4 Windows Word Excel

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Support de cours Windows 2000

1 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Sommaire Chapitre I _________________________________________4 Présentation de Windows 2000_______________________4 Introduction_____________________________________________ 4 I- Changements par rapport à Windows 3.11 __________________ 5 I-1- Gestionnaire de programmes___________________________________ 5 I-2- Gestionnaire de fichiers _______________________________________ 5

II- Principes de base de Windows : Rappel ___________________ 7 II-1- La souris ___________________________________________________ 7 II-2- Les fenêtres_________________________________________________ 8 II-3- Basculer entre les fenêtres ___________________________________ 10 II-4- Les dossiers _______________________________________________ 10 II-5- Les fichiers ________________________________________________ 12

III- Démarrage de Windows 2000 ___________________________ 12 IV- Connexion au réseau local_____________________________ 12

Chapitre II ________________________________________14 Les éléments de Windows 2000______________________14 I- Le bouton Démarrer ___________________________________ 16 I-1- Programmes _______________________________________________ 16 I-2- Documents ________________________________________________ 17 I-3- Menu Paramètres____________________________________________ 18 I-3-1 Panneau de configuration ___________________________________________ 18 I-3-2 Connexion réseau et accès à distance__________________________________ 19 I-3-3 Imprimantes _____________________________________________________ 19 I-4- Menu Rechercher____________________________________________ 20 I-4-1 Des fichiers ou des dossiers _________________________________________ 20 I-4-2 Sur Internet______________________________________________________ 24 I-4-3 Rechercher des messages ___________________________________________ 25 I-4-4 Rechercher des personnes __________________________________________ 27 I-5- Menu Aide__________________________________________________ 28 I-6- Menu Arrêter _______________________________________________ 34 I-6-1 Fermer la session Utilisateur ________________________________________ 35 I-6-2 Arrêter le système_________________________________________________ 35 I-6-3 Redémarrer ______________________________________________________ 35 I-6-4 Mettre en veille___________________________________________________ 35

2 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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II- Développement des éléments du Bureau _________________ 37 II-1- Poste de travail _____________________________________________ II-2- Mes documents ____________________________________________ II-3- Favoris réseau _____________________________________________ II-4- La Corbeille ________________________________________________

37 38 38 41

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Chapitre I Présentation de Windows 2000 Introduction Windows 2000 est un système d’exploitation basé sur un environnement graphique composé de plusieurs fenêtres

(d’où

l’appellation Windows) donnant accès à plusieurs fichiers et dossiers. Ce système est orienté vers le web étant donné qu’il met en relation toutes les applications ouvertes à l’Internet. Il est aussi doté d’une interface graphique plus performante et plus conviviale que les versions précédentes de Windows mais n’empêche que les habitués de la version la plus récente à savoir Windows 98 se trouveront très familiarisés avec le système qui reprend la plupart des fonctions et interfaces de ladite version. Windows 2000 gère les noms de fichiers longs et prend en charge le multitâche, ce qui permet à l’utilisateur d’ouvrir autant de programmes qu’il souhaite.

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I- Changements par rapport à Windows 3.11 Certains éléments de Windows 3.11 ont été repris dans cette version sous une forme différente. I-1- Gestionnaire de programmes L’utilisateur peut trouver son groupe de programmes en cliquant sur "Démarrer" "Programmes".

I-2- Gestionnaire de fichiers Le gestionnaire de fichiers change d’appellation sous Windows 2000 et devient

L’Explorateur

Windows.

Comme

son

nom

l’indique,

l’explorateur Windows permet de : visualiser, parcourir et gérer le contenu (programmes, répertoires, fichiers…) du système. Pour y accéder, l’utilisateur doit cliquer sur :

5 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Démarrer > Programmes > Accessoires > Explorateur Windows

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Notes II- Principes de base de Windows : Rappel Pour travailler sous Windows, il est indispensable de connaître certains principes de base de ce système qui sont communes à toutes ses versions. II-1- La souris Moyen de communication avec l’ordinateur, la souris constitue un élément très important du travail sous Windows. Sa manipulation se fait par le mouvement physique dans toutes les directions, ce qui se traduit dans l’écran par le mouvement d’une petite flêche blanche appelée curseur. Le curseur peut prendre différentes formes selon l’usage que l’utilisateur fait de la souris : Indique une sélection ou une ouverture possible de dossiers, fichiers… Indique qu’il y a un traitement de données en cours (Enregistrement, ouverture d’un fichier par exemple). Indique que l’aide spécifique est activée. Indique que le système est occupé et ne peut exécuter de commandes. Indique qu’il est impossible d’exécuter une commande. Indique que le curseur est pointé sur une zone texte et qu’il est possible d’y saisir du texte à l’aide du clavier. Indique qu’il est possible de redimensionner diagonalement une fenêtre. Indique qu’il est possible de redimensionner, respectivement, 7 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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horizontalement ou verticalement la fenêtre en cours. Indique que l’objet sélectionné peut être déplacé dans la fenêtre en cours ou dans une autre fenêtre. Indique que la zone sur laquelle est pointé le curseur est un lien. La souris comprend généralement 2 boutons : droit et gauche. Le bouton principal est celui de gauche : il sert à sélectionner des objets, les ouvrir, les déplacer… Le bouton droit quant à lui sert à afficher le menu contextuel de l’objet sur lequel le curseur a été pointé. Bouton gauche : sélection des objets.

Bouton droit : Menu contextuel.

Pour sélectionner un objet ou afficher son menu contextuel, l’utilisateur doit pointer le curseur sur l’objet puis cliquer sur le bouton gauche ou droit. ( Le clic est le fait d’appuyer sur le bouton une seule fois puis le relâcher.) Pour ouvrir un objet, l’utilisateur doit double-cliquer dessus. Le doubleclique consiste en l’appui deux fois de suite sur le bouton gauche. II-2- Les fenêtres Les fenêtres sont le système d’affichage graphique de Windows. Ce sont des zones rectangulaires qui ont presque toutes le même aspect :

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Bouton Fermer Bouton Agrandir/ Restaurer Bouton Réduire Barre système Barre de défilement verticale Barre de défilement horizontale Barre menu

Barre d’outils

Barre des tâches

Barre d’état

• Une fenêtre active : c’est une fenêtre dans laquelle l’utilisateur peut faire des commandes, elle est identifiable par sa barre système qui est d’une couleur bleu, les fenêtres inactives ont une barre de titre grisée. • La barre système : affiche le nom du dossier actuel. • Le bouton réduire : sert à réduire la fenêtre active pour afficher la fenêtre en arrière plan ou bien le bureau. • Le bouton Agrandir : sert à modifier la taille de la fenêtre. • Le bouton fermer : sert à fermer la fenêtre active. • Les barres de défilement : permettent à l’utilisateur de défiler le contenu de la fenêtre au cas où il dépasserait sa capacité d’affichage. • La barre d’état : affiche des informations sur l’objet sélectionné (taille, nombre d’objets sélectionnés ...). • La barre des tâches : elle permet de gérer les fenêtres ouvertes et facilite le passage d’une fenêtre à une autre. • La barre menu : regroupe la totalité des menus de la fenêtre ouverte. • La barre d’outils : contient des raccourcis de certaines options des menus. 9 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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II-3- Basculer entre les fenêtres Pour basculer d’une fenêtre à l’autre, l’utilisateur doit cliquer dans la "barre des tâches" sur le bouton représentant la fenêtre vers laquelle il souhaite basculer : Par exemple pour afficher la fenêtre Corbeille, il faut cliquer

sur

son

bouton.

Fenêtre inactive.

Bouton de la fenêtre active.

La fenêtre Corbeille s’affiche alors et son Bouton devient actif dans la barre d’état tandis que la fenêtre Poste de travail se met en arrière plan et son bouton se désactive. II-4- Les dossiers Les dossiers sont des répertoires

dans lesquels sont organisés des

fichiers et\ou d’autres dossiers. Ils permettent à l’utilisateur d’organiser son travail et de classer ses fichiers. Leurs icônes se présentent comme suit : Icône

Type de dossier Dossier normal où sont stockés des fichiers et des sousdossiers. Dossier partagé en réseau auquel d’autres utilisateurs (en réseau) peuvent accéder et lire le contenu. 10

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Pour créer un dossier il faut : 1- Placer le curseur de la souris dans le répertoire voulu. 2- Cliquer sur le bouton droit de la souris pour afficher le menu contextuel :

3- Sélectionner l’option "Nouveau" puis cliquer sur "Dossier" : Une icône s’affiche alors au même endroit

invitant

l’utilisateur

à

nommer le dossier :

Enfin, pour valider le nom du nouveau dossier, il suffit d’appuyer sur la touche "Entrée" du clavier.

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II-5- Les fichiers Les fichiers contiennent des données et des informations qui sont soit générées par le système soit créées par l’utilisateur. Ils peuvent être de plusieurs types (image, document, son, vidéo...), à chaque type de fichier est associé une icône qui l’identifie et donne une idée sur l’application qui va l’ouvrir. Ceci dit, il ne peut être lu sans son programme associé. Par exemple, l’ouverture d’un fichier document avec l’extension ". doc" ou d’un fichier image avec l’extension ".bmp" nécessite respectivement le programme Microsoft Word et le programme Paint…

Notes III- Démarrage de Windows 2000 Le

système

d’exploitation

Windows

2000

démarre

automatiquement lors de la mise sous tension de l’ordinateur et ne nécessite aucune intervention de l’utilisateur pour le lancer.

Notes IV- Connexion au réseau local Après le démarrage de Windows la boîte de dialogue suivante s’affiche : L’utilisateur doit : 1- Appuyer au clavier sur Ctrl+Alt+Suppr pour afficher l’écran ci-dessous :

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2- Saisir son "nom d’utilisateur". (Son Nom) 3-

Saisir

son

"Mot

de

passe". 4-Sélectionner

son

"Domaine1". (DOMBUDGET) 5- Cliquer sur le bouton "OK". Cette identification permettra au système de démarrer Windows avec les paramètres de l’utilisateur tout en ouvrant une session et connectant le système au réseau local pour le partage des fichiers et des imprimantes.

1

Domaine : Groupe d’ordinateurs appartenant à un réseau local. 13

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Chapitre II Les éléments de Windows 2000

Une fois que l’utilisateur démarre Windows, divers éléments apparaissent sur le bureau selon la configuration de son ordinateur :

E F

A

B

C

D

A : Le bouton "Démarrer" : C’est un menu qui facilite la navigation sur le système et son exploitation. B : "La barre du lancement rapide" : c’est une barre de raccourcis personnalisable qui permet à l’utilisateur d’accéder facilement et rapidement aux programmes désirés. C : "La barre des tâches" : c’est une barre qui reste toujours visible, elle permet de gérer les fenêtres ouvertes et facilite le passage d’une fenêtre à une autre. 14 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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D : Horloge et date du système. E : Le "Bureau" proprement dit, c’est la zone de travail commune du système. F : Des "icônes" : ce sont de petits graphiques représentant des programmes, fichiers ou dossiers servant à la fois à les identifier et à y accéder. Il est à noter que l’élément "Bureau" peut être personnalisé selon les besoins des utilisateurs, ainsi il est possible de changer l’apparence du bureau, d’ajouter ou de supprimer des icônes, des fichiers et/ou dossiers. Toutefois il existe des éléments qui sont communs à tous les "Bureaux" et ne peuvent être modifiés ; à savoir : Elément

Description Poste de travail : Il permet d’accéder aux différents supports de stockage de données (Les disques durs, la disquette et le support CD-ROM). Mes documents : C’est un dossier spécial où sont stockés par défaut les fichiers de bureautique. Favoris réseau : cette icône permet d’accéder au réseau local pour se connecter à un autre ordinateur ou serveur en vue d’un partage de fichiers et /ou d’imprimantes. Corbeille : Comme son nom l’indique, la corbeille constitue un lieu de stockage temporaire pour les fichiers supprimés. Ces derniers peuvent être restaurés dans le cas d’une suppression par erreur. Si l’utilisateur re-supprime les fichiers se trouvant dans la corbeille, ces derniers seront écrasés et perdus une fois pour toute.

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Notes I- Le bouton Démarrer Ce bouton est le point d’entrée au système Windows 2000. En cliquant dessus, l’utilisateur peut démarrer un programme, ouvrir un document, obtenir de l’aide, rechercher des éléments sur l’ordinateur… :

Ce menu est composé de 6 rubriques principales : I-1- Programmes Cette option regroupe tous les programmes installés sur le système (en fait chaque fois qu’un logiciel est installé sur l’ordinateur, son raccourci s’insère automatiquement dans le menu Programmes ). Pour accéder au sous-menu de Programmes, il suffit de pointer le curseur sur ce dernier pour faire apparaître le sous-menu :

16 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Ainsi, l’utilisateur aura un listing de tous les programmes installées sur le PC

et pourra accéder à l’un

d’entre eux en cliquant dessus. Remarque: Un triangle noir (

) dans

l’extrémité droite d’une option signifie que cette dernière offre un sous-menu. Une flèche (

)en bas du menu programme

signifie qu’il y a d’autres options que l’utilisateur peut visualiser en cliquant dessus.

I-2- Documents Ce menu reprend les raccourcis des documents ouverts récemment par l’utilisateur. Ainsi, ce dernier trouvera plus rapidement le (ou les) document(s) sur lequel (lesquels) il a travaillé lors

de

sa

dernière

session

et

pourra

éventuellement accéder au dossier spécial "Mes documents" grâce à ce menu. Il est à noter que le contenu de ce sous-menu change au fur et à mesure que l’utilisateur ouvre de nouveaux fichiers, sauf pour l’option "Mes documents". Pour ouvrir un fichier se trouvant dans ce menu il suffit de cliquer une fois dessus.

17 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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I-3- Menu Paramètres Ce menu sert à définir, ajouter et modifier les paramètres du système Windows 2000. Pour sélectionner ce menu, il suffit que l’utilisateur y pointe le curseur en vue d’afficher la liste des paramètres système qu’il pourra modifier :

Il est à noter que ce menu nécessite une connaissance technique approfondie du système et que les droits de l’utilisateur soient Administrateur. I-3-1 Panneau de configuration La fenêtre est composée de plusieurs icônes qui servent à identifier le type de paramètre à modifier. Chaque élément se rapporte à une application ou à un matériel installé sur le PC ; c’est ainsi qu’il est possible de modifier ses paramètres et de gérer ses erreurs.

Il est à noter que ce menu nécessite une connaissance technique approfondie du système et que les droits de l’utilisateur soient "Administrateur". 18 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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I-3-2 Connexion réseau et accès à distance Ce

menu

permet

d’installer,

modifier, ajouter ou supprimer les connexions réseaux. La fenêtre ci-contre s’affiche après avoir cliqué sur le dit menu :

Remarque : La fonctionnalité d’ajout et de paramétrage de connexions réseaux ne peut être exploitée que par l’"Administrateur". I-3-3 Imprimantes En cliquant sur cette option du menu, la fenêtre suivante s’affiche :

19 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Cette option indique à l’utilisateur les imprimantes installées sur son système et celles partagées via le réseau. Il est à noter que ce menu nécessite une connaissance technique approfondie du système et que les droits de l’utilisateur soient Administrateur. I-4- Menu Rechercher L’utilité majeure de ce menu c’est qu’il permet de rechercher un fichier, un ordinateur partagé ou un message électronique. En fait, il peut chercher un fichier par son nom, par une partie de son nom ou par une partie du texte contenu dans ce même fichier. Pour y accéder : Démarrer > Rechercher >

Sous menu Recherche

L’utilisateur peut alors effectuer une recherche sur un fichier (Des fichiers ou des dossiers …) , Internet (Sur Internet) , messagerie (En utilisant "Microsoft Outlook") ou sur le réseau local (Des personnes…). I-4-1 Des fichiers ou des dossiers Cette option permet de rechercher des fichiers ou des dossiers sur la machine de l’utilisateur, pour se faire : Démarrer > Rechercher > Des fichiers ou des dossiers… 20 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Pour rechercher un fichier, l’utilisateur doit : 1- Saisir le nom du fichier dans la zone texte à gauche de la fenêtre :

2- Et / ou saisir du texte contenu dans le document à rechercher dans la zone texte suivante :

3- Sélectionner l’un des supports de stockage sur lesquels va s’effectuer la recherche :

21 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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En choisissant poste de travail, la recherche sera effectuée sur

la

totalité de l’ordinateur. Une fois le support de recherche choisi : 4- Cliquer sur le bouton "Rechercher"

pour lancer la recherche.

5- Consulter le résultat de la recherche qui sera affiché sur le cadre droit de la fenêtre de recherche :

Résultat de la recherche Remarque : Il serait utile de spécifier dans la boîte de dialogue de recherche d’autres informations telles que le type du fichier à rechercher, la date de création… afin d’avoir un résultat plus pertinent. Pour se faire, l’utilisateur doit choisir les critères de recherche dans la boîte de dialogue ci-après :

22 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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En choisissant l’un des critères de recherche, son détail apparaît en dessous de son intitulé :

En cochant les cases des options apparaissent en dessous

L’utilisateur peut alors spécifier d’autres critères plus précis pour la recherche désirée. Exemple : Pour chercher un document Word, l’utilisateur peut spécifier dans le type "Document Word" et dans la date "les 5 derniers jours".

23 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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I-4-2 Sur Internet Cette option du menu "Rechercher"

permet d’effectuer des

recherches sur Internet. Pour y accéder il faut cliquer sur : Démarrer > Rechercher > Sur Internet…

En cliquant dessus, la fenêtre du navigateur Internet s’affiche :

Bouton Nouveau

Pour lancer une nouvelle recherche, l’utilisateur doit cliquer sur le bouton "Nouveau" situé dans le coin supérieur gauche de la fenêtre.

24 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Les options suivantes apparaissent alors à l’écran :

Ainsi, l’utilisateur peut saisir dans la zone de texte le ou les termes à rechercher et cliquer sur le bouton "Rechercher" pour lancer la recherche, à condition qu’il dispose d’une connexion Internet dans son poste de travail. I-4-3 Rechercher des messages Cette option du menu sert à rechercher des messages ou des fichiers attachés utilisés dans MS Outlook : le logiciel de messagerie électronique. Pour y accéder l’utilisateur doit cliquer sur : Démarrer > Rechercher > En utilisant Microsoft Outlook…

25 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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En cliquant sur L’option de recherche de message la boîte de dialogue suivante s’affiche :

Cette recherche est utile pour les utilisateurs qui utilisent le logiciel de messagerie "MS Outlook", cependant il ne marche pas avec "Netscape Messenger".

26 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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I-4-4 Rechercher des personnes Cette option sert à rechercher les adresses de messagerie de personnes dans le carnet d’adresse de MS Outlook. L’utilisateur peut aussi les rechercher sur Internet à l’aide des services d’annuaire. Pour lancer la recherche, l’utilisateur doit cliquer sur : Démarrer > Rechercher > Des personnes…

Juste après, la boîte de dialogue suivante apparaît à l’écran :

Rechercher sur Internet ou dans le carnet d’adresse Bouton rechercher Spécifier les critères de recherche

Après avoir choisi le lieu de la recherche (Annuaire Internet, Carnet…) l’utilisateur doit spécifier les critères de recherche tels que : le nom, le prénom… et cliquer sur le bouton "Rechercher" afin de lancer la recherche. Le résultat sera affiché juste en bas de la boîte de 27 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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dialogue. Dans le cas où le résultat est nul, un message sera affiché affirmant qu’il n’y a aucune adresse se rapportant aux informations saisies. Remarque : Ces options de recherche sont auxiliaires et leur utilité est limitée, le plus important dans ce menu est la fonction "Rechercher des fichiers et des dossiers". I-5- Menu Aide Cette option du menu "Démarrer" permet l’accès à l’aide et aux tutoriaux de Windows 2000. Via ce menu, l’utilisateur peut donc accéder à une source d’information sur l’utilisation du système, la gestion des erreurs et bien d’autres fonctions. Pour y accéder, l’utilisateur peut soit appuyer sur la touche "F1" du clavier, soit cliquer sur le bouton "Démarrer" et pointer sur le menu "Aide".

28 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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En cliquant sur "Aide", le système affiche la fenêtre d’aide de Windows 2000 ci-après :

Dans le cadre gauche de la fenêtre ci-dessus se présente le sommaire de l’aide organisé sous forme de rubriques et de sous rubriques cliquables. Les rubriques sont illustrées par l’icône suivante : rubriques, elles sont représentés par cette icône :

.

Quant aux sous

.

L’utilisateur peut donc rechercher les informations voulues en naviguant dans le sommaire. Pour cela, il doit cliquer sur la rubrique se rapportant aux informations recherchées (par exemple Impression), les sous rubriques s’affichent alors sous forme d’un menu juste en dessous de la rubrique initiale comme illustré ci-dessous :

29 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Onglet

Rubrique Impression Sous rubriques Impression

A ce niveau, l’utilisateur n’a qu’à cliquer sur l’intitulé de l’aide qu’il désire consulter ; les informations s’y rapportant s’affichent alors dans le cadre droit de la fenêtre de l’aide. Par exemple pour obtenir de l’aide relative à l’impression d’un document, l’utilisateur doit cliquer sur l’intitulé correspondant. L’aide s’y rapportant s’affiche alors dans le cadre droit de la fenêtre :

Cadre d’affichage du résultat Texte cliquable

30 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Les informations de l’aide peuvent contenir des liens vers d’autres rubriques d’aide. Ces liens sont identifiables par leurs couleurs et leur soulignement. NB : Les rubriques et les sous-rubriques d’aide sont regroupées par sujet. L’utilisateur peut également accéder à une rubrique d’aide par l’index, pour cela il faut activer l’onglet "Index" par un clic dessus, la fenêtre ciaprès s’affiche : Onglet "Index". Zone texte où le mot à rechercher doit être tapé ; Rubriques de l’index. Sous entrées de la rubrique en dessus. Au fur et à mesure que l’utilisateur tape une lettre, la rubrique concernée est sélectionnée

automatiquement.

Il

doit

alors choisir une entrée de la dite rubrique (si elle existe, sinon sélectionner la rubrique elle-même) et cliquer sur le bouton "Afficher" pour consulter l’aide dans le cadre droit de la fenêtre. Bouton "Afficher"

NB : L’onglet "Index" permet d’obtenir de l’aide sur des rubriques spécifiques classées par ordre alphabétique.

31 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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L’utilisateur peut également effectuer une recherche par mot clé dans l’aide. Pour ce faire, il doit sélectionner l’onglet "Rechercher" dans la fenêtre de l’"Aide" pour obtenir la fenêtre suivante :

Zone texte de

recherche. Bouton pour lancer la recherche. Zone d’affichage du résultat par rubriques.

Bouton pour afficher l’aide de la rubrique sélectionnée.

NB : L’onglet "Rechercher" permet de rechercher les rubriques de l’aide contenant un mot ou une expression. L’utilisateur doit taper le mot à rechercher dans la zone de texte puis valider en cliquant sur le bouton "Liste des rubriques". Le système affiche alors toutes les rubriques relatives à la recherche effectuée dans la zone d’affichage du résultat. A ce niveau, l’utilisateur doit sélectionner la rubrique la plus appropriée et cliquer sur le bouton "Afficher" pour consulter l’aide dans le cadre droit de la fenêtre comme illustré ci-dessous :

32 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Ceci est l’aide intégrale de Windows, elle est spécifique au système et relative à ses aspects généraux. Remarque : Pour obtenir de l’aide sur un élément spécifique dans un programme ou dans une boîte de dialogue, il faut cliquer sur le bouton "?" situé dans le coin supérieur droit de la fenêtre. Bouton de l’aide spécifique. En cliquant dessus, un point d’interrogation

s’illustre

en

parallèle avec le curseur de la souris

. Il suffit alors de le

déplacer à l’endroit sur lequel l’utilisateur veut se renseigner et cliquer dessus pour qu’une bulle d’aide jaune contenant la description l’élément

et choisi

l’aide

de

s’affiche

comme illustré ci dessous : 33 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Bulle d’aide.

Pour masquer cette bulle d’aide il suffit de cliquer dessus ou ailleurs. I-6- Menu Arrêter Cette option permet de quitter soit la session réseau soit le système.

En cliquant dessus la boîte de dialogue ci-après s’affiche : Le

système

demande

à

l’utilisateur de spécifier le type de fermeture voulu. L’utilisateur doit donc choisir dans la liste des valeurs l’option désirée et cliquer sur le bouton "OK" pour valider.

34 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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I-6-1 Fermer la session Utilisateur Permet de fermer la session ouverte actuellement et ouvrir une session sous un nom différent. I-6-2 Arrêter le système Ferme automatiquement le système Windows et met l’ordinateur hors tension. Au cas où il y aurait des travaux non sauvegardés le système demandera d’abord à l’utilisateur s’il veut enregistrer le travail sinon Windows sera fermé sans effectuer les enregistrements. I-6-3 Redémarrer Cette option ferme Windows puis le redémarre automatiquement. I-6-4 Mettre en veille Permet de mettre le système en veille sans quitter ni les programmes ouverts ni Windows. Après validation de cette option l’écran s’éteint et le système se verrouille et ne répond ni aux mouvements de la souris ni à ceux du clavier. Pour désactiver la mise en veille il faut appuyer sur le bouton de la "mise sous tension du PC". Important : Il est recommandé de fermer Windows

par le menu

"Arrêter" sinon l’ordinateur subira un endommagement matériel de son disque dur à la suite de mise hors tension fréquente sans arrêt de Windows.

35 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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36 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Notes II- Développement des éléments du Bureau Comme il a été cité précédemment, le Bureau comprend certains éléments communs et essentiels ; à savoir : "Poste de travail", "Mes documents", "Favoris réseau" et "Corbeille". II-1- Poste de travail Dans Windows 2000, tous les éléments de l’ordinateur, tels que les programmes, dossiers, fichiers… sont accessibles à partir de “Poste de travail“. Pour afficher son contenu, l’utilisateur doit cliquer deux fois sur son icône :

Une fenêtre apparaît et présente plusieurs icônes avec l’aspect suivant :

Unité de stockage des données

Zone d’affichage de description

37 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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L’utilisateur peut alors choisir l’élément qu’il veut consulter. Pour les lecteurs Disquette 31/2 et Disque Compact, la consultation de leur contenu suppose qu’une disquette et/ ou un CD-Rom sont insérés dans leur lecteur respectif. Pour consulter le contenu d’un élément, il faut double-cliquer sur son icône pour afficher sa fenêtre. Ouvrir cette icône

Pour afficher les informations suivantes Le contenu de la disquette insérée dans le lecteur. Le contenu du disque dur principal de l’ordinateur. Le contenu des disques durs annexes de l’ordinateur. Le contenu du disque compact qui se trouve dans le lecteur CD-Rom. Les éléments paramétrables du système.

II-2- Mes documents C’est un dossier spécial dans lequel sont enregistrés par défaut les fichiers créés par l’utilisateur. Il contient un sous-dossier nommé “Mes images“ où sont enregistrés -par défaut- les fichiers images de l’utilisateur. II-3- Favoris réseau Cet élément du bureau permet d’accéder à la liste des ordinateurs se trouvant sur le réseau interne ainsi qu’aux fichiers et dossiers partagés dans ledit réseau. 38 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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En double-cliquant sur l’icône de Favoris réseau, la fenêtre suivante s’affiche : Cette fenêtre affiche des icônes permettant l’accès

au

réseau

local

entier

et

aux

ordinateurs se trouvant dans le groupe de travail de l’utilisateur (se trouvant dans le même domaine). A ce niveau, l’utilisateur peut aussi ajouter des raccourcis vers des dossiers partagés en vue d’un accès rapide et facile.

Il permet d’ajouter des raccourcis de dossiers partagés dans le réseau dans la fenêtre de Favoris réseau. Pour se faire l’utilisateur n’a qu’à double-cliquer dessus pour afficher une boîte de dialogue demandant le chemin du dossier. Permet de consulter et d’afficher tous les ordinateurs se trouvant dans le réseau local. En double cliquant dessus, la fenêtre suivante s’affiche : En

premier

temps

fenêtre

n’affiche

élément

du

l’utilisateur double

la

aucun réseau,

doit

alors

cliquer

sur

"Afficher contenu entier" pour afficher le "Réseau Microsoft

Windows"

dans le cadre droit. Afficher contenu entier 39 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Ensuite, il faut sélectionner le groupe de travail avec lequel l’utilisateur veut se connecter et

cliquer

afficher

la

dessus

pour

liste

des

ordinateurs appartenant au dit- groupe. (par exemple "Budget") Des groupes de travail.

La liste des ordinateurs se trouvant dans le même groupe de travail s’affiche et l’utilisateur n’a qu’à cliquer sur l’ordinateur sur lequel se trouve la ressource partagée pour y accéder. Le système affiche les éléments partagés sous forme de dossiers et permet à l’utilisateur d’effectuer les différentes commandes d’éditions possibles ; à savoir : couper, copier et coller. La fenêtre se présente de la manière suivante :

40 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Dossiers partagés dans l’ordinateur Formation 4

II-4- La Corbeille La "Corbeille" est un élément très important de Windows, elle permet de récupérer les fichiers supprimés par l’utilisateur. En fait, lorsqu’un utilisateur supprime un fichier ou dossier celui ci est placé directement dans la "Corbeille" et non perdu totalement. Il peut être alors restauré à son emplacement initial en cas de suppression par erreur. Pour accéder à la "Corbeille", il suffit de cliquer sur son icône au Bureau :

Icône de la "Corbeille"

Remarque : La récupération n’est pas possible pour les fichiers supprimés de la disquette (ils sont supprimés définitivement).

41 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Bouton "Vider la Corbeille".

Bouton "Restaurer tout".

Les éléments supprimés récemment s’affichent alors et l’utilisateur peut soit les récupérer en cliquant sur le bouton "Restaurer tout", soit les resupprimer et perdre ainsi ces fichiers définitivement en cliquant sur le bouton "Vider la corbeille". Pour restaurer ou supprimer un seul fichier, il faut d’abord le sélectionner.

