5. Standar Elemen Data Atom-final.pdf

ISAD(G): General International Standard Archival Description Second Edition TUJUAN I.1

Standar ini memberikan panduan umum untuk menyusun deskripsi arsip. Ia dapat digunakan bersama dengan standar nasional yang telah ada atau sebagai dasar bagi penyusunan standar nasional.

I.2

Tujuan dari pendeskripsian arsip adalah untuk mengidentifikasi dan menjelaskan konteks dan konten dari bahan arsip dalam rangka meningkatkan aksesibilitasnya. Hal ini dapat dicapai dengan cara menyusun representasi yang akurat dan sesuai serta dengan menatanya sesuai dengan model yang telah ditetapkan sebelumnya. Proses-proses yang berkaitan dengan pendeskripsian dapat dimulai saat atau sebelum penciptaan arsip dan akan berlangsung terus sepanjang hidup arsip yang bersangkutan. Proses-proses ini memungkinkan bagi diadakannya kontrol intelektual yang diperlukan untuk melakukan deskripsi arsip yang reliabel, autentik, bermakna dan dapat diakses sepanjang waktu.

I.3

Beberapa elemen informasi tertentu mengenai bahan arsip direkam (dicatat) pada semua fase pengelolaannya (misalnya, penciptaan, penilaian, akuisisi, konservasi, dan penataan) jika bahan arsip tersebut pada satu sisi akan dilestarikan dan dikontrol secara aman, dan pada sisi lain akan dapat diakses secara cepat bagi semua orang yang memiliki hak untuk menggunakannya. Deskripsi arsip dalam makna yang lebih luas mencakup semua elemen informasi yang diidentifikasi atau dibuat pada semua fase pengelolaan arsip tersebut. Pada setiap fase informasi mengenai bahan arsip tersebut tetap bersifat dinamis dan dapat diubah berdasarkan pengetahuan lebih lanjut mengenai konten atau konteks dari penciptaannya. Sistem informasi yang terkomputerisasi secara khusus dapat membantu mengintegrasikan atau memilih elemen informasi sesuai kebutuhan, dan melakukan update atau perubahan terhadapnya. Meskipun fokus dari aturan-aturan ini adalah pendeskripsian bahan arsip setelah arsip-arsip tersebut terpilih untuk dilestarikan, aturan-aturan ini juga dapat diterapkan pada fase-fase sebelumnya.

I.4

Standar ini berisikan beberapa aturan umum untuk pendeskripsian asip yang dapat diterapkan terhadap apapun format (bentuk) dan media bahan arsip yang bersangkutan. Aturan-aturan yang terdapat dalam standar ini tidak memberikan panduan terhadap pendeskripsian bahan-bahan tertentu seperti segel, rekaman suara, atau peta. Manual yang berisikan aturan-aturan deskripsi untuk bahan-bahan tersebut telah ada. Standar ini hendaknya digunakan bersama dengan manual-manual tersebut sehingga memungkinkan untuk mendekripsikan bahan-bahan arsip dalam format khusus di atas secara tepat.

I.5

Aturan umum mengenai deskripsi arsip ini merupakan bagian dari suatu proses yang akan a. menjamin pembuatan deskripsi yang konsisten, sesuai, dan cukup jelas(self explanatory); b. memudahkan temu balik dan pertukaran informasi mengenai bahan arsip; c. memungkinkan penggunaan bersama (sharing) ‘authority data’; dan d. memungkinkan integrasi deskripsi dari berbagai lokasi ke dalam satu sistem informasi yang terpadu.

I.6

Aturan-aturan yang ada memenuhi tujuan di atas dengan cara mengidentifikasi dan menetapkan dua puluh enam (26) elemen yang dapat digabungkan untuk membentuk deskripsi suatu entitas arsip. Struktur dan konten dari informasi dalam setiap elemen ini harus dirumuskan sesuai dengan aturan nasional yang berlaku. Sebagai aturan umum, elemen-elemen ini dimaksudkan dapat diterapkan secara umum dalam mendeskripsikan arsip statis apapun sifat atau lingkup unit deskripsinya. Namun demikian, standar ini tidak menetapkan format output-nya, atau cara bagaimana elemen-elemen ini dipresentasikan, misalnya dalam bentuk inventaris, katalog, daftar, dll.

I.7

Standar deskripsi arsip didasarkan pada prinsip-prinsip teori yang telah diterima. Sebagai contoh, prinsip bahwa deskripsi arsip dilakukan dari umum ke khusus merupakan konsekwensi praktis dari prinsip respect des fonds. Prinsip ini harus diartikulasikan jika struktur dan sistem yang dapat diterapkan secara umum akan dibangun tidak terpaku dengan sarana temu balik yang ada suatu tempat penyimpanan (repositori) baik dalam suatu lingkungan berbasis manual maupun berbasis TIK.

I.8

Dalam Lampiran A-1 dapat dilihat suatu model hierarkis tingkat penataan fond dan bagian-bagiannya. Terdapat beberapa tingkat deskripsi, dengan bobot kerincian yang berbeda-beda, sesuai dengan tingkat 1



penataannya. Sebagai contoh, sebuah fond mungkin dideskripsikan dalam satu deskripsi yang utuh atau mewakili keseluruhan dan dalam bagian-bagiannya pada berbagai tingkat deskripsi. Fond membentuk tingkat deskripsi terluas; bagian-bagiannya membentuk tingkat bawahannya, dimana deskripsinya seringkali hanya bermakna jika dilihat dari deskripsi keseluruhan fond. Oleh karena itu, terdapat deskripsi tingkatfond, deskripsi tingkat-seri, deskripsi tingkat-berkas dan/atau deskripsi tingkat-item. Pada tingkat menengah dimungkin adanya sub-fond atu sub-seri. Masing-masing tingkat ini dapat dapat dibagi lebih lanjut sesuai dengan kompleksitas struktur administratif dan/atau fungsi dari organisasi yang menghasilan bahan arsip tersebut dan juga penataannya. Dalam Lampiran A-2 model yang ada merepresentasikan hubungan yang rumit antara pencipta dan unit deskripsi, apapun tingkatannya, seperti terlihat dalam kotakkotak yang merepresentasikan ‘authority records’ sesuai ISAAR(CPF) dan keterhubungan (link) diantara mereka dan kotak-kotak yang merepresentasikan unit-unit deskripsi dari fond dan bagian-bagiannya. Lampiran B menunjukkan contoh lengkap dari deskripsi arsip dan bagian-bagiannya. I.9

Setiap aturan terdiri dari: a. nama elemen deskripsi yang diatur; b. pernyataan tujuan dari elemen deskripsi yang bersangkutan; c. pernyataan aturan umum yang berlaku untuk elemen yang bersangkutan; dan d. bila memungkinkan, ilustrasi penggunaan dari aturan-aturan tersebut.

I.10 Paragraf diberi nomor dan dibuat hanya untuk maksud pengkutipan. Nomor-nomor ini tidak digunakan dalam menetapkan elemen deskripsi I.11 Aturan disusun ke dalam tujuh bidang informasi deskriptif: 1. Bagian Pernyataan Identitas (dimana informasi penting yang disampaikan untuk mengidentifikasi unit deskripsi) 2. Bagian Konteks (dimana informasi yang disampaikan mengenai asal dan kustodi dari unit deskripsi) 3. Bagian Konten dan Struktur (dimana informasi yang disampaikan mengenai pokok masalah dan penataan unit deskripsi 4. Bagian Syarat Akses dan Penggunaan (dimana informasi yang disampaikan mengenai ketersediaan unit deskripsi) 5. Bagian Bahan-bahan yang Berkaitan (dimana informasi yang disampaikan mengenai bahan-bahan yang memiliki hubungan dengan unit deskripsi) 6. Bagian Catatan/Keterangan (dimana informasi yang bersifat khusus atau informasi yang tidak dapat diakomodir dalam salah satu bagian lainnya disampaikan). 7. Bagian Kontrol Deskripsi (dimana informasi yang disampaikan mengenai bagaimana, kapan dan oleh siapa deskripsi arsip ini disusun).

2

I.12 Kesemua 26 elemen yang terdapat dalam aturan umum ini tersedia untuk dipergunakan, namun hanya sebagian yang perlu digunakan dalam suatu pendeskripsian. Beberapa elemen yang dianggap penting untuk pertukaran informasi deskriptif secara internasional adalah: a. kode referensi (reference code); b. judul (title); c. pencipta (creator); d. tanggal (date); e. jumlah unit deskripsi (extent of the unit of description); dan f. tingkat deskripsi (level of description). Contoh keseluruhan teks ISAD(G) bersifat ilustratif dan tidak bersifat ketentuan. Contoh-contoh tersebut menjelaskan provisi-provisi dari aturan dimana mereka ditempatkan, bukan merupakan perluasan dari provisi-provisi tersebut. Jangan menganggap contoh-contoh tersebut, atau format bagaimana mereka dipresentasikan sebagai suatu instruksi. Untuk menjelaskan konteks, setiap contoh diikuti dengan suatu petunjuk tingkat deskripsi dalam bentuk huruf miring dan kurung kurawal. Pada baris berikutnya, ditunjukkan nama lembaga yang mengelola bahan arsip, yang diilustrasikan dan/atau diberikan pada contoh juga dalam bentuk huruf miring. Catatan penjelasan selanjutnya dapat diberikan, juga dalam bentuk huruf miring dengan memberikan tambahan kata Catatan:. Jangan rancu antara petunjuk dari tingkat deskripsi, sumber contoh, dan catatan lainnya yang terdapat dalam contoh itu sendiri. I.13 Hingga sejauh mana deskripsi arsip tertentu akan ditambahkan elemen informasi selain elemen penting di atas tergantung pada sifat unit diskripsi tersebut. I.14 Jalur akses (access points) didasarkan pada elemen deskripsi. Nilai dari jalur akses ditingkatkan melelui ‘authority control’. Karena pentingnya jalur akses bagi temu balik, telah dikembangkan standar ICA terpisah, yakni International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families: ISAAR(CPF). ISAAR(CPF) memberikan aturan-aturan umum untuk menyusun ‘archival authority records’ yang mendeskripsikan badan hukum, perseorangan, dan keluarga yang namanya telah dipergunakan sebagai pencipta dalam pendekripsian bahan-bahan arsip. (Lihal Lampiran A-2 untuk melihat ilustrasi skematik hubungan antara deskripsi dan ‘authority records’.) Kamus kontrol dan konvensi-konvensi yang akan digunakan dengan jalur akses lainnya harus dikembangkan secara nasional, atau terpisah untuk measing-masing bahasa. Standar ISO berikut berguna dalam menyusun dan memelihara kamus kontrol: ISO 5963 Documentation — Methods for examining documents, determining their subject, and selecting indexing terms, ISO 2788 Documentation — Guidelines for the establishment and development of monolingual thesauri and ISO 999 Information and documentation — Guidelines for the content, organization and presentation of indexes. I.15 Dalam mengutip suatu sumber yang telah dipublikasi dalam setiap elemen deskripsi, ikuti versi terakhir dari ISO 690 Documentation — Bibliographic references — Content, form and structure. Peristilahan Akses (Access). Kemampuan untuk menggunakan bahan arsip dari suatu fond, biasanya memerlukan aturan atau persyaratan tertentu. (The ability to make use of material from a fonds, usually subject to rules and conditions.) Jalur akses (Access point). Sebuah nama, peristilahan, kata kunci, frase kalimat atau kode yang dapat digunakan untuk mencari, mengidentifikasi dan menemukan deskripsi arsip, termasuk ‘authority records’ (a name, term, keyword, phrase or code that may be used to search, identify and locate archival descriptions, including authority records.) Penambahan (Accrual). Tambahan akuisisi untuk suatu unit deskripsi yang telah dikelola oleh suatu tempat penyimpanan (repositori). (An acquisition additional to a unit of description already held by a repository.) Penilaian (Appraisal). Proses penentuan periode retensi arsip (The process of determining the retention period of records.) 3

Deskripsi arsip (Archival description). Pembuatan representasi yang akurat dari suatu unit deskripsi dan bagian-bagiannya, jika ada, dengan cara mengkaptur, menganalisa, mengorganisir dan merekam informasi yang berperan untuk mengidentifikasi, mengelola, menemukan, menjelaskan bahan arsip yang bersangkutan serta konteks dan sistem arsip yang menciptakannya. (The creation of an accurate representation of a unit of description and its component parts, if any, by capturing, analyzing, organizing and recording information that serves to identify, manage, locate and explain archival materials and the context and records systems which produced it.) Istilahan ini juga untuk menggambarkan produk dari proses tersebut (This term also describes the products of the process.) Penataan (Arrangement). Proses-proses intelektual dan fisik serta hasil analisa dan penataan dokumen sesuai dengan prinsip-prinsip kearsipan. (The intellectual and physical processes and results of analyzing and organizing documents in accordance with archival principles.) Pembuat (Author). Seseorang atau badan hukum yang bertanggung jawab terhadap konten intelektual dari suatu dokumen. Berbeda dengan pencipta arsip. (The individual or corporate body responsible for the intellectual content of a document. Not to be confused with creators of records.) ‘Authority control’. Lihat Daftar Peristilahan pada ISAAR(CPF). Khasanah (Collection). Kumpulan artifisial dari dokumen-dokumen yang dihimpun atas dasar kesamaan karakteristik tanpa peduli provenans dari dokumen-dokumen tersebut. Jangan disalahartikan dengan archival fonds. (An artificial assemblage of documents accumulated on the basis of some common characteristic without regard to the provenance of those documents. Not to be confused with an archival fonds.) Badan hukum (corporate body). Suatu organisasi atau kelompok orang yang diidentifikasi dengan suatu nama tertentu dan bertindak, atau dapat bertindak, sebagai sebuah entitas. Juga mencakup seseorang yang bertindak atas nama badan hukum. (An organization or group of persons that is identified by a particular name and that acts, or may act, as an entity. Also includes an individual acting in a corporate capacity.) Pencipta (creator). Setiap entitas (badan hukum, perserorangan, keluarga) yang menciptakan, menghimpun dan/atau memelihara arsip-arsip dalam pelaksanaan kegiatan badan hukum atau pribadi. (Any entity (corporate body, family or person) that created, accumulated and/or maintained records in the conduct of personal or corporate activity.) Kustodi (Custody). Tanggung jawab untuk memelihara dokumen didasarkan pada kepemilikan (keberadaan) fisiknya. Kustodi tidak selalu mencakup kepemilikan secara hukum atau hak untuk mengontrol akses terhadap arsip yang bersangkutan. (The responsibility for the care of documents based on their physical possession. Custody does not always include legal ownership or the right to control access to records.) Dokumen (Document). Informasi terekam apapun format atau karakteristiknya. (Recorded information regardless of medium or characteristics. (See also Record.)) Berkas (File). Suatu unit dokumen yang terorganisir yang dikelompokkkan bersama baik untuk penggunaan dinamisnya oleh pencipta maupun dalam proses penataannya sebagai arsip statis, karena dokumen-dokumen tersebut terkait kesamaan subjek, kegiatan, atau transaksi. Sebuah berkas biasanya merupakan unit dasar bagi pembentukkan suatu seri arsip. (An organized unit of documents grouped together either for current use by the creator or in the process of archival arrangement, because they relate to the same subject, activity, or transaction. A file is usually the basic unit within a record series.) Sarana temu balik (Finding aid). Istilah umum untuk mencakup semua deskripsi atau sarana rujukan yang dibuat atau diterima oleh suatu lembaga kearsipan dalam rangka pembangun kontrol administratif dan intelektual terhadap bahan-bahan kearsipan. (The broadest term to cover any description or means of reference made or received by an archives service in the course of establishing administrative or intellectual control over archival material.) Fonds. Keseluruhan arsip, apapun format (bentuk) dan medianya, yang diciptakan dan/atau dihimpun secara organik dan digunakan oleh seseorang, keluarga, atau badan hukum dalam rangka pelaksanaan fungsi dan kegiatan pencipta yang bersangkutan. (The whole of the records, regardless of form or medium, organically created and/or accumulated and used by a particular person, family, or corporate body in the course of that creator's activities and functions.) Bentuk/format (Form). Suatu kelompok dokumen yang dibedakan berdasarkan kesamaan karakteristik fisik (misalnya cat air, gambar) dan/atau intelektual (misalnya buku harian, jurnal) dari sebuah dokumen. (A class of 4

