20 Sk Pemusnahan Rekam Medis.docx

PEMERINTAH KABUPATEN KLUNGKUNG DINAS KESEHATAN

UPT. PUSKESMAS NUSA PENIDA I Alamat: Br. Sampalan, Desa Batununggul, Kecamatan Nusa Penida, Telp. 0366-5596680

KEPUTUSAN KEPALA UPT. PUSKESMAS NUSA PENIDA I NOMOR 20 TAHUN 2019 TENTANG PEMUSNAHAN BERKAS REKAM MEDIS

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA KEPALA UPT. PUSKESMAS NUSA PENIDA I Menimbang

a. Bahwa berkas rekam medis yang di musnahkan adalah berkas rekam medis yang sudah dinyatakan tidak ada nilai gunanya; b. Bahwa untuk mengurangi beban penyimpanan berkas rekam medis maka diadakan penyusutan dan pemusnahan berkas rekam medis c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana pada huruf a dan huruf b, perlu menetapkan Keputusan Kepala UPT. Puskesmas Nusa Penida I tentang Pemusnahan Berkas Rekam Medis

Mengingat

: 1. 2. 3.

4. 5. 6.

Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor : 269/Menkes/Per/III/2008 tentang Rekam Medis/Medical Record.; Peraturan Pemerintah N0.87 tahun 1999 tentang tata cara penyerahan dan pemusnahan dokumen perusahaan. Surat Edaran Dirjen Yanmed No.HK.00.06.1.5.01160 tanggal 21 Maret 1995 tentang Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir Rekam Medis dasar dan Pemusnahan Arsip Rekam Medis di Rumah Sakit. Undang-Undang No.43 tahun 2009 tentang Kearsipan; Undang-undang No.29 thn 2004 tentang Praktik Kedokteran (paragraf 3 pasal 46-47) Manual Rekam Medis (Konsil kedokteran Indonesia, bab V. item C,2006.

1

MEMUTUSKAN Menetapkan

: KEPUTUSAN

KEPALA

PUSKESMAS

NUSA

PENIDA

I

TENTANG PEMUSNAHAN BERKAS REKAM MEDIS; KESATU

: Memberlakukan Keputusan Kepala UPT. Puskesmas Nusa Penida I Nomor 20 Tahun 2019 tentang Pemusnahan Berkas Rekam Medis.

KEDUA

: Menugaskan

kepada

Panitia

Pemusnahan

untuk

melaksanakan pemusnakan berkas rekam medis. KETIGA

: Surat

keputusan

ini

berlaku

terhitung

sejak

tanggal

ditetapkan sampai ada ketentuan lain yang mengaturnya. KEEMPAT

: Apabila dikemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam keputusan ini, akan dilakukan pembetulan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di Sampalan Pada tanggal 9 Februari 2019 PLT. KEPALA UPT. PUSKESMAS NUSA PENIDA I

AGUS PUTU AGUNG

2

LAMPIRAN KEPUTUSAN KEPALA UPT. PUSKESMAS NUSA PENIDA I NOMOR 20 TAHUN 2019 TENTANG PEMUSNAHAN BERKAS REKAM MEDIS

Latar Belakang 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Terbatasnya ruang penyimpanan berkas RM Terbatasnya rak penyimpanan berkas RM Pertambahan berkas RM pasien baru tidak seimbang dengan penyusutan berkas in-aktif Kurangnya tenaga khusus untuk pemeliharaan / pengelolaan berkas RM in-aktif . Adanya rasa kekhawatiran akan kehilangan informasi medis / kesehatan dikarenakan Penyusutan dan Pemusnahan berkas RM Adanya rasa was-was Aspek hukum

Penyusutan / Retensi : Adalah pengurangan jumlah formulir yang terdapat di dalam berkas RM dengan cara memilah nilai guna dari tiap-tiap formulir .

Pemusnahan : Adalah proses penghancuran formulir-formulir yang terdapat di dalam berkas RM yang sudah tidak mengandung nilai guna .

