6000 Pen Gurus An Stor

KURSUS PENGURUSAN KEWANGAN

TAKLIMAT/CERAMAH

PENGURUSAN STOR

1

KANDUNGAN SESSI OBJEK TI F SESSI Untuk: ❏ Menerangkan tugas dan tanggungjawab Pegawai Pengawal /Ketua Jabatan berkaitan Pengurusan Aset selaras dengan akta, arahan, peraturan dan panduan Kewangan semasa; ❏

Menekankan aspek-aspek penting tugas dan tanggungjawab Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan berkaitan Pengurusan Aset;

❏

Menerangkan isu dan masalah Pengursan Aset yang ditimbulkan oleh Ketua Audit Negara;

❏

Mendapatkan maklumbalas/syor peserta kursus bagi meningkatkan tahap Pengurusan Aset.

2

PENGURUSAN ASET (Pendekatan Perbincangan) PENGURUSAN HARTA MODAL, INVENTORI, ARAHAN, PERATURAN PENGURUSAN BEKALAN & PANDUAN PELUPUSAN PEJABAT & & TUGAS & PENGURUSAN HAPUSKIRA TANGGUNGJAWAB STOR KETUA JABATAN

PEREKODAN,PENYIMPANAN, PENGGUNAAN & PENYELENGGARAAN CONTOH KES / PERBINCANGAN / ULASAN & SYOR /RUMUSAN 3

PENGURUSAN ASET MULA P T

E

E R O L E H A N

N D E R K

HARTA MODAL & INVENTORI (Barang Tak Luak)

Penggunaan

Penyelenggaraan

PEMERIKSAAN

N R A K

BARANGAN STOR (Barang Gunahabis)

Terimaan

Simpanan

E

P

( Pelanggan)

E N

PENGIRAAN/ PEMERIKSAAN/

N A N

O K O K

S A

pakai

Keluaran

VERIFIKASI STOK

P

Barang Ter-

O T

AKHIR P Stor

A

BEKALAN PEJABAT ( Barang Gunahabis)

Terimaan

Simpanan (Stok operasi)

Keluaran

N S TOK

4

E L U P U S A N

LAPORAN KETUA AUDIT NEGARA 2001 • Daftar Harta Modal dan Daftar Inventori tidak kemaskini; • 479 unit harta modal yang dibeli bagi tempoh 1999 hingga 2000 tidak direkod dalam daftar;( Di 8 Jabatan Negeri /Institut); • Tiada bukti menunjukan pemeriksaan fizikal telah dibuat terhadap harta modal; • Verifikasi stok tidak dilakukan ( 3 jabatan); • Harta Modal tidak ditanda dengan Hak Milek Kerajaan ( 6 5 Jabatan /Pusat);

LAPORAN KETUA AUDIT NEGARA 2001 • Harta Modal tidak ditanda dengan Hak Milik Kerajaan ( 6 Jabatan Negeri / Pusat); • 20 unit Peralatan makmal / kelengkapan pejabat bernilai RM428,729 masih belum digunakan – alasan : kemudahan asas belum dipasang/anggota tidak mencukupi) • Daftar Harta Modal tidak ikut bersama dengan harta modal yang dipindahkan secara tetap ke daerah ( 3 Jabatan Negeri); • Harta Modal yang rosak belum diperakui untuk dilupus; 6

PERKARA-PERKARA YANG DITIMBULKAN SEMASA PENGAUDITAN PENGURUSAN ASET KERAJAAN

PENGURUSAN STOR • Simpanan melebihi keperluan; • Kehilangan terus berlaku / stok usang; • Verifikasi Stok / pemeriksaan stok tidak dilaksanakan; • Ruang stor yang sempit & ketiadaan/kekurangan peralatan pengendalian (MHE); • Kakitangan kurang mahir.

7

PERKARA-PERKARA YANG DITIMBULKAN SEMASA PENGAUDITAN PENGURUSAN ASET KERAJAAN

PELUPUSAN & HAPUSKIRA • Kelewatan melantik Lembaga Pemeriksa dan Lembaga lewat melaksanakan pemeriksaan; • Kes-kes kehilangan lewat dilaporkan kepada Kem. Kewangan; • Kelewatan memaklumkan tindakan tatatertib dan surcaj yang diambil setelah mendapat kelulusan dari Kementerian Kewangan. .

8

LAPORAN KETUA AUDIT NEGARA 2001

RUMUSAN & SYOR AUDIT Tahap Pengurusan kewangan di Jabatan …… ……. adalah memuaskan . Bagaimanapun kelemahan yang berlaku dalam pengurusan Harta Modal & Inventori perlu di atasi dengan segera. 9

TANGGUNGJAWAB PEGAWAI AWAM ( A.P. 167.1 -Prosedur Perolehan Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja )

Pegawai Pengawal adalah bertanggung-

jawab sendiri termasuk bertanggungjawab membayar balik jika berlaku kerugian berhubung dengan penyeliaan, penyenggaraan dan pengawalan am barangbarang awam, kerja dan perkhidmatan yang diterima atau dipegang oleh Jabatan yang perbelanjaannya dikawal olehnya. 10

TANGGUNGJAWAB PEGAWAI AWAM ( A.P. 167.2 - Prosedur Perolehan Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja )

Pegawai Awam adalah bertanggungjawab sendiri termasuk bertanggungjawab membayar balik jika berlaku kerugian berhubung dengan barang-barang awam, kerja dan perkhidmatan yang diterima di bawah kawalannya atau dalam simpanannya. 11

TAFSIRAN BARANG-BARANG AWAM Seksyen 3 Akta Prosedur Kewangan 1957 (Disemak –1972) Termasuklah loji,kelengkapan,perabut, radas, bahan-bahan dan bekalan yang dibeli dengan wang Kerajaan untuk kegunaan atau disimpan dalam stok.

12

TANGGUNGJAWAB DAN PENGLIBATAN PEGAWAI PENGAWAL/ KETUA JABATAN DALAM PENGURUSAN HARTA MODAL, INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT ME MASTIKA N UR US AN MENY ELE NGG ARA DAFT AR DA N RE KOD H ART A MOD AL, INVENT ORI DAN BEKALAN P EJABAT DI LAKS AN AKA N DE NGAN TERA TUR, C EKAP DA N BE RK ESAN.

