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ADMINISTRACION DEL EFECTIVO

La administración del efectivo es de principal importancia en cualquier negocio, porque es el medio para obtener mercancías y servicios. Se requiere una cuidadosa contabilización de las operaciones con efectivo debido a que este rubro puede ser rápidamente invertido. La administración del efectivo generalmente se centra alrededor de dos áreas: el presupuesto de efectivo y el control interno de contabilidad.

El control de contabilidad es necesario para dar una base a la función de planeación y además con el fin de asegurarse que el efectivo se utiliza para propósitos propios de la empresa y no desperdiciados, mal invertidos o hurtados. La administración es responsable del control interno es decir de la y protección de todos los activos de la empresa.

El efectivo es el activo más líquido de un negocio. Se necesita un sistema de control interno adecuado para prevenir robos y evitar que los empleados utilicen el dinero de la compañía para uso personal.

Los propósitos de los mecanismos de control interno en las empresas son los siguientes: -Salvaguardar

los

-Promover

la

-Alentar

y

medir

recursos

contra

contabilización

el

cumplimiento

desperdicio,

adecuada

de

las

fraudes

e

de

políticas

de

insuficiencias.

los

datos.

la

empresa.

- Juzgar la eficiencia de las operaciones en todas las divisiones de la empresa.

El control interno no se diseña para detectar errores, sino para reducir la oportunidad que ocurran errores o fraudes. Algunas medidas del control interno del efectivo son

tomar todas las precauciones necesarias para prevenir los fraudes y establecer un método adecuado para presentar el efectivo en los registros de contabilidad. Un buen sistema de contabilidad separa el manejo del efectivo de la función de registrarlo, hacer pagos o depositarlo en el banco. Todas las recepciones de efectivo deben ser registradas y depositadas en forma diaria y todos los pagos de efectivo se

deben

realizar

mediante

cheques.

La administración del efectivo es una de las áreas más importantes de la administración del capital de trabajo. Ya que son los activos más liquido de la empresa, pueden constituir a la larga la capacidad de pagar las cuentas en el momento de su vencimiento. En forma colateral, estos activos líquidos pueden funcionar también como una reserva de fondos para cubrir los desembolsos inesperados, reduciendo así el riesgo de una "crisis de solvencia". Dado que los otros activos circulantes (cuentas por cobrar e inventarios) se convertirán finalmente en efectivo mediante la cobranza y las ventas, el dinero efectivo es el común denominador

al

que

pueden

reducirse

todos

los

activos

líquidos.

La administración eficiente del efectivo es de gran importancia para el éxito de cualquier compañía. Se debe tener cuidado de garantizar que se disponga de efectivo suficiente para pagar el pasivo circulante y al mismo tiempo evitar que haya saldos

excesivos

en

las

cuentas

de

cheques.

El efectivo se define a menudo como "un activo que no genera utilidades". Es necesario para pagar la mano de obra y la materia prima, para comprar activos fijos, para pagar los impuestos, los dividendos, etc.

PRESUPUESTO DEL EFECTIVO

El presupuesto de efectivo, también conocido como flujo de caja proyectado, es el presupuesto que muestra el pronóstico de las futuras entradas y salidas de dinero (efectivo) de una empresa, para un periodo de tiempo determinado. El presupuesto de efectivo es un informe de las entradas y salidas de efectivo planeadas de la empresa que se utiliza para calcular sus requerimientos de efectivo a corto plazo, con particular atención a la planeación en vista de excedentes y faltantes de efectivo. Una empresa que espera un excedente de efectivo puede planear inversiones a corto plazo, en tanto que una empresa que espera faltantes de efectivo debe disponer del financiamiento a corto plazo. Este presupuesto de efectivo debe de constar básicamente de dos partes: 

1) Los ingresos de efectivos (flujo de entradas) de efectivo planificados



2) Los desembolsos (flujo de salidas) de efectivo planificados

Los principales propósitos del presupuesto de efectivo son: 

1) Determinar la probable posición de caja al fin de cada periodo, como

resultado de las operaciones planificadas 

2) Identificar los excedentes o déficits de efectivo por periodos



3) Establecer la necesidad de financiamiento y/o la disponibilidad de

efectivo ocioso para inversión 

4) Coordinar el efectivo con:

a) el total del capital de trabajo, b) los ingresos por las ventas, c) los gastos,

d) las inversiones y e) los pasivos 

5) Establecer una base sólida para la vigilancia continua de la posición

de caja

La preparación del presupuesto de caja se basa casi exclusivamente en los demás presupuestos; por lo tanto, el tesorero, quien es usualmente el encargado de la preparación del presupuesto de caja debe trabajar muy cerca con los demás gerentes, cuyas decisiones puedan afectar de manera directa a los flujos de efectivo. Es esencial, en la preparación de un presupuesto de efectivo, que halla un equilibrio entre el efectivo disponible y las actividades que requieren de efectivo (operaciones, desembolsos de capital y otros), ya que con demasiada frecuencia, no se percibe la necesidad de efectivo adicional sino hasta que la situación alcanza un grado de emergencia.

