Administracion De Cuentas Por Cobrar

Administración de cuentas por cobrar y pagar Taller No. 2 Instructor: Marcelo Rodríguez MAE, CPA Marzo de 2004

¿?

¿Por qué la administración de cuentas por pagar y cobrar es un punto crítico en el análisis de negocios?

Ciclo de negocio – empresas comerciales

Compras

Inventario de mercancias

Pedido

Efectivo

Cobranzas

Cuentas por cobrar Al contado

Ventas

Al crédito

Ciclo del efectivo Compra de materias primas o mercaderías a un proveedor

Venta del producto

Días en existenciaDías que faltan para cobrar

Días que faltan para pagar Pagos a los proveedor es

Ciclo del efectivo

Cobranza a clientes

El proceso de negocio – el proceso primario

MERCADO DE CAPITALES

MERCADO DE BIENES DE CAPITAL

ACTIVO FIJO

PROCESO PRIMARIO PROCESO PRIMARIO del Prof. Aquiles Limone del Prof. Aquiles Limone

RETROALIMENTACIÓN POSITIVA

ACTIVO CIRCULANTE PRODUCTOS

EFECTIVO ACTIVO

EN PROCESO

PRODUCTOS TERMINADOS

ACTIVO CIRCULANTE (Deudores)

EFECTIVO

CIRCULANTE (Materias Primas) TRANSFORMACIONES TRANSFORMACIONES FINANCIERAS COMERCIALES

MERCADO DE PROVEEDORES

TRANSFORMACIONES TRANSFORMACIONES COMERCIALES FINANCIERAS

MERCADO DE MANO DE OBRA

MERCADO DE CLIENTES TRANSFORMACIONES LABORALES Y DE PERSONAL

GASTOS SUMIDERO

INDICA TRANSFORMACIÓN FLUJOS INTERNOS FLUJOS DE INTERCAMBIO CON EL MEDIO

Ley 2495 ..

¿Qué precisa la Ley de Reestructuración Voluntaria de Empresas respecto a deudores y acreedores?

La reestructuración voluntaria

Ley #2495 de 4 de agosto de 2003

Objeto (LRV Art.1): Lograr la reestructuración o liquidación voluntaria de empresas no sujetas a regulación por la Super. de Bancos y Entidades Financieras y de Pensiones, Valores y Seguros mediante un “Acuerdo de Transacción”, que es un convenio en virtud del cual, el deudor y sus acreedores dirimen derechos de contenido patrimonial mediante concesiones recíprocas y reconocimientos mutuos conforme al procedimiento y a las mayorías establecidas en esta ley.

Administración de cuentas por cobrar Primera parte

Contenido primera parte..

1. Clasificación, concepto y objetivos del sistema contable en la gestión del proceso de cuentas por cobrar. 2. Indicadores contables (ratios) rotación cuentas por cobrar

en

la

3. Contabilidad y control interno de cuentas por cobrar y ventas, métodos de estimación de cuentas incobrables 4. Gestión de cuentas por cobrar - Políticas de crédito, Análisis de solicitud de créditos

Clasificación de las cuentas por cobrar en la situación financiera

La Salvadora S.R.L. Balance al 31/12/X3 Activo Activo corriente Disponibilidades Inversiones (CP) Créditos o exigible

Cuentas por cobrar comerciales Cuentas por cobrar no comerciales

1

Cuentas por cobrar comerciales - cuentas de control y cuentas relacionadas con el proceso

1

- Caja o Bancos (entrada de efectivo) OUT

Cuenta por cobrar comerciales

Cuentas de control

- Cuentas por cobrar (crédito simple) - Documentos por cobrar (documentario) - Estimación de incobrables (Previsión)

Cuentas relacionad as

- Ventas - Impuestos (Debito fiscal IVA e IT) - Descuentos comerciales - Descuentos por pronto pago - Devoluciones en ventas