• Menentukan Bahagian/Unit serta pegawai/ kakitangan bagi menyedia, menyenggara dan menyimpan daftar/rekod. • Menetapkan tempoh penyediaan rekod / daftar berkaitan sebaik sahaja aset diterima; • Menetapkan pegawai yang bertanggungjawab menandatangani daftar/rekod aset; • Memastikan penyimpanan daftar/rekod aset yang teratur dan selamat. 13 • Melantik pegawai bagi memeriksa daftar/rekod aset.

TANGGUNGJAWAB DAN PENGLIBATAN PEGAWAI PENGAWAL/ KETUA JABATAN DALAM PENGURUSAN HARTA MODAL, INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT ME MASTIKA N UR US AN MENY ELE NGG ARA DAFT AR DA N RE KOD H ART A MOD AL, INVENT ORI DAN BEKALAN P EJABAT DI LAKS AN AKA N DE NGAN TERA TUR, C EKAP DA N BE RK ESAN.

• Menentukan Bahagian/Unit serta pegawai/ kakitangan bagi menyedia, menyenggara dan menyimpan daftar/rekod. • Bagi Jabatan yang menguruskan pembelian aset secara pusat – pegawai & kakitangan di Bahagian/Unit yang bertanggungjawab mengurus pembelian hendaklah menyediakan daftar dan di tandatangani oleh Ketua Jabatan/ Timbalan/ Ketua Bahagian/Unit berkaitan. (Tujuan menandatangani daftar adalah untuk mengesahkan butir-butir aset) Apabila harta modal di keluar secara tetap daripada pejabat yang mengawalnya, Kad Daftar Harta Modal hendaklah dihantar bersamanya kepada pejabat yang menerima. Tanggungjawab terhadap harta modal termasuk menyelenggara daftar adalah dibawah pejabat yang menerima. 14

PENGURUSAN HARTA MODAL, INVENTORI & BEKALAN PEJABAT • PEKEL IL ING PERBE NDA HA RAAN B IL . 2 TAHU N 1 991. • Merupakan Core Circular bagi perekodan maklumat asas Harta Modal, Inventori dan Bekalan Pejabat. • Pekeliling yang memberi definisi aset dan menerangkan mengenai borang-borang yang perlu digunakan bagi merekod jenis-jenis aset. • Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan boleh memantau pelaksanaan PP ini di Jabatan masing-masing melalui senarai semak yang terdapat dalam SPP 12 15 Tahun 1995.

JENIS DAN DEFINISI ASET(*PP2/91) *HARTA M ODAL

  BERNILAI RM500 ATAU LEBIH KE ATAS SETIAP SATU SEMASA PEROLEHAN(*)

ITEM STO R

 BARANG BELUM GUNA & PERLU DISIMPAN BAGI KEPERLUAN OPERASI, PENYELENGGARAAN DLL.

*INVENT ORI

 BERNILAI KURANG RM500 SETIAP SATU SEMASA PEROLEHAN (perabut, permaidani, langsir tanpa mengira kos)

ASET T AK ALEH

 TA NAH & BA NGU NAN

*B EK ALA N PEJ ABAT

 BARANG LUAK/TAK LUAK BERNILAI RENDAH DAN TIDAK EKONOMI DIKESAN

ASET-AS ET LAI N - perisisian komputer, - tanaman, - ternakan / haiwan. 16

PENGURUSAN HARTA MODAL, INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT PP 2 TAH UN 1991 S EB AG AI A SA S PEN YE DI AAN BOR ANG- BORA NG BAG I MEWU JU DKA N MAK LU MA T YA NG LE NG KAP DA N K EMAS KI NI . • Keperluan merekod butir-butir asas harta modal, inventori dan bekalan pejabat secara komprehensif meliputi maklumat seperti: • jenis, keterangan, kos, penempatan, pelupusan , t/tangan pegawai bertanggungjawab, tarikh -tarikh pemeriksaan dll. ( Penyediaan rekod aset bergantung juga kepada kedapatan dan penyaluran dokumen-dokumen asas?) • Penambahan kepada aset( cth: peningkatan memori CPU, aksesori kenderaan)

• Rekod lokasi - penempatan dan pemindahan. • Peminjaman dan pemulangan. 17

JENIS-JENIS BORANG PENGURUSAN HARTA MODAL, INVENTORI, BEKALAN PEJABAT & STOR

KEW 312 • KEW 312A

• KEW 313 • KEW 314 • KEW 315 • PENGURUSAN STOR

• KEW 300 - J3 • KEW 300 - J4

• Maklumat Asas Harta Modal. • Maklumat Penyelenggaraan Harta Modal. • Daftar Inventori • Daftar Stok Bekalan Pejabat. • Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori. • Kad Kawalan Stok • Kad Petak ( Bin Card)18

KEW 312

DAFTAR HARTA MODAL KEM. / JAB. :Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)…….. BAHAGIAN :…Unit Kewangan…………………………………

( Bil. Kad :21/00

)

BUTIR-BUTIR HARTA BAHAGIAN A

Kategori : Peralatan Fotografi

Kos dan Tarikh Dibeli / Diterima : RM1999

Jenis

No. Pesanan Kerajaan : A567890 – 12.1.00

: Kamera Digital 2.11 Megapixels

Jenama dan Model : Canon S10

Pembekal : Compugates Sdn Bhd.

Jenis dan No. Engin : C21264951

No. Rujukan Fail : UPM/IRPA 234.00

No. Casis / Siri Pembuat : -

Aksesori : Storage Disc

No. Siri Pendaftaran : UPM IRPA 12 Tanda tangan Pegawai yang Bertanggungjawab ……………………………………. Tarikh :………………. PENEMPATAN Lokasi

Bhg. Pent’d

Tarikh

20.1.00

T/tangan PEMERIKSAAN HARTA MODAL Tarikh T/tangan

( MAKLUMAT TEMPOH WARANTI ? )

PELUPUSAN Tarikh : Rujukan : Tandatangan :

19

KEW 312 A

BUTIR-BUTIR PENYELENGGARAAN HARTA MODAL KEMENTERIAN / JABATAN : Perbendaharaan Malaysia BAHAGIAN : Bahagian Pengurusan Perolehan Kerajaan Jenis, Jenama dan Model : Mesin Fotostat Fuji

No. Siri Pendaftaran : BPPK 45

Tarikh, Butir-butir Servis Servis / Pembaikan Pembaikan

Tempat Pembelian / Servis / Pembaikan

Kos

Seksyen Bekalan

RM235.00

21.6.01

Membaiki roller dan mengganti toner

No. Pesanan Kerajaan / No. Inden 4951212

T/tangan

20

KEW 313

DAFTAR INVENTORI KEMENTERIAN /JABATAN : Perbendaharaan Malaysia BAHAGIAN : Bahagian Pengurusan Perolehan Kerajaan Bil.

