46. Spo Identifikasi Dan Registrasi.docx

PRIVASI DAN KERAHASIAAN REKAM MEDIS No. Dokumen No. Revisi Halaman 377/07/REKAM00 1/6 MEDIS/RSI-Y/IV/2018

Tanggal terbit :

Ditetapkan Oleh Direktur RS Islam Yatofa

STANDAR PROSEDUR

02 April 2018

OPERASIONAL (SPO) dr. Haeril Arsyam Direktur Pengeritan

Proses pengumpulan dan pencatatan data demografi (nama, tempat dan tanggal lahir, jenis kelamin, alamat, pendidikan, status perkawinan, agama, dan pekerjaan) beserta segala keterangan tentang bukti-bukti diri seseorang seperti cara bayar (umum, BPJS, Asuransi), cara kedatangan (langsung atau rujukan) serta keterangan lainnya sehingga data-data/keterangan yang diinput ke dalam SIMRS Rumah Sakit Harapan Keluarga dapat ditetapkan dan dipersamakan dengan individu seseorang. Pasien baru adalah pasien yang melakukan kunjungan pertama kali (kunjungan ke-1) untuk mendapatkan pelayanan baik pelayanan medis maupun pelayanan penunjang medis, sedangkan pasien lama adalah pasien yang melakukan kunjungan ulang (lebih dari sekali) di Rumah Sakit Islam Yatofa untuk mendapatkan pelayanan baik pelayanan medis maupun penunjang. Identifikasi bagi pasien kunjungan ulang dilakukan dengan proses pencarian berdasarkan nomor kartu identitas berobat (KIB) yang dimiliki oleh pasien dan kartu identitas lainnya (KTP, SIM, KITAS, PASPOR). Dengan proses identifikasi kita mengetahui identitas

PRIVASI DAN KERAHASIAAN REKAM MEDIS No. Dokumen No. Revisi Halaman 377/07/REKAM00 1/6 MEDIS/RSI-Y/IV/2018

seseorang dan dengan identitas tersebut kita dapat mengenal seseorang dan membedakan dengan orang lain. Kebijakan

Surat Keputusan Direktur Rumah Sakit Islam Yatofa Keluarga Nomor:215/KBJ/DIR/RSIY/III/2018

tentang

Kebijakan

Tentang

Penyelenggaraan Dan Prosedur Rekam Medis Prosedur

IDENTIFIKASI DAN REGISTRASI PASIEN BARU DI INSTALASI RAWAT JALAN 1. Pasien baru yang memiliki jaminan (BPJS dan Asuransi ) untuk mengurus jaminan, setelah mendapatkan surat jaminan untuk mendaftar di admisi ke pelayanan yang dituju. 2. Untuk pasien umum mengambil satu nomor antrian, langsung menunggu di di admisi untuk daftar ke pelayanan yang dituju 3. Petugas registrasi memanggil dan meregistrasi pasien sesuai dengan sistem antriannya 4. Pasien menyerahkan kartu identitas pasien dan surat jaminan untuk pasien yang memiliki jaminan, foto copy kartu jaminan untuk registrasi pasien baru untuk dilakukan proses identifikasi dan registrasi 5. Petugas registrasi memberikan form “general consent” kepada pasien atau pengantar untuk diisi dan ditandatangani dengan memberikan penjelasan yang optimal 6. Petugas registrasi melakukan input identitas data pasien pada

PRIVASI DAN KERAHASIAAN REKAM MEDIS No. Dokumen No. Revisi Halaman 377/07/REKAM00 1/6 MEDIS/RSI-Y/IV/2018

isian form registrasi baru di SIMRS sesuai dengan identitas yang dimiliki oleh pasien (data demografi, jaminan, cara masuk dll) 7. Khusus untuk nama dan gelar pasien dituliskan sesuai dengan identitas yang dimiliki (KTP, SIM, KITAS, PASPOR) 8. Setelah selesai menginput data petugas registrasi melakukan penyimpanan data di SIMRS dan mencetak KIB dan lembar bukti registrasi 9. Petugas

registrasi

membubuhkan

tandatangan

pada

bukti

registrasi dan pada form “general consent” 10. Petugas registrasi menyerahkan KIB bukti registrasi dan “general Consent” yang telah lengkap kepada pasien atau pengantar dan mengarahkan ke poliklinik yang dituju IDENTIFIKASI DAN REGISTRASI PASIEN LAMA DI INSTALASI RAWAT JALAN 1. Pasien umum mengambil nomor antrian 2. Pasien ulang yang memiliki jaminan (BPJS dan Asuransi) mengurus jaminan, setelah mendapatkan surat jaminan langsung ke loket Admisi 3. Petugas Admisi mencetak SEP (Surat Eligibilitas Peserta) bagi peserta BPJS dan mengecek kelengkapan berkas terlebih dahulu. 4. Pasien atau pengantar menyerahkan kartu identitas berobat dan identitas lainnya seperti KTP, SIM, KITAS, PASPOR serta bukti

