Access Tables

Microsoft Access

Les bases de données Les bases de données jouent un rôle de plus en plus important dans le monde de l ’informatique Les petites et moyennes entreprises sont désormais convaincues qu ’une base ne permet pas seulement de rassembler les données des clients.

Mais, aide

aussi

à

gérer

d ’autres

informations qui améliorent l ’efficacité de l ’entreprise

Qu’est-ce que ... Access ?  Programme de gestion de base de données  Un programme du type Access permet de : Gérer les informations de la base Fournir les fonctions nécessaires pour manipuler la base Enregistrer la base  Une base de données est un ensemble structuré d’informations. La structuration se fait grâce à une série d’objets, gérés par le logiciel Access, dont le plus important est l’objet Table

Qu’est-ce que ... Access ? Les données sont stockées dans cet ensemble de tables qui ont des relations entre elles. En résumé Access est un Système de Gestion de Base de Données Relationnelles SGBD/R . • Access est certes puissant, mais si on lui demande de

gérer des millions de clients sur plusieurs dizaines de serveurs, Access sera limité. Il sera alors nécessaire d'utiliser d’autres systèmes plus puissants, tel qu'Oracle ou SQL Server (SyBase, SyBase MySql…). MySql

Démarrer Access  Access se lance selon différents modes dans le menu Démarrer • par un raccourci sur le Bureau • sur l’appel d’un document de type base Access (.mdb)  Quitter Access se fait par le menu Fichier/Quitter par ALT+F4  Le fait de fermer la base de données ne ferme pas Access Application 1 Démarrez Access à partir du sous menu Démarrer de Windows

Créer une base de données

Double clique sur Base de données vide

Créer une base de données Dans la boîte de dialogue qui s ’affiche:  Définissez l'endroit où vous allez placer la base de données  Nommez la base de données Clientèle Cliquez sur Créer

Le résultat est la génération d’un fichier.mdb (Microsoft database), C-à-d un fichier de base de données Access

La base de données Access • Barre de titre • Barre de menus • Barre(s) d’outils • Espace de travail dans lequel se loge la fenêtre de la base de données courante • Barre d’état

La base de données Access • Une base de données Access est un ensemble d’objets apparentés (tables, formulaires, requêtes, états…)

Boutons de sélection des objets

Composants d ’Access Composant Tables

Description

• Stockage des données

• Définition des relations Formulaires

• Présentation des données à l’utilisateur

Requêtes

• Extraction des données

• Questionnement de bases de données États

• Analogues aux formulaires, mais destinés à être imprimés. • Consultation seulement

Les tables Une table est la structure fondamentale dans laquelle sont stockées les informations d’une base de données Access, c’est son cœur. Le nom table vient de l’aspect tabulaire de la représentation des données. L ’édification d ’une Table est la 2ème étape après la création de la base de données Access.

Création d’une Table 1. Cliquez sur l’onglet « table ». 2. Cliquez sur le bouton « Nouveau » 3. Choisissez le mode de création.

1

2

3

Création en mode Feuilles de données Ce mode vous permet de créer une table très rapidement, mais d’une façon incomplète. incomplète

1

2 – sur les lignes suivantes, entrer les données

1 - Pour renommer les champs, faites un double clic sur « champs 1,…. »

Création en mode Feuilles de données Dans la base de données créée, utilisez le mode feuilles de données pour créer une Table nommée « Clients » avec les champs suivants: N° Client Ville

Nom Client

Adresse

Création d’une Table en mode création  Le mode « Création » est recommandé pour définir une table de façon correcte. Étapes à suivre Cliquez 2 fois sur Vous êtes maintenant en mode création d'une nouvelle table qui n'a pas encore de nom. Remplir la table comme suit:                      

Création d’une Table en mode création 

 Nom de champ  Type de données (Chaque champ a des propriétés de champ dépendant du type de données)  Description facultative sert à documenter

Création d’une Table en mode création Texte Mémo

Numérique

Date / Heure

Caractères alphanumériques (maximum 255 caractères) Caractères alphanumériques (maximum 65535 caractères) Octet(0 à 255) ; Entier(-32768 à +32767); Entier long(-2 milliards à + 2milliards) ; Réel simple(-3,4 10E38 à +3,4 10E38) ; Réel double(-1,8 10E308 à +1,8 10E308) Peut contenir une date ou une heure

Monétaire

Peut contenir une valeur monétaire

Liaison OLE

Ce champ peut contenir n'importe quel type de données liées dans une autre application OLE ( Dessin, son, animation).

Création d’une Table en mode création  Dans la base de données déjà créée, utilisez le mode Création pour créer une Table nommée « Commandes » avec les champs suivants et avec les types de données appropriés.