Cuentas por cobrar No Comerciales Composición Descuento de documentos Documentos en cobranza Deudores con cargo de cuenta

Cuentas por cobrar no comerciales

Anticipos y prestamos al personal Dividendos por cobrar Acciones suscritas pendientes de pago Crédito Fiscal IVA, etc

1

¿Qué es una cuenta por

1

cobrar ? Representa un derecho monetario contra un deudor y generalmente se constituyen en un exigible a corto plazo (menor a un año), a consecuencia de la venta de bienes y servicios. ¿Cuál es el aporte del sistema de contabilidad respecto de este proceso? Proporcionar información cuantificada y detallada por deudor referente al monto total de recuperaciones pendientes de cobro.

1 Clasificación de control en cuentas por cobrar Por su vigencia:

Por tipo de Tipo A cliente: Clientes de alta rentabilidad, y buena voluntad de pago

Tipo B

Clientes rentables, y buena voluntad de pago

Vigentes

Vencidas

Cuentas por cobrar

Incobrables

Tipo C Clientes no rentables y baja voluntad de pago

Por antigüedad: Partidas abiertas a: -

30 días entre 31 y 60 días entre 61 y 90 días mayores a 90 días

(-) Riesgo

(+)

1

Ley de Pareto

Dependencia estratégica Número de clientes

Rentabilidad del negocio

20%

80% Relación En 1906, el economista italiano Vilfredo Pareto creó una fórmula matemática para describir la distribución desigual de la riqueza en su país, observando que el 20% de las personas poseían el 80% de la riqueza. En los años 40 el Dr. Joseph M. Juran atribuyó la regla del 80/20 a Pareto, llamándola "Ley de Pareto".

2

Concepto y uso de ratios

Ratio

A ____ = B

(Cociente)

=

Ejemplo: Rentabilidad de los capitales propios Los ratios se comparan con:

Utilidad neta Patrimonio

 Ratios de la misma empresa para estudiar su evolución.  Ratios presupuestados por la empresa.  Ratios de tipo ideal.  Ratios de tipo sectorial 

Comentario: Ratio no es castellana pero, es dede uso en Ratios deuna los palabra principales competidores lacomun empresa. textos escritos en ingles, la Real Academia define al definir la palabra “Razón” aclara que proviene del latin “Ratio”

Indicadores contables (ratios) en la rotación de cuentas por cobrar

Días de venta en la calle a) El período en el que se completa en promedio la cobranza Para: Evaluar la eficacia de la gestión de cobranzas mediante comparación de este indicador con los plazos y condiciones de venta Saldo promedio de cuentas por cobrar x 365 días Diás de venta en la calle = Ventas anuales + IVA ÓPTIMO =

LO MENOR POSIBLE

Significado Cuanto más bajo es, más corto es el período de formación del saldo de cuentas por cobrar por ventas

2

2

Caso de ejemplo 2003 Saldo Cuentas por cobrar (+) Ventas netas a crédito 393.000

2002

US$

US$

90.000

80.000

415.000

Cuentas por cobrar totales (-)

565.000

473.000

Saldo cuentas por

cobrar al final <70.000> Cobranzas

< 60.000>

445.000

Nota. El ejemplo asume una tasa nominal del IVA del 13% y que 403.000 no existieron perdidas por incobrables

2

Caso de ejemplo (Cont.) Cuentas por Cobrar Promedio

2003 US$

(CxC al inicio + CxC al final) / 2

85.000

US$ 85.000 x 365 días

Diás de venta en la calle =

US$ 415.000 + ((415.000/87) x 13)

= 65 días Rotación de cuentas por cobrar: Rotación CxC

2003 =

US$ 445.000 US$ 85.000

ÓPTIMO =

= 5.23 veces /año

LO MAYOR POSIBLE

3

Aspecto contable Cuentas por cobrar (Clientes) MN; ME

Debe

Haber

• Saldo periodo anterior

• Cobranza parcial o total

• Ventas de crédito

• Reclasificación del crédito con garantía de documentos

• Notas de cargo Intereses Otros

• Devoluciones y descuentos • Bonificaciones • Castigo de incobrables

(+)

• Cierre

(-)

3

Flujo contable – Venta a crédito y cobranza La empresa ABC Ltda. vende mercaderías al crédito al Sr. Juan Perez por Bs10.000 según factura de venta No. 1511 Cuentas por cobrar Sr. Juan Perez Debe

Haber

(1) Bs 10.000 Bs 10.000(2)

Debe

Ventas

I.T.

