilizarea principalelor funcţii de consultare....................................................................... Figura 3.33. Exemplu complex privind utilizarea principalelor funcţii de dată calendaristică.......................................................... Figura 3.34. Exemplu complex de utilizare a principalelor funcţii de tip text ....................................................................................... Figura 3.35. Exemplu referitor la afişarea valorii actuale aferente unei sume investite......................................................................... Figura 3.36. Exemplu privitor la afişarea valorii lunare aferente unui împrumut................................................................................ Figura 3.37. Exemplu complex privind afişarea ratei dobânzii ............ Figura 3.38. Exemplu practic de organizare a datelor care vor fi

129 129 132 134 135 137 139 140 140 141 142 143 143 144 144 145 146 146 147 148 149 151 152 153 154 154 155 205

reprezentate grafic.......................................................................... Figura 3.39. Exemplu complex privitor la afişarea valorii actuale aferente unei sume investite........................................................... Figura 3.40. Exemplu complex de reprezentare grafică a unei serii de valori ......................................................................................... Figura 3.41. Forma generală a funcţiei statistice LINEST ................... Figura 3.42. Formatul general al funcţiei statistice FORECAST ......... Figura 3.43. Formatul general al funcţiei statistice TREND ................ Figura 3.44. Formatul general al funcţiei statistice LOGEST .............. Figura 3.45. Formatul general al funcţiei statistice GROWTH ............ Figura 4.1 Apelarea programului de asistenţă ...................................... Figura 4.2. Fereastra AutoContent Wizard aferentă PowerPoint ......... Figura 4.3. Definirea prin intermediul „vrăjitorului” a modelului prezentării ...................................................................................... Figura 4.4. Stabilirea modului de valorificare ...................................... Figura 4.5. Definirea elementelor specifice prezentării........................ Figura 4.6. Slide-ul de gardă obţinut prin programul de asistenţă........ Figura 4.7. Casete de activităţi specifice prezentărilor ......................... Figura 4.8. Deschiderea unei pagini elementare (slide) de prezentare Figura 4.9. Selectarea formei predefinite pentru o prezentare.............. Figura 4.10. Crearea unei prezentări noi sau apelarea uneia creată anterior........................................................................................... Figura 4.11. Macheta slide-ului principal............................................. Figura 4.12. Macheta slide-ului 12 care conţine şi 3 imagini............... Figura 4.13. Fereastra care permite definirea fundalului...................... Figura 4.14. Caseta Color Schemes aferentă ferestrei Slide Design..... Figura 4.15. Lista de şabloane de animaţie disponibile utilizatorului .. Figura 4.16. Stabilirea efectelor de animaţie aplicate slide-ului........... Figura 4.17. Caseta de bază a înregistratorului de secvenţe audio ....... Figura 4.18. Stabilirea caracteristicilor de vizualizare a prezentării..... Figura 4.19. Fereastra Slide Transition ............................................... Figura 4.20. Butoane de acţiune ........................................................... Figura 4.21. Fereastra Pack and Go Wizard.........................................

206

155 156 162 163 164 164 165 165 169 169 170 171 172 172 173 174 175 176 177 178 179 179 180 181 182 182 184 184 185

BIBLIOGRAFIE

Ali E. şi colab., Bazele Informaticii, Editura SOFITECH, Bucureşti, 1998. Bennatan R., Objects on the Web, Editura Mc Graw Hill,1997. Constantinescu D. Anghel şi colab., Management strategic, Colecţia Naţionala, Editura Semne’94, Bucureşti, 2000. Fusaru D., Mareş D., Mareş V., Birotică, Editura „Fundaţiei România de Mâine, Bucureşti, 2000. Ionescu B. şi colab., Instrumente informatice pentru birotică, Editura Dual Tech, Bucureşti, 2000. Lungu I. şi colab., Bazele informaticii, Editura Fundaţiei România de Mâine, Bucureşti, 1997. Mareş D, Andronie M., Sisteme electronice de calcul, Editura Fundaţiei România de Mâine, Bucureşti, 2001. Mareş D, Fusaru D., Bârză S., Mihai G., Birotică – Necesităţi şi instrumente specifice, Editura Fundaţiei România de Mâine, Bucureşti, 2002. Mareş Daniel, Iniţiere în informatică, Editura Semne’94, Bucureşti, 1999. Mareş Daniel, Bazele informaticii, Editura Fundaţiei România de Mâine, Bucureşti, 2000. Nicolescu Ovidiu, Management comparat – Uniunea Europeană, Statele Unite ale Americii şi Japonia, Editura Economică, Bucureşti, 1997. Pană A. şi colab., Birotică, Editura All, Bucureşti, 1994 şi 1996. Pană A. şi colab., Birotica sub Windows. Procesoare de tabele, Editura SOFITECH, Bucureşti, 1998. Pană A., Mareş V., Ionescu B., Birotica. Procesorul de texte Word’97, Editura Scaiul, Bucureşti, 2000. Reix R., Informatique Appliqueé a la gestion, Editions Foucher, Paris, 1993. Scott Mueller., PC depanare şi modernizare, Editura TEORA, Bucureşti, 1996. Tanenbaum A., Computer Network, McGraw-Hill, 1995. William M. şi colab., Computers and information processing, Editura Prentice-Hall, New Jersy, 1989. 207

Zaman Gh., Comerţul electronic, Revista de economie, Bucureşti, 2000. *** Byte România, Computer Press Agora, Târgu Mureş, colecţia 1993-2004. *** Chip Computer Magazine, Vogel Publishing SRL, Braşov, colecţia 1992-2004. *** Computerworld, International Data Group România, colecţia 1992-2004. *** http://giswww.pok.ibm.com/glosstext.html *** http://www.adminresourcesplus.com/ *** http://www.data-force.net/ *** http://www.dhv-speyer.de/rei/PUBLICA *** http://www.encyclopedia.com/articles *** http://www.geocities.com/Eureka/Office *** http://www.gsm.bsf.alcatel.fr *** http://www.microsoft.com/office/word/ *** http://www.whdconsulting.on.ca/ *** http://www.wordperfect.com/ *** Infoworld, International Data Group, SUA, colecţia 1993-2004. *** PC Report, Editura Computer Press AGORA. Târgu Mureş, colecţia 19912004. *** PC World, Bucureşti, colecţia 1992-2004.

208