Actividad Excel

ACTIVIDAD EXCEL AVANZADO Tablas dinámicas En la hoja EGRESADOS encontrará un tabla con los nombres, edad, genero, teléfonos, colegio y año de egreso, de unos jóvenes que desean ser becados por la empresa. “En la carpeta 3 EXCEL AVANZADO están dos libros de muestra con las tablas dinámicas ya resueltas, las puede visualizar y utilizarlas de guía”.  En el libro ACTIVIDAD 3 EXCEL hay una hoja llamada EGRESADOS y otra llamada CARROS, copie y péguelas en un libro nuevo, para que pueda crear las tablas dinámicas en el libro nuevo. Guarde este libro como TABLAS DINAMICAS.  Cree una tabla dinámica en hoja nueva del libro TABLAS DINAMICAS a partir de la lista que se encuentra en la hoja EGRESADOS.  Va a contar la cantidad de estudiantes por año de egreso.  Use la función Contar. Vaya al ficha: Insertar, comando: Tablas dinámicas, aparece el cuadro de dialogo Asistente para tablas y gráficos dinámicos, le pregunta ¿Dónde están los datos que desea analizar? Escoja el botón de radio Lista o base de datos de Microsoft Excel, ¿Que tipo de informe desea crear? Escoja el botón de radio Tabla dinámica. SIGUIENTE ¿Dónde están los datos que desea usar? Seleccionar el rango de la tabla, incluyendo la fila de titulo SIGUIENTE ¿Dónde desea situar la tabla dinámica? Hoja de cálculo nueva. FINALIZAR En la hoja nueva aparece las áreas o campos de columna, fila y datos, en estos campos deberá arrastrar y soltar los encabezados o campos que aparece en el cuadro TABLA DINAMICA. Arrastre el campo AÑO DE EGRESADO al área Fila. Arrastre el campo EGRESADO al área Fila. Arrastre el campo APELLIDO al área de Datos.

 Cree una tabla dinámica en hoja nueva del libro TABLAS DINAMICAS a partir de la lista que se encuentra en la hoja EGRESADOS.  Contar las edades por género.  Use la función Contar. Arrastre el campo EDAD al área Fila. Arrastre el campo GÉNERO al área Columna. Arrastre el campo APELLIDO al área de Datos.  Cree una tabla dinámica en hoja nueva del libro TABLAS DINAMICAS a partir de la lista que se encuentra en la hoja EGRESADOS.  Contar personas por género hay de cada institución educativa.  Use la función Contar A las tablas que creó aplíqueles formato. En la barra de herramientas de la tabla dinámica encontrará un botón llamado FORMATO DE INFORME.  Aplíquele formato 2 a la tabla 1.  Aplíquele formato 3 a la tabla 2.  Aplíquele formato 4 a la tabla 3. En la hoja CARROS encontrará la cantidad de producción o recaudos en el mes de enero de diferentes carros. Va a crear una tabla dinámica para:  Sumar las cantidades de vehículos por semana.  Use la función suma Arrastre el campo VEHÍCULO al área Columna. Arrastre el campo SEMANA al área Fila. Arrastre el campo CANTIDAD al área de Datos.  Cree una tabla igual, en otra hoja y aplíquele un filtro para ver los carros CAMION Y CAMIONETA. Cambiar el diseño de la tabla  Cree otra tabla siguiendo el mismo procedimiento. Se puede cambiar el diseño de la tabla, por ejemplo: Arrastrar el campo de Vehículo a Columna Arrastrar el campo de Semana a Fila Arrastrar el campo de Cantidad a Datos

Obtención de Subtablas Asiendo doble clic sobre una celda, en este caso por ejemplo la segunda de Auto, donde figura la cantidad 122350, Excel automáticamente produce un detalle en hoja aparte según lo siguiente. Mes SemanaVehículoCantidad Enero 3Auto 122350

Validación de Datos La condición para dar la beca a estos jóvenes es que estén entre la edad de 20 a 25 años de edad, para ello va a validar la columna de edad para que prevenir algún error. En la hoja VALIDACIÓN, valide la columna de la edad de la lista de de jóvenes becados de modo que solo pueda escribir números enteros mayores a 20 y menores a 25.  Seleccione la columna EDAD, diríjase al ficha: Datos, comando: Validación, en la ficha configuración, elija en Permitir: Numero entero, entre 20 y 25, pase a la ficha Mensaje de error, elija el estilo Limite, en título escriba ERROR, en mensaje escriba, Las edades aptas están entre los 20 y 25 años de edad. Escenarios Va hacer dos ejercicios diferentes de Escenarios el primero es un ejemplo común, el segundo es un ejemplo financiero, así que visualmente se hace mas complejo pero en realidad el ejercicio tiene el mismo sentido de hacer un pronostico a futuro con condiciones que usted propone. En la hoja Escenario 1, tiene los datos de cuanto puede invertir en cada regalo de navidad, va crear un escenario para tener un pronostico de cuanto le puede quedar a usted si alcanza a ahorrar mas o menos de lo que tiene planeado.

