Almacenes 1.2.docx

TECNOLÓGICO NACIONAL DE MÉXICO INSTITUTO TECNOLÓGICO DE LOS MOCHIS PROGRAMA EDUCATIVO

INGENIERÍA INDUSTRIAL MATERIA

ADMINISTRACIÓN DE OPERACIONES DOCENTE

MII. JOSÉ ALFREDO LEYVA ASTORGA TRABAJO

UNIDAD 4: ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES ESTUDIANTES

BARRERAS RIOS OSVALDO GUTIÉRREZ CECEÑA PAUL ENRIQUE GUTIÉRREZ LOERA JESÚS ADRIÁN MIRANDA CALDERON JESÚS IVÁN GRUPO

551

05 DE DICIEMBRE DE 2018

Contenido OBJETIVOS..............................................................................................................3 INTRODUCCIÓN.......................................................................................................4 MARCO TEÓRICO....................................................................................................5 1.1. Definición, funciones y manejo físico de los inventarios, recepción, organización, despacho y mantenimiento de los registros............................5 1.2.

Localización y distribución de almacenes............................................18

1.3.

Selección de mobiliario y equipo de almacén......................................19

DESARROLLO........................................................................................................21 EVIDENCIAS...........................................................................................................22 CONCLUSIÓN.........................................................................................................23 BIBLIOGRAFÍA.......................................................................................................24

OBJETIVOS

INTRODUCCIÓN

MARCO TEÓRICO 1.1. Definición, funciones y manejo físico de los inventarios, recepción, organización, despacho y mantenimiento de los registros. Almacén El almacén es una unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional de una empresa comercial o industrial, con los objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos. En el estudio y la aplicación de la administración moderna, el almacén es un medio para lograr economías potenciales y para aumentar las utilidades de la empresa. Este concepto ahuyenta la idea de que un almacén es un mal necesario cuya función principal es la de agregar gastos y disminuir utilidades. Ahora se piensa de una manera científica al integrar sus funciones a las de ventas, compras, control de inventarios, producción y distribución.

Figura 1.1. Target, según los datos de acceso público, es el mayor almacén comercial del mundo.

Función de los almacenes:     

Mantienen las materias primas a cubierto de incendios, robos y deterioros. Permitir a las personas autorizadas el acceso a las materias almacenadas. Mantienen en constante información al departamento de compras, sobre las existencias reales de materia prima. Lleva en forma minuciosa controles sobre las materias primas (entradas y salidas) Vigila que no se agoten los materiales (máximos – mínimos).

Las zonas del almacén son:     



Recepción: zona donde se realizan las actividades del proceso de recepción Almacenamiento, reserva o stock: zonas destino de los productos almacenados. De adaptación absoluta a las mercancías albergadas, incluye zonas específicas de stock para mercancías especiales, devoluciones, etc Preparación de pedidos o picking: zona donde son ubicados las mercancías tras pasar por la zona de almacenamiento, para ser preparadas para expedición Salida, verificación o consolidación: desde donde se produce la expedición y la inspección final de las mercancías Paso, maniobra: zonas destinadas al paso de personas y máquinas. Diseñados también para permitir la total maniobrabilidad de las máquinas. Oficinas: zona destinada a la ubicación de puestos de trabajo auxiliares a las operaciones propias de almacén Oficinas: zona destinada a la ubicación de puestos de trabajo auxiliares a las operaciones propias de almacén.

Inventario o existencia El inventario es el conjunto de mercancías o artículos que tienen las empresas para comerciar, permitiendo la compra y venta o la fabricación antes de su venta, en un periodo económico determinado. Los inventarios forman parte del grupo de activos circulantes de toda organización. El inventario es uno de los activos más grandes existentes en una empresa, y aparece reflejado tanto en el balance general como en el estado de resultados: En el Balance General, el inventario a menudo es el activo corriente más grande. En el estado de resultados, el inventario final se resta del costo de las mercancías disponibles para la venta, determinándose el costo de las mercancías vendidas durante un periodo determinado.

Los inventarios comprenden:    

Materias primas Productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta Los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios Empaques y envases.

