Adquisicion Contable



Docente:



Víctor Manuel Landa Machero



Sede:



Piura

1

ARE A 10 SISTE MAS Y TE CNO LOG ÍA DE LA I NFORM AC IÓN

MODELO DE DECISION PARA LA ADQUISICION DE UN SOFTWARE CONTABLE

 Trabajo

Interamericano  Salvador

2005

Bahía Octubre 2

Objetivos de la presentación 







Posibilidades y limitaciones de las actuales aplicaciones contables. Marco de referencia para seleccionar el sistema contable adecuado Posición de la empresa, problemas y madurez tecnológica. 3 Factores relevantes para sistematizar o

Introducción Salvador Bahía, Octubre 2005

Introducción – La decisión 

Algunos contadores todavía están bajo el cautiverio de la tutela autocontraída. 

Tutela. 



Incapacidad de tomar sus propias decisiones.

Autocontraída 

Su causa no es la falta de razón sino la falta de resolución y coraje para usarla sin desear que nos diga alguna otra persona qué hacer.

"La peor decisión es la indecisión." Benjamin Franklin

5

Introducción – La decisión 

Componentes  

   



El decisor, El analista que modeliza el problema para ayudar al decisor, Factores controlables, Factores incontrolables, Resultados posibles de la decisión, Restricciones ambientales / estructurales, Interacciones dinámicas entre estos

6

Introducción – La decisión

7

Introducción – La decisión 

Etapas de una decisión: 

Reconocimiento de una necesidad: Sensación de insatisfacción con uno mismo;  Sensación de vacío o necesidad; 



Decisión de cambiar 



Para llenar el vacío o la necesidad;

Dedicación consciente para implementar la decisión.

8

Introducción – El Modelo 







Construir un modelo que viabilice dicha selección El éxito es reconocer que sólo es una abstracción de la realidad. No busca una única respuesta. Sino al contrario, busca varias alternativas de

9

Introducción – El modelo 

El modelo no tiene las complejidades de la realidad. 





Sería extremadamente difícil de resolver y probablemente le daría pocas ideas, o información, al decisor. No debe ser una excesiva simplificación que se no asemeje al mundo real.

El buen modelo busca el equilibrio entre ambos extremos.

10

Introducción - El riesgo 

Riesgo al incorporar un software contable inadecuado. 







Desarrollo automatizando el "desorden“. Generar requerimientos sin construir un modelo de la organización. Satisfacción de metas a corto plazo o problemas inmediatos,

Produce islas de Información a lo largo y ancho de la

11

Introducción – Necesidad 

Apoyo al proceso de toma de decisiones.  Requieren sistemas de





información durante toda su existencia. Lo único que cambia en el tiempo, es la forma en que se implementarán los sistemas. La administración eficaz se basa en:  

Sistemas de información financiera eficaz, y; Disponibilidad de datos financieros fidedignos, 12 exactos y oportunos.

Introducción – Necesidad 



Información Financiera es suministrada por un sistema contable. Planificar y adaptar un sistema de contabilidad computarizado eficiente podría parecer una tarea muy difícil y 13 compleja para

Introducción - Tecnología 

Desarrollo Tecnológico de la contabilidad:  





1ro. Un sistema manual. 2do. Mezcla de papel y herramientas tecnológicas disponibles; 3ro. Sistema contables computarizado.

Implementación acelerada por los bajos costos de: 

Hardware y

14

El cambio es lo único constante 

El cambio es constante 



Los eventos diarios que suceden y viajan a través de la empresa, deben ser soportados por el Sistema Contable

El cambio es inesperado 

Una fusión, un nuevo partner, un cambio repentino en el mercado, una nueva oportunidad de negocio

15

El cambio es lo único constante 

El cambio es disruptivo (ruptura brusca) 



La meta es minimizar el impacto de la disrupción con un sistema contable que debe estar sincronizado con el negocio

El cambio da oportunidades La habilidad de adaptarse es crítica para crear ventajas competitivas  Para sobrevivir, competir y ganar, las empresas deben adaptarse 

16

Táctico

Component Supplier Mgmt.

ERP Product Data Mgmt

Operacional

Compras

Transportation planning

Advanced Planning & Scheduling

Mfg. Exec. Systems

Inventory Planning Warehouse Mgmt

Transportation Execution

E-Commerce Operaciones Logística

Sistemas de gestión empresarial

Demmand Planning

Transacional

Planificación de Instalaciones, Productos y Capacidades

Estratégico

Analítico

Marco de Referencia de las tecnologías

Order Mgmt. Customer Asset Mgmt.