N°Commande / Date commande / Article / Quantité / Importé

Date/Heure Numéroauto

Oui/Non

Texte Numérique

Création d’une Table en mode création 

Création d’une Table en mode création  Vous cliquez sur l'icône Affichage (en haut à gauche de votre écran) Création d’une Table en mode création 

Enregistrer la table sous « Commandes »

Création à l’aide de l’Assistant

Création à l’aide de l’Assistant Dans la base de données créée, utilisez le mode Assistant

Table

pour

créer

une

Table

nommée

«

Produits » avec les champs suivants et avec les types de données appropriés. Réfproduit unitaire

Numéroauto

Nomproduit

Texte

Prix

Monétair e

Création à l’aide de l’Assistant

Modification de la structure d’une Table Ouvrir la table en mode création en cliquant sur le bouton affichage de la fenêtre d’application Sélection d’un champ

Placer le pointeur de la souris ici, puis cliquer

Modification de la structure d’une Table Ajout d’un champ Dans la colonne « Nom du champ », cliquer juste audessous du dernier champ de la table Taper le nom du champ Insertion d’un champ Sélectionner la ligne au dessus de laquelle vous désirez insérer votre nouveau Insertion champ. / Lignes

Modification de la structure d’une Table Suppression d’un champ Sélectionnez le champ que vous désirez supprimer

Édition / Supprimer

Modification de la structure d’une Table Renommer une table Cliquez sur l’onglet « Table ». Sélectionnez la table dans la liste.

Édition / Renommer Modifiez le nom de la table Appuyez sur la touche Entrée

Modification de la structure d’une Table Dupliquer une Table Sélectionnez la table à copier dans la liste Édition / Copier Édition /Coller Sélectionnez une option. Modifiez le nom de la table, et cliquez sur « Ok ». Supprimer une Table Sélectionnez la table à supprimer Édition /Supprimer Access vous affiche une boîte de dialogue, dans laquelle vous pourrez confirmer ou annuler la suppression.

Impression d’une feuille de données Travailler d’abord sur la mise en page – Fichier/Mise en page – onglets Marges et Page Utiliser Aperçu avant impression Pour avoir une prévisualisation: Fichier/Aperçu Déclencher l’impression Fichier/Imprimer…

Les Relations entre Tables On ne peut pas concevoir d ’applications Access complexes sans mettre en relation les tables entre elles. Les relations permettent :

• d’associer les données que contiennent les tables • d’avoir une grande souplesse pour la modification et la mise à jour des données Les relations sont les liens qui existent entre le champ d'une table ( Table Source) et le champ d'une autre table ( Table Destination).

Les Relations entre Tables Une table doit inclure un champ d'identification unique pour permettre de définir une relation entre cette table et d ’autres tables de la base de données

« Clé primaire » Une Clé primaire ne peut comporté de doublons. Sélectionnez le champ destinez à être la clé primaire Cliquer sur le bouton  Définissez la clé primaire de la table Produits

Les Relations entre Tables Types de relations

Relation un à un (1:1): Un enregistrement de la table A ne peut être relié qu'à un seul enregistrement de la table B, et inversement. Clé primaire commune: N° d’article Table des articles principale

A1 A2 A3 A4 . .

A2 A4

Les Relations entre Tables

Exemple

:

Vous

disposez

de

2

tables

(Employés,

Cotisations_Sociales), reliées par un numéro unique tel que le numéro de sécurité sociale, c ’est une relation (1:1)

Les Relations entre Tables Relation un à plusieurs (1:n) : un enregistrement de la table A peut être relié à plusieurs enregistrements de la table B, mais un enregistrement de la table B ne peut être relié qu'à un seul enregistrement de la table A.

Table des clients Clé Iaire RefClient

C1 C2 C3 . .

1001 1002 1003 . .

Table des commandes Clé Iaire N°Commande

Les Relations entre Tables

Exemple: Vous disposez de 2 tables (Clients, Commandes), un client peut passer plusieurs commandes, tandis qu ’une commande ne peut être associée qu ’à un seul client. Ce type de relation s ’appelle (1:n)

Les Relations entre Tables Pour établir une relation Fermez tous les objets, ne gardez que la fenêtre « Base de données » et cliquer sur Relation

ou sur: Outils / Relations

Les Relations entre Tables Relation / Afficher la table Sélectionnez la Table et Cliquez sur « Ajouter »

Les Relations entre Tables Faites glisser le champ comportant la clé primaire sur le champ homologue de l’autre table

Créer pour enregistrer la relation

Les Relations entre Tables A quoi sert l’intégrité référentielle ? L ’intégrité

référentielle

empêche

toute

suppression

ou

modification accidentelle des données correspondants Tous les enregistrements liés seront modifiés automatiquement si une modification est apportée à un enregistrement de la table source. De plus chaque fois qu ’un enregistrement est supprimé de la table source, l’enregistrement correspondant de la table en relation est également supprimé

[email protected] [email protected]