El inventario tiene como propósito fundamental, un papel vital para funcionamiento acorde y coherente dentro del proceso de producción y de esta forma afrontar la demanda. Las funciones de los inventarios son:    

Retraso en el abastecimiento de materiales. Abastecimiento parcial Compra o producción en totales económicos. Rapidez y eficacia en atención a las necesidades.

Figura 1.2. Walmart ha tenido una cadena de suministro muy exitosa ya que tienen contacto directamente con el proveedor.

Administración de inventarios La administración de inventario consiste en mantener disponibles estos bienes al momento de requerir su uso o venta, basados en políticas que permitan decidir cuándo y en cuánto reabastecer el inventario. La administración de inventarios se centra en 4 aspectos básicos:   

Número de unidades que deberán producirse en un momento dado. En qué momento debe producirse el inventario. ¿Qué artículos del inventario merecen atención especial? y



¿Podemos protegernos de los cambios en los costos de los artículos en inventario?

1.1.1. Manejo físico de los inventarios El manejo físico de inventarios, se inicia a partir de un inventario físico, que según las condiciones de las existencias y de los almacenes en donde se encuentran, debe realizarse como una acción integral y con una metodología que asegure su éxito final. Si bien, la responsabilidad de la custodia y el control físico de las existencias, normalmente, está a cargo del Almacén; la transparencia y veracidad de sus saldos recae en el Departamento de Contabilidad, debido al impacto directo que tiene sobre el Balance General y los Resultados del año. Obviamente la responsabilidad final de ambos recaería en la Gerencia de Administración y Finanzas.

Figura 1.3. Gráfico de los problemas que ocultan los altos inventarios.

Objetivos El objetivo es el de asegurar en forma confiable que las existencias físicas existentes en Almacén sean iguales a las del Sistema de Kardex Físico (procedimiento de rutina que permita controlar con exactitud el movimiento de las mercancías), lo cual permitirá: 

Una adecuada planeación para la reposición de stocks, evitando su obesidad  El espacio absolutamente necesario para un buen almacenamiento  La transparencia de los rubros de Existencias y Costo de Ventas en los estados financieros. Metodología de un buen inventario físico

Las metodologías pueden ser variadas; pero siempre, una buena metodología de inventario físico debe estar dividida en tres fases importantes claramente definidas. En la figura 1.4. se muestra en un diagrama de la metodología de un buen inventario físico.

Figura 1.4. Diagrama de metodología para un buen manejo físico de inventarios.

1.1.2. Recepción de inventarios Planear, dirigir, y controlar la entrada física de los bienes adquiridos por la empresa. Buscar la mayor eficacia de los métodos de descarga, inspección y verificación. Un proceso de recepción efectivo y rápido solo puede lograrse si existe un sistema racional de trabajo. La revisión, modificación o ajuste de los sistemas de recepción son responsabilidad de cada empresa, ya que deben ajustarse a la naturaleza de cada almacén. La recepción de inventarios es el proceso por el cual un producto (o conjunto de productos) procedentes de la fuente de suministro (proveedor, fábrica) llegan al almacén con el objeto de ser clasificados, controlados e introducidos en el SGA (Sistema de Gestión de Almacén) para su posterior ubicación dentro de las propias instalaciones de almacenamiento y estar en disposición de ser enviados al cliente o consumidor final según los requerimientos de envío. Pueden venir en diferentes formatos (pallet monoreferencia, pallet mutireferencia, caja, etc.) según tamaño, tipo de producto, procedencia, etc., siendo este formato factor clave en el proceso de manipulación y clasificación de los mismos. La recepción adecuada de materiales y de otros artículos es de vital importancia, ya que una gran parte de las empresas tienen como resultado de su experiencia centralizada la recepción total bajo un departamento único, las excepciones principales son aquellas grandes empresas con plantas múltiples. La recepción está estrechamente ligada a la compra, ya que probablemente el 70% de los casos, el departamento bajo la responsabilidad del departamento de compra.

Figura 1.5. United Parcel Service (UPS): Empresa de logística más grande de todo el mundo.

