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PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - PGD Departamento Administrativo de la Función Pública

PGD Noviembre de 2014 –Versión 1

CONTENIDO INFORMACION GENERAL DEL PROGRAMA: Pág. Introducción

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1. Aspectos generales

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Nombre de la Entidad: Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP Fecha de Aprobación: Acta 5 del 2014 Fecha de Vigencia: Permanente hasta nueva versión Instancia de aprobación: Comité Institucional de Desarrollo Administrativo Autoridad Archivística Institucional: Grupo de Gestión Documental Elaborado por: Grupo de Documental – Secretaria General

Gestión

2. Lineamientos para la gestión Documental

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3. Fases de implementación del programa de gestión documental 28 4. Programas específicos

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5. Armonizacion sistemas de gestión

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Anexos

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Fecha de publicación: Noviembre de 2014 Bogotá D.C.

PGD Noviembre 2014 –Versión 1 Copia Controlada: La versión vigente de este documento reposa en la carpeta de Calidad DAFP si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia.

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1. ASPECTOS GENERALES a. Introducción Teniendo en cuenta la importancia de los documentos que reciben y producen las Entidades en Colombia, la Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos en su Título V: Gestión de documentos, establece la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de documentos, independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas. En la Ley 594 de 2000 define la gestión documental como el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Para garantizar el cumplimiento de la gestión documental en las entidades públicas se han establecido los siguientes procesos: planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de documentos, preservación a largo plazo y valoración, los cuales se desarrollaran en el Programa de Gestión Documental del Departamento. Estos procesos encierran las etapas del ciclo vital del documento, es decir desde su nacimiento pasando por su vida activa y productiva en cumplimiento de unas funciones hasta su destino final que puede ser: eliminación, selección, microfilmación y/o digitalización o conservación total el archivo histórico de la entidad. Por lo cual el PGD para la entidad es un instrumento archivístico normalizador, el cual permita al Departamento la definición de los

lineamientos para la administración de la documentación de acuerdo su ciclo vital, incluyendo los procedimientos de producción, recepción, trámite, organización, conservación, disposición final y preservación a largo plazo.

b. Alcance El Programa de Gestión Documental define los procesos archivísticos aplicables a todos los documentos generados y recibidos en el Departamento en cumplimiento de las funciones de cada una de las áreas y se encuentra alineado al plan estratégico institucional el cual busca el desarrollo de mejores prácticas que contribuyan a la eficiencia administrativa y uso adecuado de los recursos. c.

Público al cual esta dirigido.

1.3.1. Usuarios externos: Se define como cliente del DAFP: • • •

Instituciones Públicas Servidores Públicos Ciudadanos

1.3.2. Usuarios internos: Corresponde a los directivos, servidores públicos, contratistas y pasantes que prestan sus servicios en el Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP. d. Requerimientos para el desarrollo del PGD. Con los siguientes aspectos normativos, económicos, administrativos y tecnológicos el Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP realiza la formulación del Programa de Gestión Documental: •

Normativos

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El Programa de Gestión Documental del DAFP, se sustenta fundamentalmente en:













Legislación archivística (leyes, decretos, acuerdos y circulares). Estándares nacionales e internacionales que apliquen a la gestión documental Legislación que incida en las relaciones con el ciudadano para garantizar sus derechos, la protección de datos personales, la libertad y acceso a la formación, las restricciones de uso por reserva legal y el secreto profesional. Las disposiciones orientadas a promover la participación ciudadana por medios electrónicos a fin de garantizar la transparencia de las actuaciones de la administración pública. Los mecanismo de vigilancia y control establecidos por el Estado para conocer el nivel de gestión y cumplimiento de las metas y objetivos de las entidades. Normatividad interna que regula la gestión documental.

El Grupo de Gestión Documental enviará a la Dirección Jurídica la información para realizar la actualización del Normograma de la entidad, el cual se debe actualizar los primero 5 días hábiles de cada mes, dicho documento se puede consultar en Calidad_DAFP

Normograma. •

Económicos

Para la ejecución de las actividades del programa de gestión documental el Grupo de Gestión Documental para la cada vigencia debe solicitar las necesidades de recursos en el plan anual de adquisiciones, con el fin de cumplir con las metas propuestas a corto, mediano y largo plazo.

Será responsabilidad de la Alta Dirección del DAFP que se sustente ante las autoridades presupuestales de la Nación, la solicitud y asignación presupuestal indispensable para cubrir año a año los requerimientos que en Gestión Documental requiere la entidad, con el fin de garantizar el cumplimiento de la normatividad vigente y directrices dadas por el Archivo General de la Nación. Se deben contemplar los siguientes rubros: • • • • • • •

• •

•

Gestión de correspondencia Organización de expedientes Organización de fondos acumulados Elaboración y aplicación de tablas de retención documental Elaboración y actualización del programa de gestión documental Digitalización de documentos de archivo Implementación de herramientas tecnológicas para la gestión documental Adquisición de mobiliario Alquiler de espacios físicos para conservar la documentación

Administrativos

En cumplimiento del artículo 14 del Decreto 2578 del 2012, se creó en el DAFP mediante la Resolución 1645 del 16 de diciembre de 2013 el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, quien asume las funciones del Comité Interno de Archivo de acuerdo a lo establecido en el Decreto 2482 de 2012. El Programa de Gestión Documental actualmente está liderado por el Grupo de Gestión Documental – GGD de la Secretaria General, por lo tanto la Alta Dirección debe asegurar que dicho grupo cuente con personal idóneo y con formación en: archivística y/o bibliotecología o ciencias de la información.

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La Oficina de Sistemas, apoyará de forma permanente al Grupo de Gestión Documental para el suministro y disponibilidad tecnológica que se requiera para la implementación del Programa de Gestión Documental en el DAFP y al mismo tiempo asegurar la preservación a largo plazo de los documentos electrónicos. En el Plan Anual de Capacitación del Departamento se incluiran los recursos necesarios para capacitar en temas de Gestión Documental para apoyar el desarrollo del Programa de Gestión Documental, la capacitación estara dirigida a los funcionarios responsables de la organización de los archivos de gestión, central y administración del sistema de gestión documental. •

•

• • • •

Sistema de Gestión Documental que cumpla con los siguientes requerimientos del ISO 30301 y MOREQ. Plataforma de interoperabilidad con otras herramientas Repositorio de Archivos Digitales Base de datos Seguridad digital

Tecnológicos

Para la implementación del Programa de Gestión Documental, en Departamento requiere contar permanentemente con los siguientes recursos y aplicaciones tecnológicas: • • • • • •

Computador de escritorio servidor público, pasante y contratista vinculado. Correo electrónico por servidor público, pasante y contratista vinculado. Clave de usuario interno de Red Clave de acceso al Sistema de Gestión Documental Escáner equipos para realizar la digitalización de documentos Sistema de Seguridad de la Información – NCT ISO 27000, (niveles de acceso, usuarios, roles), firmas digitales, firmas electrónicas y entrega certificada.

Implementar los siguientes recursos: • • •

1 Gestor de contenidos documentales o UCM, 1 Servidor de bases de datos, 1 Módulo de gestión documental en la Web,

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2. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

La Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos en el artículo 22 determina la gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total, el cual comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos. En el artículo 9 del Decreto 2609 de 2012, establece que la gestión documental en las diferentes entidades públicas en sus diferentes niveles, debe comprender como mínimo los siguientes procesos: planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de documentos, preservación a largo plazo y valoración. Imagen: Procesos del Programa de Gestión Documental:

Estos procesos continuación:

se

desarrollaran

a

a. Planeación: Son el conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis

diplomático y su registro en el sistema de gestión documental. •

Administración Documental - Registro de Activos de Información El Grupo de Gestión Documental con la Oficina de Sistemas y la Oficina de Sistemas elaboraran el Registro de Activos de Información, el cual se publicará en el portal web de la entidad y será responsabilidad de las áreas del Departamento enviar la información respectiva a la Grupo de Gestión Documental para la actualización del Registro de Activos de Información. - Esquema de Publicación El Grupo de Comunicaciones elaborará el Esquema de Publicación el cual será adoptado por cada una de las áreas del Departamento para la publicación de información. - Instrumentos Archivísticos Actualmente el Departamento cuenta con los siguientes instrumentos archivísticos: - Cuadros de clasificación documental - Tablas de retención documental - Inventarios documentales - Mapas de procesos - Flujos documentales a nivel de procedimientos - Funciones de las área del Departamentos (Decretos y Resoluciones) El Grupo de Gestión Documental debe garantizar la actualización de estos instrumentos para gestionar adecuadamente los documentos que se producen y se reciben en el Departamento.

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- Sistema Integrado de Conservación - SIC

•

El SIC está conformado por el Plan de Conservación Documental (documentos análogos) y el Plan de Preservación Digital a Largo Plazo (documentos digitales de la entidad), estos planes serán elaborados por el Grupo de Gestión Documental, la Oficina de Planeación y la Oficina de Sistemas.

Actualmente el Departamento no cuenta con una herramienta informática destinada a la gestión de documentos electrónicos de archivo, el sistema de gestión documental que se utiliza actualmente tiene habilitado el módulo de correspondencia, archivo y reportes, por lo cual es importante para la gestión documental de le entidad contar con SGDEA que permita optimizar y automatizar los procesos de gestión documental y garantizar la trazabilidad, autenticidad y conservación de la documentación.

