18 - Pronalazenje Podataka

18. Vje`ba

PRONALA@ENJE PODATAKA

U ovoj }ete vje`bi nau~iti osnovne na~ine pronala`enja podataka u bazi podataka upotrebom okvira za dijalog Find and Replace.

UPOTREBA

OPCIJE

FIND

Opcija Find je korisna za pronala`enje odre|enog sloga koji ste prethodno unijeli. Na primjer, ako radite s bazom podataka kupaca, mo`da }ete `eljeti brzo prona}i slog kupca, kada je spreman naru~iti robu, kako biste provjerili njegovu adresu. Ili, nastavite li raditi s bazom podataka pasa, mo`ete brzo prona}i slog za psa ~ije ime je Sheldon kako biste provjerili njegov datum ro|enja.

Pronala`enje vi{e slogova Ako je potrebno prona}i vi{e slogova istovremeno, opcija Find nije najbolje rje{enje. Bolja alatka za pronala`enje vi{e slogova je filtriranje podataka, no vi{e o tome u 19. vje`bi “Sortiranje, indeksiranje i filtriranje podataka”. Slijedite naredne korake kako biste prona{li odre|eni slog:

1. Potra`ite u tablici, u prikazu Datasheet, ili pregledajte njezin

sadr`aj upotrebom forme. Oba prikaza podr`avaju opciju Find.

2. Ako znate, kliknite polje koje sadr`i podatak koji `elite prona}i. 3. Kliknite alatku Find na alatnoj traci, odaberite Edit, Find ili pritisnite tipke Ctrl+F. Bez obzira koja od ova tri na~ina upotrijebite, prikazuje se okvir za dijalog Find and Replace (slika 18.1) sa stranicom Find prikazanom na zaslonu.

PRONALA@ENJE

PODATAKA

SLIKA 18.1 Upotrijebite okvir za dijalog Find and Replace kako biste prona{li podatak u slogu. 4. U okvir za tekst Find What utipkajte tekst ili brojeve koje `elite prona}i.

5. U okviru Look In nalazi se polje koje ste odabrali u 2. koraku.

Ako `elite tra`iti u cijeloj tablici, otvorite padaju}i popis Look In i iz popisa odaberite ime tablice.

6. U padaju}em popisu Match odaberite jednu od sljede}ih opcija: l

l

l

Whole Field. Ova opcija pronalazi polja gdje je odre|eni tekst jedino {to se nalazi u polju. Na primjer, tra`ite li “Smith” ne}ete prona}i “Smithsonian”. Start of Field. Ova opcija pronalazi polja koja po~inju s odre|enim tekstom. Na primjer, tra`ite li “Smith” prona}i }ete “Smith” i “Smithsonian”, ali ne i “Joe Smith”. Any Part of Field. Ova opcija pronalazi polja koja sadr`e odre|eni tekst bilo gdje u polju. Tra`ite li “Smith”, prona}i }ete “Smith”, “Smithsonian”, ali i “Joe Smith”.

7. Ako `elite odrediti smjer tra`enja, tra`enje po odre|enom slovu ili odgovaraju}em formatiranju, kliknite gumb More kako biste odredili dodatne kontrole (slika 18.2). Ako vam to nije `elja, prije|ite na 11. korak.

8. Ako `elite potra`iti podatak od trenutnog sloga prema naprijed,

otvorite padaju}i popis Search i odaberite Down. Ako pak `elite potra`iti unazad, odaberite Up. Izvorna postavka je All prema kojoj }e se pronala`enje izvr{iti u svim slogovima.

135

136

18. VJE@BA

SLIKA 18.2 Kada kliknete gumb More, prikazuju se dodatne kontrole. Kliknete li gumb Less ponovno }ete ih sakriti. 9. Potvrdite opciju Match Case ako `elite pronalaziti unose s istim

slovima (velika ili mala). Nakon potvr|ene ove opcije, ako `elite prona}i “Smith”, ne}ete prona}i “SMITH” ili “smith”.

10. Ako potvrdite opciju Search Fields As Formatted, prona}i }ete

samo polja s istim brojem i datumom formatiranja za uneseni tekst. @elite li prona}i “12/12/95”, ne}ete prona}i “12-12-95”, bez obzira {to se radi o istom datumu, no formatiranje je razli~ito.

Ne usporavajte rad Ne upotrebljavajte opciju Search Fields As Formatted ako je ne trebate jer }ete pronala`enje samo usporiti.

11. Kliknite Find Next kako biste zapo~eli pronala`enje. 12. Ako je potrebno, pomaknite okvir za dijalog Find and Replace,

povla~enjem mi{em za naslovnu traku, kako biste vidjeli prona|eni slog. Access }e ozna~iti unos polja koji sadr`i tra`eni tekst (slika 18.3).

