04 Informe De Analisis De Los Indicadores Y Estandares Proyectados Y Pertinencia

1

INFORME DE ANÀLISIS DE LOS INDICADORES Y ESTÀNDARES PROYECTADOS Y PERTINENCIA CON LA GESTIÒN PARA LA NEGOCIACIÒN INTERNACIONAL

POR LEONEL ALBERTO OSPINA RESTREPO

INSTITUCIÒN UNIVERSITARIA SERVICION NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)

PROGRAMA TECNÒLOGO EN NEGOCIACIÒN INTERNACIONAL 2015 – 2017

2

Tabla de contenido

1. Introducción………………………………………………………………………………………………….5,6 2. Resumen………………………………………………………………………………………………………….7 3. La gestión se desarrolla en la organización en tres niveles diferentes.………8,9  Gestión estratégica…………………………………………………………………………………….8  Gestión táctica……………………………………………………………………………………………8  Gestión operativa……………………………………………………………………………………….8  ¿Por qué medir indicadores de gestión?.....................................................8,9 4. ¿A quién interesa o beneficia la medición de gestión?....................................10  Las metas de productividad y de gestión…………………………………………………..10  Para evaluar la gestión………………………………………………………………………………10 5. Metodología empleada………………………………………………………………………………….11  Ventajas para la organización por implementar indicadores de gestión…….11,12 6. Análisis…………………………………………………………………………………………………………..13 7. Áreas de la organización y tablas………………………………………………………………14,15 8. Conclusiones………………………………………………………………………………………………….16

3

INFORME DE ANÀLISIS DE LOS INDICADORES Y ESTÀNDARES PROYECTADOS Y PERTINENCIA CON LA GESTIÒN PARA LA NEGOCIACIÒN INTERNACIONAL LEONEL OSPINA RESTREPO NEGOCIACIÒN INTERNACIONAL www.aplicacionesydatos.com

4

Introducción

Un indicador se define como la relación entre las variables cuantitativas o cualitativas, que permite observar la situación y las tendencias de cambio generadas en el objeto o fenómeno observado, respecto de objetivos y metas previstas e influencias esperadas. Se define como un número (consiente) que sirve para informar continuamente sobre el funcionamiento o comportamiento de una actividad en una organización. “control”, se define como la medida de desviación del comportamiento planeado y la iniciación de acciones correctivas. El control se asegura vigilando el rendimiento de los diferentes procesos, se ejerce de acuerdo con indicadores que son una medida de lo que la empresa hace un determinado momento. Los indicadores pueden ser valores, unidades, índices, series estadísticas, etc. Los indicadores son factores que permiten establecer el logro y el cumplimiento de la misión, objetivos y metas en un determinado proceso. En el diseño de indicadores es importante tener en cuenta los conceptos de actualidad, capacidad y potencialidad (Ref. 1)

 



Actualidad: valor fluctuante, basado en la medición acerca de lo que se hace en el presente con los recursos y restricciones existentes. Capacidad: es un valor fijo, significa lo máximo que se podría hacerse con los recursos existentes y bajos las restricciones presentes. Es importante hacer explícitos los recursos y restricciones que se relacionan con la capacidad máxima. Potencialidad: es lo máximo que se puede obtener si se desarrollan los recursos y se remueven los cuellos de botella para mejorar la capacidad.

Una herramienta útil para el desarrollo de una gestión de calidad, es la medición y evaluación del servicio o producto que provee cada unidad u organización, a través de un conjunto indicadores claves. Un sistema que entregue información regular sobre la calidad de la gestión posibilitara mayor eficiente en la asignación de recursos físicos, humanos y financieros, proporcionara una base de seguridad y confianza en su desempeño al conjunto de los funcionarios implicados en su implementación en la medida que delimita mejor el campo de sus atribuciones y deberes, incrementara al autonomía y responsabilidad de los directivos en tanto cuenten con bases sustentables de información para la toma de decisiones, y ayudara a mejorar la coordinación con los demás niveles del aparato público. Los indicadores de gestión son el principal parámetro para el ejercicio del control de gestión y estos se materializan de acuerdo a las necesidades de la institución, es decir con base en lo que se quiere medir, analizar, observar o corregir (Ref.2). Como herramientas gerenciales ocupa un lugar muy significativo la implementación y desarrollo de un sistema de indicadores estructurado a través de un manual así como lo contempla la ley (Ley 190 Art. 48).

