17106384 Makalah Sistem Informasi Manajemen

BAB I KONSEP DASAR SISTEM

PENDAHULUAN Pada bab ini akan dijelaskan bahwa teknologi hanya merupakan salah satu dari empat elemen sistem informasi dalam organisasi. Untuk mengembangkan sistem informasi, maka kita perlu memahami prinsip, teknik, dan catatan untuk analisis sistem dan desain sehingga kita akhirnya dapat memahami bagaimana menganalisa keadaan bisnis yang secara logis menerapkan teknologi informasi untuk memenuhi kebutuhan perusahaan. Prinsip-prinsip ini perlu dikuasai oleh seorang manajer atau pemakai sistem informasi disebabkan oleh beberapa faktor berikut ini. 1. Para manajer bisnis sangat mungkin mengembangkan sistem mereka sendiri. Untuk membangun sistem dengan end-user yang berkualitas, seorang manajer harus menerapkan prinsip yang sama jika sistem tersebut dikerjakan oleh pihak lain. 2. Seorang manajer bisnis mungkin saja bekerjasama atau berkonsultasi dengan professional sistem. Untuk itu seorang manajer harus menguasai konsep sistem sehingga dapat mengkomunikasikan dan mengkonfirmasikan apa yang diinginkan oleh perusahaan. 3. Seorang manajer bisnis harus memahami konsep sistem untuk menguasai Sistem Informasi. KONSEP SISTEM Sistem adalah seperangkat komponen yang saling berhubungan dan saling bekerjasama untuk mencapai beberapa tujuan. Sistem informasi adalah kumpulan hardware dan software komputer, prosedur, dokumentasi, formulir dan orang yang bertanggungjawab untuk memperoleh, menggerakkan, manajemen, distribusi data dan informasi. Proses yang harus diikuti dalam pengembangan suatu sistem yang baik disebut sistem analysis and design (SA&D). proses SA&D ini didasarkan pada pendekatan sistem untuk mengatasi suatu masalahyang disebabkan oleh beberapa prinsip dasar berikut ini.

•

Seorang manajer harus tahu apa (what) yang dilakukan oleh suatu sistem sebelum membuat spesifikasi bagaimana (how) suatu sistem bekerja.

•

Memilih cakupan yang tepat atas keadaan yang dianalisa akan berpengaruh terhadap masalah apa yang bisa diatasi dan yang tidak.

•

Suatu masalah (atau sistem) sebenarnya terdiri dari beberapa masalah, sehingga strategi yang tepat adalah mengurutkan masalah yang besar ke masalah yang kecil.

•

Pemecahan suatu masalah antara satu bagian dengan bagian lain mungkin sekali berbeda, sehingga pemecahan alternatif yang menunjukan perspektif yang berbeda hendaknya dibuat dan diperbandingkan sebelum hasil akhir dipilih.

•

Masalah dan pemahamannya berubah ketika dilakukan analisa, sehingga seorang manajer harus mengambil pendekatan bertahap terhadap pemecahan masalah.

Hal ini memungkinkan

komitmen

yang

terus

bertambah

(incremental) terhadap pemecahan masalah tertentu, dimana keputusannya adalah berlanjut atau tidak ke tahap berikutnya. KERANGKA KERJA ORGANISASIONAL DARI SUATU SISTEM Ada berbagai macam kerangka kerja organisasional dari suatu sistem, namun yang terpenting adalah agar organisasi dapat bekerja efektif. Kerangka kerja yang dimaksud seperti pada gambar 1.1 berikut adalah manusia, teknologi, tugastugas/prosedur, dan struktur organisasi. Hal yang harus diperhatikan adalah setiap kali kita mengubah satu karakteristik atau lebih dari empat komponen yang ada, kita harus mempertimbangkan perubahan karakteristik yang lain. Contoh sederhananya adalah kalau teknologi komputer di kantor berubah, maka orang dalam organisasi tersebut harus pula berubah, dan mungkin cara mengubahnya adalah dengan dilakukan pelatihan ulang bagi pegawai. Kalau salah satu komponen organisasi berubah, dan komponen yang lain juga harus berubah, maka pertanyaannya adalah dalam konteks kepentingan organisasi, komponen manakah yang pertama kali diubah? Jawaban secara konkret mungkin sangat sulit, namun jika teknologi berubah, maka kita harus mempertimbangkan kompensasi perubahan tiga komponen lainnya. Kita dapat menggunakan perubahan ini untuk memaksa komponen lain untuk ikut berubah, dan

2

kita

dapat

menggunakan

perubahan

teknologi

agar

terjadi

inovasi

yang

menguntungkan perusahaan. Manusia (People)

Struktur Organisasi

Teknologi

Tugas / Prosedur

Gambar 1.1. Komponen Dasar dari Organisasi Unsur Manusia Dalam Sistem Informasi Manusia sebagai penyedia dan pemakai informasi merupakan bagian integral dari sistem informasi. Pemahaman terhadap unsur manusia membantu memahami mengapa suatu sistem tidak cocok untuk setiap orang. Newell dan Simon (1972) membagi empat komponen pemrosesan informasi yakni penerimaan rangsangan (reception of stimuli), mempengaruhi tindakan (effecting actions), pemrosesan (processing), dan memori (memory). Empat komponen ini pulalah yang digunakan dalam suatu sistem informasi yang menggunakan komputer yakni input, proses, output dan penyimpanan. Lebih lanjut Newell dan Simon menunjukan beberapa eksperimen bahwa manusia memiliki tiga jenis memori atau sistem penyimpanan yang berbeda. •

Memori Jangka Panjang : Tempat penyimpanan dari fakta yang luas dan hubungan-hubungan yang ada di otak manusia. RANGSANGAN/ STIMULUS

•

Memori Jangka Pendek : Tempat kecil di otak untuk memanipulasi data.

•

Memori Eksternal : Alat-alat di luar otak (komputer, kertas, dan lain-lain)

TINDAKAN Penerima (Recertors)

Yang Lingkungan Mempengaruhi

3 Memori Jangka Pendek Processor Memori Luar

Memori Jangka Panjang

Gambar 1.2. Newell dan Simon Untuk Pemrosesan Informasi oleh Manusia Cara Kerja EDI Pembuatan Keputusan Karena pembuatan keputusan merupakan tugas manajerial yang rutin, maka dapat ditentukan bagaimana manusia membuat keputusan dalam organisasi. Pemahaman proses pembuatan keputusan merupakan hal penting dalam sistem informasi. Model pembuatan keputusan dapat dilihat pada gambar 1.2. Dari gambar tersebut, kita dapat mendefinisikan masing-masing elemen proses pembuatan keputusan. •

Intelligence : Mencari kondisi lingkungan yang menimbulkan adanya kebutuhan untuk membuat suatu keputusan, dan pengumpulan data yang relevan.

•

Desain : Mengembangkan dan menemukan solusi atau tindakan alternatif, serta kelayakan solusi/tindakan.

•

Pilihan : Pemilihan alternatif yang terbaik terhadap masalah yang ada.

•

Persuasi : Mempengaruhi orang lain yang terlibat dalam implementasi keputusan sehingga mereka menerima dan mengikuti solusi yang telah dipilih.

•

Implementasi : Pembuatan dan pengelolaan solusi yang baru sehingga dilakukan tepet waktu dan efisien.

•

Follow-up : Memonitor solusi untuk menjamin bahwa keputusan tersebut dapat bekerja seperti yang diharapakan dan memodifikasi atau memperbaiki solusi.

4

Untuk memecahkan masalah manusia dapat dibantu atau bahkan digantikan oleh sistem informasi. Misalnya teknik matematika seperti program linier dapat digunakan pada tahap pemilihan alternatif keputusan. Simulasi komputer digunakan untuk menguji pemecahan alternatif pada tahap desain. Program manajemen proyek membantu pada tahap implementasi. Beberapa organisasi memiliki ahli tentan faktorfaktor manusia yang terlibat dalam perancangan sistem untuk mempertimbangkan karakteristik manusia yang memproses informasi. Spesialis sistem ini memperkirakan jumlah informasi yang diperlukan, formatnya, pengaruh warna dan grafik dalam memahami data, konsistensi, tataletak laporan, dan lain-lain. Dapat disimpulakan bahwa dalam membuat sistem berteknologi tinggi harus dengan sentuhan manusia agar pegawai dan manajer organisasi merasa puas dan senang menggunakan aplikasi sistem informasi tersebut. Intelligence

Desain

Follow-Up Umpan Balik

Pilihan

Implementasi

Persuasi

Gambar 1.3 Proses Pembuatan Keputusan KARAKTERISTIK SISTEM Untuk memahami atau mengembangkan suatu sistem, kita perlu membedakan unsur-unsur dari sitem yang membentuknya. Berikut ini karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem dengan sistem lainnya. 1. Batasan (Boundary) : Penggambaran dari suatu elemen/unsure mana yang termasuk di dalam sistem dan mana yang di luar sistem. 2. Lingkungan (Environment) : Segala sesuatu di luar sistem, lingkungan menyediakan asumsi, kendala, dan input terhadap suatu sistem. 5

3. Masukan (Input) : Sumber daya (data, bahan baku, peralatan, energi) dari lingkungan yang dikonsumsi dan dimanipulasi oleh suatu sistem. 4. Keluaran (Output) : Sumber daya atau produk (informasi, laporan, dokumen, tampilan di layar komputer, barang jadi) yang disediakan untuk lingkungan sistem oleh kegiatan dalam suatu sistem. 5. Komponen (Components) : Kegiatan-kegiatan atau proses dalam suatu sistem yang mentransformasikan input menjadi bentuk setengah jadi ataupun output. Komponen ini bisa subsistem dari sebuah sistem. 6. Interface : Tempat dimana komponen atau sistem dan lingkungannya bertemu atau berinteraksi. 7. Penyimpanan (Storage) : Area yang dikuasai dan digunakan untuk penyimpanan sementara dan tetap dari informasi, energi, bahan baku, dan sebagainya. Penyimpanan merupakan suatu media penyangga diantara komponen sistem yang memungkinkan komponen tersebut bekerja dengan berbagai tingkatan yang ada dan memungkinkan komponen yang berbeda dari berbagai data yang sama.

Komponen 1

Komponen 2

6 Komponen 3

Penyimpanan 1

Gambar 1.4. Karakteristik Suatu Sistem Tabel 1.1. Contoh Karakteristik Sistem Penggajian Sistem Batasan Lingkungan Input Output Komponen

Penggajian Hanya pada sistem penggajian saja, tidak pada sistem lain Sistem kehadiran, sistem penyetoran uang gaji ke Bank Kartu gaji Cek gaji • Menghitung total pembayaran

Interface

• •

Menghitung pengurangan Mencocokan kartu gaji dengan pegawai

Storage

• •

Menyortir cek pembayaran menurut departemen Tunjangan pegawai

•

Tunjangan pembayaran

Sistem Logik dan Sistem Fisik (Logical and Physical System) Terdapat dua macam penggambaran sistem secara umum, khususnya yang menyangkut fungsi dan bentuk dari sistem, yaitu sistem logik dan sistem fisik. a. Sistem Logik (Logical System) Sistem logik menjelaskan fungsi dan tujuan dari sistem tanpa menyinggung hal-hal yang bersifat fisik dimana sistem itu diimplementasikan. Sebuah sistem logik adalah representasi dari independensi dari teknologi. Maksudnya, dalam sebuah aplikasi sistem kita harus mendapatakan spesifikasi logik dan berfungsi secara tepat untuk memperoleh pemahaman bagaimana memilih diantara berbagai alternatif implementasi fisik. Lebih dari itu, biaya dan tenaga

7

untuk merubah suatu sistem akan meningkat ketika kita melakukan implementasi lebih jauh pada sarana fisiknya. b. Sistem Fisik (Physical System) Sistem fisik juga merupakansebuah penggambaran atau abstraksi, tetapi sistem ini menggunakan symbol dan notasi untuk menunjuk bentuk fisik, tentang bagaimana dan dimana sistem beroperasi. Contoh yang menggambarkan perbedaan sistem logik dan sistem fisik : Sistem dalam pendaftaran atau regristrasi kuliah. Dari sistem logik akan menunjukan langkah-langkah regristrasi kelas, pengecekan permintaan kelas dengan persyaratan yang ada, adan membuat daftar mahasiswa yang dibolehkan mengikuti kuliah tersebut. Sementara itu sistem fisik akan menujukan cara-cara pendaftaran kelas dengan menggunakan punched cards atau terminal komputer, pengecekan prasyarat yang dilakukan secara manual atau elektronik (dengan membandingkan transkip dengan diskripsi mata kuliah).

BAB II KONSEP DASAR INFORMASI LINGKUNGAN INFORMASI Informasi merupakan salah satu sumber daya penting dalam manajemen modern. Banyak keputusan strategis yang bergantung kepada informasi. Sebagaimana diketahui, sumber daya 4M+1I yang mencakup manusia (SDM), material (termasuk di

8

dalamnya energi), mesin, modal, dan informasi merupakan sumber daya vital bagi kelangsungan organisasi bisnis. Informasi tidak hanya dipakai untuk kepentingan internal dalam organisasi, tetapi juga dipakai oleh pihak eksternal (di luar organisasi). Pemakai internal meliputi staf operasi, manajemen tingkat bawah hingga manajemen tingkat atas, sedangkan pemakai eksternal dapat berupa pelanggan, pemegang saham, pemasok atau mitra kerja, dinas pajak, dan lain-lain. Setiap individu, dari manajer hingga staf operasi, memerlukan informasi yang digunakan untuk melaksanakan tugas-tugas mereka. Tentu saja, masing-masing berkepentingan terhadap informasi dengan sifat yang berbeda-beda. Sebagai contoh, manajer memerlukan informasi yang ringkas tentang kegiatan operasional, sedangkan staf operasi memerlukan informasi yang lebih detail. Arus informasi dalam suatu organisasi dapat mengalir dengan arah mendatar atau vertikal. Pada arah mendatar, informasi digunakan untuk mendukung kegiatan operasional, yang berupa infomasi rinci tentang transaksi. Pembelian barang, tagihan hutang, dan penggunaan bahan-bahan mentah. Adapun pada arah vertikal, informasi mengarah pada semua level manajemen. Arus informasi yang mengalir keatas berisi rangkuman kinerja operasional. Semakintinggi level manajemen, semakin ringkas informasi yang diperlukan. Arus informasi yang mengalir ke bawah berupa instruksi, kuota, dan anggaran-anggaran. Selain

arus informasi mendatar adan vertikal,

informasi juga mengalir dari internal ke eksternal atau sebaliknya. Interaksi anatara pelanggan dengan internal organisasi serta pemasok dengan internal organisasi berada pada tataran operasional. Adapun pemegang saham berinteraksi dengan internal organisasi pada level manajemen tingkat atas. Untuk lebih jelasnya lihat agmbar piramida di bawah ini.

9

Pemegang Saham

Pelangga n

Pemaso k

Gambar 2.1. Arus Informasi Internal dan Eksternal dalam Organisasi DATA Secara konseptual, data adalah deskripsi tentang benda, kejadian, aktivitas dan transaksi, yang tidak mempunyai makna atau tidak berpengaruh secara langsung kepada pemakai. Data sering kali disebut sebagai bahan mentah informasi. Melalui suatu proses transformasi, data dibuat menjadi bermakna. Data dapat berupa nilai yang terformat, teks, citra, audio, dan video. Data yang terformat adalah data dengan suatu format tertentu. Misalnya, data yang menyatakan tanggal atau jam, atau menyatakan nilai mata uang. Teks adalah sederetan huruf, angka, dan symbol-simbol khusus (misalnya + dan $) yang kombinasinya tidak tergantung pada masing-masing item secara individual. Citra (image) adalah data dalam bentuk gambar. Citra dapat berupa grafik, foto, hasil roentgen, dan tanda tangan, ataupun gambar yang lain. Audio adalah data dalam bentuk suara. Instrument musik, suara orang atau suara binatang, gemercik air, detak jantung merupakan beberapa contoh data audio. Video menyatakan data dalam bentuk sejumlah gambar yang bergerak dan bisa saja dilengkapi dengan suara. Video dapat digunakan untuk mengabadikan suatu kejadian atau aktivitas.