Figura 1. A partir de esta hoja de cálculo, la cual esta en el libro adjunto, va a crear los siguientes escenarios: •

POCO (Presupuesto $300.000)

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NORMAL (Presupuesto $550.000)

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MUCHO (Presupuesto $800.000)

La celda cambiante será la celda D11 (donde esta el PARA MI), ya que es el presupuesto que va a condicionar el que un entorno sea de un tipo o de otro, entonces debemos situarnos en dicha celda. Diríjase al ficha: Datos, comando: Analisis y Si, Administrador de Escenarios, aparece el cuadro de dialogo Administrador de escenarios (observe todos los botones que contiene este cuadro), haga clic en el botón AGREGAR.  Nombre Del escenario escriba POCO, Celdas cambiantes: C3, haga clic en el botón Aceptar, en Valores del escenario escriba: $300.000 haga clic en el botón Agregar.  Nombre Del escenario escriba NORMAL, Celdas cambiantes: C3, haga clic en el botón Aceptar, en Valores del escenario escriba: $550.000 haga clic en el botón Agregar.  Nombre Del escenario escriba MUCHO, Celdas cambiantes: C3, haga clic en el botón Aceptar, en Valores del escenario escriba: $800.000 haga clic en el botón Agregar y Cancelar.

 Presione el botón Resumen, aparece el cuadro de dialogo Resumen del escenario, elija la opción Resumen, en celdas resultantes : D11, haga clic en el botón Aceptar.

Va realizar el segundo ejercicio (financiero). Haga un análisis de datos usando escenarios, en la hoja Escenarios 2, se ha calculado el valor actual neto (VAN) y la tasa interna de rendimiento (TIR) para cuatro proyectos de inversión diferentes, de los que conocemos la inversión inicial y los rendimientos a obtener en los próximos 5 años. La tasa con la que estamos resolviendo el ejercicio es el 5%.

Figura 2.

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CRITICO (tasa del 8%)

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NORMAL (tasa del 5,1%)

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EXTRAORDINARIO (tasa del 3,5%)

La celda cambiante será la celda C4 (donde esta el porcentaje actual), ya que es la tasa que va a condicionar el que un entorno sea de un tipo o de otro, entonces debemos situarnos en dicha celda. Diríjase al ficha: Datos, comando: Analisis y Si, aparece el cuadro de dialogo Administrador de escenarios (observe todos los botones que contiene este cuadro), haga clic en el botón AGREGAR.

 Nombre Del escenario escriba CRITICO, Celdas cambiantes: C4, haga clic en el botón Aceptar, en Valores del escenario escriba: 0.08%, haga clic en el botón Agregar.  Nombre Del escenario escriba NORMAL, Celdas cambiantes: C4, haga clic en el botón Aceptar, en Valores del escenario escriba: 0.051%, haga clic en el botón Agregar.  Nombre Del escenario escriba EXTRAORDINARIO, Celdas cambiantes: C4, haga clic en el botón Aceptar, en Valores del escenario escriba: 0.035%, haga clic en el botón Agregar y Cancelar.  Presione el botón Resumen, aparece el cuadro de dialogo Resumen del escenario, elija la opción Resumen, en celdas resultantes : H7;H8;H9;H10, haga clic en el botón Aceptar. Aparece una nueva hoja de calculo en el libro llamada Resumen de escenario, observe allí el análisis que acaba de hacer para los cuatros proyectos utilizando diferente porcentajes, la columna del VAN (valor actual neto) es la que se referencia en cada uno de los casos.

Buscar Objetivo Su empresa arrojo una utilidad para el mes de marzo de $20.000.000, lo que equivale al 29% de utilidades, usted planea para el mes de abril superar la utilidad al 35% (meta). Teniendo en cuenta que la empresa tiene los mismo gastos mensuales, calcule con la función Buscar Objetivo, cuanto tiene que vender (ingresos) para cumplir con esta meta?

Figura 3. Va utilizar la función Buscar Objetivo, diríjase al ficha: Datos, comando: Análisis y Si, Buscar objetivo, aparece el cuadro de dialogo Buscar Objetivo.

Figura 4. Definir la celda: Escriba la celda en la cual esta el % de utilidad actual del mes de abril. Con que valor: escriba el % de utilidad que quiere obtener (35%) Para cambiar la celda: Escriba la celda en la cual esta el ingreso para que usted pueda ver cuanto debe de lograr para alcanzar la meta. En la hoja de cálculo presentada (Figura 3) se visualiza un % de utilidad de 29% para el mes de abril pero simplemente es el que se obtendría en caso de no aumentar los ingresos, pero recordemos que nuestro objetivo es precisamente calcularlo para alcanzar un % de utilidad de 35% y saber cuanto debe de ser los ingresos para poderlo alcanzar. En la hoja Buscar Objetivo 2 tiene el cuadro de sus artículos, usted a hecho la suma de las ventas y le ha dado un total de $995.000, va hacer un buscar objetivo para lograr obtener el $1.000.000. Deseo saber a cuanto debería cambiar el VALOR UNITARIO de la Panela para que el TOTAL DE VENTAS sea $1.000.000. ¿Cómo debería llenar las opciones del Cuadro Buscar Objetivo? ¿Cuál fue el cambio del valor unitario de la panela? Realice el ejercicio para responder estas preguntas.

Figura 5.