Access Initiation

TABLES, FORMULAIRES, ÉTATS, REQUÊTES ET MACROS

Cellule Pédagogique et de Recherche en Informatique

Claude LE GALL Février 1998

AVERTISSEMENTS........................................................................................................................................................ 1 COMMENT OBTENIR DE L'AIDE EN GÉNÉRAL?................................................................................................................... 1 COMMENT OBTENIR UNE AIDE PONCTUELLE? .................................................................................................................. 2 CHARGEMENT DE MICROSOFT ACCESS .............................................................................................................. 3 LES OBJETS ACCESS .................................................................................................................................................... 5 DÉFINITIONS .................................................................................................................................................................... 6 Tables.......................................................................................................................................................................... 6 Clés primaires............................................................................................................................................................. 6 Relations ..................................................................................................................................................................... 6 Requêtes...................................................................................................................................................................... 6 Formulaires ................................................................................................................................................................ 7 États ............................................................................................................................................................................ 7 Macros ........................................................................................................................................................................ 7 Modules....................................................................................................................................................................... 7 LA FENÊTRE MODIFIER ............................................................................................................................................. 8 LA FENÊTRE OUVRIR .................................................................................................................................................. 9 CRÉATION D'UNE BASE DE DONNÉES.................................................................................................................. 10 TABLES ET FEUILLES DE DONNÉES ..................................................................................................................... 11 CRÉATION D'UNE TABLE................................................................................................................................................. 11 Création en mode « Feuille de données »................................................................................................................. 12 Création en mode « Création »................................................................................................................................. 12 Création à l’aide de l’assistant................................................................................................................................. 15 MODIFICATION DE LA STRUCTURE D'UNE TABLE ............................................................................................................ 15 Sélection d'un champ ................................................................................................................................................ 15 Insertion d'un champ ................................................................................................................................................ 16 Suppression d'un champ ........................................................................................................................................... 16 Renommer une table ................................................................................................................................................. 16 DUPLIQUER UNE TABLE.................................................................................................................................................. 17 SUPPRIMER UNE TABLE .................................................................................................................................................. 17 SAISIE DES DONNÉES DANS UNE FEUILLE DE DONNÉES (FENÊTRE "OUVRIR") ................................................................. 18 Déplacements............................................................................................................................................................ 18 Saisie des données .................................................................................................................................................... 19 Saisie d'un nouvel enregistrement ............................................................................................................................ 19 Sélection de colonnes................................................................................................................................................ 19 Sélection de lignes .................................................................................................................................................... 20 Sélection du contenu d'un champ.............................................................................................................................. 20 Suppression d'enregistrements.................................................................................................................................. 20 Recherche dans les champs ...................................................................................................................................... 20 Remplacer dans les champs ...................................................................................................................................... 20 MODIFICATION DE L'ASPECT DE LA FEUILLE DE DONNÉES............................................................................................... 21 Masquer ou afficher des colonnes ............................................................................................................................ 21 Largeur de colonnes ................................................................................................................................................. 21 Hauteur de lignes...................................................................................................................................................... 21 Déplacer des colonnes .............................................................................................................................................. 21 Figer des colonnes .................................................................................................................................................... 22 Affichage ou non du quadrillage, apparence des cellules. ....................................................................................... 22 Changement de police............................................................................................................................................... 22 Sauvegarde de la mise en forme ............................................................................................................................... 22 LES OPTIONS DES FEUILLES DE DONNÉES ....................................................................................................................... 23 L’onglet « Général »................................................................................................................................................. 23 L’onglet « Feuille de données »................................................................................................................................ 23 L’onglet « Editer/Rechercher ». ............................................................................................................................... 24 L’onglet « Affichage ». ............................................................................................................................................. 24 IMPRESSION D'UNE FEUILLE DE DONNÉES ....................................................................................................................... 25

LES RELATIONS .......................................................................................................................................................... 26 CLÉS PRIMAIRES ............................................................................................................................................................ 26 Définition d'une clé primaire.................................................................................................................................... 26 LES TYPES DE RELATIONS .............................................................................................................................................. 26 Relation un à un ....................................................................................................................................................... 26 Relation un à plusieurs ............................................................................................................................................. 26 Relation plusieurs à plusieurs .................................................................................................................................. 27 DÉFINITION DES RELATIONS ........................................................................................................................................... 27 LES REQUÊTES ............................................................................................................................................................ 29 L’ONGLET « REQUÊTE »................................................................................................................................................. 29 CONSTRUCTION D'UNE REQUÊTE SIMPLE........................................................................................................................ 30 CONSTRUCTION D'UNE REQUÊTE MULTI-TABLES ............................................................................................................ 32 LA BARRE D'OUTILS « REQUÊTE ».................................................................................................................................. 34 LES OPÉRATEURS UTILISÉS DANS LES REQUÊTES............................................................................................................ 35 INSERTION OU SUPPRESSION DE LIGNES OU DE COLONNES DANS UNE REQUÊTE ............................................................. 36 Suppression d'une colonne ....................................................................................................................................... 36 Suppression d'une ligne ............................................................................................................................................ 36 Insertion d'une colonne ............................................................................................................................................ 36 Insertion d'une ligne ................................................................................................................................................. 37 Déplacement d'une colonne...................................................................................................................................... 37 CHANGEMENT DES LIBELLÉS DE COLONNES ................................................................................................................... 37 VALEURS DISTINCTES .................................................................................................................................................... 38 CHAMPS CALCULÉS ....................................................................................................................................................... 38 REGROUPEMENTS .......................................................................................................................................................... 38 TYPE D'OPÉRATIONS AVEC UN REGROUPEMENT ............................................................................................................. 39 LIENS JOINTURES ........................................................................................................................................................... 40 Création d'une jointure............................................................................................................................................. 40 Suppression d'une jointure ....................................................................................................................................... 40 Les équi-jointures ..................................................................................................................................................... 40 Les jointures externes ............................................................................................................................................... 40 Les jointures réflexives ............................................................................................................................................. 41 ANALYSE CROISÉE ......................................................................................................................................................... 41 CRÉATION DE REQUÊTES « ACTION »............................................................................................................................. 42 Différence entre une requête Sélection et une requête Action .................................................................................. 42 Création de table ...................................................................................................................................................... 43 Ajout d'enregistrements à une table ......................................................................................................................... 43 Mise à jour de données............................................................................................................................................. 44 Suppression d'enregistrements ................................................................................................................................. 44 Paramètrage d'une requête ...................................................................................................................................... 45 Mise à jour des enregistrements d'une table à partir d'une feuille de réponses....................................................... 45 Visualisation des instructions SQL ........................................................................................................................... 46 Dupliquer une requête .............................................................................................................................................. 47 Supprimer une requête.............................................................................................................................................. 47 LES ÉTATS..................................................................................................................................................................... 48 A QUOI SERT UN ÉTAT.................................................................................................................................................... 48 CRÉATION D'UN ÉTAT À L’AIDE DE L'ASSISTANT ............................................................................................................. 48 Modification d'un état............................................................................................................................................... 50 Enregistrement et fermeture d'un état ...................................................................................................................... 50 Impression d'un état.................................................................................................................................................. 50 Dupliquer un état...................................................................................................................................................... 50 Supprimer un état ..................................................................................................................................................... 51 MODIFICATION D'UN ÉTAT ............................................................................................................................................. 52 Dimensions d'une section ......................................................................................................................................... 53 Création d'une section En-tête/Pied d'état ............................................................................................................... 53 Création d'une section En-tête/Pied de page............................................................................................................ 53 Création d'une section de groupe ............................................................................................................................. 53 Propriétés d'une section ........................................................................................................................................... 53 Les contrôles de la boîte à outils .............................................................................................................................. 55 Modification des « propriétés par défaut » des contrôles ........................................................................................ 55 Le Pointeur ............................................................................................................................................................... 55 Le contrôle "Étiquette" ............................................................................................................................................. 55 Le contrôle "Zone de texte" ...................................................................................................................................... 56

Le contrôle Graphique.............................................................................................................................................. 58 Mettre en forme un Graphique ................................................................................................................................. 61 Le contrôle "Sous état" ............................................................................................................................................. 62 Le contrôle Cadre indépendant ................................................................................................................................ 65 Le contrôle Cadre dépendant ................................................................................................................................... 65 Le contrôle Trait ....................................................................................................................................................... 66 Le contrôle Rectangle ............................................................................................................................................... 66 Le contrôle Saut de page .......................................................................................................................................... 66 Les modèles de contrôles .......................................................................................................................................... 67 Alignement, empilement des contrôles...................................................................................................................... 67 LES FORMULAIRES .................................................................................................................................................... 68 CRÉATION D'UN FORMULAIRE AUTOMATIQUEMENT ....................................................................................................... 68 Assistant Colonne simple .......................................................................................................................................... 68 Assistant Tabulaire ................................................................................................................................................... 69 CRÉATION D'UN FORMULAIRE AVEC L'ASSISTANT........................................................................................................... 69 MODIFICATION D’UN FORMULAIRE. ............................................................................................................................... 72 Propriétés d'un formulaire........................................................................................................................................ 72 Les différentes sections d’un formulaire. .................................................................................................................. 74 Dimensions d'une section.......................................................................................................................................... 74 Les propriétés des sections ....................................................................................................................................... 74 Placement de champs................................................................................................................................................ 75 Propriétés des contrôles ........................................................................................................................................... 75 Le contrôle « Zone de texte »(voir page 56) ............................................................................................................. 77 Propriétés des zones de texte .................................................................................................................................... 77 Le contrôle « Case d'options ».................................................................................................................................. 77 Le contrôle « Case à cocher » .................................................................................................................................. 78 Le contrôle « bouton de commande »....................................................................................................................... 82 Propriétés des boutons de commande....................................................................................................................... 83 Le contrôle « Liste modifiable » ............................................................................................................................... 84 Le contrôle « Zone de liste »..................................................................................................................................... 84 Les propriétés du contrôle Graphique (voir page 58) .............................................................................................. 86 Le contrôle Sous formulaire (voir le contrôle Sous-état page 62)............................................................................ 88 Le contrôle Cadre indépendant (voir page 65)......................................................................................................... 88 Le contrôle Cadre dépendant (voir page 65)............................................................................................................ 88 Le contrôle Trait (voir page 66) ............................................................................................................................... 88 Le contrôle Rectangle (voir page 66) ....................................................................................................................... 88 Le contrôle Saut de page (voir page 66)................................................................................................................... 88 Ordre de parcours des champs d'un formulaire ....................................................................................................... 88 Déplacements dans un formulaire ............................................................................................................................ 89 Enregistrement d'un formulaire ................................................................................................................................ 89 Saisie en mode formulaire ........................................................................................................................................ 90 Saisie d'un nouvel enregistrement ............................................................................................................................ 91 Sélection d'un champ ................................................................................................................................................ 91 Sélection de l'enregistrement affiché ........................................................................................................................ 91 Suppression d'enregistrement ................................................................................................................................... 92 Suppression d'un formulaire ..................................................................................................................................... 92 LES FILTRES ................................................................................................................................................................... 93 Filtrer par Sélection.................................................................................................................................................. 93 Filtrer par Formulaire.............................................................................................................................................. 94 Filtrer par Filtre/Tri Avancé..................................................................................................................................... 95 Enregistrement d'un filtre ......................................................................................................................................... 96 Utilisation d'une requête existante en tant que « Filtre » ......................................................................................... 96 LES MACROS ................................................................................................................................................................ 97 A QUOI SERVENT LES MACROS ? .................................................................................................................................... 97 LA FENÊTRE MACRO ...................................................................................................................................................... 98 La barre d'outils de la fenêtre macro........................................................................................................................ 98 CRÉATION D'UNE MACRO ............................................................................................................................................... 99 Enregistrement d'une macro ................................................................................................................................... 100 Exécution d'une macro............................................................................................................................................ 100 Création d'un groupe de macros............................................................................................................................. 100 Comment faire référence à une macro faisant partie d'un groupe. ........................................................................ 101 Référence aux noms de contrôles dans les expressions .......................................................................................... 101 Expressions conditionnelles dans les macros ......................................................................................................... 102

Mise au point d'une macro ..................................................................................................................................... 102 LES MACROS DANS LES FORMULAIRES ......................................................................................................................... 103 Liste des événements de formulaire et les propriétés pour y répondre................................................................... 103 Attacher une macro à un formulaire ou à un contrôle ........................................................................................... 104 Création d'un bouton de commande qui déclenche une macro .............................................................................. 105 Filtrage des enregistrements .................................................................................................................................. 105 Création d'une barre de menus personnalisée attaché un formulaire.................................................................... 106 Pour affecter une macro à une combinaison de touches ........................................................................................ 108 LA MACRO « AUTOEXEC » .......................................................................................................................................... 109 LISTE DES ACTIONS UTILISABLES DANS UNE MACRO .................................................................................................... 110 LES EXPRESSIONS .................................................................................................................................................... 121 SAISIE DES EXPRESSIONS ............................................................................................................................................. 121 Saisie des noms d'objets ......................................................................................................................................... 121 Saisie de valeurs date/heure ................................................................................................................................... 121 Saisie de texte ......................................................................................................................................................... 121 LES OPÉRATEURS DANS LES EXPRESSIONS ................................................................................................................... 121 Opérateurs d'identificateur..................................................................................................................................... 121 LE GÉNÉRATEUR D'EXPRESSIONS ................................................................................................................................. 122 LES FONCTIONS DANS LES EXPRESSIONS ...................................................................................................................... 124 Fonctions de regroupement dans les domaines...................................................................................................... 124 Fonctions de regroupement SQL ............................................................................................................................ 124 Autres fonctions ...................................................................................................................................................... 125 EXEMPLES D'EXPRESSIONS .......................................................................................................................................... 126 Expression de contrôles calculés............................................................................................................................ 126 Expression de validation ........................................................................................................................................ 126 Expression de valeurs par défaut ........................................................................................................................... 127 Expression Critères ................................................................................................................................................ 127 Expression arguments d'actions ............................................................................................................................. 127 LIMITES TECHNIQUES DE MICROSOFT ACCESS ........................................................................................... 128 BASE DE DONNÉES ....................................................................................................................................................... 128 TABLES........................................................................................................................................................................ 128 REQUÊTES ................................................................................................................................................................... 128 FORMULAIRES ET ÉTATS .............................................................................................................................................. 128 MACROS ...................................................................................................................................................................... 129

AVERTISSEMENTS

Cette notice est un résumé succinct des principales fonctions de MicroSoft Access. Dans bien des cas vous serez obligé de vous reporter à la brochure officielle, ou bien d'utiliser l'aide en ligne. Les « Modules », objets de MicroSoft Access, permettent de programmer ses propres procédures et fonctions. Ils font partie d'une seconde brochure, et ne seront donc pas décrits ici.

Comment obtenir de l'aide en général? 1- Déroulez le menu ci-dessous et activez la commande « Rubriques d’aide Microsoft Access ».

2- Sélectionnez une option de recherche en cliquant sur un onglet. Onglet "Sommaire de l'aide"

Onglet "Index"

MicroSoft Access Version 7.0

Page : 1

Onglet "Rechercher"

Onglet "Aide intuitive"

Comment obtenir une aide ponctuelle? 1. Dans la barre de menu, cliquez sur le 2. Puis cliquez sur un objet d’une boîte de dialogue, ou sur un bouton d’une barre d’outils pour obtenir l’aide correspondante. 1

2

Page : 2

MicroSoft Access Version 7.0

CHARGEMENT DE MICROSOFT ACCESS

1. Cliquez sur le raccourci du bureau, ou cliquez sur le bouton « Démarrer », et ouvrez le groupe « Programme »,

2. Faites un double clic sur l'icône MicroSoft Access 3. Access démarre et affiche la fenêtre ci-dessous. Vous avez le choix entre: a/ ouvrir une nouvelle base. b/ Ouvrir une base « Préfabriquée ». c/ Ouvrir une base existante. Créer une nouvelle base

3 1

2 6 4

5

1. Activez la commande « Nouvelle base de données ». 2. Cliquez sur « Ok ». 3. Faite un double clic sur l’icône « Base de données vide ». 4. Sélectionnez le répertoire. 5. Tapez le nom de la base que vous désirez créer. 6. Cliquez sur « Créer ».

MicroSoft Access Version 7.0

Page : 3

Ouvrir une base « Préfabriquée ».

3

1

4

2 7 5

6

1. Activez la commande « Nouvelle base de données ». 2. Cliquez sur « Ok ». 3. Cliquez sur l’onglet « Base de données ». 4. Faite un double clic sur l’icône correspondant au modèle de votre choix. 5. Sélectionnez le répertoire. 6. Tapez le nom de la base que vous désirez créer. 7. Cliquez sur « Créer ». Ouvrir une base existante

1

5 2

4

3

1. Activez la commande « Ouvrir une base de données existante ». 2. Cliquez sur « Ok ». 3. Sélectionnez le répertoire. 4. Sélectionnez le fichier contenant la base de données. 5. Cliquez sur « Ouvrir ».. Page : 4

MicroSoft Access Version 7.0

LES OBJETS ACCESS

Lorsqu'une base de données est ouverte, ou que vous êtes en création, vous avez sur l'écran une boîte à outils vous permettant de créer 6 types d'objets. (Tables, Requêtes, Formulaires, États, Macros et Modules) Pour créer un objet, vous devez cliquer sur le bouton correspondant, puis sur le bouton « Nouveau ».

Pour modifier un objet, vous devez cliquer sur le bouton correspondant, sélectionner l'objet dans la liste, puis cliquer sur le bouton « Modifier ».

Pour Ouvrir un objet, vous devez cliquer sur le bouton correspondant, sélectionner l'objet dans la liste, puis cliquer sur le bouton « Ouvrir ».

MicroSoft Access Version 7.0

Page : 5

Définitions Tables Une table est une suite d'enregistrements contenant des données relatives à une certaine catégorie d'information. Chaque enregistrement est composé de champs contenant les éléments spécifiques. Une base de données est généralement composée de plusieurs tables, chaque table étant liée entre elles par des relations.

Clés primaires Afin de pouvoir établir des liens entre les tables, chaque enregistrement d'une table doit parfois être identifié par une valeur unique. Le champ contenant cette valeur unique s'appelle La clé primaire. Lorsque vous choisissez la clé primaire souvenez-vous des points suivants : • Il ne faut pas de doublons dans le champ servant de clé primaire. • La longueur de la clé primaire affecte la vitesse des traitements, choisissez la plus petite longueur possible. • MicroSoft possède un champ appelé « Compteur », qui numérote en séquence les enregistrements et peut servir de clé primaire.

Relations Les relations sont les liens qui existent entre le champ d'une table(Table Source) et le champ d'une autre table (Table Destination). La notion de relation est évidemment très importante dans la structure d'une base de données. Il est vivement conseillé de définir les relations entre les tables avant toutes saisies. MicroSoft Access possède une option « Appliquer l'intégrité référentielle », ce qui oblige Access, si cette option est choisie, à faire des contrôles lors de la création ou la suppression d'enregistrements. Lorsque cette option est active, il sera impossible de créer un enregistrement dans la table « Destination » faisant référence à un enregistrement n'existant pas dans la table « Source ». De plus, la suppression d'un enregistrement de la table « Source » sera impossible si cet enregistrement est lié à des enregistrements de la table « Destination ». MicroSoft Access distingue 2 types de relations : • Relation un à un, où un enregistrement de la table « Destination » correspond à un seul enregistrement de la table « Source ». • Relation un à plusieurs, où un enregistrement de la table « Source » peut correspondre à plusieurs enregistrements de la table « Destination ». Requêtes Une requête interroge une ou plusieurs tables, en fonction de certains critères. MicroSoft Access distingue 2 types de requêtes : • Les requêtes « Sélection », qui extrait et affiche des données dans une « Feuille de réponses ». • Les requêtes « Action », qui modifie ou crée des tables. Access offre une grande souplesse de formulation des requêtes. Elles vous permettent de : • Choisir les champs à sélectionner et à afficher. • Restreindre des enregistrements en fonction de critères de sélection. • Trier les enregistrements. • Interroger plusieurs tables, faire des totaux et des regroupements. • Créer des requêtes à partir de requêtes.

Page : 6

MicroSoft Access Version 7.0

Formulaires Un formulaire est un masque de saisie personnalisé, contenant les champs d'une table ou d'une requête. Vous avez donc le choix de modifier une table, soit en utilisant la fenêtre « Modifier », soit en utilisant un formulaire que vous aurez préalablement créé. Un formulaire vous sera très utile pour : • Saisir, modifier ou visualiser des tables. • Calculer des totaux. • Présenter des données de manière attractive, avec couleurs, reliefs et effets d'ombre. • Incorporer des sous-formulaires et des graphiques automatiques basés sur vos données. États Un état sert à regrouper des données extraites d'une table ou d'une requête, dans un format et une mise en page que vous aurez spécifié, afin de les imprimer. En créant un état vous pourrez : • Organiser et regrouper des données. • Calculer des sous-totaux, des totaux et des pourcentages. • Incorporer des sous-états et des graphiques automatiques basés sur vos données.

Macros Une macro est une suite d'instructions qui serviront à exécuter des tâches répétitives ou routinières en diminuant les risques d'erreurs. Vous pouvez créer une macro pour : • Lier des formulaires. • Rechercher et filtrer des enregistrements. • Vérifier la validité des données. • Automatiser des transferts de données. • Créer un environnement de travail en ouvrant automatiquement des formulaires et des requêtes. Modules Un module est un « programme » écrit par le concepteur de la base, dans un langage propre à MicroSoft Access, qui s'appelle « Visual Basic Application ».

MicroSoft Access Version 7.0

Page : 7

LA FENÊTRE MODIFIER

La fenêtre « Modifier » sert à créer ou à modifier un objet (table, requête, formulaire, état, macro ou module ).

Page : 8

MicroSoft Access Version 7.0

LA FENÊTRE OUVRIR

La fenêtre « Ouvrir » sert à saisir ou à modifier un objet (table, requête, formulaire, état, une macro ou un module ).

Nouvel enregistrement Accès à la fenêtre "Modifier"

1er enregistrement Enregistrement précédent

Supprimer l'enregistrement

Rechercher une chaîne de caractères Trier la table

Nouvel enregistrement Dernier enregistrement Enregistrement suivant

MicroSoft Access Version 7.0

Page : 9

CRÉATION D'UNE BASE DE DONNÉES L'élaboration d'une base de données est un travail d'analyse méthodique qui prend du temps, mais qui à long terme, en économise beaucoup. Pendant cette phase, vous établissez le schéma de la structure de la base. Rappelez-vous que, une base de données bien conçue évite des corrections ultérieures et optimise la productivité de ses utilisateurs. Pour gérer convenablement la base de données, MicroSoft Access doit stocker les informations dans des tables, reliées entre elles par des liens. Pour faciliter la saisie et la mise à jour de la base MicroSoft Access vous permet de définir des écrans appelés « Formulaires ». Pour la diffusion des données, MicroSoft Access vous permet de définir des « États » L'interrogation de la base se fera à partir de requêtes faciles à mettre en œuvre. Quant aux macros elles vont vous permettent de personnaliser et d'automatiser votre base de données.

Pour créer une nouvelle base de données :

1 2

5 3

4

1. 2. 3. 4. 5.

Activez la commande « Nouvelle base de données » du menu « Fichier ». Faite un double clic sur l’icône « Base de données vide ». Sélectionnez le répertoire. Tapez le nom de la base que vous désirez créer. Cliquez sur « Créer ».

Page : 10

MicroSoft Access Version 7.0

TABLES ET FEUILLES DE DONNÉES Lorsque vous avez ouvert une base de données, la fenêtre « Base de données » apparaît sur l'écran. Cette fenêtre comporte une série d'icônes symbolisant tous les objets que vous pouvez créer. Boutons de sélection des objets Accès à la fenêtre "Ouvrir"

Bouton de création d'un nouvel objet Accès à la fenêtre "Modifier"

Création d'une table

1

2

3

4

1. Cliquez sur l’onglet « table ». 2. Cliquez sur le bouton « Nouveau » 3. Choisissez le mode de création.

MicroSoft Access Version 7.0

Page : 11

Création en mode « Feuille de données » Ce mode vous permet de créer une table très rapidement, mais d’une façon incomplète. En effet vous ne pouvez pas spécifier les types de données correctement. Toutefois, vous pourrez le faire ultérieurement si nécessaire. 1. Pour renommer les champs, faite un double clic sur « Champ1 », « champ2...) 2. Sur les lignes suivantes, entrez les données. 1

2

Création en mode « Création » Le mode « Création » est recommandé pour définir une table de façon correcte. Vous pourrez définir les valeurs avec précision. 1

2

6

7

3

2

4 5

1. Dans cette colonne, tapez le nom du champ.

Page : 12

MicroSoft Access Version 7.0

2. Le tableau ci-dessous donne la liste des types disponibles. Texte

Caractères alphanumériques (maximum 255 caractères)

Mémo

Caractères alphanumériques (maximum 32000 caractères)

Numérique

Octet(0 à 255) ; Entier(-32768 à +32767) ; Entier long(-2 milliards à + 2 milliards) ; Réel simple(-3,4 10E38 à +3,4 10E38) ; Réel double(-1,8 10E308 à +1,8 10E308)

Date/Heure

Pourra contenir une date ou une heure

Monétaire

Pourra contenir une valeur monétaire

Compteur

Valeur numérique incrémentée par Access. Ce type est souvent utilisé pour créer la clé primaire. Lorsque la clé primaire est basée sur ce type de champ, le champ correspondant doit être du type Entier long.

Oui/Non

Pourra contenir une valeur booléenne (Oui/non ou -1/0).

Liaison OLE

Ce champ pourra contenir n'importe quel type de données liées dans une autre application OLE ( Dessin, son, animation).

3. Dans cette colonne, vous avez la possibilité de taper des informations concernant le champ. C'est un message d'aide pour l'opérateur, qui viendra s'inscrire dans la barre d'état, en bas de l'écran lorsque le point d'insertion sera dans le champ et que la table sera en mode saisie (Fenêtre « Ouvrir ») 4. Cette zone s'affiche lorsque le type du champ a été défini. Taille du champ Format Nombre général Monétaire Fixe Standard Scientifique Pourcentage Date Générale Date complète Date réduite Date abrégée Heure complète Heure réduite Heure abrégée Vrai/Faux Oui/Non Actif/Inactif Décimales Légende Valeur par défaut Valide si

Message d'erreur

Longueur de la chaîne de caractères prévue, ou nombre de chiffres pour le type numérique. Valeur du champ Valeur affichée Type numérique, monétaire, compteur 1550,879 1550,879 1550,879 1 550,87 F 1550,879 1550,87 1550,879 1 550,87 1550,879 1,55E+03 0,186 18,60% Type Date 19/02/94 19/02/94 15:20:12 19/02/94 Samedi 19 février 19/02/94 19- Fév-94 19/02/94 19/02/94 15:20:12 15:20:12 15:20:12 03:20 PM 15:20:12 15:20 Type Oui/Non Vrai ou Oui ou Actif ou valeur Vrai différente de zéro Non ou Faux ou Inactif ou zéro Faux Identique Cette zone permet de préciser le nombre de décimales Cette zone permet de saisir un texte qui sera affiché comme libellé du champ (à la place du nom du champ). Permet d'indiquer la valeur qui sera inscrite par défaut, dans le champ. Utilisé pour saisir une expression de validation pour contrôler la saisie. Opérateurs de comparaison :< > <= >= <> = Opérateurs logiques : Et, Ou, Ou_x Eqv, Imp, Pas Fait référence à une date : #23/12/42# Valeur dans une fourchette : Entre (ex: Entre 1 et 31) Valeur dans une liste : Dans (ex: Dans "janvier», «février ","........") Comme (ex: Comme "Juillet", Comme "J*", Comme "Juil?et") Vérifie si un champ est vide : Est null Message qui sera affiché en cas d'erreur de saisie

MicroSoft Access Version 7.0

Page : 13

Indexé

Un champ indexé activera les recherches sur ce champ. Oui - Avec doublons : autorise la saisie de valeurs identiques Non - Sans doublons : N'autorise pas les valeurs identiques.

5. Message d'aide pour la construction de la table. 6. Ce bouton sert à définir la clé primaire de la table. Pour définir la clé primaire, sélectionnez le champ, puis cliquez sur l'icône. Une Clé primaire peut être basée sur plusieurs champs, vous devez alors sélectionner le premier champ, puis en maintenant enfoncée la touche CTRL, sélectionner les suivants. Vous avez la possibilité d'utiliser un champ indexé comme clé primaire, mais il doit s'agir d'un index "Sans - Doublons". 7. Ce bouton permet d’afficher la fenêtre « Index ». Un index aide Microsoft Access à rechercher et à trier les enregistrements plus rapidement. Vous pouvez créer des index basés sur un seul ou plusieurs champs. Les index multichamps vous permettent de faire la distinction entre les enregistrements dont le premier champ peut contenir la même valeur. Liste de choix

Pour faciliter la saisie ultérieure, vous avez la possibilité d’associer à un champ une « Liste de choix » 1. Sélectionnez dans la liste déroulante une zone de liste. 2. Renseignez les zones « Origine source, Contenu, colonne liée » ect (voir page 84) 1

2

Page : 14

MicroSoft Access Version 7.0

Création à l’aide de l’assistant L’assistant table vous propose de créer des tables à partir de modèles : 1. Sélectionnez un modèle de table. 2. Sélectionnez les champs qui vous conviennent.

1

2

Modification de la structure d'une table A tout moment vous avez la possibilité de modifier la structure d'une table, en sachant tout de même que la modification de la longueur d'un champ, ou la modification du type de données peut entraîner une perte d'informations. Access effectue les conversions lorsque cela est possible, de toute façon Access vous préviendra, en vous affichant la fenêtre ci-dessous. Dans ce cas, choisissez « Annuler ».

Sélection d'un champ

Positionnez le pointeur de souris ici, puis cliquez

MicroSoft Access Version 7.0

Page : 15

Insertion d'un champ 1. Sélectionnez la ligne au dessus de laquelle vous désirez insérer votre nouveau champ.

2. Activez la commande « Champ » du menu « Insertion ».

Suppression d'un champ 1. Sélectionnez le champ que vous désirez supprimer.

2. Activez la commande « Supprimer une ligne » du menu « Edition ».

Renommer une table 1. Cliquez sur l’onglet « Table ». 2. Sélectionnez la table dans la liste.

1

3

2

4

3. Activez la commande « Renommer » du menu « Edition ». 4. Modifiez le nom de la table, et appuyez sur la touche « Entrée ».

Page : 16

MicroSoft Access Version 7.0

Dupliquer une table 1. Cliquez sur l’onglet « Table ». 2. Sélectionnez la table à copier dans la liste. 6

5

3. 4. 5. 6.

Activez la commande « Copier » du menu « Edition ». Activez la commande « Coller » du menu « Edition ». Sélectionnez une option. Modifiez le nom de la table, et cliquez sur le bouton « Ok ».

Supprimer une table 1. Dans la fenêtre « Base de données », sélectionnez la table à supprimer 2. Choisissez la commande « Supprimer » du menu « Edition » 3. Normalement, Access vous affiche une boîte de dialogue, dans laquelle vous pourrez confirmer ou annuler la suppression.

MicroSoft Access Version 7.0

Page : 17

Saisie des données dans une feuille de données (Fenêtre "Ouvrir")

1. Activer la fenêtre « Ouvrir », en cliquant sur le boutons 2. Access affiche un tableau où les enregistrements sont en lignes et les champs en colonnes. Nouvel enregistrement Accès à la fenêtre "Modifier"

Supprimer l'enregistrement

Rechercher une chaîne de caractères Trier la table

1er enregistrement Enregistrement précédent

Nouvel enregistrement Dernier enregistrement Enregistrement suivant

Déplacements Passer au champ suivant

TAB

+

Passer au champ précédent Passer à l'enregistrement suivant ou précédent

TAB

ou

Passer au premier champ de l'enregistrement Passer au dernier champ de l'enregistrement

FIN

Passer au premier champ du premier enregistrement

CTRL

Passer au dernier champ du dernier enregistrement

CTRL

+ +

FIN

Cliquez sur les flèches

Pour aller sur n'importe quel enregistrement Ou retapez le n° d'enregistrement

Page : 18

MicroSoft Access Version 7.0

Saisie des données Texte

Tapez simplement le texte.

Valeurs numériques

Tapez les valeurs numériques avec le séparateur de décimales actif dans Windows.

Dates

Vous pouvez saisir les dates sous toutes ses formes.

Champ Oui/Non

Tapez Oui/Non, 0 ou autre(pour Oui), Vrai/Faux, Actif/Inactif.

Champs mémos

Tapez simplement le texte.

Champs OLE

Cliquez dans le champ et activez la commande "Insérer un objet" du menu "Edition". Choisissez le type d'objet, Access lance alors l'application. Vous pouvez également, par la commande "Coller avec liaison.." du menu "Edition", réaliser une liaison DDE.

Pour dupliquer dans un champ, le contenu du même champ de l'enregistrement précédent.

CTRL

Pour inscrire dans un champ la valeur par défaut que vous avez définie.

Alt Gr

Pour faire un retour à la ligne à l'intérieur d'un champ.

CTRL

Pour enregistrer les modifications d'un enregistrement.

+ +

4 { ,

Espace

+ +

Saisie d'un nouvel enregistrement Pour créer un nouvel enregistrement, positionnez-vous sur le dernier enregistrement. La commande « Ajout » du menu « Enregistrements » vous permet de n'afficher que les nouveaux enregistrements. La commande « Supprimer le filtre/Tri » du même menu, affiche à nouveau la totalité des enregistrements de la table. Sélection de colonnes Pour sélectionner une colonne, positionnez le pointeur de souris dans le libellé de la colonne, le pointeur se transforme en flèche, puis Cliquez. Pour sélectionner plusieurs colonnes, sélectionnez une première colonne, puis déplacez la souris en maintenant le bouton enfoncé.