5

Cuando en una organización no existe medidores que indiquen a los directivos si van en la dirección correcta o no, las organizaciones tienen que construir sistemas que permitan medir su gestión o verificar si los proyectos se están desarrollando adecuada y oportunamente (Ref.3). La estructuración de indicadores es una herramienta organizacional de evaluación institucional componente del sistema de evaluación y control de gestión que se constituye en un elemento de autoevaluación y de autocontrol que permite de un lado monitorear el quehacer organizacional y de otro, comparar los resultados alcanzados en relación con lo programado y así determinar las posibles desviaciones, a fin de promover acciones correctivas necesarias para el cumplimiento de los planes y facilitar alcanzar las metas previamente definidas en el desarrollo de la misión instruccional. La evaluación es un componente del sistema de seguimiento institucional que tiene como finalidad proporcionar conocimiento sobre el desempeño de la entidad, para orientar el rumbo, comprobar el cumplimiento de los objetivos, corregir las desviaciones y la actuación para mejorar la eficacia y eficiencia. (Ref.4).

La referencia (1) fue tomada de la página web: www.monografias.com/trabajos55/indicadores-degestion/indicadores-de-gestion3.shtml; la referencia (2, 3 y 4) fue tomada de la página web: www.culturarecreacionydeporte.gov.co

6

Resumen

El mejoramiento continuo significa incrementar el valor que el sistema de indicadores de gestión agrega a las personas usuarias; consiste en hacer cada vez más preciso el sistema ágil, oportuno, confiable y sencillo. De igual forma en la elaboración de indicadores se pueden presentar dificultades que debemos tener en cuenta para que no se presenten a futuro, tales dificultades potenciales se muestran a continuación:

        

¿Cómo formular objetivos estratégicos y desagregar las metas? ¿Cómo medir los productos cuyos resultados se obtienen a largo plazo? ¿Qué unidades o áreas deben generar indicadores? ¿Cómo construir las formulas? ¿Cómo medir resultados de una gestión de una unidad que dependen de la gestión de otras varias unidades? Disponibilidad de datos históricos. Dificultad para medir insumos y productos por falta de sistemas contables financieros. No se percibe el valor agregado de elaborar indicadores. Realizar los indicadores se transforma en una carga burocrática y no se estimula el interés por la evaluación.

Indicadores de efectividad

La efectividad, significa cuantificación del logro de la meta, también es sinónimo de eficacia y se le define como “capacidad de lograr el efecto que se desea”. Los indicadores de eficacia, tienen que ver con hacer realidad un intento o propósito, y están relacionados con el cumplimiento al ciento por ciento de los objetivos planteados (Ref.5).

La referencia (5) fue tomado de la página web: www.monografias.com/trabajos55/indicadores-degestion/indicadores-de-gestion3.shtml

7

La gestión se desarrolla en las organizaciones en tres niveles diferentes

 Gestión estratégica: se desarrolla en la dirección, y tiene como característica fundamentales que la influencia de las acciones y las decisiones es, generalmente, corporativa y largo plazo. Tiene que ver con la definición macro del negocio. Incluye la relación de la empresa con el entorno.

 Gestión táctica: se desarrolla con base en la gestión estratégica. El impacto de las decisiones y acciones, de mediano plazo, abarca las unidades estratégicas del negocio. Tiene que ver con las operaciones iniciales de las decisiones estratégicas. Enmarca las funciones de organizaciones y coordinación.  Gestión operativa: se desarrolla con base en la gestión táctica. El impacto de las decisiones y acciones es de corto plazo e incluye los equipos naturales de trabajo y los individuos. Básicamente tiene que ver con las funciones de ejecución y control. El control de gestión se define como un instrumento gerencial, integral y estratégico que, ha apoyado en indicadores, índices y cuadros producidos en forma sistemática, periódica y objetiva, permite que la organización sea efectiva para captar recursos, eficiente para transformarlos y eficaz para realizarlos. Otra definición aceptada indica que el control de gestión “es un sistema de información estadística, financiera, administrativa y operativa”, que puesta al servicio de la directiva de la organización, le permite tomar decisiones acertadas y oportunas, adoptar las medidas correctivas que correspondan y controlar la evolución en el tiempo de las principales variables y procesos (Ref.6).

¿Por qué medir indicadores de gestión?