./.

42 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Support de cours Microsoft Word 2000

43 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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SOMMAIRE 1 – Introduction 1-1 : INTRODUCTION 5 1-2 : LANCER L’APPLICATION WORD 2000 5 1-3 : L’ECRAN DE WORD 2000 5 1-4 : CHOISIR UNE COMMANDE 5 1-5 : CREER UN DOCUMENT 6 1-6 : ENREGISTRER UN DOCUMENT 6 1-7 : FERMER UN DOCUMENT 7 1-8 : OUVRIR UN DOCUMENT EXISTANT 7 1-9 : ENREGISTREZ LE DOCUMENT SOUS UN AUTRE NOM 7 1-10 : QUITTER WORD 2000 8 2 – Paramétrer Word pour faciliter la saisie du document 2-1 : AFFICHER LES BARRES D’OUTILS 8 2-2 : AFFICHER LA REGLE 9 2-3 : CHANGER LE MODE D’AFFICHAGE 9 2-4 : AFFICHER LES LIMITES DE TEXTE 9 2-5 : AFFICHER LES CARACTERES NON IMPRIMABLES 10 3 – Saisir du texte 3-1 : SAISIR DU TEXTE 10 3-1-1 : SAISIR LE PREMIER PARAGRAPHE

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Page Page Page Page Page

Page Page

10 3-1-2 : CREER UN NOUVEAU PARAGRAPHE

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11 44 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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3-1-3 : QUELQUES REMARQUES LORS DE LA SAISIE DE TEXTE

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11 3-2 : INSERER DES CARACTERES SPECIAUX

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11 3-2-1 : INSERER UN SYMBOLE

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3-2-2 : INSERER UN CARACTERE SPECIAL

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11 12 3-3 : SE DEPLACER DANS LE TEXTE

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12 3-3-1 : AVEC LE CLAVIER

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3-3-2 : AVEC LA SOURIS

Page

12 13 3-4 : SELECTIONNER DU TEXTE

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13 3-4-1 : AVEC LE CLAVIER

Page

3-4-2 : AVEC LA SOURIS

Page

13 13 4 - Modifier du texte 4-1 : SUPPRIMER UN CARACTERE 13 4-1-1 : SUPPRIMER UN CARACTERE SE TROUVANT AVANT LE CURSEUR

Page Page

13 4-1-2 : SUPPRIMER UN CARACTERE SE TROUVANT APRES LE CURSEUR

Page

14 4-2 : SUPPRIMER UN MOT, UNE PHRASE OU UN PARAGRAPHE 4-3 : RAJOUTER UN MOT

Page 14 Page

14 4-4 : DEPLACER DES MOTS

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4-5 : ANNULER UNE OPERATION

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4-6 : RETABLIR L’OPERATION ANNULEE

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4-7 : CORRIGER LES FAUTES D’ORTHOGRAPHE ET DE GRAMMAIRE

Page

14 14 14 14 4-7-1 : CORRIGER L’ORTHOGRAPHE D’UN MOT

Page

4-7-2 : CORRIGER LES FAUTES DE GRAMMAIRE

Page

4-7-3 : CORRIGER LES FAUTES DE GRAMMAIRE ET D’ORTHOGRAPHE

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14 15 15

45 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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4-8 : TROUVER UN SYNONYME D’UN MOT

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16 5 – Mettre en forme des caractères 5-1 : MODIFIER LA POLICE DE CARACTERE 16 5-2 : MODIFIER LA TAILLE DES CARACTERES 17 5-3 : METTRE DES CARACTERES EN GRAS 17 5-4 : METTRE DES CARACTERES EN ITALIQUE 17 5-5 : SOULIGNER DES CARACTERES 17 5-6 : CHANGER LA COULEUR DES CARACTERES 17 5-7 : CHANGER LA CASSE 17 5-8 : MODIFIER LA MISE EN FORME DES CARACTERES PAR LA BOITE DE DIALOGUE « POLICE » 18 5-8-1 : L’ONGLET POLICE, STYLE ET ATTRIBUTS

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18 5-8-2 : L’ONGLET ESPACEMENT

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19 6 – Mettre en forme des paragraphes 6-1 : ALIGNER UN PARAGRAPHE A GAUCHE 19 6-2 : CENTRER UN PARAGRAPHE 19 6-3 : ALIGNER UN PARAGRAPHE A DROITE 19 6-4 : JUSTIFIER UN PARAGRAPHE 19 6-5 : APPLIQUER UN RETRAIT DE GAUCHE A UN PARAGRAPHE 20 6-6 : APPLIQUER UN RETRAIT DE DROITE A UN PARAGRAPHE 20 6-7 : APPLIQUER UN RETRAIT DE PREMIERE LIGNE POSITIF A UN PARAGRAPHE 20 6-8 : APPLIQUER UN RETRAIT DE PREMIERE LIGNE NEGATIF A UN PARAGRAPHE 20 6-9 : APPLIQUER UNE INTERLIGNE A UN PARAGRAPHE 20 6-10 : CREER UNE LETTRINE 21

Page Page Page Page Page Page Page Page Page Page

46 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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6-11 : CREER UNE LISTE A PUCES

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6-12 : CREER UNE LISTE NUMEROTEE

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6-13 : CREER UNE LISTE HIERARCHISEE

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6-14 : CREER UNE BORDURE AUTOUR D’UN PARAGRAPHE

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6-15 : CREER UNE TRAME DE FOND SUR UN PARAGRAPHE

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21 22 22 23 23 7 – Mettre un document en page 7-1 : MODIFIER LA MISE EN PAGE 23 7-1-1 : MODIFIER LE FORMAT ET L’ORIENTATION DU PAPIER

Page Page

23 7-1-2 : MODIFIER LES MARGES

Page

24 7-2 : INSERER UN SAUT DE PAGE

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7-3 : AFFICHER UN EN-TETE OU UN PIED DE PAGE

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7-4 : CREER UNE BORDURE DE PAGE

Page

7-5 : FAIRE UN APERÇU AVANT IMPRESSION

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7-6 : LANCER L’IMPRESSION

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25 25 26 26 27 8 – Créer un tableau 8-1 : CREER UN TABLEAU 28 8-2 : SELECTIONNER UNE COLONNE 28 8-3 : INSERER UNE COLONNE 29 8-4 : SELECTIONNER UNE LIGNE 29 8-5 : INSERER UNE LIGNE 29 8-6 : SUPPRIMER UNE LIGNE (OU UNE COLONNE) 29 8-7 : SE DEPLACER DANS LES CELLULES D’UN TABLEAU 29 8-7-1 : AVEC LE CLAVIER

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29 47 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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8-7-2 : AVEC LA SOURIS

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29 8-8 : MODIFIER LES LARGEURS DES COLONNES

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29 8-9 : MODIFIER LES HAUTEURS DES LIGNES 8-10 : CENTRER LE TABLEAU

Page 30 Page

30 8-11 : AFFICHER LA BARRE D’OUTILS TABLEAUX ET BORDURES

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8-12 : FUSIONNER LES CELLULES

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8-13 : ALIGNER LE TEXTE DANS LES CELLULES

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8-14 : METTRE EN FORME LE TABLEAU

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31 31 31 31 8-14-1 : MODIFIER LES CARACTERES

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8-14-2 : AFFECTER UNE COULEUR DE FOND

Page

8-14-3 : MODIFIER LES BORDURES

Page

31 32 32 8-15 : FRACTIONNER UN TABLEAU

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8-16 : CONVERTIR UN TABLEAU EN TEXTE

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8-17 : CONVERTIR UN TEXTE EN TABLEAU

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33 33 33 9 – Colonnes 9-1 : METTRE UN TEXTE EN COLONNES 34 9-2 : EFFECTUER LA COUPURE DES MOTS 34

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10 – Insertion d’objets 10-1 : AFFICHER LA BARRE D’OUTILS DESSIN 35 10-2 : INSERER UNE IMAGE 35 10-2-1 : A PARTIR D’UNE IMAGE DE LA BIBLIOTHEQUE

Page Page Page

35 10-2-2 : A PARTIR D’UN FICHIER

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10-2-3 : DEPLACER UNE IMAGE

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36 36

48 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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10-2-4 : MODIFIER LA TAILLE D’UNE IMAGE

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36 10-3 : INSERER UN DESSIN

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37 10-3-1 : INSERER UN DESSIN

Page

10-3-2 : PLACER LE DESSIN DERRIERE LE TEXTE

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37 37 10-4 : INSÉRER UN WORD ART

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37 10-4-1 : INSÉRER UN WORD ART

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10-4-2 : DEPLACER UN WORD ART

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10-4-3 : CHANGER LES COULEURS D’UN WORD ART

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10-4-4 : CHANGER LA FORME D’UN WORD ART

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37 38 38 38 11 – Signets, renvois, notes de bas de page 11-1 : INSERER UN SIGNET 39 11-2 : CREER UN RENVOI 39 11-3 : INSERER UNE NOTE DE BAS DE PAGE

Page Page Page 40

12 – Le mode Plan 12-1 : AFFICHER LE MODE PLAN 40 12-2 : CREER UN NIVEAU DE PLAN 40 12-2-1 : CREER UN TITRE

Page Page Page

40 12-2-2 : CREER UN SOUS TITRE

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12-3 : MASQUER / VISUALISER LA MISE EN FORME

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12-4 : AFFICHER CERTAINS NIVEAUX DE TITRES

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41 41 41 13 – Les styles 13-1 : AFFICHER LA ZONE DE STYLE 41 13-2 : APPLIQUER UN STYLE 41

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49 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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13-2-1 : PAR LES BARRES D’OUTILS

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13-2-2 : PAR LA COMMANDE FORMAT – STYLE

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41 41 13-3 : MODIFIER OU CREER UN STYLE

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42 14 – Le publipostage 14-1 : REALISER UN PUBLIPOSTAGE (LETTRE TYPE) 43 14-2 : PREPARER LE DOCUMENT PRINCIPAL 43 14-3 : PREPARER LA SOURCE DE DONNEES 43 14-4 : PREPARER LE PUBLIPOSTAGE 43 14-5 : FUSIONNER 45 14-6 : LES REQUETES DANS UN PUBLIPOSTAGE 46 15 – Modèles et insertions automatiques 15-1 : CREER UN MODELE 46 15-2 : UTILISER LE MODELE 47 15-3 : MODIFIER UN MODELE 47 15-4 : AJOUTER DES INSERTIONS AUTOMATIQUES A UN MODELE 48 15-4-1 : MEMORISER LE TEXTE COMME INSERTION AUTOMATIQUE

Page Page Page Page Page Page

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48 15-4-2 : MODIFIER UNE INSERTION AUTOMATIQUE

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15-4-3 : UTILISER DES INSERTIONS AUTOMATIQUES

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48 48 16 – Formulaires 16-1 : CREER UN FORMULAIRE 49 16-2 : AFFICHER LA BARRE D’OUTILS FORMULAIRES 49 16-3 : INSERER UN CHAMP TEXTE 49 16-4 : INSERER UN CHAMP CASE A COCHER 49

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50 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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16-5 : INSERER UN CHAMP LISTE DEROULANTE

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16-6 : PROTEGER LE FORMULAIRE

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49 50

51 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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1 – Introduction 1-1 : INTRODUCTION Le logiciel Word a été conçu par la société Microsoft. C’est un logiciel de traitement de texte. Avec Word, vous avez la possibilité de réaliser tous types de documents professionnels ou privés (notes de service, courrier, rapport, mémoire, thèse, publipostage …). 1-2 : LANCER L’APPLICATION WORD 2000 Vous avez deux possibilités pour lancer l’application Word 2000 :

La première solution consiste à double cliquez sur l’icône Word

.

La deuxième solution consiste à cliquer sur le menu Démarrer puis Programmes et enfin Microsoft Word. 1-3 : L’ECRAN DE WORD 2000

La règle

Les barres d’outils : - Standard - Mise en forme

Le curseur La barre de menu

Les modes d’affichage : -

L’aide en ligne

Les ascenseurs

Normal Web Page

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La barre d’outils Dessin

1-4 : CHOISIR UNE COMMANDE

52 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Le travail sur un document consiste à saisir, modifier, mettre en forme, éditer du texte. Ces travaux sont réalisés à l’aide des commandes qui sont affichées dans la barre des menus ou dans les barres d’outils.

1-5 : CREER UN DOCUMENT Par défaut, on crée un document vierge mais on peut se servir des documents préexistant dans Word. Pour utiliser un de ces modèles, vous devez cliquer sur le menu Fichier puis sur Nouveau. La boîte de dialogue suivante apparaît alors :

Choisissez alors votre modèle de document Word parmi les proposés. D’autres documents Word se trouvent dans les différents onglets que la boîte de dialogue propose. 1-6 : ENREGISTRER UN DOCUMENT Pour enregistrer un document Word, il suffit de cliquer sur le menu Fichier puis sur Enregistrer sous … La boîte de dialogue Enregistrer sous apparaît alors :

53 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Création d’un dossier

Par défaut, Word propose toujours d’enregistrer le document actif sous Mes documents. Mais vous pouvez le changer de place ou créer des sous dossier. Dans la zone de texte Nom du fichier, Word prend par défaut les premiers caractères que vous avez tapés. Si le nom ne vous convient pas vous pouvez le changer. Lorsque vous avez trouvé le bon dossier et mis un nom vous pouvez cliquer sur le bouton enregistrer. Le saisi va alors se placer en barre de titre. 1-7 : FERMER UN DOCUMENT Pour fermer un document Word, il suffit de cliquer sur le bouton Fermer la fenêtre

dans la barre

de menu ou de cliquer sur le menu Fichier puis Fermer. 1-8 : OUVRIR UN DOCUMENT EXISTANT Pour ouvrir un document qui a été enregistré, vous avez 3 possibilités : Cliquez sur le bouton Ouvrir dans la barre d’outils standard Cliquez sur le menu Fichier puis Ouvrir Ces 2 premières possibilités ont pour conséquences d’ouvrir une boîte de dialogue :

54 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Généralement Word ouvre les fichiers sur le dossier Mes documents mais vous avez la possibilité d’ouvrir d’autres fichiers stockés à d’autres endroits (Disquette, Cd ROM …). Pour cela, il suffit de cliquer sur la liste déroulante de la case Regarder dans. Vous avez aussi la possibilité d’ouvrir un sous dossier en double cliquant sur son nom ou en cliquant sur son nom puis en cliquant sur le bouton Ouvrir. Il en va de même pour les fichiers. 1-9 : ENREGISTREZ LE DOCUMENT SOUS UN AUTRE NOM Pour enregistrer le même document sous un autre nom, il suffit de cliquer sur le menu Fichier puis Enregistrer sous … La boîte de dialogue vue dans la partie 1-6 réapparaît. Maintenant, dans la partie Nom du fichier, il faut renommer le fichier. 1-10 : QUITTER WORD 2000 Pour quitter le logiciel Word 2000, il suffit de cliquer sur le bouton Fermer

dans la barre de titre ou

de cliquer sur le menu Fichier puis Quitter. 2 – Paramétrer Word pour faciliter la saisie du document 2-1 : AFFICHER LES BARRES D’OUTILS Il faut vérifier que les barres d’outils contenant les commandes les plus utilisées sont présentes. Il s’agit de la barre d’outils STANDARD, la barre d’outils MISE EN FORME et la barre d’outils DESSIN.

55 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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La barre d’outils standard

Couleur de police Sur lignage Bordures extérieures Augmenter le retrait Diminuer le retrait Puces Numérotation Justifier Aligner à droite Centrer Aligner à gauche Souligné Italique Gras Taille de la police

Police

Style

56

M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

Aide Microsoft Word Zoom Afficher / Masquer Explorateur de document Dessin Colonnes Insérer une feuille Excel Insérer un tableau Tableaux et Bordures Lien Hypertexte Rétablir Annuler Reproduire la mise en forme Coller Copier Couper Orthographe Aperçu avant impression Imprimer Messagerie Electronique Enregistrer Ouvrir Nouveau

La barre d’outils Mise en Forme

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La barre d’outils Dessin

3D

Ombre

Style de flèche

Style de ligne

Style de trait

Couleur de police

Couleur du contour

Couleur de remplissage

Insérer une image de la bibliothèque

Insérer un objet WordArt

Zone de texte

Ellipse

Rectangle

Flèche

Trait

Formes automatique

Rotation libre

Sélection des objets

Dessin

Si ces barres d’outils n’apparaissent pas, vous devez cliquer sur le menu Affichage puis Barres d’outils. Dans le sous menu qui apparaît, cliquez sur Standard. Il faut refaire les manipulations pour afficher les autres barres d’outils.

Il existe plein d’autres barres d’outils, nous les verrons au fur et à mesure de ce cours. 2-2 : AFFICHER LA REGLE La règle est un repère sur votre écran. Elle se situe en dessous des barres d’outils et à gauche de l’écran. Si elle n’apparaît pas, vous devez cliquer sur le menu Affichage puis Règle.

2-3 : CHANGER LE MODE D’AFFICHAGE DE LA PAGE Il existe 4 modes d’affichage des pages Word : 9 Le mode Normal 9 Le mode Web 9 Le mode Page 9 Le mode Plan Pour le moment, assurer vous que le mode page est actif. Pour cela, cliquer sur le menu Affichage puis Page ou vérifier en bas à gauche de l’écran que le bouton Mode Page (le 3ème bouton) est bien enfoncé. Cet affichage nous permet de voir les limites de la page (gauche, haut et droite) puisque celle-ci apparaît sur un fond gris. On veut voir que la règle sur la partie gauche est présente. 2-4 : AFFICHER LES LIMITES DE TEXTE 57 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Les limites de texte nous montrent dans quelle zone le texte tapé sera affiché et imprimé. Ces limites représentent les marges du document (gauche, haut et droite). Pour afficher les limites de texte, cliquez sur le menu Outils puis Options … La boîte de dialogue suivante apparaît alors :

Cochez l’option limite de texte si elle n’est pas cochée

2-5 : AFFICHER LES CARACTERES NON IMPRIMABLES Les caractères non imprimables sont des caractères que l’on peut voir à l’écran mais qui n’apparaissent pas lors de l’impression du texte. Ces caractères nous permettent de se repérer à l’écran. Pour afficher ces caractères, assurez-vous que le bouton Afficher / Masquer enfoncé. Ce symbole marque les fins de paragraphes, les sauts de ligne et les tabulations.

est bien

3 – Saisir du texte 3-1 : SAISIR DU TEXTE 3-1-1 : SAISIR LE PREMIER PARAGRAPHE

58 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Tapez la phrase : NOTES DE SERVICE

Celle apparaît comme dans l’exemple ci-contre. On peut voir ici que les espaces sont matérialisés par des points

3-1-2 : CREER UN NOUVEAU PARAGRAPHE

Pour créer un nouveau paragraphe, vous devez l t h Après avoir appuyé sur la touche ENTREE, le symbole Afficher / Masquer

est apparu. Pour

sauter une ligne, vous devez appuyer une nouvelle fois sur la touche ENTREE. Lorsque vous arrivez en fin de ligne, le mot que vous êtes en train de taper peut ne pas rentrer sur la ligne, il ne faut surtout pas appuyer sur la touche ENTREE, car Word le considérera comme un nouveau paragraphe. Il faut continuer à taper et Word ira automatiquement à la ligne. L’exemple suivant vous le prouve :

3-1-3 : QUELQUES REMARQUES LORS DE LA SAISIE DE TEXTE Une fois saisie, certains mots sont soulignés en rouge. Word ne trouve pas ce mot dans son dictionnaire orthographique. Il estime donc que nous avons fait une erreur de saisie. Si c’est le cas, vous pouvez corriger l’erreur en : ” en supprimant le(s) caractère(s) avec la touche Retour arrière et en saisissant le(s) nouveau(x) caractère(s) ” en utilisant le correcteur orthographique (voir la partie 4-7) En cours de frappe, Word analyse les caractères tapés et propose d’insérer un mot à notre place. C’est souvent le cas pour les dates. Si la proposition de Word vous convient, il suffit d’appuyer sur la touche TABULATION sinon il faut appuyer sur la touche ECHAP. 3-2 : INSERER DES CARACTERES SPECIAUX

59 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Vous vous êtes demandé plusieurs fois comment faire certains symbole comme le téléphone, des flèches, le © du copyright …ord vous propose d’insérer ces symboles et caractères spéciaux. 3-2-1 : INSERER UN SYMBOLE Pour insérer un symbole, vous devez cliquer sur le menu Insertion puis Caractères spéciaux. La boîte de dialogue suivante apparaît alors.

L’onglet « Symboles » est affiché. Maintenant, vous n’avez plus qu’à choisir la police en faisant dérouler la liste déroulante. Ensuite, vous devez choisir le symbole à insérer et lorsque vous avez choisi, il suffit de cliquer sur le bouton Insérer puis Fermer. Le symbole se place alors à l’endroit de votre curseur. Les polices de caractères où l’on trouve le plus de caractères particuliers sont les polices Webdings, Wingdings, Wingdings 2 et Wingdings 3. 3-2-2 : INSERER UN CARACTERE SPECIAL Vous devez faire exactement la même manipulation que précédemment en cliquant sur le menu Insertion puis caractères spéciaux. La boîte de suivante apparaît alors :

60 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Maintenant, vous devez cliquer sur l’onglet « Caractères spéciaux ». Faites défiler l’ascenseur jusqu’à ce que vous trouviez votre caractère. Lorsque vous l’avez trouvé, cliquez sur le bouton Insérer puis Fermer. Le caractère apparaît à l’endroit où est placé votre curseur. 3-3 : SE DEPLACER DANS LE TEXTE 3-3-1 : AVEC LE CLAVIER

Pour se déplacer dans un document Word avec le clavier vous devez vous servir des touches situées entre le pavé alphanumérique et le pavé numérique Ñ : Cette touche permet de replacer le curseur au début de la ligne. FIN : Cette touche permet de placer le curseur à la fin de la ligne. Ï ou Pg Up : Cette touche permet de déplacer le curseur vers le haut page par page. Ð ou Pg Down : Cette touche permet de déplacer le curseur vers le bas page par page. Õ : Cette touche permet de revenir d’un caractère vers la gauche. Ö : Cette touche permet de se déplacer d’un caractère vers la droite. × : Cette touche permet de monter le curseur d’une ligne. Ø : Cette touche permet de descendre le curseur d’une ligne. 3-3-2 : AVEC LA SOURIS Pour vous déplacer dans un document Word avec la souris, vous pouvez utiliser les ascenseurs verticaux et horizontaux mais aussi les boutons page suivante et page précédente (voir le schéma dans la partie 1-3). En cliquant avec le bouton gauche dans votre document Word, vous allez déplacer votre curseur à l’endroit où vous avez cliqué. 3-4 : SELECTIONNER DU TEXTE La sélection de texte permet par exemple de mettre en gras votre texte au lieu de le faire caractère par caractère. La sélection de texte ou de mot se présente de cette façon :

61 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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3-4-1 : AVEC LE CLAVIER

Pour sélectionner du texte avec le clavier, vous devez placer le curseur devant le mot où la phrase à sélectionner. Ensuite, tout en maintenant la touche MAJ enfoncée, appuyez sur la flèche de direction qui va vers la droite. Votre texte ou votre mot est sur un fond noir (comme pour l’image précédente). Vous venez de sélectionner du texte. 3-4-2 : AVEC LA SOURIS

Pour sélectionner du texte avec la souris, cliquez devant le mot ou la phrase à sélectionner. Tout en maintenant le clic gauche enfoncé, déplacez votre souris à droite. Votre texte ou votre mot est sur un fond noir (comme pour l’image précédente). Vous venez de sélectionner du texte. 4 – Modifier du texte 4-1 : SUPPRIMER UN CARACTERE 4-1-1 : SUPPRIMER UN CARACTERE SE TROUVANT AVANT LE CURSEUR Pour supprimer un caractère qui se trouve avant le curseur vous devez utiliser la touche RETOUR ARRIERE. Cette touche est située au-dessus de la grosse touche ENTREE. Cette touche supprime les caractères un à un et les supprime vers la gauche.

4-1-2 : SUPPRIMER UN CARACTERE SE TROUVANT APRES LE CURSEUR Pour supprimer un caractère qui se trouve après le curseur, vous devez utiliser la touche SUPPR. Cette touche est située sous la touche INSER entre le pavé alphanumérique et le pavé numérique. Cette touche supprime les caractères un à un et les supprime vers la droite. 4-2 : SUPPRIMER UN MOT, UNE PHRASE OU UN PARAGRAPHE Pour supprimer un mot, une phrase ou un paragraphe vous devez sélectionner le texte que vous voulez supprimer par une des méthodes vu précédemment. Ensuite, il suffit d’appuyer sur la touche SUPPR ou sur la touche RETOUR ARRIERE. 4-3 : RAJOUTER UN MOT Pour ajouter un mot ou un caractère entre deux mots si vous êtes en mode refrappe, vous devez appuyer sur la touche INSER puis vous tapez le(s) mot(s) ou le(s) caractère(s) à insérer. 62 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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4-4 : DEPLACER DES MOTS Pour déplacer des mots d’un paragraphe à un autre ou d’une ligne à une autre vous devez sélectionner les mots à déplacer. Ensuite, en cliquant et en tenant cliquer, vous amener le(s) mot(s) à l’endroit où vous voulez les placer. 4-5 : ANNULER UNE OPERATION L’annulation d’une opération consiste à annuler la frappe que vous avez saisie. Pour annuler une opération, vous avez 3 possibilités : Par la barre de menu : il faut cliquer sur le menu Edition puis Annuler Par la barre d’outils : il faut cliquer sur le bouton suivant Par le clavier : il faut appuyer simultanément sur les touches CTRL + Z 4-6 : RETABLIR L’OPERATION ANNULEE Rétablir l’opération annulée consiste à remettre en l’état avant d’annuler l’opération. Pour rétablir une .

opération, il faut appuyer sur le bouton suivant

4-7 : CORRIGER LES FAUTES D’ORTHOGRAPHE ET DE GRAMMAIRE 4-7-1 : CORRIGER L’ORTHOGRAPHE D’UN MOT A chaque fois que vous faites une faute d’orthographe ou que Word ne trouve pas un mot dans son dictionnaire, Word souligne ce mot en rouge. Pour corriger cette faute, il suffit de faire un clic droit sur le mot. Word ouvre alors un menu contextuel dans lequel il propose une ou plusieurs solutions pouvant correspondre à votre mot. Pour corriger la faute, il faut cliquer sur le mot que Word propose. L’image suivante vous montre la correction d’un mot.

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4-7-2 : CORRIGER LES FAUTES DE GRAMMAIRE Pour corriger les fautes de grammaire en cours de frappe, vous devez vérifier si l’option « Vérifier la grammaire et l’orthographe » est cochée. Pour cela, cliquer sur le menu Outils puis Options, la boîte de dialogue suivante s’ouvre. Il faut cliquer sur l’onglet « Grammaire et Orthographe » pour voir l’option :

Cochez la case « Vérifier la grammaire et l’orthographe » si elle n’est pas cochée.

4-7-3 : CORRIGER LES FAUTES DE GRAMMAIRE ET D’ORTHOGRAPHE Pour corriger les fautes d’orthographe et de grammaire, vous avez deux possibilités. La première consiste à cliquer sur le bouton suivant

. La deuxième consiste à cliquer sur le menu Outils puis

Grammaire et Orthographe. Dans n’importe quel cas, la boîte de dialogue suivante s’ouvre alors :

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Pour corriger vos fautes d’orthographe, il suffit de lire ce qui est inscrit dans la partie « Suggestion ». Ensuite, lorsque vous avez apporté la correction, il suffit de cliquer sur le bouton Remplacer. Si vous êtes sur qu’il n’y a pas de faute de grammaire ou d’orthographe à votre phrase et que Word en trouve une, cliquez sur le bouton Ignorer. Si vous voulez ajouter un mot dans le dictionnaire de Word, il suffit de cliquer sur le bouton Ajouter. 4-8 : TROUVER UN SYNONYME D’UN MOT Si vous voulez un synonyme d’un mot que vous mettez tout le temps dans votre texte, il faut sélectionner le mot dont lequel vous voulez trouver un synonyme. Ensuite, il suffit de cliquer sur le menu Outils puis Langues et enfin Dictionnaire des synonymes. L’image suivante vous montre les synonymes trouvés pour le mot MAISON :

Lorsque vous avez trouvé, un synonyme correspondant à votre mot, il suffit de le sélectionner et de cliquer sur le mot Remplacer. 5 – Mettre en forme des caractères 65 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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5-1 : MODIFIER LA POLICE DE CARACTERE Une police de caractère s’est le style d’écriture que l’on peut mettre dans un document Word. Pour changer la police de caractère, vous devez cliquer sur la barre d’outils Mise en forme et sur le bouton Police. Il suffit de cliquer alors sur la liste déroulante et de choisir la police que vous voulez.

5-2 : MODIFIER LA TAILLE DES CARACTERES La taille des caractères permet d’agrandir ou de réduire la police d’écriture. Pour changer la taille des caractères, vous devez cliquer sur la barre d’outils Mise en forme et sur le bouton Taille. Il suffit de cliquer alors sur la liste déroulante et de choisir la taille que vous voulez.

