03 Google Calendar

4. Google calendar: tu calendario a un click Para organizarnos, ¿qué mejor que una agenda donde apuntemos las cosas y nos vaya avisando?

4.1. Introducción al Google Calendar Google pone a nuestra disposición esta potente herramienta para organizarnos y poder registrar reuniones, citas... Para no olvidarnos de nada: cumpleaños, reuniones, fiestas con los amigos, marchas de bicicleta... Todo en http://www.google.com/calendar/ Con Google Calendar, podremos añadir eventos de un modo muy sencillo. Los podremos compartir con la gente que queramos , o ponerlos como privados,.. Características • Podemos compartirlo: Suponer que somos un grupo de gente que solemos salir en mountain bike (bicicleta de montaña o BTT). Podemos usar Google Calendar y crear un calendario especial en el que metamos las salidas que hacemos, donde quedamos y la hora de salida. Así ninguno de nosotros podremos decir que hemos olvidado alguna cita. • Podemos invitar a gente a eventos (celebración de cumpleaños, fiesta en casa.. ): nuestros amigos recibirán la invitación y podremos recoger sus respuestas y todo aunque ellos no usen Google Calendar • Acceso móvil: notificaciones y recordatorios en nuestro teléfono móvil. Así seguro que no se nos olvida.. • Publicación de eventos: comparte uno de los calendarios creado por ti y deja a tus compañeros / amistades / grupos que sepan de él. Ejemplo: marchas BTT en la zona Esto y mucho más podemos hacer con Google Calendar. ¿Empezamos?

4.2. ¿Cómo acceder a Google Calendar? No nos hace falta más que una cuenta en Google. Antes ya hemos creado una, así que la podríamos utilizar. Si tenemos ya una cuenta de Google, ya estamos suscritos ( Antes ya hemos creado una cuenta para el correo electrónico Gmail, esta misma nos valdría). Vamos a la página principal de Google Calendar, metemos la dirección de correo electrónico y la contraseña y damos a Acceder. De lo contrario, visitamos la página principal de Google Calendar y clickamos en Crear una cuenta ahora. Una vez dentro del Google Calendar, tenemos la siguiente vista:

1. Modo de visualización: por día, por semana o por mes. Podemos elegir si queremos ver de un plumazo tan sólo lo del día, lo de toda la semana o lo del mes que tenemos seleccionado. 2. Avanzar y retroceder en el tiempo 3. Elección directa del día (mes, año) que queremos visualizar

4.3. Opciones del calendario por defecto Cuando hemos creado una cuenta de Google Calendar, se ha creado automáticamente nuestro calendario por defecto. En Mis calendarios y Otros Calendarios (en el menú de la parte izquierda del Google Calendar) aparece un listado de todos los calendarios a los que tengo acceso (el de por defecto, los que he ido creando o a los que me he suscrito). Tengo opción de desplegar opciones del calendario pulsando en el icono de desplegar menú del calendario:

Opciones que se nos da: • Mostrar únicamente este calendario • Configuración del calendario : configuración base del calendario: nombre , descripción.. • Crear evento en este calendario: se nos abre el diálogo de creación de nuevo evento en el calendario • Compartir este calendario: podemos tener un grupo de personas con las que queremos compartir el calendario y así que les llegue notificación de eventos nuevos...

• Notificaciones: opciones de notificaciones (por email, por teléfono móvil, por ventana emergente en la pantalla... ) • Cambiar el color por defecto del calendario: nos muestra una paleta con una serie de colores. Podemos elegir cualquiera de ellos y todos los eventos creados en ese calendario quedarán de ese color (es a modo de rápida identificación por colores)

4.4. Configuración de un calendario Vamos a ver la pantalla de configuración de un calendario. Detalles del calendario Metemos información en el calendario.

Ubicación del calendario y zona horaria

Se nos ofrece también la posibilidad de Incrustar el calendario en una página web, blog o donde sea. Con poner el código HTML que nos aparece en la cajetilla valdría (además podemos personalizar colores, tamaños y demás para que quede mejor en donde lo incrustemos).

Dirección del calendario • Dirección pública: Si hemos compartido (veremos cómo) el calendario con TODO el mundo o con ALGUNAS personas en concreto. • Dirección privada: para nuestro uso propio (no hace falta haber compartido el calendario). XML e ICalendar: formatos para poder acceder a una versión de sólo lectura del calendario desde otras aplicaciones. Por ejemplo, podemos suscribirnos al feed de calendario (XML) desde un lector de feeds o con el iCal desde productos compatibles con el formato iCalendar HTML: una dirección web en la que podremos acceder en modo lectura al calendario.