La evolución cuantitativa del desempeño, con lleva el compromiso de todos los involucrados en la generación del servicio o productos que ofrece su respectiva organización o unidad, y permite detectar inconsistencias entre el quehacer de la institución y sus objetivos prioritarios, induce adecuaciones en los procesos internos y aporta mayor transparencia a la gestión pública y privada. Una herramientas útil para el desarrollo de una gestión de calidad, es la medición y evaluación del servicio o producto que provee cada unidad u organización, a través de un conjunto de indicadores claves. Un sistema que entregue información regular sobre la calidad de la gestión posibilitara mayor eficiencia en la asignación de recursos físicos, humanos y financieros, proporcionara una base de seguridad y confianza en su

8

desempeño al conjunto de los funcionarios implicados en su implementación en la medida que delimita mejor el campo de sus atribuciones y deberes, incrementara la autonomía y responsabilidad de los directivos en tanto cuenten con bases sustentables de información para la toma de decisiones, y ayudara a mejorar la coordinación con los demás niveles del aparato público (Ref.7).

La referencia (6 y 7) fue tomada de la página web: : www.monografias.com/trabajos55/indicadores-degestion/indicadores-de-gestion3.shtml

9

¿A quién interesa o beneficia la medición de gestión?

La medición de indicadores de gestión, que en estricta lógica tendría que iniciarse por el proceso integral Planificación Estratégica, debe involucrar en forma democrática y participativa a todos los empleados implicados en la producción de un servicio o función, por lo que su desarrollo e implementación debería beneficiar tanto a sus productores como a sus destinatarios ¿QUÉ SON?

Las metas de productividad y de gestión

Para evaluar adecuadamente la gestión de un una organización, es necesario, previamente, definir su misión, formular los objetivos que orientarán a corto, mediano y largo plazo su accionar, y establecer metas de productividad y de gestión La evaluación de la gestión institucional debe constituirse en un proceso permanente, que permita medir el logro de resultados, según parámetros previamente establecidos y acordados por todos sus miembros, para derivar de allí los proyectos, medidas y transformaciones que sean pertinentes. ¿QUÉ INFORMACIÓN SE REQUIERE?

Para evaluar la gestión

Además de las definiciones estratégicas, la medición de indicadores de gestión está condicionada por la capacidad de la institución de generar la información necesaria y de elaborar los indicadores, con niveles adecuados de calidad, certeza y confiabilidad. Es obviamente necesario determinar la calidad y cantidad de información que será necesario procesar para evaluar la gestión. En este sentido puede ser útil elaborar un catastro con la información disponible en el servicio, distinguiendo aquélla que es posible generar en forma relativamente sencilla, de la que requerirá de un trabajo específico para su obtención (Ref.8).

La referencia (8) fue tomada de la página web: www.monografias.com/trabajos55/indicadores-degestion/indicadores-de-gestion3.shtml

10

Metodología empleada

¿CÓMO SE CONSTRUYEN LOS INDICADORES DE GESTIÓN? La medición de la gestión global de una institución requiere del desarrollo de un conjunto armónico y sistemático de indicadores de gestión que abarquen, con un adecuado conocimiento de sus posibles interrelaciones, las dimensiones de    

Economía (manejo adecuado de los recursos financieros), Eficacia (logro de los objetivos institucionales), Eficiencia (ejecución de las acciones usando el mínimo de recursos) Calidad del Servicio (satisfacción de los requerimientos de los usuarios).

Ventajas para la organización por implementar indicadores de gestión

Contribuir al desarrollo y crecimiento tanto personal como del equipo dentro de la organización. Generar un proceso de innovación e enriquecimiento del trabajo diario.

 Impulsar la eficiencia la eficacia y productividad de las actividades de cada uno de los negocios.  Disponer de una herramienta de información sobre la gestión del negocio para determinar que tan bien se están logrando los objetivos y metas propuestas.  Identificar fortalezas en las diversas actividades que puedan ser utilizadas para reforzar comportamiento proactivos (Ref.9).  Contar con información que permita priorizar actividades basadas en la necesidad del cumplimiento de objetivos de corto, mediano y largo plazo.  Establecer una gerencia basada en datos y hechos.  Evaluar y visualizar periódicamente el comportamiento de las actividades claves de la organización, y la gestión general de las unidades del negocio con respecto al cumplimiento de sus metas.  Reorientar políticas y estrategias con respecto a la gestión de la organización. Metodología para establecer los indicadores de Gestión  Contar con Objetivos y Planes: Es fundamental contar con objetivos claros, precisos, cuantificados y tener establecida la o las estrategias que se emplearan para lograr los objetivos. Ello nos dan el punto de llegada, las características del resultado que se espera (Ref.10).  Identificar Factores críticos de éxito: Se entiende por factor crítico de éxito aquel aspecto que es necesario mantener bajo control, para lograr el éxito de la gestión, el proceso o la labor que se pretende adelantar. Estos factores críticos de éxito nos permiten realizar.