MicroSoft Access Version 7.0

Page : 19

Sélection de lignes Pour sélectionner une ligne, positionnez le pointeur de souris sur la ligne et dans la colonne la plus à gauche de l'écran (grisée), le pointeur se transforme en flèche, puis Cliquez. Pour sélectionner plusieurs lignes, sélectionnez une première ligne, puis déplacez la souris en maintenant le bouton enfoncé.

Sélection du contenu d'un champ Pour sélectionner le contenu d'un champ, placez-vous dans le champ et appuyer sur la touche F2

Suppression d'enregistrements Pour supprimer un ou plusieurs enregistrements, sélectionnez la ou les lignes, puis appuyez sur la touche Suppr

, ou activez la commande « Supprimer » du menu « Edition ».

Recherche dans les champs Placez le curseur dans le champ, puis cliquez sur le bouton

ou activez la commande

« Rechercher » du menu « Edition ».

* ? [] !

Les caractères génériques utilisables sont : qui remplace n'importe quelle suite de caractères (ex: FR*) qui remplace un caractère (ex: T?T?) qui permet de rechercher n'importe quel caractère placé à l'intérieur (ex: [eéèê]) qui permet de rechercher dans une fourchette de caractères(ex : A-C) qui permet de ne pas rechercher les caractères entre crochets (ex: BA[!RST]TE)

Remplacer dans les champs 1. Activez la commande « Remplacer » du menu « Edition ». 2

3

2. Tapez le texte à rechercher. 3. Tapez le texte de remplacement.

Page : 20

MicroSoft Access Version 7.0

Modification de l'aspect de la feuille de données

Masquer ou afficher des colonnes Pour masquer ou afficher une colonne: 1. Activez la commande « Afficher les colonnes... » du menu « Format ».

2 1

2. Cocher les cases dont les colonnes doivent être affichées.

Largeur de colonnes Pour changer la largeur d'une ou de plusieurs colonnes, sélectionnez-les, placez le pointeur de souris dans le libellé de la colonne, à l'intersection de la colonne suivante, le curseur se transforme, dès lors vous pouvez régler la largeur. ou 1. Sélectionnez la ou les colonnes 2. Activez la commande « Largeur de colonnes » du menu « Format ».

Hauteur de lignes Pour changer la hauteur d'une ou de plusieurs lignes, sélectionnez-les. Puis placez le pointeur de souris dans la colonne grisée à gauche de la table et à l'intersection de la ligne suivante. Le curseur , dès lors vous pouvez régler la hauteur. se transforme ou 1. Sélectionnez la ou les lignes 2. Activez la commande "Hauteur de lignes" du menu « Format ».

Déplacer des colonnes Vous avez la possibilité de déplacer les colonnes les unes par rapport aux autres. 1. Sélectionnez la colonne à déplacer. 2. Placez le pointeur de souris au niveau du libellé de la colonne, le curseur se transforme en flèche oblique, dès lors vous pouvez déplacer la colonne.

MicroSoft Access Version 7.0

Page : 21

Figer des colonnes Lorsque les champs d'une table ne peuvent tenir tous sur l'écran, vous êtes obligé de faire défiler vers la droite le contenu de la fenêtre. Il est parfois agréable dans ce cas, de conserver sur l'écran, lors du défilement, un ou plusieurs champs. Pour ce faire : 1. Sélectionnez les colonnes que vous désirez immobiliser. 2. Activez la commande « Figer les colonnes » du menu « Format ». Colonne figée

Lors du défilement la colonne figée ne bougera pas.

Pour effectuer la manœuvre inverse, utilisez la commande « Libérer les colonnes » du menu « Format ». Affichage ou non du quadrillage, apparence des cellules. Pour afficher ou pas le quadrillage comme dans l'exemple ci-dessous, activez la commande « Cellules... » du menu « Format ».

Changement de police Pour changer la police de caractères utilisée, activez la commande « Caractères.. » du menu « Format », sélectionnez une police, la taille et le style, puis cliquez sur le bouton « Ok ». Sauvegarde de la mise en forme Lorsque vous voulez sauvegarder la mise en forme de façon à ce qu'elle soit conservée dans une session ultérieure, activez la commande « Enregistrer le format » du menu « Fichier ».

Page : 22

MicroSoft Access Version 7.0

Les options des feuilles de données La commande « Options... » du menu « Outils »", ouvre une boite de dialogue, dans laquelle vous accédez aux diverses options.

L’onglet « Général ».

L’onglet « Feuille de données ».

MicroSoft Access Version 7.0

Page : 23

L’onglet « Editer/Rechercher ».

L’onglet « Affichage ».

Page : 24

MicroSoft Access Version 7.0

Impression d'une feuille de données Que ce soit pour une feuille de données, un formulaire, une requête ou un état, le processus est rigoureusement identique. 1. Vérifiez les marges et l’orientation du papier à l’aide de la commande « Mise en page... » du menu « fichier ».

2. Avant d'imprimer il est vivement conseillé de lancer la commande « Aperçu avant impression » du menu « Fichier ». Imprimer Zoom Afficher une page

Fermer la fenêtre

Afficher deux pages

Contrôle du zoom

MicroSoft Access Version 7.0

Page : 25

LES RELATIONS Pour définir une relation entre 2 tables vous devez avoir préalablement défini au moins une clé primaire dans une des 2 tables que vous désirez mettre en relation.

Clés primaires La puissance d'un système de gestion de base de données relationnelles, tel que MicroSoft Access, réside dans sa capacité à rechercher et à relier des données stockées dans plusieurs tables. Pour qu'Access réalise ces tâches avec une efficacité maximale, chaque table de la base de données doit inclure un champ qui identifie chaque enregistrement de la table. Il doit s'agir d'un numéro d'identification unique. En terminologie base de données, cela s'appelle la « Clé primaire » de la table. Grâce aux clés primaires : • Vous pouvez créer des liens entre les tables pour que MicroSoft Access associe automatiquement et correctement les données qu'elles contiennent. • Access trouve et extrait plus rapidement les données qui proviennent de tables ayant une clé primaire. • Vous disposez d'une plus grande souplesse pour la modification et la mise à jour des données. Si vous visualisez des données provenant de plusieurs tables sans clé primaire, MicroSoft Access n'autorise pas les modifications.

Définition d'une clé primaire 1. Rappelez-vous qu'une clé primaire ne peut comporter de doublons. 2. Sélectionnez le champ que vous destinez à être la clé, puis cliquez sur le bouton

.

Les types de relations Pour établir une relation entre deux tables, vous devez ajouter la clé d'une table dans l'autre table, de façon à ce qu'elle apparaisse dans les deux tables. Pour savoir quel est le champ ou groupe de champs qui doit être défini en tant que clé primaire, vous devez déterminer le type de relations à mettre en place. Il en existe trois : • Relation un à un. • Relation un à plusieurs. • Relation plusieurs à plusieurs. Relation un à un Dans ce type de relations, un enregistrement de la table A ne peut être relié qu'à un seul enregistrement de la table B, et inversement. Ce type de relation est rare car dans bien des cas il peut être plus astucieux de combiner ces 2 champs dans une même table. Relation un à plusieurs Dans une base de données relationnelles, cette relation est très fréquente. Avec une relation unà-plusieurs un enregistrement de la table A peut être relié à plusieurs enregistrements de la table B, mais un enregistrement de la table B ne peut être relié qu'à un seul enregistrement de la table A.

Page : 26

MicroSoft Access Version 7.0

Relation plusieurs à plusieurs Dans ce type de relations, un enregistrement de la table A peut être relié à plusieurs enregistrements de la table B, et inversement. Dans une telle relation vous devez créer une table intermédiaire pour éclater la relation plusieurs-à-plusieurs en deux relations un-à-plusieurs. Pour ce faire, vous allez placer la clé primaire de chacune des deux premières tables dans la troisième.

Définition des relations 1. Fermez tous les objets, ne gardez sur l'écran que la fenêtre « base de données ».

2

2. Activez la commande « Relations... » dans le menu « Outils ». La fenêtre ci-dessous s’affiche avec les relations déjà établies.

MicroSoft Access Version 7.0

Page : 27

3. Pour définir une autre relation, activez la commande « Ajouter une table » dans le menu « Relations ». 4. Sélectionnez la table. 5. Cliquez sur le bouton « Ajouter ». 3

5 4

5. Ensuite, faites glisser le champ comportant la clé primaire sur le champ homologue de l'autre table, la fenêtre ci-dessous doit apparaître.

5 9 8

7

6

6. Définissez le type de relation. 7. Définissez éventuellement le type de jointure. 8. Si vous activez cette option, MicroSoft Access appliquera les règles de l'intégrité référentielle lors de l'ajout ou de la suppression d'un enregistrement. 9. Cliquez sur le bouton « Créer », pour enregistrer la relation.

Conséquences de l'intégrité référentielle: • Lors de l'ajout d'enregistrements dans la table Destination il doit y avoir un enregistrement correspondant dans la table Source. • Interdit la suppression d'un enregistrement dans la table Source s'il existe un enregistrement correspondant dans la table Destination.

Page : 28

MicroSoft Access Version 7.0

LES REQUÊTES

L’onglet « requête » Une requête interroge une ou plusieurs tables et/ou une requête. La manière de formuler la requête indique à MicroSoft Access les données qu'il doit extraire. MicroSoft Access distingue 2 types de requête : • Les requêtes « Sélection » où le résultat génère une table de réponses, c’est à dire que cette table n’existe que le temps de la requête. • Les requêtes « Action » qui effectuent des modifications sur les tables origines. 1. Cliquez sur l'onglet « requête », si vous avez déjà créé des requêtes, vous les verrez apparaître dans la fenêtre ci-dessous. 1

Icône de requête Sélection.

Icônes de requête Action.

MicroSoft Access Version 7.0

Page : 29

Construction d'une requête simple L'exemple suivant est basé sur la table « Commune », représentée ci-dessous. Nous allons construire une requête qui interroge cette table, et qui nous affiche les communes du Val de marne dont l’altitude est supérieure à 100 mètres.

1. Cliquez sur l'onglet « requête ». 2. Cliquez sur le bouton « Nouveau ». 3. Cliquez sur « Mode Création ».

4

3

4. Cliquez sur « Ok ». 5. Dans la boîte de dialogue « Ajouter une table », sélectionner la table sur laquelle va porter la requête. Affiche la liste des tables Affiche la liste des requêtes

6

5

Page : 30

7

MicroSoft Access Version 7.0

6. Cliquez sur « Ajouter » 7. Puisque cette requête ne va travailler que sur cette table, cliquez sur « Fermer ». 8. Dans la fenêtre ci-dessous, désignez les champs utiles à la requête : Cliquez sur les champs de la table, et faites-les glisser sur la ligne « Champ : ».

8

9. Dernière étape, précisez les critères de recherche, les champs à afficher dans la réponse et éventuellement ordre du tri.

9

Cliquez ici, pour ne pas voir apparaître ce champ dans la réponse.

Choisissez l'ordre du tri Ecrivez les critères de recherche

10. La requête est maintenant terminée, donnez lui un nom à l’aide de la commande « Enregistrer » du menu « Fichier ».

10

11. Lancer la requête soit en la sélectionnant dans la liste, puis en cliquant sur la bouton « Ouvrir », ou plus simplement en cliquant sur le bouton de la barre d’outils. 12. Le résultat de la requête apparaît dans une feuille de données comme ci-contre.

MicroSoft Access Version 7.0

Page : 31

Construction d'une requête multi-tables L'exemple suivant est basé sur les tables « Commune », « Maire »et « Partis_politiques », représentées ci-dessous. Nous allons construire une requête qui interroge ces trois tables, et qui nous affiche les communes du Val de marne qui ont un maire appartenant au parti communiste.

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Vous reprenez les étapes 1, 2 , 3, 4 et 5 comme dans l’exemple précédent. Dans la boîte de dialogue « Ajouter une table », sélectionner les tables de la façon suivante : Sélectionnez la table « Commune », puis cliquez sur « Ajouter » Sélectionnez la table « Maire», puis cliquez sur « Ajouter » Sélectionnez la table « Partis_politiques», puis cliquez sur « Ajouter » Cliquez sur « Fermer ».

3 4 5 6

Page : 32

MicroSoft Access Version 7.0

Si les relations n’ont pas été créés entre les tables, nous allons établir des jointures de la façon suivante : a/ En partant de la table « Maire », faite glisser le champ « n°insee » sur le champ « Maire » de la table « Commune ». b/ En partant de la table « Partis_politiques », faite glisser le champ « N°» sur le champ « Partis » de la table « Maire ».

7a

7b

Double clic

8a

8. Nous allons pour chaque jointure définir sa propriété : a/ Faite un double clic sur la jointure, et dans la fenêtre ci-dessous choisissez la propriété de la jointure.

8b

9. Insérez les champs nécessaire à la requête, précisez les critères de recherche, les champs à afficher dans la réponse et éventuellement ordre du tri.

9

Critères

MicroSoft Access Version 7.0

Page : 33

La requête est maintenant terminée, donnez lui un nom à l’aide de la commande « Enregistrer » du menu « Fichier ». 11. Lancer la requête soit en la sélectionnant dans la liste, puis en cliquant sur la bouton « Ouvrir », ou plus simplement en cliquant sur le bouton de la barre d’outils. Le résultat de la requête apparaît dans une feuille de données comme ci-dessous.

La barre d'outils « Requête » Menu déroulant permettant de choisir entre une requête Sélection ou une requête Action.

Menu déroulant permettant de passer soit en mode Création soit en mode Feuille de données soit de visionner le code SQL

Page : 34

MicroSoft Access Version 7.0

Les opérateurs utilisés dans les requêtes

Opérateurs ou conventions Conventions [ Nom de champ] # Opérateurs de comparaison < > <= >= <> = Opérateurs arithmétiques * / \ + ^ Mod Opérateurs de chaînes & Opérateurs logiques Et Ou Ou_x Eqv Imp Pas Entre Dans Est null Est pas null Comme Les séparateurs d'objets .

!

Fonctions Toutes fonctions

MicroSoft Access Version 7.0

Signification [ Spécialité] donne le contenu du champ spécialité Ce caractère sert à encadrer une date :#23/12/45#. Inférieur à Supérieur à Inférieur ou égal à Supérieur ou égal à Différent de Égal à Multiplication Division (ex : 5\2 donne 2,5) Division entière (ex : 5\2 donne 2) Addition Soustraction Elévation à la puissance n Donne le reste d'une division (ex : 5 Mod 2 donne 1) Concatène 2 chaînes de caractères Et logique Ou logique Ou exclusif logique Equivalence logique (bit à bit) Implication logique (bit à bit) Non logique Valeur comprise entre (ex : Entre 10 Et 20) Valeur dans une liste (ex : Dans "Lundi";"Mardi";"Dimanche" Si le champ est vide Si le champ n'est pas vide Recherche d'une chaîne. L'utilisation du caractère * et ? peut être utilisé ( ex : Comme "*di" Sert à préciser l'appartenance d'un nom de champ à une table, lorsque le nom d'un champ est commun à plusieurs tables. (ex : [Groupe].[Responsable] désigne le champ Responsable de la table Groupe Sert à faire référence à un élément contenu dans un objet. ex : Formulaire![Saisie_Groupe]![Responsable], fait référence au champ Responsable du formulaire Saisie_groupe Toutes les fonctions Access peuvent être utilisées.

Page : 35

Insertion ou suppression de lignes ou de colonnes dans une requête Suppression d'une colonne 1

1. Placez le pointeur de souris dans la bande grise au-dessus de la colonne, celui-ci se transforme en flèche. 2. Cliquez, puis appuyez sur la touche

Suppr

ou activez la commande « Supprimer colonne » du

menu « Edition ».

Suppression d'une ligne

1

1. Placez le pointeur de souris à gauche de la ligne, celui-ci se transforme en flèche. 2. Cliquez, puis appuyez sur la touche

Suppr

ou activez la commande « Supprimer ligne » du

menu « Edition ». Insertion d'une colonne 1

1. Placez le pointeur de souris dans la bande grise au-dessus de la colonne, celui-ci se transforme en flèche. 2. Cliquez, puis appuyez sur la touche Inser

ou activez la commande « Insérer colonne » du

menu « Edition ».

Page : 36

MicroSoft Access Version 7.0

Insertion d'une ligne

1

1. Placez le pointeur de souris à gauche de la ligne, celui-ci se transforme en flèche. 2. Cliquez, puis appuyez sur la touche Inser

ou activez la commande « Insérer ligne » du menu

« Edition ». Déplacement d'une colonne 1

2

1. Placer le pointeur de souris dans la bande grise au-dessus de la colonne, celui-ci se transforme en flèche. 2. Cliquez, de façon à sélectionner la colonne. 3. Placez le pointeur de souris de nouveau dans la bande grise, puis déplacez la colonne à l'endroit désiré.

Changement des libellés de colonnes Si vous désirez avoir dans la « Fenêtre résultats », un nom de colonne différent du nom de champ, tapez le nouveau libellé devant le nom du champ suivi de deux points.

Dans l'exemple ci-dessus nous avons tapé : Nom de pays : Pays. Ci-dessous nous n'avons plus « Pays » pour libellé de la colonne 2, mais « Nom de pays ».

MicroSoft Access Version 7.0

Page : 37

Valeurs distinctes Par défaut, Access affiche tous les enregistrements correspondant aux critères définis. Vous avez la possibilité de demander à Access de n'afficher que les valeurs distinctes. Pour ce faire, lorsque vous êtes en mode création, activez la commande « Propriétés de la requête » du menu « Affichage » ou bien cliquez sur le bouton de

la barre d'icônes .

• Modifiez la ligne "Valeurs distinctes seulement".

Champs calculés Lors d'une requête, vous avez la possibilité de créer de nouveaux champs qui seront issus d'un calcul en fonction du contenu d'un ou plusieurs autres champs. 1. Sur la ligne « Champ » de la table de requête, tapez dans une colonne vide le nom du champ que vous désirez créer. 2. Tapez ensuite le caractère deux point suivi, de la formule de calcul.

Exemple : Pour calculer le champ TTC en fonction du champ Prix_HT , vous devez créer un champ TTC de manière suivante : TTC : [Prix_Ht]* 2,206

Regroupements Une requête permet de regrouper des données de manière à effectuer des calculs statistiques sur des ensembles de valeurs.

Exemple : La Table PERSO contient les champs nom, prénom, sexe... groupe et enfants. La requête donnée en exemple, consulte cette table et fait le cumul des valeurs contenues dans le champ « enfants », avec un regroupement sur le champ « Groupe ». Pour ce faire, procédez de la manière suivante: 1. Activez la commande "Opérations" du menu "Affichage" ou bien cliquez sur le bouton

de la

barre d'outils.

Page : 38

MicroSoft Access Version 7.0

2. Une nouvelle ligne est ajoutée au tableau de la requête. (Ligne Opération). 3

4

2

3. Choisissez de faire le regroupement sur le champ "Groupe". 4. Cliquez sur le menu déroulant du champ "enfants", et choisissez "Somme". 5. Lancez la requête, vous obtenez le résultat ci-dessous.

Remarque : Par défaut, chaque champ de la ligne « Opération » est un regroupement. Vous pouvez donc modifier cette opération en sélectionnant une autre opération dans le menu déroulant, ou supprimer simplement l'opération en sélectionnant la cellule de la ligne « Opération »et en pressant la touche

Suppr

.

Type d'opérations avec un regroupement

Type d'opérations

Signification

Somme

Somme des valeurs du champ

Moyenne

Moyenne des valeurs du champ

Min

Valeur mini du champ

Max

Valeur maxi du champ

Compte

Nombre de valeurs dans le champ

Ecart type

Ecart type des valeurs du champ

Var

Variance des valeurs du champ

Premier

Contenu du champ dans le premier enregistrement de la requête

Dernier

Contenu du champ dans le dernier enregistrement de la requête

Expression

Calcul(pour les champs calculés)

Où

Pas de regroupement le champ sert simplement de critère

MicroSoft Access Version 7.0

Page : 39

Liens jointures Dans une requête, lorsque vous demandez d'ajouter une table, les liens créés par la commande « Relations » du menu « Outils » sont représentés par un trait reliant les champs liés. Il est toutefois possible lors de la création d'une requête, de créer de nouveaux liens. Ce type de lien, appelé Jointure, ne sera pris en compte par Access que dans la requête où ce lien a été créé. Création d'une jointure Cliquez sur le champ à lier de la table d'origine, gardez le bouton de la souris enfoncé, et déplacez-vous sur le champ à lier de la table destination, relâchez le bouton. Access affiche aussitôt la jointure, symbolisée par un trait reliant les 2 champs. Suppression d'une jointure Cliquez sur le trait symbolisant la jointure, il apparaît en gras, appuyez sur la touche

Suppr

.

Access vous permet de définir 3 types de jointure: • Les équi-jointures • Les jointures externes • Les jointures réflexives. Pour définir le type de jointure, cliquez sur le trait symbolisant la jointure pour le sélectionner, puis activez la commande « Propriété de la jointure » du menu « Affichage », vous obtiendrez ainsi la boîte de dialogue figurant sur la page suivante.

Les équi-jointures Dans ce type de jointure, les liens établis entre les tables imposent qu'il existe une correspondance entre les champs liés, ainsi Access n'extraira que les enregistrements dont les champs ont la même valeur dans les différentes tables. Cette jointure est l'option 1 de la boîte de dialogue et est l'option par défaut d'Access. Les jointures externes Dans ce type de jointure, les liens établis ne sont pas pris en compte pour les champs non concordants. Pour réaliser une telle jointure, cochez dans la boîte de dialogue ci-dessus, l'option 2 ou 3, en sachant qu'Access extraira tous les enregistrements de la première table, et seulement ceux de la seconde dont les champs joints sont identiques à ceux de la première table.

Page : 40

MicroSoft Access Version 7.0

Les jointures réflexives Ce sont des jointures entre 2 champs d'une même table. Pour réaliser une jointure entre 2 champs d'une même table, affichez 2 fois la même table à l'aide de la commande « Ajouter une table ... » du menu « Requête », puis liez ensuite les champs exactement comme vous le feriez pour 2 tables différentes.

Analyse croisée Lorsque l'on fait des regroupements pour analyser des données statistiques, il peut être plus agréable de représenter les données sous forme de tableau plutôt que sous forme de liste. Pour ce faire : 1. Créer une nouvelle requête à l’aide de l’assistant « Analyse croisée ». 2. Répondez aux questions de l’assistant.

1

2

MicroSoft Access Version 7.0

Page : 41

Création de requêtes « Action » Les requêtes « Action » servent à créer de nouvelles tables, ou à modifier des données dans les tables existantes. MicroSoft Access offre quatre types de requêtes « Action ». • • • •

La requête création de tables, qui crée une nouvelle table à partir d'une ou plusieurs tables. La requête Suppression, qui supprime des enregistrements dans une ou plusieurs tables. La requête Ajout, qui ajoute des enregistrements dans une ou plusieurs tables. La requête Mise à jour, qui modifie des données dans une ou plusieurs tables.

Différence entre une requête Sélection et une requête Action Lorsque vous créez une requête, c'est automatiquement une requête Sélection, à moins que vous ne la transformiez en requête Action en choisissant dans le menu « Requête » une des options suivantes : • Création de tables ... • Mise à jour. • Ajout... • Suppression. Pour empêcher toute modification inopportune après le lancement accidentel d'une requête Action, Access identifie ces requêtes à l'aide d'une icône spéciale. Icône de requête Sélection.

Icônes de requête Action.

De plus, par précaution, Access demande confirmation. Ceci étant une option que vous pouvez modifier dans le menu « Outils -Options », onglet « Editer/Rechercher ».

Page : 42

MicroSoft Access Version 7.0

Conseils Avant de modifier des données importantes par l'intermédiaire d'une requête Action, il peut être utile de créer une copie de la, ou des tables concernées par cette requête. Partant du principe qu'il vaut mieux prévenir que guérir, il est recommandé de créer les requêtes Action en 3 étapes: 1. Créer une requête « Sélection ». 2. Lancez la requête et examinez la feuille de réponses. 3. Convertissez la requête Sélection en requête Action lorsqu'il vous semble que votre requête est correcte.

Création de table Si vous désirez que le résultat de la requête « Action » soit une nouvelle table : 1. Dans la fenêtre « Modification », activez la commande « Création de table... » du menu « Requête » pour obtenir la boîte de dialogue ci-dessous. 2. Répondez aux questions de la boîte de dialogue. Tapez le nom de la nouvelle table Cliquez pour valider

Tapez éventuellement le nom de la nouvelle base de données

3. En cliquant sur le bouton

de la barre d'outils, Access va vous créer la nouvelle table.

Ajout d'enregistrements à une table 1. Dans la fenêtre « Modification », activez la commande « Ajout... » du menu « Requête » pour obtenir une boîte de dialogue similaire à celle de création de tables. 2. Répondez aux questions de la boîte de dialogue. 3. En cliquant sur le bouton de la barre d'outils, Access va ajouter les enregistrements à la table. 4. Remarquez qu'Access a créé une ligne supplémentaire dans la requête (Ajouter à). Cette ligne sert à indiquer à Access le nom des champs de la table destination auxquels correspondent les champs de la table origine. Vous pouvez recopier le contenu de certains champs d'une table dans les champs d'une autre table même ci ceux-ci ne portent pas le même nom.

MicroSoft Access Version 7.0

Page : 43

Mise à jour de données 1. Activez la commande « Mise à jour » du menu « Requête ». 2. Constatez qu'Access affiche une nouvelle ligne (Mise à jour) dans le tableau de requête.

2

3. Sur cette ligne « mise à jour », inscrivez la formule qui modifiera les données du champ.

Suppression d'enregistrements Lorsque vous avez des enregistrements à supprimer dans une table, il est souvent commode de créer une requête Action qui le fera automatiquement en fonction de certains critères. 1. Par prudence, construisez une requête « Sélection », vérifiez les résultats. 2. Dans la fenêtre « Modification », activez la commande « Suppression » du menu « Requête ». Access ajoute une nouvelle ligne au tableau de requête, la ligne « Supprimer ».

2

3. En cliquant sur le bouton

de la barre d'outils, Access supprimera les enregistrements

correspondant aux critères que vous avez définis.

Page : 44

MicroSoft Access Version 7.0

Paramètrage d'une requête Lorsqu'une requête doit être fréquemment utilisée avec des critères de sélection légèrement différents, vous pouvez paramètrer les critères de sélection. Pour définir un paramètre dans un critère : 1. Entrez un texte entre crochets, qui sera le message pour l'utilisateur. 2. Vous pouvez également définir le type du paramètre afin d'éviter les erreurs de saisie. Activez la commande "Paramètres..." du menu "Requête".

3

4

Coller Copier

1

3. Dans la colonne « Paramètre » remettez le texte entre [ ] 4. Cliquez sur le menu déroulant de la colonne « Type de données » pour en définir le type. 5. Dans notre exemple, lors de l'exécution, la boîte de dialogue représentée ci-dessous s'affichera.

Mise à jour des enregistrements d'une table à partir d'une feuille de réponses Dans de nombreux cas les modifications apportées dans une feuille de réponses d'une requête sont répercutées dans la table source. Pour que la mise à jour soit possible il faut que chaque enregistrement de la requête représente un seul enregistrement de la table. Le tableau ci-dessous récapitule les cas où les tables sources sont oui ou non, modifiables à partir d'une feuille de réponses. Type de requête ou de champ

Champs actualisables

Commentaires

Requête reposant sur une seule table

Oui

Si la requête ne comporte ni calcul, ni valeur unique, ni analyse croisée.

Requête reposant sur deux tables avec relation un à un

Oui

Si la requête ne comporte ni calcul, ni valeur unique, ni analyse croisée

Requête reposant sur deux tables avec relation un à Plusieurs ou Plusieurs à un

En partie

MicroSoft Access Version 7.0

Vous pouvez mettre à jour les champs du côté "Plusieurs" uniquement si la requête ne comporte ni calcul, ni valeur unique, ni analyse croisée.

Page : 45

Requête reposant sur deux tables avec relation un à Plusieurs aucun champ du côté Plusieurs n'étant inclus dans la feuille de réponses

Oui

Requête reposant sur deux tables avec relation un à un avec jointure réflexive

Non

Requête avec valeur unique (où la propriété Valeur unique est sélectionnée)

Non

Requête avec calculs

Non

Requête Analyse croisée

Non

Requête multitables sans clé primaire ou sans index unique du côté "un" de la relation

Non

Un index unique signifie que la propriété Index du champ est définie sur "Oui-sans doublons".

Champ calculé

Non

Vous pouvez cependant modifier les champs dont dépendent le champ calculé, les champs seront recalculés.

Vous pouvez mettre à jour les champs du côté "Un" uniquement si la requête ne comporte ni calcul, ni valeur unique, ni analyse croisée.

Visualisation des instructions SQL SQL ( Structured Query Language) est un langage de programmation particulièrement adapté à l'interrogation, la mise à jour et la gestion de bases de données relationnelles. Lorsque vous créez une requête dans un tableau de "Requête", MicroSoft Access convertit systématiquement vos instructions en langage SQL. Pour visualiser ou modifier les instructions SQL : 1. Créez bien évidemment une requête. 2. Utilisez la barre d’outils ou choisissez la commande « SQL... » du menu « Affichage », Access vous affiche la boîte de dialogue ci-dessous.

3. Le cas échéant, vous pouvez modifier les instructions directement dans cette boîte de dialogue. 4. Cliquez sur « Ok », les modifications sont directement visibles dans le tableau de requête.

Page : 46

MicroSoft Access Version 7.0

Dupliquer une requête 1. 2. 3. 4.

Dans la fenêtre « Base de données », sélectionnez la requête à copier. Choisissez la commande « Copier » du menu « Edition ». Choisissez la commande « Coller » du menu « Edition ». Access vous affiche la boîte de dialogue « Coller sous.. », dans laquelle vous pourrez taper le nouveau nom.

Supprimer une requête 1. Dans la fenêtre « Base de données », sélectionnez la requête à supprimer. 2. Choisissez la commande « Supprimer » du menu « Edition ». 3. Access vous affiche une boîte de dialogue, dans laquelle vous pourrez confirmer ou annuler la suppression.

MicroSoft Access Version 7.0

Page : 47

LES ÉTATS

A quoi sert un état Un état regroupe des données dans un format et une mise en page que vous allez spécifier. Vous faites appel à un état pour extraire d'une base de données, des informations significatives afin de les diffuser. Les étiquettes de publipostage, les factures, les listes téléphoniques sont autant d'exemples d'états.

Création d'un état à l’aide de l'assistant Il est vivement conseillé d’utiliser un assistant pour la création d’un état , vous gagnerez du temps et pourrez éventuellement le modifier ponctuellement par la suite. 1. Cliquez sur l’onglet « état » 1

2

2. Puis cliquez sur le bouton « Nouveau ». La fenêtre « Nouvel état » affichée ci-dessous vous permet de sélectionner la table principale à partir de laquelle vous allez récupérer les informations. 3. Sélectionnez une table ou une requête.

4

3

5

4. Sélectionnez un assistant dans la liste qui vous est proposée. 5. Cliquez sur « Ok ». 6. Indiquez les champs que vous désirez mettre dans votre état. Page : 48

MicroSoft Access Version 7.0

7. Indiquez si vous voulez faire un regroupement sur un champ. 8. Précisez le champ sur lequel l’état doit être trié. 9. Choisissez une présentation. 10. Choisissez un style. 11. Donnez un titre à votre état. 6

7

8

9 10

11

MicroSoft Access Version 7.0

Page : 49

Modification d'un état Pour modifier un état créé à l'aide de l'assistant, passez en « Mode Création ».

Enregistrement et fermeture d'un état Au moment de la fermeture de la fenêtre, Access vous propose d'enregistrer l'état. Vous pouvez cependant enregistrer vous-même de la manière suivante : 1. Choisissez « Enregistrer sous... » du menu « Fichier ». 2. Tapez le nom de l'état. 3. Cliquez sur « Ok ». Pour fermer un état : 1. Activez la commande « Fermer » du menu « Fichier ». Impression d'un état 1. 2. 3. 4.

Choisissez « Configuration de l'imprimante » dans le menu « Fichier ». Sous « Orientation » sélectionnez le mode « Portrait » ou « Paysage ». Cliquez sur « Ok ». Activez la commande « Imprimer » du menu « Fichier ».

Dupliquer un état 1. 2. 3. 4.

Dans la fenêtre « Base de données », sélectionnez l'état à copier. Choisissez la commande « Copier » du menu « Edition ». Choisissez la commande « Coller » du menu « Edition ». Access vous affiche une boîte de dialogue, dans laquelle vous pourrez taper un nouveau nom.

Page : 50

MicroSoft Access Version 7.0

Supprimer un état 1. Dans la fenêtre « Base de données », sélectionnez l'état à supprimer. 2. Choisissez la commande « Supprimer » du menu « Edition ». 3. Access vous affiche une boîte de dialogue, dans laquelle vous pourrez confirmer ou annuler la suppression.

MicroSoft Access Version 7.0

Page : 51

Modification d'un état Lorsque vous passez en « mode création », MicroSoft Access affiche la fenêtre ci-dessous: Mode Création Aperçu avant inpression Echantillon de l'aperçu Trier et regrouper Propriétés Liste des champs Boîte à outils

Palette des couleurs

Sections Modifier les dimensions

Liste des champs Changement de mode Aperçu avant inpression

Boîte à outils Trier et regrouper

Propriétés

Modifier les dimensions Sections

Cette fenêtre est partagée en plusieurs parties appelées Section. La section Détail est la zone dans laquelle vous allez créer votre état. Un état peut contenir 4 sections : • Une section détail. • Des sections, En-tête de groupe et Pied de groupe qui contiennent les données affichées en début et fin de chaque groupe, dans le cas où l'état est basé sur une requête comportant des regroupements. Page : 52

MicroSoft Access Version 7.0

• Une section En-tête d'état et Pied d'état qui contient les données affichées au début de la première page et en fin de dernière page. • Des sections En-tête de page et Pied de page qui contiennent les données affichées en début et en fin de chaque page.