Proceso





Al recibir un envió: Se le someterá a verificación para comprobar si está en orden y en buenas condiciones, si el recipiente está dañado o no se recibió el número de paquetes requeridos. Se debe hacer la salvedad correspondiente inmediatamente y no se podrá dar recibo de conformidad por él envió, esto es esencial sin tomar en cuenta si el transporte es aéreo, marítimo o terrestre, como se podría exigir para dar fuerza a cualquier reclamo resultante sobre envíos ocultos. De manera similar: El material que recibe una instalación de la compañía también debe ser sometido a una inspección preliminar, antes de introducirles en el área de almacenamiento, en el caso de que en la inspección inicial se detecte materiales de calidad inferior o en malas condiciones se le debe rechazar.

El proceso de recepción se divide en las siguientes tres fases:   

Chequeo visual externo Documentación de comprobación Chequeo interno del producto

Una vez finalizado este proceso, las cantidades sobrantes quedarán en la zona de recepción hasta que sean tratadas. Este tratamiento, consistirá en que nos entregarán un documento de entrada por las cantidades sobrantes para que podamos identificarlo y ubicarlo, o un documento de devolución que adjuntaremos a la mercancía que no vamos a incorporar al almacén y que dejaremos en una zona destinada a tal fin bien identificada, embalada y accesible para cuando el proveedor pase a retirarla. Es el momento de retirar los restos de embalaje para dejar la zona de recepción siempre en las mejores condiciones de operatividad. Una recepción efectiva, nos proporciona facilidad y rapidez en la preparación de pedidos y aporta fidelidad a nuestro inventario.

Ejemplo El Instituto Tecnológico del Mueble, Madera, Embalaje y Afines AIDIMA es un centro tecnológico de ámbito internacional, formado por empresas de los sectores del mueble, madera, embalaje e industrias afines. AIDIMA es una asociación de empresas, con personalidad jurídica propia y sin ánimo de lucro.

Tiene el soporte del IVACE (Instituto Valenciano de Competitividad Empresarial). Está reconocido por el Ministerio de Ciencia e Innovación como Centro de Innovación y Tecnología, e integrado en la Red de Institutos Tecnológicos REDIT.

Figura 1.6. Diagrama del sistema de recepción de la empresa ADIMA (Depto. De logística y procesos).

Su sistema de recepción que se muestra en la figura 1.6. tiene los siguientes puntos a seguir: a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k)

Previsión Llegada mercancía Llegada mercancía Comprobación existencia de la O. Compra Control de Bultos según albarán Sellado de albarán si conforme Parte de incidencias sino conforme Desembalaje, pesado y revisión si necesario Registro de mercancía Edición de etiquetas Etiquetado de mercancía Almacenamiento temporal y definitivo

Figura 1.7. Previsión llegada mercancía.

En la figura 1.7. se nos muestra la previsión llegada de la mercancía y la emisión de informe sobre el aviso al proveedor de retrasos, continuando con una revisión, etiquetado y almacén temporal (figura 1.8.).

Figura 1.8. Llegada mercancía, recepción, revisión, etiquetado y almacén temporal.

Y termina con su etiquetado, que se muestra en la figura 1.9., y su corrección de recepciones de mercancía, que se muestra en la figura 1.10.

Figura 1.9. Ejemplo del etiquetado en la recepción, de proveedores y el departamento de compras de AIDIMA.

Figura 1.10. Corrección de recepciones de mercancía de AIDIMA.

1.1.3. Organización de los inventarios Para facilitar la localización de los materiales almacenados en la bodega, las empresas utilizan sistemas de codificación de materiales. Cuando la cantidad de artículos es muy grande, se hace casi imposible identificarlos por sus respectivos nombres, marcas, tamaños, etc. Controlar, organizar y dirigir las operaciones para tener el mejor manejo y control de la mercancía dentro del almacén, para lograr la mayor protección y conservación de los bienes bajo su cuidado. Asegurar su fácil y rápida identificación, así como el optimizar el espacio. Los métodos y procedimientos varían según la cantidad y características de los bienes, el espacio disponible, el tipo del equipo, y el número y calificación del personal.

Clasificación Se da el nombre de clasificación de artículos a la catalogación, simplificación, especificación, normalización, esquematización y codificación de todos los materiales que componen las existencias de la empresa. Veamos mejor este concepto de clasificación, definiendo cada una de sus etapas.   

