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Planeando y Controlando con Primavera Enterprise

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Curso Básico P6 Montaj e: Versión: Grabado en : Código do Curso:

Omar López 6E Octubre 19 de 2007 PEB60VE3

Verano Enga . Com. Imp. Exp. Ltda – Tel ef one( 55-11)5084-1134– Fax( 55-11)5579-5802– E-Mai lol opez@ver ano. com. br RuaSudMenucci ,309– Vi l aMar i ana– SãoPaul o– SP– Br asi l– ht t p: / / www. ver ano. com. br

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Planeando y Controlando con Primavera Enterprise

INDICE Curso Básico P6 .........................................................................................1 LECCIÓN 1 1.1. 1.2.

Introducción a Primavera Enterprise P6..............................9 Qué es Primavera Enterprise P6 .........................................9 Productos Primavera enterprise .......................................10 1.2.1. 1.2.2. 1.2.3.

1.3. 1.4.

Iniciando P6 .....................................................................12 Pantalla de apertura .........................................................13 1.4.1. 1.4.2.

1.5.

2.1. 2.2. 2.3. LECCIÓN 3 3.1.

Utilizando el recurso de Sugerencias (Hint help) ..............21 Utilizando la “Ayuda” (Help) .............................................22 Utilizando el Asistente (Wizard) de Ejecución ...................23 Estructurando Proyectos Corporativamente (OBS x EPS) ..24 OBS - Características Principales ......................................24

4.1. LECCIÓN 5 5.1. 5.2. 5.3. 5.4. 5.5.

Visualizando la OBS en forma de Organigrama .........................................26 Explorando el Menú de la Barra de Opciones de la OBS .....................................27

EPS – Caraterísticas Principales........................................29 3.2.1. 3.2.2. 3.2.3.

LECCIÓN 4 -

Barra de Herramientas del Directorio Actividades ......................................19 Barra de Comandos del Directorio Actividades ..........................................20

Tipos de Ayuda ................................................................. 21

3.1.1. 3.1.2.

3.2.

Barra de Directorios – Común a todas las pantallas ...................................17 Barra de Herramientas del Directorio “ Proj ects”........................................17 Barra de Comandos del Directorio “ Proj ects”............................................18

Visualizando Actividades (Activities) ................................18 1.6.1. 1.6.2.

LECCIÓN 2 -

Abriendo Datos Globales ........................................................................14 Abriendo un proyecto existente...............................................................15

Visualizando Proyectos (Projects) ....................................16 1.5.1. 1.5.2. 1.5.3.

1.6.

®

Primavera Project Manager .......................................................................10 ® Methodology Manager .............................................................................11 ® My Primavera ........................................................................................11

Visualizando una EPS.............................................................................30 Visualizando una EPS en Forma de Organigrama.......................................33 Explorando el Menúde la Barra de Opciones de la EPS ..............................34

Creando Proyectos............................................................36 Visualización de Proyectos – Características Principales ...36 Propiedades de las Guías de Proyecto ...............................40 Guía General.....................................................................40 Guía Dates........................................................................42 Guía Notebook..................................................................43 Guía Codes .......................................................................45 Guía Defaults....................................................................48

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5.6. 5.7. 5.8. 5.9. 5.10. LECCIÓN 6 6.1. 6.2. LECCIÓN 7 7.1. 7.2.

Guía Calculations..............................................................49 Guía Resources................................................................. 50 Guía Settings ....................................................................51 Explorando el Menú de la Barra de Opciones en Proyectos 53 Explorando el Menú de la Barra de Opciones en Proyectos 54 Creando la Estructura Analítica del Proyecto .....................56 EAP – Estructura Analítica del Proyecto (WBS – Work Breakdown Structurre).....................................................56 Visualizar el diagrama de WBS .........................................58 Agregando Actividades .....................................................59 Qué es una Actividad ........................................................59 Tipos de Actividades .........................................................59 7.2.1. 7.2.2. 7.2.3. 7.2.4. 7.2.5.

7.3. 7.4. LECCIÓN 8 8.1. LECCIÓN 9 9.1.

Asistente de Creación de Actividades................................61 Agregando Actividades con el Asistente............................61 Definiendo Códigos de Actividades....................................64 Códigos de Actividades .....................................................64 Creando y modificando Calendarios ..................................66 Creando Calendarios.........................................................66 9.1.1.

9.2. 9.3.

Tarea Dependiente (Task Dependent) ......................................................59 Dependencia de Recurso (Resource Dependent)........................................60 Hitos de I nicio y Fin (Start e Finish Milestones) .........................................60 Sumario (Level Of Effort - LOE) ..............................................................60 Resumen EAP (WBS Sumary) .................................................................60

Adicionando un nuevo calendario ............................................................66

Modificando un Calendario Existente ................................69 Calendarios Globales ........................................................69

LECCIÓN 10 - Tipos de Duración .............................................................72 10.1.

Tipos de Duración.............................................................72 10.1.1. 10.1.2. 10.1.3. 10.1.4.

Fixed Fixed Fixed Fixed

Units/Time ...................................................................................73 Duration and Units/Time................................................................73 Units ...........................................................................................73 Duration & Units ...........................................................................74

LECCIÓN 11 - Restricciones ....................................................................75 11.1. 11.2. 11.3. 11.4. 11.5. 11.6.

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Deberá terminar en (Must Finish by) ................................75 Iniciar antes de (Start On or Before): ...............................76 Iniciar En (una fecha) o después de (Start On or After): ...76 Iniciar en la fecha (Start On):...........................................76 Inicio impuesto en (Mandatory Start):..............................77 Terminar En (una fecha) o antes de (Finish On or Before):77

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11.7. 11.8. 11.9. 11.10.

Terminar En (una fecha) o después de (Finish On or After):77 Terminar En (Finish On): ..................................................77 Fin impuesto en (Mandatory Finish): ................................77 Lo más tarde posible (As Late as Possible): ......................77

LECCIÓN 12 - Pasos (Steps) de Actividades ............................................78 12.1. 12.2. 12.3.

Incluyendo Pasos para Actividades...................................79 Actualizando los Steps con factores porcentuales .............80 Crear Plantillas de Pasos (Steps) ......................................81 12.3.1. Insertando plantillas o modelos (Template) de Pasos .................................82

LECCIÓN 13 - Creando Relaciones ..........................................................84 13.1.

Tipos de Relaciones ..........................................................84 13.1.1. 13.1.2. 13.1.3. 13.1.4.

13.2. 13.3.

Relación Fin – Inicio (FS) con lag -1 ........................................................85 Conexión Inicio – Inicio (SS) con lag -1 ...................................................85 Conexión Fin – Fin (FF) con lag -1 ...........................................................86 Conexión Inicio – Fin (SF) con lag +1 ......................................................86

Estableciendo Conexiones Lógicas / Relacionamientos .....86 Creando Relaciones en Detalles de la Actividad ................87 13.3.1. Seleccionando Varias Relaciones y Conectando Actividades ........................88

13.4. 13.5.

Creando Relaciones en el DIAGRAMA DE ACTIVIDADES ....90 Seguimiento de Relaciones Usando Diagrama de Actividades91

LECCIÓN 14 - Calculando la Programación ..............................................93 14.1. 14.2. 14.3. 14.4. 14.5. 14.6.

Cálculo Progresivo............................................................93 Cálculo Retroactivo...........................................................94 Holgura Total ...................................................................94 Holgura Libre ...................................................................95 Relacionamientos Circulares ‘Loops’ ................................. 96 Calculando un Proyecto con Primavera® Enterprise P6 ......97 14.6.1. Calculando el Proyecto y Emitiendo el Informe “Schedule Log”....................98

14.7. 14.8.

Conexión Dirigente (Driving) y No Dirigente (No Driving). 99 Secuencia Lógica (Trace Logic).........................................99

LECCIÓN 15 - Recursos.........................................................................102 15.1.

Recursos ........................................................................102 15.1.1. 15.1.2. 15.1.3. 15.1.4. 15.1.5. 15.1.6. 15.1.7. 15.1.8. 15.1.9.

15.2.

Activando el Asistente de Recursos........................................................ 103 Creando recursos a través del Asistente................................................. 104 Creando Recursos sin el Wizard (Asistente) ............................................ 109 Creando un recurso material ................................................................ 111 Vista de Recursos................................................................................ 112 Código de Recursos ............................................................................. 113 Creando y Definiendo Código de Recursos .............................................. 114 Asociando Códigos de Recursos ............................................................ 114 Agrupando por Código de Recurso......................................................... 115

Funciones de Cargos (Roles) ..........................................116

LECCIÓN 16 - Plan de Cuentas y Gastos ................................................119

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16.1. 16.2. 16.3.

Creando un Plan de Cuentas ...........................................119 Gastos ............................................................................120 Asociando Gastos ...........................................................120

LECCIÓN 17 - Creando un Plan Meta (Baseline) ....................................122 17.1. 17.2.

Análisis del Cálculo para creación de la Línea de Base ....122 “Plan Meta” - Baseline ....................................................123 17.2.1. Creando una Baseline .......................................................................... 124

LECCIÓN 18 - Sumarizando Datos del Proyecto.....................................128 18.1.

Sumarización Vía Job Service .........................................1 29

LECCIÓN 19 - Organizar y Filtrar Actividades........................................130 19.1. 19.2. 19.3. 19.4. 19.5. 19.6.

Abriendo un Layout Existente .........................................130 Entendiendo Los Elementos de un Layout .......................130 Modificando un Layout – Seleccionando Columnas..........132 Salvando Layouts ...........................................................133 Seleccionando Las Guías de Detalles de Actividades .......133 Agrupando Actividades ...................................................134 19.6.1. 19.6.2. 19.6.3. 19.6.4. 19.6.5.

19.7.

Agrupando por WBS ............................................................................ 136 Agrupando por WBS - Resumen ............................................................ 137 Ordenando ......................................................................................... 137 Agrupando por la WBS y Agrupando por Inicio Temprano......................... 138 Agrupar por Fecha............................................................................... 138

Filtros.............................................................................140 19.7.1. 19.7.2. 19.7.3. 19.7.4.

Aplicando Los Filtros Estándar .............................................................. 140 Actividades Crí ticas ............................................................................. 141 Creando un Filtro ................................................................................ 141 Ccombinación de Filtros ....................................................................... 143

LECCIÓN 20 - Preferencias de Usuario ..................................................144 20.1. 20.2. 20.3. 20.4. 20.5. 20.6. 20.7. 20.8. 20.9. 20.10.

Guía Guía Guía Guía Guía Guía Guía Guía Guía Guía

Time Units ..............................................................144 Dates......................................................................145 Currency................................................................. 146 E- mail.....................................................................147 Assistence ..............................................................148 Application .............................................................148 Password................................................................150 Resource Analysis...................................................150 Calculations............................................................153 Startup Filters ........................................................154

LECCIÓN 21 - Ejecución y Control del Proyecto .....................................155 21.1. 21.2.

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Proceso de Ejecución ......................................................155 Qué es la Data Date? ......................................................156

21.2.1. La Data Date en la actualización ........................................................... 157

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21.3.

Proceso de actualización ................................................159 21.3.1. Tips para la actualización ..................................................................... 159 21.3.2. Utilizando el Progress Spotlight ............................................................. 160

21.4.

Registrando lo Realizado ................................................161 21.4.1. 21.4.2. 21.4.3. 21.4.4. 21.4.5. 21.4.6. 21.4.7. 21.4.8.

21.5. 21.6.

Para Actividades Completadas .............................................................. 161 Para Actividades en Progreso................................................................ 161 Actualice una Actividad Terminada en un Periodo .................................... 162 Actualice una Actividad Terminada en un Periodo .................................... 165 Actualice una Actividad en Progreso ...................................................... 167 Actualice una Actividad Utilizando la Remaining Duration ......................... 168 Actualice una Actividad Utilizando el Porcentaje de Progreso de la Duración 169 Actualice una Actividad Utilizando la Fecha de Terminación Esperada......... 171

Calculando el Proyecto ...................................................173 Análisis del Impacto de las Actualizaciones y Reprogramaciones ......................................................................................174 21.6.1. Análisis del Impacto en el Plazo del Proyecto .......................................... 176 21.6.2. Análisis del Impacto en el Esfuerzo del Proyecto ..................................... 177 21.6.3. Análisis del Impacto en los Recursos del Proyecto ................................... 179

LECCIÓN 22 - Trabajando con Tipos de Progreso % ..............................183 22.1. 22.2. 22.3. 22.4. 22.5.

Duration .........................................................................183 Units ..............................................................................186 Physical..........................................................................187 % de Desempeño del Proyecto (Performance % Complete)189 Revisión de la Lección ....................................................190

LECCIÓN 23 - Imprimiendo Informaciones ...........................................192 23.1. 23.2.

Proceso de Control .........................................................192 Imprimiendo Layouts y Configuración de Página ............194 23.2.1. 23.2.2. 23.2.3. 23.2.4. 23.2.5.

Guía Guía Guía Guía Guía

Page .......................................................................................... 194 Margins ...................................................................................... 196 Header ....................................................................................... 196 Footer ........................................................................................ 200 Options ...................................................................................... 202

LECCIÓN 24 - Reportes.........................................................................205 24.1. 24.2. 24.3.

Reportes Estándar ..........................................................205 Asistente de Informes ....................................................207 Run Batch - Ejecutar Lote ...............................................207

LECCIÓN 25 - Publicación en la Web .....................................................209 25.1. 25.2. 25.3.

Proyecto en la Web.........................................................209 Configuración del Personal Web Server ..........................209 Configuración del Site del Proyecto ................................210

LECCIÓN 26 - Importando y exportando informaciones ........................217 26.1. 26.2.

Proceso de Gerenciamiento de Proyectos........................217 Importando y Exportando informaciones ........................217

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26.3. 26.4.

Transfiriendo Informaciones del Proyecto a otros usuarios217 Formato de Exportación..................................................217 26.4.1. 26.4.2. 26.4.3. 26.4.4. 26.4.5.

26.5. 26.6. 26.7. 26.8.

Formato de propiedad de Primavera (XER) ........................................... 218 Microsoft Project ( MPX, MPP si el MS Project estuviere instalado) ............. 218 Primavera Project Planner (P3 3.0)........................................................ 218 Hojas de Cálculo (Spreadsheet) ............................................................ 218 - Primavera Contractor 5.1 (XER).......................................................... 218

Tipo de Exportación ........................................................219 Proyecto(s) a exportar ...................................................220 Nombre de Archivo .........................................................221 Wizard de importación....................................................222 26.8.1. Formato de Importación....................................................................... 222

26.9. 26.10. 26.11. 26.12. 26.13.

Tipos de importación ......................................................223 Nombre del Archivo ........................................................223 Opciones de importación de proyectos............................224 Opciones de cambios de proyectos ................................. 225 Modificando Configuraciones de Importación..................226

LECCIÓN 27 - ADENDO 1 (Tipo de Duración de Actividad):....................229

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LECCI ÓN 1 - I n t r odu cci ón a Pr i m a v e r a En t e r p r i se P6 1.1. Qué es Primavera Enterprise P6 A partir de 1999, la empresa Primavera Systems Inc., lanza el sistema Primavera® Enterprise (conocido también como P6). En esta versión de Sistema de Gerencia de proyectos, Primavera Systems Inc. pasó a cubrir los conceptos de Software corporativo por proyectos. Primavera Systems Inc. mantiene una estricta relación con el Instituto de Gerencia de Proyectos (Project Management Institute – PMI®). Esa referencia es importante para destacar una de las principales características de los Sistemas Primavera®: Su adherencia, en términos de sistema computacional, las metodologías y el Estado de Arte en Gerencia de proyectos difundidos por PMI® y explicadas en la Guía Project Management Body of Knowledge – (Guía PMBOK® 3ª edición). Primavera® proporciona la gerencia de múltiples proyectos y múltiples usuarios para gerencia de proyectos corporativos, observando un nivel de detalle gerencial a un detalle operacional, con las atribuciones de cada miembro del equipo. Primavera es una solución corporativa: -

Forma idéntica de trabajo, tanto en mono proyectos, cuanto en multiproyectos. Arquitectura cliente – servidor. Base de datos corporativa (Oracle, SQL Server y MSDE). Presentación visual (Interface) simple e intuitiva. Varios asistentes de creación (Wizard). Gran capacidad de personalización, para cada tipo de organización. Banco único de recursos (corporativo). Patronamiento o estandarización de sistemas. Controles de acceso y niveles de acceso. Visiones gerenciales consolidadas. Fuerte adherencia a la metodología para garantizar informaciones más precisas.