- Directrices de Transferencias Preservación a Largo Plazo Formular las directrices de las transferencias de documentos que deben ser preservados a largo plazo. - Políticas de seguridad de la información Se deben definir: - Políticas de seguridad de la información - Tablas de control de acceso (perfiles) •

Directrices para la creación y diseño de documentos - Identificación de documentos institucionales Para la identificación de los documentos institucionales se tienen en cuenta la siguiente información: - Mapa de procesos - Flujos documentales a nivel de procedimientos - Funciones (Decretos y Resoluciones) - Formatos establecidos en cada procesos - Para la generación de documentos actualmente el Departamento utiliza: formato de texto, hojas de cálculo, imágenes, video, audio.

Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo SGDEA

-

Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos o

Requerimientos funcionales para Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. Fuente de Información Guía No. 6 – Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos.

Para la gestión de los documentos electrónicos de archivo, recogen recomendaciones establecidas por la Unión Europea en su modelo de requerimientos de las aplicaciones para la gestión electrónica de documentos. •

Requerimientos obligatorios

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funcionales

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•

Requisitos mínimos

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•

Requisitos opcionales o

autorización y uso de firmas electrónicas en la entidad. Para los documentos físicos en la Guía de Elaboración y/o Actualización de Documentos se estableció en responsabilidades quienes pueden firmar comunicados externos.

b. Producción Documental: Son actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados. En cumplimiento al proceso de producción documental, cada una de las áreas de la Función Pública aplicará para la creación de los documentos los lineamientos establecidos en el Guía para la Elaboración y/o Actualización de Documentos del Sistema de Gestión, en la cual se dan la directrices sobre: imagen corporativa, logotipo, formatos, firmas autorizadas, tipo de letra, etc.). Para la producción de documentos se sigue el Procedimiento: Control de documentos

•

Mecanismos de autenticación o

Actualmente el Departamento no cuenta con firmas electrónicas. Por lo cual no se han establecido criterios relacionados con la

Todos los documentos que se generen en las diferentes áreas del Departamento deben ser elaborados en las plantillas que para tal fin se han diseñado y que se encuentran en el sistema CALIDAD_DAFP, inicialmente los formatos han sido predefinidos en blanco para que se incluya el contenido del documento. En la generación de nuevos de formas, formularios y documentos es necesario diligenciar por parte del área solicitante el formato solicitud de cambios y control a la documentación, en el cual se debe responder los siguientes interrogantes: •

Por qué se crea este formato y/o documento

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• • • • • •

En qué soporte se genera físico o electrónico Este documento se imprime Quién proyecta o produce el documento El documento está asociado a algún procedimiento Cuál procedimiento El documento está registrado en Tabla de Retención Documental - TRD

La inclusión de estas preguntas a en el formato de solicitud de cambios y control a la documentación, le permite al Grupo de Gestión Documental, controlar lo siguiente: • • •

Conocer que documentos se están generando en la Función Pública En que formato se están generando Si están asociados a procedimientos y tablas de retención documental.

Medio

Soportes digitales: Los soportes deben revisarse periódicamente, sea cual sea la tecnología empleada para su conservación y si es de caso deben hacerse migraciones o conversiones a otras tecnologías más avanzadas que garanticen la integridad de la información guardada y su reproducción exacta.

• •

Físico Electrónico

•

Láser e Inyección. Se recomienda utilizar cartuchos originales. Para documentos que sean de conservación permanente no se recomienda emplear los sistemas de impresión de matriz de punto”

•

Deben poseer estabilidad química, ser insolubles en contacto con la humedad, no presentar modificación de color y no transmitir acidez al soporte. (Concepto técnico Grupo Laboratorio de Restauración, Archivo General de la Nación, 2001). De acuerdo con la Circular Interna No.13 (1999) del Archivo General de la Nación, no se deben utilizar micro puntas o esferos de tinta húmeda. Estos bolígrafos, por la clase de colorantes y solventes que contienen, son solubles en agua, tienden a expandirse, perder su coloración en corto tiempo; y, aún en condiciones estables de almacenamiento, pueden presentar pérdida de legibilidad en la información”. (Archivo General de la Nación. Grupo Laboratorio de Restauración Concepto Técnico, Diciembre 10 de 2004).

Técnicas de impresión

De igual manera esta información permite determinar el impacto que la creación y/o eliminación de documentos en el proceso de gestión documental y el Sistema de Gestión de Calidad. • Estructura de los documentos Condiciones diplomáticas (internas y externas) El estándar PDF/A, basado formato PDF. El PDF/A combina las Formato de capacidades del formato PDF con la preservación fiabilidad y solidez esenciales para un fichero que debe ser preservado durante un largo periodo de tiempo. • Papel: El Papel para escribir e imprimir (papel bond): el destinado a la escritura y a la impresión tipográfica, con buena resistencia al borrado Soporte mecánico y con superficies libres de pelusas” NTC 1673 “Papel y cartón: papel para escribir e imprimir”

•

Tintas

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Calidad del papel

Características mínimas de documentos archivo aplicable al SGED

Es recomendable la utilización de papelería con gramaje entre 75 y 90 g/m2, libre de ácido y exento de lignina cuyo valor de pH esté en rango de 7.0 a 8.5 de acuerdo con los aspectos contemplados en la NTC 4436 “Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad”. Contenido estable Forma documental fija Vinculo archivístico Equivalente funcional

Instrucciones para el diligenciamiento de formatos, formatos y formularios de la entidad Impresos Escriba en letra imprenta y en tinta únicamente de color negro. Las fechas deben ir en números arábigos dd/mm/aaaa. Evitar tachones y enmendaduras Diligenciamiento Diligenciar cada uno de los de formatos, campos establecidos. formas y formularios

Electrónicos Diligenciarlos en tipo de letra arial Diligenciar cada uno de los campos establecidos. Las fechas deben ir en números arábigos dd/mm/aaaa.

-

-

Aprobación de documentos

-

Reproducción de documentos Lineamientos para uso de formatos abiertos en la producción de documentos electrónicos

versiones de los documentos. Las versiones finales de los comunicados externos se conservan en el Sistema ORFEO. En la generación de nuevos de formas, formularios y documentos es necesario diligenciar por parte del área solicitante el formato solicitud de cambios y control a la documentación, el cual se envía a la Oficina Asesora de Planeación para su aprobación, esta solicitud va acompañada con el modelo de formato. La aprobación de nuevos documentos la realiza conjuntamente la Oficina Asesora de Planeación y el Grupo de Gestión Documental. La aprobación de documentos diferentes al Sistema de Gestión debe ser aprobados por el Jefe de cada una de las áreas de Función Públicas. Fotocopias en blanco y negro Copias digitales en PDF Conjuntamente el Grupo de Gestión Documental, Oficina Asesora de Planeación definirán los Defina los lineamientos para uso de formatos abiertos en la producción de documentos electrónicos.

• Forma de producción e ingreso Control de versiones y aprobación de documentos Para el control de las versiones de formatos la Oficina Asesora de Planeación diligencia el listado maestro de documentos. En los archivos físicos se archiva la versión final de los documentos, el área productora debe garantizar que Control de versiones los documentos que se encuentren en los expedientes son los definitivos. Los archivos electrónicos se organizan en la Función Pública en el Gestor Documental OpenKM, el cual permite realizar el control de

• Áreas competentes para el trámite Para el trámite de correspondencia se debe aplicar el procedimiento de correspondencia externa recibida y enviada. - Recepción y radicación La Función Pública cuenta con una ventanilla única de correspondencia, la

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cual atiende al público en el horario de 8:00 AM a 4:00 PM en jornada continua. Para la recepción de peticiones se cuenta con los siguientes canales: - Ventanilla única de correspondencia - Página web [email protected] .co - Formulario PQR´s portal Web www.dafp.gov.co - Fax Institucional - Redes sociales: Twitter y Facebook Las peticiones recibidas son radicadas a través del sistema ORFEO, el cual asigna un número consecutivo en los términos establecidos en el Acuerdo 060 del 2001 del Archivo General de la Nación, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, los datos del número de radicado, fecha y dependencia quedan registrados en el rotulo de radicación. La radicación de documentos se identificán con un número compuesto por 14 dígitos, los cuales se establecen así: a) Los 4 primeros corresponden al año (2012, 2013 y 2014) b) Los 3 siguientes corresponden a la dependencia que radicó (100, 200, 206, 500...) c) Los 6 siguientes números corresponden al consecutivo d) El último dígito, corresponde al número que identifica si el documento es de salida - 1, y de entrada -2. Al momento de la radicación se capturan los siguientes datos (metadatos) que permiten realizar posteriores consultas en el sistema: - Fecha

-

Número de radicado oficio externo Nombre persona natural o jurídica remitente Correo electrónico Teléfono Dirección Asunto Medio de recepción Folios

En la radicación se verifica que la documentación este completa, que corresponda a lo anunciado y que sea competencia del Departamento, las peticiones recibidas son radicadas, digitalizadas y direccionadas inmediatamente al área encargada del trámite correspondiente. Para la recepción y radicación en el Departamento se debe aplicar el procedimiento de correspondencia externa recibida y enviada.

c. Gestión y Trámite: Son el conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para la consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos. - Registro de documentos Para el registro de documentos se tiene establecido el procedimiento de correspondencia externa recibida y enviada. Los documentos recibidos físicamente son entregados a las áreas del

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Departamento en el siguiente horario: •

•

A las 4:00 PM se inicia con el recorrido para realizar la entrega física área por área de la documentación recibida, las peticiones recibidas por correo electrónico y formulario de pqrs son direccionadas directamente al jefe de cada área en el sistema ORFEO. Las facturas, acciones judiciales y demás documentos que tengan vencimiento de términos son entregadas inmediatamente al área responsable del trámite.