Tujuan Retensi : 1. Menjaga kerapihan penyusunan berkas RM aktif 2. Memudahkan dalam retrieval berkas RM aktif 3. Menjaga informasi medis yang masih aktif ( yg masih mengandung nilai guna ) 4. Mengurangi beban kerja petugas dalam penanganan berkas Aktif & In-aktif

Dasar Hukum : 1. SK Dirjen Yan Medik no.78/YanMed/RS Umdik/YMU/1/91 tentang penyelenggaraan Rekam Medis di Rumah Sakit (Bab III D-E) 2. Surat Edaran DIRJEN Yanmed no.HK.00.05.1.5.01160 tahun 1995 : Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir RM dasar dan Pemusnahan arsip RM di rumah sakit 3. Undang-undang No.29 thn 2004 tentang Praktik Kedokteran (paragraf 3 pasal 46-47) 4. Manual Rekam Medis (Konsil kedokteran Indonesia, bab V. item C,2006 3

5. PERMENKES No. 269/MenKes/Per/III/2008: tentang REKAM MEDIS.

Dasar Hukum : Pasal 8 ayat 1 : Rekam medis pasien rawat inap di rumah sakit wajib disimpan sekurangkurangnya untuk jangka waktu 5 (lima) tahun terhitung dari tgl terakhir pasien berobat atau dipulangkan Pasal 8 ayat 2 : Setelah batas waktu 5 (lima) tahun dilampaui rekam medis dapat dimusnahkan, kecuali ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik Pasal 8 ayat 3 : Ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik………harus disimpan untuk jangka waktu 10 (sepuluh) tahun terhitung dari tanggal dibuatnya ringkasan tersebut Pasal 9 ayat 1 : Rekam medis pada sarana pelayanan kesehatan non rumah sakit wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 2(dua) tahun terhitung dari tgl terakhir pasien berobat Pasal 9 ayat 2 : Setelah batas waktu sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilampaui, rekam medis dapat dimusnahkan

Tata Cara Pemindahan Berkas Rekam Medis Aktif Menjadi Berkas Rekam Medis In Aktif 1. Dilihat dari tanggal kunjungan terakhir 2. Setelah 5 (lima) tahun dari kunjungan terakhir tersebut berkas dipisahkan di ruang lain/terpisah dari berkas RM in aktif 3. Berkas rekam medis inaktif dikelompokkan sesuai dengan tahun terakhir kunjungan

Tata Cara Penilaian 1. Berkas rekam medis yang dinilai adalah berkas rekam medis yang telah 2 tahun in aktif 2. Indikator yang digunakan untuk menilai berkas rekam medis in aktif: Seringnya berkas rekam medis digunakan untuk pendidikan dan penelitian  Nilai guna: a) Primer: administrasi, hukum, keuangan, iptek 

b) Sekunder: pembuktian, sejarah

4

Lembar rekam medis yang dipilah: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Ringkasan masuk dan keluar Resume Lembar operasi Identifikasi bayi Lembar persetujuan Lembar kematian

 

Berkas rekam medis tertentu disimpan di ruang rekam medis inaktif Lembar rekam medis sisa dan berkas rekam medis rusak, tidak terbaca disiapkan untuk dimusnahkan Tim penilai dibentuk dengan SK Kepala Puskesmas.



Persiapan 1.

Dibuat ketetapan mulai tahun berapa retensi akan dilakukan.  

Rawat jalan : 2019 – 7 tahun = Tahun 2012 Rawat Inap : 2019 – 12 tahun = Tahun 2007

2. Dibuat TIM PENILAIAN Dengan SK. Kepala Puskesmas     

Ka. Rekam Medis Panitia Rekam Medis Komite Medik Perawat Senior Petugas terkait

3. Dibuat TIM PEMUSNAHAN dengan SK Kepala Puskesmas 

Staf Rekam Medis senior , Staf Tata Usaha dan bagian terkait .

Disiapkan form pertelaan : No. No. Rekam Tahun Jangka Medis Waktu 4.

Diagnosa Akhir

5. Disiapkan Berita Acara Pemusnahan BERITA ACARA PENYUSUTAN SK…./…/… 2016 Pada hari ini Kamis tanggal …......bertempat di halaman parkir RS XXXX yang berlokasi diJl. YYYYYYYYYYYYYYY , Klungkung. Akan dilakukan pemusnahan berkas Rekam Medis pasien Rumah Sakit XXXXX sebanyak 5000 berkas ( dengan perincian terlampir ) .

5

PEMERINTAH KABUPATEN KLUNGKUNG DINAS KESEHATAN

UPT. PUSKESMAS NUSA PENIDA I Alamat: Br. Sampalan, Desa Batununggul, Kecamatan Nusa Penida, Telp. 0366-5596680