Dimensions d'une section Pour changer les dimensions d'une section : 1. Sélectionnez l'icône

de la boîte à outils.

2. Placez le curseur de la souris sur le bord de la section (le curseur se transforme), déplacez la souris pour redimensionner la section. Création d'une section En-tête/Pied d'état Pour créer une section En-tête et une section Pied d'état, appelez la commande « En-tête/Pied d'état » du menu « Disposition ». Access affiche alors deux nouvelles sections. Vous pouvez y placer n'importe quel contrôle. Création d'une section En-tête/Pied de page Pour créer une section En-tête et une section Pied de page, appelez la commande « Entête/Pied de page » du menu « Disposition ». Access affiche alors deux nouvelles sections. Vous pouvez également y placer n'importe quel contrôle.

Création d'une section de groupe Pour définir une section de groupe, appelez la commande « Trier et regrouper » du menu « Affichage » ou bien cliquez sur l'icône

de la barre d'icônes.

Propriétés d'une section Propriété Saut de page

Sections En-tête/Pied de groupe En-tête/Pied d'état Détail

Fonction Permet d'indiquer si l'impression de la section doit être précédée ou suivie d'un saut de page.

Nouvelle Ligne ou colonne

En-tête/Pied de groupe En-tête/Pied d'état Détail

Permet d'indiquer si, dans une impression en multicolonnes, la section doit être imprimée sur une nouvelle ligne ou une nouvelle colonne ou bien suivie d'un retour ligne ou d'un changement de colonne.

Section insécable

En-tête/Pied de groupe En-tête/Pied d'état Détail

Si vous choisissez "Oui", la section sera obligatoirement imprimée en entier sur une page.

Visible

Toutes

Permet de masquer une section à l'impression.

Au formatage

Toutes

Permet de spécifier le nom d'une macro ou d'une fonction à exécuter lorsque l'état est mis en forme.

Sur impression

Toutes

Permet de spécifier le nom d'une macro ou d'une fonction à exécuter lorsque l'état est imprimé.

Auto-extensible Auto-réductible

En-tête/Pied de groupe En-tête/Pied d'état

Permet d'indiquer si la taille de la section peut être modifiée automatiquement afin de s'ajuster à la taille de l'enregistrement (en tenant compte des lignes vierges).

Détail

MicroSoft Access Version 7.0

Page : 53

Hauteur

Toutes

Hauteur de la section.

Apparence

Toutes

Aspect de la section (couleur ou 3D).

Couleur du fond

Toutes

Pour changer la couleur du fond, choisissez "Palette" dans le menu "Affichage". Cliquez sur la section, puis choisissez la couleur dans la ligne "Fond" de la palette.

Page : 54

MicroSoft Access Version 7.0

Les contrôles de la boîte à outils Les outils utilisés pour créer des contrôles sont identiques, que ce soit pour les formulaires ou les états. Cependant certains de ces outils se prêtent mal aux états; c'est le cas des zones de liste, des zones de liste modifiable, des boutons de commande et des boutons bascule. Pointeur de sélection

Assistant contrôle

Etiquette de texte

Zone de texte

Groupe d'options

Bouton bascule

Bouton d'options

Case à cocher Zone de liste

Liste modifiable Bouton de commande Cadre d'objet indépendant Saut de page Trait

Image Cadre d'objet dépendant Sous état Rectangle

Modification des « propriétés par défaut » des contrôles Pour modifier les propriétés qui seront prises par défaut : 1. Cliquez sur

dans la barre d'outils.

2. Cliquez sur le contrôle que vous désirez modifier.

1

3

3. Dans la feuille de propriétés, modifiez les paramètres pour qu'ils deviennent les valeurs par défaut. Le Pointeur

Outil de sélection d'objets

Le contrôle "Étiquette" Écriture d'une étiquette (titre, commentaire etc..). Pour un retour à ligne appuyer sur CTRL+Return

MicroSoft Access Version 7.0

Page : 55

1. Sélectionnez l'outil 2. Positionnez le cadre dans la feuille d'état 3. Tapez le texte

Le contrôle "Zone de texte"

Ce contrôle va servir à afficher un texte libre dans le rectangle de gauche (étiquette) et à mettre une valeur calculée dans le rectangle de droite (formule, champ d'une table ou d'une requête).

Pour déplacer cet objet Placer le pointeur ici Pour déplacer cet objet Placer le pointeur ici

Pour déplacer l'ensemble placer le pointeur de souris ici

Exemple d'une zone de texte avec une formule: 1. 2. 3. 4.

Sélectionnez l'outil « Zone de texte ». Placez le contrôle sur la feuille d'état ou le formulaire. Sélectionnez le texte de l'étiquette(à gauche), puis retapez votre texte (Imprimé le :). Sélectionnez le texte du cadre de droite, puis tapez la formule (=Maintenant() ). 3

Cliquez sur

Page : 56

4

Vous obtenez cela :

MicroSoft Access Version 7.0

Exemple d'une zone de texte qui affiche des champs d'une table 1. Cliquez sur le bouton « Liste des champs » dans la barre d'outils ou choisissez « Liste des champs » dans le menu « Affichage ». 2. Sélectionnez le ou les champs (sélectionnez le premier, puis les suivants avec la touche CTRL) 3. Faites glisser la sélection de la liste vers l'état. 2

3

4- Si vous désirez modifier l'étiquette, sélectionnez-la, puis modifiez le texte. 5- Choisissez « Propriété » dans le menu « Affichage » ou cliquez sur dans la barre d'icônes. 7

6 4

6. Tapez le libellé de l'étiquette. 7. Refermez la boîte de dialogue.

Le contrôle Groupe d'options (voir page 79) Le contrôle Bouton bascule (voir page 78) Le contrôle Case d'options (voir page 77) Le contrôle Case à cocher (voir page 78) Liste modifiable (voir page 84) Le contrôle Zone de liste (voir page 84) Le contrôle Bouton de commande (voir page 82)

MicroSoft Access Version 7.0

Page : 57

Le contrôle Graphique Avant de créer un graphique, il faut décider de la source de ses données. Si toute l'information nécessaire se trouve dans une seule table, cette table sera la source. Bien souvent, hélas les données proviennent de plusieurs tables. Il faut dans ce cas créer une requête sur laquelle sera basé le graphique. La source de données, qu'il s'agisse d'une table ou d'une requête, comprend généralement une combinaison des champs suivants: • Le(s) champ(s) contenant les données à représenter sous forme graphique. Un de ces champs au moins doit être numérique. • Le(s) champ(s) contenant les étiquettes qui identifient les valeurs dans le graphique. • Le(s) champ(s) de liaison si le graphique doit être régénéré enregistrement par enregistrement. Les valeurs du champ de liaison doivent correspondre - enregistrement par enregistrement - aux valeurs d'un autre champ dans l'état ou le formulaire. C'est grâce à ces champs que le grapheur différencie les données à associer à chaque enregistrement. Exemple : Dans cet exemple le formulaire est basé sur une requête qui fournie pour chaque élève, les nom et prénom, adresse et les notes de grammaire, d'orthographe et lecture. Nous allons construire un formulaire qui représente ces 3 notes graphiquement. 1. Dans la fenêtre « Base de données », cliquez sur l’onglet « Etats ». 2. Cliquez ensuite sur le bouton « Nouveau ». 1

2

3. Dans la fenêtre « Nouvel état », sélectionnez « Assistant graphique ». 4. Sélectionnez la table ou la requête sur laquelle doit être basé l’état, puis cliquez sur « Ok ».

3

4

Page : 58

MicroSoft Access Version 7.0

L’assistant graphique est maintenant lancé, il vous reste à répondre à ses questions. 5. Sélectionnez un à un les champs devant être représenté graphiquement. 6. Cliquez sur le bouton pour le faire passer dans la fenêtre de droite, puis cliquez sur « Suivant ».

6

5

7. Choisissez le type de graphique, puis cliquez sur « Suivant ». 7

MicroSoft Access Version 7.0

Page : 59

L’assistant vous propose ensuite la fenêtre ci-dessous. 8. Nous allons faire glisser un à un les champs à représenter graphiquement dans la fenêtre « Données ». Par défaut, l’assistant propose de synthétiser les données en en faisant la somme. Dans notre exemple nous voulons utiliser les données telles qu’elles sont dans la requête. 9. Double cliquez sur chaque champ de façon à ouvrir la fenêtre « Synthétiser », puis choisissez la fonction à appliquer. 10. Cliquez sur le bouton « Ok », puis recommencez les étapes 9 et 10. 11. Cliquez sur « Suivant ».

9

10

8

11

La dernière étape vous permet de : 12. 13. 14. 15.

Donner un titre au graphique. D’afficher ou pas une légende. ect.. Cliquez sur le bouton « Terminer ».

12

13

15

Lorsque vous quittez l’assistant graphique, le graphique apparaît dans votre état. Il vous reste ensuite à le mettre en forme.

Page : 60

MicroSoft Access Version 7.0

Mettre en forme un Graphique Vous avez ensuite la possibilité de faire des modifications de mise en forme, exactement comme vous le feriez dans le grapheur « Excel ». Pour avoir accès à la barre de menu du grapheur, procédez comme suit : 1. Cliquez sur le graphique, de manière à le sélectionner. 2. Placez la main au milieu du graphique, puis double cliquez.

1

2

La fenêtre du grapheur est représentée ci-dessous. D’un manière générale, pour modifier un objet du graphique, il faut faire un double clic sur cet objet. Exemple : Pour modifier l’échelle des valeurs de l’axe des y : 1. Double cliquez sur l’axe des y, la fenêtre « Format d’axe » s’ouvre. 2. Dans la fenêtre « Format d’axe », cliquez sur l’onglet « Echelle », puis modifiez les valeurs.

MicroSoft Access Version 7.0

Page : 61

Le contrôle "Sous état" Un sous état ou un sous formulaire est un état ou un formulaire placé dans un autre état ou un autre formulaire. Ceci est pratique lorsque, par exemple un état doit contenir à la fois des données sous forme de fiche et des données sous forme de tableau; Ou lorsque, sur un même état vous voulez effectuer des niveaux de regroupements différents. Ou encore lorsque l’état doit comporter un graphique.

Exemple : Nous venons de voir comment créer un état contenant un contrôle graphique. Cet état, nommé « Graph », nous allons l’incorporer dans l’état ci-dessous, nommé « Relevé de notes ». L’état « Graph » sera alors considéré comme un sous état de l’état « Relevé de notes ». Nous avons donc, d’une part : La table « Eleves »

et l’état « Relevé de notes » basé sur la table « Eleves ».

Et d’autre part : La table « notes »

Page : 62

MicroSoft Access Version 7.0

La requête « Graph »

et enfin l’état « Graph ». Notes de Français 20 13,16

15

9,17 10

6,92

5 0 Grammaire

Orthographe

Lecture

ATTENTION : Etant donné que l’état « Relevé de notes » est basé sur la table « Eleves » et que l’état « Graph » est lui basé sur la requête « Graph », il faut que cette requête sélectionne, pour chaque enregistrement de la table « Eleves » l’enregistrement correspondant dans la table « Notes ». Il faut donc que le critère de sélection de la requête « Graph » soit par exemple les champs nom et le prénom de l’état « Relevé des Notes ».

Il reste maintenant à incorporer l’état « Graph » dans l’état « Relevé de Notes ».

MicroSoft Access Version 7.0

Page : 63

1. Affichez la fenêtre « Base de données ». 2. Sélectionnez l’onglet « Etat ». 3. Sélectionnez l’état « Relevé de Notes ». 4. Cliquez sur le bouton « Modifier », l’état s’affiche . 5. Sélectionnez l’état « Graph » 6. Faites-le glisser sur l’état « Relevé de Notes ». 2

1

4

5

3 6

L’état « Graph » est maintenant un sous-état de l’état « Relevé de Notes », il ne vous reste plus qu’a demander « l’aperçu avant impression ».

Page : 64

MicroSoft Access Version 7.0

Le contrôle Cadre indépendant Un cadre d'objet dépendant sert à afficher un objet OLE si vous avez coché l’option « Créer nouveau », ou une image si vous avez coché l’option « A partir d’un fichier ». Un cadre d'objet indépendant est similaire à une étiquette. Les étiquettes et les cadres d'objets indépendants servent à enrichir les formulaires et les états. Créer ou incorporer un document existant 1. Ouvrez l'état ou le formulaire 2. Cliquez sur le cadre « Objet indépendant » de la boîte à outils. 3. Dans le formulaire ou l'état, cliquez là où vous souhaitez placer le coin supérieur gauche du cadre de l'objet, et délimitez l'encombrement en faisant glisser la souris sur le coin opposé. 4. MicroSoft Access affiche la liste des objets disponibles

3

5. Sélectionnez « Créer nouveau » ou « A partir d'un fichier ». 6. Sélectionnez le type d'objet ou le fichier contenant l’image. 7. Quittez en cliquant sur « OK ».

Le contrôle Cadre dépendant Un cadre d'objet dépendant sert à afficher un objet OLE stocké dans une table. Un tel contrôle permet de modifier des images dans un formulaire ou un état, enregistrement par enregistrement, comme on le ferait avec des zones de texte. Pour créer un cadre d'objet dépendant: 1. Ouvrez l'état ou formulaire. 2. Cliquez sur le cadre « Objet dépendant » de la boîte à outils

2

3. Lorsque le cadre est sélectionné, cliquez sur le bouton afficher les propriétés de l’objet, puis dans la fenêtre « Propriétés - Source contrôle», sélectionnez le champ correspondant. Ou

pour

2. Affichez la liste des champs en cliquant sur le bouton

dans

la barre d'outils. 3. Faites glisser le nom du champ qui stocke l'objet OLE sur le formulaire ou l'état, Access crée un cadre d'objet dépendant associé à ce champ.

MicroSoft Access Version 7.0

Page : 65

Le contrôle Trait

1. Sélectionnez l'outil « Trait » dans la boîte à outils. 2. Cliquez dans l'état ou le formulaire là où vous voulez une des extrémités du trait et déplacez la souris en gardant le bouton enfoncé jusqu'à l'autre extrémité du trait.

1

Le contrôle Rectangle

1. Sélectionnez l'outil « Rectangle » dans la boîte à outils. 2. Cliquez dans l'état ou le formulaire là où vous voulez le coin supérieur gauche du rectangle et déplacez la souris vers le coin inférieur droit en gardant le bouton enfoncé, relâchez le bouton. 1

Le contrôle Saut de page

1. Sélectionnez l'outil « Saut de page » dans la boîte à outils. 2. Cliquez dans le formulaire ou l'état à l'endroit où vous désirez un saut de page. 1

Page : 66

MicroSoft Access Version 7.0

Les modèles de contrôles Si vous placez plusieurs fois le même type de contrôle avec les mêmes propriétés, procédez comme suit : 1. Créez votre contrôle et définissez les propriétés du contrôle. 2. Sélectionnez le contrôle puis activez la commande « Définir les paramètres par défaut du contrôle » du menu « Format » 3. Choisissez ensuite, dans la boîte à outils, le bouton correspondant au nouveau contrôle, puis placez-le dans l'état ou le formulaire. Ce contrôle prend automatiquement les propriétés du contrôle défini comme modèle. Alignement, empilement des contrôles

Pour aligner des contrôles les uns par rapport aux autres : 1. Sélectionnez les contrôles à aligner entre eux. 2. Utilisez une des options des commandes « Aligner.... » du menu « Format »

Pour empiler les contrôles : Sélectionnez le contrôle, puis activez la commande « Premier plan » ou « Arrière plan » du menu « Format ».

MicroSoft Access Version 7.0

Page : 67

LES FORMULAIRES

1. Dans la fenêtre « Base de données » cliquez sur l'onglet symbolisant les formulaires. 2. Cliquez ensuite sur le bouton « Nouveau ». 1

2

Pour la création d’un formulaire ou d’un état, Access vous offre 3 possibilités : a/ Créer le formulaire de toutes pièces, sans aucune aide, c’est le « Mode création ». b/ Créer le formulaire de façon totalement automatique : « Colonne simple » et « Tabulaire ». c/ Créer le formulaire à l’aide d’un assistant, c’est le mode « Assistant formulaire ».

Création d'un formulaire automatiquement Assistant Colonne simple Les champs de chaque enregistrement seront affichés les uns en dessous des autres.

Page : 68

MicroSoft Access Version 7.0

Assistant Tabulaire Les champs seront affichés les uns à côtés des autres sous forme de tableau, avec un enregistrement par ligne.

Création d'un formulaire avec l'assistant 1. Sélectionnez la table ou la requête à utiliser. 2. Cliquez sur "Assistant Formulaire". 2

1

3. Choisissez les champs que vous voulez voire apparaître dans le formulaire.

Ajoute le champ sélectionné Ajoute tous les champs Retire le champ sélectionné Retire tous les champs

3

MicroSoft Access Version 7.0

Page : 69

4. Choisissez la présentation.

5. Le style

6. Donnez un nom au formulaire.

6

Page : 70

MicroSoft Access Version 7.0

7.Vous obtenez ceci :

MicroSoft Access Version 7.0

Page : 71

Modification d’un formulaire. Lorsque qu’un formulaire à été créé à l’aide de l’assistant, vous pouvez toujours le modifier. Dans la barre d’outils, cliquez sur

pour passer en « création ».

Propriétés d'un formulaire Le formulaire, de même que les contrôles et les objets, possèdent un certain nombre de caractéristiques modifiables appelés « Propriétés ». Pour afficher la fenêtre de modification, sélectionnez le formulaire à l'aide de la commande « Sélectionner le formulaire » du menu « Edition », puis activez la commande « Propriétés... » du menu « Affichage ».ou cliquez sur

Propriétés Source

Fonction Nom de la table à laquelle appartient les champs. (permet de créer des formulaires avec des données de plusieurs tables).

Légende

Texte affiché dans la barre de titre du formulaire.

Sur activation

Contient une macro ou une fonction à exécuter lorsqu'un enregistrement est activé.

Sur insertion

Contient une macro ou une fonction à exécuter lorsqu'un nouvel enregistrement est saisi (au premier caractère saisi).

Sur suppression

Contient une macro ou une fonction à exécuter lorsqu'un enregistrement est supprimé.

Avant MAJ, Après MAJ

Contient une macro ou une fonction à exécuter lorsqu'un enregistrement est modifié. Exécution soit avant, soit après la mise à jour de l'enregistrement.

Sur ouverture Sur fermeture

Contient une macro ou une fonction à exécuter soit à l'ouverture, soit à la fermeture.

Page : 72

MicroSoft Access Version 7.0

Propriétés Menu

Fonction Contient le nom d'une macro de la barre de menus à affecter au formulaire.

Affich par défaut Affich autorisé

Affich par défaut sert à indiquer le mode d'affichage standard du formulaire: soit simple (un seul enregistrement affiché à la fois), soit continu (plusieurs enregistrements affichés à la suite, chacun dans un formulaire), soit feuille de données (affichage par défaut en mode tableau). Affich autorisé indique les types d'affichage autorisés pour le formulaire : soit feuille de donnée (affichage interdit en mode formulaire), soit formulaire (affichage interdit en mode feuille de donnée), soit les deux.

Permet MAJ

Permet d'indiquer quelles sont les tables modifiables avec le formulaire : soit aucune, soit générale(toutes les tables sont modifiables), soit limitée(seules les tables par défaut sont modifiables).

Barre défilement

Permet d'indiquer si on doit afficher les barres de défilement.

Filtrage autorisé

Donne ou pas, l'autorisation d'utiliser les commandes de filtrage du menu "Enregistrements".

Grille X, Grille Y

Indique les valeurs permettant d'ajuster les contrôles.

Police imprimante

Indique si les polices disponibles doivent être seulement celles de l'imprimante sélectionnée (option Oui), ou bien toutes celles utilisables à l'écran.

Taille ajustée

Avec l'option "Oui", le formulaire sera ajusté de façon à afficher un enregistrement complet. Dans le cas contraire, il sera ouvert à la taille qu'il avait lors de sa dernière fermeture.

Verrouillage

Mode de verrouillage des enregistrements en environnement multi-utilisateurs: Aucun (automatiquement verrouillés), Enr modifié (enregistrement en cours verrouillé durant la modification), Général (tous les enregistrements sont verrouillés).

Fen indépendante Fen modale Afficher sélecteur

Ces propriétés affectent les sous-formulaires. Fenêtre indépendante (il est ouvert par-dessus les autres fenêtres), Fen modale ou non (Une fenêtre modale reste active tant qu'elle n'est pas fermée), Afficher sélecteur sert à afficher ou non les sélecteurs d'enregistrements.

Largeur

Indique la largeur du formulaire.

Fichier Aide Contexte Aide

Pour utiliser ces fonctionnalités, il faut posséder le compilateur d'aide de MicroSoft. Fichier Aide, nom du fichier contenant l'aide attaché au formulaire. Contexte Aide, numéro de la rubrique du Fichier Aide.

MicroSoft Access Version 7.0

Page : 73

Les différentes sections d’un formulaire. La fenêtre d’un formulaire est partagée en plusieurs parties appelées Section. La section Détail est la zone dans laquelle vous allez créer votre formulaire. Un formulaire peut contenir 5 sections : Il est également possible de créer d’autres sections, à l’aide des commandes « En-tête/Pied de formulaire » et « En-tête/Pied de page » du menu « Affichage ». Vous pouvez placer dans ces sections, les contrôles qui vous conviennent.

1

2

Dimensions d'une section Pour changer les dimensions d'une section : 1. Sélectionnez l'icône

de la boîte à outils.

2. Placez le curseur de la souris sur le bord de la section (le curseur se transforme), déplacez la souris pour redimensionner la section. Les propriétés des sections Pour modifier les propriétés d’une section, cliquez sur la section, puis cliquez sur

Page : 74

MicroSoft Access Version 7.0

Placement de champs 1. Pour placer un champ dans un formulaire ou un état, activez la commande « Liste des champs » du menu « Affichage », ou cliquez sur 2. Faites glisser un champ de la boîte « Champs », vers le formulaire ou l'état. 3. Access affiche sur le formulaire, une étiquette, destinée à contenir le nom du champ 4. Access affiche sur le formulaire une zone de texte, destinée à contenir le contenu du champ.

2 3

4

Propriétés des contrôles Pour changer les propriétés d'un contrôle, sélectionnez-le, puis activez la commande « Propriétés... » du menu « Affichage », Access affiche une liste de propriétés qui peuvent être différentes d'un contrôle à l'autre. Police Certaines propriétés, comme la police, les attributs de caractères, ou l'alignement peuvent être modifiés directement à partir de la barre d'icônes.

MicroSoft Access Version 7.0

Page : 75

Dimensions Pour modifier la position ou les dimensions d'un contrôle, activez la commande « Propriétés... » du menu « Affichage ».

x du coin supérieur gauche Y du coin supérieur gauche

Dimensions du contrôle

Apparence Pour un contrôle, vous avez le choix entre 6 apparences : à 2 dimensions, relief, 3D enfoncé, gravé, ombré et ciselé. Visibilité Un contrôle peut être visible ou invisible. Pour modifier sont état, utilisez la propriété « Visible » dans la fenêtre de propriété. Validation Si vous voulez qu'Access vérifie la saisie dans un contrôle, vous pouvez entrer dans la zone « Valable si », une expression. Les zones avant MAJ et après MAJ vous permettent de préciser le moment où Access doit faire la vérification. Vous pouvez également utiliser la zone « Message si erreur » pour envoyé un message à l'utilisateur en cas de non-validité de la saisie.

Couleur Pour Modifier la couleur d'un contrôle (fond, texte ou bordure), cliquez sur

Page : 76

.

MicroSoft Access Version 7.0

Le contrôle « Étiquette » (voir page 55)

Le contrôle « Zone de texte »(voir page 56)

Propriétés des zones de texte Propriété Texte barre d'état

Signification Le texte tapé dans cette zone est affiché dans la barre d'état lorsque le contrôle est actif.

Sur entrée Sur sortie Sur double clic

Nom de macro ou de fonction à exécuter lorsque l'utilisateur active, désactive ou fait un double clic sur le contrôle.

Valeur par défaut

Valeur qui sera inscrite par défaut dans le contrôle.

Activé

Permet de préciser si l'on peut activer ou non le contrôle en cliquant dessus.

Verrouillé

Permet de spécifier si l'on peut ou non, saisir du texte dans le contrôle

Barre de défilement

Affiche ou pas une barre de défilement

Auto-Extensible Auto-réductible

Permet de préciser que le contrôle peut être agrandi automatiquement par Access.

Le contrôle « Case d'options »

Les cases d'options sont composées d'un cercle suivi d'une étiquette . Lorsque l'on clique sur ce cercle, un rond noir apparaît, on dit que l'option est sélectionnée.

Pour créer une case d'options : 1. Sélectionnez le contrôle dans la boîte à outils. 2. Cliquez dans le formulaire à l'endroit où vous désirez placer le contrôle. Pour créer une case d'options dépendante d'un champ, sélectionnez ce champ dans la propriété « Source contrôle » de la case d'options.

Propriétés des cases options" Propriété Valeur contrôle

Signification Valeur (Entier positif) affectée par le contrôle au champ dont il dépend lorsque celui-ci est activé.

Texte barre d'état

Texte qui apparaît dans la barre d'état lorsque le contrôle est activé.

Activé

Permet d'autoriser ou non le contrôle lorsque l'on clique dessus.

Verrouillé

OUI :Le contrôle fonctionne normalement mais n’autorise ni l’ajout, ni la modification, ni la suppression de données. NON :Le contrôle fonctionne normalement et permet l’ajout, la modification et la suppression de données.

MicroSoft Access Version 7.0

Page : 77

Le contrôle « Case à cocher »

Les cases à cocher sont composées d'un carré suivi d'une étiquette. Lorsque l'on clique sur ce carré, une croix apparaît (si il était vide) ou disparaît (si la croix existait). Lorsqu'une croix figure dans le carré, on dit que l'option est sélectionnée.

Pour créer une case à cocher : 1. Sélectionnez le contrôle dans la boîte à outils. 2. Cliquez dans le formulaire à l'endroit où vous désirez placer le contrôle. Pour créer une case à cocher dépendante d'un champ, sélectionnez ce champ dans la propriété « Source contrôle » de la case à cocher.

Propriétés des cases à cocher Propriété Valeur contrôle

Signification Valeur (Entier positif) affectée par le contrôle au champ dont il dépend lorsque celui-ci est activé.

Texte barre d'état

Texte qui apparaît dans la barre d'état lorsque le contrôle est activé.

Activé

Permet d'autoriser ou non le contrôle lorsque l'on clique dessus.

Verrouillé

OUI :Le contrôle fonctionne normalement mais n’autorise ni l’ajout, ni la modification, ni la suppression de données. NON :Le contrôle fonctionne normalement et permet l’ajout, la modification et la suppression de données.

Le contrôle « Bouton bascule »

Les boutons bascules sont des boutons qui reste enfoncés lorsque l'on clique dessus.

Pour créer un bouton bascule : 1. Sélectionnez le contrôle dans la boîte à outils. 2. Cliquez dans le formulaire à l'endroit où vous désirez placer le contrôle.

Propriétés des boutons bascules Propriété Légende

Signification Texte affiché dans le bouton.

Image

Nom de l'image affichée dans le bouton (image Bitmap .BMP).

Valeur contrôle

Valeur affectée par le contrôle au champ dont il dépend lorsqu'on clique dessus. Cette valeur doit être un entier positif.

Texte barre d'état

Texte qui apparaît dans la barre d'état lorsque le contrôle est activé.

Activé

Permet d'autoriser ou non le contrôle lorsque l'on clique dessus.

Verrouillé

OUI :Le contrôle fonctionne normalement mais n’autorise ni l’ajout, ni la modification, ni la suppression de données. NON :Le contrôle fonctionne normalement et permet l’ajout, la modification et la suppression de données.

Page : 78

MicroSoft Access Version 7.0

Le contrôle « Groupe d'options »

Un groupe d'options est un cadre possédant une étiquette et permettant d'encadrer des contrôles qui doivent fonctionner ensemble (de façon à ne pouvoir sélectionner qu'une seule option). Les contrôles que vous pouvez mettre dans un groupe d'options sont : • les case d'options. • les cases à cocher. • les boutons bascules.

Pour créer un groupe d'options à l’aide de l’assistant: 1. Sélectionnez l'outil

dans la boîte à outils.

2. Activez l’assistant, en cliquant sur le bouton se trouvant dans la barre d’outils. 3. Positionnez le pointeur de souris là où vous désirez disposer le coin supérieur gauche du rectangle. 4. Déplacez la souris vers le coin opposé. A ce moment précis un assistant vous prend en charge. 5. Tapez autant de noms que vous désirez d'étiquettes. 6. Cliquez sur « Suivant »

5 6

7. Désignez éventuellement l'option qui doit être prise par défaut, puis cliquez sur « Suivant »..

7

MicroSoft Access Version 7.0

Page : 79

8. Décidez des valeurs à donner à chaque option.

8

9. Si le contrôle est associé à un champ, choisissez le champ dans la liste déroulante.

9

10. Choisissez le type de contrôles 11. Choisissez le style des contrôles

10

11

Page : 80

MicroSoft Access Version 7.0

12. Donnez un nom au contrôle, puis cliquez sur « Terminer ».

12

Propriétés des groupes d'options Propriété Source contrôle

Signification Permet de spécifier le champ dont dépend le contrôle. Cela sert à modifier le contenu d'un champ en fonction de l'option sélectionnée.

Texte barre d'état

Tapez le texte à afficher dans la barre d'état lorsque le contrôle est activé.

Sur entrée Sur sortie Sur double clic

Nom de macro ou de fonction à exécuter lorsque l'utilisateur active, désactive ou fait un double clic sur le contrôle ou son étiquette.

Valeur par défaut

Valeur qui sera inscrite par défaut dans le contrôle.

Activé

Permet de préciser si l'on peut activer ou non le contrôle en cliquant dessus.

Verrouillé

Permet de spécifier si l'on peut ou non, saisir du texte dans le contrôle.

MicroSoft Access Version 7.0

Page : 81

Le contrôle « bouton de commande ».

Les boutons de commande sont des boutons classiques donnant lieu à une action lorsque l'on clique dessus.

Pour placer un bouton de commande à l’aide de l’assistant: 1. Sélectionnez l'outil

dans la boîte à outils.

2. Cliquez sur le formulaire à l'emplacement où vous désirez placer le bouton. 3. Si l'option « Assistant contrôle » du menu « Affichage » est actif, vous êtes pris en charge par l'assistant : 4. Sélectionnez une catégorie, et éventuellement une action.

4

5. Sélectionnez le texte que vous voulez voire apparaître sur le bouton. A la place du texte, vous avez possibilité de mettre une image prédéfinie. Le bouton « Parcourir » vous permet d’aller sélectionner une image se trouvant sur la disque.

5

Page : 82

MicroSoft Access Version 7.0

6. Donnez un nom au bouton.

6

Propriétés des boutons de commande Légende

C'est le texte affiché dans le bouton.

Image

Nom de l'image affichée dans le bouton, (image Bitmap .BMP).

Transparent

Permet de rendre le bouton transparent. Vous pouvez de cette façon placer un bouton par dessus un contrôle.

Auto répétition

L'option Oui permet d'exécuter la macro associée dans la rubrique "Sur pression", s'exécute tant que le bouton est enfoncé.

Texte barre d'état

Texte qui sera affiché dans la barre d'état lorsque le contrôle sera actif.

Sur pression Sur entrée Sur sortie* Sur double clic Actif par défaut

Nom de macro ou de fonction à exécuter lorsque l'utilisateur clique sur le bouton(sur pression) ou lorsqu'il devient actif (sur entrée) ou lorsqu'il n'est plus actif (sur sortie) ou lorsque l'on double clic. Si vous choisissez Oui le bouton sera sélectionné par défaut dans le formulaire.

Afficher

Permet d'indiquer si on veut que le contrôle soit visible à l'écran et/ou à l'impression.

Activé

Permet de préciser si le contrôle peut être activé en cliquant dessus.

MicroSoft Access Version 7.0

Page : 83

Le contrôle « Liste modifiable »

Pour placer une liste modifiable dans un formulaire : 1. Cliquez sur l'outil de la boîte à outils. 2. Cliquez dans le formulaire, là où vous désirez placer la liste. 3. Supprimez éventuellement l'étiquette. Le contrôle « Zone de liste »

Pour placer une zone de liste dans un formulaire : 1. Cliquez sur l'outil de la boîte à outils. 2. Cliquez dans le formulaire, là où vous désirez placer la liste. 3. Supprimez éventuellement l'étiquette. Les listes peuvent contenir différents types de données : des valeurs, des noms de champs issus d'une table, ou le contenu du premier champ d'une table ou d'une requête. • Pour remplir une liste avec des valeurs. 1. Sélectionnez l'option « Liste de valeurs » dans la propriété « Origine Source » et tapez la liste de valeurs dans la propriété « Contenu ». (le point virgule est le séparateur de valeurs) 2. Dans la propriété « Source contrôle » indiquez le champ de la table sur laquelle le formulaire est basé, afin que l'élément de la liste, sélectionné par l'utilisateur soit recopié dans ce champ.

Champ de la table associée au formulaire qui sera mis à jour par la sélection d'un élément de la liste.

Largeur de la liste

Enumérez la liste, en mettant un point virgule entre chaque élément.

Remarque : Si on considère qu'une liste de valeurs simule une table, l'exemple ci-dessus, représente une table virtuelle d'un seul champ. Pour simuler une table à 2 champs, il faut énumérer la liste de la façon suivante : Contenu............. : 0;bleu;1;blanc;2;rouge;3;jaune;4;vert 0 bleu 1 blanc 2 rouge

Page : 84

MicroSoft Access Version 7.0

• Pour remplir une liste avec le champ d'une table. 1. Sélectionnez l'option « Table/requête » dans la propriété « Origine Source »; Dans la propriété « Contenu » Inscrivez le nom de la table, ou de la requête, ou la requête elle-même.(Utilisez l'assistant, il le fera pour vous). 2. Dans la propriété « Source contrôle » indiquez le champ de la table qui doit être mis à jour par la liste.