Los documentos para ser enviados al destinario: Los comunicados externos a enviar, deberán ser entregados por las diferentes áreas al Grupo de Gestión Documental en horario de 8:00 am a 5:00 pm para realizar la validación del cumplimiento de los requisitos. Dichas entregas se realizarán en los siguientes horarios: •

•

Los documentos recibidos por el GGD en horario de 8:00 am a 11:00 am serán entregados y/o enviados ese mismo día. Los documentos recibidos por el GGD en horario de 12:00 m a 5:00 pm, serán enviados y/o enviados al destinatario el día hábil siguiente.

El Grupo de Gestión Documental llevará el control de las comunicaciones oficiales recibidas para su envío (en formato en excel), el cual contendra la siguiente información: recibidos, planilla motorizado Bogotá, correo electrónico,

envíos SIPOST, devueltos, digtializar, devueltos webmaster

solo

Todas las comunicaciones externas a enviar deben entregarse al GGD para su digitalización y posterior envío, así mismo deberán estar elaboradas en el formato definido en la Guía de Elaboración y Actualización de Documentos. El GGD, devolverá todos los comunicados externos que no cumplan con las especificidades dadas en ésta Guía. El comunicado externo, deberá ser remitido al GGD en original y una copia en caso de que se entreguen personalmente y en original y con sobre para las que quedan fuera de la ciudad o en zonas no aledañas al Departamento. En ningún caso se aceptarán fotocopias como original, ni se aceptará original y copias en papel reciclado. Así mismo los comunicados externos, que sirvan como soporte y/o anexo y que hayan sido expedidos por el Departamentocon antelación, deberán estar con la firma digitalizada o sello de original firmado. Las respuestas a las acciones judiciales son entregados al GGD solo para su digitalización, el envío al destinatario lo realiza directamente el Grupo de Defensa Judicial de la Dirección Jurídica del Departamento. De igual manera, los comunicados externos que sean producto de los procesos de selección meritocrática, serán entregados al GGD solo para su digitalización; el envío al destinatario será realizado directamente por la Dirección General. - Distribución Para la distribución de documentos recepcionados y radicados por el Grupo

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de gestión Documental se tiene en cuenta las directrices establecidas en el acta de distribución de correspondencia en la cual se indican los temas de competencia de las Direcciones Técnicas y el Grupo de Servicios al Ciudadano, al igual que le control de supervisores de contratos. •

•

Distribución de documentos externos - Identificación de dependencias por el código - Enrutamiento de documentos a dependencia competente. - Clasificación y organización de documentos en el casillero de los documentos en el casillero - Registro de control de entrega de documentos internos. - Reasignación de comunicados mal direccionados Distribución de documentos enviados - Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, otros. - Métodos de empaque y embalaje. - Peso y porteo de documentos. - Gestión del correo tradicional: Normal y certificado. - Ordenes de servicio. - Control de devoluciones. - Organización mensajería externa. - Registro de control de envío de documentos.

- Acceso y consulta Servicios de archivo • Consulta en el archivo de gestión y/o central: La solicitud de consulta se

•

puede hacer mediante solicitud verbal o escrita (físico y electrónico) dirigida al jefe del área, o al funcionario responsable del Archivo de Gestión, Archivo Central o Histórico. Reprografía: Suministro de copias electrónicas de documentos a los ciudadanos y servidores del Departamento teniendo siempre en cuenta las restricciones legales.

Consulta La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia, persona natural, Estado Colombiano, etc.) de accedera la información contenida en los documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia de los mismos. Para el cumplimiento de este propósito, los archivos deben atender los requerimientos y solicitudes de manera personal, telefónica, correo electrónico o remitiendo al usuario al funcionario competente. La consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte de funcionarios de otras dependencias o de los ciudadanos, se debe facilitar con los controles correspondientes y diligenciando el formato de consulta y préstamo de documentos y/o registros. Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, éstas deberán ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina y sólo se permitirá cuando la información no tenga carácter de reservado conforme a la Constitución y a las leyes, para el suministro de fotocopias de debe tener presente el acto administrativo en el cual se establece este valor de la reproducción.

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El préstamo temporal de los documentos se realiza por 5 días habiles y el área responsable debe realizar el seguimiento a la devolución de los documentos. Para la consulta de archivos se debe aplicar el procedimiento de consulta y prestamo de documentos y/o registros.

• Control y seguimiento De acuerdo al mapa de proceso, las funciones de cada una de las áreas del Departamento, la Resolución vigente de peticiones, quejas, reclamos y denuncias y el direccionamiento de las peticiones de acuerdo a su competencia, se implementento en el sistema ORFEO un mecanimos de control que permite conocer el estado de cada unas de las peticiones que ingresaron a la entidad y conocer su trazabilidad. Es responsabilidad de cada unos de los servidores asegurar que los trámites respectivos se resuelvan de manera oportuna en los términos de ley establecidos, para conocer el estado de las peticiones recibidas se puede realizar las consultas de acuerdo a los datos capturados al momento de la recepción de las peticiones.

-Trazabilidad. Desde el registro de las peticiones se inicia la trazabilidad del estado actual de la petición, por lo cual es responsabilidad de cada servidor del Departamento realizar el uso adeucado del sistema ORFEO. En la trazabilidad del sistema se evidencia las siguientes actvidades: o Radicación o Digitalización o Reasignación o Solicitud de firma – VoBo o Respuesta o Devoluciones o Solicitud de anulaciones (aplica para radicaciones de salida) o Acta de anulación (aplica para radicaciones de salida) o Archivo o Envío de respuesta al peticionario.

- Tiempo de respuesta de peticiones de acuerdo a su modalidad.

-

Seguimiento al vencimiento de términos

El vencimiento de términos inicia con la tipificación del tipo de petición y termina con la digitalización y envío de respuesta al peticionario. En el sistema ORFEO se implementaron los siguientes mecanismos de alerta para realizar el seguimiento al PGD Noviembre 2014 –Versión 1 Copia Controlada: La versión vigente de este documento reposa en la carpeta de Calidad DAFP si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia.

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vencimiento de terminos y es responsabilidad de cada uno de los servidores del Departamento cumplir con los tiempos de respuesta establecidos.

En el reporte gráfica se visualiza la siguiente información: o Radicados activos – verde (en términos) o Proximos a vencer – amarillo (en términos, falta el 30% de tiempo para dar respuesta) o Vencidos – rojo o Cantidad de respuesta de peticiones que se deben entregar a la Grupo de Gestión Documental para su digitalización y envío.

Reporte en lista Este reporte detalla la información del radicado como:

o o o o o o

Número de radicación Fecha y hora Aleta de radicación digitalización Asunto de la petición Tipo de petición Tiempo de respuesta

o o o

Tipo de documento Días transcurridos Servidor que lo tiene asignado.

d. Organización: Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente. Para la organización de los archivos se debe aplicar el procedimiento de administración de archivos de gestión y central y la Guía para la organización de archivos de gestión y transferencias documentales. • Clasificación: “Proceso archivístico mediante el cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad”. La clasificación es el primer paso del conjunto de procesos destinados a la organización de archivos tendientes a controlar, recuperar y conservar la información contenida en los documentos para su utilización administrativa, jurídica y cientifica. En la clasificación debe identificar la procedendica de los documentos teniendo en cuenta la estructura orgánica, la estructura orgánica y las funciones desarrolladas.

y

•

Procedencia: - Entidad que los produce, ejemplo: Departamento Administrativo de la Función Pública

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-

•

Área productora, Secretaria General

ejemplo:

Estructura orgánica Función Pública: - Fondo documental: Departamento Administrativo de la Función Pública - Secciones documentales: Dirección, Subdirección, Secretaria General, Direcciones Ténicas y Oficinas - Subsecciones documentales: Grupos de trabajo

Para la ordenación de los documentos se debe tener presente los siguiente principios archivisticos: •

•

•

Funciones: Actos administrativos (creación y/o supresión de áreas), organigrama, manual de funciones, procedimiento y políticas de operación.

La clasificación se ve identificada en las Tablas de Retención Documental, por lo cual cada una de las áreas del Departamento debe aplicar las TRD en la organización de sus archivos de gestión y es responsabilidad de cada área solicitar al Grupo de Gestión Documental solicitar la actualización de la TRD de acuerdo a sus necesidades. En el Gestor Documental la documentación se clasificará de acuerdo a la TRD, •

Ordenación: Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado, en estas actividad se determina que documento va primero y cuales van después, realizar el proceso de ordenación facilita el acceso a la información y la rápida localización

• • •

Principio de orden original: Es la relación causa – efecto que se produce entre los documentos, pues, hay un documento inicial, otro u otros que le siguen y, por último, uno o más que concluyen. Principio de procedencia: Permite conocer quien produce los documentos. Acciones a realizar en cada una de las áreas: Relaciones que la documentación corresponda las series y subseries. Conformación y apertura de expedientes. Determinación de los sistemas de ordenación o Númerico:
Ordinal: disponer los documentos de forma consecutiva, progresiva, obedeciendo a la numeración que los identifica
Cronológico: colocar un documento detrás del otro en forma secuencia de acuerdo a la fecha en que la documentación ha sido tramitada, teniendo en cuenta en primer lugar el año, seguido del mes y al final el día.

