A Guía Preparar Peti Para Su Empresa.desbloqueado.docx

II. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN - PETI Introducción Los métodos formales de planificación se desarrollaron para ofrecer apoyo a los gerentes y ejecutivos en el proceso de desarrollo de sistemas de información que ayuden a alcanzar las metas de la organización mediante estos métodos se describen directrices a nivel organizacional para los sistemas de información de la empresa. El objetivo es elaborar y desarrollar el proceso de Planeación Estratégica de Tecnología Informática en su etapa estratégica para la empresa. Durante el proceso se establecen los factores críticos de soporte a las estrategias de la empresa y sus métricas, de tal manera que la inversión en tecnología pueda ser fácilmente justificable. Dentro de la Planeación de T.I., el analista debe incluir los siguientes aspectos: • Identificación de elementos clave de los que dependen las aplicaciones como su desarrollo. • Descripción de las relaciones entre estos elementos y la documentación de las necesidades actuales de información o el bosquejo de futuros planes de la empresa. La necesidad de las organizaciones de ajustarse rápidamente a los cambios drásticos del entorno hacen necesario que la alta gerencia tenga información: integra, pertinente, confidencias y oportuna, para tomar decisiones efectivas y mejorar las diferentes operaciones que se realizan dentro de la organización. El despliegue de tecnología informática debe estar acorde con el desarrollo estratégico de las compañías. La Planeación Estratégica de Tecnología Informática es una metodología propia, adaptada de la metodología BSP/SA (Business System Plannning for Strategic Aligment) para amoldarla al ambiente de negocios, que permite alinear las estrategias de la tecnología informática con las estrategias del negocio. En los últimos años se ha invertido mucho dinero en la adecuación o adquisición de tecnología, sin saber realmente si esta inversión ha tenido los resultados estratégicos esperados. Definición PETI Es un documento que guía los esfuerzos coordinados de los especialistas en T.I., con los usuarios, alineando e integrados el uso de las TIC’s, con el fin de dar apoyo al cumplimiento de la estrategia organizacional. Objetvos de estratégicos

los

planes

Con el fin de optimizar la infraestructura de las Tecnologías de información (TI) y de alinear todas las iniciativas y requerimientos de TI a la estrategia institucional, además de asegurar el soporte al estado futuro de su modelo integral de procesos inspiró la formulación de un Plan Estratégico de Tecnologías de Información (PETI), con alcance a mediano plazo (más o menos pueden ser seis años). General Proveer un plan para los sistemas y la tecnología informática, que apoye las necesidades de información de las estrategias de la organización y que esté integrado con el plan estratégico de la empresa. Específicos • Proveer un método formal y objetivo para que la administración establezca minimizando los riesgos, las prioridades hacia la tecnología informática. • Permitir que los sistemas desarrollados sean duraderos, planeándolos con base a los procesos del negocio que generalmente no se afectan por cambios organizacionales. • Permitir que los recursos de etnología se administren de la mejor manera para que soporten los objetivos de la organización. • Aumentar la confianza en la posibilidad del uso de información oportuna y veraz para la toma de decisiones. • Mejorar las relaciones entre la unidad informática y los usuarios mediante diseños e implementaciones de sistemas que respondan a las necesidades y prioridades de los usuarios. • Identificar la información como un recurso empresarial que debe ser administrado de tal manera que puede ser usado efectivamente por todos los que la necesiten. Estructura del documento de PETI. Todo documento de PETI, debe ser desarrollado teniendo como base los resultados de los planes estratégicos corporativos (DOFA – Corporativo), donde se definen las estrategias de la Alta Gerencia, y los resultados de los planes estratégicos Tecnológicos (DOFA – Tecnológico), donde se definen las estrategias de la Gerencia Funcional Tecnologica. Lo que se defina tecnológicamente debe estar ALINEADO a lo definido corporativamente. Con base en lo anterior, se procede a desarrollar el documento PETI, con los alcances Tecnológico (Caracterización Tecnológica de los insumos), Económico (Análisis Financiero y Económico de las inversiones a corto mediano y largo plazo) y Operatvo ( Quienes serán los encargados de utilizar y dar soporte a cada uno de los insumos adquiridos) en todos los componentes que implica la definición de las TIC´s, o sea a nivel de Hardware (Desde sencillos equipos de escritorio hasta la caracterización de Main Frames si es el caso), a nivel de Software, teniendo como premisa que este insumo, puede ser S.O., N.O.S., SW de Desarrollo, SW Aplicativo y/o los llamados Drivers; también definiendo la estrategia de desarrollo Interna, Externa y/o Compartida. En el ámbito de las redes de comunicación es la aplicación de Metodología de diseño de redes y Planificación de servicios de comunicaciones. (Top Down Network Design).

