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AUDITORIA IV

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ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA Y AUDITORÍA

CICLO 2014. 1 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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CURSO DE AUDITORÍA IV n

AUDITORÍA INTERNA

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AUDITORÍA OPERACIONAL

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CURSO DE AUDITORÍA IV

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AUDITORÍA INTERNA

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UNIDAD NO. 1 1.

2. 3. 4. 5.

6. 7. 8. 9. 10. 11.

Marco Internacional para la Práctica Profesional de la Auditoría Interna, vigencia febrero 2011 Modificaciones con respecto al marco anterior 2009 Objetivo del Marco Internacional Aplicación e Implementación División fundamental del Marco Internacional: a) Definición de Auditoría Interna y Código de Ética b) Normas Internacionales para la Práctica Profesional de la Auditoría Interna (NIEPAI) c) Consejos para la Práctica Definición de Auditoría Interna Independencia de la Auditoría Interna Objetividad de la Auditoría Interna Servicios de Aseguramiento Servicios de Consultoría Auditoría Interna concebida para agregar valor

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UNIDAD NO. 1 12. 13. 14. 15. 16.

17. 18. 19. 20. 21. 22.

Código de Ética Propósito del Código de Ética Principios Reglas de Conducta Normas Internacionales para la Práctica Profesional de la Auditoría Interna (NIEPAI) Normas sobre Atributos Normas sobre Desempeño Normas de Implantación Consejos para la práctica Guías para la práctica Guías de Auditoría Interna, emitidas por el Instituto Guatemalteco de Contadores Públicos y Auditores 6 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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Marco Internacional para la Práctica Profesional de la Auditoría Interna n

El Marco Internacional para la Práctica Profesional de la Auditoría Interna, aprobado por el Instituto Global de Auditores Internos (IIA) y en vigor desde enero de 2011, es el referente fundamental para todo profesional que desempeñe la actividad de auditoría interna en el mundo y una herramienta esencial en el día a día de los auditores internos. 7 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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INSTITUTO DE AUDITORES INTERNOS n

THE INSTITUTE OF INTERNAL AUDITORS, TIENE SU SEDE EN ALTAMONTE SPRINGS, FLORIDA 327-USAE-mail: [email protected] Web: http://www.theiia.org

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El Instituto de Auditores Internos, capítulo Guatemala, tiene su sede en la Avenida Reforma 8-60 Zona 9, Edificio Galerías Reforma.

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Marco Internacional para la Práctica Profesional de la Auditoría Interna n

Las novedades con respecto a la versión anterior de enero de 2009 incluyen tres nuevas Normas, la modificación en la redacción de otras, cambios en el Glosario y catorce nuevos Consejos para la práctica.

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Marco Internacional para la Práctica Profesional de la Auditoría Interna n

El objetivo del Marco Internacional para la Práctica Profesional de la Auditoría Interna es proporcionar una guía coherente que facilite la interpretación y aplicación de conceptos, metodologías y técnicas fundamentales para la profesión.

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Marco Internacional para la Práctica Profesional de la Auditoría Interna n

Delimitando la práctica actual de la auditoría interna, así como considerando futuras expansiones, el Marco pretende ayudar a los profesionales a satisfacer las necesidades de un mercado que demanda, cada vez más servicios de Auditoría interna de alta calidad. 11 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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Marco Internacional para la Práctica Profesional de la Auditoría Interna n

En todo el mundo, la auditoría interna se ejerce en entornos diversos y en empresas de distintos tamaños, objetivos y estructuras. Además, las leyes y costumbres son diferentes en cada país. Estas diferencias pueden afectar a la práctica de la auditoría interna. 12 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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Marco Internacional para la Práctica Profesional de la Auditoría Interna n

La implementación del Marco, dependerá del entorno en el que la actividad de auditoría interna desempeñe sus responsabilidades. En ningún caso, la información contenida en el Marco, debe ser aplicada de forma que entre en conflicto con la legislación vigente. 13 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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Marco Internacional para la Práctica Profesional de la Auditoría Interna

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El referido Marco Internacional se puede dividir fundamentalmente en tres partes: Definición de Auditoría Interna y Código de Ética. Normas Internacionales para la Práctica. Profesional de la Auditoría Interna (NIEPAI). Consejos para la Práctica.

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Marco Internacional para la Práctica Profesional de la Auditoría Interna n

Tanto el Código de Ética como las Normas siguen constituyendo los pilares obligatorios del Marco, mientras que los Consejos para la práctica, son de cumplimiento recomendado (no obligatorio) junto con otras guías prácticas elaboradas y publicadas por el IIA. 15 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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DEFINICIÓN DE AUDITORÍA INTERNA IIA (Revisión Febrero 2011) n

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Es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización. Ayuda a una organización a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno. 16 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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INDEPENDENCIA DE LA AUDITORÍA INTERNA n

Es la libertad de condicionamientos que amenazan la capacidad de llevar a cabo las responsabilidades de la actividad de auditoría interna de forma neutral. Con el fin de lograr el grado de independencia necesario para cumplir eficazmente las responsabilidades de la actividad de auditoría interna, el Director de auditoría de Auditoría Interna, debe tener acceso directo e irrestricto a la alta dirección y al Consejo.

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INDEPENDENCIA DE LA AUDITORÍA INTERNA n

Es frecuente que la auditoría interna, no dependa funcionalmente de la máxima autoridad de la organización, (Consejo de administración o la junta directiva) sino que está supeditada o debe reportar a la gerencia general o bien alguna autoridad menor, lo cual incide negativamente en el ejercicio de las responsabilidades del auditor interno (director de la auditoría interna) y su efecto en la independencia mental y conflicto de intereses.

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INDEPENDENCIA DE LA AUDITORÍA INTERNA n

En ocasiones también la auditoría interna efectúa funciones operativas que no le competen o se limitan a la glosa de documentos y pagos, revisión de la ejecución presupuestaria (más que todo en el sector público) o bien todo debe pasar por la revisión de la auditoría interna, cheques, pago de facturas, proveedores, nominas, liquidaciones etc. 19 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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OBJETIVIDAD DE LA AUDITORÍA INTERNA n

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Es una actitud mental independiente, que permite que los auditores internos lleven a cabo sus trabajos con honesta confianza en el producto de su labor y sin comprometer de manera significativa su calidad. La objetividad requiere que los auditores internos no subordinen su juicio al de otros sobre temas de auditoría.

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SERVICIOS (ACTIVIDADES) DE ASEGURAMIENTO n

Comprenden la tarea de evaluación objetiva de las evidencias, efectuadas por los Auditores Internos, para expresar una opinión o conclusión independiente respecto de una entidad, operación, función, proceso, sistema u otro asunto.

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SERVICIOS (ACTIVIDADES) DE ASEGURAMIENTO n

Un examen objetivo de evidencias con el propósito de proveer una evaluación independiente de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno de una organización. Por ejemplo: trabajos financieros, de desempeño, de cumplimiento, de seguridad de sistemas y de diligencia debida (due diligence). 22 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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SERVICIOS (ACTIVIDADES) DE ASEGURAMIENTO n

La naturaleza y el alcance del trabajo de aseguramiento están determinados por el auditor interno. Por lo general existen tres partes en los servicios de aseguramiento: (1) la persona o grupo directamente implicado en la entidad, operación, función, proceso, sistema u otro asunto, es decir el dueño del proceso, (2) la persona o grupo que realiza la evaluación, es decir el auditor interno, y (3) la persona o grupo que utiliza la evaluación, es decir el usuario.

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SERVICIOS DE CONSULTORÍA n

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Son por naturaleza consejos, y son desempeñados, por lo general, a pedido de un cliente. La naturaleza y el alcance del trabajo de consultoría están sujetos al acuerdo efectuado con el cliente. Por lo general existen dos partes en los servicios de consultoría: 24 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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SERVICIOS DE CONSULTORÍA n

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(1) la persona o grupo que ofrece el consejo, es decir el auditor interno, y (2) la persona o grupo que busca y recibe el consejo, es decir el cliente del trabajo. Cuando desempeña servicios de consultoría, el auditor interno debe mantener la objetividad y no asumir responsabilidades de gestión. 25 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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SERVICIOS DE CONSULTORÍA n

Actividades de asesoramiento y servicios relacionados, proporcionadas a los clientes, cuya naturaleza y alcance estén acordados con los mismos y estén dirigidos a añadir valor y a mejorar los procesos de gobierno, gestión de riesgos y control de una organización, sin que el auditor interno asuma responsabilidades de gestión. Algunos ejemplos de estas actividades son el consejo, el asesoramiento, la facilitación y la formación.

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AUDITORÍA INTERNA CONCEBIDA PARA AGREGAR VALOR n

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La definición de “valor agregado” puede variar considerablemente de un departamento de auditoría a otro. Para muchos profesionales en la rama, esta frase describe el trabajo de auditoría que ayuda a la organización a mejorar sus negocios, más que un simple trabajo de verificar el cumplimiento de políticas y procedimientos. La auditoría interna provee una serie de valores adicionales a las organizaciones, algunos de los cuales se detallan a continuación: 27 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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AUDITORÍA INTERNA CONCEBIDA PARA AGREGAR VALOR n

Valor estratégico: Es cuando la auditoría interna logra asegurar que existe una verdadera coherencia entre los objetivos fijados por los planes de negocios y los medios disponibles para alcanzarlos. Este valor estratégico debe tender a acrecentar o al menos mantener la competitividad de la empresa en el mercado.

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AUDITORÍA INTERNA CONCEBIDA PARA AGREGAR VALOR n

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Valor productivo: La auditoría interna asegura la capacidad de la empresa para cumplir en tiempo y forma los compromisos asumidos con los clientes con la mayor economía de recursos posible. Valor humano: La auditoría interna contribuye mediante la capacitación y el desarrollo de individuos que luego pueden ser destinados a tareas de línea. 29 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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AUDITORÍA INTERNA CONCEBIDA PARA AGREGAR VALOR

Valor financiero: Al asegurar mediante el monitoreo continuo de los riesgos y los controles la conveniencia o no de decisiones de inversión, expansión, reingeniería, distribución de dividendos, etcétera, las que en definitiva pueden afectar su propia existencia.

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CÓDIGO DE ÉTICA n

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El Código de Ética, establece los principios y expectativas que rigen el comportamiento de los individuos y organizaciones que ejercen la auditoría. Describe los requisitos mínimos de conducta y expectativas de comportamiento, sin entrar en actividades específicas. 31 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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CÓDIGO DE ÉTICA n

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El propósito del Código de Ética es promover una cultura ética en la profesión de auditoría interna. Un código de ética es necesario en nuestra profesión, cuyos pilares se asientan en la confianza, en el aseguramiento objetivo de la gestión de riesgos, control y gobierno de la empresa.

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CÓDIGO DE ÉTICA El Código de Ética del Instituto abarca mucho más que la definición de auditoría interna, llegando a incluir dos componentes esenciales:

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CÓDIGO DE ÉTICA 1.

Principios que son relevantes para la profesión y práctica de la auditoría interna.

2. Reglas de conducta que describen las normas de comportamiento que se espera sean observadas por los auditores internos.

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CÓDIGO DE ÉTICA Principios Se espera que los auditores internos apliquen y cumplan los siguientes principios: 1. Integridad 2. Objetividad 3. Confidencialidad 4. Competencia n

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PRINCIPIOS DE ÉTICA

1. Integridad

La integridad de los auditores internos establece confianza y, consiguientemente, proporciona la base para confiar en su juicio.

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PRINCIPIOS DE ÉTICA

2. Objetividad Los auditores internos exhiben el más alto nivel de objetividad profesional al reunir, evaluar y comunicar información sobre la actividad o proceso a ser examinado. Los auditores internos hacen una evaluación equilibrada de todas las circunstancias relevantes y forman su juicio sin dejarse influir indebidamente por sus propios intereses o por otras personas.

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PRINCIPIOS DE ÉTICA 3. Confidencialidad

Los auditores internos respetan el valor y la propiedad de la información que reciben y no divulgan información sin la debida autorización a menos que exista una obligación legal o profesional para hacerlo.

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PRINCIPIOS DE ÉTICA

4. Competencia Los auditores internos aplican el conocimiento, aptitudes y experiencia necesarios al desempeñar los servicios de auditoría interna.

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REGLAS DE CONDUCTA

1. 2. 3. 4.

Las reglas son una ayuda para interpretar los Principios en aplicaciones prácticas. Su intención es guiar la conducta ética de los auditores internos: Integridad Objetividad Confidencialidad Competencia 40 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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REGLAS DE CONDUCTA 1. Integridad Los auditores internos: n Desempeñarán su trabajo con honestidad, diligencia y responsabilidad. n Respetarán las leyes y divulgarán lo que corresponda de acuerdo con la ley y la profesión. n No participarán a sabiendas en una actividad ilegal o de actos que vayan en detrimento de la profesión de auditoría interna o de la organización. n Respetarán y contribuirán a los objetivos legítimos y éticos de la organización.

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REGLAS DE CONDUCTA 2. Objetividad Los auditores internos: n No participarán en ninguna actividad o relación que pueda perjudicar o aparente perjudicar su evaluación imparcial. Esta participación incluye aquellas actividades o relaciones que puedan estar en conflicto con los intereses de la organización. n No aceptarán nada que pueda perjudicar o aparente perjudicar su juicio profesional. n Divulgarán todos los hechos materiales que conozcan y que, de no ser divulgados, pudieran distorsionar el informe de las actividades sometidas a revisión.

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REGLAS DE CONDUCTA

3. Confidencialidad Los auditores internos: n Serán prudentes en el uso y protección de la información adquirida en el transcurso de su trabajo. n No utilizarán información para lucro personal o que de alguna manera fuera contraria a la ley o en detrimento de los objetivos legítimos y éticos de la organización. 43 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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REGLAS DE CONDUCTA 4. Competencia Los auditores internos: n Participarán sólo en aquellos servicios para los cuales tengan los suficientes conocimientos, aptitudes y experiencia. n Desempeñarán todos los servicios de auditoría interna de acuerdo con las Normas para la Práctica Profesional de Auditoría Interna. n Mejorarán continuamente sus habilidades y la efectividad y calidad de sus servicios. 44 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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NORMAS INTERNACIONALES PARA LA PRÁCTICA PROFESIONAL DE LA AUDITORÍA INTERNA

Las Normas Internacionales para la Práctica Profesional de la Auditoría Interna (NIEPAI) están concebidas como principios y proporcionan un marco para desarrollar y promover la auditoría interna. Las Normas son requisitos de obligado cumplimiento e incluyen: 45 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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NORMAS INTERNACIONALES PARA LA PRÁCTICA PROFESIONAL DE LA AUDITORÍA INTERNA n

n

Declaraciones sobre los requisitos básicos para la práctica profesional de la auditoría interna y para la evaluación de la eficacia de su desarrollo. Estos requisitos son aplicables internacionalmente para organizaciones e individuos. Interpretaciones, que clarifican los términos y conceptos de las declaraciones.

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NORMAS INTERNACIONALES PARA LA PRÁCTICA PROFESIONAL DE LA AUDITORÍA INTERNA

Las Normas constituyen los criterios mediante los cuales el desempeño de un departamento de auditoría interna es calificado. Representan cómo debe ser la práctica de la profesión. Están diseñadas para aplicarse en todo tipo de organizaciones donde se pueda encontrar un auditor interno. 47 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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NORMAS INTERNACIONALES PARA LA PRÁCTICA PROFESIONAL DE LA AUDITORÍA INTERNA

Es necesario tener en cuenta tanto las Declaraciones como sus interpretaciones, y los significados específicos indicados en el Glosario, para entender y aplicar correctamente las Normas.

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NORMAS INTERNACIONALES PARA LA PRÁCTICA PROFESIONAL DE LA AUDITORÍA INTERNA

La estructura de las Normas está formada por: n Las Normas sobre Atributos, n Las Normas sobre Desempeño y n Las Normas de Implantación.

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NORMAS SOBRE ATRIBUTOS Las Normas sobre Atributos tratan las características de las organizaciones y las personas que prestan servicios de auditoría Interna.(1000 – 1322).

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EJEMPLO DE NORMA SOBRE ATRIBUTOS 1000 – Propósito, autoridad y responsabilidad El propósito, la autoridad y la responsabilidad de la actividad de auditoría interna deben estar formalmente definidos en un estatuto, de conformidad con la definición de auditoría interna, el Código de Ética y las Normas. El director de auditoría interna debe revisar periódicamente el estatuto de auditoría interna y presentarlo a la alta dirección y al Consejo para su aprobación.

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EJEMPLO DE INTERPRETACIÓN NORMA SOBRE ATRIBUTOS (1000) Interpretación: El estatuto de auditoría interna es un documento formal que define el propósito, la autoridad y la responsabilidad de la actividad de auditoría interna. El estatuto de auditoría interna establece la posición de la actividad de auditoría interna dentro de la organización; incluyendo la naturaleza de la relación funcional del director de auditoría interna con el Consejo; autoriza su acceso a los registros, al personal y a los bienes relevantes para el desempeño de los trabajos; y define el alcance de las actividades de auditoría interna. La aprobación final del estatuto de auditoría interna corresponde al Consejo.