Caja Debe

Haber

Bs 8.700 (1)

Debe

Haber

(1a)Bs 300

(2)Bs 10.000

Débito Fiscal IVA Haber

Debe

Haber

IT por pagar Debe

Bs 1.300(1)

Haber

Bs 300(1a)

(1) Y (1a) Bajo la norma impositiva actual las alícuotas del IVA e IT son del 13% y 3% respectivamente sobre el valor de la factura total (2) Luego de 30 días el cliente paga en efectivo su deuda a la empresa.

Política contable – Método de estimación de incobrabilidad (Previsión para cuentas incobrables) Estado de antigüedad de saldos Informes de la oficina de asesoria legal Factores a considerar para determinar la previsión:

Correspondencia cursada con el cliente

Comportamiento del cliente en relación con la empresa durante el tiempo.

3

¿Por qué se estiman cuentas incobrables al cierre? Evidencia definitiva de

Ajustes de Cierre 31/12/1997

cuenta incobrable facturada el año

1997

Estimación de pérdida

Resultados 1997 Objetivos:

Resultados 1998

• Reconocer la pérdida por ventas al crédito a deudores incobrables • Mostrar el valor realizable estimado de las cuentas por cobrar

3

Algunos métodos para la determinación de la estimación de cuentas incobrables (Previsión)

3

• Legislación Boliviana D.S. 24051 Art. 17 (promedio de los últimos tres quebrantos entre los tres últimos saldos de cuentas por cobrar) • Porcentaje sobre ventas al crédito • Porcentaje sobre saldo de cuentas por cobrar • Clasificación de cuentas por antigüedad de saldos • Método combinado

3

Aspecto contable – Previsión para incobrables

Previsión para cuentas incobrables. Es una cuenta complementaria de activo ( reguladora de valor), su saldo es acreedor y representa el riesgo de incobrabilidad existente por las deudas a cobrar a clientes a clientes. (Egresos) Pérdida en cuentas incobrables - Gasto de cuentas de Cierre dudosa recuperabilidad

(+)

(-)

(Reg. Previsión Activo) para cuentas - incobrables - Saldo inicial Castigos Recuperacione s

(-)

- Estimación de incobrabilidad del periódo. (+)

ABC Ltda. Balance al 31/12/20XX Activo US$ % Activo corriente .... Cuentas por cobrar 10.000 100 Menos: Previsión para incobrables (300) (3) Cuentas por cobrar neto de incobrables

9.700

97

3

Control interno a.

Autorización de extensión de créditos

b.

Control de pedidos de mercancias o servicios observando límites de crédito autorizados.

c.

Control de despachos o entregas de mercancías y/o servicios prestados.

d.

Control sistemático de devoluciones , descuentos y bonificaciones.

e.

Comprobación de facturas, notas de contabilidad.

f.

Control individual de pagos parciales y/o totales y saldos.

g.

Identificación de cuentas atrasadas.

h.

Concialiación periódica de registros principales y auxiliares.

i.

Circularizaciones de saldos períodicas a

Gestión de cuentas por cobrar Factores determinantes al otorgar crédito al cliente: - Capacidad de - Voluntad de pago pago Venta a Crédit o

RIESGO

4 - Antecedentes en el negocio - Solvencias en el negocio - Garantías del cliente - Dependencias y concentraciones en el negocio del cliente - Seguimiento del riesgo - Otros aspectos

Dinero en efectivo

Tiempo del crédito: Al contado = COD A treinta días = N/ 30 (neto 30) Descuentos por pronto pago: 2% si se paga en 10 días = 2/10

COD = Cash on delivery (pago contra entrega) CBD = Cash before delivery (pago antes de la entrega)

Administración de cuentas por pagar Segunda parte

Contenido segunda parte..