Butiran

Kuantiti

1

Kabinet Besi

5

No. Pesanan Kerajaan

Tarikh Dibeli

Kos No. Siri Seunit Pendaftaran

568231

21.1.20 RM 220

Lokasi

Pelupusan

Catatan Tanda/ tangan

Rujukan Tarikh KB 1,2,3,4, 5

Bhg. Pentd.

BPK 2/ 34

1.3.20

Nota : Borang ini hanya untuk mendaftar inventori dan tidak boleh digunakan bagi transaksi keluar /masuk inventori.

21

KEW 314

DAFTAR STOK BEKALAN PEJABAT KEMENTERIAN/JABATAN : Pebendaharaan Malaysia BAHAGIAN : Seksyen Bekalan JENIS : Disket Komputer 3.5” UNIT UKURAN : Kotak (1 dozen) Bil.

No. Pesanan

Diterima Daripada / Dikeluarkan Kepada

Harga / Kos Seunit:………….. Tarikh

Kuantiti Terimaan Keluaran

1

456721

Bhg. Sistem Maklumat

5.6.20

2

Penerima Baki

8

Nama

Tandatangan

Zainal bin Abidin

22

Daftar tidak menyediakan maklumat mengenai harga belian / kos barang.

DAFTAR PERGERAKAN HARTA MODAL DAN INVENTORI

KEW315 Jenis : Overhead Projector Jenama dan Model : Canon 45 No. Siri Pembuat: 1234 No. Siri Pendaftaran: BPPK 12 Bil. Nama Peminjam Tarikh

1

Ismail Ibrahim

Dikeluar kan

Jangka Di pulangkan

17.9.01

20.9. 01

Catatan Pegawai Mengeluar Ketika Dikeluarkan Tandatangan Peminjam

Tandatangan

Tarikh

Ketika Dipulangkan Tandatangan

Tarikh

17.9.01

Daftar untuk pinjaman sementara dan bukan untuk tujuan pemindahan tetap. 23

TAN GG UNG JAWAB DAN P ENG LIBAT AN P EGAWAI PENG AWAL / KE TUA JABATAN DAL AM PENY ELE NGG ARA AN AS ET

MEMASTIKAN HARTA MODAL, INVENTORI DAN BARANG LAIN TAK LUAK DISELENGGARA DENGAN TERATUR ( • • • •

Surat Pekeliling Am 2 /1995 SURAT PEKELILING JABATAN PERDANA MENTERI ) Surat Pekeliling menekankan mengenai : Penyelengaraan Pemulihan ( Corrective maintenance ) Penyelenggaraan Pencegahan ( Preventive Maintenance ) Tumpuan kepada: Preventive Maintenance memeriksa, menservis, membaiki dan mengganti komponen mengikut jadual bertujuan mengurangkan kerosakan dan 24 peralatan boleh beroperasi dengan cekap secara berterusan.

TAN GG UNG JAWAB DAN P ENG LIBAT AN P EGAWAI PENG AWAL / KE TUA JABATAN DAL AM PENYE LE NG GARA AN AS ET

MEMASTIKAN HARTA MODAL, INVENTORI DAN BARANG LAIN TAK LUAK DISELENGGARA DENGAN TERATUR • Butir-butir penylenggaraan dan kos dicatat dengan lengkap dan kemaskini di dalam rekod penyelenggaraan; • Butir-butir kos yang lengkap dan kemaskini bagi menyokong kes-kes pelupusan - apabila rekod dapat menunjukan jumlah kos penyelenggaraan melebihi kos perolehan asal harta modal; 25

TAN GG UNG JAWAB DAN P ENG LIBAT AN P EGAWAI PENG AWAL / KE TUA JABATAN DAL AM PENYE LE NG GARA AN AS ET

ARAHAN PENYELENGGARAAN BANGUNAN DI PUTRAJAYA (PEKELILING AM BIL. 1 TAHUN 2003)

Penyelenggaraan Banguan Gunasama dipertanggungjawabkan kepada JKR _ WP Putrajaya. J/kuasa Penyelaras yang dipengerusikan oleh KSN dan wakil setiap jabatan, MAMPU, Pej. Ketua Keselamatan Kerajaan perlu diwujudkan bagi membantu JKR-WPP; 26

Garis panduan dijadikan terma dalam perjanjian

PENGURUSAN STOR

PERANAN UNTUK MENGURUSKAN PENYIMPANAN STOK BARANG- BARANG TERTENTU SELARAS DENGAN DASAR-DASAR YANG DI TETAPKAN OLEH KERAJAAN ATAU ATAS SEBAB-SEBAB TERTENTU YANG MEMERLUKAN STOK DISIMPAN. 27

PENGURUSAN STOR OBJEKTIF

Semua Jabatan boleh menetapkan objektif yang sama seperti berikut bagi stor-stor di bawah kawalan nya iaitu: 

Memastikan stok barang-barang sentiasa kedapatan ( readilly available) seperti dan apabila dikehendaki oleh pelanggan.



Menyimpan stok barang-barang cara terbaik dengan memberi perlindungan, penjagaan dan penyelenggaraan sewajarnya semasa barang berada dalam simpanan. 28

PENGURUSAN STOR Berikutan kajian Peningkatan Pengurusan Stor dan Aset Kerajaan oleh perunding yang dilantik oleh Kementerian Kewangan, jenis stor disyor dikenalpasti sebagai: • STO R MA TE RI AL S PESI FI K (SMS )

Stor yang menyimpan barang-barang teknikal khusus untuk jabatan berkenaan. • STO R BARA NG GUNASA MA

Stor yang menyimpan barang-barang kegunaan umum. • STO R/ ST OK OPER ASI

Stor yang menyimpan barang untuk keperluan guna terus atau jangka pendek.