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NORMAS SOBRE DESEMPEÑO Las Normas sobre Desempeño describen la naturaleza de los servicios de auditoría interna y proporcionan criterios de calidad con los cuales puede evaluarse el desempeño de estos servicios. (2000 – 2600).

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EJEMPLO DE NORMA SOBRE DESEMPEÑO

2010 – Planificación El director de auditoría interna debe establecer planes basados en los riesgos, a fin de determinar las prioridades de la actividad de auditoría interna. Dichos planes deberán ser consistentes con las metas de la organización.

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EJEMPLO DE INTERPRETACIÓN NORMA SOBRE DESEMPEÑO (2010) Interpretación: El director de auditoría interna es responsable de desarrollar un plan basado en riesgos. Para ello, debe teneren cuenta el enfoque de gestión de riesgos de la organización, incluyendo los niveles de aceptación de riesgos establecidos por la dirección para las diferentes actividades o partes de la organización. Si no existe tal enfoque, el director de auditoría interna utilizará su propio juicio sobre los riesgos después de consultar con la alta dirección y el Consejo. 55 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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NORMAS DE IMPLANTACIÓN Las Normas de Implantación amplían las Normas sobre Atributos y Desempeño, proporcionando los requisitos aplicables a las actividades de aseguramiento (A) y consultoría (C).

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EJEMPLO DE SERVICIO DE ASEGURAMIENTO NORMA SOBRE ATRIBUTOS (1000)

1000.A1 – La naturaleza de los servicios de aseguramiento proporcionados a la organización debe estar definida en el estatuto de auditoría interna. Si los servicios de aseguramiento fueran proporcionados a terceros ajenos a la organización, la naturaleza de esos servicios también deberá estar definida en el estatuto de auditoría interna. 57 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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EJEMPLO DE SERVICIO DE ASEGURAMIENTO NORMA SOBRE DESEMPEÑO (2010)

2010.A1 – El plan de trabajo de la actividad de auditoría interna debe estar basado en una evaluación de riesgos documentada, realizada al menos anualmente. En este proceso deben tenerse en cuenta los comentarios de la alta dirección y del Consejo.

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EJEMPLO DE SERVICIO DE CONSULTORÍA NORMA SOBRE ATRIBUTOS (1000)

1000.C1 - La naturaleza de los servicios de consultoría debe estar definida en el estatuto de auditoría interna.

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EJEMPLO DE SERVICIO DE CONSULTORÍA NORMA SOBRE DESEMPEÑO (2010)

2010.C1 – El director de auditoría interna debería considerar la aceptación de trabajos de consultoría que le sean propuestos, basándose en el potencial del trabajo para mejorar la gestión de riesgos, añadir valor y mejorar las operaciones de la organización. Los trabajos aceptados deben ser incluidos en el plan.

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CONSEJOS PARA LA PRÁCTICA Los consejos para la práctica ayudan a los auditores internos en la tarea de aplicar la función de auditoría interna, el código de ética y las normas, así como a promover buenas prácticas.

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CONSEJOS PARA LA PRÁCTICA Los Consejos, aunque no son de obligado cumplimiento, representan las mejores prácticas, respaldadas por el Instituto, para la implementación de las Normas. En parte, los Consejos para la Práctica pueden ayudar a interpretar las Normas, o a aplicarlas en entornos específicos de auditoría interna. 62 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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CONSEJOS PARA LA PRÁCTICA Muchos consejos son aplicables a todos los auditores internos, mientras que otros están desarrollados para satisfacer las necesidades de los auditores internos de sectores específicos, determinadas especialidades de auditoría interna o distintas áreas geográficas. 63 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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EJEMPLO DE CONSEJO PARA LA PRÁCTICA NORMA SOBRE ATRIBUTOS (1000) Consejo para la Práctica 1000-1 1. Contar con un estatuto de auditoría interna formal y escrito es muy importante para gestionar la actividad de auditoría interna. El estatuto constituye una declaración reconocida para la revisión y aceptación por parte de la dirección y para su aprobación, según está documentado en las actas, por parte del consejo de administración. Además, facilita la evaluación periódica del propósito, autoridad y responsabilidad de la actividad de auditoría interna, lo cual establece el rol de la actividad de auditoría interna. En caso de presentarse alguna cuestión, el estatuto proporciona un acuerdo formal, escrito, con la dirección y con el consejo de administración respecto de la organización de la actividad de auditoría interna. 64 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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EJEMPLO DE CONSEJO PARA LA PRÁCTICA NORMA SOBRE DESEMPEÑO (2020) Consejo para la Práctica 2020-1 n 1. El director de auditoría interna (DAI) enviará anualmente a la alta dirección y al consejo de administración, para su revisión y aprobación, un resumen del plan anual de auditoría, del calendario de trabajos, del plan de personal y del presupuesto financiero correspondiente a la actividad de auditoría interna. Este resumen mantendrá informados a la alta dirección y al consejo de administración sobre el alcance del trabajo de auditoría interna y sobre cualquier limitación puesta sobre dicho alcance. El DAI también enviará todos los cambios significativos que se produzcan para la aprobación e información.

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GUÍAS PARA LA PRÁCTICA Las guías para la práctica proporcionan pautas detalladas para realizar actividades de auditoría interna. Incluyen procesos y procedimientos detallados, herramientas y técnicas, programas y enfoques “paso a paso” incluyendo ejemplos de entregables.

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GUÍAS PARA LA PRÁCTICA Practice Guides n Internal Auditing and Fraud n Auditing External Business Relationships n Formulating and Expressing Internal Audit n Opinions n Evaluating Corporate Social n Responsibility/Sustainable Development n Auditing Executive Compensation and Benefits n CAEs – Appointment, Performance Evaluation and Termination n Measuring Internal Audit Effectiveness And Efficiency n Assessing the Adequacy of Risk Management n Guías globales de auditoría de tecnologías (GTAG) n Guías para la evaluación de riesgos de TI (GAIT)

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NORMAS EMITIDAS POR EL INSTITUTO GUATEMALTECO DE CONTADORES PÚBLICOS Y AUDITORES (IGCPA) n

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n n n n n n

Guía 1. Conceptos básicos y objetivos de Auditoría Interna Guía 2. Guías para la práctica Profesional de la Auditoría Interna Guía 3. Metodología de la Auditoría Interna Guía 4. Función de compras Guía 5. Inventarios Guía 6. Ventas y otros Ingresos Guía 7. Créditos y Cuentas por Cobrar Guía 8. Tesorería 68 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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NORMAS EMITIDAS POR EL INSTITUTO GUATEMALTECO DE CONTADORES PÚBLICOS Y AUDITORES (IGCPA) n n n n n n

n

Guía 9. Cuentas por Pagar Guía 10. Nóminas y Planillas Guía 11. Propiedad Planta y Equipo Guía 12. Depreciaciones Guía 13. Préstamos Bancarios Guía 14. Administración del Departamento de Auditoría Interna Guía 15. Informe de Auditoría.

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UNIDAD NO. 2 LA ACTIVIDAD DE LA AUDITORÍA INTERNA, OBJETIVOS, ALCANCE, NATURALEZA, IMPORTANCIA E INDEPENDENCIA. n 1.1 Objetivos y alcance del trabajo de Auditoría Interna n 1.2 Naturaleza de la Auditoría n 1.3 Importancia e independencia de la Auditoría Interna

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1.1 OBJETIVOS DE AUDITORÍA INTERNA n

El objetivo principal es ayudar a la dirección en el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades, proporcionándole análisis objetivos, evaluaciones, recomendaciones y todo tipo de comentarios pertinentes sobre las operaciones examinadas. Este objetivo se cumple a través de otros más específicos como los siguientes: 71 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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Objetivos de Auditoría Interna n

n

Verificar la confiabilidad o grado de razonabilidad de la información contable y extracontable, generada en los diferentes niveles de la organización. Vigilar el buen funcionamiento del sistema de control interno (lo cual implica su relevamiento y evaluación) tanto del sistema de control interno contable como el operativo.

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Objetivos de Auditoría Interna n

La Auditoría Interna forma parte del Control Interno, y tiene como uno de sus objetivos fundamentales el perfeccionamiento y protección de dicho control. Por lo tanto los objetivos del control interno se han utilizado para contarlos como objetivos de Auditoría Interna y son los siguientes: 73 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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Objetivos de Auditoría Interna OBJETIVOS: n Confiabilidad e integridad de la información. n Cumplimiento de objetivos, políticas, planes, procedimientos, leyes y reglamentos. n Salvaguardar los activos. n Uso eficiente y económico de los recursos. n Cumplimiento de objetivos y metas establecidas para las operaciones y programas. 74 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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Objetivos de Auditoría Interna Confiabilidad e integridad de la información: El sistema de información proporciona datos que sirven para la toma de decisiones y para medir el control de las operaciones. Por lo tanto se debe verificar la confiabilidad e integridad de la información. 75 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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Objetivos de Auditoría Interna CUMPLIMIENTO DE POLÍTICAS, PLANES, PROCEDIMIENTOS, LEYES Y REGLAMENTOS: La gerencia es responsable del establecimiento de sistemas para asegurarlos. Y la Auditoría Interna, es responsable de revisar y determinar si los sistemas son adecuados y efectivos y si las áreas auditadas cumplen los requerimientos. 76 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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Objetivos de Auditoría Interna Salvaguarda de activos: Los auditores internos deben revisar la existencia y propiedad de los A/F utilizando procedimientos adecuados, y revisar los métodos de salvaguardas, si son apropiados para protegerlos y contrarrestar cualquier tipo de riesgo. 77 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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Objetivos de Auditoría Interna Uso económico y eficiente de los recursos: El Auditor Interno debe evaluar si el empleo de los recursos mediante estándares de operación establecidos por la Admón. Se realizan en forma económica y eficiente. 78 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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Objetivos de Auditoría Interna Uso económico y eficiente de los recursos debe identificar: n n n n

n

Sub utilización de instalaciones. Trabajo no productivo. Segregación de funciones. Procedimientos que no justifican el costo conforme estándares establecidos. Sub utilización de activos 79 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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Objetivos de Auditoría Interna Cumplimiento de objetivos y metas establecidas para las operaciones y programas: n

n

La administración es responsable de los objetivos, políticas, planes y procedimientos y el logro de los resultados de operación. A la Auditoría Interna le corresponde verificar el cumplimiento de lo establecido por la Admón. Y de ser necesario, proporcionar apoyo en el diseño y desarrollo previo a su implantación. 80 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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1.2 ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA INTERNA n

El alcance de la auditoría interna debe incluir la revisión y evaluación de la estructura del control interno COSO, para determinar si el mismo es efectivo y eficiente.

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Alcance de la Auditoría Interna n

n

El alcance abarca la ejecución del plan de trabajo. Sin embargo, la Gerencia y el Consejo de Administración proporcionan una dirección sobre dicho alcance. El propósito de la revisión del Control Interno COSO es determinar si se cumplen los objetivos del mismo. 82 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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1.3 NATURALEZA DE LA AUDITORÍA INTERNA n

Función de la Auditoría Interna.

n

La Auditoría Interna como elemento de control.

n

Ubicación de la Auditoría Interna en la estructura organizacional. 83 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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FUNCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA De acuerdo con su definición, es: servirle a la empresa como un instrumento de control gerencial, con el propósito que le permita alcanzar sus objetivos, agregar valor y mejorar la eficiencia y eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno. 84 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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LA AUDITORÍA INTERNA COMO ELEMENTO DEL CONTROL n

La auditoría interna examina y evalúa los procesos de planeación, organización y dirección para determinar si existe una garantía razonable de que se logren las metas y objetivos, dichas evaluaciones en conjunto, proporcionan información para evaluar el sistema integral de control. 85 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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LA AUDITORÍA INTERNA COMO ELEMENTO DEL CONTROL Disponer de un proceso de gestión de riesgos efectivo facilita la identificación de controles clave relacionados con los riesgos inherentes importantes. Gestión de Riesgo Empresariales (ERM, por sus siglas en inglés) es un término de uso común.

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LA AUDITORÍA INTERNA COMO ELEMENTO DEL CONTROL El Committee of Sponsoring Organizations (COSO) of the Treadway Commission define el ERM como: “un proceso efectuado por el Consejo, la alta dirección y restante personal de una entidad, aplicable a la definición de estrategias en toda la empresa y diseñado para identificar acontecimientos potenciales que puedan afectar a la entidad, gestionar sus riesgos dentro de su apetito de riesgo y proporcionar una seguridad razonable sobre el logro de los objetivos de la entidad”. 87 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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Conceptos básicos de la Administración de Riesgos Corporativos. n n

n

n

n

n

Proceso continuo que fluye por toda la entidad. Es realizado por su personal en todos los niveles de la organización. Se aplica en el establecimiento de la estrategia. En toda la entidad, cada nivel, cada unidad. Está diseñado para identificar acontecimientos potenciales que, de ocurrir, afectarían a la entidad. Es capaz de proporcionar seguridad razonable al Consejo de Administración y a la Dirección de la entidad. Orientada al logro de objetivos. 88 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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Beneficios del COSO ERM n

n n n n n n n

COSO proporciona un marco integral del control interno y herramientas de valuación para evaluar el sistema de control Alinea el apetito de riesgo con la estrategia corporativa Proporciona respuestas integradas a los múltiples riesgos Mejora el nivel de las respuestas al riesgo Reduce la posibilidad de sorpresas y pérdidas Identifica y administra los riesgos a nivel corporativo Prepara a la empresa para tomar ventaja de las oportunidades Ayuda a mejorar el uso del capital disponible

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COMPONENTES DE LA ADMÒN. DE RIEGOS CORP. MODELO COSO

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COMPONENTES DE LA ADMÒN. DE RIEGOS CORP. MODELO COSO

Este cubo está representado por: n n n

Cuatro categorías de objetivos. Ocho componentes, y La entidad y sus unidades.

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COMPONENTES DE LA ADMÒN. DE RIEGOS CORP. MODELO COSO n

Categorías de Objetivos: 1. 2. 3. 4.

Estratégicos Operativos De reporte, y Cumplimiento.

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COMPONENTES DE LA ADMÒN. DE RIEGOS CORP. MODELO COSO n

n

Estratégicos: Se refieren a lo que se aspira alcanzar. Sea “misión”, “visión”, o finalidad. Operativos: Se refiere a la efectividad y eficiencia de las operaciones de la entidad, incluyendo objetivos de rendimiento y rentabilidad y salvaguarda de recursos frente a pérdidas 93 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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COMPONENTES DE LA ADMÒN. DE RIEGOS CORP. MODELO COSO n

n

De reporte: Relativo a la confiabilidad de reportes. Incluyen reportes internos y externos y deben involucrar información financiera y no financiera. De cumplimiento: Se refieren al cumplimiento de leyes y regulaciones relevantes. 94 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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ELEMENTOS DEL COSO: n

Los elementos son los siguientes: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Ambiente Interno (De control y de trabajo). Establecimiento de objetivos. Identificación de eventos (riesgos) Evaluación del riesgo. Respuesta al riesgo. Actividades de control. Información y comunicación. Supervisión (monitoreo) 96 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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1. AMBIENTE DE CONTROL Y DE TRABAJO n

Es la base fundamental para los otros componentes del COSO ERM (Gestión de Riesgo Empresarial), dando disciplina y estructura. Incide en: n El modo en que las estrategias y objetivos son establecidos, las actividades del negocio son estructuradas e identifican y evalúan los riesgos, y actúa sobre ellos. n

Incide en la concientización del personal, respecto del riesgo y el control.

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Ambiente de Control y Trabajo n

n

n

Influye en estrategia y objetivos, actividades de negocio, riesgos identificados, evaluación de riesgos y acciones sobre éstos. Influye en el diseño de actividades de control, sistemas de información y comunicación, y supervisión de actividades. Aquí es donde las metas establecidas por la Dirección, la filosofía, apetito y cultura de riesgo también emanados de la Dirección, integra a ERM con todas las actividades relacionadas. 98 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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2. ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS. Es la condición previa para la identificación de eventos, la evaluación de riesgos y la repuesta a ellos. Tienen que existir primero los objetivos para que la dirección pueda identificar y evaluar los riesgos que impiden su consecución y adoptar medidas para administrar dichos riesgos. n

n

Objetivos relacionados. (operativos, cumplimiento) Objetivos estratégicos. (misión, visión)

reporte,

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Establecimiento de Objetivos n

OPERATIVOS: n

Se corresponden con la efectividad y eficiencia de las operaciones de la entidad, incluyendo los objetivos de rendimiento y rentabilidad y de salvaguarda de recursos frente a pérdidas.