Acceso a la información vía web, proporcionando un ambiente de colaboración.

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1.2. Productos Primavera enterprise A continuación, las herramientas que integran el portafolio de productos Primavera®:

1.2.1.

Primavera Project Manager®

Primavera® Enterprise, también llamado P6, viabiliza: Uso para planeamiento, acompañamiento y control. Archivar y gerenciar proyectos de manera centralizada. Características generales: Gerencia de proyectos únicos y múltiples. Acceso multi-usuario con bloqueo individual de registros. Banco de datos relacional Oracle. Gerencia centralizada de recursos.

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Mejor comunicación entre el Gerente del proyecto con el equipo. Acceso a tabla de actividades, gráfico de Gantt, diagrama de red e histograma de recursos. Creación de dependencias, cálculos y nivelaciones. Análisis de costos, programación y valor ganado (earned value). Control de ocurrencias (issues). Usuarios: Gerentes de proyecto. Equipo de planeamiento. Escritorio de Gerencia de Proyectos – EGP (Project Management Office – PMO). 1.2.2. -

Methodology Manager® Proceso integrado de mejoría de plataforma de entrega, con mejores prácticas, lecciones aprendidas, patrones organizacionales en forma de templates/modelos de proyectos y estimados. Crear, capturar, organizar y mejorar componentes reutilizables para construir futuros planos de proyectos.

Características generales: Creación de los modelos de proyectos, envolviendo: 1. Asociación de documentos padrón. 2. Designación de funciones para ejecución de actividades. 3. Parametrización de la complejidad de proyectos. Usuarios: -

1.2.3.

Escritorio de Gerencia de Proyectos – EGP (Project Management Office – PMO).

My Primavera®

Características generales: 1. Visualización de los proyectos vía web. 2. Visualizaciones personalizadas de controles (cartera de proyectos – programas y portafolio). 3. Navegación dinámica por jerarquía. Usuarios: -

Directores y coordinadores de áreas.

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-

Gerentes de proyectos. Escritorio de Gerencia de Proyectos – EGP (Project Management Office – PMO).

1.3. Iniciando P6 Caja de conexión (“Login”)

1

-

1

Para iniciar el P6 seleccione: Iniciar, Programas, Primavera Enterprise, Project Manager (o haga doble clic sobre el ícono de P6). Entre con Login Name: admin y el password: admin. Seleccione el banco de datos que contiene la información de su proyecto. Haga clic en el botón “OK”.

Obs 1: Nombres de usuarios y señas son sensibles a la caja alta y baja Obs 2: El registro de usuarios y señas es definido dentro de P6

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1.4. Pantalla de apertura

Crear Nuevo Proyecto (Create New) En este comando usted va directamente a un asistente de creación. El nombre y el código de identificación son las informaciones mínimas necesarias para la creación de un nuevo proyecto. Abrir un proyecto existente (Open Existing) Esta opción abrirá una lista de proyectos existentes, para que usted escoja. Abrir el Último Proyecto (Open Last) P6 guarda en la memoria el último proyecto abierto Abrir Datos Globales (Open Global Data) Se abre sólo EPS, proyectos, funciones, recursos, calendarios, etc. Escoja la opción “Open Global Data”.

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1.4.1.

Abriendo Datos Globales

Elementos visuales de la página inicial: Barra de Título

Barra de Menú

Barra de Navegación

Menú Datos de la Empresa

Menú Datos del Proyecto

Barra de Directorio

Barra de Status

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Barra de fácil acceso

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1.4.2.

Abriendo un proyecto existente

Sólo Lectura (Read Only) -

En este modo usted tiene acceso sólo a la lectura, estando impedido de hacer cualquier alteración de datos.

Modo compartido (Shared) -

En esta opción, usted puede alterar todos los datos de su proyecto, los que serán compartidos con los demás usuarios de P6.

Modo exclusivo (Exclusive) -

En el modo exclusivo, sólo usted tendrá acceso total a su proyecto, los demás usuarios tendrán acceso al modo Sólo Lectura.

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1.5. Visualizando Proyectos ( Projects) Elementos visuales de la pantalla de proyectos: Barra de Opciones

Barra de rompimiento de pantalla

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Ventana Detalles de Proyectos

Barra de Comandos

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1.5.1.

Barra de Directorios – Común a todas las pantallas

Barra de Directorio (Presente en tosas las visualizaciones)

DATOS

Projects – Proyectos

DE LA

Resources – Recursos

EMPRESA

Reports – Reportes Tracking – Gerenciador

DATOS

WBS – EAP

DEL

Activities – Actividades

PROYECTO

Assignments – Atribución de los recursos WPs & Docs – Documentos Expenses – Gastos Thresholds – Desencadenantes Issues – Issues Risks - Riesgos

1.5.2.

Barra de Herramientas del Directorio “Projects”

1

2

3

4

5 6

7

8

9

10 11 12

Barra de herramientas del proyecto 1

Project table – Tabla (Lista) de actividades

2

Gantt chart – Gráfico de Gantt

3

Chart view – Visión gráfica

4

Show/Hide Bottom Layout – Mostrar/Ocultar Layout inferior

5

Bars – Barras

6

Columns – Columnas

7

Timescale – Escala de tiempo

8

Filters – Filtros

9

Group and Sort – Agrupar y ordenar

10

Zoom in – Aumentar

11

Zoom out – Disminuir

12

Zoom to best fit – Adecuar a la mejor visualización

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1.5.3.

Barra de Comandos del Directorio “Projects”

Barra de comandos de visión “Projects” Add – Agregar Delete – Excluir/Apagar Cut – Recortar Copy – Copiar Paste – Pegar

1.6. Visualizando Actividades (Activities) Elementos visuales de la pantalla de actividades: Barra de Opciones Ventana Tabla de Actividades

Barra de rompimiento de pantalla

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Ventana Detalles de Actividades

Barra de Comandos

Planeando y Controlando con Primavera Enterprise

Para liberar espacio en la pantalla, deshabilite los textos sobre los íconos de la barra de Directorios y barra de Navegación. Seleccione View, Toolbars y deshabilite Navigation Bar Button Text y Directory Button Text.2

1.6.1.

Barra de Herramientas del Directorio Actividades

1 2 3 4

5

6 7

8 9 10 11

12 13 14 15 16

17 18 19 20 21

Barra de Herramientas de Visualización “Actividades” 1

Activity Table – Pantalla (Lista) de Actividades

2

Gantt Chart – Gráfico de Gantt

3

Relationship Lines – Líneas de Relaciones

4

Activity Network – Red de Actividades

5

Activity Details – Detalle de las Actividades

6

Activity Usage Spreadsheet – Planilla de Esfuerzo

7

Activity Usage Profile – Gráfico de Esfuerzo

8

Resource Usage Spreadsheet – Planilla de Recursos

9

Resource Usage Profile – Gráfico de Recursos

10

Trace Logic – Camino lógico

11

Show/Hide Bottom Layout – Mostrar/Ocultar Layout inferior

12

Bars – Barras

13

Columns – Columnas

14

Timescale – Escala de Tiempo

15

Filters – Filtros

16

Group and Sort – Agrupar y Ordenar

17

Schedule – Calcular

18

Level Resources – Nivelar Recursos

19

Progress Spotlight – Farol de Progreso

20

Zoom in – Aumentar

21

Zoom out – Disminuir

2

Las Barras del Directorio, Navegación y Comandos poseen recursos semejantes, por ello sólo muestran el título del icono (está siempre activa)

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1.6.2.

Barra de Comandos del Directorio Actividades

Barra de Comandos de visualización “Actividades” Add – Agregar Delete – Excluir/Apagar Cut – Recortar Copy – Copiar Paste – Pegar Assign Resources – Asignar Recursos Assign Resources by Roles - Asignar Recursos por Función Assign Roles – Asignar Función Assign Activity Codes - Asignar Códigos de Actividades Assign Predecessors – Asignar Predecesoras Assign Successors – Asignar Sucesoras Assign Steps – Asignar Pasos

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Planeando y Controlando con Primavera Enterprise

LECCI ÓN 2 - Ti p os d e Ay u da 2.1. Utilizando el recurso de Sugerencias (Hint help) El recurso de ayuda de “Consejos” es una ventana explicativa, que se abre cuando el Mouse se ha posicionado sobre una columna de Primavera. Funciona como un “diccionario” que explica el concepto del campo. Para una mejor visualización, mantener activa sólo la tabla de Actividades. En la barra de menú, presione View, Show on Top, Activity Table y View, Show on Bottom, No Bottom Layout.

Para activar el recurso Hint Help, en la barra de menú, presione View, Hint Help. Para visualizar la pista superior, posicione el cursor sobre la columna “Schedule % Complete”. Presione el símbolo Ø “bloquear”, cuando la ventana explicativa esté abierta para desactivar el recurso o seleccione nuevamente Hint Help en el menú View.

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2.2. Utilizando la “ Ayuda” ( Help) La “Ayuda” (Help) es el manual on-line de P6. Para consultar el manual on-line, en la Barra de menú presione Help, Contents.

Se abrirá una ventana con los tópicos de ayuda de P6, que puede ser consultada de tres formas: por el Contenido, por el Índice o Localizar a partir de palabras claves digitadas por el usuario, similar a “Ayuda” de Windows. Además de los recursos mencionados, se puede obtener ayuda presionando la tecla F1 o a través del botón Help que aparece en diversas cajas de diálogo.

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2.3. Utilizando el Asistente (Wizard) de Ejecución El Asistente de Ejecución guía sus pasos durante la creación de nuevas actividades o nuevos recursos. Para activar o desactivar el Asistente de Ejecución, presione Edit, User Preferences y seleccione la carpeta Assistance. En la sección Wizard mantenga marcados los ítems Use New Resource Wizard y Use New Activity Wizard.

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LECCI ÓN 3 - Est r u ct u r a n d o ( OBS x EPS)

Pr oye ct os

Cor p or a t i v a m e n t e

Esta lección describe cómo definir una EOE – Estructura Organizacional de Emprendimiento (OBS – Organizacional Breakdown Structure) y una EAE – Estructura Analítica de Emprendimiento (EPS – Enterprise Project Structure). Al completar esta lección, el alumno será capaz de: Definir una EOE (OBS) Visualizar y modificar una EAE (EPS) 3.1. OBS - Características Principales La Estructura Organizacional de Emprendimiento – EOE (OBS – Organizacional Breakdown Structure) es el arreglo jerárquico de la estructura gerencial de la empresa. Puede ser representada por los individuos o por las funciones que componen sus niveles gerenciales. Cada nivel de OBS está asociado a uno o más nodos de la EPS. Cada nivel de la OBS está también asociado a uno o más niveles de la EAP (WBS), siendo responsable por todo el trabajo incluido en el item de la WBS correspondiente. Es por medio de la OBS que se realiza o controla el acceso a las informaciones del proyecto y/o WBS. Para que un usuario de P6 tenga acceso a un proyecto y/o WBS, debe tener permiso de acceso al nivel de la OBS al cual pertenece el proyecto y/o WBS. Además de los controles de acceso del usuario a los proyectos y/o WBS pertenecientes a un determinado nivel de la OBS, también es posible limitar el tipo de acción del usuario dentro del alcance de sus responsabilidades. Permite una utilización en grandes proyectos, envolviendo a muchos gerentes de proyectos con diferentes áreas de responsabilidades. Puede ser creado y/o editado en cualquier momento. Ejercício 1: Creando una OBS

Vamos a crear una OBS3 para una empresa ficticia Hidra Participaciones, que nos ayudará en lo aprendido de P6, durante lo transcurrido del curso: 3

Seleccione el nivel existente en la OBS “ Hidra” . Haga clic en la palabra “Hidra” para entrar en el modo de edición y altérelo como: “ Hidra Participaciones” . En la barra de comandos, presione Add y digite el ID de la nueva OBS “ División: Inversiones – Iván Teixeira” .

La OBS deberá poseer como mínimo un nivel.

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-

Cuando la EOE no está en el nivel correcto, clique las flechas , , para mover la OBS hacia el nivel correcto. En la guía General es posible hacer una descripción de ese nivel de la estructura. La guía Users lista los usuarios que tienen acceso a este nivel. No llenar. La guía Responsability lista los proyectos y/o WBS que están designados para este nivel.

Aumentar los demás niveles de la estructura Hidra, tal como se describe a continuación: Nivel

Nombre de la OBS

1 Hidra Participaciones 1.1 División: Inversiones – Iván Texeira 1.1.1 Gerente de Montajes – Tomás Moreira 1.1.1.1 Coord. Sist. Automatizados – Anderson Meneses 1.1.1.2 Coord. Transportadores – Margarita Frías 1.1.2 Gerente de Construcciones – Linda Honorato 1.1.2.1 Coord. Construcciones – Joel Nogueira 1.2 División: Productos Manufacturados – Tadeo Costa 1.2.1 Samuel Travesso 1.2.1.1 Jaime Camargo 1.2.1.2 Paulo Souza 1.2.2 Oscar Freire 1.3 División: Energía 1.3.1 Director 1.3.1.1 Gerente de Sistemas de Tratamiento de Agua 1.3.1.1.1 Ingeniero Sanitario 1.3.1.2 Gerente de Telefonía y Aire Acondicionado 1.3.1.2.1 Ingeniero de Utilidades 1.4 División: Administrativa

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Visualizando el resultado de la inclusión de la OBS

3.1.1.

Visualizando la OBS en forma de Organigrama

Para visualizar la OBS creada en forma de organigrama: Presione la barra de opciones de la ventana de la OBS y seleccione la opción Chart View.

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Presione los botones (+) o (–), para expandir o cerrar los diferentes niveles de la OBS. De un doble clic sobre cualquier caja para obtener un zoom mayor. De un doble clic afuera de las cajas para obtener un zoom menor. Presione Close para cerrar la ventana. Nota: Para alterar el número máximo de niveles de la OBS, en la barra de menú seleccione Admin, Admin Preferentes, Data Limits (Default = 20 / máximo = 25). Mantener el valor 20. 3.1.2.

Explorando el Menú de la Barra de Opciones de la OBS

Para visualizar las opciones, presione la barra de opciones de la ventana de la OBS:

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Modo: Chart View

Muestra / Oculta las carpetas de detalles (General/Users/Resp)

Alterna visualización a modo tabla Localiza un nivel de la OBS por la descripción Imprime la OBS Permite que los niveles inferiores del OBS seleccionada sean alineados en forma horizontal o vertical Permite que los niveles inferiores del OBS seleccionados sean alineados a la izquierda, derecha o centro (solo para arreglos en forma horizontal) Permite configurar la caja del organigrama (Ancho, alto y 4 campos disponibles) o padrón

Control de zoom (mas, menos, mejor posicionamiento) Expandir o hacer un colapso en la red

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Modo: Table View

Permite visualización padrón (nombre OBS) y columna Users (usuarios)

Permite configurar la línea del OBS (tipo de letra, color del fondo de la pantalla, altura de línea y mostrar íconos)

3.2. EPS – Caraterísticas Principales El objetivo de la EPS es permitir la gerencia de múltiples proyectos. Se caracteriza por ser una estructura jerárquica que relaciona los diversos proyectos en una posición relativa de cada uno en la empresa. Al crear esta estructura analítica se determina el nivel de sumarización en el cual el proyecto está insertado. Beneficios: La gerencia de cada proyecto se realiza separadamente, permitiendo así la suma de datos y su transporte y/o la visualización en niveles estructurales más altos. Cambiar la posición relativa de los proyectos, por medio del movimiento de los nodos de la EPS a niveles más bajos o más altos, dependiendo del enfoque del análisis y la jerarquía, facilitando el análisis por los Gerentes. Los recursos pertenecen a la EPS, más son colocados dentro de los proyectos. De esta forma es posible obtener relaciones de todos los recursos colocados en un proyecto específico o todos los proyectos en los que un determinado recurso está asignado. Permite también sumarizaciones para fines gerenciales.