Periodos de Tiempo en la Planificación y control del Efectivo El presupuesto o planificación de efectivo así como su control debe cubrir tres diferentes periodos de tiempo: 

1. El de largo plazo



2. El de corto plazo



3. El de horizonte inmediato

Presupuesto de efectivo a largo plazo. El presupuesto de efectivo a largo plazo debe ser congruente con las dimensiones de tiempo de:



a) El plan estratégico de utilidades de largo plazo y



b) Los proyectos de desembolsos de capital

Planificar los flujos de entradas de efectivo a largo plazo (principalmente por conceptos de ventas, servicios y financiamientos), así como los flujos de salidas de efectivo a largo plazo (principalmente por gastos, desembolsos de capital y pago de la deuda), es fundamental para las sanas decisiones financieras y para el uso optimo del efectivo se enfoca sobre los flujos de entradas de efectivo mas relevantes. Presupuesto de efectivo a corto plazo. El presupuesto de efectivo a corto plazo naturalmente debe ser congruente con el plan táctico de utilidades a corto plazo. La planificación del efectivo para este horizonte del tiempo exige planes detallados para los flujos de entradas y salidas de efectivo, que se relacionan de manera directa con el plan anual de utilidades (es decir, el efectivo derivado de las ventas y el efectivo requerido para pagar el nuevo equipo). El presupuesto de caja a corto plazo se desarrolla principalmente con base en las distintas partes del presupuesto que son incluidas en el plan anual de utilidades. Presupuesto de efectivo inmediato. El presupuesto de efectivo inmediato se emplea en muchas empresas, principalmente para estimar, controlar y administrar los flujos de entradas y salidas de efectivo, a menudo sobre una base diaria continua. 

El objetivo principal del presupuesto de efectivo inmediato es asegurar

que no se creen déficits ni saldos excedentes de efectivo. 

El presupuesto de efectivo inmediato minimiza el costo de los

intereses mediante el aprovechamiento de todos los descuentos por pronto pago sobre la cuentas por pagar y el cumplimiento de todas las fechas de vencimiento de los desembolsos de efectivo 

El presupuesto de efectivo minimiza, también, el costo de oportunidad

de los saldos de excedentes de efectivo, al permitir las oportunas inversiones del efectivo a medida que este se vaya acumulando.

Importancia del Presupuesto de Efectivo La importancia del presupuesto de efectivo, consiste en que éste nos permite prever la futura disponibilidad del efectivo: saber si vamos a tener un déficit o una falta de efectivo, o si vamos a tener un excedente; y, de acuerdo a ello, tomar decisiones, por ejemplo, si prevemos que vamos a tener un déficit o va a ser necesario contar con un mayor efectivo, podemos: 

solicitar oportunamente un financiamiento.



solicitar el refinanciamiento de una deuda.



solicitar un crédito comercial (pagar las compras al crédito en vez de

al contado) o, en todo caso, solicitar un mayor crédito. 

cobrar al contado y ya no al crédito o, en todo caso, otorgar uno menor

crédito. Si prevemos que vamos a tener un excedente de efectivo, podemos, por ejemplo: 

invertirlo en la adquisición de nueva maquinaria o equipos.



invertirlo en adquirir mayor mercadería.



invertirlo en la expansión del negocio.



usarlo en inversiones ajenas a la empresa, por ejemplo, invertirlo en

acciones.

ADMINISTRACION EFICIENTE DEL EFECTIVO. Cubrir las cuentas por pagar lo mas tarde posible sin dañar la posición crediticia de la empresa, pero aprovechando cualesquiera descuentos en efectivo que resulten favorables. Utilizar el inventario lo mas rápido posible, a fin de evitar existencias que podrían resultar en el cierre de la línea de producción o en una perdida de ventas.

Cobrar las cuentas pendientes lo mas rápido posible, sin perder ventas futuras debido a procedimientos de cobranza demasiado apremiantes. Pueden emplearse los descuentos por pronto pago, de ser económicamente justificables para alcanzar este

objetivo.

Las implicaciones globales de estas estrategias pueden ponerse de manifiesto observando los ciclos de caja y la rotación del efectivo

CICLO DE CAJA

es el plazo que transcurre desde que se paga la compra de materia prima necesaria para manufacturar un producto hasta la cobranza de la venta de dicho producto. Lo podemos dividir en dos ciclos el operativo y el de pago.

CICLO OPERATIVO es el promedio de tiempo transcurrido en días en que el inventario es vendido a crédito más el promedio en días en que las cuentas por cobrar se convierten en efectivo.

CICLO DE PAGOS

es el promedio de tiempo transcurrido en días en que se presentan salidas de efectivo para el pago de las cuentas por pagar a proveedores

OPORTUNIDADES DE INVERSION

Las oportunidades de inversión son aquellas que podemos encontrar en diversos mercados bien sea de industrias, tecnología, comercio, Internet o financieros, en donde tengamos la posibilidad de multiplicar nuestro dinero al cual llamaríamos capital, con la finalidad de obtener ganancias y prosperar como inversionistas o empresarios.

Una oportunidad de negocio podría ser la creación de una empresa, que pudiera abarcar cualquier ramo de la economía. Para eso necesitamos disponer de capital y saber bien en que incursionaremos bien sea para crear un restaurante o un cybercafé, una heladería o una empresa de transporte de valores. Hay que tener una idea que pueda impactar el mercado para tener éxito y ser tanto productivos como competitivos.

Invertir en una bolsa de valores también podría ser otra opción. Comprar acciones de empresas puede ser una buena idea, pero hay que asesorarse bien y realizar las operaciones a través de un bróker quien cobrara una comisión o spread por esta transacción. Es necesario asesorarse bien acerca de la dirección en la que se dirige el mercado, es decir si está al alza o a la baja, de tal forma que podamos evaluar si realmente podemos obtener algún rendimiento al respecto. Podemos comprar acciones de cualquier empresa que cotice en bolsa, independientemente de su actividad.

Invertir en compra de bonos podría ser una particular alternativa ya que casi siempre rinden dividendos y como es a un plazo determinado, podríamos saber exactamente cuánto ganaremos, algo que tener vigencia de hasta 30 años.

Una oportunidad de negocios representa un riesgo. Por ende, debemos tener mucha seguridad de lo que vayamos a realizar ya que así como podemos ganar, también podemos perder dinero. Pero es una aventura excitante que nos podría abrir muchas puertas si tomamos decisiones acertadas.