5-3 : METTRE DES CARACTERES EN GRAS La mise en gras de certains caractères permet de faire ressortir un élément du document Word. Pour mettre en gras, il suffit de cliquer sur le bouton suivant

et de taper le texte. Pour enlever le gras,

vous devez cliquer sur le même bouton. 5-4 : METTRE DES CARACTERES EN ITALIQUE Comme pour le gras, l’italique permet de faire ressortir des éléments de votre document Word. Pour mettre en italique, il suffit de cliquer sur le bouton suivant l’italique, vous devez cliquer sur le même bouton.

et de taper le texte. Pour enlever

5-5 : SOULIGNER DES CARACTERES Le soulignement de caractères permet de faire ressortir généralement un titre de votre document Word. Pour mettre un élément en souligné, vous devez cliquer sur le bouton suivant

et taper votre

texte. Pour enlever le mode souligné, vous devez cliquer sur le même bouton. 5-6 : CHANGER LA COULEUR DES CARACTERES

Pour changer la couleur des caractères vous devez cliquer sur la flèche du bouton suivant . Après avoir cliquer sur la flèche, une palette de couleur apparaît. Choisissez la couleur qui vous convient ou cliquer sur Autres couleurs pour créer votre propre couleur. 5-7 : CHANGER LA CASSE

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La casse est le passage du mode minuscule au mode majuscule ou inversement … Pour changer la casse d’un mot, d’une phrase ou d’un paragraphe, vous devez choisir Modifier la casse dans le menu Format. La boîte de dialogue suivante apparaît alors :

Il ne vous reste plus qu’à choisir le type de modification que vous voulez apporter et de cliquer sur le bouton OK. 5-8 : MODIFIER LA MISE EN FORME DES CARACTERES PAR LA BOITE DE DIALOGUE POLICE 5-8-1 : L’ONGLET POLICE, STYLE, ATTRIBUT Pour avoir la boîte de dialogue Police, il suffit de cliquer sur le menu Format puis Police. La boîte de dialogue « police » apparaît alors :

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On retrouve ici, les différentes formes de caractères que nous avons vu dans les parties précédentes (police d’écriture, Style, taille et couleur). Dans cette boîte de dialogue, vous pouvez choisir le style de soulignement que vous voulez et pouvez mettre une couleur au soulignement. Des options sont possibles dans la partie Attribut. Dans la partie Aperçu, on voit le changement du à l'attribut. Attribut Barré : Cet attribut barre le mot ou la phrase que vous tapez. Attribut Barré Double : Cet attribut barre en double le mot ou la phrase que vous tapez. Attribut Exposant : Cet attribut met en exposant le texte que vous tapez. Attribut Indice : Cet attribut met en indice le texte que vous tapez. Attribut Ombré : Cet attribut met une ombre au texte que vous tapez. Attribut contour : C m Attribut relief : C Ceeettt aaattttttrrriiibbbuuuttt m meeettt eeennn rrreeellliiieeefff llleee ttteeexxxttteee qqquuueee vvvooouuusss tttaaapppeeezzz... Attribut empreinte : C C m m Ceeettt aaattttttrrriiibbbuuuttt m meeettt eeennn eeem mppprrreeeiiinnnttteee llleee ttteeexxxttteee qqquuueee vvvooouuusss tttaaapppeeezzz... Petite majuscule : CET ATTRIBUT TAPE VOTRE TEXTE EN PETITE MAJUSCULE. Majuscule : CET ATTRIBUT TAPE VOTRE TEXTE EN MAJUSCULE. Masqué : En cochant cette case tout le texte que vous allez taper n’apparaîtra pas. Même le curseur ne bougera pas. Mais votre texte sera quand même présent sur votre feuille. 5-8-2 : L’ONGLET ESPACEMENT

L’onglet Espacement permet d’agrandir l’espace entre les différents caractères que vous tapez. L’image suivante vous un espacement « Etendu de 5 »

6 – Mettre en forme des paragraphes 6-1 : ALIGNER UN PARAGRAPHE A GAUCHE L’alignement d’un paragraphe sur la marge de gauche permet d’aligner toutes les lignes de votre paragraphes à gauche. Généralement à l’ouverture d’un nouveau document Word c’est cet alignement qui est pris par défaut. Si ce n’est pas le cas, vous devez cliquer sur le bouton suivant . Le paragraphe précédent a été tapé avec un alignement vers la gauche. 6-2 : CENTRER UN PARAGRAPHE Le centrage de paragraphe permet de centrer les différentes lignes de votre paragraphe au milieu de votre document Word. Pour centrer votre paragraphe, vous devez appuyer sur le bouton suivant et tapez votre texte. Le paragraphe précédent a été tapé avec un alignement au centre 6-3 : ALIGNER UN PARAGRAPHE A DROITE

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L’alignement d’un paragraphe sur la marge de droite permet d’aligner toutes les lignes de votre paragraphe à droite. Pour aligner votre paragraphe sur la droite, vous devez appuyer sur le bouton suivant

et tapez votre texte.

Le paragraphe précédent a été tapé avec un alignement à droite. 6-4 : JUSTIFIER UN PARAGRAPHE La justification d’un paragraphe permet d’aligner le texte autant sur la marge de droite que sur la marge de gauche. Pour utiliser la justification de paragraphe, vous devez appuyer sur le bouton suivant

et tapez votre texte.

Les différents paragraphes de mon cours sont tous justifiés sauf le paragraphe 61, 6-2 et 6-3. 6-5 : APPLIQUER UN RETRAIT DE GAUCHE A UN PARAGRAPHE Appliquer un retrait de gauche à un paragraphe permet de décaler votre paragraphe sur la gauche. Pour faire ce retrait de gauche, vous devez choisir Paragraphes dans le menu Format, la boîte de dialogue suivante apparaît :

Il suffit de cliquer alors sur les petites flèches qui montent et qui descendent pour choisir votre retrait de gauche. En appliquant un retrait de gauche, vous ne pouvez pas taper de texte dans la zone où vous avez défini un retrait. Après avoir appliquer un retrait de gauche, la règle de votre document Word s’est décalée vers la droite. 6-6 : APPLIQUER UN RETRAIT DE DROITE A UN PARAGRAPHE

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Appliquer un retrait de droite à un paragraphe permet de laisser un espace sur la droite de votre document Word. La manœuvre est la même que précédemment mais au lieu de choisir gauche, il faut augmenter ou diminuer le retrait Droit. 6-7 : APPLIQUER UN RETRAIT DE PREMIERE LIGNE POSITIF A UN PARAGRAPHE Le cours sur « le retrait de première ligne positif à un paragraphe » a été fait avec un retrait positif de 2 cm. Pour créer un retrait de première ligne positif, il suffit de choisir Paragraphes dans le menu Format. La boîte de dialogue vu précédemment apparaît alors. Il suffit de choisir Positif dans la liste déroulante De 1ère ligne et de d’augmenter ou de diminuer le retrait dans la boîte De : 6-8 : APPLIQUER UN RETRAIT DE PREMIERE LIGNE NEGATIF A UN PARAGRAPHE Le cours sur « le retrait de première ligne négatif à un paragraphe » a été fait avec un retrait négatif de 2 cm. Pour créer un retrait de première ligne négatif, vous devez faire exactement comme précédemment mais choisir Négatif dans la liste déroulante De 1ère ligne. 6-9 : APPLIQUER UNE INTERLIGNE A UN PARAGRAPHE L’application d’une interligne à un paragraphe permet d’augmenter la lisibilité des lignes dans votre paragraphe. Sur mes cours j’applique un interligne de 15 mm pour une meilleure lecture. L’exemple suivant vous montre le chapitre 6-8 sans interligne.

Pour créer une interligne entre paragraphe, vous devez choisir Paragraphes dans le menu Format. La boîte de dialogue vu précédemment apparaît. Dans la liste déroulante Interlignes choisissez l’interligne qui vous convient et choisissez l’espacement à partir de la boîte De : 6-10 : CREER UN LETTRINE

U

Ne lettrine donne un aspect encore différent a votre paragraphe. Une lettre est la première lettre que l’on voit dans un journal par exemple. Elle marque la première lettre du gros titre. Pour créer une lettrine, vous devez taper votre lettre puis la sélectionner. Ensuite, il faut choisir Lettrines dans le menu Format. La boîte de dialogue suivante apparaît :

70 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Vous avez 3 positions pour choisir votre lettrine. Pour choisir une des trois, il suffit de cliquer sur la position que vous voulez. Ensuite, vous avez la possibilité de choisir la police de votre lettrine pour cela, il suffit de cliquer sur la liste déroulante Police. Ensuite, vous pouvez choisir la hauteur de ligne de votre lettrine et si elle est collée ou non au texte que vous voulez taper.

6-11 : CREER UNE LISTE A PUCES Les listes à puces permettent de faire des énumérations. Par exemple, comme il fait beau aujourd’hui, je vais à la plage, il me faut : 9 Mon maillot de bain 9 De la crème solaire 9 Mes lunettes de soleil … Pour créer des listes à puces, il faut se mettre à la ligne en appuyant sur la touche ENTREE du clavier puis de cliquer sur le bouton suivant

. Dans ce cas là, la puce est défini par Word et vous ne

pouvez la changer. Pour mettre la puce que l’on désire, il suffit de choisir Puces et Numéros dans le menu Format, la boîte de dialogue suivante apparaît alors :

71 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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En cliquant sur le bouton Image vous aurez d’autres puces. Maintenant que vous avez choisit, cliquez sur le bouton OK et votre puce apparaît. Lorsque vous avez fini une énumération pour aller à la suivante, il suffit d’appuyer sur la touche ENTREE du clavier. Une nouvelle puce apparaît alors. Pour finir votre énumération, vous devez appuyer 2 fois sur la touche ENTREE.

6-12 : CREER UNE LISTE NUMEROTEE Une liste numérotée correspond à une liste à puce mais au lieu d’avoir des symboles pour avoir notre énumération, on a des chiffres. On va reprendre l’exemple de la partie 6-11 1. Mon maillot de bain 2. De la crème solaire 3. Mes lunettes de soleil Pour créer votre liste numérotée, vous pouvez passer par le menu Format puis Puces et numéros et enfin choisir l’onglet Numéros ou vous pouvez cliquer sur le bouton suivant dans la barre d’outils Mise en forme. Les numéros fonctionnent exactement comme les puces il faut appuyer sur la touche ENTREE pour créer un autre numéro ou appuyer 2 fois sur ENTREE pour finir l’énumération. 6-13 : CREER UNE LISTE HIERARCHISEE Pour créer une liste hiérarchisée, vous devez sélectionner Puces et numéros dans le menu Format puis vous devez choisir l’onglet Hiérarchisation et enfin la liste que vous voulez. Pour créer une hiérarchisation, il suffit d’appuyer sur la touche TABULATION. Exemple : 1) Mon maillot de bain a) Bleu b) Noir 72 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Après avoir taper « Mon maillot de bain », vous devez aller à la ligne en appuyant sur ENTREE, Word alors met un 2), il suffit d’appuyer sur la touche TABULTATION, Word crée un retrait et marque un a) … Pour créer un 2), vous devez re-sélectionner Puces et numéros dans le menu Format et re-choisir l’onglet Hiérarchisation, et les numéros de hiérarchisation sont passées à un 2ème niveau. 6-14 : CREER UNE BORDURE AUTOUR D’UN PARAGRAPHE Pour créer une bordure autour d’un paragraphe, vous devez sélectionner le paragraphe. Ensuite, il suffit de cliquer sur le menu Format puis Bordures et trames. La boîte de dialogue suivant s’ouvre alors :

Maintenant, il ne vous reste plus qu’à choisir le type, le style, la couleur et la largeur pour votre bordure de paragraphe et de cliquer sur le bouton OK. 6-15 : CREER UNE TRAME DE FOND SUR UN PARAGRAPHE Une trame de fond est une couleur que l’on peut appliquer à un paragraphe. Pour créer une trame de fond, vous devez sélectionner votre paragraphe. Dans la boîte de dialogue, vu précédemment, il faut choisir l’onglet Trame de fond puis de choisir la couleur qui vous convient. 7 – Mettre un document en page 7-1 : MODIFIER LA MISE EN PAGE 7-1-1 : MODIFIER LE FORMAT ET L’ORIENTATION DU PAPIER 73 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Il existe différent format de papier pour lequel on peut imprimer un document. Les deux formats de papier les plus connus sont les formats A4 et A3. Par défaut, c’est le format A4 qui est pris. Si vous voulez changer le format du papier, il suffit de choisir Mise en page dans le menu Fichier et de cliquer sur l’onglet Format du papier. La boîte de dialogue suivante apparaît alors :

Il suffit alors de cliquer sur la liste déroulante « Format du papier » est de choisir le format du papier que vous voulez. Pour changer l’orientation de la page, vous devez cliquer sur le bouton radio « Paysage ». Par défaut, c’est l’orientation « Portrait » qui est choisit. On parle aussi d’orientation à la « Française » ou à « l’Italienne ». 7-1-2 : MODIFIER LES MARGES Lorsque vous saisissez des informations dans un document Word, vous ne commencez jamais à saisir en haut à gauche de la feuille, votre curseur se place au début de vos règles (verticale et horizontale). C’est ce qu’on appelle une marge. Par défaut, les marges de gauche, droite, haut et bas sont à 2.5 cm mais vous pouvez réduire ou agrandir la marge comme vous voulez. Pour cela, vous devez choisir Mise en page dans le menu Fichier et choisir l’onglet Marge. La boîte de dialogue suivante apparaît alors :

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En cliquant sur les flèches qui montent ou qui descendent pour chaque marge, vous pouvez agrandir ou diminuer les marges de votre document Word. ATTENTION : Si vous diminuez trop les marges une boîte de dialogue peut apparaître vous disant qu’une partie du texte saisie peut-être rogner par l’imprimante. Je vous conseille de ne jamais descendre les marges à plus de 1.3 cm sinon vous aurez automatiquement cette boîte de dialogue.

Vous pouvez toujours ignorer le conseil en cliquant sur le bouton « Ignorer » mais en dessous de 0.5 cm, vous allez perdre une partie de votre texte. 7-2 : INSERER UN SAUT DE PAGE Un saut de page permet d’aller sur une nouvelle page vierge à la suite de votre texte. L’insertion d’un saut de page évite d’appuyer plusieurs fois sur la touche ENTREE du clavier pour aller à la page suivante. Pour insérer un saut de page vous devez choisir Saut dans le menu Insertion. La boîte de dialogue suivante apparaît alors :

75 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Ensuite, vous sélectionnez « Saut de page » si celui-ci n’est pas sélectionner. Par défaut, le bouton radio « Saut de page » est sélectionnez. Ensuite, il suffit de cliquer sur le bouton OK et vous arrivez à la page suivante. 7-3 : INSERER UN EN-TETE OU UN PIED DE PAGE Généralement, un en-tête contient les informations concernant l’auteur du document et la date de création de ce document. Le pied de page contient le numéro de page du document. Pour créer un en-tête ou un pied de page, il suffit de choisir En-tête et Pied de page du menu Affichage. La barre d’outils « En-tête et pied de page apparaît » et deux zones délimités par des pointillés apparaissent en haut et en bas de chaque page.

Dans un en-tête ou pied de page vous pouvez mettre la police, la taille, la couleur … que vous voulez. Tant que vous n’avez pas cliqué sur le bouton Fermer de la barre d’outils, vous ne pourrais pas créer ou continuer votre document Word. Pour avoir la signification de tous les icônes de la barre d’outils, il suffit de passer la souris sur un icône et de voir sa signification. 7-4 : CREER UNE BORDURE DE PAGE Pour ajouter une bordure à votre document Word, vous devez choisir Bordures et trames … du menu Format. La boîte de dialogue suivante apparaît :

76 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Cliquez ensuite sur l’onglet « Bordure de page ». Maintenant, il ne vous reste plus qu’à choisir le type, le style, la couleur, la largeur et le motif de la bordure. Vous pouvez appliquer la bordure à tous votre document, ou à une partie de votre document en cliquant sur la liste déroulante « Appliquer à ». 7-5 : FAIRE UN APERÇU AVANT IMPRESSION L’aperçu avant impression permet de vérifier si toutes vos pages sont mise en page correctement. Pour pouvoir faire un aperçu avant impression, vous devez choisir sur Aperçu avant impression du menu Fichier ou cliquez sur le bouton suivant

. La fenêtre suivante s’ouvre alors :

77 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Pour quitter cette fenêtre et revenir à la page de Word, vous devez cliquer sur le bouton Fermer de la barre d’outils « Aperçu avant impression ». 7-6 : LANCER L’IMPRESSION Pour lancer l’impression de votre document Word, vous avez 2 possibilités : 9 Choisissez Imprimer dans le menu Fichier. La boîte de dialogue suivante apparaît alors :

78 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Dans la liste déroulante, choisissez l’imprimante sur lequel vous voulez imprimer votre document. Dans la partie « Plusieurs pages », le bouton radio « Tout » est sélectionné. Lorsque vous cliquerez sur le bouton OK, toutes les pages de votre document s’imprimeront. Si vous choisissez l’option « Pages en cours », l’imprimante imprimera la page dans lequel le curseur sera positionné. Si vous choisissez l’option « Pages », vous devez saisir le numéro des pages que vous voulez imprimer. Par exemple vous voulez imprimer les pages de 1 à 10 et les pages 15 et 18. Dans la zone de texte vous inscrirez 1-10 ;15 ;18. Le tiret ( - ) veut dire jusqu'à et le point virgule ( ; ) permet de sauter des pages que l’on ne veut pas imprimer. Dans la deuxième liste déroulante « Imprimer » vous pouvez choisir d’imprimer : 1. Soit les pages paires et impaires 2. Soit les pages paires 3. Soit les pages impaires 9

La deuxième solution consiste à appuyer sur le bouton suivant

de la barre d’outils

standard. ATTENTION : Si vous choisissez cette solution, la boîte de dialogue imprimer n’apparaîtra pas. Tout votre document Word sera imprimé. Vous n’aurez pas d’accès aux options que je viens de vous décrire. 8 – Créer un tableau 8-1 : CREER UN TABLEAU Pour créer un tableau, cliquez sur le menu Tableau puis Insérer et enfin Tableau. La boîte de dialogue suivante s’ouvre alors :

79 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Avec les flèches qui montent et qui descendent, choisissez le nombre de lignes et de colonnes puis cliquez sur OK. 8-2 : SELECTIONNER UNE COLONNE Pour sélectionner une colonne de votre tableau, cliquez dans la première cellule que vous voulez sélectionner puis tout en maintenant cliquer, déplacer la souris dans la ou les cellule(s) du dessous. 8-3 : INSERER UNE COLONNE Pour insérer une colonne dans votre tableau, placez le curseur dans une cellule de votre tableau puis cliquez sur le menu Tableau puis Insérer et enfin Colonnes à gauche ou Colonnes à droite. La colonne va s’insérer à gauche ou droite de la cellule dans laquelle se situe le curseur. 8-4 : SELECTIONNER UNE LIGNE Pour sélectionner une ligne de votre tableau, cliquez dans la première cellule de la ligne que vous voulez sélectionner. Tout en maintenant le clic enfoncé, déplacer la souris dans la ou les cellule(s) d’à côté. 8-5 : INSERER UNE LIGNE Pour insérer une ligne dans votre tableau, placez le curseur dans une cellule de votre tableau puis cliquez sur le menu Tableau puis Insérer et enfin Lignes au-dessus ou Lignes en dessous. La ligne va s’insérer au-dessus ou au-dessous de la cellule dans laquelle se situe le curseur. 8-6 : SUPPRIMER UNE LIGNE (OU UNE COLONNE)

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Pour supprimer une ligne ou une colonne de votre tableau, placez la souris dans une cellule pour laquelle vous voulez supprimer la ligne ou la colonne. Dans le menu Tableau, choisissez Supprimer puis Lignes ou Colonnes. Le tableau se réduira alors de la ligne ou de la colonne supprimer. 8-7 : SE DEPLACER DANS LES CELLULES D’UN TABLEAU 8-7-1 : AVEC LE CLAVIER Pour se déplacer dans un tableau Word avec le clavier, utilisez les 4 flèches de direction (gauche, droite, haut, bas). Vous vous déplacerez alors cellules par cellules. 8-7-2 : AVEC LA SOURIS

Pour se déplacer dans un tableau Word avec la souris, il suffit de cliquer dans la cellule où vous voulez placer le curseur. 8-8 : MODIFIER LES LARGEURS DES COLONNES Pour modifier la largeur d’une colonne, sélectionnez celle-ci puis choisissez Propriétés du tableau dans le menu Tableau. La boîte de dialogue suivante apparaît alors :

Dans la zone largeur préférée, choisissez avec les flèches qui montent et qui descendent la largeur de votre colonne. 8-9 : MODIFIER LES HAUTEURS DES LIGNES 81 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Pour modifier la hauteur d’une ligne d’un tableau, sélectionnez la ligne puis choisissez Propriétés du tableau dans le menu Tableau. La boîte de dialogue suivante apparaît alors :

Cochez ensuite la case « Spécifier la hauteur » et grâce aux flèches qui montent et qui descendent, choisissez la hauteur de la ligne. 8-10 : CENTRER LE TABLEAU Pour centrer votre tableau au milieu de votre document Word, sélectionnez tout votre tableau puis choisissez Propriété du tableau dans le menu Tableau. La boîte de dialogue suivante s’ouvre alors :

82 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Dans la zone « Alignement », cliquez sur le bouton Centré. Le tableau se centre horizontalement au milieu de votre page. 8-11 : AFFICHER LA BARRE D’OUTILS TABLEAUX ET BORDURES La barre d’outils Tableaux et Bordures réalise la même chose que l’on a vu précédemment. On passe par la barre d’outils au lieu de passer par le menu Tableau. Pour afficher la barre d’outils, cliquez sur le menu Affichage puis Barres d’outils et enfin cliquez sur le bouton Tableaux et bordures pour faire apparaître cette barre d’outils. 8-12 : FUSIONNER LES CELLULES La fusion de cellule permet de rassembler des cellules qui se touchent pour en faire une seule cellule. Pour pouvoir faire une fusion de cellule, sélectionner les cellules que vous voulez sélectionner puis choisissez Fusionner les cellules dans le menu Tableau. 8-13 : ALIGNER LE TEXTE DANS LES CELLULES Pour aligner le texte dans les cellules, choisissez les options « aligner à gauche », « centrer », « aligner à droite » ou « justifier » dans la barre d’outils « Mise en forme » pour pouvoir aligner votre texte comme vous le souhaitez. 8-14 : METTRE EN FORME UN TABLEAU 8-14-1 : MODIFIER LES CARACTERES Pour modifier les caractères dans un tableau, sélectionnez la ou les cellules pour laquelle vous voulez modifier les caractères. Ensuite, soit vous utilisez le menu Format puis Police, soit vous utilisez la barre d’outils « Mise en forme pour modifier vos caractères (voir chapitre 5). 83 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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8-14-2 : AFFECTER UNE COULEUR DE FOND Pour affecter une couleur a votre tableau, placez le curseur sur celui-ci puis choisissez Propriété du Tableau dans le menu Tableau. Cliquez ensuite sur le bouton « Bordures et trames » et cliquez enfin sur l’onglet « Trame de fond ». La boîte de dialogue suivante apparaît alors :

Choisissez la couleur de fond

Vous pouvez appliquer un style avec différents niveaux de gris

La trame de fond peut s’appliquer : -

à la cellule au tableau

8-14-3 : MODIFIER LES BORDURES Pour pouvoir modifier les bordures de votre tableau, cliquez dans une cellule du tableau puis choisissez Propriété du Tableau dans le menu Tableau. Puis cliquez sur le bouton « Bordures et trames ». La boîte de dialogue suivante apparaît alors :

84 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Dans la partie « Style », choisissez le style de bordures que vous voulez. La partie « Couleur » permet de changer la couleur de bordure de votre tableau. La partie « Largeur » peut d’augmenter l’épaisseur du trait de la bordure. Comme pour la trame de fond, on peut appliquer le changement des bordures à tout le tableau ou à une cellule pour cela il suffit de cliquer sur la liste déroulante « Appliquer à ». 8-15 : FRACTIONNER UNE CELLULE Fractionner une revient à découper une cellule du tableau en plusieurs cellules. Pour fractionner une cellule choisissez Fractionner les cellules dans le menu Tableau. La boîte de dialogue suivante apparaît alors :

Choisissez alors avec les flèches qui montent et qui descendent le nombre de lignes ou de colonnes que doit contenir la cellule de votre tableau. 8-16 : CONVERTIR UN TABLEAU EN TEXTE Convertir un tableau en texte revient à supprimer les bordures et le fond du tableau et le mettre sous forme de texte. Pour pouvoir convertir un tableau en texte, sélectionner tout votre tableau puis choisissez Convertir dans le menu Tableau puis Convertir un tableau en texte. La boîte de dialogue suivante apparaît alors : 85 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Laissez le bouton radio « Marques de paragraphes » coché et cliquez sur le bouton OK. 8-17 : CONVERTIR UN TEXTE EN TABLEAU Pour convertir un texte en tableau, sélectionner le texte que vous voulez mettre dans le tableau puis choisissez Convertir dans le menu Tableau puis Convertir texte en tableau. Word vous propose la même boîte de dialogue que l’on a vu dans la construction d’un tableau (voir partie 8-1). Word ajuste tout ce qui se trouve dans la partie du texte sélectionné et propose en conséquence le nombre de lignes et de colonnes voulues. 9 – Colonnes 9-1 : METTRE UN TEXTE EN COLONNES Pour mettre un texte en colonnes et lui faire prendre l’apparence d’un journal, sélectionnez tout votre texte. Choisissez alors Colonnes dans le menu Format. La boîte de dialogue suivante apparaît alors :

Dans la partie « Prédéfinir », choisissez le nombre de colonnes que vous voulez ou aidez-vous des flèches qui montent et qui descendent pour saisir le nombre 86 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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de colonnes voulues. Si vous voulez une ligne qui sépare toutes les colonnes de votre document, cliquez sur la case à cocher « Ligne séparatrice ». Vous pouvez ajuster la largeur des colonnes comme bon vous semble mais pour cela, il faut décocher la case à cocher « Largeur de colonne identiques ». Si vous voulez vous pouvez appliquer le nombre de colonnes à tout votre document Word ou à partir de l’endroit où est situé le curseur. 9-2 : EFFECTUER LA COUPURE DES MOTS Pour le moment votre logiciel Word ne coupe pas les mots à la fin d’une ligne mais si vous voulez que Word coupe vos mots, choisissez alors Langues dans le menu Outils puis Coupure de mots. La boîte de dialogue suivante apparaît alors :

Cochez alors la case « Coupure automatique » puis cliquez sur OK. ATTENTION : La coupure de mot n’est pas installé lorsque l’on installe le logiciel Word. C’est une option. Il vous faudra le CDROM de Word pour l’installer. 10 – Insertion d’objets 10-1 : AFFICHER LA BARRE D’OUTILS DESSIN Pour afficher la barre d’outils Dessin, il suffit de choisir Barres d’outils puis Dessin dans le menu Affichage. La barre d’outils Dessin se place généralement au bas de votre écran. L’image suivante vous montre cette barre d’outils

10-2 : INSERER UNE IMAGE 10-2-1 : INSERER UNE IMAGE Vous pouvez insérer deux sortes d’images dans votre document Word : 9 Une image qui provient de votre ordinateur : pour cela, il suffit de choisir Images puis à partir du fichier dans le menu Insertion. La boîte de dialogue « Insérer une image » :

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Il suffit ensuite de choisir le choix du dossier dans laquelle est enregistrée l’image. Pour cela, il suffit de cliquer sur la liste déroulante « regarder dans » puis de choisir le dossier. 9

Une image qui provient de la bibliothèque de Word : pour cela, il suffit de choisir Images puis Images de la bibliothèque dans le menu Insertion. La boîte de dialogue « Insérer un élément » apparaît :

Maintenant, il ne vous reste plus qu’à choisir la catégorie de l’image puis de cliquer sur l’image que vous voulez insérer. 10-2-2 : SELECTIONNER UNE IMAGE Sélectionner une image consiste à afficher autour de cette image des poignets de sélection. Pour sélectionner une image, il suffit simplement de cliquer sur cette image. L’image suivante vous montre les poignets de sélection :

88 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Poignets de sélection

10-2-3 : DEPLACER UNE IMAGE Lorsque vous insérez une image dans un document Word, celle-ci se place soit à gauche, soit au centre, soit à droite de votre document en fonction si vous avez choisi un alignement à gauche, au centre ou à droite. Donc pour déplacer dans un de ces trois alignement, il suffit de cliquer sur un des 3 boutons suivants : Mais si par exemple, vous voulez que votre image se place à un endroit particulier de votre document, vous devez mettre cette image dans une zone de texte. Pour cela, vous cliquez sur le bouton suivant dans la barre d’outils Dessin puis vous dessinez un rectangle ou un carré. Ensuite, il suffit d’insérer une image comme nous l’avons vu dans la partie 10-2-1 : Insérer une image. Maintenant, pour déplacer l’image, il suffit de sélectionner la zone de texte qui fonctionne exactement que la sélection d’une image (10-2-2 : sélectionner une image) et tout en tenant cliquer la souris, vous déplacez la zone de texte à l’endroit où vous voulez l’emmener. 10-2-4 : MODIFIER LA TAILLE D’UNE IMAGE Pour modifier la taille d’une image, vous cliquez droit sur l’image et vous choisissez l’option « Format de l’image ». La boîte de dialogue suivante s’ouvre alors :

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Il suffit ensuite de sélectionner l’onglet « Taille » comme la photo précédente. Dans la zone « Dimensionnement et rotation », grâce aux flèches qui montent et qui descendent pour les zones hauteur et largeur, choisissez la hauteur et la largeur qui vous convient. Puis, cliquez sur le bouton OK. Votre image s’est alors mis au dimension que vous voulez. 10-3 : INSERER UN DESSIN 10-3-1 : INSERER UN DESSIN Pour insérer un dessin dans votre document Word, la barre d’outils Dessin doit être affichée. Ensuite, vous pouvez cliquer sur les deux boutons suivants qui représentent un rectangle ou une ellipse . Pour dessiner ces formes, vous cliquez à un endroit de la feuille. Tout en maintenant cliquez, vous déplacez la souris sur l’écran et la forme se dessine alors. Pour changer la forme de votre dessin, il suffit de sélectionner votre dessin. Les poignets de sélection apparaissent alors puis il faut cliquer sur le bouton « Dessin » dans cette même barre d’outils. Ensuite, il suffit de cliquer sur « Changer la forme », sélectionner une des formes proposées puis, il suffit de cliquer sur le dessin que vous voulez mettre. 10-3-2 : PLACER LE DESSIN DERRIERE LE TEXTE Vous voulez par exemple encadrer le titre de votre document Word. En dessinant un dessin sur votre texte, la forme va se mettre au-dessus de votre texte. Pour faire apparaître le texte dans votre dessin, il suffit de sélectionner votre dessin puis de cliquer droit sur le dessin puis de choisir Ordre et enfin Texte au-dessus. 10-4 : INSERER UN WORDART 10-4-1 : INSÉRER UN WORDART Pour insérer un WordArt dans votre document Word, il suffit de suivre la marche suivante : 9 Dans la barre d’outilsjavascript:HelpPopup('wdtip9.hlp','IDH_wodefToolbar'); Dessin, cliquez sur 9 9 9

Insérer un objet WordArt Cliquez sur le type de dessin WordArt souhaité, puis sur OK. Dans la boîte de dialogue Modifier le texte WordArt, tapez le texte que vous souhaitez mettre en forme, sélectionnez éventuellement d'autres options, puis cliquez sur OK. Pour ajouter ou modifier des effets de texte, utilisez les boutons des barres d'outils WordArt et Dessin. La barre d'outils WordArt s'affiche lorsque vous cliquez sur le texte spécial WordArt.