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o

o

•

•

Alfabéticos: Ordenación por las letras del alfabeto
Onomástico: Apellidos y nombres (historias laborales, historias clinicas)
Toponímico: Nombre de lugares
Temático: Series y subseries Mixtos:
Alfanuméricos: Orden alfabético y númerico cronológico (contratos)
Ordinal cronológico: Serie documentales simples (resoluciones, decretos), se controla en primer lugar el número de la unidad documental y después por el cronológico ( 0001 – aaaa/mm/dd).

Almacenamiento de cada expediente en la unidad de conservación Foliación de todos y cada uno de los documentos que conforman el expediente o Se realiza cuando la documentación esta perfectamente organizada y sin duplicidad o Numeración, la cual consiste en dar un número consecutivo desde 1 a todos los folios.

o

o

o o

o

Se debe tener cuidado en no repetir números o de omitirlos como tampoco dejar de numerar algún folio. Si existe una numeración anterior, ésta se anulará con una línea diagonal (/) y quedará como valida la última realizada. No debe utilizarse cifras como: 1A y/o 1Bis Expediente: Primera carpeta hasta el folio 200, segunda carpeta inicia con folio 202. Anexos; deberán foliarse en orden consecutivo y separarse de la unidad de conservaciónde donde proceden dejando un testigo en el lugar de origen, como referencia cruzada, en donde debe constar fondo, sección, subsección, serie documental, unidad de conservación y folio al que corresponde; para efectos de recuperación y acceso, el mismo testigo o referencia debe dejarse donde se ubique el soporte anotado (planoteca, mapoteca, fototeca, hemeroteca). Cuando existan anexos en soportes diferentes al papel como discos, cintas de audio y video, negativos de fotografias, acetatos, disquetes, corresponde hacer la respectiva referencia cruzada y ubicación del destino.

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Retiro de material abrasivo (ganchos de legajar y ganchos de cosedora) Identificación de las unidades de conservación y almacenamiento (rotulos cajas y carpetas) Actualización de inventario documental – Formato Único de Inventario Documental Descripción: Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, que permite su identificación, localización y recuperación, para la gestión o la posterior consulta. Para la descrición documental se tienen en cuenta los lineamientos dador por el Archivo General de la Nación y se diligencia el formato de ISADG en el Archivo Central del Departamento. Cada una de las área del Departamento elaboran y actualizan los inventarios documentales para faciliar con localización y recuperación de la documentación, los inventarios documentales de los archivos de gestión y central se encuentran publicados en Calidad_DAFP y Portal web del Departamento.

formato, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos. Para la realización de las transferencias documentales (físico) se debe aplicar el procedimiento de administración de archivos de gestión y central y la Guía para la organización de archivos de gestión y transferencias documentales. Todas las áreas del Departamento deberán preparar los documentos a transferir, de conformidad con los plazos establecidos en las tablas de retención documental y el cronograma de transferencias documentales aprobado por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo. El Grupo de Gestión Documental asesorará sobre las entrega de las transferencias documentales al archivo central, para lo cual se debe tener en cuenta lo siguiente: -

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e. Transferencia.Son el conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato de generación, la migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos técnicos de

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Verificar que las series documentales que son enviadas estén debidamente relacionadas en el formato único de inventario documental. Que la documentación a transferir cumpla con los términos de retención establecidos en la tabla de retención documental Que las series documentales estén debidamente identificadas, organizadas cronológicamente, foliadas y sin material abrasivo (ganchos de legajar y ganchos de cosedora) Archivadas en sus respectivas unidades de conservación; Si no está conforme a lo establecido no se acepta la transferencia y se efectúan la devolución correspondiente.

Todo ingreso de documentos al Archivo Central se hará oficial mediante la entrega

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física de la documentación, la cual deberá hacerse en el formato único de inventario documental. Para ello, es necesario entregar impreso y enviar por correo electrónico el archivo electrónico en Excel al Grupo de Gestión Documental.

El Departamento formulará los métodos y la periodicidad de aplicación de las técnicas de migración, refreshing, emulación o conversión, con el fin de prevenir cualquier degradación o pérdida de información y asegurar el mantenimiento de las características de contenido de los documentos.

Una vez recibidas las transferencias documentales se deben realizar las siguientes actividades: -

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Recibir físicamente las transferencias provenientes de las áreas del DAFP. Verificar los inventarios documentales que trae cada caja de archivo. Ubicar las cajas en el archivo central en los estantes metálicos, en un orden numérico consecutivo, según el sistema establecido en depósito de Archivo. Rotular la caja en la cara frontal para facilitar la posterior consulta. Informar al funcionario encargado en el Grupo de Gestión Documental para que en el archivo electrónico -en Excelentregado por el empleado que realiza la transferencia documental, se ingrese en la base de datos de transferencias documentales la información que reposa en el Archivo. El formato único de inventario documental debe ser firmado por los servidores que intervinieron en el proceso de transferencia documental.

Para la transferencias de documentos electrónicos en Departamento debe establecer políticas que archivo, de forma que se aseguren su integridad, autenticidad, preservación y consulta a largo plazo. • Migración, refreshing, emulación o conversión

• Metadatos El Departamento incluya en la transferencia los metadatos que faciliten la posterior recuperación de los documentos de archivo físico y electrónico de las series documentales transferidas al archivo central en soporte físico o en soporte electrónico en el SGEDA. f.

Disposición de documentos: Selección de los documentos en cualqueir etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con los establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental. Dentro del formato utilizado para la presentación de las TRD el diligenciamiento de la columna Disposición Final, implica que a cada serie o subserie se le aplicó previamente el proceso de valoración para definir su conservación permanente, reproducción a través de tecnologías y soportes, en cuya aplicación se observen principios y procesos archivísticos, la eliminación cuando agotados sus valores administrativos no tengan o representen valor para la investigación o la selección de algunas muestras representativas.

Para definir la disposición final se debe tener en cuenta: Además de definir la conservación permanente de una serie se debe analizar la aplicación conjunta de una técnica de

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reprografía cuyo objetivo será facilitar el acceso a la información, evitando a la vez que la manipulación constante sobre originales pueda facilitar su deterioro. La decisión de eliminar expedientes en los archivos de gestión, es una opción válida en casos tales como el de los informes de gestión en los que se conserva una copia en las unidades administrativas que los producen y el original es enviado a las oficinas de planeación quienes conservarán el total de la serie y la transferirán al archivo central correspondiente. Microfilmar o digitalizar algunas series con el propósito de destruir los documentos originales debe ser una decisión que en la práctica garantice que la información reproducida y guardada por dichos medios será perdurable, fiel, accesible e inalterable y que los soportes originales no se eliminarán hasta tanto no se venzan los periodos de prescripción aplicables en cada caso. Aun cuando se apliquen técnicas de reprografía válidas sería conveniente conservar algunos expedientes en su soporte original a fin de que los futuros investigadores puedan analizar caracteres diplomáticos. Actividades: 1. La conservación total se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. Así mismo, son patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigación, la ciencia y la cultura.

- Recepción de transferencias secundarias. - Organización de documentos para disponerlos al servicio de los usuarios. - Conservación y preservación de los documentos. 2. Eliminación de documentos: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental, para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. - Aplicación de lo estipulado en la TRD o TVD. - Valoración avalada por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo. - Levantamiento de acta y determinación del procedimiento de eliminación. 3. Selección documental: Actividad de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central, con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo, para su conservación permanente. - Aplicación de método elegido. - Elección de documentos para conservación total y/o reproducción en otro medio. 4. Otros medios de conservación: Microfilmación: Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película. - Determinación de metodología y plan de trabajo. - Fines en la utilización de la técnica. - Control de calidad durante todo el proceso.

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Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra de manera analógica (papel, video, sonido, cine, microfilme y otros) en otra, que sólo puede ser leída o interpretada por computador. - Determinación de la metodología y plan de trabajo. - Definición de calidad, según la fase del ciclo vital en la cual se requiere. - Control de calidad durante todo el proceso. El Departamento definirá para los documentos que se registren en el SGDEA los procedimientos de disposición final aplicados y los correspondientes metadatos que vinculen dichos procedimientos. • Eliminación Documental

•

•

g. Preservación a largo plazo: Conjunto de acciones y estandares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma o registro de almacenamiento.