I., (Investgación y desarrollo), tiene un alcance muy amplio, que va desde la definición de los conceptos de IT-Goverment, incluyendo la definición de la Estructura Organizacional Jerárquica y Funcional del área tecnológica, hasta las estrategias de contratación de personal, los procesos de conocimientos tecnológicos (Capacitaciones), etc,. La Evaluación del riesgo, en todo proyecto, debe ser la evaluación del impacto en costos, tiempo y calidad del producto, en caso de que un evento llegase a suceder. En tecnologías de la información MAGERIT, puede llegar a ser una buena metodología de aplicación sin ser la única que se encuentra. Otro es la metodología de OCTAVE, y es muy importante tener la guía de la ISO 27005 El Control, debe ser visto una no como una actividad separada sino que implícitamente este embebida en todos y en cada una de las actividades definidas, dentro del desarrollo e implantación de un PETI, allí juegan un papel muy importante las Auditorias de Sistemas y las Interventorías en los procesos de contratación. La siguiente grafica muestra una propuesta de estructura de contenido para el desarrollo del Plan Estratégico de Tecnología Informática con algunos de sus alcances:

Grafica Estructura de un PETI

Alcances de un PETI Para el desarrollo del Plan Estratégico de Tecnología Informática se tiene el siguiente alcance: • Realizar un Modelo de Empresa y establecer las relaciones entre la estrategia empresarial, la organización, los procesos y las entidades de datos. • Conocer, mediante entrevistas ejecutvas, las necesidades de información • Determinar las prioridades entre las necesidades de solución informática • Definir la Arquitectura Básica de Aplicaciones y la Arquitectura Básica de la Red. • Analizar el soporte que los sistemas actuales brindan al modelo de empresa y la factibilidad de que, a partir de los sistemas actuales, se cubran las necesidades de soluciones informáticas. • Elaborar las recomendaciones para la administración de la Tecnología Informática y las pautas para la elaboración del presupuesto del área. Entregar, al término de la prestación del servicio, el informe del Plan Estratégico de Tecnología informática, en el cual se expondrá el resultado del análisis realizado por el equipo de trabajo así como las recomendaciones sobre las estrategias a corto plazo para adecuar el Plan de Tecnología Informática al Plan Estratégico General de la empresa. Justficaciones de un PETI El desarrollo del Plan Estratégico de Tecnología Informática refuerza y está en línea con el plan estratégico de la empresa. Adicionalmente crea un marco de trabajo que permite el enfoque integrado del desarrollo de aplicaciones y bases de datos. Se obtienen los siguientes beneficios del proceso: • Alinea la tecnología informátca con la estrategia general de la empresa • Cubre todas las necesidades de información que puedan ser objeto de tratamiento informático • Facilita la utlización compartda de información dentro y fuera de la empresa • Define y da soporte a un marco o arquitectura para el desarrollo integrado de aplicaciones y bases de datos Beneficios Potenciales A Nivel de los Ejecutvos - PEC • Evaluación de la efectividad de los sistemas de información actuales • Una aproximación lógica para ayudar en la solución de problemas de control administrativo desde la óptica del negocio • Evaluación de las necesidades futuras de tecnología basada en el impacto que tiene su implementación en las organizaciones

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Permitir un rápido rendimiento sobre la inversión (ROI). Sistemas de información relativamente independientes de la estructura organizacional.