11

 Establecer Indicadores para cada Factor Crítico: Después de identificar los factores críticos de éxito asociados a la eficiencia, eficacia, productividad, etc. Es necesario establecer un indicador que permitan realizar el monitoreo antes del proyecto, durante éste y después de la ejecución del proceso respectivo. Se debe tener establecido la capacidad de Gestión y los recursos disponibles para el desarrollo de la actividad. El siguiente es un ejemplo de indicador para el factor eficacia, en cuanto a la aprobación de pruebas:

Nivel de Aprobación de Pruebas. = (Total Personas que aprobaron pruebas) ( Total de personas capacitadas) Este indicador mide el grado en el cual las personas captaron y aprendieron los conceptos teóricos y las metodologías impartidas en la capacitación, en donde se tiene establecido que se aprueba la prueba con 4 o más de 4 puntos, además se supone que todas las personas capacitadas presentan la prueba. A continuación se presenta el ejemplo de Indicadores de Gestión para Equipo de Ventas: 1. Eficacia: Mide el grado porcentual de cumplimiento, de cada vendedor y del grupo en general, con respecto a la cantidad semanal de ventas programadas. Eficacia= ventas realizadas por semana x 100 Visitas realizadas por semana 2. Resultado: Mide el total de ventas logrado por cada vendedor y por el grupo Resultado = Total Ventas Realizadas por semana 3. Productividad. Mide la relación entre las ventas realizadas por hora vendedor, medida de productividad aplicable a cualquier otro recurso Ref.11).

Productividad = Total de ventas realizadas por semanas = Ventas --------------------------------------------------------------------------Vendedor x horas trabajadas Hora vendedor Hora vendedor por semanas

A continuación se presenta un ejemplo sobre la Tabla de Indicadores para el programa de Capacitación AREA: Recursos Humanos Objetivo: Mejorar el desempeño del recurso Humano (atención Telefónica) Estrategia: Adelantar un Programa de Capacitación Responsable: Gerente Recursos Humanos

La referencias (9, 10 y 11) fue tomada de la página web: www.monografias.com

12

Análisis

Diseñar la Medición: Consiste en determinar la fuente de información, frecuencia de medición, presentación de la información, asignación de responsable de recolección, tabulación, análisis y presentación de la información. Se requiere determinar exactamente la fuente de información por indicador: Las fuentes de información se pueden clasificar como externas o internas. Existen por lo general fuentes de información tales como los estados financieros (para cálculos de las razones financieras), informes de producción, cuadros de costos, reportes de gestión, etc.

 Determinar y asignar recursos: Se debe establecer las necesidades de recursos que demanda la realización de las mediciones. Para asignar los recursos es ideal: La medición se incluya e integre al desarrollo de las actividades de cada empleado. - Los recursos que se utilicen en la medición deben ser parte de los recursos que se emplean en el desarrollo del trabajo.

 Medir, Probar y ajustar el sistema de Indicadores de Gestión: La experiencia ha demostrado que la precisión adecuada de un sistema de indicadores no se logra a la primera vez. Es necesario tener en mente que muy seguramente la primera vez que se efectúa las mediciones surgirán una serie de factores que es necesario ajustar o cambiar en los siguientes sentidos. - Pertinencia del indicador - Valores y rangos establecidos - Fuentes de información seleccionadas - Proceso de toma y presentación de la información - Frecuencia en la toma de Información Destinatario de la información entre otros. Cuando se tiene claro que la precisión del sistema de indicadores se logra entre la cuarta y quinta medición, con los correspondientes ajustes, se mejoraran las probabilidades de éxito.  Estandarizar y Formalizar: La Consiste en el proceso de especificación completa, documentación, divulgación e inclusión entre los sistemas de operación del negocio de los indicadores de gestión. Durante esta fase es que se desarrollan y quedan en limpio las cartillas o manuales de indicadores de gestión del negocio. Mejoramiento Continuo: El sistema de indicadores de Gestión debe ser revisado a la par con los objetivos, estrategias y procesos de la organización. El mantenimiento del sistema consiste básicamente en darle continuidad operativa y efectuar los ajustes que se deriven del permanente monitoreo del sistema empresa y su entorno.

13

Áreas de la organización y tablas

INDICADORES PARA EL ÀREA DE SUMINISTROS 1.

Movilidad de los inventarios

2.

Rotación de inventarios

3.

Rotación de créditos pasivos

= inventarios ------------------Capital contable = Materia prima empleada x meses -------------------------------------------Inventario materia prima = Compras Anuales -------------------------------------------Saldo promedio de los proveedores * 360

INDICADORES PARA EL ÀREA DE RECURSOS HUMANOS 1.