documents distinguished on the basis of common physical (e.g., water colour, drawing) and/or intellectual (e.g., diary, journal, day book, minute book) characteristics of a document.) Judul resmi (Formal title). Judul yang biasanya tertera secara jelas pada atau dalam bahan arsip yang dideskripsikan. (A title which appears prominently on or in the archival material being described.) Item. Unit arsip yang terkecil yang tidak dapat dibagi lagi secara intelektual, misalnya surat, memorandum, laporan, foto, rekaman suara. (The smallest intellectually indivisible archival unit, e.g., a letter, memorandum, report, photograph, sound recording.) Tingkat deskripsi (Level of description). Posisi unit deskrip dalam hierarki dari suatu fond. (The position of the unit of description in the hierarchy of the fonds.) Media (Medium). Bahan fisik, kontainer, dan/atau carrier dimana informasi direkamkan (misalnya tanah liat, kulit pohon, kertas, ..., film, pita magnetik). (The physical material, container, and/or carrier in or on which information is recorded (i.e., clay tablet, papyrus, paper, parchment, film, magnetic tape).) Provenans (Provenance). Hubungan antara arsip dengan organisasi atau individu yang menciptakan, menghimpun dan/atau memlihara serta menggunakan arsip-arsip tersebut dalam rangka pelaksanaan kegiatan badan hukum atau orang yang bersangkutan. (The relationship between records and the organizations or individuals that created, accumulated and/or maintained and used them in the conduct of personal or corporate activity.) Arsip (Record). Informasi dalam bentuk dan media apapun, yang dibuat atau diterima serta dipelihara oleh suatu organisasi atau seseorang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan atau urusannya. (Recorded information in any form or medium, created or received and maintained by an organization or person in the transaction of business or the conduct of affairs.) Seri (Series). Dokumen yang ditata berdasarkan sistem pemberkasan atau dipelihara sebagai satu unit karena dokumen-dokumen tersebut dihasilkan dari penghimpunan atau pemberkasan yang sama, atau kesamaan kegiatan; memiliki bentuk/format yang sama; atau karena beberapa keterkaitan lainnya yang muncul saat pembuatan, penerimaan, atau penggunaannya. Seri juga dikenal sebagai seri arsip. (Documents arranged in accordance with a filing system or maintained as a unit because they result from the same accumulation or filing process, or the same activity; have a particular form; or because of some other relationship arising out of their creation, receipt, or use. A series is also known as a records series.) Sub-fonds. Pembagian dari fond yang terdiri dari sejumlah arsip yang berkaitan karena kesamaan sub-bagian administratif dalam lembaga atau organisasi asal atau, jika hal tersebut tidak dimungkinkan, karena kesamaan geografi, kronologi, fungsional, atau kesemaan pengelompokan bahan arsip itu sendiri. Bilamana lembaga pencipta memiliki struktur hierarkis yang rumit, setiap sub-fond dapat memiliki beberapa subordinat subfond sesuai keperluan untuk merefleksikan tingkat struktur hierarkis dari unit administratif subordinat utama. (A subdivision of a fonds containing a body of related records corresponding to administrative subdivisions in the originating agency or organization or, when that is not possible, to geographical, chronological, functional, or similar groupings of the material itself. When the creating body has a complex hierarchical structure, each sub-fonds has as many subordinate sub-fonds as are necessary to reflect the levels of the hierarchical structure of the primary subordinate administrative unit.) Judul tambahan (Supplied title). Judul yang ditambahkan oleh arsiparis untuk suatu unit deskripsi yang tidak memiliki judul resmi. (A title supplied by the archivist for a unit of description which has no formal title.) Judul (Title). Sebuah kata, frase, karakter, atau sejumlah karakter yang memberi nama unit deskripsi. (A word, phrase, character, or group of characters that names a unit of description.) Unit deskripsi (Unit of description). Suatu dokumen atau beberapa dokumen dalam bentuk/format fisik apapun, yang diperlakukan sebagai sebuah entitas, dan oleh karenanya menjadi dasar deskripsi tersendiri. (A document or set of documents in any physical form, treated as an entity, and as such, forming the basis of a single description.)

5

No. Kode Urut

Nama Elemen

Tujuan

Aturan

1 IDENTITY STATEMENT AREA (Bagian Identitas) 1

1.1 Reference code(s)

To identify uniquely the unit of description and to provide a link to the description that represents it.

Record, as necessary for unique identification, the following elements: — the country code in accordance with the latest version of ISO 3166 Codes for the representation of names of countries; — the repository code in accordance with the national repository code standard or other unique location identifier; — a specific local reference code, control number, or other unique identifier. All three elements must be present for the purpose of information exchange at the international level.

Kode unik

Untuk menunjukkan secara unik unit deskripsi dan memberikan link ke deskripsi yang mewakilinya.

Tuliskan kode unik elemenelemen berikut sesuai kebutuhan: • Kode negara sesuai dengan ISO 3166 Codes for the representation of names of countries; • Kode penyimpanan sesuai dengan standar kode penyimpanan nasional atau kode unik lokasi lainnya; • Kode referensi lokal yang bersifat khusus, nomor kontrol atau kode unik lainnya. Ketiga elemen tersebut harus ada dalam rangka pertukaran informasi pada level internasional.

6

Contoh

No. Kode Urut 2

Nama Elemen

1.2 Title

Tujuan

Aturan

To name the unit of description.

Provide either a formal title or a concise supplied title in accordance with the rules of multilevel description and national conventions. If appropriate, abridge a long formal title, but only if this can be done without loss of essential information. For supplied titles, at the higher level, include the name of the creator of the records. At lower levels one may include, for example, the name of the author of the document and a term indicating the form of the material comprising the unit of description and, where appropriate, a phrase reflecting function, activity, subject, location, or theme. Distinguish between formal and supplied titles according to national or language conventions.

Judul

Memberi nama (judul) unit deskripsi

Berikan suatu judul formal atau suatu judul singkat (tegas) sesuai dengan aturanaturan deskripsi multi-level dan aturan-aturan nasional. Jika memungkinkan singkatlah judul resmi yang panjang, namun jangan sampai menghilangkan informasi yang penting (esensinya). Untuk judul tambahan, pada level yang lebih tinggi, masukkan nama pencipta arsip (creator). Pada level yang lebih rendah boleh memasukkan, misalnya nama pembuat (author) dari dokumen dan format (bentuk naskah) dari unit deskripsi, dan jika memungkinkan, frase yang mencerminkan fungsi, aktivitas, subjek,

7

Contoh

No. Kode Urut

Nama Elemen

Tujuan

Aturan lokasi atau tema. Bedakan antara judul resmi dan judul tambahan sesuai dengan aturan atau konvensi nasional.

3

1.3 Date(s)

To identify and record the date(s) of the unit of description.

Record at least one of the following types of dates for the unit of description, as appropriate to the materials and the level of description. Date(s) when records were accumulated in the transaction of business or the conduct of affairs; Date(s) when documents were created. This includes the dates of copies, editions, or versions of, attachments to, or originals of items generated prior to their accumulation as records. Identify the type of date(s) given. Other dates may be supplied and identified in accordance with national conventions.2 Record as a single date or a range of dates as appropriate. A range of dates should always be inclusive unless the unit of description is a record-keeping system (or part thereof) in active use.

Untuk menunjukkan dan Catatlah paling tidak jenismencatat tanggal dari jenis tanggal berikut untuk unit deskripsi unit deskripsi, sesuai dengan bahan dan level deskripsi. Tanggal saat arsip diakumulasi dalam transaksi bisnis atau pelaksanaan suatu urusan; Tanggal saat dokumen diciptakan. Ini mencakup tanggal kapan digandakan, edisi, atau versi, lampiran, atau naskah aslinya yang tercipta sebelum memberkas 8

Contoh

No. Kode Urut

Nama Elemen

Tujuan

Aturan menjadi arsip. Identifikasi tipe penulisan tanggal. Tanggal lainnya mungkin ditambahkan dan diidentifikasi sesuai standar nasional. Catat tanggal tunggal atau tanggal cakupan sesuai kebutuhan. Tanggal cakupan harus bersifat inklusif kecuali jika unit deskripsi tersebut masih aktif (atau merupakan bagian) dari suatu sistem pengelolaan arsip.

4

1.4 Level of description Tingkat deskripsi

5

To identify the level of arrangement of the unit of description.

Record the level of this unit of description.

Untuk menunjukkan tingkat penataan unit deskripsi

Catat tingkat (level) dari unit deskripsi.

1.5 Extent and To identify and describe medium of the a. the physical or logical unit of description extent and (quantity, bulk, or b. the medium of the size) unit of description.

Record the extent of the unit of description by giving the number of physical or logical units in arabic numerals and the unit of measurement. Give the specific medium (media) of the unit of description. Alternatively, give the linear shelf space or cubic storage space of the unit of description. If the statement of extent for a unit of description is given in linear terms and additional information is desirable, add the additional information in parentheses. Optionally, where the unit of description is a recordkeeping system (or part thereof) in active use, show the known extent at a given date and/or the extent in custody.

Jumlah dan media Untuk menunjukkan dan Catat jumlah unit deskripsi menjelaskan dengan cara memberikan a. Jumlah fisik dan jumlah fisik atau unit logis 9

Contoh

No. Kode Urut

Nama Elemen

Tujuan

Aturan

jumlah logis b. Media dari unit deskripsi

dalam angka arab dan satuan ukuran. Berikan bentuk media spesifik dari unit deskripsi tersebut. Atau, berikan jumlah ukuran pada rak (linier) atau jumlah ukuran penyimpanan (kubik) dari unit deskripsi. Jika pernyataan jumlah unit deskripsi yang diberikan dalam istilah linear dan dikehendaki informasi tambahan, berikan informasi tambahan tersebut dalam kurung. Atau, jika unit deskripsi tersebut masih aktif (atau merupakan bagian dari) suatu sistem pengelolaan arsip tunjukan jumlah yang diketahui pada tanggal tertentu dan/atau jumlah dalam custody.

2 CONTEXT AREA (Bagian Konteks) 6

2.1 Name of creator(s)

Nama pencipta

To identify the creator (or creators) of the unit of description.

Record the name of the organization(s) or the individual(s) responsible for the creation, accumulation and maintenance of the records in the unit of description. The name should given in the standardized form as prescribed by international or national conventions in accordance with the principles of ISAAR(CPF).

Untuk menunjukkan pencipta dari suatu unit deskripsi.

Catat nama organisasi atau individu yang bertanggung jawab terhadap penciptaan, akumulasi dan pemeliharaan arsip pada unit deskripsi. Nama tersebut sebaiknya diberikan dalam format standar seperti diuraikan dalam standar internasional atau nasional sesuai dengan

10

Contoh

No. Kode Urut

Nama Elemen

Tujuan

Aturan prinsip-prinsip ISAAR (CPF).

7

2.2 Administrative / Biographical history

Riwayat administratif/ biografi

8

2.3 Archival history

To provide an administrative history of, or biographical details on, the creator (or creators) of the unit of description to place the material in context and make it better understood.

Record concisely any significant information on the origin, progress, development and work of the organization (or organizations) or on the life and work of the individual (or individuals) responsible for the creation of the unit of description. If additional information is available in a published source, cite the source.

Untuk menyediakan riwayat administratif dari, atau rincian biografi dari pencipta unit deskripsi untuk menempatkan bahan tersebut sesuai konteksnya dan agar lebih mudah dipahami.

Catat secara ringkas setiap informasi penting mengenai awal, kemajuan, pengembangan dan aktivitas organisasi atau riwayat hidup dan pekerjaan individu yang bertanggung jawab terhadap penciptaan unit deskripsi. Jika tersedia informasi tambahan dalam sumber yang telah dipublikasi cantumkan sumber tersebut.

To provide information on the history of the unit of description that is significant for its authenticity, integrity and interpretation.

Record the successive transfers of ownership, responsibility and/or custody of the unit of description and indicate those actions, such as history of the arrangement, production of contemporary finding aids, re-use of the records for other purposes or software migrations, that have contributed to its present structure and arrangement. Give the dates of these actions, insofar as they can be ascertained. If the archival history is unknown, record that information. Optionally, when the unit of description is acquired directly from the creator, do not record an archival history but rather, record this

11

Contoh

No. Kode Urut

Nama Elemen

Tujuan

Aturan information as the Immediate source of acquisition. (See 3.2.4)

Riwayat kearsipan Untuk menyediakan informasi mengenai riwayat unit deskripsi yang penting bagi autentisitas, integritas dan interpretasinya.

Catat perpindahan berturutturut mengenai kepemilihan, tanggung jawab dan/atau custody dari unit desukripsi dan tunjukkan tindakan tersebut, misalnya riwayat penataan, pembuatan sarana temubalik sejaman, penggunaan ulang arsip tersebut untuk tujuan lain atau migrasi perangkat lunak, yang memberi pengaruh terhadap struktur dan penataan saat ini. Catat tanggal dari tindakantindakan ini, sejauh dapat dipastikan. Jika riwayat kearsipan tidak diketahui, catat informasi tersebut. Atau, jika unit deskripsi tersebut diperoleh secara langsung dari pencipta arsipnya, jangan dicatat riwayat kearsipannya, tapi catat informasi ini sebagai ‘Sumber Akuisisi atau Penyerahan Langsung’.

9

2.4 Immediate source of acquisition or transfer

Sumber akuisisi atau penyerahan langsung

To identify the immediate source of acquisition or transfer.

Record the source from which the unit of description was acquired and the date and/or method of acquisition if any or all of this information is not confidential. If the source is unknown, record that information. Optionally, add accession numbers or codes.

Untuk menunjukkan sumber akuisisi atau asal penyerahan

Catat sumber dari mana unit deskripsi tersebut diperoleh serta tanggal dan/atau metode akuisisinya jika sebagian atau keseluruhan informasi ini tidak bersifat konfidensial. Jika sumber tersebut tidak diketahui, catat informasi tersebut. Atau, berikan kode atau nomor

12

Contoh

No. Kode Urut

Nama Elemen

Tujuan

Aturan akuisisinya.

3 CONTENT AND STRUCTURE AREA (Bagian Isi dan Struktur) 10

11

3.1 Scope and content To enable users to judge the potential relevance of the unit of description.

Give a summary of the scope (such as, time periods, geography) and content, (such as documentary forms, subject matter, administrative processes) of the unit of description, appropriate to the level of description.