Opciones de compartición de calendario Podemos compartir el calendario con TODO el mundo (hacerlo público): cualquier persona (siempre y que sepa dónde está el calendario o tenga la dirección o algo) podrá acceder en modo lectura al calendario. Además elegimos qué compartir : todo o tan sólo la información de LIBRE/OCUPADO

O si tenemos un grupo de gente concreta con la que queremos compartir el calendario: elegimos COMPARTIR CON DETERMINADAS PERSONAS y vamos añadiendo información de la gente con la que queremos compartir, así como los permisos que queremos darles.

Un calendario público tiene mucho sentido: • Un ayuntamiento crea un calendario con los eventos de la localidad. Queremos que sea público y que cualquier persona del mundo pueda verlo, suscribirse... • Un club de fútbol crea su calendario: partidos de la temporada. También lo podría ver cualquier persona si conviene que sea así Un calendario compartido con un nº determinado de personas también: • Un grupo de padres que suelen reunirse en el colegio para hablar de sus hijos. Pueden compartir un Google calendar en el que vayan poniendo las reuniones, excursiones y demás que van a hacer. Así todos están informados y notificados de los nuevos eventos. Notificaciones del calendario Aquí configuramos cualquier evento que se cree bajo este calendario qué tipo de notificaciones tendrá por defecto. Luego cada evento individual podrá definir otro tipo de notificaciones o incluso borrar las que existen para el calendario en general.

Tenemos opción de recibir alertas en nuestro móvil. Para ello, tenemos que elegir: Configura tu

teléfono móvil para recibir las notificaciones:

Nos lleva a la pantalla de configuración para móviles:

Tendremos que meter nuestro nº de teléfono móvil. Al cabo de un tiempo nos llegará un SMS al móvil con un código de verificación que deberemos meter en la pantalla de configurar el móvil. ¿Es este servicio de SMS gratuito? Antes de nada comprobaríamos esto. Se supone que sí, Google por lo menos no te cobra. Pero por si acaso recomiendan que preguntemos a nuestro proveedor de móvil. http://www.google.com/support/calendar/bin/answer.py?answer=37173&topic=8568 Y una cosa: no funciona con todos los operadores móviles (aquí tenéis el Listado de Operadores Móviles admitidos en Google Calendar)

4.5. Crear un nuevo Evento en Google Calendar Vamos a ver rápidamente cómo crear un nuevo evento con Google Calendar Vamos al día que necesitamos añadir un evento, y hacemos click en dicho día. Se nos abre un formulario de creación de nuevo evento. Por defecto, crea un evento de una hora, a partir de la hora señalada con el puntero del ratón al hacer click. Si queremos, podemos dar a Editar detalles del evento para poder cambiar fecha , hora y meter más información.

Otra opción es desde Mis Calendarios, desplegar las opciones del Calendario en el que queramos crear el evento nuevo, y le damos a Crear Evento en este calendario

Vamos a poner los datos del evento. • Evento: Descripción del evento en sí • Fecha: Podemos elegir hasta periodos de repetición o decir que es un evento que ocupa todo el día. O establecer justo el tiempo que va a llevarme el evento. • Lugar: Dónde tendrá lugar el evento, cita... • Calendar: por defecto es nuestro calendario inicial. Pero ahí podríamos poner alguno de los otros calendarios que hayamos creado o en los que tengamos permiso de añadir eventos (ya veremos cómo crear o apuntarnos a calendarios creados por otras personas) • Descripción: una descripción del evento

Opciones de alarma Podemos decir al sistema que cuando falte un determinado tiempo para que llegue la hora inicial del evento, se nos avise de algún modo (correo electrónico, por un aviso en la pantalla o incluso mediante el envió de un SMS a nuestro móvil, para esto hemos tenido que meter la información de nuestro móvil)

Invitados al evento Para definir las personas a las que queremos invitar al evento. Además podemos definir el permiso que tendrán dichas personas sobre el evento.

Y listo, ya tenemos el evento creado.

Ahora podríamos ponernos encima de él, y nos daría la opción de editarlo y cambiarle las propiedades. Si os dais cuenta, el color con el que ha quedado el evento es el mismo color que tiene asignado nuestro calendario. Podríamos haberle cambiado antes a nuestro calendario el color, a gusto del consumidor.

