5. Bab Iii Laporan.docx

BAB III URAIAN KEGIATAN A. Fasilitas Mail Merge Pada Microsoft Word Apa itu fasilitas Mailings Pada Microsoft Word, Mailings adalah sebuah fasilitas pada Microsoft Word yang sangat berguna bagi kita ketika membuat sebuah data yang memiliki format yang sama tapi memiliki beberapa data yang berbeda dan banyak. Contoh sederhana ketika kita membuat sebuah undangan. Undang mempunya format yang sama, misalnya pada bagian hari, tanggal, dan acara. sedangkan data yang berbeda misalnya nama yang diundang, dan juga alamat yang diundang

B. Langkah Langkah Merge Pada Microsoft Word Menggunakan Data Base Microsoft Excel.

1. Langkah Pertama Buat terlebih dahulu Surat undangan Di Microsoft Word, lalu di save di local disk C

13

2. Langkah Kedua buatlah Data base di Microsoft Excel, Dan Nama Sheet di ganti menjadi Data Undangan lalu di Save di Local Disk C bersama file Surat undangan yang di buat tadi.

3. Jika Data Base Di Microsoft Excel Selesai, buka kembali Surat undang yang di Microsoft Word, Lalu Pilih Menu Mailings => Start Mail Merge => Step by step Mail merge Wizard

14

4. Lalu Pilih menu Letter di bagian kanan atas, lalu next

5. Setelah itu pilih menu Use the current document, lalu klik menu Next:Select recipients

15

6. Langkah berikutnya pilih menu Use an existing list, lalu Pilih menu Browse, lalu Cari file data base yang sudah dibuat di Microsoft Excel tadi.

Jika sudah ditemukan file data basenya, nanti akan ada tampilan seperti dibawah ini, disini kita pilih sheet yang sudah di rename, lalu pilih OK.

Setelah itu nanti akan mucul tampilan di bawah ini, dan Pilih OK. Lalu pilih opsi Next : Write your letter yang ada di bagian bawah.

16

7. Langkah berikutnya arahkan titik penulisan di tempat yang ingin di input seperti gambar di bawah ini , Sudah di arahkan barulah kita memilih opsi More Items.

8. Setelah itu akan ada kotak informasi yang seperti di gambar di bawah ini di sini kita pilih Opsi(NAMA) untuk di letakkan di tempat pada langkah ke tujuh (7) tadi. Lalu klik Insert,

17

setelah sudah di insert maka tampilan surat tadi akan beruba lalu pilih opsi close, seperti gambar di bawah ini.

9. Selanjutnya lakukan lagi cara ke 7 tetapi posisi titik penulisannya berada di bawah, mari simak gambar berikut.

Lalu pilih kembali menu More Items, lalu pilih Alamat, setelah itu pilih insert selanjutnya pilih opsi close, seperti gambar di bawah ini

18

10. Selanjutnya lakukan lagi cara ke 7 tetapi posisi titik penulisannya berada di bawah, mari simak gambar berikut.

Lalu pilih kembali menu More Items, lalu pilih Kota, setelah itu pilih insert selanjutnya pilih opsi close, seperti gambar di bawah ini

11. Selanjut nya pilih opsi Next : Preview your latters dan surat undanga tersebut sudah jadi dan siap di print.

19

C. Langkah Langkah Merge Pada Microsoft Word Tanpa Menggunakan Data base microsoft excel.

1. Langkah Pertama Buat terlebih dahulu Surat undangan Di Microsoft Word, lalu di save di local disk C

2. Langkah Kedua Pilih Menu Mailings => Start Mail Merge => Step by step Mail merge Wizard

20

3. Lalu Pilih menu Letter di bagian kanan atas, lalu next

4. Setelah itu pilih menu Use the current document, lalu klik menu Next:Select recipients

21

5. Langkah ke 5 pilih menu Type a new list, selanjutnya pilih Create

Setelah itu akan ada kotak informasi seperti dibawah ini, pilih Customize Colums

22

Setelah itu akan ada lagi kotak informasi, lalu delete opsi title, frist name, last name dan lain lain, lalu pilih opsi add dan tuliskan Nama kolom tersebut lalu pilih opsi OK.

6. Setelah nama kolom tersebut selesai dibuat masukkan data untuk surat undanga tersebut, untuk menambah baris baru bisa meng klik New Entry jika semua data sudah di input lalu pilih opsi OK.

23

7. Langkah berikutnya arahkan titik penulisan di tempat yang ingin di input seperti gambar di bawah ini , Sudah di arahkan barulah kita memilih opsi More Items.

8. Setelah itu akan ada kotak informasi yang seperti di gambar di bawah ini di sini kita pilih Opsi (NAMA) untuk di letakkan di tempat pada langkah ke tujuh (7) tadi. Lalu klik Insert,

24

setelah sudah di insert maka tampilan surat tadi akan beruba lalu pilih opsi close, seperti gambar di bawah ini.

9. Selanjutnya lakukan lagi cara ke 7 tetapi posisi titik penulisannya berada di bawah, mari simak gambar berikut.

Lalu pilih kembali menu More Items, lalu pilih Alamat, setelah itu pilih insert selanjutnya pilih opsi close, seperti gambar di bawah ini

25

10. Selanjutnya lakukan lagi cara ke 7 tetapi posisi titik penulisannya berada di bawah, mari simak gambar berikut.

Lalu pilih kembali menu More Items, lalu pilih Kota, setelah itu pilih insert selanjutnya pilih opsi close, seperti gambar di bawah ini

11. Selanjut nya pilih opsi Next : Preview your latters dan surat undanga tersebut sudah jadi dan siap di print.

26