Cakupan dan isi

Untuk memungkinkan pengguna memutuskan tingkat relevansi unit deskripsi

Berikan suatu ringkasan cakupan (misalnya, periode waktu, geografi) dan isi, (misalnya, format dokumen, pokok masalah, prosesproses administrasi) dari unit deskripsi, sesuai dengan tingkatan deskripsnya.

3.2 Appraisal, destruction and scheduling information

To provide information on any appraisal, destruction and scheduling action.

Record appraisal, destruction and scheduling actions taken on or planned for the unit of description, especially if they may affect the interpretation of the material. Where appropriate, record the authority for the action.

Penilaian, pemusnahan dan Jadwal Retensi Arsip

Untuk menyediakan informasi mengenai tindakan penyusutan sesuai retensi

Catat tindakan [penilaian?] dan penyusutan yang telah dilaksanakan atau akan direncanakan terhadap unit deskripsi, khususnya jika hal tersebut berpengaruh terhadap interpretasi terhadap bahan. Jika memungkinkan, catat pihak yang berwenang untuk melakukan tindakan penyusutan tersebut.

12

3.3 Accruals

Akrual

To inform the user of foreseen additions to the unit of description.

Indicate if accruals are expected. Where appropriate, give an estimate of their quantity and frequency.

Untuk menunjukkan kepada pengguna

Informasikan jika diperkirakan adanya

13

Contoh

No. Kode Urut

13

Nama Elemen

3.4 System of arrangement

Tujuan

Aturan

perkiraan (prediksi) penambahan pada unit deskripsi.

penambahan. Jika memungkinan beritahu perkiraan jumlah dan frekuensinya.

To provide information on the internal structure, the order and/or the system of classification of the unit of description.

Specify the internal structure, order and/or the system of classification of the unit of description. Note how these have been treated by the archivist. For electronic records, record or reference information on system design. Alternatively, include any of this information in the Scope and Content element (3.3.1) according to national conventions.

Sistem penataan

Untuk memberikan informasi mengenai struktur internal, susunan dan/atau sistem klasifikasi dari unit deskripsi

Informasikan struktur internal, susunan dan/atau sistem klasifikasi dari unit deskripsi. Uraikan bagaimana hal tersebut dikelola oleh arsiparis. Untuk arsip elektronik, tunjukkan infomrasi mengenai perancangan sistemnya. Atau, masukkan informasi ini ke dalam elemen Lingkup dan Isi (3.1) sesuai dengan aturan nasional.

4 CONDITIONS OF ACCESS AND USE AREA (Bagian Syarat Akses dan Penggunaan) 14

4.1 Conditions governing access

Ketentuan terkait akses

To provide information on the legal status or other regulations that restrict or affect access to the unit of description.

Specify the law or legal status, contract, regulation or policy that affects access to the unit of description. Indicate the extent of the period of closure and the date at which the material will open when appropriate.

Untuk menyediakan informasi mengenai status hukum atau

Tentukan status hukum, kesepakatan, peraturan atau kebijakan yang

14

Contoh

No. Kode Urut

15

16

Nama Elemen

Tujuan

Aturan

peraturan lainnya yang membatasi atau mempengaruhi akses terhadap unit deskripsi.

mempengaruhi akses terhadap unit deskripsi.

To identify any restrictions on reproduction of the unit of description.

Give information about conditions, such as copyright, governing the reproduction of the unit of description after access has been provided. If the existence of such conditions is unknown, record this. If there are no conditions, no statement is necessary.

Ketentuan terkait reproduksi

Untuk menunjukkan ada tidaknya pembatasan reproduksi terhadap unit deskripsi.

Berikan informasi mengenai ketentuan-ketentuan, misalnya hak cipta, yang mengatur reproduksi terhadap unit deskripsi setelah aksesnya terbuka. Beritahu juga jika ketentuanketentuan tersebut tidak diketahui. Jika tidak terdapat ketentuan, tidak perlu dibuat pernyataan.

4.3 Language/scripts of material

To identify the language(s), script(s) and symbol systems employed in the unit of description.

Record the language(s) and/or script(s) of the materials comprising the unit of description.

4.2 Conditions governing reproduction

Beritahukan lingkup periode penutupan dan tanggal kapan bahan arsip tersebut akan dibuka aksesnya.

Note any distinctive alphabets, scripts, symbol systems or abbreviations employed. Optionally, also include the appropriate ISO codes for language(s) (ISO 639-1 and ISO 639-2: International Standards for Language Codes) or script(s), (ISO 15924: International Standard for Names of Scripts).

Bahasa/tulisan bahan arsip

Untuk menunjukkan bahasa, tulisan, sistem simbol yang digunakan dalam unit deskripsi.

Tuliskan bahasa dan/atau tulisan yang dipergunakan dari arsip yang ada dalam unit deskripsi. Beri catatan setiap abjad,

15

Contoh

No. Kode Urut

Nama Elemen

Tujuan

Aturan tulisan, sistem simbol atau singkatan-singkatan khusus yang digunakan. Atau, tuliskan kode ISO untuk bahasa :ISO 639-1 and ISO 639-2: International Standards for Language Codes, atau untuk tulisan :ISO 15924: International Standard for Names of Scripts.

17

4.4 Physical characteristics and technical requirements

Karakteristik fisik dan persyaratan teknis

18

4.5 Finding aids

To provide information about any important physical characteristics or technical requirements that affect use of the unit of description.

Indicate any important physical conditions, such as preservation requirements, that affect the use of the unit of description. Note any software and/or hardware required to access the unit of description.

Untuk menyediakan informasi mengenai karakteristik fisik ayang penting atau persyaratan teknis yang atau ketentuan-ketentuan teknis yang mempengaruhi penggunaan terhadap unit deskripsi.

Tunjukkan persyaratan fisik yang dianggap penting, seperti ketentuan-ketentuan preservasi, yang mempengaruhi penggunaan terhadap unit deskripsi. Tuliskan setiap software dan/atau hardware yang diperlukan untuk mengakses unit deskripsi yang bersangkutan.

To identify any finding aids to the unit of description.

Give information about any finding aids that the repository or records creator may have that provide information relating to the context and contents of the unit of description. If appropriate, include information on where to obtain a copy.

Sarana temu balik

Untuk menunjukkan sarana temu balik yang ada untuk unit deskripsi yang bersangkutan.

Berikan informasi mengenai sarana temu balik yang mungkin dimiliki lembaga pengelola atau yang dimiliki oleh pencipta arsip yang menyediakan informasi berkaitan dengan konteks dan isi unit deskripsi. Jika memungkinkan, tuliskan

16

Contoh

No. Kode Urut

Nama Elemen

Tujuan

Aturan juga informasi di mana dapat diperoleh kopinya.

5 ALLIED MATERIALS AREA (Bagian bahan-bahan terkait) 19

5.1 Existence and location of originals

Keberadaan dan lokasi arsip asli

20

5.2 Existence and location of copies

Keberadaan dan lokasi kopi arsip

21

5.3 Related units of description

To indicate the existence, location, availability and/or destruction of originals where the unit of description consists of copies.

If the original of the unit of description is available (either in the institution or elsewhere) record its location, together with any significant control numbers. If the originals no longer exist, or their location is unknown, give that information.

Untuk menunjukkan keberadaan, lokasi, ketersediaan dan/atau pemusnahan arsip aslinya bilamana unit deskripsi tersebut adalah kopi.

Jika arsip asli dari unit deskripsi tersedia (baik di suatu lembaga atau tempat lainnya) tuliskan lokasinya berikut nomor referensinya. Jika arsip yang asli tidak ada lagi atau lokasinya tidak diketahui, informasikan juga hal tersebut.

To indicate the existence, location and availability of copies of the unit of description.

If the copy of the unit of description is available (either in the institution or elsewhere) record its location, together with any significant control numbers.

Untuk menunjukkan keberadaan, lokasi dan ketersediaan salinan/kopi dari unit deskripsi yang bersangkutan.

Jika kopi/salinan dari unit deskripsi tersedia (baik di suaturtu lembaga atau tempat lainnya) tuliskan lokasinya berikut nomor referensinya.

To identify related units of description.

Record information about units of description in the same repository or elsewhere that are related by provenance or other association(s). Use appropriate introductory wording and explain the nature of the relationship . If the related unit of description is a finding aid, use the

17

Contoh

No. Kode Urut

Nama Elemen

Tujuan

Aturan finding aids element of description (4.5) to make the reference to it.

Unit deskripsi terkait

22

5.4 Publication note

Catatan publikasi

Untuk menunjukkan unit deskripsi yang berkaitan.

Tuliskan informasi mengenai unit deskripsi di tempat penyimpanan atau tempat lainnya yang berkaitan berdasarkan kesamaan provenans atau keterkaitan lainnya. Gunakan pengantar dan penjelasan mengenai sifat dari keterkaitan tersebut. Jika unit deskripsi berkaitan dengan sarana temu balik, gunakan elemen deskripsi (4.5) untuk membuat rujukannya.

To identify any publications that are about or are based on the use, study, or analysis of the unit of description.

Record a citation to, and/or information about a publication that is about or based on the use, study, or analysis of the unit of description. Include references to published facsimiles or transcriptions.

Untuk menunjukkan ada tidaknya suatu publikasi yang penyusunannya didasarkan pada penggunaan, pengkajian, atau analisis terhadap unit deskripsi tersebut.

Tulis kutipan dan/atau informasi mengenai suatu publikasi yang disusun berdasarkan pada penggunaan, pengkajian, atau analisis terhadap unit deskripsi. Termasuk faksimili atau transkrip yang telah dipublikasikan.

To provide information that cannot be accommodated in any of the other areas.

Record specialized or other important information not accommodated by any of the defined elements of description.

Untuk menyediakan informasi lainnya yang tidak dapat dimuat ke dalam salah satu dari elemen-elemen yang ada.

Tulis informasi tertentu atau informasi penting lainnya yang tidak dapat dimuat ke dalam salah satu elemen deskripsi yang telah ditetapkan.

6 NOTES AREA (Bagian Catatan) 23

6.1 Note

Catatan

7 DESCRIPTION 18

Contoh

No. Kode Urut

Nama Elemen

Tujuan

Aturan

CONTROL AREA (Bagian Kontrol Deskripsi) 24

7.1 Archivist's Note

Catatan Arsiparis

25

7.2 Rules or Conventions

Peraturanperaturan atau konvensi

26

7.3 Date(s) of descriptions Waktu deskripsi

To explain how the Record notes on sources description was prepared consulted in preparing the and by whom. description and who prepared it. Untuk menjelaskan bagaimana deskripsi telah disusun dan siapa yang melaksanakannya.

To identify the protocols Record the international, on which the description national and/or local rules or is based. conventions followed in preparing the description. Untuk menunjukkan ketentuan-ketentuan yang digunakan sebagai dasar pelaksanaan pendeskripsian.

Tulis peraturan-peraturan atau konvensi internasional, nasional dan/atau internal yang diikuti dalam penyusunan deskripsi

To indicate when this Record the date(s) the entry description was prepared was prepared and/or revised. and/or revised. Untuk menunjukkan kapan waktu deskripsi disusun dan/atau direvisi.

19

Tuliskan sumber-sumber yang telah dihubungi dalam rangka penyusunan deskripsi dan siapa yang melaksanakannya.

Tulis tanggal penyusunan atau revisi dilakukan.

Contoh

ISAAR (CPF) International Standard Archival Authority Record For Corporate Bodies, Persons and Families Second Edition ISAAR (CPF) International Standard Archival Authority Record For Corporate Bodies, Persons and Families Second Edition TUJUAN 1.1

Standar ini memberikan panduan dalam menyiapkan ‘archival authority records’ yang memberikan deskripsi mengenai entitas (badan hukum, perseorangan dan keluarga) yang berkaitan dengan penciptaan dan pemeliharaan arsip statis.

1.2

‘Archival authority records’ dapat digunakan untuk: a. mendeskripsikan suatu badan hukum, peroangan dan keluarga sebagai unit dalam suatu sistem pendeskripsian arsip statis; dan/atau b. mengontrol penciptaan dan penggunaan jalur akses dalam deskripsi arsip statis; c. mendokumentasikan hubungan diantara berbagai pencipta arsip dan antara entitas-entitas tersebut dengan arsip-arsip yang mereka ciptakan dan/atau sumber-sumber lainnya mengenai atau diciptakan oleh mereka.

1.3

Pendeskripsian pencipta arsip merupakan kegiatan penting bagi arsiparis, baik deskripsi tersebut dilakukan secara manual maupun berbasis TIK. Kegiatan ini membutuhkan dokumentasi yang lengkap dan pemeliharaan kontek penciptaan dan penggunaan arsip yang terus-menerus, terutama berkaitan dengan provenans arsip dinamis maupun arsip statis.

1.4

Standar yang menyertai standar ini adalah ISAD(G): General International Standard Archival Description memberikan secara inklusi informasi kontekstual dalam deskripsi arsip statis pada setiap tingkatan. ISAD(G) juga membuka kemungkinan bagi pengkapturan dan pemeliharaan informasi kontekstual secara terpisah dan menghubungkan informasi kontekstual tersebut ke beberapa elemen informasi lainnya yang digunakan untuk mendeksripsikan arsip dinamis dan statis.

1.5

Terdapat beberapa alasan mengapa pengkapturan dan pemeliharaan jenis informasi kontekstual yang terpisah ini merupakan komponen yang sangat penting dalam pendekripsian arsip. Implementasi dari standar ini akan memungkinkan penghubungan (linking) antara deskripsi dari pencipta arsip dan informasi kontekstual ke deskripsi arsip dari pencipta yang sama yang mungkin dikelola oleh lebih dari satu tempat penyimpanan (repositori) dan ke deskripsi sumber-sumber lainnya seperti koleksi perpustakaan dan museum yang memiliki hubungan dengan entitas yang sedang didekripsikan. Penghubungan (link) ini akan meningkatkan praktik pengelolaan arsip dan mempermudah penelitian.

1.6

Bilamana terdapat sejumlah tempat penyimpanan mengelola arsip dari sumber tertentu mereka akan lebih mudah berbagi atau menghubungkan informasi kontekstual dari sumber ini bilamana mereka dikelola secara terstandar. Standardisasi atau pembakuan tersebut akan memberi keuntungan secara internasional bilamana pembagian atau penghubungan informasi kontekstual tersebut mungkin dilakukan antar negara. Karakter multinasional dari pengelolaan arsip masa lampau dan masa kini menciptakan insentif (dorongan) bagi perlunya standardisasi internasional yang akan mendukung pertukaran informasi kontekstual. Sebagai contoh, proses-proses seperti kolonisasi, imigrasi dan perdagangan telah mempengaruhi bagi terciptanya karakter multinasional dari pengelolaan arsip.

1.7

Standar ini dimaksudkan untuk mendukung penggunaan bersama (sharing) ‘archival authority records’ dengan cara menyiapkan deskripsi yang konsisten (consistent), sesuai (appropriate) dan cukup jelas (selfexplanatory) mengenai badan hukum, perseorangan dan keluarga yang menciptakan arsip. Standar ini dimaksudkan untuk digunakan dalam kaitannya dengan standar nasional yang telah ada atau sebagai dasar bagi pengembangan standar nasional. 20



1.8

“Archival authority records” hampir sama dengan “library authority records” dimana kedua bentuk “authority record” tersebut diperlukan untuk mendukung penciptaan jalur akses (access point) yang terstandar dalam pendeskripsian. Nama pencipta unit deskripsi adalah salah satu jalur akses yang sangat penting. Jalur akses dapat dilengkapi dengan unsur penjelas yang diperlukan dalam rangka mengklarifikasi identitas dari entitas yang namanya tertera, sehingga dapat dimungkinkan pembedaan yang tepat diantara setiap entitas yang memiliki nama yang benar-benar serupa.