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3.2.1.

Visualizando una EPS

Una EPS representa una estructura jerárquica de los proyectos y permite colocar subdivisiones de informaciones en la empresa. Visualizando una EPS: En la barra de menú, seleccione Enterprise, Enterprise Project Structure.

Nota: Para alterar el número máximo de niveles de la EPS, en la barra de menú seleccione Admin, Admin Preferences, Data Limits (Default = 20 / máximo = 50). Mantener el valor 20. Ejercício 2: Modificando una EPS

Agregando nuevos niveles en una EPS. Vamos a crear una EPS para la empresa Hidra de nuestro programa: Seleccione un nivel (nodo) existente en la (EPS) <Modelos> o Nota: El nodo Modelos ya existe en la (EPS), porque contiene modelos de proyectos que serán utilizados más adelante en el curso En la barra de comandos, presione Ingrese el ID de la nueva EPS Ingrese el nombre de la nueva EPS

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Clique en la flecha y en seguida en la flecha para mover la EPS Hidra hacia el tope de la estructura Seleccione el Gerente Responsable (Responsible Manager)<Estándar> o Nota: Es necesario asignar siempre un responsable para cada nivel de la EPS. Si no fuese seleccionado ninguno, el programa adoptará como estándar a quien está en la raíz de la OBS. Agregar los demás niveles de estructura de Hidra, conforme sigue: Nivel 1 1.1 1.1.1 1.1.2

EPS ID Hidra Inversiones Montajes Construcciones

EPS Name

Responsable Manager

Hidra Participaciones

Hidra Participaciones

Nuevos Emprendimientos & Expansiones Líneas de Montaje Construcción civil & Utilidades

Hidra Participaciones Hidra Participaciones Hidra Participaciones

1.2

Producción

División de Manufacturas

1.2.1 1.2.2 1.3 1.3.1

Electrónicos Hidráulicos Energía Río Verde

Productos Electrónicos Sistemas Hidráulicos División de Gerencia de Energía Termoeléctrica de Río Verde

División: Manufacturados Costa Samuel Travesso Oscar Freire División: Energía Director

Modelos de Proyectos

Hidra Participaciones

Modelos de Construcción Civil & Utilidades Modelos de Líneas de Montaje

Hidra Participaciones

2

Modelos

2.1

Montaje

2.2

Construcción

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–

Productos Tadeo

Hidra Participaciones

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Visualizando el resultado de la inclusión de la EPS:

Notas: La EPS Modelos, presenta inicialmente una estructura, ésta debe ser mantenida en la estructura final. El campo Responsible Manager debe ser alterado por la guía Details, no es posible alterarlo utilizando una tabla.

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3.2.2.

Visualizando una EPS en Forma de Organigrama

Para visualizar una EPS creada en forma de organigrama: Presione la barra de opciones de la ventana de la EPS y seleccione la opcion Chart View.

Presione los botones (+) o (-) para expandir o contraer los diferentes niveles de la EPS. Haga doble clic sobre cualquier caja para obtener un zoom mayor. Haga doble clic afuera de las cajas para obtener un zoom menor. Presione Close para cerrar la ventana.

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3.2.3.

Explorando el Menú de la Barra de Opciones de la EPS

Para visualizar el menú, presione la barra de opciones de la ventana de la EPS:

Modo: Chart View

Details: Muestra/Oculta las carpetas de detalles (ID/Name/Responsible). Table View: Alterna la visualización al modo de tabla. Find Ctrl+F: Localiza un nivel de la EPS por la descripción. Print Preview: Imprime la EPS.

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Arrange Children: Permite que los niveles inferiores de la EPS seleccionada sean ordenados de manera horizontal o vertical. Align Children: Permite que los nodos inferiores de la EPS seleccionada sean ordenados hacia la izquierda, derecha o centro (sólo para arreglos en forma horizontal). Chart Box Template: Permite configurar la caja del nodo de la EPS (largo, alto y 213 campos disponibles) o de la OBS (Padrón). Chart Font and Colors…: Permite configurar la EPS (letra, color de fondo de la pantalla, color de la caja). Control de zoom: más, menos, mejor arreglo. Modo: Table View

Chart View: Alterna la visualización hacia el modo de organigrama. Columns: Permite visualizar la columna Nombre de la EPS y la columna Responsible Manager. Table Font and Row…: Permite configurar una línea de la EPS (letra, color de fondo de la pantalla, altura de la línea y mostrar íconos).

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LECCI ÓN 4 - Cr e a n d o Pr oy e ct os Esta lección describe cómo crear y agregar proyectos en la estructura del emprendimiento y cómo establecer un presupuesto preliminar, programar e implementar cambios en el mismo y acompañar mensualmente gastos y variaciones en diversos niveles del emprendimiento. Al completar este curso el estudiante será capaz de: Crear proyectos Copiar proyectos Definir propiedades; Agrupar y ordenar Proyectos. Establecer presupuestos en el proyecto Incluir cambios al presupuesto Definir un flujo de caja mensual Analizar el resumen del presupuesto Definir fuentes de recursos financieros. 4.1. Visualización de Proyectos – Características Principales Proyecto es un grupo de Actividades e informaciones asociadas que constituyen un plan para crear un producto o servicio. La Visualización de Proyectos es utilizada para crear, atribuir propiedades, borrar, organizar, generar sumarios y consultas, en un contexto de gerenciamiento de múltiples proyectos. Cada proyecto es asociado a un nodo de la EAE (EPS) Los proyectos son agrupados en los diversos “nodos” de la EAE (EPS) permitiendo análisis de costos y recursos a nivel gerencial. A cada proyecto es designado un Responsable a través de la EOE (OBS) Son definidos en el nivel de proyecto: fechas de inicio y fin, presupuestos y valores estándares que serán utilizados por recursos, Actividades y cálculos. Permite abrir un único proyecto o todos los proyectos pertenecientes a un “nodo” de la EAE (EPS) Nota: Puede también asociar algunas propiedades generales en la jerarquía de la EAE (EPS).

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Para ir a Visualización de Proyectos: En la barra de navegación haga clic en el ícono Home (en caso no esté en la pantalla del Menú Principal). Clic en el botón Projects. En la barra de opciones presione Display: All, Expand All; En la parte inferior de la pantalla es mostrada la ventana Detalles del Proyecto. En la barra de Herramientas presione el ícono Show/Hide Bottom Window para visualizar la EPS en pantalla completa.

Son mostrados todos los “nodos” de la EPS y los proyectos actualmente existentes.

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Ejercício 3: Creando un Proyecto Nuevo

El P6 permite que se use un Asistente para la creación de un nuevo proyecto. La empresa Hidra planea ampliar una fábrica de componentes automotores. Por lo tanto, vamos a crear el proyecto de Sistema Transportador, que es parte de la expansión de esta unidad. En la barra de Menú seleccione File, New. Clic en el botón para mostrar la estructura de la EPS. Seleccione el “nodo” Montajes y haga clic en el ícono Select para atribuir el proyecto a esta EPS. Presione Next. Ingrese el ID del nuevo Proyecto Transp y el nombre Sistema Transportador. Presione Next. Clic en el botón y seleccione la fecha de inicio <02-Oct-06>. Deje en blanco el campo Fecha Esperada de Fin. Presione Next. Clic en el botón para mostrar el organigrama de la OBS. Seleccione el nivel Coord. Transportadores – Margarita Frías y de clic en el ícono Select para asignarlo como Gerente Responsable. Presione Next. Presione Finish para concluir la creación del nuevo proyecto.

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Ejercício 4: Creando un Proyecto a Partir de Uno Existente

Podemos mantener una serie de proyectos guardados como modelos para que sean utilizados posteriormente. En el “nodo” Modelos de la EPS tenemos dos proyectos grabados que utilizaremos a seguir: Seleccione el proyecto , y en la barra de comandos presione el ícono Copy Seleccione el “nodo” de la EPS y en la barra de comandos presione el icono Paste Presione OK en las tres cajas de opciones que se seguirán Altere el nombre del proyecto creando para ; Seleccione ahora el proyecto y en la barra de comandos presione el icono Copy. Seleccione el “nodo” de la EPS <Montajes> y en la barra de comandos presione el icono Paste. Presione OK en las tres cajas de opciones que se seguirán Altere el nombre del proyecto creado para .

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LECCI ÓN 5 - Pr opi e da de s de l a s Gu í a s d e Pr oy e ct o Después de la creación de los proyectos es posible consultar y/o modificar los datos registrados y agregar nuevas informaciones. Estas informaciones quedan almacenadas en guías de la ventana Detalles de Proyecto (Project Details). Abra el proyecto Transp. Para visualizar la ventana Detalles de Proyectos, presione el icono Show/Hide Bottom Layout. 5.1. Guía General Contiene informaciones generales del proyecto seleccionado. En la barra de Herramientas, seleccione la carpeta General.

Status: Identifica si el proyecto está activo (active), inactivo (inactive), planeado (planned) o en análisis (what if). Solamente los proyectos activos pueden ser ingresados por usuarios del Timesheet. El status también determina si un proyecto será o no incluido durante una sumarización;

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cualquier actividad perteneciente a un elemento de WBS y cuyo status sea diferente de lo planeado (planned) será incluido durante la sumarización. Mantener Risk Level: Use el nivel de riesgo para graduar la importancia relativa de sus proyectos (Very High, High, Medium, Low, Very Low). Utilice para organizar, filtrar y preparar reportes. Seleccione <Medium> Leveling Priority: El P6 usa este número para determinar cuáles proyectos tendrán los recursos nivelados. Por ejemplo: en la barra de menú presione Tools, Level Resources; si fuese seleccionado un valor 5 para el item “Consider Assignments in Other Projects With Priority Equal/Higher Than” entonces todos los recursos con prioridad de 1 a 5 serán nivelados. Acepta valores de 1 a 100 siendo que 1 representa la prioridad máxima. Seleccione o digite <10> Check-out status: Informa si un proyecto está siendo utilizado fuera del ambiente del P6. Permite el control sobre la última versión del proyecto, pues permite solamente la lectura de los proyectos con esta situación. Mantener . Project Website URL: Es la dirección de la página de Internet montada para este proyecto, si aplica. En el caso que la dirección esté completa presione Launch para acceder a ella a través del P6. No completar

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5.2. Guía Dates Contiene informaciones sobre las fechas principales del proyecto Seleccione la guía Dates.

Planned start: fecha de inicio planeado para el proyecto. Es completada cuando se crea el Proyecto. Puede ser alterada. Must Finish by: Fecha en que el proyecto debe ser terminado. No completar. Data Date: Fecha de cálculo en la red / planeamiento. Finish: Fecha más temprana de finalización del proyecto, calculada por el P6 después del último cálculo. Actual Start: Fecha de inicio real del proyecto. Sólo existe si el proyecto ya fue iniciado. Actual Finish: Fecha de fin real del proyecto. Sólo existe si el proyecto ya fue concluido – todas las Actividades tuvieron una fecha real de conclusión. Anticipated Start: Fecha de inicio esperado del Proyecto, WBS o EPS. Es utilizado durante la fase de preparación de planeamiento (no es utilizado en el cálculo de la red). Es sustituido por la fecha real de inicio, cuando esta ocurre.

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No completar. Anticipated Finish: Fecha de fin esperado del Proyecto, WBS o EPS. Es utilizado durante la fase de preparación de planeamiento (no es utilizado en el cálculo de la red). Es substituido por la fecha real de fin, cuando esta acontese. No completar. 5.3. Guía Not ebook Es utilizado para registrar los acontecimientos ocurridos durante el Proyecto. Los tipos de anotaciones son clasificadas en el menú Admin, Admin Categories, en la opción Notebook Topics. Pueden ser asociados a una EPS, Proyecto, WBS y/o Actividad. Para definir nuevas categorías de Tópicos de Anotaciones: En la barra de Menú seleccione Admin, Admin Categories y seleccione la carpeta Notebook Topics. En la ventana que se abre es posible ver diversos tópicos ya registrados. pueden alterar los tópicos existentes o aumentar nuevos.

Se

Presione Add e ingrese Objetivos del Proyecto. En los campos que siguen deje marcada apenas la opción referente al , lo que significa que solamente los proyectos utilizarán este tipo de tópico.

Presione Close Aumentando una anotación: Seleccione la guía Notebook

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Presione Add Seleccione el tópico Objetivos del Proyecto y presione el icono Assign y en seguida Close para cerrar la ventana de tópicos En la descripción de anotación (a la derecha de la pantalla) digite: <El objetivo de este proyecto es expandir la capacidad de producción del Sistema Transportador>

La descripción de la anotación permite que además de textos, sean incluidas figuras así como hiperlinks. Nota: Las Guías Budget Log, Spending Plan, Budget Summary y Funding son utilizadas en conjunto para definir el Presupuesto de los Proyectos.

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5.4. Guía Codes El P6 permite el uso de códigos para organizar los proyectos en la EPS dentro de grupos, de acuerdo con las categorías respectivas, tales como localización y fases. Los códigos de proyecto son muy útiles cuando proyectos con atributos similares son mantenidos en diferentes niveles de emprendimiento (EPS). Facilitan la gerencia de los proyectos, permitiendo agrupaciones, clasificaciones y utilización de filtros. Los códigos de proyecto son globales para todo el emprendimiento y pueden tener una estructura jerarquizada. Ejercício 5: Creando Códigos y atribuyéndolos a los Proyectos

Para definir nuevos Códigos de Proyectos: En la barra de Menú seleccione Enterprise, Project Codes. En la ventana que se abre es posible ver diversos códigos ya registrados. Se puede alterar los códigos existentes o aumentar nuevos.

Presione la tecla Modify. En la caja “Project Codes Definitions” que se abrirá presione Add. En el nuevo campo ingrese Tipo de Industria.

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De vuelta hacia la ventana “Project Codes”, presione Add para aumentar los valores que el código podrá asumir. Digite los valores y su respectiva descripción, conforme sigue a continuación: Code Value Energía Electro Mec Civil

Code Description Generación de Energía Electro - Electrónica Mecánica Construcción Civil

Ahora que ya definimos los códigos necesarios, podemos atribuirlos a los respectivos proyectos: En la barra de Directorio presione el icono Projects, (en caso no estén en esa visualización). Presione la barra de opciones y seleccione Expand All. En la barra de menu, presione View, Show on Bottom, Project Details. Seleccione el Proyecto Auto. Seleccione la guía Codes y presione el botón Assign. En la ventana “Project Codes” que se abrirá, seleccione los valores de código válidos para el proyecto Auto, dando un doble clic sobre los valores deseados, conforme figura a continuación:

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Ahora seleccione el proyecto y repita el mismo procedimiento asignando los valores a seguir:

Por último seleccione el proyecto y atribuya los valores:

5.5. Guía Defaults En esta guía podemos seleccionar valores definidos previamente que serán utilizados para todos los proyectos y para las nuevas Actividades que sean aumentadas.