10

INFORMASI informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang.

Data

Proses

1.3

Perhitungan

Rata-rata

1.4

rata-rata

penjualan daalm

1.5

penjualan dalam

kuartal terakhir

1.7

kuartal terakhir

sebesar 1,3 milyar

Informasi

… Gambar 2.2. Transformasi Data Menjadi Informasi Jadi, hal yang terpenting untuk membedakan informasi dengan data, informasi itu mempunyai kandungan “makna”, data tidak. Pengertian makna di sini merupakan hal yang sangat penting., karena berdasarkan makanlah si penerima dapat memahami informasi tersebut dan secara lebih jauh dapat menggunakannya untuk menarik suatu kesimpulan atau bahkan mengambil keputusan.

11

Masukan (Data)

Keluaran (Informasi)

Proses (Model)

Data (ditangkap)

Penerima Basis Data

Hasil Tindakan

Tindakan Keputusan

Gambar 2.3. Siklus Informasi Informasi itu sendiri memiliki ciri-ciri seperti berikut (Davis, 1999) : 1. Benar atau salah. Dalam hal ini, informasi berhubungan dengan kebenaran terhadap kenyataan. Jika penerima informasi yang salah mempercayainya, efeknya seperti kalau informasi itu benar. 2. Baru. Informasi benar-benar baru bagi si penerima. 3. Tambahan. Informasi dapat memperbaharui atau memberikan perubahan terhadap informasi yang telah ada. 4. Korektif. Informasi dapat digunakan untuk melakukan koreksi terhadap informasi sebelumnya yang salah atau kurang benar. 5. Penegas. Informasi dapat mempertegas informasi yang telah adasehingga keyakinan terhadap informasi semakin meningkat.

12

HIRARKI DATA Secara tradisional, data disusun dalam suatu hierarki yang terdiri dari elemen data, rekaman (record), dan berkas (file), sebagaimana terlihat pada gambar berikut.

Berkas

Rekaman

Rekaman

Elemen Data

Elemen Data

Gambar 2.4. Hierarki Data •

Elemen Data Elemen data adalah suatu data terkecil yang tidak dapat dipecah lagi menjadi unit data yang lain. Misalnya pada data kepegawaian, elemen data dapat berupa nama pegawai, alamat, kota tempat tinggal, dan atribut lain yang berkaitan dengan pegawai. Istilah lain untuk elemen data adalah medan (field), kolom, item, dan atribut.

•

Rekaman Rekaman adalah gabungan sejumlah elemen data yang saling terkait, sebagai contoh, nama, alamat, kota, dan tempat tanggal lahir seorang pegawai dapat dihimpun dalam sebuah rekaman, dan istilah lain untuk rekaman adalah tupel dan baris.

•

Berkas Himpunan seluruh rekaman yang bertipe sama membentuk sebuah berkas, berkas dapat dikatakan sebagai kumpulan data yang berkaitan dengan suatu subjek, dalam sistem basis data relasional, berkas mewakili komponen yang disebut table atau relasi. 13

Dalam konteks yang lebih besar, sekumpulan berkas atau tabel membentuk sebuah basis data, sebagai contoh, sebuah basis data kepegawaian dapat mengandung sejumlah tabel seperti data pribadi, data presensi, sejarah kerja, dan sebagainya. KARAKTERISTIK DATA dan INFORMASI Karakteristik data atau informasi yang dibahas pada satu literatur dengan literatur yang lain sangat beragam. Perhatikan tabel di bawah ini. Tabel 2.1. Kualitas Informasi Menurut Bodnar dan Hopwood Karakteristik

Manajer

Manajer

Manajer

Informasi

Tingkat Bawah

Tingkat

Tingkat Bawah

(Pengendalian

Menengah

(Perencanaan

Operasional)

(Pengendalian

Strategis)

Manajemen) Sumber

Banyak dari internal

Banyak dari eksternal

Lingkup

Sempit, terdefinisi

Sangat luas

Tingkat

dengan baik Rinci

Ringkas

Keringkasan Garis Waktu

Masa Lalu

Masa Depan

Kekinian

Sangat mutakhir

Cukup

Keakurasian

Usang Tinggi

Rendah

yang diperlukan Frekuensi

Sangat sering

jarang

Pemakaian Tabel 2.2. Karakteristik Data atau Informasi Menurut Alter

Karakteristik 1. Tipe data

Pokok Permasalahan Apakah tipe data sesuai denagn tujuan? 14

2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Akurasi/Presisi Usia Rentang waktu Tingkat keringkasan Kelengkapan Kemudahan akses sumber Relevansi/Nilai

Apakah data cukup presisi? Apakah data tepat waktu? Apakah rentang waktu sesuai dengan tujuan? Apakah data terlalu ringkas atau terlalu detail? Apakah data kurang lengkap atau berlebihan? Apakah data mudah diakses? Apakah sumber bias atau tidak akurat? Apakah data mempengaruhi keputusan? Apakah manfaatnya sepadan dengan biaya?

KUALITAS INFORMASI Istilah kualitas informasi (quality of information) terkadang juga dipakai untuk menyatakan informasi yang baik, dari sekian karakteristik yang telah dibahas, kualitas informasi sering kali diukur berdasarkan : •

Aman (Secutiy)

•

Tepat Waktu (Timeliness)

•

Akurat (Accurate)

•

Terkait (Relevance)

•

Lengkap (Completeness)

•

Korektif (Corectness)

•

Jelas (Clearly)

sering dikenal dengan istilah STAR-C3 INFORMASI untuk MANAJEMEN Salah satu pemakai yang paling banyak menggunakan informasi dalam suatu organisasi adalah pihak manajemen. Informasi yang dibutuhakan bisa berasal dari pihak internal maupuneksternal, dalambentuk formal ataupun informal, berdasarkan laporan ataupun komputer. Informasi yang dibutuhkan oleh manajer bisa dibagi menjadi 6 kategori, yaitu : 1. Informasi Penyejuk (Comfort Information) adalah informasi keadaan sekarang yang merangkum keadaan umum bisnis atau organisasi. Misalnya, berisi ringkasan penjualan atau produksi terakhir. Informasi ini biasanya tidak banyak digunakan, tetapi membantu manajer merasa aman terhadap operasi yang telah berlangsung. 15

2. Peringatan (Warning) berisi penunjuk terhadap sesuatu yang tidak biasa atau barangkali memerlukan tindakan manajerial atau perubahan-perubahan renacana. Idealnya, manajer seharusnya menerima peringatan-peringatan sedini mungkin sehingga cukup waktu untuk melakukan tindakan sebelum masalah penting yang tidak diharapkan terjadi. 3. Indikator Kunci (Key Indicator) berisi ukuran aspek-aspek penting yang berkaitan dengan kinerja organisasi, seperti level keluhan pelanggan, yang digunakan untuk memelihara pengendalian perusahaan dan mengidentifikasi permasalahan. 4. Informasi Situasional (Situational Information) adalah informasi terkini tentang proyek, masalah, atau isu penting yang memerlukan perhatian manajer. 5. Gosip adalah informasi informal yang berasal dari sumber seperti pihak industri yang terkadang berguna untuk menangani suatu masalah. 6. Informasi Eksternal (External Information) adalah informasi yang berasal adari luar departemen atau perusahaan. Kadangkala informasi ini masih hangat dan berjangka pendek (missalnya adanya penandatanganan kontrak oleh kompetitor), tetapi kadangkala berjangka panjang (misalnya studi lingkungan yang dilakukan lima tahun terakhir).

16

BAB III KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI PENGERTIAN Sistem informasi dapat merupakan kombinasi teratur apapun dari orang – orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Orang bergantung pada sistem informasi untuk berkomunikasi antara satu sama lain dengan menggunakan berbagai jenis alat fisik (hardware), perintah dan prosedur pemrosesan informasi (software), saluran komunikasi (jaringan), dan data yang disimpan (sumber daya data) sejak permulaan peradaban. Para praktisi bisnis bergantung pada banyak jenis sistem informasi yang menggunakan berbagai teknologi informasi. Contohnya, beberapa sistem informasi menggunakan alat hardware petunjuk sederhana (kertas dan pensil) dan saluran informasi informal (mulut ke mulut). KERANGKA KERJA SISTEM INFORMASI Bidang sistem informasi melintasi banyak teknologi kompleks, konsep keperilakuan yang abstrak, dan aplikasi khusus dalam bidang-bidang bisnis serta nonbisnis yang tidak terhitung jumlahnya. Sebagai seorang manajer atau praktisi bisnis, Anda tidak harus menyerap semua pengetahuan ini. Pada gambar 3.1 akan diperlihatkan kerangka kerja konseptual yang berguna untuk mengatur pengetahuan yang disajikan dalam bacaan ini dan memberi garis besar tentang hal-hal ynag perlu Anda ketahui mengenai sistem informasi.

17

Gambar 3.1. Kerangka Kerja Sistem Informasi Dari gambar kerangka kerja di atas ditekankan bahwa Anda harus memusatkan usaha Anda dalam lima area pengetahuan Sistem Informasi berikut ini. •

Konsep-konsep Dasar. Konsep dasar keperilakuan, teknis, bisnis dan manajerial termasuk mengenai berbagai komponen

dan peran sistem

informasi. Contohnya meliputi konsep sistem informasi dasar yang berasal adari teori sistem umum, atau konsep keunggulan kompetitif yang digunakan untuk mengembangkan aplikasi bisnis teknologi informasi dalam keunggulan kompetitif. •

Teknologi Informasi. Konsep-konsep utama, pengembangan, dan berbagai isu manajemen teknologi informasi—yaitu meliputi hardware, software, jaringan, manajemen data, dan banyak teknologi berbasis Internet.

•

Aplikasi Bisnis. Penggunaan utama dari sistem informasi untuk operasi, manajemen, dan keunggulan kompetitif bisnis

•

Proses Pengembangan. Bagaimana para praktisi bisnis dan pakar informasi merencanakan, mengembangkan, dan mengimplementasikan sistem informasi untuk memenuhi peluang bisnis.

18

•

Tanatangan Manajemen. Tantangan untuk secara efektif dan etis mengelola teknologi informasi pada tingkat pemakai akhir, perusahaan, dan globaldalam bisnis.

JENIS – JENIS SISTEM INFORMASI Secara konsep, aplikasi sistem informasi yang diimplementasiakn dalam dunia bisnis saat ini dapat diklasifikasikan dalam beberapa cara. Contohnya, beberapa jenis sistem informasi dapat diklasifikasikan sebagai sistem informasi operasi atau manajemen.

Sistem Informasi

Sistem Pendukung Operasai

Sistem Pemrosesan Transaksi

Sistem Pengendalian Proses

Sistem Pendukung Manajemen

Sistem Kerja Sama Perusahaan

Sistem Informasi Manajemen

Decision Support Sistem

Executive Information Sistem

Gambar 3.2. Klasifikasi Operasi dan Manajemen Sistem Informasi Sistem Pendukung Operasi Sistem informasi selalu dibutuhkan untuk memproses data yang dihasilkan oleh, dan digunakan dalam operasi bisnis. Sistem pendukung operasi

semacam ini

menghasilkan berbagai produk informasi yang paling dapat digunakan oleh para manajer. Peran dari sistem pendukung operasi perusahaan bisnis adalah untuk secara efisien memproses transaksi bisnis, mengendalikan proses industrial, mendukung komunikasi dan kerjasama perusahaan.

19

Sistem Pendukung Manajemen Ketika aplikasi sistem informasi berfokus pada penyediaan informasi dan dukungan untuk pengambilan keputusan yang efektif oleh para manajer, aplikasi sistem tersebut akan disebut sebagai sistem pendukung manajemen. Memberikan informasi dan dukungan untuk pengambilan keputusan semua jenis manajer serta praktisi bisnis adalah tugas yang rumit. Berdasarkan konsep, beberapa jenis utama sistem informasi mendukungberbagai tanggung jawab penganbilan keputusan : (1) sistem informasi manajemen, (2) sistem pendukung keputusan, dan (3) sistem informai eksekutif. Klasifikasi Lainnya Sistem Informasi Beberapa kategori lainnya sistem informasi dapat mendukung baik aplikasi operasi maupun manajemen, contohnya, sistem pakar dapat memberi saran pakar untuk tugas-tugas dasar operasi

seperti diagnosa perlengkapan, atau keputusan

manajerial seperti manajemen portofolio pinjaman. Sistem manajemen pengetahuan adalah sistem informasi berbasis pengetahuan yang mendukung pembentukan, pengaturan, dan penyebaran pengetahuan bisnis ke para pegawai dan manajer di seluruh perusahaan. Sistem informasi yang berfokus pada aplikasi operasi dan manajerial dalam mendukung fungsi bisnis dasarnya

seperti akuntansi dan

pemasaran, disebut sebagai sistem bisnis fungsional. Terakhir, sistem informasi strategis menerapakan teknologi informasi pada produk, layanan atau proses bisnis perusahaan, untuk membantunya mendapatkan kelebihan strategis atas para pesaingnya. Jadi, kebanyakan sistem informasididesain untuk menghasilkan informasi dan mendukung pengambilan keputusan dalam berbagai tingkat manajemen dan fungsi bisnis, seperti juga untuk tugas dasar pencatatan serta pemrosesan transaksi. FUNGSI SISTEM INFORMASI •

Area fungsional utama dari bisnis yang penting daalm keberhasilan bisnis, seperti fungsi akuntansi, keuangan, manajemen operasional, pemasaran, dan manajemen sumber daya manusia.

•

Kontributor penting dalam efisiensi operasional, produktivitas dan moral pegawai, serta layanan dan kepuasan pelanggan.

20

•

Sumber

utama

informasi

dan

dukungan

yang

dibutuhkan

untuk

menyebarluaskan pengambilan keputusan yang efektif oleh para manajer dan parktisi bisnis. •

Bahan yang sangat penting dalam mengembangkan produk dan jasa yang kompetitif, yang memberikan organisasi kelebihan startegis dalam pasar global.

•

Peluang berkarier yang dinamis, memuaskan, serta menantang bagi jutaan pria dan wanita.

•

Komponen penting dari sumber daya, infrastruktur, and kemampuan perusahaan bisnis yang membentuk jaringan.

KOMPONEN SISTEM INFORMASI Dalam menerima sumber daya data sebagai input dan memprosesnya menjadi produk informasi sebagai outputnya, sistem informasi memerlukan beberapa komponen-komponen untuk mencapainya. Komponen-komponen tersebut adalah : •

Manusia, hardware, software, data, dan jaringan adalah lima sumber daya dasar sistem informasi.

•

Sumber daya manusia meliputi pemakai akhir dan pakar sistem informasi, sumber daya hardware terdiri dari mesin dam media, sumber daya software meliputi baik program maupun prosedur, sumber daya data meliputi dasar data dan pengetahuan, serta sumber daya jaringan yang meliputi media komunikasi dan jaringan.

•

Sumber daya data diubah melalui aktivitas pemrosesan informasi menjadi berbagai produk informasi bagi pemakai-akhir.

•

Pemrosesan informasi terdiri dari aktivitas input daalm sistem, pemrosesan, output, penyimpanan, dan pengendalian.