1.9

Namun demikian “archival authority records” membutuhkan dukungan ketentuan-ketentuan yang lebih banyak dibanding denngan “ library authority records”. Ketentuan-ketentuan tambahan ini berkaitan dengan pentingnya pendokumentasikan informasi mengenai pencipta arsip dan konteks dari penciptaan arsip dalam sistem deskripsi arsip. Oleh karena itu, “archival authority records” mengandung informasi yang lebih banyak dibanding “library authority records”.

1.10 Oleh karena itu, tujuan utama dari standar ini adalah memberikan aturan-aturan umum bagi pembakuan deskripsi standar untuk nama pencipta arsip dan konteks penciptaan arsip, sehingga memungkinkan: - akses ke arsip statis dan dinamis didasarkan pada ketentuan (provisi) deskripsi mengenai konteks penciptaan arsip yang dihubungkan dengan deskripsi mengenai arsip itu sendiri yang seringkali berbeda dan tersebar keberadaaan fisiknya; - pemahaman oleh pengguna mengenai konteks yang mendasari penciptaan dan penggunaan arsip statis dan dinamis sehingga mereka dapat menginterpretasikan secara lebih baik makna dan signifikansinya; - mengidentifikasi secara lebih tepat pencipta arsip karena menyatunya deskripsi relasi diantara entitas, khususnya dokumentasi mengenai perubahan administratif dalam badan hukum atau perubahan personal dari lingkungan individu dan keluarga; dan - pertukaran deskripsi ini antar instansi, sistem dan/atau jaringan. 1.11 Suatu “archival authority record” yang sesuai dengan standar ini dapat juga berperan untuk mengontrol format nama dan mengidentifikasi nama badan hukum, perseorangan dan keluarga yang telah dimasukkan ke dalam jalur akses yang berhubungan dengan unit deksripsi arsip tersebut. Peristilahan Jalur akses (access point). Sebuah nama, peristilahan, kata kunci, frase kalimat atau kode yang dapat digunakan untuk mencari, mengidentifikasi dan menemukan deskripsi arsip, termasuk ‘authority records’ (a name, term, keyword, phrase or code that may be used to search, identify and locate archival descriptions, including authority records.) Deskripsi arsip (archival description). Pembuatan representasi yang akurat dari suatu unit deskripsi dan bagian-bagiannya, jika ada, dengan cara mengkaptur, menganalisa, mengorganisir dan merekam informasi yang berperan untuk mengidentifikasi, mengelola, menemukan, menjelaskan bahan arsip yang bersangkutan serta konteks dan sistem arsip yang menciptakannya. (The creation of an accurate representation of a unit of description and its component parts, if any, by capturing, analyzing, organizing and recording information that serves to identify, manage, locate and explain archival materials and the context and records systems which produced it.) Istilahan ini juga untuk menggambarkan produk dari proses tersebut (This term also describes the products of the process.) Authority record. Format resmi dari nama berikut elemen informasi lainnya yang menunjukkan dan menjelaskan entitas yang diberi nama tersebut dan dapat juga mengarahkan ke ‘authority records’ lain yang berkaitan. (The authorized form of name combined with other information elements that identify and describe the named entity and may also point to other related authority records) Badan hukum (corporate body). Suatu organisasi atau kelompok orang yang diidentifikasi dengan suatu nama tertentu dan bertindak, atau dapat bertindak, sebagai sebuah entitas. Juga mencakup seseorang yang bertindak atas nama badan hukum. (An organization or group of persons that is identified by a particular name and that acts, or may act, as an entity. Also includes an individual acting in a corporate capacity.)

21

Pencipta (creator). Setiap entitas (badan hukum, perserorangan, keluarga) yang menciptakan, menghimpun dan/atau memelihara arsip-arsip dalam pelaksanaan kegiatan badan hukum atau pribadi. (Any entity (corporate body, family or person) that created, accumulated and/or maintained records in the conduct of personal or corporate activity.) Provenance. Hubungan antara arsip dengan organisasi atau individu yang menciptakan, menghimpun dan/atau memlihara serta menggunakan arsip-arsip tersebut dalam rangka pelaksanaan kegiatan badan hukum atau orang yang bersangkutan. (The relationship between records and the organizations or individuals that created, accumulated and/or maintained and used them in the conduct of personal or corporate activity.) Unsur penjelas (qualifier). Informasi yang ditambahkan ke suatu elemen deskriptif untuk membantu identifikasi, pemahaman dan/atau penggunaan suatu “authority record”. (Information added to a descriptive element that assists identification, understanding and/or use of the authority record.) Arsip (record). Informasi dalam bentuk dan media apapun, yang dibuat atau diterima serta dipelihara oleh suatu organisasi atau seseorang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan atau urusannya. (Recorded information in any form or medium, created or received and maintained by an organization or person in the transaction of business or the conduct of affairs.)

22

No. Kode Nama Elemen Urut 1 IDENTITY AREA

1

1.1 Type of entity

Tipe entitas

2

3

Tujuan



To indicate whether the entity being described is a corporate body, person or family.

Specify the type of entity (corporate body, person or family) that is being described in this authority

Untuk menunjukkan apakah entitas yang dideskripsikan berupa suatu badan usaha, perorangan atau keluarga

Tentukan tipe entitas (badan usaha, perorangan atau keluarga) yang dideskripsikan dalam kewenangan tersebut.

1.2 Authorized form(s) of To create an name authorized access point that uniquely identifies a corporate body, person or family.

1.3

Record the standardized form of name for the entity being described in accordance with any relevant national or international conventions or rules applied by the agency that created the authority record. Use dates, place, jurisdiction, occupation, epithet and other qualifiers as appropriate to distinguish the authorized form of name from those of other entities with similar names. Specify separately in the Rules and/or conventions element (5.4.3) which set of rules has been applied for this element.

Nama resmi

Untuk membuat jalur akses resmi yang secar unik menunjukkan orang, badan usaha atau keluarga.

Tulis format baku nama dari entitas yang dideskripsikan sesuai dengan aturan atau konvensi nasional atau internasional yang relevan yang digunakan oleh lembaga yang menciptakan authority records. Gunakan tanggal, tempat, yurisdiksi, jabatan, julukan dan penjelasan sesuai keperluan untuk membedakan format nama resmi dengan entitas lainnya yang memiliki nama yang sama. Tulis secara terpisah dalam elemen “Peraturan dan /atau konvensi (4.3) yang aturannya telah diterapkan untuk elemen ini.

Parallel forms of name

To indicate the various forms in which the Authorized form of

Record the parallel form(s) of name in accordance with any relevant national or international conventions or rules applied by the

23

Aturan

Contoh

No. Kode Urut

4

1.4

Nama Elemen

Tujuan

Aturan

name occurs in other languages or script form(s).

agency that created the authority record, including any necessary sub elements and/or qualifiers required by those conventions or rules. Specify in the Rules and/or conventions element (5.4.3) which rules have been applied.

Nama resmi lain

Untuk menunjukkan variasi format dari nama resmi yang ada dalam format bahasa dan tulisan lainnya

Tulis format nama resmi lainnya sesuai dengan aturan atau konvensi nasional atau internasional yang digunakan oleh lembaga yang menciptakan authority records tersebut, termasuk sub elemen dan/atau penjelasan yang diperlukan oleh aturan atau konvensi tersebut. Tulis dalam elemen ‘Aturan dan konvensi (4.3) dimana aturan-aturan tersebut telah diterapkan.

Standardized forms of name according to other rules

To indicate standardized forms of name for the corporate body, person or family that have been constructed according to rules other than those used to construct the authorised form of name. This can facilitate the sharing of authority records between different professional communities. Untuk menunjukkan format-format baru dari nama orang, badan usaha atau keluarga yang telah disusun sesuai dengan aturan selain yang digunakan untuk menetapkan nama resmi. Ini dapat mempermudah pembagian authority records diantara komunitas profesi

Record the standardized form of name for the entity being described in accordance with other conventions or rules. Specify the rules and/or if appropriate the name of the agency by which these standardized forms of name have been constructed.

Format nama baku sesuai dengan aturan lainnya

24

Tulis format baku dari nama entitas yang sedang dideskripsikan sesuai dengan aturan atau konvensi lainnya. Sebutkan aturan-aturan dan/atau jika perlu nama dari lembaga dimana format nama baku tersebut telah dibuat.

Contoh

No. Kode Urut

5

Nama Elemen

1.5 Other forms of name

Nama lain

Tujuan

yang berbeda. To indicate any other name(s) for the corporate body, person or family not used elsewhere in the Identity Area

Untuk menunjukkan nama lain dari suatu badan hukum, seseorang atau keluarga yang tidak digunakan di tempat lainnya di Bagian Identitas (Identity Area)

Aturan

Record other names by which the entity may be known, such as: a) other forms of the same name, e.g. acronyms; b) other names of corporate bodies, for example, changes of name over time and their dates; c) other names of persons or families, for example, changes of name over time with their dates including pseudonyms, maiden names, etc; d) names and prenominal and postnominal titles of persons and families, e.g. titles of nobility, or titles of honour held by the individual or family. Tulis nama lainnya yang mungkin dikenal tentang entitas yang bersangkutan, misalnya; a) bentuk lain dari nama yang sama, misalnya singkatan; b) nama lain dari badan hukum, misalnya perubahan nama dari waktu ke waktu berikut periodenya waktunya; c) nama lain dari seseorang atau keluarga, misalnya, perubahan nama dari waktu ke waktu berikut periodenya, misalnya nama samaran, nama kecil (nama semasa gadis), dll; d) nama dan gelar di muka dan di akhir nama dari seseorang atau keluarga, misalnya gelar kebangsawanan, atau kehormatan yang dimiliki oleh seseorang atau suatu keluarga.

6

1.6 Identifiers for corporate bodies

To provide any numeric or alphanumeric identifiers that are used to identify the corporate body.

Record where possible any official number or other identifier (e.g. a company registration number) for the corporate body and reference the jurisdiction and scheme under which it has been allocated.

Kode unit badan usaha

Untuk memberi kode unik numerik ataupun apfa-

Tuliskan jika terdapat nomor atau kode unik resmi (misalnya nomor registrasi suatu perusahaan, nomor

25

Contoh

No. Kode Urut

To indicate the dates of existence of the corporate body, person or family.

Record the dates of existence of the entity being described. For corporate bodies include the date of establishment/foundation/enabling legislation and dissolution. For persons include the dates or approximate dates of birth and death or, when these dates are not known, floruit dates. Where parallel systems of dating are used, equivalences may be recorded according to relevant conventions or rules. Specify in the Rules and/or conventions element (5.4.3) the system(s) of dating used, e.g. ISO 8601.

Untuk menunjukkan tanggal keberadaan suatu badan hukum sesorang atau keluarga.

Tuliskan tanggal keberadaan entitas yang dideskripsikan. Untuk badan hukum tuliskan tanggal pendirian atau penetapan berdasarkan perundangan dan tanggal pembubaran. Untuk perorangan tuliskan tanggal lahir dan tanggal wafat, atau jika tanggalnya tidak diketuhui, tanggal floruit. Jika digunakan sistem penanggalan paralel, tulis sesuai persamaannya berdasarkan peraturan atau konvensi yang relevan. Tunjukkan sistem penanggalan yang digunakan pada elemen Aturan dan/atau konvensi (5.1), misalnya ISO 8601.

2.2 History

To provide a concise history of the corporate body, person or family.

Record in narrative form or as a chronology the main life events, activities, achievements and/or roles of the entity being described. This may include information on gender, nationality, family and religious or political affiliations. Wherever possible, supply dates as an integral component of the narrative description.

Riwayat

Untuk memberikan sejarah singkat suatu

Tulis dalam bentuk narasi atau kronologis perjalanan hidup,

DESCRIPTION AREA

2.1 Dates of existence

26

Aturan

kode instansi) untuk badan hukum dan beritahukan berdasarkan yurisdiksi dan skema apa nomor atau kode itu diberikan.

Tanggal keberadaan

8

Tujuan

numerik dalam rangka mengidentifikasi badan hukum. 2

7

Nama Elemen

Contoh

No. Kode Urut

9

10

Nama Elemen

aktivitas, prestasi dan/atau peran (jabatan) dari entitas yang dideskripsikan. Ini dapat mencakup informasi tentang jenis kelamin, kebangsaan, keluarga dan agama atau afiliasi politik. Jika memungkinkan berikan informasi tanggal sebagai komponen integral dari deskripsi naratif tersebut.

To indicate the predominant places and/or jurisdictions where the corporate body, person or family was based, lived or resided or had some other connection.

Record the name of the predominant place(s)/jurisdiction(s), together with the nature and covering dates of the relationship with the entity.

Tempat

Untuk menunjukkan tempat dan/atau yurisdiksi utama suatu badan hukum, seseorang atau suatu keluarga berbasis, tinggal atau bermukim atau memiliki udidasarkan, hidup atau tinggal atau memiliki beberapa hubungan lainnya.

Tulis nama dari tempat/yurisdiksi utama (predominan) berikut tanggal yang memiliki kaitan dengan entitas tersebut.

2.4 Legal Status

To indicate the legal status of a corporate body.

Record the legal status and where appropriate the type of corporate body together with the covering dates when this status applied.

Untuk menunjukkan status hukum dari suatu badan hukum.

Tulis status hukum dan jika perlu jenis badan hukum termasuk tanggal ketika status tersebut diterapkan.

To indicate the functions, occupations and activities performed by the corporate body, person or family.

Record the functions, occupations and activities performed by the entity being described, together with the covering dates when useful. If necessary, describe the nature of the function, occupation or activity.

Untuk menunjukkan fungsi, pekerjaan dan kegiatan yang dilakukan oleh suatu

Tulis fungsi, kedudukan, dan aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan oleh entitas yang sedang dideskripsikan, berikut dengan

2.3 Places

2.5 Functions, occupations and activities

Fungsi, jabatan dan kegiatan

27

Aturan

badan hukum, seseorang atau keluarga.

Status Hukum

11

Tujuan

Contoh

No. Kode Urut

12

13

Nama Elemen

tanggalnya jika dianggap berguna. Jika perlu, deskripsikan sifat dari fungsi, kedudukan (jabatan) dan aktivitas-aktivitas tersebut.

2.6 Mandates/Sources of authority

To indicate the sources of authority for the corporate body, person or family in terms of its powers, functions, responsibilities or sphere of activities, including territorial.

Record any document, law, directive or charter which acts as a source of authority for the powers, functions and responsibilities of the entity being described, together with information on the jurisdiction(s) and covering dates when the mandate(s) applied or were changed.

Mandat/sumber kewenangan

Untuk menunjukkan sumber otoritas dari suatu badan hukum, seseorang atau keluarga dalam hal wewenang, fungsi, tanggung jawab atau lingkup kegiatan, termasuk wilayahnya.

Tulis setiap dokumen, aturan perundangan, instruksi, kesepakatan sebagai sumber dari otoritas untuk menjalankan kekuasaan, fingsi, dan tanggung jawab dari entitas yang sedang dideskripsikan, berikut informasi mengenai yurisdiksi dan tanggal saat mandat tersebut diberikan atau diubah.