 

Catalogación: Significa inventario de todos los artículos los existentes sin omitir ninguna. La catalogación permite la presentación conjunta de todos los artículos proporcionando una idea general de la colección. Simplificación: Significa la reducción de la gran diversidad de artículos empleados con una misma finalidad, cuando existen dos o más piezas para un mismo fin, se recomienda la simplificación favorece la normalización. Especificación: significa la descripción detallada de un artículo, como sus medidas, formato, tamaño, peso, etc. Cuando mayor es la especificación, se contará con más informaciones sobre el artículo y menos dudas con respecto de su composición y características. La especificación facilita las compras del artículo, pues permite dar al proveedor una idea precisa del material que se comprara. Facilita la inspección al recibir el material, el trabajo de ingeniería del producto, etc. Normalización: Indica la manera en que el material debe ser utilizado en sus diversas aplicaciones. La palabra deriva de normas, que son las recetas sobre el uso de los materiales. Estandarización: significa establecer idénticos estándares de peso, medidas y formatos para los materiales de modo que no existan muchas variaciones entre ellos. La estandarización hace que, por ejemplo, los tornillos sean de tal o cual especificación, con lo cual se evita que cientos de tornillos diferentes entre innecesariamente en existencias.

Preparación       

Determinación del método Organización del espacio de almacenaje Control del etiquetado de los artículos Indicar las mercancías que no hay que inventariar Señalar al equipo de inventario, las existencias en curso de recepción Identificar el stock que está en zonas de almacenaje. Actualizar las hojas de provisión (vísperas del inventario)

Durante el inventario    

Desarrollo del conteo de los bienes o productos Seguimiento, tratamiento y control de las referencias Impresión de los lotes con diferencias, referencias desconocidas, etc. Cuenta de control de las desviaciones y búsqueda de los códigos desconocidos (con la ayuda del responsable)

Después del inventario      

Validación del responsable de la tienda (firma del resumen de inventario) Provisión de un archivo de inventario destinado al equipo Integración del fichero sobre la caja de la tienda o transmisión del fichero a la sede por correo electrónico Integración y gestión de datos de inventario de forma avanzada y fiable Informes inmediatos y balance de las giras de inventario Gran proactividad por parte de nuestros equipos

En la organización moderna de las empresas se ha centralizado a la responsabilidad del abastecimiento yd e la administración de todos los almacenes en una sola persona. Este se reporta directamente con el director general. Y en a la estructura orgánica se encuentra en el mismo nivel que el director de ventas, de manufactura, el administrativo y el de finanzas. Bajo su dirección esta: la oficina de control de inventarios, el departamento de compras y todos los almacenes centralizados y centralizados de la compañía. Dependen de este director los encargados o jefes de cada almacén, así como los jefes de las secciones de recepción, empaque y embarque.

1.1.4. Despacho de inventarios En el despacho, se despachan las mercancías es donde el sistema edita el pedido de despacho, el jefe de bodega donde se contacta con un trasporte disponible (trasportador) que se presenta en la hora y sitio acordado o pactado por acuerdos bilaterales donde se llevara a cabo la carga de los productos que estén en buen estado verificando su calidad y para productos defectuosos se llevara un conducto regular distinta al contemplado en el código del consumidor así el jefe de bodega se encarga de él buen manejo de las estivas de que el vehículo sea el adecuado para el transporte les de las mercancías que deben ir acompañadas de los siguientes requerimientos o documentos:    

Orden de despacho Orden de venta Remesa Remisión

Y tienen como objetivo planear, dirigir y controlar las operaciones de los bienes y supervisar que se lleven a cabo con la mayor eficacia. El despacho engloba una serie de actividades como el surtido, verificación de empaque, destino, etiquetado.