21

Tabel 3.1. Contoh-contoh Sumber Daya Sistem Informasi dan Produknya 

Sumber Daya Sistem Informasi dan Produknya Sumber Daya Manusia Para pakar – sistem analis, pembuat software, operator sistem.



Pemakai akhir – orang-orang lainnya yang menggunakan sistem informasi. Sumber Daya Hardware Mesin – komputer, monitor video, disk drive magnetis, printer, pemindai

optikal. 

Media – floppy disk magnetic tape, disk optikal, kartu plastic, formulir kertas. Sumber Daya Software Program – program sistem informasi, program spreadsheets, program word processing, program penggajian. Prosedur – prosedur entri data, prosedur untuk memperbaiki kesalahan,



prosedur pendistribusian cek gaji. Sumber Daya Data



Deskripsi produk, catatan pelanggan, file kepegawaian, database persediaan. Sumber Daya Jaringan Media komunikasi, pemroses komunikasi, software untuk akses dan



pengendalian jaringan. Produk Informasi Laporan manajemen dan dokumen bisnis yang menggunakan tampilan teks serta grafik, respons audio, dan formulir kertas.

AKTIVITAS SISTEM INFORMASI Mari kita lihat lebih dekat setiap aktivitas pemrosesan informasi dasar (atau pemrosesan data) yang terjadi dalam sistem informasi. •

Input Sumber Daya Data Data mengenai transaksi bisnis dan kegiatan lainnya harus ditangkap dan disiapkan untuk pemrosesan untuk aktivitas input. Input biasanya berbentuk aktivitas entri data seperti pencatatan dan pengeditan. Para pemakai akhir biasanya memasukan data secara langsung ke dalam sistem komputer, atau mencatat data mengenai transaksi dari beberapa jenis media fisik seperti formulir kertas. Hal ini biasanya meliputi berbagai aktivitas edit untuk memastikan bahwa mereka telah mencatat data dengan benar. Begitu 22

dimasukkan, data bisa dipindahkan ke dalam media yang dapat dibaca mesin, seperti magnetic disk hingga dibutuhkan untuk pemrosesan. •

Pemrosesan Data Menjadi Informasi Data biasanya tergantung pada aktivitas pemrosesan seperti perhitungan, perbandingan, pemilahan, pengklasifikasian, dan pengikhtisaran. Aktivitasaktivitas ini mengatur, menganalisis, dan memanipulasi data, hingga mengubahanya ke dalam informasi bagi para pemakai akhir. Kualitas data apapun yang disimpan dalam sistem informasi juga harus dipelihara melalui proses terus-menerus dari aktivitas perbaikan dan pembaruan.

•

Output Produk Informasi Informasi dalam berbagai bentuk dikirim ke pemakai akhir dan disediakan untuk mereka dalam aktivitas output. Tujuan dari sistem informasi adalah untuk menghasilkan produk informasi yang tepat bagi para pemakai akhir. Produk informasi umum meliputi pesan, lapora, formulir, dan gambar grafis yang dapat disediakan melalui tampilan video, respons audio, produk kertas, dan multimedia.

•

Penyimpanan Sumber Daya Data Penyimpanan adalah komponen dasar sistem informasi. Penyimpanan adalah aktivitas sistem informasi tempat data dan informasi disimpan secara teratur untuk digunakan kemudian

•

Pengendalian Kinerja Sistem Aktivitas sistem informasi yang penting adalah pengendalian kinerja sistem. Sistem informasi harus menghasilkan umpan balik mengenai aktivitas input, pemrosesan, output, dan penyimpanan. Umpan balik ini harus diawasi dan dievaluasi untuk menetapakan apakah sistem dapat memenuhi standar kinerja yang telah ditetapkan. Kemudian, aktivitas sistem yang tepat harus disesuaikan agar produk informasi yang tepat dihasilkan bagi para pemakai akhir. Tabel 3.2. Contoh Aktivitas Dasar Sistem Informasi dalam Dunia Bisnis



Aktivitas Sistem Informasi Input. Memindai secara optikal barang-barang dengan pengenal yang 23



menggunakan kode garis. Pemrosesan. Menghitung pembayaran karyawan, pajak, dan potongan gaji

 

lainnya. Output. Menghasilakn laporan dan tampilan mengenai kinerja penjualan. Penyimpanan. Memelihara catatan mengenai pelanggan, keryawan, dan



produk. Pengendalian. Menghasilkan sinyal yang dapat didengar untuk menunjukkan entri yang tepat atas data penjualan. SISTEM

1. PENGERTIAN SISTEM Sistem adalah sekelompok elemen – elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Sistem dapat abstrak maupun fisik,sebuah sistem abstrak adalah suatu susunan teratur gagasan atau konsepsi yang saling tergantung.sebuah sistem fisik lebih lanjut dapat didefinisikan melalui contoh – contoh sbb:  Sistem peredaran darah Jantung dan urat – urat tubuh yang menggerakkan darah ke seluruh tubuh.  Sistem transportasi Petugas,mesin, dan organisasi yang menjalankan transportasi barang.  Sistem sekolah Bangunan,pendidikan,petugas administrasi,buku – buku teks dan sebagainya yang berfungsi bersama untuk memberikan pendidikan kepad asiswa.  Sistem komputer Peralatan yang berfungsi bersama untuk menjalankan pengolahan computer. Pengertian Sistem Menurut:  JOHN M. ECHOLS DAN HASSAN SHADILY dalam kamus inggrisindonesia-nya, ”sIstem” diartikan sebagai susunan.seperti misalnya yang terdapat dalam kata sistem syaraf berarti susunan syaraf,sistem jaringan berarti susunan jaringan dsb.  M.J Alexander dalam buku Information System Analysis : Teory and Application, system merupakan suatu group dari elemen – elemen baik berbentuk fisik maupun non – fisik ang menunjukkan suatu kumpulan saling berhubungan diantaranya dan berinteraksi bersama – sama menuju satu atau lebih tujuan,sasaran atau akhir dari sebuah sistem.

Model Umum Sebuah Sistem Umpan Balik 24

Input

Process

Output

Tujuan

Kendala Kontrol

Gambar 1. Hubungan Komponen Dalam Sistem Komponen Input Komponen input adalah bagian dari sistem yang bertugas untuk menerima data masukan, data masukan ini digunakan sebagai komponen penggerak atau pemberi tenaga dimana sistem ini dioperasikan, komponen penggerak ini terbagi menjadi dua kelompok yaitu: a. Maintenance input Maintenance input merupakan energi yang dimasukkan supaya sistem dapat beroperasi.sebagai contoh dalam suatu sistem pengambilan keputusan, maka maintenance inputnya adalah team manajemen yang merupakan personil utama pengambil keputusan (decision maker) b. Signal input Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Dalam sistem pengambilan keputusan tersebut, maka signal inputnya adalah informasi yang menunjang kemudahan pengambilan keputusan tersebut (decision support system) Komponen Proses Komponen proses merupakan komponen dalam sistem yang melakukan pengolahan input untuk mendapatkan hasil atau tujuan yang diinginkan, di dalam suatu proses,terjadi berbagai kegiatan seperti klasifikasi, peringkasan, pencarian dat, organisasi data dan lain sebagainya, begitu kompleksnya sebuah proses, maka pada tahap ini diperlukan terjadinya suatu integrasi yang baik antar subsistem secara vertical maupun secara horizontal agar proses interaksi untuk mencapai tujuan dapat berjalan lancar. Sebagai contoh, sistem pengambilan keputusan pembelian barang yang dilakukan oleh seorang kepala bagian pengadaan di suatu perusahaan dagang, harus melibatkan semua subsistem yang terkait seperti kepala gudang, bagian keuangan, bagian inventory dan lain – lain. Komponen Output Komponen output merupakan komponen hasil pengoperasian dari suatu sistem. Sistem pengambilan keputusan seorang kepala bagian pengadaan, menghasilkan keputusan dibeli atau tidaknya suatu barang, kemudian menentukan siapa yang akan membeli , jumlah pembelian, tempat atau lokasi pembelian dan sebagainya. Komponen Tujuan Terdapatnya suatu tujuan yang jelas akan memberikan arah yang jelas pula dalam proses sistem.komponen tujuan merupakan sasaran yang ingin dicapai oleh

25

berjalannya sebuah sistem. Tujuan ini bias berupa tujuan usaha, kebutuhan sistem, pemecahan suatu masalah dan sebagainya. Komponen Kendala Komponen kendala merupakan komponen yang berisikan aturan atau batas – batas yang berlaku atas tujuan tersebut. Pendefinisian kendala yang jelas, akan membuat tujuan menjadi lebih bermanfaat. Dengan adanya kendala atau batas – batas yang jelas, maka akan mampu mengidentifikasikan apa yang harus diantisipasikan dalam mencapaitujuan sistem. Komponen Kontrol Komponen control merupakan komponen pengawas dari pelaksanaan proses pencapaian tujuan. Control disini dapat berupa control pemasukkan input, control pengeluaran data, control pengoperasian dan lain – lain. Komponen Umpan Balik Komponen umpan balik merupakan komponen yang memberikan respon atas berjalannya suatu sistem. Komponenini dapat berupa kegiatan seperti perbaikan atau pemeliharaan sistem. 2. KARAKTERISTIK SEBUAH SISTEM Dari contoh diatas, dapatlah dikenal karakteristik sistem.sebuah sistem terdiri dari bagian – bagian saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud, berarti sebuah sistem bukanlah seperangkat unsure yang tersusun secara tak teratur, tetapi terdiri unsure yang dapat dikenal sebagai saling melengkapi karena satunya maksud, tujuan, atau sasaran. Sifat dasar/ karakteristik yang dimiliki oleh sebuah sistem adalah: 1. Subbsistem Adalah unsur – unsur yang membangun terbentuknya sebuah sistem yang satu dengan sistem yang lain saling terkait dan setiap subsistem mempunyai tugas masing – masing. 2. Boundary Adalah batas aktivitas atau batas gerak aktivitas pada sebuah sisten atau subsistem 3. Interface Adalah penghubung antar subsistem dalam rangka transformasi output

Tabel 1. Contoh subsistem dan interface Sistem

Subsistem 26

Interface

Komputer

Unit pengolahan pusat unit pengendali unitpenyimpan Pengolahan bact dengan kerja terpisah(separate run)

 

unit pengolahan pusat unit masukan unit keluaran penyimpanan tambahan unit penghitung penghubung

saluran

kerja edit kerja sortir kerja update misalnya kerja keluaran

alih data kerja satu dengan lainnya,

kawat

pita data

4. Environment Adalah lingkungan di luar sistem yang berpengaruh terhadap gerak sistem dalam mencapai tujuan  Bentuk environment, ada 2 macam : Sistem dan Non Sistem  Sifat environment, ada 2 macam : Langsung dan Tak Langsung Jangka environment, ada 2 macam : Tetap dan Sementara Efek environment, ada 2 macam : Mendukung dan Merugikan

Gambar 2. Environment Terhadap Sistem 5. Input Adalah masukan energi atau sesuatu yang siap untuk dikelola (proses), melalui : menangkap (capture) dan menerima (entry) 6. Proses Adalah aktivitas untuk mengolah sesuatu / energi untuk dimodel menjadi sesuatu yang mempunyai nilai manfaat. 7. Output Adalah hasil olahan sesuatu / energi yang mempunyai nilai manfaat. 8. Goal Adalah sesuatu yang ingin diraih untuk memenuhi kebutuhan atau keinginan dari sebuah sistem 9. Objective Adalah sesuatu yang ingin diraih untuk memenuhi kebutuhan atau keinginan dari sebuah subsistem 3. Klasifikasi Sistem Klasifikasi sistem dapat dilihat dalam beberapa tinjauan, diantaranya : 27

♦ Berdasarkan Wujud Fisik (Bentuk), dibedakan Non physical adalah suatu sistem yang secara fisik tidak ada tapi terjadi, contoh: sistem teologi Physical adalah suatu sistem yang secara fisik ada, contoh: sistem komputer ♦ Berdasarkan Kejadian, dibedakan Natural (alami) adalah sistem yang terjadi karena proses alam dan tidak terdapat proses campur tangan manusia, contoh: sistem rotasi bumi, sistem tata surya Human mode (buatan manusia) adalah sistem yang terjadi karena adanya suatu proses campur tangan manusia, contoh: sistem pengendalian banjir, sistem tata kota ♦ Berdasarkan Sifat, dibedakan Deterministic adalah sebuah sistem yang beroperasi dalam cara yang dapat diramalkan secara tepat serta interaksi antar bagian – bagian dapat diketahui secara pasti, contoh: sistem program computer, sistem audio visual Probabilistic adalah suatu sistem yang diuraikan dalam istilah perilaku yang mungkin, tetapi selalu ada sedikit kesalahan atas ramalan terhadap jalannya system, contoh: sistem pemilihan presiden, sistem persediaan barang. ♦ Berdasarkan Metode, dibedakan Closed ( tertutup) adalah sistem yang tidak bertukar materi, informasi, atau energi dengan lingkungannya, contoh: sebuah reaksi kimia di dalam sebuah tabung berisolasi dan tertutup. Open ( terbuka ) adalah sistem yang selalu berhubungan dengan lingkungan luarnya untuk melakukan proses dalam mendapatkan output, contoh: sistem biologis, sistem keorganisasian 4. Pengendalian Dalam Sistem Model dasar sebuah sistem seperti masukan, mengolah, dan keluaran tidak menyediakan pengaturan dan pengendalian terhadap system, dalam bentuknya yang paling sederhana, keluaran sistem dibandingkan dengan keluaraan yangdiinginkan, dan setiap penyimpangan menyebabkan sebuah masukan dikirim pada proses atau pengolahan untuk menyesuaikan operasi sehingga keluaran akan mendekati standar, contoh: pengendalian umpan balik sebuah sistem. Umpan balik (feedback) yang bertujuan melunakkan dan mengurangi penyimpangan terhadap standar disebut umpan balik negative (negative feedback ). Ini digunakan dalam loop pengendalian umpan balik. Sedangkan umpan balik positif ( positive feedback ) menambah kekuatan arah gerak sistem.jadi umpan balik positif menyebabkan sistem mengulangi atau memperbesar penyesuaian atau kegiatan.