2.7 Internal To describe and/or structures/Genealogy represent the internal administrative structure(s) of a corporate body or the genealogy of a family.

2.8 General context

Describe the internal structure of a corporate body and the dates of any changes to that structure that are significant to the understanding of the way that corporate body conducted its affairs (e.g. by means of dated organization charts). Describe the genealogy of a family (e.g. by means of a family tree) in a way that demonstrates the interrelationships of its members with covering dates.

Untuk menggambarkan dan/atau merepresentasikan struktur administratif internal dari suatu badan hukum atau suatu silsilah keluarga.

Uraikan struktur internal dari badan hukum dan setiap tanggal perubaannya hingga pada struktur yang penting untuk memahami cara badan hukum tersebut menjalankan urusannya (misalnya dengan memberi tanggal pada struktur organisasi)

To provide significant

Provide any significant information on the social, cultural, economic, 28



Aturan

badan hukum seseorang atau keluarga.

Struktur internal/ Silsilah

14

Tujuan

Uraikan silsilah keluarga (misalnya melalui pohon keluarga) dengan cara yang menunjukkan hubungan antaranggota sekaligus tanggalnya.

Contoh

No. Kode Urut

Nama Elemen

Konteks umum

3

15

information on the general social, cultural, economic, political and/or historical context in which the corporate body, person or family operated, lived or was active.

political and/or historical context in which the entity being described operated.

Untuk memberikan informasi penting mengenai konteks umum sosial, budaya, ekonomi, politik dan/atau sejarah di mana suatu badan hukum, seseorang, atau keluarga beraktivitas, bertempat tinggal atau pernah aktif.

Memberikan informasi yang penting mengenai konteks sosial, budaya, ekonomi, politik dan/atau kesejarahan dimana entitas yang dideskripsikan beroperasi.

3.1 Names/Identifiers of related corporate bodies, persons or families

To indicate the names and any unique identifiers of related entities and to support linkages to the authority records for related corporate bodies, persons or families. Untuk menunjukkan nama-nama dan kode unik dari entitas yang terkait dan untuk mendukung keterkaitan dengan ‘authority records’ untuk badan hukum, seseorang atau keluarga yang berkaitan. To identify the general category of relationship between the entity being described and another corporate body, person or

Record the authorized form of name and any relevant unique identifiers, including the authority record identifier, for the related entity.

3.2 Category of relationship

29

Aturan

RELATIONSHIPS AREA

Nama/Kode unik dari badan usaha, seseorang atau keluarga yang terkait

16

Tujuan

Tulis format resmi dari nama dan kode unik relevan lainnya, termasuk kode unit ‘authority record’ untuk entitas yang terkait.

Record a general category into which the relationship being described falls. Use general categories prescribed by national rules and/or conventions or one of the following four categories. Record in the Rules and/or

Contoh

No. Kode Urut

Nama Elemen

Kategori keterkaitan

17

3.3 Description of relationship

Deskripsi keterkaitan

Tujuan

family.

conventions element (5.4.3) any classification scheme used as a source of controlled vocabulary terms to describe the relationship.

Untuk menunjukkan kategori umum dari hubungan antara entitas yang dijelaskan dengan suatu badan hukum, seseorang, atau keluarga lainnya.

Tulis kategori umum di mana hubungan yang sedang dijelaskan merupakan bagian daripadanya. Gunakan kategori umum yang ditetapkan berdasarkan peraturan dan/atau konvensi nasional atau atau salah satu dari empat kategori berikut. Tulis dalam elemen Peraturan dan/atau konvensi (4.3) skema klasifikasi digunakan sebagai sumber dari istilah kosa kata terkontrol yang digunakan untuk mendeskripsikan hubungan tersebut. Record a precise description of the nature of the relationship between the entity described in this authority record and the other related entity, e.g. superior agency, subordinate agency, owner, predecessor, husband, wife, son, cousin, teacher of, student of, professional colleague. Record in the Rules and/or conventions element (5.4.3) any classification scheme used as a source of controlled vocabulary terms to describe the relationship. A narrative description of the history and/or nature of the relationship may also be provided here. Tulis deskripsi secara akurat sifat hubungan antara entitas yang dideskripsikan dalam ‘authority record’ ini dengan entitas yang terkait lainnya, misalnya lembaga yang menjadi induknya, lembaga yang menjadi bawahannya, pemilik, pendahulunya, suami, istri, anak, saudara sepupu, guru dari, siswa dari, rekan seprofesi. Tulis dalam elemen Peraturan dan/atau konvensi (4.3) skema klasifikasi digunakan sebagai sumber istilah kosa kata terkontrol untuk menggambarkan hubungan

To provide a specific description of the nature of the relationship.

Untuk memberikan gambaran spesifik dari sifat hubungan.

30

Aturan

Contoh

No. Kode Urut

18

Nama Elemen

3.4 Dates of the relationship

Tanggal keterkaitan

4

19

Tujuan

To indicate the dates of duration of the relationship with another corporate body, person or family. Untuk menunjukkan tanggal lama hubungan dengan suatu badan hukum, seseorang atau keluarga lainnya.

Aturan

tersebut. Uraian naratif mengenai sejarah dan/atau sifat hubungan dapat juga diberikan. Record when relevant the commencement date of the relationship or succession date and, when relevant, the cessation date of the relationship. Specify in the Rules and/or conventions element (5.4.3) any systems of dating used, e.g. ISO 8601. Bila relevan tulis tanggal Catat bilawal hubungan atau tanggal tanggal suksesi dan, bila relevan, tanggal selesai hubungan. Tuliskan dalam elemen Peraturan dan/atau konvensi (4.3) sistem penanggalan yang digunakan, misalnya ISO 8601.

CONTROL AREA

4.1 Authority record identifier

To identify the authority record uniquely within the context in which it will be used.

Record a unique authority record identifier in accordance with local and/or national conventions. If the authority record is to be used internationally, record the country code of the country in which the authority record was created in accordance with the latest version of ISO 3166 Codes for the representation of names of countries. Where the creator of the authority record is an international organization, give the organizational identifier in place of the country code.

Kode unik authority record

Untuk menunjukkan kode unik ‘authority record’ dalam konteks dimana ia akan digunakan.

Tuliskan kode unik ‘authority record’ sesuai dengan konvensi nasional/internasional. Jika ‘authority record’ tersebut digunakan secara internasional, tulis kode negara dimana ‘authority record’ tersebut dibuat sesuai dengan versi terakhir ISO 3166 Codes for the representation of names of countries. Merekam Rekaman otoritas pengenal unik sesuai dengan konvensi lokal dan Bilamana pembuat ‘authority record’ tersebut adalah suatu organisasi internasional, tulis kode unik organisasi internasional tersebut

31

Contoh

No. Kode Urut

Nama Elemen

Tujuan

Aturan

menggantikan kode negara 20

4.2 Institution identifiers

Kode unik lembaga

21

4.3 Rules and/or conventions

Peraturan dan/atau konvensi

22

4.4 Status

To identify the agency(ies) responsible for the authority record.

Record the full authorized form of name(s) of the agency(ies) responsible for creating, modifying or dissemninating the authority record or, alternatively, record a code for the agency in accordance with the national or international agency code standard. Include reference to any systems of identification used to identify the institutions (e.g. ISO 15511).

Untuk menunjukkan lembaga yang bertanggung jawab terhadap ‘authority record’

Tulis format resmi nama dari lembaga yang bertanggung jawab untuk membuat, mengubah atau menyebarluaskan ‘authority record’ atau, tulis kode dari lembaga tersebut sesuai dengan standar kode lembaga nasional atau internasional. Sertakan rujukan ke sistem identifikasi yang digunakan untuk mengidentifikasi lembaga-lembaga tersebut (misalnya ISO 15511).

To identify the national or international conventions or rules applied in creating the archival authority record.

Record the names and where useful the editions or publication dates of the conventions or rules applied. Specify separately which rules have been applied for creating the Authorized form of name. Include reference to any system(s) of dating used to identify dates in this authority record (e.g. ISO 8601).

Untuk menunjukkan konvensi atau aturan nasional maupun internasional yang diterapkan dalam menciptakan ‘authority record’.

Tulis nama dan bila dianggap berguna tanggal edisi atau publikasi dari konvensi atau peraturan yang diterapkan.

To indicate the drafting status of the authority record so that users can understand the

Record the current status of the authority record, indicating whether the record is a draft, finalized and/or revised or deleted.

32

Tunjukkan secara terpisah aturanaturan mana yang telah diterapkan dalam rangka membuat nama format resmi tersebut. Sertakan rujukan ke sistem penanggalan yang digunakan untuk mengidentifikasi tanggal dari ‘authority record’ ini (misalnya ISO 8601).

Contoh

No. Kode Urut

Nama Elemen

Status

23

4.5 Level of detail

Tingkat kerincian

24

4.6 Dates of creation, revision or deletion

Tanggal pembuatan, revisi atau penghapusan

Tujuan

current status of the authority record. Untuk menunjukkan status penyusunan ‘authority record’ sehingga pengguna dapat memahami status ‘authority record’ saat itu. To indicate whether the authority record applies a minimal, partial or a full level of detail.

Tuliskan status terkini dari ‘authority record’, tunjukkan apakah ‘authority record’ tersebut masih dalam bentuk draf, telah final dan/atau telah direvisi atau telah dihapus. Indicate whether the record consists of a minimal, partial or full level of detail in accordance with relevant international and/or national guidelines and/or rules. In the absence of national guidelines or rules, minimal records are those that consist only of the four essential elements of an ISAAR(CPF) compliant authority record (see 4.8), while full records are those that convey information for all relevant ISAAR(CPF) elements of description.

Untuk menunjukkan apakah ‘authority record’ tersebut diterapkan pada tingkat kerincian minimal, parsial atau benar-benar rinci.

Tunjukkan apakah ‘authority record’ tersebut memiliki tingkat kerincian minimal, parsioal atau lengkap sesuai dengan pedoman dan/atau aturan-aturan internasional atau nasional yang relevan. Jika pedoman atau aturan nasional tidak ada, terdapat empat elemen penting ‘authority record’ minimal yang sesuai dengan ISAAR (CPF) (lihat 4.8), sedang untuk yang lengkap adalah semua ‘authority record’ yang memberikan informasi untuk semua elemen deskripsi ISAAR (CPF) yang relevan.

To indicate when this authority record was created, revised or deleted.

Record the date the authority record was created and the dates of any revisions to the record. Specify in the Rules and/or conventions element (5.4.3) the system(s) of dating used, e.g. ISO 8601.

Untuk menunjukkan kapan ‘authority record’ ini dibuat, direvisi atau dihapus.

Tulis tanggal pembuatan ‘authority record’ dan tanggal perubahan terhadapnya. Tuliskan dalam elemen Aturan dan/atau konvensi (4.3) sistem penanggalan yang dipergunakan, misalnya ISO 8601

33

Aturan

Contoh

No. Kode Urut

25

Nama Elemen

4.7 Language(s) and script(s)

Bahasa dan tulisan

26

27

Tujuan

To indicate the language(s) and/or script(s) used to create the authority record. Untuk menunjukkan bahasa dan/atau tulisan yang digunakan untuk membuat ‘authority record’.

Record the language(s) and/or script(s) of the archival authority record. Tuliskan bahasa dan/atau tulisan dari ‘authority record’.

4.8 Sources

To identify the sources consulted in creating the authority record.

Record the sources consulted in establishing the authority record.

Sumber

Untuk menunjukkan sumber yang dirujuk dalam pembuatan ‘authority record’. To document the creation of and changes to the authority record.

Tulis sumber yang dirujuk dalam penyusunan ‘authority record’.

Untuk dokumentasikan pembuatan dan perubahan terhadap ‘authority record’.

Tulis catatatan penting berkaitan dengan pembuatan dan pememliharaan ‘authority record’. Dapat disertakan juga nama orang yang bertanggung jawab dalam pembuatan ‘authority record’ tersebut.

4.9 Maintenance notes

Catatan mengenai pemeliharaaan



34

Aturan

Record notes pertinent to the creation and maintenance of the authority record. The names of persons responsible for creating the authority record may be recorded here.

Contoh

ISDIAH International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings First Edition TUJUAN 1.1

Standar ini memberikan aturan umum bagi pembakuan deskripsi mengenai lembaga yang memiliki khasanah arsip, sehingga memungkinkan: - menjadi panduan praktis untuk mengetahui dan menghubungi lembaga yang memiliki khasanah arsip, bagaimana cara mengakses khasanah serta fasilitas layanan apa yang tersedia. - menjadi direktori lembaga-lembaga yang memiliki khasanah arsip dan/atau authority lists. - membangun hubungan dengan authority list yang dimiliki perpustakaan dan museum dan/atau mengembangkan direktori umum tentang lembaga-lembaga kebudayaan baik pada tingkatan lokal, nasional dan internasional; - dan melihat jumlah lembaga yang memiliki khasanah arsip pada tingkatan lokal, nasional dan internasional.

1.2

Deskripsi ini dapat digunakan: a. untuk mendeskripsikan lembaga sebagai unit dalam sebuah sistem deksripsi arsip; b. berperan sebagai jalur akses baku untuk nama lembaga yang memiliki khasanah arsip dalam sebuah direktori, sistem atau jaringan informasi; dan/atau c. untuk mendokumentasikan hubungan antar lembaga dan antar entitas-entitas tersebut dengan arsip yang mereka simpan.

1.3

Tujuan utama dari standar adalah untuk memudahkan pendeskripsian lembaga-lembaga yang fungsi utamanya adalah menyimpan arsip statis dan menyediakan aksesnya kepada masyarakat umum. Namun entitas-entitas lainnya seperti lembaga-lembaga budaya (perpustakaan, museum), badan hukum, keluarga mungkin pula menyimpan arsip. Standar ini, atau beberapa bagian elemennya, dapat diterapkan kepada semua entitas yang menyediakan akses ke arsip yang disimpannya.

1.4

Selain itu, standar ini mengatur penghubungan dari informasi mengenai lembaga dengan deskripsi dari arsip yang dikelola, serta dengan pencipta arsip-arsip tersebut. Deskripsi ini harus sesuai dengan ISAD(G) dan ISAAR(CPF). Hubungan (link) dengan bahan kearsipan dapat disusun sesuai dengan skema penataan atau klasfikasi yang diterapkan oleh lembaga yang mengelola khasanah arsip, sehingga memungkinkan mereka memelihara kontrol intelektual terhadap fond yang dimiliki.

1.5

Sebagai badan hukum, perseorangan atau keluarga, pengelola bahan arsip dapat dideskripsikan dalam ISAAR (CPF) mengikuti ‘authority record’ termasuk elemen yang sesuai dari deskripsi yang dikemukakan dalam ISDIAH. Jika tidak, deskripsi mengenai pengelola dapat dimasukkan dalam ‘authority file’ tersendiri. Dalam hal ini, link diantara ‘authority record’ yang relevan harus dibuatkan.

