Amostra - Como Criar Dashboards No Excel

Como criar Dashboard no Excel

Vol I

Conteúdo Apresentação ................................................................................................................................. 3 Introdução ..................................................................................................................................... 5 Objetivos ....................................................................................................................................... 7 Por que Dashboard no Excel? ....................................................................................................... 8 Painéis x Relatórios ....................................................................................................................... 9 Conhecendo alguns modelos de Gráficos para Dashboard ........... Erro! Indicador não definido. Painel de Monitoramento com alarme .......................................... Erro! Indicador não definido. Série de Relacionamentos no Tempo ............................................ Erro! Indicador não definido. Relacionamentos de Posições........................................................ Erro! Indicador não definido. Relacionamentos Particionados..................................................... Erro! Indicador não definido. Desvio de Relacionamentos .......................................................... Erro! Indicador não definido. Conhecendo alguns modelos de Dashboards ................................ Erro! Indicador não definido. Painel de Resumo de Desempenho ............................................... Erro! Indicador não definido. Painel de Resumo de Métricas ...................................................... Erro! Indicador não definido. Painel de Conteúdo Dinâmico ....................................................... Erro! Indicador não definido. Painel de Visualização Dinâmica .................................................. Erro! Indicador não definido. Análise de Dashboards .................................................................. Erro! Indicador não definido. Configuração imprópria ................................................................ Erro! Indicador não definido. Configuração aceitável .................................................................. Erro! Indicador não definido. Configuração perfeita .................................................................... Erro! Indicador não definido. Mecanismos que podem ser adotados no painel ........................... Erro! Indicador não definido. Caixas de Controle ........................................................................ Erro! Indicador não definido. Simbologia .................................................................................... Erro! Indicador não definido. Legendas ....................................................................................... Erro! Indicador não definido. Células macro ................................................................................ Erro! Indicador não definido. Regras essenciais para Dashboard................................................. Erro! Indicador não definido. Etapas do Tutorial ......................................................................... Erro! Indicador não definido. Vinculando informações ............................................................... Erro! Indicador não definido. Sintetizando dados ........................................................................ Erro! Indicador não definido. Compreensão da fórmula .............................................................. Erro! Indicador não definido. Criação do gráfico ......................................................................... Erro! Indicador não definido. Montando a apresentação .............................................................. Erro! Indicador não definido. Adicionando a câmera na barra de ferramentas de Acesso Rápido............... Erro! Indicador não definido. Vantagens da câmera..................................................................... Erro! Indicador não definido. Usando controles de formulário .................................................... Erro! Indicador não definido. Informações e gráficos adequados ................................................ Erro! Indicador não definido.

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Apresentação Desde 1983, quando ingressei numa empresa pública como assistente administrativo, passei a incorporar nas veias, técnicas de elaboração de relatório. Naquela época, trabalhávamos com o Lotus 1-2-3 e o primeiro relatório a ser manipulado era o Estatístico Mensal. Todas as minhas economias guardadas para adquirir o primeiro carro foram substituídas pela compra de um computador, sim um computador e como era caro adquirir um. No decorrer de dezesseis anos os relatórios foram crescendo e se modificando. Do mensal para o anual. Do estatístico para o gerencial mensal e anual. Durante este longo período realizei sempre a mesma tarefa, até se tornar enfadonho. Supervisionados por superiores e com seus consentimentos, os modelos foram sendo alterados para serem mais compreendidos, porém, jamais chegou a atingir o resultado satisfatório. O número de páginas quadruplicou e o relatório passou as ser volumoso demais que chegou ao ponto dos gestores das áreas envolvidas reclamarem por tamanho desperdício. Sai da empresa no PID em meses depois fui contratado por intermédio de indicações para trabalhar como assistente na diretoria da empresa. Devo admitir, aprendi muito com este diretor. O pouco que sei devo a ele. Oriundo de Brasília ensinou-me a remover excessos de cores nos relatórios (erros comuns nos principiantes). Com gentileza e paciência afirmava que relatório era assunto sério e não havia espaço para colorações exageradas, principalmente quando havia a necessidade de serem mostrados em reuniões de diretoria. Aos poucos, fui aperfeiçoando suas técnicas ate o dia em que surgiu o primeiro dashboard. Naquela época, era conhecido como Painel de Índices Gerenciais. Os primeiros esboços causaram grande impacto quando aplicados num mural a frente do seu gabinete. Muitos executivos, empresários, comerciantes, enfim todos que avistavam o painel se encantavam com as informações ali demonstradas. Era fácil compreender as informações do painel e chegar a conclusões imediatas e corretas. Infelizmente, os dados é que não eram perfeitos, por que a empresa passava por períodos turbulentos e apresentavam índices negativos, principalmente para metas cruciais de crescimento. Mesmo assim, o painel foi bem aceito na empresa e outras diretorias tiveram que incorporá-la.