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Establecimiento de Objetivos n

OBJETIVOS DE REPORTE: n

Relativos a la confiabilidad de reportes. Incluyen reportes internos y externos y deben involucrar la información financiera y no financiera.

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Establecimiento de Objetivos n

OBJETIVOS DE CUMPLIMIENTO: n

Se refieren al cumplimiento de leyes y regulaciones relevantes. dependen de factores externos y tienden a ser similares entre entidades, en algunos casos, y sectorialmente, en otros. Ciertos objetivos dependen del tipo de negocio de la entidad. Ej: algunas empresas remiten información a agencias medioambientales y otras que cotizan en la bolsa, a los reguladores de los mercados de valores. Estos requisitos externos se establecen por leyes y regulaciones. 105 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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Establecimiento de Objetivos

•

Los objetivos deben ser: - Alcanzables - Medibles - Orientados a resultados - Realizables en un tiempo dado - Específicos

• El tener objetivos no garantiza el éxito contra la competencia. • El éxito organizacional no se puede asegurar, aunque exista un buen desempeño.

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3. IDENTIFICACIÓN DE EVENTOS - RIESGOS n

n

Eventos: Son incidentes o acontecimientos, derivados de fuentes internas o externas, que afectan a la implementación de la estrategia o la consecución de objetivos. Pueden ser positivos o negativos, o de ambos tipos a la vez. En otras palabras son las incertidumbres. Las que no se saben si ocurrirán, ni su impacto.

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Identificacion de Eventos - Riesgos Los eventos pueden tener efectos positivos, negativos, o ambos - Negativo (riesgo): evaluar y formular respuesta - Lo importante es identificar los riesgos potenciales que pueden alejar a la empresa de la consecución de los objetivos estratégicos y operacionales

- Positivo (oportunidad): canalizarlo mediante estrategia administrativa y establecimiento de objetivos

Evento 1 Evento 2 Evento 3 Evento 4

Grupo 1

Grupo 2

Grupo 3 ü

Grupo 4

ü ü

ü

ü

ü ü

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Tipos de Riesgos

Operacionales - Sistemas operativos - Expectativas no reales - Aptitud errónea/gente - Ejecución - Procesos de ventas - Errores - Cultura errónea - Pérdida de buenos clientes

- Comunicaciones pobres - Cumplimiento - Interrupción del negocio - Falla en Productos/Servicios - Entorno - Salud y Seguridad -Capacidad productiva - Vacío en el desempeño - Cíclico (cycle time) - Obsolescencia

Estratégicos

Financieros

- Oportunidad

- Tasas de Interés

- Falta de oferta de productos

- Moneda

- Desgaste del mercado

- Volatilidad en los precios

- Conflicto de conducta

- Flujo de Efectivo

- Presupuesto y Planeación

- Inventario Ineficiente

- Reportes Financieros

- Costo de Oportunidad

- Impuestos

- Incumplimiento de Crédito

- Reportes sobre Reglamentos

- Pérdida de empleados de calidad - Satisfacción del cliente - Desarrollo de productos

Azarosos - Daños a Propiedades/Personas - Errores y omisiones - Robo/Fraude - Seguridad - Siniestro (por ejemplo, auto)

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Identificación de Eventos n

FACTORES EXTERNOS. n n n n n

Económicos Medioambientales Políticos Sociales Tecnológicos

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Identificación de Eventos n

n

n

n

n

Económicos: cambios de precios, disponibilidad de capital, barreras a la entrada de la competencia, costos de capital y competidores nuevos. Medio ambientales: inundaciones, incendios, terremotos, acceso restringido a materias primas o la pérdida de capital humano. Políticos: elección de gobiernos nuevos, leyes, regulaciones que provocan nuevas restricciones. Sociales: cambios demográficos, costumbres sociales, actividad terrorista, paros en la producción. Tecnológicos: nuevos medios de comercio electrónico que generan mayor disponibilidad de datos. 112 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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Identificación de Eventos n

FACTORES INTERNOS. n n n n

Infraestructura Personal Procesos Tecnología

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Identificación de Eventos n

n

n

n

Infraestructura: asignación de capital para mantenimiento preventivo y el apoyo a centros de atención de clientes para mejorar su satisfacción. Procesos: modificación de procesos, errores en su ejecución, pérdidas de cuotas de mercado, insatisfacción de cliente. Personal: incremento de Personal: accidentes laborales, actividades fraudulentas, vencimiento de convenios colectivos, daños reputacionales, paros en la producción. Tecnología: fallos de seguridad y la potencial caída de los sistemas dan lugar a atrasos en la producción, transacciones fraudulentas e incapacidad para continuar las operaciones del negocio. 114 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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4. EVALUACIÓN DEL RIESGO Permite a la entidad a considerar la amplitud con que los eventos potenciales impactan en la consecución de los objetivos n

n

Riesgo inherente: al que se enfrenta en ausencia de acciones de la dirección para modificar su probabilidad. Riesgo residual: es el que permanece después de que la dirección desarrolle sus respuestas a los riesgos.

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Evaluación del Riesgo Riesgo = Probabilidad X Impacto X Valor del Activo - Controles

Riesgo Inherente

Riesgo Inherente: riesgo para la entidad en ausencia de cualquier acción realizada por la administración para alterar la probabilidad o el impacto.

Respuesta al Riesgo

Riesgo Residual

Riesgo Residual: riesgo remanente después de la acción realizada por la administración para alterar su probabilidad o impacto.

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Evaluación del Riesgo 1. Tormenta (brainstorm) de ideas sobre riesgos y oportunidades 2. Crear un Universo de Riesgos (inventario de riesgos) 3. Identificar de raíz las causas y las correlaciones 4. La mejor forma es tener sesiones de facilitación 5. Calcular el impacto del riesgo usando la misma medida de los objetivos 6. Calcular los escenarios mínimo, máximo y probable 7. Preparar un mapa de riesgo (risk map) 8. Priorizar riesgos y oportunidades basados en su valor ponderado 9. Identificar los riesgos clave que requieren atención estratégica

Tormenta de Ideas

Peso/Cálculo

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Priorizar

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Evaluación del Riesgo Impacto

Probabilidad

1

Mínimo

1

Baja

2

Bajo

2

Menor

3

Moderado

3

Media

4

Severo

4

Mayor

5

Catastrófico

5

Alta

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Evaluación del Riesgo Riesgos

Area Territorial

Impacto

Probabilidad

Score

Nomina

Capital

4

3

12

Nomina

Norte

5

2

10

Nomina

Sur

2

3

6

Nomina

Este

3

2

6

Compras

Capital

5

3

15

Compras

Norte

5

2

10

Compras

Sur

2

3

6

Compras

Este

2

2

4

Capacitacion

Capital

1

3

3

Capacitacion

Norte

1

2

2

Capacitacion

Sur

3

3

9

Capacitacion

Este

5

2

10 Total Score

Numeros mayores indican mayor intensidad Imprescindible definir valores y medidas claramente

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Capital

30

Norte

22

Sur

21

Este

20

1 2 1

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Mapa de Riesgos Riesgos Críticos 5

Impacto 9

7

2

8

3

1

4 6 Riesgos Menores

Probabilidad 122 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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Evaluación del Riesgo

Impacto

Estratégico Operacional

Azar/ Siniestros

Financiero

Dificultad para Administrar 123 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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5. RESPUESTA A LOS RIESGOS Una vez evaluados los riesgos, la dirección determina cómo responder a ellos, (portafolio de riesgos). n

n n

n

Evitar: supone salirse de las actividades que los generen. Reducir: es tomar decisiones para reducirlos. Compartir: se reduce compartiendo el riesgo. (seguros) Aceptar: no se emprende ninguna acción.

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Respuesta a los Riesgos • Opciones y su efecto en la probabilidad e impacto de un evento • Relación con: tolerancia al riesgo, costo versus beneficios • Seleccionar respuestas que traerán la probabilidad e impacto de un evento dentro de la tolerancia al riesgo de la entidad • Identificar y asignar responsabilidad para responder al riesgo • Cuatro Tipos de Respuesta al Riesgo - Elusión

- Reducción

- Compartir

- Aceptación

• Redimensionar el riesgo sobre una base residual y desde una perspectiva de portafolio • Algunos niveles de riesgo residual siempre existirán 127 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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6. ACTIVIDADES DE CONTROL Son las políticas y procedimientos que ayudan a asegurar que ya no se van a dar dichos riesgos (Controles internos preventivos, controles sobre sistemas de información, y controles generales).

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Actividades de Control • Las políticas y procedimientos que ayudan a asegurar las respuestas al riesgo se llevan a cabo adecuadamente - Política: qué debe hacerse - Procedimiento: cómo debe hacerse • Parte del proceso de lograr los objetivos del negocio • Importancia de los sistemas de información - Controles generales: aseguran que los sistemas trabajan apropiadamente, infraestructura, seguridad, compras de software, licencias, desarrollo y mantenimiento, reportes de actividades - Controles de aplicaciones: aseguran la integridad, exactitud, autorización, validez de la captura de datos y proceso de transacciones, interfases de datos.

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7. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN. n

n

n n

La información es necesaria en todos los niveles de la organización para identificar, evaluar y dar respuesta al riesgo. Se debe identificar, capturar y comunicar en tiempo y forma que permita al personal cumplir con sus responsabilidades. La información relevante es obtenida de fuentes internas y externas. La comunicación se debe realizar en sentido amplio y fluir por toda la entidad en todos sentidos. Debe existir una comunicación adecuada con partes externas a la organización como clientes, proveedores, reguladores y accionistas. 135 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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Información y Comunicación • De fuentes internas y externas • Identifica, captura, analiza y comunica a quienes lo necesitan • Forma y tiempo • Útil para llevar a cabo responsabilidades • Fluye hacia abajo, hacia arriba y a lo largo de la organización • Intercambio con partes externas: clientes, proveedores, legisladores, accionistas • Útil para identificar, evaluar y responder a riesgos, mover la entidad y lograr los objetivos

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8. SUPERVISIÓN (MONITOREO) La Administración de Riesgos Corporativos de una entidad cambia con el tiempo. Las respuestas a los riesgos que antaño eran efectivas pueden llegar a ser irrelevantes; por lo tanto tienen que revisarse constantemente. Se puede realizar a través de: n n

Actividades permanentes O mediante evaluaciones independientes. 138 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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Supervisión (Monitoreo) n

A través de actividades permanentes. n

n

Son los directores de línea o función de apoyo quienes llevan a cabo las actividades de monitoreo y dan meditada consideración a las implicaciones de la información que reciben. Ej. Aprobación de transacciones, reconciliaciones de cuentas de balance y la verificación y exactitud de los cambios en archivos maestros.

Mediante evaluaciones independientes

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Supervisión (Monitoreo)

• Verificar que los componentes están presentes y funcionando • Verificar su calidad en el curso del tiempo • Dos caminos: Evaluaciones sobre la marcha o separadas • La documentación varía: tamaño y complejidad de la organización • La falta de documentación no significa que los componentes no existan o no puedan ser probados. La documentación hace que la supervisión sea más efectiva y eficaz • Reportar las deficiencias a quienes pueden tomar la acción apropiada

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ROLES Y RESPONSABILIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS CORPORATIVOS. n

n

Todo el personal en una entidad tiene algún tipo de responsabilidad en la administración de riesgos. El marco integrado de administración de riesgos de COSO ERM trata los siguientes roles internos y sus responsabilidades. n Directorio n Gerencia. n Oficial de riesgo n Gerentes financieros n Auditores internos n Resto del personal. 142 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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Papeles y Responsabilidades Matriz de Responsabilidades A NIVEL COMPAÑÍA

Elemento de Control Interno Pensamiento Estratégico Planeación Interna Establecimiento de Metas Marco de Competencia Mantener el Alma de las Habilidades Soluciones con Innovaciones Aceptación de Riesgo Procesos y Metodologías Incentivos Mejora Continua Desarrollo de las Personas Valor para el Accionista Información y Análisis Orientación de Resultados Planeación Exitosa

UNIDADES OPERATIVAS Director Director Director Director Otros Director Otros Contralor Financiero Ejecutivo Operativo Financiero Gerentes de Unidad Gerentes de Unidad ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü

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Papeles y Responsabilidades Grupo Consejo de Directores: Administración Funcionario del Riesgo

Auditores Internos

Responsabilidades Dirección, Estrategia, Tono en la Cumbre, Riesgo, Apetito, Respuestas de ERM y del Riesgo Dueños de ERM, tono en la cumbre, liderazgo, delegar responsabilidades apropiadamente, influencia a lo largo de unidades múltiples Mantener una administración eficaz del riesgo, supervisar avances, reportar información relevante Supervisar ERM y la calidad del desempeño. Asesorar a la administración, al consejo y al Comité de Auditoría, supervisando, revisando, evaluando, reportando y recomendando mejoras

ERM es responsabilidad de cada uno. Todos los empleados utilizan, producen o tienen información útil en ERM. Tomar acciones para administrar eventos y riesgos.

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También trata el rol de los terceros a la organización, ya que proveen información útil para una adecuada administración: n n n n n

Auditores internos. Legisladores y reguladores Clientes, proveedores. Analistas financieros, Medios de comunicación.

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Eficacia de COSO ERM • Un estado o condición en un momento dado • Eficacia: todos los ocho componentes están presentes y funcionando • Puede haber diferencias entre entidades, industrias y combinaciones de componentes. Diferencias debido a culturas diferentes, tamaño, industria, filosofía. • Conceptos aplicables a todas las entidades sin importar su tamaño. • Diferentes niveles de formalidad. • Deben considerarse las relaciones externas (inversión conjunta, asociaciones) que no están bajo un control directo.

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1.4 IMPORTANCIA E INDEPENDENCIA DE LA AUDITORÍA INTERNA n

IMPORTANCIA: La auditoría interna es un instrumento de medición y evaluación de lo efectivo de la estructura de control interno de una entidad, contribuye con ésta para alcanzar los objetivos básicos, mencionados anteriormente.

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Roles Críticos de la Auditoría Interna • Proporcionar seguridad en los procesos de gestión de riesgo • Proporcionar seguridad de que los riesgos están siendo evaluados correctamente • Evaluar los procesos de gestión de riesgo • Evaluar los informes de los riesgos clave • Revisar el manejo de los riesgos claves identificados

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Roles Que la Auditoría Interna Puede Realizar • Facilitar la identificación y evaluación de los riesgos • Entrenar a la gerencia en responder a los riesgos • Coordinar las actividades de Gestión de Riesgo Empresarial (ERM) • Consolidar el informe sobre los riesgos • Mantener y desarrollar el Marco de Gestión de Riesgo Empresarial (ERM) • Promocionar el establecimiento de Gestión de Riesgo Empresarial (ERM) • Desarrollar la estrategia de Gestión de Riesgo Empresarial (ERM) para la aprobación de la Junta Directiva

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Roles Que la Auditoría Interna No Debe Realizar

• Fijar el nivel de riesgo aceptable • Imponer procesos de manejo de riesgo • Representar a la gerencia en relación a riesgos • Tomar decisiones en relación a respuestas relativas a riesgo • Implementar, a nombre de la gerencia, respuestas con relación a riesgos • Responsabilidad en el manejo de riesgos

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Independencia de la Auditoría Interna Norma 1100 n

Para que la auditoría interna funcione bien debe tener dos características: n

n

Nivel organizacional El departamento de Auditoría Interna debe estar ubicado adecuadamente para que le permita el cumplimiento de sus responsabilidades y así lograr sus objetivos. Objetividad Al realizar cada trabajo de auditoría los Auditores Internos deben mantener una actitud mental positiva y objetiva y no permitir influencias por juicios de otras personas. n

Guía de auditoria interna No. 2 IGCPA Pág. 3-5

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UBICACIÓN DE AUDITORÍA INTERNA - ORGANIGRAMA EMPRESA LA CHABELA, S. A. ACCIONISTAS

AUD. INTERNA

JUNTA DIRECTIVA

GERENTE GENERAL

PRODUCCIÓN

VENTAS

MERCADEO

CONTABILIDAD

FIN. Y ADMÓN.

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UNIDAD No 3 3.1 Normas sobre atributos: n

CONOCIMIENTO TÉCNICO Y CAPACIDAD PROFESIONAL. n n n

n

Departamento de Auditoría Interna Director de Auditoría Interna (Auditor Interno) Requisitos profesionales de los Auditores Internos. Perfil del Auditor Interno.

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NORMAS SOBRE ATRIBUTOS Las Normas sobre Atributos tratan las características de las organizaciones y las personas que prestan servicios de auditoría Interna (1000 – 1322).