Champ de la table associée au formulaire qui sera mis à jour par la sélection d'un élément de la liste.

Largeur de la liste

Nbre de colonnes de la table liée à la liste N° de la colonne qui contient les informations pour la mise à jour de la table.

• Pour remplir une liste à l'aide d'une table comprenant plusieurs champs. La figure ci-dessous représente les relations entre les propriétés d'une liste et : - La table associée à cette liste. - Le formulaire qui contient la liste. - La table sur laquelle est basée le formulaire.

Champ de la table associée au formulaire qui sera mis à jour par la sélection d'un élément de la liste.

Pour afficher dans la liste la 2ème colonne de la table on affecte 0 à la largeur de la colonne 1.

Nbre de colonnes de la table liée à la liste 1

N° de la colonne qui contient les informations pour la mise à jour de la table.

MicroSoft Access Version 7.0

Page : 85

Propriétés des listes Propriété

Signification

Source contrôle

Permet de spécifier le champ associé au contrôle. Ce champ sera mis à jour en fonction de l'option sélectionnée dans la liste.

Origine source

Permet de choisir le type de données à afficher dans la liste.

Contenu

Permet de saisir les valeurs (séparées par des points-virgules) à afficher dans la liste ou bien la table de référence.

Nombre de colonnes

Permet de préciser le nombre de colonnes que doit avoir la liste. Lorsque vous affichez le contenu d'une table, chaque colonne contiendra le contenu d'un champ.

En-tête colonnes

Si l'option Oui est sélectionnée, la première valeur de la liste sera utilisée comme titre de la liste et ne sera pas sélectionnable.

Largeur colonne

Permet de définir la largeur des colonnes.

Colonne liée

Permet d'indiquer le n° de la colonne dont le contenu doit être recopié dans le champ indiqué au niveau de la propriété "Source contrôle". Si vous tapez 0, c'est l'index de l'élément sélectionné qui sera inscrit dans le champ.

Lignes affichées

Permet d'indiquer dans une liste déroulante, le nombre de lignes à afficher, les autres étant accessibles par l'ascenseur.

Largeur de liste

Permet d'indiquer dans une liste déroulante, la largeur de la partie déroulante.

Texte barre d'état

Texte qui sera affiché dans la barre d'état.

Limiter à liste

L'option Oui permet de taper des valeurs qui ne figure pas dans la liste.

Sur entrée Sur sortie Sur double-clic

Nom de la macro ou de la fonction à exécuter lorsque l'utilisateur active, désactive ou double-clic sur le contrôle.

valeur par défaut

Valeur inscrite par défaut dans le contrôle.

Visible

Permet de masquer la liste à l'impression.

Activé

Permet de préciser si on peut activer ou non le contrôle.

Verrouillé

Permet de spécifier si on peut saisir ou non dans le contrôle.

Les propriétés du contrôle Graphique (voir page 58) Propriété Visible

Signification Permet de masquer le graphique à l'impression.

Afficher

Permet de préciser si l'on veut que le graphique soit visible à l'écran et/ou à l'impression.

Echelle

Initiale, l'objet est affiché tel quel ; Proportionnel, l'objet est ajusté au cadre dans les 2 dimensions (attention il peut être déformé) ; Zoom, l'objet est ajusté à la plus petite des 2 dimensions du cadre (Pas de déformation).

Application OLE

permet de sélectionner l'application d'origine de l'objet (MicroSoft Graph).

Origine source

Permet de sélectionner le type de données à représenter : données d'une table, d'une liste de valeurs ou des noms de champs d'une table.

Contenu

Permet de saisir les valeurs à représenter (séparées par un point-virgule) ou la table de référence ou une requête.

Page : 86

MicroSoft Access Version 7.0

Propriété

Signification

Champs fils

Permet de spécifier le nom des champs à utiliser (précédé éventuellement du nom de table correspondante (séparé par un point).

Champs pères

Permet de spécifier le nom des champs correspondant aux champs fils, dans le formulaire.

Nombre de colonnes

Permet de préciser le nombre de colonnes qui doivent être envoyées au serveur OLE. Ce paramètre n'a généralement pas d'effet pour un graphique.

En-tête colonnes

Avec l'option Oui activée, la première valeur de la liste (ou le nom du champ) sera utilisée comme titre et ne sera donc pas utilisée comme donnée dans le graphique.

Activé

Permet de préciser si on peut ou non activer le contrôle en cliquant dessus.

MicroSoft Access Version 7.0

Page : 87

Le contrôle Sous formulaire (voir le contrôle Sous-état page 62)

Le contrôle Cadre indépendant (voir page 65)

Le contrôle Cadre dépendant (voir page 65)

Le contrôle Trait (voir page 66)

Le contrôle Rectangle (voir page 66)

Le contrôle Saut de page (voir page 66)

Ordre de parcours des champs d'un formulaire Lorsque l'on se déplace dans un formulaire avec la touche « Tabulation », les contrôles sont activés dans un ordre précis. Vous pouvez redéfinir cet ordre à l'aide de la commande « Ordre de tabulation... » du menu « Affichage ».

2

1

Pour changer l'ordre : 1. Sélectionnez le contrôle à déplacer, en vous positionnant sur le carré gris de la ligne. 2. Toujours sur le carré gris de la ligne, faites glisser la ligne à sa nouvelle place.

Page : 88

MicroSoft Access Version 7.0

Déplacements dans un formulaire Champ suivant

TAB

Champ précédent Changement de section

Sélectionner le contenu d'un champ

+

TAB

F6

F2

Lorsque le contenu d'un champ est sélectionné : retour au 1er champ. Lorsque le contenu d'un champ est sélectionné : retour au dernier champ.

FIN

Premier champ du premier enregistrement.

CTRL

+

Dernier champ du dernier enregistrement.

CTRL

+

Pour passer d'un sous formulaire au champ suivant du formulaire principal.

CTRL

+

Pour passer d'un sous formulaire au 1er champ du formulaire principal.

CTRL

+

FIN

Pour aller sur n'importe quel champ.

Enregistrement suivant/précédent.

TAB

TAB

+

OU

Pour se déplacer d'un enregistrement à l'autre.

Enregistrement d'un formulaire Lorsque vous quittez le mode "Création" en fermant le formulaire ou en cliquant sur le sélecteur de mode Access vous propose d'enregistrer le formulaire. Toutefois, vous pouvez à tout moment utiliser la commande "Enregistrer" du menu "Fichier".

MicroSoft Access Version 7.0

Page : 89

Saisie en mode formulaire

Saisie de texte Tapez tout simplement votre texte. Saisie de valeurs numériques Tapez les valeurs sans blanc, avec le séparateur décimal choisi dans Windows.

Saisie de date Vous pouvez saisir les dates aux formats suivants : jj/mm/aa ou jj-mm-aa .......

Saisie de champs Oui/Non Tapez Oui ou non, ou 0 pour non et toutes autres valeurs pour oui, ou Vrai pour Oui et faux pour Non, ou Actif pour Oui et Inactif pour Non. Si le champ est associé à une case à cocher : Cochée = Vrai/Oui/Actif. non cochée = Faux/Non/Inactif.

Saisie de champs mémos Tapez simplement votre texte.

Saisie de champs OLE Cliquez dans le champ et activez la commande « Objet... » du menu « Insertion ».

ou à partir de l’application d’origine, effectuer un « Copier », revenez dans Access, sélectionnez le champ, puis lancez la commande « Collage spécial » du menu « Edition ».

Page : 90

MicroSoft Access Version 7.0

Saisie d'un nouvel enregistrement Appelez la commande « Ajout » du menu « Enregistrements ». Access ne vous affiche alors, que les nouveaux enregistrements. Si vous désirez de nouveau tous les enregistrements de la table, appelez la commande « Supprimer le filtre/Tri » du menu « Enregistrements ».

Sélection d'un champ 1. Cliquez sur l'étiquette contenant le nom du champ. 1

Sélection de l'enregistrement affiché 1. Cliquez dans la colonne gris clair à, gauche du formulaire, une fois sélectionnée cette colonne devient gris foncé.

1

MicroSoft Access Version 7.0

Page : 91

Suppression d'enregistrement 1. Sélectionnez l'enregistrement de la manière décrite au-dessus. 2. Activez la commande « Supprimer » du menu « Edition ».

2

1

Suppression d'un formulaire 1. Pour supprimer un formulaire, sélectionnez le formulaire en activant la commande « Sélectionner le formulaire » du menu « Edition ». 2. Activez la commande « Supprimer » du menu « Edition ».

2

1

Page : 92

MicroSoft Access Version 7.0

Les filtres Les filtres sont des critères de sélection appliqués à la table principale d'un formulaire. Ils permettent également de trier la base de données dans un ordre et sur un champ précis. Pour pouvoir utiliser les filtres il faut être en mode « Formulaire » ou en mode « Feuille de données ».

Filtrer par Sélection 1. Ouvrer le formulaire en mode « Feuille de données ». 2. Sélectionner dans la feuille de données la valeur qui doit servir de critère. 3. Activez la commande « Filtrer par sélection » du menu « Enregistrements » ou cliquez sur 1

.

3

2

4. Vous ne voyez que les enregistrements correspondant au critère défini précédemment.

MicroSoft Access Version 7.0

Page : 93

Filtrer par Formulaire 1. Sélectionnez la commande « Filtrer par formulaire » dans le menu « Enregistrements » ou cliquez sur

.

1

2. Dans la fenêtre ci-dessous, cliquez sous le ou les champs qui vont vous servir de critère. 3. Dans la liste déroulante, sélectionnez un critère.

2 2 3

4. Activez le filtre. 4

Page : 94

MicroSoft Access Version 7.0

Filtrer par Filtre/Tri Avancé Si vos critères de tri sont très compliqués, vous pouvez utiliser cette dernière solution. 1. Dans le menu « Enregistrements », exécutez la commande « Filtre/Tri avancé ».

2. Une fenêtre « Requête »s'ouvre.

3. Dans la ligne « Champ » faites glisser le nom des champs qui vont servir de critères de filtrage. 4. Dans la ligne « tri », définissez l'ordre de tri. 5. Dans la ligne « Critères » entrez les critères de sélection. 6. Lorsque la définition de vos critères est terminée, cliquez sur

pour revenir en mode

visualisation des enregistrements. Les critères seront appliqués à la table en cours.

Appuyez de nouveau sur ce bouton

MicroSoft Access Version 7.0

pour désactiver le filtre.

Page : 95

Enregistrement d'un filtre Lorsque vous fermez un formulaire, le filtre n'est pas enregistré. Vous pouvez, cependant, enregistrer un filtre en tant que requête si vous souhaitez vous en servir ultérieurement. 1. Choisissez la commande « Enregistrer comme une requête » dans le menu « Fichier ». 2. Indiquez le nom du filtre et validez.

Utilisation d'une requête existante en tant que « Filtre » Après avoir enregistré un filtre de formulaire en tant que requête, vous pouvez la réutiliser en tant que filtre. Vous pouvez également utiliser toutes requêtes simples, en tant que filtre de formulaire. Pour utiliser une requête en tant que filtre, celle-ci doit répondre aux exigences suivantes: • Elle doit être fondée sur la même table ou sur la même requête que le formulaire sur lequel vous voulez l'utiliser. • Elle ne doit pas inclure d'autres tables ou d'autres requêtes. • Ce doit être une requête « Sélection » ne comportant pas d'analyse croisée. • Elle ne doit pas inclure d'opérations. 1. Dans le menu « Enregistrements », exécutez la commande « Filtre/Tri avancé ». 2. Activez la commande « Charger à partir d'une requête » du menu « Fichier » 3. Dans la boîte de dialogue « Filtre à appliquer », sélectionnez la requête voulue et cliquez sur « Ok ».

Page : 96

MicroSoft Access Version 7.0

LES MACROS

A quoi servent les macros ? Une macro exécute automatiquement, une ou plusieurs tâches, appelées « actions ». Avec MicroSoft Access vous pouvez automatiser toutes les tâches routinières, ce qui optimise le fonctionnement de votre base et diminue considérablement les risques d'erreurs. Principaux avantages des macros : Liaison de formulaires et d'états Il est fréquent de travailler simultanément sur deux formulaires. Avec une macro, vous pouvez ajouter dans un formulaire un bouton de commande qui ouvre automatiquement le deuxième, vous pouvez également ajouter un bouton qui imprime un état.

Recherche et filtrage automatique des enregistrements Les macros accélèrent les opérations de recherche. Vous pouvez attacher une macro à un bouton de façon à filtrer automatiquement un sous-ensemble d'enregistrements. Définition de la valeur d'un contrôle Les macros permettent de lier la valeur d'un contrôle au résultat d'un calcul ou à une valeur provenant d'une autre table. Vous pouvez par exemple, utiliser une macro pour rechercher automatiquement la valeur d'un champ, et placer cette valeur dans un contrôle du formulaire. Vérification de la validité des données Les macros sont également très appropriées au traitement et à la validation de données spécifiques dans un formulaire. Lors d'une saisie, une macro peut très bien contrôler la validité d'un champ et envoyer un message en cas de non-validité. Automatisation des transferts de données Les macros peuvent également être très utiles pour exporter automatiquement des données dans un autre format de fichier. Création d’un environnement de travail personnalisé Vous pouvez créer une macro, qui ouvre automatiquement un groupe de requêtes, de formulaires ou d'états dès, l'ouverture d'une base de données. Vous pouvez également personnaliser les barres de menus des formulaires.

MicroSoft Access Version 7.0

Page : 97

La fenêtre Macro

Liste des actions possibles

Arguments de l'action

Commentaires facultatifs

Description de l'action choisie

La barre d'outils de la fenêtre macro

Exécuter Ouverture de la colonne "Nom de macro" Ouverture de la colonne "Condition"

Page : 98

Exécuter pas à pas

Supprimer une ligne Insérer une ligne

MicroSoft Access Version 7.0

Création d'une macro Pour créer une macro : 1. Dans la fenêtre « Base de données » sélectionnez l'outil « Macro » 2. Cliquez sur le bouton « Nouveau » 1

2

3. Dans la colonne « Action » de la fenêtre « Macro », sélectionnez l'action qui vous convient.

3

4

5

ou 3. Positionnez côte à côte la fenêtre « Base de données » et la fenêtre « Macro », comme dans l’exemple de la page suivante. • Dans la fenêtre « Base de données », cliquez sur le bouton du type d'objet à utiliser. • Faites glisser l'objet vers une ligne vide de la colonne « Action » de la fenêtre « Macro ».

MicroSoft Access Version 7.0

Page : 99

4 3

5

• Si vous faites glisser une table, une requête, un formulaire ou un état, Access ajoute automatiquement l'action qui ouvre l'objet. • Si vous faites glisser une macro, Access ajoute automatiquement l'action qui exécute la macro. 4. Dans la zone « Commentaire » vous pouvez expliquer l'action. 5. Complétez le cas échéant, les arguments de l'action. Enregistrement d'une macro Une macro doit être obligatoirement enregistrée avant d'être exécutée. 1. Choisissez « Enregistrer » du menu « Fichier ».

Exécution d'une macro 1. Cliquez sur

dans la barre d'icônes, ou choisissez la commande « Exécuter » du menu

« Macro ».

Création d'un groupe de macros Il est parfois utile de regrouper plusieurs macros en une seule. Pour ce faire, vous devez créer un groupe de macros.

1. Créez une nouvelle macro, qui contiendra plusieurs macros. 2. Cliquez sur dans la barre d'icônes ou activez la commande « Nom de macro » du menu « Affichage ». 3. Dans la colonne « Nom de macro », tapez le nom des macros. 4. Dans la colonne « Action », programmez les actions, comme pour une macro ordinaire. Une macro peut contenir une ou plusieurs actions.

Page : 100

MicroSoft Access Version 7.0

Chaque nom est le début d'une macro Nom du groupe Colonne supplémentaire de macros

5. Choisissez « Enregistrer » du menu « Fichier » pour enregistrer le groupe de macros.

Comment faire référence à une macro faisant partie d'un groupe. Pour appeler une macro faisant partie d'un groupe de macros, on donne le nom du groupe, et le nom de la macro, les deux noms étant séparés par un point. Dans l'exemple ci-dessus, nous avons les macros : Ouvrir.Réalisateurs, Ouvrir.Acteurs, Ouvrir.Saisie etc..

Référence aux noms de contrôles dans les expressions Il est souvent nécessaire de se référer à la valeur d'un contrôle dans une macro. Les expressions faisant référence aux contrôles doivent respecter la syntaxe suivante.

Formulaires!Nomdeformulaire!nomdecontrôle Etat!nomd'état!nomdecontrôle Si le nom du formulaire ou du contrôle comporte un espace, vous devez mettre le nom entre crochets: Formulaires!Fournisseurs![n° de fournisseur] Dans l'exemple ci-dessus on fait référence au contrôle « n° de fournisseur » du formulaire « Fournisseurs ».

MicroSoft Access Version 7.0

Page : 101

Expressions conditionnelles dans les macros Il peut être utile d'exécuter une action ou une suite d'actions seulement si une condition particulière est remplie. Une condition est une expression logique, la macro suit un chemin ou un autre selon que la condition est vraie ou fausse. Pour ajouter une condition à une macro : dans la barre d'icônes ou activez la commande « Condition » du menu

1. Cliquez sur « Affichage ».

Expression conditionnelle

ces 2 actions seront exécutées si la condition est vraie

Points de suite

2. Tapez une expression conditionnelle sur la ligne et la colonne appropriée. 3. Sélectionnez dans la colonne « Action », l'action à exécuter si la condition est vraie. Si vous avez plus d'une action à exécuter ajoutez 3 points dans la colonne « Condition ». Mise au point d'une macro 1. Ouvrez la macro. 2. Cliquez sur

dans la barre d'icônes ou choisissez « Pas à pas » dans le menu « Macro ».

3. Exécutez la macro normalement en cliquant sur

Page : 102

dans la barre d'icônes.

MicroSoft Access Version 7.0

Choisissez : Pas à Pas

Exécute l'action affichée.

Arrêter

Interrompt l'exécution.

Continuer

Désactive le mode "Pas à Pas". Si vous êtes dans un groupe de macro, Access exécute le reste de la macro, mais reprend le mode "Pas à Pas" lorsqu'il atteint une nouvelle macro.

Les macros dans les formulaires Lorsque vous travaillez dans un formulaire, Access reconnaît certaines actions en tant qu'événements. Le déplacement d'un enregistrement à un autre ,ou un clic sur un contrôle sont des événements. Vous avez la possibilité d'exécuter une macro en réponse à ces événements. Liste des événements de formulaire et les propriétés pour y répondre Evénement Ouverture d'un formulaire

Propriété Sur Ouverture

Utilisée pour A l'ouverture d'un formulaire, mais avant l'affichage du 1er enregistrement.

Activation d'un enregistrement

Sur activation

Avant qu'un enregistrement ne devienne actif (à l'ouverture du formulaire ou au passage de l'enregistrement suivant)

Insertion d'un nouvel enregistrement

Sur insertion

Lorsque vous commencez à taper ou que vous définissez la valeur d'un contrôle dans un nouvel enregistrement.

Modification des données dans un enregistrement

Avant MAJ

Après avoir quitté un enregistrement modifié et avant ou après la sauvegarde des modifications. Cet événement s'applique aux enregistrements existants et nouveaux.

Suppression d'un enregistrement

Sur suppression

Lorsqu'il y a tentative de suppression, mais avant qu'il ne soit effacé.

Fermeture d'un formulaire

Sur fermeture

Au moment de la fermeture d'un formulaire, mais avant sa disparition de l'écran.

Sélection d'un contrôle

Sur entrée

Lorsque vous passez à un contrôle, mais juste avant son activation.

Pression sur un bouton de commande

Sur pression

Au moment du clic.

Modification des données dans un contrôle

Avant MAJ

Après avoir quitté un contrôle modifié et avant ou après qu'Access n'accepte les modifications.

Double clic sur un contrôle

Sur double clic

Lorsque vous cliquez 2 fois sur un contrôle.

Sortie d'un contrôle

Sur sortie

Lorsque vous tentez de quitter un contrôle, mais avant que celui-ci ne devienne inactif.

MicroSoft Access Version 7.0

après MAJ

Après MAJ

Page : 103

Attacher une macro à un formulaire ou à un contrôle 1. Dans un formulaire en mode création, sélectionnez le formulaire en activant la commande « Sélectionner le formulaire » du menu « Edition ». Affichez la « Feuille de propriétés » en activant la commande « Propriétés » du menu « Affichage ». ou 1. Pour un contrôle, sélectionnez ce contrôle et activez la commande « Propriétés » du menu « Affichage ».

2

3

2. Cherchez dans la fenêtre événement auquel vous désirez attacher une macro. 3. Sélectionnez dans la liste des macros celle qui vous convient, ou tapez directement le nom de la macro. Si cette macro fait partie d'un groupe de macros, sélectionnez le nom du groupe puis ajoutez un point et le nom de la macro.

exemple: MaMacro

Page : 104

ou

MomGroupe.Macro1

MicroSoft Access Version 7.0

Création d'un bouton de commande qui déclenche une macro

1. Ouvrez le formulaire qui doit contenir le bouton. 2. Dans la fenêtre « Base de données » cliquez sur le bouton « Macro » de façon à afficher la liste des macros. 3. Faites glisser la macro dans le formulaire, Access crée le bouton. 2

3

Filtrage des enregistrements Si vous appliquez fréquemment des filtres différents à un formulaire, vous pouvez automatiser le processus à l'aide de macros, déclenchées par des boutons. L'action qui permet l'application automatique d'un filtre se nomme « AppliquerFiltre ». 1. Créez une nouvelle macro 2. Dans la colonne « Action » choisissez l'action « AppliquerFiltre ».

3. Dans « Nom du filtre » tapez le nom du filtre, si vous avez un filtre enregistré en tant que requête. ou 3. Dans « Condition Where » tapez le critère de sélection (Ex: [MARQUE] = "Citroën") 4. Enregistrez la macro, puis définissez le bouton, comme nous l'avons vu précédemment.

MicroSoft Access Version 7.0

Page : 105

Création d'une barre de menus personnalisée attaché un formulaire Vous pouvez créer une barre de menus personnalisée, comprenant vos propres menus attacher à un formulaire. C'est une manière de personnaliser ses formulaires. Exemple : Nous voulons créer une barre de menus comme ceci :

1. En mode « Création », sélectionnez le formulaire. 2. Affichez les propriétés du formulaire. 3. Cliquez sur le générateur de menus.

3

4. Sélectionner « Barre de menu vide » pour créer une nouvelle barre de menu, ou sélectionnez une barre de menu Access pour ajouter vos menus à une barre existante. 5. Cliquez sur « Ok ». 5

4

6. Tapez le libellé du menu ou du sous-menu. 7. Déterminez le niveau. (1er niveau c’est le nom du menu, les autres niveaux sont les commandes du menu.

Page : 106

MicroSoft Access Version 7.0

Echo Spécifie si MicroSoft Access met à jour l'écran de l'ordinateur lors de l'exécution d'une macro. Vous pouvez utiliser cette action pour masquer ou afficher les résultats d'une macro en cours d'exécution. Echo actif Texte barre état

Sélectionnez Oui pour activer l'écho ou Non pour le désactiver. Le paramétrage par défaut est Oui. Texte à afficher dans la barre d'état lorsque l'écho est désactivé, par exemple, "Macro en cours d'exécution".

EnvoiTouches Envoie des frappes de touches directement à MicroSoft Access ou à une application MicroSoft Windows active. Touches Attendre

Touches que vous voulez faire traiter par MicroSoft Access ou une autre application. Vous pouvez taper un maximum de 255 caractères. Cet argument est obligatoire. Précise si la macro doit s'interrompre jusqu'à ce que les frappes de touches soient traitées. Sélectionnez Oui ou Non. Le paramétrage par défaut est Oui.

ExécuterApplication Exécute une application MicroSoft Windows ou MS-DOS, telle que MicroSoft Excel, MicroSoft Word pour Windows ou MicroSoft PowerPoint, à partir de MicroSoft Access. Ligne commande

Ligne de commande utilisée pour démarrer l'application (y compris le nom du chemin d'accès et tout autre paramètre nécessaire, tel que les commutateurs qui exécutent l'application dans un mode particulier). Cet argument est obligatoire.

ExécuterCode Exécute une procédure Function d'Access Basic. Nom fonction

Nom de la procédure Function d'Access Basic à exécuter. Les arguments de la fonction doivent être entre parenthèses. Cet argument est obligatoire.

ExécuterElémentMenu Exécute une commande de menu MicroSoft Access Barre menus

Nom menu

Commande

Commande secondaire

Nom de la barre de menus qui contient la commande que vous voulez exécuter. La liste déroulante de cet argument, dans la section Arguments de l'action de la fenêtre Macro, indique les différents modes dans lesquels les barres de menus apparaissent. Cet argument est obligatoire. Nom du menu qui contient la commande à exécuter. La liste déroulante indique tous les menus de la barre que vous avez sélectionnée avec l'argument Barre menus. Cet argument est obligatoire. Commande à exécuter. La liste déroulante indique toutes les commandes du menu que vous avez sélectionné avec l'argument Nom menu. Cet argument est obligatoire. Commande secondaire à exécuter. Valable que si la commande visée est dotée d'un sous-menu.

ExécuterMacro Exécute une macro, qui peut faire partie d'un groupe de macros. Nom macro

Répéter compte Répéter expression

Nom de la macro à exécuter. La liste déroulante de la section Arguments de l'action dans la fenêtre Macro, affiche toutes les macros (et tous les groupes de macros) de la base de données en cours. Entrez GroupeMacro.NomMacro pour exécuter une macro particulière d'un groupe de macros. Cet argument est obligatoire. Nombre d'exécutions maximum de la macro. Si vous laissez cet argument vierge (ainsi que l'argument Répéter expression), la macro n'est exécutée qu'une seule fois. Expression dont le résultat est vrai ou faux. L'exécution de la macro est interrompue si l'expression est fausse. L'expression est évaluée chaque fois que la macro est exécutée.

MicroSoft Access Version 7.0

Page : 113

ExécuterSQL Exécute une requête action MicroSoft Access en utilisant l'instruction SQL correspondante. Instruction SQL

Instruction SQL pour la requête action que vous voulez exécuter et dont la longueur doit représenter 256 caractères maximum. Cet argument est obligatoire.

Fermer Ferme la fenêtre MicroSoft Access spécifiée ou la fenêtre active si aucune fenêtre n'est indiquée. Type objet

Nom objet

Type de l'objet dont vous voulez fermer la fenêtre. Sélectionnez Table, Requête, Formulaire, Etat, Macro ou Module dans la liste déroulante de cet argument, dans la section Arguments de l'action de la fenêtre Macro. Pour sélectionner la fenêtre active, laissez cet argument vierge. Nom de l'objet à fermer. La liste déroulante comprend tous les objets de la base de données du type sélectionné au moyen de l'argument Type objet. Si vous laissez Type objet vierge, laissez aussi Nom objet vierge.

Imprimer Imprime l'objet activé dans la base de données ouverte. Vous pouvez imprimer des feuilles de données, des états et des formulaires. Imprimer

De page A page Qualité impression

Copies Copies triées

Plage des pages à imprimer. Vous pouvez imprimer l'objet entier (Toutes), la partie de l'objet qui est sélectionnée (Sélection) ou une plage de pages (Pages) que vous spécifiez à l'aide des arguments De page et A page. Le paramétrage par défaut est Toutes. Première page à imprimer. L'impression commence en haut de cette page. Cet argument est obligatoire si vous sélectionnez Pages dans l'argument Imprimer. Dernière page à imprimer. L'impression s'arrête en bas de cette page. Cet argument est obligatoire si vous sélectionnez Pages dans l'argument Imprimer. Qualité de l'impression. Vous pouvez sélectionner Haute, Moyenne, Basse ou Brouillon. Plus la qualité est basse, plus l'impression est rapide. Le paramétrage par défaut est Haute. Nombre de copies à imprimer. Le paramétrage par défaut est 1. Sélectionnez Oui pour trier les copies imprimées ou Non si vous n'avez pas besoin qu'elles soient triées. L'impression peut être plus rapide si l'argument est paramétré sur Non. Le paramétrage par défaut est Oui.

OuvrirEtat Ouvre un état en mode Création ou en mode Aperçu avant impression ou imprime l'état. Vous pouvez aussi filtrer les enregistrements imprimés dans l'état. Nom état

Affichage

Nom filtre

Condition Where

Page : 114

Nom de l'état à ouvrir. La liste déroulante de cet argument, dans la section Arguments de l'action de la fenêtre Macro indique tous les états de la base de données en cours. Cet argument est obligatoire. Mode dans lequel l'état est ouvert. Sélectionnez Impression directe (pour imprimer tout de suite l'état), Création ou Aperçu avant impression dans la liste déroulante. Le paramétrage par défaut est Aperçu avant impression. Filtre qui limite ou trie les enregistrements de l'état. Vous pouvez entrer le nom d'une requête existante ou d'un filtre enregistré comme requête. Cependant, la requête doit inclure tous les champs dans l'état que vous ouvrez, ou elle doit avoir été préalablement enregistrée sans que l'option Restreindre aux champs sélectionnés de la boîte de dialogue Propriétés de la requête ait été sélectionnée. Clause SQL WHERE ou expression valide utilisée par MicroSoft Access pour sélectionner des enregistrements dans la table ou la requête source de l'état. Si vous sélectionnez un filtre avec l'argument Nom filtre, MicroSoft Access applique cette Clause WHERE au filtre.

MicroSoft Access Version 7.0

Pour ouvrir un état dans lequel la valeur d'un contrôle est égale à celle d'un contrôle dans un formulaire, utilisez la syntaxe suivante : [nomcontrôle dans un formulaire ouvert] =Forms!NomFormulaire![nomcontrôle dans un formulaire ouvert] Par opposition aux autres arguments de l'action, si vous utilisez seulement le nom du contrôle dans l'expression de cet argument, il se rapporte au contrôle de l'état qui est ouvert et non au formulaire ou à l'état qui a appelé la macro.

OuvrirFormulaire Ouvre un formulaire en mode Formulaire, en mode Création, en mode Aperçu avant impression ou en mode Feuille de données. Vous pouvez sélectionner des modes de saisie de données et de fenêtre pour le formulaire et filtrer les enregistrements affichés par le formulaire. Nom formulaire

Affichage

Nom filtre

Condition Where

Mode données

Mode fenêtre

Nom du formulaire à ouvrir. La liste déroulante de cet argument, dans la section Arguments de l'action de la fenêtre Macro, indique tous les formulaires de la base de données en cours. Cet argument est obligatoire. Mode dans lequel il faut ouvrir le formulaire. Sélectionnez Formulaire, Création, Aperçu avant impression ou Feuille de données dans la liste déroulante. Le paramétrage par défaut est Formulaire. Filtre qui limite ou trie les enregistrements du formulaire. Vous pouvez entrer le nom d'une requête existante ou d'un filtre enregistré comme requête. Cependant, la requête doit inclure tous les champs dans le formulaire que vous ouvrez, ou elle doit avoir été préalablement enregistrée sans que l'option Restreindre aux champs sélectionnés de la boîte de dialogue Propriétés de la requête ait été sélectionnée. Clause SQL WHERE ou expression valide utilisée par MicroSoft Access pour sélectionner les enregistrements d'une table source ou d'une requête. Si vous sélectionnez un filtre à l'aide de l'argument Nom filtre, MicroSoft Access applique cette Clause WHERE au filtre. Pour ouvrir un formulaire dans lequel la valeur d'un de ses contrôles est égale à celle d'un contrôle dans un autre formulaire, utilisez la syntaxe suivante : [nomducontrôle dans le formulaire ouvert] =Forms!nomFormulaire![nomducontrôle dans le formulaire ouvert] Par opposition aux autres arguments de l'action, le nom d'un contrôle utilisé seul dans l'expression d'un argument se rapporte à un contrôle du formulaire qui est ouvert et non au formulaire qui a appelé la macro.

Mode de saisie des données pour le formulaire. Ne s'applique qu'aux formulaires ouverts en mode Formulaire ou en mode Feuille de données. Sélectionnez Ajout (l'utilisateur peut ajouter de nouveaux enregistrements, mais n'est pas autorisé à modifier des enregistrements existants), Modification (l'utilisateur peut modifier les enregistrements existants et en ajouter de nouveaux) ou Lecture seule (l'utilisateur n'est autorisé qu'à examiner les enregistrements). Le paramétrage par défaut est Modification. Mode d'ouverture du formulaire. Sélectionnez Standard (le formulaire est ouvert dans le mode défini par ses propriétés), Masquée (le formulaire est masqué), Icône (le formulaire est ouvert sous forme d'icône en bas de l'écran) ou Boîte de dialogue (les propriétés FenModale (Modal) et FenIndépendante (PopUp) du formulaire sont paramétrées sur Oui). Le paramétrage par défaut est Standard.

MicroSoft Access Version 7.0

Page : 115

OuvrirRequête Ouvre une requête Sélection ou Analyse Croisée en mode Feuille de données, en mode Création ou en mode Aperçu avant impression. Exécute une requête action. Vous pouvez aussi sélectionner un mode de saisie des données pour la requête. Nom requête

Affichage

Mode données

Nom de la requête à ouvrir. La liste déroulante de cet argument, dans la section Arguments de l'action de la fenêtre Macro, indique toutes les requêtes de la base de données en cours. Mode dans lequel vous ouvrez la requête. Sélectionnez Feuille de données, Création ou Aperçu avant impression dans la liste déroulante. Le paramétrage par défaut est Feuille de données. Mode de saisie des données pour la requête. Ne s'applique qu'aux requêtes ouvertes en mode Feuille de données. Sélectionnez Ajout (l'utilisateur peut ajouter de nouveaux enregistrements mais n'est pas autorisé à modifier des enregistrements existants), Modification (l'utilisateur peut modifier les enregistrements existants et en ajouter de nouveaux) ou Lecture seule (l'utilisateur n'est autorisé qu'à examiner les enregistrements). Le paramétrage par défaut est Modification.