PRIVASI DAN KERAHASIAAN REKAM MEDIS No. Dokumen No. Revisi Halaman 377/07/REKAM00 1/6 MEDIS/RSI-Y/IV/2018

surat jaminan untuk pasien yang memiliki jaminan, kunjungan ulang untuk dilakukan registrasi 5. Petugas Admisi melakukan registrasi sesuai dengan nomor KIB serta melakukan input data transaksi 6. Setelah melakukan input data, petugas Admisi melakukan penyimpanan data ke SIMRS dan mencetak slip pendaftaran 7. Petugas registrasi menyerahkan KIB dan satu bukti registrasi yang telah lengkap kepada pasien atau pengantar dan mengarahkan ke poliklinik yang dituju IDENTIFIKASI DAN REGISTRASI UNTUK PASIEN IGD 1. Pasien datang mendapatkan pelayanan awal dari petugas medis untuk menentukan skala kegawatan dan menentukan triage. 2. Pasien atau pengantar menyerahkan kartu identitas pasien dan foto copy kartu BPJS, foto copy Asuransi untuk pasien asuransi ke admisi

untuk

dilakukan

identifikasi

dan

registrasi

atau

menyampaikan cara bayar sesuai dengan jaminan yang dimiliki dan segera akan melengkapi persyaratan dalam waktu 1 x 24 jam Petugas registrasi memberikan form ”general consent” kepada pasien atau pengantar untuk pasien kunjungan baru agar diisi dan ditandatangani dengan memberikan penjelasan secukupnya 3. Petugas admisi melakukan input identitas data pasien pada isian form registrasi pasien baru di SIMRS sesuai dengan identitas yang dimiliki oleh pasien (data demografi, jaminan, cara bayar, dll)

PRIVASI DAN KERAHASIAAN REKAM MEDIS No. Dokumen No. Revisi Halaman 377/07/REKAM00 1/6 MEDIS/RSI-Y/IV/2018

untuk pasien kunjungan baru dan pencarian data melalui kartu identitas berobat (KIB) untuk pasien kunjungan ulang 4. Khusus untuk nama dan gelar pasien dituliskan sesuai dengan identitas yang dimiliki (KTP, SIM, KITAS, PASPOR) 5. Setelah

selesai

melakukan

input

data,

petugas

registrasi

melakukan penyimpanan data di SIMRS dan mencetak KIB, dan slip registrasi untuk pasien 6. Petugas admisi membubuhkan tandatangan pada bukti registrasi dan pada form ”general consent” untuk pasien kunjungan baru 7. Petugas registrasi menyerahkan KIB, bukti registrasi,dan general consent yang telah lengkap kepada pasien atau pengantar dan mengarahkan ke Triage yang dituju untuk pasien baru dan bukti registrasi untuk pasien kunjungan ulang. IDENTIFIKASI DAN REGISTRASI BAYI 1. Bayi diregistrasi dan diidentifikasi dengan memberikan nama ”nama ibu” untuk pasien baru lahir contoh By Ny xxxx 2. Identitas lainnya seperti tempat dan tanggal lahir, jenis kelamin, dll disesuaikan, sedangkan alamat menyesuaikan nama orang tuanya 3. Petugas admisi memberikan form ”general consent” kepada orang tua atau pengantar untuk diisi dan ditandatangani 4. Setelah selesai menginput data, petugas admisi melakukan

PRIVASI DAN KERAHASIAAN REKAM MEDIS No. Dokumen No. Revisi Halaman 377/07/REKAM00 1/6 MEDIS/RSI-Y/IV/2018

penyimpanan data di SIMRS dan mencetak KIB dan lembar bukti registrasi 5. Petugas registrasi membubuhkan tandatangan pada form general consent 6. Petugas registrasi menyerahkan KIB kepada pasien atau keluarga

IDENTIFIKASI DAN REGISTRASI PASIEN TANPA IDENTITAS 1. Membuat buku khusus untuk mencatat identitas pasien tidak sadar tanpa identitas setiap hari sehingga bisa diurutkan sesuai dengan urutan kedatangan pasien 2. Pasien yang datang tanpa identitas dilakukan identifikasi dan registrasi oleh petugas 3. Pasien tanpa identifikasi dan diregistrasi di dalam SIRS sebagai Mr.X untuk laki-laki dan Mrs.Y untuk perempuan 4. Identifikasi dan registrasi pasien Mr.X /Mrs. Y dilakukan dengan memberikan kodefikasi diikuti nomor urut, tanggal, bulan, dan tahun Contoh : MR.X0101022017 adalah pasien tanpa identitas dengan jenis kelamin laki-laki nomor urut 01 pada tanggal 1 Februari 2017, Mrs. Y 0304052017 artinya pasien tanpa identitas dengan jenis kelamin perempuan nomor urut 03 pada tanggal 04 Mei 2017.

PRIVASI DAN KERAHASIAAN REKAM MEDIS No. Dokumen No. Revisi Halaman 377/07/REKAM00 1/6 MEDIS/RSI-Y/IV/2018

5. Setelah

dilakukan

identifikasi

dan

registrasi

dilakukan

penyimpanan data pada SIMRS dan dilakukan pencetakan bukti registrasi 6. Apabila kemudian identitas pasien telah diketahui dan dipastikan kebenarannya

dengan

menunjukan

identitas

diri,

maka

identitasnya Mr.X/Mrs.Y diganti dengan nama aslinya dan dilengkapi dengan identitas lainnya 7. Form identitas pasien yang baru dilakukan perbaikan dicetak ulang dan pada cetakan dituliskan ”perbaikan identitas pasien” ditandatangani dan diberi nama terang, jam, dan tanggal perubahan oleh petugas yang melakukan perbaikan dengan tidak merubah nomor kartu identitas berobat (KIB) 8. Petugas registrasi menyerahkan bukti perbaikan bukti perbaikan yang telah lengkap kepada pasien / pengantar atau memasukkan pada rekam medis pasien yang bersangkutan. Unit Terkait

1. Instalasi Rawat Jalan 2. Instalasi Rekam Medis 3. Admission 4. Instalasi Penunjang 5. Instalasi IT 6. Bagian Humas

PRIVASI DAN KERAHASIAAN REKAM MEDIS No. Dokumen No. Revisi Halaman 377/07/REKAM00 1/6 MEDIS/RSI-Y/IV/2018