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Agora, no ano de 2008, com a grande crise econômica, os painéis se fortaleceram, tornando-se ferramentas imprescindíveis para a gestão de processos. Neste período alguns visionários surgiram e se especializaram. O mais famoso de todos é Stephen Few que tem mais de 20 anos de experiência como inovador, consultor e educador nas áreas de business intelligence (também conhecido como armazenamento de dados e apoio à decisão) e de design de informação. Através de sua empresa, Perceptual Edge, ele incide sobre a efetiva análise e apresentação quantitativa de informações empresariais. Stephen é reconhecido como um líder mundial no campo da visualização de dados. Ele também é autor do livro "Mostre-me os números: Desenhando tabelas e gráficos para iluminar". Reuni o conhecimento de design do curso superior de Comunicação Digital Web Design, incorporei os conhecimentos de planilhas eletrônicas, desde a época do Lotus 123 até o Excel e a experiência de dezesseis anos trabalhando com relatórios. Juntos, resolvi aplicá-los em um curso de elaboração de Dashboard no Excel. Este curso se baseia nos princípios utilizados por Stephen Few, porém, enfoca outros especialistas que desenvolvem dashboards empresariais. Este documento não tem a pretensão de esgotar todas as informações existentes sobre a elaboração de Dashboards. Apresenta de forma singular, uma abordagem sobre o assunto, fornecendo subsídios suficientes para que o leitor incorpore os conceitos e técnicas ditadas por especialistas da área.

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Introdução O mundo empresarial tem uma linguagem particular para gestão de processos. Encontraremos palavras como Business Intelligence, KPI, Dashboard, Balance Scorecard, entre outros. Compreender essa nova linguagem empresarial exige pesquisa em áreas de administração, qualidade e estratégia. Identificar as novas tendências de gerenciamento, averiguar sobre estudos de caso nas empresas que tiveram sucesso e insucesso. O termo Business Intelligence (BI), refere-se ao processo de coleta, organização, análise, compartilhamento e monitoramento de informações que oferecem suporte a gestão de negócios. KPI (Key Performance Indicators) traduzido como Indicadores chaves de desempenho contribuem para a empresa definir e medir seu progresso em direção as suas metas organizacionais. Dashboard é um painel de instrumentos, uma apresentação visual da informação de tópicos estratégicos, encaixado perfeitamente em uma única página ou tela do computador. Balance Scorecard é um instrumento de planejamento e gestão de empresas. Como podemos notar facilmente, estes processos estão interligados e refletem principalmente a preocupação de gerir processos com qualidade para atingir objetivos satisfatórios. Enquanto estive sob o comando de gestores de processos numa empresa estatal durante dezesseis anos, observei o quanto era difícil para os gestores, compreender o processo. Muitos recebiam a missão de gerenciar processos sem nenhum conhecimento. Acredito que ainda existe este tipo de situação nas empresas, senão, não haveria tanto investimento em conhecimento sobre gestão de processos. Quantas vezes detectamos a geração de imensos relatórios que posteriormente serão esquecidos ou jogados no lixo. Sem cuidados, gestores de processos persistem na rotina equivocada, esquecem o desperdício que o processo gerou. Façamos uma breve análise e encontraremos: desperdício de tempo, energia elétrica, muito papel, cartucho ou toner, desgaste no equipamento utilizado e no pessoal envolvido. Enfim, prejuízo acumulado e a grande constatação: Falta de gerenciamento, incompetência de identificar pontos críticos e evitá-los ou corrigi-los, a fim de, no mínimo, evitar perdas e que o ideal seria atingir metas produtivas. 5