Defaults for New Activities: Los campos indican cuáles serán los valores de los Tipos de Duración, Tipo Porcentual de Progreso, Centro de Costo y el

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Calendario que serán utilizados cuando sea insertada una nueva actividad al proyecto. Estos valores pre-definidos podrán ser alterados después de la creación de las actividades, en los detalles de la misma. Seleccionar: Fixed Duration & Units, Duration, En Blanco, Task Dependent y Estándar – 5 días por semana El significado de cada campo será detallado en la lección sobre Actividades. Auto-numbering Defaults: Establece el patrón de sufijo y prefijo del ID de la actividad, también el factor de incremento de los mismos. 5.6. Guía Calculations En la guía Calculations, en el campo “ Price/Time for activities without resources” ingrese el costo horario que será utilizado para costear las actividades que no tienen recursos atribuidos. Mantener el valor $0.00/h En caso desee que el progreso de las actividades sea basado en las etapas (Steps) de las Actividades, marque la caja “ Activity percent complete based on activity steps” . Dejar desmarcado

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5.7. Guía Resources En esta guía se especifica los criterios de cálculo para Recursos y los datos a los cuáles los usuarios del módulo Progress Report tendrán acceso. La carpeta contiene los siguientes elementos:

Resource Assignments: Resources Can Be Assigned to the Same Activity More Than Once” (Los Recursos pueden ser asignados a la misma actividad más de una vez): Cuando es marcada esta opción, permite que un recurso sea atribuido más de una vez a una misma actividad. Deje esta opción desmarcada. Timesheets Primary Resources can mark activities as “completed” (Los recursos básicos pueden marcar actividades como “completas”: Permite que el recurso primario marque actividades como completas cuando ingresa el Timesheet. Haga clic en la caja para marcar esta opción. Resources can assign themselves to activities (Los recursos pueden asignarse a sí mismos a las actividades: Cuando señalizada permite que el recurso se coloque a sí mismo para ejecutar actividades del proyecto a través del Timesheet. Haga clic en la caja para marcar esta opción. Resources can Edit Activity Assignment Percent Complete (Recursos pueden editar los porcentajes completos de la asignación de actividades): Seleccione para indicar que los recursos deberán informar las cantidades de

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trabajo remanente como porcentajes completos de las actividades en el Timesheet. Deje esta opción desmarcada. Resources can Edit Activity Assignment Remaining Units (Recursos pueden editar las unidades faltantes de la asignación de actividades): Seleccione para indicar que los recursos deberán informar la cantidad de trabajo remanente para completar las actividades en el Timesheet. Clique en la caja para marcar esta opción. Assignment Details Specify the default Rate Type for new assignments (Definición del tipo de tasa para nuevas asignaciones): Definición de cuál tasa de recurso será utilizada para el cálculo en las actividades. Escoja el valor . Drive Activity dates by default (Fechas de actividad mandatorias por defecto): Cuando está marcada esta opción, define que la fecha del recurso es obligatoriamente igual a las fechas de actividades. Deje marcado. 5.8. Guía Settings En esta guía se determina las configuraciones generales aplicables al proyecto seleccionado, en la visualización Proyectos. Certifique de que esté seleccionado el proyecto en la visualización Projects y haga clic en la carpeta Settings.

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En esta guía se define: Summarized Data (Datos Sumarizados): En esta sección se define los criterios de cálculo que el P6 utilizará en las sumarizaciones de los datos, en el nivel del Proyecto y de los “nodos” de la EPS. La sumarización puede ocurrir automáticamente en intervalos pre programados o cuando es ejecutada manualmente en cualquier momento. Contain Summarized Data Only (Contiene solo datos sumarizados): Marque esta opción si desea que el P6 mantenga apenas los datos sumarizados (sin actividades individuales). Esto permite que la compañía mantenga datos sumarizados para proyectos gerenciados externamente a través del P6. Last Summarized on (Última sumarización): Campo no editable, que muestra cuándo los datos fueron sumarizados por última vez. Summarize to WBS Level (Sumarice al nivel WBS): Determina el número de niveles de la WBS que guardarán informaciones sumarizadas y que estarán disponibles para consulta, a través del Portafolio Analyst. Mantener el valor del padrón: 2 Project Settings (Configuraciones del proyecto): Define configuraciones generales aplicables al proyecto. Character for Separating Code Fields for the WBS Tree (Caracteres de separación entre sub-niveles de la WBS): Define el character de separación entre los elementos de una WBS, para indicar niveles jerárquicos. Es posible digitar un nuevo carácter. Fiscal Year begins on the 1st day of (Año fiscal empieza el 1 de): El mes en que el año fiscal del proyecto tiene inicio. Baseline for earned Value Calculations (Plano Base para cálculos de Valor Ganado): Seleccione cuál será el proyecto utilizado durante el cálculo de Valor Ganado. Mantener el valor del padrón: . Define Critical Activities (Define Actividades críticas): Determina cómo serán clasificadas las actividades críticas.

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Critical Activities Have Float Less Than or Equal To (Actividades críticas tienen holgura menor que o igual a): Define cuál será el valor de la Holgura Total Máxima de las actividades (es posible digitar un nuevo valor y una nueva unidad de tiempo), determinando cuáles serán las marcadas como críticas. Longest Path (El camino más largo): Determina que las actividades críticas del proyecto sean las actividades de camino mas largo en el proyecto. 5.9. Explorando el Menú de la Barra de Opciones en Proyectos La visualización Projects permite que las informaciones contenidas en ella sean agrupadas y organizadas de diversas y diferentes formas. Para visualizar el menú, presione la barra de opciones:

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Modo Project Table

o Gantt Chart

Permite configurar las columnas mostradas en la Tabla de Proyectos (Size/ Resp Mang / Customize) Permite configurar tipo de letra, color de fondo, altura de línea, mostrar íconos y color níveles de la EPS Permite filtrar los proyectos que serán mostrados (Todos, Solo abiertos, por status o Personalizado) Posee diversas opciones de Agrupamiento (por EPS, por Ger Proy, por Código Proyecto o Personalizado) Cuando la ventana Gráfico Gantt está accionada, permite configurar tipo y color de las barras y del texto Permite escoger cuáles ventanas estarán activadas: Tabla Proyectos y Gráfico Gantt o Proyectos en forma de Organigrama Permite mostrar o esconder la ventana de Detalles de Proyecto en la parte inferior de la pantalla

Cuando es seleccionada la opción Show on Top, Chart View, la EPS y los proyectos son mostrados en forma de organigrama. En este caso la barra de opciones es similar al menú de la barra de opciones de la EPS (ver pag. xxxx). 5.10. Explorando el Menú de la Barra de Opciones en Proyectos Vamos ahora a utilizar los comandos Filter by y Group and sort by para configurar las informaciones que deseamos ver en la pantalla. (En caso los proyectos de Hidra no estén abiertos) Seleccione File, Open y seleccione el nodo .

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Seleccione la barra de opciones Display: Projects, Filter by, Currently Open. Seleccione Display: Currently Open, Group and sort by, (uno de los códigos del proyecto que creamos) Podemos configurar también las columnas mostradas, color de las barras, expandir o comprimir la escala de tiempo, etc. Vamos a retornar el filtro para All purpose y la agrupación para EPS

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LECCI ÓN 6 - Cr e a n d o l a Est r u ct u r a An a l í t i ca de l Pr oye ct o Esta lección describe como crear una EAP (WBS) en P6. Al final de esta lección, el alumno sabrá: Definir una WBS Crear una WBS EAP – Est r u ct ur a An a lít ica de l Pr oye ct o (WBS – Work Breakdown Structurre)

6.1.

Una EAP – Estructura Analítica de Proyecto (WBS – Work Breakdown Structure) es el orden jerárquico de los productos y/o servicios o fases del proyecto, producidas durante la ejecución del proyecto. Cada item de la EAP – WBS pueden contener más ítems detallados, actividades o ambos. La WBS puede ser adicionada al nivel del programa o proyecto después de que éste ha sido creado. Cuando usted abre el programa, usted verá la Estructura de EAP de todos los proyectos de su programa. En la creación de un proyecto, el Gerente debe crear: Desarrollar la EAP Vincular los ítems de la EAP – WBS con los ítems de EOP – OBS. Vincular los documentos de referencia dentro de cada ítem de la EAP – WBS Definir los criterios de análisis de performance OBS: Por estándar, el P6 agrupa actividades, Seguimiento de costos y Monitoreo de la Programación a través de la EAP – WBS. Ejercício 6: Creando Ítems de la WBS dentro del Proyecto

Una WBS es una estructura jerárquica que organiza las actividades dentro del proyecto. Vamos a crear la EAP del proyecto “Transp” En la barra de menú File presione Open y seleccione el proyecto En la barra de directorio presione el ícono: El primer nivel de la WBS es el propio proyecto “Transp” En la Barra de Comando, presione Add e ingrese los códigos WBS y descripciones conforme a la tabla a seguir.

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El responsable por los niveles de la WBS por “default” será el responsable del proyecto “ Transp” (mantener el default) Ingresar los datos de la WBS según la tabla siguiente:

Nivel WBS Code 1 2 2.1 2.2 3 3.1 3.2

Tansp Proj&Eng Adquis Transp Entren Campo Instal Test

WBS Name

Sistema Transportador Proyecto e Ingeniería Adquisiciones Transportadores Entrenamiento Servicios en Campo Instalación Pruebas de Campo

Visualizando el resultado de la inclusión de las WBS:

Las guías de la ventana de detalles de la WBS tienen funciones semejantes a las carpetas de la ventana Detalles de Proyectos.

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6.2.

Visualizar el diagrama de WBS Seleccione el icono Chart View organigrama.

para tener una visualización tipo

Seleccione el ítem de WBS . Con el botón de la derecha del mouse dentro del layout del diagrama, seleccione Zoom To Best Fit para tener una visualización mejor elaborada. Presione (+) o (–), para ver los diferentes niveles de la WBS.

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LECCI ÓN 7 - Agr e g a n d o Act i v i d a d e s Esta lección describe cómo agregar actividades a un proyecto y modificar atributos de una actividad. También presentará atajos para facilitar la entrada de datos. Al final de esta lección, el alumno sabrá: Definir una actividad Definir los tipos de actividades Incluir actividades Modificar detalles de actividades Atribuir códigos de actividades a las actividades. 7.1.

Qué es una Actividad

Las actividades son elementos fundamentales de trabajo de un proyecto. Son el nivel más bajo de la Estructura Analítica del Proyecto – EAP (WBS) y la menor subdivisión de trabajo que interesa directamente al gerente del proyecto. 1. Unidad de trabajo más detallada, que es acompañada en un proyecto. 2. Contiene todos los detalles sobre el trabajo a ser ejecutado. 3. También conocida como tarea o item. Componentes de una actividad: OBS/WBS Duraciones Identificador – ID Predecesoras Costos Presupuestados Gastos Restricciones Tipo de duración Definidos por el usuario 7.2.

Calendario Tipo Descripción Sucesoras Recursos Presupuestados Códigos de Actividades Fechas Tipo de Porcentaje Observaciones

Tipos de Actividades

El tipo de actividad debe ser siempre definido. Estos tipos controlan el cálculo de la duración de una actividad y/o fechas. 7.2.1.

Tarea Dependiente (Task Dependent)

“Tarea Dependiente” indica que los recursos de una actividad son programados para trabajar en aquella actividad de acuerdo al calendario de

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la actividad, al revés de seguir los calendarios de los recursos atribuidos a ella. Típicamente, usted usará Actividades tipo “Tarea Dependiente” cuando diversos recursos designados a una misma actividad precisan trabajar juntos. 7.2.2.

Dependencia de Recurso (Resource Dependent)

“Dependencia de Recurso” indica que cada recurso de la actividad es programado siguiendo su calendario y no el de la actividad. Este tipo de actividad es más usado cuando la duración de la actividad depende de la disponibilidad de los recursos atribuidos. Típicamente, usted usará Actividades de tipo “Dependencia de Recurso” cuando los diversos recursos atribuidos a una actividad pueden trabajar de forma independiente. 7.2.3.

Hitos de Inicio y Fin (Start e Finish Milestones)

“Hito” indica que la actividad marca el inicio y el fin de los estados principales de un proyecto. Una actividad “Hito” puede tener gastos, mas nunca costos basados en tiempo (por ejemplo, trabajo), o recursos atribuidos. Una actividad “Hito” no tiene duración. Un “Hito de Inicio” no posee la fecha de fin y un “Hito de Fin” no posee la fecha de inicio. 7.2.4.

Sumario (Level Of Effort - LOE)

“Sumario” indica que la duración de la actividad depende de sus predecesoras y/o sucesoras. Actividades de este tipo no pueden tener restricciones. Típicamente, usted usará el tipo “Sumario” para Actividades que acontecerán dependiendo de otras Actividades. Por ejemplo, trabajo administrativo, un guarda de seguridad o algún aspecto de gerenciamiento de proyecto. “Es generalmente caracterizado por un ritmo uniforme de desempeño de trabajo durante un periodo de tiempo determinado por las actividades soportadas.” PMBOK 3.a ed. 7.2.5.

Resumen EAP (WBS Sumary) Este tipo es usado para resumir un nivel de WBS. Forma un tipo de actividad que comparte un nivel común de WBS.

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Las fechas calculadas en una actividad de “WBS Sumary” se basan en la fecha de inicio más pronta de las actividades del grupo y en la fecha más tardía de estas actividades. No podrán ser atribuidas restricciones en un “WBS Sumary” 7.3.

Asistente de Creación de Actividades

Las actividades pueden ser incluidas en su cronograma de diversas formas. P6 posee un asistente de actividades que le permite a usted ejecutar este proceso paso a paso. Usted también tiene la opción de desconectar el asistente y agregar actividades directamente en la tabla de actividades o en el diagrama de red.

7.4.

Agregando Actividades con el Asistente

Para definir la unidad de tiempo a ser mostrada, seleccione Edit, User Preferences y en la carpeta Time Units altere el campo “Durations Format/ Units” como Days. En el caso de que no sea informada, la duración padrón para actividades de tipo Task Dependent es de cinco (5) días. Este padrón puede ser alterado seleccionando Admin, Admin Preferences, General. Usted puede configurar auto-enumeración para el código de la actividad (Activity ID), escogiendo la visualización Project, carpeta Defaults, Autonumbering Defaults.

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1. 2. 3. 4. 5. 6.

En la barra de comandos, clique en Add. Digite el Activity Id: CS300. Digite el nombre de la actividad: Proyecto de Sistema y haga clic en Next. Seleccione la WBS: Transp.Proy&Ing y haga clic en Next. Escoja el tipo de actividad Task Dependent y haga clic en Next. Seleccione Do Not Show this Wizard Again y haga clic en Finish.

Ejercício 7: Agregando Actividades

1. 2. 3. 4. 5.

