09 - Unosenje Promjena U Tablicu

9. Vje`ba

UNO[ENJE

PROMJENA U TABLICU U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako uraditi promjene u tablici dodavanjem i uklanjanjem polja i skrivanjem stupaca.

URE\IVANJE

POLJA I NJIHOVA SVOJSTVA

Sada kada ste stvorili tablicu mo`da }ete `eljeti zapo~eti unos slogova. O tome }ete vi{e nau~iti u 11. vje`bi. Prije nego {to zapo~nete unos slogova uvjerite se da tablica izgleda to~no onako kako ste `eljeli kako se kasnije ne biste morali vra}ati i mijenjati strukturu tablice. Tako|er, pro~itajte i 10. vje`bu u kojoj govorimo o stvaranju odnosa izme|u tablica. Bez obzira na na~in kojim ste stvorili tablicu (sa ili bez Table Wizarda), mo`ete unijeti `eljene promjene u tablicu u prikazu Table Design. Ako ste tablicu stvorili bez pomo}i Table Wizarda, prikaz Table Design }e vam izgledati poznato. Uradite jedno od sljede}eg ako `elite u}i u prikaz Table Design: l

l

l

l

U prozoru Database kliknite na podru~je Table, odaberite tablicu na kojoj `elite raditi i kliknite gumb Design. U prozoru Database kliknite na podru~je Table, odaberite tablicu na kojoj `elite raditi i pritisnite tipke Alt+D. Ako je tablica prikazana u prikazu Datasheet, odaberite View, Design View. U prozoru Database kliknite desnom tipkom mi{a na ime tablice i iz izbornika pre~ica odaberite Design View.

66

9. VJE@BA

Ne zaboravite da mo`ete brzo prelaziti iz prikaza u prikaz klikom na gumb View koji se nalazi na lijevom kraju standardne alatne trake (slika 8.4 u prethodnoj vje`bi). Kliknite gumb sa strelicom prema dolje i iz popisa koji se prikazuje odaberite prikaz. Kada se nalazite u prikazu Table Design (slika 9.1), mo`ete urediti bilo koje polje na na~in koji ste nau~ili u prethodnoj vje`bi. Evo osnovnih koraka:

1. Kliknite ime bilo kojeg polja u stupcu Field Name. 2. Ako `elite, kliknite polje u podru~ju Data Type i iz padaju}eg popisa odaberite novu vrstu podatka.

3. U panou Field Properties (donji dio prozora Table Design) kliknite u bilo koji okvir za tekst kako biste promijenili vrijednost. Neki okviri za tekst sadr`e padaju}e popise koje }ete aktivirati klikom na okvir za tekst.

4. Ponavljajte prva tri koraka za svako polje koje `elite promijeniti. Svojstva polja

Kliknite kako biste prikazali popis razli~itih vrsta podataka.

SLIKA 9.1 U prikazu Table Design mo`ete promijeniti osnovna svojstva bilo kojeg polja.

UNO[ENJE

PROMJENA U TABLICU

Potrebna mi je ve}a pomo}? Ako ste tablicu stvorili bez pomo}i ~arobnjaka (8. vje`ba), prethodni koraci }e se sami objasniti, no ako ste tablicu stvorili pomo}u Table Wizarda vjerojatno ste se sada izgubili. Stoga pro~itajte ponovno 8. vje`bu kako biste ubrzali svoj rad.

DODAVANJE

POLJA

Prije uno{enja podataka u tablicu (11. vje`ba) uvjerite se da ste uklju~ili sva polja koja su vam potrebna. Za{to? Ako kasnije budete dodavali polja u tablicu, morat }ete se vra}ati i unositi vrijednosti u ta polja za svaki slog koji ste ve} unijeli. Tako|er, mijenjat }ete {irinu polja i tako se izlagati riziku nenamjernog brisanja ili zagubljivanja podataka. Polje mo`ete dodavati u prikazu Table Design ili prikazu Datasheet. Najprije probajte u prikazu Table Design jer se trenutno nalazite u tom prikazu:

1. Kliknite oznaku sloga (sivi kvadrati} lijevo od imena polja) kako biste odabrali polje gdje `elite prikazati novo polje (cijeli redak je ozna~en crno).

2. Na tipkovnici pritisnite tipku Insert, kliknite gumb Insert Rows na alatnoj traci ili odaberite Insert, Row. U popisu Field Name prikazuje se prazan redak.

3. Unesite ime, vrstu, opis i ostalo za novi redak. (Ako je potrebno, ponovno pro~itajte 8. vje`bu.)

BRISANJE

POLJA

Ako ste shvatili da vam odre|ena polja koja ste stvorili nisu potrebna, sada je vrijeme da ih se rije{ite. Ako to ne uradite, morat }ete unositi informacije u svaki slog, koje vam nikada ne}e trebati.