PRONALA@ENJE

PODATAKA

SLIKA 18.3 Access pronalazi slogove koji sadr`e odabrani tekst, jedan po jedan. 13. Da biste nastavili s pronala`enjem, kliknite Find Next. Ako

Access ne prona|e vi{e niti jedan unos, re}i }e vam da tra`eni element nije prona|en. Kliknite OK kako biste zatvorili poruku.

14. Kada zavr{ite s pronala`enjem podataka, kliknite Cancel kako biste zatvorili okvir za dijalog Find and Replace.

UPOTREBA

OPCIJE

REPLACE

Ova je opcija vrlo sli~na pronala`enju, ali uz mogu}nost pronala`enja mo`ete i zamijeniti prona|eni tekst. Na primjer, ako prona|ete lo{e napisano ime brand va{eg inventara, rije~ mo`ete zamijeniti s ispravno napisanom. Ili, u primjeru pasa, mo`ete prona}i psa pod imenom Sheldon i zamijeniti ime u Sherman. Slijedite naredne korake kako biste prona{li i zamijenili podatak:

1. Odaberite Edit, Replace ili pritisnite tipke Ctrl+H. Prikazuje se

okvir za dijalog Find and Replace s prikazanom karticom Replace (slika 18.4).

137

138

18. VJE@BA

SLIKA 18.4 novim.

Odre|eni tekst mo`ete prona}i i zamijeniti ga

Prona|ite kako biste zamijenili Ako je na zaslonu prikazan okvir za dijalog Find and Replace (iz prethodnih koraka), mo`ete prije}i u kontrolu Replace klikom na jaha~a kartice Replace.

2. U okvir za tekst Find What utipkajte tekst koji `elite prona}i. 3. U okvir za tekst Replace With utipkajte tekst za zamjenu. 4. Odaberite bilo koju opciju koju ste nau~ili u prethodnom odlomku.

5. Kliknite Find Next. Access pronalazi prvi tra`eni tekst. 6. Ako je potrebno, povucite mi{em naslovnu traku okvira za dijalog Replace kako biste vidjeli prona|eni tekst.

7. Kliknite gumb Replace kako biste zamijenili tekst. 8. Kliknite Find Next kako biste nastavili pronala`enje i tekst zamjenjujte klikom na gumb Replace.

PRONALA@ENJE

PODATAKA

Replace All Ako ste sigurni da `elite zamijeniti tekst cijele tablice kliknite gumb Replace All. Ovo je sigurno br`i na~in nego upotreba gumba Find Next i Replace. Budite oprezni, mo`da ne}ete zamijeniti sve rije~i koje `elite. Na primjer, ne}ete `eljeti zamijeniti “will” u “would” ve} samo “willfully” u “wouldfully”. Ovdje nemate mogu}nost opcije “Whole Word”.

Oprez Za razliku od Worda u Accessovom okviru za dijalog Find and Replace nemate mogu}nost opcije “Whole Word”.

9. Kada zamijenite tekst, kliknite Cancel.

OSTALI

NA^INI ZA PRONALA@ENJE PODATAKA

Opcija Find and Replace radi odli~no s individualnim slogovima, ali postoji i nekoliko sofisticiranijih na~ina za pronala`enje podataka u bazi podataka {to }ete nau~iti u sljede}im vje`bama. To su: l

l

l

Sortiranje. Ponovno slaganje podataka na zaslonu kako biste lak{e pregledali popis i prona{li `eljeni podatak. Pro~itajte 19. vje`bu “Sortiranje, indeksiranje i filtriranje podataka”. Filtriranje. Kanaliziranje popisa kako biste izbacili podatke koje ne `elite vidjeti. Pro~itajte 19. vje`bu. Indeksiranje. Odre|ivanje polja, osim polja primarnog klju~a, u kojima }e Acccess pronalaziti podatke. Indeksiranje }e pronala`enje i sortiranje ubrzati u velikim bazama podataka. Pro~itajte 19. vje`bu.

139

140

18. VJE@BA

l

l

Upiti. Stvaranje filtera za pronala`enje sa slo`enim uvjetima koje mo`ete spremiti i ponavljati. Pro~itajte vje`be 20. – 22. Izvje{taji. Stvaranje izvje{taja za ispis koji sadr`e samo slogove koji vas zanimaju. Pro~itajte 23. i 24. vje`bu.

U ovoj ste vje`bi nau~ili kako prona}i i zamijeniti podatke u bazi podataka. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti ostale na~ine pronala`enja podataka, sortiranje, filtriranje i indeksiranje.