La eliminación de documentos aplica para aquellos documentos que han cumplido el tiempo de retención y se debe realizar así: •

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El Grupo de Gestión Documental presentará ante el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo el informe de las series documentales eliminar para aprobación. Posterior a la aprobación se publica en el portal web del Departamento en la sección de Gestión Documental los inventarios de los documentos a eliminar por un periodo de 30 días hábiles, Si no se reciben observaciones sobre la documentación a eliminar se procede a realizar la eliminación de los documentos, esta actividad

se realiza bajo la supervisión de la oficina de control interno y se realiza mediante el picado de documentos. Publicar acta e inventario de eliminación de forma permanente en el portal web del Departamento en la sección de Gestión Documental. Para la eliminación de documentos electrónicos el Departamento establecerá el procedimiento correspondiente.

Para la preservación de los documentos electrónicos, se recomienda seguir el modelo de la ISO 14721, basado en el modelo del Open Archivr Information System – OAIS -

Requerimientos de preservación (OAIS) – Fuente de Información Guía No. 6 – Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos. La Norma ISO 14721:2003 Open archival information system (OAIS) – Reference model propone el marco reglamentario de archivos para la conservación y acceso a la información electrónica a largo plazo, planteando el modelo para el tratamiento de los objetos digitales producidos durante la fase de gestión para su conversión en documento de archivo, esto es la preparación para su transferencia, la

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captura, el almacenamiento, el acceso a la información y la conservación a largo plazo:

• Se recomienda tener en cuenta los siguientes protocolos:

Definimos a continuación las Entidades Funcionales que intervienen en el Sistema: -

En la siguiente gráfica se presentan las seis Entidades Funcionales y sus relaciones dentro del modelo OAIS. Solo se muestran los grandes movimientos de información y las líneas que conectan las entidades con el fin de identificar las rutas de comunicación sobre las que fluye la información, en ambas direcciones.

Captura: por medio de esta entidad se facilitan los servicios y funciones para aceptar e ingresar en el SGDEA los Paquetes de Información de Transferencia (PIT) enviados desde las unidades de trámite: se recibe el PIT, se analiza y comprueba la calidad de los datos, se produce el Paquete de Información de Archivo (PIA) de acuerdo con el modelo de metadatos y los estándares que se adopten, se incorpora la información descriptiva a la Base de Datos y el PIA al sistema de almacenamiento. En la figura que aparece a continuación se representa el proceso de transferencia o captura de los documentos desde los sitios que producen la información al sistema de archivo, ya en su formato de “paquete de transferencia” y su conversión en “paquete de archivo”.

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Sistema de almacenamiento: mediante esta entidad se facilitarán los servicios y funciones para el almacenamiento, mantenimiento y recuperación de los documentos; se gestionará la jerarquía de clasificación de los PIA en el sistema de almacenamiento, se actualizarán o se moverán los soportes en que se guarda la información, se realizarán los chequeos de rutina para comprobar la calidad de los datos y la detección de posibles errores, y se facilitará la recuperación de datos ante desastres. Asimismo, facilitará los PIA para consulta, adaptándolos a los requerimientos de los distintos tipos de usuarios, convirtiéndolos en Paquetes de Información de Consulta (PIC). Gestión de base de datos: por medio de esta entidad se proporcionan los servicios y funciones para completar, actualizar y acceder a la información descriptiva, la gestión y mantenimiento de la base de datos, las búsquedas, la generación de informes y la información administrativa para la gestión del archivo. Administración: a través de esta entidad se realizará la operación y gestión del sistema de archivo: gestión y revisión de transferencias, mantenimiento de la configuración del sistema, movimiento de archivos, mantenimiento y actualización del contenido.

-

Plan de preservación: el plan establece las funciones y rutinas para estar al tanto del entorno del sistema y garantizar el acceso a los datos que se esperan conservar por un plazo frente a los avances tecnológicos que requieran nuevos programas para su lectura, mediante la evaluación del contenido del archivo y recomendar la actualización y realización de planes de cambio de los datos a nuevos formatos y la adopción de nuevos estándares. Asimismo diseña nuevos modelos de paquetes de información y su adaptación a PIT, PIA y PIC.

-

Acceso: facilita los servicios y funciones que permiten a los usuarios realizar búsquedas, identificar, localizar y solicitar información almacenada en el SGDEA, al tiempo que establece y controla los derechos de acceso a la información a usuarios y grupos de usuarios, y da respuesta a la solicitud de información de acuerdo al tipo de permiso que tenga cada persona para acceder a los archivos.

• Sistema Integrado de Conservación - SIC La implementación del SIC tiene como finalidad, garantizar la conservación y prevenciónde cualquier tipo de información, independientemente del medio o técnologia con la cual se haya elaborado, manteniendo los atributos tales como unidad, integridad, autenticidad, inalterabilidad, originabilidad, fiabilidad, accesibilidad, de toda la documentación

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desde el momento de la producción, durente el período de vigencia, hasta su disposición final, de acuerdo a la valoración documental.

inalterabilidad, acceso, disponibilidad, legibilidad (visualización) y conservación.

El SIC esta confirmado por los siguientes planes:

Las entidades tienen que controlar el acceso a los documentos de archivo, limitándolo en función al usuario o al grupo de usuarios, teniendo en cuenta temas de seguridad nacional, documentación sensible, documentos clasificados, etc.

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-

Plan de conservación documental: aplica a documentos de archivo creados en medios físico y/o análogos. Plan de preservación digital a largo plazo: aplica a documentos digitales y/o electrónicos de archivo. Los planes son conformados por los siguientes planes: - Capacitación y sensibilización - Inspección y mantenimiento de sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas. - Saneamiento ambiental; desinfección, desratización y desinsectación - Monitoreo y control de condiciones ambientales - Almacenamiento y realmacenamiento - Prevención de emergecias y atención de desastres.

El Departemento debe iniciar con la elaboración e implementación de estos planes y porgramas. • Seguridad de la Información Defina los mecanismos para salvaguardar los documentos electrónicos de manipulaciones o alteraciones en la actualización, mantenimiento y consulta o por cualquier falla de funcionamiento del SGEDA.

-

Acceso.

La gestión de los accesos debe realizarla el administrador del sistema. Tabla de requisitos de seguridad

-

Auditoría

La Pista de auditoría, también denominada traza o Log de auditoría, es un registro de las acciones realizadas en el SGDEA. Debe cubrir a todos los usuarios del mismo, incluyendo al administrador. Esta no debe ser modificable.

Asegure que el SGED mantenga las siguientes características de los documentos: autenticidad, integridad, PGD Noviembre 2014 –Versión 1 Copia Controlada: La versión vigente de este documento reposa en la carpeta de Calidad DAFP si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia.

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Autenticidad. Una vez capturado e ingresado el expediente en el SGDEA, no se podrán modificar los componentes, la estructura, los metadatos ni el índice electrónico o foliado. Quedarán protegidos para siempre contra cambios deliberados o accidentales del contenido, contexto, estructura y apariencia con el fin de conservar su autenticidad.

-

Niveles de seguridad

Copias de seguridad y recuperación:

La normativa existente, tanto legal como por la propia actividad de la entidad, debe exigir una política y mecanismos de copias de seguridad para poder recuperar en cualquier momento toda la información existente en el SGDEA. Estas funciones pueden estar gestionadas desde el área de sistemas de las entidades.

-

Transferencias: A lo largo del ciclo vital del documento, es decir, durante el tiempo en que sea necesario utilizarlo y se requiera mantenerlo en el sistema, se producen transferencias de la documentación. Para esto es preciso tener un instrumento de control que permita registrar el cambio de ubicación, tanto por cuestiones normativas, como para poder acceder a la documentación.

La existencia de documentación de suma importancia en las entidades, implica que no solo se controle el acceso por grupos de usuarios, sino que también se deban aplicar niveles de seguridad a los documentos.

• Requisitos para la preservación de los documentos electrónicos de archivo Establezca los requisitos para la preservación de los documentos electrónicos de archivo desde el mismo momento de su creación y verifique el cumplimiento de los mismos. Verifique que el SGEA implementado en la entidad garantice la preservación de los

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documentos de acuerdo con lo dispuesto en las TRD. • Requisitos para las técnicas de preservación a largo plazo Identifique las necesidades de preservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo y determine los criterios y métodos de conversión, refreshing, emulación y migración que permitan prevenir cualquier degradación o pérdida de información y aseguren el mantenimiento de las características de integridad. h. Valoración: Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determina sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o definitiva). Para la valoración se tiene se analizan los valores primarios y secundarios que poseen los documentos: Valores Primarios: Son los que tienen los documentos a partir de su creación o recpeción y se definen por la importancia y el uso que tiene la documentación para la institución generadora, puede caer dentro de tres categorias: • Administrativo: Está relacionado al trámite o asunto que motivó si creación. Se encuentra en todos los documentos. Son importantes por su utilidad referencial para la planeación y la toma de decisiones. • Jurídico: Es aquel del que se derivan derechos u obligaciones legales regulados por el derecho común.

• Legal: documentos dispositivos del estado (leyes) y documentos testimoniales (registro civil). • Fiscal: Corresponde al valor de los documentos de archivo que justifican, explican o comprueban el cumplimiento de obligaciones tributarias (pago de impuestos, contabilidad, estados financieros etc.) • Contable: Documentos que soportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos económicos. Valores Secundarios: Son los que adquieren los documentos una vez qie pierden sus valores primarios y tienen utilidad histórica y social, porque la información que contienen es relevante para la sociedad por ser testimonio del origen, desarrollo y evolución de un acontecimiento y sirve como fuente para futuras investigaciones y puede tener: • Evidenciales: Revelan origen, organización y desarrollo de las entidades (cambios institucionales orgánicos, normas de trabajo, política interna, economía, estadísticas, etc.). • Históricos: Evolución y cambios más trascendentales desde el punto de vista legal, que ha sufrido la institución. Se revelan en: directrices, políticas, programas, proyectos, etc. • Informativos: Fenómenos sociales e institucionales (hojas de vida, correspondencia, organigramas, reglamentos internos, etc.)