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NORMAS SOBRE ATRIBUTOS (Revisión febrero 2011) n

1000 Propósito, autoridad y responsabilidad

n

1010 Reconocimiento de la definición de auditoría interna, el Código de Ética y las Normas en el estatuto de auditoría interna 1100 Independencia y objetividad 1110 Independencia dentro de la organización 1111 Interacción directa con el consejo 1120 Objetividad individual 1130 Impedimentos a la independencia u objetividad 1200 Actitud y cuidado profesional 1210 Aptitud 1220 Cuidado profesional

n n n n n n n n

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NORMAS SOBRE ATRIBUTOS n n n

n n n

n

n

1230 Desarrollo profesional continuo 1300 Programa de aseguramiento y mejora de la calidad 1310 Requisitos del programa de aseguramiento y mejora de la calidad 1311 Evaluaciones internas 1312 Evaluaciones externas 1320 Informe sobre el programa de aseguramiento y mejora de la calidad 1321 Utilización de “Cumple con las Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna” 1322 Declaración de incumplimiento 156 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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1000 Propósito, autoridad y responsabilidad n

El propósito, la autoridad y la responsabilidad de la actividad de auditoría interna deben estar formalmente definidos en un estatuto, de conformidad con la definición de auditoría interna, el Código de Ética y las Normas. El director de auditoría interna debe revisar periódicamente el estatuto de auditoría interna y presentarlo a la alta dirección y al Consejo para su aprobación.

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1000 Propósito, autoridad y responsabilidad Interpretación: El estatuto de auditoría interna es un documento formal que define el propósito, la autoridad y la responsabilidad de la actividad de auditoría interna. El estatuto de auditoría interna establece la posición de la actividad de auditoría interna dentro de la organización; incluyendo la naturaleza de la relación funcional del director de auditoría interna con el Consejo; autoriza su acceso a los registros, al personal y a los bienes relevantes para el desempeño de los trabajos; y define el alcance de las actividades de auditoría interna. La aprobación final del estatuto de auditoría interna corresponde al Consejo.

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1010 Reconocimiento de la definición de auditoría interna, el Código de Ética y las Normas en el estatuto de auditoría interna

La naturaleza obligatoria de la definición de auditoría interna, el Código de Ética y las Normas debe estar reconocida en el estatuto de auditoría interna. El director de auditoría interna debería tratar la definición de auditoría interna, el Código de Ética y las Normas con la alta dirección y el Consejo.

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1100 Independencia y objetividad

La actividad de auditoría interna debe ser independiente, y los auditores internos deben ser objetivos en el cumplimiento de su trabajo.

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INDEPENDENCIA DE LA AUDITORÍA INTERNA n

Es la libertad de condicionamientos que amenazan la capacidad de llevar a cabo las responsabilidades de la actividad de auditoría interna de forma neutral. Con el fin de lograr el grado de independencia necesario para cumplir eficazmente las responsabilidades de la actividad de auditoría interna, el Director de auditoría de Auditoría Interna, debe tener acceso directo e irrestricto a la alta dirección y al Consejo.

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1110 Independencia dentro de la organización El director de auditoría interna debe responder ante un nivel jerárquico tal dentro de la organización que permita a la actividad de auditoría interna cumplir con sus responsabilidades. El director de auditoría interna debe ratificar ante el Consejo, al menos anualmente, la independencia que tiene la actividad de auditoría interna dentro de la organización.

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1111 Interacción directa con el Consejo

El director de auditoría interna debe comunicarse e interactuar directamente con el Consejo de Administración.

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1120 Objetividad Individual n

Objetividad: Los Auditores Internos, deben tener una actitud imparcial y neutral y evitar conflicto de intereses. La objetividad es una actitud mental neutral que permite a los auditores internos desempeñar su trabajo con honesta confianza en el producto de su labor y sin comprometer su calidad. 164 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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1130 Impedimentos a la Independencia u Objetividad n

Si la independencia u objetividad se viese comprometida de hecho o en apariencia, los detalles del impedimento deben darse a conocer a las partes correspondientes. La naturaleza de esta comunicación dependerá del impedimento.

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1130 Impedimentos a la Independencia u Objetividad n

n

1130.A1 – Los auditores internos deben abstenerse de evaluar operaciones específicas de las cuales hayan sido previamente responsables. Se presume que hay impedimentos de objetividad si un auditor interno proporciona servicios de aseguramiento para una actividad de la cual el mismo haya tenido responsabilidades en el año inmediato anterior. 1130.A2 – Los trabajos de aseguramiento para funciones por la cuales el director de auditoría interna tiene responsabilidades deben ser supervisadas por alguien fuera de la actividad de auditoría interna.

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1200 Aptitud y debido cuidado profesional Los trabajo deben cumplirse con aptitud y cuidado profesional adecuados. n

1. La aptitud y el cuidado profesional son responsabilidades del director de auditoría interna (DAI) y de cada auditor interno. El DAI, en su calidad de director, debe asegurar que las personas asignadas a cada trabajo posean, en conjunto, los conocimientos, técnicas y otras competencias para realizar el trabajo adecuadamente.

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1200 Aptitud y debido cuidado profesional 1210 Aptitud: Los auditores internos deben reunir los conocimientos, las aptitudes y otras competencias necesarias para cumplir con sus responsabilidades individuales. La actividad de auditoría interna, colectivamente, debe reunir u obtener los conocimientos, las aptitudes y otras competencias necesarias para cumplir con sus responsabilidades. n Aptitud para la aplicación de las normas, procedimientos y técnicas de auditoría interna al desempeñar los trabajos. n Aptitud en los principios y técnicas contables si los auditores internos trabajan regularmente con registros e informes financieros. n Conocimientos para identificar los indicadores de fraude. n Conocimiento de los riesgos clave de tecnología informática y sus controles, y de las técnicas disponibles de auditoría basadas en tecnología. 168 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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1220 Cuidado profesional n

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n n

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n n

Los auditores internos deben cumplir su trabajo con el cuidado y la aptitud que se esperan de un auditor interno razonablemente prudente y competente. El cuidado profesional adecuado no implica infalibilidad. 1220.A1 – El auditor interno debe ejercer el debido cuidado profesional al considerar: El alcance necesario para alcanzar los objetivos del trabajo; La relativa complejidad, materialidad o significatividad de asuntos a los cuales se aplican procedimientos de aseguramiento; La adecuación y eficacia de los procesos de gobierno, gestión de riesgos y control; La probabilidad de errores materiales, fraude o incumplimiento; y El costo de aseguramiento en relación con los beneficios potenciales

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1230 Debido cuidado profesional Los auditores internos deben perfeccionar sus conocimientos, aptitudes y otras competencias mediante la capacitación profesional continua. n

n

1. Los auditores internos son responsables de continuar su formación a fin de mejorar y mantener su competencia profesional Los auditores internos deben mantenerse informados de las mejoras y de la evolución de las normas, procedimientos y técnicas de auditoría internas, incluyendo la guía profesional denominada Marco Internacional para la Práctica Profesional (MIPP) que emite el Instituto de Auditores Internos. Se alienta a los auditores internos a demostrar su aptitud mediante la obtención de una certificación profesional apropiada, tal como la designación CIA (Certified Internal Auditor – Auditor Interno Certificado), otras designaciones ofrecidas por el Instituto de Auditores Internos y otras designaciones relacionadas con auditoría interna. 170 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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1300 PROGRAMA DE ASEGURAMIENTO Y MEJORA DE LA CALIDAD

n

El director de auditoría interna debe desarrollar y mantener un programa de aseguramiento y mejora de la calidad que cubra todos los aspectos de la actividad de auditoría interna. Interpretación: Un programa de aseguramiento y mejora de la calidad está concebido para permitir una evaluación del cumplimiento de la definición de auditoría interna y las Normas por parte de la actividad de auditoría interna, y una evaluación de si los auditores internos aplican el Código de Ética. Este programa también evalúa la eficiencia y eficacia de la actividad de auditoría interna e identifica oportunidades de mejora.

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1310 Requisitos del programa de aseguramiento y mejora de la calidad (PAMC)

n

n

El programa de aseguramiento y mejora de la calidad debe incluir tanto evaluaciones internas como externas. El PAMC debe ser suficientemente integral de modo de abarcar todos los aspectos de la operación y gestión de una actividad de auditoría interna, según se establece en la Definición de Auditoría Interna, el Código de Ética y las Normas, y en las mejores prácticas de la profesión. El PAMC es realizado por el DAI o bajo su supervisión directa. Excepto en las actividades de auditoría interna de pequeño tamaño, el DAI generalmente delegará la mayoría de las responsabilidades del PAMC a sus subordinados.

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1310 Requisitos del programa de aseguramiento y mejora de la calidad (PAMC) En ambientes de gran tamaño o complejos (por ejemplo, varias unidades de negocio o localizaciones), el DAI establece una función del PAMC, encabezada por un ejecutivo de auditoría interna, independiente de los segmentos de auditoría y consultoría de la actividad de auditoría interna. Este personal ejecutivo (y limitado) administra y vigila las actividades necesarias para un PAMC exitoso.

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1311 Evaluaciones Internas Las evaluaciones internas deben incluir: n El seguimiento continuo del desempeño de la actividad de auditoría interna, y n Revisiones periódicas mediante autoevaluación o por parte de otras personas dentro de la organización con conocimientos suficientes de las prácticas de auditoría interna. n Interpretación: El seguimiento continuo forma parte integral de la supervisión, revisión y medición del día a día de la actividad de auditoría interna.

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1311 Evaluaciones Internas Está incorporado en las prácticas y políticas de rutina usadas para administrar la actividad de auditoría interna, y utiliza procesos, herramientas e información considerados necesarios para evaluar el cumplimiento de la definición de auditoría interna y las Normas, y la aplicación del Código de Ética. Las revisiones periódicas son evaluaciones de propósito especial para evaluar el cumplimiento de la definición de auditoría interna, el Código de Ética y las Normas. Al menos una vez al año, el DAI informa a la alta dirección y al consejo de administración sobre los resultados de las evaluaciones internas, los planes de acción necesarios y su implantación adecuada.

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1312 Evaluaciones Externas

n n

Deben realizarse evaluaciones externas al menos una vez cada cinco años por un revisor o equipo de revisión cualificado e independiente, proveniente de fuera de la organización. El director de auditoría interna debe tratar con el Consejo: La necesidad de evaluaciones externas más frecuentes, y Las cualificaciones e independencia del revisor o equipó de revisión externo, incluyendo cualquier conflicto de intereses potencial. Interpretación: Un revisor o equipo de revisión cualificado demuestra su competencia en dos áreas: la práctica profesional de la auditoría interna y el proceso de evaluación externa. 176 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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1312 Evaluaciones Externas

En el caso de un equipo de revisión, no es necesario que todos los miembros cuenten con todas las competencias; es el equipo en su conjunto el que está cualificado. El director de auditoría interna utilizará su juicio profesional para valorar si un revisor o equipo de revisión demuestra la competencia suficiente para considerarse cualificado. Un revisor o equipo de revisión independiente es aquél que no tiene conflictos de intereses reales o aparentes, y no forma parte ni está bajo el control de la organización a la cual pertenece la actividad de auditoría interna.

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1320 Informe sobre el programa de aseguramiento y mejora de la calidad El director de auditoría interna debe comunicar los resultados del programa de aseguramiento y mejora de la calidad a la alta dirección y al Consejo. Interpretación: Para demostrar el cumplimiento de la definición de auditoría interna, el Código de Ética y las Normas, los resultados de las evaluaciones periódicas internas y externas se comunican al finalizar tales evaluaciones, y los resultados del seguimiento continuo se comunican al menos anualmente. Los resultados incluyen la evaluación del revisor o equipo de revisión con respecto al grado de cumplimiento.

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1321 Utilización de “Cumple con las Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna” El director de auditoría interna puede manifestar que la actividad de auditoría interna cumple con las Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna sólo si los resultados del programa de aseguramiento y mejora de la calidad apoyan esa declaración. Interpretación: La actividad de auditoría interna cumple con las Normas cuando alcanza los resultados descritos en la definición de auditoría interna el código de ética y las Normas. Los resultados del programa de aseguramiento y mejora de la calidad incluyen los resultados tanto de las evaluaciones internas como de las externas. Toda actividad de auditoría interna tendrá resultados de evaluaciones internas. Aquellas actividades cuya existencia exceda los cinco años tendrán también resultados de evaluaciones externas.

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1322 Declaración de Incumplimiento

Cuando el incumplimiento de la definición de auditoría interna, el Código de Ética o las Normas afecta el alcance u operación general de la actividad de auditoría interna, el director de auditoría interna debe declarar el incumplimiento y su impacto ante la alta dirección y el Consejo.

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Actividad de la Auditoría Interna El departamento de auditoría interna o unidad de auditoría interna, actúa como asesor gerencial en todos los campos de la organización a que pertenece, basado en los exámenes que realiza determina la eficiencia, efectividad y economía con que los entes públicos y privados realizan la ejecución, control e información de la actividades y como producto de lo cual proporciona recomendaciones para la actualización y mejora de la organización y los sistemas en funcionamiento.

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DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA INTERNA

El Director de Auditoría Interna es responsable por: n Reclutamiento del personal, n Conocimientos, experiencia y disciplinas. n Supervisión. 182 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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Reclutamiento del Personal 2. El director de auditoría interna (DAI) debe establecer los criterios apropiados de educación y experiencia para cubrir los puestos de auditoría interna, teniendo en cuenta el alcance del trabajo y el nivel de responsabilidad. El DAI debe obtener una seguridad razonable de las cualidades y aptitudes de cada candidato. 183 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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Conocimientos, experiencias y disciplinas n

El personal de auditoría interna debe poseer conocimientos, experiencias y disciplinas para realizar el trabajo y habilidad para aplicar los procedimientos y técnicas de auditoría. De acuerdo al alcance del trabajo, el auditor puede emplear consultores especializados en las disciplinas necesarias para cumplir con las responsabilidades de auditoría.

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El Auditor Interno es responsable que el personal de auditoría interna cuente con conocimientos técnicos y capacidad profesional y deberá asignar a cada trabajo, personal con experiencia y disciplinas necesarias para realizar el mismo.

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Supervisión: El auditor interno es responsable de las asignaciones de auditoría interna, por lo tanto, debe ejercer una adecuada supervisión desde la planeación hasta la realización del trabajo de auditoría.

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La supervisión incluye: n

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Dar instrucciones al personal de auditoría interna desde el inicio hasta el final de la revisión. Verificar el cumplimiento del programa general de auditoría previamente aprobado, adicionalmente si existiera una desviación, deber ser justificada y aprobada. Elaborar un programa de revisión y velar por su cumplimiento.

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Verificar que los papeles de trabajo soporten adecuadamente la evidencia comprobatoria de los hallazgos de auditoría, los procedimientos y las conclusiones. Determinar que los informes de auditoría sean objetivos, comprensibles, oportunos y que contengan las recomendaciones pertinentes. Debe incluirse dentro de los papeles de trabajo, la evidencia que soporta la revisión.

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Auditor Interno n n n n n

Cumplimiento con Normas de ética. Conocimiento y experiencia. Relaciones humanas y comunicación. Desarrollo profesional continuo Debido cuidado profesional

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Cumplimiento de las normas de conducta: n

Los auditores internos deben cumplir con las normas personales de conducta y apegarse a las normas de ética para graduados de contaduría pública y auditoría.

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Conocimientos y experiencias: Los auditores internos deben tener conocimientos y experiencias como sigue: n

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Habilidades para la aplicación de normas, técnicas y procedimientos de auditoría al desarrollar su trabajo. Habilidad en la aplicación de principios y técnicas contables al manejar registros e informes financieros. Experiencias en procedimientos administrativos para identificar y evaluar la importancia y efecto de las desviaciones de control interno. 191 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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Preparación suficiente en las áreas de contabilidad, economía, leyes, impuestos, finanzas, procesamiento electrónico de datos y administración, para detectar problemas y recomendar soluciones.

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Relaciones humanas y comunicación: Los auditores internos deben mantener relaciones satisfactorias con los auditores. Deben tener habilidad para comunicarse tanto oral como por escrito y transmitir clara y efectivamente los objetivos de auditoría, evaluaciones, conclusiones y recomendaciones. Adicionalmente debe hacer conciencia en los demás departamentos, sobre la importancia y bondades que ofrece la auditoría interna. 193 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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Desarrollo profesional continuo: Los auditores internos son responsables de continuar su desarrollo profesional. Debido cuidado profesional: n Los auditores al efectuar sus auditorías, deben contar el debido cuidado profesional, que requiere el empleo de sus conocimientos y experiencias en forma objetiva. n Adicionalmente, deben estar alertos ante posibles errores intencionales, omisiones, desperdicios, inefectividad y conflicto de intereses.

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Deben identificar controles inadecuados y hacer las recomendaciones para promover el cumplimiento de procedimientos y prácticas generalmente aceptadas. Deben realizar la planeación de la auditoría, tratando de cubrir aquellos aspectos relevantes en forma razonable. Esto no implica que su revisión sea detallada en todos los casos, por consiguiente no pueda dar una absoluta seguridad de que no existen errores e irregularidades. 195 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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En caso de errores e irregularidades deben reportar en forma oportuna a la autoridad competente, así como efectuar las recomendaciones pertinentes y darles seguimiento. Deberán considerar el alcance del trabajo para lograr los objetivos de auditoría, la importancia relativa de los asuntos a los que se aplican los procedimientos y adecuación y efectividad de los controles internos y el costo de la auditoría en relación a sus beneficios.

