3. Menyusun Rencana Audit.ppt

Menyusun rencana audit

Tahapan audit internal

Tahap I : penyusunan rencana audit: menentukan unit-unit kerja yang akan diaudit, tujuan audit, jadual audit, dan menyiapkan instrumen audit

Tahap II: pengumpulan data dengan menggunakan instrumen audit yang disusun berdasar standar/kriteria tertentu

Tahap III: analisis data audit, perumusan masalah, prioritas masalah dan rencana tindak lanjut audit

Tahap IV: Pelaporan dan diseminasi hasil

Menyusun rencana audit

Menetapkan tujuan audit

Contoh tujuan audit internal Menganalisis banyak terjadi complain pasien pada pelayanan farmasi

Mengidentifikasi peluang inovasi pada pelayanan laboratorium Mengetahui kesesuaian proses pelayanan laboratorium dengan standar pelayanan lab puskesmas Mengetahui kesesuaian sumber daya farmasi dengan permenkes No 75/2014 Mengevaluasi perjanjian kerjasama dengan laboratorium mitra Mengidentifikasi potensi risiko pelayanan imunisasi

Menetapkan lingkup audit

Tetapkan: Unit kerja/program/kegiatan yang akan diaudit

Menetapkan apa yang akan diaudit (objek audit)

Dati unit kerja/program/kegiatan: apa saja yang akan diaudit

Menetapkan kriteria yang akan digunakan

Tetapkan kriteria yang akan digunakan: standar, pedoman/panduan, SOP, indicator kinerja ?

Standar/kriteria audit yang digunakan 



 

Kebijakan, standar, prosedur, pedoman, kerangka acuan yang ditetapkan oleh FKTP Peraturan perundangan yang berlaku Indikator kinerja dan target kinerja Standar dan instrumen akreditasi FKTP: Puskesmas  Klinik Pratama  Tempat Praktik Mandiri Dokter/Dokter Gigi 

Alokasi waktu

Memilih metoda audit

  

   

Wawancara Observasi/telusur proses pelaksanaan kegiatan Periksa dokumen Telusur rekam kegiatan Inspeksi kondisi fasilitas Meminta peragaan Mengukur (compliance rate)

Persiapan untuk melaksanakan audit

Persiapan audit: persiapan auditor, penetapan kriteria audit, penyusunan instrumen audit

Pelaporan hasil audit: perhatikan format laporan

Perencanaan audit internal    

   

Tujuan audit internal: contoh: melakukan penilaian kinerja dibandingkan strandar kinerja Lingkup audit: menjelaskan unit kerja yang akan diaudit Objek audit: apa saja yang perlu diaudit Menetapkan kriteria yang akan digunakan Alokasi waktu: berapa lama akan dilakukan Metoda audit: komunikasi interaksi secara langsung, metoda survei, dsb Persiapan audit: persiapan auditor, penetapan kriteria audit, penyusunan instrumen audit Laporan hasil audit: perhatikan format laporan

SISTEMATIKA / FORMAT PERENCANAAN PROGRAM / KERANGKA ACUAN KEGIATAN 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

8. 9.

Pendahuluan Latar Belakang (dan ruang lingkup) Tujuan Umum dan Tujuan Khusus. Kegiatan Pokok dan Rincian Kegiatan. Cara melaksanakan kegiatan. Sasaran (audit) Jadwal pelaksanaan kegiatan Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan Pencatatan, pelaporan dan evaluasi kegiatan

No dok:: Status revisi: Tgl berlaku: Halaman:

Jadual Audit Internal Tahun: Unit yang diaudit

Jan

Feb

Mar

Apr

Mei

Jun

Jul

Ags

Spt

Okt

Nov

Des

Contoh form: Rencana audit No

Unit/sasaran audit

Auditor

Kegiatan/ proses yang diaudit

Standar/kr Tanggal iteria yang audit I digunakan

Tanggal audit II

Tugas diskusi 



Susun jadual audit satu tahun (baik manajerial, UKM maupun UKP) Susun rencana audit untuk salah satu unit pelayanan/kegiatan program UKM yang akan diaudit

Menyusun instrumen audit untuk mengumpulkan data/fakta

Pengertian



Assessment: 



evaluasi kepatuhan (suatu sistem) terhadap standar

Tool: 

sesuatu yang digunakan untuk melakukan suatu pekerjaan/kegiatan

Instrumen audit

 

Perangkat pengumpulkan data/informasi/fakta untuk memperoleh bukti-bukti audit Disusun memperhatikan: Kriteria yang digunakan  Metoda pengumpulan data 

Assessment tools 

Instrumen audit (alat melakukan asesmen):  Alat bantu untuk melakukan asesmen  Alat bantu untuk mendapatkan evidens (bukti audit)  Termasuk alat audit adalah kriteria/persyaratan yang digunakan untuk melakukan asesmen  Termasuk daftar pertanyaan yang akan digunakan oleh auditor untuk melakukan wawancara atau berdiskusi dengan auditee  Termasuk panduan untuk melakukan observasi atau meminta peragaan  Perhatikan kapan perlu menggunakan pertanyaan “Ya” dan “tidak”

Mempersiapkan instrumen pengumpulan data/informasi

   

 

Jenis data/informasi yang dikumpulkan (kualitatif atau kuantitatif) Data/informasi apa saja yang akan dikumpulkan untuk mengukur (kinerja/kesesuaian thd kriteria) Sumber data/informasi Metoda pengumpulan data/informasi Perlukah mendisain Instrumen (alat) pengumpulan data/informasi Pengumpulan data/informasi secara retrospektif, prospektif, atau konkuren