67

68

9. VJE@BA

Ne bri{ite va`na polja Budite vrlo pa`ljivi ako bri{ete polja nakon {to ste ve} zapo~eli unos podataka. Kada izbri{ete polje, sve informacije nestaju zajedno s poljem. Stoga je najbolje brisati nepotrebna polja prije uno{enja podataka.

Polja mo`ete izbrisati u prikazu Table Design ili u prikazu Datasheet. Slijedite naredne korake da biste izbrisali polje:

1. Prije|ite u prikaz Table Design, ako ve} niste u njemu. 2. Odaberite polje. 3. Uradite jedno od sljede}eg: l

Pritisnite tipku Delete na tipkovnici.

l

Kliknite gumb Delete Rows na alatnoj traci.

l

Odaberite Edit, Delete Rows.

Tipka Delete ne radi U prikazu Datasheet tipka Delete nije dostupna pa stoga morate upotrijebiti opcije iz izbornika.

Ako `elite, polje mo`ete izbrisati i u prikazu Datasheet. Za razliku od dodavanja polja kada je bolje biti u prikazu Table Design, kod brisanja vam je potpuno svejedno, a prednost je prikaza Datasheet {to }ete vidjeti i podatke koje ste unijeli u polje koje `elite izbrisati. Slijedite naredne korake da biste izbrisali polje u prikazu Datasheet.

1. Prije|ite u prikaz Datasheet. 2. Kliknite naslov stupca kako biste odabrali cijeli stupac za polje koje `elite izbrisati (cijeli stupac ozna~en je crno).

3. Odaberite Edit, Delete Column.

UNO[ENJE

SKRIVANJE

PROMJENA U TABLICU

POLJA

Ako polje trenutno ne `elite upotrijebiti, ali }e vam trebati kasnije u radu, bolje ga je sakriti nego izbrisati. Skrivanje polja ima dvije prednosti: l l

Ako ste ve} unijeli slogove, sa~uvat }ete sve podatke u polju. Svojstva polja koja ste podesili pri stvaranju polja bit }e sa~uvana i kasnije ne}e biti potrebno ponovno pode{avati odre|ena svojstva.

Da biste polje sakrili, morate upotrijebiti prikaz Datasheet, a pomo}u prikaza Table Design ne}ete mo}i sakriti polje. Slijedite naredne korake:

1. Prije|ite u prikaz Datasheet. 2. Odaberite polje (polja) koje `elite sakriti. 3. Odaberite Format, Hide Columns, ili kliknite desnom tipkom

mi{a u stupac i odaberite Hide Columns. Stupac vi{e nije vidljiv.

Slijedite naredne korake kako biste ponovno prikazali skriveni stupac:

1. Odaberite Format, Unhide Columns. Prikazuje se okvir za dijalog Unhide Columns (slika 9.2). Polja s oznakom kva~ice u okviru za potvrdu nisu skrivena, a ako oznaka kva~ice nije u okviru za potvrdu, zna~i da je polje skriveno. Skrivena polja

SLIKA 9.2 Pomo}u okvira za dijalog Unhide Columns mo`ete skrivati ili ponovno prikazivati polja.

69

70

9. VJE@BA

2. Kliknite u okvir za potvrdu i promijenite status polja. Klikanjem u okvir za potvrdu polje mijenja status iz skrivenog u ponovno prikazano.

3. Kliknite Close. Skrivena polja su i dalje dijelovi baze podataka. Dokaz tome je prikaz Table Design u kojem }ete i dalje vidjeti skrivena polja.

BRISANJE

TABLICE

Sada kada ste odre|eno vrijeme radili s tablicom koju ste stvorili, mo`da otkrijete da ste uradili toliko gre{aka da je bolje zapo~eti rad u nekoj novostvorenoj tablici. (Ne uzrujavajte se, to se svima doga|a.) Ili mo`da shvatite da ste stvorili nekoliko tablica, a neke vam nisu potrebne. Bez obzira na razlog, jednostavno mo`ete izbrisati cijelu tablicu. Slijedite naredne korake:

1. U prozoru baze podataka kliknite na podru~je Tables. 2. Odaberite tablicu koju `elite izbrisati. 3. Odaberite Edit, Delete ili pritisnite tipku Delete na tipkovnici. 4. Prikazuje se poruka koja pita `elite li stvarno izbrisati tablicu. Kliknite Yes.

Naredba Cut nasuprot Delete Tablicu mo`ete i izrezati. Izrezivanje tablice je zgodnije jer je tablica jo{ uvijek dostupna i prelazi u Clipboard. Iz Clipboarda tablicu mo`ete ulijepiti u neku drugu bazu podataka ili neku drugu aplikaciju. Office 2000 omogu}ava spremanje 12 razli~itih elemenata u Clipboard koje kasnije mo`ete ulijepiti u ostale aplikacije.

U ovoj vje`bi nau~ili ste kako unijeti promjene u tablicu dodavanjem i uklanjanjem polja, skrivanjem polja i ure|ivanjem informacija u svakom polju. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti o stvaranju odnosa izme|u tablica.