Ventas

ERPs (Enterprise Resource Planning)

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Tomar la decisión de automatizar Salvador Bahía, Octubre 2005

Tomar la decisión de automatizar 

Beneficios de la automatización    



Automatizar las tareas rutinarias. Preparar los estados financieros y Dejar pistas de información para la auditoria. Mejoras integrando los diferentes procesos de negocios

Reconocer la existencia de limites y peligros que involucra el proceso de

19



Tomar la decisión de automatizar - Peligros

Referido a los Datos

No garantiza información actualizada y sin errores.  Permanente actualización y verificación 



Referido a los problemas contables existentes. 

No mejora:  Estructura

de la organización,  Eficiencia financiera. 

No resolverá problemas sobre:  Personal

carente de aptitudes o de motivación,  Capacidad administrativa deficiente, 20  Políticas operativas inapropiadas, o

Tomar la decisión de automatizar - Peligros 

La automatización implica riesgos.  

Ataques de virus Pérdida de:   



  

Confidencialidad Autenticidad Integridad

Errores en ingreso de datos.

Estar consciente de estos tipos de riesgos ayudará a minimizarlos. La automatización no mejorará un sistema contable problemático Puede lograr que un sistema funcione mejor.

21

Tomar la decisión de automatizar 

Nuevas aptitudes en la organización. 







Personal Nuevo o capacitación del existente. Reorganización del departamento contable. Evaluar la resistencia del personal a estos cambios. Orientar y explicar la necesidad y los beneficios del nuevo sistema con el objeto de evitar retrasos o fallas en la 22 implementación.

Costos ocultos previsibles. 

Equipo periférico  



Suministros necesarios   



lectores de discos "zip", impresoras adicionales toner, tinta, papel.

Costos futuros del sistema,  

La obtención de apoyo técnico, y; Almacenamiento de datos.

23

Tomar la decisión de automatizar 

Automatizar todo el sistema de la organización podría ser ineficiente. 

Podría dar como resultado:    



 

Un sistema difícil de manejar, No confiable, ineficiente y, Genera un efecto desmoralizador sobre el personal.

Un enfoque gradual podría funcionar mejor.

Antes de decidir debe tomarse el tiempo y cuidado necesario. La preparación adecuada reduce:  

La necesidad de asistencia técnica externa y Los costos de la automatización. 24

Tomar la decisión de automatizar - Pasos 



Análisis de la situación actual. Examen y estudio del estado actual de la empresa. 





Identificación del alcance competitivo de la organización. Evaluación de las condiciones de la empresa.

Revisión del conocimiento actual sobre la organización

25

Tomar la decisión de automatizar - Pasos 

Revisión y el estudio de las condiciones en que se encuentran las áreas funcionales. Los procesos y las actividades deben ser identificados, evaluados y asociados con la información requerida por cada área.  Los datos deben ser obtenidos en la observación o a través de entrevistas con ejecutivos y usuarios clave. 

26

Tomar la decisión de automatizar - Pasos 

El propósito es determinar:

Situación del entorno en la organización,  Identificar problemas y establecer las necesidades de información.  Concentrarse en el entendimiento de la operación, sin considerar la estructura de la organización. 

27

Tomar la decisión de automatizar 

Decidir automatizar el sistema contable se origina por la necesidad de: 



Contar con datos exactos, consistentes u oportunos Permitir la generación de una diversidad de 28 informes internos

Tomar la decisión de automatizar 

Responder a las siguientes preguntas: 





¿Proporciona la información que requieren sus usuarios internos y externos? ¿Emplea demasiado tiempo en presentar los estados financieros? ¿Demoran las entidades financieras en autorizar las operaciones debido al retraso en la presentación de informes?

29

Preparación de la Automatización

Preparación para la automatización 

Plantearse preguntas con respecto a:      

 

Capacidad de la organización, Sistemas existentes, Recursos humanos, Espacio físico, Recursos financieros y, Necesidades de información.

No deben limitarse a la selección del software. Otros factores para el éxito o fracaso  

Necesidades administrativas y contables, y Verificar si la organización está lista para el proceso

31

Preparación para la automatización 

Cuestiones previas a la automatización 

Identificar las necesidades administrativas:   





Con la gerencia Con los principales usuarios Con un asesor externo

Identificar las causas de los problemas administrativos, incluso aquellos que no serán resueltos por el sistema. Determinar:  

Qué es lo que los usuarios quieren y 32 Que necesitan del sistema.