Exemple de WordArt :

10-4-2 : DEPLACER UN WORDART 90 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Pour déplacer un WordArt dans votre document Word, il suffit de sélectionner votre WordArt. Les poignets de sélection apparaissent alors. Avec la souris, il suffit de se placer sur le WordArt puis de cliquer et de tenir cliquer et de déplacer le WordArt sur votre document. 10-4-3 : CHANGER LES COULEURS D’UN WORDART Pour changer les couleurs d’un WordArt, vous devez afficher la barre d’outils WordArt. Pour cela, il suffit de choisir Barres d’outils puis WordArt dans le menu Affichage. La barre d’outils suivante apparaît alors :

Maintenant, il suffit de sélectionner votre WordArt, puis de cliquer sur le bouton « Format de l’objet WordArt »

. La boîte de dialogue suivante apparaît alors :

Dans la zone « remplissage » choisissez la couleur que vous voulez mettre à votre WordArt. Bien entendu, vous pouvez choisir des motifs et des textures ou choisir une couleur personnalisée à votre WordArt. 10-4-4 : CHANGEZ LA FORME D’UN WORDART Pour changer la forme d’un WordArt, il suffit de cliquer sur le bouton « Changer la forme » dans la barre d’outils WordArt.

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Ensuite, il suffit de cliquer sur la forme que vous voulez et votre WordArt prend alors la forme choisit. 11 – Signets, renvois, notes de bas de page 11-1 : INSERER UN SIGNET

Un signet est un élément ou un emplacement dans un document que vous identifiez et auquel vous attribuez un nom pour une référence future. Vous pouvez utiliser des signets pour accéder rapidement à un emplacement spécifique, créer des renvois 1. Sélectionnez un élément auquel vous souhaitez affecter un signet ou cliquez à l'emplacement où vous souhaitez insérer un signet. 2. Dans le menu Insertion, cliquez sur Signet. 3. Sous Nom du signet, tapez ou sélectionnez un nom. 4. Cliquez sur Ajouter. Remarque : Les noms de signet doivent commencer par une lettre et peuvent contenir des chiffres. Un nom de signet ne peut pas comprendre d'espaces. Cependant, vous pouvez utiliser le trait souligné. 11-2 : CREER UN RENVOI Le renvoi de nom d’un signet permet de replacer le curseur à l’endroit où on a crée le signet. Le renvoi de nom d’un signet crée un lien hypertexte (utilisé sur Internet) pour mettre le curseur à l’endroit où on a crée un signet. Pour créer un renvoi d’un nom d’un signet, il suffit de choisir Renvoi dans le menu Insertion. La boîte de dialogue suivante apparaît alors :

92 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Dans la liste déroulante « Catégorie », choisissez « Signet ». Le nom de signet que vous avez crée dans le chapitre précédent apparaît alors. Sélectionnez le nom du signet si ce n’est pas le cas puis cliquer sur le bouton Insérer. Le mot que vous avez mis comme signet apparaît alors. Si vous passez la souris sur ce mot, votre souris va se transformer en main. C’est un lien hypertexte. En cliquant sur le mot, vous allez placer le curseur à l’endroit où vous avez crée le signet. Remarque : Au moment où vous cliquez sur le renvoi de signet, la barre d’outils Web apparaît. 11-3 : INSERER UNE NOTE DE BAS DE PAGE

En règle générale, les notes de bas de page et les notes de fin sont utilisées dans les documents imprimés pour vous permettre de décrire, commenter ou fournir des références sur le texte d'un document. Vous pouvez insérer simultanément des notes de bas de page et des notes de fin dans le même document. Vous pouvez, par exemple, utiliser les notes de bas de page pour des commentaires détaillés, et les notes de fin pour la citation des sources. Les notes de bas de page figurent en bas de chaque page des documents, tandis que les notes de fin se trouvent en règle générale à la fin des documents. Pour créer une note de bas de page, il suffit de choisir Notes de bas de pages dans le menu Insertion. La boîte de dialogue suivante apparaît alors :

Choisissez alors soit « Note de bas de page » soit « Note de fin » puis cliquez sur OK. Exemple de note de bas de page2 : Voir au bas de la page 12 – Le mode plan 12-1 : AFFICHER LE MODE PLAN Le mode plan affiche la structure du document. Il affiche les retraits et les symboles mais ne modifie pas la présentation de votre document en mode normal. Le mode plan ne s’imprime pas. Pour placer en mode plan il suffit de cliquer sur le bouton suivant au bas de la fenêtre Word. 2

La note de bas de page apparaît ici 93

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12-2 : CREER UN NIVEAU DE PLAN 12-2-1 : CREER UN TITRE En mode plan tapez les titres du document et de chaque sous-document. Veillez à appuyer sur ENTRÉE après avoir tapé chaque titre. Word met les titres en forme à l'aide du style de titre prédéfini Titre 1. 12-2-2 : CREER UN SOUS TITRE Pour pouvoir créer un sous titre après avoir créer un liste de titre, il suffit de sélectionner le ou les titres qui doivent devenir des sous titres puis il faut cliquer sur les boutons suivants

pour

abaisser ou hausser un niveau de titre. A ce moment là, Word change le style de titre et passe en Titre 2. 12-3 : MASQUER / VISUALISER LA MISE EN FORME Pour afficher ou masquer la mise en forme, il suffit de cliquer sur le bouton suivant

dans la barre

d’outil Mode Plan. 12-4 : AFFICHER CERTAINS NIVEAUX DE TITRE Pour afficher certains niveaux de titre et en cacher d’autres, il suffit de cliquer sur les boutons suivants :

En cliquant sur ces boutons vous afficherez soit les titres de niveaux 1, soit de niveaux 2 … Pour afficher les titres des différents niveaux, il faut cliquer sur le bouton suivant :

.

13 – Les styles 13-1 : AFFICHER LA ZONE DE STYLE La zone de style est située dans la barre d’outils Mise en forme. Si cette barre d’outils n’est pas apparente, il suffit de choisir Barre d’outils puis Mise en forme dans le menu Affichage. 13-2 : APPLIQUER UN STYLE 13-2-1 : PAR LES BARRES D’OUTILS Dans la barre d’outils Mise en forme, il suffit de cliquer sur la liste déroulante Style et choisir le style que l’on veut appliquer à notre paragraphe. 13-2-2 : PAR LA COMMANDE FORMAT STYLE 94 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Pour créer un style dans un de vos paragraphe, il suffit de choisir Style dans le menu Format. La boîte de dialogue suivante apparaît alors :

Ensuite dans la zone « Style », choisissez le style que vous voulez puis il suffit de cliquer sur le bouton Appliquer. 13-3 : MODIFIER OU CREER UN STYLE Les styles que vous utilisez pour le moment sont des styles prédéfinies par Word. La police d’écriture, la taille, l’espacement entre les lignes … sont prédéfinies. Pour modifier ou créer un style, il suffit de choisir Styles dans la barre de menu Format. La boîte de dialogue vu dans la partie 13-2-2 apparaît alors. Pour créer un nouveau style il suffit de cliquer sur le bouton Nouveau. La boîte de dialogue suivante apparaît alors :

95 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Il suffit maintenant de donner un nom à votre style. Maintenant pour le personnaliser ou pour le modifier, il suffit de cliquer sur le bouton Format. Une liste déroulante apparaît alors :

En cliquant sur les différents boutons vous pourrez personnaliser le style que vous voulez appliquer à vos paragraphes (police, taille, paragraphe, espacement …) 14 – Le publipostage 14-1 : REALISER UN PUBLIPOSTAGE (LETTRE TYPE)

Le publipostage permet de réaliser des lettres types, des étiquettes … Par exemple, vous voulez envoyer des invitations à tout vos ami(e)s pour votre anniversaire. Le contenu de la lettre ne changera jamais. Ce qui changera c’est l’en-tête personnalisé pour vos ami(e)s (nom, prénom, adresse…) 14-2 : PREPARER LE DOCUMENT PRINCIPAL

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Avant de commencer le publipostage, vous devez réaliser la lettre que vous enverrez à tous vos amis par exemple. C’est la préparation du document principal. 14-3 : PREPARER LA SOURCE DE DONNEES La source de données va être les éléments qui vont changer dans le document principal (nom, prénom, adresse …). Généralement, on crée la source de données sous le logiciel Excel mais vous pouvez la créer sous un autre logiciel de base de donnée comme Access ou Dbase. L’image suivante vous montre la source de donnée créée sous Excel :

Après avoir crée votre base de donnée, il faut enregistrer celle-ci et fermer le logiciel qui vous a servi à réaliser le publipostage. 14-4 : PREPARER LE PUBLIPOSTAGE Maintenant, pour réaliser le publipostage, choisissez Publipostage dans le menu Outils. La boîte de dialogue suivante apparaît alors :

97 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Maintenant, il suffit de cliquer sur le bouton « créer », une liste déroulante apparaît alors :

Choisissez Lettres types puisque que c’est la même lettre que nous envoyons à nos amis. Word ouvre alors une boîte de dialogue :

Il nous demande si l’on veut créer la lettre sur la fenêtre qui est en cours ou sur un nouveau document Word. On va choisir « Fenêtre active » puisque nous avons déjà crée notre lettre type. Ensuite, nous revenons à la fenêtre « Aide au publipostage », il faut cliquer sur le bouton « Obtenir les données ». Word ouvre alors la boîte de dialogue suivante :

98 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Choisissez alors le dossier dans lequel vous avez enregistré votre base de donnée. Dans la liste déroulante « Type de fichiers » vous devez choisir « Feuille de calcul Microsoft Excel » puisque votre base de donnée a été crée sous Excel. Ensuite après avoir sélectionné celle-ci cliquez sur le bouton Ouvrir ou double cliquez sur le nom de votre base de donnée. Il vous demande alors sur quelle plage de donnée sont enregistrées les données. Cliquez sur OK. Il est possible que Word vous dise qu’il n’a pas trouvé de champs de fusion sur le document en cours et vous demande de cliquer sur le bouton « Modifier le document ». Cliquez dessus et la barre d’outils Publipostage apparaît alors. Maintenant, il suffit de fusionner le document avec les données de votre base 14-5 : FUSIONNER Si la barre d’outils Publipostage n’est pas affichée, il suffit de choisir Barres d’outils puis Publipostage dans le menu Affichage. Maintenant, il suffit de placer des champs de fusion dans votre document Word. Pour cela, placez le curseur à l’endroit où vous voulez définir un champs de fusion puis dans la barre d’outils Publipostage cliquez sur la liste déroulante « Insérer un champ de fusion ». Les titres de chaque colonne de votre base de donnée apparaissent alors :

99 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Maintenant, cliquez sur le champ de fusion que vous voulez insérer à cet endroit. Il faut faire de même pour les autres champs de fusion. Le titre du champ de fusion s’inscrit alors entre guillemets. Lorsque vous avez fini de placer vos champs de fusion, cliquez sur le bouton suivant

pour insérer les

noms qui se trouvent dans votre base de donnée. Vous pouvez faire défiler ces noms en cliquant sur les boutons suivants :

.

14-6 : LES REQUETES DANS UN PUBLIPOSTAGE Une requête permet de faire un tri sur notre base de donnée. Par exemple, nous voulons inviter à notre anniversaire juste les personnes qui habitent Marseille. Donc dans la fenêtre Aide au si vous l’avez fermé, il suffit de publipostage qu’on peut avoir en cliquant sur le bouton suivant cliquer sur le bouton Option de requêtes. La boîte de dialogue suivante apparaît alors :

Dans la liste déroulante « Champs », choisissez Ville. Dans la liste « Elément de comparaison » laissez « est égale à » puis dans la zone de texte « Comparer avec » saisissez Marseille. Comme on ne veut pas d’autres élément de comparaison cliquez sur le bouton OK. Maintenant, dans votre document fusionné vous n’aurez plus que les personnes qui habitent Marseille. 15 – Modèles et insertions automatiques Un modèle est un document Word que vous utilisez souvent et qui a la même présentation. Par exemple, vous inscrivez sur chaque document Word que vous créez votre nom et adresse. Au lieu de les saisir, il suffit de créer un modèle dans lequel votre nom et votre adresse s’afficheront à chaque fois. 15-1 : CREER UN MODELE Pour créer un modèle de document, il suffit d’effectuez l'une des actions suivantes : 100 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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1. Pour fonder un nouveau modèle sur un document existant, cliquez dans le menu Fichier sur Ouvrir, puis ouvrez le document souhaité. Pour fonder un nouveau modèle sur un modèle existant, cliquez dans le menu Fichier sur Nouveau. Cliquez sur un modèle similaire à celui que vous souhaitez créer, puis cliquez sous Créer un nouveau sur l'option Modèle. Cliquez ensuite sur OK. 2. Dans le menu Fichier, cliquez sur Enregistrer sous. 3. Dans la zone Type de fichier, cliquez sur Modèle de document. Ce type de fichier est déjà sélectionné si vous enregistrez un fichier que vous avez créé en tant que modèle. 4. Dans la zone Nom de fichier, tapez le nom du nouveau modèle, puis cliquez sur le bouton Enregistrer. Dans le nouveau modèle, ajoutez le texte et les graphismes qui devront figurer dans tous les nouveaux documents fondés sur ce modèle et supprimez les éléments indésirables. Apportez les modifications souhaitées aux marges, au format du papier et à son orientation, aux styles et aux autres formats. 5. Cliquez sur Enregistrer dans le menu Fichier. 15-2 : UTILISER UN MODELE Pour pouvoir utiliser un modèle créer par vos soins, il suffit de choisir Nouveau dans le menu Fichier. La boîte de dialogue suivante apparaît alors :

Cliquez sur le nom de votre modèle que vous avez enregistré puis cliquez sur le bouton OK. Le modèle que vous avez crée auparavant apparaît alors. 15-3 : MODIFIER UN MODELE

101 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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1. Dans le menu Fichier, cliquez sur Ouvrir, puis recherchez et ouvrez le modèle à modifier. S'il n'y a pas de modèles dans la boîte de dialogue Ouvrir, cliquez dans la zone Type de fichier sur Modèles de document. 2. Modifiez les éléments du modèle qui ne vous conviennent pas : texte et graphismes, styles, mise en forme, macros, insertions automatiques, barres d'outils, paramètres de menus et touches de raccourci. 3. Cliquez sur Enregistrer. Remarque : Les modifications apportées à un modèle n'affectent pas les documents existants fondés sur ce modèle. Word ne met à jour les styles modifiés lorsque vous ouvrez un modèle existant que si la case à cocher Mise à jour automatique des styles de document est activée. Activez ou désactivez cette case à cocher avant d'ouvrir un document existant, en cliquant dans le menu Outils sur Modèles et compléments.

15-4 : AJOUTER DES INSERTIONS AUTOMATIQUES A UN MODELE Une insertion automatique est un emplacement de stockage du texte ou des graphiques que l’on souhaite réutiliser dans le même document. 15-4-1 : MEMORISER LE TEXTE COMME INSERTION AUTOMATIQUE Pour mémoriser du texte comme insertion automatique, vous devez choisir Insertion Automatique puis Insertion Automatique dans le menu Insertion. La boîte de dialogue suivante s’ouvre alors :

102 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Dans la zone de texte « Tapez les insertions automatiques ici : » tapez le texte que vous voulez mémoriser comme insertion automatique puis cliquez sur le bouton Ajouter. 15-4-2 : MODIFIER UNE INSERTION AUTOMATIQUE : Pour pouvoir modifier une insertion automatique, vous devez cliquer sur le menu Insertion puis Insertion Automatique et enfin Insertion Automatique. La boîte de dialogue précédente s’ouvre alors. Recherchez l’insertion que vous voulez modifier puis modifiez votre insertion automatique. Si vous ne voulez plus de l’ancienne insertion automatique, sélectionnez la puis cliquez sur le bouton Supprimer. 15-4-3 : UTILISER DES INSERTIONS AUTOMATIQUE : Pour utiliser une insertion automatique vous devez choisir Insertion Automatique puis Insertion Automatique dans le menu Insertion. Recherchez ensuite avec l’ascenseur vertical, l’insertion que vous venez de saisir. Les insertions automatiques sont classées par ordre alphabétique. Puis cliquez sur le texte de votre insertion automatique et enfin cliquez sur le bouton Insérer. Votre texte se place alors à l’endroit où est situé le curseur et la boîte de dialogue se ferme automatiquement. 16 – Les formulaires 103 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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16-1 : CREER UN FORMULAIRE Pour créer un formulaire, commencez par ébaucher une mise en page. Décidez au départ si vous créez un formulaire à remplir en ligne à l'aide de Word ou sur papier. Un formulaire que les utilisateurs remplissent en ligne dans Word présente plusieurs avantages : la vérification automatique des données saisies par l'utilisateur (numéro d'employé par exemple), la mise à jour d'autres champs en fonction des informations spécifiées dans un champ associé (la ville et la région associées à un code postal donné, par exemple), et des messages d'aide qui facilitent la tâche de la personne qui remplit le formulaire. Nous allons crée un formulaire en ligne. 16-2 : AFFICHER LA BARRE D’OUTILS FORMULAIRES Pour afficher la barre d’outils formulaires, vous devez choisir Barres d’outils puis Formulaires dans le menu Affichage. La barre d’outils suivante apparaît à l’écran :

16-3 : INSERER UN CHAMP TEXTE : Un champ texte est un champ où la personne saisit des informations concernant le champ. Pour créer un champ texte, il suffit de cliquer sur le bouton suivant

dans la barre d’outils

formulaires. En cliquant sur ce bouton une zone de texte grise va apparaître. La personne qui remplira ce formulaire, renseigneras le champ texte qui correspond au descriptif demandé. 16-4 : INSERER UNE CASE A COCHER : Les cases à cocher permettent de cocher un renseignement sur le formulaire. Pour créer une case à cocher, il suffit de cliquer sur le bouton suivant

dans la barre d’outils formulaires. En

cliquant sur ce bouton, un carré sur fond gris apparaît. La personne qui remplira ce formulaire, cocheras ou non cette case en fonction des renseignements demandés. 16-5 : INSERER UNE LISTE DEROULANTE : Les listes déroulante permettent de choisir des options parmi cette liste. Pour créer une liste déroulante, il suffit de cliquer sur le bouton suivant

dans la barre d’outils formulaires. En cliquant

sur ce bouton, une zone grise apparaît alors. Maintenant, il faut remplir les champs qui vont faire partie de cette liste. Pour cela, double cliquez sur la zone grise. La boîte de dialogue suivante apparaît alors :

104 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Dans la zone « Elément de liste », saisissez le premier élément qui va composer votre liste puis cliquer sur le bouton Ajouter. Recommencez pour le deuxième, troisième, … éléments puis cliquez sur le bouton OK. 16-6 : PROTEGER LE FORMULAIRE La protection d’un formulaire permet d’éviter à la personne qui remplit le formulaire d’effacer, de remplacer les éléments qui se trouvent dans le formulaire. Pour protéger un formulaire cliquez sur le bouton suivant

dans la barre d’outils formulaires. Votre formulaire est alors protéger et les

éléments placés dans le formulaire apparaissent clairement. Mais une personne peut venir désactiver cette case en cliquant de nouveau sur ce bouton. Pour assurer une protection optimale, cliquez sur le menu Outils puis Protéger le document. La boîte de dialogue suivante apparaît alors :

Dans la zone « Mot de passe (facultatif) » saisissez un mot de passe. Ce mot s’affichera sous forme d’étoile pour éviter qu’une personne derrière vous puisse le lire puis cliquez sur le bouton OK. Une deuxième boîte de dialogue apparaît vous demandant de ressaisir le mot de passe. Retapez donc le mot de passe puis cliquez sur OK. Les deux boîtes de dialogue se ferment automatiquement. Si maintenant une personne essaye d’enlever la protection du formulaire, cette personne tombera automatiquement sur la boîte de dialogue suivante :

105 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Cette personne ne pourra faire aucune modification à votre formulaire. Exemple de formulaire :

106 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Support de cours Microsoft Excel 2000

107 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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SOMMAIRE 1 – Introduction 1-1 : INTRODUCTION 1-2 : LANCER L’APPLICATION EXCEL 2000 1-3 : FAISONS CONNAISSANCE AVEC L’ECRAN D’EXCEL 2000 1-4 : CREER UN CLASSEUR 1-5 : ENREGISTRER UN CLASSEUR 1-6 : FERMER UN CLASSEUR 1-7 : OUVRIR UN CLASSEUR EXISTANT 1-8 : MANIPULER PLUSIEURS FEUILLES 1-8-1 : RENOMMER UNE FEUILLE DE CALCUL 1-8-2 : CHANGER DE FEUILLE ACTIVE 1-8-3 : AJOUTER UNE FEUILLE DE CALCUL AU CLASSEUR 1-8-4 : DEPLACER UNE FEUILLE DE CALCUL 1-8-5 : SUPPRIMER UNE FEUILLE DE CALCUL D’UN CLASSEUR 1-9 : ENREGISTRER LE CLASSEUR SOUS UN AUTRE NOM 1-10 : QUITTER EXCEL 2000

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2 – Paramétrer Excel pour faciliter la saisie du tableau 2-1 : AFFICHER LES BARRES D’OUTILS 2-2 : AFFICHER LA BARRE DE FORMULES 2-3 : VERIFIER LE REFERENCEMENT DES CELLULES

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3 – Saisir et modifier des données 3-1 : SAISIR DU TEXTE 3-2 : SAISIR UN CHIFFRE 3-3 : SAISIR UNE DATE OU UNE HEURE 3-4 : MODIFIER UNE DONNEE SAISIE

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4 – Se déplacer dans un classeur

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5 – Sélectionner des cellules 5-1 : SELECTIONNER UNE CELLULE 5-2 : SELECTIONNER UNE PLACE DE CELLULES 5-3 : SELECTIONNER PLUSIEURS CELLULES NON ADJACENTES 5-4 : SELECTIONNER UNE LIGNE 5-5 : SELECTIONNER PLUSIEURS LIGNES 5-6 : SELECTIONNER UNE COLONNE 5-7 : SELECTIONNER PLUSIEURS COLONNES 5-8 : SELECTIONNER TOUTES LES CELLULES DE LA FEUILLE

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6 – Modifier un tableau 6-1 : DEPLACER UNE CELLULE

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6-2 : RECOPIER UNE DONNEE 6-2–1 : RECOPIER UNE DONNEE 6-2-2 : CREER UNE SERIE DE DONNEE

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6-3 : INSERER UNE CELLULE 6-4 : SUPPRIMER UNE CELLULE 6-5 : INSERER UNE LIGNE / UNE COLONNE 6-6 : SUPPRIMER UNE LIGNE / UNE COLONNE

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7 – Créer un calcul 7-1 : CREER UN CALCUL SIMPLE 7-2 : UTILISER UNE FONCTION DE CALCUL 7-2-1 : FONCTION SOMME 7-2-2 : FONCTION MOYENNE 7-2-3 : FONCTION MAX 7-2-4 : FONCTION MIN

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7-3 : REALISER UN AUDIT 7-3-1 : AFFICHER LA BARRE D’OUTILS AUDIT 7-3-2 : REPERER LES ANTECEDENTS D’UN CALCUL 7-3-3 : SUPPRIMER LES FLECHES

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7-4 : LES REFERENCES RELATIVES ET ABSOLUES 7-4-1 : LES REFERENCES RELATIVES 7-4-2 : LES REFERENCES ABSOLUES

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7-5 : RECOPIER UN CALCUL AVEC NOM DE ZONE 7-5-1 : CREER UN NOM DE ZONE 7-5-2 : UTILISER UN NOM DE ZONE DANS UN CALCUL 7-5-3 : RECOPIER LE CALCUL

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8 – Imprimer les formules de calcul 8-1 : AFFICHER LES FORMULES DANS LES CELLULES 8-2 : MODIFIER LA LARGEUR DES COLONNES 8-3 : MODIFIER LA MISE EN PAGE 8-4 : VERIFIER LA MISE EN PAGE 8-5 : IMPRIMER LES FORMULES DE CALCUL 9 – Mettre en forme un tableau 9-1 : MODIFIER LA POLICE DE CARACTERES 9-2 : MODIFIER LA TAILLE DES CARACTERES 9-3 : METTRE EN GRAS 9-4 : METTRE EN ITALIQUE 9-5 : SOULIGNER LES CARACTERES 9-6 : CHANGER LA COULEUR DES CARACTERES 9-7 : CHANGER LA COULEUR DE LA CELLULE 9-8 : ALIGNER LES CARACTERES A GAUCHE 9-9 : CENTRER LES CARACTERES 9-10 : ALIGNER LES CARACTERES A DROITE 9-11 : FUSIONNER ET CENTRER

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9-12 : MODIFIER LE FORMAT D’UN CHIFFRE 9-12-1 : FORMATER UN CHIFFRE AVEC SEPARATEUR DE MILLIERS 9-12-2 : FORMATER UN CHIFFRE EN MONETAIRE 9-12-3 : FORMATER UN CHIFFRE EN POURCENTAGE 9-12-4 : AJOUTER DES DECIMALES 9-12-5 : SUPPRIMER DES DECIMALES

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9-13 : MODIFIER LE FORMAT D’UNE DATE 9-13-1 : CHOISIR UN FORMAT PREDEFINI 9-13-2 : CREER UN FORMAT PERSONNALISE

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9-14 : MODIFIER LE FORMAT D’UNE HEURE 9-14-1 : CHOISIR UN FORMAT PREDEFINI 9-14-2 : CREER UN FORMAT PERSONNALISE

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9-15 : CREER UN FORMAT PERSONNALISE 9-16 : MODIFIER LA HAUTEUR D’UNE LIGNE 9-17 : MODIFIER LA LARGEUR D’UNE COLONNE 9-18 : RENVOYER LE TEXTE A LA LIGNE 9-19 : CENTRER LE TEXTE EN HAUTEUR 9-20 : CHANGER L’ORIENTATION DU TEXTE 9-21 : CREER DES BORDURES

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10 – Mettre en page un tableau 10-1 : MODIFIER LA MISE EN PAGE 10-1-1 : MODIFIER LE FORMAT ET L’ORIENTATION DU PAPIER 10-1-2 : MODIFIER LES MARGES 10-2 : AFFICHER UN EN-TETE OU UN PIED DE PAGE 10-3 : INSERER UN SAUT DE PAGE 10-4 : FAIRE UN APERÇU DES SAUTS DE PAGE 10-5 : FAIRE UN APERÇU AVANT IMPRESSION 10-6 : LANCER L’IMPRESSION 11 – Créer un graphique 11-1 : CREER UN GRAPHIQUE 11-1-1 : SELECTIONNER DES DONNEES A REPRESENTER 11-1-2 : TRACER LE GRAPHIQUE A L’AIDE DE L’ASSISTANT GRAPHIQUE 11-2 : MODIFIER LE GRAPHIQUE 11-2-1 : SELECTIONNER LE GRAPHIQUE 11-2-2 : DEPLACER LE GRAPHIQUE 11-2-3 : AGRANDIR LE GRAPHIQUE 11-2-4 : MODIFIER UN ELEMENT DU GRAPHIQUE 11-2-5 : MODIFIER LE TYPE DE GRAPHIQUE 12 – Export de données vers Word 12-1 : OUVRIR L’APPLICATION 12-2 : BASCULER SUR EXCEL 12-3 : COPIER – COLLER LE TABLEAU (COLLAGE SPECIAL) 12-3-1 : MARQUER LE TABLEAU A COPIER

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12-3-2 12-3-3 12-3-4 12-3-5

: COPIER LE TABLEAU DANS LE PRESSE PAPIER : BASCULER SUR WORD : COLLER LE TABLEAU : MODIFIER LA MISE EN FORME DU TABLEAU

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12-4 : COPIER – COLLER LE TABLEAU AVEC LIAISON 12-4-1 : BASCULER SUR EXCEL 12-4-2 : SELECTIONNER ET COPIER LE TABLEAU DANS LE PRESSE PAPIER 12-4-3 : BASCULER SUR WORD 12-4-4 : COLLER LE TABLEAU

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13 – Valider et protéger les données 13-1 : PROTEGER LES DONNEES D’UNE FEUILLE 13-1-1 : SELECTION DE CELLULES CONTENANT DES FORMULES DE CALCUL 13-1-2 : CHOISIR LA PROTECTION DESIREE 13-1-3 : OTER LE VERROUILLAGE DES CELLULES 13-1-4 : ACTIVER LA PROTECTION

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13-2 : TESTER LA PROTECTION D’UNE FEUILLE 13-3 : DESACTIVER LA PROTECTION D’UNE FEUILLE 13-4 : PROTEGER UN CLASSEUR 13-5 : TESTER LA PROTECTION D’UN CLASSEUR 13-6 : DESACTIVER LA PROTECTION D’UN CLASSEUR 14 – Tris et sous totaux 14-1 : TRIER UN TABLEAU 14-1-1 : TRI SIMPLE 14-1-2 : TRI MULTICRITERE