29

TANGG UNG JAWAB D AN P ENG LIBA TAN P EGAWAI PENG AWAL/ KE TUA JAB AT AN DA LAM PE NGU RUS AN STOR

MENGAWASI AKTIVITI PEROLEHAN DAN PENGURUSAN STOR. • MEMASTIKAN PEMBELIAN MENGIKUT PERANCANGAN. Mengiktiraf / memahami hubungkait di antara fungsi Pengurusan Perolehan dengan Pengurusan Stor khususnya apabila Bahagian Stor ditugaskan untuk: a. Memperaku dan mengesah penerimaan barang barang yang dipesan. b. Menyimpan dan menyenggara barang-barang. 30 c. Menyediakan kuantiti menokok stok.

PANDUAN PANDUAN PENTING MENGAWAL STOK ( Tatacara Pengurusan Stor )

BARANG MAHAL ( Panduan 115) Barang yang boleh dibeli di pasaran tempatan - tidak perlu distok kecuali terdesak dan pemesanan dibuat hanya apabila perlu.

PERUBAHAN PARAS STOK (Panduan 116) Boleh diubah untuk menyesuaikan keperluan apabila berlaku kecemasan atau keadaan memerlukan stok berlebihan – seperti berlakunya wabak penyakit, 31 banjir dsbg.

PANDUAN PANDUAN PENTING MENGAWAL STOK ( Tatacara Pengurusan Stor )

STOK BARANG IMPORT ( Panduan 117) Boleh disimpan mengikut budibicara Ketua Jabatan – ambilkira masa penyerahan; nilai & kepentingnya; Stok maksima tidak melebihi 12 bulan penggunaan kecuali dengan kelulusan Perbendaharaan.

BARANG BARU (Panduan 119) Pemesanan/permintaan pertama kali dibuat sekadar keperluan minima – sehingga boleh ditentukan angka keperluan sebenar atau permintaan lebih realistik dapat ditentukan. 32

KAD KAWALAN STOK KEW. 300 – J3 Ke Luar an Tahun an

Pembelian

1999

2000

2001… …

RM

1,000 1,200 1,800

K

50

RM

1,200 1,500 2,000

K

60

60

75

90

100

Tahu nan

Item Stor:Cat Emulsi 5L Tarikh

No. Rujukan

Tempat Hantaran No. Pesanan Kerajaan

Harga Keluar an Seunit

Paras Stok

Unit

Maksima

20

No. Vokeb:

Unit Terim aan/Ke luaran

Memesan

10

No, Kod : CE 203004

Minima

5

Tempat: Stor Cat L2/T2

Keluaran Suku Tahun Semasa

Harga Seunit

Kuantiti Pesanan (Ekonomi/Tetap)

Pertama

Kedua

Ketiga

Keempat

RM

RM

RM

RM

Kumpulan: A Gerakan :Cepat Terimaan

Unit

No. Lejer: Keluaran

K

RM

No.Kad:G12

Baki Stok

K

RM

Pesanan yang dibuat tetapi belum diterima Tarikh

No. Rujuka n

Kuantiti

Jumlah

33

Kuntiti diterima

KAD PETAK KEW. 300 – J4 Nombor Kod: CP4002 Perihal Barang : Cat, Emulsi, Putih Tin 5 Liter Nombor Rujukan/ Unit Keluaran: Tin 5 liter No. Garisan

No. BTB atau BPPB

Terima

Lokasi : Stor Cat L2/T2 Kumpulan : Menarik

Keluar

Baki dibawa ke hadapan 1

JPT 2/2001

2

Pesanan 23456

3

JPt 7/2001

15 10 3

Baki

Tarikh dan Tanda Tangan Penyelenggara Stor 40 35

12.2.2001

45

3.4.2001

42

24.5.2001

4 5 34

6

PEMANTAUAN KE ATAS PENGURUSAN STOR OLEH PEGAWAI PENGAWAL/KETUA JABATAN

• Pegawai Pengawal/ Ketua Jabatan dikehendaki memantau Kadar Pusingan Stok yang dicapai oleh Bahagian Stor bagi menentukan kelarisan penggunaan barang-barang yang disimpan. ( Penyata Kadar Pusingan Stok disediakan mengikut Panduan 121 Tatacara Pengurusan Stor (Lampiran KEW 300-N )

• Stor yang mencapai kadar pusingan stok yang rendah menandakan terdapat barang-barang yang tidak laris penggunaannya dan keperluan / justifikasi menyimpan stok barang berkenaan perlu dikaji semula.

35

KONSEP STOK SIFAR (ZERO BASED WAREHOUSING) KE ARAH MENCAPAI STOK SIFAR

6. STOK SIFAR/ STOK OPERASI 5. TEMPOH TUNGGU SERAHAN

4. KECEMASAN 3. PENYELENGGARAAN UTILITI / KEMUDAHAN AWAM

2. KEPENTINGAN / KETENTERAMAN AWAM

1. DASAR PERTAHANAN NEGARA

36

PEMANTAUAN PENGURUSAN STOR OLEH KEMENTERIAN KEWANGAN • Perbendaharaan memantau prestasi pengurusan stor Jabatan-jabatan bagi mengenalpasti Jabatan yang mencapai kadar pusingan stok yang rendah (kurang dari 4 kadar pusingan) • Jabatan yang mencapai kadar pusingan stok yang rendah disyor mengkaji / merasionalisasikan kedudukan pengurusan/fungsi stor dalam konteks menggabung, mengecil atau menutup stor. • Pengurusan Stok di Jabatan-jabatan disyor menuju ke arah mencapai ‘Stok Sifar’ atau hanya menyimpan ‘Stok Operasi. ( konsep “ high availability and low inventory”)

37

TAN GG UNG JAWAB DAN P ENG LIBAT AN P EGAWAI PENGA WAL/ KE TUA JABAT AN DALAM P ENG URU SAN STOR

• MEMASTIKAN VERIFIKASI STOK DAN PEMERIKSAAN STOK DI LAKUKAN MENGIKUT LAT MASA YANG DITETAPKAN • Melantik Pemverifikasi / Pemeriksa Stok; • Verifikasi Stok adalah tanggungjawab Pegawai Pengawal manakala Pemeriksaan Stok adalah tanggungjawab Ketua Jabatan; • Bagi tujuan verifikasi barang-barang dalam stor dikelaskan seperti berikut: o Sangat menarik – diverifikasi dua kali setahun; o Menarik – diverifikasi sekali setahun; o Tidak menarik – di verifikasi sekali dalam dua tahun. • Pemeriksaan Stok oleh Ketua Jabatan: • Memeriksa kesemua jenis stok dalam tempoh 1 tahun.