OuvrirTable Ouvre une table en mode Feuille de données, en mode Création ou en mode Aperçu avant impression. Vous pouvez aussi sélectionner un mode de saisie des données pour la table. Nom table

Affichage

Mode données

Nom de la table à ouvrir. La liste déroulante de cet argument, dans la section Arguments de l'action de la fenêtre Macro indique toutes les tables de la base de données en cours. Cet argument est obligatoire. Mode dans lequel la table est ouverte. Sélectionnez Feuille de données, Création ou Aperçu avant impression dans la liste déroulante. Le paramétrage par défaut est Feuille de données. Mode de saisie des données pour la table. Ne s'applique qu'aux tables ouvertes en mode Feuille de données. Sélectionnez Ajout (l'utilisateur peut ajouter de nouveaux enregistrements mais n'est pas autorisé à modifier des enregistrements existants), Modification (l'utilisateur peut modifier les enregistrements existants et en ajouter de nouveaux) ou Lecture seule (l'utilisateur n'est autorisé qu'à examiner les enregistrements). Le paramétrage par défaut est Modification.

Quitter Quitte MicroSoft Access. Vous avez le choix entre plusieurs options pour enregistrer les objets de la base de données. Options

Spécifie la façon dont les objets non enregistrés sont traités lorsque vous quittez MicroSoft Access. Sélectionnez Prompt pour enregistrer toutes les modifications en demandant confirmation. Sélectionnez Enregistrer tout pour enregistrer tous les objets sans demander confirmation. Sélectionnez Quitter pour quitter sans enregistrer les objets. Le paramètre par défaut est Enregistrer tout.

RedessinerObjet Accomplit les mises à jour en attente des écrans pour un objet de base de données spécifié ou pour l'objet actif de la base de données si aucun objet n'est spécifié. Ces mises à jour comprennent tout calcul n'ayant pas été effectué en ce qui concerne les contrôles de l'objet. Type objet

Nom objet

Page : 116

Type de l'objet à redessiner. Sélectionnez Table, Requête, Formulaire, Etat, Macro ou Module dans la liste déroulante de la section Arguments de l'action de la fenêtre Macro. Laissez cet argument vierge pour sélectionner l'objet actif. Nom de l'objet à redessiner. La liste déroulante indique tous les objets de la base de données ayant le type sélectionné avec l'argument Type objet. Si vous laissez l'argument Type objet vierge, laissez aussi cet argument vierge.

MicroSoft Access Version 7.0

Réduire Réduit la fenêtre active en icône en bas de la fenêtre MicroSoft Access.

Renommer Renomme l'objet de la base de données sélectionné. Cet objet doit être sélectionné dans la fenêtre Base de données. Nouveau nom

Nouveau nom de l'objet de la base de données sélectionné. Cet argument est obligatoire.

Restaurer Redonne à une fenêtre agrandie ou réduite sa taille précédente. Sablier Transforme le pointeur de la souris en sablier pendant l'exécution d'une macro. Sablier actif

Sélectionnez Oui pour afficher le sablier, Non pour afficher le pointeur normal. Le paramètre par défaut est Oui.

SélectionnerObjet Sélectionne l'objet de la base de données spécifié. Type objet

Nom objet

Dans fenêtre Base

Type de l'objet de la base de données à sélectionner. Sélectionnez Table, Requête, Formulaire, Etat, Macro ou Module dans la liste déroulante de la section Arguments de l'action de la fenêtre Macro. Cet argument est obligatoire. Nom de l'objet à sélectionner. La liste déroulante indique tous les objets de la base de données ayant le type sélectionné avec l'argument Type objet. Cet argument est obligatoire. Détermine si MicroSoft Access sélectionne l'objet dans la Fenêtre Base de données ou non. Sélectionnez Oui ou Non dans la liste déroulante. Le paramétrage par défaut est Non.

TransférerBase Importe ou exporte des données entre la base de données MicroSoft Access en cours et une autre base de données. Vous pouvez aussi attacher une table à la base de données MicroSoft Access en cours depuis une autre base de données. Lorsqu'une table est attachée, vous pouvez accéder aux données de la table alors que la table elle-même reste dans une autre base de données. Type transfert

Type base

Nom base

Type du transfert à effectuer. Sélectionnez Importation, Exportation ou Attache dans la liste déroulante de la section Arguments de l'action de la fenêtre Macro. Le paramétrage par défaut est Importation. Type de la base de données à partir de laquelle importer, vers laquelle exporter, ou à laquelle attacher une table. Vous pouvez sélectionner MicroSoft Access ou un des autres types de bases de données dans la liste déroulante. Voir la description complète des bases de données disponibles dans la rubrique de l'Aide sur la commande Importer ( menu Fichier). Le type par défaut est MicroSoft Access. Nom de la base de données à partir de laquelle importer, dans laquelle exporter ou à laquelle attacher une table. Incluez le nom de chemin d'accès complet. Cet argument est obligatoire. Pour les types de bases de données tels que Paradox et dBASE qui utilisent des fichiers différents pour chaque table, entrez le nom du répertoire contenant le fichier voulu. Entrez le nom du fichier dans l'argument Source (pour l'importer ou l'attacher) ou dans l'argument Destination (pour l'exporter). Pour les bases de données SQL, entrez la chaîne de connexion ODBC complète. Pour voir un exemple de chaîne de connexion, attachez une table externe à MicroSoft Access en utilisant, dans le menu Fichier, la commande Attacher une table. Ouvrez la table en mode Création et affichez les propriétés de la table. Le texte à gauche du premier symbole " --> " dans la propriété Description est la chaîne de connexion de la table.

MicroSoft Access Version 7.0

Page : 117

Type objet

Type de l'objet à importer ou à exporter. Si vous sélectionnez MicroSoft Access dans l'argument Type base, vous pouvez sélectionner Table, Requête, Formulaire, Etat, Macro ou Module dans la liste déroulante. Si vous sélectionnez un autre type de base de données ou choisissez, pour l'argument Type transfert, l'option Attacher, Type objet est ignoré. Le paramétrage par défaut est Table.

Source

Nom de la table ou de l'objet MicroSoft Access que vous voulez importer, exporter ou attacher. Pour certains types de bases de données, tels que Paradox ou dBASE, il s'agit d'un nom de fichier. Incluez l'extension du nom du fichier (par exemple .DBF). Cet argument est obligatoire. Nom de la table ou de l'objet MicroSoft Access importé, exporté ou attaché dans la base de données destination. Pour certains types de bases de données, tels que Paradox ou dBASE, il s'agit d'un nom de fichier. Incluez l'extension du nom du fichier (par exemple .DBF). Cet argument est obligatoire. Si vous sélectionnez Importation pour l'argument Type transfert et Table pour l'argument Type objet, MicroSoft Access crée une nouvelle table qui contient les données de la table importée. Si vous importez une table ou un autre objet, MicroSoft Access ajoute un numéro à son nom s'il est en conflit avec un nom existant. Si vous importez, par exemple, Table1 et que Table1 existe déjà, MicroSoft Access renomme la table importée Table2. Si vous exportez dans une base de données MicroSoft Access ou autre, MicroSoft Access remplace automatiquement tout objet ou table existant portant le même nom. Spécifie si vous importez ou exportez uniquement la structure d'une table MicroSoft Access sans aucune de ses données. Cet argument n'est applicable que si vous importez ou exportez entre deux bases de données MicroSoft Access. Sélectionnez Oui ou Non. Le paramétrage par défaut est Non.

Destination

Structure seulement

TransférerFeuilleCalcul Importe ou exporte des données entre la base de données MicroSoft Access en cours et un fichier de tableur. Type transfert

Type feuille

Nom table

Nom fichier

Contient noms champs

Etendue

Page : 118

Type de transfert à effectuer. Sélectionnez Importation ou Exportation dans la liste déroulante de la section Arguments de l'action de la fenêtre Macro. Le paramétrage par défaut est Importation. Type de feuille de calcul à partir de laquelle importer ou dans laquelle exporter. Vous sélectionnez un des types de feuille de calcul proposés dans la liste déroulante. Vous trouverez la description complète des feuilles de calcul disponibles dans la rubrique de l'Aide sur la commande Importer (menu Fichier). Le paramétrage par défaut est MicroSoft Excel. Nom de la table MicroSoft Access dans laquelle importer ou à partir de laquelle exporter des données de feuille de calcul. Cet argument est obligatoire. Si vous sélectionnez Importation pour l'argument Type transfert, MicroSoft Access ajoute les données de la feuille de calcul à la table si elle existe déjà. Sinon, MicroSoft Access crée une nouvelle table qui contient les données de la feuille de calcul. Nom du fichier feuille de calcul à partir duquel importer ou dans lequel exporter des données. Incluez le nom de chemin d'accès complet. Cet argument est obligatoire. MicroSoft Access crée une nouvelle feuille de calcul lorsque vous exportez des données de MicroSoft Access. Si le nom du fichier est le même que celui d'une feuille de calcul existante, MicroSoft Access remplace la feuille de calcul existante. Indique si la première ligne de la feuille de calcul contient les noms des champs. Si vous sélectionnez Oui, MicroSoft Access utilisera les noms de cette ligne en tant que noms de champs dans la table MicroSoft Access lorsque vous importerez les données de la feuille de calcul. Si vous sélectionnez Non, MicroSoft Access considère la première ligne comme étant une ligne de données normale. Le paramétrage par défaut est Non. Lorsque vous exportez des données d'une table MicroSoft Access dans une feuille de calcul, les noms de champs sont insérés dans la première ligne de la feuille de calcul si vous sélectionnez Oui pour cet argument. Si vous voulez importer la plage nommée Base_de_données à partir d'une feuille de calcul MicroSoft Excel, vous devez sélectionner Oui pour cet argument. Plage de cellules à importer. Laissez cet argument vierge pour importer la feuille de calcul entière. Vous pouvez entrer le nom d'une plage de la feuille de calcul ou spécifier la plage de cellules à importer, par exemple A1:E25 ou A1..E25. Cet argument est ignoré par MicroSoft Access lors de l'exportation.

MicroSoft Access Version 7.0

Echo Spécifie si MicroSoft Access met à jour l'écran de l'ordinateur lors de l'exécution d'une macro. Vous pouvez utiliser cette action pour masquer ou afficher les résultats d'une macro en cours d'exécution. Echo actif Texte barre état

Sélectionnez Oui pour activer l'écho ou Non pour le désactiver. Le paramétrage par défaut est Oui. Texte à afficher dans la barre d'état lorsque l'écho est désactivé, par exemple, "Macro en cours d'exécution".

EnvoiTouches Envoie des frappes de touches directement à MicroSoft Access ou à une application MicroSoft Windows active. Touches Attendre

Touches que vous voulez faire traiter par MicroSoft Access ou une autre application. Vous pouvez taper un maximum de 255 caractères. Cet argument est obligatoire. Précise si la macro doit s'interrompre jusqu'à ce que les frappes de touches soient traitées. Sélectionnez Oui ou Non. Le paramétrage par défaut est Oui.

ExécuterApplication Exécute une application MicroSoft Windows ou MS-DOS, telle que MicroSoft Excel, MicroSoft Word pour Windows ou MicroSoft PowerPoint, à partir de MicroSoft Access. Ligne commande

Ligne de commande utilisée pour démarrer l'application (y compris le nom du chemin d'accès et tout autre paramètre nécessaire, tel que les commutateurs qui exécutent l'application dans un mode particulier). Cet argument est obligatoire.

ExécuterCode Exécute une procédure Function d'Access Basic. Nom fonction

Nom de la procédure Function d'Access Basic à exécuter. Les arguments de la fonction doivent être entre parenthèses. Cet argument est obligatoire.

ExécuterElémentMenu Exécute une commande de menu MicroSoft Access Barre menus

Nom menu

Commande

Commande secondaire

Nom de la barre de menus qui contient la commande que vous voulez exécuter. La liste déroulante de cet argument, dans la section Arguments de l'action de la fenêtre Macro, indique les différents modes dans lesquels les barres de menus apparaissent. Cet argument est obligatoire. Nom du menu qui contient la commande à exécuter. La liste déroulante indique tous les menus de la barre que vous avez sélectionnée avec l'argument Barre menus. Cet argument est obligatoire. Commande à exécuter. La liste déroulante indique toutes les commandes du menu que vous avez sélectionné avec l'argument Nom menu. Cet argument est obligatoire. Commande secondaire à exécuter. Valable que si la commande visée est dotée d'un sous-menu.

ExécuterMacro Exécute une macro, qui peut faire partie d'un groupe de macros. Nom macro

Répéter compte Répéter expression

Nom de la macro à exécuter. La liste déroulante de la section Arguments de l'action dans la fenêtre Macro, affiche toutes les macros (et tous les groupes de macros) de la base de données en cours. Entrez GroupeMacro.NomMacro pour exécuter une macro particulière d'un groupe de macros. Cet argument est obligatoire. Nombre d'exécutions maximum de la macro. Si vous laissez cet argument vierge (ainsi que l'argument Répéter expression), la macro n'est exécutée qu'une seule fois. Expression dont le résultat est vrai ou faux. L'exécution de la macro est interrompue si l'expression est fausse. L'expression est évaluée chaque fois que la macro est exécutée.

MicroSoft Access Version 7.0

Page : 113

ExécuterSQL Exécute une requête action MicroSoft Access en utilisant l'instruction SQL correspondante. Instruction SQL

Instruction SQL pour la requête action que vous voulez exécuter et dont la longueur doit représenter 256 caractères maximum. Cet argument est obligatoire.

Fermer Ferme la fenêtre MicroSoft Access spécifiée ou la fenêtre active si aucune fenêtre n'est indiquée. Type objet

Nom objet

Type de l'objet dont vous voulez fermer la fenêtre. Sélectionnez Table, Requête, Formulaire, Etat, Macro ou Module dans la liste déroulante de cet argument, dans la section Arguments de l'action de la fenêtre Macro. Pour sélectionner la fenêtre active, laissez cet argument vierge. Nom de l'objet à fermer. La liste déroulante comprend tous les objets de la base de données du type sélectionné au moyen de l'argument Type objet. Si vous laissez Type objet vierge, laissez aussi Nom objet vierge.

Imprimer Imprime l'objet activé dans la base de données ouverte. Vous pouvez imprimer des feuilles de données, des états et des formulaires. Imprimer

De page A page Qualité impression

Copies Copies triées

Plage des pages à imprimer. Vous pouvez imprimer l'objet entier (Toutes), la partie de l'objet qui est sélectionnée (Sélection) ou une plage de pages (Pages) que vous spécifiez à l'aide des arguments De page et A page. Le paramétrage par défaut est Toutes. Première page à imprimer. L'impression commence en haut de cette page. Cet argument est obligatoire si vous sélectionnez Pages dans l'argument Imprimer. Dernière page à imprimer. L'impression s'arrête en bas de cette page. Cet argument est obligatoire si vous sélectionnez Pages dans l'argument Imprimer. Qualité de l'impression. Vous pouvez sélectionner Haute, Moyenne, Basse ou Brouillon. Plus la qualité est basse, plus l'impression est rapide. Le paramétrage par défaut est Haute. Nombre de copies à imprimer. Le paramétrage par défaut est 1. Sélectionnez Oui pour trier les copies imprimées ou Non si vous n'avez pas besoin qu'elles soient triées. L'impression peut être plus rapide si l'argument est paramétré sur Non. Le paramétrage par défaut est Oui.

OuvrirEtat Ouvre un état en mode Création ou en mode Aperçu avant impression ou imprime l'état. Vous pouvez aussi filtrer les enregistrements imprimés dans l'état. Nom état

Affichage

Nom filtre

Condition Where

Page : 114

Nom de l'état à ouvrir. La liste déroulante de cet argument, dans la section Arguments de l'action de la fenêtre Macro indique tous les états de la base de données en cours. Cet argument est obligatoire. Mode dans lequel l'état est ouvert. Sélectionnez Impression directe (pour imprimer tout de suite l'état), Création ou Aperçu avant impression dans la liste déroulante. Le paramétrage par défaut est Aperçu avant impression. Filtre qui limite ou trie les enregistrements de l'état. Vous pouvez entrer le nom d'une requête existante ou d'un filtre enregistré comme requête. Cependant, la requête doit inclure tous les champs dans l'état que vous ouvrez, ou elle doit avoir été préalablement enregistrée sans que l'option Restreindre aux champs sélectionnés de la boîte de dialogue Propriétés de la requête ait été sélectionnée. Clause SQL WHERE ou expression valide utilisée par MicroSoft Access pour sélectionner des enregistrements dans la table ou la requête source de l'état. Si vous sélectionnez un filtre avec l'argument Nom filtre, MicroSoft Access applique cette Clause WHERE au filtre.

MicroSoft Access Version 7.0

Pour ouvrir un état dans lequel la valeur d'un contrôle est égale à celle d'un contrôle dans un formulaire, utilisez la syntaxe suivante : [nomcontrôle dans un formulaire ouvert] =Forms!NomFormulaire![nomcontrôle dans un formulaire ouvert] Par opposition aux autres arguments de l'action, si vous utilisez seulement le nom du contrôle dans l'expression de cet argument, il se rapporte au contrôle de l'état qui est ouvert et non au formulaire ou à l'état qui a appelé la macro.

OuvrirFormulaire Ouvre un formulaire en mode Formulaire, en mode Création, en mode Aperçu avant impression ou en mode Feuille de données. Vous pouvez sélectionner des modes de saisie de données et de fenêtre pour le formulaire et filtrer les enregistrements affichés par le formulaire. Nom formulaire

Affichage

Nom filtre

Condition Where

Mode données

Mode fenêtre

Nom du formulaire à ouvrir. La liste déroulante de cet argument, dans la section Arguments de l'action de la fenêtre Macro, indique tous les formulaires de la base de données en cours. Cet argument est obligatoire. Mode dans lequel il faut ouvrir le formulaire. Sélectionnez Formulaire, Création, Aperçu avant impression ou Feuille de données dans la liste déroulante. Le paramétrage par défaut est Formulaire. Filtre qui limite ou trie les enregistrements du formulaire. Vous pouvez entrer le nom d'une requête existante ou d'un filtre enregistré comme requête. Cependant, la requête doit inclure tous les champs dans le formulaire que vous ouvrez, ou elle doit avoir été préalablement enregistrée sans que l'option Restreindre aux champs sélectionnés de la boîte de dialogue Propriétés de la requête ait été sélectionnée. Clause SQL WHERE ou expression valide utilisée par MicroSoft Access pour sélectionner les enregistrements d'une table source ou d'une requête. Si vous sélectionnez un filtre à l'aide de l'argument Nom filtre, MicroSoft Access applique cette Clause WHERE au filtre. Pour ouvrir un formulaire dans lequel la valeur d'un de ses contrôles est égale à celle d'un contrôle dans un autre formulaire, utilisez la syntaxe suivante : [nomducontrôle dans le formulaire ouvert] =Forms!nomFormulaire![nomducontrôle dans le formulaire ouvert] Par opposition aux autres arguments de l'action, le nom d'un contrôle utilisé seul dans l'expression d'un argument se rapporte à un contrôle du formulaire qui est ouvert et non au formulaire qui a appelé la macro.

Mode de saisie des données pour le formulaire. Ne s'applique qu'aux formulaires ouverts en mode Formulaire ou en mode Feuille de données. Sélectionnez Ajout (l'utilisateur peut ajouter de nouveaux enregistrements, mais n'est pas autorisé à modifier des enregistrements existants), Modification (l'utilisateur peut modifier les enregistrements existants et en ajouter de nouveaux) ou Lecture seule (l'utilisateur n'est autorisé qu'à examiner les enregistrements). Le paramétrage par défaut est Modification. Mode d'ouverture du formulaire. Sélectionnez Standard (le formulaire est ouvert dans le mode défini par ses propriétés), Masquée (le formulaire est masqué), Icône (le formulaire est ouvert sous forme d'icône en bas de l'écran) ou Boîte de dialogue (les propriétés FenModale (Modal) et FenIndépendante (PopUp) du formulaire sont paramétrées sur Oui). Le paramétrage par défaut est Standard.

MicroSoft Access Version 7.0

Page : 115

OuvrirRequête Ouvre une requête Sélection ou Analyse Croisée en mode Feuille de données, en mode Création ou en mode Aperçu avant impression. Exécute une requête action. Vous pouvez aussi sélectionner un mode de saisie des données pour la requête. Nom requête

Affichage

Mode données

Nom de la requête à ouvrir. La liste déroulante de cet argument, dans la section Arguments de l'action de la fenêtre Macro, indique toutes les requêtes de la base de données en cours. Mode dans lequel vous ouvrez la requête. Sélectionnez Feuille de données, Création ou Aperçu avant impression dans la liste déroulante. Le paramétrage par défaut est Feuille de données. Mode de saisie des données pour la requête. Ne s'applique qu'aux requêtes ouvertes en mode Feuille de données. Sélectionnez Ajout (l'utilisateur peut ajouter de nouveaux enregistrements mais n'est pas autorisé à modifier des enregistrements existants), Modification (l'utilisateur peut modifier les enregistrements existants et en ajouter de nouveaux) ou Lecture seule (l'utilisateur n'est autorisé qu'à examiner les enregistrements). Le paramétrage par défaut est Modification.

OuvrirTable Ouvre une table en mode Feuille de données, en mode Création ou en mode Aperçu avant impression. Vous pouvez aussi sélectionner un mode de saisie des données pour la table. Nom table

Affichage

Mode données

Nom de la table à ouvrir. La liste déroulante de cet argument, dans la section Arguments de l'action de la fenêtre Macro indique toutes les tables de la base de données en cours. Cet argument est obligatoire. Mode dans lequel la table est ouverte. Sélectionnez Feuille de données, Création ou Aperçu avant impression dans la liste déroulante. Le paramétrage par défaut est Feuille de données. Mode de saisie des données pour la table. Ne s'applique qu'aux tables ouvertes en mode Feuille de données. Sélectionnez Ajout (l'utilisateur peut ajouter de nouveaux enregistrements mais n'est pas autorisé à modifier des enregistrements existants), Modification (l'utilisateur peut modifier les enregistrements existants et en ajouter de nouveaux) ou Lecture seule (l'utilisateur n'est autorisé qu'à examiner les enregistrements). Le paramétrage par défaut est Modification.

Quitter Quitte MicroSoft Access. Vous avez le choix entre plusieurs options pour enregistrer les objets de la base de données. Options

Spécifie la façon dont les objets non enregistrés sont traités lorsque vous quittez MicroSoft Access. Sélectionnez Prompt pour enregistrer toutes les modifications en demandant confirmation. Sélectionnez Enregistrer tout pour enregistrer tous les objets sans demander confirmation. Sélectionnez Quitter pour quitter sans enregistrer les objets. Le paramètre par défaut est Enregistrer tout.

RedessinerObjet Accomplit les mises à jour en attente des écrans pour un objet de base de données spécifié ou pour l'objet actif de la base de données si aucun objet n'est spécifié. Ces mises à jour comprennent tout calcul n'ayant pas été effectué en ce qui concerne les contrôles de l'objet. Type objet

Nom objet

Page : 116

Type de l'objet à redessiner. Sélectionnez Table, Requête, Formulaire, Etat, Macro ou Module dans la liste déroulante de la section Arguments de l'action de la fenêtre Macro. Laissez cet argument vierge pour sélectionner l'objet actif. Nom de l'objet à redessiner. La liste déroulante indique tous les objets de la base de données ayant le type sélectionné avec l'argument Type objet. Si vous laissez l'argument Type objet vierge, laissez aussi cet argument vierge.

MicroSoft Access Version 7.0

Réduire Réduit la fenêtre active en icône en bas de la fenêtre MicroSoft Access.

Renommer Renomme l'objet de la base de données sélectionné. Cet objet doit être sélectionné dans la fenêtre Base de données. Nouveau nom

Nouveau nom de l'objet de la base de données sélectionné. Cet argument est obligatoire.

Restaurer Redonne à une fenêtre agrandie ou réduite sa taille précédente. Sablier Transforme le pointeur de la souris en sablier pendant l'exécution d'une macro. Sablier actif

Sélectionnez Oui pour afficher le sablier, Non pour afficher le pointeur normal. Le paramètre par défaut est Oui.

SélectionnerObjet Sélectionne l'objet de la base de données spécifié. Type objet

Nom objet

Dans fenêtre Base

Type de l'objet de la base de données à sélectionner. Sélectionnez Table, Requête, Formulaire, Etat, Macro ou Module dans la liste déroulante de la section Arguments de l'action de la fenêtre Macro. Cet argument est obligatoire. Nom de l'objet à sélectionner. La liste déroulante indique tous les objets de la base de données ayant le type sélectionné avec l'argument Type objet. Cet argument est obligatoire. Détermine si MicroSoft Access sélectionne l'objet dans la Fenêtre Base de données ou non. Sélectionnez Oui ou Non dans la liste déroulante. Le paramétrage par défaut est Non.

TransférerBase Importe ou exporte des données entre la base de données MicroSoft Access en cours et une autre base de données. Vous pouvez aussi attacher une table à la base de données MicroSoft Access en cours depuis une autre base de données. Lorsqu'une table est attachée, vous pouvez accéder aux données de la table alors que la table elle-même reste dans une autre base de données. Type transfert

Type base

Nom base

Type du transfert à effectuer. Sélectionnez Importation, Exportation ou Attache dans la liste déroulante de la section Arguments de l'action de la fenêtre Macro. Le paramétrage par défaut est Importation. Type de la base de données à partir de laquelle importer, vers laquelle exporter, ou à laquelle attacher une table. Vous pouvez sélectionner MicroSoft Access ou un des autres types de bases de données dans la liste déroulante. Voir la description complète des bases de données disponibles dans la rubrique de l'Aide sur la commande Importer ( menu Fichier). Le type par défaut est MicroSoft Access. Nom de la base de données à partir de laquelle importer, dans laquelle exporter ou à laquelle attacher une table. Incluez le nom de chemin d'accès complet. Cet argument est obligatoire. Pour les types de bases de données tels que Paradox et dBASE qui utilisent des fichiers différents pour chaque table, entrez le nom du répertoire contenant le fichier voulu. Entrez le nom du fichier dans l'argument Source (pour l'importer ou l'attacher) ou dans l'argument Destination (pour l'exporter). Pour les bases de données SQL, entrez la chaîne de connexion ODBC complète. Pour voir un exemple de chaîne de connexion, attachez une table externe à MicroSoft Access en utilisant, dans le menu Fichier, la commande Attacher une table. Ouvrez la table en mode Création et affichez les propriétés de la table. Le texte à gauche du premier symbole " --> " dans la propriété Description est la chaîne de connexion de la table.

MicroSoft Access Version 7.0

Page : 117

Type objet

Type de l'objet à importer ou à exporter. Si vous sélectionnez MicroSoft Access dans l'argument Type base, vous pouvez sélectionner Table, Requête, Formulaire, Etat, Macro ou Module dans la liste déroulante. Si vous sélectionnez un autre type de base de données ou choisissez, pour l'argument Type transfert, l'option Attacher, Type objet est ignoré. Le paramétrage par défaut est Table.

Source

Nom de la table ou de l'objet MicroSoft Access que vous voulez importer, exporter ou attacher. Pour certains types de bases de données, tels que Paradox ou dBASE, il s'agit d'un nom de fichier. Incluez l'extension du nom du fichier (par exemple .DBF). Cet argument est obligatoire. Nom de la table ou de l'objet MicroSoft Access importé, exporté ou attaché dans la base de données destination. Pour certains types de bases de données, tels que Paradox ou dBASE, il s'agit d'un nom de fichier. Incluez l'extension du nom du fichier (par exemple .DBF). Cet argument est obligatoire. Si vous sélectionnez Importation pour l'argument Type transfert et Table pour l'argument Type objet, MicroSoft Access crée une nouvelle table qui contient les données de la table importée. Si vous importez une table ou un autre objet, MicroSoft Access ajoute un numéro à son nom s'il est en conflit avec un nom existant. Si vous importez, par exemple, Table1 et que Table1 existe déjà, MicroSoft Access renomme la table importée Table2. Si vous exportez dans une base de données MicroSoft Access ou autre, MicroSoft Access remplace automatiquement tout objet ou table existant portant le même nom. Spécifie si vous importez ou exportez uniquement la structure d'une table MicroSoft Access sans aucune de ses données. Cet argument n'est applicable que si vous importez ou exportez entre deux bases de données MicroSoft Access. Sélectionnez Oui ou Non. Le paramétrage par défaut est Non.

Destination

Structure seulement

TransférerFeuilleCalcul Importe ou exporte des données entre la base de données MicroSoft Access en cours et un fichier de tableur. Type transfert

Type feuille

Nom table

Nom fichier

Contient noms champs

Etendue

Page : 118

Type de transfert à effectuer. Sélectionnez Importation ou Exportation dans la liste déroulante de la section Arguments de l'action de la fenêtre Macro. Le paramétrage par défaut est Importation. Type de feuille de calcul à partir de laquelle importer ou dans laquelle exporter. Vous sélectionnez un des types de feuille de calcul proposés dans la liste déroulante. Vous trouverez la description complète des feuilles de calcul disponibles dans la rubrique de l'Aide sur la commande Importer (menu Fichier). Le paramétrage par défaut est MicroSoft Excel. Nom de la table MicroSoft Access dans laquelle importer ou à partir de laquelle exporter des données de feuille de calcul. Cet argument est obligatoire. Si vous sélectionnez Importation pour l'argument Type transfert, MicroSoft Access ajoute les données de la feuille de calcul à la table si elle existe déjà. Sinon, MicroSoft Access crée une nouvelle table qui contient les données de la feuille de calcul. Nom du fichier feuille de calcul à partir duquel importer ou dans lequel exporter des données. Incluez le nom de chemin d'accès complet. Cet argument est obligatoire. MicroSoft Access crée une nouvelle feuille de calcul lorsque vous exportez des données de MicroSoft Access. Si le nom du fichier est le même que celui d'une feuille de calcul existante, MicroSoft Access remplace la feuille de calcul existante. Indique si la première ligne de la feuille de calcul contient les noms des champs. Si vous sélectionnez Oui, MicroSoft Access utilisera les noms de cette ligne en tant que noms de champs dans la table MicroSoft Access lorsque vous importerez les données de la feuille de calcul. Si vous sélectionnez Non, MicroSoft Access considère la première ligne comme étant une ligne de données normale. Le paramétrage par défaut est Non. Lorsque vous exportez des données d'une table MicroSoft Access dans une feuille de calcul, les noms de champs sont insérés dans la première ligne de la feuille de calcul si vous sélectionnez Oui pour cet argument. Si vous voulez importer la plage nommée Base_de_données à partir d'une feuille de calcul MicroSoft Excel, vous devez sélectionner Oui pour cet argument. Plage de cellules à importer. Laissez cet argument vierge pour importer la feuille de calcul entière. Vous pouvez entrer le nom d'une plage de la feuille de calcul ou spécifier la plage de cellules à importer, par exemple A1:E25 ou A1..E25. Cet argument est ignoré par MicroSoft Access lors de l'exportation.

MicroSoft Access Version 7.0

Si vous importez à partir d'une feuille de calcul MicroSoft Excel, vous pouvez spécifier la plage nommée Base_de_données en tapant Base_de_données pour cet argument. Lorsque vous exportez vers une feuille de calcul MicroSoft Excel, MicroSoft Access crée une plage nommée Base_de_données dans la feuille de calcul contenant les données de votre table.

TransférerTexte Importe ou exporte du texte entre la base de données MicroSoft Access en cours et un fichier texte. Type transfert

Format

Nom table

Nom fichier

Contient noms champs

Type de transfert à effectuer. Vous pouvez importer ou exporter des données vers des fichiers texte délimités ou à longueur fixe. Vous pouvez aussi exporter des données vers un fichier de données de publipostage MicroSoft Word pour Windows que vous pouvez utiliser par la suite avec la fonction de publipostage de Word pour Windows pour créer des documents fusionnés tels des lettres types ou des étiquettes de publipostage. Sélectionnez Importation texte (délimité), Importation texte (longueur fixe), Exportation texte (délimité), Exportation texte (longueur fixe) ou Fusion avec Word pour Windows dans la liste déroulante de la section Arguments de l'action de la fenêtre Macro. Le paramétrage par défaut est Importation texte (délimité). Nom du format des options qui déterminent la façon dont un fichier texte est importé ou exporté. Cet argument est obligatoire pour les fichiers texte à longueur fixe. Vous utilisez, dans le menu Fichier, la commande Paramètres d'import/export pour créer le format pour un type de fichier texte particulier, tel qu'un fichier texte délimité dont les champs sont séparés par des tabulations et qui utilise le format JMA pour les dates. Sélectionnez les options souhaitées dans les boîtes de dialogue de la commande Paramètres d'import/export et enregistrez votre format. Vous pouvez ensuite entrer le nom de ce format dans l'argument Format chaque fois que vous voulez importer ou exporter le même type de fichier texte. Vous pouvez importer ou exporter un texte délimité ou des fichiers de données de publipostage Word pour Windows sans entrer de nom de format pour cet argument, auquel cas MicroSoft Access utilise le paramètrage par défaut des boîtes de dialogue de la commande Paramètres d'import/export. Nom de la table MicroSoft Access dans laquelle importer ou à partir de laquelle exporter des données texte. Cet argument est obligatoire. Si vous sélectionnez Importation texte (délimité) ou Importation texte (longueur fixe) pour l'argument Type transfert, MicroSoft Access ajoute les données texte à la table si elle existe déjà. Sinon, MicroSoft Access crée une nouvelle table contenant les données texte. Nom du fichier texte à partir duquel importer ou dans lequel exporter des données. Incluez le nom de chemin d'accès complet. Cet argument est obligatoire. MicroSoft Access crée un nouveau fichier texte lorsque vous en exportez des données. Si le nom du fichier est le même que celui d'un ficher texte existant, MicroSoft Access remplace le fichier texte existant. Indique si la première ligne du fichier texte contient les noms des champs. Si vous sélectionnez Oui, MicroSoft Access utilisera les noms de cette ligne comme noms de champs dans la table MicroSoft Access lorsque vous importerez les données texte. Si vous sélectionnez Non, MicroSoft Access considère la première ligne comme étant une ligne de données normale. Le paramétrage par défaut est Non. MicroSoft Access ignore cet argument pour les fichiers de publipostage Word pour Windows, pour lequel la première ligne doit contenir les noms de champ. Lorsque vous exportez des données d'une table MicroSoft Access dans un fichier texte délimité ou à longueur fixe, les noms des champs de votre table sont insérés dans la première ligne du fichier si vous sélectionnez Oui pour cet argument. Si vous importez un fichier texte à longueur fixe et que vous sélectionnez Oui pour son argument, la première ligne contenant les noms de champ doit utiliser le délimiteur de texte dans la spécification import/export pour séparer les noms de champ. Si vous exportez vers un fichier texte à longueur fixe et que vous sélectionnez Oui pour cet argument, MicroSoft Access insère les noms de champ sur la première ligne du fichier texte utilisant ce délimiteur.

