23 - Stvaranje Jednostavnog Izvjestaja

23. Vje`ba

STVARANJE

JEDNOSTAVNOG IZVJE[TAJA

U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako stvoriti izvje{taj u Accessu upotrebom opcije AutoReport ili pomo}u ~arobnjaka Report.

ZA[TO

STVARATI IZVJE[TAJE?

Vidjeli ste mnoge na~ine organiziranja i prikazivanja podataka, ali za sada smo se ograni~ili samo na metode prikaza na zaslonu. Forma poma`e pri unosima podataka na zaslonu, a upiti poma`u pri pronala`enju informacija i prikazivanje njihovih rezultata na zaslonu. Ispisati mo`ete bilo koju tablicu, formu ili upit, ali rezultati ne}e biti profesionalni jer alati nisu stvoreni za ispis. Izvje{taji, s druge strane, su stvoreni posebno za ispis i kao mogu}nost da informacije podijelite s drugim ljudima. Pomo}u izvje{taja dobit }ete profesionalni rezultat na koji }ete biti ponosni bilo da ga ispisujete ili objavljujete na Internetu. Izvje{taj mo`ete stvoriti na nekoliko na~ina od lako-ali-limitirano (AutoReport) do te{ko-ali-vrlo prilagodljivo (prikaz Report Design). Opcija izme|u gore navedenih je pomo}u Report Wizarda koji nudi odre|enu prilagodljivost i relativno jednostavan na~in rada.

UPOTREBA AUTOREPORTA ZA STVARANJE IZVJE[TAJA

Opcija AutoReport je odli~na ako `elite obi~an izvje{taj zasnovan na jednoj tablici ili upitu. Kada pro~itate 24. vje`bu i nau~ite o prilago|avanju izvje{taja, mo`ete se vratiti na ovu opciju i provjeriti njezine mogu}nosti.

STVARANJE

JEDNOSTAVNOG IZVJE[TAJA

Stvoriti mo`ete izvje{taj u redcima ili stupcima. Izvje{taj u redcima izgledat }e poput stranice podataka, a izvje{taj u stupcima bit }e vrlo sli~an formi. Obje mogu}nosti je jednako lagano stvoriti. Slijedite naredne korake kako biste stvorili izvje{taj pomo}u AutoReporta:

1. Otvorite bazu podataka koja sadr`i tablicu ili upit iz kojeg `elite stvoriti izvje{taj.

2. U prozoru Database kliknite podru~je Reports i tada kliknite

gumb New. Prikazuje se okvir za dijalog New Report (slika 23.1).

SLIKA 23.1 Iz ovog prozora odaberite jedan od ponu|enih AutoReporta. 3. Odaberite opciju AutoReport: Columnar ili AutoReport: Tabular. 4. Iz padaju}eg popisa na dnu okvira za dijalog odaberite tablicu ili upit na kojem `elite zasnovati izvje{taj.

Vi{e tablica? Opcija AutoReport mo`e upotrijebiti samo jednu tablicu ili upit. @elite li stvoriti izvje{taj pomo}u opcije AutoReport zasnovan na vi{e tablica, najprije stvorite upit na osnovu tih tablica i tada stvorite izvje{taj pomo}u AutoReporta zasnovan na tom upitu. 5. Kliknite OK. Prikazuje se izvje{taj u prozoru Print Preview. Da

biste nau~ili {to dalje, pro~itajte odlomak “Prikazivanje i ispisivanje izvje{taja iz prozora Print Preview” kasnije u vje`bi.

169

170

23. VJE@BA

Izvje{taj stvoren pomo}u AutoReporta nije ni{ta bolji od ispisa tablice ili forme. @elite li bolji izgled va{eg izvje{taja, probajte ga stvoriti pomo}u Report Wizarda.

STVARANJE IZVJE[TAJA POMO]U REPORT WIZARDA Opcija Report Wizard nudi odli~an odnos izme|u lagane upotrebe i prilagodljivosti. Stvarate li izvje{taj pomo}u ove opcije mo`ete upotrijebiti vi{e tablica i upita i odabrati izgled i format va{eg izvje{taja. Slijedite naredne korake kako biste stvorili izvje{taj pomo}u Report Wizarda:

1. Otvorite bazu podataka koja sadr`i tablicu ili upit na kojima `elite zasnovati izvje{taj.

2. U prozoru Database kliknite jaha~ kartice Reports. 3. Dvostruko kliknite opciju Create report by using wizard kako biste pokrenuli Report Wizarda (slika 23.2).

SLIKA 23.2

Prvi okvir za dijalog Report Wizarda.

4. Iz padaju}eg popisa Tables/Queries odaberite tablicu ili upit iz kojih }ete uklju~iti polja.

5. U popisu Available Fields kliknite polje i tada kliknite gumb >

kako biste polje pomaknuli u popis Selected Fields. Ponavljajte radnju kako biste pomaknuli sva `eljena polja ili kliknite gumb >> kako biste sva polja odbrane tablice pomaknuli u popis Selected Fields.