Peristilahan Deskripsi arsip (Archival description). Pembuatan representasi yang akurat dari suatu unit deskripsi dan bagian-bagiannya, jika ada, dengan cara mengkaptur, menganalisa, mengorganisir dan merekam informasi yang berperan untuk mengidentifikasi, mengelola, menemukan, menjelaskan bahan arsip yang bersangkutan serta konteks dan sistem arsip yang menciptakannya. (The creation of an accurate representation of a unit of description and its component parts, if any, by capturing, analyzing, organizing and recording information that serves to identify, manage, locate and explain archival materials and the context and records systems which produced it.) Istilahan ini juga untuk menggambarkan produk dari proses tersebut (This term also describes the products of the process.) 35

Lembaga pengelola arsip statis (Institution with archival holdings). Suatu organisasi yang menyimpan dan melestarikan bahan arsip dan membuka aksesnya kepada masyarakat. (An organization which keeps and preserves archival material and makes it accessible to the public.) Authority record. Format resmi dari nama berikut elemen informasi lainnya yang menunjukkan dan menjelaskan entitas yang diberi nama tersebut dan dapat juga mengarahkan ke ‘authority records’ lain yang berkaitan. (The authorized form of name combined with other information elements that identify and describe the named entity and may also point to other related authority records) Pencipta (Creator). Setiap entitas (badan hukum, perserorangan, keluarga) yang menciptakan, menghimpun dan/atau memelihara arsip-arsip dalam pelaksanaan kegiatan badan hukum atau pribadi. (Any entity (corporate body, family or person) that created, accumulated and/or maintained records in the conduct of personal or corporate activity.) Elemen penjelas (Qualifier). Informasi yang ditambahkan ke suatu elemen deskriptif untuk membantu identifikasi, pemahaman dan/atau penggunaan suatu “authority record”. (Information added to a descriptive element that assists identification, understanding and/or use of the authority record.)

36

No. Kode Urut

Nama Elemen

Tujuan

Aturan

1 IDENTITY AREA 1

1.1 Identifier

Kode unik

2

3

1.2 Authorised form(s) of name

To provide a unique numeric or alphanumeric code identifying the institution with archival holdings.

Record the numeric or alphanumeric code identifying the institution with archival holdings in accordance with the relevant international and national standards.

Untuk memberikan kode unik secara numerik atau alfanumerik yang mengidentifikasi lembaga pengelola khasanah arsip

Catat kode numerik atau alfanumerik yang mengidentifikasi lembaga pengelola khasanah arsip sesuai dengan standar nasional dan internasional yang relevan.

To create an authorised access point that uniquely identifies the institution with archival holdings.

Record the standardised form of name of the institution with archival holdings, adding appropriate qualifiers (for instance dates, place, etc.), if necessary. Specify separately in the Rules and/or conventions used element (5.6.3) which set of rules has been applied for this element. Catat format standar nama lembaga pengelola khasanah arsip, tambahkan elemen penjelas (misalnya tanggal, tempat/lokasi, dll) jika diperlukan. Tunjukkan secara terpisah dalam elemen Aturan dan/atau konvensi yang digunakan (5.6.3) aturan mana yang diterapkan untuk elemen ini.

Nama resmi

Untuk membuat jalur akses resmi yang mengidentifikasi secara unik lembaga pengelola khasanah arsip.

1.3 Parallel form(s) of name

To indicate the various forms in which the authorised form of name of an institution with archival holdings occurs in other languages or script form(s).

37

Record the parallel form(s) of name of the institution with archival holdings in accordance with any relevant national or international conventions or rules applied by the agency that created the description, including any necessary sub elements and/or qualifiers required by those conventions or rules. Specify in the Rules and/or

Contoh

No. Kode Urut

Nama Elemen

Tujuan

Aturan conventions used element (5.6.3) which rules have been applied.

4

5

Nama resmi lainnya

Untuk menunjukkan beberapa format nama resmi yang dimiliki oleh lembaga pengelola khasanah arsip yang mungkin ada dalam format bahasa atau tulisan lain.

Catat format-format paralel dari nama lembaga pengelola khasanah arsip sesuai dengan konvensi nasional atau internasional yang relevan atau aturan yang diterapkan oleh lembaga pencipta deskripsi, termasuk sub elemen yang penting dan/atau elemen penjelas yang diperlukan konvensi atau aturan tersebut. Tunjukkan secara terpisah dalam elemen aturan dan/atau konvensi yang digunakan (5.6.3) aturan mana yang telah diterapkan.

1.4 Other form(s) of name

To indicate any other name(s) for the institution with archival holdings not used elsewhere in the Identity Area.

Nama lain

Untuk menunjukkan nama lain dari lembaga pengelola khasanah arsip yang tidak digunakan di ‘Bagian Identitas’.

Record any other name(s) by which the institution with archival holdings may be known. This could include other forms of the same name, acronyms, other institutional names, or changes of name over time, including, if possible, relevant dates. Catat nama lain lembaga pengelola khasanah arsip yang mungkin diketahui. Ini termasuk format lain yang memiliki kesamaan nama, akronim, nama institusional lain, atau perubahan nama lintas periode, termasuk tanggal yang relevan jika memungkinkan.

1.5 Type of institution with archival holdings Nomenklatur lembaga

To identify the type of an institution with archival holdings.

Record the type of the institution with archival holdings.

Untuk menunjukkan nomenklatur dari lembaga pengelola khasanah arsip

Catat nomenklatur lembaga pengelola khasanah arsip.

To provide all relevant addresses for the

Record the location(s) for public access to the institution

2 CONTACT AREA 6

2.1 Location and

38

Contoh

No. Kode Urut

7

Nama Elemen

Tujuan

Aturan

address(es)

institution with archival holdings, both physical and electronic.

Alamat

Untuk memberikan alamat lembaga pengelola kahasanah arsip, baik secara fisik maupun elektronik.

with archival holdings (streetaddress, postal code, city, province, county or state, country, etc.). Indicate any other relevant addresses (for example addresses of other facilities). Also record the electronic address used by the institution (for example the URL of their website). Catat lokasi untuk akses publik dari lembaga pengelola khasanah arsip (nama jalan, kode pos, kota, provinsi, negara bagian, negara, dll.). Tunjukkan alamat lain yang berhubungan (misal alamat dari fasilitas lainnya). Catat pula alamat elektronik yang digunakan lembaga (misal URL atau situs).

2.2 Telephone, fax, email

No. Telepon, faks, email

8

To provide details necessary to contact the institution with archival holdings.

Untuk memberikan nomor kontak untuk menghubungi lembaga pengelola khasanah arsip.

2.3 Contact persons

To provide users with all the information needed to contact members of staff.

Petugas yang dapat dihubungi

Untuk memberikan pengguna semua informasi yang diperlukan untuk menghubungi pegawai (contact person).

3 DESCRIPTION 39

Record the telephone, fax, and/or email addresses and other electronic tools which can be used to contact and/or communicate with the institution with archival holdings. Catat nomor telepon, faksimili, dan/atau alamat e-mail dan sarana elektronik lainnya yang dapat digunakan untuk melakukan kontak dan/atau berkomunikasi dengan lembaga pengelola khasanah arsip. Record the name, the contact details and the position of the members of staff (first name, surname, area of responsibility, email, etc.). This information may relate to the Administrative structure element (5.3.4). Catat nama, informasi detil dan posisi pegawai (nama depan, nama belakang, bidang kerja, email, dll.). Informasi ini berhubungan dengan elemen struktur administratif (5.3.4).

Contoh

No. Kode Urut

Nama Elemen

Tujuan

Aturan

AREA 9

3.1 History of the institution with archival holdings

Riwayat lembaga

10

3.2 Geographical and cultural context

Konteks geografi dan budaya

11

3.3 Mandates/Sources of authority

Mandat/Sumber kewenangan

To provide a concise Record any relevant history of the institution information about the history with archival holdings. of the institution with archival holdings. This element may include information on dates of establishment, changes of names, changes of legislative mandates, or of any other sources of authority for the institution with archival holdings. Untuk memberikan sejarah singkat mengenai lembaga pengelola khasanah arsip

Catat informasi yang relevan mengenai sejarah lembaga pengelola khasanah arsip. Elemen ini dapat memasukkan informasi tentang tanggal pendirian, perubahan nama/nomenklatur, perubahan mandat legislatif, atau sumber otoritas lain bagi lembaga pengelola khasanah arsip.

To provide information about the geographical and cultural context of the institution with archival holdings.

Identify the geographical area the institution with archival holdings belongs to. Record any other relevant information about the cultural context of the institution with archival holdings. Identifikasi area geografis di mana lembaga pengelola khasanah arsip berada. Catat informasi lain yang relevan mengenai konteks budaya lembaga pengelola khasanah arsip.

Untuk memberikan informasi mengenai konteks geografi dan budaya mengenai lembaga pengelola khasanah arsip To indicate the sources of authority for the institution with archival holdings in terms of its powers, functions, responsibilities or sphere of activities, including territorial.

Untuk menunjukkan sumber otoritas bagi lembaga pengelola 40



Record any document, law, directive or charter which acts as a source of authority for the powers, functions and responsibilities of the institution with archival holdings, together with information on the jurisdiction(s) and covering dates when the mandate(s) applied or were changed. Catat dokumen, hukum, instruksi atau piagam yang berlaku sebagai sumber otoritas

Contoh

No. Kode Urut

12

Nama Elemen

3.4 Administrative structure

Struktur administratif

13

3.5 Records management and collecting policies

Kebijakan mengenai pengelolaan arsip dan akuisisi

Tujuan khasanah arsip berkaitan dengan kewenangan, fungsi, tanggung jawab atau lingkup kegiatannya, termasuk wilayahnya.

bagi kewenangan, fungsi dan tanggung jawab lembaga pengelola khasanah arsip, termasuk informasi tentang kekuatan hukum dan tanggal ketika mandat diterapkan atau diubah.

To represent the current administrative structure of the institution with archival holdings.

Describe, in narrative form or using organisational charts, the current administrative structure of the institution with archival holdings.

Untuk menunjukkan struktur administratif saat ini dari lembaga pengelola khasanah arsip.

Deskripsikan, dalam format naratif atau menggunakan bagan organisasi, struktur admisnitratif terbaru dari lembaga pengelola khasanah arsip.

To provide information about the records management and collecting policies of the institution with archival holdings.

Record information about the records management and collecting policies of the institution with archival holdings. Define the scope and nature of material which the institution with archival holdings accessions. Indicate whether the repository seeks to acquire archival materials by transfer, gift, purchase and/or loan. If the policy includes active survey and/or rescue work, this might be spelt out.

Untuk memberikan informasi mengenai kebijakan mengenai pengelolaan arsip dan akusisi dari lembaga pengelola khasanah arsip.

Catat informasi mengenai kebijakan pengelolaan arsip dan akuisisi dari lembaga pengelola khasanah arsip. Definisikan cakupan dan karakter materi yang dimiliki lembaga pengelola khasanah arsip. Tunjukkan apakah lembaga penyimpan arsip mengakuisisi arsip melalui pemindahan, pemberian, pembelian dan/atau peminjaman. Jika kebijakan memasukkan survei aktif dan/atau tindakan penyelamatan, hal ini dapat disebutkan.

41

Aturan

Contoh

No. Kode Urut 14

Nama Elemen

3.6 Building(s)

Gedung

15

3.7 Archival and other holdings

Informasi mengenai khasanah

16

3.8 Finding aids, guides and publications

Tujuan

Aturan

To provide information about the building(s) of the institution with archival holdings.

Record information on the building(s) of the institution with archival holdings (general and architectural characteristics of the building, capacity of storage areas, etc). Where possible, provide information which can be used for generating statistics. Catat informasi mengenai bangunan lembaga pengelola khasanah arsip (karakter umum dan kearsitekturan dari bangunan, kapasitas ruang penyimpanan, dll.). Jika memungkinkan, berikan informasi yang dapat digunakan sebagai data statistik.

Untuk memberikan informasi mengenai bangunan dari lembaga pengelola khasanah arsip

To provide a profile of the holdings of the institution.

Record a short description of the holdings of the institution with archival holdings, describing how and when they were formed. Provide information on volume of holdings, media formats, thematic coverage, etc. See chapter 6 for guidance on how to establish links to archival databases and/or detailed descriptions of the holdings.

Untuk menyediakan informasi mengenai profil khasanah arsip lembaga pengelola.

Catat deskripsi singkat tentang khasanah yang dimiliki lembaga pengelola khasanah arsip, berisi penjelasan bagaimana dan kapan khasanah tersebut terbentuk. Berikan informasi mengenai volume khasanah, format media, lingkup tematis, dll. Lihat Bab 6 untuk mengetahui bagaimana menghubungkan dengan database arsip dan/atau deskripsi detil dari khasanah.

To provide a general overview of the published and/or unpublished finding aids and guides

Record the title and other pertinent details of the published and/or unpublished finding aids and guides prepared by the

42

Contoh

No. Kode Urut

Nama Elemen

Sarana temu balik

Tujuan

Aturan

prepared by the institution with archival holdings and any other relevant publications.

institution with archival holdings and of any other relevant publications. Use ISO 690 Information and documentation – Bibliographic references and other national or international cataloguing rules. See chapter 6 for guidance on how to establish links to online archival catalogues and/or finding aids.

Untuk memberikan informasi umum mengenai sarana temu balik dan guide yang telah dipublikasi dan/atau belum dipublikasi yang telah disiapkan oleh lembaga pengelola serta publikasi yang relevan lainnya.

Catat judul dan detil lain yang relevan mengenai sarana temu balik dan guide yang telah dipublikasi dan/atau belum dipublikasi yang telah disiapkan oleh lembaga pengelola serta publikasi yang relevan lainnya. Gunakan ISO 690 Information and documentation – Bibliographic References dan aturan katalogisasi nasional dan internasional lainnya. Lihat Bab 6 untuk mengetahui bagaimana menghubungkan dengan katgalog arsip online dan/atau sarana temu balik.

4 ACCESS AREA 17

4.1 Opening times

Jam buka

18

4.2 Conditions and requirements for

To provide information Record the opening hours of on opening times and the institution with archival dates of annual closures. holdings and annual, seasonal and public holidays, and any other planned closures. Record times associated with the availability and/or delivery of services (for example, exhibition spaces, reference services, etc.). Untuk memberikan Catat jam buka layanan informasi waktu (jam) lembaga penglola khasanah buka layanan serta arsip dan hari libur nasional, tanggal-tanggal tutup serta tanggal-tanggal tutup layanan dalam tahun layanan lainnya. Catat waktu yang bersangkutan. (jam) yang berkaitan dengan ketersediaan dan/atau layanan (misalnya ruang pameran, layanan referensi, dll.) To provide information about the conditions, requirements and 43



Describe access policies, including any restrictions and/or regulations for the use

Contoh

No. Kode Urut

19

Tujuan

access and use

procedures for access to, and use of institutional services.

Ketentuan berkaitan dengan akses dan penggunaan

Untuk memberikan informasi mengenai syarat, ketentuan dan prosedur untuk mengakses, dan menggunakan layanan yang disediakan oleh lembaga.

4.3 Accessibility

To provide accessibility information related to the institution with archival holdings and its services.

Aksesibilitas

Untuk memberikan informasi berkaitan dengan lokasi dan layanan-layanan yang diberikan oleh lembaga pengelola khasanah arsip.

5 20

Nama Elemen

5.1

of materials and facilities. Record information about registration, appointments, readers’ tickets, letters of introduction, admission fees, etc. Where appropriate, make reference to the relevant legislation. Deskripsikan kebijakan akses, termasuk larangan dan/atau regulasi penggunaan arsip dan fasilitas yang ada. Catat informasi mengenai registrasi, janji temu, tiket pengguna, surat perkenalan, biaya masuk, dll. Jika memungkinkan, gunakan peraturan terkait sebagai bahan rujukan. Record information about travelling to the institution with archival holdings and details for users with disabilities, including building features, specialised equipment or tools, parking or lifts Catat informasi mengenai rute menuju lembaga pengelola khasanah arsip dan detil bagi pengguna difabel, termasuk bagian-bagian bangunan, peralatan khusus, tempat parkir atau lift.