38

TAN GG GUN GJAWAB DAN PENGLIB AT AN P EGAWAI PENG AWAL / KE TUA JABATAN DAL AM P ENGUR US AN STOR

Semasa menverifikasi stok, Pegawai Pemverifikasi dikehendaki melaporkan kedudukan barang-barang dalam stor dari aspek berikut: • Stok yang didapati lebih; • Pergerakan barang – lambat / tidak bergerak ( tidak laris) ( tidak bergerak – tiada pengeluaran selama 3 tahun dari tarikh transaksi terakhir)

• Keusangan( obsolete / obsolescent) ) /kemorosotan. • Kekurangan / perselisihan stok yang ditemui.

39

PELUPUSAN DAN HAPUSKIRA TANGGUNGJAWAB DAN PENGLIBATAN PEGAWAI PENGAWAL/KETUA JABATAN DALAM • Melaksanakan kuasa yang diwakilkan oleh Menteri Kewangan / Pihak Berkuasa; • Melantik Lembaga Pemeriksa; Mengikut jawatan/ kepakaran; Mengesyorkan pelupusan paling sesuai /terbaik; Pelupusan dengan mengambil kira kesan kapada alam sekitar; Pelupusan barang keselamatan; • Menubuhkan urusetia Pengurusan Pelupusan untuk : Merancang/menyedia jadual pelupusan; Menyedia kertas /maklumat; Menyelaras tindakan / proses dengan berbagai bahagian.unit di bawah Kementerian; Menyusul dengan pihak melulus / pelaksana kelulusan; Menyedia laporan mengenai Pengurusan Pelupusan. 40

PELUPUSAN DAN HAPUSKIRA PERWAKILAN KUASA BI BAWAH SEKSYEN 17 AKTA TATACARA KEWANGAN 1967 (Warta Kerajaan P.U(B)513)  Ketua Setiausaha  Timbalan Ketua Setiausaha  Setiausaha Bahagian ( Pentadbiran

Semua Kementerian

/Kewangan/ Khidmat Sokongan/Operasi)  Ketua Pengarah  Timbalan Ketua Pengarah  Pengarah Bahagian ( Pentadbiran /

Semua Jabatan Persekutuan di peringkat Ibu Pejabat

Kewangan/Khidmat Sokongan/Operasi ) Ketua Jabatan Nota : Tidak termasuk lain-lain jawatan yang dinyatakan dengan khusus.

Semua Jabatan di peringkat Ibu Pejabat & Negeri

Kuasa bagi melupus & menghapuskira aset/barang yang mempunyai nilai perolehan asal tidak melebihi RM50,000.00 41 setiap satu atau jumlah RM500,000.00 keseluruhan.

TANGGUNGJAWAB DAN PENGLIBATAN PEGAWAI PENGAWAL/KETUA JABATAN DALAM PELUPUSAN DAN HAPUSKIRA • PERKARA-PERKARA YANG PERLU JUGA DIBERI PERHATIAN: • Kos melupus? Kos penggunaan khidmat pakar? Kos persediaan? • Keperluan stor barang/peralatan terpakai (return store ) bagi barang / peralatan yang hendak dilupus?

Keberkesanan kos pengurusan secara pusat atau sebaliknya?

42

PENGLIBATAN PEGAWAI & KAKITANGAN DALAM URUSAN PELUPUSAN 1. ARAHAN

2. PERSEDIAAN

3. PEMERIKSAAN

4. LAPORAN

5. KELULUSAN

6. PELAKSANAAN

7. KEMAS8. KINI MAKLUM REKOD

. Kesediaan rekod, kemaskini Dapatkan sijil-sijil (TEB dll.)

Lantik Minit, keputusan Lembaga mesyuarat,Pemeriksa laporan , Teguran Audit dll.

Lokasi, pengendalian, pengumpulan, penandaan,

T A N P A L E M B A G A

L E M B A G A P E M E R I K S A

Pegawai,

Laporan Lembaga Pemeriksa

Pemveri- Laporan fikasi Stok Kes Kepada Pengawai Pengawal / Kem. Kewangan

Pegawai Pengawal

P E R B E N D A H A R A A N

Salinan Sijil Patuhi kepada segala Catatan Perbenkeputusan dalam Daharaan ( Tempoh ruang Pelaksanatertentu an) Saksi, dalam Laporan Resit, Daftar Suku Akuan Harta tahun terima Modal (hadiah) & Inventori

SIJIL

TAMAT

PENGURUSAN PELUPUSAN ASET HART A MO DAL

INVENTORI / BE KAL AN PEJABA T

Loji/kenderaan /mesin dll.

Pemeriksaan Teknikal,

Komputer

Sistem Komputer

Komputer Peribadi

Lembaga Pemeriksa Tanpa Lembaga (tidak melebihi RM20,000 setiap satu/ jumlah tidak melebihi RM300,000)

Kelulusan Peg. Pengawal /Perbendaharaan ( Tertakluk kepada nilai perolehan asal)

Lembaga Pelupusan Peralatan Komputer – LPPK - bagi Nilai RM10,000 setiap satu atau jumlah RM 100,000 kesemuanya

Kelulusan /Peg. Pengawal /Perbendaharaan

Pemeriksaan Teknikal (LPPK) – ( Ahli BTK – Kem. Pendidikan

Agihan ke Sekolahsekolah

Lembaga Pemeriksa /Tanpa Lembaga Pemeriksa

BARAN GAN STOR

Lembaga Pemeriksa ( Barang belum guna)

BAH AN BE RC ETA K

Pelupusan mengikut tempoh

(Tertakluk kepada nilai perolehan asal)

Kelulusan Peg. Pengawal / Perbendaharaan (tertakluk kepada nilai) Pindah ke MIMOS (untuk di perbaiki)

Kelulusan Peg. Pengawal/ Perbendaharaan ( Tertakluk kepada nilai perolehan asal)

Kelulusan drp. Ketua Arkib Negara dll.