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14-2 : AFFICHER DES SOUS-TOTAUX

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15 – Liaisons, consolidations 15-1 : CREER UNE LIAISON ENTRE FEUILLES 15-2 : CREER UNE LIAISON AVEC D’AUTRES CLASSEURS 15-3 : CONSOLIDER LES DONNEES

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16 – Filtrer une base de données 16-1 : FILTRE AUTOMATIQUE 16-1-1 : REALISER UN FILTRE SIMPLE 16-1-2 : REALISER UN FILTRE SUR PLUSIEURS COLONNES 16-1-3 : AFFICHER TOUS LES ENREGISTREMENTS 16-1-4 : REALISER UN FILTRE PERSONNALISE 16-1-5 : SUPPRIMER LE FILTRE AUTOMATIQUE

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16-2 : FILTRE ELABORE 16-2-1 : CREER LA ZONE DE CRITERES 16-2-2 : FILTRER SUR PLACE 16-2-3 : AFFICHER TOUS LES ENREGISTREMENTS

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17 – Les tableaux croisés dynamiques 111 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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17-1 : MANIPULER UN TABLEAU CROISE 17-2 : DEPLACER LES CHAMPS AFFICHES 17-3: MASQUER / AFFICHER UN SOUS-TOTAL 17-3-1 : MASQUER UN SOUS-TOTAL 17-3-2 : AFFICHER UN SOUS-TOTAL

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17-4 : MODIFIER LA FONCTION D’UN SOUS-TOTAL 17-4-1 : MODIFIER LA FONCTION D’UN SOUS-TOTAL 17-4-2 : RETABLIR LA FONCTION PAR DEFAUT D’UN SOUS-TOTAL

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17-5 : SUPPRIMER UN CHAMP 17-6 : AJOUTER UN CHAMP 17-7 : MASQUER / AFFICHER LES DETAILS 17-7-1 : MASQUER LES DETAILS 17-7-2 : AFFICHER LES DETAILS

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17-8 : METTRE A JOUR UN TABLEAU CROISE

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18 – Fonctions conditionnelles 18-1 : FONCTION SI 18-2 : FONCTION SI IMBRIQUEES 18-3 : FONCTION SOMME.SI

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19 – Fonctions de recherche 19-1 : FONCTION RECHERCHEV 19-2 : PLACER DEUX FORMULES DANS LA MEME CELLULE 19-3 : FONCTION RECHERCHEH

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20 – Le solveur

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1 – Introduction 1-1 : INTRODUCTION

Excel est un logiciel conçu par la société Microsoft. C’est un tableur. Vous pouvez réaliser des tableaux de données sous forme de liste contenant des calculs plus ou moins complexes, des graphiques de données… 1-2 : LANCER L’APPLICATION EXCEL 2000 Pour lancer le logiciel Excel 2000, vous avez deux solutions :

9 9

La première est de double cliquez sur le bureau sur l’icône suivant : La deuxième solution consiste à cliquer sur le menu Démarrer puis Programmes et enfin Microsoft Excel

1-3 : FAISONS CONNAISSANCE AVEC L’ECRAN D’EXCEL 2000

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Barre de titre Cellule active Référence de la cellule active

Barre d’outils

Barre de formules

Numéro colonne

Ascenseur vertical

Numéro de ligne

Feuille du classeur

Ascenseur horizontal

La barre de titre est composée du nom du logiciel (ici Microsoft Excel) puis du nom que l’on va donner au classeur Excel. Par défaut, Excel nomme son premier classeur « classeur1». Un classeur est Excel c’est la même chose que vous avez chez vous. C’est un espace de travail mis à votre disposition pour construire vos tableaux. Il est composé de 3 feuilles que l’on peut voir en bas à gauche. On peut ajouter ou retirer des feuilles a ce classeur. Une feuille est organisée en lignes et en colonnes. Les lignes sont identifiées par des nombres (de 1 à 65536) et les colonnes sont identifiées par des lettres (de A à IV soit 256 colonnes). La cellule est l’élément de base de la feuilles et se trouve à l’intersection d’une ligne et d’une colonne. Chaque cellule est identifiée par une référence spécifique, qui fait appel aux numéros de ligne et de colonne où elle se trouve dans une feuille. Par exemple, dans chaque feuille, la cellule qui se trouve à l’intersection de la colonne A et de la ligne 1 est donc identifiée par sa référence A1. Une cellule peut recevoir : 9 Des données numériques ou alphanumériques, 9 Des formules de calcul, 9 Des commentaires. La cellule active est celle qui apparaît en sur brillance à l’écran. C’est la cellule sélectionnée dans laquelle vous travaillez. On peut voir aussi la référence de la cellule active dans la barre de formule. 1-4 : CREER UN CLASSEUR Par défaut, un classeur vierge contenant des feuilles de calcul vierges est ouvert à l’écran. Si ce n’est pas le cas, choisissez Nouveau dans le menu Fichier. La boîte de dialogue suivante apparaît alors :

114 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Puis cliquez sur le bouton OK. 1-5 : ENREGISTRER UN CLASSEUR Pour enregistrer un classeur Excel, choisissez Enregistrer sous … dans le menu Fichier. La boîte de dialogue suivante apparaît alors :

Excel vous propose d’enregistrer vos classeurs dans le dossier « Mes documents » se trouvant sur le disque dur (C). Si vous voulez enregistrer vos classeurs sous un autre dossier, il n’y a aucun problème. Il suffit de cliquer sur la liste déroulante se trouvant à côté de « Mes documents » et de choisir le dossier dans lequel on veut enregistrer le classeur.

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Le nom Classeur1 apparaît dans le nom du fichier. Donnez un nom en rapport avec ce que vous avez fait sur le classeur en effaçant le nom qui est mis par défaut. Puis il suffit maintenant de cliquez sur le bouton Enregistrer. 1-6 : FERMER UN CLASSEUR Vous avez deux solutions pour fermer un classeur Excel : 9 Vous choisissez Fermer dans le menu Fichier 9 Vous cliquez sur le bouton « Fermer » comme le montre l’image suivante

1-7 : OUVRIR UN CLASSEUR EXISTANT dans la barre d’outils soit Pour ouvrir un classeur existant soit vous cliquez sur le bouton suivant vous choisissez Ouvrir dans le menu Fichier. La boîte de dialogue suivante apparaît :

Vous pouvez sélectionner un support de stockage différent (disquette 3 ½ (A), CD ROM (D) …) en cliquant sur la flèche de défilement de la case Regarder dans. Vous pouvez ouvrir un dossier en cliquant sur son nom puis en cliquant sur le bouton Ouvrir ou en double cliquant sur son nom. Vous pouvez ouvrir un fichier en cliquant sur son nom puis en cliquant sur le bouton Ouvrir ou en double cliquant sur son nom. Le document se charge alors. 1-8 : MANIPULER PLUSIEURS FEUILLES 116 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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1-8-1 : RENOMMER UNE FEUILLE DE CALCUL Vous avez deux solutions pour renommer une feuille de calcul : 9 Vous choisissez Feuille puis Renommer dans le menu Format 9 Vous double cliquez sur l’onglet de la feuille à renommer en bas à gauche

L’onglet de la feuille passe alors en mode modification comme le montre la photo précédente. Il suffit de saisir maintenant le nom de la feuille est de valider par la touche ENTREE du clavier. 1-8-2 : CHANGER DE FEUILLE ACTIVE Pour changer de feuille du classeur et trouver une feuille vierge, il suffit de cliquer sur l’onglet « Feuil2 ». 1-8-3 : AJOUTER UNE FEUILLE DE CALCUL AU CLASSEUR Pour ajouter une feuille de calcul au classeur, il suffit de choisir Feuille dans le menu Insertion. Une nouvelle feuille appelée Feuil4 est venu s’insérer entre la feuille 1 et la feuille 2.

1-8-4 : DEPLACER UNE FEUILLE Comme le montre l’image précédente, la feuille 4 n’est pas placée au bon endroit. Pour la mettre derrière la feuille 3, il suffit de cliquez-glisser l’onglet de la feuille à l’endroit voulu. 1-8-5 : SUPPRIMER UNE FEUILLE DE CALCUL D’UN CLASSEUR Pour supprimer une feuille de calcul d’un classeur, il faut se placer sur la feuille que l’on veut supprimer. Ensuite, il suffit de choisir Supprimer une feuille du menu Edition. Le message suivant apparaît :

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Il suffit de cliquer sur le bouton OK pour supprimer la feuille. ATTENTION : Toutes les données présentes sur votre feuille supprimées seront définitivement perdues après enregistrement du classeur. 1-9 : ENREGISTRER LE CLASSEUR SOUS UN AUTRE NOM Pour enregistrer un classeur sous un autre nom, il suffit de choisir Enregistrer sous dans le menu Fichier. Il faut choisir un autre nom que le nom que vous avez déjà proposé et/ou changer le lieu de stockage. Pour finir, cliquez sur le bouton Enregistrer. 1-10 : QUITTER EXCEL 2000 Pour pouvoir quitter le logiciel Excel 2000, vous avez deux solutions : 9 Il suffit de choisir Quitter dans le menu Fichier. 9 Il suffit de cliquer sur le bouton de fermeture de l’application comme le montre l’image suivante :

Excel se ferme alors et vous revenez au bureau de Windows. 2 – Paramétrer Excel pour faciliter la saisie du tableau 2-1 : AFFICHER LES BARRES D’OUTILS Les travaux réalisés dans Excel peuvent se faire au moyen de commandes contenues dans les différents menus ou dans les barres d’outils. Les barres d’outils les plus utilisées sont les barres d’outils standard et mise en forme. Pour afficher ces barres d’outils, il suffit de choisir Barres d’outils puis Standard et Mise en forme dans le menu Affichage. L’image suivante montre comment réaliser ceci :

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2-2 : LA BARRE DE FORMULE Pour afficher la barre de formule, il suffit de cliquer sur Barre de formule dans le menu Affichage. L’image suivante vous montre cette barre de formule : La partie gauche affiche la référence de la cellule active

Zone de saisie des informations : elle permet de saisir ou d’afficher le contenu de la cellule active

La partie au centre est composée de trois boutons : : Cette icône permet d’annuler la saisie : Cette icône permet de valider : Cette icône permet de créer des calculs La croix

et la coche

n’apparaissent que lorsque vous saisissez une information dans la zone

de saisie 2-3 : VERIFIER LE REFERENCEMENT DES CELLULES Il existe deux types d’affichage des noms des lignes et des colonnes

Lettre

N°

N°

L’affichage du premier type est plus facile d’utilisation. Nous le retiendrons par la suite. Pour passer à un affichage du deuxième type, il faut choisir Options dans le menu Outils et cliquer sur l’onglet Général. Ensuite, il suffit de cocher la case Style de référence L1C1 et de valider par OK. L’image suivante vous montre la case qu’il faut cocher :

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3 – Saisir et modifier des données 3-1 : SAISIR DU TEXTE Nous allons créer un modèle de facture. La cellule A1 est la cellule active. Donc dans cette cellule, nous allons taper le mot FACTURE. A chaque fois que vous avez fini de saisir une donnée dans une cellule, il faut la valider. Pour cela, vous avez deux possibilités : 9 La première consiste à appuyer sur la touche ENTREE et la cellule active devient A2. 9 La deuxième consiste à utiliser les flèches de direction. Par exemple si vous prenez la flèche de direction qui va vers la droite, vous validez la cellule A1 mais la cellule active devient B1. Lorsque le texte est trop long comme le montre l’image du dessous, celui-ci empiète sur la cellule de droite. Le texte est néanmoins contenu dans sa totalité dans la cellule où il a été tapé. Par défaut, le texte est aligné à gauche.

3-2 : SAISIR UN CHIFFRE

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Pour saisir un chiffre, utilisez le pavé numérique situé sur la partie droite du clavier. Il faut que le bouton VERR NUM soit allumé pour que les chiffres apparaissent. Par défaut, les chiffres sont alignés à droite. Il est inutile de saisir les zéros après la virgule, Excel ne les mémorisent pas.

3-3 : SAISIR UNE DATE OU UNE HEURE Pour saisir une date, il faut saisir les barres de fractionnement entre les le jour, le mois et l’année ( / ). Pour saisir une heure, il faut ajouter les deux points entre les heures et les minutes.

Remarque : En appuyant sur la touche CTRL et la touche « point – point virgule » ( . - ; ), vous insérez la date système. En appuyant sur la touche CTRL et la touche « slash – deux points » ( / - : ), vous insérez l’heure système. 3-4 : MODIFIER UNE DONNEE SAISIE Pour modifier une donnée saisie, il faut se placer sur la cellule à modifier avec les flèches de direction ou en cliquant sur la cellule. Ensuite, pour modifier la cellule, vous avez deux solutions : 9 En appuyant sur la touche F2 pour passer en mode « saisie / modification », le curseur se place alors en fin de cellule. Il suffit alors de déplacer le curseur à l’endroit ou l’on veut corriger l’erreur. Ensuite, il faut supprimer le ou les mauvais caractères et le ou les remplacé(s). 9 En cliquant dans la barre de formule. Il suffit alors de déplacer le curseur à l’endroit ou l’on veut corriger l’erreur. Ensuite, il faut supprimer le ou les mauvais caractères et le ou les remplacé(s). Pour valider la modification, vous devez obligatoirement appuyer sur la touche ENTREE du clavier.

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4 – Se déplacer dans un classeur Pour se déplacer d’une feuille à une autre dans un classeur Microsoft Excel, il suffit de cliquer sur l’onglet « Feuil » situé en bas à gauche de la fenêtre Excel. Vous verrez apparaître alors une feuille complètement vierge. 5 – Sélectionner des cellules 5-1 : SELECTIONNER UNE CELLULE Pour sélectionner une cellule, il faut se déplacer soit avec les flèches de direction soit en cliquant sur la cellule en question. Si vous voulez sélectionner par exemple la cellule CE12012, vous pouvez le faire avec les flèches de direction mais ça sera assez long. Excel nous offre une possibilité d’atteindre une cellule rapidement. Choisissez Atteindre dans le menu Edition. La boîte de dialogue suivante apparaît :

Dans la zone référence, saisissez la référence de la cellule que vous voulez atteindre, puis cliquez sur le bouton OK. Excel, vous place alors à l’endroit que vous lui avez indiqué. 5-2 : SELECTIONNER UNE PLAGE DE CELLULE

La sélection de plusieurs cellule permet de changer par exemple la police d’écriture ou la taille … et évite ainsi de faire et refaire les mêmes manipulations pour chaque cellule. Pour sélectionner une plage de cellule, vous avez deux solutions : Avec le clavier : Sélectionnez la première cellule puis tout en maintenant la touche Majuscule enfoncée (celles au-dessus des touches CTRL), déplacez-vous avec les flèches de direction 9 Avec la souris : Placez-vous sur la première cellule qui fera partie de la sélection. Puis en cliquant et en tenant cliquez, déplacez la souris jusqu'à la fin de votre sélection. L’image suivante montre une plage de cellule sélectionnée : 9

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Pour enlever la sélection, il suffit soit de cliquer à un endroit sur la feuille, soit se déplacer avec une des flèches de direction. 5-3 : SELECTIONNER PLUSIEURS CELLULES NON ADJACENTES Les cellules non adjacentes se sont des cellules qui ne se touchent pas. La sélection des cellules non adjacentes se fait en même temps avec le clavier et la souris. Pour sélectionner des cellules non adjacentes, il faut sélectionner la première cellule puis tout en maintenant la touche CTRL enfoncée, il faut cliquer sur les cellules que l’on veut sélectionner. L’image suivante vous montre la sélection de cellule non adjacente :

5-4 : SELECTIONNER UNE LIGNE Pour sélectionner une ligne, il suffit de cliquer sur le numéro de la ligne que l’on veut sélectionner. L’image suivante vous montre la sélection d’une ligne :

5-5 : SELECTIONNER PLUSIEURS LIGNE

Pour sélectionner plusieurs lignes, il suffit de cliquer sur la première ligne que l’on veut sélectionner. Tout en maintenant le clic enfoncé, il suffit de déplacer la souris sur la ligne du dessus ou du dessous : L’image suivante vous montre la sélection de plusieurs lignes : 123 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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5-6 : SELECTIONNER UNE COLONNE Comme pour sélectionner une ligne, il faut cliquer sur le numéro de la colonne que l’on veut sélectionner. L’image suivante vous montre la sélection d’une colonne :

5-7 : SELECTIONNER PLUSIEURS COLONNES Comme pour la sélection de plusieurs lignes, il faut cliquer sur la première colonne que l’on veut sélectionner. Tout en maintenant le clic enfoncé, il suffit de déplacer la souris vers la droite ou vers la gauche. L’image suivante vous montre la sélection de plusieurs colonnes :

5-8 : SELECTIONNER TOUTES LES CELLULES DE LA FEUILLE Pour sélectionner toutes les cellules d’une feuille, il suffit de placer la souris à l’intersection de la première ligne et de la première colonne. C’est un petit carré gris se situant juste en dessous de la cellule de la référence active dans la barre de formule. L’image suivante vous montre la sélection de toutes les cellules de la feuille :

124 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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6 – Modifier un tableau 6-1 : DEPLACER UNE CELLULE Si vous avez saisi du texte dans une cellule et que vous vous êtes trompés de cellule, il n’est pas nécessaire de supprimer tout ce qu’il y a dans la cellule et de le retaper dans une autre cellule. Pour déplacer une cellule, sélectionner la cellule que vous voulez déplacer. Mettez votre souris sur un des bords de la cellule puis cliquer. Tout en maintenant cliquer, déplacer la cellule sur la cellule en question. 6-2 : RECOPIER UNE DONNEE 6-2-1 : RECOPIER UNE DONNEE Pour recopier une donnée (donnée alphanumérique ou numérique) d’une cellule à une autre cellule, il suffit de sélectionner la cellule la cellule que l’on veut copier puis de choisir Copier dans le menu Edition (en appuyant sur les touches CTRL+C vous faîtes le raccourci clavier). Ensuite, il faut se placer à l’endroit où l’on veut placer ce que nous venons de copier et de choisir Coller dans le menu Edition (en appuyant sur les touches CTRL+C vous faîtes le raccourci clavier). 6-2-2 : CREER UNE SERIE DE DONNEES Vous avez la possibilité avec Excel de créer une série de données. Une série de donnée c’est une suite logique. Par exemple Lundi, Mardi, … où 01 janvier, 02 janvier. Pour créer une série de donnée, saisissez dans une cellule Lundi puis validez la cellule et retournez-y dessus. Maintenant, placez la souris en bas à droite de la cellule sélectionnée sur un petit carré noir. La souris devient un petit + noir. Maintenant, cliquez et déplacez dans les cellules de droites ou du dessous. Normalement, une suite logique vient de se former.

Remarque : Cette technique est très employée pour copier des formules de calcul assez complexe. 125 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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6-3 : INSERER UNE CELLULE Insérer une cellule entre une autre cellule permet de libérer une place entre deux cellules. Pour insérer une cellule, il suffit de choisir Cellules dans le menu Insertion. La boîte de dialogue suivante apparaît :

Choisissez le bouton « Décaler les cellules vers la droite » ou « décaler les cellules vers le bas » puis cliquez sur le bouton OK. 6-4 : SUPPRIMER UNE CELLULE Pour supprimer une cellule de la feuille sur laquelle vous êtes entrain de travailler, il suffit de choisir Supprimer dans le menu Edition. La boîte de dialogue suivante apparaît :

Comme pour l’insertion de cellule, choisissez l’option que vous voulez. 6-5 : INSERER UNE LIGNE / UNE COLONNE Pour insérer une ligne ou une colonne sur votre feuille Microsoft Excel, il suffit de placer la cellule à l’endroit ou on veut insérer une ligne ou une colonne. Ensuite, il suffit de choisir Lignes ou Colonnes dans le menu Insertion. 6-6 : SUPPRIMER UNE LIGNE / UNE COLONNE Pour supprimer une ligne ou une colonne, il suffit de sélectionner la ligne ou la colonne que l’on veut supprimer. Ensuite, il suffit de choisir Supprimer dans le menu Edition. La ligne ou la colonne se supprime automatiquement. 126 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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7 – Créer un calcul 7-1 : CREER UN CALCUL SIMPLE 1ère règle : Tout calcul commence obligatoirement par le signe = 2ème règle : On ne calcul les nombres qui se trouvent à l’intérieur des cellules mais on calcul les cellules c’est-à-dire que l’on additionne par exemple la cellule A1+B1. On ne regarde pas les nombres qui se trouvent à l’intérieur des cellules. 3ème règle : Le calcul se fait sur une cellule différente des cellules qui permettent de réaliser le calcul. 4ème règle : Pour valider un calcul, il faut obligatoirement appuyer sur la touche ENTREE Exemple : Placez la valeur 10 dans la cellule A1 puis déplacez-vous avec la flèche de direction qui va vers la droite sur la cellule B1. La cellule A1 a été alors validée et saisissez 20 puis déplacez-vous avec la flèche de direction qui va vers la droite sur la cellule C1. La cellule B1 a été validée. Nous allons donc réaliser le calcul dans la cellule C1. Dans celle-ci, tapez le signe = puis soit avec la souris soit avec la flèche de direction qui va vers la gauche (en appuyant deux fois dessus), positionnez-vous sur la cellule A1. La cellule A1 est entourée de pointillé et dans la cellule C1, il est inscrit =A1. Nous voulons additionner les deux cellules donc, il faut taper le signe +. Dans la cellule C1, il est inscrit =A1+. Maintenant, il nous reste plus qu’à additionner la cellule B1. Avec la souris ou la flèche de direction qui va vers la gauche (en appuyant une fois dessus), positionnez-vous sur la cellule B1. Dans la cellule C1, il est inscrit =A1+B1. L’image suivante vous montre le calcul final :

Maintenant, il ne vous reste plus qu’à appuyer sur la touche ENTREE. 7-2 : UTILISER UNE FONCTION DE CALCUL Une fonction de calcul est un assistant qui va vous permettre de réaliser des calculs compliqués simplement. Pour utiliser, l’assistant calcul il suffit de choisir Fonctions dans le menu Insertion ou de cliquer sur l’icône suivant

dans la barre d’outils. La boîte de dialogue suivante

apparaît :

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Sur la partie gauche de la boîte de dialogue, vous avez les catégories de fonction. Il suffit de cliquer sur une catégorie pour voir les fonctions apparaître sur la partie droite. Voici quelques fonctions intéressantes : 7-2-1 : FONCTION SOMME La fonction SOMME additionne, une liste de cellule les unes à la suite des autres. C’est comme si on faisait une addition.

La ligne 1 et 2 font l’addition des colonnes A, B, C et D. Grâce à la fonction SOMME, le calcul est fait beaucoup plus rapidement. On peut remarquer aussi que lorsqu’on insère une fonction le signe = se place automatiquement dans la barre de formule suivie du nom de la fonction. Derrière le nom de la fonction une parenthèse est ouverte. Ici, on va cherche la première cellule que l’on veut additionner 128 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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(A2) puis Excel ajoute les deux points ( : ) qui veut dire « jusqu'à » puis on fait glisser la souris jusqu'à la dernière cellule à additionner (D2). Il suffit de cliquer ensuite sur le bouton OK. 7-2-2 : LA FONCTION MOYENNE La fonction MOYENNE permet de calculer la moyenne de plusieurs cellule. Nous voulons calculer la moyenne de la cellule A1 à C1 :

Si Excel ne vous propose pas les bonnes cellules qui vont vous permettre de calculer une moyenne, il faut que vous les sélectionnées. Une fois sélectionnée, il suffit de cliquer sur le bouton OK. En cellule D1, apparaîtra, la moyenne de ces 3 cellules. L’image suivante vous montre comment s’écrit la fonction MOYENNE :

7-2-3 : LA FONCTION MAX La fonction MAX donne la valeur maximale d’une plage de cellule. Si dans la plage sélectionnée, il n’y a aucune valeur, la fonction MAX renvoie la valeur 0.

Dans la cellule D1, la valeur qui sera renvoyée par la fonction MAX sera 15. 7-2-4 : LA FONCTION MIN La fonction MIN donne la valeur minimale d’une plage de cellule. Si dans la plage sélectionnée, il n’y a aucune valeur, la fonction MIN renvoie la valeur 0.

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Dans la cellule D1, la valeur qui sera renvoyée par la fonction MIN sera 6. 7-3 : REALISER UN AUDIT Microsoft Excel fournit des outils qui vous permettent de cerner les problèmes de vos feuilles de calcul. Par exemple, la valeur affichée dans une cellule peut être le résultat d'une formule ou être utilisée par une formule qui engendre un résultat erroné. Les commandes d'audit affichent sous forme graphique (analysent) les relations entre les cellules et les formules à l'aide de flèche d’audit

Lorsque vous auditez une feuille de calcul, vous pouvez analyser les antécédents (les cellules qui fournissent des données à une cellule déterminée) ou les dépendants (les cellules qui dépendent de la valeur d'une cellule donnée). 7-3-1 : AFFICHER LA BARRE D’OUTILS AUDIT Pour afficher la barre d’outils Audit, il suffit de choisir Barres d’outils puis Personnaliser dans le menu Affichage. La boîte de dialogue suivante apparaît alors :

Il ne vous reste plus qu’à cocher la case « Audit » et de cliquer sur le bouton Fermer. La barre d’Audit apparaît alors :

7-3-2 : REPERER LES ANTECEDENTS D’UN CALCUL Si la cellule sélectionnée contient une formule, vous pouvez retrouver toutes les cellules qui fournissent des données à la formule. Ces cellules sont appelées antécédents. La formule de la cellule sélectionnée calcule un nouveau résultat dès que les valeurs des antécédents changent. 130 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Quand vous cliquez sur Repérer les antécédents

, des flèches d'audit bleues désignent les

cellules de la feuille de calcul active qui fournissent des données à la formule. Si vous cliquez de nouveau sur Repérer les antécédents, Microsoft Excel passe à un niveau plus profond et repère toutes les cellules de la feuille de calcul active référencées par les antécédents. Pour afficher les antécédents, il faut que vous vous placiez sur le calcul qui vous montre les antécédents :

Cet audit nous permet de voir les cellules qui nous ont permis de réaliser le calcul de la moyenne de Pierre. 7-3-3 : SUPPRIMER LES FLECHES Pour supprimer les flèches de l’audit, il suffit de cliquer sur le bouton suivant

.

7-4 : LES REFERENCES RELATIVES ET ABSOLUES 7-4-1 : LES REFERENCES RELATIVES

Lorsque vous créez une formule, les références de cellules ou de plages de cellules sont généralement basées sur leur position par rapport à la cellule qui contient la formule. Dans l'exemple suivant, la cellule B2 contient la formule =A1 ; Microsoft Excel recherche la valeur située une cellule au-dessus et une cellule à gauche de la cellule B2. Il s'agit là d'une référence relative.

Lorsque vous copiez une référence utilisant des références relatives, Excel ajuste automatiquement les références contenues dans la formule collée pour faire référence aux différentes cellules par rapport à la position de la formule. Dans l'exemple suivant, la formule de la formule B2, =A1, qui se trouve une cellule au-dessus et une cellule à gauche de B2 a été copiée dans la cellule B3. Excel a ajusté la formule de la cellule B3 en la changeant en =A2, qui fait référence à la cellule située une cellule au-dessus et une cellule à gauche de la cellule B3.

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7-4-2 : LES REFERENCES ABSOLUES Si vous ne voulez pas que Excel ajuste les références lorsque vous copiez une formule dans une autre cellule, utilisez une référence absolue. Par exemple, si votre formule multiplie la cellule A5 par la cellule C1 (=A5*C1) et que vous la copiez dans une autre cellule, Excel ajuste les deux références. Vous pouvez créer une référence absolue en plaçant le signe $ avant les éléments de la référence qui ne doivent pas être modifiés. Par exemple, pour créer une référence absolue à la cellule C1, ajoutez les signes $ à la formule : =A5*$C$1 7-5 : RECOPIER UN CALCUL AVEC NOM DE ZONE 7-5-1 : CREER UN NOM DE ZONE Un nom de zone est un nom que l’on donne à une cellule ou plusieurs cellules. Avant de créer un nom de zone, il faut sélectionner la zone. Pour créer un nom de zone, il suffit de cliquer sur Nom puis Définir dans le menu Insertion. La boîte de dialogue suivante apparaît alors :

Il faut ensuite définir le nom que vous voulez donner à votre zone et regarder si la zone que vous avez sélectionnée correspond bien dans la zone de texte « Fait référence à ». Bien entendu, vous pouvez définir juste une cellule comme nom de zone. Remarque : Le nom que vous donnez à votre zone ne doit pas contenir d’espace. 7-5-2 : UTILISER UN NOM DE ZONE DANS UN CALCUL Par exemple, nous avons une série de facture dans laquelle le taux de TVA est de 19.6%. Au lieu de taper la formule de calcul qui permet de calculer le taux de TVA, nous allons inscrire la TVA dans une cellule que l’on nommera TVA. L’image suivante vous montre les factures : 132 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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La cellule B1 * le nom de zone : TVA Nom de zone : TVA 7-5-3 : RECOPIER LE CALCUL Maintenant, il ne nous reste plus qu’à recopier le calcul dans les cellules D2 et F2. Comme la cellule B2 est une référence relative, il n’y a pas besoin de mettre des dollars ( $ ) devant le B et devant le 1. L’image suivante vous montre, les formules de calcul recopier à partir de la cellule B2

8 – Imprimer les calculs 8-1 : AFFICHER LES FORMULES DANS LES CELLULES Pour afficher les formules de calcul dans les cellules comme le montre l’image précédente, il suffit de choisir Options dans le menu Outils. La boîte de dialogue suivante apparaît alors :

133 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Il suffit de cocher la case « Formules » et de cliquer sur le bouton OK. Vos formules de calcul apparaissent alors sur la feuille Excel. 8-2 : MODIFIER LA LARGEUR DES COLONNES Pour modifier la largeur d’une ou plusieurs colonnes, sélectionnez la colonne que vous voulez modifier. Ensuite, il suffit de choisir Colonnes puis Largeur dans le menu Format. La boîte de dialogue suivante apparaît :

Il suffit maintenant de saisir la largeur que vous voulez et de cliquer sur le bouton OK. ATTENTION : si vous voulez mettre un chiffre à virgule, il faut que vous tapiez la virgule et non le point qui se trouve sur le pavé numérique. Si vous voulez qu’Excel ajuste automatiquement la largeur de vos colonnes, choisissez Colonnes puis Ajustement automatique dans le menu Format. Pour modifier la hauteur des lignes, il faut choisir Lignes puis … dans le menu Format. 8-3 : MODIFIER LA MISE EN PAGE Pour modifier la mise en page de vos feuilles Excel, il suffit de cliquer sur Mise en page dans le menu Fichier. La boîte de dialogue suivante apparaît : 134 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Dans le premier onglet « Page », vous pouvez choisir l’orientation de votre feuille (portrait ou paysage) mais vous pouvez réduire la dimension de votre feuille pour la rentrer à l’impression. Pour cela, il faut diminuer ou augmenter grâce au flèche qui montent et qui descendent la « taille normal ». Mais avant de réduire ou d’augmenter, la taille, cliquez sur l’onglet « Marges » et réduisez ou augmenter les marges de votre feuille. Vous pouvez aussi sur cet onglet centrer verticalement ou horizontalement votre feuille en cochant les cases. Tout comme pour Word, vous pouvez ajouter un en-tête ou pied de page à votre feuille Excel. Par défaut, aucun en-tête ou pied de page n’est sélectionné. Pour ajouter un en-tête ou pied de page, il faut cliquer sur l’onglet « En-tête / pied de page ». Ensuite, il faut cliquer sur le bouton En-tête personnalisé ou Pied de page personnalisé et saisir votre en-tête ou pied de page. 8-4 : VERIFIER LA MISE EN PAGE Pour vérifier la mise en page de votre feuille Excel, il suffit de choisir Aperçu avant impression dans le menu Fichier ou de cliquer sur le bouton suivant

dans la barre d’outils.

