Ak Hotel Fix.docx

1. Jenis-jenis Penjualan Hotel Penjualan hotel dibagi menjadi penjualan kamar dan juga penjualan makanan dan minuman. a. Penjualan Kamar Hotel Berikut adalah bagian yang terlibat pada Prosedur Penjualan kamar Hotel, yaitu: 1) Reservation, bertugas menerima reservasi dari tamu dan memberikan informasi pada front office, roomboy dan housekeeping serta bagian kredit 2) Front Office, bertugas menerima tamu dan menyiapkan guest bill 3) Bellboy, bertugas membantu mengantar tamu ke kamar 4) Roomboy, bertugas membersihkan dan menyiapkan kamar 5) Housekeeping, bertugas menyiapkan perlengkapan kamar 6) Night Audit, bertugas membuat laporan penjualan harian pada malam hari dan mencocokkan penjualan pada hari tersebut 7) Income Auditor, bertugas melakukan pengecekan ulang dan pencatatan atas penjualan yang terjadi 8) Bagian Kredit, bertugas memberikan persetujuan kredit baik secara langsung ataupun tidak langsung 9) Account Receivable, bertugas mencatat penjualan kredit dan menyiapkan faktur tagihan Dokumen yang diperlukan dalam prosedur penjualan kamar hotel, yaitu: 1) Guest bill, digunakan untuk mencatat transaksi penjualan yang dilakukan oleh tamu selama menginap di hotel dan sebagai bukti tagihan kepada tamu, yang terdiri dari: a) Master bill untuk mencatat transaksi penjualan kamar. b) Extra bill untuk mencatat transaksi penjualan yang lain selain kamar, seperti penjualan makanan dan minuman, penjualan extra bed dan lain-lain. 2) Form A, digunakan untuk mencatat data pribadi tamu yang menginap dan sebagai laporan

pada

pihak

kepolisian,

formulir

ini

biasanya

juga

digunakan

sebagai registration form. 3)

Reservation form, digunakan untuk mencatat reservasi tamu sebelum kedatangan tamu.

4) Voucher agent, sebagai bukti reservasi dari agent dan digunakan untuk melakukan tagihan pada pihak agent.

5) Contract rate, merupakan perjanjian yang menunjukkan kesepakatan kerja sama antara pihak hotel dan agent, yang mencakup harga kamar, jumlah kamar yang tersedia untuk agent pada saat tertentu (allotmen), jangka waktu kesepakatan, dan hal-hal lainnya. 6) Room count sheet, digunakan untuk mengecek jumlah kamar yang terisi pada hari itu. 7) Room sales recapitulation, digunakan untuk mencatat penjualan kamar pada hari itu. 8) Remittance of fund, merupakan sebuah amplop yang digunakan untuk melaporkan dan menyetorkan hasil penjualan pada hari itu. b. Penjualan Makanan dan Minuman di Hotel Berikut adalah bagian yang terlibat pada Prosedur Penjualan kamar Hotel, yaitu: 1) Waiter/waitress, bertugas memberikan pelayanan kepada tamu, dan menerima order, meneruskan order ke dapur dan menyajikan order serta memberikan informasi pada kasir 2) Kasir, bertugas menyiapkan bill dan menerima pembayaran dari tamu 3) Kitchen, bertugas menyiapkan order 4) Income auditor, bertugas mengecek penjualan dan mencatat penjualan 5) Bagian kredit, bertugas memberikan persetujuan kredit 6) Account receivable, bertugas mencatat penjualan kredit dan menyiapkan faktur tagihan Dokumen yang diperlukan dalam prosedur penjualan kamar hotel, yaitu: 1) Restaurant and Bar Order, yang digunakan untuk mencatat pesanan tamu. 2) Restaurant and Bar Check/Bill, digunakan sebagai faktur penjualan. 3) Restaurant and Bar Summary of Sales, digunakan untuk mencatat penjualan baik tunai maupun kredit, pada masing-masing shift. 4) Remittance of Fund, merupakan amplop yang digunakan untuk melaporkan dan menyetorkan hasil penjualan pada masing-masing shift.

2. Bagan Alur Prosedur Penjualan pada Hotel a.

Flowchart Penjualan Kamar secara Tunai dan Kredit Sebelum kedatangan, tamu akan melakukan reservasi baik secara individu ataupun melalui agen

perjalanannya

ke

bagian reservation yang

selanjutnya

akan

membuatreservation form (RSF) dan mencatatnya dalam daftar kedatangan tamu,

kemudian

mendistribusikan form tersebut

ke

pihak Front

Office, Roomboy, Housekeeping dan kredit sebagai informasi. Tamu yang melakukan reservasi melalui agent akan membawa Voucher Agent (VA). Agent membuatkan VA setelah melakukan konfirmasi ke pihak hotel dan mendapatkan RSF, serta mencantumkan harga kamar sesuai contract rate (CR) dengan pihak hotel. Saat tamu datang menunjukkan bukti reservasi, Front Office akan mencocokkannya dengan salinan RF, kemudian meminta tamu untuk mengisi dan menandatangani Form A, lalu memanggil bellboy dan memberikan kunci kamar kepada bellboy untuk mengantar tamu. Setelah tamu ke kamar, Front

