Adm. Inventarios

ADMINISTRACION DE INVENTARIOS Una buena administración de inventarios debe proveer los materiales y suministros que las operaciones vayan requiriendo, y al mismo tiempo minimizar la inversión de inventarios, las pérdidas como consecuencia de la caída en desuso de ciertos materiales, stocks deteriorados y pérdidas de ventas al no contar con un nivel adecuado de existencias. Los inventarios pueden ser de tres tipos: -

Existencias de Materias Primas. Existencias de Productos en Proceso. Existencias de Productos Acabados.

Las principales variables que afectan al nivel de inventarios son: -

Nivel de ventas y durabilidad o perecibilidad del producto: (especialmente al nivel de existencia de productos acabados).

-

Período y naturaleza técnica del proceso de producción: (especialmente al nivel de existencia de productos acabados).

-

Eficiencia en la programación de compras y confiabilidad de las fuentes de abastecimiento (especialmente al nivel de existencias de materias primas).

¿Por qué se dice que una buena administración debe tener un nivel óptimo de inventarios?. Dado a que mantener un nivel mayor de inventarios implica inmovilizar recursos adicionales y además se incurre en un mayor costo de mantención (manipulación y almacenamiento de los inventarios). ¿Cómo se determina el nivel óptimo de inventarios? Existen dos enfoques para determinar dicho nivel. 1.

Enfoque de certeza: Donde todas las variables pertinentes se conocen con un 100% de seguridad.

2.

Enfoque de incertidumbre: probabilidades.

El cual está ligado a las teorías de

1.

Enfoque de certeza: Aquí se encuentra el método del LOTE ECONOMICO: En este método, la cantidad óptima se determina conociendo:

-

La demanda. Los costos asociados a los inventarios, aquí se distinguen dos tipos de costos: i) ii)

Costos de Mantenimiento Costos de la ORDEN.

Costos de Mantenimiento: Son aquellos costos como: -

Almacenaje, manipuleo. Seguros. Costos de los recursos de capital comprometidos. Estos son constantes por unidad de inventarios y por unidad de tiempo, por lo tanto, estos costos de mantenimiento aumentan en proporción directa con la cantidad promedio del inventario. ¿Cuál es la cantidad promedio del inventario? Si el ritmo de utilización de un artículo fuera constante en el tiempo y no hubiera que mantener ningún stock de seguridad, el inventario promedio, es el siguiente: Inventario promedio = Q

+ O =Q 2 2

donde: Q = cantidad de “u” de cada pedido que se supone constante y que corresponde al saldo inicial. O = saldo final de inventario. Luego el Costo de Mantenimiento, es igual al costo unitario de mantenimiento (C) multiplicado por el inventario promedio en existencia, o sea:

Costo de mantenimiento = C • Q 2

2.

Costos de la Orden: Estos incluyen costos tales como:

-

Costos de colocar una orden, es decir gasto administrativo requerido para emitir las órdenes internas colejar precios, elegir al proveedor, etc.

-

Gastos de recibir y controlar las mercaderías que llega a bodega.

-

Costos de embarque y de acarreos.

Estos costos tienen una parte fija y variable; (los costos de un departamento de compras y de recepción son fijos. Por ejemplo: El personal del departamento de compras en un costo fijo, pero en cambio el costo de colocar un pedido, es variable). Luego los costos totales de orden de un período son iguales a: Costo de ORDEN = F+ S • O Q donde:

F = Costo fijo de la orden. O = Demanda para un período de tiempo. Q = Unidades de cada pedido. O/Q = Número de pedidos en un período de tiempo. S = Costo variable de cada pedido.

Luego, los COSTOS TOTALES DEL INVENTARIO, va a ser igual al costo total de mantenimiento más el costo total de ORDEN. C. Total: C • Q + F + S • O 2 Q De la fórmula se desprende: -

Cuanto mayor es la cantidad de cada pedido (Q), tanto mayor son los costos de mantenimiento, pero menores los costos de orden.

-

Cuanto menor es la cantidad de cada pedido, menos son los costos de mantenimiento, pero mayores los costos de vidas.

Por lo tanto, para hallar, el nivel óptimo de inventario que minimice ambos costos es necesario hallar la derivada de la fórmula del costo total, e igualar esta derivada a cero. C. Total: C • Q + F + S • O 2 Q

dCT = C – S • O dq 2 Q SO = C Q 2 2

Q=

√ 2•S•O C

Como la segunda derivada, es mayor que cero, para todos los valores posibles de Q, esto es un mínimo. Gráficamente la situación es la siguiente: Costos

Costo total INVENTARIO Costo total MANTENIMIENTO Costo total del Costo ORDEN Costo fijo del costo de ORDEN Dimensión del lote de reposición.