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REQUISITOS PROFESIONALES DEL AUDITOR INTERNO. Requisitos profesionales de los A.I Tomando en consideración la labor que desempeña el Auditor Interno en el nivel que ocupa en la Administración de la Empresa, es indispensable que cuente con los siguientes requisitos:

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REQUISITOS PROFESIONALES DE LOS AUDITORES INTERNOS. n n n n

n n n

Personalidad. Buenas relaciones interpersonales - pericia Capacidad técnica acorde al trabajo a desarrollar Experiencia en el desarrollo e implementación de controles. Actitud positiva en el trabajo. Creatividad. Desarrollo profesional adecuado. 198 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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PERFIL DEL AUDITOR INTERNO n n n n n n n n

INTEGRO OBJETIVO INDEPENDIENTE PREPARACIÓN TÉCNICA CAPAZ HONESTO PRODUCTIVO EN UNA PALABRA: PROFESIONAL 199 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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UNIDAD 4. ADMINISTRACIÓN DEL DEPTO. DE AUDITORÍA INTERNA. n n n n n n n n n

Propósito, autoridad y responsabilidad Estatuto de auditoría interna Planificación Políticas y procedimientos Administración y desarrollo profesional Comité de auditoría Auditores externos Control de calidad Manual de normas y procedimientos

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1000 Propósito, autoridad y responsabilidad n

El propósito, la autoridad y la responsabilidad de la actividad de auditoría interna deben estar formalmente definidos en un estatuto, de conformidad con la definición de auditoría interna, el Código de Ética y las Normas. El director de auditoría interna debe revisar periódicamente el estatuto de auditoría interna y presentarlo a la alta dirección y al Consejo para su aprobación.

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El Estatuto de Auditoría Interna n

n

El estatuto de auditoría interna es un documento formal que define el propósito, la autoridad y la responsabilidad de la actividad de auditoría interna. El estatuto de auditoría interna establece la posición de la actividad de auditoría interna dentro de la organización; incluyendo la naturaleza de la relación funcional del director de auditoría interna con el Consejo; autoriza su acceso a los registros, al personal y a los bienes relevantes para el desempeño de los trabajos; y define el alcance de las actividades de auditoría interna. La aprobación final del estatuto de auditoría interna corresponde al Consejo.

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Estatuto de la actividad del Depto. de auditoría interna n

Según la Guía No. 14 de Auditoría Interna, emitida por el Instituto de Contadores Públicos y Auditores – IGCPA, el Director de Auditoría Interna debe manejar adecuadamente el departamento de auditoría interna por lo tanto es responsable por la apropiada administración del departamento en lo que respecta a: 203 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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n

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Que el trabajo de auditoría cumpla con los propósitos generales y las responsabilidades aprobadas por la administración y aceptadas por el consejo de administración. Que los recursos del departamento sean utilizados de manera eficiente y efectiva. Que el trabajo de auditoría se apegue a los estándares para la práctica profesional de auditoría interna. 204 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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PROPÓSITOS, AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD. El Director de Auditoría Interna debe tener establecido el propósito, autoridad y responsabilidad del departamento. Por lo tanto, es responsable por obtener la aprobación de la Administración y la aceptación del Consejo de Administración de un documento escrito formal llamado estatuto (manual) para el departamento y divulgarse a todos los niveles de la administración. 205 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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n

Page 206

El documento debe contener como mínimo: n

n

n

n

Describir la posición del departamento dentro de la estructura de la Organización. Autorizar el acceso a registros, personal y recursos físicos para la ejecución de las auditorías. Definir el alcance de las actividades de Auditoría Interna. El contenido del documento debe revisarse periódicamente para mantenerse actualizado.

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n

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El alcance de las actividades puede cubrir: n n n

n

La evaluación de la estructura del control interno. Evaluación de la estructura organizacional. Revisión y evaluación de la validez, calidad y aplicación oportuna de los sistemas, procedimientos y métodos operativos, administrativos, contables y de procesamiento de datos. Revisión y evaluación de la oportunidad con que son preparados los reportes financieros, estadísticos y administrativos. 207 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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n

n

n

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Revisión operacional del cumplimiento de regulaciones fiscales, laborales, aduanales, cambiarias y monetarias. Evaluación de la exposición al riesgo cambiario y pérdidas por posición monetaria. Al definir el alcance, recordar que las funciones asignadas deben enmarcarse dentro de los objetivos del control interno. 208 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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PLANIFICACIÓN: n

EL Director de Auditoría Interna debe establecer planes para llevar a cabo las responsabilidades del departamento. Los cuales deben ser consistentes con el estatuto (manual) del departamento y con las metas de la organización.

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n

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El proceso de planeación involucra establecer: n n n

n

Metas Esquema del trabajo de auditoría. Planeación del personal y presupuesto financiero. Reporte de actividades.

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n

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Metas: El departamento de Auditoría Interna debe fijarse metas que pueda cumplir de acuerdo con planes de operación y presupuestos específicos y en lo posible, que puedan ser medibles. Estas deberán estar acompañadas con criterios de medición y aspectos definidos para identificar su cumplimiento.

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n

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Esquema del trabajo de auditoría: Debe incluir: n n n

Qué actividades serán auditadas. Cuándo serán auditadas. Estimación del tiempo requerido, tomando en cuenta el alcance del trabajo planeado, la naturaleza y extensión del trabajo.

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n

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Los asuntos a considerar en el establecimiento de prioridades en el esquema del trabajo de auditoría incluyen: n n n n

n n

Fecha y resultados de la última auditoría. Pérdidas y riesgos potenciales Requerimiento de la Administración. Principales cambios en operaciones, programas, sistemas y controles. Oportunidades de logro de beneficio en operaciones, y Cambios respecto a la capacidad del personal de auditoría.

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n

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El esquema deberá ser lo suficientemente flexible para poder cumplir demandas no programadas de servicios del departamento de auditoría.

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n

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Planeación del personal y presupuesto financiero: Incluye el número de auditores, sus conocimientos, habilidades y disciplinas requeridos para llevar a cabo el trabajo. Esto se determina del esquema de trabajo de auditoría, los requerimientos educacionales y entrenamiento, e investigación de auditoría y esfuerzos de desarrollo.

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n

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Reporte de actividades: Se deben suministrar periódicamente reportes de actividades a la Administración y al Consejo de Administración. Estos deberán comparar: n

n

Logros alcanzados en relación con las metas del departamento y el esquema del trabajo de auditoría. Gastos reales contra lo presupuestado. Se deben explicar las variaciones. 216 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS. El Director de Auditoría Interna debe auxiliarse de un manual de políticas y procedimientos, por escrito, que oriente al personal de auditoría. La forma y contenido del manual de políticas y procedimientos, deberán ser adecuados al tamaño y estructura del departamento de auditoría, y a la complejidad del trabajo.

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ADMINISTRACIÓN Y DESARROLLO DEL PERSONAL El Director de Auditoría Interna debe establecer un programa para seleccionar y desarrollar los recursos humanos de su departamento. El programa debe proveer: n

Descripción de actividades, por escrito, por cada nivel o categoría del auditor. 218 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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n

n

n

n

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Selección de auditores con base en sus calificaciones y competencias. Oportunidades de entrenamiento y educación continua para cada auditor. Evaluación, por lo menos una vez al año, del desarrollo de cada auditor. Orientación a los auditores internos respecto a su crecimiento y desarrollo profesional. 219 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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n

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La calidad de la ejecución de la responsabilidad asignada y el logro de los objetivos del departamento de auditoría interna, depende de la calidad de su personal.

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COMITÉ DE AUDITORÍA n

El comité de Auditoría es responsable de: n

n

Evaluar el sistema de control interno y de Auditoría Interna de la compañía, identificando cualquier deficiencia importante que detecte; Dar seguimiento a cualquier medida correctiva o preventiva que se adopte en virtud del incumplimiento de los lineamientos y políticas operativas y de contabilidad;

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n

n

n n

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Evaluar el desempeño de los auditores externos; Describir y valuar aquellos servicios que no sean de auditoría, prestados por los auditores externos; Revisar los estados financieros; Evaluar los efectos de cualquier modificación a políticas contables, aprobadas durante el ejercicio fiscal; 222 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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n

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Dar seguimiento a las medidas adoptadas en relación con las observaciones que haya recibido de los accionistas, consejeros, directivos relevantes, empleados o terceras personas en relación a la contabilidad, sistemas de control interno y de auditoría interna y externa;

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n

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Así como de cualquier reclamo relacionado con irregularidades en la administración, incluyendo métodos anónimos o confidenciales para el manejo de reportes expresados por empleados.

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AUDITORES EXTERNOS El Director de Auditoría Interna debe coordinar los esfuerzos de auditoría interna y auditoría externa. Lo que incluye: n

n

n n

Reuniones periódicas para discutir asuntos de interés recíproco. Acceso a mutuos programas de auditoría y papeles de trabajo. Intercambio de reportes de auditoría y comunicación. Comprensión común de técnicas de auditoría, métodos y terminología.

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CONTROL DE CALIDAD El Director de Auditoría Interna, debe establecer y mantener un programa de control de calidad para evaluar las operaciones de su departamento. El propósito de este programa es el de asegurar que el trabajo de auditoría sea conforme a los estándares del estatuto (manual) de auditoría interna y con otros estándares aplicables. 226 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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n

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Controles generales de calidad. Los controles de calidad son las políticas y procedimientos adoptados por el departamento de auditoría interna, para cerciorarse de que todas las auditorías realizadas, se han desarrollado de acuerdo con los estándares para la práctica profesional de auditoría interna, las normas del estatuto (manual) y otros requerimientos especificados por la Dirección.

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El departamento de auditoría interna debe adoptar políticas de control de calidad que incorporen los siguientes objetivos: n n n n n

Cualidades personales Habilidades y competencias Asignación Dirección y supervisión. Inspección.

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Cualidades personales: El personal debe adherirse a los principios de Integridad, Objetividad, Independencia y Confidencialidad. Habilidades y competencias: El departamento debe estar integrado por personal que ha alcanzado y mantenido las habilidades y competencias necesarias para cumplir con sus responsabilidades. 229 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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Asignación: El trabajo de auditoría se debe asignar al personal que tenga la habilidad y el grado de capacitación técnica que se requiera según las circunstancias. Dirección y supervisión: Debe tener suficiente dirección y supervisión del trabajo a todos los niveles para proporcionar al departamento una seguridad razonable de que lo efectuado cumple apropiadamente con estándares de calidad. 230 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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Inspección: El departamento debe vigilar la eficacia de sus políticas y procedimientos de control de calidad.

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Las políticas y procedimientos de control de calidad de un departamento de auditoría interna deben comunicarse a su personal de forma tal, que se asegure de modo razonable su comprensión. Deben programarse revisiones externas al departamento de auditoría interna con el propósito de evaluar la calidad del trabajo efectuado. 232 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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n

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS. Es un instrumento administrativo de comunicación que contiene una serie de información acerca de la sucesión cronológica y secuencia de operaciones para la realización de una función, actividad o tarea específica de una organización. 233 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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IMPORTANCIA: Permite conocer los lineamientos para una actividad de carácter administrativo, sus responsabilidades, objetivos y los participantes en la misma.

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OBJETIVOS: n Es una guía de control de las diferentes áreas de las empresa. n Establece las bases para los cambios en políticas adoptadas. n Apoya la sistematización de la empresa. n Es una guía para la correcta realización de las labores. n Ahorra tiempo al facilitar la coordinación, supervisión y comunicación de las unidades que integran la empresa. 235 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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n n

n n

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Facilita el reclutamiento, selección e integración del personal. Ayuda en el aprovechamiento de recursos al identificar claramente las responsabilidades, funciones, atribuciones de cada miembro de la empresa, al presentar una guía de éstas en forma ordenada y útil. Facilita la coordinación y comunicación en la empresa. Sirve como instrumento para orientar e informar a usuarios o entes relacionados. 236 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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n

n n

n n

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Permite la agilización de estudios organizacionales, al tener una fuente única, ordenada, clara, oportuna y concisa de la información. Reduce la evasión de responsabilidad. Establece una secuencia lógica para el trabajo a desarrollar. Sustituye instrucciones verbales, por escritas. Apoya la capacitación y supervisión del personal. 237 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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n

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Proceso para su elaboración: n n n n n n n n n

Recolección de datos Validación de datos reunidos Estructura de la información Análisis de datos recabados Recomendaciones e informes Aprobación del manual Circulación Implantación Revisión y actualización.

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Contenido: Puede variar dependiendo de las necesidades de cada empresa, pero por lo general es el siguiente: n n n n n n n

Identificación Tabla de contenido – índice Objetivos Normas Procedimientos Formularios Flujogramas

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UNIDAD 5. DESEMPEÑO DEL TRABAJO DE AUDITORÍA INTERNA. 5.1 Planificación de la auditoría. 5.2 Desempeño del trabajo (Examen y evaluación de la información). 5.3 Comunicación de resultados e informe. 5.4 Seguimiento . Ver también Guía de Auditoria Interna No. 2 del IGCPA Pág. 9-11 240 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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NORMAS SOBRE DESEMPEÑO Las Normas sobre Desempeño describen la naturaleza de los servicios de auditoría interna y proporcionan criterios de calidad con los cuales puede evaluarse el desempeño de estos servicios (2000 – 2600).

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NORMAS SOBRE DESEMPEÑO (Revisión febrero 2011) n n n n n n n n

n n n n n n n n

2000 Administración de la Actividad de auditoría Interna 2010 Planificación 2200 Comunicación y Aprobación 2030 Administración de Recursos 2040 Políticas y Procedimientos 2050 Coordinación 2060 Informes a la alta dirección y al Consejo 2070 Proveedores de servicios externos y responsabilidades de la organización sobre auditoría interna 2100 Naturaleza del Trabajo 2110 Gobierno 2120 Gestión de Riesgos 2130 Control 2200 Planificación del trabajo 2201 Consideraciones sobre planificación 2210 Objetivos del trabajo 2220 Alcance del trabajo 242 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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NORMAS SOBRE DESEMPEÑO n n n n n n n n n n n n

n n n n n

2230 Asignación de Recursos para el trabajo 2240 Programa de trabajo 2300 Desempeño del trabajo 2310 Identificación de la información 2320 Análisis y evaluación 2330 Documentación de la información 2340 Supervisión del trabajo 2400 Comunicación de resultados 2410 Criterios para la comunicación 2420 Calidad de la comunicación 2421 Errores y omisiones 2430 Uso de “Realizado de conformidad con las Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna” 2431 Declaración de incumplimiento de las normas 2440 Difusión de resultados 2450 Opiniones globales 2500 Seguimiento del progreso 2600 Decisión de aceptación de los riesgos por la Dirección 243 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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UNIDAD 5. DESEMPEÑO DEL TRABAJO. n

Los Auditores Internos deben identificar, analizar, evaluar y registrar suficiente información, de tal manera que les permita cumplir con los objetivos del trabajo.

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2200 PLANIFICACIÒN DEL TRABAJO n

n

Planificar: proceso que debe desarrollar la estrategia de auditoría y conducir a decisiones apropiadas acerca de los objetivos, riesgos, alcance, plazo, naturaleza, oportunidad y asignación de recursos del trabajo de auditoría. Los Auditores Internos deben elaborar y registrar un plan para cada trabajo, que incluya: alcance, objetivos, plazo y asignación de recursos. 245 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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2201 Consideraciones sobre planificación n

n

n

n

Los objetivos de la actividad que está siendo revisada y los medios con los cuales la actividad controla su desempeño. Los riesgos significativos de la actividad, sus objetivos, recursos y operaciones, y los medios con los cuales el impacto potencial del riesgo se mantiene a un nivel aceptable. La adecuación y eficacia de los sistemas de gestión de riesgos y control de la actividad comparados con un modelo de control relevantes. La oportunidad de introducir mejoras significativas en los sistemas de gestión de riesgos y control de la actividad. 246

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2210 OBJETIVOS DEL TRABAJO n

n

n

Deben establecerse objetivos para cada trabajo Deben realizar una evaluación preliminar de los riesgos pertinentes a la actividad bajo revisión y deben reflejar los resultados de dicha devaluación. Deben considerar la probabilidad de errores irregularidades, incumplimiento y otras exposiciones materiales al desarrollar los objetivos del trabajo. Se requieren criterios adecuados para evaluar los controles. Deben cerciorarse del alcance hasta el cual la dirección ha establecido criterios adecuado para determinar si los objetivos y metas han sido cumplidos. 247 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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2220 Alcance del trabajo n

n

Si fuera apropiado, los auditores internos deben utilizar dichos criterios de evaluación. Si no fuera apropiado, deben trabajar con la Dirección para desarrollar criterios de evaluación adecuados. Los objetivos de los trabajos de consultoría deben considerar los procesos de riesgo, control y gobierno hasta el grado de extensión acordado con el cliente. 248 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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2220 Alcance del trabajo n

n

El alcance establecido debe ser suficiente para satisfacer los objetivos del trabajo.( Control Interno y control de riesgos). Tener en cuenta los sistemas, registros, personal y propiedades físicas relevantes, incluso aquellos bajo el control de terceros. 249 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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2220 Alcance del trabajo n

Si durante la realización de un trabajo de aseguramiento, surgen oportunidades de realizar trabajos de consultoría significativos, deberá lograrse un acuerdo escrito en cuanto a objetivos, alcance, responsabilidades respectivas y otras expectativas. Los resultados deben ser comunicados de acuerdo con normas de consultoría. 250 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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Evaluación del Control interno. n

Para este punto es necesario efectuar los elementos de la Administración de Riesgos Corporativos, estudiada en la unidad 1.3 a través de los métodos: n

Cuestionarios

n

Narrativo

n

Flujogramaciòn. 251 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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n

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Después de evaluar el control interno si es necesario, se pueden cambiar dichos controles, para hacerlos más efectivos y eficientes.