Preparación para la automatización 

La automatización deberá: 







Cubrir las necesidades de los auditores externos, los clientes y los proveedores. Resolver o minimizar problemas comerciales o administrativos existentes. Generar la información que se necesita del sistema contable computarizado para poder tomar decisiones Identificar quién recibirá la información y si se beneficiará de la mayor disponibilidad y suministro oportuno.

33

Preparación para la automatización 

Consideraciones preliminares:  





Financiamiento disponible. Existen requisitos impuestos por los accionistas El alcance del sistema computarizado sirve sólo para contar con información más oportuna y accesible Capacidad actual de la

34

Preparación para la automatización 

Evaluación del estado de automatización de la Organización.

(Anexo Nro 03) Pregunta

Posibles acciones de seguimiento

Celebre reuniones para informar al personal gerencial de mayor jerarquía mplementar la automatización del sistema contable y asegurarse que todo el pe Discontinúe el proyecto si el personal gerencial de mayor jerarquía no se c

Evalue

las aptitudes necesarias Implemente n con el personal capacitadoun requerido para sistema? programa de implementar capacitación el con anterioridad a los Reclute personal que cuente con las aptitudes necesarias 35

Preparación para la automatización Dirección Corporativa

Funciones de la Organización Corporativa

Tecnologias Disponibles

Analisis / Modelamiento Estrategia

Necesidades de Sistemas de Información

Definición de la Arquitectura del Sistema

Corporativa Corporativa

Requerimientos de Información

Sistemas Existentes

Corporativa

Corporativa

36

Implementación del proyecto de automatización

Implementación del proyecto de automatización - Pasos 

Un líder para el equipo del proyecto. 



Elaborar los documentos que servirán de guía, tales como:    



Determinar claramente los objetivos que se persigue obtener

Justificación de la compra Presupuesto Cronograma Plan de Control y evaluación

Examen del sistema actual   

Procedimientos Interno y documentación actual Obtener libros conciliados y que la información sea exacta Establecer módulo de migración de datos 38

Implementación del proyecto de automatización - Pasos 

Propuestas para efectuar modificaciones 



Identificar las necesidades no cubiertas Valuar los posibles cambios que se introducirán al sistema  

Aceptar Postergar

39

Implementación del proyecto de automatización 

Compra e instalación de los equipos y del software Instalación de los equipos necesarios  Instalación de la red de usuarios  Instalación de los software necesarios 

 Sistema

Operativo (Linux, Window, etc)  Manejador de Base de datos (Oracle, Informix, SQL)  Software de desarrollo (Power Builder, Fox, etc)



Ingreso de la información preliminar 

Balance de Apertura y otra información preliminar (tales como Clientes y Proveedores)

40

Implementación del proyecto de automatización 

Preparación y capacitación 







Antes de su implementación Sobre el uso de los módulos contables Preparar al personal administrativo sobre la interpretación de los nuevos informes

Control y evaluación 41 

Verificación del avance

Implementación del proyecto de automatización

42

Selección y compra del Software Salvador Bahía Octubre 2005

Selección y compra del software



Necesidades de software.

Volumen de Operaciones  La

cantidad de información procesada vuelve lento algunos sistemas



Número de monedas de curso legal.  Programas

simples maneja solo una moneda  Otro programas generan reportes financieros en varias monedas

44

Selección y compra del software 

Seguridad

 Contraseña

de acceso.  Restricciones definidas por el administrador de sistemas



Métodos de compra y costos.  Como

un solo paquete  Por módulos o por usuarios en línea

45

Selección y compra del software – Un solo paquete o por módulos 

Módulos y sus funciones       





Administrador del sistema El libro mayor Las cuentas por cobrar Las cuentas por pagar El inventario Planilla de sueldos Activos Fijos

Dependerá del tamaño, sistema financiero y experiencia del personal contable La instalación de módulos innecesarios aumenta el costo y la complejidad 46

Selección y compra del software 

Compra 





Puede cubrir las necesidades y ser mas eficiente en costo Se obtiene una garantía para actualizar y ampliar la funcionabilidad del software

Desarrollo  

Trabajo a la medida Mayor costo y mayores tiempos de implementación

47

Selección y compra del software – Criterios adicionales 

Soporte para la implementación del software o los equipos 



Personal que requieren del software y los equipos 

  

Apoyo técnico del vendedor (vía Internet, teléfono, personal)