1. Clasificación, concepto y objetivos del sistema contable en la gestión en el proceso de cuentas por pagar. 2. Indicadores contables (ratios) en administración de cuentas por pagar 3. Contabilidad y control interno compras y cuentas por pagar

la de

4. Gestión de cuentas por pagar – Ciclo de maduración del efectivo

1

Qué son los pasivos?

Los “Pasivos” son deudas con terceros a quienes normalmente se los denomina “acreedores”. En esencia, los pasivos constituyen los derechos que personas u organizaciones ajenas a la empresa tienen sobre los activos de esta última.

Pasivos por su origen.. Cuentas por pagar comerciales (deudas y provisiones)

Pasiv o

Servicios personales por pagar (deudas y provisiones) Impuestos y aportes por pagar Prestamos bancarios Otras cuentas por pagar

Clasificación de pasivos? Pasivos por su exigibilidad.. Pasiv o

Hasta un año de plazo = Pasivo corriente A más de un año de plazo = Pasivo no corriente

Pasivos por su naturaleza..

Pasiv o

Sin garantía = Con compromiso verbal de pago (financiamiento espontaneo) Con garantía (Respaldo documentario como letras y/o pagares)

1

1

Aspecto contable Cuentas del Pasivo

Debe

• Por pago de deudas al vencimiento de plazo • Por amortizaciones • Por traspaso a otras cuentas de pasivo • Por cierre de gestión

(-)

Haber

• Por el saldo inicial • Por deudas contraidas en el período • Por actualizaciones, cuando las deudas son con mantenimiento de valor

(+)

2

Ratio de endeudamiento U.M.

%_

PASIVO Y PATRIMONIO U.M.

Disponible Realizable Existencias Activo fijo

6 8 18 45

8 11 23 58

Exigible a corto plazo45 Exigible a largo plazo10 Capital 22 Capital Social Social 22 ∑

TOTAL ACTIVO

77

100

ACTIVO

%_

d

58 13 29 29

TOTAL PASIVO Y PATR. 77 ∑ 100

e

Conclusiones: ∑

= 29% ; ∑ e= 100%  29% < 40 - 50% d

del total del

pasivo

OPTIMO: del

Capital Social asciende a un 40% - 50% del total pasivo Capital Social = 40% – 50% del pasivo

CORRECTO:

Empresa capitalizada

NOTA IMPORTANTE: Todas las proporciones que se proponen a nivel ideal son genéricas y podrían no ser válidas para determinadas empresas.

2

Ratio de endeudamiento (continuación) U.M.

%_

PASIVO Y PATRIMONIO U.M.

Disponible Realizable Existencias Activo fijo

6 8 18 45

8 11 23 58

Exigible a corto plazo45 Exigible a largo plazo10 Capital 22 Capital Social Social 22 ∑

TOTAL ACTIVO

77

100

ACTIVO

d

58 13 29 29

TOTAL PASIVO Y PATR. 77 ∑ 100

Conclusiones: Capital Social < 40% del total del pasivo PRECAUCIÓN: Empresa endeudada Capital Social > 50% del total del pasivo ATENCIÓN:

%_

Empresa que infrautiliza los fondos

NOTA IMPORTANTE: Todas las proporciones que se proponen a nivel ideal son genéricas y podrían no ser válidas para determinadas empresas.

e

2

Ratio de endeudamiento (continuación) U.M.

%_

PASIVO Y PATRIMONIO U.M.