Lupus cara biasa ( rosak –tidak boleh baiki

Kelulusan Pegawai Pengawal (Tanpa mengira nilai perolehan asal )

44

PENGLIBATAN PEGAWAI & KAKITANGAN DALAM URUSAN HAPUSKIRA 1 LAPORAN POLIS

2 LAPORAN AWAL

3 LANTIK PEGAWAI PENYIASAT Lantikan Oleh Peg. Pengawal

Lebih tinggi Dari jawatan Oleh Pegawai Ketua Pejabat/ Terlibat. Ketua Jabatan

Dua hari Dalam tempoh Bekerja satu (1)bulan Dari Dari Tarikh Tarikh Kehilangan Kehilangan Diketahui diketahui

Siasatan Berpandukan Laporan Awal Gambar, Lakaran, Menyokong Siasatan;

Salinan ke Salinan surat Perbendaharaan Lantikan Ke Perbendaharaan

4 LAPORAN AKHIR

5 SYOR/ KEPUTUSAN

6

PELAKSANAAN

7

MAKLUM

Laporan terperinci tanpa menungu laporan Polis;

Tindakan Rekod aset Tatatertib, Siasatan dikemas Sprt. amaran, perlu -kini rapi bagi Kelulusan menentukan Hapuskira; akauntaSyor tindakan biliti Surcaj Tindakan terhadap dikemukaSurcaj / atau kehilangan; kepada Tidak Lembaga Salinan atau Laporan Tatatertib Lain-lain Ke Syor berkaitan; Perbendaharaan;

Syor tindakan Surcaj – Perlu/ Tak perlu.

Keputusan Tindakan Kepada Perbendaraan

ISU-ISU BERKAITAN KEHILANGAN / HAPUSKIRA • Penyiasatan kurang rapi – • Keterangan mengenai bagaimana kehilangan berlaku tidak begitu jelas atau terlalu ringkas; • Penyiasatan tidak disokong dengan maklumat lain seperti lakaran, gambar dll; • Syor mengatasi / mengelakkan kejadian berlaku tidak bagitu mantap; • Hasil siasatan polis tidak diperolehi atau kes ditutup tanpa sebarang hasil sisatan atas sebab-sebab tertentu; 46

ISU BERKAITAN KEHILANGAN/HAPUSKIRA • Kehilangan peralatan komputer/ICT semakin meningkat; Peralatan komputer/ICT – 35 kes Telefon bimbit - 18 kes • Pegawai kakitangan yang meminjam peralatan tidak diberi peringatan awal mengenai tanggungjawab mengjaga keselamatan peralatan;

47

ASET ALIH YANG DILUPUS TAHUN 2003 NILAI PEROLEHAN ASAL (RM)

HASIL PELUPUSAN ( PELUPUSAN MELALUI JUALAN ) (RM)

NILAI ASET YANG DI LUPUS SECARA MUSNAH (RM)

121,415,721.00

7,714,226.69

43,006,886.71

Peratusan

6.35%

35.42%

Maklumat mengikut laporan yang diterima daripada 21 Kementerian; 4 Kementerian tidak mengemukakan laporan

48

ASET ALIH YANG DIHAPUSKIRA TAHUN 2004 Bilangan Kes

62

NILAI ASET (Harga perolehan asal) (RM)

Amaun Surcaj

Catatan

(RM)

3,064,944.36 152,841.38

Sebanyak 8 kes telah selesai dan 54 kes masih dalam tindakan /proses oleh Pegawai Pengawal

49

TANG GU NGJ AWAB DAN P ENG LIB ATA N PE GA WAI PEN GAW AL/ KET UA JA BAT AN DALAM PEN GUR USA N H ARTA MODA L, IN VEN TOR I & STO R

• MEMASTIKAN SEMUA BENTUK PEMERIKSAAN KE ATAS HARTA MODAL, INVENTORI & STOK DI LAKUKAN MENGIKUT LAT MASA YANG DITETAPKAN DAN LAPORAN/PENYATA YANG BERKAITAN DIKEMUKAKAN KEPADA KEMENTERIAN KEWANGAN PENGURUSAN STOR: Penyata Kadar Pusingan Stok - (Lampiran KEW 300-N) Sijil Verifikasi Stok -(Lampiran KEW 300-T) HARTA MODAL & INVENTORI: Sijil Tahunan Pemeriksaan Stok/Inventori-(Lampiran KEW300-W) ( * Tatacara Pengurusan Stor – Panduan 21, 199, 221 & 239 )

PELUPUSAN DAN HAPUSKIRA: Laporan Pelupusan Harta Benda Kerajaan; Laporan Hapus Kira Harta Benda Kerajaan (Surat Pek. Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2002)

Laporan Pelupusan Komputer ( Ruj. K.KEW/BKP/PA/535/457(10) – 7 Jan. 2002)

50

LAMPIRAN N KEW. 300 -N KADAR PUSINGAN STOK ( CONTOH PENYATA KADAR PUSINGAN STOK PADA DISEMBER 2000 )

RM a Nilai stok pada akhir 1999

50,000 60,000

b Nilai terimaan bagi tahun 2000 c Nilai keluaran bagi tahun 2000 d Nilai stok pada penghujung tahun 2000(a+b – c) e Kadar Pusingan Stok C÷ a+d 2

100,000 30,000 (50,000+60,000 –80,000 )

100,000÷

50,000+30,000 2 100,000 ÷ 40,000

2.5 51

LAMPIRAN T ( Panduan 199) SIJIL VERIFIKASI STOK

KEW. 300-T

Saya mengesahkan bahawa di dalam suku tahun berakhir pada……………………………… ……………… semua barang-barang di bawah jagaan saya telah diverifikasi mengikut kehendakkehendak Panduan 198 seperti berikut : (v)

Barang-barang Tidak Menarik Diverifikasi pada :…………………………………………… …………

(vi) Barang-barang Menarik diverifikasi pada ……………

:…………………………………………

(vii) Barang-barang sangat Menarik diverifikasi pada :…………………………………………… ………… Tiada perselisihan / Laporan Verifikasi Stok ( Kew. 300U-1) disertakan dalam tiga salinan.* Tarikh:………………………………………….

