Acta Proyecto

 

Acta de constitución del proyecto Sistema de Inventario y Facturación Fecha:26/04/2019

SIFTIC

Realizado Gerson Eliad Ariza Mendez

Tunja 2019

Acta de constitución del proyecto

DATOS DE CONTROL DEL DOCUMENTO Fecha Versión 30/03/2019 I

Descripción Acta de Iniciación de un proyecto

Autor Gerson Ariza

1. Descripción del Proyecto Debe describir conceptualmente en que consiste el proyecto. Debe explicar cuál es la necesidad o el problema que genera el proyecto. Debe además explicar los antecedentes del presente proyecto: otros proyectos en el área, otros proyectos con los que se relaciona, etc. En el último año en Colombia se ha estipulado que todas las empresas legalmente constituidas, tienen que generar sus facturas de manera electrónica. La gran mayoría de empresas PIMES y algunas de las grandes empresas, no están implementando la factura electrónica, según decreto 2242 del 2015, debido a este motivo SIFTIC “Sistema de Inventario y Facturacion” se presenta como una alternativa para satisfacer esta necesidad. SIFTIC es un sistema de inventario y facturación pensado en suplir todas aquellas necesidades de las micro, pequeñas medianas y grandes empresas. Es un sistema de información online y multiplataforma diseñado para usar desde un computador como desde un Smartphone con su aplicación móvil, el usuario o la empresa se conecta y realiza inventarios y facturación en una plataforma web ubicada en un servidor seguro, que realiza respaldos de información en tiempo real, lo que refleja gran seguridad en los datos de la empresa. “No hay límites para la tecnología donde quieras y cuando lo necesites SIFTIC”.

1.1.

Arbol de problemas [​ Realizar la diagramación del árbol de problemas]

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2. Objetivos del proyecto a realizar

Objetivo general Objetivos específicos

Definir objetivo general del proyecto ( Que busca este proyecto, para que está?) Debe responder a la pregunta DE “QUÉ” “PARA QUÉ” él o los “actores” principales quieren el proyecto. Especifique los pasos para alcanzar el objetivo general. Que se debe lograr o alcanzar con el producto a realizar para cumplir con el objetivo general.

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Entregables

Para cada Objetivo específico definir los “entregables” que serán necesarios terminar para que el objetivo específico sea alcanzado. A partir de los entregables definidos, se deberá definir la WBS o EDT del proyecto

Objetivos El proyecto propuesto no puede estar aislado del plan estratégico institucionales que institucional, por lo tanto anote a cuál o cuáles objetivos apoya el proyecto propuesto apoya el proyecto

3. Finalidad y justificación del proyecto. 3.1.

Oportunidades de negocio que justifiquen el proyecto [​ Mencione las oportunidades a corto mediano y largo plazo de realizar el proyecto]

Diga porque y que transforma con l propuesta que yo hago. Que oportunidades ofrezco

Que oportunidades y ventajas ofrece a los ususarios 4. Cronograma 4.1.

Criterios de aceptación de producto

4.2.

Definición detallada del alcance (EDT o WBS)

4.3.

Organigrama del proyecto, listado de tareas

Se debe especificar detalladamente las características que se exigirán de cada entregable, de forma que quede definido de antemano hasta donde se debe llegar en cada uno. Este punto es muy importante que sea detallado ya que define que será exigido para terminar el proyecto y cada una de sus etapas. Se debe especificar también cómo será aprobado cada uno de los entregables exigidos.

En este punto debe especificar las actividades del proyecto en detalle. Se recomienda dividir las actividades por fases, de manera que se facilite definir los entregables, los hitos que ayudaran a controlar el avance del proyecto. (Para este ítem se debe usar una herramienta de gestión que permita desglosar las actividades del proyecto)

En este punto se deberá realizar en un software de gestión de proyectos: ▪ Identificación de las tareas a realizar, descripción de las mismas, recursos necesarios y tiempos estimados. ▪ un diagrama de GANTT del proyecto con nivelación de recursos. (opcional) ▪ Identificación del camino crítico (opcional) Se generará a partir de lo anterior, un listado de las Tareas indicando: nombre, fecha de inicio, fecha de fin, horas hombre de dedicación programadas y Recursos. Además, se adjuntarán dos columnas a ir completando a lo largo del proyecto: % realizado, horas reales.