SERVICES AREA Research services

To describe the research services provided by the institution with archival holdings.

44

Aturan

Record information about the onsite services provided by the institution with archival holdings such as languages spoken by staff, research and consultation rooms, enquiry services, internal libraries, map, microfiches, audio-visual, computer rooms, etc. Record as well any relevant information about research services, such as research undertaken by the institution with archival holdings, and the fee charge if applicable.

Contoh

No. Kode Urut

21

Nama Elemen

Tujuan

Aturan

Layanan penelitian

Untuk mendeskripsikan layanan-layanan penelitian yang disediakan oleh lembaga pengelola khasanah arsip

Catat informasi mengenai layanan di tempat yang disediakan oleh lembaga pengelola khasanah arsip, seperti bahasa yang digunakan staf, ruang konsultasi dan riset, layanan konsultasi, perpustakaan internal, peta, mikrofis, audio-visual, ruang komputer, dll. Catat pula informasi relevan mengenai layanan penelitian/riset, seperti penelitian yang dilakukan oleh lembaga pengelola khasanah arsip, dan biaya penelitian jika ada.

To provide information about reproduction services.

Record information about reproduction services available to the public (microfilms, photocopies, photographs, digitised copies). Specify general conditions and restrictions to the services, including applicable fees and publication rules. Catat informasi mengenai layanan reproduksi yang tersedia bagi publik (mikrofilm, fotokopi, kopi digital). Tunjukkan persyaratan umum dan batasan dalam layanan, termasuk biaya dan aturan publikasi.

5.2 Reproduction services

Layanan reproduksi

22

5.3 Public areas

Area publik

Untuk memberikan informasi mengenai layanan-layanan reproduksi

To provide information about areas of the institution available for public use.

Untuk memberikan informasi mengenai ruang-ruang dari lembaga yang dapat dimanfaatkan oleh publik.

Record information about spaces available for public use (permanent or temporary exhibitions, free or charged internet connection, cash machines, cafeterias, restaurants, shops, etc.). Catat informasi mengenai ruang-ruang yang dapat dimanfaatkan oleh publik (pameran sementara atau permanen, koneksi internet cuma-cuma atau tidak, ATM, kantin, restoran, toko, dll.)

6 CONTROL AREA 23

6.1 Description

To identify the

Record a unique description 45



Contoh

No. Kode Urut

24

Nama Elemen

Tujuan

Aturan

identifier

description of the institution with archival holdings uniquely within the context in which it will be used.

Kode unik deskripsi

Untuk menujukkan deskripsi mengenai lembaga pengelola khasanah arsip secara unik dalam konteks deskripsi tersebut akan digunakan.

identifier in accordance with local and/or national conventions. If the description is to be used internationally, record the code of the country in which the description was created in accordance with the latest version of ISO 3166 - Codes for the representation of names of countries. Where the creator of the description is an international organisation, give the organisational identifier in place of the country code. Catat deksripsi unsur penjelas yang unik sesuai dengan konvensi lokal dan/atau nasional. Jika deskripsi digunakan secara internasional, catat kode negara di mana deskripsi diciptakan sesuai dengan versi terakhir ISO 3166 - Codes for the representation of names of countries. Jika pencipta deskripsi adalah organisasi internasional, berikan unsur penjelas organisasi sebagai pengganti kode negara.

6.2 Institution identifier

To identify the agency(ies) responsible for the description.

Kode unik lembaga Untuk menunjukkan lembaga yang bertanggung jawab terhadap deskripsi tersebut.

25

6.3 Rules and/or conventions used

To identify the national or international 46



Record the full authorised form of name(s) of the agency(ies) responsible for creating, modifying or disseminating the description or, alternatively, record a code for the agency in accordance with the national or international agency code standard. Catat format nama lengkap resmi lembaga yang bertanggung jawab menciptakan, mengubah/memodifikasi atau menyebarkan deskripsi, atau catat kode bagi lembaga sesuai dengan standar kode lembaga nasional atau internasional. Record the names, and, where useful, the editions or

Contoh

No. Kode Urut

Nama Elemen

27

publication dates of the conventions or rules applied. Specify, separately, which rules have been applied for creating the Authorised form(s) of name. Include reference to any system(s) of dating used to identify dates in this description (e.g. ISO 8601).

Untuk menunjukkan konvensi atau aturan nasional atau internasional yang diterapkan dalam penyusun deskripsi tersebut.

Catat nama, dan jika bermanfaat, tanggal publikasi konvensi atau aturan yang diterapkan. Tunjukkan secara terpisah, aturan mana yang diterapkan untuk menciptakan format resmi dari nama. Masukkan rujukan ke sistem penanggalan yang digunakan untuk mengidentifikasi tanggaltanggal dalam deskripsi ini (misal ISO 8601).

6.4 Status

To indicate the drafting status of the description so that users can understand the current status of the description.

Record the current status of the description, indicating whether it is a draft, finalized and/or revised or deleted.

Status

Untuk menunjukkan status konsep dari deskripsi sehingga pengguna dapat memahami status terkini dari deskripsi tersebut.

Catat status terkini deskripsi, yang menunjukkan apakah deskripsi tersebut adalah konsep, finalisasi dan/atau direvisi atau dihapus.

To indicate whether the description applies a minimal, partial or a full level of detail.

Record whether the description consists of a minimal, partial or full level of detail in accordance with relevant international and/or national guidelines and/or rules. In the absence of national guidelines or rules, minimal descriptions are those that consist only of the three essential elements of an ISDIAH compliant description (see 4.7), while full descriptions are those that convey information for all relevant ISDIAH elements of description.

6.5 Level of detail

47

Aturan

conventions or rules applied in creating the description.

Aturan/konvensi yang digunakan

26

Tujuan

Contoh

No. Kode Urut

Nama Elemen Tingkat kerincian

28

5.6 Dates of creation, revision or deletion

Tanggal penciptaan, revisi atau penghapusan

29

6.5 Language(s) and script(s)

Bahasa dan tulisan

30

6.8 Sources

Sumber

Tujuan

Aturan

Untuk menunjukkan apakah deskripsi tersebut diberikan dengan tingkat kerincian minimal, parsial atau lengkap.

Catat apakah deskripsi terdiri dari tingkat kerincian minimal, parsial atau lengkap sesuai dengan panduan/aturan yang relevan baik nasional dan/atau internasional.. Jika tidak ada panduan atau aturan nasional, deskripsi minimal adalah deskripsi yang terdiri dari hanya tiga elemen inti yang disarankan ISDIAH (lihat 4.7) Record the date the description was created and the dates of any revisions to the description. Specify in the Rules and/or conventions used element (5.6.3) the system(s) of dating used, e.g. ISO 8601.

To indicate when this description was created, revised or deleted.

Untuk menunjukkan kapan deskripsi tersebut disusun, direvisi atau dihapus.

Catat tanggal penciptaan dan tanggal revisi deskripsi. Tunjukkan dalam elemen aturan dan/atau konvensi yang digunakan (5.6.3) sistem penanggalan yang dipakai, e.g. ISO 8601.

To indicate the language(s) and/or script(s) used to create the description of the institution with archival holdings.

Record the language(s) and/or script(s) of the description. Include the appropriate ISO codes for languages (ISO 639-2 - Codes for the representation of names of languages) and/or scripts (ISO 15924 - Codes for the representation of names of scripts).

Untuk menunjukkan bahasa dan/atau tulisan yang digunakan oleh lembaga pengelola khasana arsip tersebut.

Catat bahasa dan/atau tulisan deskripsi. Masukkan kode ISO yang sesuai untuk bahasa (ISO 639-2 - Codes for the representation of names of languages) dan/atau tulisan (ISO 15924 - Codes for the representation of names of scripts). Record the sources consulted in establishing the description of the institution with archival holdings.

To indicate the sources consulted in creating the description of the institution with archival holdings. Untuk menunjukkan sumber-sumber yang 48



Catat sumber yang dirujuk dalam menyusun deskripsi

Contoh

No. Kode Urut

31

Nama Elemen

6.9 Maintenance notes

Catatan mengenai pemeliharaan

Tujuan dirujuk dalam menyusun deksripsi mengenai lembaga pengelola khasanah arsip tersebut. To document additional information relating to the creation of and changes to the description. Untuk mendokumentasikan informasi tambah berkaitan dengan penyusun dan perubahan terhadap deskripsi.

49

Aturan mengenai lembaga pengelola khasanah arsip tersebut.

Record notes pertinent to the creation and maintenance of the description. For example, the names of persons responsible for creating and/or revising the description may be recorded here. Catat keterangan yang berkaitan dengan penciptaan dan pemeliharaan deskripsi. Misalnya, nama orang yang bertanggung jawab menciptakan dan/atau merevisi deskripsi yang terekam di sini.

Contoh

ISDF International Standard for Describing Functions First Edition TUJUAN 1.1

Standar ini memberikan panduan dalam menyusun dekripsi mengenai fungsi dari badan hukum yang berkaitan dengan penciptaan dan pemeliharaan arsip statis.

1.2

Istilah ‘fungsi’ yang digunakan dalam standar tidak hanya fungsi namun juga pecahan dari fungsi seperti subfungsi, proses bisnis, aktivitas, tugas, transaksi atau istilah lainnya yang digunakan dalam lingkup lokal, nasional atau internasional. Standar ini dapat digunakan untuk mendeskripsikan suatu fungsi atau salah satu pecahannya.

1.3

Analisa terhadap fungi-fungsi dari suatu badan usaha merupakan hal yang sangat penting sebagai dasar dari kegiatan pengelolaan arsip. Fungsi-fungsi diakui umumnya lebih stabil dibanding struktur administratif, yang seringkali digabung-gabung atau didelegasikan saat dilakukan restrukturisasi organisasi. Oleh karena itu, fungsi sangat sesuai untuk berperan sebagai: - dasar dari penataan, klasifikasi dan pendeskripsian arsip - dasar bagi penilaian arsip - sarana untuk temu blik dan analisa terhadap arsip.

1.4

Deskripsi mengenai fungsi memiliki peran yang sangat penting dalam menjelaskan provenans arsip. Deskripsi mengenai fungsi dapat membantu menempatkan asip dalam konteks penciptaan dan penggunaannya secara lebih aman. Deskripsi tersebut membantu menjelaskan bagaimana dan mengapa arsip-arsip tersebut diciptakan dan selanjutnya digunakan, tujuan atau fungsinya di dalam organisasi yang harus dipenuhi oleh arsip yang bersangkutan, serta bagaimana arsip-arsip tersebut cocok dan terkait dengan arsip-arsip lain yang dihasilkan oleh organisasi yang bersangkutan.

1.5

Deskripsi mengenai fungsi dapat digunakan: a. untuk mendeskripsikan fungsi sebagai unit dalam suatu sistem pendeskripsian arsip b. untuk mengontrol penciptaan dan penggunaan jalur akses dalam pendeskripsian arsip c. untuk mendokumentasikan hubungan diantara fungsi-fungsi dan antara fungsi-fungsi tersebut dengan badan hukum yang melaksanakannya serta dengan arsip yang tercipta dari pelaksanaannya.

1.6

Deskripsi mengenai fungsi dimaksudkan untuk melengkali dan menambah deskripsi arsip yang disusun berdasarkan ISAD(G) dan ‘authority record’ yang disusun berdasarkan ISAAR(CPF). Menyimpan informasi mengenai fungsi secara terpisah baik terhadap deskripsi arsip dan ‘authority record’ berarti akan mengurangi pengulangan informasi dan memungkinkan penyusunan sistem pendeskripsian arsip yang lebih fleksibel.

Peristilahan Deskripsi arsip (Archival description). Pembuatan representasi yang akurat dari suatu unit deskripsi dan bagian-bagiannya, jika ada, dengan cara mengkaptur, menganalisa, mengorganisir dan merekam informasi yang berperan untuk mengidentifikasi, mengelola, menemukan, menjelaskan bahan arsip yang bersangkutan serta konteks dan sistem arsip yang menciptakannya. (The creation of an accurate representation of a unit of description and its component parts, if any, by capturing, analyzing, organizing and recording information that serves to identify, manage, locate and explain archival materials and the context and records systems which produced it.) Istilahan ini juga untuk menggambarkan produk dari proses tersebut (This term also describes the products of the process.) 50

Authority record. Format resmi dari nama berikut elemen informasi lainnya yang menunjukkan dan menjelaskan entitas yang diberi nama tersebut dan dapat juga mengarahkan ke ‘authority records’ lain yang berkaitan. (The authorized form of name combined with other information elements that identify and describe the named entity and may also point to other related authority records) Badan hukum (corporate body). Suatu organisasi atau kelompok orang yang diidentifikasi dengan suatu nama tertentu dan bertindak, atau dapat bertindak, sebagai sebuah entitas. Juga mencakup seseorang yang bertindak atas nama badan hukum. (An organization or group of persons that is identified by a particular name and that acts, or may act, as an entity. Also includes an individual acting in a corporate capacity.) Pencipta (creator). Setiap entitas (badan hukum, perserorangan, keluarga) yang menciptakan, menghimpun dan/atau memelihara arsip-arsip dalam pelaksanaan kegiatan badan hukum atau pribadi. (Any entity (corporate body, family or person) that created, accumulated and/or maintained records in the conduct of personal or corporate activity.) Fungsi (Function). Setiap tujuan, tanggung jawab atau tugas pada tingkat atas yang masuk dalam agenda akuntabilitas dari suatu badan hukum yang ditetapkan berdasarkan peraturan perundangan, kebijakan atau mandat. Fungsi dapat dibagi kedalam beberapa peristilahan operasional yang terkoordinasi seperti subfungsi, proses bisnis, aktivitas, tugas atau transaksi. (Any high level purpose, responsibility or task assigned to the accountability agenda of a corporate body by legislation, policy or mandate. Functions may be decomposed into sets of co-ordinated operations such as subfunctions, business processes, activities, tasks or transactions.) Provenans (Provenance). Hubungan antara arsip dengan organisasi atau individu yang menciptakan, menghimpun dan/atau memlihara serta menggunakan arsip-arsip tersebut dalam rangka pelaksanaan kegiatan badan hukum atau orang yang bersangkutan. Provenans juga bermakna hubunngan antara arsip dan fungsifungsi yang menimbulkan kebutuhan terhadap arsip-arsip tersebut. (The relationship between records and the organizations or individuals that created, accumulated and/or maintained and used them in the conduct of personal or corporate activity. Provenance is also the relationship between records and the functions which generated the need of the records.) Arsip (Record). Informasi dalam bentuk dan media apapun, yang dibuat atau diterima serta dipelihara oleh suatu organisasi atau seseorang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan atau urusannya. (Recorded information in any form or medium, created or received and maintained by an organization or person in the transaction of business or the conduct of affairs.)

51

No. Kode Urut

Nama Elemen

Tujuan

Aturan

To indicate whether the description is a function or one of its subdivisions.

Specify whether the description is a function or one of its subdivisions, in accordance with national or international terminology.

Untuk menunjukkan apakah deskripsi merupakan sebuah fungsi atau bagian dari sub divisi fungsi tersebut.

Tunjukkan apakah deskripsi merupakan sebuah fungsi atau bagian dari sub divisi fungsi tersebut, sesuai dengan terminologi nasional atau internasional.