52

…………………………………………

KEW 300-U1

LAMPIRAN U-1 (Panduan 200) LAPORAN VERIFIKASI STOK LAPORAN PEGAWAI PENGAWAL KE ATAS VERIFIKASI STOK di Stor Institut Kemahiran Belia Negara pada 15 Feb. 2002 No. Kod

A. Stok Lebih

123

Perihal Barang

Beg Seminar

Tarikh di Periksa

15. Feb. 2002

Unit

Se buah

Kuantiti

7

Nilai

Se unit

Jumlah

RM25

RM175

Sebabsebab

Syor Pegawai Pengawal

Ulasan Ketua Setiausaha Perbendahar aan / Pegawai Kewangan Negeri

Tidak diambil oleh peserta

Masuk ke dalam stok

Bersetuju

Catitan

B. Stok Kurang C. Stok Tak Boleh Guna D. Stok Usang Tandatangan……………………………………… ( Pegawai Pengawal)

53

Kementerian /Jabatan…………………………………………

KEW 300W

LAMPIRAN W SIJIL TAHUNAN PEMERIKSAAN STOK/INVENTORI

Saya mengesahkan bahawa pada tahun yang berakhir pada……… …… semua barang-barang dalam stok /inventori di bawah jagaan saya telah diverifikasi mengikut kehendak-kehendak Panduan 187, 198 dan 238 dan tidak terdapat sebarang perselisihan /Laporan Verifikasi Stok (Kew. 300-U1) dilampirkan dalam tiga salinan*

Tarikh…………………..

……………………… Pegawai Pengawal Kementerian/Jabatan

Nota : Selaras dengan Panduan 238 - Pemeriksaan meliputi loji.Laporan dikemukakan kepada Ketua Setiausaha Perbendaharaan 54 atau Pegawai Kewangan Negeri.

LAMPIRAN A LAPORAN PELUPUSAN HARTA BENDA KERJAAN (HARTA MODAL,INVENTORI & STOK) BAGI SUKU TAHUN PERTAMA/KEDUA/KETIGA/KEEMPAT TAHUN 2002 KEMENTERIAN BELIA & SUKAN

BIL (1)

JABATAN (2)

BILANGAN ITEM DI PERTIMBANGKAN (3)

JUMLAH NILAI PEROLEHAN ASAL (RM) (4)

HASIL PELUPUSAN (RM ) (5)

1.

Biro Tata Negara

RM 30,000.00

RM500.00

2.

Istana Negara

Satu lot perabot ( kerusi/ meja /alamari dll.) Dua set Pinggan Mangkok Bone China

JUMLAH

RM 15,000.00 RM45.000.00

RM500.00

MUSNAH NILAI ASAL (RM) (6) -

RM15,000.00 RM15,000.00

Nama:………………………………………………… Tandatangan:………………………………………. Jawatan:…………………………………………….. Tarikh:……………………………………………….

55

LAMPIRAN B LAPORAN HAPUSKIRA HARTA BENDA KERJAAN (HARTA MODAL,INVENTORI & STOK) BAGI SUKU TAHUN PERTAMA/KEDUA/KETIGA/KEEMPAT TAHUN 2002 KEMENTERIAN BELIA & SUKAN BIL (1)

1.

PERIHAL KEHILANGAN (2)

NILAI PEROLEHAN ASAL (3)

TINDAKAN YANG DIKENAKAN (4) Tindakan Tata tertib ( Nama Pegawai & Jenis Hukuman) (a)

Komputer Note Book jenis Compaq 5000

RM12,000.00

Amaran

JUMLAH

RM12,000.00

TEMPOH PENYELESAIAN ( 5) Surcaj ( Nama Pegawai & amaun yang dikenakan) (b)

RM5,000.00

2 Tahun

Nama:………………………………………………… Tandatangan:………………………………………. Jawatan:…………………………………………….. Tarikh:……………………………………………….

56

TAN GG UNG JAWAB DAN P ENG LIBAT AN P EGAWAI PENGA WAL / KETUA JABAT AN DALAM P ENG URU SAN AS ET

• MENUBUHKAN JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET KEMENTERIAN (JKPAK) •

( Keputusan Mesyuarat Perbendaharaan dengan Pegawai Pengawal pada 12 April 1995 – Surat Perbendaharaan betarikh 19 Jun 1995 )

• Pengerusi – Pegawai Pengawal atau Timbalan; • Melantik urusetia / pegawai aset untuk menyelaras dengan Jabatan/Bahagian/Unit terlibat dan mendapatkan maklumat dan maklumbalas bagi tujuan mesyuarat Jawatankuasa. • Bermesyuarat sebanyak 4 kali setahun bagi membincang isu/masalah Pengurusan Aset dan memberi syor bagi mengatasinya. • Melaporkan kepada Kementerian Kewangan / pihak berkuasa berkaitan keputusan yang dicapai di mesyuaratmesyuarat yang diadakan. 57

JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET KEMENTERIAN (JKPAK) PENGERUSI P e g a w a i P e n g a w a l/ T im b a la n U R U S E T IA / P e g a w a i A s e t K e m e n t e r ia n

AH LI K e tu a J a b a ta n / T im b a la n

A H LI K e tu a J a b a ta n / T im b a la n

A H LI K e tu a J a b a ta n / T im b a la n

A H LI K e tu a J a b a ta n / T im b a la n

P e g a w a i A s e t J b t.

P e g a w a i A s e t J b t.

P e g a w a i A s e t J b t.

P e g a w a i A s58 e t J b t.