MicroSoft Access Version 7.0

Page : 119

TrouverEnregistrement Recherche l'enregistrement suivant qui correspond aux critères spécifiés par les arguments. Vous pouvez rechercher des enregistrements dans la feuille de données de la table, dans celle du formulaire, dans la feuille de réponses dynamique de la requête ou dans le formulaire actif. Rechercher

Où

Majuscule/minuscule Direction

Comme formaté

Rechercher dans

Trouver premier

Données à rechercher dans l'enregistrement. Entrez le texte, le nombre ou la date recherché, ou tapez une expression (précédée du signe égal). Vous pouvez utiliser des caractères génériques. Cet argument est obligatoire. Indique où se trouvent les données dans le champ. Vous pouvez rechercher des données dans n'importe quelle partie d'un champ (N'importe où dans le champ), des données qui remplissent le champ entier (Champ entier) ou des données situées au début du champ (Début de champ). Le paramétrage par défaut est Champ entier. Indique si la recherche respecte les majuscules et les minuscules. Sélectionnez Oui ou Non. Le paramétrage par défaut est Non. Indique si la recherche commençant à partir de l'enregistrement en cours est effectuée vers le début ou vers la fin des enregistrements. Sélectionnez Haut ou Bas. Le paramétrage par défaut est Bas. Indique si la recherche tient compte du format. Si vous sélectionnez Oui, MicroSoft Access recherche les données telles qu'elles sont mises en forme et affichées dans le champ. Si vous sélectionnez Non, MicroSoft Access recherche les données telles qu'elles sont stockées dans la base de données, ce qui est parfois différent de leur affichage. Le paramétrage par défaut est Non. Vous pouvez utiliser cette caractéristique pour limiter la recherche aux données dotées d'un certain format. Sélectionnez Oui et entrez 1 234, par exemple, dans l'argument Rerchercher pour trouver la valeur 1 234 dans un champ doté d'un espace pour le séparateur de milliers. Sélectionnez Non et entrez 1234 pour rechercher cette valeur dans les données du champ sans tenir compte du format. Pour rechercher des dates, sélectionnez Oui pour rechercher une date telle qu'elle est mise en forme dans les champs, par exemple 03-mars-1992. Si vous sélectionnez Non, la date sera recherchée suivant le format défini dans la section Internationale du Panneau de configuration de Windows (soit le format Date abrégée de la section Format Date). Si, par exemple, le format de la date abrégée est réglé sur j/m/aa, vous pouvez entrer 9/3/92 et MicroSoft Access recherchera toutes les entrées d'un champ Date qui correspondent au 9 mars 1992, quel que soit le format du champ. Remarque Cet argument n'est effectif que si le champ en cours est un champ dépendant, que l'argument Où est réglé sur Champ entier, que l'argument Rechercher dans est réglé sur Champ en cours et que l'argument Majuscule/minuscule est réglé sur Non. Indique si la recherche est limitée au champ en cours dans chaque enregistrement (Champ en cours) ou si elle s'étend à tous les champs (Tous les champs) de chaque enregistrement. La recherche effectuée en sélectionnant Champ en cours est plus rapide que celle effectuée avec Tous les champs. Le paramétrage par défaut est Champ en cours. Indique si la recherche commence au niveau du premier enregistrement ou de l'enregistrement en cours. Sélectionnez Oui pour démarrer au premier enregistrement et Non pour démarrer à l'enregistrement en cours. Le paramétrage par défaut est Oui.

TrouverSuivant Recherche l'enregistrement suivant qui correspond aux critères spécifiés par l'action TrouverEnregistrement précédent ou dans la boîte de dialogue Rechercher de la commande Rechercher.

Page : 120

MicroSoft Access Version 7.0

LES EXPRESSIONS

Les expressions représentent une partie essentielle des nombreuses opérations MicroSoft Access. Elles sont utilisées pour les calculs, pour définir les critères de requête, pour contrôler les macros et en tant qu'arguments dans les fonctions.

Saisie des expressions

Si une expression dépasse la taille de la zone de saisie prévue dans une "Fenêtre de propriétés", vous pouvez ouvrir la boîte de dialogue "Zoom" en appuyant simultanément sur MAJ+F2. Saisie des noms d'objets Les crochets doivent entourer les noms d'objets ex : = [Port]+[Montant]

Saisie de valeurs date/heure Les signes # entourent les valeurs de type Date/heure ex : #23-12-92# Saisie de texte Les guillemets anglais entourent les valeurs de type texte. ex : "Paris".

Les opérateurs dans les expressions

Les opérateurs arithmétiques, comparatifs, logiques et de concaténation de chaînes sont décrits dans la rubrique "Les opérateurs dans les requêtes" page 27 de cette notice. Opérateurs d'identificateur L'opérateur ! et. servent à signaler l'appartenance d'un élément à un objet. Le ! est toujours suivi du nom d'un élément défini par l'utilisateur. ex : Formulaires![commande]![date_commande] fait référence au champ Date_commande dans le formulaire commande, lequel est un objet "Formulaire" Le . est toujours suivi du nom d'une propriété. ex : Formulaires![clients].Visible fait référence à la propriété "Visible" du formulaire client.

MicroSoft Access Version 7.0

Page : 121

Le générateur d'expressions La syntaxe des expressions n'est pas évidente, en revanche Access possède un Générateur d'expressions agréable à utiliser. Vous pouvez l'activer à partir de la plupart des éléments qui servent à la rédaction d'expressions. Pour lancer le Générateur d'expressions à partir de la barre d’outils. 1. Cliquez sur

dans la barre d’outils.

Pour lancer le Générateur d'expressions à partir d'une feuille des propriétés 1. Cliquez dans la zone de l'argument qui doit contenir l'expression. 2. Cliquez sur le bouton « Générateur » situé à droite de l'argument. 1

2

Pour lancer le Générateur d'expressions dans une fenêtre Requête. 1. Avec le bouton droit de la souris, cliquez à l'endroit où vous souhaitez insérer l'expression. 2. Dans le menu contextuel, choisissez « Générer ».

2

1

Page : 122

MicroSoft Access Version 7.0

La fenêtre du générateur d'expressions. Pour copier un élément de la zone inférieure du Générateur d'expression et le coller dans la zone Expression 1. Dans la zone de gauche, cliquez deux fois sur le dossier contenant le type d'objet ou l'élément recherché. 2. Dans le dossier, cliquez sur l'objet de votre choix.

5 Zone contenant l'expression créée

4

1

3 2

3. Utilisez les zones situées au centre et à droite pour sélectionner un élément à coller. 4. Cliquez deux fois sur ce dernier, ou choisissez le bouton « Coller ». 5. Lorsque l'expression est correcte, cliquez sur « Ok ». • Pour coller un identificateur ou un champ se référant à une « Table » ou à un champ « Requête », cliquez sur le dossier pour choisir la table ou la requête concernée puis cliquez sur le champ de votre choix. • Pour coller un identificateur se référant à une propriété ou à un contrôle de formulaire ou d'état, ou à un champ de la requête ou de la table sous-jacente d'un formulaire ou d'un état cliquez sur le dossier contenant le formulaire ou l'état. Dans la zone centrale, sélectionnez le type d'élément et, dans la zone de droite, cliquez deux fois sur l'élément choisi. • Pour coller une fonction intégrée ou définie par l'utilisateur , cliquez sur le dossier contenant les fonctions intégrées ou les fonctions définies par l'utilisateur . Dans la zone centrale, sélectionnez la catégorie de fonctions ou le module de votre choix puis, dans la zone de droite, cliquez deux fois sur la fonction.

MicroSoft Access Version 7.0

Page : 123

Les fonctions dans les expressions

Vous utilisez les fonctions dans les expressions pour retourner une valeur basée sur le résultat d'un calcul ou d'une opération. Vous pouvez également créer vos propres fonctions dans un module en "Access Basic". Fonctions de regroupement dans les domaines. Fonction

Retourne.

MoyDom

La moyenne d'un ensemble de valeurs dans un domaine.

CpteDom

Le nombre d'enregistrements sélectionnés dans un domaine.

PremDom

Une valeur de champ provenant du premier enregistrement dans un domaine.

DernDom

Une valeur de champ provenant du dernier enregistrement dans un domaine.

RechDom

Une valeur de champ dans un domaine.

MinDom

La valeur minimale d'un ensemble de valeurs dans un domaine.

MaxDom

La valeur maximale d'un ensemble de valeurs dans un domaine.

EcartyDom

L'écart-type d'une population représentée en tant qu'ensemble de valeurs dans un domaine.

EcartyPDom

L'écart-type d'un échantillon de population représentée en tant qu'ensemble de valeurs dans un domaine.

SomDom

La somme d'un ensemble de valeurs dans un domaine.

VarDom

La variance d'une population représentée en tant qu'ensemble de valeurs dans un domaine La variance d'un échantillon de population représentée en tant qu'ensemble de valeurs dans un domaine.

VarPDom

Fonctions de regroupement SQL Fonction Moyenne

Retourne La moyenne d'un ensemble de valeurs dans un champ.

Compte

Le nombre d'enregistrements sélectionnés.

Premier

La valeur d'un champ provenant du premier enregistrement dans une requête, un formulaire ou un état.

Dernier

La valeur d'un champ provenant du dernier enregistrement dans une requête, un formulaire ou un état.

Min

La valeur minimale d'un ensemble de valeurs dans un champ.

Max

La valeur maximale d'un ensemble de valeurs dans un champ.

Ecartype

L'écart-type d'une population représentée en tant qu'ensemble de valeurs dans un champ.

Page : 124

MicroSoft Access Version 7.0

EcratypeP

L'écart-type d'un échantillon de population représentée en tant qu'ensemble de valeurs dans un champ.

Somme

La somme d'un ensemble de valeurs dans un champ.

Var

La variance d'une population représentée en tant qu'ensemble de valeurs dans un champ.

VarP

La variance d'un échantillon de population représentée en tant qu'ensemble de valeurs dans un champ.

Autres fonctions Fonction

Retourne

Choisir

Une valeur parmi la liste d'arguments.

Date

La date système actuelle.

AjDate

Une date à laquelle a été ajoutée un intervalle de temps x.

DiffDate

Le nombre de jours 'ou autre intervalle de temps) entre 2 dates.

PartDate

Un élément x de la date.

Jour

Un nombre entre 1 et 31 représentant le jour du mois.

Format

Un nombre, une date, une heure ou une chaîne mise en forme.

VraiFaux

Un argument ou un autre en fonction du résultat d'une expression.

EstNull

Une valeur qui indique si une expression contient ou non la valeur spéciale Null.

Gauche

Les n premiers caractères d'une chaîne.

Droite

Les n derniers caractères d'une chaîne.

MicroSoft Access Version 7.0

Page : 125

Exemples d'expressions Expression de contrôles calculés Vous utilisez ce type d'expression pour créer un contrôle calculé dans un formulaire ou un état, ou en tant que paramètre de la propriété Source contrôle dans une fenêtre de propriétés. Expression =[Prénom] & " " &[Nom]

Ce qui est affiché Les valeurs des champs Prénom et Nom séparés par un blanc.

=[Quantité] * [Prix unitaire]

Le produit du champ Prix unitaire par le champ Quantité.

=[Prix unitaire]* 1,06

Le produit du champ Prix unitaire par la valeur 1,06.

=[Ventes]/Somme([Ventes])*100

La valeur des ventes dans un enregistrement en tant que pourcentage du total des ventes dans tous les enregistrements.

="Page" &Page

Page 1, Page 2, etc., à l'impression.

=RechDom("[Contact]";"[Fournisseurs]";"[ N° fournisseur]= Formulaires![N° fournisseur]")

La valeur du champ Contact dans la table Fournisseurs correspondant au N° fournisseur spécifié dans le formulaire en cours.

=RechDom("[Contact]";"[Fournisseurs]";"[ N° fournisseur]= Formulaires![Nouveaux fournisseur]![N° fournisseur]")

La valeur du champ Contact dans la table Fournisseur correspondant au N° fournisseur spécifié dans le formulaire "Nouveaux fournisseurs.

=SomDom("[Montant]";"[Commandes]";"[ Code client]=100")

Le total de tous les champs Montant de la table Commandes pour lesquels le code client est égal à 100.

Expression de validation Les expressions de validation sont utilisées pour définir la propriété "Valide si" ou en tant que condition de macro. Expression ="Royaume-Uni"

Les données doivent Etre égales à "Royaume-Uni".

Entre 10 Et 100

Etre comprises entre 10 et 100

Dans ("British Columbia" ; "Québec")

Correspondre à ""British Columbia" ou à "Québec".

Comme "P[A-F]###"

Commencer par le lettre "P" suivie de toute lettre comprise entre "A" et "F", puis de 3 chiffres.

RechDom("[Code]";"[Employés]";"[Code]=[Empl oyés]") EstPas Null

Correspondre à une des valeurs stockées dans le champ Code de la table Employés. L'expression retourne "Vrai" s'il y a correspondance ; "Faux" dans le cas contraire.

Page : 126

MicroSoft Access Version 7.0

Expression de valeurs par défaut Ce type d'expression est utilisé pour définir le paramètre de la propriété "Valeur par défaut" dans la feuille propriété. Expression =1 =Null =Date() =PartDate("m":Date()) =Format$(Date();"jj-mmm-aa"

La valeur par défaut est 1. Pas de valeur. Date système. Le mois de la date système. La date système dans le format indiqué.

Expression Critères Ce type d'expression est utilisé dans la cellule "Critère" d'une requête ou d'un filtre. Champ Ville de livraison

Expression "Paris" ou "Bruxelles"

La requête trouve les commandes Expédiées à Paris ou Bruxelles

Pays de livraison

Dans("Canada";"France")

Expédiées au Canada ou en France.

Pays de livraison

Pas "Etats Unis"

Expédiées dans tous les autres pays sauf les états unis.

Date d'envoi

Entre #05-07-92# Et #05-09-92#

Expédiées entre le #05-07-92# et le #05-09-92#

Date commande

< Date()-30

Passées il y a plus de 30 jours

Date commande

Année([Date commande]) =1991 PartDate("t";[Date commande])=4

commandées en 1991.

Date commande

Destinataire

"S*"

Destinataire

Comme "[A-D]*"

Commandées pendant le dernier trimestre de l'année. Expédiées aux clients dont le nom commence par "S".² Expédiées aux clients dont le nom commence par "A", "B", "C" ou "D".

Expression arguments d'actions Vous utilisez ce type d'expression en tant qu'arguments dans plusieurs actions. Expression Formulaire![Fournisseur]!N° fournisseur

Action DéfinirValeur

Résultat Définit la valeur de l'élément de l'action spécifié, sur la valeur de N° fournisseur dans le formulaire fournisseur.

Formulaire![Employés]![Salaire]*1,1 DéfinirValeur

Définit la valeur de l'élément de l'action spécifié, sur le Salaire+10% du formulaire Employés.

=[Choix société]

RechercherEnregistrement

Recherche l'enregistrement portant le nom de société figurant dans la zone de liste "Choix société"

Année[Date commande]=92

ExécuterMacro

Exécute la macro si la date stockée dans le champ Date commande est 92.

MicroSoft Access Version 7.0

Page : 127

LIMITES TECHNIQUES DE MICROSOFT ACCESS

Base de données Attribut Taille d'un fichier .MDB Nombre de tables dans une base Nombre de tables attachées Nombre de requêtes dans une base Nombre de tables ouvertes Nombre de caractères d'un nom d'objet Nombre de tables d'un mot de passe Nombre de tables d'un nom d'utilisateur Nombre d'accès simultanés

Maximum 1 gigaoctet 32.768 32768 32768 254 64 14 20 255

Tables Attribut Nombre de caractères d'un nom de table Nombre de caractères d'un nom de champ Nombre de champs dans un enregistrement ou une table Taille d'une table Nombre de caractères dans un champ de type texte Nombre de caractères dans un champ de type Mémo Taille d'un champ de type Liaison OLE Nombre d'index dans un enregistrement ou une table Nombre de champs dans un index Nombre de caractères d'un message de validation Nombre de caractères d'un enregistrement Nombre de caractères d'une description de table oude champ

Maximum 64 255 255 1 gigaoctet 255 64000 1 gigaoctet 32 10 255 2000 255

Requêtes Attribut Nombre de tables dans une requête Nombre de champs dans une feuille de réponses Taille d'une feuille de réponses Nombre de champs de tri Nombre de niveaux d'emboîtement

Maximum 32 255 1 gigaoctet 10 50

Formulaires et états Attribut Nombre de caractères dans une étiquette Nombre dans une zone de texte Largeur d'un formulaire ou d'un état hauteur d'une section Hauteur totale des sections et des en-têtes Nombre de niveaux d'emboîtement Nombre de champs/expression de tri et de regroupement Nombre d'en-tête/pieds de groupes Nombre de pages imprimées

Page : 128

Maximum 2048 64000 22 pouces (55,87 cm) 22 pouces (55,87 cm) 200 pouces (508 cm) 3 10 10 65.536

MicroSoft Access Version 7.0

Macros Attribut Nombre d'action dans une macro Nombre de caractères dans un commentaire Nombre de caractères d'une condition Nombre d'actions dans un argument d'action

MicroSoft Access Version 7.0

Maximum 999 255 255 255

Page : 129

Informatique Base de donn´ ees - Access UFR L.E.A. - MST CI 2 Janvier 2004 A. Lemay

Contenu du document. 1 Introduction

3

2 M´ ethode Merise 2.1 Principes g´en´eraux . . . . . . . . . . . 2.2 Mod`ele Conceptuel de donn´ees . . . . 2.2.1 Rep´erage des entit´es . . . . . . 2.2.2 Construction des entit´es . . . . 2.2.3 Construction des relations . . . 2.2.4 Choix des cardinalit´es . . . . . 2.2.5 Cas particuliers et pi`eges . . . 2.3 Mod`ele Logique de donn´ees . . . . . . 2.3.1 Construction des tables . . . . 2.3.2 Transformation des relations en 2.3.3 Suppression des tables inutiles

. . . . . . . . . . .

4 4 4 5 5 6 7 8 9 9 10 11

3 Cr´ eation de la base de donn´ ees dans Access 3.1 Cr´eation des tables dans Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.2 Importation de table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.3 Relations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

12 12 13 14

4 Requˆ etes 4.1 g´en´eralit´es . . . . . . . . . . . . . . . 4.2 Requˆete de s´election . . . . . . . . . 4.2.1 Requˆetes mono-table . . . . . 4.2.2 Requˆetes multi-tables . . . . 4.2.3 Requˆetes avec crit`ere . . . . . 4.2.4 Requˆetes a` champs calcul´es . 4.2.5 Requˆetes de regroupements . 4.2.6 Requˆetes en cascades . . . . . 4.2.7 Requˆete d’analyse crois´ee . . 4.2.8 Requˆetes en mode SQL . . . 4.3 Requˆetes d’actions . . . . . . . . . . 4.3.1 Requˆetes de suppression . . . 4.3.2 Requˆetes de mise a` jour . . . 4.3.3 Requˆetes de cr´eation de table 4.3.4 Requˆetes d’ajout . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . .

16 16 16 16 16 17 19 19 21 21 22 22 23 23 24 24

5 Finalisation de la base ´ 5.1 Etats . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.2 Modification de l’´etat . . . . . . . 5.3 Cr´eation d’un formulaire . . . . . . 5.4 modification d’un formulaire . . . . 5.5 Sous formulaire . . . . . . . . . . . 5.6 Menus et autres personnalisations . 5.6.1 menu g´en´eral . . . . . . . . 5.6.2 D´emarrage de l’application

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

26 26 27 28 29 30 31 31 32

. . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . liens . . .

. . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . .

2

1

Introduction

Alors qu’au d´ebut de leur histoire les ordinateurs servaient essentiellement a` calculer, leur utilisation principale de nos jours est la gestion d’informations. On les retrouve dans tous les secteurs d’activit´e. Une grande quantit´e d’informations stock´ee dans un ordinateur s’appelle une base de donn´ees. Un logiciel permettant d’utiliser ces donn´ees est un syst`eme de gestion de base de donn´ees (SGBD). Diff´erents logiciels existent permettant cette op´eration. Ainsi un tableur (tel qu’Excel) peut ˆetre consid´er´e comme un SGBD. Nous allons utiliser ici le logiciel Accesscomme SGBD. Ce logiciel permet une conception ais´ee de bases de donn´ees de ”petite” taille avec un nombre restreint d’utilisateurs. Il est a` noter que plusieurs autres SGBD plus performants (mais ´egalement plus complexes) existent par ailleurs. On peut citer notamment Oracle, SQL Server, Paradox, MySQL, PostgreSQL parmi beaucoup d’autres. La plupart de ces syst`emes sont bas´es (dont Access) sur le mod`ele relationnel et fonctionnent sur le mˆeme principes g´en´erale : les informations sont stock´ees dans des tables qui sont reli´ees entre elles par des relations. L’interrogation de la base de donn´ees se fait a` l’aide de requˆetes, ces requˆetes ´etant ´ecrites a` l’aide d’un langage commun a` la plupart des SGBD : le SQL (Structured Query Language). Accessa comme avantage par rapport a` la plupart de ses concurrents de permettre une ´ecriture en mode graphique des tables, de leur relations et de la plupart des requˆetes. De plus, il int`egre un syst`eme de cr´eation d’applications claires et simples pour chaque base de donn´ees. Ce document est compos´e de cinq parties : 1. cette introduction, 2. une partie consacr´ee a` la m´ethode Merise, qui indique comment concevoir une base de donn´ees, 3. une partie consacr´ee a` la cr´eation de la base de donn´ees dans le logiciel Access, 4. une partie consacr´ee aux diff´erents type de requˆetes, 5. et une derni`ere partie consacr´ee a` la finalisation de la base de donn´ees (notamment conception des formulaires, des ´etats et des menus) qui permet d’avoir un produit fini, utilisable par un utilisateur n’ayant pas de connaissances particuli`ere sur les SGBD.

3

2

M´ ethode Merise

2.1

Principes g´ en´ eraux

La m´ethode Merise a ´et´e cr´e´ee en France dans les ann´ees 1970. Cette m´ethode utilise le syst`eme dit d’entit´es-relations. Il s’agit d’un outil et d’une technique d’analyse permettant de construire des sch´emas th´eoriques de raisonnement sur des applications tournant avec des bases de donn´ees dite relationnelles (comme celles d’Access). A noter que nous ne pr´esenterons ici qu’une partie de la m´ethode Merise, puisque la m´ethode Merise g´en´erale traite de l’int´egralit´e de la conception de la base de donn´ees : elle ne s’int´eresse pas uniquement de la partie correspondant au stockage des donn´ees, mais ´egalement a` leur traitement. La m´ethode Merise consid`ere quatre phases dans la cr´eation d’une base de donn´ees : 1. La phase d’analyse : cette phase, qui ne sera pas ´etudi´e dans ce document, est une phase essentielle qui consiste a` • ´etudier l’existant : y-a-t’il un syst`eme qui g`ere d´ej` a tout ou partie de l’information, qu’il s’agisse d’un logiciel ou d’un ensemble de documents papiers ? Comment ces informations sont elles stock´ees ? Quelles sont les informations stock´ees ? Que manquet’il ? Qu’est ce qui convient ou ne convient pas aux utilisateurs ? • interroger les futurs utilisateurs : qu’attendent-ils du futur SGBD ? Quelles sont les op´erations qu’ils d´esirent automatiser ? • recueillir les informations existantes, ´etudier les divers liens qui peuvent exister entre ces informations, mettre en ´evidence les r`egles de gestion employ´ees, ... 2. La phase conceptuelle : elle consiste a` repr´esenter l’organisation des donn´ees de mani`ere g´en´erale. Elle aboutit sur la cr´eation du mod`ele conceptuel des donn´ees (MCD) dans lequel les donn´ees sont repr´esent´ees sous forme d’entit´es li´ees entre elles par des relations. 3. La phase logique ou organisationnel : dans cette phase, la base de donn´ees sont repr´esent´ees sous une forme logique plus proche de leur repr´esentation r´eelle au sein du SGBD : les informations sont repr´esent´ees uniquement sous forme de tables au sein d’un mod`ele logique des donn´ees (MLD). 4. La phase physique ou op´ erationnelle : elle consiste a` construire r´eellement la base de donn´ees au sein du SGBD (ici Access). Cette partie ne sera pas d´ecrite dans cette section, mais dans les suivantes. A retenir

Les quatre phases de la m´ethode Merise : 1. analyse (´etude de l’existant et enquˆete) 2. conceptuel (cr´eation du MCD) 3. logique (cr´eation du MLD) 4. physique (conception de la base de donn´ees dans Access)

2.2

Mod` ele Conceptuel de donn´ ees

Apr`es la phase d’analyse, nous pouvons commencer a` repr´esenter les informations sous forme conceptuelle. Le Mod`ele Conceptuel de Donn´ees (MCD) que nous allons construire contient deux ´el´ements principaux : les entit´es et les relations. 4

Une entit´e est un ´el´ement du probl`eme. Elle est d´efinie par un ensemble de propri´et´es. Chacune des propri´et´e est l’un des ´el´ements qui caract´erise l’entit´e. Il faut distinguer une entit´e et une occurrence d’entit´e (ou instance). Une entit´e correspond au type g´en´eral d’une donn´ee (ex : le type ”employ´e”) alors qu’une occurrence d’une entit´e est un repr´esentant particulier de cette entit´e (l’employ´e ”Jean Martin”). Une relation est un lien possible qui relie deux entit´es. Par exemple, si un employ´e peut ˆetre affect´e a` un entrepˆ ot, il y aura une relation ”affectation” entre l’entit´e entrepˆ ot et l’entit´e ”employ´e”. Cela ne signifie pas n´ecessairement qu’il y aura affectation pour chacun des employ´e, juste qu’il est possible qu’un employ´e soit affect´e a` un entrepˆ ot. Une relation peut ´eventuellement ˆetre reli´ee a` plus de deux entit´es et peut avoir certaines propri´et´es. Apr`es avoir fait une analyse aussi compl`ete que possible du probl`eme a` informatiser, la construction du MCD se fait en quatre ´etape : 1. rep´ erage des entit´ es, 2. construction des entit´ es, choix des propri´ et´ es, 3. construction des relations, 4. choix des cardinalit´ es. 2.2.1

Rep´ erage des entit´ es

Une entit´e est un composant du probl`eme : une personne, une facture, un livre, ... C’est la repr´esentation d’un objet mat´eriel ou immat´eriel pourvu d’une existence propre et conforme aux choix de gestion de l’entreprise. Comme dit plus haut, ce que l’on consid`ere comme entit´e est un type g´en´eral (ex : l’entit´e personne repr´esente toutes les personnes) a` ne pas confondre avec une occurrence d’entit´e (Jean Martin ´etant une personne, on le consid`ere comme une occurrence de l’entit´e personne). Une entit´e doit avoir une existence ind´ependamment de tout autre entit´e. Exemple : On consid`ere le probl`eme suivant : Un libraire g`ere des œuvres litt´eraires. Une œuvre est une cr´eation litt´eraire. Une œuvre a au moins un auteur et est dans une ´edition (un livre). Une ´edition poss`ede un ISBN unique et a un unique ´editeur. Elle peut contenir plusieurs œuvres. On veut m´emoriser pour chaque ´edition le nombre d’exemplaires en stock et pour chaque exemplaire son ´etat. Dans ce probl`eme, les entit´es sont : • l’entit´e ”œuvre” : Une cr´eation litt´eraire, un r´ecit... • l’entit´e ”auteur” : une personne cr´eateur d’œuvre, • l’entit´e ”´edition” : un livre contenant une ou plusieurs œuvres litt´eraires, • l’entit´e ”´editeur” : la soci´et´e qui va imprimer les livres, • l’entit´e ”exemplaire” : un exemplaire physique de livre. L’ISBN, par exemple, n’est pas une entit´e puisqu’il s’agit d’un ´el´ement qui caract´erise l’entit´e ”´edition”. 2.2.2

Construction des entit´ es

L’´etape suivante correspond a` la construction des entit´es. On commence par donner un nom a` chacune des entit´es. Il faut ensuite rechercher les propri´et´es de ces entit´es. On devra garder a` l’esprit les points suivants : 5

• toute propri´et´e est ´el´ementaire (elle n’est pas la composition d’´eventuelles propri´et´es plus petites), • une propri´et´e ne doit pas ˆetre ”instable” ou ”calculable” : si une propri´et´e peut ˆetre obtenue par calcul a` partir d’autres ´el´ements qui vont apparaˆıtre dans la base de donn´ee (notamment d’autres propri´et´es), on ne doit pas la consid´erer, • toute entit´e doit poss´eder une propri´et´e particuli`ere appel´ee sa cl´ e (ou identifiant). Une cl´e doit caract´eriser de mani`ere unique chaque occurrence de l’entit´e. Par exemple, le nom de famille d’une personne ne peut pas ˆetre consid´er´e comme une cl´e d’une entit´e ”personne” puisque deux personnes peuvent avoir le mˆeme nom de famille. Le num´ero de s´ecurit´e sociale est par contre tout a` fait acceptable. Il vaut mieux ´eviter les identifiants trop longs (on pr´ef´erera un code de quelques chiffres a` un intitul´e d’une vingtaine de lettres par exemples), • si aucune des propri´et´es ”naturelles” ne peut servir de cl´e, on en rajoute une artificiellement (par exemple ”CodeLivre” ou ”IdAnimal”). • Chaque propri´et´e ne doit d´ependre que d’une seule entit´e. Une entit´e se repr´esente ensuite graphiquement sous la forme d’un boˆıte dans lequel on indique en titre le nom de l’entit´e suivi de toutes ses propri´et´es. On indique d’une mani`ere particuli`ere l’identifiant. Entit´e Identifiant propri´et´e 1 propri´et´e 2 ... Exemple : Dans l’exemple du libraire, on peut construire les entit´es suivantes (les propri´et´es sont indiqu´ees apr`es le nom de l’entit´e, l’identifiant est en gras) : • œuvre : Idœuvre, titre • Auteur : IdAuteur, nom, pr´enom ´ • Edition : ISBN, titre, nb pages ´ • Editeur : IdEditeur, nom • Exemplaire : IdExemplaire, ´etat Notons que, dans le cas de l’´edition, l’ISBN est un identifiant tout a` fait acceptable. Dans les autres cas, aucune des propri´et´es ne convenant comme identifiant, il a fallu cr´eer une propri´et´e particuli`ere pour cet effet (Id...). 2.2.3

Construction des relations

L’´etape suivante consiste a` ´enum´erer toutes les relations possibles entre entit´es. Si une relation a une chance d’apparaˆıtre (et de nous int´eresser), alors on doit la consid´erer dans le MCD. On parle ´egalement parfois d’association. Une relation se repr´esente de la mani`ere suivante : Entit´e A Ecrit ...

Entit´e B ...

On notera les points suivants : 6

• Une relation est en g´en´eral entre deux entit´es. Il est possible d’avoir des relations entre plus que deux entit´es. Par exemple, une relation Vente entre Acheteur, Vendeur et Lieu pour une base de donn´ee de transaction immobili`ere. Il est n´eanmoins souvent possible (et pr´ef´erable !) de se restreindre a` des relations entre deux entit´es. Dans le cas ici, la relation Vente pourrait ˆetre remplac´ee par une entit´e Acte de vente qui est en relation avec l’acheteur, le vendeur et le lieu. • Il est tout a` fait possible d’avoir plusieurs relations entre deux entit´es. • Il est ´egalement possible d’avoir une relation dite r´eflexive, c’est-` a-dire entre une entit´e et elle-mˆeme. Par exemple, on peut avoir une relation Responsable entre une table employ´ e et elle-mˆeme. Dans ce cas, il convient tout de mˆeme de remarquer que chacune des ”pattes” de la relation a une signification diff´erente. Ici, l’une des ”pattes” signifiera est responsable de et l’autre signifiera a comme responsable. • une relation peut avoir des propri´et´es. Par exemple, si une relation Contient lie l’entit´e Facture et l’entit´e Produit, elle poss`ede certainement la propri´et´e ”quantit´e” (une facture contient un produit x en quantit´e y). D’ailleurs, si une propri´et´e d´epend de plus d’une entit´e (comme c’est le cas ici avec la quantit´e qui d´epend a` la fois de la facture et du produit), c’est certainement qu’elle d´epend d’une relation, et non pas d’une entit´e. • Il faut ´eviter les relations que l’on peut d´eduire d’autres relations par transitivit´e. Par exemple, dans une base de donn´ees g´erant une universit´e, si on dispose d’entit´es ´ etudiant, formation et cours. On a les relations fait partie entre formation et cours (un cours fait partie d’une formation) et inscription entre ´etudiant et formation. Il est inutile d’avoir en plus une relation inscription entre ´etudiant et cours : tout ´etudiant inscrit a` une formation est syst´ematiquement inscrit a` tous les cours qui composent la formation. Exemple : Dans l’exemple du libraire, on a les relations suivantes : œuvre Idœuvre Titre

´ecrit

Auteur IdAuteur nom pr´enom

´edition

2.2.4

´ Edition ISBN Titre nb pages

´edite

tirage

Exemplaire IdExemplaire ´ Etat

´ Editeur IdEditeur Nom

Choix des cardinalit´ es

Une fois les relations ´etablies, il convient ensuite de caract´eriser le nombre de fois ou chacune de ces relations peut apparaˆıtre r´eellement. Ceci se fait a` l’aide des cardinalit´es. Dans une relation classique (i.e. entre deux entit´es), quatre cardinalit´es sont a` d´eterminer. Entit´e A ...

minA : maxA

Relation

minB : maxB

Entit´e B ...