Disponible Realizable Existencias Activo fijo

6 8 18 45

8 11 23 58

Exigible a corto plazo45 Exigible a largo plazo10 Capital 22 Capital Social Social 22 ∑

TOTAL ACTIVO

77

100

ACTIVO

%_

d

58 13 29 29

TOTAL PASIVO Y PATR. 77 ∑ 100

e

Conclusiones sobre el ejemplo: DESCAPITALIZACIÓN, ENDEUDAMIENTO ∑

= 29% ; ∑ e= 100%  29% < 40 - 50% d

del total del

pasivo

Capital Social < 40% del total del pasivo PRECAUCIÓN: Empresa descapitalizada o endeudada. NOTA IMPORTANTE: Todas las proporciones que se proponen a nivel ideal son genéricas y podrían no ser válidas para determinadas empresas.

Mecanismos para evitar la suspención de pagos a proveedores

2

PROBLEMAS DE LIQUIDEZ DESCAPITALIZACIÓN, ENDEUDAMIENTO

PARA EVITAR UNA SUSPENSIÓN DE PAGOS

Aumentar los capitales propios

Mejorar el activo circulante y exigible a corto plazo

Vender activos fijos no imprescindibles

Indicadores de gestión de financiamiento de CP - Resumen

 Análisis del balance general. ¿Está la empresa capitalizada? ¿Se pueden atender los pagos?

>

Activo Corriente

Deudas a corto plazo

Capitales propios suficientes (40 – 50% del pasivo)

2

Control interno – cuentas por pagar

3

1. Autorización. Los gastos y las compras de bienes y servicios mayores deben ser aprobados de acuerdo con los criterios y procedimientos establecidos por la dirección 2. Oportunidad. Los pasivos deben pagarse oportunamente coordinando con tesoreria la disponibilidad de fondos en los plazo ade pago acordados 3. Clasificación. La información relacionada con los pasivos debetener toda la disgregación suficiente para su efectivo control. 4. Verificación. Debe verificarse y evaoluarse periódicamente lows saldos de cuentas por pagar y los registrados en cuentas relativas a las nominas y sus transacciones relacionadas. 5. Protección física. El acceso a los registros contables de compras y nómina, recepción de desembolsos, formas documentales, instalaciones y procedimientos de proceso deben permitirse solo a personas autorizadas por la dirección de la empresa.

Riesgos – compras y cuentas por pagar

3

- Efectuar compras no autorizadas - Pagar en efectivo a personas no autorizadas - Adquirir material de baja calidad - Efectuar compras a precios excesivos - Adquirir mercaderías no requeridas o no prioritarias - Registrar pasivos por bienes o servicios no recibidos - Registrar gastos por bienes o servicios sin apropiación adecuada de los impuestos inherentes.

Ciclo de maduración del efectivo

Compra materias primas

Pago de mano de obra y gastos de fabricación

Pago de materias primas Producció n

Almacenamien to

Pago gastos de venta Venta

Plazo de pago a proveedores Días de stock de materias primas

Cobro cliente s

Plazo de cobro a clientes Días de stock de productos en curso

Días de stock de producto acabado

CICLO DE CAJA CICLO DE MADURACIÓN

Ciclo de maduración del efectivo

Nº de días de stock de materia prima

-

Plazo de pago a proveedore s

+

Nº de días de stock de producto en curso

+

Nº de días de stock de producto acabado

+

Plazo de cobro de clientes

+

60 días

EJEMPLO EMPRESA “A” 28 días

-

15 días

+

20 días

= 123 días

+

30 días

Ratios - ciclo de maduración del efectivo Calculo de RATIOS: Plazo de cobro a los clientes Plazo de pago a los proveedores Plazo de stock de las materias primas Plazo de stock de los productos en curso Plazo de stock de los productos acabados

=

Clientes + efectos

=

Proveedores

=

Ventas + IVA

Compras

x

365

x

365

Stock materias primas Compras Anuales

Stock de prod. en proceso

= =

Compras Anuales Stock de prod. acabados Costo de ventas anual

x

365

x

365

x

365