4.6. Ejemplo de creación de un nuevo Calendario compartido Vamos a ver con un ejemplo, cómo crear un nuevo calendario y poder compartirlo con más gente. Crear un nuevo calendario En el menú izquierdo, en la parte donde aparecen Mis calendarios, tenemos la opción de Crear un nuevo calendario

Le damos un nombre al calendario y ponemos una descripción sobre lo que va a contener. Suponer que vamos a crear un calendario en el que iremos metiendo eventos sobre Marchas de BTT en la zona de Córdoba. Cuando haya una prueba, una salida popular o lo que sea, iremos creando eventos.

Opciones de compartición Hacer público este calendario: aunque pone que el calendario aparecerá en los resultados de búsqueda públicos de Google, a día de hoy (2009/03/23) ya no existe esta opción. Si lo hacemos público y si cualquier persona sabe su dirección (porque la hemos publicado en algún sitio o porque se la hemos pasado a nuestros contactos) podrá suscribirse a él, pero no haciendo una búsqueda. A la hora de hacerlo público podemos decidir que tan sólo compartiremos nuestra información de libre/ocupado o si compartimos también los detalles del evento. Si queremos podemos decidir compartir el calendario con determinadas personas. Ponemos su dirección de email y ponemos además el permiso que tendrá cada uno sobre el calendario. • Realizar cambios y administrar el uso compartido. Le damos a la persona permiso de administrar el calendario. Será un ayudante más • Consultar todos los detalles del evento: le damos permiso de consultar los eventos • Ver sólo libre/ocupado; le damos permiso de tan sólo ver la información de libre/ocupado En este ejemplo vamos a compartir el calendario con 2 personas. A una le daremos permiso de administrador (queremos que nos ayude a la hora de meter eventos y demás) y a otra tan sólo de consultar detalles del evento (porque es un interesado en estos eventos). Además vamos a hacer público el calendario (los que sepan la dirección del calendario podrán suscribirse).

Como hemos puesto que es público, nos avisa a ver si realmente queremos que lo sea. Le decimos que sí:

Ahora a los usuarios con los que hemos compartido el calendario, les llegará correos avisándoles:

Usuario al que le hemos dado permiso de administrar:

A este usuario le aparecerá a partir de ahora un nuevo calendario en Mis Calendarios: Marchas BTT en la zona del País Vasco.

Este usuario puede cambiar el color del calendario y elegir el que quiera (lila en la imagen):

Suponer que ahora creamos un nuevo evento en este calendario:

Creamos un nuevo evento. El 5 de Julio de este año, suponer que va a haber una marcha BTT en el los Villares. Metemos los detalles del evento

Lo guardamos, y ahora aparecerá el nuevo evento en el calendario.

Tanto nosotros como el usuario al que le hemos dado permiso de administrar el calendario, tenemos la opción de Editar Detalles del evento y cambiarle datos (fechas, poner más información.. lo que sea)

Al usuario al que le hemos dado permiso de ver eventos: Ha recibido un nuevo correo, indicándole que le hemos dado permisos de Ver Eventos en el calendario:

Si accede a su Google Calendar, en Otros Calendarios , tendrá el calendario Marchas BTT en la zona de Córdoba.

Le puede cambiar el color, para diferenciarlo a simple vista de los eventos de su calendario personal. Le ha puesto rosa:

Y si va a Julio del 2009, verá cómo está el evento que hemos creado anteriormente:

A diferencia del usuario administrador, este puede consultar los detalles del evento, pero no modificarlos:

4.7. Calendario público, cómo verlo Tenemos creado un calendario y le hemos dado permisos de calendario público, vamos a ver cómo un usuario cualquiera puede verlo. Tenemos un calendario compartido públicamente. Pero... ¿cómo lo puede ver la gente? Vamos a la configuración del calendario en concreto:

En Dirección del calendario, si clickamos en HTML:

Se nos abrirá una ventanita donde nos dirá cuál es la dirección pública del calendario.

Si ahora cualquier usuario accede a dicha dirección (porque la hemos publicado para darla a conocer en alguna web o se la hemos mandado por correo electrónico a nuestros contactos), estará viendo los eventos del calendario

Además Google Calendar nos permite incrustar el calendario en una página web o donde quisiéramos. Nos da el código HTML necesario:

4.8. Enlaces interesantes sobre Google Calendar Hasta aquí llegamos con la explicación de Google Calendar. Si queremos profundizar más, aquí tenemos unos cuántos enlaces que seguro serán de nuestro interés. • Manual de integrar Google Calendar en un Blog • Otro breve manual en castellano sobre Google Calendar • Más sobre Google Calendar en castellano Esperamos que os haya gustado esta herramienta. La vemos muy útil para planificar nuestro tiempo libre, y para estar en todo momento avisados de los eventos que nos interesan.