Seleccione un nivel de WBS. En la Barra de Comandos, haga clic en Add. Clique en la celda de Activity ID y digite el valor. Clique en la celda de Activity Name y digite la descripción. Dé doble clic en la celda de Tipo de Actividad (Activity Type) y escoja su tipo Task Dependent. Ese campo puede ser accesado en la guía General. 6. Dé doble clic en la celda de Duración original (Original Duration) y digite la duración planeada. Ese campo puede ser accesado en la guía Status. Ingrese los datos, conforme con la tabla a continuación: ID

CS200 CS800 CS300 CS310

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DESCRIPCIÓN SISTEMA TRANSPORTADOR Inicio del Proyecto Fin del Proyecto PROYECTO E INGENIERIA Proyecto de Sistema Revisión y Aprobación del Proyecto

TIPO DE ACTIVIDAD

DURACIÓN (DÍAS)

Start Milestone Finish Milestone

0 0

Task Dependent Task Dependent

30 8

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CS430 CS440

CS400 CS410 CS420 CS450 CS770 CS311 CS315 CS700 CS710 CS720 CS730 CS740 CS750 CS760 CS305

Preparación de los Diseños del Transportador Revisión y Aprobación de los Diseños de Transportador ADQUISICIÓN TRANSPORTADORES Preparación y Solicitud de Cotización para Transportadores Revisión de las Cotizaciones de Transportadores Asignación de Contrato Fabricación y Entrega de los Transportadores ENTRENAMIENTO Manuales de Operación SERVICIO EN CAMPO Inicio de Instalación de Transportador Preparación de Terreno INSTALACIÓN Instalación de Transportador 211 Instalación de Transportador 212 Instalación de Transportador 213 Instalación de Transportador 214 Tabulación de Campo Cableamiento de Campo Pintura de Campo PRUEBAS DE CAMPO Partida y Ajustes del Sistema

Task Dependent Task Dependent

10 7

Task Dependent

12

Task Dependent Task Dependent Task Dependent

2 1 34

Task Dependent

18

Start Milestone Task Dependent

0 18

Task Dependent Task Dependent Task Dependent Task Dependent Task Dependent Task Dependent Task Dependent

12 8 9 10 10 10 4

Task Dependent

9

Visualizando el resultado de la inclusión de las actividades:

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LECCI ÓN 8 - D e f i n i e n d o Códi gos d e Act i v i da de s Esta lección describe los diferentes métodos de codificación en el P6. Al final de esta lección el alumno sabrá: Describir los códigos de actividad (Activity Codes). Definir códigos de actividad Crear y editar códigos de actividad Crear calendarios. 8.1. Códigos de Actividades Los códigos de actividad (Activity Codes) son formas de clasificar y categorizar las actividades, de acuerdo con las necesidades de su organización y de su proyecto. Cada actividad contiene uno o más códigos, organizados de forma jerárquica. Usted puede tener hasta 500 códigos de actividades diferentes por proyecto y un número ilimitado de valores por código de actividad. Los códigos de actividad pueden estar disponibles para todos los proyectos de su Banco de Datos o para un proyecto específico. La jerarquía entre los valores de los códigos de actividad puede ser usada en las tablas de la pantalla, además de ser utilizadas en los reportes. Organiza los layouts Selecciona y sumariza actividades Crea reportesy gráficos. Ejercício 8: Agregando Actividades

Vamos a ver los códigos ya completados previamente y entrar con un nuevo código de actividades. En la barra de menú, seleccione Enterprise, Activity Codes. Se abrirá la pantalla de los Activity Codes. Presione el botón Modif. Presione Add y digite . Presione Close para volver a la pantalla de los Activity Codes. Presione Add y digite los códigos y la descripción, conforme sigue:

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Valor del

Descripción

Código ASA HCL SS CT CG DL OC MT SA GL

Ambi Sistemas Ambientales Hermanos Campos Ltda. Sudoeste Seguros Columbia Tecnologías S.A. Consultores Globales Desarrollo Local S.C. Otima Consultoría Metromedia Telecom S.A. Santos Asociados Grandes Lagos Ltda.

Vea el resultado de la inclusión de los códigos de actividades:

Nota: Usted puede definir el número máximo de códigos de actividades, utilice los siguientes comandos Admin, Admin Preferences, Data Limits. Para atribuir códigos de actividades, primero usted debe crear los códigos para después atribuirlos. 1. 2. 3. 4. 5.

En la visualización Activities, habilite los detalles de la actividad. Seleccione una actividad. Seleccione la carpeta Codes. Haga clic en Assign. Seleccione los códigos para la actividad.

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LECCI ÓN 9 - Cr e a n d o y m odi f i ca n d o Ca l e n da r i os Aprenda cómo utilizar calendarios en un proyecto. Veremos cómo definir en los calendarios la carga horaria de trabajo diario, feriados, puentes, etc. Definir los días y periodos de trabajo y feriados. Describir los tipos de calendarios. Crear un nuevo calendario. 9.1. Creando Calendarios Los calendarios son vinculados a actividades y recursos para determinar para cuándo se programará el trabajo. Días y horas trabajadas. o Define cuáles días de la semana se trabajará o Define el número de horas trabajadas por día Días y horas no trabajadas. o Se registra feriados, holguras, horarios de almuerzo y cena, etc Excepciones. o Se registra como días/horas de trabajo, los días/horas originalmente marcados como no trabajados. Primavera Enterprise permite tres tipos de calendario: Calendario Global – Global Calendar. Disponible para ser usado por todos los recursos y actividades de todos los proyectos del banco de datos. Calendarios de Recursos – Resource Calendar. Disponible para uso de los recursos. Calendarios de Proyectos – Project Calendar. Disponible para un portafolio o para un único proyecto. 9.1.1.

Adicionando un nuevo calendario

1. En el menú Enterprise, seleccione la opción Calendars. 2. Haga clic en Project para visualizar los calendarios del proyecto. Ahora clique en Add para crear un nuevo calendario y seleccione el calendario <Estándar – 5 días por semana> en la ventana que surge, para ser la base del nuevo calendario. 3. Digite el nombre del nuevo calendario <Sistema Transportador Calendario 1>.

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Definición del número global de horas por día Pueden ser informadas cuáles son las horas de los días de trabajo 1. Haga clic en Modify.

2. En el borde superior derecho de la pantalla, de clic en Total work hours/day. 3. De clic en el botón Workweek.

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4. Entre con el número de horas de trabajo por cada día y haga clic en OK. Definición detallada de número de horas por día También pueden ser informadas de forma detallada cuáles son las horas de los días de trabajo 1. En el borde superior izquierdo de la pantalla, de clic en Detailed work hours/day. 2. Haga clic en el botón Workweek.

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3. En Day of the week seleccione los días a ser trabajados y en la caja Work hours marque las horas de trabajo en esos días. Para marcar más de un día, utilice el Ctrl de su teclado. 4. Haga clic en el botón Work para transformar esas horas en horas trabajadas. 5. Clic en OK. 9.2. Modificando un Calendario Existente Vamos a modificar un calendario global existente: Padrón – 5 días por semana. Agregar los siguientes feriados fijos: 01 de Enero 01 de Mayo 12 de Octubre 24 de Diciembre 25 de Enero 09 de Julio 02 de Noviembre 25 de Diciembre 21 de Abril 07 de Setiembre 15 de Noviembre 31 de Diciembre 9.3. Calendarios Globales Un Calendario Global puede ser utilizado por programas, proyectos, actividades y recursos. El calendario global será el modelo para los nuevos calendarios.

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1. Verifique los días de trabajo y de no trabajo. • Gris claro – Días de trabajo • Gris oscuro – Días de no trabajo • Blanco – Días de excepciones 2. Presione

para volver un mes

3. Presione para avanzar un mes 4. Presione los botones de días de no trabajado (Nonwork) y trabajado (Work) 5. Haga clic en Close. Para cambiar la escala de tiempo del calendario de Mes/Día por Año/Mes, basta darle clic a la celda donde está el nombre de Mes y Año.

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Para retornar a la escala de tiempo Mes/Día, basta hacer clic en la celda del mes deseado.

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LECCI ÓN 1 0 -

Ti p os d e D u r a ci ón

Esta lección refuerza conceptos como tipos de duración y de cómo asociar restricciones (Constraints) en un proyecto. Al término de esta lección, el alumno será capaz de: Diferenciar entre diferentes tipos y duraciones Aplicar una línea de fin para proyectos Describir los tipos de restricciones existentes Aplicar restricciones a actividades individuales 10.1. Tipos de Duración El tipo de duración es un ajuste que permite controlar cómo son sincronizadas la duración, las unidades de tiempo y las unidades de recurso/tiempo, con las actividades de modo que la siguiente ecuación sea siempre verdadera: Duración x Recurso (Unidades/Tiempo) = Unidades Donde: Duración (Dur): Plazo para ejecución de la actividad Unidades (Unid): Esfuerzo de trabajo en cantidad de Unidades Recurso (Unidades/Tiempo) (UPT): Asignación del esfuerzo del trabajo, o productividad. La tabla de abajo lista las variaciones de valor para balancear la ecuación arriba mostrada siempre que una de sus variables sea alterada Tipo de duración de actividad Fixed Units/Time Fixed Duration and Units/Time Fixed Units Fixed Duration & Units

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Cambiando unidades, qué cambia?

Cambiando a duración, qué cambia?

Cambiando unidades / tiempo, qué cambia?

Adicionando un recurso, qué cambia?

Dur

Unid

Dur

Dur

UPT

Unid

Unid

Unid

Dur

UPT

Dur

Dur

UPT

UPT

Unid

UPT

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10.1.1. Fixed Units/Time Indica que para la actividad seleccionada se está adoptando un patrón de asignación fijo. Entonces, si disminuimos la duración disminuye el esfuerzo de trabajo y si aumentamos el esfuerzo de trabajo la duración aumenta, conforme el esquema de la ecuación a seguir: Duración = Esfuerzo Recurso A menor Duración Menor Esfuerzo A mayor Duración Mayor Esfuerzo 10.1.2. Fixed Duration and Units/Time Indica que para la actividad seleccionada se está adoptando primero la duración y en seguida el patrón de asignación como son las variables de la ecuación que no pueden ser alteradas. En este caso, la variable de esfuerzo de trabajo será siempre recalculada. Esfuerzo = Duración x Recurso 10.1.3. Fixed Units Indica que el esfuerzo de trabajo de la actividad seleccionada está fijo, excepto cuando el esfuerzo esta en cero4. Entonces, si aumentamos el patrón de asignación la duración disminuye y si disminuimos el patrón de asignación la duración aumenta, conforme el esquema de la ecuación a continuación: Duración = Esfuerzo Recurso A menor Duración Mayor Recurso A mayor Duración Menor Recurso

4

En cuanto el valor de esfuerzo de trabajo fuera cero, su primer cálculo será la duración dela actividad multiplicada por el padrón de asignación del recurso.

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10.1.4. Fixed Duration & Units Indica que la duración y el esfuerzo de trabajo de la actividad seleccionada son fijos, y el cálculo de patrón de asignación del recurso en la actividad se deberá ajustar. Entonces, el patrón de asignación siempre se regirá por la ecuación siguiente: Recurso = Esfuerzo Duración

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LECCI ÓN 1 1 -

Re st r i cci on e s

Restricciones son las imposiciones dadas al proyecto y/o Actividades para reflejar situaciones en la cual la lógica de programación no sea suficiente para definir la realidad del mismo. Una buena práctica recomienda que la atribución de restricciones a las Actividades solamente sea dada cuándo todas las posibilidades, de reflejar la realidad de programación por la lógica entre las Actividades, estén agotadas. 11.1. Deberá terminar en (Must Finish by) La restricción aplicada al proyecto es en el campo Must Finish by, en la visualización Projects, guía Dates.

La restricción aplicada a este campo no hará con que el proyecto efectivamente termine en la fecha impuesta, sin embargo provee una fecha de control al cual será reflejada en las holguras de las Actividades del proyecto. El

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control, hecho a partir de la pantalla anterior, será la comparación entre el campo de imposición y el campo de fin (Finish)5.

Nota: Las próximas restricciones son aplicadas a las Actividades en la visión Actividades (Activities), guía Status. Ellas pueden ser primarias o secundarias aplicadas a los eventos de inicio y/o fin de Actividades.

11.2. Iniciar antes de (Start On or Before): Limita la actividad a comenzar en la fecha de restricción o antes, nunca después. Cambia la fecha tarde de inicio para la fecha de la restricción. Afecta las fechas tardes de sus predecesores. No prevalece sobre la lógica. 11.3. Iniciar En ( una fecha) o después de (Start On or After): Limita la actividad a comenzar en la fecha de la restricción o después, nunca antes. Cambia la fecha temprana de inicio para la data de restricción. Afecta las fechas tempranas de sus sucesores. No prevalece sobre la lógica. 11.4. Iniciar en la fecha (Start On): Limita la actividad a comenzar en la fecha de restricción, ni antes ni después. Cambia ambas fechas, de inicio temprano e inicio tarde, para la fecha de restricción. No prevalece sobre la lógica.

5

Nota: Es necesario recalcular el proyecto para que las fechas mas tardías basadas en la fecha impuesta en “Deberá terminar en” sean tomadas en cuenta;adicionalmente la fecha de inicio, fecha dato y la fecha de fin del proyecto son siempre consideradas a las cero horas del día escogido, cuando la opción de fecha no muestra un horario.

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11.5. Inicio impuesto e n (Mandatory Start): Impone la actividad a comenzar en la fecha de la restricción. Cambia ambas fechas, de inicio temprano e inicio tarde, para la fecha de la restricción. Prevalece sobre la lógica. 11.6. Terminar En ( una fecha) o antes de (Finish On or Before): Limita la actividad a terminar en la fecha de restricción o antes, nunca después. Cambia la fecha tarde de fin para la fecha de la restricción. Afecta las fechas tardes de sus predecesores. No prevalece sobre la lógica.

11.7. Terminar En ( una fecha) o después de (Finish On or After): Limita la actividad a terminar en la fecha de la restricción o después, nunca antes. Cambia la fecha temprana de fin para la fecha de restricción. Afecta las fechas tempranas de sus sucesores. No prevalece sobre la lógica. 11.8. Terminar En (Finish On): Limita la actividad a terminar en la fecha de la restricción, ni antes ni después. Cambia ambas fechas, de fin temprano y fin tarde, para la fecha de restricción. No prevalece sobre la lógica. 11.9. Fin impuesto en (Mandatory Finish): Impone la actividad a terminar en la fecha de restricción. Cambia ambas fechas, de fin temprano y fin tarde, para la fecha de restricción. Prevalece sobre la lógica. 11.10.

Lo más tarde posible (As Late as Possible):

La restricción tan tarde cuanto posible atrasa la actividad sin atrasar a sus sucesores. Este atraso es limitado por el valor de holgura libre disponible de la actividad.

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LECCI ÓN 1 2 -

Pa sos ( St eps) de Act i v i d a d e s

Esta lección describe cómo atribuir pasos a las actividades y cómo aplicar ponderaciones a esos pasos, influyendo en el avance de la actividad. Al completar esta lección, el alumno será capaz de: Asociar ponderaciones en los pasos (Steps) de una actividad Actualizar los pasos Crear templates de los pasos Revisión de los Pasos (Steps) Se puede dividir una actividad en pequeñas porciones llamadas pasos. Esa división depende del grado de detalle deseado para el cronograma del proyecto. Es posible asociar pesos porcentuales a los Steps y calcular el avance de la actividad de acuerdo con el avance de los Steps (la actividad debe tener avance físico), al completar un porcentaje de un paso específico se estará completando una parte de la actividad. Beneficios Este método es mejor si es aplicado a actividades largas que contienen muchas tareas distintas. Además, da sustento al valor de avance físico de la actividad. Nota: Sólo cuando la opción “ Activity percent complete based on activity steps” en la guía Cálculos de la visualización Projects esté activa, es que los porcentajes de los pasos son tomados en cuenta para el avance de la actividad.

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12.1. Incluyendo Pasos para Actividades Incluya Steps en una actividad para relacionar los procedimientos necesarios para completarla. Los pasos son listados en orden cronológico y pueden ser marcados cuando están completos. Usted también puede explicar detalladamente cada paso en el campo de Observaciones. Cuando los pesos en los Steps están siendo utilizados, el campo Physical % Complete en la guía Status de la actividad se torna un campo de sólo lectura. También será necesario que el tipo de avance sea físico para que la actividad sea utilizada por los Steps. Para esto, seleccione en la guía General de Activity Details, en el campo % Duration Type la opción Physical.

Ejercício 9: Inserte Algunos Pasos en una Actividades

1. 2. 3. 4.

Clique en la barra de opciones, escoja Show on Bottom, Activity Details. Seleccione una actividad CS400 Seleccione la carpeta Steps. Clique en Add e incluya un paso Levantamiento de Proveedores.

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5.

Clique en Add nuevamente e incluya otro paso Contratación de Proveedores.

12.2. Actualizando los Steps con factores porcentuales El campo Activity percent complete puede ser calculado a través de la ponderación de los pasos completos y los incompletos de la actividad.

1.

Marque la caja Completed en la columna del primer Step “Levantamiento de Proveedores”.

Observe en la guía Status que el campo Physical % fue alterado por 50% porque el paso “Levantamiento de proveedores” fue clicado como completo. Los campos At complete duration y At complete Labor Units no son cambiados.

Nota: Note que el porcentaje es proporcional al peso de cada paso.