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3. FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

La implementación y seguimiento del Programa de Gestión Documental – PGD debe establecerse a corto, mediano y largo plazo y está bajo la responsabilidad del área de archivo en coordinación con la Oficina de Control Interno.

• Revisión periódica de posibles cambios que afecte la gestión documental de la entidad.

3.3. Fase de mejora • Mejoramiento continuo, acciones correctivas, preventivas y de mejora, resultado de

3.1. Fase de ejecución • Desarrollo de actividades de divulgación de los aspectos metodológicos de la implementación del PGD. • Sencibilización y capacitación • Desarrollo de estrategías que minimicen el impacto de la resistencia al cambio. • Desarrollo de las actividades del plan de trabajo para la implementación del PDG. • Diseño de materiales e instructivos que faciliten los procesos y actividades del la gestión documental

3.2. Fase de seguimiento • Monitoreo y análisis permanente del PGD • Validación de metas y objetivos establecidos en el plan de trabajo e implementación del PGD

• Revisión de la creación y organización de los archivos PGD Noviembre 2014 –Versión 1 Copia Controlada: La versión vigente de este documento reposa en la carpeta de Calidad DAFP si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia.

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•

Programa de reprografía.

4. PROGRAMAS ESPECÍFICOS

Los programas especificos tiene como propósitco orientar al Departamento, en aspectos especiales relacionados con el tratamiento de los tipos de información y documentos físicos y electrónicos, así como los sistemas, medios y control asociados a su gestión. De acuerdo a lo establecido por el Archivo General de la Nación, la entidad podrá adoptar los programas señalados a continuación o aquellos que considere, de acuerdo con las necesidades propias o requerimiento. Es importante establecer un marco metodológico para la elaboración de los programas y que incluyan como mínimo; proposito, objetivos, justificación, alcance, beneficios, lineamiento, metodología, recursos, cronograma, responsables, entre otros. •

Programa de normalización de formas y formularios electrónicos:

Digitalización de documentos del archivo central de acuerdo al protocolo que establecido por el Grupo de Gestión Documental. •

Plan institucional de capacitación En el plan institucional del Departamento se incluyen las necesidades de capacitación del Gestión Documental y las capacitaciones que realiza el grupo sobre archivos de gestión y transferencias documentales, administración del sistema Orfeo y OpenKM.

•

Programa de auditoría y control En la auditorias programadas por la Oficina de Control Interno y la Oficina Asesora de Planeación se realiza auditoría al proceso de gestión documental de manera transversal a la entidad.

Para la produción de formatos se tiene deben atender lo dispuesto en el procedimiento de control de documentos, y se debe diligenciar el formato de solicitud de control de cambios y control a la Documentación. •

Programa de esenciales:

documentos

vitales

o

De acuerdo a la información de las tablas de retención documental y la identificación de los documentos vitales en el Departamento, los documentos indispensables para el funcionamiento de la entidad se encuentran definidos en el registro de documentos vitales o esenciales. PGD Noviembre 2014 –Versión 1 Copia Controlada: La versión vigente de este documento reposa en la carpeta de Calidad DAFP si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia.

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5. ARMONIZACIÓN CON PLANES Y SISTEMA DE GESTIÓN DE LA ENTIDAD

La gestión documental se articula con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión, el Plan Estratégico Institucional, el Plan de Inversión, el Plan de Acción Anual, el Plan Institucional de Archivos – PINAR y con los demás modelos y sistemas de la entidad, en aspectos tales como:

PLANES Y SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA ENTIDAD • Modelo integrado de Planeación y Gestión

ARMONIZACIÓN EN: •

• •

Plan Estratégico institucional

•

Plan de inversión

•

Plan Acción Anual

de

•

•

• •

•

Plan Institucional de Archivo de la Entidad – PINAR Otros sistema gestión

•

•

de • •

•

•

El cumplimiento de requisitos administrativos, legales, normativos y tecnológicos. Los procesos, procedimientos y actividades. El control de registros y documenos vinculados con las TRD como evidencia de las actuaciones de la entidad. La simplificación de trámites y uso adecuado del papel. Las politicas de racionalización de recursos. Control, uso y disponibilidad de la información. Las evidencias documentales y trazabilidad de las actuaciones institucionales. La preservación a largo plazo de la información. Los principios de eficacia, eficiencia, impacto, transparencia, modernización, oportunidad, economía, orientación al ciudadano, entre otros. La evaluación, el seguimiento, los indicadores y la medición. La mejora continua.

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• •

ANEXOS

• a. Diagnóstico de Gestión Documental El diagnóstico de la Gestión Documental en el Departamento, es el resultado de las visitas realizadas de asesoría a acompañamiento a cada una de las áreas, en las cuales se realizó un trabajo directo con los servidores responsables de la organización de los archivo de gestión y transferencias documentales.

• •

En las visitas realizadas se revisaban los siguientes ítems. Alcance Revisión de los archivos de gestión y central del Departamento para validar el cumplimiento del Acuerdo 042 de 2002. Normativa Aprobación de la Tabla de Retención Documental presentada por el Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP ante el Archivo General de la Nación mediante el Acuerdo 012 de 1998. Creación y conformación del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo del Departamento Administrativo de la Función Pública mediante la Resolución 1645 de 2013. Gestión documental La gestión documental actualmente se centrada en los documentos en soporte papel y documentos digitalizados y para su gestión se dan lineamiento en los procedimientos y en las guías y manuales. •

Procedimientos

Consulta y préstamo de documentos y/o registros Administración de archivos de gestión y central Correspondencia externa recibida y enviada Control de documentos

Guías • Guía para la organización de archivos de gestión y transferencias documental • Guía de digitalización • Guía para la elaboración y actualización de documentos y/o registros • Manual de imagen

Procesos de Gestión Documental. •

Producción de documentos. En el sistema de gestión de calidad CALIDAD_DAFP, se encuentran publicados los formatos a utilizar para la creación de documentos, los cuales deben atender los lineamientos establecidos en la Guía para la elaboración y/o actualización de documentos. En la generación de nuevos de formas, formularios y documentos es necesario diligenciar por parte del área solicitante el formato solicitud de cambios y control a la documentación, en el cual se debe responder los siguientes interrogantes: • •

Por qué se crea este formato y/o documento En qué soporte se genera físico o electrónico

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• • • • •

Este documento se imprime Quién proyecta o produce el documento El documento está asociado a algún procedimiento Cuál procedimiento El documento está registrado en Tabla de Retención Documental TRD

La inclusión de estas preguntas a en el formato de solicitud de cambios y control a la documentación, le permite al Grupo de Gestión Documental, controlar lo siguiente: • • •

Conocer que documentos se están generando en el DAFP En que formato se están generando Si están asociados a procedimientos y tablas de retención documental.

De igual manera esta información permite determinar el impacto que la creación y/o eliminación de documentos en el proceso de gestión documental y el Sistema de Gestión de Calidad. De acuerdo a la visitas realizada se evidencia que las áreas cumple con los lineamientos establecidos para la producción de documentos. •

Gestión y Trámite El Departamento en mayo de 2010 implemento el funcionamiento del Sistema ORFEO, actualmente se utiliza los siguientes módulos: • Radicación de correspondencia (recibida y enviada).

• • • • • • • •

Digitalización de documentos en formato tiff Integración de mail y formulario de pqrs Tablas de retención documental Envío de correspondencia Devoluciones Anulación (radicados de salida) Alertas vencimiento de términos Reportes

El sistema Orfeo administra actualmente la información que ingresa y se envía a la cual se le genera un número de radicación, no se ha implementado el módulo de expedientes. La documentación recibida es radicada, digitalizada y direccionada al área competente para que realice el trámite respectivo e integre la documentación al su archivo de gestión, los canales para la recepción son: ventanilla única de correspondencia, correo electrónico, fax y formulario pqrs. Para el trámite de las peticiones se establecieron tiempos de respuesta en el Sistema ORFEO, el cual se controla con un semáforo que indica el estado de las peticiones: verde (en términos), amarillo (en términos próximo a vencer) y rojo (vencido), y es responsabilidad de cada servidor dar respuesta oportuna a la peticiones asignadas. Las peticiones recibidas son direccionadas a cada una de las áreas responsables de darles trámite, los temas de su competencia son

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actualizados semestralmente y se deja constancia en el acta reunión sobre direccionamiento de correspondencia.

acorde con las directrices del Acuerdo 042 de 2002 y el procedimiento de Administración de Archivo de Gestión y Central.

Para el envío de documentos externos, se utiliza el servicio de mensajería postexpress y certificado generando las órdenes de servicio en el Sistema SIPOST de Servicios Postales Nacionales, la documentación de entrega personal es distribuida por un mensajero y el correo electrónico autorizado para el envío de respuesta de peticiones es [email protected].