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EVALUACIÓN DE RIESGOS. n n n

Qué es el riesgo. Matriz de riesgos. Administración del riesgo.

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EVALUACIÓN DE RIESGOS n n

n

QUÉ ES EL RIESGO? Cualquier obstáculo que se oponga al logro de los objetivos globales y específicos dentro de una organización. Situaciones adversas cuyas consecuencias para una organización es la pérdida de un activo (tangible o intangible). 254 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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EVALUACIÓN DE RIESGOS n

n n n n

MATRIZ DE RIESGOS Riesgos de negocio Riesgos financieros Riesgos de cumplimiento Riesgos operacionales y otros. n

Material “La administración de riesgos como estrategia Empresarial” Lic. Alejandro Villeda.

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MATRIZ DE RIESGOS n

RIESGOS DE NEGOCIO: n n

n n n n

Estrategia de negocios inadecuada Presiones competitivas en precio y participación de mercado Problemas económicos generales Problemas económicos regionales Riesgos políticos Obsolescencia de tecnología 256 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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MATRIZ DE RIESGOS. n n n n n n n

RIESGOS DE NEGOCIO. Productos sustitutos Políticas de gobierno adversas Sector de la Industria en declinación Incapacidad para incrementar el capital Adquisiciones inadecuadas Bajo nivel de innovación. 257 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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MATRIZ DE RIESGOS n n n n n n n n

RIESGOS FINANCIEROS: Riesgos de liquidez Riesgos de mercado Exceso en el nivel de negocios Riesgo de crédito Riesgo de tasa de interés Riesgo de efectivo Alto costo del capital 258 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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MATRIZ DE RIESGOS n n n n n

n n

Cont. RIESGOS FINANCIEROS Riesgo de tesorería Mal uso de recursos financieros Fraudes susceptibles al tipo de negocio Riesgo de mala divulgación de información financiera Interrupción del sistema de contabilidad Pasivos no registrados 259 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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MATRIZ DE RIESGOS n n n

n

n

Cont. RIESGOS FINANCIEROS Registros contables no efectuados Penetración y ataque a sistemas informáticos Decisiones basadas en información incompleta Incumplimiento de obligaciones con inversionistas. 260 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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MATRIZ DE RIESGOS n n n n n n n n

RIESGOS DE CUMPLIMIENTO. Incumplimiento de normas internas Incumplimiento de regulaciones financieras Riesgos de litigación Incumplimiento de leyes competitivas Sanciones legales Riesgos de salud y seguridad Problemas ambientales 261 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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MATRIZ DE RIESGOS n

n

n n n n

RIESGOS OPERACIONALES Y OTROS. Procesos de negocio no alineados con la estrategia Pérdida de espíritu empresarial Falta de materia prima Falta de capacidades Desastres físicos 262 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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MATRIZ DE RIESGOS. n

n

n n n n n

Cont. RIESGOS OPERACIONALES Y OTROS: Fracaso para crear y explotar activos intangibles Pérdida de activos intangibles Falta de confidencialidad Pérdida de activos físicos Falta de planes de continuidad Problemas de sucesión 263 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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MATRIZ DE RIESGOS n n n n

n

n

Cont. OPERACIONALES Y OTROS Pérdida de personal clave Incapacidad para reducción de costos Obligaciones contractuales difíciles con clientes principales Sobre dependencia en proveedores o clientes claves Fallas en nuevos productos y servicios 264 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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MATRIZ DE RIESGOS n n n n n n n n n

Cont. RIESGOS OPERACIONALES Y OTROS. Bajos niveles de servicio Fracaso en la satisfacción de clientes Problemas de calidad Carencia de órdenes Fallas en proyectos principales Pérdidas de contratos clave Incapacidad para aprovechar el uso de Internet Fallas en los servicios de proveedores externos

265 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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MATRIZ DE RIESGOS n

n n n n n n n

Cont. RIESGOS OPERACIONALES Y OTROS. Fallas en tecnología Falta de motivación y eficiencia de empleados Incapacidad para implementar procesos de cambio Débil administración de marca Procesos administrativos ineficientes Riesgos reputacionales Pérdida de oportunidades de negocio.

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LA MANERA CORRECTA DE MANEJAR LOS RIESGOS: n

Para identificar riesgos, formule preguntas con sentido común como las siguientes: n n n n n

n

Qué podría salir mal? Cómo podríamos fallar? Qué debemos hacer bien para tener éxito? Dónde somos vulnerables? Qué recursos necesitamos para protegernos (físicos, de información, humanos)? Tenemos activos corrientes o bienes qué podrían ser fácilmente utilizados por terceros? 267 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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n n n n n n n n n

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Cómo nos podrían robar? Cómo podría alguien desorganizar nuestras operaciones? Cómo sabemos si estamos logrando nuestros objetivos? En qué información confiamos más? En qué gastamos la mayor parte del dinero? Qué decisiones requieren del mayor criterio? Qué actividades son muy complejas? Qué actividades son controladas? Cuál es nuestro mayor riesgo legal? 268 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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EVALUACIÓN DE RIESGOS n

ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO Es un proceso efectuado por el consejo de administración de una entidad, su dirección y restante personal, aplicable a la definición de estrategias en toda la empresa y diseñado para identificar eventos potenciales que puedan afectar a la organización, gestionar sus riesgos dentro del riesgo aceptado y proporcionar una seguridad razonable sobre la consecución de objetivos de la entidad. 269 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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5.1 Planificación del trabajo. 2230 Asignación de recursos para el trabajo n

Los auditores internos deben determinar los recursos adecuados para lograr los objetivos del trabajo. El personal debe estar basado en una evaluación de la naturaleza y complejidad de cada tarea, restricción de tiempo y recursos disponibles.

270 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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2240 Programa de trabajo n

Se deben preparar programas que cumplan con los objetivos del trabajo. Deben estar registrados en P/T. n

n

Deben establecer los procedimientos para identificar, analizar, evaluar y registrar la información durante la tarea. Debe ser aprobado con anterioridad a su implantación y cualquier ajuste ha de ser aprobado oportunamente. Los programas de consultoría pueden variar en forma y contenido, dependiendo de la naturaleza del trabajo. 271 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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5.2 2300 DESEMPEÑO DEL TRABAJO n

Los auditores internos deben identificar, analizar, evaluar y registrar suficiente información de manera tal que les permita cumplir con los objetivos. n n n n

2310 Identificación de la información 2320 Análisis y evaluación 2330 Registro de información 2340 Supervisión del trabajo 272 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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2310 Identificación de la información n

Los auditores internos deben identificar información suficiente, competente, relevante y útil de manera que le permita alcanzar los objetivos del trabajo.

273 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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2320 Análisis y evaluación n

n

Los auditores internos deben basar sus conclusiones y los resultados del trabajo en adecuados análisis y evaluaciones. Para esto se utilizan técnicas y procedimientos de auditoría los cuales deben quedar descritos en los papeles de trabajo. 274 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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2330 Documentación de la información Los Auditores Internos deben registrar información relevante que les permita soportar las conclusiones y resultados de su trabajo. n n

n

Controlar el acceso a los registros. Deben establecer políticas y requisitos de retención (custodia). Deben establecer políticas para la elaboración y archivo de los papeles de trabajo. 275 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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2340 Supervisión del trabajo Los trabajos deben ser adecuadamente supervisados para asegurar el logro de sus objetivos, la calidad del trabajo y el desarrollo del personal.

276 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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5.3 2400 COMUNICACIÓN DE RESULTADOS n

n

Los Auditores Internos deben comunicar los resultados de su trabajo en un informe. El reporte elaborado como culminación de cada una de las revisiones llevadas a cabo dentro de la empresa, con el objeto de informar al Consejo de Administración, Presidencia, Gerencia, etc. con respecto a los resultados del trabajo efectuado. 277 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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2400 COMUNICACIÓN DE RESULTADOS n n n n

n n n

2410 Criterios para la comunicación 2420 Calidad de la comunicación 2421 Errores y omisiones 2430 Uso de “realizado de conformidad con las Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna” 2432 Declaración de Incumplimiento de las normas 2440 Difusión de resultados 2450 Opiniones globales 278 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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2410 Criterios para la comunicación n

n

n

La comunicación debe incluir los objetivos y alcance del trabajo, así como las conclusiones correspondientes, las recomendaciones y los planes de acción. La comunicación final de los resultados del trabajo debe incluir, si corresponde, la opinión general y/o las conclusiones del Auditor Interno. Se alienta a los Auditores Internos a reconocer en las comunicaciones del trabajo, cuando se observa un desempeño satisfactorio.

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2410 Criterios para la comunicación n

n

Cuando se envíen resultados de un trabajo a partes ajenas a la organización, debe incluir las limitaciones a la distribución y uso de los resultados. Las comunicaciones sobre el progreso y los resultados de los trabajos de consultoría, variarán en forma y contenido dependiendo de la naturaleza del trabajo y las necesidades del cliente. 280 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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2420 Calidad de la comunicación n

La comunicación debe ser precisa, objetiva, clara, concisa, constructiva, completa y oportuna. n n

n n n

n n

Precisa: libre de errores y distorsiones. Objetivas: justas, imparciales. Las observaciones, conclusiones y recomendaciones expresadas sin prejuicios, parcialidad, intereses personales ni influencia por terceros. Clara: fácilmente comprensibles y lógicas. Concisa: van a los hechos sin elaboraciones innecesarias. Constructiva: es útil para la entidad y conduce a mejoras necesarias. Completa: no le falta nada que sea esencial. Oportuna: en el tiempo debido. 281 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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2421 Errores y omisiones n

Si una comunicación final contiene un error u omisión significativo, el director de auditoría interna debe comunicar la información corregida a todas las personas que recibieron la comunicación original.

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2430 Uso de “Realizado de conformidad con las Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna” Cuando el incumplimiento con las normas afecta a una tarea específica, la comunicación de los resultados debe exponer: n Principio o regla de conducta del Código de Ética o las normas con las cuales no se cumplió totalmente. n Razones del incumplimiento; y n El impacto del incumplimiento sobre ese trabajo y los resultados comunicados del mismo. 283 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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2440 Difusión de resultados El Director de Auditoría Interna debe difundir los resultados a las partes apropiadas. n El Director de Auditoría Interna es el responsable de comunicar los resultados finales a las partes que puedan asegurar que den a los resultados la debida consideración. n A menos que exista obligación legal, estatutaria o regulaciones, antes de enviarlos, a partes ajenas a la organización debe: n Evaluar el riesgo potencial para la entidad. n Consultar con la alta dirección y/o Comité de auditoría. 284 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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2440 Difusión de Resultados Controlar la difusión, restringiendo la utilización de los resultados. El Director de Auditoría es responsable de comunicar los resultados finales de los trabajo de consultoría a los clientes. Durante el trabajo de consultoría pueden identificarse cuestiones referidas a gobierno, gestión de riesgos y control. En el caso de que estas cuestiones sean significativas para la organización, deben ser comunicadas a la alta dirección y al consejo. 285 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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2450 Opiniones Globales n

Cuando se emita una opinión global deben considerarse las expectativas de la alta dirección, el Consejo, y otras partes interesadas, y debe ser soportadas por información suficiente, fiable, relevante y útil.

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5.4 2500 SEGUIMIENTO DEL PROGRESO El director de Auditoría Interna: debe establecer y mantener un sistema para supervisar los resultados comunicados a la dirección. n

Establecer un proceso de seguimiento, para vigilar y asegurar que las acciones de la dirección hayan sido implantadas eficazmente o que la alta dirección haya aceptado el riesgo de no tomar medidas. 287 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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2500 Seguimiento del progreso n

Debe vigilar la disposición de los resultados de los trabajos de consultoría, hasta el grado de alcance acordado con el cliente.

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5.5 2600 DECISIÓN DE ACEPTACIÓN DE LOS RIESGOS POR LA DIRECCIÓN n

n

Cuando el director de Auditoría Interna considere que la alta dirección ha aceptado un nivel de riesgo residual que pueda ser inaceptable para la entidad, debe tratar este asunto con la alta dirección. Si la decisión referida al riesgo residual no se resuelve, el director de Auditoría Interna y la alta dirección deben informar esta situación al Consejo de Administración para su resolución.

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NORMAS DEL INFORME Guía 15 de Auditoría Interna del IGCPA n n n n n n n

Su estructura Su contenido Fechas límites de entrega Niveles de aprobación Distribución Seguimiento Discutirse antes de su emisión. 290 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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ESTRUCTURA DEL INFORME: n n n n n n n n

Fecha Dirigido a: Párrafo de introducción (alcance) Antecedentes Resumen de aspectos principales Presentación de aspectos individuales Párrafo final Firma y distribución. 291 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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ESTRUCTURA DEL INFORME: FECHA: n Deberá ser fechado, preferiblemente, en el momento de su entrega. n Un aspecto de tipo práctico es que usualmente la fecha de aprobación final, es dada por al auditor general, para posteriormente pasarlo a mecanografía. (no excederse de 5 días) 292 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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ESTRUCTURA DEL INFORME: n n

A QUIÉN VA DIRIGIDO: Bajo una buena práctica, el informe debe ser dirigido al funcionario responsable directo de la actividad sujeta a revisión; sin embargo, en algunos casos, esa revisión pudo haber sido hecha, siguiendo una instrucción de un directivo, en cuyo caso deberá dirigirse a éste el informe.

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ESTRUCTURA DEL INFORME: PÁRRAFO DE INTRODUCCIÓN (ALCANCE) n Normalmente es deseable usar el párrafo introductorio para establecer la naturaleza y alcance de la asignación de auditoría, el período cubierto u otro punto de referencia de fecha, el tiempo dedicado al trabajo de campo y el personal asignado.

294 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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ESTRUCTURA DEL INFORME: PÁRRAFO DE ANTECEDENTES: n Es deseable tener un párrafo que describa la naturaleza general de actividad operacional cubierta en la revisión. Es un antecedente de tipo orientador para el lector del informe, y no es intención que sea completo. 295 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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ESTRUCTURA DEL INFORME. RESUMEN DE ASPECTOS PRINCIPALES: n Cuando existe un número sustancial de aspectos importantes, con frecuencia es deseable incluir una relación de éstos. Ello proporciona al lector un rápido informe acerca de la naturaleza y alcance del contenido del informe, sin entrar a un análisis detallado del mismo.

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Page 297

ESTRUCTURA DEL INFORME. PRESENTACIÓN DE ASPECTOS INDIVIDUALES. El cuerpo del informe puede estar integrado por una serie de secciones que tratan individualmente situaciones especiales. (ver en contenido)

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ESTRUCTURA DEL INFORME: PÁRRAFO FINAL Y FIRMA n Finalmente, debe haber un párrafo de cierre en el que el Auditor Interno expresa su apreciación acerca de la cooperación y asistencia recibida durante el curso de la auditoría. En esta parte se pueden incluir comentarios y reacciones del auditado respecto a los hallazgos. n Una frase de “Atentamente” “a sus apreciables órdenes” y la firma. 298 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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ESTRUCTURA DEL INFORME: DISTRIBUCIÓN n La lista de distribución provee información acerca de los ejecutivos específicos que recibirán una copia del informe.