28

Masukan

sistem

Keluaran Sensor

Alat pengendali Gambar 4. Pengendalian Sistem

INFORMASI TENTANG INFORMASI Berikut akan disampaikan pengertian informasi dari berbagai sumber. 1. menurut Gordon B. Davis dalam bukunya management informations sistems : conceptual foundations, structures, and development menyebut informasi sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang berguna bagi penerimanya dan nyata berupa nilai yang dapat dipahami didalam keputusan sekarang maupun masa depan. 2. menurut Barry E.Cushing dalam buku accounting information sistem and bussines organization, dikatakan bahwa informasi merupakan sesuatu yang menunjukan hasil pengolahan data yang diorganisasi dan berguna kepada orang yang menerimanya. 3. menurut Robert N. Anthony dan John Dearden dalam buku management control sistems, menyebut informasi sebagai suatu kenyataan, data, itemyang menambah pengetahuan bagi penggunanya. 4. menurut Steven H. moscove dan Mark G.simkin dalam bukunya accounting informations sistems : concepts and practice mengatakan informasi sebagai kenyataan atau bentuk – bentuk yang dapat digunakanuntuk pengambilan keputusan bisnis. Dari keempat pengertian tersebut diatas dapat disimpulakan bahwa informasi merupakan hasil dari pengolahan data menjadi labih berguna bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian – kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan, contoh hubungan data dan informasi

Hati ja!! hati lan mai an ra

Di proses

data

Hati-hati jalanan ramai !!

informasi Gambar 5. Hubungan Data dengan Informasi gambar diatas menunjukan hubungan data dan informasi. Data belum menunjukan sesuatu yang bisa dipahami karenanya harus diproses terlebih dahulu. Data tersebut

29

dapat berbentuk suara, bunyi–bunyian, sinyal, gambar dan sebagainya. Sedangkan informasi pada dasarnya merupakan sarana untuk pengambilan keputusan. Sedangkan informasi sebagai hasil dari proses pengolahan data, dikatakan bernilai jika memiliki kaitan dengan pengambilan keputusan. Sebagai contoh, tulisan “hati-hati jalan ramai” diangap tidak bernilai jika dpasang didalam sebuah gedung. Kecuali jika tulisan dipasang dijalan depan gedung sekolah, karena akan mengakibatkan pertimbangan pengambilan keputusan bagi pemakai jalur lalu lintas untuk lebih berhati – hati dan mengurangi kecepatan laju kendaraannya. Istilah data dan informasi sering saling tertukar dalam pemakaiannya, tetapi ada perbedaan mendasar yaitu bahwa data adalah bahan baku yang diolah untuk djadikan informasi, sedangkan informasi pada umumnya dihubungkan dengan pengambilan keputusan. Oleh karena itu informasi dapat dianggap memiliki tingkat lebih tinggi dan aktif dibandingkan dengan data. SIKLUS INFORMASI Pengolahan data menjadi suatu informasi dapat digambarkan sebagai sebuah siklus yang berkesinambungan seperti : DAT A PROSE S INFORMAS I KEPUTUSAN TINDAKAN HASIL TINDAKAN Gambar 6. Siklus Informasi Secara sederhana dapat dikatakan bahwa data diolah menjadi suatu informasi, dan pada tahapan selanjutnya, sebuah informasi akan menjadi data untuk terciptanya informasi yang lain, pada gambar diatas dapat dilihat bahwa pada awalnya data dimasukkan kedalam model yang pada umumnya memiliki urutan proses tertentu dan pasti, setelah diproses akan dihasilkan informasi tertentu yang bermanfaat bagi penerima(level management)sebagai dasar dalam membuat suatu keputusan atau melakukan tindakan tertentu. Dari keputusan atau tindakan tersebut akan 30

menghasilkan atau diperoleh kejadiaan – kejadiaan tertentu yang akan digunakan kembali sebagai data yang nantinya akan dimasukkan kedalam model (proses), begitu seterusnya sehingga tercipta sebuah siklus yang berkesinambungan. KARAKTERISTIK INFORMASI Setiap informasi, memiliki beberapa karakteristik yang menunjukan sifat dari informasi itu sendiri. Karakteristik –karakteristik informasi tersebut antara lain adalah: 1. Benar atau salah, karakteristik tersebut berhubungan dengan sesuatu yang realitas atau tidak dari sebuah informasi 2. Baru, sebuah informasi dapat berarti sama sekali baru bagi penerimanya 3. Tambahan, sebuah informasi dapat memperbaharui atau memberikan nilai tambah pada informasi yang telah ada 4. Korektif, sebuah informasi dapat menjadi bahan koreksi bagi informasi sebelumnya, salah atau palsu 5. Penegas, informasi dapat mempertegas informasi yang telah ada, hal ini masih berguna karena dapat meningkatkan persepsi penerima atas kebenaran informasi tersebut. NILAI INFORMASI Nilai suatu informasi berhubungan dengan keputusan. Hal ini berarti bahwa bila tidak ada pilihan atau keputusan, informasi menjadi tidak diperlukan. Keputusan dapat berkisar dari keputusan strategis jangka panjang, sedangkan parameter untuk mengukur nuilai sebuah informasi tersebut, ditentukan dari dua hal pokok yaitu: ♦ Manfaat (use) ♦ Biaya (cost) suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya dan sebagian besar iinformasi tidak dapat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya. KUALITAS INFORMASI Kualitas informasi (quality of information) sangat dipengaruhi oleh 3 hal pokok, yaitu relevancy, accuracy dan timeliness. a. Relevansi (relevancy) Informasi dikatakan berkualitas jika releven bagi pemakainya. Pengukuran nilai relevansi, akan terlihat dari jawaban atas pertanyaan “how the message used for problem solving (decision masking)?” informasi akan relevan jika bermanfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi bagi tiap – tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya hasil penjualan barang mingguan kurang relevan jika ditujukan kepada manajer teknik,tetapi akan sangat releven jika disampaikan pada manajer pemasaran. b. Akurasi (accuracy) Sebuah informasi dapat dikatakan akurat jika informasi terebut tidak biasa atau menyesatkan, bebas dari kesalahan – kesalahan dan harus jelas mencerminkan maksudnya. Ketidak-akuratan sebuah informasi dapat terjadi karena sumber 31

informasi (data) mengalami ganguan atau kesengajaan sehingga merusak atau merubah data asli tersebut, beberapa hal dapat berpengaruh terhadap keakuratan sebuah informasi antara lain adalah : * Kelengkapan (completeness) informasi “are necessary message items present ?” informasi yang lengkap, berarti bahwa informasi yang dihasilkan terdiri dari satu kesatuan informasi yang menyeluruh dan mencakup berbagai hal yang terkait didalamnya. Karena apabila informasi yang dihasilkan sebagian – sebagian tentunya akan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan atau menentukan tindakan secara keseluruhan, sehingga akan berpengaruh terhadap kemampuanya untuk mengontrol atau memecahkan suatu masalah dengan baik. * Kebenaran (correctness) informasi “are message items correct?” informasi yang dihasilkan oleh proses pengolahan data, haruslah benar sesuai dengan perhitungan – perhitungan yang ada dalam proses tersebut. Sebagai contoh, jika sebuah informasi menunjukan total nilai gaji yang harus dibayarkan pada seorang pegawai, maka informasi tersebut haruslah sudah benar dan memuat perhitungan – perhitungan matematis yang ada diprosesnya seperti perhitungan tunjangan, perhitungan potongan dan sebagainya. * Keamanan (security) informasi. Keamanan sebuah informasi, tergambar dari jawaban atas pertanyaan “did the message reach all or only the intended sistems users?” sebuah informasi harus aman, dalam arti hanya diakses oleh pihak – pihak yang berkepentingan sajasesuai dengan sifat dan dan tujuan dari informasi tersebut. c. Tepat waktu (timeliness). “how quickly is input transformed to correct output?” bahwa informasi yang dihasilkan dari suatu proses pengolahan data, datangnya tidak boleh terlambat. Informasi yang terlambat tidak akan mempunyai nilai yang baik, sehingga kalau digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan dapat menimbulkan kesalahan dalam tindakkan yang akan diambil. Kebutuhan akan tepat waktunya sebuah informasi itulah yang pada akhirnya akan menyebabkan mahalnya nilai suatu informasi. Hal itu dapat dipahami karena kecepatan mendapatkan, mengolah dan mengirimkan informasi tersebut memerlukan teknologi – teknologi terbaru. Selain beberapa komponen diatas, beberapa ahli juga menambahkan beberapa hal yang ikut menentukan kualitas dari sebuah informasi, komponen – komponen tambahan antara lain adalah : * Ekonomis (economy). “what level of resources is needed to move information through the problemsolving cycle?” bahwa factor ekonomis dari sebuah informasi juga akan ikut menentukan kualitasnya. Hal tersebut diukur dari seberapa besar sumber daya yang diperlukan untuk mentransformasikan informasi menjadi komponen yang berperan dalam pemecahan suatu masalah. * Efisien (efficiency). Informasi akan memiliki kualitas yang baik jika informasi tersebut memiliki efisiensi, yang berarti bahwa informasi tersebut tepat guna bagi pemakainya. * Dapat dipercaya (reliability) 32

USIA INFORMASI Usia sebuah informasi berhubungan dengan waktu digunakannya informasi yang terkandung dalam sebuah laporan, sebagai contoh, laporan yang bersifat periodik akan lebih jelas menggambarkan usianya, seperti laporan operasi bulanan, laporan posisi keuangan pada akhir sebuah periode dan lain-lain. Pada dasarnya, usia sebuah informasi dapat dibedakan menjadi 2 jenis yaitu : ♦ Usia informasi berdasarkan data kondisi, merupakan usia informasi yang berhubungan dengan sebuah titik waktu, sebagai contoh adanya persediaan barang per 31 des 2002 dalam laporan inventory ♦ Usia informasi berdasarkan data operasi, merupakan usia informasi yang mencerminkan terjadinya perubahan data selama satu periode waktu, sebagai contoh dalam laporan penjualan barang dalam seminggu dari tanggal 1 s/d 7 agust 2003. MUTU INFORMASI Dalam sebuah telaah yang dibuat oleh adam mengenai sikap manajemen terhadap sistem informasi, 75 % manajer menilai peningkatan kualitas, kuantitas dan mutu hampir identik dampaknya terhadap prestasi kerja, tetapi apabila diminta memilih, maka 90 5 lebih menyukai peningkatan dalam mutu informasi dibandingkan terhadap kuantitasnya. Informasi bervariasi dalam mutunya karena adanya bias atau kesalahan, bias tampak pada contoh seorang wiraniaga yang cenderung menaksir penjualan yang diharapkan terlalu tinggi atau yang memberikan tanggal pengiriman tidak realistis, bila bias ini diketahui oleh penerima informasi, makaia akan dapat mengadakan penyesuaian, persoalannya adalah mendeteksi bias tersebut, karena mengadakan penyesuaian biasanya tidak sulit. Kesalahan adalah persoalan yang lebih gawat karena terhadap hal ini tidak dapat dilakukan penyesuaian sederhana, kesalahan dapat disebabkan oleh: 1. Metode pengumpulan dan pengukuran data yang salah 2. Tidak mengikuti pengolahan prosedur yang benar 3. Data hilang atau tidak terolah 4. Kesalahan mencatat atau mengoreksi data 5. File histories / induk yang salah ( atau keliru memilih file histories ). 6. Kesalahan dalam prosedur pengolahan ( misal kesalahan program computer ) 7. Kesalahan yang disengaja Dalam kebanyakan sistem informasi, penerima informasi tidak memiliki pengetahuan tentang bias atau kesalahan yang dapat mempengaruhi mutu informasi tersebut, proses pengukuran yang menghasilkan laporan dan ketepatan data di dalam laporan secara tak langsung menyatakan bahwa ketepatannya tidak terjamin. Sebagai contoh, sebuah laporan sediaan barang dapat memperlihatkan bahwa ada tersedia 347 buah widget, tetapi angka ini mungkin berdasarkan pada sebuah buku sediaan barang (invertaris) yang malar (perpetual), kemungkinan adanya berbagai kesalahan dalam mencatat pengeluaran dan penerimaan barang dan sebagainya berarti besar terjadinya kesalahan kecil, dan kadang – kadang, kesalahan besar. Hal ini menjadi alasan mengapa diadakan penghitungan fisik secara periodik untuk memper baiki buku sediaan barang, kesulitan akibat bias dapat ditangani dalam 33

pengolahan informasimelalui prosedur – prosedur untuk mencari dan mengukur bias kemudian menyesuaikannya. Kesulitan menghadapi kesalahan dapat diatasi dengan: 1. Pengendalian intern untuk mengetahui kesalahan. 2. Audit intern dan ekstern. 3. Menambahkan “ batas – batas kepercayaan “ pada data. 4. Intruksi pemakai dalam prosedur pengukuran dan pengolahan dapat menilai kesalahan yang mungkin terjadi. Bentuk penyajian Urutan berdasarkan abjad

Urutan berdasarkan Tingkat keuntungan Urutan berdasarkan Tingkatan keuntungan Dalam industri

Bias keputusan akibat penyajian data dalam sebuah susunan berdasarkan Abjad, butir – butir pertama cenderung Mendapat perhatian lebih banyak Daripada yang kemudian. Butir – butir dengan tingkat keuntungan tertinggi diperhatikan Dengan agak mengabaikan industri, Ukuran dan sebagainya. tingkat keuntungan dalam industri akan diperhatikan. Ukuran, dan sebagainya akan kurang berpengaruh.

Ada perbedaan antara dua cara pertama dalam mengatasi kesalahan dengan dua cara terakhir. Kedua cara terakhirberusaha memberi batas kepercayaan pada pemakai, sedang dua cara pertama berusaha mengurangi ketidakpastian data dan karena itu meningkatkan kandungan informasi. Pengendalian intern dan pengauditan dalam konteks ini dapat dianggap menambah nilai informasi yang diberikan oleh sistem informasi dengan mengurangi keraguan akan kemungkinan adanya kebanyakan kesalahan. Prosedur pengendalian dan audit tidak cenderung mempengaruhi biasmaupun kesalahan yang disebabkan oleh metode pengukuran da pengumpulan data. Cara penyajiaan data akan mempengaruhi atau menyebabkan bias pada cara pemakaiannya. Sebagai contoh, bila seorang manajer poretefolio meminta daftar sediaan barang berdasarkan tingkat keuntungan di atas 5 %, maka sediaan tersebut dapat disajikan dalam cara yang berbeda – beda. Ancangan manajer dalam pengambilan keputusan biasanya terpengaruh oleh penyajian tersebut. Sebagai gambaran, bandingkan tiga pilihan dan bias – bias yang mungkin untuk mengambil keputusan.

SISTEM INFORMASI Mengacu pada pendapat james B. Bower dan kawan- kawan dalam bukunya computer oriented accounting Informations sistem, maka sistem penghasil informasi atau yang dikenal dengan nama sistem informasi, memiliki pengertian sebagai berikut : 34

Sistem informasi adalah suatu cara tertentu untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh organisasi untuk beroperasi dengan cara yang sukses dan untuk organisasi bisnis dengan cara yang menguntungkan. Pada dasarnya sistem informasi merupakan suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi. Sistem informasi dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu laporan-laporan yang diperlukan. Sistem informasi menerima masukkan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai instruksi, dan mengeluarkan hasilnya. Model dasar sistem menghendaki agar masukkan, pengolahan dan keluaran tiba pada saat bersamaan, yang sesuai untuk sistem pengolahan informasi yang paling sederhana, dimana semua masukkan tersebut tiba pada saat bersamaan tetapi hal tersebut jarang terjadi. Fungsi pengolahan informasi sering membutuhkan data yang telah dikumpulkan dan diolah dalam periode waktu sebelumnya, karena itu ditambahkan sebuah penyimpanan data file (data file storage) kedalam model sistem informasi; dengan begitu, kegiatan pengolahan tersedia baik bagi data baru maupun data yang telah dikumpulkan dan disimpan sebelumnya. KOMPONEN SISTEM INFORMASI John Burch dan Gary Grudnitski dalam bukunya information sistem theory and practice memberikan gambaran komponen sistem informasi seperti pada gambar dibawah.