STVARANJE

JEDNOSTAVNOG IZVJE[TAJA

6. Ako `elite, odaberite neku drugu tablicu ili upit u popisu

Tables/Queries i ponovite prethodni korak. Tablice koje ste odabrali moraju biti u me|usobnom odnosu kako bi podaci koje }ete prikazati u izvje{taju bili odgovaraju}i. Kada zavr{ite s odabiranjem polja, kliknite Next. Prikazuje se sljede}i okvir za dijalog (slika 23.3).

SLIKA 23.3

Podesite grupiranje podataka u izvje{taju.

7. Ako `elite grupirati slogove prema bilo kojem odabranom polju,

kliknite polje i tada kliknite gumb >. Odabrati mo`ete nekoliko razina grupiranja redom koji `elite. Tada kliknite Next kako biste nastavili s radom.

Grupiranje Prema izvornim postavkama ne postoje grupe podataka. Da biste grupirali podatke, morate odabrati polje i kliknuti gumb >. U izvje{taju mo`ete podesiti grupiranje bilo koje grupe. Ako upotrijebite polje prema kojem }ete grupirati podatke, gumb Grouping Options postaje aktivan i omogu}ava pode{enje opcije grupiranja. 8. Sada }ete biti upitani o na~inu sortiranja podataka (slika 23.4). @elite li sortirati slogove, otvorite padaju}i popis i odaberite polje prema koje `elite uraditi sortiranje. Iz padaju}eg popisa odaberite do ~etiri vrste sortiranja i tada kliknite Next.

171

172

23. VJE@BA

SLIKA 23.4

Podesite na~in sortiranja.

Uzlazno ili silazno Prema izvornim postavkama sortiranje je pode{eno uzlazno, zna~i od A do Z. Kliknite gumb AZ kako biste na~in sortiranja promijenili u silazni, od Z do A.

9. U sljede}em okviru za dijalog (slika 23.5) odaberite opcije izgleda u podru~ju Layout. Kada kliknete gumb opcije, prethodni prikaz se mijenja kako bi vam prikazao va{ odabir.

SLIKA 23.5

Odaberite izgled izvje{taja.

STVARANJE

JEDNOSTAVNOG IZVJE[TAJA

Gdje su svi ti izgledi? Ako ne odaberete niti jednu opciju grupiranja podataka u izvje{taju, bit }ete ograni~eni {to se ti~e izgleda na tri opcije: Columnar, Tabular i Justified. Prikaz na slici 23.5 je jedinstven za izvje{taje s grupiranim podacima.

10. Odaberite orijentaciju ispisa izvje{taja, Portrait (ispis kra}om

stranicom papira) ili Landscape (ispis du`om stranicom papira). Kliknite Next kako biste nastavili s radom.

11. U sljede}em okviru za dijalog ~arobnjaka upitani ste za stil

izvje{taja. Nekoliko ih je popisano i kliknete li na jedan vidjet }ete njegov prethodni pregled. Kada ste zadovoljni s odabirom, kliknite Next.

12. Upitani ste za pridjeljivanje naslova izvje{taju. U okvir za tekst

Report utipkajte naslov i kliknite Finish kako biste vidjeli izvje{taj u prozoru Print Preview (slika 23.6).

173

174

23. VJE@BA

Kliknite kako biste pre{li u prikaz dizajniranja.

Kliknite kako biste ispisali izvje{taj.

SLIKA 23.6

Pove}anje/smanjenje prikaza izvje{taja.

Pregled izvje{taja na jednoj, dvije ili ~etiri stranice.

Odaberite Napustiti postotak po- prozor Print ve}anja/sma- Preview. njenja.

Jednostavan izvje{taj bez grupiranja podataka.

PRIKAZIVANJE I ISPISIVANJE IZVJE[TAJA U PROZORU PRINT PREVIEW Bez obzira stvarate li izvje{taj pomo}u Report Wizarda ili AutoReporta, izvje{taj se prikazuje u prozoru Print Preview (slika 23.6). Iz ovog prozora mo`ete ispisati izvje{taj, ako ste zadovoljni izgledom, ili mo`ete prije}i u prikaz Report Design kako biste unijeli `eljene promjene. (Vi{e o promjenama u 24. vje`bi.) Ako `elite ispisati izvje{taj i podesiti opcije ispisa (primjerice broj kopija), odaberite File, Print. Ako `elite brzi ispis, kliknite gumb Print koji se nalazi na alatnoj traci. @elite li prije}i u prikaz Report Design, odaberite View, Design View. U ovoj ste vje`bi nau~ili kako stvoriti i ispisati jednostavan izvje{taj. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti kako raditi u prikazu Report Design da biste prilagodili svoj izvje{taj.