Productividad de mono de obras

2.

Ausentismo

3.

Importancia de los salarios

4.

Indicador de rotación de trabajadores

5.

Indicador Ventas - Trabajador

= Producción de mano de obra -------------------------------------------Horas trabajadas = Horas ausentes -------------------------------------------Horas trabajadas = Total salarios pagados -------------------------------------------Costos de producción = Total trabajadores retirados -------------------------------------------Numero promedio de trabajadora = Ventas totales -------------------------------------------Numero promedio de trabajadores

INDICADORES DE ESTRUCTURA FINANCIERA 1.

Indicador capital de trabajo

2.

Indicador de punto de equilibrio

3.

Punto de equilibrio

4.

Independencia financiera

1.

INDICADORES DE PRODUCTOS Y SERVICIOS Rentabilidad por producto

2.

Índice de comercialidad

3.

Punto de equilibrio

= Capital de trabajo -------------------------------------------Activo circulante = Punto de equilibrio -------------------------------------------Ventas totales = Gas fijos -------------------------------------------Margen en porcentaje = Capital contable -------------------------------------------Activo total

= Margen -------------------------------------------Total de ventas = Venta producto -------------------------------------------Venta totales = Gas fijos

14

4.

Nivel de calidad

1.

INDICADORES PARA LOS MEDIOS DE PRODUCCION Productividad maquinaria

2.

-------------------------------------------Margen de porcentaje = Total productos sin defectos -------------------------------------------Total productos elaborados

= Producción Maquina Indicador mantenimiento - producción = Costos de mantenimiento Costo de producción CLASIFICACION DE INDICADORES POR ÀREAS  Nivel de ventas.  Cartera. INDICADORES ÀREA COMERCIAL  Faltantes por despacho.  Satisfacción del cliente – Indicador de reclamos y devoluciones.  Calificación de proveedores.  Cumplimiento programa de auditorías.  Cumplimiento y seguimiento de acciones INDICADORES DEL ÀREA DE CALIDAD correctivas y preventivas.  Cumplimiento programa de calibración de instrumentos y elementos de control.  Capacidades.  Cumplimiento de la producción programada.  Utilización capacidad instalada. INDICADORES DEL ÀREA  Eficiencia general. DE PLANIFICACIÒN  Eficiencia operativa.  Materia prima procesa.  Valor producción en fabrica. INDICADORES DEL ÀREA  Indicadores del área de producción. DE PRODUCCIÒN  Productividad en unidades reales.  Productividad por empleado.  No conformes.  Costo producto no conforme % costo no conforme.  Productividad en fabrica  Cumplimiento solicitudes. INDICADORES DEL ÀREA  Disponibilidad de máquinas. DE MANTENIMIENTO  Mantenibilidad de la planta  Confiabilidad de la maquinaria.

15

Conclusiones

Un instrumento de medición es un aparato que se usa para comparar magnitudes físicas mediante un proceso de medición. Como unidades de medida se utilizan objetos y sucesos previamente establecidos como estándares o patrones, y de la medición resulta un número que es la relación entre el objeto de estudio y la unidad de referencia. Los instrumentos de medición son el medio por el que se hace esta lógica conversión Ref.12).

Precisión

En ingeniería, ciencia, industria y estadística, se denomina precisión a la capacidad de un instrumento de dar el mismo resultado en mediciones diferentes realizadas en las mismas condiciones o de dar el resultado deseado con exactitud. Esta cualidad debe evaluarse a corto plazo. No debe confundirse con exactitud ni con reproducibilidad. La precisión refleja la proximidad de distintas medidas entre sí, y es función exclusiva de los errores accidentales. Es un parámetro relevante, especialmente en la investigación de fenómenos físicos, ámbito en el cual los resultados se expresan como un número más una indicación del error máximo estimado para la magnitud. Es decir, se indica una zona dentro de la cual está comprendido el verdadero valor de la magnitud. En informática, se denomina asimismo precisión al número de bits usados para representar un valor. En general, en un sistema computacional la precisión está dada por el valor del dígito menos significativo de una palabra digital que representa un número con una escala y en un tipo de dato definido. Visto desde otra perspectiva, equivale a la diferencia entre dos valores sucesivos representables en el tipo de dato y escala del número Ref.13).

Las referencia (12) fue tomada de la página web: https://es.wikipedia.org/wiki/Instrumento_de_medici%C3%B3n; la referencia (13) fue tomada de la página web: https://es.wikipedia.org/wiki/Precisi%C3%B3n

16