• minA est le nombre minimal de fois o` u une occurrence de l’entit´e A participe a` une relation du type consid´er´e. Il s’agit en g´en´eral de 0 ou 1. 7

• maxA est le nombre maximal de fois o` u une occurrence de l’entit´e B participe a` la relation. Il s’agit en g´en´eral de 1 ou n (n pour plusieurs fois, ou un nombre quelconque de fois). • minB et maxB fonctionnent de la mˆeme mani`ere, mais en consid´erant l’entit´e B. Notons qu’il est souvent difficile de choisir entre une cardinalit´e de type 0 : n et une cardinalit´e de type 1 : n. Il est important de noter que ce choix a souvent peu d’importance. Exemple : Dans l’exemple du libraire, consid´erons la relation ´ edite qui existe entre les entit´es ´ editeur et ´ edition. Ainsi, dans l’exemple du libraire, une ´edition (un livre) a toujours un et un seul ´editeur (soit un minimum de un ´editeur, et un maximum de un ´editeur). Un ´editeur par contre peut ´editer au minimum une ´edition et au maximum plusieurs ´editions (un nombre quelconque de fois). Ce qui nous donne : ´ ´ Editeur Edition 1:n 1:1 ´ Edite ... ... Le MCD complet est donc : œuvre Idœuvre Titre

1:n

´ecrit

1:n

1:n

Auteur IdAuteur nom pr´enom

´edition ´ Edition ISBN Titre nb pages 0:n

tirage

2.2.5

1:n 1:1

1:1

´edite

1:n

´ Editeur IdEditeur Nom

Exemplaire IdExemplaire ´ Etat

Cas particuliers et pi` eges

Quelques points particuliers sont a` garder a` l’esprit lors de la r´ealisation d’un MCD. • Un identifiant est obligatoire pour chaque entit´e. • Il ne doit pas y avoir de redondance d’informations : une information quelconque ne doit pas ˆetre repr´esent´ee plus d’une fois dans le MCD. ´ • Evitez autant que possible les relations entre plus de deux entit´es. Souvent, il est possible de remplacer la relation par une entit´e. • Restez dans la mesure du possible avec des cardinalit´es de valeurs 0, 1 ou n. Il est de toute mani`ere souvent possible de se ramener a` ce cas dans les rares cas o` u des cardinalit´es d’un autre type semblent plus naturelles. • Dans l’id´eal, il faut trouver un bon compromis entre niveau de d´etail et ”taille” de la base de donn´ees. Il est toujours possible de multiplier les entit´es, mais il vaut mieux le faire que si cela a vraiment du sens et un int´erˆet dans le probl`eme. Par exemple, si on a une entit´e personne, on peut consid´erer l’adresse comme une entit´e s´epar´ee (reli´ee a` personne par une relation ”habite a`”) ou comme une propri´et´e de la personne (ce qui est fait usuellement). En r`egle g´en´erale, il est plus ´economique de d´efinir l’adresse comme une propri´et´e, mais dans un cas ou il est courant que des personnes habitent au mˆeme endroit, la r`egle de non-redondance incite plutˆ ot a` utiliser une nouvelle entit´e. 8

A retenir

La m´ethode g´en´erale de construction du MCD : 1. recherche des entit´es, 2. recherche des propri´et´es (dont la cl´e de chaque entit´e), 3. recherche des relations entre entit´es, 4. recherche des cardinalit´es (0:1, 1:1, 0:n ou 1:n ?)

2.3

Mod` ele Logique de donn´ ees

Une fois le MCD construit, l’´etape suivante dans la conception de la base de donn´ees consiste a` concevoir le mod`ele logique de donn´ees, ou MLD. Ce MLD montre l’organisation des donn´ees sous forme de tables et est tr`es proche de la mani`ere dont les donn´ees vont ˆetre effectivement organis´ees dans Access. L’´etape de transformation du MCD en MLD est assez simple et passe par trois ´etapes : 1. transformation des entit´es en tables, 2. transformation des relations du MCD, 3. suppression des tables inutiles. 2.3.1

Construction des tables

La premi`ere ´etape consiste a` transformer toutes les entit´es du MCD en tables du MLD. Cette transformation est directe : il suffit de recopier les entit´es. Il s’agit essentiellement d’un changement de vocabulaire : • une entit´ e devient une table, • une propri´ et´ e devient un champ, • un identifiant devient une cl´ e primaire. A noter toutefois qu’il est essentiel qu’il n’y ait pas deux tables qui aient le mˆeme nom. Exemple : la premi`ere partie de la construction du MLD du libraire est directe. Il suffit de recopier les entit´es. Auteur œuvre IdAuteur Idœuvre nom Titre pr´enom ´ Edition ´ Editeur ISBN IdEditeur Titre Nom nb pages Exemplaire IdExemplaire ´ Etat 9

2.3.2

Transformation des relations en liens

L’´etape suivant consiste a` transformer les relations du MCD en liens du MLD. Deux grands cas peuvent se pr´esenter. 1. l’une des branches de la relation a une cardinalit´e de 1:1 ou 0:1 2. les autres cas Premier cas Dans le cas d’une relation ou l’une des branches a une cardinalit´e de 1:1 ou 0:1, la transformation de la relation de la relation se fait de la mani`ere suivante : • On ram`ene dans la table correspondant a` l’entit´e ”du cˆ ot´e du 1:1” (ou du 0:1) la cl´e primaire de l’autre table ainsi que toutes les ´eventuelles propri´et´es de la relations. • On lie la cl´e primaire ainsi import´ee avec la cl´e primaire de la deuxi`eme table. • Si la relation contenait des propri´et´es, celle-ci se retrouve ´egalement import´ees du cˆ ot´e du 1:1. Entit´e A IdA ...

1:1

Entit´e B ? :? IdB ...

Relation

Se transforme en : Entit´e A IdA IdB ...

Entit´e B IdB ...

A noter que la cl´e import´ee (ici IdB qui se retrouve dans table A) ne devient pas une cl´e de la table : c’est une propri´et´e comme une autre. Notons aussi que le lien se fait entre champs (on relie IdA a` IdB) et non pas, comme dans le MCD, entre les tables. Deuxi` eme cas Dans tous les autres cas, la relation du MCD se transforme en une table du MLD : • on cr´ee une nouvelle table correspondant a` la relation. Cette table contient toutes les ´eventuelles propri´et´es de la relation. • On int`egre a` cette table les cl´es primaires des entit´es impliqu´ees dans la relation. • On relie les cl´es primaires des tables avec les cl´es import´ees dans la nouvelle table. • On choisit enfin la ou les cl´es primaires de la nouvelle table. L’id´ee g´en´erale est que chaque occurrence de cette entit´e doit pouvoir ˆetre identifi´ee de mani`ere unique par ses cl´es primaires. Cela revient en g´en´eral a` choisir comme cl´es primaires l’ensemble des cl´es import´es des autres tables. Entit´e A IdA ... se transforme en : Entit´e A IdA ...

?:n

Relation

Relation IdA IdB

?:n

Entit´e B IdB ...

Entit´e B IdB ...

Cas particuliers Quelques cas particuliers peuvent apparaˆıtre. 10

• Si la relation est de type 1:1 - 1:1, on fusionne les deux entit´es en une. Ce type de relation rare est souvent due a` un probl`eme dans la conception du MCD. • Si la relation est de type 0:1 - 1:1, on traite la relation comme une relation de type 1:1 - ?:? (en ramenant la cl´e primaire du cˆ ot´e du 1:1) • Les relations r´eflexives (entre une entit´e et elle-mˆeme) se traitent comme les autres relations. • les relations ternaires (entre trois entit´es, ou plus), se traitent comme d’habitude. Si l’une des branches a une cardinalit´e de type 1:1, on ram`ene les cl´es primaires des autres entit´es et les propri´et´e de la relation dans l’entit´e ”du cˆ ot´e du 1:1”. Si ce n’est pas le cas, la relation se transforme en table. 2.3.3

Suppression des tables inutiles

La derni`ere ´etape consiste simplement a` supprimer les tables inutiles. En g´en´eral (mais pas toujours), une table qui ne contient qu’un seul champ (sa cl´e) est inutile : elle ne nous apporte aucune information. L’exemple le plus classique est une entit´e de type ”date”. Exemple : Le MLD correspondant a` l’exemple du libraire est le suivant : Auteur ´ œuvre Ecrit IdAuteur Idœuvre Idœuvre nom Titre IdAuteur pr´enom ´ Rel Edition Idœuvre ISBN ´ Edition ´ Editeur ISBN Titre IdEditeur nb pages Nom IdEditeur Exemplaire IdExemplaire ISBN ´ Etat A retenir

Le m´ethode de transformation MCD - MLD : 1. les entit´es sont transform´ees en tables (sans modification) 2. les relations sont transform´ees en fonction de leurs cardinalit´es • pour une relation de type 1:1 - ?:? entre une entit´e A et une entit´e B se traduit par une importation de la cl´e primaire de l’entit´e B dans la table de A, et on ajoute un lien entre les deux cl´es, • une relation autre (sans 1:1 - ?:?) se transforme en table dans laquelle on retrouve les cl´es primaires de A et B. 3. les tables inutiles sont supprim´es : il s’agit essentiellement des tables a` un seul champ (leur cl´e).

11

3

Cr´ eation de la base de donn´ ees dans Access

Apr`es avoir con¸cu un MLD, l’´etape finale de la m´ethode Merise consiste a` concevoir le Mod`ele physique de nos donn´ees. Il s’agit ni plus ni moins que d’int´egrer le MLD au sein du SGBD (Access). Cette op´eration comprend trois phases essentielles. 1. Cr´ eation de la table : il s’agit simplement d’ouvrir Accesset de choisir ”Nouvelle base de donn´ees”. 2. Cr´ eation des tables : toutes les tables du MLD doivent ˆetre cr´e´ees. Les donn´ees peuvent ´eventuellement provenir d’un logiciel ext´erieur (feuille Excel, document textuel...). Il faut ´egalement sp´ecifier le type de donn´ee que doit contenir chaque champ de la table et pr´eciser quelle est la ou les cl´e(s) de la table. 3. Cr´ eation des liens : tous les liens qui apparaissent dans le MLD doivent apparaˆıtre dans la base de donn´ees.

3.1

Cr´ eation des tables dans Access

Il existe deux principales m´ethodes pour cr´eer une table dans Access. Soit la table est cr´e´ee directement dans Access, soit elle provient d’un logiciel ext´erieur. Nous traiterons ici de la cr´eation dans Access. L’importation sera trait´ee dans la section suivante. L’objectif final est de cr´eer au sein d’Access toutes les tables pr´esentes dans le MLD. Tout d’abord, s´electionnez ”cr´eez une table dans Access” en mode cr´eation. La table cr´e´ee est vide. Il faut maintenant cr´eer tous les champs pr´esents dans le MLD. Pour cr´eer un champ, il suffit de cliquer sur une zone vide dans la liste des champs et de rentrer le nom du champ. Il faut ensuite pr´eciser les diff´erentes propri´et´es de ce champ pr´esentes soit dans le tableau de la liste des champs, soit dans les onglets en dessous. Les propri´et´es indiqu´ees d’une ast´erisque sont obligatoires. Nom du champ* Type de donn´ee* Taille du champ* Format Masque de saisie Valeur par d´efaut Valide Si Message si erreur Null Interdit* Chaˆıne vide autoris´ee* Index´e* Compression Unicode* Liste de choix

le nom du champ, tel qu’il apparaˆıt dans le MLD a` choisir parmi (essentiellement) Texte, Num´erique, Date/Heure, Num´eroAuto (un compteur qui s’incr´emente automatiquement, tr`es utile pour les cl´es), Oui/Non (champ a` deux valeur possible : Oui/Non mais aussi Vrai/Faux...) et mon´etaire. pour un champ de type texte, il s’agit de la longueur maximale (en nombre de caract`ere) d’un ´el´ement du champ. Permet de d´efinir l’apparence du champ a` l’´ecran permet l’utilisation d’un masque de saisie qui peut faciliter grandement la saisie des donn´ees. Utile notamment pour les num´ero de t´el´ephone, code ISBN ou autre r´ef´erence. (voir l’aide F1 , le bouton ... contient quelques exemples utiles) Une valeur propos´ee par d´efaut pour le champ. Condition pour lesquelles la valeur entr´ee par utilisateur est accept´e (par exemple ”H ou F” pour le sexe... voir F1 ) Message indiqu´e a` l’utilisateur si son information n’est pas valide, selon la condition entr´ee dans Valide Si Accepte-t’on que l’utilisateur laisse ´eventuellement ce champ vide ? Dans le cas d’une cl´e import´ee, c’est OUI si la relation dans le MCD ´etait de type 0:1, NON si c’´etait 1:1. Autorise-t’on une r´eponse vide (””) ? A priori, laisser la valeur par d´efaut. Laisser la valeur par d´efaut. Laisser la valeur par d´efaut. Pratique si on d´esire que l’utilisateur entre son information dans une liste. Il faut alors pr´eciser soit les ´el´ements de la liste, soit le champ de la table dans lequel se trouvent ces informations. Int´eressant surtout pour les cl´es import´ees. 12

important : si deux champs sont de mˆeme natures, ils doivent ˆetre de mˆeme type et de mˆeme taille. Par exemple, dans l’exemple du libraire, le num´ero d’´editeur (champ IdEditeur) doit ˆetre de mˆeme type (texte, nombre ou num´eroAuto) et de mˆeme taille de champ qu’il soit dans la table ´ editeur ou la table ´ edition. Note : Si un champ a un nombre limit´e de valeurs (par exemples, les cat´egories sociaux professionnelles, le statut marital, ...), il vaut mieux consid´erer une champ de type num´erique plutˆ ot qu’un champ texte. Pr´ef´erera stocker 1,2 ou 3 plutˆ ot que ”c´elibataire”, ”mari´e” ou ”veuf”. La derni`ere ´etape consiste a` s´electionner la ou les cl´es de la table. S´electionner ce ou ces champs (s’il y en plusieurs, vous pouvez les s´electionner en cliquant sur CTRL ) et appuyez ensuite sur le bouton repr´esentant une cl´e. En pratique

Pour cr´eer une table : • s´electionnez Table dans le menu g´en´eral, puis Nouveau. • Cr´eez ensuite tous les champs en pr´ecisant leur type et leurs propri´et´es. • Pr´ecisez la cl´e ou les cl´es en s´electionnant le champ correspondant et en cliquant sur le bouton repr´esentant une cl´e dans la barre d’outils.

3.2

Importation de table

La deuxi`eme solution pour cr´eer une table consiste a` importer des donn´ees d´ej` a existantes dans une autre base de donn´ees. Ce peut ˆetre (essentiellement) un fichier texte, un classeur Excel ou une table dans une autre base de donn´ees Access. • Pour un fichier texte : 1. s’assurer que le nom du fichier se termine bien par ”.txt” ou ”.tab”, que ses donn´ees sont bien dispos´ees en ligne (un enregistrement par ligne) et que sa premi`ere ligne est bien soit une ligne de titre, soit une ligne de donn´ees (supprimer les ´eventuelles lignes superflues), 2. cr´eez la table en passant par Fichier,Donn´ ees externes, Importer, optez pour Fichier texte et s´electionnez votre fichier texte, 3. choisissez si les champs de votre fichier sont s´epar´es par un d´elimiteur (un caract`ere sp´ecial) ou si elles sont de largeurs fixes (chaque champ prend un certain nombre de caract`eres). S’il s’agit de champs d´elimit´es, choisissez le d´elimiteur (le caract`ere qui s´epare les champs, souvent la tabulation ou la virgule). S’il s’agit de champ de largeur fixe, indiquez quelles sont les zones qu’occupent chaque champ. 4. Indiquez ensuite le nom et le type de chaque champ. Si la cl´e primaire n’est pas pr´esente dans votre table, ajoutez la maintenant. Sinon, ne pr´ecisez pas de cl´e tout de suite 5. indiquez le nom de la table et sauvegardez. La table est maintenant cr´ee. 6. Modifiez ´eventuellement la table. En particulier, s´electionnez ´eventuellement la ou les cl´e(s) primaire(s). • Pour un fichier Excel : 1. s’assurer que les donn´ees sont bien sur une seule feuille Excel qui ne contient que ces donn´ees avec une ´eventuelle ligne de titre. Supprimez les donn´ees superflues. 2. Cr´eez la table en passant par Fichier,Donn´ ees externes, Importer, optez pour Fichier Excel et s´electionnez votre classeur Excel, puis la feuille qui contient les donn´ees. 13

3. Pour tous les champs, v´erifiez et changez ´eventuellement leur noms et le type de donn´ees. Indiquez ´egalement les champs dont vous ne voulez pas dans votre table. 4. Si la cl´e primaire existe d´ej` a dans la table, s´electionnez la, sinon vous avez la possibilit´e d’ajouter une cl´e primaire de type num´erotation automatique. Si la table contient plusieurs cl´es primaires (dans le cas d’une table cr´ee a` partir d’une relation du MCD notamment), ne s´electionnez aucune cl´e pour l’instant. 5. Terminez en donnant un nom a` la table, la table est cr´e´ee. 6. Modifiez ´eventuellement la table. En particulier, ajoutez les cl´es primaires le cas ´ech´eant. • Pour un fichier Access : 1. cr´eez la table en passant par Fichier,Donn´ ees externes, Importer, optez pour Fichier access et s´electionnez votre base de donn´ee, 2. s´electionnez la table qui vous int´eresse, 3. modifiez ´eventuellement la table.

3.3

Relations

La deuxi`eme phase consiste a` int´egrer dans la base de donn´es les relations du MLD. Cela se fait en ouvrant la fenˆetre des relations (menu Outils, Relations), en affichant toutes les tables (cf bouton droit) et en dessinant les relations : cliquez sur la cl´e primaire et faites glisser vers la cl´e import´ee. Access vous demande si vous voulez activer la contrainte d’int´egrit´e de votre base. Une contrainte d’int´egrit´e empˆeche dans votre base des r´ef´erences a` des cl´es inexistantes. Par exemple, si la relation entre livre et auteur a une contrainte d’int´egrit´e, il sera impossible d’indiquer a` un livre un num´ero d’auteur inexistant dans la base. En r`egle g´en´eral, activez la contrainte, cela ´evitera des probl`emes dans votre base. Deux autres options sont indiqu´ees : • mettre a` jour en cascade : Si cette option est coch´ee et que vous changez la valeur d’une cl´e (par exemple le num´ero d’Auteur dans la table auteur), la valeur de la cl´e sera modifi´ee partout (toute r´ef´erence a` l’ancien num´ero d’auteur sera remplac´ee). Inversement, si la case n’est pas coch´ee, il sera impossible de modifier une cl´e primaire si elle est utilis´ee dans d’autres tables. En g´en´eral, cette option peut ˆetre activ´ee sans risque. • Si cette option est coch´ee et que vous supprimez un enregistrement, tous les enregistrements de la table qui font r´ef´erence a` la cl´e primaire de cet enregistrement seront supprim´es. Dans l’exemple, la suppression d’un auteur entraˆınerait la suppression de tous ses livres. Inversement, si la case n’est pas coch´ee, il sera impossible de supprimer un auteur tant que tous ses livres ne sont pas supprim´es ´egalement. A vous de voir dans quels cas la suppression doit se faire automatiquement ou pas. Par s´ecurit´e, vous pouvez laisser cette option d´esactiv´ee. Un cas particulier peut arriver : le cas des relations r´eflexives. Si une relation existe entre une table et elle mˆeme, Access vous interdira de la dessiner directement. Il faudra ajoutez une deuxi`eme fois la table (avec le bouton droit de la souris) et indiquer la relation entre la cl´e import´ee de la table de d´epart et la cl´e primaire de la deuxi`eme table. 14

En pratique

Pour cr´eer les relations de votre base : 1. allez dans le menu Outils, Relations pour acc´eder a` la fenˆetre repr´esentant les relations, 2. avec le bouton droit de la souris, choisissez afficher la table et s´electionnez les tables de votre base, 3. dessinez les relations en faisant glissez les cl´es primaires vers les cl´es import´ees, 4. N’oubliez pas d’activer les contraintes d’int´egrit´es.

15

4

Requˆ etes

4.1

g´ en´ eralit´ es

Les requˆetes constituent un moyen pratique et automatis´e d’interroger ou de modifier la base de donn´ees. On distingue deux grands types de requˆetes : • les requˆetes de s´ election : ces requˆetes s´electionnent une partie des donn´ees de la base, souvent dans le but de les montrer a` l’utilisateur. Il s’agit de loin le type de requˆetes le plus fr´equent ; • les requˆetes d’action : ces requˆetes modifient la base de donn´ees en ajoutant, retirant ou modifiant des enregistrements. On distingue parmi ces requˆetes les requˆetes de suppression, de mise-` a-jour, de cr´eation de table ou d’ajout. Toutes ces requˆetes sont construites de mani`ere assez similaire. Nous allons commencer par pr´esenter les requˆetes de s´election en montrant les diff´erentes m´ethodes employ´ees pour cr´eer ces requˆetes.

4.2 4.2.1

Requˆ ete de s´ election Requˆ etes mono-table

Une requˆete mono-table est la requˆete la plus simple qui soit : on d´esire s´electionner/montrer les valeurs d’un ou plusieurs champs d’une table. Pour cr´eer une requˆete de ce type, il faut tout d’abord s´electionner la table qui contient les enregistrements qui nous int´eresse, puis choisir parmi les champs de cette table ceux que l’on d´esire s´electionner. En pratique

• Dans la partie Requˆ ete du menu principal, s´electionnez Nouveau, puis Mode cr´ eation. • S´electionnez la table contenant les informations. • S´electionnez les champs qui contiennent les informations qui vous int´eressent en double-cliquant dessus. V´erifiez bien que la case afficher soit coch´ee.

4.2.2

Requˆ etes multi-tables

Une requˆete concerne souvent plus d’une table. Par exemple, dans le cas du libraire, on peut avoir envie d’afficher la liste des auteurs avec pour chaque auteur, la liste de ses oeuvres. Cette requˆete fait intervenir deux tables : la table auteur et la table oeuvre. Il y a ici une relation entre ces deux tables que nous allons exploiter. Nous voulons donc afficher pour chaque auteur X, les oeuvres dont l’auteur est X, par cons´equent, il faudra utiliser le lien qui existe entre le champ ’idauteur’ de la table auteur et le champ ’idauteur’ de la table oeuvre. Remarque : Il est possible dans ce genre de requˆetes de faire appel plusieurs fois a` la mˆeme table. Supposons par exemple que nous disposons d’une entit´e employ´e qui dispose d’une relation r´eflexive responsable entre employ´e et employ´e. Si on d´esire la liste de tous les employ´es avec leurs responsables, il nous faudra utiliser deux fois la table employ´e dans la requˆetes : l’une d’entre elle repr´esentera l’employ´e, l’autre le responsable. 16

En pratique

• Dans la partie Requˆ ete du menu principal, s´electionnez Nouveau, puis Mode cr´ eation. • S´electionnez les tables intervenant dans la requˆete. • V´erifiez que les liens ont tous vraiment du sens dans votre requˆetes, supprimez les liens inutiles. • S´electionnez les champs a` afficher.

4.2.3

Requˆ etes avec crit` ere

Lorsqu’une requˆete ne s’int´eresse pas a` tous les enregistrements d’une table de la base de donn´ees, mais seulement a` certains, il nous faut utiliser des crit`eres pour limiter la s´election. Les crit`eres s’indiquent dans la ligne du mˆeme nom. Supposons que nous nous d´esirons afficher toute la liste des auteurs dont le nom est ”Dupont”. Nous allons commencer par ´ecrire une requˆete qui affichent tous les auteurs, puis nous allons restreindre cette requˆete en s´electionnant le champ ”Nom” et en indiquant dans la zone ”Crit`eres” la valeur ="Dupont" (ou simplement "Dupont"). Access nous permet d’utiliser d’autres op´erateurs math´ematiques que =. Op´erateur = <> < <= > >=

Signification ´ Egal Dif´erent Inf´erieur Inf´erieur ou ´egal Sup´erieur Sup´erieur ou ´egal

On peut ´egalement utiliser les op´erateurs suivants Op´erateur

Signification

Entre

S´electionne les enregistrements pour lesquels la valeur d’un champ est comprise dans un intervalle de valeurs.

Dans Est Comme Pas

S´electionne les enregistrements pour lesquels la valeur d’un champs est comprise dans une liste S´electionne les enregistrements pour lesquels un champ est vide ou non S´electionne les enregistrements contenant une donn´ee approximative S´electionne les enregistrements ne correspondant pas au crit`ere

Exemple Entre "A" et "C" Entre 10 et 20 Entre #01/01/04# et #31/12/04# Dans("Lille";"Roubaix") est NULL est pas NULL Comme ”rue*” Pas Entre ”A” et ”C”

Il est possible de faire r´ef´erence a` un autre champ dans les crit`eres. Pour cela, utilisez le nom du champ entre crochets (Exemple : [Nom]. Si deux tables poss`edent ce champ, on doit alors pr´eciser la table en la mettant ´egalement entre crochet et en s´eparant la table et le champ par un point (exemple : [Clients].[Nom]). Par exemple, la requˆete suivante s´electionne les livres dont l’auteur est le mˆeme que celui sp´ecifi´e dans la table Auteur. 17

Champ Table Tri Afficher Crit`ere

: : : : :

IdAuteur Livre

[Auteur].[IdAuteur]

Un certain nombre de fonctions sont ´egalement disponibles. En voici quelques unes. Pour les texte Nbcar

N bcar([N om]) = ”4” s´electionne les noms de 4 caract`eres Droite([N om]; 2) = ”se” s´electionne les noms se terminant par ”se” Droite([N om]; 2) = ”mo” s´electionne les noms commen¸cant par ”mo” ExtracChaˆıne([N om]; 2; 3) = ”ach” s´electionne les noms qui contiennent la retrouve les sous-chaˆınes d’un texte chaˆıne ”ach” a` partir de la deuxi`eme lettre (”machin” par exemple) Pour les dates et heures permet d’avoir le mois d’une date (il ex- M ois([DateCommande]) = 6 Affiche iste aussi jour et ann´ee) les commandes du mois de Juin. Dif f Date(”j”; [Date1]; [Date2]) > 100 retrouve les ´el´ements pour lesquels permet de faire une diff´erence entre il y a plus de 100 jours entre date1 deux dates et date2 (mettre ”m” pour le mois et ”aaaa” pour l’ann´ee a` la place de ”j”). AjDate(”j”; −10; [DateLivraison]) permet de faire des op´erations sur les fournit une date ant´erieure de 10 jours dates a` la dte de livraison. permet d’avoir la date du jour (voir = Aujourdhui()) permet de aussi maintenant pour avoir l’heure s´electionner un champ date dont actuelle) la valeur correspond a` la date du jour. Pour les champs num´ eriques ou mon´ etaires Ent([P rix]) = [P rix] s´electionne les calcule la partie enti`ere prix ronds (sans centimes). Abs([V ariation]) < 10 s´electionne les calcule la valeur absolue variation entre -10 et +10. nombre de caract`ere d’un texte retrouve les caract`eres a` droite d’un texte retrouve les caract`eres a` gauche d’un texte

Droite Gauche Extracchaˆıne

Mois

diffdate

AjDate Aujourdhui

Ent Abs

Access autorise la combinaison de plusieurs crit`eres. Si ces crit`eres sont tous sur la mˆeme ligne, la requˆete s´electionnera les enregistrements qui r´epondent a` tous les crit`eres a` la fois. Si ces crit`eres sont sur des lignes diff´erents (lignes ”ou”), la requˆete s´electionnera les enregistrements correspondant a` l’une de ses lignes.

Champ : ... Crit`eres : Ou :

Ville

Age

”Roubaix”

> 50

Champ ... Crit`eres : Ou :

Ville

Age

”Roubaix” > 50

Champ ... Crit`eres : Ou :

Ville

Age

”Roubaix” ”Lille”

> 50

Ici, par exemple, la premi`ere requˆete s´electionnera les habitants de Roubaix de plus de 50 ans. La deuxi`eme requˆete s´electionnera les habitants de Roubaix (indiff´eremment de leur age) et les personnes de plus de 50 ans (mˆeme n’habitant pas Roubaix). La troisi`eme requˆete s´electionne les habitants de Roubaix de plus de 50 ans ainsi que tous les habitants de Lille. La combinaison de crit`ere peut aussi ˆetre r´ealis´ee a` l’aide des op´erateurs bool´eens : OU, ET ou NON. La requˆete suivante permet de s´electionner les habitants de Lille et de Roubaix (soit, ceux dont le champ ville vaut ”Lille” ou ”Roubaix”) 18

Champ : ... Crit`eres : Ou :

Ville ”Roubaix” Ou ”Lille”

Enfin, il est possible de demander a` l’utilisateur d’entrer un crit`ere. Pour cela, mettre [truc] dans les crit`eres (´eventuellement dans une formule) o` u truc est un nom quelconque qui ne correspond pas a` un nom de champ. L’exemple suivant permet de s´electionner un auteur dont le nom est demand´e a` l’utilisateur. Champ Table Tri Afficher Crit`ere 4.2.4

: : : : :

Nom Auteur

[Quel Nom]

Requˆ etes ` a champs calcul´ es

Si on d´esire afficher une information qui n’est pas pr´esente dans la base, mais qui est issue d’un calcul a` partir d’autres champs, il est possible d’utiliser des formules pour cr´eer ce nouveau champ. Ce champ s’appelle alors un champ calcul´e. Pour cela, dans la zone de champ, on ´ecrit nom du champ : formule o` u nom du champ est le nom que l’on d´esire donner a` notre nouveau champ et formule est une formule Access (´ecrite avec les mˆemes op´erateurs que dans le point pr´ec´edent). Par exemple, la requˆete suivante permet d’avoir l’ˆ age d’une personne. Champ Table Tri Afficher Crit`ere 4.2.5

: : : : :

Age : DiffDate(”aaaa”,[Date],Aujourdhui())

Requˆ etes de regroupements

La requˆete de regroupement est un important outil d’analyse et de synth`ese. Un regroupement permet de faire un calcul sur un ensemble de valeurs d’un champ ´eventuellement en fonction d’un autre. Prenons par exemple les donn´ees ci-dessous contentant le chiffre d’affaire de plusieurs agences d’une soci´et´e a` diff´erentes dates. Date 06/01/2003 06/01/2003 06/01/2003 07/01/2003 07/01/2003 07/01/2003

Agence Nord Sud Est Nord Est Sud

CA 927,02 e 1 098,46 e 561,29 e 1 385,55 e 681,09 e 1 401,56 e

Pour juger des performances des diff´erentes agences, on peut avoir envie de faire des calculs sur le chiffre d’affaire en fonction de diff´erentes donn´ees : • par date : on peut avoir le chiffre d’affaire total par jour. le ”par jour” est un indice fort du regroupement : on fera un regroupement sur la date, et un somme sur les chiffres d’affaires. Notons que la notion d’agence ne nous int´eresse pas, elle ne devra pas apparaˆıtre dans la requˆete 19

• par agence : en sommant les chiffres d’affaires. Le regroupement se fait sur l’agence, on fait une somme sur le CA. Encore une fois la date ne doit pas apparaˆıtre dans la requˆete puisqu’elle ne joue aucun rˆ ole dans le regroupement.

Lorsqu’on fait un regroupement, comme dans les deux exemples ci-dessus, il y a donc deux types de champs qui nous int´eressent : • les champs sur lesquels le regroupement porte (ici date et agence) • les champs sur lesquels un calcul s’effectue Tous les autres champs ne nous int´eressent pas et n’ont pas a` apparaˆıtre dans la requˆete. En particulier, si on d´esire ajouter une crit`ere dans la requˆete sur un champ qui n’est ni un champ de regroupement, ni un champ de calcul, cela ne sera pas possible (directement en tout cas, voir les requˆetes en cascade). Diff´erentes op´erations sont possibles, en voici quelques-unes : • Somme : effectue la somme de tous les champs • Compte : calcule le nombre de fois o` u un champ apparaˆıt. A ne pas confondre avec somme, dans les requˆetes ci-dessus, il s’agit bien d’une somme de CA. Un compte indiquerait par exemple 3 (il y a 3 chiffres d’affaire pour chaque date). • Moyenne • Var, EcartType : variance et ´ecart type. • Minimum, Maximum : la plus petite/grande valeur • Premier, Dernier : le premier/dernier de la liste (souvent coupl´e avec des tris) Notons que bien ´evidemment la plupart de ces op´erations n’ont de sens que sur des donn´ees de type num´erique ou mon´etaire. En pratique

Pour cr´eer une requˆete de regroupement : 1. Commencez par cr´eer votre requˆete en ne faisant intervenir que des champs sur lesquels vous ferez une calcul ou un regroupement (si vous avez besoin d’autres champs, il vous faudra plusieurs requˆetes, voir la section ”requˆete en cascades”), 2. Cliquez sur le bouton droit de la souris dans la zone de description de votre requˆete et s´electionnez ”Totaux”, 3. Pour chacun des champs, choisissez l’op´eration que vous comptez effectuer, ou ”Regroupement” si le champ est un champ sur lequel vous allez faire un regroupement (il est obligatoire de renseigner cette partie : si vous pensez qu’il ne faut rien mettre, c’est probablement que le champ qui vous int´eresse n’a pas a` apparaˆıtre dans la requˆete).