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CONTENIDO DEL INFORME n

ESTRUCTURA DE LAS NOTAS

n

REQUERIMIENTOS DE CALIDAD

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CONTENIDO DEL INFORME Estructura de las notas. n

n

n n

Encabezado: nombre, fecha, departamentos auditados Hallazgos: describir e interpretar brevemente los principales hallazgos. Conclusiones y recomendaciones Comentarios del auditado

301 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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CONTENIDO DEL INFORME REQUERIMIENTOS DE CALIDAD: n

n

n

Exactitud: en cuanto a hechos, estadísticas y definición de los hechos. Claridad: las conclusiones del auditor deben ser de manera francas y objetivas. Concisión: concentrarse en los puntos de preocupación y describir en forma que el lector comprenda la índole total y las ramificaciones potenciales. 302 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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CONTENIDO DEL INFORME: CONTINUACIÓN DE REQUERIMIENTOS: n Oportunidad: deben ser oportunos. Si así lo considera puede emitir informes parciales sobre la marcha del trabajo. n

Tono: el tono debe ser profesional. No debe individualizar a personas ni destacar errores de personas. 303 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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CONTROL DE CALIDAD PARA LA PREPARACIÓN DE INFORMES: n n n n n n

Preparación de hallazgos. Preparación del primer borrador. Discusión con la administración. Preparación del borrador final. Discusión del informe. Emisión de informe final.

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CONTROL DE CALIDAD DEL INFORME: Preparación de hallazgos. n

n

n

n

Determinar si existe suficiente soporte que garantice el hallazgo. Determinar la evidencia adicional que sea necesaria. Asegurarse que estén considerados causas y efectos. Determinar si existe un patrón común en las deficiencias o es caso aislado. 305 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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CONTROL DE CALIDAD EN LA PREPARACIÒN DE INFORME: preparación del 1er. borrador n

n

n

n

Revisar que los hallazgos hayan sido adecuadamente preparados. Asegurarse que los hallazgos estén presentados en términos específicos. Asegurarse que las cifras o hechos estén cruzados con papeles de trabajo. Revisar que los P/T soporten los hallazgos. 306 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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CONTROL DE CALIDAD EN LA PREPARACIÓN DE INFORME: Preparación del 1er. borrador n n

n n

Asegurarse que exista suficiente evidencia. Determinar si las causas, efectos y recomendaciones estén adecuadamente presentadas. Revisar ortografía y redacción. Discutir con los subordinados métodos para mejorar el contenido y estilo de redacción. 307 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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CONTROL DE CALIDAD EN LA PREPARACIÓN DE INFORME. Discusión con la administración n

n

n

n

Determinar si la Admón. fue prevenida del problema y si ha tomado acciones correctivas. Determinar si existen atenuantes a favor de la administración con respecto a las condiciones prevalecientes. Asegurarse si existen atenuantes que no fueron reportadas al auditor. Cont. 308 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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CONTROL DE CALIDAD EN LA PREPARACIÓN DE INFORME. Discusión con la Admón. Cont. n

n

n

Determinar si la admón. tiene en mente corregir las situaciones que le han sido planteadas. Asegurarse que la Admón. tiene conocimiento de todos los aspectos relevantes del informe. Aplicar el máximo de esfuerzo para asegurar la obtención de acuerdos respecto a las condiciones planteadas. 309 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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Page 310

CONTROL DE CALIDAD EN LA PREPARACIÓN DEL INFORME. Preparación del borrador final n

n

n

Asegurarse que se han llevado a cabo los cambios del primer borrador. Asegurarse que se hayan considerado los puntos de la administración. Determinar que el reporte esté bien redactado y que se pueda comprender con facilidad. 310 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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Page 311

CONTROL DE CALIDAD EN LA PREPARACIÓN DEL INFORME. Preparación de borrador final. Cont. n

n

n

Asegurarse que el resumen sea consistente con los cambios efectuados. Asegurarse que las recomendaciones estén basadas en los hallazgos. Revisar que el reporte esté complementado con gráficas, y cédulas que aclaren las condiciones planteadas. 311 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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CONTROL DE CALIDAD EN LA PREPARACIÓN DEL INFORME. Discusión del informe. n

n

n

n

Asegurarse que la administración haya estudiado el informe. Procurar acuerdos sobre cualquier punto de diferencia. Considerar sugerencia de cambio al contenido del informe. Obtener de Admón. planes sobre acciones correctivas. 312 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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CONTROL DE CALIDAD EN LA PREPARACIÓN DEL INFORME. Emisión del informe final. n

n

n n

Asegurarse que los cambios finales estén de acuerdo con lo discutido. Revisar el informe para que tenga errores de mecanografía. Que tenga una presentación balanceada Leída final al informe y revisar: contenido. claridad, consistencia y cumplimiento con estándares profesionales. 313 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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TIPOS DE INFORMES n

Regulares

n

Específicos

n

Especiales

n

Anuales. 314 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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Page 315

TIPOS DE INFORMES: REGULARES n

Los que se preparan cuando se realizan auditorías programadas rutinariamente: arqueos de caja, inventarios, intervenciones a vendedores, etc.

315 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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TIPOS DE INFORMES. ESPECÍFICOS n

Se preparan para informar los resultados de auditorías específicas programadas. Ej. Auditoría de cuentas por cobrar, propiedad planta y equipo, seguros, préstamos, etc.

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Page 317

TIPOS DE INFORMES. ESPECIALES n

Los que se generan como resultado de una intervención especial, que no está programada y generalmente se originan como instrucción específica del Consejo de Admón., Presidencia, Gerencia General.

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Page 318

TIPOS DE INFORMES: ANUALES n

El auditor interno podrá emitir un reporte anual, donde informe de los aspectos más relevantes de su trabajo durante el año y si las recomendaciones propuestas en informes anteriores se han implantado.

318 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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CRITERIOS PARA ELABORACIÓN DE BUENOS INFORMES DE A/I n n n n n n n

Toque profesional Exactitud Cortesía y tacto Consideración Persuasividad Estructura de las oraciones Párrafos 319 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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Cont. De Criterios para elaborar n n n

Elección de palabras Buena gramática y redacción. Proceso y compaginado

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Page 321

IMPORTANCIA DE LA BUENA PRESENTACIÓN DEL INFORME n

n

Un informe efectivo, depende de la calidad del trabajo realizado . Sin embargo, habrá que reconocer que un buen trabajo de auditoría, puede quedar nulificado por un informe pobre en su presentación.

321 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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Page 322

UNIDAD No. 6 n

LA AUDITORÍA INTERNA Y LAS HERRAMIENTAS GERENCIALES Y ADMINISTRATIVAS. 6.1 Balanced ScoreCard 6.2 Planeación estratégica 6.3 Administración financiera 6.4 Gestión de Calidad – TQM 6.5 Indicadores clave de desempeño KPI 322 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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n

Page 323

Con la llegada del nuevo milenio y la introducción de conceptos modernos como PLANEACIÒN ESTRATÉGICA, BALANCED SCORECARD, ADMINISTRACIÓN FINANCIERA y otros, no se descarta la existencia de Auditoría Interna, sino que pasa a formar parte del CONTROL DE CALIDAD, al dar asesoría para lograr la administración adecuada de los recursos de las empresas. 323 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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La Auditoría Interna moderna ya no se limita a los Controles Internos administrativos y contables de las empresas, sino que asesora en aspectos de actualización como: n n n n

Medio ambiente. Control organizacional Control operativo Sistemas de información. 324 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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n

Page 325

La función de auditoría interna demanda profesionales de alto nivel, “con colmillo, olfato y sentido común” para atender los requerimientos de las empresas, desarrollando su labor de protección del patrimonio empresarial o estatal, aconsejando al administrador como manejar y hacer rentables su negocios y optimizar el pago de impuestos. 325 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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La función de Auditoría Interna ya no se mide solo por la calidad de los informes, sino por los cambios positivos que generan para las empresas, para esto es necesario que el Auditor Interno se mantenga actualizado a través de la educación continuada en temas como: inflación, tratados de libre comercio, tecnología.

326 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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6.1 BALANCED SCORECARD – TARJETA DE RESULTADOS EQUILIBRADA. n

Es un sistema de medida del desempeño que ayuda a las empresas a perseguir sus factores de éxito importantes. Utiliza el Benchmarking o comparaciones internas y externas y emplea un método de cascada para establecer metas (misión) colectivas de rendimiento. Se reconocen los logros y se celebran en tiempo real y no mediante la tradicional revisión anual. 327 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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6.1 Balanced Scorecard n

Es una herramienta de gestión que sirve para implementar, y no para formular, estrategias.

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6.1 Balanced Scorecard n

Es una forma integrada, balanceada y estratégica de medir el progreso actual y suministrar la dirección futura de la compañía que le permitirá convertir la visión en acción, por medio de un conjunto coherente de indicadores agrupados en 4 diferentes perspectivas, a través de las cuales es posible ver el negocio en conjunto. 329 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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6.1 FORMA INTEGRADA, BALANCEADA Y ESTRATÉGICA n

n

n

INTEGRADA: Porque utiliza las 4 perspectivas indispensables para ver una empresa. BALANCEADA: es decir que estén balanceados sus indicadores de gestión, de resultados como de proceso. ESTRATÉGICA: que los objetivos estratégicos estén relacionados (cruzados) entre sí por medio de un mapa de enlaces causa-efecto. 330 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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6.1 Perspectivas del BSC n

n

n

n

Perspectiva financiera: cómo nos ven los accionistas? Perspectiva interna: en qué procesos internos debemos ser excelentes? Perspectiva cliente: cómo nos ven nuestros clientes? Perspectiva aprendizaje: qué recursos son claves para innovar y mejorar? 331 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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6.2 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA. n

Llamada también: n n n n n

Planeación a largo plazo Planeación corporativa completa Planeación directiva completa Planeación integrada Planeación formal. n

Planeación estratégica: George A. Steines

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6.2 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA n

Es el esfuerzo sistemático y más o menos formal de una compañía para establecer sus propósitos, objetivos, políticas y estrategias básicas, para desarrollar planes detallados con el fin de poner en práctica las políticas y estrategias y así lograr los objetivos y propósitos básicos de la compañía. 333 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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n

Page 334

LO QUE NO ES PLANEACIÓN ESTRATÉGICA: n

n

No trata de tomar decisiones futuras, ya que éstas solo pueden tomarse en el momento. No pronostica las ventas de un productos para después determinar qué medidas tomar. n

CONT. 334 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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6.2 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA n

n

n

No representa una programación del futuro. No representa un esfuerzo para sustituir la intuición y criterio de los directores. No es nada más que un conjunto de planes funcionales, es un enfoque de sistemas para guiar una empresa durante un tiempo para lograr las metas. 335 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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Cómo aprovecharnos del Plan Estratégico y el Balanced Scorecard. n

El plan estratégico contiene la visión y misión de la empresa, así como objetivos a corto, mediano y largo plazo. Incluye también el Plan de Negocios (Business Plan) a 5 o 10 años, y si existe un Balanced Scorecard, tendrán también los resultados y avances de dicho plan de los períodos a auditar. 336 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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6.3 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA n

Es el área de las finanzas que aplica principios financieros dentro de una organización para crear y mantener valor, mediante la toma de decisiones y una administración correcta de los recursos. n

Fundamentos de Administración financiera. Douglas Emery. 337 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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Page 338

6.4 GESTIÓN DE CALIDAD TOTAL - TQM n

Es el conjunto de actividades de la función empresarial que determina la política de la calidad, los objetivos y responsabilidades, y la implementación por medios tales como: n n n n

Planificación de calidad Control de calidad Aseguramiento de la calidad, y Mejoramiento de la calidad en el marco del sistema de la calidad. 338 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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n

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El objetivo perseguido por la gestión de Calidad total, es lograr un proceso de mejora continua de la calidad por un mejor conocimiento y control de todo el sistema (diseño del producto o servicio, proveedores, materiales, distribución, información) de forma que el producto recibido por los consumidores, este constantemente en correctas condiciones para su uso 339 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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(cero defectos en calidad) además de mejorar todos los procesos internos de forma tal de producir bienes sin defectos a la primera, implicando la eliminación de desperdicios para reducir los costos, mejorar todos los procesos y procedimientos internos, la atención a clientes y proveedores, los tiempos de entrega y los servicios post-venta.

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n

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La gestión de calidad involucra a todos los sectores, es tan importante producir el artículo que los consumidores desean y producirlo sin fallas y al menor coste, como entregarlo en tiempo y forma, atender correctamente a los clientes, facturar sin errores y producir contaminación. 341 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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n

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Así como es importante la calidad de los insumos y para ellos se persigue reducir el número de proveedores (llegar a uno por línea de insumos) a los efectivos de asegurar la calidad (evitando los costos de verificación de cantidad y calidad) la entrega justo a tiempo y la calidad solicitada; 342 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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así también es importante la calidad de la mano de obra (una mano de obra sin suficientes conocimientos o no apta para la tareas, implicará costos por falta de productividad, alta rotación, y costos de capacitación). Esta calidad de la mano de obra al igual que la calidad de los insumos incide tanto en la calidad de los productos, como en los costos y niveles de producción. 343 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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La calidad no es menos importante en áreas tales como Créditos y Cobranzas. La calidad de ello es fundamental para la continuidad de la empresa. De poco sirve producir buenos productos y venderlos si luego hay dificultades en el cobro o si éstos son realizados a un alto costo. 344 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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INDICADORES CLAVE DE DESEMPEÑO - KPIs Del inglés Key Performance Indicators KPI, miden el nivel de desempeño de un proceso, enfocándose en el “cómo” e indicando qué tan buenos son los procesos, de forma que pueda alcanzar el objetivo fijado.

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Los KPI son métricas financieras o no financieras, utilizadas para cuantificar objetivos para reflejar el rendimiento de una organización. Son utilizados en Business Intelligence para asistir o ayudar al estado actual de un negocio y prescribir una línea de acción futura.

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El acto de monitorizar los Indicadores clave de desempeño en tiempo real se conoce como Monitorización de Actividad del Negocio. Son frecuentemente utilizados para “valorar” las actividades complicadas de medir los beneficios de desarrollos líderes, compromisos de empleados, servicio o satisfacción. 347 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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Usado para calcular, entre otros: n Tiempo que se utiliza para mejorar los niveles de servicio en un proyecto dado. n Nivel de la satisfacción del cliente. n Tiempo de mejoras de asuntos relacionados con los niveles de servicio. n Impacto de la calidad de los recursos financieros adicionales necesarios para realizar el nivel de servicio definido. 348 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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Para una organización es necesario al menos que pueda identificar sus propios KPIs. Y la clave para esto es: n

Tener predefinido de antemano un proceso de negocio.

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7. FRAUDES 7.1 Definición 7.2 Función de la Auditoría Interna como función preventiva 7.3 Responsabilidad de Auditoría Interna 7.4 Base legal: NIA 240 7.5 Factores de riesgo 7.6 Clases de fraudes 7.7 Elementos que inducen al fraude 7.8 Cómo y en qué forma se dan los fraudes cometidos contra la empresa 7.9 Algunas maniobras fraudulentas 350 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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n

EL MATERIAL DE PREPARADO POR: n

FRAUDES,

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FUE

LIC. JUAN JOSÉ ROSALES

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7.1 Definición. n

n

Fraude es la práctica de la simulación o del artificio con intención de engañar o lesionar a otro. Se refiere a cualquier acción o hecho ilegal y no autorizado, perpetrado por un individuo interno o externo a una organización, que inflige todo un rango de posibles pérdidas monetarias, robo de bienes y equipo o daño a éste. 352 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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n

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Aplicado a la contabilidad, el FRAUDE consiste en cualquier acto u omisión de un acto de naturaleza dolosa y tanto de mala fe o de negligencia grave. Consiste en despojar al propietario de lo que por derecho le pertenece, sin su consentimiento o conocimiento, o exponer erróneamente una situación, ya sea deliberada o por negligencia grave. 353 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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n

n

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Abarca un orden de irregularidades y actos ilegales caracterizado por un engaño intencional. Puede ser perpetrado en beneficio o detrimento de la organización y por personas de fuera o dentro de la organización. 354 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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7.2 FUNCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA COMO FUNCIÓN PREVENTIVA. n

El mayor mérito atribuible a la Auditoría Interna debe ser su eficacia para evitar la oportunidad y la tentación a funcionarios y empleados desleales.

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n

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Para prevenir los fraudes se debe detectar la existencia de actividades fraudulentas en la organización, a lo cual se le llama banderas rojas o red flags, que son indicadores, señales, condiciones o síntomas que incrementan la posibilidad de la existencia de un fraude. 356 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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7.3 RESPONSABILIDAD DE AUDITORÍA INTERNA. n

n

La Gerencia es responsable de su prevención. Auditoría Interna es responsable de asistir en la prevención del fraude a través del examen y evaluación de lo adecuado y efectivo del control interno de acuerdo con el riesgo potencial en las diferentes áreas de la organización. 357 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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n

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La responsabilidad del Auditor Interno en el desarrollo, mantenimiento y evaluación de la suficiencia de control interno, constituye su principal contribución para evitar fraudes, mediante la tramitación de los métodos y controles de operación diarios.

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7.4 Base legal n

La NIA 240 establece normas sobre la responsabilidad del auditor respecto a la existencia del fraude.