Office akan

membuatkan guestbill untuk

tamu

tersebut,

kemudian

memasukkannya pada rak untuk masing – masing kamar yang ada di Front Office. Front Office mengisi room count sheet (RCS), melakukan posting untuk setiap pemakaian kamar pada bill, dan membuat room sales recapitulation (RSR). Pada akhir hari, FO memasukkan hasil penjualan dan RSR ke dalam remittance of fund (ROF). Front Office mengirim Form A asli sebagai laporan ke pihak kepolisian, dan mengarsip salinannya.. Pada tengah malam, night audit akan mengecek kembali hasil kerja Front Office pada hari tersebut. Keesokan harinya ROF akan dikirim ke Back Office dan diterima oleh income audit, yang selanjutnya akan mencocokkan kembali dan memilahnya, untuk hasil penjualan tunai akan diserahkan ke general cashier, dan untuk sisanya diserahkan ke account receivable. Income audit berdasarkan informasi yang diberikan oleh night audit akan membuat daily of sales sebagai informasi kepada pihak manajemen tentang tingkat penjualan kamar, makanan dan minuman, dan pendapatan lain, serta informasi tingkat hunian dan informasi lain dalam hari kemarin. Account receivable akan melakukan penyesuaian atas piutang usaha dan mereklasifikasi piutang guest ledger ke city ledger, kemudian melakukan pencatatan dan menyiapkan invoice ke pihak agen perjalanan. General Cashier akan mencatat penerimaan kas dari hasil penjualan dan pembayaran piutang guest ledger. Terakhir Income audit akan memberikan daily of sales kepada management untuk membuat laporan management.

b. Flowchart Penjualan Tunai Makanan dan Minuman Tamu datang ke restoran/bar kemudian waiter mengantarkan menu ke tamu, tamu melihat menu dan memberikan pesanan kepada waiter, waiter menyiapkan Restaurant & Bar Order (RBO) sebanyak 3 rangkap di mana satu lembar dijadikan arsip, satu lembar diberikan ke kitchen dan kemudian kitchen menyiapkan pesanan tamu, satu lembar lagi diberikan kepada cashier outlet. Kemudia cashier outlet membuat Restaurant & Bar Bill (RBB) sebanyak 2 rangkap, satu lembar akan diberikan ke tamu dan tamu akan memberikan uang sejumlah RBB, uang dan lembar RBB lainnya akan dicatat di Summary of Sales (SOS), hasil penjualan kemudian akan dimasukan dalam Remittance of Fund (ROF). RBB, Uang, SOS, dan ROF kemudian akan dititipkan pada Front Office setiap shiftnya dan pada keesokan harinya akan dibawa ke back office

c. Flowchart Penjualan Kredit Makanan dan Minuman Tamu datang ke restoran/bar kemudian waiter mengantarkan menu ke tamu, tamu melihat menu dan memberikan pesanan kepada waiter, waiter menyiapkan Restaurant & Bar Order (RBO) sebanyak 3 rangkap di mana satu lembar dijadikan arsip, satu lembar diberikan ke kitchen dan kemudian kitchen menyiapkan pesanan tamu, satu lembar lagi diberikan kepada cashier outlet. Kemudia cashier outlet membuat Restaurant & Bar Bill (RBB) sebanyak 2 rangkap yang akan diberikan kepada tamu untuk ditandatangani sebagai persetujuan charge ke bill room, kemudian tamu akan mengembalikannya ke cashier outlet setelah ditandatangani. Satu lembar RBB tersebut akan diberikan ke front office untuk di posting pada guest bill dan lembar lainnya akan dicatat pada Summary of Sales (SOS) dan dimasukan ke Remittance of Fund (ROF). RBB, SOS, dan ROF akan dititipkan di Front Office setiap shiftnya dan pada keesokan harinya dibawa ke back office

3. Laporan yang Dihasilkan dari Prosedur Penjualan Hotel Hasil akhir dari suatu prosedur adalah informasi. Adapun informasi yang dihasilkan dari prosedur penjualan kamar, maknan dan minuman adalah: a. Penjualan kamar, laporan yang dihasilkan adalah rooms sales recapitulation b. Penjualan makannan dan minuman, laporan yang dihasilkan berupa Restaurant and Bar Summary of Sales c. Daily of sales,disiapkan oleh income auditor, yaitu berisi laporan penjualan hotel secara keseluruhan. d. Data pelanggan

Daftar Pustaka Widanaputra, A.A G.P., Suprasto, Herkulanus Bambang., Ariyanto, Dodik., Sari, M.M. Ratna. 2009. Akuntansi Perhotelan Pendekatan Sistem Informasi. Yogyakarta: Graha Ilmu.