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12.3. Cre ar Plantillas de Pasos (Steps) Su organización podrá tener varias actividades que se reparten dentro del desarrollo del proyecto. Primavera permite crear un grupo de pasos que podrá ser utilizado para múltiples actividades, por ejemplo: Al iniciar un proyecto, puede ser que varias especificaciones deban ser escritas y aprobadas. Y esa especificación podrá ser desarrollada en un proceso de pasos múltiples, que no cambia los pasos que son genéricos. Como ejemplo, la actividad “ Escribir especificación” podrá tener los siguientes pasos: Someterse a la aprobación inicial. Analizar la especificación inicial. Revisar la especificación inicial. Análisis final. Revisión final. Esos pasos pueden ser aplicados para todas las actividades de especificación que estuvieran en el cronograma del proyecto. También podrá ser insertado manualmente en cada actividad “Escribir especifricación”, usted podrá crear un template de los pasos de la actividad, conteniendo esos pasos y atribuyendo ese template a cada actividad aplicable. Si el uso de esos pasos fuera común, se puede convertir en un template.

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1. Seleccione la actividad. 2. En la ventana de Detalles de la Actividad, haga clic en la guía Steps. 3. Seleccione Steps y haga clic con el botón derecho del Mouse en la caja de los Steps y seleccione Create Template. 4. Informe el nombre del Template. 5. Haga clic en OK. 12.3.1. Insertando plantillas o modelos (Template) de Pasos Con la plantilla (template) creada, vamos insertar pasos a partir de una plantilla (template) a una actividad.

Pasos: Seleccione la actividad. En los detalles de la actividad, seleccione la carpeta Steps. Haga clic en Add from Template.

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Haga clic en Add.

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LECCI ÓN 1 3 -

Cr e a n d o Re l a ci on e s

Esta lección describe cómo Primavera calcula la programación de las actividades a través de las fechas tempranas y tardías y, a partir de esas fechas, hace el cálculo de las holguras total y libre. Al final de esta lección el alumno sabrá: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 13.1.

Establecer la lógica de las Actividades en la red. Ejecutar el cálculo de la red. Definir las holguras y sus impactos en la programación. Identificar “Loops” (camino de red que pasa dos veces por el mismo punto ‘no’) y “Open ends” (Tarea con final abierto, infinito). Acompañar la lógica de la red. Calcular la programación manualmente. Calcular la programación utilizando Primavera Enterprise Entender el impacto de las restricciones. Tipos de Relaciones

Antes de hacernos consideraciones respecto de los tipos de interrelación entre actividades, vamos a determinar lo siguiente: 1. Todas las actividades poseen dos eventos, el de inicio y el de término6. 2. La duración de la actividad se determina por la diferencia entre término y/o inicio de la actividad más 1 (uno). 3. Toda relación entre las actividades parte y/o llega de estos eventos. 4. Los periodos en que ocurren los eventos en una relación están separados por tiempos de espera denominados “Lags” que pueden tener valores negativos o positivos, incluyendo el valor cero. En el PMBOK® 3ª Edición, en el proceso 6.2.2, sobre el secuenciamiento de actividades, tenemos el Método de Diagrama de Procedencia (MDP), utilizado por Primavera Enterprise y referido a continuación: Método de Diagrama de Procedencia (MDP) El MDP es un método de construcción de un diagrama de red del cronograma del proyecto que usa cajas o rectángulos, llamados nodos, para representar actividades y los conecta por flechas que muestran las dependencias. La figura 6-5 muestra un diagrama de red del cronograma del proyecto simple, diseñado usando el MDP. Esta técnica también es llamada de actividad en el

6

La excepción son las actividades “Marcos” (Milestones), que son actividades con duración cero y, en el caso de Primavera, omiten el evento de término (si fuera un marco de inicio) o el evento de inicio (si fuera un marco de término).

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nodo (AEN) y es el método usado por la mayoría de los paquetes de softwares de gerencia de proyectos. El MDP incluye cuatro tipos de dependencias o de relaciones de precedencia: Fin a Inicio (Finish to Start – FS): El inicio de la actividad sucesora depende del término de la actividad predecesora. Fin a Fin (Finish to finish – FF): El término de la actividad sucesora depende del término de la actividad predecesora. Inicio a Inicio (Start to Start – SS): El inicio de la actividad sucesora depende del inicio de la actividad predecesora. Inicio a Fin (Start to finish – SF): El término de la actividad sucesora depende del inicio de la actividad predecesora. “En el MDP, término a inicio es el tipo más comúnmente usado de relación de precedencia. Las relaciones de tipo inicio a término son raramente usadas”.

PMBOK 3ª Ed.

13.1.1. Relación Fin – Inicio (FS) con lag -1 La ocurrencia del evento de inicio de la actividad 2 depende de la ocurrencia del evento de fin de la actividad 1 desfasado del valor de tiempo de espera impuesto.

13.1.2. Conexión Inicio – Inicio (SS) con lag -1 La ocurrencia del evento de inicio de la actividad 2 depende de la ocurrencia del evento de inicio de la actividad 1 desfasado del valor de tiempo de espera impuesto.

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13.1.3. Conexión Fin – Fin (FF) con lag -1 La ocurrencia del evento de fin de la actividad 2 depende de la ocurrencia del evento de fin de la actividad 1 desfasado del valor de tiempo de espera impuesto.

13.1.4. Conexión Inicio – Fin (SF) con lag +1 La ocurrencia del evento de fin de la actividad 2 depende de la ocurrencia del evento de inicio de la actividad 1 desfasado del valor de tiempo de espera impuesto.

13.2. Estableciendo Conexiones Lógicas / Relacionamientos Tabla – Creando Relaciones Haga clik en el final de la actividad A (2) y arrastre hasta el inicio de la actividad B (3) para crear una relación Fin a Inicio 1 Actividad A 2

Haga clik en el inicio de la actividad A(1) y arrastre hasta el inicio de la actividad B (3) para crear una relación Inicio a Inicio 1 Actividad A 2

3 Actividad B 4 Haga clik en el final de la actividad A (2) y arrastre hasta el fin de la actividad B (4) para crear una relación Fin a Fin 1 Actividad A 2

3 Actividad B 4 Haga clik en el inicio de la actividad A(1) y arrastre hasta el fin de la actividad B (4) para crear una relación Inicio a Fin 1 Actividad A 2

3

3

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Actividad B

4

Actividad B

4

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13.3. Creando Relaciones en Detalles de la Actividad

1. 2. 3. 4.

Cambie a Layout . Posicione el cursor en la actividad deseada. Haga clic en la barra de Sucesoras y de clic en “Assign”. Seleccione la actividad deseada y de clic en “Close”

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13.3.1. Seleccionando Varias Relaciones y Conectando Actividades

7

La función Link Activities (conectar actividades) permitirá crear relaciones de Fin – Inicio entre las actividades seleccionadas. El orden en el cual ellas son seleccionadas es el orden mandatario en la cual se crearán las relaciones. Usando conexiones en serie: 5. Seleccione una actividad. 6. Seleccione varias actividades, haciendo clic en “Shift” o “Ctrl”, conforme el caso y necesidad idéntico al comando de Windows. “Shift” + clic en la última actividad o “Ctrl” + clic en las actividades subsecuentes o no

7

“Link Activities” le permite crear relaciones de fin a inicio entre las actividades seleccionadas, así como el orden en el cual son seleccionadas y el orden en el cual se crean las relaciones.

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7. Haga clic con el botón derecho en la tabla de Actividades y escoja Link Activities (conectar actividades). Cree las relaciones para el proyecto de Sistema Transportador, conforme la tabla a continuación: ID CS200 CS800 CS300 CS310 CS430 CS440

CS400 CS410 CS420 CS450

CS770 CS311 CS315 CS700

CS710 CS720 CS730 CS740 CS750 CS760 CS305

DESCRIPCIÓN SISTEMA TRANSPORTADOR Inicio de Proyecto Fin de Proyecto PROYECTO E INGENIERÍA Proyecto de Sistema Revisión y Aprobación de Proyecto Prep. de diseños de Transportador Revisión y Aprobación de diseños de Transportador ADQUISICIÓN TRANSPORTADORES Preparación y solicitud de cotización para Transportadores Revisión de cotizaciones de transportadores Asignación de contrato Fabricación y entrega de transportadores ENTRENAMIENTO Manuales de Operación SERVICIOS EN CAMPO Inicio de instalación de Transportador Preparación de Terreno INSTALACIÓN Instalación de Transportador 211

Instalación de Transportador 212 Instalación de Transportador 213 Instalación de Transportador 214 Tabulación de Campo Cableado de Campo Pintura de Campo PRUEBAS DE CAMPO Partida y Ajustes del Sistema

PREDECESORA

SUCESORA

CS305

CS300 -

FS FS

0 0

CS200 CS300 CS310 CS430

CS310 CS430 CS440 CS400

FS FS FS FS

0 0 0 0

CS440

CS410

FS

0

CS400

CS420

FS

0

CS410 CS420

CS450 CS700 CS770

FS FS

0 0

CS450

CS800

FS

0

CS311

CS315 CS700

FS FS

0 0

CS315 CS450

CS710 CS740 CS750 CS760 CS720 CS730 CS305 CS305 CS305 CS305

FS SS SS SS FS FS FS FS FS FS

0 54 54 74 0 0 0 0 0 0

CS800

FS

0

CS700 CS710 CS720 CS700 CS700 CS700 CS730 CS740 CS750 CS760

TIPO DE CONEXIÓN

LAG

Nota: Las informaciones de Tipo de Conexión y LAG son referentes a la sucesora.

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13.4. Creando Relaciones en el DIAGRAMA DE ACTIVIDADES

1. 2. 3. 4.

Escoja File, Open, seleccione el proyecto deseado y haga clic en Open e irá a la visualización Activities. Seleccione una estructura WBS. Haga clic en la Barra de Herramientas de Actividades para focalizar en las actividades. Mueva el indicador del Mouse hacia el borde izquierdo de una actividad. La flecha de la dependencia

5.

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aparecerá

Haga clic y arrastre el Mouse del borde izquierdo de la actividad sucesora.

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13.5.

Se gu im ie nt o Actividades

de

Re la cion e s

Usa ndo

D ia gr a m a

de

Haciendo clic en el botón (Activity Network/Diagrama de Actividades) que está en la barra de Herramientas, su proyecto puede ser visualizado como un diagrama de actividades y relaciones, de acuerdo con la WBS seleccionada. La importancia para este tipo de visualización es: Presenta el proyecto gráficamente Muestra cómo se relacionan las actividades entre sí (FF, FS, SS, SF) Conexiones lógicas Muestra la red de precedencia (predecesoras/sucesoras) Permite crear, modificar o revisar relaciones de las actividades a partir del propio diagrama de actividades. Presenta actividades y relaciones con varios niveles de detalle. El layout del panel izquierdo de la Red de Actividades siempre mostrará la jerarquía de WBS y usted podrá seleccionar cada grupo de WBS. Usted puede salvar un layout con la Red de Actividades en su computador para enviar por e-mail a otro usuario del proyecto o utilizarlo posteriormente. Nota: 1. El Diagrama de Actividades no podrá ser confundido con el Diagrama de Red. 2. Un borde rojo alrededor de cada caja indica cuál actividad es parte del camino crítico. 3. La línea que conecta las cajas de las actividades indica el tipo de relación realizado entre cada una. 4. Usted puede controlar de cerca cada aspecto de la Red de Actividades, incluyendo la apariencia de las actividades, el contenido de lo que estará en las cajas y el espacio entre las actividades gráficamente.

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LECCI ÓN 1 4 -

Ca l cu l a n d o l a Pr og r a m a ci ón

Esta lección describe varios términos de cálculo de la programación del P6 e ilustra cómo hace P6 el cálculo para programación de fechas tempranas y tardías. Al final de esta lección, el alumno sabrá: Ejecutar un cálculo en los sentidos progresivo y/o retroactivo Definir los holguras y sus impactos en la programación Identificar relacionamientos circulares ‘Loops’ y actividades abiertas ‘Open ends’ Acompañar la lógica de la red Calcular la programación manualmente Calcular la programación utilizando P6 14.1. Cálculo Progresivo La programación inicia a partir de la(s) actividad(es) que no tienen predecesoras calculando las fechas tempranas de las Actividades (Cálculo Progresivo). Las fechas tempranas son el período de tiempo mas temprano para el inicio y fin de una actividad conforme fórmula siguiente: Inicio Temprano + Duración – 1 = Fin Temprano Siga el ejemplo y calcule las fechas para las actividades restantes:

El proceso del camino de ida incluye comenzar la primera actividad en el diagrama de red y calcular la fecha más temprana en que la actividad puede iniciar y la fecha más temprana en que la actividad puede terminar.

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14.2. Cálculo Retroactivo El Cálculo Retroactivo comienza a partir de la última fecha de fin tardío, la cual es igual a la última fecha de terminación temprana calculada8. Serán determinadas las fechas tardías de las actividades conforme la fórmula siguiente: Terminación Tardía – Duración + 1 = inicio Tardío Siga el ejemplo y calcule las fechas para las actividades restantes:

En cuanto la última actividad es calculada utilizando el proceso de camino de ida, usted parte de la actividad final y vuelve hasta llegar a la primera actividad. El proceso de camino de vuelta incluye comenzar la última actividad en un diagrama de red y calcular la fecha más tardía que la actividad puede terminar y la fecha más tardía que la actividad puede iniciar.

14.3. Holgura Total Holgura Total es en cuanto, en el tiempo, una actividad puede ser postergada en relación a sus fechas tempranas sin comprometer la fecha de fin del proyecto. Es la diferencia entre el fin tardío y el fin temprano, o inicio tardío menos el inicio temprano, de una actividad.

8

Cuando es impuesta una fecha de fin para el fin del proyecto (“Must finish By”), es a partir de esta fecha impuesta que se inicia el cálculo de las fechas tardías de las Actividades. En nuestro ejemplo todavía no estamos considerando el impacto de las restricciones (“Constraints”) en estas fechas.

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Usualmente actividades con holgura negativa son extremamente críticas, indicando que eso que se está programando no acontecerá en las fechas de la programación. En este caso, estas fechas informan cuando las Actividades con holgura negativa deberían iniciar y/o terminar para que el proyecto no fuese atrasado. Actividades con holgura cero normalmente son denominadas críticas. Representan las fechas de programación, las cuales al menor atraso comprometen la fecha de fin del proyecto. Actividades con holgura positiva indican que las mismas pueden sufrir una postergación en relación a sus fechas de programación, hasta las fechas tardías, sin que el proyecto se atrase.

14.4. Holgura Libre Holgura libre es cuanto en el tiempo, una actividad puede ser postergada en relación a sus fechas tempranas sin comprometer a(s) su(s) sucesora(s). La Holgura Libre tiene que ser menor o igual a la holgura total. Cuando en una actividad hay holgura libre mayor que la holgura total, es una indicación que en el camino de la red de la actividad en cuestión hay actividades con holgura total negativa. Siga el ejemplo y calcule las fechas para las actividades restantes:

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Holgura = Fecha de Final Tardío – Fecha de Final Temprano

14.5. Relacionamientos Circulares ‘Loops’ Indica la lógica circular entre dos Actividades y el P6 no ejecuta el cálculo hasta que el “loop” sea eliminado.

Durante el cálculo, como ejemplo, surgiría una pantalla como la siguiente, indicando donde estaría el problema. Después de la corrección el cálculo puede ser ejecutado nuevamente.

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14.6. Calculando un Proyecto con Primavera® Enterprise P6 Para obtener las fechas de las actividades y del final del proyecto es necesario efectuar el cálculo del proyecto. Utilice la caja de diálogo de la Programación “Schedule” para especificar sus preferencias en la programación o reprogramación de las actividades del proyecto abierto. Para accionar la caja de diálogo de Schedule, haga clic en barra de herramientas.

Schedule, en la

Informe la Data Date y haga clic en Schedule.