Actividades Algunas series de actividades son:      

Seleccionar el vehículo Embalajes, ubicación en muelle de carga Personal y equipos de cargue Ubicación de la mercancía, facturas y remisiones Documentos de viaje e instrucciones de ruta Sellos de seguridad y entrega al transportador

Mediante el despacho estamos contribuyendo a que el ciclo de nuestro producto sea ágil y mostrando esta presteza podemos dar certeza de la eficiencia de toda una organización. Pasos para el manejo de despacho:    

Ser trasladada con el medio mecánico adecuado. Ser acompañada de un documento de salida, una nota de remisión, una factura o una factura remisión Ser revisada en calidad y cantidad; mediante el cotejo de la mercancía con el documento de salida. Los materiales para envoltura y empaque deben haberse surtido del almacén de material auxiliar, con suficiente anticipación

1.1.5. Mantenimiento de los registros Se debe planear, organizar, dirigir y controlar los sistemas y procedimientos de registro, con el fin de mantener al día la información acerca de la recepción, existencia, despacho, costo y localización de los bienes. El conocimiento exacto de qué materiales están disponibles es esencial para el funcionamiento del departamento de control de producción, y en consecuencia un registro de existencias es parte o está muy relacionado con este departamento. Estas tarjetas se colocan en lugares específicos que registran los movimientos de las existencias del almacén. En ausencia de un registro actualizado de existencias la tarjeta de compartimiento es esencial, dado que es la única constancia de existencias en la compañía. Un método mejor para el conteo de existencias es por medio de un inventario periódico y si éste se realiza, los almacenes no necesitan tener las tarjetas de compartimiento. De esta manera los registros de existencias se conservan en archivos de computadora, teniendo acceso a ellos por medio de terminales remotas. Los registros de inventario son documentos impresos en papel o en formato electrónico que reflejan cuánto y qué tipos de inventario posee una compañía, ya sea disponible, comprometido, en proceso y ordenado. La exactitud de los inventarios se refiere al nivel de concordancia entre los registros de inventario y el conteo físico real. Su importancia reside en que puede tomar decisiones acertadas en el corto, mediano y largo plazo. Existen múltiples factores que afectan la exactitud de inventarios:    

Falta de conocimiento del personal Falta de atención del personal Proveedores Empresa y otros departamentos

Afortunadamente, existen diferentes políticas que garantizan la exactitud de los registros de inventarios. Las principales políticas se detallarán a continuación:    

Asignar a personal específico las responsabilidades de recepción, despacho y registro de los materiales. Mantener el almacén bajo control. Concientizar al personal sobre la importancia de su participación en la exactitud de los registros. Aplicar un sistema de control y seguimiento de inventario.

En la actualidad, el porcentaje de error tolerable entre el inventario físico y los registros varía de una empresa a otra, esto debido a que algunas compañías se esfuerzan por lograr una exactitud de 100%, mientras que otras aceptan un 1%, 2% o 3% de error. El nivel de exactitud recomendado por American Production and

Inventory Control Society (APICS) es 0.2% para los artículos clase A, 1% para los artículos clase B y 5% para los artículos clase C. Para finalizar, la importancia de la exactitud de inventarios tiene múltiples razones, entre las que destacan:  

Razones financieras: Los impuestos dependen a menudo del valor del inventario, por tanto, se podrían dar pagos en exceso o en defecto. Razones operativas: Entre las principales tenemos: o Puede originar desabastecimiento, lo cual incrementa los costos, interrumpe la producción y retrasa las entregas. o Requisito para los sistemas Material Requirements Planning (MRP) y Enterprise Resource Planning (ERP). o Reduce la necesidad de realizar inventarios físicos anuales

1.2. Localización y distribución de almacenes.

Figura 1.11. Ejemplo de almacén

La localización de las instalaciones es el proceso de elegir un lugar geográfico para realizar las operaciones de una empresa. Seis grupos de factores dominan las decisiones de localización en el caso de nuevas plantas manufactureras:



Clima laboral favorable.



Proximidad a los mercados, calidad de vida.



Proximidad a proveedores y recursos.



Proximidad a las instalaciones de la empresa matriz.



Costos aceptables de servicios públicos, impuestos y bienes raíces.

Diferencias entre un almacén y un centro de distribución

Figura 1.12. Diferencias entre un almacén y un centro de distribución.

CONSIDERACIONES DE ALMACENES

Las consideraciones siguientes, de aplicación general, son más importantes en un almacén que en cualquier otro lugar: 1.

La carga del piso debe ser adecuada para las condiciones más adversas.