Metoda pengumpulan data 

  



Observasi langsung Meminta peragaan Wawancara Menelusur dokumen-dokumen bukti pelaksanaan pekerjaan/kegiatan (Hasil asesmen yang dilakukan pihak lain)







Sampel untuk pengumpulan data/informasi Berapa lama waktu dibutuhkan untuk mengumpulkan data/informasi Kualitas data/informasi

Proses pengumpulan data

Retrospective Prospective/conccurent 



Jenis data yang dikumpulkan  

Data primer Data sekunder

Data primer

    

Survei Diskusi Kuesioner Interview Observasi langsung pelaksanaan kegiatan

Data sekunder

    

Melihat dan menelusur dokumen dokumen regulasi dan rekam kegiatan Hasil-hasil survei Rekam medis pasien Melihat Laporan Melihat data Kohort

Instrumen yang biasa digunakanuntuk pengumpulan data pd audit internal 

  

Panduan wawancara dengan daftar pertanyaan Check list Panduan observasi Check list pemeriksaan fasilitas

Perhatikan dalam menyusun alat pengumpulan data/informasi

Penugasan

 

Susun Rencana Program Audit Internal tahun 2018 Dari sekian banyak kegiatan yang direncanakan, susun satu Kerangka Acuan untuk salah satu kegiatan audit , lengkapi dengan instrumennya

Pelaksanaan audit Pengumpulan data Analisis data

Bukti-bukti yang dilihat pada kegiatan audit 



Dokumen-dokumen yang merupakan regulasi internal pada unit kerja yang diaudit Bukti-bukti telusur, rekaman, pernyataan, hasil observasi, fakta atau informasi lain yang relevan dengan standar/kriteria dan dapat diverifikasi

Temuan 



Hasil evaluasi bukti audit yang terkumpulkan terhadap standar/kriteria yang digunakan Temuan audit dapat menunjukkan kesesuaian atau ketidaksesuaian dengan standar/kriteria yang digunakan, atau peluang perbaikan.

Pengumpulan data 

Pengumpulan data pada pelaksanaan audit dilakukan dengan berbagai metoda:     

   

 



Mengamati proses pelaksanaan kegiatan Meminta penjelasan/mewawancarai pada auditee Meminta peragaan oleh auditee Memeriksa dan menelaah dokumen Memeriksa dengan menggunakan daftar tilik Mencari bukti-bukti Melakukan pemeriksaan silang Mencari informasi dari sumber luar Menganalisis data dan informasi Menarik kesimpulan Memberikan rekomendasi

Untuk bisa mengumpulkan data dengan baik, maka perlu disusun instrument pengumpulan data

Contoh form instrumen audit No

Standar/Kriteri audit yang diacu Lampiran PMK 75/2015 ttg tenaga puskesmas (khususnya tenaga kefarmasian) Standar akreditasi Bab 8.2 SOP penyimpanan B3

Daftar pertanyaan /observasi

Fakta

Temuan audit

Rekomend asi

Tugas diskusi 

Susun satu buah instrument audit : bisa berupa check list, pedoman wawancara, pedoman pengamatan.

Menyusun laporan audit

Analisis data 



Membandingkan fakta yang diperoleh pada waktu proses pengumpulan data dibandingkan dengan kriteria audit yang digunakan Bila ditemukan kesenjangan (adanya gap antara fakta dengan kriteria), maka auditor bersama auditee melakukan analisis lebih lanjut untuk mengenal penyebab timbulnya kesenjangan, dan menyusun rencana perbaikan

Laporan audit mutu internal 



Hasil audit harus dilaporkan kepada Kepala Puskesmas/FKTP dan kepada unit yang diaudit. Hasil audit juga dilaporkan pada saat rapat tinjauan manajemen: Hasil audit  Tindak lanjut yang telah dilakukan  Kendala pada waktu perbaikan 

Laporan audit I. II. III. IV.

V. VI. VII. VIII. IX.

Latar belakang Tujuan audit Lingkup audit Objek audit Standar/kriteria yang digunakan Auditor Proses audit Hasil dan analisis hasil audit Rekomendasi dan batas waktu penyelesaian yang disepakati bersama dengan auditee

Form Ringkasan Temuan Audit dan Rencana Tindak Lanjut

No dok:: Status revisi: Tgl berlaku: Halaman:

Unit Yang Diperiksa: Tanggal pemeriksaan:

No

Uraian Ketidak sesuaian

Bukti bukti objektif

Ketdk sesuaian thd standar/ins tr

Standar / Kriteria yang digunaka n

Analisis

Tindakan perbaikan

Tindakan pencegah an

Target Waktu penyelesa ian

Disiapkan oleh Auditor

Disetujui oleh Auditee

--------------------------------

-------------------------------

Studi kasus

Tindak lanjut audit 



 





Unit yang diaudit wajib melakukan tindak lanjut terhadap temuan audit dalam bentuk upaya-upaya perbaikan Setelah memperoleh laporan hasil audit, auditee harus mempelajari laporan audit, sebagai dasar menyusun rencana perbaikan Rencana perbaikan disusun dengan batas waktu yang jelas Pada saat pelaksanaan kegiatan perbaikan, auditor dapat melakukan monitoring Auditor internal wajib menyampaikan hasil-hasil audit pada saat pertemuan tinjauan manajemen Hasil perbaikan wajib dilaporkan kepada Kepala Puskesmas/FKTP dan disampaikan tembusan kepada auditor internal

Terimakasih