User

User

Input Database

User

Model

Output

Technology

Control

User

User

User

Gambar 7. Komponen – Komponen Sistem Informasi Dari gambar diatas dapat dilihat bahwa sistem informasi memiliki komponen – komponen yang saling ber integrasi membentuk satu kesatuan dalam mencapai sasaran sistem. 1. Blok masukkan (input block), meliputi metode – metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, dapat berupa dokumen – dokumen dasar

35

2. Blok model (model block), terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang berfungsi memanipulasi data untuk keluaran tertentu 3. Blok keluaran (output block), berupa data – data keluaran seperti dokumen output dan informasi yang berkualitas 4. Blok teknologi (technology block), digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran serta membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Blok teknologi ini merupakan komponen Bantu yang memperlancar proses pengolahan yang terjadi dalam system 5. Blok basis data (database block), merupakan kumpulan data yang berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan perangkat lunak yang memanipulasinya 6. Blok kendali (controls block), meliputi masalah pengendalian terhadap operasional sistem yang berfungsi mencegah dan menangani kesalahan / kegagalan sistem. PERANGKAT SISTEM INFOMASI Sebuah sistem informasi yang lengkap memiliki kelengkapan sistem sebagai berikut : 1. Hardware, bagian ini merupakan bagian perangkat keras sistem informasi. Sistem informasi modern memiliki perangkat keras seperti komputer, printer dan teknologi jaringan computer 2. Software, bagian ini merupakan bagian perangkat lunak sistem informasi. Sistem informasi modern memiliki perangkat lunak untuk memerintahkan computer melaksanakan tugas yang harus dilakukannya, software dapat digolongkan menjadi beberapa kelompok yaitu : ♦ Sistem Operasi, seperti misalnya program Microsoft windows, linux, novel netware,dan lain sebagainya. ♦ Aplikasi seperti Microsoft office, general ledger,corel draw, dan lain sebagainya. ♦ Utilitas, sepertianti virus, Norton utilities, disc doctor dan lain – lain. ♦ Bahasa pemrograman,seperti visual foxpro, bahasa C++, Borland delphi, dan lain – lain. 3. Data, merupakan komponen dasar dari informasi yang akan diproses lebih lanjut dan akan menghasilkan informasi, seperti contoh adalah dokumen bukti – bukti transaksi, nota, kuitansi dan sebagainya 4. Prosedur, merupakan bagian yang berisikan dokumentasi prosedur atau proses – proses yang terjadi dalam sistem. Prosedur dapat berupa buku - buku penuntun operasional seperti prosedur sistem pengendalian intern atau buku penuntun teknis seperti buku manual menjalankan program computer dan sebagainya 5. Manusia, merupakan bagian utama dalam suatu sistem informasi. yang terlibat dalam komponen manusia antara lain adalah : ♦ Clerical Personnel, untuk menangani transaksi dan pemrosesan data dan melakukan inquiry = operator ♦ First Level Manager, untuk mengelola pemrosesan data didukung dengan perencanaan, penjadwalan, identifikasi situasi out-of-control dan pengambilan keputusan level menengah kebawah 36

♦ Staff Specialist, digunakan untuk analis untuk perencanaan dan laporan ♦ Management, untuk pembuatan laporan berkala, permintaan khusus, laporan khusus, pendukung identifikasi masalah dan peluang, pendukung analisis pengambilan keputusan level atas PENGELOLA SISTEM INFORMASI Salah satu perangkat yang paling penting dari sistem informasi adalah manusia sebagai pengelola informasi. Oleh karena itu hubungan antara sistem informasi dengan pengelolanya sangat erat. Sistem informasi yang dibutuhkan sangat tergantung dari kebutuhan pengelolanya, pengelola sistem informasi terorganisasi dalam suatu sruktur manajemen, oleh karena itu bentuk atau jenis sisteminformasi yang diperlukan sesuai dengan level manajemennya • Manajemen Level Atas, untuk perencanaan strategis, kebijakan dan pengambilan keputusan. • Manajemen Level Menengah, untuk perencanaan taktis dan pengambilan keputusan. • Manajemen Level bawah, untuk perencanaa dan pengawasan operasi dan pengambilan keputusan. • Operator, untuk pemrosesan transaksi dan merespon permintaan. Contoh Struktur Organisasi Sistem Informasi.

DIREKTUR SISTEM INFORMASI

MANAJER PENGEMBANGAN SISTEM

MANAJER KOMPUTER DAN OPERASIONAL

ANALISIS SISTEM

PROGRAMMER

kemudian pada perkembangannya, dengan semakin besarnya lingkup sebuah sistem informasi memerlukan adanya penataan kembali personel dengan baik terutama pada struktur manajemen organisasi pada departemen sistem operasi pada contoh di atas, tetapi struktur organisasi seperti pada gambar tersebut dapat dimodifikasi sesuai dengan kondisi real perusahaan, variasi struktur manajemen tersebut sangat tergantung pada Managerial Efficiency yang dibandingkan dengan tingkat User Service, manajemen sumber daya manusia perlu dilakukan dengan benar agar sistem 37

informasi dapat berjalan dengan baik, hal itu dilakukan untuk mengurangi terjadinya kesalahan – kesalahan yang bersifat manusiawiyang dapat mengurangi mutu informasi yang dihasilkan sebuah sistem Kesulitan karena suatu kesalahan dapat diatasi dengan dua teknik yaitu teknik pengontrolan data dan penambahan batas kepercayaan pada data. Pengontrolan secara intern dapat dilakukan untuk menemukan kesalahan – kesalahan yang terjadi. selain itu perlu juga dilakukan pemeriksaan auditing baik secara intern maupun ekstern. PEMANFAATAN SISTEM INFORMASI Sistem informasi telah berkembang sedemikian pesatnya baik dari sistem tehnologi maupun menajemen sistem pengoprasiannya, organisasi menggunakan sistem informasi untuk menggolah transaksi-transaksi,mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka, Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat berbagai laporan rekening Koran dan transaksi yang terjadi, perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persedian pada tinggkat yang paling rendah konsisten dengan jenis barang yang tersedia.Sistem informasi manajemen (SIM) dalam sebuah perusahan adalah kumpulan dari sistem manajeman dan pengembalian keputusan dalam suatu organisasi yang cenderung berhubungan dengan pengolahan informasi yang berbasis informasiyang berbasis pada computer (computer based informasi system ) Dengan pertimbangan informasi apa,untuk siapa, dan kapan untuk di sajikan Sistem Informasi Manajemen tergantung dari besar kecilnya organisasi yang dapat terdiri dari sistem-sistem informasi : • Akuntansi ( Accounting Information Systems ) • Pemasaran ( Marketing Information Systems ) • Penyediaan ( Inventory Information System ) • Personalia ( Personnel Information System ) • Distribusi ( Distribution Information System ) • Pembelian ( Purchasing Information System ) • Kekayaan ( Treasury Information System ) • Analisis kredit (credit analysis information system ) • Penelitiaan dan pengembangan ( reseach and development information system ) • Teknik ( engineering information system ) SISTEM INFORMASI MANAJEMEN BERBAGAI PANDANGAN MENGENAI IRM Minat terhadap manajemen sumber informasi (IRM) meningkat sangat besar sejak Mehdi Khosrowpour, seorang professor MIS pada Pennylvania State University di Harrisburg, pada tahun 1988, mendirikan Information Resource Management Association dan mulai menerbitkan Information Resource Management journal. Dalam terbitan pertamanya, Tor Guimaraes, seorang professor MIS pada St. Cloud 38

State University, mengemukakan bahwa walaupun telah banyak tulisan mengenai IRM, namun tak ada satupun definisi yang diterima secara umum. Ia memberi tiga pandangan pokok. Pandangan pertama menyatakn bahwa informasi adalah sebagai sumber yang harus dikelola, yang kedua mengenai pengelolaan siklus hidup system, dan yang ketiga berkenaan dengan pengelolaan sumber-sumber yang menghasilkan informasi. IRM SEPERTI HALNYA MANAJEMEN INFORMASI SUMBER Informasi adalah salah satu sumber utama dari perusahaan, dan ia dapat dikelola seperti halnya sumber-sumber lain. Informasi adalah sumber konseptual yang mana menggambarkan sumber-sumber fisik yang harus dikelola oleh manajer. Jika skala operasinya terlalu besar untuk diobservasi, maka manajer dapat memonitor sumbersumber fisik dengan mengunakan informasi yang menggambarkan atau mewakili sumber-sumber tersebut. Kritik terhadap pandangan IRM ini muncul. Alasannya adalah bahwa denga pandangan seperti itu, maka pengukuran nilai informasi menjadi sulit. Dan adanya kenyataanbahwa informasi bersifat konseptual bukan fisik. IRM MERUPAKAN CARA UNTUK MENINGKATKAN KUALITAS SISTEM INFORMASI Dari pada mengandalakan kebijaksanaan yang ditetapkan oleh manajemen puncak, yang berlaku untuk seluruh organisasi, sebaiknya perhatian harus ditujukan kepada tingkat bawah, dimana sistem dikembangkan. Pandangan ini menganggap IRM sebagai metodologi siklus hidup yang digunakan untuk menciptakan system yang dapat menghasilkan informasi berkualitas. Dasar dari pandangan ini adalah adanya keyakinan bahwa tugas-tugas pengelolaan semua informasi dalam perusahaan begitu banyak bila hanya dilkakuan dengan satu usaha.situasi ini sama seperti pada waktu usaha MIS pertama kali dilakukan, yaitu dengan menerapkan satu sistem untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi seluruh organisasi. Kita telah mengetahui bahwa usaha-usaha awal tersebut umumnya gagal dan mendorang diketemukannya DSS.

39

Walalupun argumen bahwa kebijaksanaan yang dibuat sendiri tidak akan cukup adalah benar, namun kelemahan utama dari pandangan ini adalah bahwa ia mengabaikan perlunya control terpusat dan control yang terkoordinasi. IRM SEBAGAI MANAJEMEN SUMBER KOMPUTERISASI Karena sulit untuk mengukur nilai informasi, maka perhatian diarahakan kepada sumber-sumber yang menghasilkan informasi. Asumsi dasarnya adalah bahwa jika perusahaan mengelola komputernya, databasenya, spesialis informasinya, dan sebagainya, berarti ia mengelola informasinya. Kritik terhadap pandangan ini menyatakan bahwa perusahaan dapat dikelabui untuk percaya bahwa informasinya telah dikelola, dimana pada kenyataanya pada waktu itu ia tidak kelola. Perusahaan tidak boleh terlalu terlibat dalam manajemen sumber, yang hal ini akan menghilangkan pandangan mengenai komoditi yang dihasilkan oleh sumber tersebut yaitu informasi. PANDANGAN YANG LUAS TERHADAP IRM Mehdi Khosrowpour mengemukakan kepada penulis buku ini, melalui surat pribadi, bahwa definisi IRM adalah, “Konsep manajemen sumber informasi mengenal informasi sebagai sumber oraganisasional utama yang harus dikelola dengan tingkat kepentingan yang sama seperti sumber organisasional dominant yang lain, seperti orang, bajan, keuangan, peralatan, dan manajemen. Lebih jauh lagi, IRM ini menghendaki adanya manajemen komprehensif terhadap semua komponen teknologi pemrosesan informasi maupun terhadap elemen manusia, agar keduanya dapat mengumpulkan,

memproses,

menyebarkan,

dan

mengelola

informasi,

yang

merupakan aset organisasional yang utama. “Ia mengidentifikasi sumber informasi yang

meliputi:

informasi,

hardware

pemrosesan,

software

pemrosesan,

telekomunikasi, otomatisasi kantor, struktur sistem informasi, para professional system, end-user, dan struktur manajemen. Pandangan mengenai IRM dalam buku ini adalah sesuai dengan definisi dan dafar sumber yang dikemukakan oleh Khosrowpour ini.

40

INFORMASI SEBAGAI SUMBER STRATEGIS Kita telah mengetahui bahwa perusahaan berada dalam lingkungan yang terdiri atas elemen-elemen, seperti pelanggan, pemasok, pemerintah, dan pesaing. Pandangan ini dilukiskan pada gambar 19.1. Perusahaan berusaha untuk menetapkan arus sumber fisik dan informasi secara dua arah dengan semua elemen tersebut kecuali dengan pesaing. Secara ideal, hanya arus informasi yang masuklah yang menghubungkan perusahaan dengan pesaingnya. Tujuan utama dari perusahaan adalah untuk memelihara operasi yang menghasilkan keuntungan, sehingga ia dapat terus memberikan produk dan pelayanan (barang dan jasa) yang dibutuhkan oleh pelanggannya. Perusahaan harus menjalankan tujuannya tersebut dalam kendala yang diakibatkan oleh lingkungan.walaupun semua elemen dapat mengakibatkan terjadinya kendala, namun yang paling kelihatan adalah yang datangnya dari pesaing. Pesaing secara aktif berusaha untuk menyaingi keberhasilan perusahaan tersebut.

41

Gambar 19.1 perusahaan berada dalam lingkungannya Dengan memahami lingkungan perusahaan ini, manajemen berusaha untuk mengerahkan semua sumber-sumbernya dengan suatu cara agar ia mencapai competitive advantage (keuangan kompetitif) yaitu mendapatkan bagian di atas pesaing dalam memenuhi kebutuhan pelanggan. Berulang-ulang perusahaan telah mengerti bahwa salah satu sumber yang dapat menghasilkan keuntungan kompetitif adalah informasi.

Gambar 19.2 Arus informasi antara perusahaan dengan pelanggannya

42

PANDANGAN SEMPIT MENGENAI KEUNTUNGAN KOMPETITIF Salah satu cara untuk menggunakan informasi sebagai senjata kompetitif adalah dengan hanya memfokuskan pada pelanggan dan membangun sistem informasi yang bisa meningkatkan arus informasi antara perusahaan dan elemen lingkungannya. Seperti terlihat pada gambar 19.2. ada tiga arus informasi utama. Pertama, arus informasi ke perusahaan dalambentuk spesifikasi produk yang dibutuhkan. Mungkin perusahaan melakukan riset marketing untuk mengidentifikasi kebutuhan pelanggan, atau mungkin pelanggan melakukan pesanan atas produk yang dibuat oleh perusahaan. Kedua, perusahaan memenuhi pesan pelanggan dan juga memberikan informasi kepada pelaggan tersebut mengenai cara penggunaan produk yang dibelnya. Sebagai contoh, ada petunjuk yag disertakan pada produk, yang menjelaskan mengenai pengasemblingannya dan fasilitas pengamannya. Ketiga, perusahaan memperoleh informasi feedback dari pelanggan mengenai sejauh mana kebutuhannya dapat terpenuhi. Pelanggan dapat menggunakan hotline untuk mencurahkan keluhannya, dan riset marketing dapat melakukan survey mengenai pelanggan. Contoh-contoh yang jelas mengenai bagaimana sistem informasi dapat digunakan untuk mendapatkan keuntungan kompetitif adalah terjadinya sambungan atau hubungan antara perusahaan dengan pelanggan seperti tersebut. Strategi untuk meningkatkan

atau

memperkuat

sambungan

tersebut

adalah

dengan

cara

menyederhanakan proses pemesanan bagi para pelanggan. Sistem reservasi bandara udara yang menggunakan komputer adalah contohnya. Baik American Airlines maupun United Airlines menginvestasikan dalam jumlah besar pada sistem reservasi mereka dan membuatnya bisa digunakan oleh agen perjalanan. Dengan cara ini, mereka dapat mencapai sisi kompetitif dan memaksa pesaing mereka untuk mengikuti apa yang telah dilakukannya. Namun, karena merekalah yang pertama melakukannya, maka American dan United dapat menjadi yang teratas dan memimpin yang hal ini akan sulit dicapai oleh pesaing-pesaing yang mengikuti mereka kemudian. Dua contoh lain mengenai bagaimana komputer dapat digunakan untuk memenangkan persaingan adalah yang dilakukan oleh American Hospital Supply dan McKesson Drug Company. American Hospital Supply memungkinkan para pelanggannya 43

melakukan secara langsung melalui komputernya. McKesson melakuka hal yang sama pula. Bagi para pelnggan, proses pemesanan tersebut disederhanakan, dana para pelanggan ini bisa menerima barangnya secara lebih cepat daripada jika ia melakukan pemesanan melalui pengiriman. McKesson bisa mengurangi 250 klerknya yang tugasnya mengurusi form pemesanan dan pembelian, dan American Hospita Supply bisa meningkatkan tiga kali volume penjualannya, tanpa adanya penambahan staf. Para pesaing kedua perusahaan tersebut terpaksa harus mengimplementasikan sistem yang sama bila mereka tetap bisa bersaing dengan kedua perusahaan tadi. PANDANG YANG LUAS MENGENAI KEUNTUNGAN KOMPETITIF Walalupun sebuah sistem yang memperlancar arus informasi antara perusahaan dan pelanggannya benar-benar telah memberikan kontribusi terhadap tercapainya keuntungan kompetitif, namun janganlah hal ini dianggap sebagai pemecahan yang terakhir. Bahkan, jika arus informasi pelanggan sempurna, keuntungan kompetitif mungkin belum bisa dicapaikalau perusahaan tidak melakukan hubungan dengan elemen-elemen yang lain. Sebagai contoh, perusahaan tidak akan dapat memenuhi pesanan dari pelanggan jika ia tidak memperoleh bahan dari pemasok, karena pemasok tersebut mogok. Atau, ia tidak akan dapat menjual produknya bila produk tersebut tidak memenuhi standar keamanan yang ditetapkan oleh pemerintah. Jika perusahaan ingin mendapatkan keuntungan kompetitif, maka sebaiknya ia menetapkan arus informasi dengan semua elemen lingkungan. Juga, perusahaan tidak boleh menyepelekan tentang pentingnya efisiensi operasi internalnya. Profesor Harvard, Michael E. Porter, dan konsultan pada Arthur Anderson, Victor E. Millar, mengungkapkan perlunya perusahaan untuk menetapkan nilai ke dalam semua operasinya. Operasi ini mencakup hubungan dengan pemasok, operasi internal, anggota channel distribusi, dan pelanggan. Porter dan Millar menggunakan istilah value chain (sambungan nilai) untuk menjelaskan urutan yang dijalankan perusahaan dalam memberikan produknya. Seperti terlihat pada gambar 19.3., sambungan nilai perusahaan terdiri atas aktifitas inbound logistics (logistik yang terikat masuk), yang membutuhkan bahan dari pemasok; aktivitas operasi internal perusahaan; aktivitas outbound logistics (logistik yang terikat keluar), yang menjadikan produk dapat keluar; aktivitas marketing dan penjualan; dana aktivitas pelayanan pelanggan purna jual. Masing-masing aktivitas 44

utama ini mempunyai komponen fisik yang menjalankan aktivitas tersebut dana komponen informasional yang memberikan informasi yang dibutuhkan.