En las visitas realizadas se validó el cumplimiento de los siguientes ítems:

Las comunicaciones enviadas al peticionario por los diferentes canales y generen error en la entrega, o no tengas datos de envío (dirección, correo electrónico) son publicadas en la página web del Departamento, para que sean consultadas por el peticionario, esta actividad es realizada por el Grupo de Servicio al Ciudadano. •

El 95% de los archivo de gestión cumplen con la totalidad indicaciones dadas para la organización de la documentación. Para la organización y conservación de documentos el área utilizan los siguientes elementos: • Carpetas blancas 4 aletas • Carpetas celugía • Carpeta de tapas • Cajas x200

Organización de archivos de gestión físicos Los archivos de gestión en el Departamento son administrados por cada una de las áreas, quienes asignan un responsable de la organización de los archivos de gestión y la realización de las transferencias documentales. Para la organización de los archivos de gestión las áreas deben aplicar los lineamientos establecidos en el Guía de Organización de Archivos de Gestión y Transferencias Documentales, la cual está

•

Organización de archivos de gestión electrónicos Actualmente el Departamento no cuenta con un Sistema de Gestión Electrónico de Archivo para la conservación de documentos electrónico, actualmente se está

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Los inventarios documentales se encuentran disponibles para la consulta externa en el portal web sesión gestión documental y para la consulta interna en CALIDADA_DAFP.

definiendo un proyecto de inversión para la consecución de recursos. Con el fin de almacenar, conservar y recuperar documentos electrónicos, se está realizando la implementación del Gestor Documental OpenKM, en el cual se definió la estructura de la tabla de retención documental por área y es responsabilidad de cada uno de los servidores hacer el uso adecuado de esta herramienta.

•

Digitalización de documentos. •

• •

Organización de archivo central El archivo central del Departamento se encuentra ubicado en el piso 3 del edificio, es administrado por el Grupo de Gestión Documental, allí se conservan documentos de los años de 1959 a 2012. Actualmente se está actualizado el inventario documental del archivo central de acuerdo a las transferencias documentales realizadas antes del 2011, con el fin de conocer el 100% de la documentación almacenada y proceder a la elaboración de tablas de valoración documental y aplicación de la disposición final. Dentro de las actividades de inventario se cuenta con el inventario del 100% de las series de nóminas e historias laborales, las cual son las más consultadas en el archivo central, los documentos de estas series documentales deben ser consultados en el área del archivo central.

•

Digitalización de peticiones recibidas y enviada en el Sistema ORFEO en formato tiff. Digitalización en PDF de series de decretos y resoluciones de los años 1959 a 1980 y consecutivos de correspondencia del año 1998 al 2003, las imágenes son conservadas en el Gestor Documental OpennKM. Para la digitalización de documentos se tiene establecida una guía en la cual se dan directrices para realizar esta actividad.

Recomendaciones generales •

•

• •

Realizar la aplicación de la disposición final de los documentos que se conservan en el archivo central, con el fin de optimizar el espacio. Implementación de firma digital y estampado cronológico para el envío de respuesta de peticiones y digitalización de documentos. Implementación de Sistema de Gestión Electrónico de Archivo Interacción permanente entra la Oficina Asesora de Planeación,

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Oficina de Sistemas y Gestión Documental

c. Mapa de procesos Funcion Publica

b. Cronograma de implementación del PGD Metas a corto plazo •

•

ACTIVIDADES Organización de archivos de gestión electrónicos Articulación de Sistemas de Información al PGD

META

2015

Metas a mediano plazo ACTIVIDADES META • Implementación de un Sistema de Gestión Electrónica de Documentos de Archivo, que garantice la conservación y 2016 recuperación en el tiempo y la migración a nuevas plataformas electrónicas. Metas a largo plazo ACTIVIDADES META • Digitalización de documentos de mayor consulta (Nóminas y 2017 historias laborales)

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e. Referentes normativos del PGD

Constitución Política de Colombia

mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

Art. 8. Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación.

Ley 594 de 2000: Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.

Art. 15. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de Entidades públicas y privadas.

Ley 734 de 2002 Código Disciplinario Único Título IV: Derechos, deberes, prohibiciones, incompatibilidades, impedimentos, inhabilidades y conflicto de intereses del servidor público.

Art. 20. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación. Art. 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución.

Capítulo segundo - Deberes - Art. 34 Deberes – Numeral 5: Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar las sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos. Numeral 21: Vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le han sido encomendados y cuidar que sean utilizados debidamente y racionalmente, de conformidad con los fines a que han sido destinados.

Art. 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley. EL SECRETO PROFESIONAL ES INVIOLABLE

Capítulo Tercero- Art. 35 Prohibiciones Numeral 13: Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones.

Leyes y Decretos Reglamentarios

Numeral 21. Dar lugar al acceso o exhibir expedientes, documentos o archivos a personas no autorizadas.

Ley 80 de 1989: Crea el Archivo General de la Nación de Colombia. Ley 4 de 1993: Obligación de las entidades oficiales de entregar y recibir inventariados los documentos de los archivos. Ley 44 de 1993: Sobre derechos de autor, funcionarios públicos

Ley 1437 de 2011: Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Ley 1712 de 2014: Por la cual se crea la Ley de Transparencia y del Acceso a la Información Pública Nacional.

Ley 527 de 1999: Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los PGD Noviembre 2014 –Versión 1 Copia Controlada: La versión vigente de este documento reposa en la carpeta de Calidad DAFP si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia.

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Decreto 2482 de 2012: Autoriza el uso del microfilm en los archivos y les da valor probatorio. Decreto 2527 de 1950: Autoriza el uso del microfilm en los archivos y les da valor probatorio. Decreto 2578 de 2012: Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado. Decreto 2609 de 2012: Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado. Decreto 1515 de 2013: Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo concerniente a las transferencias documentales secundarias y de documentos de valor histórico al Archivo General de la Nación, a los archivos generales de los entes territoriales, se derogan los decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997.

conservación preventiva, restauración documental”.

conservación

y

Acuerdo 049 de 2000: Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 “Conservación de Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales destinados a archivos”. Acuerdo 050 de 2000: Por el cual se desarrolla del artículo 64 del título VII “Conservación de Documentos”, del Reglamento General de Archivos sobre “Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo”. Acuerdo 060 de 2001: Por la cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. Acuerdo 038 de 2002: Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000 - Responsabilidad del servidor público frente a los documentos y archivos. Acuerdo 039 de 2002: Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2000.

Acuerdos Archivo General de la Nación Acuerdo 07 de 1994: Se establece Reglamento General de Archivos

el

Acuerdo 09 de 1995: Se reglamenta la presentación de las Tablas de Retención Documental al Archivo General de la Nación. Acuerdo 011 de 1996: Por el cual se establecen criterios de conservación y organización de documentos. Acuerdo 048 de 2000: “Por el cual se desarrolla el artículo 59 del capítulo 7 “Conservación de Documentos”, del Reglamento General de Archivos sobre

Acuerdo 042 de 2002: Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. Acuerdo 027 de 2006: “Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994” en lo relacionado con el glosario de términos archivísticos. Acuerdo 004 de 2013: “Por el cual se reglamenta parcialmente los Decretos 2578 y

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2609 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental. Acuerdo 005 de 2013: “Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. Acuerdo 006 de 2014: “Por el cual se desarrollas los artículos 46, 47 y 48 del Título XI Conservación de Documentos de las Ley 594 de 2000. Acuerdo 007 de 2014: “Por el cual se establecen los lineamientos para la reconstrucción de expedientes”. Acuerdo 008 de 2014: “Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de los documentos de archivo y demás procesos de la función archivística en desarrollo de los artículos 13, y 14 y sus parágrafos 1 y 3 de la Ley 594 de 2000.

Circular 012 de 2004: Orientaciones para el cumplimiento de la Circular Nº 004 de 2003 (Organización de las Historias Laborales) Circular 002 herramientas Documental.

de 2012: Adquisición de tecnológicas de Gestión

Circular 005 de 2012 Procesos de Digitalización y Comunicaciones Oficiales Electrónicas en la Iniciativa Cero Papel. Normas del sistema de gestión de documentos, Marco de política de gestión documental: NTC-ISO 15489-1 Gestión de documentos Parte 1: Generalidades GTC-ISO/TR 15489-2 Guía Técnica Colombiana. Gestión de Documentos. Parte 2 Guía NTC-ISO 30300: Sistema de gestión de registros: fundamentos y vocabulario. NTC-ISO 30301: Sistema de gestión de registros: requisitos. Normas para la implementación de proceso de gestión documental

Circulares Archivo General de la Nación Circular 2 de 1997: Parámetros a tener en cuenta para la implementación de nuevas tecnologías en los archivos públicos. Circular 07 de 2002: Organización y conservación de los documentos de archivo de las Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional. Circular 004 de 2003: Historias Laborales

Organización

de

NTC-ISO 16175-1: Principios y requisitos funcionales de los registros en entornos electrónicos de oficina. Parte 1: Información general y declaración de principios. UNE-ISO/TR 26122: Análisis de los procesos de trabajo para la gestión de documentos. NTC-ISO 14533-1: Proceso, elementos de datos y documentos de comercio, industria y administración. Perfiles de firma a largo plazo. Parte 1. Perfiles de firma a largo plazo para firmas electrónicas avanzadas CMS (CAdES).