TAN GG UNG JAWAB DAN P ENG LIBAT AN P EGAWAI PENGA WAL / KETUA JABAT AN DALAM P ENG URU SAN AS ET

SYOR: AGENDA MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET KEMENTERIAN (JKPAK) 1. Pembentangan/Perbincangan Laporan-laporan berikut:: ii. Pengurusan menyelenggara rekod/daftar aset – bilangan dan nilai pegangan aset terkumpul /semasa; iii. Pemeriksaan hartamodal & inventori( penemuan & syor) iv. Verifikasi Stok – (penemuan dan syor ); v. Kedudukan laporan dan penyata Pengurusan Aset yang perlu dikemukakan kepada Kementerian 59 Kewangan;

TAN GG UNG JAWAB DAN P ENG LIBAT AN P EGAWAI PENGA WAL / KETUA JABAT AN DALAM P ENG URU SAN AS ET

SYOR: AGENDA MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET KEMENTERIAN (JKPAK)

1. Kedudukan kes Pelupusan/ Hapuskira – bilangan dan nilai pelupusan , ii. Bilangan kes: a. selesai; b. baru; c. lewat ( sebab-sebab kelewatan);

iii. Kes-kes kehilangan- perlantikan pegawai penyiasat, hasil siasatan/kedudukan kes, dll, 60

TAN GG UNG JAWAB D AN P ENG LIBAT AN P EGA WAI PENG AWAL / KE TUA JABAT AN DALAM P ENGUR US AN AS ET

SYOR : AGENDA MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET KEMENTERIAN (JKPAK)

1. Isu dan masalah Pengurusan Aset & Stor ii. Kebajikan Kakitangan Pengurusan Aset – – –

Keselesaan tempat bekerja. Penyediaan peralatan ( materials handling equipments) bagi memudahkan kerja-kerja pengedalian fizikal disamping menjamin keselamatan kakitangan; Latihan & kemahiran.

iii. Pemberian Elaun Insentif kepada kakitangan yang layak. 61

KES-KES PENGURUSAN ASET • Pelupusan barang logam dengan membuang ke dalam laut tidak dipatuhi sepenuhnya; ( Pelupusan tidak disaksikan atau saksi terlibat dalam penyelewengan?)

• Sebutharga kenderaan ‘berjenama’ hanya dari 3 syarikat dengan harga tertinggi RM3000.00 ( Salahguna kuasa / bertentangan dengan objektif pelupusan)

• Syarikat enggan mengambil kenderaan yang dipersetujui untuk dibeli setelah mendapati kos pembaikan melebihi harga belian. • ( Syarikat hilang wang deposit ) 62

KES-KES PENGURUSAN ASET • Pembayaran bil bagi barang yang tidak diterima; (Tiada ‘check & balance’ semasa proses menerima barang?) • Kehilangan kenderaan semasa dibawa balik ke rumah. ( Arahan kepada pemandu?) • Kemalangan ke atas kenderaan Jabatan semasa diguna atas urusan peribadi. ( Salahguna aset )

63

KES-KES PENGURUSAN ASET • Kehilangan jentera berat di tapak projek; ( Kelemahan kawalan keselamatan di kawasan yang luas) • Kehilangan kenderaan setelah mendapat kelulusan untuk dilupus • ( Kehilangan tidak dilapor kepada Polis)

• Bekalan plaster yang didapati tidak boleh melekat. ( Bagaimana pemeriksaan kualiti dilakukan? ) 64

KES-KES PENGURUSAN ASET • Kos menyelenggara kenderaan semakin meningkat; ( Pegawai/kakitangan mengambil kesempatan menghantar kenderaan ke bangkel yang sama ) • Laporan Verifikasi Stok sepanjang masa yang tidak menunjukan sebarang perselisihan stok; ( Perselisihan/perbezaan stok merupakan risiko ‘biasa’ dalam Pengurusan Stor) 65

PENGURUSAN ASET

RUMUSAN PENGURUSAN REKOD & DAFTAR

• Menentukan Bahagian/Unit / Pegawai yang bertanggungjawab terhadap menyedia dan menyelenggara rekod/daftar; • Memastikan rekod/daftar aset disediakan segera sebaik sahaja aset disah dan diperaku diterima; • Rekod diperiksa dan hasil/penemuan pemeriksaan dilaporkan kepada Ketua 66 Jabatan.

PENGURUSAN ASET

RUMUSAN PENGGUNAAN DAN PENYELENGGARAAN

• Memastikan penggunaan untuk tujuan sebenar; • Mengoptimumkan penggunaan/ latihan kepada kakitangan; • Tanggungjawab menyemak dan memperaku kerja-kerja penyelenggaraan yang dilakukan oleh kontraktor; • Butir-butir penyelenggaraan dan kos di rekod secara kemaskini termasuk untuk 67 tujuan menganggar belanjawan dan

PENGURUSAN ASET

RUMUSAN • PENGURUSAN STOR

• Mewujudkan stok simpanan selaras dengan dasar / faktor-faktor tertentu; • Memantau prestasi stor bagi memastikan kelarisan penggunaan barang-barang; • Mengkaji keperluan menyimpan stok bagi barang-barang/gunasama yang mudah diperolehi dengan tujuan supaya stor-stor Jabatan berkemungkinan boleh digabungkan, dikecilkan atau hanya menyimpan stok operasi sahaja( stor 68

PENGURUSAN ASET

RUMUSAN • •

• • • •

PELUPUSAN DAN HAPUSKIRA Mewujudkan urusetia bagi merancang dan menyelaras dengan semua Bahagian/ Jabatan di bawah Kementerian; Urusetia berhubung / menyusul dengan pihakpihak terlibat bagi melicinkan tindakan dan proses; PEMERIKSAAN ASET / VERIFIKASI STOK Menyediakan rancangan dan jadual; Melantik pegawai mengikut jawatan; Laksana secara berpasukan dan susun jadual mengikut Bahagian / Unit. 69 Memastikan semua Laporan/Penyata

PENGURUSAN ASET

RUMUSAN

• •

•

•

PEMANTAUAN PENGURUSAN ASET SECARA MENYELURUH Penubuhan Jawatankuasa Pengurusan Aset dan lantik Pegawai Aset; Menetapkan mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset mengikut lat masa yang sesuai; Mendapatkan semua laporan berkaitan pengurusan aset mengikut arahan dan peraturan yang ditetapkan; Membentangkan laporan di mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset; 70

PENGURUSAN ASET

SESSI SOAL JAWAB & PERBINCANGAN

71

UNTUK MENDAPATKAN MAKLUMAT LANJUT SILA LAWATI LAMAN WEB PERBENDAHARAAN

http://www.treasury.gov.my

72

SEKIAN TERIMA KASIH

73