L’image suivante vous montre un aperçu avant impression :

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Pour sortir de ce mode Aperçu avant impression, il faut cliquer sur le bouton Fermer. 8-5 : IMPRIMER LES FORMULES DE CALCUL Si vous êtes en mode Aperçu avant impression, vous pouvez cliquer sur le bouton Imprimer. Sinon il faut choisir Imprimer dans le menu Fichier. Dans tout les cas la boîte de dialogue suivante apparaît :

136 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Choisissez l’imprimante que vous voulez dans la liste déroulante si vous avez plusieurs imprimante et cliquez sur le bouton OK. Votre feuille de calcul sort alors à votre imprimante. 9 – Mettre en forme un tableau 9-1 : MODIFIER LA POLICE DE CARACTERES La police de caractère c’est le style d’écriture que vous utilisez pour taper des informations. Vous avez des polices plus ou moins grosses plus ou moins penchées … Pour modifier la police de caractères d’une cellule vous avez deux possibilités : 9 La première consiste à cliquer sur la liste déroulante « Police » dans la barre d’outils « Mise en forme » 9

est de choisir la police de caractères souhaité.

La deuxième solution consiste à choisir Cellules dans le menu Format, la boîte de dialogue suivante apparaît alors. Il suffit de cliquer ensuite sur l’onglet Police :

137 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Dans la zone « Police », faite défilez l’ascenseur jusqu'à ce que vous trouviez la police désirée. Par défaut, sous le logiciel Excel, c’est la police « ARIAL » qui est sélectionnée. Lorsque vous avez trouvé la police que vous vouliez, il suffit de cliquer sur le bouton OK. 9-2 : MODIFIER LA TAILLE DES CARACTERES La taille des caractères c’est la taille de l’écriture que vous utilisez pour saisir des informations. Pour modifier la taille des caractères, vous avez deux possibilités : 9 Il suffit de cliquer sur la liste déroulante « Taille de la police » dans la barre d’outils « Mise en forme » 9

est de chercher la taille de la police voulue. Les tailles vont de 8 à 72. 8 étant

la plus petite et 72 étant la plus grosse. La deuxième solution consiste à choisir Cellules dans le menu Format. La boîte de dialogue vu précédemment apparaît alors. Il suffit de cliquer ensuite sur l’onglet Police. La taille de la police se situe sur la partie droite de cette boîte de dialogue. Il suffit de faire défiler l’ascenseur jusqu'à ce que vous trouviez la police désirée. Une fois sélectionnée, cliquez sur le bouton OK.

9-3 : METTRE DES CARACTERES EN GRAS Pour mettre des caractères en gras c’est-à-dire écrit en plus foncés, il suffit de cliquer sur le bouton suivant

dans la barre d’outils « Mise en forme » ou de choisir Cellules dans le menu

Format. La même boîte de dialogue apparaît alors. Il faut ensuite cliquer sur l’onglet Police et sélectionné dans la zone « Style » le mode Gras comme le montre l’image suivante :

138 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Il faut cliquer sur Gras pour sélectionner le mode Gras puis cliquer ensuite sur OK.

9-4 : METTRE DES CARACTERES EN ITALIQUE Les caractères en italique correspondent à un mode penché de l’écriture. Pour mettre des caractères en italique, il suffit de cliquer sur le bouton suivant dans la barre d’outils « Mise en forme » ou de choisir Cellules dans le menu Format. La même boîte de dialogue apparaît alors. Il faut ensuite cliquer sur l’onglet Police et sélectionné dans la zone « Style » le mode Italique comme le montre l’image suivante :

Il faut cliquer sur Italique pour sélectionner le mode Italique puis cliquer ensuite sur OK.

139 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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9-5 : SOULIGNER DES CARACTERES Le soulignement de caractère consiste à souligner un ou plusieurs mots de la cellule. Il suffit de cliquer sur le bouton suivant

dans la barre d’outils « Mise en forme » ou de choisir Cellules

dans le menu Format. La même boîte de dialogue apparaît alors. Il faut ensuite cliquer sur l’onglet Police et faire défiler la liste déroulante « Soulignement » comme le montre l’image suivante :

Cliquer sur la liste déroulante Soulignement et choisissez le soulignement que vous voulez. Terminez en cliquant sur OK.

9-6 : CHANGER LA COULEUR DES CARACTERES Pour changer la couleur des caractères, il suffit de cliquer sur le bouton suivant

dans la

barre d’outils « Mise en forme » ou de choisir Cellules dans le menu Format. La même boîte de dialogue apparaît alors. Il faut ensuite cliquer sur l’onglet Police et cliquer sur la liste déroulante « Couleur » comme le montre l’image suivante :

140 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Cliquez sur la liste déroulante « Couleur » et choisissez la couleur de la police d’écriture. Une fois sélectionnée, cliquez sur OK.

9-7 : CHANGER LA COULEUR DE LA CELLULE Pour changer la couleur de la cellule, il suffit de cliquer sur la liste déroulante du bouton suivant

et de choisir la couleur souhaitée parmi la palette de couleur proposée ou de choisir

Cellules dans le menu Format. Ensuite, il faut cliquer sur l’onglet « Motif ». L’image suivante vous montre cette boîte de dialogue :

Sélectionnez la couleur de la cellule en cliquant sur la couleur que vous souhaitez mettre en fond de la cellule. Une fois la couleur sélectionnée, cliquez sur le bouton OK.

Vous pouvez ajouter d’autres motifs à votre fond de cellule en cliquant sur la liste déroulante « Motif ». Vous choisirez le motif voulu et vous cliquerez sur le bouton OK.

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9-8 : ALIGNER LES CARACTERES A GAUCHE Par défaut, les lettres sont automatiquement alignées sur la gauche d’une cellule. Par contre, les chiffres sont automatiquement alignées sur la droite. Si vous voulez aligner des caractères sur la gauche d’une cellule, il suffit de cliquer sur le bouton suivant

dans la barre d’outils « Mise en

forme ». 9-9 : CENTRER LES CARACTERES Pour centrer les caractères au milieu d’une cellule, il suffit de cliquer sur le bouton suivant dans la barre d’outils « Mise en forme ». 9-10 : ALIGNER LES CARACTERES A DROITE Pour aligner les caractères à droite dans une cellule, il suffit de cliquer sur le bouton suivant dans la barre d’outils « Mise en forme ». NB : Pour aligner les caractères à droite, au centre ou à gauche, il faut avoir valider la cellule et revenir sur cette cellule pour avoir accès aux boutons. 9-11 : FUSIONNER ET CENTRER Fusionner des cellules revient à rassembler plusieurs cellules en une seule. Par exemple, vous avez un titre à mettre au milieu de votre feuille et vous voulez qu’il soit centrer au milieu de cette feuille. Pour cela, sélectionnez plusieurs cellules comme le montre l’image suivante :

Maintenant, cliquez sur le bouton suivant

dans la barre d’outils « Mise en forme ». Un grand

rectangle blanc est apparu à la place de votre sélection.

Maintenant vous pouvez saisir le titre de votre feuille (avec la mise en page) comme le montre l’image suivante : 142 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Maintenant, il faudrait centrer ce texte verticalement, pour qu’il soit au milieu de notre fusion. Pour cela, choisissez Cellules dans le menu Format et cliquez sur l’onglet Alignement. La boîte de dialogue suivante apparaît :

Vous pouvez cocher la case suivante si votre texte dépasse la zone de fusion pour mettre votre titre sur deux ou plusieurs lignes.

Dans la liste déroulante « Vertical », choisissez Centré pour centrer verticalement le titre de votre feuille

Une fois fini, cliquez sur OK, vous devriez avoir l’image suivante :

9-12 : MODIFIER LE FORMAT D’UN CHIFFRE

Le format d’un chiffre est la façon dont on écrit ce chiffre. Par exemple, on peut écrire 19/09/75 ou 19 septembre 1975 ou encore 19/09/1975. Ces différentes façons d’écrire cette date sont appelées des formats d’un chiffre. 143 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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9-12-1 : FORMATER UN CHIFFRE AVEC SEPARATEUR DE MILLIERS Lorsque vous écrivez un chiffre supérieur à 1000, il y a deux façons de l’écrire soit le 1 est collé au 000 soit le 1 est séparé d’un espace des 000. Le séparateur de milliers développe cette théorie. De plus, le séparateur de milliers, ajoute les décimales au chiffre. Pour utiliser le séparateur de milliers sur des chiffres, il faut choisir Cellules dans le menu Format puis choisir l’onglet Nombres. La boîte de dialogue suivante apparaît :

Dans le menu « Catégorie » situé à gauche de la boîte de dialogue, sélectionnez Nombre, puis cochez la case « Utilisez le séparateur de milliers ». L’exemple suivant vous montre une cellule sans le séparateur de milliers et une autre avec le séparateur de milliers.

9-12-2 : FORMATER UN CHIFFRE EN MONETAIRE Formater un chiffre en monétaire, revient à mettre derrière ce chiffre le symbole de la monnaie de votre pays. Pour formater un chiffre en monétaire, il faut choisir Cellules dans le menu Format puis cliquer sur l’onglet Nombre. Ensuite, dans le menu « Catégorie », choisissez Monétaire. Une liste déroulante « Symbole » est apparu. Cliquez sur cette liste et choisissez le symbole monétaire de votre pays. L’image suivante vous montre le choix du symbole monétaire Euro (€) : 144 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Une fois le symbole choisi, cliquez sur OK. 9-12-3 : FORMATER UN CHIFFRE EN POURCENTAGE Formater un chiffre en pourcentage revient à ajouter derrière ce chiffre le symbole %. De plus, en formatant votre chiffre en pourcentage, vous pouvez ajouter des décimales. Pour formater un chiffre en pourcentage, vous devez choisir Cellules dans le menu Format puis cliquez sur l’onglet Nombre et dans la « Catégorie » choisir Pourcentage. L’image suivante vous montre la mise en place du pourcentage pour un chiffre :

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Choisissez le nombre de décimales voulues en cliquant sur une des deux petites flèches. Une fois choisie le nombre de décimale, cliquez sur OK.

9-12-4 : AJOUTER DES DECIMALES Pour ajouter des décimales à un nombre, vous devez choisir Cellules dans le menu Format puis, vous devez cliquer sur l’onglet Nombre et choisir dans le menu « Catégorie » Nombre :

Augmenter le nombre de décimale voulue en cliquant sur la petite flèche qui monte. Une fois le nombre de décimales choisie, cliquez sur le bouton OK.

9-12-5 : SUPPRIMER DES DECIMALES

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Pour supprimer des décimales à un nombre, vous devez faire la même chose que précédemment mais il faut utiliser la flèche qui descend pour supprimer des décimales. Une fois terminé, cliquez sur le bouton OK. 9-13 : MODIFIER LE FORMAT D’UNE DATE 9-13-1 : CHOISIR UN FORMAT PREDEFINI Il existe différentes façon d’écrire une date. On peut écrire 18/05/1990 ou 18/05/90 ou 18 mai 1990 … Ces différents format de date sont prédéfini sous Excel. Pour choisir un format de date prédéfini, vous devez choisir Cellules dans le menu Format et cliquez sur l’onglet Nombre s'il n’est pas sélectionné. Dans le menu « Catégorie », choisissez Date, une liste déroulante apparaît sur le coté droit de la boîte de dialogue. Faîtes défiler l’ascenseur jusqu'à ce que vous trouviez le format de date qui vous convient et cliquer sur le bouton OK. 9-13-2 : CREER UN FORMAT PERSONNALISE Un format personnalisé un format de date qui n’existe pas sous Excel et qu’il faut créer. Pour créer un format personnalisé, vous devez choisir Cellules dans le menu Format et cliquez sur l’onglet Nombre s'il n’est pas sélectionné. Dans le menu « Catégorie », choisissez Personnalisée. La figure suivante, vous montre comment créer un format personnalisé de date : Dans la zone type, tapez le type de format que vous voulez. Par exemple ici, la date dans la cellule sera marquée comme 12 décembre 92.

Une fois le type de format prédéfini, cliquez sur le bouton OK. Si un format de date que vous avez crée ne vous convient pas, sélectionnez ce format grâce à l’ascenseur puis cliquez sur le bouton Supprimer. 9-14 : MODIFIER LE FORMAT D’UNE HEURE 147 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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9-14-1 : CHOISIR UN FORMAT PREDEFINI Pour choisir un format d’heure prédéfini, vous devez choisir Cellules dans le menu Format et cliquez sur l’onglet Nombre s'il n’est pas sélectionné. Dans le menu « Catégorie », choisissez Heure, une liste déroulante apparaît sur le coté droit de la boîte de dialogue. Faîtes défiler l’ascenseur jusqu'à ce que vous trouviez le format d’heure qui vous convient et cliquer sur le bouton OK. 9-14-2 : CREER UN FORMAT PERSONNALISE Comme pour la date, vous pouvez créer un format personnalisé pour l’heure. Il faut faire exactement la même chose que si vous créez un format personnalisé pour une date. 9-15 : CREER UN FORMAT PERSONNALISE

Comme vous l’avez compris, vous pouvez personnaliser toute sorte de nombres, de caractères comme vous l’entendez. Par exemple, vous êtes commerçant et vous voulez créer une base de donnée de vos clients. Tous vos codes clients doivent commencer obligatoirement par 00. Donc au lieu de taper pour chaque code client le 00 suivi de 4 chiffres derrière, vous pouvez créer un format personnalisé dans lequel le numéro de client commencera tout le temps par 00. Il suffira ensuite de recopier ce format personnalisé pour chaque code client et tous vos clients auront un code du style 001000.

9-16 : MODIFIER LA HAUTEUR D’UNE LIGNE Pour modifier la hauteur d’une ligne, vous avez deux possibilités : 9 Placez votre souris à l’intersection de deux lignes sur le bord gauche de votre feuille à hauteur des numéros de ligne. Votre souris se transforme en un trait noir avec une flèche au-dessus et une flèche en dessous. Cliquez-Glissez la souris jusqu'à ce que la hauteur de la ligne vous conviennent. 9 Sélectionnez Lignes puis Hauteur dans le menu Format. La boîte de dialogue suivante apparaît alors :

Dans la zone de texte « Hauteur de ligne », saisissez la hauteur de ligne qui vous convient. ATTENTION : il faut mettre une virgule entre les chiffres et non un point. 9-17 : MODIFIER LA LARGEUR D’UNE COLONNE Pour modifier la largeur d’une colonne, vous avez deux possibilités : 148 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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9

9

Placez votre souris à l’intersection de deux colonnes sur en haut de votre feuille à hauteur des lettres de colonne. Votre souris se transforme en un trait noir avec une flèche à gauche et une flèche à droite. Cliquez-Glissez la souris jusqu'à ce que la largeur de la colonne vous conviennent. Sélectionnez Colonnes puis Largeur dans le menu Format. La boîte de dialogue suivante apparaît alors :

Dans la zone de texte « Largeur de colonne », saisissez la largeur de colonne qui vous convient. ATTENTION : il faut mettre une virgule entre les chiffres et non un point. 9-18 : RENVOYER LE TEXTE A LA LIGNE L’exemple suivant vous montre un texte non renvoyé à la ligne :

Maintenant si vous voulez que ce texte entre dans la cellule A1 sans déborder sur les autres cellules (les cellules B1, C1 … sont vides), il faut renvoyer ce texte à la ligne. Pour cela, choisissez Cellules dans le menu Format, puis cliquez sur l’onglet « alignement ». Vous devriez arriver à la boîte de dialogue suivante :

149 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Cochez la case « Renvoyer à la ligne automatiquement » puis cliquez sur le bouton OK.

Le texte s’insère automatiquement dans la cellule A1 et le texte est renvoyé à la ligne comme le montre l’image suivante :

Remarque : Pour une meilleure lisibilité, j’ai centré le texte et j’ai agrandi la colonne 9-19 : CENTRER LE TEXTE EN HAUTEUR Centrer le texte en hauteur, revient à mettre le texte de façon verticale. Pour centrer un texte en hauteur, choisissez Cellules dans le menu Format, puis cliquez sur l’onglet « alignement ». Vous devriez arriver à la boîte de dialogue suivante :

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Cliquez dans la case « Orientation » puis cliquez sur le bouton OK.

L’image suivante vous montre un texte centré en hauteur :

9-20 : CHANGER L’ORIENTATION DU TEXTE Changer l’orientation du texte, revient à mettre le texte que vous saisissez de façon pencher. Pour cela, choisissez Cellules dans le menu Format, puis cliquez sur l’onglet « alignement ». Vous devriez arriver à la boîte de dialogue suivante :

151 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Dans la zone d’orientation, cliquezdéplacez la flèche, jusqu'à l’orientation du texte voulu. Puis, cliquez sur le bouton OK.

N.B. : la cellule « Degré » s’est positionné à 45° c’est-à-dire que le texte sera orienté à 45° comme le montre l’image suivante :

9-21 : CREER DES BORDURES Créer des bordures autour d’une ou plusieurs cellules revient à mettre un cadre autour de ces cellules. Pour créer des bordures, choisissez Cellules dans le menu Format, puis cliquez sur l’onglet «Bordures ». Vous devriez arriver à la boîte de dialogue suivante :

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Dans la zone « Ligne » qui se situe à droite de la boîte de dialogue, choisissez le style de ligne que vous voulez mettre à votre bordure (ligne, pointillé, tiret …). Si vous voulez mettre des couleurs à la bordure, dans la liste déroulante « couleur », choisissez la couleur qui vous convient. Maintenant que le style de trait et la couleur du trait est choisi, il faut tracer les traits. Pour cela, dans la zone « Bordure », différents boutons sont présents. Il représente chacun un coté de la bordure. Cliquez sur les boutons pour lequel vous voulez ajouter une bordure à votre cellule. La représentation de ces bordures apparaît au milieu de la boîte de dialogue. Une fois les bordures placées, cliquez sur le bouton OK. 10 – Mettre en page un tableau 10-1 : MODIFIER LA MISE EN PAGE 10-1-1 : MODIFIER LE FORMAT ET L’ORIENTATION DU PAPIER Le format du papier est le style du papier que vous allez utiliser pour imprimer votre tableau Excel. Généralement, on imprime sur du papier A4, mais on peut tout aussi bien imprimer sur du papier plus grand le A3 ou sur du papier plus petit le A5. L’orientation du papier revient à choisir la façon dont on va imprimer le papier. On peut l’imprimer soit de façon verticale (par défaut, on imprime de façon vertical), on parle d’imprimer en Portrait ou de façon horizontal. On parle d’imprimer en Paysage. Pour réaliser une des deux opérations ou même les deux, choisissez Mise en page dans le menu Fichier, la boîte de dialogue suivante apparaît :

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Choisissez ici l’orientation du papier

Choisissez ici le format du papier

Par défaut, lorsque vous ne faîtes pas de mise en page, l’orientation du papier est en « Portrait » et le format du papier et du A4. 10-1-2 : MODIFIER LES MARGES Les marges se sont des bandes blanche que laisse l’imprimante autour de votre tableau Excel. Pour réduire ou augmenter les marges, choisissez Mise en page dans le menu Fichier puis cliquez sur l’onglet « Marges ». L’image suivante vous montre la boîte de « Mise en page » des marges :

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Augmenter ou diminuer les marges de votre Excel en cliquant sur ces différents boutons.

Centrer horizontalement et verticalement vos tableaux sur la feuille en cochant les 2 cases 10-3 : AFFICHER UN EN-TETE OU UN PIED DE PAGE Un entête de page est un endroit situé en haut de la feuille est où on met généralement le titre de la feuille et la date mais on peut y mettre ce qu’on veut. Un pied de page est un situé en bas de la feuille est où on met généralement le nombre de page ou le nom de l’auteur de la page mais on peut y mettre ce qu’on veut. Pour créer un en-tête et / ou un pied de page, choisissez Mise en page dans le menu Fichier puis cliquez sur l’onglet « En-tête/Pied de page ». L’image suivante vous montre la boîte de dialogue « En-tête/Pied de page » :

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En cliquant sur les liste déroulante « En-tête » ou « Pied de page », vous trouverez des en-tête ou des pied de page conçu par Excel. Si vous voulez créer des en-tête ou pied de page personnalisé, il faut cliquer sur les boutons correspondant. L’image suivante vous montre les en-têtes personnalisé. C’est exactement la même chose pour les pieds de page :

: Ce bouton permet de mettre de page le texte (police, taille, gras …) : Ce bouton permet d’insérer le nombre : Ce bouton permet d’insérer le numéro de la page : Ce bouton permet d’insérer la date système à laquelle a été crée la feuille : Ce bouton permet d’insérer l’heure système à laquelle a été crée la feuille : Ce bouton permet d’insérer le nom sous lequel a été enregistré le classeur Excel : Ce bouton permet d’insérer le nom de l’onglet sous lequel a été crée la feuille 156 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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10-3 : INSERER UN SAUT DE PAGE Insérer un saut de page permet de mettre un tableau sur deux feuilles. Pour insérer un saut de page, choisissez Saut de page dans le menu Insertion. Des traits en pointillé apparaissent sur votre feuille. C’est l’endroit où lorsque vous imprimerez votre travail, l’imprimante passera à la feuille suivante. Pour supprimer le saut de page, placez-vous à l’endroit où vous avez fait un saut de page et choisissez Supprimer le saut de page dans le menu Insertion. 10-4 : FAIRE UN APERCU DES SAUT DE PAGE Un aperçu des sauts de page vous montre l’endroit ou vous avez fait un saut de page. Pour voir un aperçu des sauts de page, choisissez Aperçu des sauts de page dans le menu Affichage. A partir de cet endroit, vous pouvez déplacer les sauts de page en amenant la souris sur la ligne bleue qui représentent les sauts de page, votre souris se transforme alors en 2 flèches, puis en cliquantglissant la souris.

Pour revenir sur la feuille Excel, choisissez Normal dans le menu Affichage. 10-5 : FAIRE UN APERÇU AVANT IMPRESSION Un aperçu avant impression vous montre les différents pages de la feuille en cours et qui sortiront à l’imprimante. Pour faire un aperçu avant impression, cliquez sur le bouton suivant ou choisissez Aperçu avant impression dans le menu Fichier. L’image suivante vous montre un aperçu avant impression d’une feuille Excel :

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Le bouton « Fermer » sort du mode Aperçu avant impression

Les boutons « Suiv » et « Préc » vous permettent de naviguer entre les différentes pages de la

Le bouton « Aide » affiche l’aide de l’aperçu avant impression

Le bouton « Zoom » permet de faire un zoom sur la page

Les boutons « Page », «Marges », « Aperçu des sauts de page » … voir partie 10-1, 10-3 et 10-4

Le bouton « Imprimer » permet de lancer la boîte de dialogue « Imprimer ». Voir partie 10-6

Vous trouverez ici le nombre de page de votre feuille Excel

10-6 : LANCER L’IMPRESSION Pour sortir votre travail sur l’imprimante, vous pouvez cliquer sur le bouton suivant

, ou

choisir Imprimer dans le menu Fichier. La boîte de dialogue suivante apparaît alors :

Ici, vous choisissez nombre de copie imprimer

le à

Ici, vous choisissez si vous voulez imprimer toutes les feuilles ou une partie Choisissez l’imprimante grâce à la liste déroulante si vous avez plusieurs imprimante

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Une fois les options sélectionnées, cliquez sur le bouton OK et la ou les feuille(s) s’impriment. 11 – Créer un graphique 11-1 : CREER UN GRAPHIQUE 11-1-1 : SELECTIONNER LES DONNEES A REPRESENTER Avant de commencer à créer un graphique, il faut sélectionner les données. Si vous ne vous souvenez plus comment sélectionner des cellules, reportez-vous à la partie 5. L’image suivante vous montre un exemple de données sélectionnées qui nous permettra de faire un graphique :

11-1-2 : TRACER LE GRAPHIQUE A L’AIDE DE L’ASSISTANT GRAPHIQUE ou choisissez Une fois les données sélectionnées, cliquez sur le bouton suivant Graphique dans le menu Insertion. La création d’un graphique à l’aide de l’assistant graphique se déroule en 4 étapes. La boîte de dialogue suivante apparaît :

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Dans la partie gauche de la boîte de dialogue, choisissez le type de graphique que vous voulez. Ici, j’ai choisi « Courbes » car c’est cette forme de graphique qui me convient mais vous pouvez prendre un type de graphique différent. Sur la partie droite est apparue différent type de sous graphique, j’ai choisi le premier à gauche mais comme pour le type de graphique vous pouvez prendre un type de sous graphique différent. Lorsque le type de graphique et le type de sous graphique est choisi, cliquez sur le bouton suivant. La boîte de dialogue suivante apparaît alors :

Ici, vous trouvez le détail de la plage de données sélectionnées. Si elle ne vous convient pas vous pouvez la changer. On peut voir en haut de la boîte de dialogue, l’aspect du graphique. Cliquez sur le bouton suivant.

En cliquant sur le bouton suivant, une autre boîte de dialogue apparaît :

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Dans cette boîte de dialogue, vous allez remplir différents champ comme le titre du graphique, l’axe des abscisses, l’axe des ordonnées. Vous pouvez cliquer sur les différents onglets se situant en haut de la boîte de dialogue. Ce sont des options qui changent votre graphique mais personnellement je ne les utilisent jamais. Une fois les options remplies, cliquez sur le bouton suivant. Une autre boîte de dialogue apparaît :

Cette boîte de dialogue, vous demande de choisir l’emplacement de votre graphique. Vous pouvez créer votre graphique sur une nouvelle feuille ou sur la feuille où on a pris les données. Personnellement, je crée mes graphiques sur la même feuille que mes données donc je ne change pas l’option mais vous faîtes comme bon vous sembles. Une fois l’option choisie, cliquez sur le bouton Terminer. N.B. : Vous pouvez toujours revenir à la boîte de dialogue précédente en cliquant sur le bouton « Précédent ».

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On peut voir sur ce graphique que le titre du graphique apparaît en haut du graphique. L’axes des abscisses et des ordonnées sont nommés et que chaque notes des élèves dans chaque matière sont représentées par une courbe de couleur différente. 11-2 : MODIFIER LE GRAPHIQUE 11-2-1 : SELECTIONNER LE GRAPHIQUE Pour sélectionner le graphique, cliquez sur le graphique, les poignets apparaissent autour de celui-ci comme le montre l’image suivante :

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Poignets de sélection

11-2-2 : DEPLACER LE GRAPHIQUE Une fois le graphique sélectionné, cliquez-glisser le graphique jusqu'à l’endroit désiré. 11-2-3 : AGRANDIR LE GRAPHIQUE Pour agrandir le graphique, il faut avoir les poignets de sélection. Pour cela, cliquez sur le graphique. Ensuite, amenez la souris sur une des 4 poignets de sélections situées dans les coins. Votre souris se transforme en 2 petites flèches noires. Cliquez-glisser jusqu'à ce que la taille du graphique vous conviennent. Remarque : Si vous prenez une des 4 poignets de sélections situées au milieu du graphique, vous allez déformer votre graphique. C’est pour cela que je vous conseille de prendre une des 4 poignets situées dans chaque coin. 11-2-4 : MODIFIER UN ELEMENT DU GRAPHIQUE Pour modifier un élément du graphique (changer la couleur de la courbe, remplacer le titre du graphique …), double cliquez sur l’élément que vous voulez changer. Une boîte de dialogue apparaît. Dans cette boîte de dialogue, vous trouverez tous les éléments qui vous permettent de changer l’élément sélectionné. 11-2-5 : MODIFIER LE TYPE DE GRAPHIQUE Pour modifier le type de graphique, il faut sélectionner le graphique en lui-même. Pas le tour, le graphique, puis faire un clic droit sur le graphique. Le menu suivant apparaît alors :

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Dans ce menu, vous choisissez « Type de graphique », la boîte de dialogue de la première étape de création d’un graphique apparaît :

Comme pour la première étape de création d’un graphique, vous allez choisir le type de graphique et le type de sous graphique. Une fois les différents éléments sélectionnés, il faut cliquer sur le bouton OK et la forme de votre graphique va changer comme le montre l’image suivante :

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12 – Export de données vers Word 12-1 : OUVRIR LES APPLICATIONS Pour ouvrir le logiciel Word 2000, cliquez sur Démarrer puis monter la souris sur Programmes. Lorsque Programmes est devenu bleu, déplacez la souris sur le sous menu et cliquez sur Microsoft Word. Il est possible que le logiciel Word se situe sur le bureau, pour cela double

cliquez sur l’icône Microsoft Word

.