Gambar 19.3 sambungan nilai perusahaan Contoh komponen informasional dari logistik yang terikat masuk adalah informasi yang diperlukan untuk memperoleh bahan dari pemasok. Bila perusahaan menetapkan sambungan komunikasi data dengan pemasok, mungkn dengan menggunakan teknologi seperti ISDN, maka arus informasi dapat diperlancar. Dengan demikian, hal ini akan menghasilkan keuntungan kompetitif, kaitannya dengan porsi keuntungan dari sambungan tersebut. Contoh yang sama untuk aktifitas yang lain dapat dilihat pada gambar diatas. Jika perusahaan menghubungkan sambungannya dengan sambungan nilai dari pemasok, anggota channel, dan pelanggan, maka ia menciptakan value system (sistem nilai), seperti yang terlihat pada gambar 19.4. Upstream value (nilai hulu) dapat diperoleh melalui hubungannya dengan pemasok, dan downstream value (nilai hilir) dapat diperoleh melalui hubunganya dengan anggota channel dan pelanggan. Profesor Harvard, James Cash dan Benn Konssynski, menggunakan istilah interorganizational system (sistem organisasi) atau IOS untuk menjelaskansistem informasi yang digunakan oleh lebih dari satu perusahaan. Kunci untuk mencapai IOS ini adalah adanya kerja sama antarperusahaan yang turut serta – yaitu IOS participant (peserta IOS). Masing-masing harus mendapatkan manfaat darinya. Biasanya, ada salah satu perusahaan yang mengemukakan inisiatif pembentukan sistem tersebut. Ia merupakan IOS facilitator (fasilitator IOS). Dalam banyak kasus, fasilitator tersebut adalah seorang dari manufaktur (manufacturer), namun ia bisa saja pedagang grosir 45

(wholesaler), seperti McKesson Drug atau pengecer yang mempunyai pengaruh sangat kuat, seperti Sears. Tugas dari fasilitator IOS adalah menunjukkan para peserta bahwa, dengan bekerja dalam sistem tersebut, mereka akan memperoleh keuntungan kompetitif.

Gambar 19.4 sistem nilai

MENEMPATKAN KEUNTUNGAN KOMPETITIF DALAM PERSPEKTIF Keputusan untuk menjadi fasilitator IOS atau pesertanya menunjukkan bahwa manajemen telah menyadari akan pentingya perusahaan menjadi bagian aktif dari yang lebih besar, yaitu sistem lingkungan. IOS adalah contoh yang tepat mengenai bagaimana peserta (perusahaan) menerapkan teori sistemnya untuk memecahkan masalah secara bersama. Dengan menetapkan hubungan kerja sama dengan elemenelemen lain yang terlihat dalam satu sumber, maka setiap perusahaan akan mendapatkan tingkat penampilan yang lebih tinggi. PERENCANAAN STRATEGIS UNTUK SUMBER-SUMBER INFORMASI Jika informasi akan digunakan sebagai sumber untuk mendapatkan keuntungan kompetitif maka penggunaannya harus direncanakan. Lebih dari itu perencanaan tersebut harus dilakukan oleh eksekutif perusahaan dan harus bersifat jangka panjang. Aktifitas perencanaan yang menidentifikasikan sumner-sumber informasi yang akan 46

yang akan diperlukan pada masa yang akan dating dan cara penggunaannya dinamakan SPIR (Strategic Planning for Information Resources). Gagasan utama yang mendasari SPIR ini adalah adanya hubungan antara tujuan perusahaan secara keseluruhan dengan rencananya untuk sumber-sumber informasinya. Sumber-sumber informasi harus digunakan untuk mendukung pencapaian tujuan perusahaan. Berdasarkan survey selama tahun delapan puluhan mengungkapkan bahwa SPIR adalah hal yang paling penting kaitannya dengan penggunaan computer dalam bisnis. Namun demikian manajemen belum menyadari akan pentingnya SPIR ini. Kesadaran tersebut berkembang secaara bertahap. William R.King professor pada University of Pittsburgh menetapkan tiga tahapan ini yaitu pra-perencanaan IS strategis, era SPIR awal dan era SPIR modern. ERA PRA-PERENCANAAN IS STRATEGIS Perencanaan sumber informasi yng pertama dilakukan oleh manajer dari unit pelayanan informasi. Ini merupakan pendekatan atrau cara bottom up, karena ia tidak banyak menyita perhatian dari misi organisasi. Ia digabungkan dengan sumber hardware yang terakhir yang mempunyai kapasitas yang cukup untuk menyerap aplikasi baru. Pada akhir periode ini perusahaan mulai menyadari bahwa cara bottom up ini menghasilkan system yang terpisah yang tidak dapaat saling sesuai antara satu denganyang lainnya. Sebagai contoh, bnk mengetahui jika pelnggannya mempunyai account cek, account tabungan, dan pinjaman. Maka pelanggan tersebut ditampilkan pada tiga

database

terpisah

dan

sulit

untuk

mengkombinasikan

datanya.

Pemecahannya adalah dengan mengembangkan master plan untik memastikan bahwa proyek system yang akan dating nanti akan menghasilkan system yang dapat bekerja sama secara koordinatif. Gambaran yang penting dari perencanaan ini adalah daanya kenyataan bhwa ia dilakukan dalam unit pelayanan informasi dengan partisipasi aktif eksekutif perusahaan yang kecil.

47

ERA SPIR AWAL Selama akhir 1970-an perusahaan-perusahaan mulai melakukan pendekatan atau cara top down terhadap perencanaan dengan menyadari bahwa langkah pertama adalah menentukan tujuaan organisasi. Bila hal ini telah dilakukan, maka tujuan tersebut kemudian digunakan sebagai dasar untuk merencanakan aktifitas dari setiap unit organisasional perusahaan. Setiap unit diharapkan bisa menetapkan rencana yang memungkinkan unit tersebut dapat mendukung perusahaan selagi ia berjalan mencapai tujuannya. Unit pelayanan informasi bisa dimasukkan kedalam perencanaan ini. Ada beberapa pendekatan dasar yang dikembangkan untuk melakukan perencanaan top-down bagi sumber-sumber informasi ini. Pendekatan-pendekatan yang banyak mendapatkan perhatian adalah BSP IBM, CSF, transformasi susunan strategis dan SLC yang diperluas.

Gambar 19.5 Transformasi susunan strategis BSP IBM. IBM mengembangkan teknologi yang metodologi yang disebut Business System Planning (BSP). Yang merupakan pendekatan studi total. Setiap manajer di interview untuk menentukan kebutuhan informasinya dan system diimplementasikan 48

untuk memberikan informasi yang dibutuhkan tersebut. Asumsinya bahwa manajer bekerja untuk mencapai tujuan perusahaan dan dengan memberikan informasi yang dibutuhkan maka tujuan tersebut akan tercapai. Faktor keberhasilan yang penting. Awal mula terjadinya pendekatan CSF untuk perencanaan sumber informasi ini berasal dari Professor Harvard, William Zani pada tahun 1970 ketika ia mengidentifikasi variable keberhasilan kunci yang menentukan keberhasilan dan kegagalan. Pendekatan ini dikembangkan oleh John Rockart lebih dari sepuluh tahun kemudian, dan ia yang diakui menerapkan konsep CSF ini pada system informasi. Transformasi Susunan Strategi. Wiliam King mencetuskan istilah strategi set information (transformasi susunan strategi). Untuk menjelaskaan bagaiman misi, tujuan, strategi, dan atribut organisasional strategis lain (yang disebut organizational strategy set atau susunan strategy organisasional)digunakaan sebagaai dasar untuk mengembangkan tujuan MIS, menangani kendala, dan mengembangkan strategi desain. Proses pentransformasian susunan strategi organisasional menjadi susunan strategi MIS dinamakan MIS strategic planning process (proses perencanaan strategis untuk MIS). Pendektn ini berpengaruh sangat besar terhadap strategi MIS yang berkembang secara alamiah dalam strategi perusahaan. Siklus Hidup Sistem Yang Diperluas. Pada awal tahun 1980-an terlihat adanya perluasan SLC dengan tujuan untuk memberikan tempat kepada perencanaan topdown dan juga untuk pemastian kualitas post-implementasi. Fase perencanaan strategis lebih dulu dilakukan daripada siklus hidup system. Pada fase ini eksekutif menentukan susunan strategi organisasional. Fase evaluasi menurut King adalah peninjuan kembali post-implementasi, yang hal ini kita msukkaan daalam fase control operasi. Review dilakukan dengan tujuan untuk memastikan validitas teknis dan organisasional. Validitas teknis mengacu pada arsitektur system baru. Berkaitan dengan ini akan ditanyakan apakah system yang diimplementasikan

sesuai dengan spesifikasinya? Validitas

organisasional ,

sebaliknya, mengacu pada penggunaan system. Apakah system dapat digunakan sesuai dengan yang diharapkan? 49

Pembahasan kita menenai tinjauan post-implementasi terutama berkaitan dengaan validitas teknis, dan evaluasinya paling baik apabila dilakukan oleh pihak ketiga, misalnya auditor EDP. Pemastian validitas organisasional dapat dilakukan oleh spesialis informasi sebagai aktivitas tindak lanjutnya bersama dengan pemakai. Yang terakhir, King menyertakan fase penyelesaian yang berkaitan dengan pembuangan system bila ia tidak bisa dimanfaatkan lagi. Menurut King, perusahaan tidak hanya membuang atau mengesampingkan system yang tidak terpakai lagi tersebut, namun ia harus merencanakan pembuangan itu.

Gambar 19.6 siklus hidup sistem yang diperluas ERA MODERN Sekarang ini kita berada di era SPIR modern. Perusaahaan tidak hanya merencanakan bagaimana ia menggunakan sumber-sumber informasinya, namun status sumber-

50

sumber informasi tersebut juga mempengaruhi rencana strategis dari keseluruhan organisasi.

Gambar 19.7 Sumber-sumber informasi mempengaruhi strategi bisnis Bila perusaahaan melakukan rencana dengan cara ini, ia akan mendapat stok kemampuan informasi sebagaimana yang ia pertimbangkan untuk dilakukan di masa mendatang. Penaksiran yang dilakukan diri sendiri ini memungkinkan eksekutif untuk mengkoreksi penyimpangn di dalam system informasi yang mungkin akan menggerakkan kemampuan perusahaan untuk mencapai tujuannya. Ia juga memungkinkan perusahaan untuk mendapatkan kekuatan yang bisa digunakan untuk memperoleh keuntungan kompetitif. MENEMPATKAN PERENCANAAN INFORMMASI STRATEGIS DALAM PERSPERKTIF Tak ada orang yang begitu peduli terhadap pokok bahasan perencanaan informasi strategis selain William King. Namun ia yakin bahwa perencanaan seperti itu mungkintelah berlangsung lama. Ia melakukan studi bersama professor T.S Raghunathan dari University Of Toledo dimana ia mengemukakan bahwa perusahaan akan lebih mendapatkan keuntungan dari perencanaaan system tingkat bawah daripada mendapatkannya dari perencanaan strategis tingkat yang lebih tinggi. Nampaknya banyak perusahaan mempunyai anggapan bahwa bila dengan SPIR yang sedikit penampilan perusahaan akan baik , maka dengan SPI yang lebih besar 51

mestinya penampilan tersebut juga akan lebih baik. Perusahaan-perusahaan tersebut terlalu

memperhatikan

formalitas

proses

perencanaan

dan

kurang

dalam

merealisasikan pengimplementasian rencana tersebut. King merasa bahwa situasi pada saat itu seharusnya tidak melebih-lebihkan kemampuan SPIR. Sementara hal ini jelas-jelas menjadi usul yang baik. Konsep perencanan informasi memberikan gmbaran mengenai point yang penting dlm pembahaasan kita. Perusahaan tidak boleh hanya merencanakan bagimana menggunakan sunmbersumber informasinya, namun juga harus menyertakan sumber-sumber tersebut dalam perencanaan jangka panjang untuk keseluruhan organisasi. Orang yang berperan dalam menjalankan hubungn timbale balik ini adalah CIO. KEPALA BAGIAN INFORMASI (CIO) Kita telah mengenaal chief information officer (CIO) dan telah menggunakan istilah tersebut untuk menyebutkan manajer dri unit pelayanan informasi perusahaan. Kita telah mendapatkan gambaran bhwa CIO bertugas memberi laporan langsung kepada presiden atau CEO dan secara aktif ia turut ambil bagian pembuatan keputusan penting dalam perusahaan, dan mungkin ia menjadi komite eksekutif. Gambaran mengeni CIO ini merupakan pengturan yang ideal wlaupun hal ini telah banyak dilakukan oleh berbagai perusahaan. CIO dari Kodak, Katherine Hudson, misalny yang melaporkan secara langsung kepd presiden dan bekerja sama dengan wakil pimpinan serta eksekutif. Dalam menjelaskan hubungan ini, ia mengemukakan bahwa Manajemen bagian di Kodak bisa melakukan investasi jutaan dolar dalam teknologi , namun persetujuan investasi tersebut harus dibawa ke tingkat atas, seperti ke pemimpin perusahaan, kemudian pimpinan tersebut akan memanggil saya dan bertanya apakah hal ini merupakan rencana yang tepat? Saya melihat hal ini bukanlah kekuatan veto. Saya melihatnya sebagai suatu peran yang mendukung. situasi di Kodak ini merupakan cirri khas di perusahaan besar, bukaan cirri perusahaan kecil. Jug konsep CIO lebih lazim di Amerika Serikat daripada di Negara-negara lain, wlaupun ia mulai diterapkan di eropa.