BERITA ACARA PEMUSNAHAN BERKAS REKAM MEDIS INAKTIF TAHUN 2019 UPT. PUSKESMAS NUSA PENIDA I

Sehubungan dengan Surat Keputusan Kepala UPT. Puskesmas Nusa Penida I No…………………………..,dengan ini menerangkan terlebih dahulu : 1. Bahwa Dalam rangka pemusnahan dokuman UPT. Puskesmas Nusa Penida I berupa arsip Rekam medis telah dibentuk tim Pemusnahan Arsip Rekam Medis UPT. Puskesmas Nusa Penida I yang mempunyai tugas untuk melaksanakan pemusnahan arsip Rekam Medis sebagaimana petunjuk dan ketentuan yang berlaku. 2. Bahwa pelaksanaan pemusnahan tersebut berdasarkan dan mengacu pada Surat Edaran .................... tanggal .......................2019 tentang Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir Rekam Medis dasar dan Pemusnahan Arsip Rekam Medis di UPT. Puskesmas Nusa Penida I. Atas dasar tersebut diatas, Tim Pemusnahan Arsip Rekam Medis UPT. Puskesmas Nusa Penida I telah melakukan pemusnahan berkas rekam medis inaktif tahun 2019 sebanyak ……. berkas. 3.

4.

PELAKSANAAN Hari Tanggal Waktu Lokasi Koordinator Sekretaris Pelaksana

: : : : : : :

…...................................... ........................................ ........................................ …………………………........ ........................................ ....................................... .........................................

TATA CARA 1. Memilih berkas rekam medis inaktif tahun …........yang sudah memasuki masa simpan in aktif 2 tahun. 2. Melakukan pemindaian (Scanning) semuarekammedis yang mempunyai nilai guna dan yang tidak bernilai guna. 3. Menilai rekam medis yang masih bernilai guna dan yang tidak bernilai guna. 6

4.

5. 6. 7.

Menyimpan lembaran lembaran penting dari berkas rekam medis yang tidak dimusnahkan di ruang penyimpanan rekam medis . Berkas rekam medis yang tidak bernilai guna dibakar. Tim pemusnah berkas rekam medis mengawasi pembakaran sampai selesai Daftar berkas rekam medis yang dimusnahkan terlampir.

Ditetapakak di Sampalan, Pada tanggal……… Kepala UPT. Puskesmas Nusa Penida I Ttd Nama NIP

7

Surat Keputusan Pemusnahan Berkas Medis:

PEMERINTAH KABUPATEN KLUNGKUNG DINAS KESEHATAN

UPT. PUSKESMAS NUSA PENIDA I Alamat: Br. Sampalan, Desa Batununggul, Kecamatan Nusa Penida, Telp. 0366-5596680

KEPUTUSAN KEPALA UPT. PUSKESMAS NUSA PENIDA I NOMOR ……………TAHUN……………. TENTANG PEMUSNAHAN BERKAS REKAM MEDIS DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA KEPALA UPT. PUSKESMAS NUSA PENIDA I, Menimbang : a. bahwa berkas rekam medis yang di musnahkan adalah berkas rekam medis yang sudah dinyatakan tidak ada nilai gunanya; b. Bahwa untuk mengurangi beban penyimpanan berkas rekam medis maka diadakan penyusutan dan pemusnahan berkas rekam medis ;

Mengingat

: 1. Undangundang…………………………………………………………………....;

2. Peraturan Pemerintah……………………………………………………………..;

3. dan seterusnya……………………………………………………………………..;

MEMUTUSKAN Menetapkan

: KEPUTUSAN KEPALA UPT. PUSKESMAS NUSA PENIDA I TENTANG PEMUSNAHAN BERKAS REKAM MEDIS UPT PUSKESMAS NUSA PENIDA I; 8

KESATU

: Pada hari ini ........... tanggal …....../......../2019 bertempat di …...................... UPT. Puskesmas Nusa Penida I yang berlokasi di Br. Sampalan, Desa Batununggul, Kecamatan Nusa Penida. Akan dilakukan pemusnahan berkas

Rekam Medis pasien UPT. Puskesmas Nusa Penida I sebanyak 5000 berkas ( dengan perincian terlampir ); Ditetapkan di Sampalan Pada tanggal .................. KEPALA UPT. PUSKESMAS NUSA PENIDA I

ttd

NAMA TANPA GELAR (masukkan nomor lampiran nomor RM yang akan dimusnakan)

9

LAMPIRAN KEPUTUSAN KEPALA UPT. PUSKESMAS NUSA PENIDA I NOMOR ... TAHUN 2019 TENTANG PEMUSNAHAN BERKAS REKAM MEDIS UPT. PUSKESMAS NUSA PENIDA I DAFTAR LAMPIRAN BERKAS REKAM MEDIS YANG DIMUSNAHKAN (masukkan nomor lampiran nomor RM yang akan dimusnakan)

Sampalan, tanggal KEPALA UPT PUSKESMAS NUSA PENIDA I

TTD

NAMA

PLT. KEPALA UPT. PUSKESMAS NUSA PENIDA I

AGUS PUTU AGUNG

10