12-2 : BASCULER SUR EXCEL

Pour passer d’une application à une autre, il faut regarder dans la barre des tâches. Vous avez tous les logiciels qui sont ouvert. En cliquant, sur le logiciel que vous voulez, vous allez rentrer dans ce logiciel.

Vous devez amener la souris sur Microsoft Excel est cliqué dessus pour passer de Word a Excel. 12-3 : COPIER – COLLER LE TABLEAU (COLLAGE SPECIAL) 165 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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12-3-1 : MARQUER LE TABLEAU A COPIER Marquer le tableau à copier revient à sélectionner les cellules que l’on veut copier pour les mettre sur le logiciel Microsoft Word. Si vous ne vous souvenez plus comment on sélectionne des cellules, reportez à la partie 5. 12-3-2 : COPIER LE TABLEAU DANS LE PRESSE PAPIER Le presse papier est un logiciel fournit par Windows où on copie les informations que l’on veut passer d’un logiciel à un autre. Pour copier les informations se situant sur Excel, il faut sélectionner les ou choisir Copier dans le menu Edition. Le

informations puis appuyer sur le bouton suivant

presse papier s’ouvre alors avec l’icône d’Excel (ce sont des informations provenant du logiciel Excel) :

12-3-3 : BASCULER SUR WORD Tout comme dans la partie 11-2, passez du logiciel Excel au logiciel Word en cliquant dans la barre des tâches 12-3-4 : COLLER LE TABLEAU

En passant d’un logiciel à l’autre, le presse papier est à suivi le changement de logiciel. Pour coller les informations d’Excel sous Word, appuyez sur l’icône d’Excel dans le presse papier. L’image suivante vous montre le coller de d’Excel sous Word : Français Pierre Paul Jacques

10 11 7

Histoire-Geo Mathématique 8 13 15 9 10 15

12-3-5 : MODIFIER LE TABLEAU

A partir de ce moment vous pouvez modifier les éléments qui se situent dans votre tableau Word (Police, taille, …), tout comme si vous aviez crée un tableau sous Word 12-4 : COPIER – COLLER LE TABLEAU AVEC LIAISON 12-4-1 : BASCULER SUR EXCEL Grâce à la barre des tâches, passez du logiciel Microsoft Word à Microsoft Excel.

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12-4-2 : SELECTIONNER ET COPIER LE TABLEAU DANS LE PRESSE PAPIERS Tout comme dans la partie 11-3-2, sélectionnez les éléments de Microsoft Excel puis copiez les dans le presse papier 12-4-3 : BASCULER SUR WORD En passant par la barre des tâches, passez du logiciel Microsoft Excel à Microsoft Word. 12-4-4 : COLLER LE TABLEAU Pour coller le tableau avec liaison, choisissez Collage Spécial dans le menu Edition. Valeur de trois terrains à l'hectare Terrain A Terrain B Terrain C 500,00 € 1 500,00 € 2 500,00 € Quelques explications : Dans la mesure du possible, les informations que copiez vers un autre programme sont collées dans un format susceptible d'être modifié par ce programme. Par exemple, les données des feuilles de calcul Microsoft Excel sont collés dans Word sous forme de tableaux Word reproduisant, entre autres, la largeur des colonnes et la mise en forme des caractères. Les textes Word séparés par des tabulations sont collés dans Microsoft Excel sous forme de lignes et de colonnes de cellules. Si un programme ne peut pas modifier des informations, il les incorpore en tant qu’objet. Vous pouvez alors utiliser le programme source pour modifier ces objets. Lorsque les informations ne peuvent pas être incorporées, elles sont collées sous forme d'image fixe non modifiable. 13 – Valider et protéger les données 13-1 : PROTEGER LES DONNEES D’UNE FEUILLE 13-1-1 : SELECTIONNER LES CELLULES CONTENANT DES FORMULES DE CALCUL La protection des données évite à une personne de supprimer une formule de calcul. C’est pour cette raison qu’on protége que les cellules ou se trouvent une formule de calcul. Pour sélectionner des cellules reportez-vous à la partie 5 de ce cours. 13-1-2 : CHOISIR LA PROTECTION DESIREE La protection la plus approprié est la protection par mot de passe car on n'est pas obligé de mettre de mot de passe mais en choisissant Protection puis Oter la protection dans le menu Outils, on enlève la protection et la feuille n’est plus protéger. Tandis que si une personne fait la manœuvre précédente alors qu’il y a un mot de passe, avant de pouvoir enlever la protection, il faudra mettre le mot de passe

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13-1-3 : OTER LE VERROUILLAGE DES CELLULES

Avant de mettre une protection sur les cellules qui ne peuvent pas être modifiées, il faut enlever la protection sur les cellules qui sont susceptible d’être modifiées (toutes les cellules qui ne contiennent pas de formules de calcul). Pour enlever le verrouillage de ces cellules, il faut les sélectionner. Ensuite, vous faites un clic droit sur un de ces cellules. Le menu suivant apparaît :

Choisissez « Format de cellule » et cliquez dessus. Une boîte de dialogue apparaît. Cliquez sur l’onglet « Protection » comme le montre l’image suivante :

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Pour enlever le verrouillage des cellules, décochez la case « Verrouillée », puis cliquer sur le bouton OK.

13-1-4 : ACTIVER LA PROTECTION Maintenant pour rendre inactive les cellules qui contiennent une formule de calcul, choisissez Protection puis Protéger la feuille dans le menu Outils. La boîte de dialogue suivante apparaît :

Laissez les différentes cases cochées Saisissez un mot de passe

Une fois le mot de passe saisi, cliquez sur le bouton Ok, une autre boîte de dialogue apparaît en vous demandant de retaper le mot de passe. C’est juste une vérification pour voir si vous ne faîtes pas d’erreur en tapant le mot de passe.

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Remarque : le mot de passe s’écrit sous forme d’étoile pour éviter qu’une personne se trouvant derrière vous puisse lire votre mot de passe. Je vous conseille d’utiliser toujours le même mot de passe que ce soit sous Word, Excel ou Internet. Maintenant, vous ne pouvez pas effacer la ou les cellules contenant des formules mais vous pouvez modifier les cellules qui ne contiennent pas de formules de calcul. 13-2 : TESTER LA PROTECTION D’UNE FEUILLE Pour tester la protection d’une feuille, placez-vous sur une cellule qui contient une formule de calcul, puis appuyez sur la touche SUPPR de votre clavier. Normalement, si vous avez suivi les étapes précédentes, la boîte de dialogue suivante apparaît :

Si cette boîte de dialogue apparaît lorsque vous voulez supprimer cette cellule c’est que la protection de la feuille est activée. 170 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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13-3 : DESACTIVER LA PROTECTION DE LA FEUILLE Pour désactiver la protection de la feuille, choisissez Protection, puis Oter la protection dans le menu Outils. Si vous avez protégé la feuille avec un mot de passe, la boîte de dialogue suivante apparaît :

Vous devez saisir le mot de passe que vous avez mis lorsque vous avez mis la protection sur la feuille. Une fois le mot de passe saisi, cliquez sur le bouton OK et la feuille n’est plus protégée. ATTENTION : Si vous avez oublié le mot de passe de votre feuille, il n’y a aucun moyen de passer outre cette protection. Donc vous ne pourrez plus faire de modification au formule de calcul. 13-4 : PROTEGER UN CLASSEUR Un classeur Excel c’est comme un classeur où l’on range ses feuilles à l’intérieur. Un classeur Excel est composé donc de plusieurs feuilles. On peut les voir en bas à gauche. Par défaut, elles ne sont que trois mais on peut en ajouter d’autres en cliquant sur Feuilles dans le menu Insertion. Tout comme on protége une feuille du classeur, il serait judicieux de protéger tout le classeur. Mais avant de protéger tout le classeur, il faut protéger toutes les feuilles qui entrent dans le classeur. Une fois les feuilles protégées, choisissez Protection puis Protéger le classeur dans le menu Outils. La boîte de dialogue suivante apparaît :

Comme pour la protection de la feuille, il vaut mieux saisir un mot de passe. Une fois le mot de passe saisi, cliquez sur le bouton OK. La boîte de dialogue de confirmation du mot de passe apparaît :

171 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Une fois le mot de passe ressaisi, cliquez sur le bouton OK. ATTENTION : Vous pouvez mettre des majuscules et des minuscules dans votre mot de passe mais quand vous voudrez enlever la protection de la feuille ou du classeur, il faudra bien faire attention à la casse (majuscule / minuscule) 13-5 : TESTER LA PROTECTION DU CLASSEUR

Pour tester la protection du classeur, il faut faire exactement la même chose que pour tester la protection d’une feuille (voir la partie 13-2) 13-6 : DESACTIVER LA PROTECTION D’UN CLASSEUR Pour enlever la protection sur un classeur, choisissez Protection puis Oter la protection du classeur dans le menu Outils. Si vous avez mis un mot de passe au classeur, la boîte de dialogue suivante apparaît dans lequel, il faudra saisir le mot de passe :

14 – Tris, sous-totaux et mode plan 14-1 : TRIER UN TABLEAU 14-1-1 : TRI SIMPLE Le tri simple se fait sur une colonne. L’image suivante vous montre une liste de client non trié :

172 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Nous voulons trier ces personnes par ordre alphabétique. Pour cela, sélectionnez tous les éléments qui font partie de la liste des personnes (titre, nom, prénom, code postal, ville) sauf le titre de chaque colonne sinon lui aussi sera trié. Choisissez ensuite Trier dans le menu Données. La boîte de dialogue suivante apparaît :

On va trier ces noms par ordre croissant. Donc on laisse le b t di

Dans la liste déroulante, choisissez Nom

Quand vous avez fini de faire votre choix de tri, cliquez sur le bouton OK, et la liste est trié par ordre alphabétique comme le montre l’image suivante :

14-1-2 : TRI MULTICRITERES Le tri multicritère se fait sur plusieurs critère en même temps. Sur l’exemple précédent, on voit que deux personnes s’appellent Brown mais une personne habite Paris et l’autre habite Marseille. Nous allons donc trier par ordre alphabétique les noms des personnes sur chaque ville. Pour créer un tri multicritère, choisissez Trier dans le menu Données. Bien entendu, il faut sélectionner avant les différents éléments qui vont être triés. La boîte de dialogue suivante apparaît :

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Le premier critère de tri est le nom et le deuxième critère de tri est la ville

Ici aussi vous pouvez trier les cellules par ordre croissant ou décroissant. Une fois les choix sélectionnés, cliquez sur le bouton OK. Les informations sont triées par nom et par ville comme le montre l’image suivante :

14-2 : AFFICHER DES SOUS-TOTAUX

Les sous-totaux permettent d’afficher rapidement des totaux sans besoin de faire des formules de calcul compliqué. L’exemple suivant vous montre deux représentants qui vendent du blé et du seigle pour une journée déterminé. On voudrait connaître pour chaque représentant le montant des ventes en blé et en seigle pour la journée et la somme total vendue par journée. Vous allez me dire que c’est tout simple et qu’il faut juste faire des additions et je vous répondrai que Oui mais il y a une autre solution. L’image suivante vous montre la vente par représentant sur deux journée :

Maintenant en choisissant Sous-totaux dans le menu Données, la boîte de dialogue suivante apparaît : 174 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Choisissez dans la liste déroulante « Produit » car on fait un sous total par produit et non par représentant

Cocher les cases des journées car on veut faire un sous total par jour

Cliquer sur le bouton OK. Les différents sous-totaux apparaissent sur la feuille comme le montre l’image. J’ai ajouté de la couleur aux différents sous-totaux pour bien les faire ressortir :

Sur la partie droite de la feuille sont apparue des accolades pour montrer ce que rassemble les différents sous totaux. Si vous voulez juste les différents sous-totaux, il vous suffit d’appuyer sur la touche moins ( - ) pour juste laisser les sous totaux. Cette touche moins ( - ) devient alors un plus ( + ) pour voir apparaître le contenu des différents sous-totaux. 15 – Liaisons, consolidations 15-1 : CREER UNE LIAISON ENTRE FEUILLES

Une liaison entre feuilles se sont des calculs provenant d’une feuille et se reportant sur l’autre feuille. L’exemple suivant vous montre une base de donnée client (avec un seul client) et les factures correspondant à ceux client. Le but est de connaître le montant TTC de ce que nous doit le client : 175 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Le but des liaisons entre feuilles et de mettre le montant TTC des sommes que nous a payé le client dans la cellule correspondante. Bien entendu, la base de donnée et les factures se situent sur 2 feuilles différentes. L’image suivante vous montre le calcul du montant des deux factures qui se situe dans la base de donnée :

Explication : Facture Dupont provient du nom que j’ai donné à la feuille ou se situent les factures de la . Il aurait très bien pu s’appeler Feuil1 si je ne lui avais pas société du Dupont. donné de nom. Le G14 provient de la cellule G14 de la feuille « Facture Dupont » Le calcul est tout simple c’est seulement une addition entre 2 cellules se situant sur une feuille différente. 176 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Donc pour réaliser une liaison entre feuille, il faut saisir le signe égale ( = ) à l’endroit où on veut réaliser le calcul puis cliquer sur la cellule de la deuxième feuille qui va nous permettre de réaliser le calcul, ensuite il faut mettre le signe ( + - * / ) et aller chercher la deuxième cellule qui entre dans le calcul. Une fois la formule de calcul terminée, appuyer sur la touche ENTREE, Excel se replace à l’endroit où vous avez réalisé le calcul. 15-2 : CREER UNE LIAISONS ENTRE D’AUTRES CLASSEURS Pour créer une liaison entre d’autres classeurs, il faut faire exactement la même chose que pour créer une liaison entre feuilles. Pour réaliser, une liaison entre deux ou plusieurs classeur, il faut que ces classeurs soit ouvert. Par exemple, on peut créer un classeur base de donnée dans lequel, il y aura tous les clients et un autre classeurs où il y aura toutes les factures des clients. L’image suivante vous montre la formule associée à la liaison entre deux classeurs :

Explication : [Facture.xls] provient que j’ai enregistré mon classeur de facture sous le nom de « Facture ». .xls est l’extension du fichier Excel. Ensuite, « Facture Dupont » provient du nom que j’ai donné à la feuille du classeur « Facture ». $G$14 est une référence absolue qui permet de créer ma formule de calcul. Une fois que vous avez enregistré vos classeurs Excel et si vous voulez rouvrir la base de donnée, Excel voit qu’il a des liaisons entre classeurs et vous affiche la boîte de dialogue suivante. Pour mettre à jour ces liaisons, il faut cliquer sur le bouton Oui :

15-3 : CONSOLIDER DES DONNEES La consolidation des données permet d’effectuer des calculs transversaux sur plusieurs feuilles identique (conception, intitulé …). Pour consolider des données, placez sur une cellule qui va recevoir la consolidation. Dans le menu Données, choisissez Consolider, la boîte de dialogue suivante apparaît :

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En cliquant sur ce bouton, vous allez chercher les cellules qui vont entrer dans votre calcul

Une fois que la première cellule a été saisi, cliquer sur le bouton Ajouter. La référence de la cellule apparaît dans le champ « Référence source ». Ensuite, cliquer de nouveau sur ce même bouton et aller chercher la deuxième cellule puis cliquer de nouveau sur le bouton Ajouter. Si vous avez une troisième référence, recommencez la même opération. Une fois terminée, cochez la case Lier aux données source puis cliquer sur le bouton OK. Si vous avez à faire d’autre consolidation, il faut effacer les « références source » se situant dans le champ du même nom en les sélectionnant l’une après l’autre et en cliquant sur le bouton Supprimer. L’image suivante vous montre les calculs de consolidation :

La consolidation c’est un peu le mélange des liaisons et des sous totaux. PS : J’ai pris le même exemple qu’il y a sur le site. 16 – Filtrer une base de données 178 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Une base de données est un ensemble structuré de données enregistrées sur des supports accessibles par l'ordinateur pour satisfaire simultanément plusieurs utilisateurs. 16-1 : FILTRE AUTOMATIQUE 16-1-1 : REALISER UN FILTRE SIMPLE Un filtre est un système qui permet de trier les informations sur un critère particulier. L ‘exemple suivant vous montre une base de donnée client. Cette base de donnée contient une colonne qui permet de savoir si le client à payer ou non sa facture :

Nous voulons connaître les personnes qui n’ont pas payé leur facture. Pour cela, nous allons créer un filtre sur la colonne « payé ». Pour créer un filtre, sélectionnez votre base de donnée. Ensuite, choisissez Filtre puis Filtre automatique dans le menu Données. Des flèches apparaissent au niveau des en-tête de colonne comme le montre l’image suivante :

En cliquant sur la flèche de la liste déroulante « Payé, le menu suivant apparaît :

Nous voulons connaître les personnes qui n’ont pas encore payé les factures. Donc, il faut sélectionner « Vides » et cliquez. Excel tri alors les personnes qui n’ont pas encore réglé les factures comme le montre l’image suivante :

Excel a trouvé 3 enregistrements. La liste déroulante « Payé » est devenu bleu. Cela montre que l’on a filtré les enregistrements sur cette colonne. La ligne de l’enregistrement 2 a été masqué pour montrer les enregistrements correspondant à notre demande. 179 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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16-1-2 : REALISER UN FILTRE SUR PLUSIEURS COLONNES Nous voulons connaître les personnes habitant « Paris » et qui n’ont pas encore payé leur facture. Dans la liste déroulante « Ville », il faut sélectionner « Paris » et Excel va filtrer les enregistrements dont la ville est « Paris » et qui n’ont pas encore payé leur facture. L’image suivante vous montre ces enregistrements :

Les listes déroulantes « Ville » et « Paris » deviennent bleues pour montrer que le filtre a été réalisé sur ces deux colonnes. 16-1-3 : AFFICHER TOUS LES ENREGISTREMENTS Pour afficher tous les enregistrements de la base de donnée, il faut, dans les listes déroulantes « Ville » et « Payé », sélectionnez l’option « Tous ». L’image suivante vous montre tous les enregistrements de la base de donnée :

16-1-4 : REALISER UN FILTRE PERSONNALISE Nous voulons connaître les enregistrements dont le code postal est inférieur ou égal à 42000. Pour réaliser ce filtre personnalisé, cliquez sur la liste déroulante « Code Postal » et choisissez « Personnalisé ». La boîte de dialogue suivante apparaît alors :

Dans la liste déroulante, choisissez « est inférieur ou égal

Dans la liste déroulante, choisissez « 42000 ». 180

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Une fois les choix terminés, cliquez sur le bouton OK. L’image suivante, vous montre les enregistrements dont le code postal est inférieur ou égal à 42000.

16-1-5 : SUPPRIMER LE FILTRE AUTOMATIQUE Pour supprimer le filtre automatique, choisissez Filtre puis décochez Filtre automatique du menu Données. Les listes déroulante disparaissent alors. 16-2 : FILTRE ELABORE 16-2-1 : CREER LA ZONE DE CRITERES Pour créer un filtre élaboré, choisissez Filtre puis Filtre élaboré dans le menu Données. La boîte de dialogue suivante apparaît :

La zone « Plages » correspond généralement à votre base de donnée. La « Zone de critères » représente la plage de cellules qui contient les conditions spécifiées. Vous pouvez utiliser n'importe quelle plage comme argument critères, à condition toutefois qu'elle comprenne au moins une étiquette de colonne et au moins une cellule située sous l'étiquette de colonne pour spécifier la condition. 16-2-2 : FILTRER SUR PLACER

Vous pouvez filtrer les enregistrements sur votre base de donnée ou à un autre endroit de la feuille ou sur une feuille différente. Si vous voulez filtrer à un autre emplacement, cliquez sur le bouton radio « Copier vers un autre emplacement » dans la boîte de dialogue précédente. La zone « Copier dans » de la boîte de dialogue est déverrouillé. En cliquant sur le bouton à droite de cette zone, sélectionnez l’emplacement ou vous voulez mettre le filtre de la base. 181 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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16-2-3 : AFFICHER TOUS LES ENREGISTREMENTS Pour revenir à votre base de donné du départ et afficher tous les enregistrements, choisissez Filtre puis Afficher tout dans le menu Données. 17 – Tableaux croisés dynamiques

L’image suivante vous montre l’exemple qui va être utilisé pour créer et manipuler les tableaux croisés dynamique :

17-1 : MANIPULER UN TABLEAU CROISE Pour créer un tableau croisés dynamique, il suffit de choisir Rapport de tableau croisé dynamique dans le menu Données. La boîte de dialogue suivante apparaît :

182 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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La première étape de cet assistant, nous demande ou se situe la base de donnée. Comme elle provient de Microsoft Excel, il faut laisser le bouton radio sur « Liste ou base de données Microsoft Excel ». Si la base de donnée était sur Access, il faudrait utiliser le deuxième bouton. Nous voulons créer un tableau croisé dynamique donc il faut laisser le bouton radio sur « Tableau croisé dynamique ». Si vous vouliez réaliser un graphique, il aurait fallu cocher le deuxième bouton radio. Ensuite, il suffit de cliquer sur le bouton Suivant. La boîte de dialogue suivante apparaît :

A la deuxième étape, l’assistant nous demande de sélectionner la plage de donnée qui va permettre de créer le tableau croisé dynamique. Si les données se situent dans un autre classeur, cliquer sur le bouton Parcourir afin de sélectionner le classeur. Une fois les données sélectionnées, cliquez sur le bouton Suivant. La boîte de dialogue suivante apparaît :

183 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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La troisième étape de l’assistant nous demande si on veut créer le tableau croisé dynamique sur la même feuille que les données ou sur une autre feuille du classeur. Si vous choisissez « Feuille existante », cliquez sur une cellule puis cliquez sur le bouton Disposition. Excel va nous aider à placer les champs qui vont nous permettre de réaliser le tableaux croisé dynamique :

Pour pouvoir déplacer les champs, prenez les sur la partie droite de la boîte de dialogue. Puis cliquez – glisser jusqu'à l’emplacement comme le montre l’image précédente. Une fois terminé, cliquez sur le bouton OK. Puis, cliquez sur le bouton Terminer. Si vous aviez cliqué sur le bouton Terminer avant le bouton Disposition, l’assistant aurait crée une structure de tableau croisé vide comme le montre l’image suivante :

184 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Champs de page : Lorsqu’une valeur pour un de page est sélectionnée, le rapport de tableau croisé dynamique se modifie pour ne faire apparaître que les données associées à cette valeur. Les éléments de champ de page sont affichés un par un dans le tableau croisé dynamique. Champs de données : Ces champs contiennent les synthèses des données des éléments des champs de colonne et de ligne. Champs de ligne : Les éléments associés à un champ de ligne s’affichent sous la forme d’étiquette de lignes. Champs de colonne : Les éléments associés à un champ de colonne s’affichent sous la forme d’étiquette de colonnes. 17-2 : DEPLACER LES CHAMPS AFFICHES NB : cette partie n’est pas nécessaire si vous avez cliqué sur le bouton disposition. Il ne vous reste plus qu’à déplacer les champs dans les cellules correspondante comme le montre l’image suivante :

PS : Déplacez le champ de donnée en dernier sinon vous aurez des difficultés à créer votre tableau croisé dynamique. 185 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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17-3 : MASQUER / AFFICHER UN SOUS TOTAL 17-3-1 : MASQUER UN SOUS TOTAL Par exemple sur votre tableau croisé dynamique, vous ne voulez plus voir apparaître la région « Est ». Pour masquer cette région, cliquer sur la liste déroulante « Région ». L’image suivante vous montre la liste déroulante « Région » :

Il suffit de décocher la case « Est » et de cliquer sur le bouton OK. Le sous total de la région « Est » est masqué. 17-3-2 : AFFICHER UN SOUS TOTAL Pour afficher le sous total de la région que l’on vient de masquer, cliquer sur la liste déroulante « Région », puis cochez la case « Est ». Le sous total de la région « Est » réapparaît. 17-4 : MODIFIE LA FONCTION D’UN SOUS TOTAL 17-4-1 : MODIFIER LA FOCNTION D’UN SOUS TOTAL Par défaut, l’assistant fait une somme des sous totaux mais il est possible de faire d’autre fonction. Pour changer la fonction d’un sous total, placez-vous sur le champ « Somme vente » du tableau puis cliquez sur le bouton suivant boîte de dialogue suivante apparaît :

dans la barre d’outils « Tableau croisé dynamique ». La

186 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Nous voulons calculer la moyenne des ventes par région, donc il suffit de sélectionner « Moyenne » dans la liste « Synthèse par » puis il faut cliquer sur le bouton OK. L’image suivante vous montre la moyenne des ventes de tout les vendeurs pour tous les produits :

17-4-2 : RETABLIR LA FONCTION PAR DEFAUT D’UN SOUS TOTAL Pour rétablir par défaut la fonction d’un sous total (somme des valeurs), vous devez vous placer sur la cellule « Moyenne Ventes », puis cliquez sur le bouton suivant « Somme ».

et sélectionnez

17-5 : SUPPRIMER UN CHAMP Pour supprimer un champ de votre tableau croisé dynamique, il faut revenir à l’assistant de tableau croisé dynamique en cliquant sur le bouton suivant

. Maintenant, il faut cliquer sur le

bouton Disposition. Maintenant, vous devez faire glisser le champ en trop en dehors du tableau. 17-6 : AJOUTER UN CHAMP Pour ajouter un champ à votre tableau croisé dynamique il faut faire exactement comme dans la partie 17-5 mais au lieu d’en enlever un il faut en ajouter un.

187 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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17-7 AFFICHER MASQUER UN DETAIL 17-7-1 : AFFICHER LES DETAILS Par exemple vous voulez connaître le détail des ventes pour la région sud mais uniquement pour celle-ci. Placez-vous sur la cellule, ou il y a la région sud (A28). En cliquant sur le bouton suivant dans la barre d’outils « Tableau croisé dynamique », vous allez afficher une boîte de dialogue vous demandant les détails à afficher. Sélectionnez « Mois », puis cliquez sur le bouton OK.

Le détail des mois pour cette région apparaît alors. 17-7-2 : MASQUER LES DETAILS Pour masquer un élément de détails de votre tableau croisé dynamique, il suffit de cliquer sur le bouton suivant

dans la barre d’outils « Tableau croisé dynamique ».

17-8 : METTRE A JOUR UN TABLEAU CROISE

Les données du tableau croisé dynamique sont directement liées aux données sources. Par contre, la modification des données source ne se répercutent pas directement dans le rapport. L’utilisateur doit forcer la mise à jour du rapport si la fonction « Mise à jour automatique » n’est pas activée. Ce dernier paramètre n’est pas un paramètre par défaut. Il est activé par l’utilisateur.

Mise à jour manuelle : 9 9

Apporter les modifications aux données sources. Activer le tableau croisé dynamique en sélectionnant une cellule quelconque.

9

Cliquer sur le bouton suivant

dans la barre d’outils « Tableau croisé dynamique ».

Mise à jour automatique : 9

Activer le tableau croisé dynamique en sélectionnant une cellule quelconque. 188

M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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dans la barre d’outils « Tableau croisé

9

Cliquer sur le bouton suivant dynamique. La liste déroulante suivante apparaît :

9

Cliquer sur le bouton « Option de la table ». La boîte de dialogue suivante apparaît :

Cochez cette case pour mettre la mise à jour automatique. Une fois cochée, cliquez sur le bouton OK. 18 – Fonctions conditionnelles 18-1 : FONCTIONS SI

189 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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La fonction SI va nous permettre d’afficher une valeur à une question posé. L’image suivante vous montre une liste d’élève avec les notes et moyenne général. Il faut que la moyenne de ces élèves soit au moins égale à 10 pour qu’ils soient admis à leur examen.

Donc il faut se poser les questions suivante : SI la moyenne de Pierre est supérieur ou égale à 10 ALORS Pierre sera admis à l’examen SINON Pierre sera refusé. PS : Les mots importants sont écrits en vert. Pour utiliser la fonction SI, il faut se placer à l’endroit où on veut réaliser la fonction SI (Ici en E2). Ensuite, il faut choisir Fonctions dans le menu Insertion. La boîte de dialogue suivante apparaît :

Si la fonction SI n’apparaît pas sur le coté droit de la boîte de dialogue, il faut la chercher dans la catégorie « Logique » de la boîte de dialogue. La boîte de dialogue suivante apparaît alors :

190 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Explication :

Test_logique

E2 : c’est la moyenne de l’élève Pierre >= : Supérieur ou égal 10 : Note minimal pour être admis à l’examen

Valeur_si_vrai Si la moyenne est supérieur ou égale à 10 Alors l’élève est « Admis ». Donc dans cette zone de texte, il faut saisir « ADMIS ». Valeur_si_vrai

Si la moyenne est inférieur à 10 Alors l’élève est « Refusé ». Donc dans cette zone de texte, il faut saisir « REFUSE ».