52

KENDALA PADA CIO Walaupun perusahaan menetapkan CIO, orang yang diangkat sering kali tidak mempunyai kekuatan pengaruh seperti yang dimiliki Hudson di Kodak. Pada tahun 1988, perusahaan accounting Coopers & Lybrand bekerjasama dengan majalah Datamation untuk melakukan survey terhadap 400 manajer pelayanan informasi. Tujuan survey ini adalah untuk mendapatkan gambaran dari status posisi CIO. Survey tersebut mengungkapkan bahwa 59 persen dari responden mengaku dirinya sebagai CIO namun hanya 14 persen yang bisa dinamakan CIO tersebut. Pangkat yang paling popular adalah Direktur MIS sebanyak 37 persen. Diikuti oleh Wakil Presiden Bidang Pelyanan Informasi sebanyak 32 persen.

Gambar 19.9 status CIO dalam perusahaan

53

Yang lebih membingungkan daripada penggunaan pangkat yang tidak konsisten ini adalah hubungan pelaporannya. Hanya 27 persen responden yang melaporkan langsung kepada CEO atau presiden. Sebagian besar atau sebaanyak 35 persen memberikan laporan kepada kepala bagian keuangan (CFO), dimana hal ini akan kembali kepada ciri-ciri masa lalu yaitu jika peralatan pemrosesan data yang ditempatkan pada departemen accounting. 15 persen responden tersebut melaporkan kepada bagian administrasi , misalny wakil presiden di bidang dministrasi. Gambaran

hubungan

pelaporan

sangat

kontras

dengan

gambaran

yang

menggambarkan bagaimana seharusnya hubungan CIO yang ideal. 87 persen responden percaya bahwa mereka harus melaporkan kepada CEO atau chief operating officer (kepala bagian operasi) seperti wakil presiden eksekutif. CIO sebenarnya tidak puas mengenai hubungan pelaporannya dengan CFO dan bgian administrasi. Dengan demikian, CIO tidak mempunyai pengaruh terhadap penentuan kebijaksanaan perusahaan sebagaimana yang kita maksudkan dalam pembahasan. Banyak CIO sekarang ini yang tidak menerima akan anggapan terhadap dirinya sebagai teknisi, yang hal ini jugaa dialami oleh para manajer computer dimasa lalu. Eksekutif lain menganggap bahwa CIO adalah mempunyai keckapan teknis, namun kemmpun tersebut tidak bisa digunakan untuk melaakukan perencanaaan strategis bersama. Beberapa perusahaan telah berusaha untuk mengatasi masalah kesan ini dengan cara mempromosikan seseorang menjadi manajer non-komputer atau merekrut CIO yang mempunyai keterampilan bawaan yang dibutuhkan. Kenyataan menunjukkan bahwa untuk mencapai penerimaan pengaruh yang dibutuhkan unit pelayanan informasi kepada manajemen puncaak membutuhkn waktu yang lama. Strategi CIO tidak akan diterima begitu saja oleh manajemen tingkat puncak sebelum ia menunjukkan kemampuannya dalam memberikan kontribusi terhadap pembuatan keputusan oleh manajemen tingkat atas tersebut. Paling tidak hal ini akan menjadi kenytaan jika para spesialis informasi dan CIO yang mempunyai pemahaman yang lebih baik mengenai bisnis dan maanajemen ini meningkat posisinya di manajemen tingkat atas. Namun hal ini membutuhkan waktu yang lama.

54

MANAJEMEN DARI END-USER COMPUTING Bila CIO mempunyai pengaruh, sumber-sumber informasi perusahaan juga akan mengalami perubahan. Selama beberapa tahun, trend operasi pelayanan informasi terpusat telah berubah menjadi trend pendistribusian sumber-sumber komputerisasi keseluruh perusahaan, terutama dalam bentuk mikrokomputer. Sebagian besar dari peralatan yang didistribusikan ini digunakan oleh pemakaian yang tidak mempunyai pemahaman komputer secara khusus. Aplikasi-aplikasi dari pemakai ini terdiri atas software tertulis yang telah dibuat oleh bagian unitpelayanan informasi atau diperoleh dari sumber-sumber luar. Namun demikian, ada juga pemakai yang hanya mengunakan komputer. Mereka ini juga mendisain dan mengimplementasikan aplikasinya sendiri. Sekarang perusahaan dihadapkan pada tantangan untuk mengolah sumber-sumber informasi yang tersebar tersebut . dalam bagian in, kita akan meneliti gejal-gejalanya dan mencari beberapa cara yang dapat dilakukan oleh perusahaan agar ia dapat mencapai tingkat kontrol yang diharapkan. JENIS END-USER Salah satu study pertama mengenai end-user dilakukan pada tahun 1993 oleh John Rockart dari MIT dan Lauren S. Flannery, seorang mahasiswa jurusan MIT. Mereka menginterview 200 end-user ditujuh perusahaan dan menidentifikasi enam jenis. End-User Non-Pemrograman. Pemakai (user) ini hanya mempunyai pemahaman komputer yang sedikit atau mungkin tak punya sama sekali, dan ia hanya menggunakan sofware yang telah dibuat oleh orang lain. Ia berkomunikasi dengan hadware dengan bantuan menu dan mengandalkan orang lain untuk memberikan bantuan teknis. User Tingkatan Perintah. Pemakai (user) ini menggunakan sofware tertulis yang telah tersedia, namun ia juga menggunakan 4GL untuk mengakses database dan membuat laporan khusus. 55

Progemmer End-User. Selain menggunakan sofware tertulis dan 4GL, pemakaian ini juga dapat menulis programnya sendiri dan menggunakan bahasa programan. Karena ia mempunyai pemahaman komputer yang lebih baik, ia biasanya menghasilkan informasi untuk pemakian non-programan dan pemakai tingkat perintah. Contoh pemakai jenis ini adalah aktuaris (penaksir), analis keuangan, dan insiyur. Personel Pendukung Fungsional. Pemakai ini ditugaskan di unit fungsional perusahaan dan menangani penggunaan komputer. Ia mempunyai tingkatan sebagai ahli seperti yang ada di unit pelayanan informasi. Personel Pendukung Komputerisasi End-User. Spesialis informasi ini ditugaskan di unit pelayanan informasi, namun membantu end-user dalam pengembangan sistem. Programmer DP. Ia merupakan golongan programer khusus, yang ditugaskan di pelayanan informasi, yang diharapkan memberikan dukungan kepada end-user. Dukungan ini biasanya diberikan untuk menentukan harga kontrak. Klasifikasi ini terlalu luas. Ia memasukkan pemakai yang tidak mempunyai pemahaman komputer (end-user non-pemrograman) dan pemakai yang merupakan spesialis

informasi

(personel

pendukung

profesional,

personel

pendukung

komputerisasi end-user, dan pemrograman DP). Dua jenis yang terakhir seharusnya bahkan tidak termasuk ke dalam area pemakai. Kita telah mnggunakan istilah end-user computing untuk menjelaskan pengembangan sistem berdasarkan komputer oleh orang yang mengunakan output dari sistem tersebut. Penekanannya adalah pada pengembangan. Hal yang sama juga dilakukan oleh Suzanna Rivard dari Ecole des Hautes etudes Commerciales, Montreal dan Sid L. Huff dari University of Western Ontario, dalam study mereka terhadap 272 enduser. Mereka membatasi klasifikasi mereka terhadap tiga kategoti tengah yang dikemukakan oleh Rockart dan Flannery: •

User tingatan perintah

•

Pemrograman end-user 56

•

Personel pendukung fungsional

Hal ini nampaknya merupakan kesepakatan yang masuk akal, dan kita menganggapnya sebagai klasifikasi end-user. Ia tidak menyertakan pemakai yang tidak mempunyai kemampuan untuk mengembangkan sistemnya sendiri, dan juga spesialis informasi yang ditugaskan dalam unit pelayanan informasi, ia juga mengetahui, dengan memasukkan atau menyertakan personel pendukung fungsional, bahwa departemen pemakai dapat memperoleh spesialis komputernya sendiri. Walaupun klasifikasi Rockart dan Flannery nampaknya terlalu luas untuk standar sekarang ini, namun studi mereka memberikan kontribusi yang penting bagi end-user computing, karena mereka mengungkapkan bahwa tak ada end-user khusus. Ada benyak jenisnya, tergantung pada tingkat pemahaman komputer dari pemakai, dan setiap jenis tersebut mempunyai kebutuhan sendiri-sendiri. APLIKASI END-USER POTENSIAL Nampaknya beralasan bila ada anggapan bahwa end-user lebih berusaha menerapkan aplikasinya untuk memenuhi kebutuhan informasinya sendiri atau kebutuhan informasi untuk unitnya, dari pada untuk kebutuhan informasi perusahaan. Oleh karena itu, end-user sebenarnya tidak mengembangkan aplikasi pemrosesan data, MIS, dan otomatisasi kantor, seperti voice mail dan video conferencing, sebab ia biasanya mengimplementasikan secara umum. Juga, end-user sebenarnya tidak boleh mengembangkan expert system karena sistem ini mempunyai sifat khusus. Hal ini berarti bahwa end-user computing hanya terbatas pada aplikasi DSS dan otomatisasi

kantor,

seperti

word

processing,

pengiriman

elektronik,

dan

pengkalenderan elektronik, yang dapat disesuaikan dengan sekelompok kecil pemakai. Dengan memahami aplikasi yang mana yang mungkin dikembangkan dan yang mungkin tidak bisa dikembangkan oleh end-user , maka hal ini akan menjadi teka-teki

57

bagi arah perkembangan en-user computing. Ia membrikan indikasi mengenai bagaimana end-user dan spesialis informasi akan berdampingan dimasa mendatang. TAHAP PERTUMBUHAN END-USER COMPUTING Selama jangka waktu yang pendek ketika end-user computing telah mendapatkan popularitas, para pemakai dan aplikasi mereka menjadi lebih canggih. Kita telah melihat bagaimana Richard Nolan menggunakan tahapan siklus hidup untuk mendefinisikan evolusi jangka panjang penggunaan perusahaan dalam penggunaan komputer. Cara yang sama dapat dilakukan untuk mendeskripsikan evolusi end-user computing dalam perusahaan. Sid Huff bersama dengan Malcolm Munro, profesor pada University of Calgary, dan Barbara Marin, seorang konsultan free-lance, menjelaskan bagaiman aplikasi end-user berevolusimelalui tahapan pertumbuhan dan menjadi lebih matang pada setiap tahapan tersebut. Mereka mendefinisikan kematangan dengan istilah connectivity – yaitu kemampuan aplikasi-aplikasi untuk saling berinterface melalui transfer data. Isolasi, selama tahap isolasi, pemakai melihat tiap aplikasi sebagai entry yang terpisah. Pemakai menerima dukungan nyata yang sedikit dari sistem dan pemakai ini menggunakan sistem tersebut terutama untuk mendapatkan pengenalan dengan pemrosesan komputer. Sound-Alone, pemakai mulai melihat hubungan logis antara sistem-sistemnya. Dalam usahanya untuk memadukan sistem tersebut, pemakai biasanya akan memasukkan kembalioutput dari satu sistem untuk meberikan input kepada sistem lain. Integrasi Manual, para pemakai mulai menukarkan data diantara mereka dan dengan fasilitas komputerisasi sentral. Namun demikian, pertukaran ini dilakukan dengan mentransfer file dari satu program ke program yang lain biasanya dalam bentuk disket. Contohnya adalah penggunaan file dBASE sebagai input bagi spreadsheet 1-23. jika pelayanan informasi tidak menentukan standar untuk aktivitas ini, maka pemakai mebuat standarnya sendiri.

58

Integritas Otomatisasi, pemakai bisa menukar data dengan database sentral dengan menggunakan jaringan komunikasi . pertukaran ini dilakukan oleh DBMS yang mengelola database sentral. Agar dapat membuat dan mengunakan system ini, pemakai harus menyesuaikan standar yang telah ditentukan oleh pelayanan informasi. Integrasi Terdistribusi, pada tingkat kematangan yang paling tinggi ini, aplikasi enduser berada pada tingkat organisasional, kelompok kerja, dan pemakai perorangan. Database terpisah didistribusikan ke seluruh perusahaan pada setiap tingkat, dan integrasi dilakukan oleh DBMS terdistribusi. Professor Munro dan Huff, bersama dengan mahasiswa S2 dari University British Columbia, Gary Moore, mempelajari status end-user computing di 47 organisasi, dan mendapati bahwa tak ada perusahaan yang dijadikan obyek studi tersebut telah mencapai tahap kematangan integrasi terdistribusinya. Mungkin hal tersebut disebabkan adanya kebutuhan DBMS yang lebih canggih untuk mendukung database terdistribusinya. Namun demikian, muff, Munro, dan Martin, mendapatkan suatu kesimpulan bahwa, “walaupun dengan alat yang lebih baik, pasti akan ada hal (point) – yang belum diketahui – yang berada diatas jangkauan pemakai, yang tidak akan bias dijelajahi oleh pemakai.

FAKTOR YANG MENDORONG END-USER COMPUTING Pada sebagian besar perusahaan, bagian pelayanan informasi terlalu banyak muatan kerja

dan

disitu

terdapat

antrean

panjang

pekerjaan

yang

menunggu

pengimplemenstasiannya. Adanya timbunan pelayanan informasi ini merupakan sebab utama mengapa end-user computing menjadi popular, dimana pemakai menjadi tidak sabar dan memutuskan untuk melakukan pekerjaannya sendiri. Faktor lain adalah murahnya dan mudahnya penggunaan hardware dan software. Pemakai dapat membeli PC dan beberapa software pengembangan aplikasi dengan hanya seribu dolar atau sekitarnya, seringkali tidak usah melalui channel yang resmi.