Organigrama del proyecto, listado de tareas

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Fase / Actividad

Fecha de inicio

Duración por día/Sem ana

Fecha de terminación

Recursos Necesarios (Personal, Equipos, etc.

1.documento proyecto de diseño revista digital de cerámica con grado 10° 2. Documento encuestas estudiantes grado decimo 3.documento con la diagramación, formato y vista de la revista 4.documento de selección de tipo de letra, colores e imágenes Fase 2….

15/10/2016

30

15/11/2016

16/11/2016

2

18/11/2016

19/11/2016

10

29/11/2016

30/11/2016

5

05/12/2016

5.documento con la selección del software de diseño y construcción 6.documento con los soportes normativos

06/12/2016

2

08/12/2016

09/12/2016

2

11/12/2016

7. documentos para la inscripción ISSN

12/12/2016

2

14/12/2016

8. acta de organización del comité editorial

15/12/2016

5

20/12/2016

9.acta de reglamento y organización, misión y visión 10. términos de la convocatoria, artículos, producciones y obras Fase 3….

21/12/2016

5

26/12/2016

27/12/2016

6

01/01/2017

11. corrección y edición de contenidos

02/01/2017

5

07/01/2017

12. actualización de contenidos en repositorio

08/01/2017

5

13/01/2017

13.capacitacion a estudiantes grado 10° y socialización del proyecto 14.capacitacion a docentes del área y socialización del proyecto Fase 4….

14/01/2017

2

16/01/2017

17/01/2017

2

19/01/2017

15. capacitación a padres de familia seleccionados y socialización del proyecto 16. difusión de la revista y ajustes de los temas y contenidos Fase N….

20/01/2017

2

22/01/2017

23/01/2017

2

25/01/2017

17. ajustes de los temas y contenidos

26/01/2017

3

29/01/2017

Fase 1….

 

4.4.

Recursos

Recursos Equipo del proyecto

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Descripción

Proveedor

Equipamiento, Hardware Software Formación Otros

5. Influencias de los Interesados. Identificar los principales actores involucrados en el proyecto y las necesidades o problemas que el proyecto debe satisfacer

Interesado Cliente Patrocinador

Requerimientos exigidos

Necesidad o requerimiento del interesado

…

6. Organizaciones funcionales y su participación.

Es indispensable identificar el rol completo, responsabilidades, nivel de autoridad y jerarquía a lo largo del desarrollo del proyecto

6.1.

Definición y descripción de roles de los involucrados

Rol Patrocinador1 Líder funcional2 Usuarios Finales3 Coordinador o director del proyecto4

Nombre / Cargo

7. Supuestos.

Identificar supuestos y restricciones del proyecto (es decir aquellas hipótesis que estamos haciendo y que deben cumplirse para alcanzar los objetivos). 1

Área o persona que proporciona los recursos financieros, monetarios o en especie, para la realización del proyecto.

2

Persona a quien se le entregará el producto resultante del proyecto (cliente), él está involucrado en las actividades de monitoreo y control y en las decisiones sobre el proyecto. 3

Área, persona o grupo de persona que utilizaran el producto resultante del proyecto para ejercer sus funciones (académicas o laborales). 4

Designado como el responsable por las actividades y resultados del proyecto

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8. Restricciones

Identificar aquellas limitaciones que pueden afectar negativamente el proyecto.