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7.5 FACTORES DE RIESGO n n

n

Se dividen en dos categorías: Errores causados por reportes financieros fraudulentos Errores causados por malversación de activos.

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Errores causados por reportes financieros fraudulentos: n

Características de la gerencia: n

n

Condiciones de la industria: n

n

Manipulación de controles, presiones e influencias en la preparación de E/F. Ambiente económico y regulaciones.

Características operacionales estabilidad financiera. n

Complejidad de transacciones, rentabilidad de la entidad.

y

finanzas

y

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Errores causados por malversación de activos. n

Activos susceptibles malversación. n

n

a

la

Alto riesgo de robo, confianza excesiva en personas clave.

Calidad de los controles detectar irregularidades.

para

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Factores de riesgo que no se deben pasar desapercibidos: n

n

Motivación de la gerencia para producir información financiera fraudulenta (para tener mayor participación en utilidades o no pagar impuestos). Actitudes inadecuadas de la gerencia respecto al C/I y a la preparación de E/F: (falta de vigilancia en controles importantes, violación de leyes, contratación de personal de contabilidad sin experiencia ni preparación técnica). 363 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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7.6 CLASES DE FRAUDES n n n n n n n n

Gerencial Interno Externo Colusionado Por socios del negocio Tecno fraukde Con tarjeta de crédito En el capital intelectual. 364 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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7.7 ELEMENTOS QUE INDUCEN AL FRAUDE n

Previos n n n n n

n

Facilidad de cometer el hecho Deficiente supervisión de actividades Falta de racionalización de recursos Que se justifique la realización del hecho Falta de cultura ética y moral del personal

De vulnerabilidad. n

Escala de salarios bajos 365 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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n n

n n n n

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Ambiente de trabajo no atractivo Falta de oportunidad de desarrollo del personal Mala selección de personal Débil sistema de control interno Débil sistema de información Falta de tecnología u obsolescencia de la misma para detectar fraudes 366 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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7.8 Cómo y en qué forma se dan los fraudes? n

Dada la magnitud de los métodos seguidos para llevar a cabo tales abusos y la inventiva que se pone al cometerlos, es difícil encontrar una sistematización de tales métodos, pero puede encontrarse una respuesta en los siguientes ejemplos típicos: n

Apropiación de valores que se escapan a la contabilización 367 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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n

n

n n n

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Uso de comprobantes falsos, inventados o ya utilizados. Apropiación de cobros y otros valores de cuya recepción estén autorizados los empleados. Registro de gastos ficticios. Malversación de efectivo. Etc. 368 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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7.9 ALGUNAS MANIOBRAS FRAUDULENTAS n

n

n n

n

Fraudes que se cometen con los comprobantes contables. Los que se urden con los registros contables. Que se cometen con cheques. Que se cometen en cuentas por cobrar y ventas. Simple sustracción de bienes. 369 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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n

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El documento de FRAUDES, se ha elaborado para prevenir y detectar un fraude y NUNCA PARA COMETERLO.

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II AUDITORÍA OPERACIONAL Material preparado por: Lic. Esperanza R. de Morales JULIO 2010

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UNIDAD No. 1. NATURALEZA DE

LA AUDITORÍA OPERACIONAL n n

n

DEFINICIÓN. OBJETIVOS Y ALCANCE DE LA AUDITORÍA OPERACIONAL APLICACIÓN DE LA AUDITORÍA OPERACIONAL.

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1.1 DEFINICIÓN DE AUDITORÍA OPERACIONAL n

n

Es el servicio que presta el Contador Público y Auditor cuando examina ciertos aspectos administrativos, con la intención de hacer recomendaciones para incrementar la eficiencia operativa de la entidad. Fuente: Boletín No. 1 de Auditoría operacional. 373 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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1.1 Otra definición: n

Por auditoría operacional debe entenderse “el examen crítico y sistemático de las operaciones de una empresa, con el objeto de evaluar su grado de eficiencia y eficacia, presentando en un informe, las observaciones, conclusiones y recomendaciones para lograrlo”. 374 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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1.1 OTRA DEFINICIÓN n

Es el examen crítico, completo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa, división o departamento, de sus métodos de control, medio de operación y empleo que dé a sus recursos humanos, materiales y técnicos, tendiente a determinar deficiencia o irregularidades en alguna de las partes examinadas de la empresa, a fin de ayudar a la gerencia a lograr una administración eficaz. 375 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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1.2 OBJETIVOS Y ALCANCE DE AUDITORÍA OPERACIONAL n

n

Los objetivos de la Auditoría operacional varían entre las organizaciones; pero su objetivo se cumple “al presentar recomendaciones que tiendan a incrementar la eficiencia en las entidades a que se practica”. Fuente: Boletín No. 1 376 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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1.2 OBJETIVOS Y ALCANCE DE AUDITORÍA OPERACIONAL n

Los objetivos de la Auditoría Operacional se pueden señalar: n

A corto plazo

n

A mediano y largo plazo

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1.2 OBJETIVOS Y ALCANCE DE AUDITORÍA OPERACIONAL n

OBJETIVOS A CORTO PLAZO: Diagnosticar y formular recomendaciones profesionales para mejorar la eficacia, la economía y la eficiencia de las operaciones involucradas en los hallazgos. Este objetivo se logra al finalizar un trabajo de Auditoría Operacional. 378 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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1.2 OBJETIVOS Y ALCANCE DE AUDITORÍA OPERACIONAL n

OBJETIVOS A MEDIANO Y LARGO PLAZO. Lograr la prosperidad razonable de la empresa o entidad. a. En una entidad de carácter mercantil: en la mejora de beneficios económicos (rentabilidad) b. En un organismo público (sin ánimo de lucro) en la mejora de la prestación de servicios. 379 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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1.2 OBJETIVOS Y ALCANCE DE AUDITORÍA OPERACIONAL Los objetivos específicos de una auditoría operacional pueden consistir en: n Promover mejoras en las operaciones. n Determinar si la Admón. cumple con planes y objetivos del negocio. n Comprobar si las operaciones se llevan de manera efectiva, eficiente y económica. n Evaluar si las políticas de la Admón. responden y son congruentes con los planes generales y específicos establecidos en función de metas y objetivos de la empresa. 380 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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continuación n

n

n

Examinar y evaluar los sistemas de C/I gerencial, para comprobar el grado de confiabilidad de la Admón. en el ejercicio directo del control sobre los recursos humanos, materiales y financieros. Determinar exceso o deficiencia del personal utilizado. Evaluar la cantidad y calidad de recursos administrados, (Excesivo o innecesario) de material, equipo y otros bienes. 381 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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Continuación: n

n

n

n

Evaluar el flujo y disponibilidad de recursos financieros y materiales necesarios. Evaluar el rendimiento y productividad de la empresa y su personal. Identificar duplicación de esfuerzos y falta de coordinación entre departamentos. Investigar existencia de actividades, departamentos, o tareas obsoletas o de poca importancia cuya eliminación signifique ahorro de recursos. 382 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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1.2 OBJETIVOS Y ALCANCE DE AUDITORÍA OPERACIONAL n

Alcance: n

n

El alcance de la A/O es ilimitado.Todas las operaciones o actividades de una entidad pueden ser auditadas, sin considerar que sea operación financiera o no, y en cada hallazgo la A/O cubre todos los aspectos internos y externos que lo interrelacionan. Debido a la naturaleza de A/O no es posible fijar ciertas reglas rígidas que establezcan cuándo debe aplicarse. 383 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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Continuación: n

Sin embargo, los profesionales coinciden en que los indicios más comunes para llevarla a cabo son: n n

n n n n n

Bajo rendimiento y desperdicios en Deptos. Investigación de ciertos problemas específicos conocidos. Acumulación de trabajo en Deptos y/o secciones. Descenso en ventas. Rotación excesiva de personal. Pérdidas económicas. Para asegurarse periódicamente que la empresa funciona bien o prevenir situaciones de ineficiencia en su crecimiento. 384 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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PARTICIPACIÓN DEL CPA. n

Existen tres niveles en que el CPA puede participar en apoyo a las entidades: n

n

n

Emisión de opiniones sobre el estado actual de lo examinado. (Diagnóstico) En la participación para la creación o diseño de sistemas, procedimientos, etc. (interviniendo en su formación). En la implantación de los cambios (implantación de sistemas).

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APLICACIONES DE LA AUDITORÍA OPERACIONAL n

Aunque no pueden establecerse reglas fijas que determinen cuándo debe practicarse la auditoría operacional, sí se pueden mencionar aquellas que habitualmente los administradores de entidades, los auditores internos y los consultores han determinado como más frecuentes: 386 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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APLICACIONES DE LA AUDITORÍA OPERACIONAL 1.

2.

3.

Para aportar recomendaciones que resuelvan un problemas conocido. Cuando se tienen indicadores de ineficiencia, pero se desconocen las razones; y Para contar con un respaldo para la prevención de ineficiencia o para el sano crecimiento de la entidad. 387 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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CARACTERÍSTICAS DE LA AUDITORÍA OPERACIONAL 1. 2.

3.

4.

5.

Actúa en campos operativos, no financieros. Es una actividad eminentemente de objetivos. Es un instrumento de información administrativa. Es un instrumento de comprobación o información operacional y de señalamientos del problemas y soluciones a los mismos. El auditor adopta una actitud mental de protección, antes que la utilización de métodos especiales. 388 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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Cont. Características. Persigue incrementar la eficiencia y eficacia de las operaciones. 7. Revisa controles, pero no financieros. 8. Su método de investigación es la observación y el análisis. 9. Por su naturaleza, es fundamentalmente una actividad continua. 10. Es un elemento de toma de decisiones. 6.

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LIMITACIONES n n n

Tiempo Conocimiento Costo.

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LIMITACIONES. Tiempo. n

Es una limitación porque el Gerente precisa saber oportunamente el estado de sus cosas, para poder actuar con eficacia; por lo tanto las auditorías deben realizarse regularmente, con frecuencia suficiente para atacar los problemas antes de que crezcan.

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LIMITACIONES. Conocimiento n

Ninguna persona es experta en todos los ramos de los negocios, ni tampoco puede permitirse la empresa contar con un especialista para cada aspecto del negocio. El auditor operacional es tan solo un detector de deficiencias graves y susceptibles de mejorar.

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LIMITACIONES. Costo. n

n

Las restricciones de tiempo y de conocimiento producen la tercera limitación: El costo El personal dedicado a esta auditoría representa un costo, y si no se organiza adecuadamente, no da los frutos deseados. 393 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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2. ESTÁNDARES PARA LA PRÁCTICA DE AUDITORÍA OPERACIONAL. n

BOLETÍNES OPERACIONAL. n

DE

AUDITORÍA

Son las normas de calidad para la práctica de la auditoría operacional: n

A la fecha van emitidos 12 boletínes.

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3. METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA OPERACIONAL. n n n n

Familiarización Investigación y análisis Diagnóstico Informe

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3.1 FAMILIARIZACIÓN n

Significa conocer la empresa en forma general, entender los problemas que tienen que ver con la rama de actividad a que se dedica, conocer la estructura organizacional con la que pretende lograr sus objetivos, los recursos con que cuenta, las capacidades de su personal clave, los antecedentes que motivan la ejecución de la auditoría y los problemas que ha tenido. 396 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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3.1 cont. FAMILIARIZACIÓN n

Algunos lineamientos para esto: n

Estudio ambiental n n n

n n

Repercusiones financieras Indicadores (rotaciones, razones financieras) Reglamentos, etc.

Estudio de la gestión administrativa. Visita a las instalaciones

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3.2 Investigación y análisis n

El objetivo de esta segunda fase de la metodología es analizar la información y examinar la documentación relativa para evaluar la eficiencia y efectividad de la operación examinada. n n n

Entrevistas Evaluación de la gestión administrativa. Examen de la documentación. 398 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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3.2 INVESTIGACIÓN Y ANÁLISIS. n

En esta fase se debe incluir: n n

n n

Planeación y programación. Conocimiento del control interno para determinar áreas críticas. Elaboración de papeles de trabajo. Determinación de hallazgos.

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PLANEACIÓN DE LA AUDITORÍA n

Consiste en: n n n n

n n n

Qué trabajo vamos a efectuar? Cuáles son los objetivos a cumplir? Naturaleza de las operaciones de la empresa. Problemas más importantes expuestos por la Gerencia. Estimación de tiempo, personal y honorarios. Determinar pruebas de auditoría aplicables. Elaboración del programa de auditoría. 400 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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CONOCIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO. n

A través de los métodos de cuestionario, narrativas y/o flujogramación. Es útil también: n n n n

Revisar los informes gerenciales. Lectura de los informes de auditoría interna. Inspección física de las actividades involucradas. Entrevistas con funcionarios responsables de la operación y con el personal vinculado.

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SELECCIÓN DE ÁREAS CRÍTICAS n

Con base en los resultados de la evaluación del C/I se establecen las áreas críticas o débiles, se establecerán las áreas donde deben de enfocarse los esfuerzos de la auditoría operacional.

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ÁREAS CRÍTICAS: n

Actividades para alcanzar el objetivo de estas áreas: n

n

Revisión detenida de la información recopilada en las fases anteriores que se relacionen con el área crítica. Recopilación de información adicional por medio de entrevistas, inspecciones, consultas, etc. 403 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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ÁREAS CRÍTICAS cont. n

n

n

Determinación de la precisión, confiabilidad y utilidad de la información del área para uso de la Gerencia. Selección de operaciones que se consideren más importantes. Formulación de conclusiones e identificación de las recomendaciones para mejorar su efectividad. 404 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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3.3 DIAGNÓSTICO n

Se refiere a la sumatoria de los hallazgos y se definirá la interpretación que se hace de ellos, reportando los que presenten indicios de fallas de eficiencia. n n n

Fase creativa Reverificación de hallazgos Elaboración del informe 405 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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3.4 INFORME n

n

Es el producto final del trabajo realizado y frecuentemente lo único que conocen los altos funcionarios de la empresa de la labor del auditoría. Debe ser ágil y orientado hacia la acción. Siempre que sea posible debe cuantificarse. 406 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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3.4 ESTRUCTURA DEL INFORME n

n

n

Alcance y limitaciones del trabajo. Situaciones que desfavorablemente la operacional

afecten eficiencia

Sugerencias para mejorar la eficiencia. 407 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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3.4 ESTRUCTURA DEL INFORME n

ALCANCE n n n n n n

Identificar los objetivos del trabajo Operación sujeta al examen Criterio de prioridades establecido. Limitaciones Participación de otros profesionales Responsabilidades sobre la labor realizada

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3.4 cont. n

SITUACIONES QUE AFECTEN DESFAVORABLEMENTE LA EFICIENCIA OPERACIONAL: n

Un resumen jerarquizado en el que resalten los hallazgos significativos y destacar su efecto. Causas y consecuencias.

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3.4 cont. n

SUGERENCIAS EFICIENCIA: n

PARA

MEJORAR

LA

Es conveniente que las sugerencias se incluyan inmediatamente después de que se señalen las situaciones desfavorables. Deben estar enfocadas a mejorar la eficiencia cuantificando en lo posible sus resultados. 410 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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3.4 PRESENTACIÓN DEL INFORME n

Debe hacerse por escrito, pero una presentación audiovisual no estará demás porque: n n n n n n

Se centra la atención. Se obliga a leerlo Se logra un cambio de impresiones automático El auditor se percata de las reacciones Invita a la inmediata solución de los problemas Puede llevarse el borrador escrito que luego se puede modificar. 411 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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3.4 RESPONSABILIDAD DEL INFORME DEL A/O n

Su responsabilidad consiste en informar sobre los problemas detectados y sugerir posibles soluciones. La implantación de las medidas necesarias para solucionar los problemas, queda fuera del alcance del trabajo de auditoría operacional.

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3.4 FACTORES ESPECÍFICOS A CONSIDERAR DURANTE LA REVISIÓN. n n

n n

n

Duplicación de esfuerzos. Uso inapropiado o indebido de efectivo disponible. Falta de aceptación de responsabilidades. Controles ineficientes de los recursos disponibles. Organigramas, procedimientos y actividades engorrosas e inadecuadas. 413 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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Cont. n

n

n

n

Falta de idoneidad del personal, especialmente con referencias a las debilidades o deficiencias encontradas. Utilización ineficaz o antieconómica de recursos. Unidades de operación o de servicios innecesarios o ineficaces con relación a su costo de mantenimiento. Demoras en los procesos de trabajo y formas de combatirlos. 414 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV

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Cont. n

n

Carencia de normas y/o metas o mala aplicación de normas existentes que impiden la evaluación de logros, producción, eficiencia, utilización de recursos y servicios y otros factores que requieran evaluaciones administrativas continuas. Falta de claridad en procedimientos escritos, lo cual resulta en interpretaciones inapropiadas e incompatibles , por parte de varias unidades o personas, dentro de la organización. 415 GRUPO CRECE MATERIAL DE AUDITORIA IV