Vous n’êtes pas obliger de passer par l’assistant fonction SI pour créer cette fonction. Vous pouvez taper cette fonction par vous-même. Nous allons réaliser la fonction SI de la cellule F3. Placez-vous en cellule F3, puis tapez ceux-ci =Si(e3>=10 ; »Admis » ; »refusé ») Explication : Une formule de calcul commence toujours par le signe =. Ensuite, viens le nom de la fonction. Comme vous avez pu le remarquer dans d’autres fonctions, celles-ci sont entourées par des parenthèses. Ensuite, viens le test logique. Le point virgule ( ; ) remplace le Alors donc il est admis. Il faut taper Admis entre guillemets car cette fonction ne prend généralement que des chiffres. Le deuxième point virgule ( ; ) remplace le Sinon donc il est refusé. Pour la même raison, il faut taper refusé entre guillemets. 18-2 : FONCTIONS SI IMBRIQUEES La fonction si imbriquée peut être représentée comme ceux-ci :

191 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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SI

condition1 ALORS SINON

Réponse1 SI condition2 ALORS SINON FIN SI

Réponse2 Réponse3

FIN SI L’image suivante vous montre des notes d’élève. Le but est de savoir si parmi toutes ces notes au moins un élève n’a pas eu la moyenne

Voici la formule qu’il faut taper pour savoir si un élève n’a pas eu la moyenne : =SI(A4<10;"Au moins un élève est en dessous de la moyenne";SI(B4<10;"Au moins un élève est en dessous de la moyenne";SI(C4<10;"Au moins un élève est en dessous de la moyenne";SI(D4<10;"Au moins un élève est en dessous de la moyenne";"Aucun élève n'est en dessous de la moyenne")))) NB : Tapez exactement cette formule en dans la cellule A6 par exemple. Ne rajoutez pas ou n’omettez pas certains caractères car la formule ne fonctionneraient pas. Une fois terminé, appuyez sur la touche ENTREE. Changez la note de l’élève en cellule C8 et normalement en cellule A6, il doit y avoir du changement. 18-3 : LA FONCTION SOMME.SI La fonction SOMME.SI additionne des cellules spécifiées selon un certain critères. L’image suivante vous montre l’exemple d’une vente de terrains avec les commissions que touchera le vendeur :

192 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

TSDI 1 GC 2006/2007

Nous voulons calculer le montant de la commission si la vente des terrains est supérieur à 1200,00 €. Pour choisir la fonction SOMME.SI, cliquez sur le menu Insertion puis Fonction. Si la fonction SOMME.SI n’apparaît pas sur la partie droite de la boîte de dialogue, cherchez cette fonction dans la catégorie Maths & Trigo. La boîte de dialogue suivante s’ouvre alors :

Plage :ce sont les données qui vont nous permettre de réaliser le calcul, Critère : c’est la condition pour qu’il y est un calcul, Somme_plage : Addition de la plage de calcul en fonction du critère. 19 – Fonctions de recherche Les fonctions de recherche permettent de consulter un tableau pour localiser une donnée inscrite dans une table de consultation. 19-1 : LA FONCTION RECHERCHEV La fonction RECHERCHEV permet de localiser une information contenue dans une plage spécifique d’un classeur afin de l’utiliser dans différents calculs. Elle recherche une valeur dans la colonne la plus à gauche d’une matrice et renvoie une valeur de la même ligne en fonction de la colonne spécifiée comme argument. L’images suivante vous montre une base de donnée client et l’en-tête d’une facture :

193 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

TSDI 1 GC 2006/2007

Pour utiliser la fonction RECHERCHEV, il faut nommer la base de donnée. Pour cela, sélectionnez toute votre base de donnée. Ensuite, choisissez Nom puis Définir dans le menu Insertion. Puis donnez un nom à votre base de donnée. Par défaut, Excel donne comme nom la première cellule que vous avez sélectionné. ATTENTION : Le nom que vous donnez à votre base de donnée ne doit pas comporter d’espace. Ensuite, placez-vous à l’endroit où vous voulez insérer le nom du client dans la facture (ici la cellule #N/A). Cliquez sur le menu Insertion puis Fonction et cherchez la fonction RECHERCHEV. La boîte de dialogue suivante apparaît :

Le but de cette fonction est que lorsqu’on saisit le code client, le nom, prénom … s’affiche automatiquement. Explication de la boîte de dialogue : Valeur_cherchée : C’est la cellule où l’on inscrit le numéro de client Table_matrice : C’est le nom que l’on a donné à la base de donnée No_index_col : C’est le numéro de colonne ou on trouve par exemple le nom. Si on reprend la base de donnée précédente, le code client est en colonne 1, le nom en colonne 2, le prénom en colonne 3 … 194 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Une fois les éléments dans la boîte de dialogue saisie, cliquez sur le bouton OK. En cellule E10, apparaît #N/A et c’est normal puisque pour le moment en code client, il n’y a rien de saisie. Ajouter un code client qui se trouve dans votre base de donnée et normalement en validant cette cellule, le nom doit apparaître à l’endroit ou vous avez saisi la fonction RECHERHEV. 19-2 : PLACER DEUX FORMULES DANS LA MEME CELLULE Comme pour l’imbrication des SI, on peut placer deux formules dans une même cellule. La formule que l’on va créer va permettre de faire disparaître le #N/A de la cellule E10 sans pour autant supprimer la fonction RECHERCHEV. En cellule E10, tapez la formule suivante : =SI(E9="";"";RECHERCHEV(E9;BD;2)) Explication de la formule : Si la cellule E9 (le code client) est vide alors la cellule E10 sera vide sinon Excel appliquera la fonction RECHERCHEV. Et voilà comment placer deux formules dans la même cellule et faire disparaître le #N/A de l’écran. Il faut faire exactement la même chose pour toutes les autres cellules.

19-3 : FONCTION RECHERCHEH

Si la fonction RECHERCHEV cherchée les informations de façon verticale, la fonction RECHERCHEH cherche les informations de façon horizontale. Cette fonction fonctionne exactement comme la précédente mais il faut seulement placer la base de donnée de façon horizontale comme le montre l’image suivante :

20 – Le solveur Le solveur permet de résoudre des problèmes plus ou moins complexes en obéissant à des contraintes définies par l'utilisateur. Par exemple, vous gérez une fabrique de blousons. Vous produisez 7500 blousons que vous vendez 100 € ce qui vous donne 750 000 €. Vos frais de fabrication sont estimés à 55 % du montant total. Ce qui vous laisse une marge brute de 337 500 €. La concurrence étant de plus en plus rude, vous vous demandez à combien vous pourriez baisser le prix des blousons sachant que : La chaîne de production ne peut dépasser 9000 unités. Vous ne voulez pas que la marge brute soit inférieure à 300 000€. 195 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Choisissez Solveur dans le menu Outils (si le solveur n'apparaît pas, cliquez sur macro complémentaire, puis cochez solveur dans la fenêtre qui est apparu).

Dans la zone "Cellule cible à définir", nous allons saisir ou pointer la souris sur la cellule "Marge brute".Nous cochons à présent dans la zone "Égale à" le bouton [Min] puisque nous cherchons une valeur minimale de la marge brute. Cliquez sur la zone "cellules variables". Ce sont des cellules qui pourront être modifiées par le solveur jusqu'a ce que les contraintes du problème soient respectées et que la cellule cible affiche le résultat cherché. Cliquez sur les cellules B1 et B2 puisque ce sont celles que nous voulons voir modifiées. Dans la zone "contrainte", appuyer sur le bouton [Ajouter]. Fixons la 1ère contrainte pour cela cliquez sur la zone "cellule" et pointez sur la cellule B1. Laissez <= comme comparateur et saisissez 9000. Puis OK. La boîte de dialogue réapparaît et cliquez de nouveau dans la zone "contraintes" puis [Ajouter]. Cliquez sur la zone "cellule" et pointez sur la cellule B5 et changez le comparateur et mettez >= 300 000. Nous allons pouvoir lancer la résolution du problème posé au solveur en cliquant sur le bouton [Résoudre]. Après un instant, le solveur nous annonce qu'il a trouvé une solution satisfaisante à toutes nos demandes et qu'il est prêt à nous la livrer. Validez par OK.

196 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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POWERPOINT VERSION XP

PowerPoint est un logiciel de Présentation Assistée par Ordinateur. Il permet de préparer des présentations contenant du texte, des images, des effets visuels, du son. PowerPoint offre trois modes d’affichage principaux : le mode Normal, le mode Trieuse de diapositives et le mode Diaporama Mode Normal Le mode Normal, que vous utilisez pour écrire et concevoir vos présentations, est le principal mode de modification. Il comprend trois zones de travail : -à gauche, des onglets qui vous permettent de basculer entre le plan des diapositives (onglet Plan) et les diapositives affichées sous forme de miniatures (onglet Diapositives) ; -à droite, le volet des diapositives, dans lequel figure une vue agrandie de la diapositive en cours ; -en bas, le Volet Commentaires.

Onglet Plan : Ce mode vous permet d’afficher le texte de vos diapositives sous forme de plan, sans mise en forme ni dessin perturbant. Le mode Plan aide à organiser. Onglet Diapositive : 197 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

TSDI 1 GC 2006/2007

Cet onglet affiche les diapositives de la présentation sous forme d'images miniatures. C’est un moyen simple et rapide de parcourir la présentation et de visualiser l'effet des modifications apportées à votre conception. Vous pouvez également réorganiser, ajouter ou supprimer des diapositives. Volet des diapositives : Lorsque la diapositive en cours est affichée dans cette zone, vous pouvez la modifier en ajoutant du texte, des images, des tableaux, des graphiques, des objets dessinés, des zones de texte, des films, des sons, des liens hypertexte. Volet Commentaires : Vous pouvez ajouter des commentaires sur le contenu de chaque diapositive. En les imprimant, vous pourrez vous y reporter lors de votre présentation.

Mode Trieuse de diapositives Le mode Trieuse de diapositives affiche toutes les diapositives sous forme de miniatures. Le mode Trieuse de diapositives offre une vue d'ensemble de celles-ci. Elle vous permet de réorganiser, ajouter ou supprimer des diapositives et de visualiser les effets de transition et d'animation.

Mode Diaporama Le mode Diaporama occupe tout l'écran de l'ordinateur, comme une véritable présentation. Cet affichage plein écran vous permet de voir la présentation telle qu'elle apparaîtra à votre assistance. Vous pouvez visualiser l'aspect des éléments graphiques, des minutages, des films, des éléments animés et des effets de transition du diaporama définitif.

198 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Création de diapositives : Pour réaliser des présentations rapidement, il existe un outil : l'assistant sommaire automatique. On le trouve dans la fenêtre Nouvelle présentation,

Il faut maintenant passer les étapes de création :

199 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Il suffit de cliquer sur le bouton suivant pour exécuter les étapes : Types de présentation :

En fonction du choix fait à cette étape, le plan, le nombre de diapos, les couleurs du diaporama seront définies. Style de présentation

200 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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201 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Options de présentation :

Validation de la création

Après la validation, en fonction du choix que vous avez fait dans la fenêtre type de présentation, le plan s'affiche à gauche de la fenêtre. On a choisi "Sujet d'ordre général" : le plan comporte 9 diapos. Chaque numéro correspond à une diapositive avec son contenu sous forme de liste à puces. On peut maintenant aisément modifier l’ordre des diapos en les déplaçant à l’aide de la souris. Pour insérer rapidement une diapo identique :-menu insertion, nouvelle diapositive ou clic droit, nouvelle diapositive. L’insertion se fera sous la diapo sélectionnée (-au clavier : ctrl+entrée après la dernière ligne) Pour insérer une ligne, il suffit de faire "entrée" à l'intérieur du paragraphe Attention si vous tapez sur la touche "entrée" après un nom de diapo, vous insérez une diapo au dessus de la diapo sélectionnée. Pour supprimer une diapo : bouton droit de la souris, supprimer la diapo, ou sélectionner la diapo et touche Suppr au clavier, ou menu Edition, supprimer la diapositive Le plan ainsi crée va servir pour faire une présentation de 5 diapositives sur l'UNSA. Diapositive n° 1 titre de la présentation Diapositive n° 2 Historique 202 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Diapositive n° 3 Situation géographique Diapositive n ° 4 comment fonctionne l'UNSA Diapositive n° 5 les différentes composantes Les autres diapos seront supprimées

Modification : De la présentation : Afin d'avoir une vue d'ensemble, passez en mode trieuse soit par le menu Affichage, Trieuse de diapositives ou en cliquant sur l'icône (en bas à gauche de l'écran) Grâce à ce mode, vous pouvez voir l'enchaînement des diapositives, les déplacer, les supprimer. Les diapos sont numérotées en ordre croissant, sélectionnez une d'entre elles, puis clic droit de la souris, validez Masquer, son numéro est alors barré, la diapo n'apparaîtra pas dans la présentation. D'une diapositive : Pour passer du mode trieuse en mode diapositive, il suffit de faire un double clic gauche sur une diapo. Le texte saisi dans la diapositive représente le plan des informations à exposer. La mise en page comporte des emplacements pour le texte, les images et les graphiques. Un emplacement apparaît en ligne pointillée qui disparaît après la saisie du texte. A tout moment, ce texte est modifiable en cliquant simplement dessus. Insertion d'une diapositive: Pour insérer une diapositive, nouvelle diapositive dans la barre de mise en forme une diapo identique à la sélection s’ajoute et la fenêtre suivante s’affiche.

203 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Description des diapositives, qu’on peut ajouter. Il y en a 27

Si vous voulez modifier le type de diapo, sélectionnez une autre disposition dans la liste. On peut trouver dans cette fenêtre les différents types de diapositives : - Les diapos de titres et textes - Les diapos de titres et contenu (images, tableaux, graphiques) - Les diapos de tableaux, de diagrammes, d’organigrammes Organigramme : Quand vous validez le choix organigramme, il suffit d'effectuer un double-clic sur l'icône

. 204 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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La boite à outils organigramme hiérarchique va permettre de composer l’organigramme approprié.

Lien Hypertexte Un lien hypertexte permet d'insérer l'adresse d'un site Internet dans une diapo. Il suffit de cliquer sur l'icône Dessins : Dans une diapositive, vous pouvez dessiner des formes à l'aide de la boite à outils de dessin. Vous pouvez afficher la règle (Menu Affichage) pour positionner une forme de manière plus rigoureuse. Vous pourrez ainsi dessiner par exemple un rectangle qui ira de la graduation -8 à +8

Application : Faîtes un double clic sur l'ellipse et en maintenant la touche Majuscule, vous allez dessiner un grand cercle. En double cliquant avec le bouton gauche, changez la couleur puis clic droit, dans le sous-menu ordre choisissez : mettre en arrière plan. 205 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

TSDI 1 GC 2006/2007

Puis bouton dessin en bas à gauche de l’écran,

En cliquant sur distribuer horizontalement puis verticalement, vous centrerez le cercle sur la diapo De la même manière, vous allez dessiner 3 autres cercles concentriques de couleurs ou de textures différentes. Au centre, cliquez dans les formes automatiques et cherchez une étoile. Dessinez 2 flèches qui pointent sur l'étoile , modifiez le style de trait et éventuellement une autre forme de flèche Sélectionnez l'ensemble : Edition, Sélectionner tout (ou Ctrl+A) et Grouper en actionnant le bouton Dessin. Ainsi, les différentes parties du dessin sont 'soudées, et ne peuvent être déplacées qu'ensemble. Dans la cible au bout de la flèche, on va insérer une bulle à partir des formes automatiques. Cliquer sur la forme, un petit cadre jaune s'affiche permettant d'étirer l'objet. Cliquez sur rotation libre , des poignées vertes de rotation apparaissent sur l'objet et vont permettre de le faire pivoter autour de son centre. Avec le bouton droit de la souris, copiez et collez la forme en bas, puis dans la barre de dessin, validez dessin Puis Rotation, retournement et Retourner verticalement. Il ne reste plus qu'à faire correspondre les bulles avec l'extrémité de chaque flèche.

206 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Image : Une image peut avoir un effet attractif dans une présentation. Les images de la bibliothèque peuvent être insérer, modifier, déplacer dans une diapositive. On va donc insérer une nouvelle diapositive de type image avec texte à gauche :

Double cliquez sur l'icône dans la fenêtre de droite Si vous cliquer sur : insertion d’un tableau : insertion d’un graphique : insertion d’une image clip art : insertion d’une image ou d’une photo : insertion d’un organigramme : insertion d’un clip vidéo

,

Les masques : De Diapositive : Le masque des diapositives contient des informations relatives au modèle : les styles de police, les tailles et les emplacements des espaces réservés, la conception de l'arrière-plan et les jeux de couleurs Il permet les modifications globales, comme le remplacement du style de police, et l'application des modifications dans toutes les diapositives de votre présentation. Le masque des diapositives convient particulièrement pour les opérations suivantes : •

Modifier la police ou les puces

•

Insérer un élément dessiné comme un logo que vous souhaitez reproduire sur plusieurs diapositives

•

Modifier les emplacements, la taille et la mise en forme des espaces réservés

En règle générale, le modèle contient également un masque de titre, dans lequel vous pouvez apporter des modifications s'appliquant aux diapositives ayant une mise en page Diapositive de titre Le masque des diapositives et le masque de titre d'un modèle de conception constituent une paire masque des diapositives/masque de titre. Ils apparaissent conjointement en mode Masque. Sélectionnez l'une ou l'autre miniature pour modifier le masque 207 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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208 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Menu Affichage, Masque, Masque de diapositive. Les différentes parties s'affichent : titre, pied de page, corps de la diapositive Vous pouvez modifier le masque des diapositives comme une diapositive ordinaire, dans ce cas le texte du masque sert uniquement à définir le style. Le texte proprement dit (titres, listes) doit être tapé dans la diapositive en mode Normal ou, dans la boîte de dialogue En-tête et pied de page si nécessaire.

Pour modifier les couleurs d’arrière plan : Clic droit sur le fond de la diapo

Le choix Motifs et Texture permet de faire des combinaisons de couleur ou de mettre une image personnalisée en fons de diapo. Si vous validez par "Appliquer", la modification se fera sur la diapo en cours, pour que l'ensemble soit modifié "Appliquer partout".

209 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Entête et pied de page Vous pouvez ajouter ou modifier la numérotation, la date, l'heure ou le texte de pied de page. menu Affichage, En-tête et pied de page, l'onglet Diapositive

De Document : Une présentation peut être imprimée par groupe de diapositives. En utilisant le masque de document, vous pouvez ajouter l'heure, la date, un numéro de page, une entête ou un pied de page. Choisissez ensuite le nombre de diapo par page dans la boite de dialogue du menu fichier, Imprimer, fenêtre .imprimer, document De Page de Commentaire : La page de commentaire est une aide à l'exposé qu'on imprimera mais qui ne sera pas visible dans la présentation définitive. Passez en masque de commentaire pour une diapositive, vous affichez une page divisée en deux parties : le haut de la page contient une petite image de la diapositive, le bas est réservé aux commentaires que vous pouvez mettre en forme : police, taille, couleur. Pour imprimer cette page, menu imprimer et dans la fenêtre Imprimer, validez pages de commentaires Vous pouvez associer un commentaire en bulle sur une diapo, menu insertion, commentaire, cette aide n’apparaîtra pas au cours du diaporama 210 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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211 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Dernières mises au point : Dans le menu outils, options se trouve la vérification du style qui vérifie la cohérence de la ponctuation, de l'emploi des majuscules et des éléments visuels tels que la taille minimale du texte en points.

En cas d’incohérence, PowerPoint vous le signale à l'aide d'une ampoule électrique qui s'affiche à proximité du Compagnon Microsoft Office.

.

Si vous cliquez sur l'ampoule, plusieurs possibilités s'offrent à vous. Si vous avez désactivé le Compagnon Office, les incohérences de style ne vous seront pas notifiées et seront ignorées.

212 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Animation et Transition: Si vous lancez votre diaporama maintenant, l'ensemble est statique. Il manque de mouvements. Il faut intégrer des effets d'animation sur chaque diapositive. Ces effets concernent les zones de textes, les dessins, les images. -Appliquer un jeu d'animations prédéfinis 1. Si vous souhaitez uniquement appliquer le jeu d'animations à plusieurs diapositives, cliquez sur l'onglet Diapositives, et sélectionnez les diapositives. 2. Dans le menu Diaporama, cliquez sur Jeux d'animations. 3. Dans la fenêtre Conception des diapositives, sous Appliquer aux diapositives sélectionnées, cliquez sur un jeu d’animations dans la liste.

213 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Pour appliquer le jeu à toutes les diapositives, cliquez sur le bouton Appliquer à toutes les diapositives Pour avoir une idée de l’effet, cliquer sur le bouton Lecture

214 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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-Appliquer une animation personnalisée 1. En mode Normal, affichez la diapositive contenant le texte ou les objets que vous souhaitez animer. 2. Sélectionnez l'objet que vous souhaitez animer. 3. Dans le menu Diaporama, cliquez sur Personnaliser l'animation. 4. Dans la fenêtre Personnaliser l'animation, cliquez sur

,

o

Si vous souhaitez que le texte ou l'objet s’affiche dans le diaporama avec un effet, pointez sur Ouverture,

o

Si vous souhaitez ajouter un effet à un texte ou à un objet de la diapositive, pointez sur Emphase

o

Si vous souhaitez ajouter à un texte ou à un objet un effet qui l'amène à s’effacer de la diapositive, pointez sur Fermeture.

215 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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o

Si vous souhaitez ajouter à un texte ou à un objet qui arrive sur la diapositive en suivant une trajectoire définie, pointez sur Trajectoire

A chaque choix, le bouton "autres effets" affichera la liste complète des effets par catégorie. Les effets apparaissent dans la fenêtre Personnaliser l'animation, classés de haut en bas, dans l'ordre que vous avez choisi d’appliquer. Les éléments animés sont signalés dans la diapositive par une balise numérotée non imprimable correspondant à l’effet dans la liste. Cette balise n'apparaît pas en mode Diaporama. L’animation se définie également par sa vitesse et la manière d’enchaîner avec la précédente. Sur chaque ligne de la liste personnaliser l’animation, clic droit puis on paramètre les effets.

216 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Il faut ensuite enchaîner les diapositives entre elles par des effets de transition, avec le menu Diaporama, Transition

Si vous cliquez sur "Appliquer à toutes les diapositives " toutes les diapositives vont s'enchaîner de la même manière. Pour faire une transition différente à chaque diapo, passez en mode trieuse : sur chaque diapositive avec le bouton droit de la souris, validez la transition dans le menu contextuel, Sous chaque diapositive s'affiche si la transition existe et le temps si elle n'est pas manuelle. Sur une diapositive avec le menu Diaporama, on peut insérer un bouton d'action qui permettra de faire une action, par exemple suivant le type de présentation, on peut avoir besoin de ne pas montrer certaines diapositives, on va alors leur associer un bouton de passage à la fin Vous pouvez enfin visionner la présentation : Affichage, Diaporama Comme on l'a vu, vous pouvez avancer vos diapositives manuellement (avec un clic de souris ou une touche du clavier) ou opter pour une 217 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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avance automatique en définissant un minutage dans la boite de dialogue de transition. Si vous voulez définir une durée exacte d'affichage, vous pouvez faire une répétition du diaporama. En mode trieuse, menu Diaporama, Vérification du minutage, le diaporama se déroule avec un compteur qui s'affiche en bas à droite de l'écran et qui va permettre de redéfinir le minutage et de l enregistrer avec les nouvelles valeurs.

A partir d’un diaporama existant, vous pouvez créer d'autres diaporamas personnalisés Dans le menu diaporama, diaporama personnalisé, bouton nouveau

A l’aide des boutons, vous copier les diapos et les organiser comme vous voulez.

218 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Les données graphiques : Powerpoint offre la possibilité de compléter une présentation avec des graphiques. Insérer une nouvelle diapositive et choisissez type graphique. Avec un double clic sur l'icône, une feuille Excel prédéfinie simplifiée et le graphique associé s'affichent :

Dans la feuille Excel, il suffit de saisir vos propres données et le graphique se mettra à jour. Voici un exemple :

Année 2001 Année 2002 Année 2003

Deug 1 35,5 50 55

Pourcentage de réussite Deug 2 Licence 65 75 25 25 37 48

Maîtrise 88 14 27

Pour fermer le feuille de calcul : Ctrl+F4 Pour faire réapparaître la feuille de calcul pour modification, menu Affichage, feuille de données. Vous avez la possibilité de compléter le graphique en cliquant sur un bâton avec le bouton droit de la souris pour avoir le menu contextuel suivant :

Validez " Format de la série de données",

219 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Les différents onglets permettent de modifier l'apparence du graphique. Par contre, il est parfois utile de changer le type du graphique, sélectionnez le graphique, la barre des menus a changé, Graphique remplace Diaporama. Cliquez sur le menu graphique, Type de graphique, une liste de tous les types disponibles s'affiche. Choisissez la dernière option des histogrammes (celui en trois dimensions). Cliquez sur le menu Graphique, Options de graphiques, les différents onglets vont permettre de donner des éléments qui seront inscrits dans la zone du graphique. Avec le bouton droit de la souris, cliquez sur le graphique et validez Vue 3D

En modifiant l'altitude et la rotation, vous aurez une autre vision du graphique dans l'espace.

220 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Vous pouvez personnaliser l'arrière plan du graphique en insérant une image, Clic droit de la souris sur le fond du graphique Format de la zone de traçage Bouton Motif et texture Onglet Image Bouton Image au milieu de la boite de dialogue, l'image que vous aurez validée devient l'arrière plan du graphique On peut avoir besoin de représenter un tableau qui existe sous Excel et qui est susceptible d'être modifié. On a la possibilité de copier ce tableau dans une diapositive. La feuille de calcul devient un objet qui apparaît dans la diapositive, mais stocké dans Excel. Deux cas se présentent : 1) Vous voulez insérer la feuille entière dans la diapositive : Ajoutez une diapositive de type titre, par exemple, entrez un titre, puis cliquez en dehors de la zone et menu insertion, Objet

Cochez Objet existant

N'oubliez pas de cocher

A l'aide du bouton Parcourir, cherchez le fichier Excel dans la liste et validez par OK. Le tableau va se positionner dans la diapositive. N'oubliez pas d'enlever le quadrillage dans la feuille (menu options, affichage, décochez quadrillage) Maintenant, menu Edition, Liaison :

221 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Si la case Automatique est cochée, toute mise à jour du tableau Excel se répercutera dans la diapositive, si vous cochez Manuelle, il faudra cliquer sur le bouton Mettre à jour à chaque fois que le tableau Excel est modifié. Vous faîtes ultérieurement une modification dans le tableau. A l'ouverture du document Power Point, le message suivant s'affiche

2) Vous voulez insérer une partie d'un tableau. Dans Excel sélectionnez les cellules, copiez, revenez dans la diapositive et faîtes collage spécial

222 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Vous voulez insérer un graphique issu d'un tableau Excel Comme précédemment, ouvrez Excel et sélectionnez le tableau Magasin. Dans Powerpoint, insérer une nouvelle diapositive de type graphique. Dans la feuille, effacer le tableau de base existant et faites Edition coller avec liaison, les mises à jour seront automatiques. ATTENTION : Si vous ajoutez des lignes ou des colonnes dans Excel, la mise à jour est incomplète, il faut refaire la sélection totale dans Excel et recopier dans la diapositive. Mise en forme spéciale : Remplir des formes avec du texte:

223 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Insérer une diapositive de type Titre, dans le corps de la diapositive, avec le bouton Formes automatiques, dessinez une flèche. Gardez la flèche sélectionnée, et cliquez droit, format de la forme automatique, couleur de remplissage, définissez une couleur, un dégradé. Un autre clic droit, ajouter du texte, vous le mettrez en forme avec la barre de mise en forme. Vous pouvez également utiliser Word Art, dans une présentation soit sur une diapositive isolée pour mettre une information en évidence soit l'intégrer dans un masque comme annotation. Ouvrez la dernière diapositive de votre présentation, dans un coin avec Word art insérez 'NB'. Donnez une impression de relief avec les boutons de 3D de la barre de dessin, il apparaîtra sur la diapositive en cours, si vous l'ajouter au masque, il se retrouve sur toutes les diapositives.

224 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Si vous voulez présenter une diapositive avec un tableau Word, il faut dans le menu Insertion, choisir

Puis donner le nombre de lignes et de colonnes, un tableau se positionne dans la diapositive avec les mêmes fonctionnalités que dans Word : fusion de cellules, tailles des cellules, tabulation, encadrement, trame de fonds. Quand le tableau est sélectionné, dans la barre des menus, le menu diaporama est remplacé par tableau

Il existe une passerelle entre Word et Powerpoint. Un document Word s'ouvre dans Powerpoint, il apparaît comme une présentation en mode plan et chaque paragraphe se trouve sur une diapositive séparée. Inversement, affichez la présentation Powerpoint en mode Plan, puis fichier, envoyer vers, Microsoft Word

Cochez Plan uniquement sous mise en page Word, validez par OK. La présentation est sous forme de plan dans Word avec des titres de niveau différents.

225 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Modèle Un modèle est une présentation type sans texte, réutilisable autant de fois qu'on veut. Quand on fait Fichier, nouveau, onglet Modèles de conception

Cliquez sur une icône, la présentation s'affiche dans la fenêtre 'Aperçu'. Si vous voulez personnaliser votre présentation, vous pouvez concevoir votre propre modèle. Création d'un modèle : Le plus simple est de partir d'une présentation existante : sur la première diapositive on va modifier la couleur de l'arrière plan, la texture si besoin, puis appliquer la modification partout (il est préférable d'avoir une uniformité de couleurs dans les présentations) Puis au fur et à mesure, on va modifier le masque de titre pour la couleur et la taille de la police et si besoin un logo ou un texte Word art. On va modifier le masque de diapositive pour le reste de la présentation, et si besoin les couleurs dans un graphe. Si des diapositives ne doivent pas figurer dans le modèle, on les supprime en mode trieuse. Quand tout est terminé, il faut enregistrer la présentation en indiquant qu'il s'agit d'un modèle, fichier, enregistrer sous 226 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Dans type de fichier : modèle de conception, le répertoire modèle est activé, donnez un nom à la présentation et enregistrer.

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Pour utiliser son modèle : fichier, nouveau et le choisir dans la fenêtre général.

Cliquez sur modèles généraux

Dans la boite suivante, cliquer sur l'onglet Général, la liste de tous les modèles que vous aurez crées s'affiche

228 M2 : UTILISATION DE L’ENVIRONNELMENT DU SE ET OUTILS DE bureautique ANIMATEUR :Mr AZZI HAMID

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Il ne reste plus qu'à valider la présentation voulue.

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