Conclusiones del gráfico Costos mantenimiento varían en forma directamente proporcional con la dimensión de cada pedido.

-

Costos emisión de orden: varían inversamente con la disminución de estos:

-

La línea del costo total comienza declinando a medida que disminuye el costo total de ORDEN. Pero esta misma línea comienza a elevarse cuando esa disminución en el costo de orden, no alcanza a compensar el crecimiento en los costos de mantenimiento.

-

El punto Q, representa la disminución óptima de cada período, porque minimiza el Costo Total.

-

Cuando la línea del costo total, alrededor del punto Q, es más o menos plana, puede ser mejor que en lugar de fijar una cantidad determinada, se fijen dos límites: • •

uno máximo uno mínimo

Entre estos límites la cantidad de cada pedido puede variar. ¿Cuántos pedidos se deben hacer durante un período de tiempo? El número de pedidos va a depender de la Demanda y del Lote económico. Es decir: Nº de Pedidos = Demanda Q

¿Cada cuánto tiempo se deben solicitar los pedidos? El tiempo de ordenamiento =

T D/q

donde: T = horizonte de planificación. Gráficamente la situación sería la siguiente: donde Q = lote económico t = período que cubre el lote.

Q

t

tiempo

La utilización del inventario constituye una línea quebrada, pero se puede aproximar a una línea recta para fines de estudio. De acuerdo al gráfico, el nuevo pedido debería solicitarse cuando el inventario alcanza el punto cero, pero aquí se esta suponiendo que la empresa puede reponer el inventario sin ninguna espera, cosa que no sucede en la práctica. Por lo tanto, para calcular el momento o instante en que la empresa debe solicitar un nuevo pedido se debe determinar el “plazo total de entrega”. Este plazo se determina de la siguiente forma: a)

Colocación del pedido: Desde el día de la emisión de la requisición hasta el día en que el proveedor recibe el pedido.

b)

Tiempo de entrega: Es el tiempo que transcurre desde el momento en que el proveedor recibe el pedido y el momento en que la mercadería es puesta en bodega de la Empresa.

Por lo tanto, el plazo total de entrega es a y b. Teniendo el plazo total de entrega se puede calcular el punto de pedido, “que será igual al consumo promedio, multiplicado por el plazo total de entrega”. ¿Y cuál es el consumo promedio? es el lote económico dividido por el tiempo de ordenamiento.

De este modo, se solicitará el nuevo pedido, considerando las unidades que serán consumidas o vendidas durante el plazo total de entrega. • Demanda 9.000 “u” anuales. • Costo de orden de cada pedido = $50.• Costo de mantenimiento, durante el año es de $5.• Tiempo de espera total = 10 días.

Ejemplo:

i)

Determinación del Lote Económico 2 Q=

√ 2 x 9.000 x 50 5

Q = 424 unidades

ii)

Números de pedidos: D = 9000 = 22 pedidos Q 424

iii)

Tiempo de ordenamiento= 360 = 17 días 22

iv)

Punto de Pedido = 424 • 10 días = 249 17 Consumo promedio del lote económico

Por lo tanto, cuando el inventario sea igual a 249 unidades, se debe solicitar el nuevo pedido de tal forma que cuando lleguen las nuevas unidades el inventario será igual a cero, ya que las 249 unidades, serán consumidas o vendidas durante el plazo total de entrega. Hasta aquí se ha supuesto que la: -

demanda es totalmente predecible. gran confianza en las fuentes de aprovisionamiento.

Habitualmente esto no sucede, por lo tanto es necesario tener un margen de seguridad o stock de emergencia.

¿Cómo se calcula el stock de seguridad o emergencia? Una de las formas, es mediante un porcentaje que se calcula sobre la reserva de aprovisionamiento. ¿Qué es reserva de aprovisionamiento? Es la reserva que será consumida durante el plazo total de entrega, es decir el “punto de pedido”, calculado anteriormente. ¿La reserva de emergencia se consume? No, a menos que el nuevo pedido no llegue a tiempo o que aumente el nivel de demanda esperado. La suma de la reserva de emergencia y de la reserva de aprovisionamiento, es el nuevo punto de pedido cuando existen márgenes de seguridad. Por lo tanto, la reserva de emergencia más el lote económico, arroja la existencia máxima que tendrá la Empresa en un momento dado. De acuerdo al ejemplo anterior, si el margen de seguridad es un 10%. La seguridad de emergencia sería igual a 25 unidades. Luego Punto de Pedido = 249 + 25 = 274 “u”. e Existencia Máxima = 424 + 25 = 449 “u”.