59

Pemahaman pemakaimengenai komputer dan informasi juga merupakan faktor menjadi populernya en-user omputing ini. Sekarang semakin banyak pemakai yang telah

mempelajari

keterampilan

komputer

di

sekolah

dan

mereka

mempunyaikeyaknan yang kuat terhadap kemampuannya ini. Mereka tidak ragu-ragu lagi untuk mengembangkan dan membuat aplikasinya sendiri. Beberapa pemakai terdorong oleh prospek mengenai diperolehnya kemampuan untuk melakukan kontrol yag lebih cermat atas komputerisasi mereka. Pandangan ini diakibatkan oleh ketidakpercayaan mereka terhadap pelayanan informasi. Mungkin ada beberapa kasu-kasus kesalahan dan penembusan keamanan dalam pelayanan informasi. Pemakai mungkin juga terdorong untuk mengurangi biaya pemrosesan. Situadi ini terjadi dalam perusahaan yang memindahkan pembiayaan pengembangan dan penggunaan sistemkepada departemen yang memakai sistem tersebut, dan biaya tersebut diangap terlalu tinggi. Pengaruh atau dorongan eksekutif juga merupaka faktor. Phillip Ein-Dor dan Eli Segev, profesor pada Tel Aviv Univeristy, mangumpulkan data dari 21 perusahaan d wilayah Los Angeles dan mendapatkan bahwa persentasi end-user manajemen dan non-manajemen akan lebih tinggi jika CEO adalah pemakai. KEUNTUNGAN DARI END-USER COMPUTING End-user computing memberika kuntunga baik kepada perusahaan maupun pemakai. Pertama, perusaaa akan memperoleh keuntungan dengan memindahkan beberapa muatan kerja dari bagian pelayanan informasi kepada end-user. Hal ini memungkinkan

bagian

pelayaan

informasi

untuk

mengembangkan

sistem

organisasional yang mungkin lebih menjadi muatan kerja yang menumpuk selama beberapa bulan atau tahun. Ia juga memungkinkannya lebih mempunyai waktu untuk memelihara sistem yang telah berada pada komputer. Kedua, tidak dikutsertakannya spesialis informasi dalam proses pengembangan bisa mengatasi masalah yang telah menggangu pengimpleentasian sepanjang era komputer 60

– yaitu komunikasi. Banyak pemakai yang tidak memahami jargon komputer yang diungkapkan spesialis informasi, dan banyak spesialis informasi yang tidak memahami tugas atau tanggung jawab pemakai. Karena para pemakai memahami kebutuhannya sendiri dengan lebh baik dari pada orang lain, maka ketika mereka mengembangkan sistem mereka sendiri, mereka mungkin akan lebih puas dengan hasilnya. Mereka juga mempunyai perasaan memiliki – “ini adalah sistem saya.” Hasil akhir dari kedua keuntungan tersebut adalah bahwa akan tercapainya tingkat keterampilan penggunaan komputer yang lebih tinggi. Sedangkan keuntungan yang paling penting adalah dalam dukungan kebutuhan pemakai dalam memecahkan masalah dan sistem memberikan apa yang dibutuhkan oleh pemakai. Tabel 19.1risiko dan kontrol end-user computing Life cycle phase Analysis

Risiko Incompatible tools

Possible control end-user Hardware/software standards

Threats to data security Policyfor end-user acces to and integrity coorporate database Overanalisysand Provide user training in insufficient search for the problem solving and solution modeling Solving problem

the

wrong Involve analisys in the design process for review

Design Little or no documentation Lack of oxtensive testing

Enforce documentation standard Testing/validation “walkthrough” Auditor reviews Coomon application library

Threats to data integrity

User training in data integrity issues

Taxing the mainframe Integrating EUC and DP computer resource planning Implementation Control of EUC growth through budgets and 61

Threat to security

charge-backs Password Physical acces control (restricted areas)

Failure to document and Standards for backups test modification Maintenance review by analyst Periodic system review by user analysts RISIKO DARI END-USER COMPUTING Perolehan keuntungan dari end-user computing pasti disertai dengan risiko-risiko. Maryam Alavi dari Universty of Maryland di College park dan Ira R. Weiss dari Universityt of Houston mengungkapkan berbagai risiko yang muncul selamasiklus hidup sistem. Tabel 19.1 menyebutkan bebrapa risiko yang telah didentifikasi. Paling tidak satu mekanisme kontrol dapat diimplementasikan untuk mengatasi risiko tersebut. Salah satu kekhawatiran, bila pemakai diberi keleluasan untuk menerapkan apa yang menjadi pertimbangannya sendiri, adalah bahwa pemakai akan merancang hardware campuran yang tidak dapat diinterface dan menerapkan software yang tidak dapat digunakan secara bersama-sama. Inilah risiko analis yang pertama yang ada dalam tabel tersebut. Perusahaan dapat mencegah terjadinya hal ini dengan menetapkan standar untuk pemerolehan hardware dan software. Munro, Huff, dan Moore menemukan bahwa perusahaan yang menjadi obyek studinya mengontrol pembelian mikrokomputer. 21 persen dari perusahaanperusahaan tersebut melakukan kontrol seketat mungkin dengan cara menetukan hanya satu peralatan dari suatu pabrikan yang bisa diterima. 19 persen dari perusahaan-perusahaan tersebut menetapkan kontrol minimum dengan memberi keleluasan kepada pemakai untuk memilih peralatan (hardware dan software) dari daftar yag telah disediakan. Mayoritas dari perusahaan-perusahaan tersebut (60 62

persen) melakukan kebijaksanaan yang tidak berlebihan dengan juga menerima peralatan dari pabrik tertentu lainnya. Tak ada dari perusahaan-perusahaan tersebut yang mengijinkan pemakainya untuk mendapatkan peralatan secara bebas. Risiko analisis yang kedua, yang terlihat pada tabel 19.1, berkenaan dengan pengontrolan keamanan dengan cara membatasi akses pemakai ke database sentral. Munro, Huff dan Moore juga menyangsikan perusahaan-perusahaan tersebut. Kaitannya dengan point ini, dan penemuan mereka. Tak ada perusahaan yang memberi kebebasan kepada pemakainya untuk mendapatkan akses yang tak terbatas dengan membaca dari dan menulis ke semua file. Hanya 4 persen dari perusahaanperusahaan tersebut yang tidak mengijinkan sama sekali pemakai melakukan akses ke semua file. Sebagian besar perusahaan mengikuti kebijaksanaan yang moderat (tidak berlebih-lebihan) dengan memberika keleluasan pemakai untuk mengakses file tertentu, akses untuk mengkopy file, dan memberikan kemampuan read-only. Dengan cara ini perusahaan menetapkan kebijaksanaan untuk mencapai tingkat kontrol bagi tiap risiko seperti yang dikehendakinya. Kolom sebelah kanan pada tabel 19.1 memberikan gambaran mengenai berbagai macam kontrol yang ada. STRATEGI END-USER COMPUTING Tugas perusahaan adalah untuk menetapkan kebijaksanaan end-user computing yang memberikan fleksibilitas kepada pemakai untuk melekukan inovasi dalam penggunaan komputer, namun juga harus menetapkan kontrol untuk memastikan bahwa penggunaan tersebut mendukung tujuan perusahaan. Suatu strategi yang telah terkenal adalah penetapan atau pembangunan pusat informasi, ini merupakan pemecahan yang dapatdiimplemestasikan dengan cepat, namun hal ini harus diikuti oleh perubahan-perubahan yang mendasar dari sifat-sifat yang telah permanen. Sutu contoh perubahan yang mendasar ini adalahbahwa pelayanan informasi melepaskan tugas sebagai pemrosesan dan ia diberi tugas khusus untuk mengontrol jaringan. Pada bagian dibawah ini, kita akan membahas dua strategi tersebut.

63

PUSAT INFORMASI Information center (pusat informasi) adalah area dalam perusahaan yang berisi sumber-sumber komputerisasi yang perlu dikembangkan oleh pemakai dan dengan aplikasinya sendiri. Sumber-sumber tersebut meliputi hardware, seperti terminal, mikros, printer, letter-quality, plotter, dan juga meliputi software, seperti paket spreadsheet elektronik, DBMS, 4GL, dan paket grafik. Disitu terdapat pula spesialis informasi, yang ditugaskan untuk membantu pemakai dalam mengembangkan atau membuat sistemnya. Tujuan dari hal ini adalah agar pemakai mendapatkan kepuasan dalam menggunakan komputer. IBM

Canada dianggap yang membangun pusat komputer yang pertama pada

tahun1974, dan ide tersebut secara cepat tersebarke berbagai perusahaan-perusahaan. Beberapa pusatnya bersifat sangat sederhana, yaitu hanya dikelola oleh satu orang. Sedangkan yang lain memiliki lebih dari 50 spesialis yang dapat membantu para pemakai. Rata-rata ada 8 spesialis yang menjadi staff di satu pusat informasi itu. Pusat informasi yang baru dibuka setiap tahunnya, namun berbagai pusat yang sudah tua ditutup. Perusahaan merasa bahwa pusat-pusat tersebut memberikan kegunaan; para pemakai bisa mengembangkan apa yang menjadi kepuasannya dan mereka dapat emperoleh sumber-sumber mereka sendiri. Itulah yang terjadi di Quaker Oats. Pusat informasinya dibuka pada tahun 1984, dankurang dari tiga tahun, perusahaan tersebut mencapai tujuannya. Lebih dari dua ribu pemakai diberi pelatihan, dan lebih dari 1200 mikros dan tiga ribu paket software telah diinstal. Salah satu masalah yang berkaitan dengan pusat informasi ini adalah perelokasian para spesialis. Mereka dapat diberi berbagai tugas dalam perusahaan, dengan dipekerjakan di pelayanan informasi atau dipekerjakan di departemen pemakai. Strategi yagmungkin dengan menugaskan mereka delam area perusahaan yang ketinggalzn dalam menggunakan komputer.

64

Gambar 19.14Empat kebijaksanaan komputerisasi desentralisasi

KONTROL JARINGAN Seorang profesor MIT dan konsultan, John D. Donovan menggambarkan penyebaran end-user computingdalam suatu organisasi dengan diagram tiga dimensi, yag terlihat pada gambar 19.14. Aksis X menunjukkan bagaimana perusahaan mendistribusikan peralatan komputerisasinya , dan aksis Y menunjukkan bagaimana perusahaan mendesentralisasi proses pengembangan sistemnya. Bila perusahaan menaikan aksis Y dari gambar tersebu, maka pemakai menjadi lebih mampu merancang dan mengembangkan sistemnya sendiri, tidak tergantung kepada unit pelayanan informasi sentralaksis Z juga menunjukkan bagaimana perusahaan mendesentralisasikan pembuatan keputusan mengenai sumber-sumberinformasinya – yaitu membuat keputusan, misalnyaperalatan yang bagaimana yang akan didapatkan dan aplikasi apa yang akan dikembangkan. Point awal dari ketiga aksis itu adalah gambaran tempat perusahaan pada waktu pertama kali menggunakan komputer. Segala sesuatunya telah dilakukan dalam pelayanan informasi sentral. Sebagian perusahaan telah bergerak ke point A, yang disebut sebagai Big brother (keluarga besar). Disini, peralatan didistribusikan, namun 65

pelayanan informasi masih mebuat keputusan dan mengembangkan sistem. Masalah yang dihadapi perusahaan ketika ia berada di point A adalah terjadinya momentum diman trend end-user computing muncul. Jauh sebelumnya, permintaan akan dukungan informasi meningkat begitu besar, dan pelayana informasi tidak bisa mengatasi permintaan ini. Dalam situasi ini, perusahaan bisa melakukan salah satu dai tiga strategi dasar. Ia dapat memberika keleluasaan kepada pemakai untuk menentukan aplikasi mana yang ia ingin kembangkan, namun pelayanan informasi mengembangkannyajuga. Strategi ini menggerakan perusahaan ke point B, yang diebut Helping Hand pelayana inforamsi juga membiarkan pemakai untuk mengembangkan sistemnya sendiri, namun pelayanan informasi yang memutuskan sistem yang akan dikembangkan tersebut. Ini berada di point C, yang disebut Watchdog. Menurut Donovan, point Helping Hand dan Watchdog ini tidak memiliki tujuan jangka panjang yang berguna. Bila penggunaan komputer meluas ke area-area lain, seperti sistem informasi eksekutif dan expert system, maka akan lebih sulit bagi pelayanan informasi untuk memberikan semua bantuan yang dibutuhkan oleh point Helping Hand. Juga, mustahil bagi unit pelayanan informasi sentral untuk mengawasi segala sesuatu yang terjadi pada point Watchdog. Oleh karena itu, tujuan terakhir dari perusahaan adalah mencapai point D. Pada point ini, sumber-sumber komputerisasi diberikan

dan

pembuatan

keputusan

mengenai

sumber-sumber

tersebut

didesentralisasi. Tanggung jawab utama pelayanan informasi adalah menghubungkan network ke sumber-sumber tersebut. Agar pencapaian status network ini lancar, Donovan menyarankan bahwa CIO harus memelopori perusahaan

meninggalkan dan

atau

membiarkannya

melepaskan agar

sumber-sumber

dikontrol

oleh

komputerisasi

departemen

yang

menggunakannya. Tujuan CIO dan pelayanan informasi adalah terjadinya penyambungan atau hubungan dalam network. Jika car diatas benar-benar dilakukan, nampaknya akan menarik. Satu pertanyan mengenai aplikasi yang kita kemukakan sebelumnya maka tidak akan berlaku lagi bagi end-user computing. Jika pelayanan informasi melepaskan diri dari sumber66

sumber pemrosesan, maka siapa yang akan mengembangkan dan memelihara sistem pemrosesan data, MIS, aplikasi OA berskala perusahaan, dan expert system? Secara realistis, tujuan seharusnya tidak berada di point D, namun pada tempat yang mendekati point D. Pelayanan informasi mungkin dapat melepaskan diri dari porsi besar pengurusan sumber-sumber pemrosesan. MENEMPATKAN MANAJEMEN SUMBER-SUMBER INFORMASI DALAM PERSPEKTIF Dalam membicarakan IRM, kita telah membahas beberapa topik – yaitu informasi sebagai sumber strategis, bagaimana menggunakan informasi untuk mendapatkan keuntungan kompetitif, pertimbangan sumber informasi dalam perecanaan jangka panjang perusahaan, perencanaan strategis untuk sumber informasi, peranan CIO, dan end-user computing. Gamabr 19.15 menunjukkan bagaimana topik-topik tersebut bergabung bersama untuk membentuk IRM. Nomor-nomor yang ada pada gambar tersebut sesuai dengan nomor-nomor yang ada dibawah ini: 1. Eksekutif perusahaan memahami persaingan yang ada pada lingkungan. Pamahaman ini tidak hanya terbatas pada pelanggan atau pesaing, namun juga meliputi pemasok dan elemen-elemen lain yang dapat mempengaruhi penampilan perusahaan. Dalam setting lingkungan ini, eksekutif melakukan perencanaan jangka panjang untuk perusahaan. Pada waktu membuat rancana ini, eksekutif mempertimbangkan kekuatan dan kelemahan sumber-sumber perusahaan, termasuk informasi. CIO adalah peserta aktif dalam membuat perencanaan strategis ini. 2. Bila rencana strategis perusahaan telah ditetapkan, eksekutif membuat rencana strategis untuk sumber-sumber informasi. Disini, sebaiknya perlu diingat bahwa CIO tidak mengembangkan atau membuat rencana sumber inforamsi sendiri; ini merupakan aktifitas perencanaa bersama, yang melibatkan semua eksekutif. 3. Kemudian, pengimplementasian sumber informasi strategis dalam organisasi merupakan tanggung jawab CIO. Hal ini dilakukan dengan cara bekerja sama dengan end-user dan pelayanan informasi yang mengelolanya. End-user menggunakan sumber-sumber informasi untuk memecahkan masalahnya. 67

Pelayanan

informasi

menggunakan

sumber-sumber

tersebut

untuk

menghasilkan data dan informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan secara keseluruhan. 4. data dan informasi yang dihasilkan oleh sumber-sumber informasi tersebut memungkinkan perusahaan untuk menjalankan operasinya. Perusahaan merespon terhadap kebutuhan lingkungan, bekerja didalam kendala yang diakibatkan oleh lingkungan, dan memasok lingkungan dengan produk yang dibutuhkannya. Dalam proses ini, kita dapat melihat dengan mudah peranan penting yang dilakukan oleh CIO. CIO (1) menampilkan sumber-sumber informasi perusahaan dalam perencaaan strategis, (2) merupakan sumber ahli dalam pengembangan strategis untuk sumber-sumber informasi, dan (3) berperan pokok dalam pengimplentasian strategis informasi dalam perusahaan. Kita dapat menyimpulkan pembahasan kita mengenai IRM ini, bahwa CO merupakan elemen kunci, dimana ia dapat berfungsi dalam ketiga area.

DAFTAR PUSTAKA Teguh Cahyono, Sistem Informasi : Konsep Dasar, Analisis Desain dan Aplikasi,Penerbit Graha Ilmu. Raymond McLeod, Jr. System Informasi Manajemen, penerjemah: Hendra Teguh SE,AK. editor: Hardi Sukardi MBA,Msc.,SE (MM – UI). Gordon B. Davis, kerangka dasar System Informasi Manajemen bagian I pengantar. Husein, Muhammad Fakhri dan Amin Wibowo. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta : UPP AMP YKPN, 2002. O’Brien, James A. Pengantar Sistem Informasi. Jakarta : Salemba Empat, 2005. Kadir, Abdul. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Offset, 2003. Catatan teori mata kuliah Sistem Information Manajemen. 68

69