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14.6.1. Calculando el Proyecto y Emitiendo el Informe “Schedule Log” El Reporte “Schedule Log” almacena el resultado del cálculo de su proyecto. Esto incluye los datos de cálculo y nivelación, estadísticas, errores, etc.

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14.7. Conexión Dirigente (Driving) y No Dirigente ( No Driving) Una actividad tiene su fecha temprana de inicio definida por las conexiones dirigentes. En la conexión dirigente (driving) la línea de indicación es sólida. En las conexiones no dirigentes (no driving) la línea de indicación es punteada.

14.8. Secuencia Lógica ( Trace Logic) Usted puede usar la Secuencia Lógica (Trace Logic ) para ver gráficamente las conexiones entre las actividades seleccionadas. Use ese recurso para analizar el camino crítico de su proyecto.

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1. Seleccione el item WBS y la actividad 2. Presione la Barra de opciones y escoja Show on Botton, Trace Logic o seleccione el icono. 3. Configure el Trace Logic Options 4. Presione la Barra de Opciones y escoja Bottom View Settings, Trace Logic 5. Presione OK. Ejercício 10:

Calcular el Proyecto

Para obtener las fechas de las actividades y del final del proyecto es necesario efectuar el cálculo del proyecto. Como estamos en la fase de planeamiento del proyecto, todavía no se ha ejecutado ningún cálculo, no tenemos las fechas reales de las actividades. Después del cálculo, serán calculadas todas las fechas que permitirán llegar a la fecha de término del proyecto. Utilice como Data Date la fecha informada como la fecha de inicio del proyecto. Vea el resultado:

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LECCI ÓN 1 5 -

Re cu r sos

Propósitos y Objetivos Esta lección describe la jerarquía de Recursos y su creación. Al final de la lección el alumno será capaz de: Definir Recursos Crear Recursos 15.1. Recursos Los Recursos son los responsables por el trabajo ejecutado en todo el proyecto y se dividen en personas, máquinas y materiales. Los Recursos son siempre en función del tiempo y generalmente son reutilizados entre actividades y proyectos. En Primavera Enterprise se puede: Crear recursos que reflejen la estructura organizacional de la empresa Soporta una asociación jerárquica de recursos y actividades Distinguir entre recurso humano, máquina y material Crear y asociar calendarios y recursos Definir status de los recursos e informaciones, bien como precio/tiempo (Price/Unit).

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15.1.1. Activando el Asistente de Recursos Los Recursos pueden ser adicionados de varias maneras. Primavera P6 viene con un asistente que podrá ayudar paso a paso en este proceso, también se puede adicionar recursos en la ventana de diálogo de recursos.

Ejercício 11:

Creando recursos a través del asistente

En la Barra del menú seleccione Enterprise, Resources. En la visualización de recursos usted verá diversos recursos que fueron preregistrados En la Barra de opciones seleccione Display, Group and Sort by, Default Registre apenas los recursos con fondo negro utilizando el Wizard De la barra Command haga clic en Add

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15.1.2. Creando recursos a través del Asistente

1. Ingrese el ID del Recurso con su nombre

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2. Marque (“No Exhibir este asistente nuevamente“) para que la próxima vez no aparezca este auxiliar, si lo desea puede después tornarlo disponible nuevamente. 3. Clique (Próximo) y opte por la opción Labor (persona), Próximo

4. Entre el Price / Time < 40 >, (Próximo)

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5. Ingrese el número de teléfono y el e-mail si tiene

6. Asocie la función (Role) de este recurso Gerente de Proyecto haga clic en Assign después en Close

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7. Seleccione un calendario existente

8. Clique Next, Asocie el calendario padrón de 5 días, Next

9. Marque Do not auto-compute actuals

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10. Marque que no definirá el Timesheet

11. Haga clic en Finish y para asociar el recurso al proyecto Vera, de un clic con la flecha hacia la derecha

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15.1.3. Creando Recursos sin el Wizard (Asistente) Guía General Se puede editar la tabla general de informaciones de los recursos. Esto incluye los nombres de los recursos, ID (Código) de función, título y la categoría y valores de los recursos 1. 2. 3. 4.

Haga clic en la guía General Entre/vea con el código del recurso ID ING PR Entre/vea el nombre del recurso José Fernando Entre en el campo Employee Id, digite el número y todos los otros campos, conforme se muestra a continuación:

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Guía de Details Se puede editar el status del recurso seleccionado, su clasificación (Función) y hora-extra si aplica. Precios y disponibilidad deberán ser determinados de acuerdo con el tiempo. Se puede también determinar como el recurso irá apuntar sus horas trabajadas. Resource Type: (Tipo de Recurso) Determina si el recurso es persona (labor) o maquinaria y equipo (Non labor), o Materiales (Material) Auto compute Actuals: (Auto-computar las horas): Calcula automáticamente la cantidad de horas que un recurso ejecuta de acuerdo con lo proyectado. Overtime Allowed: (Permitir horas extras) Indica si el recurso seleccionado puede trabajar en horas extras en las actividades asociadas. Overtime Factor: (Factor de Horas Extras) Muestra el factor de multiplicación usado para calcular las horas extras del recurso. Default Units/Time: Colocar la cantidad patrón de unidades de trabajo que un recurso puede realizar en un periodo normal de trabajo, de acuerdo con la fecha efectiva

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15.1.4. Creando un recurso material La diferencia básica entre un recurso Labor o Non Labor para el Material es que los dos primeros son controlados por la medida del tiempo que genera costos. En el caso del recurso material, el control es realizado a través de otras medidas como metros cúbicos, etc. Antes de registrar un recurso material, usted debe tener creadaslas dimensiones de control de la siguiente forma: 1. En el menú Admin, ingrese a Admin Categories 2. En la ventana seleccione la carpeta Units of measure 3. Utilizando el botón Add inserte las categorías mostradas en la figura siguiente:

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Ahora que usted ya tiene las unidades de dimensión de los recursos materiales registradas, sólo falta insertar los recursos. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Volviendo al directorio Resources de Primavera, cree un recurso con ID = MTCTCIV, Nombre = Materiales de Construcción Civil En la carpeta Details marque la opción Material Ahora registre el material ID = CA40, Nombre = Concreto armado FCK40 En la carpeta Details marque la opción Material En el campo Unit of measure escoja el valor metros cúbicos En la carpeta Units & Prices, en la columna Price/Unit inserte el valor 512 Registre los demás ítems, conforme la figura a continuación:

15.1.5. Vista de Recursos Las informaciones de los recursos pueden ser vistas de diferentes maneras e impresas, pueden ser vistas en forma gráfica o jerárquica.

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1. 2. 3. 4.

Use los botones de menos (-) y más (+), para expandir o minimizar los niveles de recursos. Haga clic en el botón Options Bar, Chart View, para ver los recursos en forma gráfica. Haga clic en la barra Options Bar, Expand All Seleccione en el menú File, Print y luego haga clic en Close

Nota: La forma de presentación gráfica de los recursos es la misma que en la WBS y OBS en forma gráfica. Consejo: Para dar zoom en la visualización utilizada en el momento, asegure la tecla Alt y arrastre el Mouse. 15.1.6. Código de Recursos P6 permite que se asocien recursos usando códigos. Por ejemplo, establezca un código llamado “tipo de recurso”, y asocie códigos tipo “empresa o contratante” como códigos a ser asociados a recurso aplicado. Beneficios Provee un método de filtro para los recursos que deseamos sean hallados rápidamente. Facilita el arreglo de recursos para análisis y sumarización en layouts e informes. Use los códigos de recursos para agrupar, ordenar y filtrar recursos en las planillas.

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Atributos Códigos de Recursos son globales para todo el emprendimiento Códigos de Recursos pueden Tener una estructura jerárquica. 15.1.7. Creando y Definiendo Código de Recursos Haga clic en Modify para definir un nuevo tipo de código de recursos Haga clic en Add para agregar un nuevo valor para el código activo

Pasos 1. Seleccione en el menú Enterprise, Resources Codes 2. Seleccione un código de Recursos Unidades Corporativas 3. Haga clic en Close 15.1.8. Asociando Códigos de Recursos Asociar Código de Recursos en la pantalla de Recursos

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Pasos: 1. 2. 3. 4.

Seleccione Enterprise, Resources Seleccione el recurso OHL – Omar López En la guía Codes haga clic en Assign Del código Unidades Corporativas, seleccione un código Electro – Electrónicos 5. Haga clic en Assign, y luego en Close 15.1.9. Agrupando por Código de Recurso La Visualización de recursos también puede ser ordenada o agrupada por los códigos de recursos

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Pasos 1. De la barra Display haga clic en Group and sort by y en Customize 2. Seleccione como criterio de agrupamiento Unidades Corporativas 3. Haga clic en OK 15.2. Funciones de Ca r gos (Roles) Las funciones de cargos con perfiles específicos pueden ser usadas como recursos para ser asociadas en las actividades, permitiendo ejecutar el planeamiento y costo hasta que los recursos específicos estén disponibles para ser asociados. Se puede más tarde especificar el recurso que se encuadre en las funciones y perfiles y hacer el cambio.

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Pasos: 1. 2. 3. 4. 5.

Seleccione en el menú File, Open Abra el proyecto Transp. Seleccione en el menú Project Activities Abra el layout Default WBS Layout Seleccione una actividad CS450 – Fabricación y Entrega de los Transportadores 6. De la guía Resource, haga clic en Add Role 7. Seleccione una función (role) Finanzas, entonces haga clic en Assign

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Ejercício 12: ID CS300 CS310 CS430 CS440

Insertando Recursos en las Actividades ACTIVITY NAME SISTEMA TRANSPORTADOR PROYECTO E INGENIERIA Proyecto de Sistema Revisión y aprobación del proyecto Preparación de diseños del transportador Revisión y aprobación de los diseños del transportador

CS700 CS710 CS720 CS730 CS740

ADQUISICIÓN TRANSPORTADORES Preparación y solicitud de cotización de transportadores Revisión de cotizaciones de transportadores Asignatura de contrato Fabricación y entrega de los transportadores ENTRENAMIENTO Manuales de operación SERVICIOS EN CAMPO Preparación de terreno INSTALACIÓN Instalación de transportador 211 Instalación de transportador 212 Instalación de transportador 213 Instalación de transportador 214 Tabulación de campo

CS750

Cableado de campo

CS760

Pintura de campo PRUEBAS DE CAMPO Partida y ajustes del sistema

CS400 CS410 CS420 CS450 CS770 CS315

CS305

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RESOURCES Walter Resende Edson Madeira Paulo Cardoso Edson Madeira Walter Resende Walter Resende Walter Resende Orlando Rocha Ar Ambiente Ltda.. Edson Madeira Carlos Alberto Carlos Alberto Carlos Alberto Carlos Alberto Carlos Alberto Ing. Campo Ing. Campo - Asistente Ing. Campo Ing. Campo - Asistente Ing. Campo Walter Resende Paulo Cardoso

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LECCI ÓN 1 6 -

Pl a n d e Cu e n t a s y Ga st os

Esta lección explica el Plan de Cuentas (Cost Accounts), que son estructuras jerárquicas que permiten ir a lo largo de las discriminaciones de las cuentas como un plan de cuentas de una organización y define conceptos de cómo asociar gastos en un proyecto. Los planes de cuentas son: Usados para buscar recursos y costos de las actividades; La base para reportes basados en costo; Se puede adaptar al sistema de códigos de cuenta internos de la empresa; Posibilita la búsqueda a través de navegación de la pantalla o en el reporte de resumen; Certifica una estructura jerárquica de costos junto al proyecto. Al final de esta lección, el alumno será capaz de: Asociar gastos a las actividades y sus vínculos en el plan de cuentas. 16.1. Creando un Plan de Cuentas 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Seleccione en el menú Enterprise, Cost Accounts Haga clic en el botón +, Expand All En la Barra de Comandos, de clic en Add Ingrese con el código de cuenta ID Desenv Ingrese con el nombre de cuenta Desenvolvimiento de Sistema De la barra de Comandos, de clic en Close

Nota: Se puede definir el campo máximo del plan de cuentas, seleccionando Admin, Admin Preferences, Code Lengths.

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16.2. Gastos Gastos (Expenses) son gastos que no están asociados a los recursos, mas sí a las actividades del proyecto. Son típicamente gastos locales y de ítems no reutilizables. Ejemplo de Gastos son: materiales, viajes, entrenamiento, etc. Podemos categorizar los gastos, especificar cuándo ocurren estos en las actividades, en el inicio, durante o en el fin. Cada gasto tiene un costo presupuestado (budgeted cost), costo real (actual cost) y un costo restante estimado (estimated remaining cost). Los gastos no son como los recursos. Los recursos están en función del tiempo y, generalmente, se extienden a lo largo de varias actividades y de múltiples proyectos. Ejemplo de recursos son: personas, equipos y materiales. Al contrario de los recursos, los gastos son específicos del proyecto y no están en función del tiempo. El Primavera Enterprise no incluye los gastos cuando está nivelando recursos. 16.3. Asociando Gastos Asociando gastos en la pantalla de Detalle de Actividades

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7. Seleccione una actividad CS300 – Proyecto del Sistema 8. Seleccione la guía Expenses 9. De clic en Add para asociar el gasto a una actividad y digite el expense item Entrenamiento 10. Presione dos veces en la celda de cost account para seleccionar una cuenta de costo Desenv. 11. Presione dos veces en la celda Expense category para identificar el costo Entrenamiento 12. Ingrese con el Budgeted cost 1000

Nota: Las categorías de gastos pueden ser definidas en Admin, Admin Categories

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LECCI ÓN 1 7 -

Cr e a n d o u n Pl a n M e t a ( Ba se l i n e )

Esta lección presenta técnicas usadas para analizar y disminuir el plazo en el cálculo realizado. Se mostrará cómo se crea un plan meta y se graba como una foto del proyecto, donde se podrá realizar análisis de la situación actual, en relación a lo grabado anteriormente, generar barras configuradas como “Plan Meta” en las actividades. Al final de la lección, el alumno será capaz de: Analizar un cálculo del proyecto Listar alternativas para acortar plazos, calculando el proyecto Reducir el tiempo en el proyecto Transp. Definir y crear un plan básico para el proyecto Personalizar el layout del diagrama de Gantt. 17.1. Análisis del Cálculo para creación de la Línea de Base Si en el último cálculo realizado la fecha de finalización del proyecto calculada todavía no coincide con la fecha de finalización requerida por el proyecto, el proyecto debe ser analizado de acuerdo con los pasos apuntados abajo y recalculado para poder para llegar a la meta requerida. Focalizar el camino crítico Revisar fechas Relevantes Detallar datos de la actividad Verificar la Lógica de la red Ver la Disponibilidad y Viabilidad de Recursos Herramientas para análisis Ventana del diagrama de Gantt Trace Logic Schedule Log Report Reduciendo Plazos Cuándo se desea acortar el cronograma para llegar a cumplir la meta, es necesario mantener el foco en las actividades críticas a través de la red. Copiar el proyecto para un análisis tipo “ que pasa si” (What if) Focalizar en las actividades críticas Adicionar recursos para reducir la duración Usar relaciones para sobreponer actividades Dividir actividades largas

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Cambiar las definiciones de calendario Tornar feriados o final de semana como días útiles. Herramientas para ejecutar la reducción del plazo Filtros Agrupar y clasificar Activity Detail – para predecesoras y sucesoras Trace logic 17.2. “ Plan Meta” - Baseline El plan meta es una copia del plan básico inicial o no de un proyecto. Esta copia contiene el blanco que se quiere acertar en términos de costo, tiempo y desempeño. Cuando se genera una baseline, se puede especificar que tipo de informaciones se desea grabar. Se puede copiar el baseline como un nuevo proyecto, y restaurar el baseline como un proyecto corriente. P6 permite crear hasta 50 baselines para un proyecto. Solamente un baseline será asignado al proyecto. Sin embargo podrán ser visualizadas en el Gráfico de Gantt hasta 3 baselines simultáneamente para simulaciones. Cada baseline puede tener un nombre tipo asociado a ella Nota: Se puede definir tipos de planes meta seleccionando Admin, Admin Categories, Baselines Types. Se puede especificar el número máximo de planes meta que cada proyecto puede tener, seleccionando Admin, Admin Preferences, Data Limits.