Conforme a tríade do gerenciamento, o austríaco Peter Drucker, guru da administração moderna registrou: “o que não se pode medir não se pode gerenciar”. O japonês Kaoru Ishikawa, guru da qualidade: “se você não tem item de controle, você não gerencia” e o americano Gary Hamel, um dos maiores gurus da gestão e apontado pela revista The Economist como o mais influente especialista na área de estratégia na atualidade, ressaltou durante o SAP Business Fórum: “Nunca tinha visto os líderes empresariais tão apreensivos” e acrescentou: "Inovação Estratégica é a principal arma de competitividade das empresas e dos países no Séc. XXI". De novo detectamos que o alvo principal é a gestão de negócios. Você deve está se perguntando: E os gestores estão fazendo o que nas empresas? Posso responder desta forma: reuniões e mais reuniões que não levam a nada, principalmente nos órgãos públicos. Somente as empresas sérias estão preocupadas em se manter competitiva. Se por um lado as empresas sentem dificuldades para definir ferramentas de controles gerenciais, certamente terão sérios problemas no futuro. Sem estas ferramentas é praticamente impossível gerenciar processos. Assim, inovando, apresentamos uma ferramenta que se mostrou ser eficaz e como nova tendência. Estamos falando sobre os painéis de instrumentos, mais conhecido como Dashboards. Para finalizar, usaremos neste curso, conceitos e princípios baseados nos estudos de Stephen Few, uma das principais autoridades em todo o mundo na concepção “visualização de informação” e “painel de instrumentos” (Dashboards).

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Objetivos Este trabalho visa fornecer subsídios básicos e intermediários para a elaboração de um Dashboard. Vai mais além e apresenta conceitos fundamentais de alguns especialistas da área, principalmente o guru Stephen Few. Ao fim deste percurso, o leitor poderá adaptar as informações deste curso para seus projetos na empresa. Conhecer conceitos essenciais sobre gráficos e alguns modelos que são amplamente divulgados na internet para demonstrar crescimento, análise de índices, comparações de dados, entre outros. Conhecer modelos de gráficos e dashboards. Aplicar técnicas bem elaboradas para serem aplicadas nas tabelas. Construir funções aninhadas, diferenciadas das usuais nos cursos de Excel Avançado, para contribuir com outras ferramentas a fim de obter resultados dinâmicos nas planilhas envolvidas. Aplicar formatações especiais, combinadas com fontes que utilizam a simbologia. Implantar controles de formulários para transformar tabelas simples em tabelas dinâmicas. A idéia principal é levar conhecimento suficiente para transformar diversos relatórios executados seqüencialmente e repetidamente pelos usuários em um único painel dinâmico, sincronizado com a base de dados.

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Por que Dashboard no Excel? Porque os maiores especialistas em painéis descobriram que seria possível gerá-los no Excel. Alguns se baseiam nos seguintes fatos: •

Excel é um software existente em praticamente todas as empresas;

•

Contém mecanismos que filtram informações em bases de dados;

•

Adaptação rápida para suprir exigências;

•

Geram processos automatizados;

•

Conexão com várias fontes de dados;

•

Melhor relação custo-benefício.

Se os especialistas orientam desta forma, então, vamos economizar dinheiro e usar o próprio Excel para a análise de dados e visualização de indicadores por meio de Dashboards. Especificamente utilizaremos a versão 2007 do Excel que dispõe de mais recursos visuais que a versão 2003.

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Painéis x Relatórios A principal característica de um relatório é que ele não leva o leitor a uma conclusão. Embora o relatório possa conter uma análise

final,

gráficos,

ilustrações

e

simbologias, na maioria dos casos é o próprio leitor quem interpreta os dados e chega a uma conclusão, mesmo que seja equivocada.

Um painel é uma interface que

visual

fornece

um

em

relance,

tópicos relevantes para

um

determinado objetivo

ou

processo

de

negócio

e

intuitivamente leva

a

uma

conclusão

mais

apurada. São tipicamente de natureza gráfica, fornecendo visualizações que ajudam a centrar a sua atenção sobre as principais tendências, comparações, e exceções. Exibem apenas os dados que são relevantes, por que dashboards são concebidos com um propósito específico, conter conclusões predefinidas que aliviem o leitor de realizar sua própria análise.

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