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Empresa pedagógica en el marco del Proceso formativo del Programa Técnico Laboral por Competencia “AUXILIAR EN GESTIÓN DCOUMENTAL Y ARCHIVISTICA”

REUNIÓN ORDINARIA DE LOS FUNCIONARIOS DE MUNDO ARCHIVOS

ACTA 002

FECHA:

Valledupar, 23 de febrero de 2019

HORA:

07:42 am- 09:30 am

LUGAR:

INTECOS, Salón 206

ASISTENTES: Camilo Orozco, Gerente Miladis Montero, Control Interno Ana Velásquez, Control Interno Nayarith Frías, Secretaria General Yolima Pedroso, Archivo Zaira Ochoa, Unidad de Correspondencia Ingrid Mendoza, Comunicación y Prensa Aracelis Andrade, Talento Humano María Elvia, Almacén Tatiana Vanegas, Almacén

__________________________________________________________________ Dirección: INTECOS-EDIFICIO PUMAREJO 3er. Piso, Valledupar Celular: 322895540-3013314922 [email protected]

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Jazmín, Contabilidad Liliana Saavedra, Tesorería Diana Puello, Jurídica Luisa Puello, Jurídica Claudia Villalobos, Planeación INVITADOS:

Jean Carlos Orozco, Docente Gestión Documental y Archivística

AUSENTES:

Jhon Rico Trejos, Estudiante de INTECOS (Sin excusa)

ORDEN DEL DIA: 1. Oración al santísimo. 2. Verificación del quorum. 3. Lectura del acta anterior. 4. Palabras del señor Gerente. 5. Exposición de las Funciones, actividades y procedimientos de cada uno de los integrantes del equipo de trabajo de la empresa Mundo Archivo. 6. Intervención del Docente Orozco. 7. Agradecimientos y finalización de la reunión. DESARROLLO: 1. Se le dio inicio a la reunión con una muy bonita oración a cargo de la señora Yolima Pedroso. 2. La Secretaria General verifico el quorum.

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3. Se le dio lectura, se discutió y se aprobó el acta anterior. Cabe anotar que fue modificado el sistema orgánico funcional de la empresa.

4. El señor Gerente Camilo Orozco tomo la palabra agradeciendo inicialmente por la presencia activa de todos los miembros de la empresa y exalto la presencia del invitado de honor de esta reunión. Luego explico la importancia de cada uno de los miembros de esta entidad y sugirió que se expusieran las funciones, actividades y procedimiento de cada una de las dependencias de la empresa con el fin de socializar y enfatizar la responsabilidad de cada uno de los integrantes de tan innovadora entidad. Como ejemplo el Doctor Orozco inicio explicando que el como Gerente tiene las siguientes funciones: 

Planificar: contratando en un plan todas las acciones y procesos que deberán colocarse en marcha.



Organizar: Es una de las actividades que más incidencia tiene en los beneficios para la entidad.



Contratar: El gerente debe supervisar, validar, verificar y ofrecer retroalimentación.



Representar: Debe ser el representante ante cualquier organismo o entidad.

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Siguiendo en el orden jerárquico la palabra se le concedió a las representantes de Control Interno las señoras Ana Velásquez y Miladis Montero quienes hablaron de sus actividades que las resumieron así:



Realizar seguimientos y verificar las acciones de mejoramiento que sean asignados en las dependencias que resulten involucradas en fallas en los debidos procesos.



Ejercer autocontrol sobre los procesos y procedimientos encomendados para el mejoramiento permanente de la prestación de servicios a su cargo.



Estudiar, evaluar y conceptuar sobre las materias de competencias del área donde del área donde se ubique de acuerdo con su perfil profesional y las políticas de la entidad.

Continúa la señorita Nayarith Frías quien es la encargada de la Secretaria General quien define sus funciones de la siguiente manera:



Supervisar los asuntos, sobre todo aquellos que requieran confidencialidad.



Salvaguardar la documentación y los archivos de su oficina.

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

Recibir y redactar la correspondencia de sus superiores jerárquicos y llevar la agenda actualizada de teléfonos, direcciones y reuniones de su oficina.

Siguiendo el orden del organigrama le correspondió el turno a Yolima Pedroso y Zaira Ochoa encargadas del área de Archivo y Unidad de Correspondencia respectivamente, oficina que le sirve de apoyo a la Secretaria General. Sus funciones son:



Recibir, revisar, clasificar, radicar y controlar documentos, datos, elementos y correspondencia, relacionadas con los asuntos de competencia de la entidad.



Archivar en forma ordenada y conforme a las normas establecidas, todos los documentos generados y recibidos en la dependencia.



Recibir, enviar y radicar la correspondencia de la dependencia y mantener actualizadas los registros de las mismas.

Se le concede la palabra a otra oficina que está respaldada por la dependencia de Secretaria General y es: Comunicación y Prensa a cargo de la señora Ingrid Mendoza quien define sus funciones así:

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

Brindar apoyo al jefe del departamento en las actividades de Marketing y colocar en práctica su creatividad.



Realizar investigaciones que ayuden a la toma de decisiones en cuanto a las mejores estrategias de mercado que se puedan implementar en la compañía.



Elaborar presupuestos de los proyectos propuestos.

A continuación la dependencia de Talento Humano dirigida por Aracelis Andrade ella definió sus responsabilidades en su sitio de trabajo de la siguiente manera: Luego continúo la intervención de un área que trabaja de la mano con Talento Humano y se trata de Almacén a cargo de María Elvia y Tatiana Vanegas ellas hablaron de sus funciones que son:



Recepcionar, revisar y controlar la calidad de la mercancía recibida.



Almacenar correctamente la mercancía.



Actualizar de los registros del almacén para incluir los artículos entrantes.

Siguió en el orden el área de Contabilidad y Tesorería dirigida por Jazmín y Liliana Saavedra, cabe resaltar que esta área es supervisada por Talento Humano y sus funciones son:

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

Gestionar los recursos monetarios de la empresa.



Diseñar las políticas de pagos y cobros.



Diseñar los presupuestos e implementar medidas necesarias en caso de desviaciones de dinero.

En la secuencia continuo la dependencia de Jurídica la cual está bajo la responsabilidad de Diana y Luisa Puello, quien ejercen su cargo de la siguiente forma:

 



Defender los intereses de la compañía en todo tipo de procedimientos legales, tales como: convenios, normas y contrataciones. Asesora en la constitución, gestión y disolución de cualquier tipo de sociedad mercantil o civil. Al mismo tiempo elabora actas de asamblea y redacta contratos fundamentados en la ley. Orienta en materia fiscal y administrativa, dando contestación a requerimientos de autoridades en participación con otras áreas.

Por ultimo escuchamos a la encargada del área de Planeación la señora Claudia Villalobos quien desempeña las siguientes funciones:

 

Analizar y conocer nuestro entorno y detectar oportunidades y amenazas, fortalezas y debilidades de la empresa. Diseñar programas o planes de acción en los que se especifique como alcanzar los objetivos propuestos y como implementar las estrategias.

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