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17.2.1. Creando una Baseline 1. En el menú Project, seleccione Maintain Baselines

2. Seleccione el proyecto al cual será creado el plan meta “ Sistema Transportador” y de clic en Add

3. Marque la opción “Save a copy of the current Project as a new baseline” y haga clic en OK.

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4. Seleccione la baseline a ser utilizada

5. En el campo Baselline Type, informe el tipo de baseline “Planeamiento Inicial” 6. Cierre la pantalla de Maintain Baselines dando clic en Close Nota: Los campos Data Date y Last Update Date son precompletados automáticamente por Primavera. 7. En el menú Project, seleccione Assign Baselines

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8. En el campo Project, seleccione el proyecto al cual usted quiere atribuir el plan meta que creó en el paso anterior 9. En el campo Project Baseline seleccione el plan meta a ser utilizado

Nota: Se puede comparar hasta tres planes meta simultáneamente por proyecto, seleccione los planes meta que serán comparados en User Baselines Primary: Seleccione el plan meta preliminar de la lista de planes meta disponibles. De no seleccionar primary, se adoptará el plan meta de Project Baseline. Secondary: Seleccione el segundo plan meta de la lista de planes meta disponibles. No es necesario seleccionar. Tertiary: Seleccione el tercer plan meta de la lista de planes meta disponibles. No es necesario seleccionar. 10. En el directorio Projects, seleccione la guía Settings, haga clic en Project baseline de la opción Baseline to earned value calculations. Esa configuración servirá para el cálculo de Valor Ganado (Earned Value).

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Ejercício 13:

Creando un Plan Meta para el Proyecto

El plan meta es una copia del plan básico inicial de un proyecto. Esta copia contiene una meta que se quiere acortar en términos de costo, tiempo y performance. Vamos a crear el plan base para nuestro proyecto.

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LECCI ÓN 1 8 -

Su m a r i z a n d o D a t os d e l Pr oy e ct o

Describe cómo usar el Sumarizador para almacenar datos en el banco de datos. Sumarizar el proyecto o Summarize, significa cargar las tablas resumen de Primavera, que contienen las informaciones compiladas a nivel de proyecto, para permitir su consulta en los módulos gerenciales (Projects y Tracking). La sumarización de un proyecto permite que los datos principales del proyecto sean calculados, grabados como informaciones sumarizadas y, de esta forma, puedan ser extraidas del banco. No siempre lo que es mostrado en la pantalla para el usuario está grabado en un campo en el banco de datos (estos datos son llamados “vivos”). Por ejemplo el campo Performance % Complete. Para sumarizar el proyecto, en el menú Tools, de clic en Summarize y, en seguida, en Open Projects:

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18.1. Sumarización Vía Job Service Job Service es un componente de Primavera que se ejecuta como un servicio de Windows que periódicamente ejecuta cálculos y verifica la consistencia de la información de la sumarización, basado en aquello que fue informado. Es posible crear ilimitado número de servicios, cada cual con un alcance de ejecución. Parámetros de Setup Defina los parámetros de configuración de Job Service en la ventana Job Details. Application User Login Name – Nombre de usuario para ejecutar el job service. Run Job – Indica cuándo se ejecutará el job seleccionado Log to File – Marca la caja para conectar el estatus de los mensajes para un archivo de usuario específico.

Pasos: 1. Seleccione en el menú Tools, Job Services

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LECCI ÓN 1 9 -

Or ga n i z a r y Fi l t r a r Act i v i d a d e s

Esta Lección describe los diferentes métodos de visualización en la pantalla de su proyecto. Usted podrá organizar y filtrar los datos de su proyecto, tracking, resource assignments, o de su EPS, de acuerdo con sus necesidades. Al término de esta lección, el alumno será capaz de: Organizar datos de acuerdo con un criterio específico Filtrar datos de acuerdo con un criterio específico 19.1. Abriendo un Layout Existente Layout es la combinación de elementos visuales que aparecen en su pantalla.

De clic en la barra de opciones y escoja Layout, Open Seleccione el layout deseado: 1 – Organizado por WBS De clic en Open Repita el procedimiento para los layouts 2 y 3 19.2. Entendiendo Los Elementos de un Layout Los layouts existentes fueron previamente guardados para que puedan ser reutilizados a cualquier momento. Usted puede crear nuevos layouts. Cada layout consiste en la definición de los datos de las siguientes ventanas: Tabla (parte superior o inferior de la pantalla) Definir columnas a ser presentadas

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Definir forma de agrupación y ordenamiento Seleccionar actividades a ser mostradas (filtros) Gráfico de Gantt (parte superior o inferior de la pantalla) Definir espesura, color y extremos de las barras Definir textos que acompañarán las barras Detalles de Actividades (parte superior de la pantalla) Definir datos a ser presentados en las cajas Formatear el color de la caja Trace Logic (parte inferior de la pantalla), sólo para actividades: Número de predecesoras y sucesoras a ser mostradas Planilla de carga por actividad (parte superior o inferior de la pantalla) y planilla de carga por Recurso (parte inferior de la pantalla) Definir columnas a ser presentadas Seleccionar actividades a ser mostradas (filtros) Definir tipo de recursos a ser presentados Definir forma de agrupación y ordenamiento Histograma de carga por Actividad (parte inferior de la pantalla) e Histograma de carga por Recurso (parte inferior de la pantalla) Definir tipo de datos (unidades o costos, previsto o real) Detalles de Actividades (parte inferior de la pantalla) Definir cuáles guías (tabs) serán mostradas. Facilita la visualización, entrada y/o modificación de datos.

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19.3. Modificando un Layout – Seleccionando Columnas Usted puede definir nuevas columnas para su layout: De clic en la barra de opciones y escoja Show on Top, Activity Table Nuevamente de clic en la barra de opciones y escoja Show on Button, No Button Layout De clic en la barra de opciones y escoja Columns Presione la barra Available Columns, seleccione Group and Sort by, List.

Escoja el campo de la nueva columna, seleccione Actual Start Para seleccionar otros campos mantenga la tecla Ctrl presionada. Seleccione el campo: Calendar Presione la flecha hacia la derecha , entonces todos los datos seleccionados serán transferidos hacia la columna Display Columns Vamos a remover una columna. Seleccione el campo: Finish. Presione la flecha hacia la izquierda para remover la columna. Las flechas dobles son usadas para seleccionar o remover todos los campos. Las flechas para arriba y para abajo son utilizadas para definir la orden de las columnas en el Layout.

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19.4. Salvando Layouts Cuando esté satisfecho con su layout, usted podrá salvarlo para reutilizarlo más adelante: De clic en la barra de opciones, en Layout y Save, para guardar los cambios hechos en el layout actual De clic en la barra de opciones, en Layout y Save as, para guardar un nuevo layout:

Se abrirá una nueva ventana, permitiendo un nuevo nombre para el layout creado. Digite: Inicio planeado vs Inicio real Escoja quién tiene acceso al uso del layout en la caja Available to. Presione la flecha hacia abajo y seleccione All Users Presione OK 19.5. Seleccionando Las Guías de Detalles de Actividades P6 permite que usted defina cuáles guías de datos usted tendrá cuando visualice la ventana de detalle de las actividades (Activity Details). Presione el Menu View y escoja: Show on Bottom, Activity details

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Presione el Menu View y escoja: Bottom Layout Options o presione el botón de la derecha en el área de Tabs de la ventana de Detalle de Actividades y escoja Customize Activity Details Seleccione cuáles carpetas de datos (Tabs) desea usted que sean mostradas en la ventana de Detalle de Actividades, utilice: Shift o Ctrl para selecciones múltiples Seleccione Codes, Steps y Summary Presione la flecha hacia la derecha, para que todos los datos seleccionados sean transferidos hacia el área de Carpetas Visibles (Display Tabs) Presione OK 19.6. Agrupando Actividades P6 le permite agrupar actividades, tanto en el Gráfico de Gantt, como en el Diagrama de Bloques, de formas simples para organizar las informaciones de sus proyectos. Escoja el layout: 5 – Organizado por Localidad

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Agrupar actividades por jerarquía o por algún otro dato Los items de jerarquía son: EAP – WBS, Códigos de Actividades (Activity Codes) y EAE – OBS Los campos de datos incluyen: Fechas, Recursos, Calendarios, Predecesoras y Sucesoras, etc. Podemos visualizar líneas totalizadoras Sumarizar datos Especificar fuentes y colores para los títulos de grupo Especificar el orden dentro de cada grupo

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19.6.1. Agrupando por WBS

1. En el menú View escoja: Group and Sort 2. Presione en la primera celda abajo de Group y escoja el item WBS 3. Presione dos veces la primera celda debajo de Font and color para escoger el color y fuente para el nivel 1 de la EAP – WBS 4. Presione el botón Font y escoja New Font color: Blanco 5. Presione el botón Color y escoja un nuevo color de fondo: Negro 6. Presione OK 7. Presione OK para salir de la ventana de Edit Font and Color 8. Presione OK para salir de la ventana de Edit Group and Sort

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19.6.2. Agrupando por WBS - Resumen

1. 2. 3. 4.

Presione para sumarizar un grupo En el menú View escoja Colapse All para sumarizar todos los grupos Presione para expandir un determinado grupo En el menú View escoja Expand All para detallar todos los grupos

19.6.3. Ordenando

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1. En el menú View escoja Group and Sort 2. Presione OK 3. Seleccione en Field name: early start 4. Presione OK para salir de la ventana Sort 19.6.4. Agrupando por la WBS y Agrupando por Inicio Temprano

19.6.5. Agrupar por Fecha

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1. 2. 3. 4.

Presione el ícono Group and Sort Procure Early Start Presione Apply Presione OK

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19.7. Filtros El P6 permite que se creen nuevos filtros o utilice una serie de filtros predefinidos. Se puede aplicar uno o más filtros en su layout, pudiendo ser cambiados en cualquier momento. Aplicaciones: Permite crear layouts personalizados Limita las actividades de un layout Focaliza las actividades de un determinado grupo Guarda filtros específicos para uso posterior Facilita las actualizaciones 19.7.1. Aplicando Los Filtros Estándar

1. Presione la barra de Opciones y escoja Filtres 2. Marque en la columna Select, el filtro critical 3. OK

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19.7.2. Actividades Críticas

19.7.3. Creando un Filtro

1. Presione View elija Filter o el icono igual a un filtro 2. Presione New para agregar un nuevo filtro 3. Complete el nombre del filtro nuevo en el campo Filter Name: Item=Proyecto sist transportador 4. Presione add para completar el criterio 5. En la columna Parameter seleccione Item 6. En la columna Is seleccione Equal

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7. En la columna Value seleccione sist transp 8. OK para salir de la ventana Edit Activity Filter 9. Marque el Filtro Item=Proyecto sist transportador y desmarque el filtro Critical 10. Ok Actividades del Ítem = Proyecto Sistema Transportador.

También se puede crear filtros con múltiples criterios, de manera similar al filtro anterior, apenas agregando otras líneas de criterio.

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19.7.4. Ccombinación de Filtros Se puede combinar la aplicación de dos o más filtros existentes

1. 2. 3. 4.

Presione la barra de opciones y escoja Filter Marque el filtro Critical Marque el filtro Milestone Escoja la opción All select filtres en la parte de arriba de la pantalla en Show Activities that match.

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L E CCI Ó N 2 0 -

Pr e f e r e n cia s d e U su a r io

En Primavera, cada usuario puede definir sus preferencias en la visualización de informaciones. En el menú Edit, de clic en User Preferences. Usted verá varias guías al aldo izquierdo de la caja de diálogo que se abrirá 20.1. Guía Time Units De clic en el menú Edit en User Preferences, en la guía Time Units.

En esta guía usted podrá configurar los Formtos de Unidades de Tiempo para visualizar el esfuerzo de trabajo, la duración y la colocación de los recursos en horas, días, semanas, etc. Lo que podrá ser visualizado en la cantidad de décimas escogida por el usuario, o ninguno, si escoge cero. También podrá mostrar subunidades como por ejemplo: horas y minutos y la leyenda de la unidad escogida. Las configuraciones de las pantallas descritas determinan cómo las unidades de tiempo serán mostradas en Primavera:

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Units Format = Hour – significa que el esfuerzo de los recursos será mostrado en “horas”. Marcando la caja “Show Unit Label”, será mostrada la leyenda, evidenciando el formato escogido (horas = h, días = d, etc.) D u r a t ions For m a t = Day – significa que la duración de las actividades será mostrada en “Días”. Marcando la caja “Show Durat ion label” , será mostrada la leyenda, evidenciando el formato escogido (horas = h, días = d, etc.) En la sección Hours/Time Format podrá escogerse cómo será mostrado el tiempo / unidades de los recursos, si en porcentual o en cantidades de horas por día. La sección Hours per Time Period muestra cada periodo de tiempo o número de horas correspondientes. 20.2. Guía Dates

Date Format: Define el formato en que serán visualizadas las fechas Options: Algunas opciones al respecto de la visualización de la fecha (Año con cuatro dígitos, nombre del mes, etc

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Time: Define el formato en el cual serán visualizadas las horas (12h o 24). Con la opción “Do not show time” seleccionada, las horas no serán mostradas en los campos de fecha. 20.3. Guía Currency En esta guía, el usuario podrá escoger la moneda utilizada para visualizar los costos del proyecto.

Nota: El registro de las monedas disponibles se realiza en el menú Admin en la opción Currencies…

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20.4. Guía E- mail La guía e-mail permite que usted utilice sus configuraciones personales de e-mail

E-mail Protocol: Especifica cuál protocolo utiliza su programa de e.mail Mail Server Login: Su usuario de e-mail o nombre de perfil, dependiendo de la configuración de su e-mail. Usted puede digitar un nuevo usuario o nombre de perfil Password: De clic para cambiar su contraseña de correo actual Mail Configuration: Ou t going M a il Se r v e r ( SM TP) : El nombre del servidor SMTP o la dirección para utilizar cuando se envíe un e-mail. Usted puede digitar una nueva dirección. Use r E- m a il Addr e ss: La dirección de retorno del e-mail de sus mensajes. Si usted no inserta esta dirección de e-mail, todas las respuestas serán enviadas al mismo e-mail del cual usted envió sus mensajes de salida. Usted puede digitar una nueva dirección de e-mail

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20.5. Guía Assistence Los asistentes ayudan a los usuarios en la creación de nuevas actividades y en el registro de nuevos recursos, sin dejar que usted se olvide de alguna información importante. La primera opción habilita/deshabilita el asistente de creación de nuevos recursos y la segunda opción habilita/deshabilita el asistente de creación de nuevas actividades.

20.6. Guía Application En la sección Startup Window usted puede escoger cuál visualización desea tener al entrar a Primavera. Podrá escoger inclusive si desea o no la nota de “bienvenida” al entrar a Primavera. Marcando la opción “Write trace of internal functions to log file” en la sección Application Log File, usted estará habilitando la función de registrar la secuencia de las acciones.

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En la sección Group and Sort puede escoger inclusive la leyenda estándar de los agrupadores.

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20.7. Guía Password En esta guía, el usuario podrá cambiar su propia clave de entrada en la aplicación de Primavera, haciendo clic en el botón “Password”, lo cual abrirá una caja donde podrá digitar y confirmar la nueva clave.

20.8. Guía Resource Analysis La guía Resource Analysis permite que usted especifique cuáles proyectos son incluidos en el cálculo de valores restantes y cuáles fechas e intervalos de tiempo son usados para calcular la información de distribución de tiempo en Resource Usage Profile y en Resource Usage Spreadsheet.

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