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Confianza en que la dirección dada a la unidad información y su adecuada administración exista para implementar los sistemas propuestos.

A Nivel de la Gerencia funcional y Operatva • Metodología definida y lógica para ayudar en la solución de problemas de control administrativo y operativo. • Consistencia en la información que utilizan todos los usuarios. • Involucra a la alta gerencia en el establecimiento de objetivos y direcciones organizacionales, así como en la definición de prioridades • Sistemas orientados más al usuario administrativo que al usuario técnico A Nivel de la Unidad Informátca • Comunicación y concientización con la alta gerencia de la organización. • Base para la planeación a largo plazo de los presupuestos del área • Personal mejor entrenado y más experto para responder a las necesidades de la organización • Usuarios involucrados en la fijación de prioridades en sistemas de información El resultado de un plan estratégico no es producir un documento; es desarrollar un entendimiento explícito y compartido de la misión y objetivos de la unidad. Las Tecnologías Otra justificación para desarrollar un plan estratégico para conectarse coherentemente con los rápidos cambios de la tecnología. Los usuarios son más sofisticados y muchas veces se toman el poder de cómputo en sus manos o buscan quién les provea sus necesidades por fuera de la organización. Todos los departamentos de la organización necesitan capacidades de cómputo y los sistemas se deben revitalizar e integrar con otros. Un buen plan estratégico contiene por lo general un examen de asuntos generales del negocio y detalles tecnológicos pertinentes al esfuerzo que debe realizar la unidad informática, también provee de proyectos que continuamente investiguen como los cambios en tecnología y los negocios afectarían las actividades de la unidad. Temas Claves 1. Rediseño de los procesos del negocio 2. Educar a la alta gerencia 3. Crear sistemas integrados 4. Alinear los objetivos de la unidad con los de la empresa 5. Aumentar la productividad en el desarrollo del software 6. Utilizar de forma eficaz los datos 7. Buscar ventajas competitivas 8. Desarrollar la infraestructura 9. Reducir los costos de la unidad

Es importante tener una guía que provea una metodología y una estructura general para el proceso de plantación (lista de verificación, seguir un libro, contratar un asesor, etc.) El plan estratégico de Tecnologías de información debe confrontar temas complejos como el outsourcing. Desarrollar el plan estratégico funcional o tecnológico con los mismos criterios del plan estratégico corporatvo. Proceso para Elaborar el Plan Estratégico Tecnológico. Elaborar la Visión, Misión y Valores Compartdos: Es el elemento central que guiará todas las actividades de la empresa, y de sus empleados. Definir el propósito de la unidad informática ayudará a formular la misión. • ¿Cuál es el propósito de la Unidad de Informática dentro de la organización? • ¿Cómo medir si la Unidad Informática está cumpliendo con sus objetivos? Se recomienda el uso de una herramienta sistemática La Planeación estratégica de Tecnología de Información es un ejercicio dentro de un compromiso constante (revisando cada 3 o 5 años) hacia la determinación explicita y sistemática de lo que debería estar haciendo la Unidad Informática y cómo se debe de evaluar La misma debe ser de conocimiento de todos los trabajadores y clientes reales y potenciales de la empresa, debe despertar sentimientos positivos de en los trabajadores, para que estén conscientes que con su trabajo, ayudan a lograr el propósito de la unidad y de la empresa. METODOLOGÍAS PETI: Las metodologías más utilizadas para la planeación de sistemas de información son: • Método de planeación de sistemas empresariales (BSP). • Método de planeación estratégica de arquitectura de computadoras de Nolan, Norton & Co. • Método de factores críticos del éxito. • Arquitectura Empresarial – TOGAF • PMBOK – PMI • Cobit • Normas de la ISO pertinentes