Niveles de capacitación y experiencia del personal actual

Facilidad de usar el software “amigable” Habilidad del vendedor para proporcionar servicio en el futuro Anexo Nro. 05 Evaluación del software y vendedor 

Modelo de evaluación por software y vendedor

48

Hacer que el software trabaje Salvador Bahía Octubre 2005

Hacer que el software trabaje 

Analizar necesidades de automatización actuales y futuras, a fin de:  



Automatización como un proyecto:       



Identificar beneficios que se busca, y; En qué forma puede ayudarle a lograr sus metas. Formación de un equipo del proyecto, Conducción de una evaluación comprensiva, Identificación de sus objetivos y actividades, Fijación de plazos de tiempo realistas, Producción de informes regulares, Desarrollo de un presupuesto completo y Establecimiento de indicadores de logros sensibles

Lograr los resultados deseados con mayor facilidad. 50

Hacer que el software trabaje 

Beneficios esperados 





Equilibro entre la automatización y los procesos manuales Implementar módulos integrados que puedan funcionar independientemente y evitar su entrampamiento Distribución adecuada de las tareas entre las computadoras y los seres 51 humanos

Hacer que el software trabaje - Metas 





Utilización de la información y recepción de los informes de retroalimentación. Compromiso de la gerencia en su implementación Revisión de la información preparada en base a informes cruzados. 52

Hacer que el software trabaje 

Siempre pensar en las personas que utilizarán el sistema.  





Hacer participar activamente en el proceso de automatización, y Proporcionarle la capacitación necesaria a medida que ésta se requiera. Participación de todas las partes involucradas en este proceso, no solamente de el personal contable. Buscar el interés de la administración y que asuman responsabilidad por el éxito de la misma.

53

Negocios y Sistemas contables sincronizados para capitalizar el cambio Simplicidad

Agilidad

Valor

Adaptarse en tiempo Activos en os y complejidad de los Sistemas real a lasContables necesidades sincronización con el del negocio negocio

Manejar el cambio Reducir costos de operación (tiempo, rango)

Acelerar la respuesta más fácil implementar el cambio al mercado Asegurar que los recursos trabajen juntos

Liberar recursos para innovar Aumentar ingresos y utilidades Crear ventajas competitivas

54

Conclusiones Octubre 2005, Bahia

CONCLUSIONES La capacidad de modelización y la disponibilidad de información es crítica en la implementación de soluciones Se ha incrementado el riesgo de incorporar un software contable inadecuado en los últimos años.

56

CONCLUSIONES  No

existe una adecuada la planeación estratégica.  Las tendencias actuales de desarrollo de Tecnologías de Información (TI) en el mercado, se han caracterizado por esforzarse en automatizar el "desorden" existente. 57

CONCLUSIONES La decisión de automatizar el sistema contable de la organización depende de la necesidad de contar con datos exactos, consistentes y oportunos en una diversidad de formatos internos y externos. 58

CONCLUSIONES Considerar cuidadosamente: Lo que el sistema puede hacer y  Ayuda al procesar los datos para tomar decisiones.

Participación del personal, y; Implementación que afectan a muchos departamentos y niveles diferentes de la organización. 59

CONCLUSIONES El número de empleados no es un factor importante cuando se selecciona el software. La verdadera medida es: la complejidad de las actividades, el número de transacciones que se realizan cada mes, seguridad deseada, cantidad de monedas de curso legal que se manejan y, 60 métodos de adquisición.

CONCLUSIONES Los módulos que se instale dependerán de factores como: el tamaño y la complejidad de la organización, el sistema financiero existente y, la experiencia del personal contable.

61

Anexos 

Necesidades y Beneficios de la automatización 



Necessidades e benefícios da automação

Evaluación de las necesidades de automatización 

Avaliação das necessidades de automação 62

Anexos 

Evaluación del estado de automatización de la Organización 



Módulos del software contable y sus funciones 



Avaliação do estado de automação da organização

Modulos do softwarwe contábil e suas funções

63 Evaluación del software y del vendedor

Era de la Información “No es el más fuerte ni el más inteligente el que sobrevive, sino aquel que se adapta mejor al cambio” Charles Darwin 64

– – – –

Asociación Interamericana de Contabilidad Interamerican Accounting Association Associação Interamericana de Contabilidade Colegio Departamental de La Paz

Muchas Gracias! Participantes del Colegio Departamental de La Paz Cr. Gral. Mario Moreira 65