20

4.2.6

Requˆ etes en cascades

Il arrive souvent qu’une requˆete ne puisse pas r´ealiser exactement ce que vous vouliez. Dans ce cas, il ne faut pas avoir peur de d´ecomposer cette requˆete en plusieurs. Il est possible en effet de construire une requˆete en ouvrant une autre requˆete a` la place d’une table. Pour cela, lors du choix des tables n´ecessaires pour une requˆete, choisissez l’onglet ”Requˆete” et s´electionnez la requˆete dont vous avez besoin. Une d´emarche g´en´erale pour cr´eer une requˆete peut maintenant ˆetre propos´ee : • commencez a` concevoir votre requˆete principale, • s’il vous manque une information, cr´eez la requˆete qui indiquera cette information, • r´ep´etez cette op´eration jusqu’` a ce que votre requˆete principale ait tout ce dont elle a besoin. Un exemple, supposons qu’une liste de personne soit indiqu´ee avec leur nom, pr´enom et leur date de naissance. On d´esire connaˆıtre le nom de la ou des personne(s) les plus aˆg´es. • la requˆete sera une requˆete simple avec un crit`ere : le champ nom sera affich´e et la date de naissance doit ˆetre ´egale a` la plus petite date de naissance. • L’information ”la plus petite date de naissance” n’est pas connue. Pour avoir cette information, il nous faut donc cr´eer une requˆete : ce sera une requˆete par regroupement qui fait simplement un ”min” sur l’ensemble des dates de naissance. • Nous pouvons maintenant cr´eer notre requˆete principale en se basant sur la requˆete qui nous permet d’avoir la date de naissance la plus ancienne. Important : Quand vous envisagez de faire des requˆetes en cascade, pensez a` afficher la cl´e primaire de vos tables dans toutes vos requˆetes : les liaisons entre vos requˆetes se feront plus facilement et vous ferez moins d’erreur. 4.2.7

Requˆ ete d’analyse crois´ ee

Faire une analyse crois´ee consiste a` effectuer une synth`ese des donn´ees sur plusieurs niveaux. Cela ressemble a` bien des points de vue a` la cr´eation d’un Tableau Crois´e Dynamique (TCD) en Excel. Dans Access, l’analyse crois´ee constitue une forme particuli`ere de requˆete de s´election. trois colonnes, et poss´edant des caract´eristiques particuli`eres. L’une des colonnes doit comporter des doublons, sur lesquels sera effectu´ee l’op´eration de regroupement (la colonne ”U” de la figure ci-dessous). Une autre colonne (la colonne ”W” de la figure ci-dessous) doit comporter un nombre restreint de valeurs distinctes, qui serviront a` cr´eer les nouvelles colonnes. U a a a b b c c c

V

W 1 2 3 1 2 1 2 3

U a b c

W1

W2

W3

On peut ainsi r´ealiser des tableaux en deux dimensions pour visualiser l’´evolution d’une donn´ees. Trois types de champs sont importants : • entˆ ete de ligne : le champ qui sert a` ´etiqueter les lignes, 21

• entˆ ete de colonne : le champ qui sert a` ´etiqueter les colonnes, • valeur : le champ qui va ˆetre a` l’int´erieur du tableau ; il faut lui associer une op´eration (voir requˆetes de regroupement). En pratique

Pour cr´eer une requˆete d’analyse crois´ee : 1. cr´eez une requˆete de s´election contenant les donn´ees 2. transformez la en requˆete d’analyse crois´ee en allant dans le menu type de requˆ ete et en s´electionnant Analyse Crois´ ee, 3. indiquez quel champs utiliser comme entˆete de ligne, entˆete de colonne et valeur (dans analyse)

4.2.8

Requˆ etes en mode SQL

Le SQL (Structured Query Language) est le v´eritable langage utilis´e pour faire des requˆetes non seulement par Access, mais aussi par la quasi totalit´e des SGBD. Il y aurait beaucoup a` dire sur le SQL, et nous ne rentrerons pas ici dans les d´etails. Nous nous bornerons a` montrer que chaque requˆete r´ealis´ee graphiquement en Access a une traduction en SQL (l’inverse n’est pas vrai), et qu’Access permet d’´ecrire des requˆetes en SQL. Le SQL est un langage assez simple qui permet d’´ecrire une requˆete sous forme de texte. Par exemple, la requˆete SQL suivante permet de s´electionner les noms de l’auteur ayant ´ecrit ”Frankenstein”. SELECT AUTEUR.nom FROM AUTEUR, OEUVRES where AUTEUR.idAuteur = OEUVRES.idAuteur AND OEUVRES.titre=’Frankenstein’; En quelques mots : la requˆete SQL indique qu’il affiche le champ nom de la table AUTEUR, qu’il a besoin pour cela des tables AUTEUR et OEUVRES, qu’il utilise le lien AUTEUR.idAuteur OEUVRES.idAuteur et qu’il a un crit`ere : OEUVRES.titre=’Frankenstein’. En pratique

Pour passer en ’Mode SQL’ : • cr´eez une requˆete normalement ou ouvrez une requˆete existante ; • au moyen de l’icˆ one d’affichage (situ´ee sous fichier, compl`etement a` gauche de la barre d’outils), s´electionnez le ”Mode SQL” ; • vous pouvez voir la traduction SQL de votre requˆete, et ´eventuellement modifier votre requˆete ; • la requˆete modifi´ee ne peut ´eventuellement plus ˆetre vue dans Access (si elle ne peut pas ˆetre repr´esent´ee graphiquement). On peut toutefois toujours l’ex´ecuter (bouton avec point d’exclamation).

4.3

Requˆ etes d’actions

Jusqu’` a pr´esent, les requˆetes que nous avons vu sont toutes des requˆetes qui permettent de consulter la base de donn´ees. Il est ´egalement possible de faire des requˆetes qui vont modifier la base de donn´ees : 22

• en supprimant des enregistrement, • en les modifiant, • en en ajoutant, • ou en cr´eant de nouvelles tables. Nous voyons dans cette section comment r´ealiser ces diff´erentes op´erations. Il s’agit en r`egle g´en´erale de cr´eer une requˆete de s´election (avec les m´ethodes vues ci-dessus) et en modifiant ces requˆetes pour les transformer en requˆetes d’action. 4.3.1

Requˆ etes de suppression

Une requˆete de suppression permet d’effacer des informations de la base de donn´ees. La conception d’une requˆete de suppression se fait tr`es simplement en deux temps : • cr´eation d’une requˆete de s´election qui va s´electionner les enregistrements a` supprimer, • transformation de la requˆete en requˆete de suppression. Faˆıtes tr`es attention lorsque vous utilisez ce genre de requˆete ! Cette op´eration est irr´eversible et par le jeu des relations, les suppressions peuvent se r´epercuter en cascade dans d’autres tables si l’option correspondante a ´et´e choisie lors de la cr´eation de la relation (voir la section sur l’int´egrit´e r´eferentielle). En pratique

Pour concevoir une requˆete de suppression : • cr´eer une requˆete de s´election qui va s´electionner les enregistrements a` supprimer, • transformez la en requˆete de suppression en allant dans le menu type de requˆ ete et en s´electionnant Suppression, • vous pouvez passer en mode ”feuille de donn´ees” pour afficher les enregistrements qui vous ˆetre supprim´es (sans les supprimer r´eellement), • pour ex´ecuter la requˆete (et supprimer effectivement les enregistrements) appuyez sur le bouton ”!” ou allez dans le menu Requˆete / Ex´ecution, soit dans la liste des requˆetes, double-cliquez sur votre requˆete.

4.3.2

Requˆ etes de mise ` a jour

Une requˆete de mise a` jour permet de modifier les valeurs de certains enregistrement de la table. Il s’agit probablement du type de requˆete d’action le plus courant. La conception d’une requˆete de mise a` jour se fait en deux temps : 1. Conception de la requˆete comme d’une requˆete de s´election. On commence par cr´eer une requˆete de s´election qui va permettre d’indiquer quels sont les enregistrements qui vont ˆetre modifi´es. 2. Modification des enregistrement : on indique quels sont les nouvelles valeurs des champs indiqu´es. 23

Attention : il n’est pas possible d’utiliser des crit`eres dans une requˆete de mise a` jour. Si vous avez besoin d’utiliser des crit`eres, utilisez alors des requˆetes en cascade : une requˆete de s´election choisit les enregistrements qui vous int´eressent, et une requˆete de mise a` jour ouvre la requˆete de s´election et fait les modifications. En pratique

Pour faire une requˆete de mise-` a-jour : 1. cr´eez une requˆete en mode s´election qui affiche les champs qui seront modifi´es, 2. transformez cette requˆete en requˆete de mise a` jour a` partir du menu Type de requˆ ete, 3. Indiquez pour champs, sa nouvelle valeur (qui peut ´eventuellement ˆetre une formule). 4. testez en passant en mode feuille de donn´ees et ex´ecutez avec le bouton ”!”,

4.3.3

Requˆ etes de cr´ eation de table

La requˆete de cr´eation de table se fait ´egalement tr`es simplement. Le r´esultat d’une requˆete de s´election peut se voir sous la forme d’une table : la requˆete de cr´eation de table cr´ee simplement cette table r´eellement. Il est a` noter que ce type de requˆete ne devrait servir que tr`es rarement, essentiellement lorsqu’il s’agit de modifier une base de donn´ees ou de cr´eer une base de donn´ees a` partir d’une autre (en vue de faire de l’importation de donn´ees). En pratique

Pour faire une requˆete de cr´eation de table : 1. cr´eez une requˆete en mode s´election qui affiche les informations qui seront pr´esentes dans votre table, 2. transformez cette requˆete en requˆete de cr´eation de table a` partir du menu Type de requˆ ete, 3. testez en passant en mode feuille de donn´ees et ex´ecutez avec le bouton d’ex´ecution (”!”), 4. a` l’ex´ecution le syst`eme demandera un nom de table.

4.3.4

Requˆ etes d’ajout

Ce type de requˆete ajoute un groupe d’enregistrements d’une ou plusieurs tables a` la fin d’une ou de plusieurs autres tables. Sa cr´eation est ´egalement tr`es ais´ee : • on cr´ee une requˆete de s´election comprenant les enregistrement a` ajouter, • on transforme la requˆete en requˆete d’ajout, • et a` l’ex´ecution de la requˆete, on sp´ecifie la table a` laquelle sont ajout´ees les donn´ees. Il faut bien sˆ ur que la requˆete de s´election ait bien les mˆemes champs que la table a` laquelle les donn´ees seront ajout´ees. 24

En pratique

Pour faire une requˆete d’ajout : 1. cr´eez une requˆete en mode s´election qui affiche les informations qui seront ajout´ees, 2. transformez cette requˆete en requˆete d’ajout a` partir du menu Type de requˆ ete, 3. testez en passant en mode feuille de donn´ees et ex´ecutez avec le bouton d’ex´ecution (”!”), 4. a` l’ex´ecution le syst`eme demandera le nom de table a` laquelle seront ajout´ees les donn´ees.

25

5

Finalisation de la base

Une fois la base de donn´ees termin´ee, l’utilisateur final ne devrait pas avoir a` manipuler directement les diff´erentes tables et requˆetes. Il manipulera la base a` l’aide d’´etats et de formulaires. Un ´etat permet une pr´esentation agr´eable des donn´ees de la base de donn´ees et propose ainsi une vue soit sur une table de la base, soit sur les donn´ees s´electionn´ees par une requˆete de s´election. La navigation parmi ses diff´erents ´el´ements se fait classiquement a` l’aide d’un menu.

5.1

´ Etats

Un ´etat sert a` visualiser les donn´ees. Il ne permet aucune modification. Les ´etats sont en particulier tout a` fait adapt´es a` l’impression des donn´ees : ils fournissent une pr´esentation sous forme de feuilles prˆetes a` ˆetre imprim´es. La cr´eation d’un ´etat se fait dans la section ”´etat” puis ”Nouveau”. Diff´erentes m´ethodes de cr´eation sont propos´ees : • Mode cr´ eation : cr´eation de l’´etat sans aucune aide. • Assistant ´ etat : conseill´e pour la plupart des utilisations. ´ • Etat Instantan´ e Colonnes / Tableau : permet la cr´eation tr`es rapide d’´etats, mais sans aucune option de personnalisation. L’assistant colonnes permet une pr´esentation sous forme de colonnes avec a` gauche le nom du champ et a` droite sa valeur, l’assistant tableau g´en´ere une pr´esentation proche de celle des tables (noms des champs en haut puis la liste des valeurs). • Assistant graphique : pour cr´eer un graphique (non abord´e ici). • Assistant Etiquette : g´en`ere des ´etats sous forme d’´etiquettes. Non abord´e ici, la cr´eation se fait cependant d’une mani`ere tr`es similaire a` celle des ´etats classiques. Nous verrons ici uniquement l’utilisation de l’assistant ´etat. Celui-ci nous pose diff´erentes questions : • Choix des champs : tout d’abord, s´electionnez une table ou une requˆete puis faites glisser les champs qui seront affich´es dans l’´etat. Notez que si les champs qui vous int´eressent appartiennent a` plusieurs tables ou requˆetes, alors il vaut mieux commencer par cr´eer une requˆete qui regroupe ces diff´erentes informations et bˆ atir l’´etat sur cette nouvelle requˆete. • Niveau de regroupement : si l’´etat n´ecessite un regroupement, c’est ici qu’on l’indique. Par exemple, si on d´esire la liste des livres par auteurs, nous choisirons un regroupement par auteur (sur IdAuteur). Notez que si tous les champs ne sont pas a` leur bon niveau de regroupement, ce sera rectifiable par la suite (par exemple, le regroupement par IdAuteur laissera le nom de l’auteur au mˆeme niveau que les informations sur les livres, ce sera rectifiable plus tard). • Le tri : on choisit les champs a` partir duquel les lignes de d´etails seront tri´es (les lignes de d´etails sont les lignes qui seront affich´es pour chaque enregistrement). • La pr´ esentation : on choisit ici le mod`ele de pr´esentation de l’´etat. • Le style : on choisit les diff´erents ´el´ements de style (couleur,...) parmi une liste de quelques choix. • Nom de l’´ etat : le nom avec lequel l’´etat sera stock´e. L’´etat est ensuite cr´ee. 26

5.2

Modification de l’´ etat

Un ´etat ´etant cr´ee, il est possible de le modifier. Pour cela, cliquez sur le bouton ”Modifier” apr`es avoir s´electionn´e votre ´etat (ou passez en mode ”Cr´eation”). On observe alors les diff´erentes parties de l’´etat : • l’entˆ ete de l’´ etat : c’est ce qui va ˆetre imprim´e au d´ebut de l’´etat ; ce ne sera imprim´e qu’une seule fois. • l’entˆ ete de page : c’est ce qui est affich´e au d´ebut de chaque page • l’entˆ ete de groupe : c’est ce qui va ˆetre imprim´e au d´ebut de chaque groupe, un groupe ´etant l’un des niveaux de regroupements choisis lors de la cr´eation de l’´etat • le d´ etail : c’est ici que vont ˆetre imprim´es chaque ligne de l’´etat • le pied de groupe : c’est ce qui va ˆetre imprim´e a` la fin de chaque groupe, • le pied de page : ce qui est imprim´e en bas de chaque page (souvent la date et le num´ero de pages), • le pied d’´ etat : imprim´e une seule fois a` la fin du document. Notez qu’il peut y avoir plusieurs groupes (s’il y avait plusieurs niveaux de regroupements) et qu’il est possible que certaines section indiqu´es ici manquent (pied de groupe est souvent absent), on peut choisir les sections a` afficher a` l’aide du bouton ”Trier/Regrouper”. Par exemple, si on utilise un ´etat qui affiche tous les auteurs, avec tous leurs livres (avec donc un regroupement sur Auteur), l’impression du document se fait ainsi : Entˆete de l’´etat Entˆete de page Entˆete de groupe 1 (Auteur1) D´etail : premier livre de Auteur1 D´etail : deuxi`eme livre de Auteur1 D´etail : troisi`eme livre de Auteur1 ... Entˆete de groupe 1 (Auteur1) Entˆete de groupe 2 (Auteur2) D´etail : premier livre de Auteur2 D´etail : deuxi`eme livre de Auteur2 D´etail : troisi`eme livre de Auteur2 ... Entˆete de groupe 2 (Auteur2) ... Pied de page Pied de l’´etat A partir de l` a, il est possible de faire diff´erents types de modifications : • d´eplacer un ´el´ement, y compris d’une section a` une autre, • supprimer des ´el´ements, 27

• ajouter des ´el´ements de d´ecoration (lignes, boˆıtes, images, textes), pour cela appuyer sur le bouton ”boˆıte a` outils”, • les sauts de pages peuvent ´egalement ˆetre ajout´es (voir propri´et´e des diff´erentes sections, en g´en´eral dans ”pied de groupe”).

5.3

Cr´ eation d’un formulaire

Un formulaire permet de modifier et d’afficher le contenu d’une fa¸con bien plus agr´eable que le mode ”feuille de donn´ees” qui ne permet qu’un affichage en lignes et colonnes. De plus, le mode ”feuille de donn´ees” ne permet l’affichage et la modification d’informations ne provenant que d’une seule table, le formulaire peut nous permettre de manipuler au mˆeme endroit des informations provenant de plusieurs tables simultan´ement. Par exemple, dans la base de donn´ees du libraire, il est possible au sein d’un mˆeme formulaire d’ajouter ou modifier les informations sur un auteur et sur l’ensemble des oeuvres qu’il a ´ecrit. La cr´eation d’un formulaire se fait d’une mani`ere tr`es similaire a` la cr´eation d’´etat. Apr`es avoir fait ”nouveau formulaire”, plusieurs choix vous sont propos´es. • Mode cr´ eation : la cr´eation se fait sans aucune aide. • Assistant formulaire : Access nous guide pas a` pas dans la cr´eation du formulaire • formulaires instantan´ es (Colonnes / Tableau / Feuille de donn´ ees) : cr´ee un formulaire rapidement pour une table, sans poser de questions. L’aspect est rudimentaire et ne donne pas de grandes possibilit´es de personnalisations • Assistant graphique et tableau crois´ e dynamique : non abord´e ici. Si vous cr´eez un formulaire en utilisant la m´ethode ”Assistant formulaire”, Access vous demande les renseignements suivants : • La table : quelle est la table qui contient les informations que l’on souhaite modifier. • Les champs : quels sont les champs que nous d´esirons afficher dans le formulaire (en g´en´eral tous, mais pas toujours. Il n’est par exemple pas n´ecessairement utile de choisir la cl´e si celle-ci est issu d’un champ de type Num´eroAuto). • La pr´ esentation : la pr´esentation g´en´erale de l’´etat, les plus souvent utilis´es ´etant ”Colonne simple” et ”Tabulaire”. • Le style : le style g´en´eral (couleur, fond...). • Le nom : le nom de l’´etat. Une autre m´ethode pour cr´eer le formulaire consiste a` utiliser l’un des assistants ”formulaire instantan´e”. Pour cela, a` la cr´eation, choisissez l’un de ces assistants plutˆ ot que l’assistant standard : • l’assistant formulaire instantan´ e : Colonnes cr´ee un formulaire standard avec un enregistrement par feuille, • l’assistant formulaire instantan´ e : Tableau cr´ee un formulaire sous la forme d’un tableau reprenant l’ensemble des enregistrements, • l’assistant formulaire instantan´ e : Feuille de donn´ ees permet la cr´eation imm´ediate de formulaire reprenant la mˆeme pr´esentation que les feuilles de donn´ees (c’est-` a-dire moche). L’assistant vous demande simplement la table ou la requˆete a` partir de laquelle vous voulez cr´eer votre formulaire et le cr´ee instantan´ement. Ceci a l’avantage de permettre une cr´eation tr`es rapide mais ne propose pas beaucoup de possibilit´e de personnalisation. 28

5.4

modification d’un formulaire

Le formulaire ´etant cr´ee, il est ensuite possible de le modifier. La modification d’un formulaire en suivant une m´ethode similaire a` celle utilis´ee pour modifier un ´etat. Pour modifier un formulaire, il faut passer en mode cr´eation (dans le menu affichage ou par l’icˆ one mode cr´eation). On voit alors la structure du formulaire, a` partir de l` a, il est possible de r´ealiser les op´erations suivantes : • d´eplacer ou redimensionner un ´el´ement, • supprimer des ´el´ements, • changer les propri´et´es des ´el´ements (en cliquant sur l ’´el´ement avec le bouton droit de la souris) • ajouter des ´el´ements (bouton, ligne, zone de texte...), pour cela appuyer sur le bouton ”boˆıte a` outils”, Lorsqu’on ajoute un ´el´ement, il est possible de les ajouter directement pour ensuite modifier l’´el´ement, ou, plus simplement, en utilisant un assistant. Pour cela, s´electionnez sur la boˆıte a` outils le bouton repr´esentant une ”baguette magique” avec de cr´eer l’´el´ement. On trouve les ´el´ements suivants : • intitul´ e : il s’agit d’une zone de texte qui ne sert qu’` a la pr´esentation.

Pour le cr´eer, s´electionnez le bouton correspondant (”Aa”) et cliquez sur le formulaire a` l’endroit o` u vous voulez placer votre intitul´e et ´ecrivez votre texte.

• zone de texte : une zone de texte est une zone qui sert a` afficher la valeur d’un champ. Il est ´egalement possible d’ajouter des champs calcul´es a` partir d’autres champs pr´esents dans le formulaire. Pour la cr´eer, s´electionnez le bouton correspondant (”ab|”) et cliquez sur le formulaire a` l’endroit o` u vous voulez placer votre zone de texte. Si vous avez activ´e l’assistant (”baguette magique”), on vous demandera alors a` quel champ doit correspondre la zone de texte. Sinon, dans la zone de texte, indiquez le champs qui vous int´eresse ("[salaire]" par exemple, ou "=[salaire] + [commission]" si vous voulez une formule). • bouton bascule, bouton d’option et case ` a cocher : ils fonctionnent de la mˆeme mani`ere que les zones de textes, mais pour des champs de type Oui/Non. • groupe d’options : un groupe d’options vous permet de choisir entre diff´erents choix a` l’aide de boutons ou de cases. Le groupe d’options est particuli`erement adapt´e aux champs contenant un nombre limit´e de valeurs num´eriques ”cod´es” (par exemple, les cat´egories sociaux professionnelles). Pour le cr´eer, utilisez l’assistant, s´electionnez le bouton correspondant et cliquez sur le formulaire a` l’endroit o` u vous voulez placer votre groupe d’options. L’assistant vous demande quelles sont les diff´erentes ´etiquettes de votre liste (”patron”, ”cadre moyen”, ”ouvrier”,...). Il s’agit de la valeur affich´ee dans le groupe d’options. On vous demande ensuite une ´eventuelle valeur par d´efaut, puis la valeur correspondante a` chacune des ´etiquettes. Il s’agira de la valeur contenue r´eellement dans le champ. On vous demande ensuite le champ correspondant au groupe d’options (celui dans lequel l’information sera stock´ee) et le style (bouton ou case). La derni`ere question concerne la l´egende de votre groupe d’options. • liste d´ eroulante : permettent le choix d’une valeur dans une liste.

Pour la cr´eer, utilisez l’assistant, s´electionnez le bouton correspondant et cliquez sur le formulaire a` l’endroit o` u vous voulez placer votre liste d´eroulante. De l` a, trois choix vous sont propos´es : le premier indique que la liste est remplie a` partir des valeurs d’une table ou d’une 29

requˆete, la deuxi`eme correspond a` des valeurs remplies ”` a la main”, et la troisi`eme offre une fonction de recherche que nous n’aborderons pas ici. Si on choisit le premier choix, l’assistant commence par demander la source des informations (une table ou une requˆete). Il demande ensuite le ou les champs concern´es. Il est possible de mettre plusieurs champs : le champ qui contient r´eellement l’information a` stocker et un ou plusieurs autres champs plus parlants qui serviront a` renseigner l’utilisateur. On souhaite ainsi souvent faire une liste sur un ensemble de cl´es primaires (IdAuteur par exemple), alors qu’on pr´ef`ere afficher d’autres informations (nom et pr´enom de l’auteur). Si on a choisit plusieurs champs, l’assistant demande s’il faut masquer ou non le premier champ. Il demande ensuite la largeur souhait´ee pour la liste et enfin le champ qui contiendra les donn´ees de la liste. Avec le second choix, la d´emarche est similaire. On commence l` a par remplir la liste des valeurs. • bouton de commande : un bouton de commande permet de r´ealiser certaines op´erations par le biais d’un bouton. Il est ainsi possible de passer d’un enregistrement a` un autre, d’effectuer des recherches, d’ouvrir un autre formulaire ou un autre ´etat. Pour le cr´eer, utilisez l’assistant, s´electionnez le bouton correspondant et cliquez sur le formulaire a` l’endroit o` u vous voulez placer votre bouton. l’assistant vous demandera ensuite quel op´eration vous voulez r´ealiser avec votre bouton et la pr´esentation qu’il aura. • boˆıte, trait, image : il s’agit d’´el´ements purement graphiques qui peuvent am´eliorer la pr´esentation de votre formulaire. • Onglet : ce contrˆ ole offre deux avantages. Il regroupe les informations a` une mˆeme place et prend moins d’espace a` l’´ecran. Il suffit de cliquer sur l’onglet pour voir les informations de la cat´egorie choisie. • Sous formulaire / Sous ´ etat : cet ´el´ement permet d’int´egrer un sous formulaire. Ce point sera abord´e plus loin. • autre contrˆ oles : Access contient ´egalement d’autres contrˆ oles qui permettent d’autres types de saisie, par exemple le contrˆ ole Calendrier pour les dates

5.5

Sous formulaire

Les sous formulaires sont un peu aux formulaires ce que sont les regroupements aux ´etats. Ils permettent d’´editer plusieurs tables en mˆeme temps. Supposons par exemple que, dans l’exemple du libraire, on d´esire avoir un formulaire qui affiche tous les renseignements concernant les auteurs (nom, pr´enom, ...) ainsi que la liste des livres qu’ils ont ´ecrits. L’op´eration peut se faire ”` a la main” ou a` l’aide de l’assistant. Nous pr´esentons ici deux m´ethodes, une simple et rapide, une un peu moins simple (mais tout de mˆeme) qui permet de faire plus de choses. M´ ethode simple La cr´eation du formulaire se fait de la mani`ere suivante. 1. Cr´eez une requˆete qui contient les informations que devra contenir le formulaire (dans l’exemple, il s’agira d’une requˆete contenant tous les auteurs et tous les livres de ces auteurs). 2. Cr´eez un formulaire en se basant sur cette requˆete a` l’aide de l’assistant. 3. Suivez l’assistant. La proc´edure est la mˆeme que pour un formulaire simple a` une nuance pr`es. On vous demande comment vous souhaitez afficher vos donn´ees, choisissez le niveau de regroupement voulu (comme pour un ´etat). Choisissez ”formulaire avec sous formulaire”. 30

M´ ethode un peu moins simple (mais tout de mˆ eme) La m´ethode pr´esent´ee ici a le mˆeme r´esultat que ci-dessus mais permet ´eventuellement plus de souplesse. On peut par exemple en suivant cette m´ethode avoir plusieurs sous-formulaires au sein d’un mˆeme formulaire. Nous reprenons ici le mˆeme exemple : on d´esire tous les auteurs avec tous les livres de chaque auteur. 1. cr´eez la requˆete du sous-formulaire : il s’agira ici d’une requˆete affichant tous les livres avec leur auteur (IdAuteur). Les donn´ees qui nous int´eresse sont effectivement les informations sur les livres, et le champ IdAuteur nous permettra de faire le lien avec le formulaire principal. 2. Cr´eez le sous formulaire : il s’agira d’un formulaire classique sur la requˆete pr´ec´edente. Ce sera ce formulaire qui sera int´egr´e dans le formulaire principal. 3. Cr´eez le formulaire principal. 4. Modifiez ce formulaire : a` l’aide du bouton ”Sous formulaire” de la barre d’outils, importez le sous formulaire (en ayant activ´e la ”baguette magique”). L’assistant vous demandera comment lier le sous-formulaire avec le formulaire : dans notre exemple, il s’agit de faire un lien par le champ IdAuteur (on affichera ainsi uniquement les livres dont l’auteur est celui du formulaire).

5.6 5.6.1

Menus et autres personnalisations menu g´ en´ eral

Une ´etape importante de la finalisation de la base de donn´ee est la conception d’un menu. Ce menu permettra a` l’utilisateur de retrouver facilement les diff´erents ´el´ements dont il a besoin sans avoir a` manipuler directement la base de donn´ee. Id´ealement, l’utilisateur doit pouvoir r´ealiser toutes les op´erations dont il a besoin a` partir du menu. La m´ethode est la suivante. 1. Commencez par r´efl´echir a` ce que vont contenir toutes les diff´erentes pages de votre menu. 2. Cr´eez votre menu principal. Pour cela, aller dans ”Outils/Gestionnaire du menu g´en´eral”. Acceptez d’avoir un menu g´en´eral. 3. Vous avez maintenant acc`es a` une fenˆetre dans laquelle se trouve un ´el´ement (menu g´en´eral). Dans cette fenˆetre se trouveront toutes les pages de votre syst`eme de navigation. Cr´eez-les (avec Ajouter) 4. Vous pouvez maintenant les modifier. Chaque page de menu contient diff´erents ´el´ements. Chaque ´el´ement sera repr´esent´e par un bouton qui effectuera une action pr´ecise. En particulier, on peut : • aller sur une autre page du menu,

• ouvrir un ´etat,

• ouvrir un formulaire en mode cr´eation (s’ouvre sur une page blanche) ou en mode modification (s’ouvre sur le premier enregistrement),

• Quitter l’application... Attention : Access semble ˆetre tr`es sensible aux manipulations sur son menu. En th´eorie, vous ´ pouvez consulter le menu qui est pr´esent dans les formulaires. Evitez de trop modifier ce menu, et surtout ne l’effacez pas sous peine de voir Access se ”planter” ou vous empˆecher de cr´eer un nouveau menu... 31

5.6.2

D´ emarrage de l’application

On peut ensuite personnaliser d’avantage notre application en indiquant ce que va voir l’utilisateur lorsqu’il va d´emarrer notre base de donn´ees. Pour cela, allez dans outils´ e.marrage. De l` a on peut (entre autres) : • indiquer le nom du menu qui est affich´e lors du d´emarrage de l’application, • l’icˆ one de l’application, • le nom de l’application

32

Leçon – exercice : exemple d’utilisation d’une base de données Le but de cette leçon est de vous montrer un exemple d’utilisation d’une base de donnée (carnet d’adresse, listes fournisseurs, listes d’articles, etc. les possibilités sont illimitées). Il est recommandé de faire cet exercice en suivant la leçon : cliquez ici pour télécharger l’exercice. L’exemple choisi est le suivant : à partir d’un choix dans une liste déroulante qui contient le nom des contacts d’un carnet d’adresse, l’adresse complète sera affichée automatiquement sur une lettre à l’emplacement du destinataire.

Entrez la valeur « 1 » dans A1. Sélectionnez une cellule quelconque, RECHERCHEV :

puis

insérez-y

une

fonction

Complétez les paramètres de la fonction (voir image ci-dessous) : Valeur_cherchée = $A$1 = la cellule qui contient le n° du contact à rechercher Table_matrice = sélectionnez ici les colonnes A à F de la feuille « Base de donnée » (en indiquant des colonnes et non pas des cellules, vous pourrez enrichir votre base de données ultérieurement sans avoir à modifier les formules). No_index_col = le n° de colonne indiqué ici correspond à une colonne de « Table_matrice ». En indiquant 2 nous obtiendrons le nom, 3 le prénom, 4 l’adresse, 5 le code postal et 6 le lieu. Le but ici est d’indiquer 2 pour obtenir le nom, vous pouvez soit mettre « 2 » directement puis changer ce chiffre

manuellement après recopie à la prochaine étape, soit mettre « ‘Base de donnée’ !A3 » (=2) et qui vaudra après recopie 3-4-5-6. Valeur_proche = FAUX pour obtenir des valeurs exactes

Validez. Faites une recopie :

Vous obtenez l’adresse complète du contact 1 (choix cellule A1) :

Dans ce cas nous souhaitons que le nom et le prénom ainsi que le code postal et le lieu se suivent. Faites comme ceci : Nom : =Formule1 Prénom : =Formule2 Nom prénom : = Formule1&" "&Formule2 Vous obtenez alors ceci :

Leçon – exercice 9 : suite Déplacez les cellules comme vous le souhaitez (ici à l’emplacement du destinataire) :

Déplacez la cellule A1 hors de la zone d’impression :

Dans la barre d’outils formulaires, sélectionnez la zone de liste déroulante :

Créez une liste hors de la zone d’impression :

Modifiez le format de l’objet (voir image) : Plage d’entrée = la liste des noms des contacts, sélectionnez soit la liste de noms, soit la liste de noms avec une marge si vous comptez ajouter d’autres

contacts par la suite (il n’y a que ce paramètre à modifier dans le cas où la marge est dépassée). Cellule liée = I10 = la cellule qui contient le « 1 ». Nombre de lignes = au nombre de lignes affichées simultanément lorsque vous cliquez sur la liste déroulante.

Validez. Faites quelques essais, l’adresse entière se modifiera à chaque changement …

Il s’agissait d’un exemple « simple » qui permet de se faire une première idée des possibilités d’une base de données sur Excel. Il est possible d’utiliser INDEX+EQUIV à la place de RECHERCHEV : exemple simple ici … La liste déroulante « classique » peut être remplacée par une liste intégré à la cellule : explication ici … Bref, les possibilités sont illimitées ! Si vous avez des difficultés, le forum est là pour vous aider …