To establish an authorised access point that uniquely identifies the function.

Record the authorised form(s) of name of the function. Use the territorial or administrative scope of the function, the name of the institution which performed it and other qualifiers as appropriate to distinguish the function from other functions with similar names. This element is to be used in conjunction with the Function description identifier element (5.4.1).

Nama resmi

Menetapkan jalur akses resmi yang mengidentifikasi fungsi secara unik.

Catat format nama resmi dari fungsi. Gunakan lingkup teritorial atau administratif fungsi, nama lembaga yang menjalankannya dan elemen penjelas lainnya untuk membedakan fungsi dari fungsi lain yang memiliki kemiripan nama. Elemen ini digunakan bersama dengan elemen penjelas deskripsi Fungsi (5.4.1)

1.3 Parallel form(s) of name

To indicate the various forms in which the authorised form(s) of name occurs in other languages or scripts.

Record the parallel form(s) of name in accordance with any relevant national or international conventions or rules applied by the archival institution that created the description,

1 IDENTITY AREA 1

1.1 Type

Tipe

2

3

1.2 Authorised form(s) of name

52

Contoh

No. Kode Urut

Nama Elemen

Tujuan

Aturan including any necessary subelements and/or qualifiers required by those conventions or rules. Specify in the Rules and/or conventions used element (5.4.3.) which rules have been applied.

4

5

Nama resmi lain

Menunjukkan berbagai format di mana nama resmi terdapat dalam bahasa atau tulisan lain.

Catat format paralel nama sesuai dengan konevensi atau aturan nasional atau internasional yang relevan, yang diterapkan lembaga kearsipan pencipta deskripsi, termasuk sub elemen penting dan/atau elemen penjelas yang disyaratkan konvensi atau aturan tersebut. Tunjukkan dalam elemen Aturan dan/atau konvensi yang digunakan (5.4.3) aturan mana yang diterapkan.

1.4 Other form(s) of name

To indicate any other names of the function.

Record any other names of the function.

Nama lain

Untuk menunjukkan nama lain dari fungsi.

Catat nama lain dari fungsi.

To classify the function according to a classification scheme.

Record any term and/or code from a function classification scheme. Record the classification scheme used in the Rules and/or conventions used element (5.4.3).

Untuk mengelompokkan fungsi sesuai dengan skema klasifikasi.

Catat istilah dan/atau kode dari skema klasifikasi fungsi. Catat skema klasifikasi yang digunakan dalam elemen Aturan dan/atau konvensi yang digunakan (5.4.3)

To identify the date or range of dates of the function.

Provide a date or date span, which covers the dates when the function was started and when it finished. If a function is ongoing, no end date is

1.5 Classification

Klasifikasi

2 CONTEXT AREA 6

2.1 Dates

53

Contoh

No. Kode Urut

Nama Elemen

Tujuan

Aturan needed.

Tanggal

7

2.2 Description

Deskripsi

8

2.3 History

Riwayat

Untuk mengidentifikasi tanggal atau cakupan tanggal dari fungsi.

Berikan tanggal atau periode tertentu, yang meliputi tanggal ketika fungsi berawal dan berakhir. Jika sebuah fungsi masih berlaku, tanggal akhir tidak diperlukan.

To provide information about the purpose of the function.

Record a narrative description of the purpose of the function.

Untuk memberikan informasi mengenai tujuan fungsi.

Catat deskripsi naratif dari tujuan fungsi.

To provide a concise history of the function.

Record in narrative form or as a chronology the history of the performance of the function. This may include information on how and why the function was performed, the roles played by office bearers, departments, organisations and other entities in the performance of the function and how this may have changed over time. Wherever possible, supply dates as an integral component of the description.

Untuk memberikan sejarah singkat dari fungsi.

Catat sejarah pelaksanaan fungsi dalam format naratif atau sebuah kronologi. Dapat pula dimasukkan di dalamnya informasi mengenai bagaimana dan mengapa fungsi dilaksanakan, peran yang dimiliki oleh para pejabat, departemen, organisasi, dan entitas lain dalam pelaksanaan fungsi serta bagaimana pelaksanaan tersebut berubah seiring waktu. Jika memungkinkan, berikan tanggal sebagai komponen integral dari deskripsi.

54

Contoh

No. Kode Urut 9

Nama Elemen

2.4 Legislation

Peraturan perundangan

Tujuan

Aturan

To identify the legal basis Record any law, directive or of the function. charter which creates, amends or curtails the function. Untuk mengidentifikasi dasar hukum dari fungsi.

Catat hukum, instruksi atau piagam yang menciptakan, mengubah atau menghentikan fungsi.

To provide the authorised form(s) of name and any unique identifier of the related function.

Record the authorised form(s) of name and any unique identifier of the related function.

Untuk memberikan format resmi dari nama dan elemen penjelas unik dari fungsi yang terkait.

Catat format resmi dari nama dan elemen penjelas unik dari fungsi yang terkait.

3.2 Type

To indicate whether the relationship is established with a function or one of its subdivisions.

Specify whether the relationship is established with a function or one of its subdivisions, in accordance with national or international terminology.

Tipe

Untuk menunjukkan apakah terdapat hubungan dengan sebuah fungsi atau salah satu sub divisi fungsi tersebut.

Tunjukkan apakah terdapat hubungan dengan sebuah fungsi atau salah satu sub divisi fungsi tersebut, sesuai dengan terminologi nasional atau internasional.

To identify the general category of relationship between the function and the related function.

Record a general category into which the relationship falls. Use general categories prescribed by national rules and/or conventions or one of the following three categories:

3 RELATIONSHIPS AREA 10

3.1 Authorised form(s) of name/Identifier of the related function Nama resmi/Kode unit fungsi yang terkait

11

12

3.3 Category of relationship

- hierarchical (e.g. function/activity; activity/function) A hierarchical relationship is the relationship between a function and any of its subdivisions such as subfunctions, business processes, activities, tasks 55

Contoh

No. Kode Urut

Nama Elemen

Tujuan

Aturan or transactions. - temporal (earlier to later or vice versa) A temporal relationship is one in which one function succeeds another. In turn, it may be succeeded by another function. - associative An associative relationship is a general category for relationships not covered by either of the above. Record in the Rules and/or conventions element (5.4.3) the typology used to describe the relationship.

Kategori keterkaitan

Untuk mengidentifikasi kategori umum hubungan antara fungsi dan fungsi yang terkait.

Catat kategori umum di mana hubungan berada. Gunakan kategori umum yang dianjurkan aturan dan/atau konvensi nasional atau tiga kategori berikut: - hierarkis (misal fungsi/aktivitas; aktivitas/fungsi) Hubungan hierarkis merupakan hubungan antara sebuah fungsi dan salah satu sub divisinya seperti sub fungsi, proses bisnis, aktivitas, tugas atau transaksi. - temporal (dari awal ke akhir dan sebaliknya) Hubungan temporal merupakan hubungan di mana sebuah fungsi melanjutkan fungsi lain. Sebaliknya, fungsi tersebut dapat dilanjutkan fungsi lain. - asosiatif Hubungan asosiatif merupakan kategori umum dari hubungan yang tidak

56

Contoh

No. Kode Urut

Nama Elemen

Tujuan

Aturan termasuk dari yang telah disebutkan di atas. Catat dalam elemen Aturan dan/atau konvensi (5.4.3) tipologi yang digunakan untuk mendeskripsikan hubungan.

13

14

3.4 Description of relationship

To provide a specific description of the nature of the relationship.

Record a precise description of the nature of the relationship between the function and the related function.

Deskripsi keterkaitan

Untuk memberikan deskripsi khusus mengenai tipe hubungan.

Catat deskripsi yang tepat mengenai tipe hubungan antara fungsi dan fungsi terkait.

3.5 Dates of relationship

To indicate the dates of duration of the relationship of the function with the related function.

Record, when relevant, the beginning and/or end date of the relationship. Specify in the Rules and/or conventions element (5.4.3) any systems of dating used, e.g. ISO 8601.

Tanggal keterkaitan Untuk menunjukkan tanggal durasi hubungan fungsi dengan fungsi terkait.

Catat, jika relevan, tanggal awal dan/atau akhir dari hubungan. Tunjukkan dalam elemen Aturan dan/atau konvensi (5.4.3) sistem penanggalan yang digunakan, misal ISO 8601.

4 CONTROL AREA 15

4.1 Function description identifier

To identify uniquely the function description within the context in which it will be used.

Record a unique description identifier in accordance with local and/or national conventions. If the description is to be used internationally, record the code of the country in which the description was created in accordance with the latest version of ISO 3166 Codes for the representation of names of countries. When the creator of the description is an international organisation, give the organisational identifier in place of the

57

Contoh

No. Kode Urut

Nama Elemen

Tujuan

Aturan country code.

Kode unik deskripsi fungsi

16

4.2 Institution identifiers

Kode unik lembaga

17

4.3 Rules and/or conventions used

Peraturan dan/atau konvensi yang digunakan

18

4.4 Status

Untuk mengidentifikasi secara unik deskripsi fungsi dalam konteks yang akan digunakan.

Catat elemen penjelas deskripsi yang unik sesuai dengan konvensi lokal dan/atau nasional. Jika deskripsi akan digunakan secara internasional, catat kode negara di mana deskripsi diciptakan sesuai dengan versi terbaru ISO 3166 Codes for the representation of names of countries. Ketika pencipta deskripsi adalah sebuah organisasi internasional, berikan elemen penjelas organisasi sebagai pengganti kode negara.

To identify the agency(ies) responsible for the description.

Record the full authorised form(s) of name(s) of agency(ies) responsible for creating, modifying or disseminating the description or, alternatively, record a recognized code for the agency.

Untuk mengidentifikasi lembaga yang bertanggung jawab terhadap deskripsi.

Catat format resmi nama lengkap lembaga yang bertanggung jawab menciptakan, mengubah atau menyebarkan deskripsi, atau, catat kode yang diakui bagi lembaga.

To identify the national or international conventions or rules applied in creating the description.

Record the names and, when useful, the editions or publication dates of the conventions or rules applied.

Untuk mengidentifikasi konvensi atau aturan nasional atau internasional yang diterapkan dalam menciptakan deskripsi.

Catat nama dan, jika bermanfaat, tanggal publikasi konvensi atau aturan yang diterapkan.

To indicate the drafting status of the description, so that users can understand the current

Record the current status of the description, indicating whether it is a draft, finalized, revised or deleted.

58

Contoh

No. Kode Urut

Nama Elemen

Tujuan

Aturan

status of the description. Status

19

4.5 Level of detail

Tingkat kerincian

20

4.6 Dates of creation, revision or deletion

Tanggal penciptaan, revisi

Untuk menunjukkan perencanaan status deskripsi sehingga pengguna dapat memahami status terkini deskripsi.

Catat status terkini deskripsi, yang menunjukkan apakah deskripsi tersebut merupakan konsep, finalisasi, telah direvisi atau dihapus.

To indicate whether the description applies a minimal, partial or a full level of detail.

Indicate whether the description offers a minimal, partial or full level of detail in accordance with international and/or national guidelines and/or rules. In the absence of national guidelines or rules, minimum records are those that consist only of the three essential elements of an ISDF compliant record (see 4.7), while full records are those that convey information for all relevant ISDF elements of description.

Untuk menunjukkan apakah deskripsi menerapkan tingkat kerincian minimal, parsial atau lengkap.

Tunjukkan apakah deskripsi menggunakan tingkat kerinician minimal, parsial atau lengkap sesuai dengan panduan dan/atau aturan nasional dan/atau internasional. Jika panduan atau aturan nasional tidak ada, arsip minimum adalah arsip yang hanya terdiri dari tiga elemen inti dari yang dianjurkan ISDF (lihat 4.7), sedangkan arsip lengkap adalah arsip yang memberikan informasi tentang semua elemen elemen deskripsi ISDF yang relevan.

To indicate when this description was created, revised or deleted.

Record the date the description was created and the dates of any revisions to the description.

Untuk menunjukkan kapan deskripsi

Catat tanggal deskripsi diciptakan dan tanggal jika

59

Contoh

No. Kode Urut

Nama Elemen atau penghapusan

21

23

terjadi revisi.

To indicate the language(s) and/or script(s) used to describe the function.

Record the language(s) and/or script(s) of the description.

Untuk menunjukkan bahasa dan/atau tulisan yang digunakan untuk menjelaskan deskripsi.

Catat bahasa dan/atau tulisan deskripsi.

4.8 Sources

To indicate the sources consulted in describing the function.

Record the sources consulted in establishing the function description.

Sumber

Untuk menunjukkan sumber yang dirujuk dalam mendeksripsikan fungsi.

Catat sumber yang dirujuk dlam menyusun deksripsi fungsi.

To document the creation of and changes to the description.

Record notes pertinent to the creation and maintenance of the description.

Untuk mendokumentasikan penciptaan dan perubahan deskripsi.

Catat keterangan yang berkaitan dengan penciptaan dan pemeliharaan deskripsi.

4.7 Language(s) and script(s)

4.9 Maintenance notes

Catatan mengenai pemeliharaaan

No.

Aturan

diciptakan, direvisi atau dihapus.

Bahasa dan tulisan

22

Tujuan

ISAAR (Deskripsi pencipta arsip)

ISAD (Deskripsi arsip)

ISDIAH (Deskripsi lembaga pengelola arsip)

Contoh

ISDF (Deskripsi fungsi)

1

Kode unik

Kode unik

Kode unik

Kode unik

2

Judul

Nama Resmi

Nama Resmi

Nama Resmi

3

Tanggal

Tanggal Keberadaan

Informasi Kontak

Tipe

4

Level Deskripsi







5

Ukuran dan Media







6

Nama Pencipta







Di antara sejumlah elemen data deskripsi pencipta arsip di atas, jika elemen data pendukung ini akan digunakan untuk menyusun basisdata pencipta arsip, beberapa elemen data yang minimal ada meliputi: 1. Tipe pencipta arsip; 60

2. Nama resmi pencipta arsip; 3. Nama resmi lain pencipta arsip; 4. Kode organisasi pencipta arsip; 5. Tanggal keberadaan pencipta arsip; 6. Wilayah yurisdiksi; 7. Fungsi, jabatan dan kegiatan; dan 8. Mandat/sumber kewenangan. Di antara sejumlah elemen data deskripsi pencipta arsip di atas, jika elemen data pendukung ini akan digunakan untuk menyusun basisdata fungsi, beberapa elemen data yang minimal ada meliputi: 1. Tipe fungsi; 2. Peristilahan resmi fungsi; 3. Istilah resmi lain; 4. Klasifikasi; 5. Tanggal fungsi; 6. Deskripsi fungsi; dan 7. Dasar fungsi. Di antara sejumlah elemen data deskripsi pencipta arsip di atas, jika elemen data pendukung ini akan digunakan untuk menyusun basisdata lembaga kearsipan, beberapa elemen data yang minimal ada meliputi: 1. Kode unik lembaga kearsipan; 2. Nama resmi lembaga kearsipan; 3. Nama resmi lainnya; 4. Alamat; 5. Nomor telepon, faks, email; 6. Petugas yang dapat dihubungi; 7. Informasi mengenai khazanah; 8. Sarana temu balik; 9. Waktu layanan; 10. Ketentuan berkaitan dengan akses dan penggunaan arsip; 11. Aksesibilitas; 12. Layanan reproduksi; dan 13. Area publik.

61