2. Los almacenes requieren ser seguros, no permitir la entrada de otro personal que no sea el del almacén. 3. La impermeabilización debe ser particularmente buena en un almacén, la gotera puede estar en una zona oculta que puede causar daño considerable antes de que sea descubierta. 4. Equipo especial, ganchos, elevadores, sierras y guillotinas motorizadas pueden estar compartidos con otros departamentos. 5. La estantería en los almacenes evitará el movimiento normal de aire con lo que la distribución de la temperatura se puede afectar seriamente. 6. Los pasillos tienen que ser lo suficientemente anchos como para permitir la circulación. 7. Los artículos de uso frecuente tienen que estar lo más cerca de las ventanillas de distribución. 8. Los artículos pesados o voluminosos hay que almacenarlos tan bajo como sea posible. 9. Los anaqueles y compartimientos no deberán ser tan profundos teniendo así un acceso fácil a la parte posterior. 10. Hay que proporcionar un área de recepción donde los artículos se puedan separar y desempacar antes que distribuir. 11. Las cintas de medir, que se empleen siempre que sea posible, se protegerán de las corrientes de aire. 12. Es esencial un sistema de localización que haga posible conocer la posición de cualquier artículo que cambie frecuentemente de lugar. Un sistema sencillo es dar una letra de referencia a cada línea de compartimientos y numerar éstos en forma consecutiva a partir de uno de los extremos. 13. El almacenamiento es esencialmente un problema volumétrico, esto es, depende tanto de la altura como del área del piso. La altura útil puede incrementarse empleando algunos de los modernos montacargas con el elevador vertical junto con cestas especiales.

Figura 1.13. Ejemplo 2 de almacén.

PRINCIPIOS DE LA DISTRIBUCIÓN DE ALMACENES  Artículos con mayor movimiento deben estar en un lugar de fácil acceso.

 Los artículos pesados deben estar ubicados de tal manera que minimicen el trabajo de manipulación en el almacén.

 Los espacios en alto deben usarse para artículos ligeros y protegidos.

 Materiales peligrosos deben ubicarse en un anexo o externos al almacén general.

ETAPAS DE LA DISTRIBUCIÓN FÍSICA DEL ALMACÉN

1. Determinar la ubicación de las existencias y establecer el sistema de almacenamiento.

2.

Establecer el sistema de manejo de materiales

3.

Mantener un sistema de control de inventarios

4.

Establecer procedimientos para tramitar pedidos.

5.

Seleccionar el medio de transporte.

Ejemplo de Layout

Figura 1.14. Ejemplo de Layout.

5.1. Selección de mobiliario y equipo de almacén.

5.2. Sistemas informáticos de administración de almacenes.

DESARROLLO

EVIDENCIAS

CONCLUSIÓN

BIBLIOGRAFÍA    

    

Atoner, J.; Freeman, E. & Gilbent, D. (1998). Administración. (6ta Edición). Heizer, J. (2009). Principios de Administración de producción y operaciones. (Séptima edición). Mexico: Pearson. Krajewski, L. (2008). Administración de las operaciones. (Octava edición). Mexico: Pearson. Fundación Iberoamericana de Altos Estudios Profesionales. (2014). CONTROL Y MANEJO DE INVENTARIO Y ALMACÉN. Recuperado 25 noviembre, 2018, de http://fiaep.org/inventario/controlymanejodeinventarios.pdf PKF. (s.f.). EL CONTROL FÍSICO DE INVENTARIOS. Recuperado 25 noviembre, 18, de http://pkfperu.com/wpcontent/uploads/2016/05/Interpretando_5.pdf Jiménez, Y. (2008, 10 junio). Administración de inventarios. Recuperado 25 noviembre, 2018, de https://www.gestiopolis.com/administracioninventarios/ Tobaldo, M. G. (2010, 6 diciembre). ADMINISTRACIONES DE INVENTARIOS. Recuperado 25 noviembre, 2018, de https://vdocuments.mx/administraciones-de-inventarios.html Garcia, A. (1996) Arranque del centenario de distribución para almacenes. México:Trillas. AIDIMA (2009). Sistema de Gestión de Almacenes. Recuperado 25 noviembre, 2018, de http://www.aidima.es/gdp/documentos/Documentos/fpiquer_SGAvWeb.pdf.

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