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NTC-ISO 5985: Directrices de implementación para la digitalización de documentos.

Transferencia

Norma-ISO TR 13028: Directrices para la implementación de la digitalización de documentos. Norma-ISO TR 23081: Procesos de gestión de documentos. Metadatos para la gestión de documentos. Preservación de documentos

Producción

Gestión y Trámite

Organización

Otras normas

Buenas prácticas. •

Manual para la implementación de la estrategia de Gobierno en Línea en las

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•

entidades del orden nacional de la República de Colombia (2012-2015). Modelo de requisitos de las aplicación para la gestión de los documentos electrónicos de archivos (MoReq2), publicado por la Unión Europea. DEFINICIONES

ACCESO: Derecho, oportunidad, medio de encontrar, usar o recuperar información. ALMACENAMIENTO: Lugar donde se ubican y guardan los registros. ARCHIVO CENTRAL: “En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general”. Ley 594 de 2000. ARCHIVO DE GESTIÓN: “Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados”. Ley 594 de 2000. ARCHIVO ELECTRÓNICO: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión. Acuerdo 60 de 2001 ARCHIVO HISTÓRICO: “Es aquél al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente”. Ley 594 de 2000.

ARCHIVO TOTAL: concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. ARCHIVO: conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión. Art. 3 Ley 594. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina (archivo de gestión) y su conservación temporal (archivo central), hasta su eliminación o integración a un archivo permanente (archivo histórico). CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: “Proceso archivístico mediante el cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad” COMITÉ DE ARCHIVO: Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos. COMUNICACIONES OFICIALES: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. CONSERVACIÓN DIGITAL: Se refiere generalmente al proceso de establecer y desarrollar a largo plazo, repositorios digitales de referencia actual y futura. Consiste en la selección, la preservación, mantenimiento, recolección y archivos de los objetos digitales. CONSERVACIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de medidas de conservación preventiva y conservación – restauración adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos análogos de archivo.

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CONSULTA DE DOCUMENTOS: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

CONVERSIÓN: Proceso de transformación de un documento digital hacia otro objeto digital desde un formato o versión de un formato hacia otro. [Archivos].

DOCUMENTO: Conjunto constituido por un soporte y la información que contiene, utilizado como prueba o con fines de consulta.

CORRESPONDENCIA: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.

DOCUMENTO DIGITAL: Información representada por medio de valores numéricos diferenciados – discretos o discontinuos, por lo general valores numéricos binarios (bits), de acuerdo con un código o convención preestablecidos.

CUSTODIA: Una de las funciones fundamentales de un servicio de archivo consistente en asegurar la protección material de los documentos y su accesibilidad.

DOCUMENTO ELECTRÓNICO: Es la información generada, enviada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares.

DIGITALIZACIÓN: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra de manera analógica (papel, video, sonido, cine, microfilme y otros) en otra, que sólo puede ser leída o interpretada por computador

DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO: Es el registro de información generada, producida o recibida o comunicada por medio electrónicos, que permanece almacenada electrónicamente durante todo su ciclo de vida, es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico, histórico, técnico o cultural, y que debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

DIPLOMATICA DOCUMENTAL: Disciplina que estudia las características internas y externas de los documentos, conforme a las reglas formales que rigen su elaboración, con el objeto de evidenciar la evolución de los tipos documentales y determinar su valor como fuente para la historia. DISPONIBILIDAD: Característica de seguridad de la información, que garantiza que los usuarios autorizados tengan acceso a la misma y a los recursos relacionados, toda vez que lo requieran asegurando su conservación durante el tiempo exigido por la ley. DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS: Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental.

DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad. DOCUMENTO PÚBLICO: Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención. ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental, para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.

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EMULACIÓN: La reproducción del comportamiento y resultados de programas y equipos de cómputo obsoletos por medio del desarrollo de nuevos programas y equipos que permiten la ejecución de aquellas en computadores actuales. EXPEDIENTE: Conjunto de documentos constituido o bien orgánicamente por la administración de origen para la consecución o tratamiento de un asunto, o bien como agrupación lógica durante su clasificación en el archivo. FIRMA ELECTRÓNICA: Métodos tales como: códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que permiten identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado, respecto de los fines para que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente.

salvaguarda la exactitud y totalidad de la información y los metadatos de procesamiento asociados a la misma. INTEROPERABILIDAD: La capacidad que tienen programas y/o sistemas para comunicarse y trabajar conjuntamente con otros sin ajuste o cambios especiales. LEGIBILIDAD: Propiedad de los documentos de poder ser leído o comprensible. METADATOS PARA LA GESTION DE DOCUMENTOS: Información estructurada o semi-estructurada que permite la creación, gestión y uso de los documentos a lo largo del tiempo. MICROFILMACIÓN: Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película. MIGRACIÓN: Proceso y operaciones involucradas para asegurar el mantenimiento de registros en el tiempo.

FOLIACIÓN: Acto de enumerar las hojas. FONDO DOCUMENTAL: Es la totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservación institucional, formada por el mismo archivo. GESTIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida por el sujeto obligado, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. IDENTIFICACIÓN: Acción que permite reconocer los registros y relacionarlos con el producto o la actividad involucrada o el procedimiento del sistema integrado de gestión. INTEGRIDAD: Característica técnica de seguridad de la información con la cual se

ORDENACIÓN DOCUMENTAL: Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado. ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS: Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos. PRESERVACIÓN: Proceso y operaciones involucradas para asegurar el mantenimiento de registros en el tiempo. PRESERVACIÓN DIGITAL: Es el conjunto de principios, políticas, estrategias y acciones específicas que tienen como fin asegurar la estabilidad física y tecnológica de los datos, la permanencia y el acceso de la información de los documentos digitales y proteger el contenido intelectual de los mismos por el tiempo que se considere necesario.

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PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO: Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento. La preservación a largo plazo aplica al documento electrónico de archivo con su medio correspondientes en cualquier etapa de su ciclo de vida. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL: Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones. RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. REFRESHING (Refrescado): El proceso de copiar cierto contenido digital desde un medio digital hacia otro (incluye copiado al mismo tipo de medio) REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desarrolladas. REGISTRO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN: Listado de la información básica que tiene la entidad y que se puede conocer a través de los instrumentos, guía y que debe ser creado y mantener actualizado por los sujetos obligados.

REGISTRO DE COMUNICACIONES OFICIALES: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros. RETENCIÓN DE DOCUMENTOS: “Es el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención y de valoración documental. SELECCIÓN DOCUMENTAL: Actividad de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central, con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo, para su conservación permanente. SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplo: actas, acuerdos, resoluciones, hojas de vida, historias labores, contratos, informes, órdenes de pago, proyectos, entre otros. Subserie: aquellos documentos que son el resultado de una misma gestión y cuyo contenido temático se refiere a un asunto específico. Se derivan de las series y reúnen documentos de estructura y contenido homogéneos. Ejemplo: serie: contratos, subserie: contratos de prestación de servicios. Contrato de obra, etc. SISTEMA DE GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO - SGDEA:

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Herramienta informática destinada a la gestión de documentos electrónicos de archivo. También se puede utilizar en la gestión de documentos de archivos tradicionales.

TRANSFERENCIA PRIMARIA: traslado de los documentos del archivo de gestión al archivo central, teniendo en cuenta las tablas de retención documental.

SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN: Conjunto de estrategias y procesos de preservación y conservación, acordes con el sistema de archivos establecidos en la entidad, bajo el concepto de archivo total, para asegurar el adecuado mantenimiento de sus documentos, independientemente del tipo de soporte, garantizando la integridad física y funcional de toda la documentación, desde el momento de su emisión, durante su periodo de vigencia, hasta el depósito final o sea en cualquier etapa de su ciclo vital. SOPORTE DOCUMENTAL: Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.

TRANSFERENCIA SECUNDARIA: Es el traslado de documentos del archivo central (o intermedio) al permanente (o histórico). Estas transferencias concluyen los procesos de valoración secundaria en las instituciones y tienen como fin garantizar la protección de los documentos con valor social (cultural e histórico), más allá de las necesidades institucionales de conservarlos.

STICKER DE RADICACIÓN: Pieza impresa en papel autoadhesivo en su cara o en su reverso. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD): listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. TIPO DOCUMENTAL: simple.

unidad documental

TRÁMITE DE DOCUMENTOS: Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa TRANSFERENCIA DOCUMENTAL: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes.

TRAZABILIDAD: Crear, capturar y mantener información acerca del movimiento y uso de registros. UNIDAD DE CONSERVACIÓN: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas y los libros o tomos. UNIDAD DOCUMENTAL: es la pieza mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada como documento, por ejemplo: acta, informe, comunicación. La unidad documental puede ser simple cuando está constituida por un sólo documento o compleja cuando lo constituyen varios, formando un expediente. VALORACIÓN DOCUMENTAL: proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos hojas de vida o historias laborales, contratos, actas, informes, entre otros con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo. VALORES PRIMARIOS (ADMINISTRATIVO, LEGAL, CONTABLE, FISCAL Y TÉCNICO): es el que tienen los documentos mientras sirven a la entidad productora y al iniciador, destinatario o beneficiario, es decir a los involucrados en el asunto.

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