9. Presupuesto

Realice una tabla con el presupuesto del proyecto

Presupuesto general PRESUPUESTO GENERAL DE LA PROPUESTA POR FUENTES DE FINANCIACIÓN (EN MILES DE $). INSTITUCIÓN TOTAL Efectivo Especie

RUBROS Honorarios (Servicios profesionales personal) Compra de Equipo Software Materiales y Suministros Material Bibliográfico Impresos y Publicaciones Servicios Técnicos Comunicaciones, Internet y Transporte Viáticos y Gastos de Viaje Otros TOTAL

9.1 Presupuesto Discriminado DESCRIPCIÓN PERSONAL (EN MILES DE $). TOTAL Cargo del personal Perfil del personal**

Dedicación Horas/ Semana Y tiempo total

(Miles $) INSTITUCIÓN Efectivo (Miles $)

TOTAL

Especie (Miles $)

TOTAL

**Registre el área y nivel de formación de cada uno de las personas, así como la experiencia relacionada para el cumplimiento de los objetivos del proyecto.

DESCRIPCIÓN COMPRA DE EQUIPOS (EN MILES DE $).

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RECURSOS Equipos

INSTITUCIÓN

Justificación

Efectivo ​(Miles $)

TOTAL

Especie ​(Miles $)

(Miles $)

TOTAL

DESCRIPCIÓN SOFTWARE (EN MILES DE $). RECURSOS SOFTWARE

INSTITUCIÓN COFINANCIACIÓN

JUSTIFICACIÓN

Efectivo ​(Miles $)

TOTAL

Especie ​(Miles $)

(Miles $)

TOTAL

DESCRIPCIÓN DE MATERIALES Y SUMINISTROS (en miles de $) Materiales*

Justificación

Cantidad

Valor ​(Miles $)

TOTAL *Pueden agruparse por categorías, ej: vidriería, reactivos, papelería, etc.

DESCRIPCIÓN MATERIAL BIBLIOGRÁFICO (en miles de $) Ítem

Justificación

Cantidad

Valor ​(Miles $)

TOTAL

DESCRIPCIÓN DE IMPRESOS Y PUBLICACIONES (en miles de $) Ítem

Justificación

INSTITUCIÓN

VALOR ​(Miles $)

Cofinanciación

Total ​(Miles $)

TOTAL

DESCRIPCIÓN SERVICIOS TÉCNICOS (en miles de $) Tipo de servicio

TOTAL

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Justificación

Valor ​(en miles de $)

DESCRIPCIÓN COMUNICACIONES, INTERNET Y TRANSPORTE Ítem

Cantidad

Costo unitario

Valor ​(en miles de $)

TOTAL

DESCRIPCIÓN VIÁTICOS Y GASTOS DE VIAJE (en miles de $) RECURSOS Pasajes (Miles $)

Justificación*

Lugar / No. de viajes

Estadía (Miles $)

Total días

INSTITUCIÓN Efectivo (Miles $)

TOTAL

Especie (Miles $)

(Miles $)

TOTAL

10.

Análisis de riesgos

Se debe identificar aquellos riesgos que enfrenta el proyecto para alcanzar el éxito tanto técnicos, como en tiempos, costos, o en el cumplimiento de los objetivos establecidos. Dos aspectos a considerar como base para el análisis de riesgo son: -

Los supuestos y restricciones identificados El análisis de cada componente de la WBS

A partir del listado anterior se identificará la probabilidad de ocurrencia y el impacto sobre el proyecto de cada riesgo identificado..De este análisis surgirán aquellos de mayor impacto y más alta probabilidad de ocurrencia, para los cuales se deberá establecer que acciones y planes se realizarán. Se deberá definir un plan mediante el cual se tome alguna de las posibles acciones: • • • • •

Se Se Se Se Se

evite el riesgo mitigue el riesgo transfiera el riesgo realice un plan de contingencia acepte el riesgo

Objetivo

Factores de riesgo

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Impacto (Alto, Medio, Bajo)

Causas

Efectos

Estrategias & acciones de mitigación

11.

Requisitos para la aprobación del proyecto

Qué constituye el éxito, quién lo decide y quién firma la aprobación del proyecto. Escriba los factores a tener en cuenta.

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